Durante la Revolución Industrial a medida que el tamaño de las empresas aumentaba sus propietarios empezaron a utilizar servicios de gerentes contratados. Con la separación de propiedad y gerencia, los ausentes propietarios acudieron a los auditores para detectar errores operativos y posibles fraudes. Los bancos fueron los principales usuarios externos de los informes financieros. Antes del 1900 la auditoría tenía como objetivo principal detectar errores y fraudes, con frecuencia incluían el estudio de todas o casi todas las transacciones registradas.
A mediados del siglo XX, el enfoque del trabajo de auditoría tendió a alejarse de la detección de fraude y se dirigió hacia la determinación de si los estados financieros presentaban razonablemente la posición financiera y los resultados de las operaciones. A medida que las entidades corporativas se expandían los auditores comenzaron a trabajar sobre la base de muestras de transacciones seleccionadas y en adición tomaron conciencia de la efectividad del control interno.
La profesión reconoció que las auditorías para descubrir fraudes serían muy costosas, por esto el control interno fue reconocido como mejor técnica. A partir de la década de los 60s en Estados Unidos la detección de fraudes asumió un papel más importante en el proceso de auditoría.
Este desplazamiento en la detección de fraude fue el resultado de: un incremento del Congreso para asumir una mayor responsabilidad por los fraudes en gran escala, una diversidad de procesos judiciales exitosos que reclamaban que los informes financieros fraudulentos habían quedado inapropiadamente sin detección por parte de los auditores independientes y la convicción por parte de los contadores públicos de que debería esperarse de las auditorías la detección de fraude material.
En 1996 la Junta de Normas de Auditoría, emitió una guía para los auditores requiriendo una evaluación explícita del riesgo de errores en los estados financieros en todas las auditorías, debido al fraude. El uso de sistemas de computación no ha alterado la responsabilidad del auditor en la detección de errores y fraude. El Congreso y los reguladores estaban convencidos de que la clave para evitar problemas era la reglamentación de leyes efectivas y las exigencias por parte de los auditores, en el cumplimiento de las provisiones de esas leyes y regulaciones.
Como consecuencia de diversos actos fraudulentos las principales organizaciones de contabilidad patrocinaron la Comisión Nacional sobre Presentación de informes Financieros Fraudulentos, muchas de las recomendaciones a los auditores fueron reglamentadas por la Junta de Normas y Auditoría, una de la más importante fueron sobre la efectividad del control interno y la demanda de la atestación de los auditores
En estos tiempos de cambios en el mundo, la sociedad y la empresa, se debe fomentar y enriquecer también en el Perú la implementación y desarrollo de la Auditoria Forense como una metodología efectiva profundizando la lucha contra la corrupción. La auditoría a evolucionado para adaptarse a estos nuevos procesos y enfrentar las grandes transformaciones en los diferentes ambientes, como son las iniciativas de fusiones, cambios tecnológicos, lanzamientos de nuevos productos, definición de nuevos servicios, entre otros. Dentro de esta evolución la auditoría se ha especializado para ofrecer nuevos modelos de auditorías, entre estos encontramos la Forense que surge como un nuevo apoyo técnico a la auditoría gubernamental, debido al incremento de la corrupción en este sector. Esta auditoría puede ser utilizada tanto, el sector público como en el privado.
Los distintos tipos de auditorías son importantes porque proveen confiabilidad en la información financiera lo que permite a las entidades la asignación de forma eficiente de los recursos, la contribución del auditor es proporcionar credibilidad a la información, para los Accionistas, Acreedores, Clientes, Reguladores Gubernamentales, entre otros.
Con frecuencia se considera que las auditorías se clasifican en tres grandes categorías: Auditoría de Estado Financieros, Auditorías de Cumplimiento y Auditorías Operacionales. A continuación se mencionan a las auditorías utilizadas en la actualidad:
• Auditorías Gubernamental
• Auditorías de Estados Financieros
• Auditorías de Cumplimiento
• Auditorías de Gestión y Operacionales
• Auditorías Internas
• Auditorías Especiales
• Auditorías de Control Interno
II. CAUSA Y ORIGEN DE LA AUDITORIA FORENSE
La corrupción es una de las principales causas del deterioro del Patrimonio Público. La auditoría forense es una herramienta para combatir este flagelo. La auditoría forense es una alternativa porque permite que un experto emita ante los jueces conceptos y opiniones de valor técnico, que le permiten a la justicia actuar con mayor certeza, especialmente en lo relativo a la vigilancia de la gestión fiscal.
Queremos presentar el modelo de la Auditoría Forense, sus características y su importancia como modelo de control y de investigación gubernamental, con el fin de tener una nueva herramienta que ayude a detectar y combatir los delitos cometidos contra los bienes del Estado por parte de empleados públicos deshonestos o patrocinadores externos, de esta manera contribuimos, a mejorar las economías de nuestros países y por tanto el bienestar de todos nuestro pueblos hermanos.
El perito o sujeto investigador debe ser elegido como un elemento imparcial, debe ser competente, se requiere de un experto para exponerle a un juez percepciones ordinarias que efectúe sobre determinados hechos, sino de emitir conceptos de valor técnico.
El propósito fundamental de la auditoría gubernamental no es detectar fraude, sino más bien prevenirlos, porque es la responsabilidad propia de la administración de la entidad pública.
Debe tenerse en cuenta que la naturaleza y alcance de la auditoría del sector público pueden verse afectados por la legislación, reglamento, ordenanzas y disposiciones ministeriales deben estar relacionadas con la detección de fraude. Estos requerimientos pueden afectar la capacidad de la auditoría para aplicar su criterio. Además de las responsabilidades formalmente asignadas respecto a la detección de fraude, el uso de fondos públicos tiene a imponer un nivel superior a los temas de fraudes y el auditor puede verse requerido a responder a las expectativas del público con respecto a la detección de fraudes.
El auditor debe diseñar acciones de manera que ofrezca garantía razonable de que se detecten errores, irregularidades o actos ilícitos que pudiera repercutir substancialmente sobre los valores que figuran los estados financieros. La auditoría financiera constituye un aspecto esencial de la fiscalización pública ya que persigue velar por la integridad y validez de las cuentas y el presupuesto, del mismo modo las auditorías de gestión se plantea el manejo de los recursos públicos de la conformidad de las leyes y reglamentos vigentes para lo cual el auditor gubernamental esta obligado a diseñar la auditoría de manera que ofrezca una garantía razonable de que se detecten actos ilícitos que pudieran afectar los resultados.
La aplicación de las normas legales aplicable le permitirán al auditor sobre la base de su juicio profesional ejerza su labor en los casos de evidencia de corrupción, en el desarrollo de su trabajo, debe elaborar un informe especial con el sustento legal y técnico, las instancias correspondientes en estos casos la Contraloría General de la República para que se efectúen las acciones pertinentes en forma inmediata.
Con relación al origen de la auditoría forense podremos comentar que "el primer auditor forense fue probablemente el funcionario del Departamento del Tesoro que se vio en la cinta los Intocables, donde un contador desenmascaró al mafioso Al Capone en los años 30 en Estados Unidos, sin embargo es posible que la auditoría forense sea algo más antiguo, tan antiguo que nació con la primera ley conocida como el Código de Hamurabi, primer documento conocido por el hombre que trata sobre leyes; en ellas el legislador incluyó normas sobre el Comercio, vida cotidiana religión, etc. Obviamente no existía la contabilidad por partida doble debido a que el Código de Hamurabi es de Mesópotamia, aproximadamente 1780 a.C., y en sus fragmentos del 100 al 126 da a entender el concepto básico de auditoria forense: demostrar con documentación contable un fraude o una mentira y también se hacen comentarios sobre cálculos de ganancias y pérdidas en los negocios para los cuales se debe utilizar un contador.
La contabilidad existe desde hace mucho tiempo, de hecho se encuentran en museos, documentos relacionados con registros contables pertenecientes al antiguo Egipto, Súmenos y todas las grandes civilizaciones del pasado, sin embargo, la auditoria forense nace cuando se vincula lo legal con los registros y pruebas contables y el primer documento legal conocido es el Código de Hamurabi, allí se expone por ejemplo que si un comerciante reclama un pago realizado debe demostrar el recibo, claro que este comerciante tendría su escriba o contador que presentaría ante el juez el recibo correspondiente al pago y demostraría que el pago fue realizado. El Código de Hamurabi condenaba entonces al fraude o mentira del que negaba haber recibido e! pago haciéndole pagar hasta seis veces el monto.
Existen muchos tratados e historiadores de la contabilidad, pero no de la auditoría forense, ya que además en un momento determinado los tribunales por lo general no se enfocaban en la búsqueda de evidencias para demostrar la culpabilidad de las personas, por tal razón se encuentra un vacío enorme en la auditoría forense y es entonces en los años 30 cuando surge el contador que ayudó a apresar a Al Capone. En la cinta y el libro referido a la captura del mafioso, el protagonista es Elliot Ness y nuestro contador, quien a nuestra manera de ver es en realidad el héroe del drama, pero se pierde en el anonimato.
El repunte de la auditoría forense comenzó con este hecho histórico de apresar a Al Capone debido a que durante la época de la prohibición del licor y el juego, el crimen organizado prosperó como nunca antes en ese país. Millones de dólares fueron ganados usando prácticas criminales. El dinero era lavado y permitiría a los jefes principales del gángster permanecer fuera de las manos de la ley viviendo como magnates. Poco podía hacer la justicia contra la lucha de estas actividades criminales, no se podía aplicar ninguna prueba contra la gente tal como Al Capone, Lucky Luciano y Bugsy Siegel.
Hasta el día que un contador en el Departamento de Impuesto dio con la idea de conseguir inculpar a Al Capone con la Ley de Impuesto, se dedicó entonces a buscar pruebas, repentinamente se encontró una abundancia de evidencia revisando las cuentas de un negocio que lavaba y hasta planchaba el dinero de Al Capone.
La Fiscalía logró traer el "lavador" de dinero y el libro de pagos, se pudo comprobar que el volumen de ventas superaba la capacidad teórica del negocio de los lavadores, de hecho, el volumen de ventas real y el volumen de ventas declarado iban lejanos. Aunque no se pudo probar el asesinato, extorsión y otros crímenes cometidos por Al Capone, los contadores y auditores forenses pudieron demostrar fraude en el pago de impuestos, así se pudo desmantelar la organización.
Cuando otro mafioso importante, Costello, fue capturado, se apresuró a decir "he pagado correctamente mis impuestos", para evitar ser apresado por la misma razón que Al Capone, lo cual demuestra que para ese momento ya los criminales estaban preparados para combatir a los auditores forenses.
Por alguna razón desconocida no se dio el impulso suficiente a esta rama de las ciencias contables en esa oportunidad y el gran momento de la auditoría forense fue diferido hasta los años 70 y 80 donde surgió de nuevo en Estados Unidos como herramienta para suministrar pruebas a los fiscales, luego vinieron los auditores forenses privados y en los años 90 surgió el gran Boom de la Auditoría Forense…"
A propósito de esto, el boletín Interamericano de Contabilidad de la AIC, en el 2002 publicó lo siguiente:
".. ..El número creciente de escándalos financieros y fraudes en años recientes ha hecho a la contabilidad forense una de las áreas de crecimiento más rápidas de la contabilidad y una de las trayectorias de carrera más seguras para los contadores. En abril 11 de 2002, ABC News transmitió una extraña noticia imaginando una nueva serie de televisión llamada "La brigada del fraude", la cual dramatizaría este campo de rápido crecimiento. "Ya casi se puede escuchar el tono", escribe ABC, "Es como Quincy, solamente que con balances generales en lugar de cadáveres".
Algunos hechos y recursos para aquellos que consideren esta nueva y excitanle trayectoria de carrera son:
· U.S. News y Word Report nombraron a la auditoría forense como uno de los ocho más seguros caminos en América en su reporte de febrero 8 de 2002.
· Muchos auditores forenses encuentran este campo más excitante que el campo de la auditoría porque las responsabilidades del trabajo son menos estructuradas y definidas.
· El mercado para la contabilidad forense continúa creciendo, como la reciente erupción de colapsos corporativos y fallas de negocio que están impulsando a los negocios a contratar contadores forenses para prevenir, además de investigar varios tipos de errores.
· La Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (Association of Certified Fraud Examiners) ha crecido de 5.500 miertbros en 1992, a 25.000 en el año 2002.
· Sólo un puñado de escuelas en los Estados Unidos ofrece clases de auditoría forense como parte de sus programas. La mayoría de auditores forense son CPAs que han aprendido técnicas forenses en su mismo trabajo.
· El entrenamiento requerido usualmente incluye un grado de estudiantes universitarios en contabilidad más 2 a 4 años de experiencia. Una licencia de CPA es frecuentemente requerida. Además, la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude ofrece una designación de examinador certificado de fraude, y la Escuela Americana de Examinadores Forenses (American College of Forensic Examiners) ofrece su propia credencial certificada de contador forense.
· El alcance de los pagos está desde US$30.000 a US$110.000 y más en las firmas de CPA, firmas de leyes, corporaciones y agencias de gobierno como el FBI.
Los tiempos modernos exigen de la profesión contable nuevas tareas y presenta nuevos retos; el fraude, la corrupción, el narcotráfico y el "terrorismo" asociado, al lavado de dinero y activos, hacen que el profesional de la contaduría sea más especialista y experto en su labor.
Por esto la Auditoría Forense se presenta como una opción válida para que el trabajo tenga mayor eficacia en estos difíciles momentos. La sociedad espera que el contador público brinde seguridad necesaria ; para que los grupos terroristas reconocidos no puedan financiarse y utilicen los sistemas financieros para estos fines.
La ONU así lo ha entendido y por eso solicita se conformen grupos de auditores forenses expertos que investiguen y den a la luz pública la forma y los medios que emplean los terroristas para lavar y financiar sus operaciones ilícitas; a partir de la ley USA PATRIOT, el interés del I mundo se centra en conocer el origen de capitales y su destino y se amplían el número de delitos que cubren el tema de lavado de activos.
Estamos frente a un campo nuevo y del cual los profesionales de contaduría pueden apoyarse para convertirse en verdaderos custodios del bien social y una contra frente al fraude, la corrupción y el terrorismo.
III. DEFINICIÓN DE LA AUDITORIA FORENSE
Comúnmente el término forense se relaciona sólo con la medicina legal y con quienes la practican, frecuentemente identifican este vocablo con necropsia (necro que significa muerto o muerte), patología (ciencia médica que estudia las causas, síntomas y evolución de las enfermedades) y autopsia (examen y disección de un cadáver, para determinar las causas de su muerte).
El término forense corresponde al latín forensis, que significa público, y complementando su significado podemos remitirnos a su origen forum del latín que significa foro, plaza pública o de mercado de las antiguas ciudades romanas donde se trataban las asambleas públicas y los juicios; lo forense se vincula con lo relativo al derecho y la aplicación de la ley, en la medida que se busca que un profesional idóneo asista al juez en asuntos legales que le competan y para ello aporte pruebas de carácter público para representar en un juzgado o Corte Superior.
Según el diccionario Larousse, forense es "el que ejerce su función por delegación judicial o legal". Por ello se puede definir la Auditoria forense como "aquélla que provee de un análisis contable que es conveniente para la Corte, el cual formará parte de las bases de la discusión, el debate y finalmente el dictamen de la sentencia".
En términos de investigación contable y de procedimientos de auditoria, la relación con lo forense se hace estrecha cuando hablamos de la contaduría forense, encaminada a aportar pruebas y evidencias de tipo penal, por lo tanto se define inicialmente a la auditoria forense como una auditoria especializada en descubrir, divulgar y atestar sobre fraudes y delitos en el desarrollo de las funciones públicas y privadas; algunos tipos de fraude en la administración pública son: conflictos de intereses, nepotismo, gratificaciones, estados falsificados, omisiones, favoritismo, reclamaciones fraudulentas, falsificaciones, comisiones clandestinas, malversación de fondos, conspiración, prevaricato, peculado, cohecho, soborno, sustitución, desfalco, personificación, extorsión, lavado de dinero.
Entre otras definiciones, tenemos:
La auditoria forense, es una ciencia que permite reunir y presentar información financiera, contable, legal, administrativa e impositiva, en una forma que será aceptada por una corte de jurisprudencia contra los perpetradores de un crimen económico, por lo tanto, existe la necesidad de preparar personas con visión integral, que faciliten evidenciar especialmente, delitos como la corrupción administrativa, el fraude contable, el delito en los seguros, el lavado de dinero y el terrorismo, entre otros. La sociedad espera de los investigadores, mayores resultados que minimicen la impunidad, especialmente en estos momentos tan difíciles, en los cuales el crimen organizado utiliza medios más sofisticados para lavar dinero, financiar operaciones ilícitas y ocultar los resultados de sus diversos delitos.
Lo FORENSE, por lo tanto, está estrechamente vinculado a la administración de justicia en el sentido de aportar pruebas de carácter público, que puedan ser discutidas a la luz de todo el mundo (el foro).
La auditoria forense, es una disciplina especializada que requiere un conocimiento experto de la teoría contable, auditoria y métodos de investigación. La auditoria forense constituye una rama importante de la contabilidad investigativa utilizada en la reconstrucción de hechos financieros, investigaciones de fraudes, cálculos de daños económicos y rendimientos de proyecciones financieras.
La investigación de un profundo conocimiento de contabilidad, auditoria y vías de investigación viene a formar la función especializada que en el mundo de los negocios se conoce como auditoria forense y es aquí donde se brinda el respaldo necesario. Existen otras asignaciones que únicamente requieren el suministro o recopilación de documentación detallada del cliente.
La auditoría forense es una alternativa para combatir la corrupción, porque permite que un experto emita ante los jueces conceptos y opiniones de valor técnico, que le permiten a la justicia actuar con mayor certeza, especialmente en lo relativo a la vigilancia de la gestión fiscal, de esta manera se contribuye, a mejorar las economías de nuestros países y por tanto el bienestar de todos nuestros pueblos hermanos."
Para arribar este tema debemos empezar por lo forense; cuya definición ya explicamos anteriormente, sin embargo es lógico extender el significado de esta palabra al ámbito jurídico diciendo que los jueces necesitan para el ejercicio de su función la asistencia de profesionales que colaboren en la obtención de las pruebas y las aporten en el foro, o lo que es lo mismo, las hagan públicas, y así se garanticen justas en las causas judiciales, ya que sería más que pretencioso, imposible que el fallador se especializara en todas las ramas de la ciencia.
Dicho lo anterior, tenemos que la auditoria forense es, en términos contables, la ciencia que permite reunir y presentar información financiera, contable, legal, administrativa e impositiva, para que sea aceptada por una corte o un juez en contar de los perpetradores de un crimen económico, como en este caso, el lavado de activos (contaduría forense)
En sus inicios la auditoria forense se aplicó en la investigación de fraudes en el sector público, considerándose un verdadero apoyo a la tradicional auditoria gubernamental, en especial ante delitos tales como: enriquecimiento ilícito, peculado, cohecho, soborno, malversación de fondos, etc, sin embargo, la auditoria forense no se a limitado a los fraudes propios de la corrupción administrativa, sino que también ha diversificado su portafolio de servicios para participar en investigaciones relacionadas con crímenes fiscales, el crimen corporativo, el lavado de dinero y terrorismo, entre otros.
En ese sentido, el auditor forense puede desempeñarse tanto en el sector público como privado, prestando apoyo procesal que va desde la recaudación de pruebas y el peritaje. De la misma forma, su labor no solamente se destaca en las investigaciones en curso, sino en etapas previas al fraude, es decir, el contador público actúa realizando investigaciones y cálculos que permitan determinar la existencia de un delito y su cuantía para definir si se justifica el inicio de un proceso; situación ésta, que aplica también para las investigaciones de crimen corporativo que se relacionan con fraude contable ante la presentación de información financiera inexacta por manipulación I intencional, falsificación, lavado de activos, etc.
Con todo, si no fuera por esta especialidad de la ciencia, no podríamos hablar de casos tan conocidos como Enron, Tyco, WorldCom y Parmalat, siendo éste el más reciente.
Por eso, la labor del auditor tradicional difiere de uno forense, quien debe desarrollar dos capacidades, en principio opuestas para llevar a cabo su trabajo con éxito. Una de ellas es la habilidad de escudriñar pequeños detalles sin perder de vista el gran entorno, o en otras palabras dicho y de manera metafórica, el auditor forense "debe percatarse de las hojas al tiempo que contempla el bosque". Y por otro desde las cuales ven circunstancias relativamente fáciles de detectar, como un simple robo, hasta situaciones de suma complejidad, como la manipulación de estados financieros y los delitos de "cuello blanco".
La principal diferencia entre una auditoria forense y una tradicional, es que la primera descansa en la experiencia de expertos que trabajan con evidencia delicada, con abogados, con agencias estatales y el sistema legal. Su trabajo está dirigido para ambientes legales o cuasi jurídicos. La Auditoria Tradicional se realiza sin este enfoque, sólo se dedica a llevar los programas para obtener una seguridad razonable basada en sus evidencias.
Por lo tanto, existe la necesidad de preparar personas con visión integral, que faciliten evidenciar especialmente, delitos como: la corrupción administrativa, el fraude contable, el delito en los seguros, el lavado de dinero y el terrorismo, entre otros.
Dicho lo anterior, ya estamos preparados para establecer el manejo de la prueba en términos de auditoría forense. Las pruebas o medios probatorios como también han sido denominados tienen un objeto, un tema y un fin. El primero, se refiere a los hechos y afirmaciones; el segundo, hace relación a los hechos que deben ser investigados en cada proceso, y el tercero, tiene que ver con el cometido de las pruebas, ya que estas persiguen la búsqueda de la verdad, pero aquí lo importante es que la verdad real coincida con la verdad procesal que se desprende de la investigación y del expediente.
La Auditoria Forense es muy usada en otros países, tanto así, que en los Estados Unidos de América ya se ha conformado la Asociación de Contadores Forenses (en inglés Asociación of Forensic Accountants – NAFA) que es una asociación profesional de firmas de contabilidad dedicada a la investigación. Los miembros de está asociación brindan respaldo profesional para las reclamaciones a la industria de seguros y a los clientes en los distintos procesos de litigios. Existe en ese país, Europa y Australia, un sinnúmero de firmas especializadas en lo que ellos mismos se han autodenominado detectives financieros.
Más aún. En algunas firmas de las llamadas firmas grandes de contabilidad en los Estados Unidos de América, se puede encontrar con un departamento especializado llamado precisamente, el Departamento de Auditoria Forense (Forensic audit.)
IV OBJETIVO DE LA AUDITORIA FORENSE
Los principales objetivos de la Auditoría Forense son los siguientes:
- Luchar contra la corrupción y el fraude, para el cumplimiento de este objetivo busca identificar a los supuestos responsables de cada acción a efectos de informar a las entidades competentes las violaciones detectadas.
- Evitar la impunidad, para ello proporciona los medios técnicos validos que faciliten a la justicia actuar con mayor certeza, especialmente en estos tiempos en los cuales el crimen organizado utiliza medios más sofisticados para lavar dinero, financiar operaciones ilícitas y ocultar diversos delitos.
- Disuadir, en los individuos, las prácticas deshonestas, promoviendo la responsabilidad y transparencia en los negocios.
- Credibilidad de los funcionarios e instituciones públicas, al exigir a los funcionarios corruptos la rendición de cuentas ante una autoridad superior, de los fondos y bienes del Estado que se encuentran a su cargo.
V. LAS NORMAS APLICABLES PARA LA AUDITORÍA FORENSE
En la actualidad no existe un cuerpo definido de principios y normas de auditoría forense, sin embargo, dado que este tipo de auditoría en términos contables es mucho más amplio que la auditoría financiera, por extensión debe apoyarse en principios y normas de auditoría generalmente aceptadas y de manera especial en normas referidas al control, prevención, detección y divulgación de fraudes, tales como las normas de auditoría SAS N° 82 y N° 99 y la Ley Sarbanes-Oxley.
5.1) SAS N° 82 «Consideraciones sobre el Fraude en una Auditoría de Estados Financieros»:
Esta norma entró en vigencia a partir de 1997 y clarificó la responsabilidad del auditor por detectar y reportar explícitamente el fraude y efectuar una valoración del mismo. Al evaluar el fraude administrativo se debe considerar 25 factores de riesgo que se agrupan en tres categorías:
- Características de la administración e influencia sobre el ambiente de control (seis factores);
- Condiciones de la industria (cuatro factores); y
- Características de operación y de estabilidad financiera (quince factores).
De manera especial se debe resaltar que el SAS N° 82 señala que el fraude frecuentemente implica: (a) una presión o incentivo para cometerlo; y (b) una oportunidad percibida de hacerlo. Generalmente, están presentes estas dos condiciones.
5.2) SAS N° 99 «Consideración del fraude en una intervención del estado financiero».
Esta declaración reemplaza al SAS N° 82 «Consideraciones sobre el Fraude en una Auditoría de Estados Financieros » y enmienda a los SAS N°1 «Codificación de normas y procedimientos de auditoría» y N° 85 «Representaciones de la Gerencia» y entró en vigencia en el año 2002. Aunque esta declaración tiene el mismo nombre que su precursora, es de más envergadura que el SAS N° 82 pues provee a los auditores una dirección ampliada para detectar el fraude material y da lugar a un cambio substancial en el trabajo del auditor.
Este SAS acentúa la importancia de ejercitar el escepticismo profesional durante el trabajo de auditoría. Asimismo, requiere que un equipo de auditoría:
- Discuta en conjunto cómo y dónde los estados financieros de la organización pueden ser susceptibles a una declaración errónea material debido al fraude.
- Recopile la información necesaria para identificar los riesgos de una declaración errónea material debido al fraude.
- Utilice la información recopilada para identificar los riesgos que pueden dar lugar a una declaración errónea material debido al fraude.
- Evalúe los programas y los controles de la organización que tratan los riesgos identificados.
- Responder a los resultados del gravamen.
Finalmente, este SAS describe los requisitos relacionados con la documentación del trabajo realizado y proporciona la dirección con respecto a las comunicaciones del auditor sobre el fraude a la gerencia, al comité de auditoría y a terceros.
5-3) Ley Sarbanes-Oxley
En el mes de julio de 2002, el presidente de los Estados Unidos promulgó la Ley Sarbanes-Oxley. Esta ley incluye cambios de amplio alcance en las reglamentaciones federales sobre valores que podrían representar la reforma más significativa desde la sanción de la Securities Exchange Act de 1934. La Ley dispone la creación del Public Compnay Accounting Oversigth Borrad (PCAOB) para supervisar las auditorías de empresas que cotizan y que están sujetas a las leyes sobre valores de la Securities and Exchange Comisión (SEC).
Asimismo, se establece un nuevo conjunto de normas de independencia del auditor, nuevos requisitos de exposición aplicables a las empresas que cotizan y a sus miembros, y severas sanciones civiles y penales para los responsables de violaciones en materia de contabilidad o de informes. También se imponen nuevas restricciones a los préstamos y transacciones con acciones que involucran a miembros de la empresa.
Para las empresas que cotizan valores de los Estados Unidos de Norteamérica, los efectos más destacados de la Ley se refieren a la conducción societaria; la ley obligará a muchas empresas a adoptar cambios significativos en sus controles internos y en los roles desempeñados por su comité de auditoría y la gerencia superior en el proceso de preparación y presentación de informes financieros.
En este sentido, la ley otorga mayores facultades a los Comités de Auditoría que deben estar conformados en su totalidad por directores independientes, donde al menos uno de los cuales debe ser un experto financiero. Este Comité es responsable de supervisar todos los trabajos de los auditores externos, incluyendo la pre-aprobación de servicios no relacionados con la auditoría y a la cual los auditores deben reportar todas las políticas contables críticas, tratamientos contables alternativos que se hubieran discutido para una transacción específica, así como toda comunicación escrita significativa que se haya tenido con la Gerencia.
La ley también impone nuevas responsabilidades a los Directores Ejecutivos y Financieros y los expone a una responsabilidad potencial mucho mayor por la información presentada en los estados financieros de sus empresas ya que, entre otros, éstos requieren mantener y evaluar la efectividad de los procedimientos y controles para la exposición de información financiera, debiendo emitir regularmente un certificado al respecto. La ley también impone severas penas por preparar información financiera significativamente distorsionada o por influir o proporcionar información falsa a los auditores.
VI. ÁMBITOS DE APLICACIÓN
6.1) Causas de aplicación de la Auditoria Forense
La corrupción es una de las principales causas del deterioro del Patrimonio Público. La auditoría forense es una herramienta para combatir este flagelo. La auditoría forense es una alternativa porque permite que un experto emita ante los jueces conceptos y opiniones de valor técnico, que le permiten a la justicia actuar con mayor certeza, especialmente en lo relativo a la vigilancia de la gestión fiscal. "…
Como efectos parciales de la corrupción son la deslegitimación del sistema político, la mala asignación de los recursos económicos, la distorsión de los incentivos económicos, la destrucción de la ética profesional, la segregación y desanimación de los honestos, se impide la planeación y la previsiblidad.
Todo esto conlleva costos que van afectar a:
· La eficiencia, porque se desperdician los recursos, se deforma la política y la imagen de sus dirigentes.
· La distribución de los recursos.
· Los incentivos se desvían las fuerzas hacia la búsqueda de ganancias.
· La política, forma un estado que crea inestabilidad.
Prácticas que incrementan el riesgo de fraude en el Estado:
6.2) CAMPOS DE APLICACIÓN
La auditoría forense se puede aplicar tanto en el sector público como privado, la corrupción consiste en el mal uso de un cargo o función con fines no oficiales y se manifiesta de las siguientes formas: el soborno, la extorsión, el tráfico de influencia, el nepotismo, el fraude, el pago de dinero a los funcionarios del gobierno para acelerar trámite o investigaciones, el desfalco entre otros.
Sin embargo, la auditoría forense no sólo está limitada a los hechos de corrupción administrativa, también el profesional forense es llamado a participar en distintas actividades:
a) .Apoyo procesal
Va desde la asesoría, la consultoría, la recaudación de pruebas o como testigo experto. Generalmente el título de contador acredita a su tenedor como un experto en asuntos relacionados con la contabilidad. Sin embargo, en el mayor parte de los casos ventilados en un tribunal, el testimonio del contador se restringirá a aquella parte del trabajo de contabilidad que hubiere sido realizado por él, o bajo su directa supervisión y en su presencia.
En ningún otro sector de la experiencia profesional; llega a ser tan significativa la independencia del contador como cuando es llamado como testigo experto. Cualquier indicio de parcialidad que deje adivinar su testimonio, desacreditará sus declaraciones y puede descalificarlo como testigo competente.
b) .Contaduría investigativa;
No sólo en proceso en curso, sino en la etapa previa, el contador público actúa realizando investigaciones y cálculos que permitan determinar la existencia de un delito y su cuantía para definir si se justifica el inicio de un proceso.
Los tipos de investigación que puede realizar un auditor forense son:
Investigaciones de crimen corporativo;
Estas investigaciones se relacionan con fraude contable y corporativo ante la presentación de información financiera inexacta por manipulación intencional, falsificación, lavado de activos, etc.
Investigaciones por disputas comerciales
En este campo, el auditor forense se puede desempeñar como investigador, para recaudar evidencia destinada a probar o aclarar algunos hechos tales como:
· Rompimientos de contratos, disputas por compra y venta de compañías, reclamos por determinación de utilidades, reclamos por rompimientos de garantías, disputas por contratos de construcción, disputas por propiedad intelectual y disputas por costos de proyectos.
· Reclamaciones de seguros por devoluciones de productos defectuosos, por destrucción de propiedades, por organizaciones y procesos complejos y verificación de supuestos reclamos.
· Acusaciones por negligencia profesional, que incluye la cuantificación de pérdidas ocasionadas y la asesoría a demandantes y acusados proporcionando evidencia desde expertos en normas de auditoría y de contabilidad.
· Trabajos de valoración de marcas, propiedad intelectual, acciones
· y negocios en general.
c) Como perito, en procesos ante la justicia ordinaria y ante las autoridades tributarias proporcionando conocimiento y experiencia en términos contables.
CIENCIAS FORENSES:
Aplicación de las leyes de la naturaleza a las leyes de los hombres.
Interpretación de evidencia y hechos en los casos Legales
- La auditoria forense es el uso de técnicas de investigación, integradas con la contabilidad y con habilidades de negocio, para brindar información y opiniones, como evidencia en la corte.
- El análisis resultante puede usarse en las cortes, así como, para la discusión, el debate y, finalmente, por resolver las disputas.
a. Objetivos
· Identificar al presunto responsable del hecho calificado como irregular.
· Determinar la forma o método utilizado por el delincuente para cometer el hecho delictivo.
· Cuantificar el daño patrimonial sufrido por la víctima.
§ Exponer al asunto a las autoridades administrativas y judiciales competentes, para que se procedan a verificar la verdad real de los hechos y aplicar las sanciones que correspondan.
b. Características
1. Comunicación
- Se pueden requerir diferentes formas de comunicación, variando de un consejo oral a un informe formal.
- A menudo se pide una conclusión que consiste en comunicar los resultados de la investigación y del trabajo de auditor forense y, si aplica, la opinión del auditor investigador forense en los problemas examinados.
2. Áreas
- Apoyo a los procesos de Litigación ( Perito)
- Investigación (Auditor).
c. Campos de Acción
La cuantificación de pérdida financiera, aportando las pruebas necesarias para ser utilizadas en los tribunales en cada caso.
- Disputas entre accionistas o compañeros.
- Incumplimientos de contratos.
- Irregularidades e infracciones.
- Demandas de Seguros.
- Disputas Matrimoniales, las separaciones, los divorcios.
- Herencias.
Cuantificación de Pérdida Financiera.
a. Campos de Acción:
Determina los móviles, los culpables y aportando las pruebas para el juzgamiento de los involucrados en:
- Fraude.
- Falsificación.
- Lavado de Dinero.
- Otros actos ilegales.
La investigación Financiera
a. Campos de acción:
La práctica profesional, investigando y determinado, por ejemplo:
Negligencia profesional relacionada con: Auditoría, Contabilidad y ética.
Cualidades:
Los auditores forenses tienen algunas cualidades poco usuales. Tienen habilidad en las técnicas de interrogatorio obtenidas de tratar con "fuentes" e "informantes", asimismo saben escuchar lo que se está diciendo, cuándo deben cambiar el tema, cómo desarrollar lo que la persona quiere contar. Es por ello que, el profesional adecuado debe tener las siguientes cualidades:
- Una mentalidad investigadora.
- Una comprensión de motivación;
- Habilidades de comunicación, persuasión y una habilidad de comunicar en las condiciones de ley;
- Habilidades de mediación y negociación;
- Habilidades analíticas;
- Creatividad para poder adaptarse a las nuevas situaciones.
VII. AUDITOR FORENSE
Los investigadores privados en el mundo de los negocios son los auditores forenses, los que utilizan herramientas investigativas para conducir la búsqueda a través de los ingresos y cuentas corrientes de las compañías o individuos. Su habilidad va estar basada en responder inmediatamente y comunicar de manera clara y concisa la información financiera ante la Corte. Ellos están preparados para mirar a través de los números y determinar la situación real de los negocios.
El Auditor Forense analiza, interpreta, recopila y presenta complejas finanzas y los flujos de manera que sean entendibles, como correctamente sustentados con el fin ulterior de asistir a la justicia en los aspectos contables.
El Contador, pues, en su capacidad de auditor forense con su experiencia cumple está función de localizar y aportar estas pruebas documentales a los distintos procesos judiciales ya sean éstos de carácter civil, penal, de familia, comercial, fiscal, laboral, etc, es decir, todas las ramas del derecho.
7.1.) RESPONSABILIDADES Y RIESGOS DEL AUDITOR FORENSE
Dada la naturaleza de la Auditoría Forense que desarrolla su trabajo en estrecho vínculo con la justicia es importante distinguir el tipo de compromiso que el auditor debe asumir. Por ejemplo: Una disputa es un conflicto entre partes que puede establecerse en la corte, fuera de ella o puede llevarse a una acción judicial. Una disputa judicial es un conflicto potencial entre las partes que incluye la sospecha del ilícito o actividad ilegal que si se materializa puede establecerse fuera de la corte o puede llevarse a los procedimientos judiciales.
Una acción legal es un procedimiento judicial instituido para reajustar un mal (acción civil) o para buscar el castigo por una ofensa delictiva (acción penal).
Por otro lado, varios son los involucrados en el trabajo del auditor forense, así tenemos:
- Individuos o las organizaciones involucradas directamente en las disputas reales o la acción legal.
- La parte que hace las alegaciones o que tiene las sospechas, quien debe demostrar que se cometió un hecho doloso o de haber sufrido una pérdida.
- La parte contra quien se hace las alegaciones o se tienen las sospechas, quien debe defenderse contra las alegaciones o sospechas.
- Abogados y el mediador o la corte responsable de establecer la disputa o juzgar la acción legal.
Como hemos visto por el grado de compromiso envuelto entre las partes involucradas, la conclusión y el consejo que el auditor forense suministre producirá un impacto determinante en el resultado de una disputa o acción legal, por lo tanto el auditor forense debe ser conciente de esta responsabilidad al aceptar un compromiso de este tipo.
El auditor forense normalmente desarrolla su trabajo en un ambiente emocionalmente cargado y conflictivo por lo tanto debe tener en cuenta este ambiente particular y debe tratar siempre a las partes involucradas con el respeto y dignidad correspondientes.
Antes de aceptar un compromiso de Auditoría Forense, el auditor debe asegurarse de estar libre de cualquier conflicto de intereses que podrían dañar su juicio y objetividad. Asimismo, debe determinar si posee el conocimiento necesario para el campo de especialización relacionado al compromiso y si posee la experiencia suficiente para desarrollar este tipo de trabajo.
Por otro lado, debe asegurarse de tener un claro entendimiento del objetivo del compromiso y si las condiciones del mismo son aceptables, caso contrario si existen reservas sobre la buena fe del cliente o la racionalidad de las demandas debe considerarse la posibilidad de declinar el compromiso.
El acuerdo de compromiso entre el auditor forense y el cliente debe fijarse por escrito, debe ser redactado cuidadosamente, pues pudiera utilizarse en la corte y podría ser usado en su contra exponiéndolo de esta manera a una posición de riesgo que podría minar su credibilidad.
Al realizar su trabajo el auditor forense nunca debe pensar que las técnicas forenses reemplazarán a las normas, reglas o prácticas relacionadas a su especialización, por lo tanto nunca debe dejar de aplicar los conocimientos relacionados a su especialidad tales como contabilidad, finanzas, aseguramiento y control, y apoyar su análisis en la legislación pertinente.
Dada la implicancia que tendrá el trabajo del auditor forense, la planificación de su auditoría debe ser continuamente ajustada a los cambios en los compromisos asumidos, así como a los nuevos hechos que surjan. Estos cambios en la naturaleza y dirección del trabajo deben ser comunicados inmediatamente a las personas que participan en el trabajo.
Otro aspecto importante es la conclusión que emitirá el auditor forense, el mismo que debe apoyarse en evidencias apropiadas y suficientes como son las notas de las entrevistas, declaraciones dadas por escrito, pistas, análisis y documentos de apoyo que sean admisibles por Ley.
Para concluir debemos señalar que el auditor forense debe documentar adecuadamente la evidencia de su trabajo; es decir, sus papeles de trabajo que explican los métodos usados, análisis efectuado, los hechos básicos, los datos coleccionados, las asunciones aceptadas, conclusión formulada y la evidencia recaudada que apoya su conclusión.
7.2.) EL PERFIL DEL AUDITOR FORENSE
En adición a los conocimientos de contabilidad y auditoría habituales, para la formación del auditor forense se debe incluir aspectos de investigación legal y formación jurídica, con énfasis en la recolección de pruebas y evidencias.
El auditor forense debe tener amplios conocimientos en el campo a auditar. Los principios y las disposiciones legales vigentes, las normas internacionales de auditoría, técnicas y procedimientos de auditoría a emplearse y experiencia en la realización de estas labores. El auditor debe estar altamente calificado para manejar la información y las técnicas de análisis y revisar el proceso de control designado por la administración.
Asimismo, entre las principales competencias para asumir el compromiso de una auditoría forense, tenemos:
- Ser perspicaz,
- Conocimiento de Psicología,
- Una mentalidad investigadora,
- Mucha auto motivación,
- rabajo bajo presión,
- Mente creativa,
- Habilidades de comunicación y persuasión,
- Habilidad de comunicar en las condiciones de ley,
- Habilidades de mediación y negociación,
- Habilidades analíticas,
- Creatividad para poder adaptarse a las nuevas situaciones,
- Experiencia en el campo de la auditoría.
Actualmente, para la formación de los auditores forenses no existen programas de tipo universitario, dado de que la formación básica es la de Contador Público. Sin embargo, en los Estados Unidos de Norteamérica existen programas de entrenamiento y conferencias organizadas por el Institute of Internal Auditors, la Nacional Asociación of Certified Fraud Examiners, y la National Associations of Accountants, con un marcado sello de tipo profesional.
Según un estudioso de la Auditoría Forense, Bologna. J. and R. Lindquist (1995) señala que la formación de un auditor forense debe cubrir por lo menos, además de la carrera de Contador Público las siguientes áreas; legal, auditoría, organizacional, investigativa y de administración de riesgos, como mínimo. La mayoría de temas que tratan esta áreas son las relacionadas al fraude, controles, sistemas de prevención, irregularidades, características psicosociales de los ladrones y desfalcadores, tipos de robo, desfalco, etc.
VIII. LA PRUEBA
La prueba es la forma con la que han contado los funcionarios judiciales para reconocer derechos. El hombre ha tratado siempre de aplicar justicia, basado en las experiencias personales y en las tendencias ideológicas de la norma jurídica llamada a solucionar el problema suscitado.
Por tal motivo, la prueba penal y su apreciación es importante al interior del ¡proceso, porque es a través de esos elementos de juicio con los cuales se acredita 1 un hecho objeto de investigación. Sin probanza, en el caso del derecho penal, no se puede hablar de los elementos constitutivos de la conducta punible y, menos, aplicar cualquier esquema del delito; el funcionario judicial debe formar su convicción sobre los hechos demostrados, la cual tiene que ser allegada por el instructor, operador judicial y sujetos procesales, según el caso.
Cuando hablamos de "la prueba" lo que deseamos es recopilar los principios de derecho probatorio y analizarlos a la luz de lo dispuesto en la Constitución y en la Ley, especialmente según lo dispuesto en los códigos vigentes.
La incorporación y la evaluación de la prueba al proceso debe sujetarse en los siguientes principios:
· principio de la Necesidad de la Prueba.
· principio de la Eficacia Jurídica y de la Legalidad de la Prueba.
· principio de la Unidad de la Prueba.
· principio de Interés Público de la Función de la Prueba.
· principio de la Preclusión de la Prueba.
· principio de la Inmediación y de la Dirección del funcionario judicial en la Producción de la Prueba.
· principio de la Originalidad de la Prueba.
· principio de Concentración de la Prueba.
· principio de la Libertad de la Prueba.
· principio de Pertinencia, Idoneidad y Utilidad de la Prueba.
· principio de la Inmaculación de la Prueba.
· principio dé la Evaluación o apreciación de la Prueba.
· principio de la Comunidad xle la Prueba.
· principio de Interés Público de la Función de la Prueba.
· principio de la Lealtad y de Probidad o de Veracidad de la Prueba.
· principio de la Obtención Coactiva de los Medios Naturales de la Prueba.
8.1) La Prueba pericial:
La prueba, ha sido definida como: "todo lo que sirve para darnos la certeza acerca de la verdad de una proposición". La certeza está en nosotros, la verdad en los hechos.
En la prueba pericial puede incluirse:
• Huellas dactilares.
• Pruebas de caligrafía.
• Videograbación con cámaras ocultas selladas, con programación de tiempo
y fecha.
• Audiograbación y verificación de voz.
• Rastreo de información en la memoria y archivos de las computadoras.
• Recuperación de datos "borrados" en el disco duro de las computadoras.
• Análisis de documentos.
8.2) Diferencias entre indicio, evidencia de auditoría, prueba, operación inusual, operación sospechosa, delito autónomo, conexo y extinción de dominio.
- Indicio: signo que permite presumir algo con fundamento cuestionable.
- Evidencia de auditoría: es la información obtenida por el auditor para llegar & una conclusión sobre la cual basa su opinión. La evidencia de auditoría comprenderá documentos fuente y registros. :,
- Prueba: forma con la que han contado los funcionarios judiciales para reconocer y atestiguar la verdad de un hecho.
- Operación inusual: se denominan operaciones inusuales aquellas cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica del cliente o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares o especiales, se salen de los parámetros de normalidad establecidos dentro del segmento de mercado en el cual se halle ubicado.
Para la detección de operaciones inusuales es importante que los funcionarios tengan presente, además del monto y de la frecuencia de las transacciones, las señales de alerta identificadas para cada negocio, al igual que conozcan los parámetros del segmento de mercado en el cual se mantiene el cliente.
Cuando se detecten operaciones inusuales, éstas se deben informar, debidamente soportadas (anexas copia de los documentos inherentes a la misma), al área de control.
- Operación sospechosa: es aquella apreciación fundada en conjeturas, en apariencias o avisos de verdad, que determinará hacer un juicio negativo de la operación por quien recibe y analiza la información, haciendo que desconfíe, dude o recele de una persona por la actividad profesional o económica que desempeña, su perfil financiero, sus costumbres o personalidad, así la ley no determine criterio en función de los cuales se puede apreciar el carácter dudoso de una operación. Es un criterio subjetivo basado en las normas de máxima experiencia de hecho.
- Delito autónomo: hecho que quebranta la ley y que para ser sancionado se trata de manera independiente.
- Delito conexo: conjunto de delitos relacionados que para su sanción requieren depender uno del otro.
- Extinción de dominio: expropiación del derecho de dominio por parte del Estado, a tenedores de bienes y dinero procedentes de fuentes que la ley considera ilícitas.
8.3) Conversión de la evidencia en prueba
Las evidencias se convienen en pruebas legales para acusación si cumplen con los siguientes requerimientos de ley:
- Ordenadas por un juez competente para investigar y recopilar evidencias.
- Obtenidas bajo un sistema técnico de investigación y planificación.
- No haber cometido errores o mala práctica por negligencia o inexperiencia.
- No deben ser recopiladas en forma tendenciosa o maliciosa para incriminar a alguien.
- No debe obtenerse evidencia por un solo investigado.
- Documentar ampliamente paso a paso los diferentes procedimientos.
o Fecha, hora y lugar
o Nombre de los investigadores
o Relación de las evidencias y declaraciones juradas.
Cualquier falla en el proceso de recopilación y obtención de evidencias puede anular la investigación y las evidencias pueden ser descartadas por la fiscalía, el juez o la defensa que puede interponer una contra demanda o pedir la anulación del juicio.
FASES DE AUDITORIA FORENSE
Los auditores deben hacer pruebas de confirmación para detectar fraude utilizando los conceptos sobre escepticismo profesional. Estas pruebas deberán estar dirigidas hacia áreas de alto riesgo, tales como las cuentas materiales en la información financiera que aparecen regularmente a lo largo del año, y las más importantes, entradas no rutinarias.
La técnica a aplicar consiste en hacer visitas inesperadas, solicitar confirmaciones escritas de los empleados y los clientes, y probar las cuentas que los auditores normalmente no prueban anualmente o que han considerado inmateriales o de bajo riesgo.
Esta auditoria especializada está siendo utilizada por organismos internacionales para combatir hechos fraudulentos, los crímenes de cuello blanco y en sí todo delito económico.
PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORIA FORENSE
Se debe realizar una evaluación preliminar para planificar los recursos necesarios que se deben aplicar, de acuerdo a la solicitud realizada de alcance de la tarea a realizar y cronograma para el desarrollo de la misma.
Una referencia para el comienzo del desarrollo de un auditoria forense puede ser una denuncia formal e informal, oral o escrita y que obliga la ejecución de tareas forenses para la futura actuación judicial como consecuencia de una probable futura demanda, o puede ser derivada por alguno de los ejecutivos de la organización en un comienzo debido al conocimiento o el resultado de una evaluación primaria del sistema de control interno de la organización.
IX. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN DE LA AUDITORÍA FORENSE
Iniciar un servicio de auditoria forense con fines de detectar y determinar los hallazgos de irregularidades, fraude y corrupción en la administración de organizaciones, es establecer una metodología que conste de elementos definidos, consistentes e integrales.
Como aporte para el desarrollo de nuevas y más eficientes metodologías de investigación de fraudes o realización de auditorias forenses consideramos adecuado el siguiente esquema.
Esta metodología está constituida por las actividades siguientes:
1. Definición y reconocimiento del problema.
2. Recopilación de evidencias de fraude.
3. Evaluación de la evidencia recolectada.
4. Elaboración del informe final con los hallazgos.
5. Evaluación del riesgo forense.
6. Detección de fraude.
7. Evaluación del Sistema de Control Interno.
El objetivo es el de señalar al auditor una serie de procedimientos que le brindarán la posibilidad de contar con herramientas técnicas a fin de cumplir con éxito su cometido, por ello no se profundiza en ellas.
La estructura de trabajo sigue los lineamientos de las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) y las Declaraciones sobre normas de auditoria (SAS), en cuanto a las etapas del proceso de auditoría (Planeación, Ejecución e Informe), sin olvidar, por supuesto, que al detectarse un fraude o una irregularidad, el proceso puede verse afectado en cuanto al enfoque, objetivos, alcance de las pruebas, composición del equipo de auditoría y cronograma de trabajo.
Para un mejor entendimiento de la metodología, se parte del hecho de realizar una auditoría integral y no de la aplicación de un sistema de control en particular, aunque se hace énfasis en la evaluación del sistema de control interno, en el control financiero y en el control fiscal a la contratación estatal.
En lo concerniente al establecimiento de áreas de riesgo, se utiliza la evaluación del sistema de control interno, según el COSO (Committee of Sponsoring Organizations of tiie Treadway Commission). Sin embargo, se toman algunas consideraciones que la Entidad Federal de Fiscalización (EFK) utiliza para la planeación de las fiscalizaciones. De igual manera, el término de "banderas rojas", utilizado por la Oficina del Auditor General de Canadá, hace referencia a los síntomas o indicadores de fraudes que se asocian con otros casos.
En lo concerniente al Control Financiero, se utiliza la práctica por ciclos transaccionales y el Control de Legalidad.
El término "hallazgo" es entendido como las deficiencias o debilidades presentadas a través del informe de auditoría y que hacen parte de los comentarios que el auditor redacta sobre los aspectos saltantes encontrados durante el proceso.
1. Definición y reconocimientos del problema.
Determinar si hay suficientes motivos o indicios, para investigar los síntomas de un posible fraude. Un indicio es simplemente una razón suficiente para garantizar la investigación del fraude.
Antes de comenzar una investigación formal, se debe obtener la aprobación del directorio de la organización ya que una auditoria de fraude es sumamente complicada, controvertida, extenuante y puede ser perjudicial para miembros de dicha organización.
1.1 Conocimiento de la entidad y su entorno
Es de gran importancia para el proceso de auditoría, el previo conocimiento de la entidad auditada, a partir del análisis de la información que al respecto pueda existir en la base de datos. Lo anterior permite que se cumpla con la expectativa de entender el contexto global de la entidad, así como la identificación de las actividades propias de la organización.
El primer paso para conocer una entidad es comprender el medio en el cual se debe mover, es decir, el entorno. El "quehacer" de toda organización se encuentra limitado por una serie de factores que de manera directa o indirecta, inciden en sus resultados, en las metas que debe trazarse, e incluso en su desarrollo o sobre vivencia.
El auditor integral deberá por lo tanto, conocer las implicancias del medio a fin de evitar d sesgo en el momento de presentar sus conclusiones e incluso de preparar sus programas de auditoria.
a. El entorno de la Entidad
Algunos factores externos que deben ser considerados por el auditor, para entender el comportamiento de las organizaciones, son:
• Sector económico al cual pertenece.
• Leyes y normatividad que le rigen.
• Leyes y normatividad en curso.
• Localización.
• Proveedores de materia prima, productos y servicios.
• Clientes.
• Estabilidad de la industria.
• Acciones legales en contra
Con el fin de identificar áreas de la organización susceptibles al fraude e irregularidades, se hace fundamental conocer el medio en el cual se desarrolla, el «día a día» de la organización y que se pueden prestar a prácticas inadecuadas por parte del personal de la entidad, entre ellas:
· La negociación de los contratos con el fin de favorecer a amigos, familiares o conocidos.
· Soborno para la obtención privilegiada de servicios, licencias, entre otros.
· Dar información privilegiada.
· Pérdida, sustracción o daño a bienes del Estado cuando hay conocimiento de liquidaciones o cierres del ente.
· Errores cometidos a propósito y que obligan a la organización a cancelar demandas o verse inmersa en procesos legales.
b. La Entidad en su interior
Una vez conocido el medio en el cual se mueve la organización, se hace necesario reconocer las actividades principales de la organización y las áreas en las cuales se desarrolla, así como, la situación económica y financiera de la misma, el personal que labora y los procedimientos en general.
Con el fin de determinar las principales áreas de actividad funcional, el auditor debe considerar aspectos tales como:
• Naturaleza del negocio.
• Presupuesto por áreas (Inversión–Gastos)
• Personal asignado por áreas.
• Niveles de contratación.
• Manuales de procedimientos y de funciones.
• Estructura orgánica
• Misión-Visión.
« Reglamentos internos.
• Planes, programas y proyectos.
Algunos factores internos que el auditor debe tener en cuenta, a fin de establecer deficiencias o puntos vulnerables en la entidad, son:
• Ciclos transaccionales.
» Poder del Sindicato.
• Utilización, adquisición y disposición de los bienes y activos.
• Métodos de archivo.
• Sistematización y base de datos.
• Sistemas de recaudación de ingresos.
• Actitudes y valores de los funcionarios.
Cuando el auditor conoce la entidad, establece las áreas de actividad en las cuales puede florecer el fraude, asimismo determina el campo de aplicación e incluso cuenta con elementos que le permitan definir o modificar el equipo de auditoría. Algunas prácticas irregulares que se pueden presentar son:
« "Negociaciones" irregulares entre líderes del gobierno y los sindicatos.
« Excesiva concentración de poderes en manos de pocos funcionarios.
• Pérdidas o sustracción de inventarios.
• Negligencias.
« Adquisición de bienes innecesarios.
« Asientos contables inusuales.
• Conflicto de intereses.
2. .Recopilación de evidencias de fraude.
Una vez que hay indicios y se realiza la búsqueda de evidencias suficientes para garantizar el éxito de la investigación se deben recopilar evidencias para determinar si el fraude ha tenido lugar. Las evidencias son recogidas para determinar Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Por qué, Cuánto y Cómo se ha cometido el fraude.
Para la determinación de las evidencias de fraude debemos considerar las siguientes causas:
3. Evaluación de la evidencia recolectada
La evidencia debe ser evaluada para determinar si es completa y precisa, si es necesario seguir recolectando más evidencias.
3.1 Obtención de evidencia probatoria y confiable
Cuando se sospecha la existencia de irregularidades, la evidencia debe recabarse a manera de facilitar la tarea de quien debe investigarlo, ya sea en sede administrativa o judicial. La información recogida en forma inteligente se vuelve crucial, los auditores deben estar seguros que sus opiniones no están sesgadas por prejuicio acerca de las personas o hechos o por información «interna» proveída por partes interesadas. El auditor debe permanecer independiente y objetivo y considerar todas las posibles interpretaciones de los eventos.
En este contexto, el enfoque de la auditoría podría verse afectado en su:
« Enfoque y objetivos.
» Alcance y alcance de las pruebas.
• Estimado de tiempo.
• Composición y número de auditores.
• Preparación del informe.
Normalmente el auditor tendrá diferentes tipos de evidencia proveniente de varias fuentes. El desarrollo de tal evidencia es responsabilidad de las autoridades que correspondan. Sin embargo, los equipos auditores responsables de los procesos iniciales deberán estar conscientes de cómo manejan la evidencia apropiadamente. Deberán inmediatamente considerar y preparar documentación de modo de facilitar la posterior acción por quien corresponda.
3.2 Tipos principales de evidencia
Clasificación A
a) Testimonial y documental
El equipo auditor debe ser el primero en acceder a documentos importantes.
Deben hacerse fotocopias de la documentación anotando el funcionario responsable por los originales.
b) Evidencia por computadora
Recolectar evidencia por computadora requiere una cuidadosa planeación y ejecución. Si los funcionarios a cargo de las computadoras están inmiscuidos en las irregularidades, es posible que oculten o destruyan la evidencia tan pronto como estén advertidos que se efectuará una investigación. Al toque de un botón toda la evidencia puede desaparecer es por eso que requiere la mayor rapidez en su ejecución.
Para el caso específico de la evidencia que sustenta el hallazgo de fraudes e irregularidades, el auditor deberá tener especial cuidado, pues ésta debe cumplir las especificaciones de suficiencia, competencia y pertinencia.
La evidencia debe respaldar los hallazgos de la auditoria, por ello se requiere que los papeles de trabajo sean claros y comprensibles. La suficiencia hace referencia al volumen o cantidad de la misma.
Cuando la evidencia permite que cualquier persona pueda llegar a las mismas conclusiones expuestas por el auditor, se determina que es competente y cumple con los requisitos de veracidad que se da al ser ésta adecuada y convincente.
La pertinencia de la evidencia está relacionada con su validez, relevancia y relatividad con el hallazgo. Por esta razón, los papeles de trabajo acumulados tienen una relación directa con el mismo y las recomendaciones presentadas.
La diferencia entre la evidencia de auditoría y la evidencia legal estriba en que la primera puede conllevar a procesos judiciales y, por lo tanto, se encontrará sujeta a las disposiciones legales. La evidencia recogida por el abogado está destinada a determinar si se recomienda transferir el caso a las entidades reguladoras y con ello se iniciará el procesamiento que implique la falta.
Clasificación B
La evidencia en el proceso de auditoria puede ser de carácter administrativa, ope-racional y financiera y de todo tipo.
Puede clasificarse en: Evidencia física, testimonial, documental y analítica.
a. La evidencia física
Se obtiene cuando el auditor realiza una inspección u observación directa de las actividades ejecutadas, de los registros o de hechos.
b. La evidencia testimonial
Es la información obtenida mediante cartas, entrevistas o declaraciones recibidas en respuestas a indagaciones. Estos resultados deben figurar en los papeles de trabajo. Cuando se trata de indagaciones es importante que los resultados de las entrevistas sean firmados por los entrevistados.
c. La evidencia documental
Es la forma más común y consiste en contar con documentos que sustentan los hallazgos y que pueden clasificarse según su procedencia, en externos (se originan fuera de la entidad) e internos (se originan en la entidad misma).
d. La evidencia analítica
Se obtiene al verificar o analizar la información que es suministrada por la entidad a través de informes, o listados computarizados, leyes y reglamentaciones. Lo importante de la evidencia es que se encuentre debidamente sustentada y comprobada; por ello, el auditor deberá registrarlos en los respectivos papeles de trabajo que deben ser elaborados conservando los criterios de orden y legibilidad.
Clasificación C
La evidencia, por lo tanto, se diferencia de la prueba dado que esta última es el resultado o el efecto de aquélla. Se le clasifica como directa y circunstancial.
a. Evidencia directa
Es aquella que prueba la existencia del principal o del hecho sin ninguna inferencia o presunción. Se da en el caso de quien tiene conocimiento de los hechos por medio de los sentidos y jura para verificar los hechos en disputa. Puede tomar la forma de admisiones o confesiones hechas en o fuera de la Corte (tribunal).
b. Evidencia circunstancial
Es aquella que tiende a probar la existencia del hecho principal mediante la inferencia. Las cortes (tribunales) la reconocen como un medio legitimo de prueba. Incluye probar algunos hechos materiales los cuales, cuando se consideran en sus relaciones con otros tienden a establecer la existencia del principal o hecho último. En muchos casos es la única disponible cuando se trata de combatir el fraude y el crimen económico.
Tanto la evidencia directa y circunstancial tienen que ser relevantes, materiales, competentes y de admisibilidad limitada
También merecen especial atención la evidencia documental y la evidencia secundaria.
c. Evidencia documentaria
Es aquella que está contenida por escrito y en documentos diferenciándola claramente de la evidencia oral. La mejor regla de evidencia, que aplica solamente a la evidencia documental, es que la mejor prueba del contenido de un documento es el documento mismo. Tiene algunas dificultades cuando los documentos se almacenan y procesan por medios electrónicos, pero estos últimos han recibido el mismo tratamiento que los presentados en papel, para efectos de la prueba. El principal obstáculo para este tipo de evidencia es la falsificación, que se convierte de hecho en otra modalidad de crimen.
d. Evidencia secundaria
Es toda aquella que no satisface la mejor regla de evidencia y se le entiende como sustituto de la evidencia documental. Es el caso de las copias de los documentos, si bien puede ser de naturaleza muy variada (fotografías, fotocopias, microfilmaciones, escaneado, transcripciones, gráficas, cronogramas, resúmenes, notas, diarios, papeles de trabajo, memorandos, registros oficiales, etc). De hecho tiene que tener vinculación directa con el hecho que se pretende probar.
4. Elaboración del Informe Final con los hallazgos.
El informe de fraude normalmente es la evidencia primaria disponible y en algunos casos la única sustentatoria de la investigación realizada, es de tal importancia puesto demandas judiciales se ganan o se pierden mayormente en base a la calidad del informe presentado.
Para la elaboración de un buen informe de fraude debemos tener en cuenta que el mismo debe ser:
· Preciso.
· Oportuno.
· Exhaustivo.
· Imparcial.
· Claro.
· Relevante.
· Completo.
4.1. Comunicación de los Hallazgos a Instancias Pertinentes
Es obligación del auditor no sólo detectar los hallazgos, sino presentarlos con la debida oportunidad y soporte. Lo anterior implica que luego de realizar los exámenes pertinentes y validar los hallazgos, también deberá tramitarlos.
El actual divorcio que existe entre la labor de auditoría y la del investigador hace que se generen mecanismos anexos tendientes a cerrar esta brecha, por eso es necesario que el auditor, consciente de la importancia de su labor, prepare el material probatorio, de manera que el traslado del hallazgo sea más específico y de valoración por parte del investigador, al encontrar suficiencia en la documentación referida.
El informe que prepara el auditor debe asimismo contar con las normas mínimas de redacción, de manera que sea claro y entendiéndole para la comunidad en general.
La aceptación de las conclusiones y recomendaciones que presenta el auditor, por parte de la entidad, hacen parte de la constante comunicación que éste debe tener con la administración o gerencia del ente auditado.
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