1- INTRODUCCIÓN
- Programas integrales de reclutamiento y selección de personal
- Consultoría de reubicación y continuación de carrera
- Capacitación
- Desarrollo organizacional
3- PROPUESTA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LOS RECURSOS HUMANOS
4- INGRESO, ADIESTRAMIENTO, EVALUACION Y MEDICION, ESTABILIDAD, ASCENSO
6- LA SELECCIÓN DE PERSONAL GERENCIAL Y EL MANAGEMENT
7- MARCO LEGAL
8- BIBLIOGRAFÍA
Dentro del la Administración Pública Nacional existe una serie de problemas numerosos: ineficiencia, tamaño, incapacidad para generar soluciones, etc.; pero a efectos de este seminario, nos concentraremos en el principal problema, el cual es el sistema de Recursos Humanos.
A través de varios años, el número del personal ha crecido lentamente y poco a poco, lo que ha conducido a un exceso de personas trabajando dentro de la Administración Pública Nacional. Es aquí donde nos damos cuenta de que es necesario crear una propuesta que permita tratar de poner orden dentro del caos que se vive actualmente.
Aunado a esto, tenemos que el marco legal que rige a la Administración Pública es más complicado de lo que el legislador pudo prever, ya sea por inaplicabilidad, desconocimiento, o sencillamente trasgresión de la Ley de Carrera Administrativa. A esto hay agregar la incapacidad operativa de la Oficina Central de Personal (OCP), la cual realmente no cumple con ninguno de los objetivos para lo que fue creada.
Por esto es importante tratar de presentar una propuesta que sirva de marco referencial a futuros analistas para la reestructuración del sistema de Recursos Humanos de la Administración Pública.
El recurso humano de una organización es su nervio vital. Una empresa puede tener la mejor planta y el equipo más moderno, que no será suficiente para continuar y tener éxito. Solamente las personas son capaces de impulsar o destruir una organización, por tanto, su significación es invaluable.
Como una propuesta de las funciones que debe cumplir la Oficina Central de Información, tenemos:
a. Programas integrales de reclutamiento y selección de personal. Que exista una metodología moderna que permite encontrar el candidato idóneo para el cargo y la organización, lo cual incluya la evaluación de las características, habilidades y actitudes necesarias para alcanzar el desempeño óptimo. Aquí debe ofrecerse a la Gerencia de la Institución de la Administración Pública la información necesaria para tomar las decisiones que en materia de selección del personal clave, son vitales para la organización.
b. Consultoría de reubicación y continuación de carrera. Es de reciente aplicación en nuestro medio. Sabemos que el escenario de las organizaciones es cambiante y no podernos controlar los aspectos que las afectan, por lo que generalmente es necesario someter a grupos de personas a una desvinculación forzada de la organización. Cuando esto ocurre, es importante ofrecerles la oportunidad de buscar un nuevo trabajo y de tener la asistencia necesaria para establecer un plan de carrera a largo plazo.
c. Capacitación. La consultoría en esta área inicia con un diagnóstico de las necesidades de capacitación, que es la base para el programa. Se debe contar con una metodología participativa que incluya ejercicios, simulaciones, dinámicas grupales, videos, etc. Algunos de los temas que se deben desarrollar son: liderazgo, supervisión, habilidades de relaciones interpersonales, motivación y comunicación.
d. Desarrollo organizacional. Se debe poseer una metodología moderna que se aplique de acuerdo con las características de cada organización y de manera conjunta. En este contexto, se deben realizar diagnósticos organizacionales que ofrezcan información oportuna para definir políticas de recursos humanos en el proceso de cambio organizacional.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LOS RECURSOS HUMANOS.
La planeación de los recursos humanos debe considerar ante todo los aspectos de planeación estratégica de la Administración Pública; sin embargo no es tema de este trabajo la discusión sobre el mismo, debiendo sí al menos hacer una reflexión sobre la base angular de la planeación estratégica la cual es la Misión Empresaria, la cual marca una clara dirección para el desarrollo integral de los planes de marketing, de negocios y de recursos humanos entre otros.
Es indiscutible que la estrategia de servicio es la que permite hoy en día diferenciar una operación administrativa de otra, sin embargo ésta se basa en gente, en "Recursos Humanos", la cual si se considera bajo estándares de calidad y capacidad en el servicio se convierte en un "recurso" escaso. Sin bien es a través de la gente que se genera la estrategia de servicio, es necesario llevar a cabo una adecuada planeación de los Recursos Humanos que nos permita tener laborando al personal más calificado y cualificado en la Administración Pública Nacional.
Un hecho que hoy en día obliga a las organizaciones a realizar Planeación de Recursos Humanos es la alta tasa de rotación de personal. En la Administración Pública este fenómeno es poco común, pero no es descartable en algunas otras instituciones. Esto ha hecho que los procesos de planeación sean considerados como de alto valor para la alta gerencia puesto que permite elaborar planes contingentes para dar respuesta a la rotación de personal. Así mismo, en busca de disminuir la rotación de personal que trae consigo altos costos de servicio, ha llevado a implementar estrategias de retención de personal como lo es el empowerment. Sin embargo, es en gran parte la rotación de personal que obliga a realizar la planeación de personal.
Algunos aspectos a considerar antes de abordar la Planeación de los Recursos Humanos son los siguientes:
1.Tipo de Organización
2.Servicios que se ofrece.
3.Productividad
4.Estandares de productividad
5.Estándares de desempeño
6.Proyección de personal
Se cuenta con dos enfoques para realizar la Planeación Estratégica de los Recursos Humanos; uno de ellos el enfoque Abajo-Arriba, el otro Arriba-Abajo. En el primero, un tanto intuitivo se solicita al jefe de área o responsable haga saber sus necesidades para el año. Cabe hacer mención que aún cuando es intuitivo, y basado en experiencia pasada no es del todo erróneo, es mejor tener una aproximación a no tenerla.
En los procesos de planeación Arriba-Abajo, el análisis de tendencias considera aspectos formales y se apegan a métodos de proyección estadísticos. Para ello es necesario explicar los conceptos de Oferta y Demanda: La demanda: La demanda de empleados es una función del efecto de las actitudes y comportamientos que el consumidor ejerce en el producto/servicio, así como el efecto de la competencia y de las ventas. Para la gran mayoría la demanda laboral es una consecuencia de la predicción de ventas. En la sección de planeación en el mediano y corto plazo se mostrará cómo las guías de personal pueden ser usadas para predecir el número de empleados requeridos para un turno determinado. En esta sección nos enfocaremos a cómo poder predecir las necesidades de personal en el largo plazo. La oferta: En el mundo ideal, la gente que se tiene contratada debiera de cubrir exactamente las necesidades actuales y futuras de la organización. Sin embargo, el mundo ideal no existe.
La oferta de mano de obra disponible proviene de dos fuentes principales: Internas y Externas.
PROYECCION DE LA DEMANDA: El objetivo de la proyección es cubrir la demanda de empleados con la oferta disponible. En el esquema de proyección arriba-abajo, el cual elimina en gran parte la intuición sigue por lo general el Análisis de tendencias (visto en términos generales en la sección anterior). La clave de este análisis es seleccionar un factor el cual pueda predecir la demanda.
PROYECCIÓN DE LA OFERTA: Proyectar la oferta de recursos humanos considera un análisis de la oferta interna de mano de obra, y estimar la oferta externa.
Oferta Interna: Inicia con un inventario cuidadoso de los recursos humanos existentes en la empresa. La gerencia debe anticiparse a capacitar a los empleados en adquirir nuevas habilidades. Para esto en la administración Pública se apoya en el Inventario de Habilidades Laborales, en el cual se enlistan por cada empleado sus habilidades actuales, las que tienen que aprender, sus cualificaciones, y sus objetivos de carrera. Estos inventarios de recursos humanos deben ser actualizados, y tanto la gerencia como el empleado deben estar de acuerdo en lo que en él se incluye.
Así mismo se debe considerar las promociones, permisos y retiros o jubilaciones del personal, y cualquier otro tipo de causa que pueda llegar a disminuir la fuerza laboral de la organización. Para controlar esta información son muy útiles la Gráficas de Reemplazo y Sucesión.
En el apartado anterior se ha discutido sobre el proceso de Planeación de los Recursos Humanos en el largo plazo, la cual permitirá tener planeaciones de personal proactivas y no reactivas, apoyando la planificación proactiva a mantener y mejorar la calidad de los productos-servicios de la Administración Pública. Sin embargo, una vez que se ha determinado oferta y demanda de posiciones dentro de la organización, la siguiente pregunta es cuántos y sobre la base de qué. Para cubrir estas dos interrogantes se elaboran lo que se conoce dentro del Sector como Staffin Guide o Plantillas Móviles de Personal. Estas tienen la ventaja de planificar la fuerza laboral sobre la base de los niveles de eficiencia y trabajos por realizar, y son desarrolladas para personas que laboran en la Administración Pública, adicionalmente los funcionarios deben considerar la existencia de 2 tipos de costos de mano de obra: gastos fijos de mano de obra y los variables. Los primeros se refieren al número mínimo de empleados necesarios para poder atender la operación (plantilla base); los variables se refieren a los gastos relacionados con la contratación de personal que se requiere dependiendo del volumen de negocio (plantilla eventual).
Para poder desarrollar una guía de personal requerido y poder proyectar sus necesidades de personal al corto plazo, los funcionarios deben calcular el número de horas necesitadas en la operación de la organización, y el número de empleados requeridos para servir en esas horas.
Una vez que los estándares de productividad se han generado, el funcionario puede usar la información generada para establecer estándares de productividad para cada posición en la operación. Por lo general estos estándares se generan por hora; sin embargo algunos prefieren fijarlos por personal requerido. La ventaja de fijar los estándares en horas laboradas es que se puede llegar a una planeación más exacta.
El último paso en la determinación de los niveles correctos en los estándares de productividad es comparar las horas estimadas, contra las reales, con lo cual se podría partir a un análisis de la productividad.
Cuando los estándares de productividad son usados para anticipar las necesidades del personal, el resultado final es un radio de relación empleados-tarea; en otras palabras, el establecer estándares de productividad da a la gerencia la mitad de la ecuación requerida para una correcta programación del personal.
En resumen para los procesos de planeación de recursos humanos, se requiere de conocer la proyección de necesidades de personal en el corto plazo. La base para una correcta planeación es ante todo las proyecciones de actividades, de aquí la relevancia del proceso de Planeación de Recursos Humanos.
4- INGRESO, ADIESTRAMIENTO, EVALUACION Y MEDICION, ESTABILIDAD, ASCENSO.
En cuanto a estos subsistemas las propuestas especificas son:
Ingreso: El ingreso el cual está planteado en el Capítulo I del Título IV de la LCA, se establece de dos formas: por Concurso y por libre nombramiento. Actualmente se combina una suerte de entrada por Recomendación o padrinazgo, y otra por los canales regulares que establece la Ley.
En este subsistema se debería tratar de establecer la entrada por concurso, pero de una manera eficaz y controlado por la OCP, además se debería tener contactos con las Universidades Nacionales a fin de establecer una bolsa de empleo para los profesionales egresados, de acuerdo a las áreas que requieran mayor demanda.
Adiestramiento: En cuanto a este subsistema se contempla que la OCP será la encargada de establecer todo lo concerniente junto a las Oficinas de Personal (Capítulo V del Título IV de la LCA). Actualmente el funcionario está estancado en lo que al adiestramiento se refiere, y los pocos que lo reciben, no transmiten la información aprendida en los distintos cursos o seminarios a los cuales asisten. Es por esto que se hace necesario que las Oficinas de Personal indiquen cuales son las necesidades de adiestramiento, en que áreas debe realizarse y quienes deben ser los destinatarios de esta instrucción, comprometiéndolos a transmitir y poner en práctica el conocimiento adquirido.
Además se deben coordinar las necesidades de adiestramiento con las distintas dependencias, a fin de que se dicten los cursos necesarios en las materias requeridas, para así no desperdiciar recursos en áreas no importantes.
Evaluación y Medición: Es necesario que este subsistema sea revisado, debido a que los funcionarios públicos no son evaluados correctamente o son sobreevaluados, lo que hace que una evaluación de excelente, sea realmente para una persona ubicada en una escala entre mala y buena. Esto debido al amiguismo reinante y a que las personas evaluadas tienen padrinos que los defienden a la hora de cualquier problema.
La propuesta aquí se basa en que se debe evaluar correctamente, es decir, ser justos en cuanto a la evaluación que cada cual se merece. Además esta debe ser hecha por un jurado calificador integrado por el supervisor o jefe directo del funcionario, un miembro de la División de Personal del Organismo y un miembro de la OCP, para así darle más objetividad a la evaluación. Se debe a la vez establecer un mecanismo de que si existen dos calificaciones por debajo del estándar deseado, esa persona debe salir de la organización, ya que no está generando beneficios, sino pérdidas para la misma.
Estabilidad: En cuanto a este subsistema, lo que existe en la actualidad es que si hay estabilidad para el funcionario, de hecho los que se van de la Administración Pública salen hacia el sector privado en busca de mejores salarios.
El problema que aquí se plantea es que para que haya una mayor estabilidad, debe haber mejores sueldos, pero la única forma de que se paguen buenos sueldos es reduciendo el número de funcionarios que laboran en los distintos organismos. No es sostenible para el Estado venezolano que la Administración Pública mantenga un número tan alto de funcionarios, que lo que trae es la ineficiencia de la misma al no definirse las tareas para el gran numero de personas que allí laboran. Es necesario que se redimensionen las funciones del personal de la Administración Pública, y que esos funcionarios excedentes sean participes de una política de reinserción en el campo laboral por parte de las empresas privadas para que así no queden desempleados.
Ascenso: en este subsistema se debería poner en práctica que para un cargo vacante, se revise el Registro de Elegibles de ese organismo y luego se recurra al de la OCP para cubrir el puesto, no lo que se estila actualmente, lo cual es la recomendación y el padrinazgo. Otra vía es la que se plantea en el subsistema de ingreso.
El concepto de carrera laboral se ha ido modificando en los últimos 25 años y durante la próxima década los cambios en "como trabajamos" serán, aún más radicales.
Aquella concepción que implicaba la permanencia en una misma organización para toda la vida profesional, caracterizada por un paulatino ascenso en la estructura jerárquica, se ha modificado.
El viejo concepto de "empleo de por vida" fue reemplazado por el de "empleabilidad", entendida como aquellas capacidades y habilidades que hacen al sujeto potencialmente valorable para una organización.
Este concepto se relaciona en forma directa con lo se denomina empowerment, que podría definirse como la posibilidad de que todos los niveles de la organización sean responsables y tengan autonomía en la toma de decisiones, al poseer dichas habilidades y capacidades.
La tendencia de hoy, muestra que la carrera profesional se desarrollará en diferentes organizaciones, siendo el individuo responsable y artífice de su propio destino, conduciendo de esta forma su propia carrera laboral.
De esta manera, cada individuo deberá generar la estrategia que guíe dicha proyección laboral, lo que le permitirá encontrar aquellas cualidades diferenciales que lo posesionarán estratégicamente en el mercado de trabajo.
Contratos de duración limitada, consultas free-lance, gerenciamiento interino, trabajo part-time son algunos de los modos que los profesionales del 2000 ofrecerán sus servicios.
Conjuntamente con las innovaciones tecnológicas, estos nuevos modos de trabajo requieren un continuo desarrollo personal, así como flexibilidad y adaptabilidad en el modo de generar ideas.
Los requisitos para ocupar hoy un puesto gerencial no se parecen en nada a los de hace una década atrás, donde se pedía firmeza, mano dura y una personalidad avasalladora.
Hoy el paradigma sustenta el perfil de un individuo que debe poseer flexibilidad, capacidad de negociación, voluntad de trabajar en equipo y la posibilidad de delegar decisiones.
En esta perspectiva, se ha reemplazado al concepto antiguo de "funcionario" (quien se dedicaba a dar órdenes y a trabajar a puertas cerradas) por el de "líder", cuyas habilidades ponderables son su capacidad de inducción, comunicación y trabajo en equipo. Será esencialmente un "coach", definido como aquel que guía, apoya y por sobretodo, entiende que su éxito guarda relación directa con el éxito del grupo humano que le ha sido confiado.
Una condición necesaria para ello, consiste en que el estilo de conducción sufra modificaciones, de un estilo "autocrático" a uno netamente "participativo". Hoy los organigramas, más que jerárquicos, se establecen con relación a objetivos de proyectos, por eso la "verticalidad" ha quedado desterrada dando lugar al concepto de "comunicación", que no sólo implica la relación con un jefe o con un asistente, sino el poder de comunicarse e interrelacionarse con todas los niveles de la organización; pasando por lo tanto, de un ámbito de "independencia" a uno de "interdependencia", que implica una dependencia de unos con otros.
Para llevar a cabo este objetivo, se hace imprescindible reemplazar el "cumplimiento" por el "compromiso", haciéndose responsable por los resultados, lo que requiere tener una visión más amplia, más allá del comportamiento inmediato. Cada vez más la tendencia se orienta a que las empresas funcionen como equipos autodirigidos, empleados con poder y con visión periférica de la organización.
Los conceptos claves serán entonces: líder, coach, participación, compromiso e interdependencia, los que conformarán el capital invisible e indispensable para adaptarse a los nuevos requerimientos del mercado laboral.
En la actualidad, las organizaciones no eligen a sus miembros sólo por sus conocimientos o entrenamiento laboral. Si bien, uno de los requisitos básicos es la capacitación continua revalidando el titulo de grado por postgrados o cursos de especialización, los empleadores pretenden actitudes y características que permitan que su personal se adapte a los cambios cada vez más veloces.
Enumeraremos algunas de las características solicitadas por los empleadores:
- Contar con logros y poder de conducción.
- Poseer una visión generalista de la organización.
- Actitud permanente de aprendizaje.
- Capacidad de generar cambios.
- Saber adaptarse a diferentes culturas.
- Mantener una buena comunicación con la gente.
- Saber trabajar en equipo.
- Manejo de inglés y de utilitarios de computación.
- Mostrar vocación de dedicación full time.
- Ser flexible.
- Tener capacidad, iniciativa y espíritu emprendedor.
- Estar preparado para afrontar nuevas responsabilidades.
- Habilidad para alcanzar resultados concretos.
- Poseer capacidad de gerenciar.
Retomando el concepto de empleabilidad y de responsabilidad con relación a la propia carrera laboral, es necesario realizar esfuerzos actitudinales y económicos que le permitirán conseguir, perdurar y ser exitoso en el puesto de trabajo.
Algunas de las claves para alcanzar el éxito son:
- Fuerte orientación al trabajo.
- Ser competitivo.
- Trabajar en equipo.
- Querer crecer en relación a su perfil.
- Orientarse a resultados.
- Ser proactivo.
- Ser autónomo.
- Tener empuje.
- Ser creativo.
- Buscar el éxito.
- Ser visionario.
- Identificar un medio cambiante.
- Respetar a la gente y saber escuchar.
No podemos evitar que el mundo continúe cambiando. Lo mejor que podemos hacer es adaptarnos. La alta velocidad del cambio ha eliminado las necesidades de muchas posiciones. Esto significa que el funcionario del 2000 deberá reformular antiguos paradigmas, para no quedar inerme ante un horizonte que se presenta teñido de incertidumbre.
La seguridad de su posición laboral ya no dependerá exclusivamente de cuan valioso sea para sus "clientes externos", sino para aquellos "clientes internos", quienes representan su más valiosa fuente de estabilidad laboral.
En todo este contexto, surgen los procesos de "career management" o servicios de "consultoría de carrera" privados y personales que pueden apoyar la búsqueda del "perfil de 2000".
6- LA SELECCIÓN DE PERSONAL GERENCIAL Y EL MANAGEMENT
Una función de toda conducción dentro de una organización, es la de determinar qué partes o funciones de la misma conservar y sobre cuales innovar. Una vez fijados los objetivos de una organización es función del director "ajustar el rumbo" para llegar a la meta, ver cuáles son las variables a conservar y cuáles a modificar.
Parte del Management es el Area de Recursos Humanos, sector importante en el manejo de las energías y recursos, pieza esencial para poder concretar los objetivos de la misma.
Conocida la importancia de los Recursos Humanos dentro del sistema, es necesario interrogarse cuáles son los medios y estrategias que se aplican para la selección de los mismos.
Toda gerencia tiene dos grandes opciones al momento de encarar la búsqueda y selección de su personal. Una es generar la búsqueda a través de sus propios medios y recursos. La otra es la de apelar a la Oficina Central de Personal.
Entre los servicios que debe brindar la Oficina Central de Personal está la búsqueda especializada en "executive search" también las llamadas Búsquedas Personificadas o "Head Hunting". Esta forma de búsqueda es realizada mediante una desarrollada base de datos, capacidad de contactos, el conocimiento de muchas ramas industriales y de servicios y de una gran cantidad de organizaciones e instituciones, sumados a una buena relación con innumerables referentes y operadores de los distintos mercados.
Este tipo de búsquedas se relaciona con posiciones en niveles altos o con fuerte especialización, que obligan a buscar dentro de universos escasos. En este caso, el único procedimiento para la captura de candidatos es el trabajo personal de la OCP. No se publican avisos ni se apela a otros mecanismos de divulgación indirecta.
Otra forma de búsqueda es con el auxilio de avisos en diarios, medios de comunicación semi-masivos o especializados Los argumentos a favor de este procedimiento son: el interés de la empresa en realizar un rastreo muy amplio y la posible existencia de candidatos interesantes que, por juventud o trayectoria todavía no destacable, son difícilmente detectables por canales personales.
Creemos que no hay procedimiento que reemplace y equipare el resultado de una intervención personal y un trato individual, dedicado y cuidadoso de cada caso, de cada persona y de cada oportunidad.
En todos los casos es el área de recursos humanos como miembro del Management la que debe adaptarse y trabajar en pos de los objetivos propuestos. Es en este punto donde la OCP debe brindar todo su apoyo.
Como se planteo en un trabajo previo, el marco legal que regula a los Recursos Humanos en la Administración Pública es algo bastante complicado, incluso hay casos en los que un Ministerio está regido hasta por tres leyes diferentes, lo que obstaculiza la labor para las Oficinas de Personal de los distintos organismos.
Mi propuesta en esta área es la de unificar todas la legislación, en la Ley Orgánica del Trabajo, estableciendo dentro de esta una Sección referente a los Funcionarios Públicos (lo que está contemplado en la LCA). De esta manera se podría llevar un mejor control. Otra propuesta sería la de dictar una ley para todo el personal que labora en la administración Pública, sean Obreros, funcionarios de carrera o de libre nombramiento y remoción.
Otra propuesta bastante interesante es unificar la estructura de funcionamiento de todas las oficinas de personal, para que así haya una coherencia total entre las acciones emanadas de todas las dependencias de la Administración Pública Nacional. Es necesario, tratar de corregir las fallas legales que rigen al Sistema de personal, ya que en muchas ocasiones son estas las que impiden la ejecución de ciertas políticas que afectan directamente a los Recursos Humanos en la Administración Pública.
8- BIBLIOGRAFÍA
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Autor:
Oswaldo Ramírez Colina