Enfoque estratégico aplicado al registro principal del Distrito Capital Caracas – Venezuela (página 2)

Los conceptos de identidad y ciudadanía hacen referencia a la condición jurídica o vínculo con el Estado que le permite a una persona el ejercicio de derechos políticos, civiles y sociales. El ser originario de un territorio determinado (o el haber decidido serlo) trae consigo la posibilidad de obtener beneficios y ayudas de tipo socioeconómico, el optar a cargos de elección popular, la posesión de bienes y propiedades; entre otros.

La identidad y el ejercicio de la condición de ciudadano, generan corresponsabilidad entre las personas y el estado. Se establece la obligación tácita de participar en la construcción permanente de la sociedad democrática, mediante el cumplimiento de los deberes civiles, sociales y políticos; el estudio, el trabajo y la participación en la construcción y consolidación de un sistema económico productivo.

En determinados momentos, es necesario demostrar la naturaleza de las mismas (identidad y ciudadanía), para ello, la mayoría de los estados han implementado estructuras que le permiten otorgar medios probatorios a las personas, de manera de que puedan demostrar su identidad y su condición de ciudadanos en su propio país y en el extranjero.

En Venezuela, el Estado a lo largo de la historia republicana ha establecido documentos que cumplen con esa función: la Partida de Nacimiento, la Cédula de Identidad, y el Pasaporte, en el caso de la identidad y ciudadanía; El Acta de Matrimonio o la Constancia de Concubinato, para el estado civil y el Acta de Defunción. Los cuales son de obligatoria obtención por parte del ciudadano y que le permiten demostrar su identidad y su estado civil para ejercer sus derechos, asumir obligaciones y reclamar beneficios.

Por lo general, el obtener esos documentos implica: trámites engorrosos, enfrentar una burocracia no eficiente, recibir malos tratos, pérdida de tiempo, frustración e impotencia ante unas instancias de la Administración Pública que parecieran no cumplir a cabalidad con sus funciones.

La Administración Pública Venezolana tiene un alto grado de rigidez. Se alega que su actuación se ve limitada por el cumplimiento estricto de la ley. Esto incide en la efectividad de las organizaciones, haciendo que la capacidad de emitir una respuesta oportuna a las demandas de los usuarios sea limitada. En consecuencia, pareciera necesario conciliar la legalidad de los actos con los principios administrativos y gerenciales aceptados universalmente.

Por ejemplo, para obtener las Partida de Estado Civil, una persona puede acudir a la Jefatura Civil, a la Oficina Municipal de Registro Civil o al Registro Principal de su jurisdicción. El contar con varias instancias no le garantiza al usuario una respuesta oportuna y efectiva a su solicitud. Por lo general, existen limitaciones en esas dependencias en cuanto a disponibilidad de recursos y capacidad de respuesta (cuantitativa y cualitativa) ya que el número de usuarios atendidos diariamente es muy pequeño en comparación con la cantidad de personas que demandan los servicios, el tiempo de espera de los documentos es de varios días y ocasionalmente, por falta de insumos el servicio no es prestado.

En el caso de aquellas personas con Partidas del Estado Civil de la ciudad de Caracas, Capital de la República Bolivariana de Venezuela, ubicada en el Municipio Bolivariano Libertador del Distrito Capital, pueden dirigirse a las Jefaturas Civiles o al Registro Principal del Distrito Capital. El funcionamiento de dichos entes no escapa a la realidad descrita en el párrafo anterior.

En el Registro Principal del Distrito Capital, reposa la mayor parte de la información relacionada con los nacimientos, matrimonios, defunciones e inserciones ocurridos en la ciudad de Caracas, desde el año 1874 hasta el presente, engloba de esta manera a las 22 parroquias que conforman el Municipio Bolivariano Libertador del Distrito Capital[1]

Las Oficinas de Registro Principal son parte del Sistema Registral y Notarial Venezolano, el cual está integrado por El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren) como ente rector, los Registros Principales, los Registros Públicos, los Registros Mercantiles y las Notarías Públicas. Este sistema tiene como finalidad garantizar la seguridad jurídica, la libertad contractual y el principio de legalidad de los actos o negocios jurídicos, bienes y derechos reales. La ley que lo rige es la de Registro Público y del Notariado, sancionada en el año 2006.

Mientras que la gestión del Saren engloba a todos los Registros y Notarías del país, el Registro Principal del Distrito Capital requiere administrar sus operaciones de manera de lograr objetivos a corto y mediano plazo, que le permitan a los usuarios obtener medios probatorios e información idónea, en un marco de seguridad jurídica integral. Esa oferta de servicio debe ser eficiente y de alta calidad, lo que se evidenciará en la simplificación de trámites, reducción del tiempo de respuesta, mejor relación precio–valor y seguridad en los procesos (lo que implica veracidad de la información).

La búsqueda de la excelencia en los servicios prestados por la Administración Pública, obliga a esta a buscar en los principios y técnicas de la Administración Privada, aquellos procedimientos que coadyuven al establecimiento de un servicio de alta calidad, como se supone que debe prestar un estado eficiente. El ciudadano visto como cliente (ciudadano corporativo) y la racionalidad en el uso de los recursos públicos funcionan como supuestos que orientan la acción y que sustentan el modelo de la nueva gestión pública.

En el Siglo XXI, se impone el paradigma de la equidad y de la responsabilidad social. Ya no es suficiente generar procesos eficaces, eficientes, racionalmente económicos y de calidad, sino que es necesario generar un beneficio al entorno inmediato, en términos cuantitativos y cualitativos; así como el actuar éticamente.

De igual manera, se impone el uso de las Tecnologías de la Información y de la Comunicaciones (TIC´s) para mejorar y/o rediseñar los procesos, masificar la atención mediante el uso de la red global de información (internet), disminuir los tiempos de ejecución y garantizar la seguridad de la información.

Con base en lo ante expuesto, se evidencia la necesidad de una adecuada administración de los procesos en cualquier institución de servicio público. Las cuales parecen estar en consecuencia, obligadas a Planificar, Coordinar, Dirigir, Controlar y Gerenciar con visión estratégica sus actividades.

El punto de partida del proceso administrativo es la Planificación, entendida esta "como la actividad para establecer metas y el curso de acción adecuado para alcanzarlas" (Stoner, 1996, 11). Una organización, sea del ámbito público, privado o sin fines de lucro, es creada para satisfacer una necesidad de la sociedad. Dada la naturaleza escasa de los recursos y la multiplicidad de necesidades de los individuos, se hace necesario el establecimiento de metas y objetivos; y determinar las vías para lograrlos, de manera de evitar el gasto de los insumos sin que se satisfagan los requerimientos de los ciudadanos ya que se generaría frustración, rabia y decepción en los mismos.

Se hace entonces, evidente la necesidad por parte del Registro Principal del Distrito Capital de prestar un servicio de excelencia con parámetros de calidad a los ciudadanos en un marco de seguridad jurídica integral. Esta Oficina de Registro como unidad operativa, no debe sólo limitarse a reaccionar y a esperar indicaciones (o directrices) por parte del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, sino que esta obligada a implementar estrategias propias que le permitan ser una organización proactiva que se anticipe al futuro inmediato, tomando en cuenta la importancia de la información utilizada y de los procesos ejecutados. Es decir, requiere Planificar.

Lo antes expuesto, conduce a la formulación de algunas interrogantes, que pudieran servir de guía en la investigación:

• 1. ¿Qué actividades deben planificarse en el Registro Principal del Distrito Capital de manera de satisfacer efectivamente las necesidades de los usuarios?

• 2. ¿La aplicación del enfoque de Planificación Estratégica Corporativa en el Registro Principal del Distrito Capital, permitirá ejecutar procesos de manera más eficiente y eficaz?

• 3. ¿Es necesario formular un Plan Estratégico en el Registro Principal del Distrito Capital?

• 4. De ser afirmativa la interrogante anterior: ¿Qué objetivos deben lograrse con la finalidad de cumplir con la Misión del Registro Principal del Distrito Capital? ¿Qué estrategias deben implementarse de manera de avanzar en la consolidación de la Visión de esta Oficina de Registro?

1.2. Formulación del Problema de la Investigación

Lo antes expuesto, nos permite formular como el problema a resolver, el siguiente:

Ante la puesta en funcionamiento del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren) como nivel central o normativo del Sistema Registral y Notarial Venezolano, y la nueva situación administrativa del Registro Principal del Distrito Capital, el cual pasó a ser Unidad Operativa, ¿Cuáles deben ser las estrategias a desarrollar en esa Oficina de Registro, mediante un Plan Estratégico que sirva de guía, para lograr los objetivos que le permitan prestar un servicio eficiente y de calidad a los usuarios, cumpliendo a la vez con lo establecido en el marco jurídico vigente?

1.3. Objetivos de la Investigación

1.3.1. Objetivo General

Proponer un Plan Estratégico para el Registro Principal del Distrito Capital que sirva de guía para alcanzar los objetivos de la institución y sea base para la toma de decisiones para el periodo 2009-2012.

1.3.2. Objetivos Específicos

• 1) Identificar los Valores, la Misión, Visión, Objetivos y Estrategias existentes en el Registro Principal del Distrito Capital.

• 2) Examinar las diferentes funciones que cumple el Registro Principal del Distrito Capital.

• 3) Realizar el diagnóstico de la situación externa e interna del Registro Principal del Distrito Capital mediante la matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA).

• 4) Determinar cuales son los factores claves, para una óptima gestión del Registro Principal del Distrito Capital.

• 5) Diseñar estrategias específicas y determinar objetivos a mediano y largo plazo que garanticen el éxito de la institución.

• 6) Proponer un Plan Estratégico para el Registro Principal del Distrito Capital.

1.4. Justificación de la Investigación

El Registro Principal del Distrito Capital es una institución de la Administración Pública. Los diferentes procesos realizados en el mismo se basan en información que tiene carácter estratégico para el usuario. Los productos generados en esa Unidad constituyen requisitos indispensables para diversos trámites, algunos de los cuales tienen valor intangible, no expresable en términos monetarios[2]

En la actualidad esa Oficina no cuenta con un Plan Estratégico ni ejecuta formalmente la actividad de Planificación. Dentro de su estructura organizacional, cuenta con un Departamento de Administración pero no existe una unidad de Planificación ni cuenta en su nómina con, al menos, un Planificador.

El Registrador, los Administradores, los Abogados y los Escribientes, invierten la mayor parte del tiempo laboral en actividades rutinarias. No se dedica el tiempo suficiente a reflexionar acerca del rumbo de la Oficina ni al establecimiento de metas u objetivos. Es decir, no se planifica, sólo se siguen los métodos ejecutados tradicionalmente, indicaciones del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren) –cuando los hay- y se reacciona ante los hechos.

La Planificación Estratégica ayuda a determinar el Qué, el Cómo, el Cuándo, Dónde y Porqué de las acciones ejecutadas.

A través del modelo de Planificación Estratégica se puede lograr:

• Mejorar el desempeño de la organización, orientándola de manera efectiva y facilitando una acción innovadora y de liderazgo.

• Enfrentar los problemas de la unidad, tales como: restricciones presupuestarias, toma de decisiones, racionalizar el uso de los recursos y reordenar procesos.

• Introducir los cambios necesarios para que la gestión del Registro Principal del Distrito Capital se oriente hacia la Administración Estratégica.

• Lograr que esa Oficina de Registro tome el control de sí misma y no sólo reacciones frente a estímulos externos. En el presente responde a los acontecimientos del entorno. Es decir, es una organización reactiva.

• Mejorar la estructura operativa.

Dada la alta demanda del servicio, las quejas recurrentes de los usuarios, la naturaleza estratégica de la información y de los procesos ejecutados, tiene carácter de urgencia el iniciar la aplicación del enfoque de la Planificación Estratégica en el Registro Principal del Distrito Capital, ya que es necesario anticiparse a las demandas de los usuarios, del Saren y a los requerimientos de los clientes internos, de manera de incrementar el grado de satisfacción de los ciudadanos.

La relevancia de la aplicación del enfoque de Planificación Estratégica Corporativa, radica en que el Registro Principal del Distrito Capital es uno de lo más grandes a nivel nacional en cuanto a manejo de información, demanda de los servicios, personal empleado y generación de recursos. La jurisdicción de la Oficina, el Distrito Capital del Municipio Bolivariano Libertador, es el asiento de los cinco poderes constitucionales, así como de numerosas empresas y organizaciones del sector privado. En consecuencia, el número de personas afectadas por esos procesos e información está por el orden de millones.

La Planificación Estratégica, sería entonces el modelo de investigación válido para elaborar planes y proyectos de intervención de la realidad, encaminados a racionalizar y sistematizar la acción administrativa con la finalidad de tomar decisiones conducentes a mejorar la eficiencia (Böcker, 2005).

Como proceso de reflexión y de aprendizaje (Concepción establecida por Arie de Geus) la Planificación aplicada al Registro Principal del Distrito Capital, permitirá conocer la situación actual, entenderla, establecer sus elementos definitorios de manera de generar alternativas de acción, en el marco de un proceso integral y continuo. Nos aproximamos entonces a la Planificación como objeto del conocimiento, generadora de conocimiento, estructuradora del mismo y que permite clarificar las percepciones en las que se asienta la realidad.

Una de las cuestiones más significativas es que el Registro Principal del Distrito Capital debe dar respuestas a la sociedad en todo momento, adaptándose siempre a las nuevas demandas y desafíos que la misma le plantea. Frente a esta realidad, la Planificación Estratégica se presenta como una herramienta útil y necesaria para facilitar el ajuste continuo de esta Oficina de Registro a estas nuevas situaciones ya que se pueden contemplar los posibles cambios en materia registral y facilitar la permanente adecuación administrativa.

De igual manera, la Planificación Estratégica, permitirá clarificar a qué usuarios potenciales se dirige el servicio, las áreas que debe abarcar y la identificación de su verdadera misión. No es un fin en sí misma, sino que es un instrumento que favorece la cohesión interna y actúa como herramienta integradora de voluntades para avanzar en una dirección previamente establecida. Es de naturaleza dinámica y no estática. En consecuencia, cualquier Plan Estratégico que se establezca deberá ser flexible y dinámico; no rígido (que imposibilite revisiones periódicas). Tiene que estar orientado en el mediano y largo plazo, pero debe constituirse mediante acciones en el corto plazo.

De igual manera, el presente ejercicio académico puede ser punto de partida para otros trabajos de investigación sobre el tema, orientados a la aplicación del modelo planteado o como base de nuevas propuestas administrativas y gerenciales en el área registral.

El ejercicio de Planificación Estratégica propuesto, representa un aporte para la gestión efectiva de las Oficinas de Registro Principal y para el Servicio Autónomo de Registros y Notarías. Se persigue beneficiar a todo aquel ciudadano que en algún momento se dirija al Registro Principal del Distrito Capital a realizar algún trámite.

1.5. Delimitación de la Investigación

La investigación, geográfica y espacialmente está limitada al Registro Principal del Distrito Capital, ubicado en la Avenida Urdaneta, entre esquinas de Pelota y Punceres, de la Ciudad de Caracas, Capital de la República Bolivariana de Venezuela. El estudio se realizó durante el año 2008, durante los dos (02) semestres académicos de la Escuela de Economía, en los cuales el Autor de la Investigación, inscribió y cursó los Seminarios I y II de Tesis de Grado.

De acuerdo con el Objetivo General de la Investigación: "Formular un Plan Estratégico para el Registro Principal del Distrito Capital que sirva de guía para alcanzar los objetivos de la institución y sea base para la toma de decisiones", el estudio no contempla la implantación del Plan propuesto, ya que escapa a los alcances del presente trabajo y no es una decisión que compete al Autor de la investigación, sino a las autoridades del Registro Principal y del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren).

Capítulo II

Marco Teórico Referencial

2.1. Antecedentes Históricos de la Planificación Estratégica

En los primeros años de la década de los 20 del siglo pasado, la escuela de administración de la Universidad de Harvard desarrolló un modelo político considerado como una de las primeras metodologías de Planificación Estratégica para la empresa privada. Según este modelo, la estrategia es un conjunto de propósitos y políticas que definen a la compañía y su administración.

En los últimos años de la década de los 50 del siglo veinte, el interés de la Planificación Estratégica dejo de ser la política y la estructura organizacional para centrarse en el riesgo, el crecimiento industrial y el mercado.

En la década de los 60, Alfred D. Chandler, basándose en las enseñanzas de la historia empresarial, especialmente la posterior a la Segunda Guerra Mundial y en la evolución de compañias como Sears, General Motors, Standard Oil (hoy Chevron Co.) y DuPont, definió la estrategia de una empresa como la determinación de metas y objetivos a largo plazo, la adopción de cursos de acción para alcanzarlos y la asignación de recursos. En esos años la Planificación Estratégica se convirtió en herramienta de la administración.

Años más tarde en 1978, Dan E. Schandel y Charles W. Hofer, describieron la administración estratégica como un proceso de dos etapas claramente diferenciadas: análisis o Planeación Estratégica e implementación del plan. En esa época, Robert McNamara, Secretario de Defensa de los Estados Unidos, relacionó la planificación de actividades con el presupuesto a través del sistema de planificación programación y presupuesto. Luego el Presidente Carter, indujo a que el Gobierno Federal de los Estados Unidos aplicara los conceptos de elaboración de planes y presupuesto base cero.

Hasta mediados de los años 80, la Planificación Estratégica fue una práctica básicamente del sector privado. Las categorías de consumidores, mercados, crecimiento de la industria y riesgo eran ajenas al sector público.

En 1993, el Gobierno Federal de los Estados Unidos de América, emite una regulación para las agencias federales, en la que se establecía que las mismas estaban obligadas a elaborar Planes Estratégicos que incluyeran declaración de misión, objetivos y metas, la descripción de cómo se conseguirán los mismos, las necesidades de recursos, la descripción de cómo los objetivos se vinculan con el cumplimiento de actividades, un listado de influencias externas y un cronograma de evaluación.

2.2. La Planificación Estratégica en Venezuela

De acuerdo con los estudios hechos por la antigua Oficina Central de Coordinación y Planificación de la Presidencia de la República (Cordiplan), los primeros ejercicios de Planificación Estratégica Corporativa ejecutados en el sector público venezolano, fueron realizados por Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA); La Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y la C.A. Metro de Caracas. Sin embargo, desde que fue sancionada la Ley Orgánica de Planificación, en el año 2001, la casi totalidad de los Organismos Públicos de la Administración Central y Descentralizada, han ejecutado procesos de Planificación Estratégica, que les permitieron formular la visión y misión, establecer valores organizacionales, determinar objetivos estratégicos y líneas de acción. Está ley, institucionalizó la función de planificación en el país.

2.3. Antecedentes de la Investigación

1) Manual General de Normas, Funcionamiento, Procedimientos, Organización y Automatización de las Oficinas de Registro Principal. Realizado por la Dra. Nila Pérez Morán. Dirección General Sectorial de Registros y Notarías. Ministerio de Justicia. Año: 1997. Material Mimeografiado.

El objetivo principal del manual fue: Adquirir conocimientos, técnicas y habilidades básicas para mejorar la calidad del servicio en las Oficinas de Registro Principal.

La autora estableció los siguientes objetivos específicos:

• Analizar la Ley de Registro Público y otras disposiciones legales que regulan la materia.

• Examinar las diferentes funciones que cumplen los Registros Principales, de conformidad con lo establecido en la Ley de Registro Público.

• Explicar los diferentes procedimientos realizados en las Oficinas de Registro Principal.

• Adquirir habilidades y técnicas para evaluar las necesidades de los usuarios.

• Adquirir habilidades gerenciales para implantar un proceso de mejoramiento continuo de la calidad en la prestación del servicio.

El modelo aplicado fue el del ciclo de mejoramiento de la calidad con los siguientes componentes: compromiso gerencial, equipo de trabajo motivado y tecnología de calidad.

2) Manual de Normas y Procedimientos de los Registros Principales. Realizado por la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y la Asociación de Registradores Principales de Venezuela. Año: 1998.

El manual contiene cinco capítulos que abarcan los siguientes aspectos: Del Registrador Principal, Funciones de los Registros Principales, Procedimientos efectuados en las Oficinas de Registros Principales; de los Derechos de Registro, De las responsabilidades y las penas; y De los libros, Cuadernos y Registros Auxiliares que deben llevarse en las oficinas.

De acuerdo con el contenido y estructura del manual, la finalidad del mismo fue la de servir de guía a los Registradores Principales en cuanto a las funciones desempeñadas. No profundizó en el aspecto procedimental y descriptivo de actividades o tareas.

Un aspecto que desarrolló el manual fue el referido a la Automatización de la Información encontrando que: "La creciente complejidad de la Institución jurídica del Registro Público, hace necesario un Sistema de Información Registral que sea capaz de suministrar información oportuna y relevante a la Gerencia para la toma de decisiones relativas al funcionamiento de la Institución".

En este sentido, luego de hacer un diagnóstico de la situación del Registro Principal (en general), se definieron varios problemas fundamentales en cuatro áreas: Procesos, Usuarios, Infraestructura y Archivo. Ver Cuadro 1

Cuadro 1. Diagnóstico Registros Principales.

Fuente: Manual de Normas y Procedimientos de los Registros Principales.

3) Programa de Modernización del Sistema Registral y Notarial. Número del Proyecto: VE-0139. Realizado por el Banco Interamericano de Desarrollo. Año: 2001. Fuente: . Consulta realizada el 06 de agosto de 2008.

En el ámbito institucional, el sector público venezolano, tiene como gran desafío mejorar su provisión de servicios a una demanda creciente de la población, ya que durante la última década el crecimiento demográfico no fue acompañado de una significativa mejora en la capacidad de la gestión estatal. Uno de los servicios públicos esenciales para la población en este contexto, es el sistema de registros venezolano, responsable por el registro de las personas naturales, de las empresas mercantiles, y de los bienes muebles e inmuebles en el país. El registro de las personas naturales es constituido por la inscripción de los documentos civiles tales como las partidas de nacimiento, de defunción y de matrimonio.

El Sistema Registral y Notarial depende jerárquicamente del Ministerio del Interior y Justicia (actual Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia). El sistema abarcaba (para el 2001) 21 oficinas de Registro Principal (una por estado, excepto Vargas, Amazonas y Delta Amacuro), 207 oficinas de Registro Subalterno (hoy Registro Público), 46 Registros Mercantiles y 206 Notarías Públicas en todo el país.

El diagnóstico inicial del sistema fue que, presentaba una estructura institucional desorganizada, además de procesos confusos y de difícil seguimiento (totalmente basados en papel); serios problemas de seguridad y de gestión de la información, con la ausencia de mecanismos eficaces para la preservación y la recuperación de la información en general. Estructuralmente, los problemas detectados fueron: inadecuada delimitación de funciones entre registradores y otros entes públicos, falta de coordinación institucional entre los principales actores del sistema, insuficiente flujo de información entre los registros y otros organismos tales como el Poder Judicial y Ministerios.

Con respecto a los procesos de trabajo de los Registros Principales se detectó que el registro como tal, de las personas naturales era realizado por las Prefecturas y los Registros Subalternos, pero la custodia de las copias de de los documentos era responsabilidad de la Oficina de Registro Principal, que también inscribe diplomas profesionales y nombramientos de empleados públicos. De esta manera, queda en evidencia la dispersión de la información civil, la cual no esta preservada adecuadamente y se encuentra en condiciones de difícil recuperación.

El objetivo general de este programa fue apoyar la modernización del sistema de registros y notarías de Venezuela, con el propósito de salvaguardar las informaciones del registro de las personas naturales y mercantiles, y de los bienes muebles e inmuebles; además de proveer mejores servicios a la población.

4) Propuesta de Filosofía de Gestión y Estructura Organizativa del Servicio Autónomo Dirección Nacional de Registros y del Notariado. Realizado por la Comisión de Reorganización de Registros y Notarías del Ministerio del Interior y Justicia. Año: 2005. Documento en formato digital.

El Proyecto de Transformación y Modernización del Servicio de Registros y Notarías tuvo por finalidad modernizar y automatizar el servicio prestado por estas oficinas. Este trabajo estaba previsto en el país desde 1993, fecha en que se promulgó la Ley de Registro Público, donde se especificó por mandato legal la digitalización y almacenamiento documental de la información contenida en las oficinas de Registros y Notarías del país e implementar una mejor utilización y almacenamiento de registros históricos.

A tales fines, se requería controlar el pago de emolumentos y aranceles, así como el mejoramiento significativo del servicio al ciudadano, con procesos más rápidos y eficientes, obteniendo con esto ahorros sustanciales en la operación de los Registros y Notarías debido a la automatización de procesos claves. Todos estos procesos estaban contemplados en el Decreto No. 1.554 con Fuerza de Ley de Registro Público y del Notariado, publicado en fecha 30 de Noviembre del 2001, en donde se especificó claramente la creación de la Dirección Nacional de Registros y del Notariado, como Servicio Autónomo.

El estudio, tenía como propósito esencial: Realizar una evaluación organizacional integral de las unidades del Ministerio del Interior y Justicia que forman parte del sistema de Registros y Notarias venezolano y así proponer una nueva configuración organizacional y una modernización del mismo, en el marco del proceso de Reestructuración del Ministerio de Interior y Justicia.

Se requirió entonces, desarrollar una propuesta de filosofía de gestión y el diseño de una nueva estructura organizativa que indicara el camino que permitiría alcanzar la visión deseada para el desarrollo eficiente, emitir una respuesta eficaz en los procesos involucrados en el nuevo marco institucional. Obteniendo con esto, avances sustanciales en la ejecución del servicio de los Registros y Notarías, debido a la automatización de procesos claves, así como el mejoramiento significativo del servicio al usuario, con acciones más expeditas.

Los objetivos específicos del estudio fueron:

• Identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la Dirección Nacional de Registros y Notarias y de las Oficinas de Registros Inmobiliarios, Mercantiles, Civiles y Notarias.

• Realizar un estudio integral de procesos, centrado en las diversas sedes (oficinas) de Registros y Notarias involucradas, y en la Dirección General de Registros y Notarias, a fin de identificar los elementos estratégicos que permitan diseñar la estructura organizacional del nuevo órgano rector de Registros y Notariados en el país.

• Crear propuesta de misión, visión, valores, objetivos estratégicos y principios adaptados al nuevo marco institucional.

• Diseñar una estructura organizativa del Servicio Autónomo y de las Oficinas, que permita operacionalizar todos los elementos que componen la Dirección Nacional de Registros y Notarias, y sus respectivas sedes.

• Proponer un plan de acción que permita formalizar y desarrollar la estructura propuesta.

Este estudio aplicó fases de la metodología de Planificación Estratégica, pero el objeto de estudio fue la Dirección de Registros y Notarías adscrita al Viceministerio de Seguridad Jurídica del entonces Ministerio del Interior y Justicia, con la finalidad de implantar una nueva estructura organizativa.

De los cuatro estudios, los dos primeros estudiaron las Oficinas de Registro Principal, uno bajo la óptica de calidad total y el otro desde una perspectiva jurídica, que generó un manual para los Registradores Principales. Los dos restantes, analizaron el Sistema Registral y Notarial de manera conjunta. Ninguno de los trabajos aplicó el enfoque de Planificación Estratégica a un tipo particular de Registro o Notaría Pública, o generó un Plan Estratégico.

2.4. Marco Institucional del Registro Principal del Distrito Capital

2.4.1. Definición y Caracterización del Registro Principal

Un Registro es la oficina donde se registran actos y contratos de los particulares o de las autoridades. También se entiende como registro, el libro en que se anotan unos y otros. Otra acepción del término es la que hace referencia a cada uno de los asientos, anotaciones o inscripciones de los actos y contratos. (Diccionario Jurídico Venezolano, 1997, Tomo III, 382).

Como puede observarse, el término tienen dos acepciones: el hecho generado al registrar[3]un acto jurídico –registro- y la institución en la cual se ejecuta esa acción.

Los Registros, pertenecen a la rama de la ciencia jurídica denominada derecho registral. Esta área del derecho, protege a las personas e instituciones y establece un conjunto de normas que tienden a formar un ordenamiento sistemático que garantiza la seguridad jurídica de los involucrados ante terceros. El efecto jurídico del acto registral es la fe pública. Los documentos públicos, de acuerdo con los artículos 1359 y 1360 del Código Civil hacen plena fe ante terceros. Esto es consecuencia del principio de la publicidad o fe pública registral, fundamento del derecho registral en general.

De acuerdo con el criterio expuesto por la Sala de Casación Civil del Tribunal Supremo de Justicia en la Decisión N° 2006-000122, del 06 de diciembre de 2006:

"la materia registral compete a la esfera del derecho público, por cuanto ésta es un función exclusiva del estado. La actividad registral es, sin duda, una importante función de servicio público, pues tiene la finalidad de garantizar y fortalecer los diferentes actos erga omnes[4]y por tanto es una actividad vinculada con el interés general".

Agregando la Decisión que, en opinión del autor Emilio Calvo Baca, respecto a la ubicación de la materia registral, el mismo asegura que "podemos ubicar al Derecho Registral en el campo del derecho público, formando parte de los entes públicos menores que constituyen la organización jurídica del Estado al servicio de la colectividad".

Existen, en la actualidad, 3 grandes categorías de registro; el registro de población, o repertorio nominativo de los habitantes de una parroquia o municipio; el registro inmobiliario donde se transcriben específicamente los actos de compra-venta o hipoteca de los bienes inmuebles y finalmente, un registro general de actas de diversa índole (mercantil, judicial, etc.) El registro de población, uno de los primeros instrumentos de estadística demográfica del cual se tenga conocimiento, estuvo vinculado en sus orígenes, en el marco de la civilización occidental, a la institución de la Iglesia. (Diccionario de Historia de Venezuela, 1997, Tomo III, 860).

En Venezuela, la actividad está distribuida en los Registros Principales, Públicos, Mercantiles, Civiles Municipales, Naval, Aeronáutico, de la Propiedad Intelectual y Electoral. Es importante destacar que solamente dependen del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, los tres primeros más las notarías.

El Registro Principal, no es un Registro del Estado Civil[5]ya que en el mismo no se inscriben en orden cronológico los nacimientos, matrimonios o defunciones, pero recibe y archiva los libros duplicados de nacimientos, matrimonios y defunciones, de los cuales expide copia certificada.

La actividad registral como tal, que ejecuta el Registro Principal es la inscripción de: La separación de cuerpos y bienes, salvo que se trate de bienes inmuebles y derechos reales, los cuales se harán por ante el Registro de Propiedad. Las interdicciones e inhabilitaciones civiles. Los títulos y certificados académicos, científicos, eclesiásticos y los despachos militares. Y los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado, exceptuando las cooperativas. La importancia de estos actos radica en que generan derechos y obligaciones ante terceros, de allí la necesidad de ser registrados.

El Registro Principal es un registro público ya que es un servicio de naturaleza pública, administrado por funcionarios con esa condición. Si bien en el Sistema Registral y Notarial se denominan Registros Públicos a los encargados de la inscripción y anotación de los actos o negocios jurídicos relativos al dominio y demás derechos reales que afecten los bienes inmuebles; los tres tipos de registro que son parte del Saren son públicos. Consideramos que la denominación apropiada del actual Registro Público debería ser Registro de la Propiedad (esto ayudaría a clarificar la materia).

Podemos afirmar entonces, que un Registro Principal, es un registro público, que tienen como atribuciones lo establecido en los Artículos 65 y 66 de la Ley de Registro Público y del Notariado. El mismo trata aspectos del derecho civil en cuanto a personas y obligaciones. Los documentos obtenidos en el mismo tienen fe plena ante terceros y son medios probatorios. A la vez que es una organización en la cual se resguarda información con carácter estratégico que está a disposición de quien lo solicite sin más limitaciones y requisitos que lo establecido en el marco legal venezolano.

La institución del Registro Principal (y en especial el del Distrito Capital) crea valor para los Usuarios, ya que al poder demostrar su estado civil mediante un documento auténtico ejerce su ciudadanía; lo que le genera deberes, pero a la vez le otorga derechos. De igual manera al inscribir los Títulos y Certificados Académicos permite dar fe pública acerca de los mismos. Esta Oficina de Registro, también facilita el ejercicio del estado de derecho ya que a través de la misma, el Estado cumple una función rectora en cuanto a la seguridad jurídica de los ciudadanos y de sus actuaciones.

2.4.2. Funciones del Registro Principal del Distrito Capital

Al ser el Registro Principal del Distrito Capital un ente de la Administración Pública Nacional, sus atribuciones están establecidas en la Ley. Sistematizando las mismas, se pueden establecer las diversas funciones que se ejecutan en esa Oficina de Registro.

De acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert (1996), una función se refiere a: "un grupo de actividades similares dentro de una organización. Estas se realizan con la finalidad de cumplir con la misión y, alcanzar metas y objetivos".

En este orden de ideas, el autor del presente trabajo, definió las siguientes funciones del Registro Principal del Distrito Capital:

• 1. Función de Protocolización: Las Oficinas de Registro Principal, cumplen una función de protocolización[6]mediante la cual se efectúa la inscripción de los siguientes actos: La separación de cuerpos y bienes, salvo que se trate de bienes inmuebles y derechos reales, los cuales se harán por ante el Registro de Propiedad (Registro Público). Las interdicciones e inhabilitaciones civiles. Los títulos y certificados académicos, científicos, eclesiásticos y los despachos militares. Los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado, exceptuando las cooperativas. Mediante esta función se da cumplimiento a lo establecido en los Artículos 65 y 66 de la Ley de Registro Público y del Notariado.

• 2. Función de Legalización: Esta función permite al Registro Principal, dar Fe acerca de la autenticidad de las firmas de las autoridades públicas en su jurisdicción. Esta acción no prejuzga acerca de la forma y el contenido de los documentos. Mediante esta función se cumple con lo establecido en el Artículo 65 de la Ley de Registro Público y del Notariado.

• 3. Función de Transcripción de la Información: Está función permite a los usuarios, obtener copias simples y certificadas de los documentos que reposan en el Archivo del Registro Principal del Distrito Capital. Esas copias, tienen validez legal como medios probatorios.

El Registro Principal recibe para resguardar y custodiar, los tomos duplicados de Nacimientos, Matrimonios, Defunciones e Inserciones de las Jefaturas Civiles del Distrito Capital. Los tomos duplicados de los Registros Públicos del Municipio Bolivariano Libertador de la ciudad de Caracas, Registros Mercantiles de la Circunscripción Judicial de Caracas y el estado Miranda, de las Notarías Públicas de Caracas y del Servicio Consular Venezolano. De igual manera, permanecen en el Archivo del RPDC, el tomo principal y el duplicado de las inscripciones efectuadas en esta Oficina de Registro. Hasta el año 1998, el Registro Principal recibía libros duplicados de todos los Registros Principales, Subalternos (hoy Públicos) y Mercantiles del país. De igual manera, le eran enviados expedientes judiciales.

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 65 de la Ley de Registro Público y del Notariado, el Registro Principal del Distrito Capital puede expedir copia simple y certificada de todos los documentos que reposan en sus Archivos.

• 4. Función de Gestión de la Información: Esta función permite procesar datos de manera de emitir información a los usuarios u organizaciones que lo soliciten, como por ejemplo: la emisión de Constancias de No Presentación o la Certificación de No Existencia de Documentos. Al Consejo Nacional Electoral en cuanto a los Nacimientos registrados en el extranjero, o al Instituto Nacional de Estadística al informarle la cantidad de títulos universitarios registrados en un periodo determinado. De igual manera, esta función está relacionada con el estampado de las Notas Marginales en los documentos que reposan en el archivo.

• 5. Función de Archivo: Un archivo es el conjunto de documentos que una organización produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. También hace referencia al espacio en el que se mantienen y custodian esos documentos.

De acuerdo con el Artículo 65 de la Ley de Registro Público y del Notariado, corresponde al Registro Principal recibir y mantener los duplicados de los asientos de los Registros Públicos, Registros Civiles Municipales y Parroquiales. Si bien este artículo no hace mención a los Registros Mercantiles, a las Notarías Públicas y al Servicio Consular, los mismos continúan enviando los duplicados para su custodia y resguardo. De igual manera, el Registro Principal está obligado a archivar la información que se genera en sus procesos operativos.

El Artículo 67 de la Ley de Registro Público y del Notariado, establece que Los registros civiles municipales están obligados a remitir al Registro Principal, cada quince días, la información actualizada de los asientos relativos a: Nacimientos, matrimonios, defunciones, las sentencias de divorcio, la nulidad de matrimonio, los reconocimientos de filiación, las emancipaciones, las adopciones; los actos relativos a la adquisición, modificación o revocatoria de la nacionalidad, la sentencia que declare la ausencia o presunción de muerte y las constancias de no presentaciones. También, Son responsables en su jurisdicción de informar al Registro Principal los nacimientos, matrimonios, defunciones y todo hecho que afecte el estado civil de las personas: Las Alcaldías, los Fiscales, el Tribunal y los Consejos de Protección del Niño, Niña y Adolescentes; y Las demás que indique la ley.

2.4.3. Evolución Histórica del Registro Principal del Distrito Capital

El Registro Público en Venezuela[7]como en Hispanoamérica tiene sus bases en la legislación colonial que se estableció para la regulación de los asientos de escrituras que demostrasen la realización de diversos actos públicos de los habitantes de las Indias. La organización de esa función se fundamentó en el Derecho Español establecido en las partidas de Alfonso XII y posteriormente el ordenamiento de Alcalá de Henares. En esos códices se consagró la figura del escribano público y de cabildo que escribiría de su puño y letra las escrituras y asumiría la función de custodio de los registros que se le encomendaran.

La expansión ultramarina española y la conformación de núcleos urbanos al estilo europeo en la realidad americana motivó el asentamiento de las instituciones que dieron el rango de ciudades a las diversas poblaciones fundadas en América, especialmente al cabildo, bajo cuya organización se adscribió el escribano. Las funciones principales del escribano consistían en asentar en primera instancia las actas del cabildo, luego los registros civiles y los expedientes procedentes de la administración de justicia.

Las escribanías españolas y las hispanoamericanas contemplaron en sus funciones el registro de nacimientos, muertes y matrimonios, que estuvo a cargo de los funcionarios eclesiásticos, amparados bajo un fuero específico que el estado Español de Indias reguló mediante la figura de Patronato Indiano, mediante esa diversidad de fueros, los registros parroquiales estuvieron a cargo de un notario que recogía en los libros, los asientos no específicamente de nacimientos, sino la administración de los sacramentos de bautismo, matrimonios, extremaunción, en los cuales se expresaban los nacimientos, los enlaces conyugales, y las defunciones de los habitantes de una parroquia, los cuales eran remitidos a los obispados o arzobispados respectivos.

En Venezuela surgen las primeras escribanías hacia el siglo XVI. Los escribanos, cobraban por los derechos del papel sellado y los costos de impuestos por concepto de registros. Durante el siglo XVIII, hubo numerosas ausencias de escribanos, por lo cual se hicieron registros bajo la presencia de alcaldes ordinarios, jueces cartularios y testigos. Los escribanos eran auxiliados por los escribientes, personal que era preparados en la presentación formal de la escritura, el asiento de notas marginales, el reconocimiento de firmas, el asiento de sellos y lacres, especialmente en testamentos, vales y libranzas.

En el siglo XIX, se mantuvo la figura y las funciones del escribano a pesar de las transformaciones políticas suscitadas con la ruptura del orden colonial y la conformación de la República. Durante el periodo que Venezuela estuvo adscrita a la República de Colombia, se emitió en 1824, un decreto que regulaba las funciones de escribanías.

En el periodo colonial y primeros años de existencia de la República de Venezuela, los escribanos incluyeron en los libros de Protocolos todas las escrituras que comprendiesen los registros civiles, entre las que se hallaban: compraventas, testamentos, donaciones y transacciones comerciales. Se separaban por ramos los registros civiles, compuestos por dos ramos, los protocolos y las testamentarias o mortuorias, los penales divididos en estupro, rapto, hurto y homicidio, heridas y causas de incidencia. Otros ramos fueron los recursos de fuerza, inquisición y real hacienda.

En 1835, el estado Venezolano reglamentó y organizó el registro público civil, discriminando los protocolos por áreas: Protocolo Primero, compra –venta, Protocolo Segundo, poderes; Protocolo Tercero, testamentos, Protocolo Cuarto, censos y prestamos; Protocolo Quinto, Cancelaciones. Protocolo Sexto, Contratos. Protocolo Séptimo, reclamaciones; Protocolo Octavo, publicaciones de leyes. Protocolo Noveno, fianzas y Protocolo Décimo, otros negocios. Se elimina la figura del escribano y se crea la de Registrador Principal y la de los Registradores Subalternos. Estas reformas se mantuvieron hasta 1874.

En la década de los setenta del siglo XIX la secularización de los bienes eclesiásticos y el liberalismo que caracterizó el período Guzmancista, originó que los Registros Públicos Eclesiásticos, fueran considerados no válidos para los efectos de las transacciones civiles, la eliminación del fuero eclesiástico en este ámbito, posibilitó que el estado asumiera el registro de los nacimientos y las defunciones, y con la creación del matrimonio civil, se dio origen a sus correspondientes libros, funciones que fueron asignadas a los prefectos mediante la ley del 06 de mayo de 1874.

En esa Ley se estableció la creación de una Oficina de Registro Principal en cada una de las cabeceras de estado y una de registro subalterno en los cantones de cada uno de los estados. El Registro Principal estaría a cargo de un Registrador Principal.

Lo que hoy se conoce como Registro Principal del Distrito Capital, fue –de acuerdo con la Ley de Registro Público del 24 de mayo de 1836- el Registro de la Provincia de Caracas. Anteriormente este Registro tenía como ámbito de jurisdicción el territorio del Distrito Federal pero, con la aprobación de la Constitución Nacional de 1999, y la creación de las figuras del Distrito Metropolitano y Distrito Capital, la jurisdicción del Registro es la que corresponde al Municipio Libertador del Distrito Capital, anterior Distrito Federal.

En 1943, se sanciona la Ley de Registro Público que estuvo vigente hasta 1993, al igual que la anterior se estipula la existencia de una Oficina de Registro Principal en la capital de cada estado y las de Registro Subalterno en la cabecera de cada distrito, y somete la jurisdicción de los registros públicos no a las gobernaciones de estado sino al Ministerio de Justicia.

La Ley promulgada el 30 de diciembre de 1993, vigente a partir de marzo de 1994, crea el Servicio Autónomo sin Personalidad Jurídica que les permitía a las oficinas de registro funcionar con autonomía de gestión financiera, presupuestaria y contable, asumiendo todos sus gastos operativos y de inversión.

En el año de 1999 se sanciona la Ley de Registro Público, que estableció que la institución de Registro Público a la que hace referencia el Código Civil, funcionaría por medio de Oficinas Principales y Subalternas de Registro. Tanto en la Capital de la República como en cada una de las Capitales de los Estados, funcionaría una Oficina Principal de Registro; y en cada uno de los Municipios del Distrito Federal y de los Municipios de los Estados, habría por lo menos una Oficina Subalterna, la cual tenía su sede en la ciudad cabecera o en otra población importante del Municipio. Las dependencias federales estaban adscritas para los efectos del Registro, a la jurisdicción de la Oficina Subalterna de Registro del Municipio Vargas del Distrito Federal.  De acuerdo con esta ley la denominación de esta Oficina de Registro era la de Registro Principal del Distrito Federal del Municipio Libertador.

De acuerdo con la Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en Gaceta Oficial Nº 37.333 de fecha 27 de noviembre de 2001, la denominación de esta Oficina cambió a la de Registro Civil del Distrito Capital, correspondiéndole la inscripción de los siguientes actos: partidas de nacimiento, matrimonio y defunción, sentencias de divorcio, la separación de cuerpos y bienes; la nulidad de matrimonio, los reconocimientos de filiación, las adopciones, las emancipaciones, las interdicciones e inhabilitaciones civiles, los actos relativos a la adquisición, modificación o revocatoria de la nacionalidad; la designación de tutores, curadores o consejos de tutela. La sentencia que declare la ausencia o presunción de muerte y, los títulos académicos, científicos, eclesiásticos y los despachos militares. No se establecía en esa norma, la facultad de legalizar la firma de los funcionarios públicos. En está ley la facultad de inscripción de actos, era la misma que la de las Jefaturas Civiles y Oficinas de Registro Civil Municipal.

La reforma de la Ley de Registro Público y del Notariado, aparecida en Gaceta Oficial Nº 5.833 extraordinaria del 22 de diciembre de 2006, cambia la denominación de los registros, pasando a llamarse nuevamente esta oficina Registro Principal del Distrito Capital, estando por mandato de ley obligada a inscribir los actos siguientes: la separación de cuerpos y bienes, salvo que se trate de bienes inmuebles y derechos reales. Las interdicciones e inhabilitaciones civiles. Los títulos y certificados académicos, científicos, eclesiásticos y los despachos militares; las asociaciones civiles, las fundaciones y corporaciones de carácter privado. La legalización de firmas de las autoridades públicas en el ámbito de su jurisdicción y, la expedición de copias simples y certificadas de los asientos y duplicados de los documentos que reposan en sus archivos.

A partir del primero de marzo del año 2008, los Registros y Notarías perdieron el rango de Servicios Autónomos Sin Personalidad Jurídica con la puesta en funcionamiento por parte del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren), como ente rector del Sistema Registral y Notarial venezolano.

2.5. Marco Legal de la Investigación

1) Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Artículo 56: Toda persona tiene derecho a un nombre propio, al apellido del padre y al de la madre y a conocer la identidad de los mismos. El Estado garantizará el derecho a investigar la maternidad y la paternidad.

Toda persona tiene derecho a ser inscrita gratuitamente en el registro civil después de su nacimiento y a obtener documentos públicos que comprueben su identidad biológica, de conformidad con la ley. Estos no contendrán mención alguna que califique la filiación.

Artículo 105: La ley determinará las profesiones que requieren título y las condiciones que deben cumplirse para ejercerlas, incluyendo la colegiación.

Artículo 117: Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de calidad, así como una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y características de los productos y servicios que consumen, a la libertad de elección y a un trato equitativo y digno. La Ley establecerá los mecanismos necesarios para garantizar esos derechos, las normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios, los procedimientos de defensa del público consumidor, el resarcimiento de los daños ocasionados y las sanciones correspondientes por la violación de estos derechos.

Artículo 141: La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamente en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.

Artículo 156: Es de la competencia del Poder Público Nacional: Numeral 32: (…) la legislación en materia de notarías y registro público.

Artículo 293: El Poder Electoral tiene por funciones: Numeral 7: Mantener, organizar y supervisar el registro civil y electoral.

Artículo 299: El régimen socioeconómico de la República Bolivariana de Venezuela se fundamenta en los principios de justicia social, democracia, eficiencia, libre competencia, protección del ambiente, productividad y solidaridad, a los fines de asegurar el desarrollo humano integral y una existencia digna y provechosa para la colectividad. El Estado, conjuntamente con la iniciativa privada, promoverá el desarrollo armónico de la economía nacional con el fin de generar fuentes de trabajo, alto valor agregado nacional, elevar el nivel de vida de la población y fortalecer la soberanía económica del país, garantizando la seguridad jurídica, solidez, dinamismo, sustentabilidad, permanencia y equidad del crecimiento de la economía, para lograr una justa distribución de la riqueza mediante una planificación estratégica democrática, participativa y de consulta abierta.

2) Código Civil de Venezuela.

Libro Primero: De las Personas.

Título X: De la interdicción y de la Inhabilitación.

Capítulo I: De la Interdicción.

Capítulo II: De la inhabilitación.

Título XI: De los actos que deben registrarse y Publicarse en Materia de Tutelas, Curatelas, Emancipación, Interdicción e Inhabilitación.

Título XIII: Del Registro del Estado Civil.

Capítulo I: De las Partidas en General.

Capítulo II: Del Registro de Nacimiento y de los demás Actos que deben constar en El.

Capítulo III: De las Partidas de Matrimonio.

Capítulo IV: De las Partidas de Defunción.

Capítulo V: De los Registros del Estado Civil de los Militares en Campaña.

Capítulo VI: De la Revisión y Archivo de los Libros del Registro Civil.

Capítulo VII: De las Rectificaciones de los Registros del Estado Civil de la Inserción y Efectos de los Actos Judiciales sobre Estado y Capacidad de las Personas.

Capítulo VIII: De las Sanciones Administrativas.

Capítulo IX: Disposiciones Finales.

Libro Tercero: De las Maneras de Adquirir y Transmitir la Propiedad y Demás Derechos.

Título III: De las Obligaciones.

Capítulo V: De la Prueba de las Obligaciones y de su Extinción.

Sección I: De la Prueba por Escrito.

Título XXII: Del Registro Público.

Capítulo I: Disposiciones Generales.

Capítulo II: Reglas Particulares.

Sección I: De los Títulos que deben Registrarse.

Sección II: De la Forma de Registro.

Sección III: De la Publicidad del Registro.

3) Ley Orgánica de Planificación (LOP).

Artículo 1: El presente Decreto Ley tiene por objeto establecer las bases y lineamientos para la construcción, la viabilidad, el perfeccionamiento y la organización de la planificación en los diferentes niveles territoriales de gobierno, así como el fortalecimiento de los mecanismos de consulta y participación democrática en la misma.

Artículo 2: Se entiende por planificación, la tecnología permanente, ininterrumpida y reiterada del Estado y la sociedad, destinada a lograr su cambio estructural de conformidad con la Constitución de la República.

Artículo 3: Las disposiciones del presente Decreto Ley son aplicables a los órganos y entes de la Administración Pública, así como a las empresas, fundaciones, asociaciones y sociedades civiles del Estado.

Artículo 12: La planificación debe ser perfectible, para ello deben evaluarse sus resultados, controlar socialmente su desarrollo, hacerle seguimiento a la trayectoria, medir el impacto de sus acciones y, simultáneamente, incorporar los ajustes que sean necesarios.

Artículo 22: A fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del presente Decreto Ley, los órganos y entes de la Administración Pública deben remitir al Ministerio de Planificación y Desarrollo, la información referente a sus programas de inversión, planes operativos y respectivos presupuestos.

Artículo 40: Los órganos y entes de la Administración Pública, con excepción de las empresas del Estado, deben establecer en sus respectivos planes y proyectos de presupuesto, las responsabilidades, los servicios que prestan, las metas y las cuotas presupuestarias contempladas en el Plan Operativo Anual Nacional.

Artículo 48: El Plan Nacional de Desarrollo Institucional define los objetivos, estrategias, políticas, medidas, metas y proyectos para el desarrollo y modernización de la Administración Pública.

Artículo 50: Cada uno de los órganos y entes de la Administración Pública deben elaborar su respectivo Plan Operativo, donde se concreten los programas, proyectos y acciones a desarrollar en el año fiscal correspondiente, en conformidad con las directrices del Plan Operativo Anual Nacional.

4) Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP).

Artículo 5: La Administración Pública está al servicio de las personas, y su actuación estará dirigida a la atención de sus requerimientos y la satisfacción de sus necesidades, brindando especial atención a las de carácter social. La Administración Pública debe asegurar a todas las personas la efectividad de sus derechos cuando se relacionen con ella. Además, tendrá entre sus objetivos la continua mejora de los procedimientos, servicios y prestaciones públicas, de acuerdo con las políticas que se dicten.

Artículo 7: Las personas en sus relaciones con la Administración Pública tendrán los siguientes derechos (…):

4. Obtener copias certificadas de expedientes o documentos en los términos previstos en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica y demás normativa aplicable.

8. Acceder a los archivos y registros de la Administración Pública en los términos previstos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y demás normativa aplicable.

Artículo 10: La actividad de la Administración Pública se desarrollará con base en los principios de economía, celeridad, simplicidad, rendición de cuentas, eficacia, eficiencia, proporcionalidad, oportunidad, objetividad, imparcialidad, participación, honestidad, accesibilidad, uniformidad, modernidad, transparencia, buena fe, paralelismo de la forma y responsabilidad en el ejercicio de la misma, con sometimiento pleno a la ley y al derecho, y con supresión de las formalidades no esenciales.

La simplificación de los trámites administrativos, así como la supresión de los que fueren innecesarios será tarea permanente de los órganos y entes de la Administración Pública, de conformidad con los principios y normas que establezca la ley correspondiente.

Artículo 18: El funcionamiento de los órganos y entes de la Administración Pública se sujetará a las políticas, estrategias, metas y objetivos que se establezcan en los respectivos planes estratégicos, compromisos de gestión y lineamientos dictados conforme a la planificación centralizada. Igualmente, comprenderá el seguimiento de las actividades, así como la evaluación y control del desempeño institucional y de los resultados alcanzados.

Artículo 19: La actividad de los órganos y entes de la Administración Pública perseguirá el cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las normas, planes y compromisos de gestión, bajo la orientación de las políticas y estrategias establecidas por la Presidenta o Presidente de la República, la Comisión Central de Planificación, la Gobernadora o Gobernador, la Alcaldesa o Alcalde, según fuere el caso. La actividad de las unidades administrativas sustantivas de los órganos y entes de la Administración Pública se corresponderá y ajustará a su misión, y la actividad desarrollada por las unidades administrativas de apoyo técnico y logístico se adaptará a la de aquellas.

Artículo 26: Toda competencia atribuida a los órganos y entes de la Administración Pública será de obligatorio cumplimiento y ejercida bajo las condiciones, limites y procedimientos establecidos; será irrenunciable, indelegable, improrrogable y no podrá ser relajada por convención alguna, salvo los casos expresamente previstos en las leyes y demás actos normativos.

Toda actividad realizada por un órgano o ente manifiestamente incompetente, o usurpada por quien carece de autoridad pública, es nula y sus efectos se tendrán por inexistentes. Quienes dicten dichos actos, serán responsables conforme a la ley, sin que les sirva de excusa órdenes superiores.

Artículo 151: Los órganos y entes de la Administración Pública podrán incorporar tecnologías y emplear cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático para el cumplimiento de sus fines. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la misma validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por ley y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Artículo 170: Todo aquel que presentare petición o solicitud ante la Administración Pública tendrá derecho a que se le expida copia certificada del expediente o de sus documentos, de conformidad con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la ley respectiva.

5) Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal.

Artículo 5: La función de control estará sujeta a una planificación que tomará en cuenta los planteamientos y solicitudes de los órganos del Poder Público, las denuncias recibidas, los resultados de la gestión de control anterior, así como la situación administrativa, las áreas de interés estratégico nacional y la dimensión y áreas críticas de los entes sometidos a su control.

Artículo 35: El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.

Artículo 37: Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos, para el funcionamiento del sistema de control interno.

Artículo 91: Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuación (…):

10. La falta de planificación, así como el cumplimiento injustificado de las metas señaladas en los correspondientes programas o proyectos.

29. Cualquier otro acto, hecho u omisión contrario a una norma legal o sublegal al plan de organización, las políticas, normativa interna, los manuales de sistemas y procedimientos que comprenden el control interno.

6) Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.

Artículo 131: El Sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las norma legales, salvaguardar los recursos y bienes que integren el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con la política prescrita y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas.

Artículo 132: El sistema de Control interno de cada organismo será integral e integrado, abarcará los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así como la evaluación de programas y proyectos, y estará fundado en criterios de economía, eficiencia y eficacia.

7) Ley de Registro Público y del Notariado (LRPN).

Artículo 1: El objeto de esta Ley es regular la organización, el funcionamiento, la administración y las competencias de los registros principales, mercantiles, públicos y de las notarías.

Artículo 2: Esta Ley tiene como finalidad garantizar la seguridad jurídica, la libertad contractual y el principio de legalidad de los actos o negocios jurídicos, bienes y derechos reales.

Para el cumplimiento de las funciones registrales y notariales, de las formalidades y solemnidades de los actos o negocios jurídicos, se aplicarán los mecanismos y la utilización de los medios electrónicos consagrados en la Ley.

Artículo 3: Aplicación. Con el fin de garantizar el fiel cumplimiento de los servicios que prestan, los registros y las notarías deberán observar en sus procedimientos los principios registrales enunciados en esta Ley.

Artículo 4: Principio de rogación. La presentación de un documento dará por iniciado el procedimiento registral, el cual deberá ser impulsado de oficio hasta su conclusión, siempre que haya sido debidamente admitido.

Artículo 5: Principio de prioridad. Todo documento que ingrese al Registro deberá inscribirse u otorgarse con prelación a cualquier otro presentado posteriormente, salvo las excepciones establecidas en esta Ley.

Artículo 6: Principio de especialidad. Los bienes y derechos inscritos en el Registro, deberán estar definidos y precisados respecto a su titularidad, naturaleza, contenido y limitaciones.

Artículo 7: Principio de consecutividad. De los asientos existentes en el registro, relativos a un mismo bien, deberá resultar una perfecta secuencia y encadenamiento de las titularidades del dominio y de los demás derechos registrados, así como la correlación entre las inscripciones y sus modificaciones, cancelaciones y extinciones.

Artículo 8: Principio de legalidad. Sólo se inscribirán en el Registro los títulos que reúnan los requisitos de fondo y forma establecidos por la ley.

Artículo 9: Principio de publicidad. La fe pública registral protege la verosimilitud y certeza jurídica que muestra sus asientos. La información contenida en los asientos de los registros es pública y puede ser consultada por cualquier persona.

Artículo 10: Se crea el Servicio Autónomo de Registros y Notarías, sin personalidad jurídica, que depende jerárquicamente del Ministerio del Interior y Justicia, y es el órgano encargado de forma autónoma de la planificación, organización, coordinación, inspección, vigilancia, procedimiento y control sobre todas las oficinas de registros y notarías del país.

Artículo 15: Cada Registro está a cargo de un Registrador o Registradora titular, a quien es funcionario o funcionaria del Ministerio del Interior y Justicia, adscrito o adscrita al Servicio Autónomo de Registros y Notarías y es responsable del funcionamiento de su dependencia.

Artículo 22: Requisito de admisión. Todo documento que se presente por ante los registros y notarías deberá ser redactado y visado por abogado o abogada debidamente colegiado y autorizado para el libre ejercicio profesional.

Artículo 24: Firma electrónica. La firma electrónica de los registradores o registradoras y notarios o notarías tendrá la misma validez y eficacia probatoria que la ley otorga.

Artículo 23: Todos los soportes físicos del sistema registral y notarial actual se digitalizarán y se transferirán a las bases de datos correspondientes. El proceso registral y notarial podrá ser llevado a cabo íntegramente a partir de un documento electrónico.

Artículo 25: La misión de los registros es garantizar la seguridad jurídica de los actos y de los derechos inscritos, con respecto a terceros, mediante la publicidad registral.

Artículo 26: Publicidad registral. La publicidad registral reside en la base de datos del sistema automatizado de los registros, en la documentación archivada que de ellas emanen y en las certificaciones que se expidan.

Artículo 27: Efectos jurídicos. Los asientos e informaciones registrales contenidos y emanados oficialmente del sistema registral, surtirán todos los efectos jurídicos que corresponden a los documentos públicos.

Artículo 32: Digitalización de imágenes. Las imágenes de los testimonios notariales y de los documentos que ingresan al Registro, serán digitalizadas y relacionadas tecnológicamente por el sistema. Estas imágenes serán incorporadas en la base de datos y podrán ser consultadas de manera simultánea con los asientos registrales y notariales relacionados.

Artículo 64: Organización. La organización del Registro Principal, que podrá estar integrada por registros territoriales y por un Registro Principal Central, será definida en el reglamento correspondiente.

Artículo 65: Corresponde al Registro Principal efectuar la inscripción de los actos siguientes:

1. La separación de cuerpos y bienes, salvo que se trate de bienes inmuebles y derechos reales, los cuales se harán por ante el Registro de Propiedad.

2. Las interdicciones e inhabilitaciones civiles.

3. Los títulos y certificados académicos, científicos, eclesiásticos y los despachos militares.

4. Los demás previstos en la ley.

Los registradores o registradoras principales deberán efectuar el acto de legalización de firmas de las autoridades públicas dentro de su jurisdicción.

Igualmente, corresponde al Registro Principal recibir y mantener los duplicados de los asientos de los registros públicos, registros civiles municipales y parroquiales y expedir copias certificadas y simples de los asientos y duplicados de los documentos que reposan en sus archivos.