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Enfoque estratégico aplicado al registro principal del Distrito Capital Caracas – Venezuela (página 3)

Enviado por Miguel Natera


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Artículo 66: El Registro Principal, a través de una sección registral, inscribirá los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado, exceptuando las cooperativas.

Artículo 67: Remisión. Los registros civiles municipales están obligados a remitir al Registro Principal, cada quince días, la información actualizada de los asientos relativos a:

1. Nacimientos.

2. Matrimonios.

3. Defunciones.

4. Las sentencias de divorcio.

5. La nulidad del matrimonio.

6. Los reconocimientos de filiación.

7. Las emancipaciones.

8. Las adopciones.

9. Los actos relativos a la adquisición, modificación o revocatoria de la nacionalidad.

10. La sentencia que declare la ausencia o presunción de muerte.

11. Las constancias de no presentaciones.

Artículo 68: Instituciones auxiliares. Son responsables en su jurisdicción de informar al Registro Principal los nacimientos, matrimonios, defunciones y todo hecho que afecte el estado civil de las personas:

1. Las alcaldías.

2. Los fiscales de niños, niñas y adolescentes, el Tribunal de Protección del Niño, Niña o Adolescente y los Consejos de Protección del Niño, Niña y Adolescentes.

3. Las demás que indique la ley.

Artículo 84: De las tasas. Las oficinas de Registro Principal y las oficinas de Registro Público, cobrarán las siguientes tasas por concepto de prestación del servicio, destinado al Servicio Autónomo de Registros y Notarías:

1. Una décima de unidad tributaria (0,1 U.T.) por el primer año y cinco centésimas de unidad tributaria (0,05 U.T.) por cada uno de los años siguientes, por la solicitud de documentos o expedientes, cuando no se indique con exactitud el nombre del otorgante, el año en que se otorgó el documento y la oficina en que se registró. Cuando se dieren estas indicaciones nada se cobrará al interesado, a menos que se encuentre el documento sin estar de acuerdo con los datos suministrados.

2. Dos unidades tributarias (2 U.T.) por el primer año y cuatro décimas de unidad tributaria (0,4 U.T.) por cada uno de los años siguientes, que abarque las averiguaciones que deban llevarse en los libros o registros electrónicos, para certificar si una propiedad ha sido o no hipotecada o gravada en cualquier otra forma, o si ha sido enajenada. Los mismos derechos se cobrarán por certificar si existe registrado cualquier acto, título o contrato del que se pida constancia.

3. Dos unidades tributarias (2 U.T.) por la certificación que se expida de los expedientes, planos o documentos de cualquier especie archivados o inscritos en la respectiva oficina. Correrán a cargo del interesado los honorarios del ingeniero o fotógrafo que haga las copias o reproducciones.

4. Cinco décimas de unidad tributaria (0,5 U.T.) por el primer folio y tres décimas de unidad tributaria (0,3 U.T.) por cada uno de los siguientes, por las copias certificadas de documentos inscritos.

5. Tres centésimas de unidad tributaria (0,03 U.T.) por cada folio de las copias o reproducciones simples de los documentos inscritos.

6. Dos unidades tributarias (2 U.T.) por la comprobación o legalización de cada firma.

7. Como derecho de procesamiento de documentos de venta, constitución de hipotecas, cesiones, dación o aceptación en pago, permutas, adjudicaciones de bienes inmuebles en remate judicial, particiones de herencias, de sociedades o de compañías, y cualquier otro contrato o transacción en que la prestación consista como arrendamientos, rentas vitalicias, censos, servidumbres y otros semejantes, aportaciones de bienes inmuebles, muebles u otros derechos para la formación de sociedades:

a) Hasta dos mil unidades tributarias (2.000 U.T.), el cero coma veinte por ciento (0,20%).

b) Desde dos mil una unidades tributarias (2.001 U.T.) hasta tres mil quinientas unidades tributarias (3.500 U.T.), el cero coma veinticinco por ciento (0,25%).

c) Desde tres mil quinientas una unidades tributarias (3.501 U.T.) hasta cuatro mil quinientas unidades tributarias (4.500 U.T.), el cero coma treinta por ciento (0,30%).

d) Desde cuatro mil quinientas una unidades tributarias (4.501 U.T.) hasta seis mil quinientas unidades tributarias (6.500 U.T.), el cero coma treinta y cinco por ciento (0,35%).

e) Desde seis mil quinientas una unidades tributarias (6.501 U.T.) en adelante, el cero coma cuarenta por ciento (0,40%).

8. Tres centésimas de unidad tributaria (0,03 U.T.) por cada folio de los documentos presentados para su inscripción por concepto de gastos del servicio de fotocopiado.

9. Cinco centésimas de unidad tributaria (0,05 U.T.) por cada testigo instrumental designado por el Registrador o Registradora, si el interesado o interesada no lo presenta.

10. Una unidad tributaria (1 U.T.) por los recaudos que deban agregarse al cuaderno de comprobantes.

11. Ocho décimas de unidad tributaria (0,8 U.T.) por el primer folio y dos décimas de unidad tributaria (0,2 U.T.) por los folios siguientes por la trascripción de un documento manuscrito al sistema computarizado o por su digitalización.

12. Una unidad tributaria (1 U.T.) por cada nota que deba estamparse al margen de los contratos y actos inscritos anteriormente, de conformidad con las disposiciones del Código Civil o leyes especiales.

13. Una unidad tributaria (1 U.T.) por la cita que deba hacerse en las notas de registro cuando se trate de actos traslativos de la propiedad de inmuebles o derechos reales sobre los mismos, o que impongan gravámenes o limitaciones sobre los mismos bienes y el interesado no indique del o de los títulos de propiedad inmediatamente anteriores.

14. Tres unidades tributarias (3 U.T.) por el registro de poderes especiales y generales e iguales derechos por el de sus respectivas sustituciones, revocatorias y renuncias; así como la misma cantidad por todo contrato, transacción o acto que verse sobre derechos no apreciables en dinero.

15. Dos y media unidades tributarias (2,5 U.T.) por la inscripción de los títulos y certificados académicos, científicos y eclesiásticos, así como los despachos militares.

16. Como derecho de procesamiento por la inscripción de asociaciones y sociedades civiles: por un folio, dos unidades tributarias (2 U.T.); por dos folios, tres unidades tributarias (3 U.T.); por tres folios, cinco unidades tributarias (5 U.T.); por cuatro folios, siete unidades tributarias (7 U.T.); por cinco folios, nueve unidades tributarias (9 U.T.); por seis folios once unidades tributarias (11 U.T.); y por más de seis folios, trece unidades tributarias (13 U.T.).

17. Como derecho de procesamiento para la inscripción de sentencias de divorcios, separación de cuerpos, interdicciones civiles, inhabilitaciones civiles y nulidad del matrimonio: por un folio, seis unidades tributarias (6 U.T.); dos folios, ocho unidades tributarias (8 U.T.); tres folios, diez unidades tributarias (10 U.T.); cuatro folios, doce unidades tributarias (12 U.T.); cinco folios, catorce unidades tributarias (14 U.T.); seis folios, dieciséis unidades tributarias (16 U.T.); y más de seis folios, dieciocho unidades tributarias (18 U.T.).

18. Dos y media unidades tributarias (2,5 U.T.) por el sellado de libros.

19. Como derecho de procesamiento de inscripción de capitulaciones matrimoniales cinco unidades tributarias (5 U.T.).

Una copia de este artículo en letras de tamaño no menor de un (1) centímetro, expresado en unidades tributarias y su conversión en valores monetarios corrientes, se fijará en un lugar visible al público en todas las oficinas de registro, bajo pena de multa de cien unidades tributarías (100 U.T.), que será impuesta al Registrador o Registradora titular, la cual deberá ser enterada al Servicio Autónomo de Registros y Notarías en un lapso no mayor a treinta días.

Artículo 85: Procesamiento. Los Registradores o Registradoras no podrán cobrar más de una y media unidad tributaria (1,5 U.T.) por el total de las cantidades correspondientes a derechos de procesamiento, notas marginales y tasas, cuando el valor de la operación que haya de inscribirse sea inferior a doscientas unidades tributarias (200 U.T.).

Una copia de este artículo en letras de tamaño no menor de un (1) centímetro, expresado en unidades tributarias y su conversión en valores monetarios corrientes, se fijará en un lugar visible al público en todas las oficinas de registro, bajo pena de multa de cien unidades tributarias (100 U.T.), que será impuesta al Registrador o Registradora titular, la cual deberá ser enterada al Servicio Autónomo de Registros y Notarías en un lapso no mayor a treinta días.

8) Ley del Sistema Venezolano para la Calidad.

Artículo 8: Los órganos del Poder Público están obligados a proveer a las personas bienes y servicios de calidad y a tal efecto establecerán los mecanismos apropiados para la producción y prestación de los mismos.

2.6. Definición de Términos

Administración Pública: Es un elemento básico del Estado. Está formada por un conjunto de organismos que actúan bajo las órdenes de los Poderes Públicos, encargados de dictar y aplicar las disposiciones necesarias para el cumplimiento de las leyes, el fomento de los intereses públicos y las resoluciones de los ciudadanos que se produzcan. Definición adaptada por el Autor con base en la hecha por María Amparo de la Encarnación Gabín.

Amenazas: Hace referencia a las tendencia y sucesos económicos, sociales, culturales, demográficos, ambientales, políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y competitivos que pudieran dañar en forma significativa a una empresa en el futuro. Están más allá del control de la empresa. [12].

Asociaciones: Son las personas de tipo asociativo que no tienen por objeto un fin de lucro para sus miembros lo que no excluye que el ente pueda realizar actividades lucrativas como medio para alcanzar sus fines propios. [1].

Calidad: Grado en que un conjunto de características inherentes a bienes y servicios cumple con unas necesidades o expectativas establecidas, generalmente implícitas u obligatorias (requisitos). [26].

Copia Certificada: es la que traslada literalmente lo escrito en algún libro, papel, borrador o escritura matriz, previamente otorgado por funcionario competente haciendo fe como el original registrado o archivado. Definición del Autor.

Corporaciones de carácter privado: El legislador menciona a las corporaciones, pero no las define. La doctrina las caracteriza porque en ellas predomina el interés público sobre el interés privado y porque son creadas o reconocidas por una ley que regula su funcionamiento. Pero, como el Código Civil dispone que las corporaciones adquieren la personalidad jurídica con la protocolización de su acta constitutiva, no debería decirse que son creadas o reconocidas por la ley, sino que la ley ordena crearlas o las reconoce (si ya existen). No todo lo que se llama corporación en lenguaje ordinario es una corporación en sentido jurídico. [1].

Debilidades: Son las actividades que la empresa puede controlar y cuyo desempeño se califica como excelente o deficiente. La identificación de las debilidades en las áreas funcionales es una actividad estratégica básica. [12].

Estado Civil: Es la situación Jurídica que la persona tiene en la sociedad, en orden a sus relaciones de familia en cuanto le impone ciertas obligaciones y le confiere determinados derechos civiles. Toda persona hace parte de una familia; a su vez estas familias conforman una sociedad, la sociedad necesita de un Estado como ente ordenador y regulador de la convivencia social. El individuo ante el Estado, la sociedad y la familia, se encuentra en diversas situaciones que le generan derechos y obligaciones recíprocas, de tal forma que el estado civil es la situación jurídica que la persona tiene frente al estado, la familia y la sociedad en la cual se desenvuelve. [16].

Eficacia: Una relación de logro (en el sentido de alcanzar las metas propuestas) que toma la forma del cociente: logro / plan. [38]. (Para Peter Drucker la eficacia es hacer las cosas correctas).

Eficiencia: Una relación de costo (en el sentido de la totalidad de los insumos empleados) que toma la forma del cociente: costos reales / costos programados. [38]. (Para Peter Drucker la eficiencia es hacer las cosas bien).

Efectividad: Una relación de impacto (en el sentido de las consecuencias internas y externas de la gestión) que toma la forma del cociente: impacto real / impacto esperado. [38].

Estrategia:

  • Son los medios por los cuales se logran los objetivos a largo plazo. [12].

  • El ajuste que una empresa hace entre sus habilidades y recursos internos con las oportunidades y riesgos creados por sus factores externos. [12].

Fortalezas: Son las actividades que la empresa puede controlar y cuyo desempeño se califica como excelente o deficiente. La identificación de las fortalezas en las áreas funcionales es una actividad estratégica básica. [12].

Fundación: Es una persona jurídica determinada, distinta del fundador o fundadores, y conserva su identidad aun cuando cambien los bienes que la integran o se modifiquen sus estatutos. [1].

Inhabilitación: la inhabilitación (civil) consiste en una privación limitada de la capacidad negocial en razón de un defecto intelectual que no sea tan grave como para originar la interdicción o en razon de prodigalidad (consumo de la propia hacienda, gastando excesivamente). [1].

Inserción: Procedimiento a través del cual se incluye en el libro respectivo la partida o acta, del acto declarado con posteridad. Definición del Autor.

Interdicción: Es la privación de la capacidad negocial en razón de un estado habitual de defecto intelectual grave o de condena penal. A consecuencia de ella el entredicho queda sometido en forma continua a una incapacidad negocial plena, general y uniforme. Dicho sea de paso, tal incapacidad es más extensa que la de los niños y adolescentes, ya que las excepciones legales a la regla de la incapacidad negocial, plena, general y uniforme de los mismos, en principio, no son aplicables a los entredichos. [1].

Legalización: Declaración por la cual un funcionario competente testimonia o certifica la veracidad o autenticidad de una o varias firmas aplicadas al pie de un documento y a veces también la calidad de los signatarios para agregar fe. Acción de realizar ese testimonio. [16].

Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA): Arreglo de filas y columnas que se utiliza para crear cuatro tipos de estrategias: estrategias de fortalezas y oportunidades (FO), estrategias de debilidades y oportunidades (DO), estrategias de fortalezas y amenazas (FA) y estrategias de debilidades y amenazas (DA). [12].

Misión: Una declaración concisa, con una orientación interna, de la razón de la existencia de la organización, el propósito básico hacia el que se dirigen sus actividades y los valores que guían las actividades de los empleados. La misión también debe describir cómo espera competir la organización y entregar valor a los clientes. [20].

Objetivo: Resultado específico que una empresa intenta lograr para cumplir con su misión básica. Deben ser desafiantes, fáciles de medir, consistentes, razonables y claros. [12].

Oportunidades: Hace referencia a las tendencia y sucesos económicos, sociales, culturales, demográficos, ambientales, políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y competitivos que pudieran beneficiar en forma significativa a una empresa en el futuro. Están más allá del control de la empresa. [12].

Partidas del Estado Civil: Son las actas de nacimiento, matrimonio o defunciones que debe insertar en los libros respectivos la primera autoridad civil de cada parroquia o municipio. [16].

Plan Estratégico: Documento que se elabora con la finalidad de establecer los lineamientos que debe seguir la organización con la finalidad de lograr sus objetivos estratégicos. Se apoya en el análisis estratégico de la organización. Definición del Autor.

Planificación: Es la acción consistente en utilizar un conjunto de procedimientos mediante los cuales se introduce una mayor racionalidad y organización en un conjunto de actividades y acciones articuladas entre sí que, previstas anticipadamente, tienen el propósito de influir en el curso de determinados acontecimientos, con el fin de alcanzar una situación elegida como deseable, mediante el uso eficiente de medios y recursos escasos o limitados. [2].

Planificación Estratégica: Es un proceso en el cual se definen de manera sistemática los lineamientos estratégicos, o líneas maestras, de la empresa u organización y se los desarrolla en guías detalladas para la acción, se asignan recursos y se plasman en documentos llamados planes. Toma en cuenta la incertidumbre mediante la identificación de las oportunidades y amenazas en el entorno, tratando de anticipar lo que otros actores puedan hacer. Las fortalezas y debilidades, por su parte, se identifican teniendo en mente las oportunidades y amenazas [13].

Seguridad Jurídica: Condición esencial para la vida y el desenvolvimiento de las naciones y de los individuos que la integran. Representa la garantía de la aplicación objetiva de la ley, de tal bodoque los individuos saben en cada momento cuáles son sus derechos y sus obligaciones sin que el capricho, la torpeza o la mala voluntad de los gobernantes pueda causarles prejuicio. A su vez la seguridad jurídica limita y determina las facultades y los deberes de los derechos públicos. [16].

Separación de cuerpos y bienes: Independencia patrimonial de los cónyuges como régimen matrimonial de bienes. Situación conyugal resultante de disolver la sociedad conyugal de bienes en vida de ambos consortes. [16].

Sociedades Civiles: Son las personas de tipo asociativo que tienen por objeto una actividad que constituye un medio de lucro para sus miembros. Las sociedades pueden ser civiles y mercantiles. [1].

Título Académico: El que expedido por autoridad legítima y con atribuciones para ello, acredita la capacidad profesional de quien lo obtiene, y al cual se le entrega, demostrado a través de los estudios y prácticas correspondientes. En particular se concreta a los de las profesiones universitarias. [16].

Valor: Hace referencia a los principios que guían y sirven de fundamento a las acciones diarias de la organización. El término tiene una connotación filosófica. Definición del Autor.

Visión: Una declaración concisa que define los propósitos a mediano y largo plazo (de tres a diez años) de la organización. La visión debe ser externa y orientarse hacia el mercado, así como expresar –a menudo en términos atractivos o visionarios- qué percepción quiere la empresa que el mundo tenga de ella. [20].

Capítulo III

Marco Metodológico

3.1. Consideraciones Generales

De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, una de las acepciones del término Investigar es "Realizar las actividades intelectuales y experimentales de modo sistemático con el propósito de aumentar los conocimientos sobre determinada materia" (Drae, 1992, 1186).

El objeto de estudio de esta investigación es una organización de la Administración Pública Venezolana, el Registro Principal del Distrito Capital, la cual fue analizada siguiendo el enfoque de la Planificación Estratégica-Corporativa con la finalidad de Formular un Plan Estratégico para lograr los objetivos que permitan mejorar el servicio prestado.

La información se recabó utilizando fuentes primarias y secundarias. La primera la obtuvo el autor a través del personal que labora en la organización y por su experiencia al servicio de la misma durante 4 años. La fuente secundaria correspondió a trabajos documentales previos, libros, revistas y diversas fuentes electrónicas.

3.2. Tipo de Investigación

El tipo de investigación en la cual se sustenta el presente estudio es la documental. Se entiende por investigación documental, "el estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónicos". (Upel, 2006, 15).

La investigación documental es un Estudio de Desarrollo Teórico. Se persigue desarrollar un modelo interpretativo, a partir del análisis crítico de la información empírica recabada en el Registro Principal del Distrito Capital y la aplicación del enfoque de Planificación Estratégica.

En función de los objetivos planteados, referidos a la Formulación del Plan Estratégico de la Oficina de Registro Principal del Distrito Capital, la investigación se enmarca dentro de la modalidad de Trabajo de Grado denominada Proyecto Factible.

De acuerdo con Arias (2006), un Proyecto Factible, "consiste en la formulación de propuestas o proyectos entendidos como el conjunto de acciones que deben ejecutarse para satisfacer necesidades o para resolver problemas prácticos, de carácter social o económico. Tales acciones deben tener fundamento en un diagnóstico previo. En este sentido, el proyecto constituye una herramienta o instrumento del proceso de planificación".

De acuerdo con el criterio de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2006), para la elaboración y presentación de Trabajos de Grado, "El Proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta, de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El Proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades".

El Proyecto Factible comprende las siguientes etapas generales, las cuales se enmarcan dentro del proceso de Planificación Estratégica: diagnóstico, planteamiento y fundamentación teórica de la propuesta; procedimiento metodológico, actividades y recursos necesarios para su ejecución; análisis y conclusiones sobre la viabilidad y realización del proyecto; y en caso de su desarrollo, la ejecución de la propuesta y la evaluación tanto del proceso como de sus resultados. (Upel, 2006, 16).

3.3. Modelo Teórico en el cual se sustenta la Investigación

Con la finalidad de lograr el objetivo general y los objetivos específicos propuestos en esta investigación, se aplicó el enfoque de la Planificación Estratégica.

Como lo expresa Ander-Egg (2007), "la planificación como conjunto de procedimientos que sirven de base para la racionalización y organización de la acción humana, se aplica (o puede aplicarse) a cualquier actividad a través de la cual un individuo, grupo, institución u organización quiere alcanzar determinados objetivos, mediante la formulación de un programa de acción".

La Planificación, es una actividad fundamental en el proceso administrativo y gerencial, a través de la cual se determinan los objetivos de la organización. Existen diversas concepciones de la misma, entre las que se pueden destacar: el enfoque normativo, el estratégico-corporativo, el estratégico-situacional, el prospectivo y el comunicativo.

Para el Profesor Jesús López del Centro de Estudios para el Desarrollo (Cendes) de la Universidad Central de Venezuela, la concepción estratégico-corporativa de la Planificación:

"aborda el problema de la planificación intentando establecer un equilibrio dinámico entre recursos financieros, resultados y opciones estratégicas para las distintas áreas de la organización bajo el supuesto que la corporación está en interacción con un ambiente o entorno donde participan competidores. Así, la situación de la corporación se define por su posición en el ambiente donde se desenvuelve, dadas las fortalezas y debilidades que caracterizan a dicha organización. La determinación de la situación es la que posibilita la formulación de las estrategias y políticas que buscan resolver los problemas y enfrentar los desafíos corporativos. En esta concepción se establecen la utilización de la técnica de escenarios y el uso de juegos de corporaciones, como los mecanismos para afrontar la incertidumbre y evaluar las disponibilidades de recursos exigidos por la función de producción de la organización en distintas situaciones. Algunos de sus exponentes más destacados son, entre otros, Ackoff, Porter y Steiner" (López, 2007, 9).

De acuerdo con este autor, la Planificación Corporativa busca a través de la formulación y funcionamiento del Plan Estratégico, integrar de manera sistemática la eficacia en la toma de decisiones con la optimización en la eficiencia organizacional. Para ello fundamenta el proceso de elaboración metodológica de los planes sobre los siguientes supuestos teóricos y premisas básicas:

  • 1. Las organizaciones se consideran sistemas sociotécnicos, abiertos y complejos en búsqueda de supervivencia y permanencia en el tiempo.

  • 2. Una organización, para ser viable, debe disponer de una estructura que le permita adaptarse y responder a los cambios en el medio ambiente interno y externo.

  • 3. La eficiencia de una organización depende de la interrelación entre los subsistemas que la integran y de la forma en que transforma los insumos del medio ambiente en productos.

  • 4. En el subsistema administrativo de una organización se pueden distinguir tres niveles: el estratégico, encargado del diseño de la filosofía de gestión; el coordinador, responsable de la gerencia de las actividades y el nivel operativo, cuyo objetivo es ejecutar el programa de actividades.

  • 5. El programa es el instrumento que operacionaliza y da coherencia a las actividades que se desarrollan para concretar el plan estratégico.

El proceso metodológico para la formulación del Plan Estratégico Corporativo, comienza con la definición de los propósitos fundamentales y razón de ser de la organización, inmediatamente se realiza la identificación, análisis y definición de los problemas (factores críticos a enfrentar) y demandas prioritarias a satisfacer, teniendo en consideración el análisis del entorno (oportunidades y amenazas que expresan los tópicos estratégicos de atención) y el análisis de la organización (fortalezas y debilidades que determinan su capacidad de respuesta) Estos análisis proporcionan la información necesaria para establecer: cuál es la dirección que debe seguir la gestión (directrices, estrategias y objetivos corporativos) y cuáles son las orientaciones que deben guiar la toma de decisiones políticas institucionales. Establecida la filosofía de gestión, se diseñan los programas de actividades que integran los planes funcionales y operativos y se efectúa su vinculación con el presupuesto por programa. (López, 2007, 16).

El Registro Principal del Distrito Capital es un ente de la Administración Pública, que esta inserto en un marco social, político, económico y legal que le da existencia general, pero se enfrentan a una realidad particular en un tiempo histórico concreto. Existen grupos de intereses a lo interno y externo del mismo que demandan repuestas efectivas a sus necesidades. De igual manera, maneja una serie de recursos escasos e insumos específicos que le permiten cumplir con su misión.

La aplicación del enfoque estratégico-corporativo en esta Oficina de Registro, permitió el análisis de las diversas fuerzas que inciden en la organización; determinar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Lo que condujo al establecimiento de los factores claves para alcanzar el éxito en la gestión y, la formulación de los objetivos a largo y mediano plazo. Lo anterior, plasmado en el Plan Estratégico, constituye un instrumento fundamental para el cambio. Aún más, para una organización compleja como lo son las gubernamentales.

Para Fred R. David, el término Planificación Estratégica es sinónimo del término Dirección Estratégica. Este proceso presenta tres etapas: la formulación de la estrategia, implantación de la estrategia y la evaluación de la misma. Dicha metodología se apoya en el análisis integral de los diversos factores internos y externos de la organización, de manera de determinar las estrategias a seguir.

La Formulación de la estrategia incluye la creación de una visión y misión, la identificación de las oportunidades y amenazas externas de una organización, la determinación de las fortalezas y debilidades internas, el establecimiento de objetivos a largo plazo, la creación de estrategias alternativas y la elección de estrategias específicas a seguir.

La Implantación de la estrategia requiere que se establezcan objetivos anuales, se diseñen políticas, se motive a los empleados y se distribuyen los recursos de tal manera que se ejecuten las estrategias formuladas. La implantación incluye el desarrollo de una cultura que apoye las estrategias, la creación de una estructura de organización eficaz, la preparación de presupuestos, la creación y la utilización de sistemas de información.

La Evaluación, es la etapa final de la Dirección Estratégica. Existen tres actividades fundamentales es este estadio: la revisión de los factores internos en que se basan las estrategias actuales; la medición del rendimiento y la toma de medidas correctivas.

Para este autor, el proceso de Planificación Estratégica, se estudia y aplica mejor usando un modelo que representa cierto tipo de proceso. El esquema de la Figura (1), es un modelo integral ampliamente aceptado del proceso de Dirección Estratégica.

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Figura 1. Un modelo de Dirección Estratégica. Fuente: Fred R. David.

Este modelo representa un tratamiento claro y práctico para la formulación, implantación y evaluación de estrategias; sin embargo para el desarrollo de la presente investigación y el logro de los objetivos propuestos, se aplicó solamente la primera fase del modelo: la Formulación de la Estrategia.

3.4. Fases del Modelo Teórico Reformulado

Con base en lo anterior, se reformuló el modelo de Planificación Estratégica planteado por Fred R. David. Ver Figura (2).

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Figura 2. Modelo de dirección estratégica. Fuente: Adaptado Miguel Natera.

3.4.1. Identificar Valores de la Organización, Visión y Misión actuales

En esta fase se revisan los valores existentes en la organización, la visión y misión de la misma en caso de haber sido formulados. Como lo expresa Zambrano, se busca dar respuesta a las pregunta ¿Están formalmente definidos, los valores, la Visión y la Misión? (Zambrano, 2006, 78). De no existir se deben formular siguiendo los principios de la Gerencia Estratégica.

3.4.2. Reformular la Visión y Misión de la Organización con base en los principios de Gerencia Estratégica

La finalidad de esta etapa es iniciar es la aplicación del enfoque de la Planificación Estratégica. La formulación o reformulación de la Visión permite definir los propósitos a largo plazo de la organización, y la imagen que quiere lograrse.

La formulación de la misión permite clarificar cual es el ámbito de actuación de la organización y arroja información importante para el resto del proceso.

3.4.3. Realizar Auditoría Externa

El análisis externo permite ubicar a la organización en el contexto económico, social, político, tecnológico que determinan las amenazas y oportunidades a las que esta expuesta la misma. La información obtenida es fundamental para elaborar la Matriz DOFA.

3.4.4. Realizar Auditoría Interna

El análisis interno de la organización facilita la determinación de las fortalezas y debilidades, información indispensable para elaborar la Matriz DOFA.

Las Auditorías Externa e Interna, permiten considerar a la organización como un todo y determinar cuales son las fuerzas determinantes para su desarrollo. Arrojan información cualitativa y cuantitativa que permiten ejecutar un estudio integral.

3.4.5. Establecimiento de Objetivos a Largo Plazo

Por lo general, esos objetivos están relacionados con las diversas funciones del Registro Principal el logro de los mismos es un ejercicio que reafirma la Misión de la organización y permite avanzar en la cristalización de la Visión.

3.4.6. Creación, Evaluación y Selección de las Estrategias

Con base en la información que arroja la Matriz FODA, se establecen las estrategias a seguir de manera de lograr los objetivos a largo plazo de la organización.

3.4.7. Formulación del Plan Estratégico

El Plan constituye la concreción del proceso de formulación de la estrategia, es un documento en el que se plasman las estrategias a ejecutar con la finalidad de lograr los objetivos a largo plazo que garanticen el éxito de la institución.

Capítulo IV

Presentación y Análisis de la Información

4.1. Situación Actual del Registro Principal del Distrito Capital.

4.1.1. Consideraciones Generales

El Sistema de Registros y Notarias está adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia (MPPRIJ) por lo que es un ente perteneciente a la Administración Pública órgano del Poder Ejecutivo Nacional. Constituye un servicio público esencial para la población. Sus empleados son funcionarios públicos. De acuerdo con el diagnóstico elaborado por el Banco Interamericano de Desarrollo[8]en al año 2001 el sistema en conjunto, presentaba (situación que después de siete años aún se mantiene):

  • 1) Una estructura institucional desorganizada.

  • 2) Procesos confusos y de difícil seguimiento, y

  • 3) Serios problemas de seguridad y de gestión de la información con la ausencia de mecanismos eficaces para la preservación y la recuperación de la misma.

Adicionalmente, de acuerdo con el informe de Gestión de los Poderes Públicos nacionales elaborado por la Contraloría General de la República en el año 2007, en lo que respecta a los procedimientos y actividades desarrollados por la entonces Dirección General de Registros y Notarías (actual Saren):

"para controlar y evaluar sus resultados y mejorar el desempeño de sus funciones, así como en la supervisión, control y orientación de las actividades registrales y notariales, se evidenció la existencia de deficiencias de control interno y de administración, incumplimiento de normas de carácter legal y sublegal que rigen sus funcionamiento, las cuales se sustentan en la falta de control en la ejecución de las actividades incorporadas en los planes operativos e inexistencia de manuales de organización y técnicos, las cuales incidieron de manera negativa en su gestión" .

Lo anterior, incide de manera directa en el desempeño de los registros y notarías públicas, con los subsiguientes problemas a los usuarios del servicio: trámites engorrosos, retraso en la entrega de los documentos, reproducción de errores en los mismos (lo que comprometen seriamente su legalidad) y baja calidad del servicio, entre otros.

El Registro Principal del Distrito Capital (RPDC) es un ente adscrito al Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren). Esta Oficina de Registro es sus orígenes fue –de acuerdo con la Ley de Registro Público del 24 de mayo de 1836- el Registro de la Provincia de Caracas.

La jurisdicción del RPDC comprende el territorio del actual Distrito Capital del Municipio Bolivariano Libertador de la ciudad de Caracas. Este municipio, ocupa el territorio que correspondía al Municipio Libertador del Distrito Federal de Caracas. El Distrito Federal agrupaba (administrativa y jurisdiccionalmente) a los Departamentos Libertador y Vargas (actual Estado Vargas), los Territorios Federales (Amazonas y Delta Amacuro) y las Dependencias Federales. El Municipio Bolivariano Libertador de Caracas, está integrado por 22 parroquias: Altagracia, Antemano, Candelaria, Caricuao, Catedral, Coche, El Junquito, El Paraíso, El Recreo, El Valle, La Pastora, La Vega, Macario, San Agustín, San Bernardino, San José, San Juan, San Pedro, Santa Rosalía, Santa Teresa, Sucre y 23 de Enero.

La Ciudad de Caracas es el asiento de los órganos del Poder Público Nacional (ejecutivo, legislativo, judicial, electoral y ciudadano). Esta ciudad tiene un sistema de gobierno municipal a dos niveles, que comprende el Municipio Bolivariano Libertador del Distrito Capital y el Distrito Metropolitano de Caracas (que comprende los Municipios: Libertador –Caracas-, Baruta, Chacao, Hatillo y Sucre del Estado Miranda). Situación que incide en la gestión del Registro Principal del Distrito Capital, ya que ambos niveles se superponen jurisdiccionalmente, pudiendo llegar a chocar en lo administrativo[9]

Hasta el 01 de marzo del año 2008, el RPDC era un Servicio Autónomo sin Personalidad Jurídica, perdiendo esa condición con la puesta en funcionamiento del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, el cual paso a ser el ente rector y normativo del Sistema Registral y Notarial venezolano, quedando esta Oficina de Registro Principal como Unidad Operativa.

De acuerdo con la Resolución 056 del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia., publicada en la Gaceta Oficial 38.885 de fecha 06 de marzo de 2008, el Servicio Autónomo de Registros y Notarías, está encargado de sistematizar, digitalizar y centralizar todas las transacciones registrales y notariales del país, así como la recaudación de los fondos provenientes de las tasas por concepto de la prestación del servicio. Es decir, los registros y notarías realizan el trabajo pero el dinero generado por la prestación del servicio es administrado por el Saren. Esto finalizó con la autonomía financiera y administrativa de esas oficinas, limitando y afectando la gestión de las mismas.

El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren), como estructura normativa, tiene como principales objetivos la centralización y sistematización de las operaciones lo que ofrece la posibilidad de desarrollar procesos homogéneos, pero existe una alta probabilidad de que se desconozca la realidad de cada Oficina de Registro y Notaría en cuanto a necesidades operativas, tecnológicas, administrativas y de recursos humanos, lo que pudiera incidir en la calidad de los procesos y en los productos finales. Esto genera una situación compleja ya que también en el Registro Principal del Distrito Capital se deben planificar, coordinar, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con la gestión administrativa y técnica que le permitan cumplir con lo establecido en los Artículos 65 y 66, de la Ley de Registro Público y del Notariado.

Se genera entonces una disyuntiva entre centralización – descentralización, con repercusiones administrativas y hasta políticas. Es necesario lograr la convivencia de ambos modelos, buscando un equilibrio entre ambos conceptos.

Constituye un hecho comprobable que en muchos casos la descentralización y la autonomía administrativa y financiera, no fue óptimamente aplicada por algunos registros y notarías, pero algunas dependencias lograron mejoras sustanciales en la prestación y calidad de los servicios. Se mejoró la infraestructura y se avanzó en la automatización de procesos.

Uno de los retos actuales del sistema en conjunto es considerar la complementariedad de la centralización y descentralización, lograr el equilibrio entre las funciones que deben estar centralizadas y las que no.

Se hace necesario lograr una interrelación adecuada entre el Servicio Autónomo de Registros y Notarías; y el Registro Principal del Distrito Capital, entre la centralización normativa y la descentralización operativa.

4.1.2. Servicios prestado por el Registro Principal del Distrito Capital

La Ley del Registro Público y del Notariado, en los Artículos 65 y 66, le asigna a las Oficinas de Registro Principal, entre otras, las siguientes funciones:

  • Inscribir los actos siguientes: La separación de cuerpos y bienes, salvo que se trate de bienes inmuebles y derechos reales, los cuales se harán por ante el Registro de Propiedad. Las interdicciones e inhabilitaciones civiles. Los títulos y certificados académicos, científicos, eclesiásticos y los despachos militares.

  • Inscribir los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado, exceptuando las cooperativas.

  • Legalizar la firma de las autoridades públicas dentro de su jurisdicción.

  • Expedir copias certificadas y simples, de los asientos y duplicados de los documentos que reposan en los archivos, tales como Partidas de Nacimiento, Actas de Matrimonio y Defunción, Inserciones, Copias Certificadas de Títulos y de Documentos Protocolizados en los Registros de Propiedad.

  • Recibir, mantener y resguardar los duplicados de los asientos de los Registros Públicos, Mercantiles, Registros Civiles Municipales y Parroquiales; Notarías Públicas, Juzgados y del Servicio Consular Venezolano.

De acuerdo con lo establecido en el Código Civil, los documentos obtenidos en esta Oficina de Registro, tienen carácter de Instrumento Público o Auténtico, lo que implica que hace plena Fe ante terceros y tienen fuerza probatoria (Artículos del 1357 al 1362 del Código Civil Venezolano).

El carácter estratégico de la información utilizada en el Registro Principal del Distrito Capital, para la elaboración de los documentos y el cumplimiento de lo establecido en la Ley del Registro Público y del Notariado, se visualiza en la importancia que tienen, ya que los mismos constituyen requisitos indispensables para:

  • 1) Obtener la Cédula de Identidad[10]por primera vez (si la persona es venezolano por nacimiento menor de 16 o 18 años, venezolano por nacimiento mayor de 16 años o mayor de 18 años).

  • 2) Tramitar la obtención del Pasaporte.

  • 4) Los Profesionales egresados en el área de la Salud (Médicos Cirujanos, Veterinarios, Odontólogos, Farmacéuticos; etc) a los fines de registrarse en el Ministerio del Poder Popular para la Salud deben presentar original y foto en fondo negro del título respectivo debidamente registrado en el Registro Principal. De igual manera quien haya obtenido el título de abogado en la República debe registrar el título a los fines de inscribirse en el Colegio de Abogados y en el Instituto de Previsión Social para poder dedicarse a la actividad profesional. El Registro de los Títulos de Educación Superior es un requisito que debe cumplirse antes de la colegiatura en los gremios respectivos lo que licencia al profesional para ejercer la carrera.

  • 5) Legalizar las firmas de los funcionarios públicos en su jurisdicción. A los efectos de que un documento expedido en el país tenga validez en el extranjero la firma del funcionario debe ser legalizada en el Registro Principal.

Lo antes expuesto, evidencia la importancia que tienen para el ciudadano los trámites realizados en el Registro Principal del Distrito Capital, al tener éste como jurisdicción el territorio del Municipio Bolivariano Libertador (Caracas) maneja información que afecta a un número elevado de habitantes del país y que implica a muchos organismos oficiales y privados.

En cumplimiento con lo establecido en los artículos antes mencionados, en esta Oficina de Registro se ejecutan las siguientes funciones:

Función de Protocolización:

  • 1) Registros de títulos universitarios, certificados académicos, despachos militares y eclesiásticos.

  • 2) Registro de las inhabilitaciones e interdicciones civiles.

  • 3) Registro de los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado.

  • 4) Registro de separaciones de cuerpos y bienes.

El usuario tiene la posibilidad de realizar el trámite de manera ordinaria (tres días) o habilitado (para el mismo día).

Función de Legalización:

  • 1) Legalización de la firma de funcionarios públicos que ejercen funciones en los entes públicos en la jurisdicción del Municipio Bolivariano Libertador.

Como la ciudad de Caracas es el asiento de los Poderes Públicos Nacionales, del gobierno municipal de caracas y de la Alcadía Metropolitana, se legalizan las firmas de Jefes Civiles, Notarios Públicos y Registradores del Municipio Bolivariano Libertador. También se legalizan las firmas de funcionarios de los poderes ejecutivo, legislativo, judicial, electoral y ciudadano.

El usuario tiene la posibilidad de realizar el trámite de manera ordinaria (tres días) o habilitado (para el mismo día). Los documentos de niños, niñas y adolescentes están exonerados de pago, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica del Niño, Niña y Adolescente.

Función de Transcripción de la Información:

  • 1) Copia Certificada de Partida de Nacimiento de adultos y, de niños, niñas y adolescentes.

  • 2) Copia Certificada de Acta de Matrimonio.

  • 3) Copia Certificada de Acta de Defunción.

  • 4) Copia Certificada de documentos insertos en las parroquias de la ciudad de Caracas.

  • 5) Copias Certificadas de Partidas del Estado Civil expedidas por el Servicio Consular Venezolano.

  • 6) Copia Certificada de los Títulos Registrados.

  • 7) Copia Certificada de los registros de las separaciones de cuerpos y bienes; y de los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado.

  • 8) Copias Certificadas de los libros de las Notarías, Registros Públicos y Registros Mercantiles.

El usuario tiene la posibilidad de realizar el trámite de manera ordinaria (tres días) o habilitado (para el mismo día). Los documentos de niños, niñas y adolescentes están exonerados de pago, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica del Niño, Niña y Adolescente.

Función de Gestión de la Información:

  • 1) Emisión de Constancias de No Presentación.

  • 2) Certificación de No Existencia de Documento.

  • 3) Estampado de las Notas Marginales en los libros que reposan en el Archivo.

  • 4) Emitir información de las actuaciones realizadas en el Registro a las personas y entes que así lo soliciten (por ejemplo: oficinas de recursos humanos que verifican si títulos de candidatos en procesos de selección de personal fueron registrados).

  • 5) Generar información estadística de los actos y solicitudes.

El usuario tiene la posibilidad de realizar el trámite de manera ordinaria (tres días) o habilitado (para el mismo día) en el caso de las Constancias de No Presentación, Certificación de No Existencia de Documento y Estampado de las Notas Marginales[11]Los documentos de niños, niñas y adolescentes están exonerados de pago, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica del Niño, Niña y Adolescente.

Función de Archivo:

  • 1) Guardia y custodia de los libros duplicados de los Registros Públicos, Registros Mercantiles, Notarías Públicas de la ciudad de Caracas.

  • 2) Guardia y custodia de los libros duplicados del Servicio Consular Venezolano.

  • 3) Guardia y custodia de los libros de Registros de otros estados. Hasta el año de 1998, esas oficinas enviaban los libros duplicados al Registro Principal.

  • 4) Guardia y custodia de expedientes judiciales.

Los usuarios pueden revisar los libros que reposan en el archivo del Registro Principal del Distrito Capital, en horario de oficina. Esta actividad se presta de manera gratuita.

Dada la naturaleza de los servicios prestado por el Registro Principal del Distrito Capital, en la mayoría de los casos en los que se cobra por el servicio el mismo tiene comportamiento monopólico. A tal punto que se puede afirmar que presentan un comportamiento totalmente inelástico. No importa cuan alto suba la tasa que tienen que cancelar los usuarios, los mismos en algunos casos, no pueden dejar de utilizar el servicio ya que si lo requieren para algún trámite, están obligados a realizar la solicitud. Ver cuadro 2.

Trámite

Comportamiento Económico

  • Copia Certificada de Partida de Nacimiento de adultos y, de niños, niñas y adolescentes.

  • Copia Certificada de Acta de Matrimonio.

  • Copia Certificada de Acta de Defunción.

  • Copia Certificada de documentos insertos en las parroquias de la ciudad de Caracas.

  • Copias Certificadas de Partidas del Estado Civil expedidas por el Servicio Consular Venezolano.

El usuario puede obtener el documento en el Registro Principal, en la Jefatura o en el Consulado Venezolano en el extranjero.

Si en la jefatura, el documento está deteriorado o presenta algún error, el usuario necesariamente tiene que acudir al RPDC.

  • Copia Certificada de los Títulos Registrados.

  • Copia Certificada de los registros de las separaciones de cuerpos y bienes; y de los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado.

Como el registro se realiza en esa Oficina, es la única que puede expedir la Copia Certificada. Comportamiento totalmente monopólico.

Legalización de la firma de funcionarios públicos que ejercen funciones en los entes públicos de la jurisdicción del Municipio Bolivariano Libertador.

Sólo pueden legalizarse la firma en el RPDC. Comportamiento totalmente monopólico.

  • 1) Registros de títulos universitarios, certificados académicos, despachos militares y eclesiásticos.

  • 2) Registro de las inhabilitaciones e interdicciones civiles.

  • 3) Registro de los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado.

  • 4) Registro de separaciones de cuerpos y bienes.

  • Si los títulos no tienen la leyenda "Oficina Principal de Registro del Distrito Capital", pueden ser registrados en cualquier registro principal del país.

  • Las inhabilitaciones, interdicciones, separaciones de cuerpos y bienes, como son emitidas por tribunales de la circunscripción judicial de la ciudad de Caracas y el Estado Miranda, pueden ser registradas en el RPDC o en el Registro Principal del Estado Miranda.

  • los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado si tienen como domicilio la ciudad de Caracas, sólo pueden inscribirse en el RPDC.

Copias Certificadas de los libros de las Notarías, Registros Públicos y Registros Mercantiles.

Pueden solicitarse en los registros y notarías o en el RPDC.

Cuadro 2. Comportamiento Económico de algunos servicios prestados por el Registro Principal del Distrito Capital. Fuente: Elaboración del Autor.

La demanda de los servicios prestados es elevada tal como se aprecia en el cuadro 3.

Mes

Número Solicitudes

Agosto 2007

11.215

Septiembre 2007

9.262

Octubre 2007

10.788

Noviembre 2007

11.468

Diciembre 2007

6.876

Enero 2008

11.118

Febrero 2008

9.334

Marzo 2008

8.108

Abril 2008

9.235

Mayo 2008

7.604

Junio 2008

7.731

Julio 2008

10.176

Cuadro 3. Número Solicitudes Agosto 2007 – Julio 2008. Fuente: RPDC.

4.1.3. Procesos e Insumos Utilizados en la prestación del Servicio.

El principal insumo de esta Organización es la información y el tratamiento que se le da a la misma.

La información tiene carácter de bien público, es decir, no se consume con el uso de una sola persona, sino que está disponible para el que necesite hacer uso de la misma.

El conocimiento acumulado, la información y el recurso humano son los factores que generan los servicios que presta el Registro Principal. Durante muchos años, antes de que se hablara de los conceptos de la nueva economía basada en la información y el conocimiento; en los Registros y Notarías usando información proveniente de hechos jurídicos se generaban elevados ingresos monetarios.

Esquemáticamente, el flujo de la información utilizada en el Registro Principal del Distrito Capital es la siguiente (Figura 3):

edu.red

Figura 3. Insumos – Productos Registro Principal del Distrito Capital. Fuente: Elaboración Propia.

Se incluye la figura del Saren como ente supervisor del Registro Principal y al cual se elevan consultas de tipo jurídico y procedimental. De igual manera, en el Servicio Autónomo de Registros y Notarías se legaliza la firma del Registrador Principal antes de que la misma sea llevada al Ministerio de Relaciones Exteriores a efectos de Apostillarla (Apostilla de la Haya).

Con base en los Antecedentes de la investigación, podemos afirmar que aún se mantienen las siguientes situaciones:

  • 1) Procesos confusos y de difícil seguimiento, poco automatizados.

  • 2) Serios problemas de seguridad y de gestión de la información con la ausencia de mecanismos eficaces para la preservación y la recuperación de la misma. Gran parte de la información no está digitalizada. En el caso de la expedición de las copias certificadas de las partidas del estado civil y de los asientos de los Registros Públicos, Mercantiles y Notarías Públicas como los mismos no se generan en el Registro Principal y la presentación no se realiza en esta Oficina, si al momento del registro se cometen errores, los mismos serán reproducidos al momento de transcribir la información. Es necesario mencionar que un asiento de registro sólo se corrige mediante sentencia firme de un tribunal.

  • 3) Inexistencia de manuales técnicos. En la mayoría de los casos, los procesos se ejecutan con base en la "costumbre", en el conocimiento y criterio de los funcionarios de mayor antigüedad, y en muchos casos recurriendo a lo establecido en leyes ya derogadas (especialmente en lo establecido en la Ley de Registro Público de 1999) ya que vigente Ley no está reglamentada. Existen muchos vacíos a nivel jurídico y reglamentario.

El área de procesos e insumos utilizados en el servicio, el diagnóstico de la situación actual del Registro Principal del Distrito Capital es la siguiente:

Situación Actual

Situación Deseable o Ideal

Procesos:

  • 1) Lentitud en los trámites.

  • 2) Poca automatización de los procesos.

  • 3) Falta de sistemas de gestión de la calidad.

  • 4) Poca comunicación entre las diversas áreas del RPDC y con otros entes.

Procesos:

  • 1) Rapidez.

  • 2) Automatización total de los procesos.

  • 3) Sistema de gestión de la calidad que garantice la veracidad de la información.

  • 4) Mejora en el flujo de información interna y con los entes externos proveedores de información (jefaturas, registros, notarías, tribunales, instituciones de educación superior. etc).

Infraestructura:

  • 1) Espacio físico insuficiente para atender el elevado número de usuarios. El edificio de la Av. Urdaneta no ofrece posibilidades de crecimiento.

  • 2) Espacio físico del archivo insuficiente a mediano plazo para archivar los asientos registrales.

Infraestructura:

  • 1) Contar con una infraestructura adecuada para la atención al público y para archivar los asientos registrales. Es necesario reorganizar el espacio del archivo del edificio sede y del Foro Libertador.

Información:

  • 1) Deterioro de los libros (en especial los que contienen las partidas de estado civil ya que son los que más se manipulan)

  • 2) Documentos no digitalizados.

  • 3) Archivo desorganizado.

  • 4) Fallas en el proceso de gestión de las comunicaciones emitidas y recibidas.

Información:

  • 1) Digitalización de los libros de las partidas del estado civil.

  • 2) Automatizar totalmente los procesos de registro de títulos, de separaciones, interdicciones, inhabilitaciones, asociaciones, fundaciones, corporaciones y legalización de firmas.

  • 3) Organización del Archivo de acuerdo con las normas archivistitas internacionales.

  • 4) Automatización del proceso de gestión de las comunicaciones emitidas y recibidas.

Tecnología:

Tecnología:

  • 1) Sistema de información actualizado. A futuro, tal vez sea necesario migrar a plataformas de software libre.

  • 2) Actualización del Manejador de base de datos.

  • 3) Actualización de los equipos de computación y digitalización.

Cuadro 4. Situación actual y situación deseada área de procesos e insumos utilizados en el servicio. Fuente: Elaboración Propia.

4.1.4. Situación Económica-Financiera del Registro Principal del Distrito Capital

Hasta el 01 de marzo del año 2008, el Registro Principal del Distrito Capital era un Servicio Autónomo sin Personalidad Jurídica. Esa condición jurídica le permitía tener autonomía administrativa y financiera.

En esta Oficina de Registro se cobran emolumentos por los servicios prestados de acuerdo con lo establecido en el Artículo 84 de la Ley de Registro Público y del Notariado. Las tasas están expresadas en Unidades Tributarias. Con cada incremento de la misma, aumentan lo que se cobra al usuario.

La manera como se distribuían los ingresos era la siguiente:

  • 30 % gastos de administración.

  • 20 % gastos de inversión y modernización

  • 25 % ingresos del Registrador

  • 10 % para funcionarios de mayor rango

  • 15 % demás funcionarios.

La disparidad en la distribución de los ingresos era muy elevada ya que una sola persona (el Registrador Principal) recibía el 25% de los ingresos netos de la Oficina, que era casi igual a lo destinado a los gastos de administración (30%).

El Registro tenía que cubrir los gastos relacionados con servicios básicos, compra de material de oficina, de limpieza, bienes y equipos; pago de sueldos y salarios, aportes patronales, seguro, etc. La estructura presupuestaría no cumplía con los lineamientos de la Oficina Nacional de Presupuesto para los Organismos descentralizados sin fines empresariales. Tampoco se había implementado el Sistema de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (Sigecof). De acuerdo al monto manejado para las adquisiciones (menor a 200 U.T.) no existía Comisión de Licitaciones (actual Comisión Contrataciones Públicas).

Con la entrada en funcionamiento del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, la recaudación y administración de los fondos provenientes de las tasas por concepto de la prestación del servicio está a cargo del mismo. Ahora los usuarios depositan en los bancos autorizados (Banco del Tesoro, Banco Industrial de Venezuela y Banfoandes), anteriormente cancelaban directamente al Registro.

El pago de la nómina, los gastos operativos y de modernización del Registro Principal del Distrito Capital corre por cuenta del Saren. Inferimos que a partir del presente año (2009), este emitirá lineamientos en lo presupuestario e implementará un sistema de control del mismo.

Lo que se pudo observar es que dada la magnitud del Sistema en conjunto, se han presentado retrasos en lo relativo al pago a los proveedores y ha habido algunos inconvenientes con el pago de la nómina y de las prestaciones en dinero de los trabajadores.

El siguiente cuadro muestra el monto de los ingresos recaudados por El Registro Principal del Distrito Capital en el periodo comprendido entre el mes de agosto de 2007 y julio de 2008. Cuadro 5. No se obtuvo información acerca del monto de los egresos.

Mes

Ingresos

Bolívares

Ingresos

Bolívares Fuertes

Agosto 2007

1.087.120.200,00

1.087.120,20

Septiembre 2007

848.330.800,00

848.330,80

Octubre 2007

1.036.055.800,00

1.036.055,80

Noviembre 2007

1.156.550.000,00

1.156.550,00

Diciembre 2007

752.958.107,84

752.958,11

Enero 2008

1.243.040.960,00

1.243.040,96

Febrero 2008

1.155.183.540,00

1.155.183,54

Marzo 2008

938.960.000,00

938.960,00

Abril 2008

1.104.387.760,00

1.104.387,76

Mayo 2008

896.670.000,00

896.670,00

Junio 2008

925.202.520,00

925.202,52

Julio 2008

1.342.715.640,00

1.342.715,64

Cuadro 5. Ingresos recaudados por el Registro Principal del Distrito Capital Agosto 2007 – Julio 2008. Fuente: RPDC.

4.1.5. Talento Humano del Registro Principal del Distrito Capital

En los actuales momentos el Registro Principal del Distrito Capital tiene 72 personas en su nómina de personal. Ver Cuadro 6.

Cargo

N° Personas

Registrador Principal

1

Abogado I

5

Administrador I

1

Asistente Administrativo III

2

Escribiente I

54

Aseadora

4

Obrero

3

Portero

2

Cuadro 6. Total Personal RPDC. Fuente: RPDC.

La condición jurídica de los cargos es la siguiente. Ver Cuadro ( ).

Cargo

Condición Jurídica

Registrador Principal

Libre nombramiento y remoción

Abogado I

Fijos (4) / Contratados (1)

Administrador I

Fijo

Asistente Administrativo III

Fijos

Escribiente I

Fijos (42) / Contratados (12)

Aseadora

Fijas (3) / Contratada (1)

Obrero

Contratados (3)

Portero

Fijos

Cuadro 7. Condición Jurídica Cargos RPDC. Fuente: RPDC.

La formación académica de los empleados del Registro Principal del Distrito Capital, es la que se muestra en el siguiente cuadro. Ver cuadros 8 y 9.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5

Cargo

N° de Personas

Formación Académica

Registrador Principal

1

1 Abogado con post grado en Derecho Laboral.

Abogado I

5

1 Abogado con post grado en Derecho Mercantil.

1 Abogado con post grado en Ciencias del Delito.

3 Abogados.

Administrador I

1

1 Licenciada en Contaduría Pública con post grado en Gestión Tributaria.

Asistente Administrativo III

2

1 TSU en Informática.

1 Décimo Semestre aprobado Psicología.

Escribiente I

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