Principios administrativos (Paraguay) (página 3)

d. Proporcionar información adecuada. Para que la delegación sea exitosa, debe darse información acerca de qué, cómo, cuándo, dónde, quién y por qué. El individuo debe comprender la tarea y los resultados esperados, disponer de las provisiones y los recursos necesarios y saber a quién y cuándo debe presentar los resultados.

e. Mantener retroalimentación. Retroalímentación significa abrir líneas directas de comunicación con el subordinado para responder preguntas y proporcionar orientación, sin ejercer control. La: retroalimentación brinda al subordinado los datos necesarios para saber si la ejecución es correcta. Las líneas de comunicación directa aumentan la confianza en sí mismo.

f. Evaluar y recompensar el desempeño. Al finalizar la tarea, el gerente no debe evaluar los métodos empleados, sino los resultados. Cuando los resultados no cumplan las expectativas, el gerente debe analizar los errores y las consecuencias. Cuando cumplan o sobrepasen las expectativas, el gerente debe recompensar el trabajo bien hecho con estímulos, recompensas financieras y delegación de nuevas actividades.

CENTRALIZACIÓN VERSUS DESCENTRALIZACIÓN

El enfoque clásico no escapó de las discusiones internas. Mientras la teoría clásica de Fayol propugnaba la organización lineal caracterizada por el énfasis en la centralización de la autoridad, la administración científica de Taylor defendía la organización funcional, caracterizada por la descentralización de la autoridad. La teoría neoclásica examina en detalle el tema de la centralización versus descentralización de la autoridad. Centralización y descentralización se refieren al nivel jerárquico en que se toman las decisiones. La primera indica que la autoridad para tomar decisiones está cerca de la cúpula de la organización; la segunda, que la autoridad para tomar decisiones está desplazada hacia los niveles más bajos de la organización.

• Centralización

La centralización enfatiza en las relaciones jerárquicas, es decir, en la cadena de mando. La organización se diseña según la premisa de que el individuo situado en la cúpula posee el mayor grado de autoridad, y que la autoridad de los demás individuos se halla escalonada hacia abajo, según la posición que ocupen en el organigrama. La cadena jerárquica o cadena de mando está íntimamente relacionada con la unidad de mando.

Ventajas de la Centralización

1. Las decisiones son tomadas por administradores que poseen una visión global de la empresa.

2. Quienes toman decisiones en las altas posiciones están mejor entrenados y preparados que quienes están en los niveles inferiores.

3. Las decisiones tomadas son más coherentes con los objetivos empresariales globales.

4. La centralización elimina la duplicación de esfuerzos de quienes toman decisiones, y reduce los costos de operación.

5. Ciertas funciones, como compras y tesorería, permiten mayor especialización y otras ventajas.

Desventajas de la Centralización

1. Las decisiones son tomadas por la cúpula, lejos, de los hechos y las circunstancias.

2. Quienes toman decisiones en la cúpula tienen poco contacto con las personas y situaciones involucradas.

3. Las líneas de comunicación de la cadena jerárquica o escalar ocasionan demoras y mayor costo operacional.

4. Puesto que las decisiones deben pasar por la cadena escalar e involucrar a muchas personas del nivel intermedio, es posible que haya distorsiones y errores personales en el proceso de comunicación de las decisiones.

• Descentralización

La descentralización permite que los niveles inferiores de la organización analicen en detalle las decisiones. En las últimas décadas ha predominado la tendencia a descentralizar para utilizar mejor los recursos humanos. El principio de la descentralización se define así: la autoridad para emprender o iniciar una acción debe -ser delegada lo más cerca posible del escenario de la acción. Por consiguiente, el grado de descentralización es mayor cuando:

1. Las decisiones se toman en los niveles inferiores de la jerarquía.

2. Las decisiones más importantes se toman en los niveles más bajos de la jerarquía.

3. Se supervisa menos la decisión tomada. La descentralización significa autonomía e independencia relativas para tomar decisiones y ocurre cuando no se supervisa o controla la toma de decisiones.

La descentralización en sí no es buena ni mala, indicada o contraindicada, pues depende de las circunstancias. Existen cuatro elementos que se entrelazan para aumentar el grado de descentralización.

1. Complejidad de los problemas empresariales. El avance tecnológico, las innovaciones, la intensificación de las comunicaciones, la diversificación de las líneas de producto y los mercados en desarrollo requieren versatilidad, rapidez y precisión en la toma de decisiones, lo que no puede lograrse sí la autoridad se concentra en manos de un solo ejecutivo en la cúpula de la organización. En este caso, una sola persona piensa, mientras las demás trabajan en función de las decisiones de aquélla. La descentralización permite utilizar todos los cerebros y músculos de la organización.

2. Delegación de autoridad. La empresa, como organismo vivo, debe estar en capacidad de adaptarse y ampliarse continuamente para sobrevivir y desarrollarse. El crecimiento es señal de vitalidad y garantía de supervivencia. Para no atrofiar esa vitalidad con sobrecarga de trabajo y estancamiento, la delegación de autoridad parece la respuesta correcta al esfuerzo total de la organización.

3. Cambio e incertidumbre. Cuanto mayor sea la necesidad de cambio e innovación, mayor será la necesidad de descentralización;

4. Estabilidad. Los neoclásicos prefieren la descentralización en tiempos de certeza y previsibilidad. Para ellos, en situaciones de riesgo, crisis o dificultad, se acostumbra centralizar la autoridad en la cúpula durante el tiempo de la emergencia. La descentralización se restituye cuando retorna la normalidad. Esta visión es criticada en la actualidad y se enfatiza en la descentralización en tiempos de cambio y emergencias.

Ventajas de la Descentralización

1. Los jefes están más cerca del punto donde deben tomarse las decisiones. La descentralización administrativa disminuye los atrasos causados por las consultas a la casa matriz o a los superiores distantes. Las personas que viven los problemas son las más indicadas para resolverlos localmente, economizando tiempo y dinero.

2. Permite aumentar la eficiencia aprovechando mejor el tiempo y la aptitud de los funcionarios, evitando que rehuyan la responsabilidad, dado que es más fácil el transitar la estructura organizacional o llegar al jefe.

3. Permite mejorar la calidad de decisiones a medida que su volumen y complejidad se reducen, aliviando a los jefes principales del exceso de trabajo decisorio, pudiendo así ocuparse de problemas más importantes, dejando de lado trivialidades.

4. La cantidad de papel, así como los gastos respectivos, debido a que el trámite de documentos del personal de las oficinas centrales, puede reducirse considerablemente. Además que de esto, se gana tiempo, ya que se tomas más rápido las decisiones que tardarían varios días en ser comunicadas.

5. Permite la formación de ejecutivos locales o regionales más motivados y más conscientes de sus resultados operacionales, que el ejecutivo corriente, pues la estructura descentralizada produce gerentes generales en vez de simples especialistas en producción, finanzas y en recursos humanos.

Desventajas de la Descentralización

1. Falta de uniformidad en las decisiones lo que incurriría en costos operacionales, para lo cual existen reuniones de coordinación entre los jefes inmediatos y la oficina central.

2. Insuficiente aprovechamiento de los especialistas, generalmente los especialistas se encuentran las oficinas centrales, lo cual conlleva a pensar que ya no se necesita la asesoría de la casa matriz.

3. Falta de equipo apropiado o de funcionarios en el campo de actividades. Al proceder a descentralizar, se debe prever el entrenamiento necesario. Quizás el mejor sistema consista en la delegación paulatina de las funciones, comprobando con regularidad el desempeño con el fin de cerciorarse de que las funciones existentes fueron satisfactoriamente asimiladas, antes de delegar nuevas funciones.

4. Al haber muchas personas involucradas, crece la posibilidad de que haya distorsiones y errores personales en el proceso.

4.4. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

Según la teoría neoclásica, las funciones del administrador corresponden a los elementos de la administración que Fayol definió en su momento (planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar), pero con apariencia actualizada. En la línea propuesta por Fayol, los autores neoclásicos adoptan el proceso administrativo como núcleo de su teoría ecléctica y utilitarista. No obstante, cada autor se aparta de los demás para establecer funciones administrativas ligeramente diferentes.

De modo general, en la actualidad se acepta que las funciones básicas del administrador son la planeación, la organización, la dirección y el control. El desempeño de estas cuatro funciones básicas (planear, organizar, dirigir y controlar) constituye el denominado proceso administrativo.

Las funciones administrativas, en conjunto, forman el proceso administrativo; por separado, planeación, organización, dirección y control son funciones administrativas.

Toda la literatura neoclásica se apoya en el proceso administrativo para explicar cómo se desarrollan las funciones administrativas en las organizaciones.

El PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso humanos, técnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa.

1. PLANIFICACIÓN: Incluye definir metas, establecer estrategias y desarrollar sub planes para coordinar actividades.

¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas, diagnóstico, programas y presupuestos.

2. ORGANIZACIÓN: qué se necesita hacer, como se realiza y quien lo va a hacer.

¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades de mando y procedimientos.

3. DIRECCION: Los gerentes dirigen, influyen y motivan a los empleados para que realicen las tareas esenciales y resolver conflictos.

¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, toma de decisiones, supervisión, delegación, instrucciones y comunicación.

4. CONTROL: Asegurarse de que la organización se dirige hacia los objetivos organizacionales. Implica resolver conflictos.

¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación, determinación de las desviaciones, corrección de fallas y retroalimentación.

1. PLANIFICACIÓN: proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas.

Es pensar con antelación en las metas y acciones, basando los actos en algún método.

Los planes son la guía para que:

a) La organización obtenga y comprometa los recursos requeridos para alcanzar sus objetivos.

b) Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos.

c) El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido.

2. ORGANIZACIÓN: es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.

Fin primordial: el ordenar los esfuerzos y crear la estructura adecuada de acuerdo a los objetivos de una unidad administrativa.

Operaciones básicas de la organización:

a) Estructurar: crear la armazón adecuada; es la que forma o reforma una unidad administrativa y conforma su estructura organizativa.

b) Sistematizar: señala la forma como deben realizarse el conjunto de actividades y labores que la estructura ha precisado; señala la interrelación y las secuencias de esas actividades.

c) Instalar: sede o asiento de las operaciones o funciones de la organización.

3. DIRECCION: mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Conciliar los intereses de la organización y obtener los objetivos predeterminados.

Procesos que integran la dirección:

• Diagnóstico.

• Investigación.

• Pronóstico.

• Planificación.

• Coordinación.

• Control y Valoración.

• Comunicación: es el instrumento eficaz para realizar un plan de acción.

Proceso de Decisión

Bases para tomar decisiones: la intuición, los hechos, la experiencia y la autoridad.

• Administración de Personal.

• Mantenimiento.

4. CONTROL: Es un proceso de vigilancia y verificación.

Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa, señala errores a fin de reparar y evitar su repetición (FAYOL).

Proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizando y tomando medidas correctivas (GEORGE TERRY).

Para que exista control efectivo es necesario CONOCER objetivos y unidad Cooperativa de esfuerzo, obtener labor coordinada que facilite el intercambio de información y análisis de hecho. (WILBURG CASTRO).

CONTROL: Verificar si todo se ha realizado de acuerdo al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos.

Elementos básicos:

• Establecer estándares de desempeño: precisar normas o bases de control.

• Medir los resultados presentes.

• Comparar estos resultados con las normas establecidas y calificar esos resultados.

• Tomar medidas correctivas cuando se detecten desviaciones.

UNIDAD Nº 5

La Empresa

INTRODUCCIÓN

Las empresas constituyen una de las más complejas y admirables instituciones sociales que la creatividad y el ingenio humano hayan construido. Las empresas de hoy son diferentes de las de ayer y, probablemente, mañana y en el futuro lejano se presentarán diferencias todavía mayores. No existen dos empresas semejantes, pues su principal característica es la diversidad: las empresas tienen tamaños y estructuras organizacionales distintas. Existen empresas de los más diversos campos de actividad, que emplean tecnologías variadas para producir bienes o servicios de distintos tipos, vendidos y distribuidos de manera diferente, en diversos mercados, para ser utilizados por los más disímiles consumidores. Además, las empresas actúan en diferentes ambientes, experimentan las más variadas presiones y contingencias, que se modifican en el tiempo y el espacio, reaccionan dentro de estrategias y comportamientos diferentes y alcanzan resultados diversos en extremo. Todo esto contribuye a que las empresas, sumada a su enorme diversidad, presenten una increíble complejidad, pues además de diferenciarse entre sí, también experimentan variedad de impactos e influencias.

BREVE HISTORIA DE LAS EMPRESAS

Durante su larga historia y hasta mediados del siglo XVIII las empresas se desarrollaron con gran lentitud. No obstante que siempre existió el trabajo organizado y dirigido en la historia de la humanidad, la historia de las empresas -y sobre todo la historia de su administración– es un capítulo reciente, iniciado hace poco tiempo. A partir de 1776, después de la invención de la máquina de vapor por James Watt (1736-1819) y su consiguiente aplicación en la producción, surgió una nueva concepción de trabajo que modificó por completo la estructura social y comercial de la época, y en casi un siglo provocó profundos y rápidos cambios políticos, sociales y económicos, mucho mayores que todos los cambios ocurridos en el milenio anterior. Este periodo, conocido como Revolución Industrial, se inició en Inglaterra y se extendió con rapidez por todo el mundo civilizado de la época. La Revolución Industrial sustituyó el primitivo taller del artesano por la industrialización y preparó el camino para el surgimiento de las modernas empresas y los desafíos de administrarlas. La historia de las empresas puede dividirse en seis etapas:

1. Artesanal: va desde la antigüedad hasta cerca de 1780, cuando se inicia la Revolución Industrial. En esta etapa el régimen productivo se basa en los talleres de los artesanos y en la mano de obra intensiva y no calificada empleada en la agricultura. Predominan los pequeños talleres y las granjas que utilizan el trabajo de los esclavos y emplean herramientas rudimentarias. Todavía quedan vestigios del feudalismo y el sistema comercial se basa en el intercambio local.

2. Transición del artesanado a la industrialización: corresponde a la Primera Revolución Industrial, de 1780 a 1860. Es la etapa de la industrialización naciente, de la mecanización de los talleres y de la agricultura. Los dos elementos representativos son el carbón (la nueva fuente básica de energía) y el hierro (el material básico), que adquieren enorme importancia en el desarrollo de los países. En esta etapa ocurre una creciente mecanización de los talleres (con el surgimiento de la máquina de hilar en 1767, el telar hidráulico en 1769 y el telar mecánico en 1785) y de la agricultura (aparición de la desmotadora de algodón en 1792) gracias a la máquina de vapor y la aplicación de la fuerza motriz del vapor a la producción. En ese momento nace el sistema fabril: los talleres mecanizados se convierten lentamente en fábricas dotadas de enormes y pesadas máquinas que sustituyen la actividad muscular humana. Los transportes toman un impulso vigoroso con la navegación de vapor (1807), la invención de la locomotora de vapor y el surgimiento de las primeras vías férreas de gran extensión (a partir de 1823). Las comunicaciones avanzan después de la invención del telégrafo eléctrico (1835) y el sello postal (1840).

3. Desarrollo industrial: corresponde a la Segunda Revolución Industrial, entre 1860 y 1914. Los dos grandes componentes de esta etapa son el acero (el nuevo material básico cuyo proceso de fabricación se desarrolló a partir de 1856) y la electricidad. Se remplaza el hierro por el acero como material industrial, y el vapor por la electricidad y los derivados del petróleo como fuentes principales de energía; se desarrolla la maquinaria con la aparición del motor de explosión y el motor eléctrico (1873). La ciencia y los avances tecnológicos ejercen un dominio creciente en la naciente industria. Se producen transformaciones radicales en los medios de transporte (con el surgimiento del automóvil en 1880 y el avión en 1906) y en las comunicaciones (invención del telégrafo inalámbrico, el teléfono en 1876, y el cinematógrafo) y el mundo se vuelve cada vez más pequeño. El capitalismo industrial se ve desplazado por el capitalismo financiero, aparecen los grandes bancos y las instituciones financieras, junto a la ampliación extraordinaria de los mercados. Las empresas exitosas crecen desmesuradamente, experimentan un proceso de burocratización debido a su tamaño y adoptan un enfoque mecanicista de sus funciones.

4. Gigantismo industrial: etapa situada entre las dos guerras mundiales (entre 1914 y 1945), en las cuales se utilizan organización y tecnología avanzada con fines bélicos. En esta etapa se producen la gran depresión económica de 1929 y la crisis mundial que originó. En este periodo las empresas alcanzan tamaños enormes y realizan operaciones internacionales y multinacionales. Predominan las aplicaciones técnico- científicas y se enfatiza en materias petroquímicas. Se intensifican los transportes: navegación de gran calado, vías férreas y carreteras, perfeccionamiento del automóvil y el avión. Las comunicaciones se amplían y ganan rapidez con la radio y la televisión. El mundo se vuelve todavía más pequeño y complejo.

5. Moderna: es la etapa más reciente; que va desde 1945 (posguerra) hasta 1980 y marca una clara separación entre los países desarrollados (o industrializados), los países subdesarrollados (no industrializados) y los países en desarrollo. El avance tecnológico es sorprendente y se aplica con más rapidez a fines comerciales a través de productos y procesos más sofisticados. Se fabrican nuevos materiales sintéticos básicos (plásticos, aluminio, fibras textiles sintéticas, hormigón) y se utilizan nuevas fuentes de energía (nuclear, solar); no obstante, el petróleo y la electricidad mantienen su predominio. Aparecen nuevas tecnologías (el circuito integrado, el transistor, el silicio) que permiten desarrollar las nuevas maravillas de nuestra época (televisión de colores, el sonido de alta fidelidad, el computador, la calculadora electrónica, la comunicación telefónica, la televisión satelital, la masificación del automóvil). Estos inventos son consecuencia de un invento mayor: son inventados, creados, proyectados y construidos en el interior de las empresas. La investigación y el desarrollo tecnológico se llevan a cabo en las empresas y se orientan hacia usos comerciales.

Es la época en que, junto a las empresas multinacionales, surgen empresas nacionales de gran tamaño y una amplia variedad de empresas medianas y pequeñas (entre las que se encuentran las microempresas y las mini empresas). La automatización y la computación aparecen en muchas de estas empresas, aumentando en gran medida sus recursos y potencialidades y distanciándolas cada vez más de las empresas que no han entrado en esta modernización. Además, el ambiente se complica debido a la retracción, la escasez de recursos, la inflación, las altas tasas de interés y los costos crecientes. El mundo se empequeñece todavía más debido al enorme desarrollo de las comunicaciones y de los negocios internacionales, pero también se vuelve más complejo y variable, lo cual trae consigo una novedad: la incertidumbre y la imprevisibilidad de los acontecimientos.

6. Globalización: etapa posterior a 1980, llena de retos, dificultades, amenazas, presiones, contingencias, restricciones y toda clase de adversidades para las empresas. En esta fase el ambiente externo se caracteriza por la complejidad y variabilidad que las empresas no logran descifrar e interpretar de manera adecuada. En consecuencia, las empresas enfrentan la incertidumbre de lo que acontece a su alrededor y, en especial, de lo que pueda ocurrir en el futuro próximo o remoto. En esta etapa, las empresas afrontan aguda competencia, dificultades para comprender las reacciones del mercado y las acciones de los competidores. La tradición y el pasado son temas de otra época que no lograrán resolver los problemas actuales. En otras palabras, administrar y ejecutar las tareas como se hizo siempre, no proporcionará los resultados adecuados, pues todo ha cambiado, incluida la administración. Esta etapa se halla signada por la Tercera Revolución Industrial: la revolución del computador, en la que no sólo se sustituye el músculo humano por la máquina, sino también el cerebro humano por la máquina electrónica.

5.1. CONCEPTO DE EMPRESA

Las empresas son organizaciones sociales donde ocurre el fenómeno de la producción de bienes o servicios. Las empresas, organizaciones sociales que buscan obtener utilidades, funcionan como sistemas abiertos que importan insumos (entradas) del ambiente externo para convertirlos en salidas o resultados que retornan al ambiente y proporcionan la retroalimentación necesaria capaz de emitir señales de cómo debe adaptarse adecuadamente la empresa a su ambiente. Las empresas persiguen una multiplicidad de objetivos y utilizan recursos físicos o materiales, financieros, humanos, mercadológicos y administrativos que son administrados por diferentes áreas de especialidad de la empresa (respectivamente, administración de la producción o de operaciones, administración financiera, administración de recursos humanos, administración mercadológica y administración general). Además, la empresa puede desdoblarse en tres niveles de actuación diferentes: nivel institucional (en la cúpula de la empresa, actúa como un sistema abierto caracterizado por una racionalidad empresarial), nivel operacional (en el nivel más bajo de la empresa, actúa como un sistema cerrado y se caracteriza por la racionalidad técnica) y nivel intermedio (que media entre ambos).

Otro: Se define la empresa como una colectividad integrada por uno o varios grupos sociales que unen sus recursos (producción, tierra, mano de obra, tecnología y capital), en una base común para producir bienes o servicios, mediante un orden normativo, organizado y bien administrado, señalando rangos de autoridad, sistemas de planeación, comunicación, información y control coordinados, con eficiencia, modernidad, productividad, con una existencia relativamente continua en un medio y cuyas actividades se encuentran encaminadas hacia el logro de un fin o misión determinada.

La empresa es un conjunto organizado de recursos orientados conseguir algún fin.

La empresa es una unidad económica destinada a producir bienes y servicios; una comunidad de aportaciones de la técnica, la mano de obra y el capital, en sus diversas formas.

Por consiguiente, la empresa es un ENTE SOCIAL, que está integrado por personas con objetivos similares, en donde: algunos aportan dinero; otros bienes materiales; otro trabajo físico o intelectual u otras formas de aportación. Conceptuando así la empresa, todos los factores aludidos deben estar coordinados y orientados hacia un propósito común, que es obtener el máximo resultado en término de producción en provecho de la sociedad en general.

En general, la empresa presta un servicio económico, mediante el cual trata de conseguir un beneficio que remunere a lo consumido para prestar el servicio, a los esfuerzos personales realizados y al riesgo que tiene la empresa. Decimos que la empresa presta un servicio económico porque mediante su actuación ofrece a los consumidores y otras empresas lo que estos pueden necesitar. Este servicio económico puede estar representando por la oferta de productos, de cualquier índole que sean, o por la oferta de lo que son propiamente servicios.

CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS

• Son entidades programadas con relativa permanencia.

• Deben contar con una estructura: Para que las empresas cumplan su misión institucional para la cual fueron creadas, deben regular y determinar sus actividades y fijar niveles o la jerarquización para la toma de decisiones.

• Están orientadas hacia el logro de objetivos: Las empresas son creadas con una misión, unos propósitos y deben fijar y lograr una serie de objetivos intermedios para lograr dicha misión.

• Deben utilizar la especialización en sus actividades y no la diversificación.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Las empresas son ciertas clases de organizaciones o unidades sociales que buscan alcanzar objetivos específicos, y su razón de ser es cumplirlos. Un objetivo de la empresa es una situación deseada que ella pretende alcanzar. Desde esta perspectiva, los objetivos empresariales cumplen muchas funciones:

a) Al representar una situación futura, los objetivos indican una orientación que la empresa trata de seguir, y establecen líneas rectoras para la actividad de los participantes.

b) Constituyen una fuente de legitimidad que justifica las actividades de una empresa y su propia existencia.

c) Sirven como estándares que permiten a sus miembros y a los extraños comparar y evaluar el éxito de la empresa, es decir, su eficiencia y su rendimiento.

d) Sirven como unidad de medida para verificar y comparar la productividad de la empresa o de sus órganos, e incluso de sus miembros.

Existen varios términos que expresan objetivos: metas, fines, misiones, propósitos, estándares, líneas rectoras, miras, cotas, etc. En general, todas estas palabras significan un estado de cosas que algunos miembros juzgan deseables para su empresa, y procuran dotarlas con los medios y recursos necesarios para conseguirlas a través de ciertas estrategias, tácticas u operaciones, como se estudiará más adelante.

Los objetivos oficiales de las empresas se presentan o comunican mediante documentos de la empresa, como los estatutos, actas de asambleas, informes anuales, etc., o mediante pronunciamientos públicos de los directivos, que ayudan a comprender el comportamiento y las decisiones tomadas por los miembros de la empresa.

Los objetivos naturales de una empresa son:

1. Satisfacer las necesidades de bienes y servicios que tiene la sociedad.

2. Proporcionar empleo productivo a todos los factores de producción.

3. Aumentar el bienestar de la sociedad mediante el uso económico de los factores de producción.

4. Proporcionar un retorno justo a los factores de entrada.

5. Crear un ambiente en el que las personas puedan satisfacer una parte de sus necesidades humanas normales.

FINES DE LA EMPRESA

1. Prestar un servicio o producir un bien económico: Se presta un servicio al vender productos (supermercado) curar enfermos (hospital) ofrecer diversión (circo) etc. Se produce un bien económico al extraer minerales, recoger frutos alimenticios, fabricar coches, muebles, aviones.

2. Obtener un beneficio: La empresa al desarrollar su actividad trata de conseguir una ganancia para retribuir el esfuerzo de quien ha coordinado los factores productivos.

3. Restituir los valores consumido para poder continuar su actividad: Si la empresa es una librería deberá ir haciendo nuevos pedidos de libros a los editoriales para ir reponiendo los libros vendidos y poder continuar vendiendo.

5.2. FUNCIONES DE LA EMPRESA

a. Función Económica: Si la empresa es un instrumento económico de la sociedad industrial y desde este ángulo los factores importes de la empresa son la determinación de costes y lucros.

b. Función de Dirección: Comprende el análisis de cuál debe ser la función de dirección, su organización, sus calificaciones la formación de su personal y la preparación.

c. Función Social: Para que la empresa funcione, todos sus miembros deben tener clara noción personal de su propio trabajo y de la empresa, y de su lugar en la empresa, como ciudadanos conscientes y no como sujetos impersonales.

ELEMENTOS DE LA EMPRESA

Órganos de la Empresa

1. Órgano Personales: Las personas que integran una empresa tienen distintas funciones que realizar, de acuerdos con sus posibilidades y misiones encomendados. Podemos distinguir:

• Órgano Volitivo: Representa al sujeto jurídico y tiene la facultad de disponer lo que estime más oportuno a sus intereses. Puede estar representado por una persona natural (empresa individual) o bien por la asamblea o junta general de socios (empresa colectiva).

• Órgano Directivo: Actúa por delegación del propietario; su misión es coordinar y dirigir los actos económicos-administrativos, de acuerdo con los deseos expresados por el órgano volitivo. Puede referirse la delegación del propietario a una persona (administrador, director, junta directiva).

• Órgano Ejecutivo: Es el encargado de realizar los hechos económicos-administrativos dispuesto por el órgano volitivo y coordinados por el órgano administrativo. Al frente figura el gerente, ayudado por diferentes jefes de sección, encargados, etc.

2. Órgano Económico: Está conformado por el patrimonio de la unidad económica. Se refiere al elemento material de la empresa y está formado por los bienes, derechos y obligaciones existentes en un momento dado, valorado en unidades monetarias.

3. Organización: Para el eficiente funcionamiento de la empresa que esta cuente con los dos órganos citados procedentemente; es necesario, además, disponer de una adecuada organización que establezca los objetivos que deben ser alcanzado y los programas de trabajos de cada sección.

5.3. CLASIFICACIÓN O TIPOS DE LA EMPRESA

Las empresas pueden clasificarse desde distintos punto de vista. A continuación presentaremos varias clasificaciones.

• Según su Objeto o la actividad que desarrollan:

• Empresas Transformadoras:

Son las que se dedican a la elaboración de productos, transformando las materias primas en otro producto. Pueden subdividirse.

• Industriales o Manufactureras: Cuando la transformación se realiza mediante procesos físicos o químicos.

• Extractivas: Son aquellos que extraen de la naturaleza las materias primas, sin devolverle nada a cambio.

• Reproductoras: Son las que aplican técnicas y procedimientos a los elementos de la naturaleza para su producción, tales como las empresas agrícolas, ganaderas, forestales.

• Empresas Comerciales:

Se encarga de intermediar entre el productor y el consumidor, distribuyendo y comercializando los productos, sin efectuar en ellas operaciones que los transformen ostensiblemente. Se subdivide en:

• Según el volumen de sus operaciones: Empresas comerciales al por mayor y comerciales al por menor.

• Por el campo en que actúan: Pueden ser empresas de importación o de exportación. Según que se dediquen a introducir productos en el país o venderlos en el extranjero.

Conviene diferenciar las actividades referidas a INDUSTRIAS y COMERCIOS. Industria amplia la idea de transformación de unos productos, llamados materias primas. Comercio es la distribución (compra-venta) de esos productos.

• Empresas de servicios:

Son los que se dedican a la prestación de servicios, ofreciendo al consumidor medio satisfacientes intangibles o incorpóreos a cambio de una compensación, generalmente de tipo económico; tales son los servicios de transporte dedicados al traslado de personas a casos como servicios profesionales de un médico, abogado, contador, entidades financieros, dedicados a recibir dinero en depósito, otorgar préstamo, efectuar descuento de documentos y otras operaciones financieras, instituciones aseguradoras, encargadas de prevenir los riesgo, acontecimientos inciertos que puedan incidir sobre la vida de las personas.

• Atendiendo al sujeto o según su naturaleza. Las empresas pueden ser:

• a) Individuales: Cuando está formada por una sola persona, se dice que es una EMPRESA individual, tal es el caso del comerciante que se ocupa de su tienda, del labrador que dirige su propia explotación, o del artesano que trabaja en su industria. Se dice también que es una empresa individual la que pertenece a un solo individuo, aunque en ella trabaje gran número de personas ajenas al vínculo familiar.

• b) Sociedades: Es la reunión de dos más personas que ponen en común sus bienes su trabajo, su industria, o algunas de estas cosas para la consecución de un objetivo determinado.

Es muy importante distinguir entre Sociedad Civil y Mercantil, porque según se trate de otra, se le aplicara también una legislación diferente, aunque se trate de un mismo hecho. Se puede subdividirse en:

• Sociedades mercantiles: Una sociedad es considerada mercantil cuando tiene por finalidad la obtención del lucro y la repartición de beneficios, y que además se haya constituido con arreglos a las disposiciones mercantiles establecidas en el código civil y la ley del comerciante.

El prototipo de las sociedades, de nuestro tiempo, lo constituyen las empresas organizadas en forma de sociedades mercantiles. Por ser uno de los sujetos más importantes de la Contabilidad.

• Sociedades Civiles: Las sociedades civiles también pueden obtener beneficios, pero su fin esencial no es el lucro, y para su constitución se siguen las normas de la legislación civil, no las de las legislaciones mercantiles. Entre este tipo de carácter cultural, recreativo de beneficencia, etc.

• Sociedades de regímenes especiales: Se incluyen en este grupo todos aquellos que, por la circunstancia que sea, se rigen por legislaciones especiales o particulares; dictadas para su exclusivo gobierno; son las sociedades cooperativas, empresas públicas, monopolios, etc.

• Asociaciones de dos o más estados: Es una figura societaria de aparición reciente y se dan cuando dos o más Estados soberanos se asocian poniendo en común sus riquezas, capital, voluntad y esfuerzos en procura de un fin determinado.

• Teniendo en cuenta la propiedad del capital

Si se tiene en cuenta el dueño del capital, las empresas pueden clasificarse en:

• Publicas: Son empresas públicas aquellos que pertenecen al Estado o a las corporaciones, en que el capital es aportado exclusivamente por el estado en nuestro caso, pueden ser nacionales y municipales.

Ejemplos: Ande, Copaco S.A., Essap S.A.

Se justifica la creación y participación del Estado en las empresas, cuando la actividad privada no alcanza o no quiere participar en los objetivos que el o la corporación han fijado como necesarios para el bienestar o la seguridad de la comunidad que gobiernan.

• Privadas: Se dice que una empresa es privada cuando el capital es aportado exclusivamente por particulares, sin participación del Estado desde ningún aspecto.

No se debe confundir el carácter público de una empresa con las actividades de carácter público que pueda realizar. Los Bancos privados del Paraguay.

• Mixtas: Cuando el capital pertenece en un porcentaje al Estado y en otro a entes privadas.

• Por su dimensión o tamaño

Con mucha frecuencia las empresas se clasifican por su magnitud, tomándose como indicadores el volumen de operaciones, el número de personal ocupado, el importe del capital utilizando, etc. No existen, sin embargo, criterios claros para distinguir a que se llama pequeña o gran empresas.

a) Empresas Pequeñas: Son las empresas en las que el propietario realiza personalmente todas las tareas de la administracion, asumiendo el triple rol de órgano volitivo, directivo y ejecutivo (negocios ambulantes, quioscos, pequeños almacenes, etc.).

b) Empresas medianas: La característica de este tipo de empresa es que, generalmente, tanto el órgano volitivo como el directivo se concentran en el o los dueños, que aportan el capital y también dirigen.

c) Grandes empresas: En este tipo de empresa por lo general existe una marcada división del trabajo, que se presentan por la dimensión de la empresa.

Desde el punto de vista de la estructuración administrativa, esta forma de empresa se puede clasificar en empresas indivisas y empresas divididas. Si una empresa comercial conduce todo sus negocios desde una casa central, la empresa será indivisa; en cambio, si tiene órganos locales que administran con cierta independencia las sucursales, la empresa será dividida. Ejemplos de estas clases de empresas:

• Central y sucursales (una misma persona jurídica).

• Matriz y filiales, Tenedora y Subsidiarias (diferentes personas jurídicas).

• c) Empresas multinacionales: Son aquellas que, contando con recursos cuantiosos, desarrollan sus actividades en varios Estados. Ejemplos de ellas son el General Mortors, Philips, I.B.M, etc.

Los diferentes tipos de sociedades previstos en el Código Civil Paraguayo y leyes especiales son los siguientes:

• Sociedad simple.

• Sociedad colectiva.

• Sociedad en comandita simple.

• Sociedades anónimas.

• Sociedad de Responsabilidad Limitada.

• Responsabilidad en comandita por acciones.

Sociedad Simple

• Concepto

El código civil, en su Art. 1013, se dice al respecto "Sera considerada simple la sociedad que no revista los caracteres de alguna de las otras regladas por este código o en leyes especiales y que no tenga por objeto de una actividad comercial".

• Características

Del mismo precepto legal citado se desprenden los principales caracteres:

• Que la sociedad simple no este establecida con los caracteres de alguna de las otras regladas por el código civil, ni que tenga las características de las sociedades regidas por leyes especiales.

• Que no tenga por objeto el ejercicio de una actividad comercial.

Sociedad Colectiva

• Concepto

Se llama sociedad colectiva la que forman dos o más personas que se unen bajo una firma social, responsable en forma subsidiaria, ilimitada y solidaria por las obligaciones sociales. El código civil Paraguayo, en su Artículo 1025, dice al respecto:" En la sociedad colectiva, ilimitadas, y solidarias, por las obligaciones sociales".

• Características

Del citado texto legal se puede colegir las características de la sociedad colectiva en los siguientes términos:

– Responsabilidad ilimitada: Significa que los socios responden frente a los acreedores por las deudas de la sociedad, no solo con los aportados como capital sino también con sus bienes personales o particulares no aportados. Así, una sociedad colectiva que ha perdido todo su capital y existen aún obligaciones que cancelar, los socios están en obligaciones de cancelar, y obligados a responder con sus propios bienes.

– Responsabilidad Solidaria: Significa que cada uno de los socios responde con todos sus bienes, por si y por los demás socios, por las deudas de la sociedad; esta es, por si y por sus consocios y no solo en la proporción del capital aportado.

– Responsabilidad Subsidiaria: Quiere decir que los acreedores de la sociedad, primero deben reclamar judicialmente a la sociedad y, si los bienes de esta no fueron suficientes para el pago de las deudas sociales, recién entonces llevan a cabo el reclamo en segundo término sobre los bienes particulares de los socios.

Sociedad en comandita simple

• Concepto

La sociedad en comandita simple es la reunión de dos o más personas que se asocian bajo una razón social, destacándose dos categorías de socios; los socios colectivos, que asumen la responsabilidad solidaria e ilimitada, y los socios comanditarios que responden solamente por el monto aportado a la sociedad.

El código Civil establece al respecto lo que sigue: "En la sociedad en comandita simple, los socios colectivo responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales; y los socios comanditarios responden de ellos hasta el límite de sus aportes.

• Características

• Existen dos clases de socios: Colectivos y Comanditarios

• Los socios colectivos responden en forma solidaria por las obligaciones sociales, en tanto que los socios comanditarios responden de ellos hasta el límite de sus aportes.

• Las cuotas de participación de los socios no pueden ser representados por acciones.

Sociedad Anónima

• Concepto

Es una persona jurídica que crea un sujeto de derecho con el patrimonio aportado por los socios y con las utilidades acumuladas, sin razón social, administrada por mandatarios y en la que los socios solo son responsables por las obligaciones sociales hasta la concurrencia de sus respectivos aportes; representados por títulos llamados acciones con la facultad de transmitir libremente su calidad de asociado.

• Características

• Los socios responden por las obligaciones sociales solamente hasta el monto de sus aportes.

• El capital de las sociedades anónimas están divididos en acciones de igual valor, democratizando las fuerzas económicas

• La persona de los asociados no es la base de la sociedad; por lo tanto, es independiente de las eventualidades que pueden afectar a sus miembros como muerte, quiebra o interdicción.

• La S.A pueden recurrir a la suscripción pública para formar el capital social.

• La S.A pueden constituir siempre por escritura pública.

• La personería jurídica es otorgada por el Poder Ejecutivo.

Sociedad de Responsabilidad Limitada

• Concepto

Es aquella sociedad, mercantil de capital mínimo, dividido en cuotas de igual valor, de negociabilidad restringida, no responsable por título que giran bajo una denominación formada de su objeto, de un nombre de fantasía o del patrimonio de los socios, que responden de las obligaciones sociales a terceros hasta el monto de sus cuotas.

El Artículo 1160 del código civil, al inicio de la sección VI, se refiere a la S.R.L, en los siguientes términos.

"En la S.R.L, el capital se divide en cuotas iguales por valor de un mil guaraníes o su múltiplo. Los socios no serán más de veinticinco y solo responderán por el valor de sus aportes.

• Características

Las características más relevantes de la S.R.L, según los conceptos vertidos procedentes, son los siguientes:

– Capital: El capital está dividido en "cuotas" sociales que no pueden estar representados por acciones u otras formas de títulos negociable. El socio no puede enajenar sus cuotas a un tercero sin consentimiento de los demás socios. Están prohibida la suscripción pública para formar el capital.

– Responsabilidad: La responsabilidad de los socios solo garantiza ilimitada y solidariamente hasta el monto de su aporte.

– Cantidad de socios: Su constitución admite desde un mínimo de dos hasta un máximo de veinticinco personas.

– Identidad socio entidad: La sociedad constituyen una persona jurídica distinta e independiente de las personas de los socios que la forman.

– Régimen legal para la apertura: La sociedad se halla sujeta a un régimen especial de publicidad para da inicio a sus actividades, pero no necesita la autorización del estado para su funcionamiento legal como ocurre con las sociedades anónimas.

Sociedad en comandita por Acciones

• Concepto

Es la entidad formad por dos o más personas, en la cual existen dos clases de socios: los colectivos (comanditarios),que responden por la obligaciones sociales en forma ilimitada y solidaria, y los socios comanditarios; cuyos aportes están representados por acciones nominales o simplemente al portador que responden por la deudas hasta el límite de sus aportes accionarios.

El Art. 1179 del Código Civil da este concepto: "En la sociedad en comandita por acciones los socios colectivos responden por las obligaciones sociales como los socios de las sociedades colectivas. Los socios comanditarios limitan su responsabilidad al capital que se obligan a aportar; sus aportes se representan por acciones.

• Características

Tiene por características que se asemejan en algunos aspectos a la sociedad colectiva y en otros a los de acciones. En cuanto a su naturaleza jurídica, ella es formal, de carácter mixto porque está integrada por socios colectivos y comanditarios.

• Solamente los aportes de los socios comanditarios pueden estar representados por acciones.

• En las Asambleas participan los socios colectivos y los comanditarios.

• La cesión de la parte social de un socio colectivo requiere la conformidad de la Asamblea de los socios

• En cuanto a las partes de los socios comanditarios corresponden que se les apliquen las normas relativas a la S.A.

UNIDAD Nº 6

El proceso de la planeación

INTRODUCCIÓN

A todo empresario le interesa la prosperidad de su negocio. Por eso suele destinar todo su tiempo a la atención de los mil y un detalles que exigen su intervención. Sabe que debe estar ahí para tomar decisiones oportunas. En muchos negocios es el único que conoce todas las dificultades y problemas de la empresa. Planifica, organiza, integra, motiva y evalúa sin ayuda alguna.

En el presente trabajo damos a conocer una parte muy importante en el proceso administrativo de la administración, la cual es la planeación, y ésta consiste en elegir un curso de acción y decidir por anticipado qué es lo que debe hacerse, en qué secuencia, cuándo y cómo. La buena planeación interna considera la naturaleza del futuro en el cual las decisiones y acciones de la planeación se intenta que operen, así como el periodo en curso en el cual se hacen los planes.

La planeación proporciona la base para una acción efectiva que resulta de la habilidad de la administración para anticiparse y prepararse para los cambios que podrían afectar los objetivos organizacionales, es la base para integrar las funciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la organización.

Es necesario tomar en cuenta todas las herramientas para llevar a cabo una buena planeación, ya que ellas nos ayudaran a tomar buenas decisiones y elabora un plan que nos lleve a lograr nuestros objetivos.

Entendemos por empresa a la persona física o sociedad mercantil o industrial que se dedica a la producción de artículos o a proporcionar servicios.

Empresario es la persona que emprende actividades para iniciar, mantener o ampliar un negocio orientado a la producción de artículos o servicios. El empresario contribuye al bienestar general al satisfacer necesidades de la comunidad.

En la empresa se realizan muchas actividades cuyas características conoce bien el empresario. El dominio, directo o indirecto, de estas actividades es lo que conoce como Administración. La administración de empresas es el conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar, directa o indirectamente, todas las actividades y transacciones de una empresa teniendo una serie de beneficios tanto personales como sociales.

6.1. CONCEPTO Y PROPÓSITO DE LA PLANEACIÓN

La planeación implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo. Tiene que ver tanto con los fines (qué) como con los medios (cómo).

Cuando utilizamos el término planeación, queremos decir planeación formal. En la planeación formal se definen los objetivos específicos durante un período específico. Estos objetivos se planean por escrito y se comparten con los miembros de la organización para reducir la ambigüedad y crear una idea común de lo que tiene que hacerse. Por último, los planes específicos existen para lograr dichos objetivos.

La planeación consiste en tomar decisiones anticipadas sobre lo que debe hacerse antes de la ejecución; de ia acción. Desde el punto de vista formal, planear, consiste en simular el futuro esperado y establecer previamente los cursos de acción necesarios y los; medios adecuados para alcanzar los objetivos.

A. Reyes Ponce. "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".

Ernest Dale. "Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos".

George R. Terry. "Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados"

J. A. Fernández Arenas. "La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas".

L. J. Kazmier. "La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos".

Burt K. Scanlan. "Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias".

Joseph L. Massie. "Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos".

Robert N. Anthony. "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la mejor".

PROPÓSITOS DE LA PLANEACIÓN

Con frecuencia los términos son utilizados indistintamente, y consiste en identificar el propósito básico, la función o las tares de una empresa.

Ejemplo: el propósito de una empresa en general es la producción de bienes y servicios; el propósito de una universidad es enseñar, investigar y proporcionar servicios a la comunidad.

1. Una buena planeación proporciona una dirección a la organización, tanto al gerente como a los empleados. Si todos están informados hacia dónde quiere llegar la empresa pueden contribuir con la causa, coordinar sus actividades y cooperar entre compañeros, logrando mayor eficacia.

2. Trata de reducir la incertidumbre, orientar los ideales hacia el futuro para anticipar los cambios que se puedan producir tanto dentro como fuera de la organización.

3. Al coordinar actividades, se pueden notar las dificultades de los grupos de trabajos y pueden corregirse, por lo tanto esto minimiza el desperdicio y la redundancia.

4. Se establecen los estándares usados para controlar, así logran ver si los planes fueron concretados exitosamente, fracasaron o deben corregirse. Una buena planeación debe concentrarse también en detectar las falencias de la organización.

6.2. TIPOS DE PLANES

La planeación produce un resultado inmediato: el plan. Un plan es el producto de la planeación, y constituye el evento intermedio entre el proceso de planeación y el proceso de implementación de la planeación. Todos los planes tienen un propósito común: la previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos que deberán conducir a la consecución de los objetivos que los orientan. Un plan es un curso predeterminado de acción durante un periodo específico, y representa una respuesta y una anticipación en el tiempo con el fin de alcanzar un objetivo pretendido. El plan describe un curso de acción para alcanzar un objetivo y proporciona respuestas a las preguntas qué, cuándo, cómo, dónde y por quién.

Existen cuatro clases de planes:

1. Planes relacionados con métodos, denominados procedimientos.

2. Planes relacionados con dinero, denominados presupuestos.

3. Planes relacionados con el tiempo, denominados programas o

4. Planes relacionados con comportamientos, denominados reglas o reglamentos.

1. Procedimientos. Son los planes relacionados con métodos de trabajo o de ejecución. Casi siempre los procedimientos son planes operacionales. Se representan por gráficas denominadas flujogramas.

2. Presupuestos. Son los planes relacionados con el dinero durante determinado periodo, ya sea por ingresos o gastos. Según sus dimensiones y efectos, los presupuestos se consideran planes estratégicos cuando cobijan la empresa como una totalidad y abarcan un largo periodo, como el caso de la planeación financiera estratégica. Son planes tácticos cuando cubren determinada unidad o departamento de la empresa a mediano plazo, como el caso de los presupuestos de gastos por departamento "que cubren el ejercicio anual", los presupuestos anuales de gastos de publicidad, etc. Son planes operacionales cuando su dimensión es local y a corto plazo, como el caso del flujo de caja o flujo de efectivo (cash flow), de los presupuestos de reparación y de mantenimiento, etc.

3. Programas o programaciones. Son los planes relacionados con el tiempo. Los programas se basan en la correlación de dos variables: tiempo y actividades que deben ejecutarse. Los métodos de programación varían ampliamente, y van desde programas sencillos (en que puede utilizarse un simple calendario para programar actividades; por ejemplo, una agenda) hasta programas complejos que exigen técnicas matemáticas avanzadas o procesamiento de datos por computador para correlacionar las interdependencias entre variables). La programación, ya sea simple o compleja, constituye una herramienta importante en la planeación. El programa más simple se denomina cronograma: una gráfica de doble entrada en que las filas representan las tareas o actividades y las columnas definen los periodos (horas, días o meses). Los programas más complejos se representan mediante técnicas más complejas como e PERT (Program Evaluation Review Technique) o técnica de evaluación y revisión de programas.

4. Reglas o reglamentos. Son planes relacionados con el comportamiento solicitado a las personas. Especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones. Buscan sustituir el proceso de decisión individual, restringiendo el grado de libertad de las personas en situaciones determinadas de antemano. Casi siempre son planes operacionales.

6.3. ALCANCE DE LA PLANIFICACIÓN

Los planes de una organización se los puede describir según su alcance, marco de tiempo, especificidad o frecuencia de uso. A continuación presentaremos las diferencias de cada atributo.

• Según su alcance los planes pueden ser:

• Estratégicos: Son planes que se aplican a toda la organización y establecen sus objetivos generales. Sus características son:

a. Proyectada a largo plazo, sus efectos y consecuencias abarcan varios años.

b. Cobija la empresa como totalidad. Abarca todos los recursos y las áreas de actividad, y se preocupa por alcanzar los objetivos organizacionales.

c. Está definida por la cúpula de la organización (en el nivel institucional), y corresponde al plan general, al cual están subordinados los demás.

• Operacionales: Planeación de un área operativa particular de la organización. Sus características son:

a. Proyectada a corto plazo, para lo inmediato.

b. Cobija cada tarea o actividad aisladamente y se preocupa por alcanzar metas específicas.

c. Está definida en el nivel operacional para cada tarea o actividad.

• Táctica: Planeación efectuada en los departamentos. Sus características son:

a. Proyectada a mediano plazo, generalmente para el ejercicio anual.

b. Cobija cada departamento, abarca sus recursos específicos y se preocupa por alcanzar los objetivos del departamento.

c. Se define en el nivel intermedio, en cada departamento deja empresa.

• Según el marco de tiempo:

• A largo plazo: Se define en un período mayor a tres años.

• A corto plazo: En un período menor o igual a un año.

Pueden existir períodos intermedios.

• Según su especificidad:

• Direccionales: Son flexibles. Se establecen pautas generales y un enfoque, que no limita a los objetivos específicos de la empresa.

• Concretos: Un enfoque que limita trabajar en un asunto específico.

• Según su frecuencia de uso:

• Permanentes: Se utiliza el plan varias veces. Proporciona todo lo necesario para efectuarlos.

• Único uso: Satisface las necesidades una única vez.

6.4. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

La planeación es un proceso que empieza por definir los objetivos y los planes para alcanzarlos. El punto de partida de la planeación es el establecimiento de los objetivos por alcanzar. La fijación de objetivos es la primera actividad que debe cumplirse: saber a dónde se pretende llegar para saber con exactitud cómo llegar hasta allá.

Los objetivos son los resultados futuros que se espera alcanzar. Son las metas seleccionadas que se pretenden alcanzar en cierto tiempo con determinados recursos disponibles o posibles. Así, los objetivos son pretensiones futuras que, una vez alcanzadas, dejan de ser objetivos para convertirse en realidad.

DESGLOSE DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos de las organizaciones pueden situarse en una jerarquía que va desde los objetivos generales de la organización (en la cúpula de la jerarquía) hasta los objetivos operativos u operacionales que implican simples instrucciones para la rutina cotidiana (en la base de la jerarquía).

Como consecuencia de la jerarquía de objetivos, surge el desglose de los mismos. A partir de los objetivos organizacionales, la empresa puede fijar sus políticas, directrices, metas, programas, procedimientos, métodos y normas. Aunque los objetivos organizacionales son amplios y genéricos, su idealización es más restringida y detallada a medida que se avanza en su desdoblamiento.

1. Políticas: afirmaciones generales basadas en los objetivos de la organización; funcionan como guías orientadoras de la acción administrativa. Proporcionan marcos o limitaciones, aunque flexibles y elásticos, para demarcar las áreas en que deberá desarrollarse la acción administrativa. Son generales y utilizan verbos como mantener, seguir, usar, proveer, ayudar, etc. Las más comunes son las políticas de recursos humanos (cómo tratar a los empleados de la organización), las políticas de ventas (cómo tratar a la clientela), las políticas de precios (cómo manejar los precios frente al mercado), etc.

2. Directrices: principios establecidos para lograr los objetivos pretendidos. Como los objetivos son fines, las directrices sirven para establecer los medios adecuados para alcanzarlos y canalizar las decisiones. Existen directrices de personal (cómo reclutar y seleccionar a los futuros empleados), directrices de compras (cómo seleccionar los proveedores), etc.

3. Metas: objetivos por alcanzar a corto plazo. Muchas veces pueden confundirse con los objetivos inmediatos o con los objetivos operacionales. Las metas más comunes son: producción mensual, facturación mensual, recaudo diario, etc.

4. Programas: actividades secuenciales necesarias para alcanzar cada una de las metas. La consecución de las metas se planea en los programas. Estos son planes específicos variables que pueden incluir un conjunto integrado de planes menores, como en el caso de los programas de producción (cómo programar la producción de las diversas áreas para alcanzar la meta de producción establecida), los programas de financiación (cómo programar los diversos préstamos bancarios para alcanzar la meta de aportes financieros), etc.

5. Procedimientos: modos de ejecutar o llevar a efecto los programas. Los procedimientos son planes que establecen la secuencia cronológica de las tareas específicas necesarias para realizar determinados trabajos o tareas. Es el caso de los procedimientos de admisión de personal (qué documentos y formularios se necesitan para efectuar la admisión de las personas) y los procedimientos de giro de cheques (quién debe llenarlos, quién debe firmarlos, etc.). También se denominan rutinas.

6. Métodos: planes prescritos para el desempeño de una tarea específica. En general el método, que se entrega a la persona que ocupa un cargo o realiza una tarea, le indica exactamente cómo desempeñarlo o cumplirla, respectivamente. El método, que detalla cómo debe realizarse el trabajo, es más restringido y limitado que el procedimiento; por ejemplo, el método de montar una pieza, de describir un cargo, de entrenar a una persona, etc. Los procedimientos y los métodos utilizan flujogramas para representar el flujo o la secuencia de tareas u operaciones.

7. Normas: reglas o reglamentos que delimitan y aseguran el cumplimiento de los procedimientos. Son órdenes directas y objetivas respecto del curso de acción que va a seguirse. Las normas surgen cuando determinada situación exige una acción específica y única. Son guías específicas de acción: cuándo debe seguirse fielmente un curso de acción o de conducta. La regía, establecida para lograr la uniformidad en la acción, define lo que debe hacerse o lo que no debe hacerse. Ejemplo: prohibición de fumar en determinados lugares, horarios de trabajo, inasistencia al trabajo, etcétera.

UNIDAD Nº 7

El proceso de la organización

INTRODUCCIÓN

La organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sociológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho incluso que es conveniente mantener cierto grado de impresión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho más efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, valido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasionan la impresión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

7.1. CONCEPTO Y PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

La palabra organización puede adoptar varios significados:

1. Organización como entidad social. Orientada a alcanzar objetivos específicos y estructurada deliberadamente. La organización es una entidad social porque la conforman personas; está orientada a objetivos porque se halla diseñada para conseguir resultados: generar utilidades (empresas en general) o proporcionar satisfacción social (clubes), etc. Está estructurada deliberadamente porque propone la división del trabajo y asigna su ejecución a los miembros. En este sentido, la palabra organización significa cualquier cometido humano orientado intencionalmente a conseguir determinados objetivos. Esta definición cobija todos los tipos de organizaciones (tengan o no ánimo de lucro), como bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc.

2. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo. En este sentido, la organización significa el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la ejecución, y establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno.

Organizar consiste en:

1. Determinar las actividades específicas necesarias para el logro de los objetivos planeados (especialización).

2. Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización).

3. Asignar las actividades a posiciones y personas específicas (cargos y tareas).

La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego organón, que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como etapa del proceso administrativo.

La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades; el establecimiento de métodos, y aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo, que permitan una óptima coordinación de los recursos y las actividades.

La organización es el diseño de estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, con el fin de lograr los objetivos empresariales. Es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos (¿cómo se va a hacer?).

Fayol organizar es: Constituir el doble organismo material y social de la empresa.

Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Eugenio Sisto Velasco. Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas entidades debe existir.

Roben Beckles, Róñala Carmichael y Bernard Sarchet, Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.

Isaac Guzmán V. Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa; con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

Joseph L. Massie. La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

Harold Koontz y Cyril O'Donnell. Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

Lyndall Urwick. Disposición y correlación de las actividades de una empresa.

Mario Sverdlik. Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.

PROPÓSITO DE LA ORGANIZACIÓN

El propósito de la organización es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar funciones y recursos. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad; el diseño de procesos adecuados fomenta la eficiencia en la consecución de los objetivos plasmados en la fase de planeación.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

• Unidad organizacional. Todas las actividades establecidas deben relacionarse con los objetivos, la misión y visión de la empresa.

• Especialización. Delimitar el campo de acción de los trabajadores aumenta su eficiencia y destreza.

• Jerarquía. Es necesario definir claramente los distintos ni veles de autoridad y responsabilidad.

• Paridad autoridad y responsabilidad. Para exigir responsabilidad, previamente hay que asignar la autoridad necesaria para cumplir las tareas.

• Unidad de mando. Para evitar confusión, cada función debe asignase a un solo jefe.

• Difusión. Se debe mantener informado a los miembros de la empresa de los cambios en estructuras, procesos, sistemas y técnicas.

• Tramo de control. Para ser eficientes, un jefe no debe de tener bajo su autoridad a más de cinco o seis subordinados.

• Coordinación. La empresa es un sistema, y sus distintos componentes deben funcionar de forma sincronizada.

• Mejora continua. Ante un entorno en constante cambio, la organización debe ser capaz de adaptarse de forma continua.

IMPORTANCIA

La acción de organizar es de gran importancia para todo organismo, dado que es la función por la cual los administradores, darán un uso metódico a los recursos del sistema administrativo. El autor Samuel Certo (Administración Moderna, Interamericana, pág. 194) nos dice: "La organización crea y mantiene relaciones entre todos los recursos, indicando qué recursos serán usados para actividades específicas. Y cuándo, dónde y cómo se usarán estos recursos". Un esfuerzo de organización real, ayuda a los administradores a minimizar costos, tales como: la duplicación de esfuerzos, ociosidad de los recursos de operación. Algunos autores consideran que la función de organización es tan importante, que abogan por la creación y el uso de un departamento de organización (organización y métodos) dentro del organismo social.

Todos hemos sido miembros de organizaciones, equipos, clases o grupos que estuvieron muy "organizados". Igualmente, hemos sido miembros de grupos sociales que se podrían caracterizar por ser muy "desorganizados". La organización promueve la colaboración y la negociación entre los individuos en un grupo, mejora así la efectividad y la eficiencia del trabajo y la comunicación en una empresa.

La función organizadora, crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa, mejorando así las funciones administrativas de Dirección y Control. Por ejemplo: el contratar y colocar a la persona en el puesto equivocado, puede dar como resultado posteriores dificultades motivacionales. Existen diversos fundamentos básicos que demuestran la importancia de la función administrativa de organización, éstos son los siguientes:

• Es de carácter continuo. Es decir, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos, están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que lógicamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

• Es un medio a través del cual, se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

• Suministra. la descripción de funciones, para que el personal pueda desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar claramente: las funciones, las obligaciones, las responsabilidades, la autoridad.

EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Podemos conceptualizar al proceso de organización como: una serie de pasos o etapas necesarias, para llevar a cabo la acción de organizar un organismo social.

7.2. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Respecto a la organización existen dos formas de pensar: la formal y la informal. La primera considera a la organización de manera estricta. La segunda, toma como base la disposición y las relaciones informales de trabajo.

– Organización formal. Se refiere a la estructura planeada, y representa un intento deliberado por establecer patrones de relación, entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos de manera efectiva. La estructura formal es el resultado de decisiones explícitas y de naturaleza prescriptiva, una "guía" de la manera en que las actividades deben ser realizadas. La organización formal se puede representar, mediante un organigrama y se incluye en los manuales de organización, en la descripción de puestos, carta de actividades, etc. Esto determina los lineamientos generales para ciertas funciones prescritas y las relaciones entre esas actividades.

– Organización informal. Se refiere a las interacciones del personal, que no están prescritas por la organización formal, es decir, se refiere a los aspectos del sistema de organización, que no están formalmente planeados, sino que surgen de manera espontánea de las actividades e interacciones de los participantes.

Las relaciones informales, son vitales para el funcionamiento efectivo de la empresa. Con frecuencia los grupos desarrollan medios espontáneos e informales, para manejar actividades importantes que contribuyen al desempeño total. Con frecuencia, la organización formal es lenta en responder a las fuerzas externas, así como a los cambios tecnológicos, por lo que se desarrollan relaciones informales, para manejar estos problemas. De esta manera, la organización informal puede ser adaptable y sirve para realizar funciones nuevas, que no están prescritas de manera adecuada por la organización formal. Relaciones que por lo común, no tienen un vínculo estrecho con el trabajo que desempeña el individuo, pero que, sin embargo, influyen en su comportamiento y en sus relaciones de trabajo. Estas relaciones: de amistad, de respeto, de compartir ciertos valores morales, culturales, surgen en forma espontánea entre los individuos, a la manera cómo surge la organización social en un grupo. Desde el punto de vista del administrador, nos dicen Rodil y Mendoza (Conceptos Fundamentales sobre Organización, Trillas, p. 33), el conocimiento de la forma como surge la organización informal, tiene un gran valor para la toma de decisiones, relacionadas con la administración de los recursos humanos.

¿Quién debe ser supervisor de un grupo de trabajo? ¿Aquél que tiene mayor antigüedad y que dado los escalafones de la organización formal, debe ocupar el puesto, o aquél que el grupo considera su guía y respeta como líder, aunque no llene los requisitos del escalafón?

7.3. NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

1. Organización global. Implica la empresa como totalidad. Es el denominado diseño organizacional, que puede asumir tres tipos: lineal, funcional y línea-sfaff.