Indice1. Introducción 2. Que es Microsoft Windows? 3. Formularios Electrónicos 4. Conclusión 5. Bibliografía
Formulario es un documento impreso que transmite información específica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir información El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información. Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema. Con Microsoft Office es posible diseñar formularios electrónicos que garantizan una rápida y correcta recogida de información; bien sea en cualquiera de sus aplicaciones: Word, Excel, Power Point y, la más adecuada y/o diseñada para este fin específico, Access.
Actualmente se cuenta con equipos de computación bien sofisticados y variados, los de mayor acceso son aquellos compatibles con Microsoft Windows, que es un software o programa, que establece un ambiente amigable para trabajar en las computadoras a partir de imágenes llenas de color (llamadas íconos) y menúes. Este ambiente amigable recibe el nombre de Interfaz Gráfica para Usuario.
Estamos ya bastante familiarizados con diversos tipos de formularios en papel: albaranes de pedido, propuestas de gastos, formularios para envío de fax, etc. aunque puede haber grandes diferencias de unos a otros, lo cierto es que todos ellos tienen unos cuantos aspectos en común:
- Todos los formularios contienen un texto estándar y espacios en blanco o campos en donde se ha de introducir la información.
- El texto y los campos están organizados en forma de cuadrícula, con espacios en blanco para la entrada de datos.
- Los formularios en papel son conocidos habitualmente por su dificultad para rellenarlos, y en el caso de formularios rellenos a mano, su dificultad para descifrarlos posteriormente.
Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de logitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas de verificación de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratón para que aparezca una "X" en la casilla adecuada. También es posible especificar una serie de respuestas "por omisión" en campos específicos, con vistas a facilitar aún más la labor de cumplimentación del formulario. Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, se evitan todos los posibles problemas de interpretación de los datos introducidos, como sucede con los formularios en papel rellenos a mano. Además, si la computadora está conectada a una red, los formularios electrónicos pueden ser cumplimentados y compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo de documento, eliminando así por completo la necesidad de los formularios en papel. Windows viene con muchos programas accesorios útiles, incluyendo un procesador de texto elemental (WordPad), un programa de gráficos (Paint) y un programa de comunicación (HyperTerminal). También proporciona varias herramientas útiles, como Calculadora (Calculator) y Block de notas (Notepad). Para otras funciones (de acuerdo a las necesidades), se utiliza el Microsoft Office, en el cual es posible diseñar formularios electrónicos que garantizan una rápida y correcta recogida de información; en cualquiera de sus aplicaciones: Word, Excel, Power Point y, la más adecuada y/o diseñada para este fin específico, Access.
Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. El mejor método para la introducción de datos es crear un formulario; con éste, puede asignar el espacio necesario a cada campo e introducir información en varias tablas al mismo tiempo. También puede evitar los dolores de cabeza que se producen cuando trata de saber con qué registro está trabajando en una tabla; cada formulario muestra un solo registro a la vez.
- AITKEN Peter, Fulton J., Plumley S. y Wempen F: Microsoft Office 97 Professional 6 en 1 (traducción por Rebeca A. Sánchez L.); Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A., México D.F., 1.997.
- CHIAVENATO, Idalberto. Iniciación a la Organización y el Control. Editorial Mc Graw Hill. México 1.993.
Autor:
Albornoz L., Francis G
Calles G., Gueri J. Montenegro C., Julio C.