La auditoría integral como instrumento efectivo de lucha contra el fraude y la corrupción (página 4)

Según las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs), el auditor deberá aplicar procedimientos analíticos en las etapas de planeación y de revisión global de la auditoría. Los procedimientos analíticos significan el análisis de índices y tendencias significativos incluyendo la investigación resultante de fluctuaciones y relaciones que son inconsistentes con otra información relevante o que se desvían de las cantidades pronosticadas. Los procedimientos analíticos incluyen la consideración de comparaciones de la información financiera del gobierno regional. También incluyen consideran de relaciones. Pueden usarse variados métodos para desempeñar los procedimientos, los mismos que varían desde simples comparaciones a análisis complejos usando técnicas avanzadas de estadística.

Los procedimientos, considerados como el conjunto de técnicas de auditoría, tácticamente dispuestos, serán los componentes de cada programa de Auditoría Integral que resulte de la planeación.

• LA EVIDENCIA EN LA AUDITORÍA INTEGRAL

El Manual de Auditoría Integral de la Contraloría General de la República de nuestro país, establece que la evidencia es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a través de observación, inspección, entrevistas y examen de los registros y resultados. La auditoría integral se dedica a la obtención de la evidencia, dado que ésta provee una base racional para la formulación de juicios u opiniones. El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los criterios de auditoría son alcanzados.

En términos generales la evidencia de auditoría puede clasificarse en cuatro tipos: i) evidencia física, ii) Evidencia testimonial; iii) Evidencia documental; y, iv) Evidencia analítica.

EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE.

Según las NAGAs[50]debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación, y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de llegar a bases razonables para la formulación del Informe de Auditoría Integral.

La evidencia del auditor es la convicción razonable de que todos aquellos datos contables, financieros, administrativos, legales y otros expresados han sido y están debidamente soportados en tiempo y contenido por los hechos económicos y circunstancias que realmente han ocurrido.

La naturaleza de la evidencia está constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el auditor y que tienen relación con las cuentas o rubros que se examinan.

La evidencia se obtiene, por el auditor, a través del resultado de las pruebas de auditoría aplicadas según las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del auditor.

El auditor no pretende obtener evidencia absoluta, sino que determina los procedimientos y aplica las pruebas necesarias para la obtención de una evidencia suficiente y adecuada.

EVIDENCIA SUFICIENTE.

Se entiende por tal, aquel nivel de evidencia que el auditor debe obtener a través de sus pruebas de auditoría para llegar a conclusiones razonables sobre las cuentas o rubros que se someten a su examen. Bajo este contexto el auditor no pretende obtener toda la evidencia existente sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con los objetivos de su examen.

El nivel de evidencia a obtener por el auditor, referido a los hechos económicos y otras circunstancias, debe estar relacionado con la razonabilidad de los mismos y proporcionar información sobre la circunstancia en que se produjeron, con el fin de formarse el juicio profesional que le permita emitir una opinión.

Para decidir el nivel necesario de evidencia, el auditor debe, en cada caso, considerar la importancia relativa de las partidas que componen los diversos rubros de las cuentas examinadas y el riesgo probable de error en el que incurre al decidir no revisar determinados hechos económicos.

El auditor deberá tener en cuenta y evaluar correctamente el costo que supone la obtención de un mayor nivel de evidencia que el que está obteniendo o espera obtener y la utilidad final probable de los resultados que obtendría.

Independientemente de las circunstancias específicas de cada trabajo, el auditor debe obtener el nivel de evidencia necesario que le permita formar su juicio profesional sobre las cuentas examinadas.

La falta del suficiente nivel de evidencia sobre un hecho de relevante importancia en el contexto de los datos que se examinan, obliga al auditor a abstenerse de emitir una opinión, o bien a expresar las salvedades que correspondan.

EVIDENCIA COMPETENTE.

El concepto de competente de la evidencia es la característica cualitativa, en tanto que el concepto suficiencia tiene carácter cuantitativo. La confluencia de ambos elementos, competencia y suficiencia, debe proporcionar al auditor el conocimiento necesario para alcanzar una base objetiva de juicio sobre los hechos sometidos al examen.

La evidencia es competente o adecuada cuando sea útil al auditor para emitir su juicio profesional. El auditor debe valorar que los procedimientos que aplica para la obtención de la evidencia adecuada sean los convenientes, así como que las circunstancias del entorno no invalidan los mismos. La convergencia de ambos factores permite considerar que la evidencia obtenida es la adecuada.

IMPORTANCIA RELATIVA – RIESGO PROBABLE.

Los criterios que afectan a la cantidad (suficiencia) y a la calidad (competencia) de la evidencia a obtener y, en consecuencia, a la realización del trabajo de auditoría, son los de importancia relativa y riesgo probable. Estos criterios deben servir, así mismo, para la formación de su juicio profesional. La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo una omisión) en la información financiera que, bien individualmente o en su conjunto, y a la luz de las circunstancias que le rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable, que confía en la información, se hubiera visto influenciado o su decisión afecta como consecuencia del error u omisión.

La consideración del riesgo probable supone la evaluación del error que puede cometerse por la falta absoluta de evidencia respecto a una determinada partida o a la obtención de una evidencia incompleta de la misma. Para la evaluación del riesgo probable, debe considerarse el criterio de importancia relativa y viceversa, al ser interdependiente en cuanto al fin de la formación de juicio para la emisión de una opinión. Las decisiones a adoptar, basadas en tales evaluaciones, al ser también interdependientes, deben juzgarse y evaluarse en forma conjunta y acumulativa.

OBTENCIÓN DE LA EVIDENCIA

La evidencia suele obtenerse de: las cuentas que se examinan, los registros auxiliares, los documentos de soporte de las operaciones, las declaraciones de empleados y directivos, los sistemas internos de información y transmisión de instrucciones, los manuales de procedimientos y la documentación de sistemas, la obtención de confirmaciones de terceras personas ajenas a la entidad y los sistemas de control interno en general, sin que esta relación tenga carácter exhaustivo.

Los datos contables y, en general, toda información interna, no pueden considerarse por sí mismos, evidencia suficiente y adecuada. El auditor debe llegar a la convicción de la razonabilidad de los mismos mediante la aplicación de las pruebas necesarias. La evidencia de los datos contables podrá ser obtenida, entre otros, mediante los siguientes procedimientos: Inspección, observación, investigación, confirmación, cálculo y revisión analítica.

Inspección: consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. La inspección de registros y documentos proporciona evidencia de diversos grados de confiabilidad dependiendo de su naturaleza y fuente, así como de la eficacia de los controles internos a lo largo del proceso. A continuación se presentan tres categorías de evidencia documental que proporcionan al auditor diversos grados de confiabilidad: i) Evidencia documental creada y conservada por terceras partes; ii) Evidencia documental creada por terceras partes y conservada por la entidad; y, iii) Evidencia documental creada y conservada por el ente. La inspección de activos tangibles da lugar a una evidencia fidedigna en relación con su existencia, pero no necesariamente con su propiedad o valor.

Observación: consiste en examinar el proceso o procedimientos que otros realizan. Por ejemplo, el auditor puede observar el conteo de inventarios realizados por personal del ente o la ejecución de procedimientos de control interno que no deja rastros de auditoría.

Investigación: consiste en buscar una información adecuada recurriendo a personas competentes, ya sea dentro o fuera del ente. Las investigaciones pueden abarcar desde preguntas escritas dirigidas a terceros hasta preguntas orales que se plantean, de un modo informal a individuos dentro del ente. Las respuestas a las investigaciones pueden poner en manos del contador público una información que no poseía anteriormente o bien puede proporcionarle una evidencia para corroborar.

Confirmación: consiste en la respuesta que se da a una investigación que pretende ratificar los datos contenidos en los registros contables.

Cálculo: consiste en la verificación de la precisión aritmética de los documentos fuentes y de los registros contables o en la realización de los cálculos independientes.

Revisión analítica: consiste en estudiar razones y tendencias financieras significativas así como en investigar fluctuaciones y partidas poco usuales.

• LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA INTEGRAL

Analizando al MAGU, los hallazgos de auditoría son el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área, actividad u operación de los gobiernos regionales. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en el gobierno regional bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto.

De acuerdo con la NAGU 3.60[51]los elementos del hallazgo de auditoría se relacionan de la siguiente forma:

• Condición: situación actual encontrada

• Criterio: Norma aplicable

• Causa: Situaciones que originaron la situación encontrada

• Efecto: Resultado adverso o potencial de la situación encontrada

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son: i) Importancia relativa que amerite ser comunicado; ii) Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo; iii) Objetivo; y, iv) Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

El auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes: i) condiciones al momento de ocurrir el hecho; ii) Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas; iii) Análisis crítico de cada hallazgo importante; iv) Integridad del trabajo de auditoría; v) autoridad legal; y, vi) Diferencias de opinión.

• EL INFORME DE AUDITORÍA INTEGRAL

Los informes de Auditoría Integral en su configuración permiten juzgar la calidad y cantidad de la evidencia. Es por ello, que en la Auditoría Integral no se debe entregar informes de tipo estándar o uniforme, ya que este modelo puede distorsionar o disminuir el grado de información que se consigna.

En la Auditoría Integral se deben preparar por lo menos los siguientes informes o documentos suscritos contentivos de la opinión profesional: Un informe anual con el dictamen respectivo, el cual, incluye la opinión sobre la totalidad del ente económico, partiendo de los estados financieros de cierre de ejercicio preparados por la administración, con una explicación detallada de la labor desempeñada. Dicho informe por lo tanto contendrá al menos las siguientes manifestaciones por parte del auditor:

• Sobre los Estados Financieros:

• Si el examen se realizó con sujeción a las normas generales de Auditoría Integral y a las normas que rigen la profesión contable.

• Si el examen realizado tuvo o no, limitaciones en el alcance o en la práctica de las pruebas.

• Si los estados financieros presentan de manera fidedigna la situación financiera del gobierno regional y los resultados de las operaciones durante el respectivo período y su integridad.

• Si el sistema de información contable se lleva de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas legales del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada.

• Si el gobierno regional cumple oportunamente sus obligaciones con terceros, en especial aquellas de contenido patrimonial.

• Si los análisis financieros que realiza la administración son confiables y la aplicación y uso de los estados financieros en la toma de decisiones.

• Si los resultados financieros corresponden a procesos decisionales idóneos.

• Si no se ha manipulado el sistema de información contable y si el mismo ha sido inspeccionado de manera integral; las reservas o salvedades sobre la fidelidad de los estados financieros si las hubiere, las que deben ser expresadas en forma clara, completa y detallada.

• Sobre el Desempeño y la Gestión de los Administradores.

• Si los gerentes o administradores han cumplido integralmente con las obligaciones que les competen, en especial con aquellas de contenido patrimonial y, con las recomendaciones de la Auditoría Integral

• Si la gestión administrativa ha sido eficiente, eficaz y económica.

• Si el control interno ha sido implantado, operado y desarrollado por la administración en forma eficiente, así mismo un concepto sobre si el mismo es adecuado y un estudio sobre la efectividad.

• Si las operaciones sociales aprobadas por los administradores y sus actuaciones, se han desarrollado con respeto de las normas legales y estatutarias, así como de las órdenes e instrucciones impartidas por los órganos sociales, sus cuerpos delegatarios de funciones y las estructuras de regulación aplicables al ente económico.

• Si los informes de los administradores se ajustan al desarrollo de las operaciones sociales concuerdan con los estados financieros y, reflejan el resultado de la gestión.

• Si tuvo limitaciones o restricciones por parte de la administración para la obtención de sus informaciones o para el desempeño de sus funciones.

• Si el resultado presentado por los administradores es confiable e íntegro y, si tales utilidades son el resultado de una gestión eficiente.

• Si la situación patrimonial del ente permite la continuidad del gobierno regional como entidad en marcha.

• Si los procesos decisionales corresponden al tipo de ente económico y si estos son adecuados conforme las afirmaciones explícitas e implícitas contenidas en los estados financieros, las observaciones, reservas o salvedades si las hubiere, las que deben ser expresadas en forma clara, completa y detallada.

• Sobre el control organizacional.

• Si el control interno existe y si este es adecuado en los términos y características de la organización del ente económico objeto de Auditoría Integral. Asímismo, un análisis sobre su efectividad y sobre sus fortalezas y deficiencias.

• Sobre los procesos operacionales.

• Si cada operación, actividad y proceso que se realiza al interior del gobierno regional, tiene establecido un procedimiento secuencial acorde con los objetivos trazados.

• Sobre el cumplimiento de la regulación y legislación por parte del gobierno regional, con énfasis en los aspectos relacionados con el Estado, con la comunidad y con los trabajadores.

• Sobre el entorno que rodea al gobierno regional, sus amenazas y riesgos. En especial si el gobierno regional se encuentra estructurado para afrontar el avance de la competitividad institucional, aprovechar las oportunidades de negocios, neutralizar los riesgos y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.

• Sobre los demás hallazgos obtenidos que deban revelarse, así como la forma en que se llevaron a cabo las funciones desarrolladas por la Auditoría Integral.

Igualmente la Auditoría Integral producirá informes parciales o intermedios, los cuales deben tratar los temas de mayor importancia a juicio del auditor, así como su opinión en relación con los estados financieros de cortes intermedios. Informes eventuales oportunos, sobre los errores, irregularidades o actos desviados o improcedentes que no obstante haber sido puestos en conocimiento de los administradores no hubiesen sido corregidos en un tiempo prudencial. Así mismo, informes sobre la inobservancia de sus recomendaciones por parte de la administración.INFORMES ESPECÍFICOS PARA LAS ENTIDADES GUBERNAMENTALES

Según las Normas de Auditoría Gubernamental, los informes que emiten deben tener en cuenta determinadas consideraciones técnicas. La elaboración de un informe, sin la responsabilidad y diligencia profesional debida, podría ocasionar un perjuicio en la imagen del Sistema Nacional de control que debemos preservar. Las características del informe de auditoría son: significación, utilidad y oportunidad, exactitud y beneficios de la información sustentatoria, calidad convincente, concisión, claridad y simplicidad, tono constructivo, organización de los contenidos del informe y positivismo. La responsabilidad de la redacción del informe de auditoría es del auditor encargado aunque también comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditoría que intervienen en el borrador del informe hasta llegar a la consideración de la autoridad de la Contraloría General de la República para su aprobación.

Los informes por escrito constituyen la forma establecida por el Sistema Nacional de Control y su órgano rector, la Contraloría General de la República, para comunicar los resultados de la auditoría practicada a los funcionarios responsables de la entidad examinada; esto permite: i) Poner en conocimiento de los funcionarios gubernamentales los resultados de cada examen; ii) Reducir el riesgo que los resultados puedan ser interpretados erróneamente; y, ii) Facilitar las acciones de seguimiento orientadas a establecer si la entidad ha adoptado las acciones correctivas pertinentes.

Conforme a lo prescrito en la NAGU 4.10, los auditores deben comunicar por escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios responsables de la entidad. Una vez culminada la fase de ejecución, el nivel gerencial correspondiente de la Contraloría General de la República o el titular del Órgano de Control Institucional, según los casos, remitirán el borrador del informe para requerir comentarios o aclaraciones del gobierno regional, con miras a incluirlos, previa evaluación, en el informe correspondiente. El borrador de Informe no debe estar firmado por los auditores responsables del trabajo. El envío del borrador de informe al gobierno regional, se sujetará a las normas respectivas.

• MONITOREO REALIZADO POR LA AUDITORÍA INTEGRAL

• ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN CONTINUADA

La supervisión continuada se inscribe en el marco de las actividades corrientes y comprende unos controles regulares efectuados por la dirección, así como determinadas tareas que realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones.

Existe una gran variedad de actividades que permiten efectuar un seguimiento de la eficacia de control interno en el desarrollo normal de los gobiernos regionales. Comprenden actividades corrientes de gestión y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras tareas rutinarias.

Los diferentes directivos comprueban que el sistema de control interno continua funcionando a través del cumplimiento de sus funciones de gestión. Al incluir o conciliar los distintos informes de explotación con los informes financieros, empleando los mismos continuamente en la gestión de la explotación es probable que se identifiquen de manera rápida los errores importantes o las excepciones en los resultados previstos. Se puede conseguir una mejora en la eficacia del sistema de control interno presentando información financiera completa y oportuna y resolviendo toda excepción identificada.

Las comunicaciones recibidas de terceros confirman la información generada internamente o señalan la existencia de problemas. En este sentido, la comunidad corrobora los datos de facturación implícitamente al pagar sus facturas. Por el contrario, las reclamaciones respecto de la facturación podrían indicar la existencia de deficiencias en los controles sobre el proceso de las transacciones.

La estructura adecuada y unas actividades de supervisión apropiadas permiten comprobar las funciones de control e identificar las deficiencias existentes. En ese sentido, como rutina normal se supervisarán las tareas administrativas que actúan de control sobre exactitud y totalidad del proceso de las transacciones. Asimismo, se establecerá una segregación de funciones de manera que se ejerza una verificación recíproca, lo que servirá además de disuasión al fraude, ya que dificulta el disimular las actividades sospechosas.

Los datos registrados por los sistemas de información se comparan con los activos físicos. Las existencias de producto terminado pueden ser recontadas periódicamente. Los resultados de estos recuentos se comparan con los registros contables y se comunican las diferencias detectadas.

• EVALUACIONES PUNTUALES

Aunque los procedimientos de supervisión continuada suelen proporcionar información importante sobre la eficacia de otros componentes de control, de vez en cuando un replanteamiento del sistema resultará útil. Con ocasión de dicho replanteamiento, se puede examinar la continuidad de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán principalmente en función de una evaluación de riesgos y de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada.

Las deficiencias en el sistema de control interno, en su caso, deberán ser puestas en conocimiento de la gerencia y los asuntos de importancia serán comunicados al primer nivel directivo.

El sistema de control interno y, en ocasiones, la forma en que los controles se aplican, evolucionan con el tiempo, por lo que procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su eficacia o dejar de aplicarse. Asimismo, las circunstancias en base a las cuales se configuró el sistema de control interno en un principio también pueden cambiar, reduciendo su capacidad de advertir de los riesgos originados por las nuevas circunstancias. En consecuencia, la dirección tendrá que determinar si el sistema de control interno es en todo momento adecuado y su capacidad de asimilar los nuevos riesgos.

El proceso de supervisión realizado por la auditoría integral o por cualquier otro ente, asegura que el control interno continua funcionando adecuadamente. Este proceso comprende la evaluación, por parte de los empleados de nivel adecuado, de la manera en que se han diseñado los controles, de su funcionamiento, y de la manera en que se adoptan las medidas necesarias. Se aplicará a todas las actividades dentro de la entidad y a veces también a externos contratados.

La auditoría integral, debe buscar que los sistemas de control interno aseguren, en mayor o menor medida, su propia supervisión. En este sentido, cuanto mayor sea el nivel y la eficacia de la supervisión continuada, menor será la necesidad de evaluaciones puntuales.

• VALOR AGREGADO DE LA AUDITORÍA INTEGRAL

En el siguiente esquema comparativo se puede apreciar el aporte que realiza la auditoría integral a la gestión óptima de los gobiernos regionales:

La importancia y el impacto de la auditoría integral en los gobiernos regionales hace recaer una gran responsabilidad en los recursos humanos que son necesarios para realizarla, por lo que se requiere de un eficiente manejo del personal disponible para la ejecución y conducción de los esfuerzos. Por esta razón, un criterio básico consiste en orientar los recursos y capacidades disponibles de la Contraloría General de la República hacia entidades, programas o actividades en que puedan lograrse mejoras importantes, con el objeto de promover una mayor efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos del Estado.

La oportunidad de promover mejoras en las entidades públicas y el convencimiento de los funcionarios, respecto a la importancia de su aplicación, resulta ser más relevante que la formulación de críticas y la adopción de correctivos por obligación del marco legal vigente.

La auditoría integral tiende a establecer y mantener un adecuado sistema interno de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable en todos los ámbitos del gobierno regional

Asimismo, la auditoría integral, a diferencia de la auditoría tradicional, viene aportando el monitoreo permanente y/o puntual si fuera el caso en coordinación con los responsables de las entidades. También constituye valor agregado el aporte que hace la auditoría integral mediante la asesoría y consultoría, lo cual ayuda a solucionar la problemática de las entidades.

• LUCHA CONTRA EL FRAUDE Y LA CORRUPCIÓN.

El fraude y la corrupción no son temas recientes, son temas de siempre. Son temas vigentes. La lucha contra estos flagelos es pedida clamorosamente por toda comunidad consciente y honesta.

El fraude y la corrupción son enemigos del desarrollo.

Modernamente la auditoría integral no fundamenta la eficiencia de su trabajo en el descubrimiento de fraudes o actos de corrupción que pueden estarse dando en las entidades auditadas. Es suficiente que el trabajo de auditoría sea desarrollado con base en las normas de auditoría aceptadas por la comunidad de auditores, a nivel internacional, para que goce de confiabilidad por parte de quienes hacen uso de la información auditada. Sin embargo, es justamente la auditoría integral, aquella que en rigor tiende a descubrir la mayoría de fraudes o actos de corrupción de los entes auditados, aún no siendo exclusivamente ese su objetivo.

El auditor en el desempeño de su profesión tiene conocimiento de diversos tipos de operaciones o transacciones, así como terminología de diferente acepción que se deben definir con el propósito de precisar la actitud que debería asumir cuando detecte actos de corrupción. En tal sentido, el auditor puede determinar errores, fraudes, actos ilegales, malversación y en general, otros actos que podrían relacionarse directamente como corrupción.

ERRORES:

En el contexto de la auditoría integral, el término error se utiliza para describir aquellas acciones o declaraciones incorrectas u omisiones no intencionales que podría efectuar la empresa, entidad o el cliente del auditor en la información financiera, administrativa o de otro tipo que examina o las transacciones, registro u otros documentos examinados, los cuales podrían incluir cifras, omisiones o revelaciones no adecuadas a las circunstancias.

IRREGULARIDADES:

El término irregularidad es utilizado como sinónimo de fraude gerencial, desfalco, malversación, etc; es decir, todas aquellas acciones que la gerencia o sus funcionarios realizan en forma intencional o fraudulenta en las operaciones, transacciones y/o decisiones gerenciales y administrativas que el auditor podría identificar o descubrir como parte del examen para incluirlas en las conclusiones y recomendaciones del informe de auditoría.

La característica de la irregularidad es la condición de intencional o fraudulenta que podría ser cometida por los empleados, funcionarios, o incluso por la propia gerencia o Junta Directiva de la empresa / entidad/ Gobierno.

En el entorno de la auditoría integral, el término irregularidad, según el SAS 53[52]el auditor asume responsabilidad para detectar e informar sobre errores e irregularidades.

ACTOS ILEGALES:

Actos ilegales son violaciones de leyes o reglamentos gubernamentales atribuibles solamente a la entidad. Dichos actos pueden haber sido realizados por la gerencia o por los empleados pero actuando a nombre de la entidad, no incluyen bajo esta definición la conducta inadecuada del personal de la entidad. La SAS 54 trata de los actos ilegales cometidos por los clientes del auditor.

• FILOSOFÍA DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

La lucha contra la corrupción es en esencia el establecimiento de normas y lineamientos para prevenir, detectar y actuar contra los actos de corrupción en las entidades públicas y privadas, en nuestro caso, los gobiernos regionales.

• PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA FISCAL

Mediante Ley 27245 y su modificatoria Ley No. 27958, se establecen los lineamientos para una mejor gestión de las finanzas públicas, con prudencia y transparencia fiscal, así como también crear el Fondo de Estabilización Fiscal, con el fin de contribuir a la estabilidad económica, condición esencial para alcanzar el crecimiento económico sostenible y el bienestar social.

El estado peruano debe asegurar el equilibrio o superávit en el mediano plazo, acumulando superávit fiscales en los períodos favorables y permitiendo únicamente déficit fiscales moderados y no recurrentes en períodos de menor crecimiento.

Las leyes anuales de presupuesto, de endeudamiento y de equilibrio financiero, los créditos suplementarios, y la ejecución presupuestal, se sujetarán a un conjunto de reglas al respecto.

• DISCIPLINA, RACIONALIDAD Y AUSTERIDAD

La Ley No. 28652 – Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005, establece disposiciones sobre disciplina presupuestaria, racionalidad y austeridad, que deben ser cumplidas estrictamente.

DISCIPLINA PRESUPUESTARIA:

Los gobiernos regionales deben ejecutar su presupuesto de acuerdo a las normas de disciplina presupuestaria siguientes:

• a) Los montos aprobados por la Ley de Presupuesto y sus modificaciones constituyen los créditos presupuestarios máximos para la ejecución de las prestaciones de servicios público y las acciones desarrolladas de estas entidades;

• b) Efectuar revisiones integrales respecto de las planillas de remuneraciones y pensiones a fin de deputar y evitar pagos a personas y pensionistas inexistentes;

• c) Los pagos al personal activo y cesante deben realizarse de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente;

• d) El ingreso a la administración pública, cualquiera sea el régimen laboral, se efectúa necesariamente por concurso público de méri6tos y siempre y cuando se cuente con la plaza presupuestada;

• e) Toda acción de personal que se realice de conformidad con la normatividad vigente debe contar obligatoriamente y sin excepción con el financiamiento en el Grupo Genérico de Gastos respectivo.

• f) A nivel de Pliegos, el -Grupo Genérico de Gasto 1. "Personal y Obligaciones Sociales" no es objeto de Habilitaciones con cargo a Anulaciones Presupuestarias de otros Grupos Genéricos de Gasto;

• g) No pueden ser objeto de anulaciones presupuestarias, los créditos presupuestarios asignados a las prestaciones del Seguro Integral de Salud,

• h) Los saldos no comprometidos del calendario de compromisos que se originen en los Pliegos por la elaboración de planillas y pago de remuneraciones no deben ser utilizados en otros compromisos del gobierno regional

DISPOSICIONES DE RACIONALIDAD:

Los gobiernos regionales están obligados a actuar conforme a las siguientes medidas de racionalidad del gasto público:

• Ejecutar una revisión de sus procesos y procedimientos operativos que procuren la mayor congruencia de sus acciones con las funciones que les corresponda legalmente;

• Adoptar medidas de ahorro efectivo racionalizando el consumo de los servicios de energía, agua y teléfono; y gastos correspondientes al consumo de combustible y materiales de oficina;

• Reemplazar semestralmente, a través de las Oficinas de Auditoría Interna, los resultados de las subvenciones otorgadas a personas jurídicas no pertenecientes al Sector Público, con el objeto de comprobar si el beneficiado de la subvención viene realizando las actividades que fundamentan su otorgamiento;

DISPOSICIONES DE AUSTERIDAD:

Los gobiernos regionales deben aplicar obligatoriamente, durante la ejecución del presupuesto, las siguientes disposiciones de austeridad independientemente de la fuente de financiamiento:

• Queda prohibido el reajuste o incremento de remuneraciones, así como la aprobación de las escalas remunerativas, bonificaciones, dietas, asignaciones, retribuciones y beneficios de toda índole cualquiera sea su forma, modalidad, mecanismo, fuente de financiamiento;

• Queda prohibido, sin excepción, el ingreso de personal por servicios personales y el nombramiento;

• Sólo pueden celebrarse contratos de servicios no personales y/o locación de servicios con personas naturales en casos puntuales;

• Está prohibido realizar gastos en horas extras;

• Queda prohibido todo tipo de gasto orientado a celebraciones o agasajos con fondos públicos;

• Por los servicios de telefonía móvil, beeper y comunicación por radio celular (función de radio troncalizado digital, sólo se podrá asumir un gasto total igual a S/. 150.00

• Queda prohibida la adquisición de cualquier tipo de mobiliario de oficina;

• Queda prohibida la adquisición de nuevos bienes y equipos a través de operaciones de arrendamiento financiero;

• Queda prohibida la adquisición de vehículos automotores;

• Quedan prohibidos los viajes al exterior de funcionarios y servidores del Estado, con cargo a fondos públicos

La observancia de las disposiciones de disciplina, racionalidad y austeridad es responsabilidad del Presidente del Gobierno Regional, del Jefe de la Oficina de Presupuesto o el que haga sus veces, así como del Jefe de la Oficina de Administración.

• CONTROL GUBERNAMENTAL

En la lucha contra la corrupción, el Sistema Nacional de Control, tiene un rol fundamental al ejercer como función especializada, el control gubernamental, en el marco de los establecido en el artículo 82° de la Constitución Política del Estado de 1993, así como de su Ley Orgánica No. 27785.

El control gubernamental implica la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control.

El fin que persigue el control gubernamental es el mejoramiento de los gobiernos regionales, a a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. Para ello el control gubernamental puede realizarse en forma interna y externa y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente, pudiendo para el efecto hacer uso de la auditoría integral.

• CORRUPCIÓN

Acciones ilícitas que practican personas, funcionarios o empresarios que compromete la honorabilidad del funcionario o servidor público para obtener de él beneficio generalmente económico a su favor o en beneficio propio de la entidad o empresa que representa y resulta en el uso incorrecto de los recursos del estado.

Robert Keitgaard en su libro "Controlando la Corrupción" presenta una definición tomada del diccionario "Webster´s Third New Internacional Dictionary" en los términos siguientes: "…corrupción es conducta que se desvía de los deberes formales de un rol público por ganancias de interés privado (personal, familiar o grupal) pecuniarias o relacionadas al status, o que viola las reglas contra el ejercicio de ciertos tipos de conducta de interés privado".

Como en la palabra latina corruptus, "corrupto" invoca una gama de imágenes del mal; designa aquello que destruye lo sano. Existe un tono moral en la palabra.

Una de las características de la corrupción es que la efectúa generalmente la empresa, el gobierno o el funcionario en beneficio propio. Normalmente participa un funcionario público porque es la persona clave en un acto de corrupción. En las transacciones con los gobiernos regionales, desafortunadamente la empresa privada es quien generalmente participa de una u otra forma en la corrupción, por ejemplo al presentar cotizaciones irreales, al pagar prebendas para ganar la Bueno Pro y otros actos.

La legislación penal de casi todos los países consideran que en la corrupción participan dos elementos: una corrupción activa y una pasiva, la primera incluye al que corrompe o trata de corromper a un funcionario o servidor público porque es quien recibe dádivas, promesas o ventajas de cualquier clase para que haga u omita algo en violación de sus obligaciones; y la segunda el funcionario o servidor público porque es quien solicita o acepta donativo, promesa o cualquier otra ventaja para realizar u omitir un acto en violación de sus obligaciones o el que las acepta a consecuencia de haber faltado a sus deberes. También el funcionario o servidor público que directa o indirectamente o por acto simulado, se interesa en cualquier contrato u operación en que interviene por razón de su cargo.

NATURALEZA Y ALCANCE DEL CONCEPTO DE CORRUPCIÓN:

En relación al trabajo de la auditoría integral, el auditor debe estar alerta para identificar actos de corrupción. Si bien recordamos que no es el objetivo del trabajo del auditor identificar fraudes, errores o actos de corrupción, consideramos que es su responsabilidad tomar un papel activo en los casos en que observase las posibilidades de que su cliente está cometiendo actos de corrupción que, como se mencionó anteriormente, son actos que van más allá de un acto ilegal.

• FRAUDE

Comprende las distorsiones intencionales de la información financiera, administrativa, logística, contable, laboral, tributaria y otras por parte de uno o más directivos, funcionarios y trabajadores. También participan en algunos casos proveedores, clientes, acreedores y terceros relacionados.

Según Pinilla (2000)[53], actualmente la mayor cantidad de procesos, procedimientos, técnicas y prácticas de trabajo pasan por la utilización de los sistemas computarizados, por tanto, gran parte de los fraudes están siendo cometidos en estos sistemas, a los cuales debe examinar la auditoría integral. A continuación presentamos algunos de los fraudes que normalmente se presentan en los sistemas computarizados: Manipulación de transacciones; Técnica de SALAMI; Técnica del Caballo de Troya; Las bombas lógicas; Juego de la Pizza; Ingeniería social; Trampas- Puerta; Superzaping; Evasión astuta; Recolección de basura; Ir a cuestas para tener acceso no autorizado; Puertas levadizas; Técnica del taladro; Intercepción de líneas de comunicación.

• a) Manipulación de transacciones; la cual ha sido el método más utilizado para la comisión de fraudes, en ambientes computarizados. Consiste en cambiar los datos antes o durante la entrada al computador. Puede ser ejecutado por cualquier persona que tenga acceso a crear, registrar, transportar, codificar, examinar, comprobar o convertir los datos que entran al computador. Por ejemplo alterar los estados financieros, informes de comisiones y otros documentos de los gobiernos regionales

• b) Técnica de SALAMI; consiste en sustraer pequeñas cantidades (tajadas) de un gran número de registros, mediante la activación de rutinas incluidas en los programas aplicativos corrientes. Es muy común en los programas que calculan intereses, porque es allí donde se facilita la sustracción de residuos que generalmente nadie detecta, configurándose cómodamente el fraude.

• c) Técnica del Caballo de Troya; consiste en insertar instrucciones, con objetivos de fraude, en los programas aplicativos, de manera que, además de las funciones propias del programa, también ejecute funciones no autorizadas, es decir las instrucciones fraudulentas se esconden dentro de las demás, obteniendo acceso libre a los archivos de datos, normalmente usados por el programa.

• d) Las bombas lógicas; son técnicas de fraude, en ambientes computarizados, que consiste en diseñar e instalar instrucciones fraudulentas en el software autorizado, para ser activadas cuando se cumpla una condición o estado específico. Es difícil de descubrir, porque mientras no sea satisfecha la condición o estado específico, el programa funciona normalmente procesando los datos autorizados sin arrojar sospecha de ninguna clase.

• e) Juego de la Pizza; es un método relativamente fácil para lograr el acceso no autorizado a los Centros de procedimiento electrónico de datos (PED), así estén adecuadamente controlados. Consiste en que un individuo se hace pasar por la persona que entrega la pizza y en esa forma se garantiza la entrada a las instalaciones del PED durante y después de las horas de trabajo.

• f) Ingeniería social; conste en planear la forma, de abordar a quienes pueden proporcionar información valiosa o facilitar de alguna manera la comisión de hechos ilícitos. Se recurre luego, a argumentos conmovedores y/o a sobornar a las personas para alcanzar los objetivos deseados.

• g) Trampas- Puerta; son deficiencias del sistema operacional, desde las etapas de diseño original (agujeros del sistema operacional). Los expertos en sistemas pueden aprovechar las debilidades del sistema operacional para insertar instrucciones no autorizadas, en dicho sistema, con el objeto de configurar fraudes informáticos. Las salidas del sistema operacional permiten el control a programas escritos, por el usuario, lo cual facilita la Operacionalización de fraudes, en numerosas operaciones.

• h) Superzaping; deriva su nombre del superzap, un programa utilitario de IBM de un alto riesgo por sus capacidades. Permite adicionar, modificar y/o eliminar registros de datos, datos de registros o agregar caracteres dentro de un archivo maestro, sin dejar rastro y sin modificar ni corregir los programas normalmente usados para mantener el archivo. Este programa permite consultar los datos para efectos de conocimiento o para alterarlos omitiendo todos los controles y seguridades en actividad establecidos.

• i) Evasión astuta; consiste en un método inventado como consecuencia de la aparición de los compiladores. Se trata de que los expertos inventaron la forma de comunicarse con la computadora a través de lenguaje de máquina. También se le conoce con el nombre de parches. Es un método limpio para entrar en la computadora, cambiar las cosas, hacer que algo suceda y hasta cambiarlas para que vuelvan a su forma original sin dejar rastros para auditoría.

• j) Recolección de basura; es una técnica para obtener información abandonada o alrededor del sistema de computación, después de la ejecución de un programa. Consiste en buscar copias de listados producidos por el computador y/o papel carbón para allí extraer información, en términos de programas, datos, passwords y reportes especiales básicamente.

• k) Ir a cuestas para tener acceso no autorizado; se trata de una técnica de fraude informático para lograr el acceso no autorizado a los recursos del sistema entrando a cuestas de alguien influyente (piggyback) o por imitación (suplantación).

• l) Puertas levadizas; consiste en la utilización de datos, sin la debida autorización, mediante rutinas involucradas en los programas o en los dispositivos de hardware. Son métodos sofisticados de escape de datos que pueden ser ejercidos en ambientes de alta seguridad y alto riesgo

• m) Técnica del taladro; consiste en utilizar una computadora para llamar o buscar la manera de entrar al sistema con diferentes códigos hasta cuando uno de ellos resulte aceptado y permita el acceso a los archivos deseados. Mediante el sistema de ensayo permanente se descubren las contraseñas del sistema para entrar a los archivos y extraer información, en forma fraudulenta.

• n) Intercepción de líneas de comunicación; consiste en establecer una conexión secreta telefónica para interceptar mensajes. Normalmente, las conexiones activas o pasivas se instalan, en los circuitos de comunicación de datos, entre: i) terminales y concentradores; ii) Terminales y computadores; y, iii) computadores y computadores. De otra parte, la intercepción de comunicaciones por microondas y vía satélite, es también posible de ser utilizadas fraudulentamente.

• ACTIVIDADES DE CONTROL PARA LUCHAR CONTRA EL FRAUDE Y LA CORRUPCIÓN

Según Hevia (1991)[54], en la mayoría de las empresas su pasivo más influyente es la debilidad de sus sistemas de control, que invitan por su ineficacia al fraude.

Interpretando a Hevia, el fraude está presente en mayor o menor medida en todas los gobiernos regionales, cualquiera que sea su tamaño o actividad. Partiendo de esta realidad incuestionable, los gobiernos deberían protegerse adecuadamente de este peligro.

La lucha contra el fraude en un gobierno regional no es una función que corresponda a una determinada unidad o departamento; es la tarea de todos y cada uno de los responsables y de los empleados del mismo.

Si no hay ninguna norma, instrucción o procedimiento escrito en materia de fraudes, no hay una política concreta y debidamente institucionalizada y conocida sobre fraudes, por tanto la auditoría integral debe establecer las recomendaciones del caso, en el marco de su función asesora.

Los gobiernos regionales deben conocer muy bien las motivaciones y estímulos del fraude y actuar en consecuencia.

La creación de fuentes de información dentro del gobierno regional, animando a todo el personal a colaborar en la lucha contra el fraude, a través de los canales establecidos al efecto, es algo que debe ser considerado y no rechazado.

Todas las precauciones y medidas instauradas para luchar contra el fraude, deben ser conocidas y difundidas en el ámbito del gobierno regional.

La lucha contra el fraude es un deber impuesto a los Consejeros, como defensa de los intereses del Estado y la Sociedad.

El componente imprescindible de una buena gestión corporativa en un gobierno regional, es un sistema de disuasión, detección, investigación e información sobre el fraude, adecuado a las necesidades y características de cada gobierno.

La transparencia es el mejor antídoto contra el fraude; por transparencia entendemos que todos están informados de las actividades y operaciones del gobierno regional. Transparencia es lo opuesto al ocultismo generalizado que erróneamente es aplicado por algunas autoridades, facilitando de esta forma el desarrollo del fraude.

Según Brión (2001)[55], resulta indudable que una empresa no es de por sí fraudulenta o corrupta. Lo son las personas que tienen a su cargo la dirección y, por ende, deben asumir la responsabilidad por los actos de la misma, aunque a veces traten de desconocer determinados actos con el fin de diluir sus responsabilidades.

LA CAUSALIDAD EN LA CORRUPCIÓN Y EL FRAUDE:

Lo bueno y lo malo de una empresa, está indisolublemente asociado a lo bueno y lo malo de las personas que la conducen o laboran en ella. Es decir, que se trata de un bien o un mal moral y, por tanto, derivado de la actitud de una persona frente a la vida.

LA RE-EDUCACIÓN PARA COMBATIR LA CORRUPCIÓN:

Resulta evidente que el fraude y la corrupción, sólo pueden desalentarse con éxito si, además de la implementación de controles adecuados en los distintos procesos, se fomenta la valoración de la ética de las personas que actúan en dichos procesos.

Recordemos que un "control se termina cuando dos personas se ponen de acuerdo para vulnerarlo". En el fraude y la corrupción sucede lo mismo, encontrándonos con figuras como la colusión o la complicidad.

El auditor que participa en la auditoría integral de un Gobierno Regional, tendría que ser la persona más adecuada para ayudar a la re-educación de la organización, a partir de la revaloración de los principios éticos que deben sustentar las personas que interactúan en ella. Pero esto sólo es posible si el auditor es considerado como "ejemplo o modelo" desde esa perspectiva ética, hecho que de por sí representa un desafío más allá de la función.

La influencia directa de los conductores de los Gobiernos Regionales como pilares de cambio, es fundamental para la re-educación institucional y por ende como medio para combatir el flagelo de la corrupción. Las personas son muy sensibles en la percepción de los mensajes e imagen de los dirigentes. Si se quiere cambiar, hay que cambiar a todo nivel.

Si podemos cambiar los valores de las personas, habremos cambiado los valores del grupo y, de esta forma los efectos del fraude y la corrupción pueden ser controlables.

HACIA UNA TEORÍA GENERAL DE CORRUPCIÓN EN LOS GOBIERNOS REGIONALES:

Según Calden (1992)[56], desde los albores de la civilización, se ha reconocido que cualquier individuo en la posición de ejercer poder público sobre la colectividad o comunidad y con autoridad pública está tentado de usar las oficinas públicas para ventajas y ganancias personales.

En los gobiernos regionales los actores principales de la corrupción pueden ser los directivos, funcionarios y trabajadores. El modo en que pueden actuar puede ser mediante: Soborno y complicidad; Colusión para defraudar al público; Malversación de fondos; privilegios económicos de acuerdo a intereses especiales; Favoritismo y discriminación; Parasitismo; etc.

Los antecedentes de la corrupción la podemos encontrar en la dependencia económica; sistema de valores multidimensionales; descomposición del sistema; inseguridad social, incorrecta administración e incompetencias; chisme y rumor, etc.

Está determinado que los funcionarios públicos que son complacientes con la corrupción salen ganando hasta que son capturados y sancionados. Para ellos la corrupción provee dividendos. Pueden acumular poder y ejercitarlo con pocas restricciones. Pueden vivir excepcionalmente privilegiados, amparar sus vidas y quizás amasar enormes fortunas privadas. Pueden preservarse en el cargo y predeterminar su sucesión, quizás aún creando una dinastía. Pueden y hacen las cosas que deseen e impiden a otra gente obtener cualquier cosa. Las ventajas en estatus, riqueza y poder son bastante claras. Pero sus ganancias son por definición ventajas no naturales que podrían no haber ocurrido. Sus ganancias están hechas a expensas de alguien más, aunque los que pierdan nunca puedan comprender que ellos les han negado lo que debería haber sido de ellos.

La corrupción oficial es difícil de controlar. Es un complejo problema que involucra muchos factores y diferentes fuerzas. Toma muchas formas diferentes y ningún gobierno regional ni verdaderamente ningún funcionario público es inmune.

• PARTICIPACIÓN DEL ESTADO Y LA SOCIEDAD EN LA LUCHA CONTRA EL FRAUDE Y LA CORRUPCIÓN

Los colegios profesionales son instituciones del Estado y la Sociedad. La Federación de Colegios de Contadores Públicos del Perú – Junta de Decanos, con fecha 15.02.2000 aprobó la aplicación en el Perú de las Normas Internacionales de Auditoría y Servicios Relacionados. Con esta norma para uso de los auditores. De este modo, esta entidad proporciona a los auditores peruanos los lineamientos contenidos en las Normas Internacionales de Auditoría, para ser aplicadas en la auditoría de los estados financieros y a otro tipo de información con la adaptación necesaria. Estas normas contienen los principios básicos y los procedimientos esenciales junto con lineamientos relativos en forma de material explicativo y de algún otro tipo.

En relación con la investigación tenemos la Norma Internacional de auditoría 240: Fraude y Error; la cual establece que al planear y aplicar procedimientos de auditoría y al evaluar e informar los resultados, el auditor debería considerar el riesgo de distorsiones materiales en los estados financieros, originados por un fraude o error. De acuerdo con esta norma, el término fraude se refiere a un acto intencional por parte de uno o más individuos del área de administración, empleados, o terceros, que genera una distorsión en los estados financieros. El fraude puede implicar: i) Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos; ii) Malversación de recursos; iii) Supresión u omisión de los efectos de transacciones en los registros o documentos; iv) Supresión u omisión de los efectos de transacciones en los registros o documentos; v) Registros de transacciones sin sustento; y, vi) Aplicación indebida de políticas contables. La norma indica que el término error se refiere al acto no intencional que produce una distorsión en los estados financieros, como: i) Equivocaciones matemáticas o de procesamiento en los registros sustentatorios y en los datos contabilizados; ii) Omisión e interpretación equivocada de hechos; iii) aplicación indebida de políticas contables.

La responsabilidad por la prevención y detección de fraude y error descansa en la gerencia que debe implementar y mantener sistemas de contabilidad y de control interno apropiados y permanentemente operativos. Tales sistemas reducen pero no eliminan la posibilidad de fraude y error. El auditor no es y no puede ser responsable de la prevención del fraude o error. Sin embargo, el hecho de que se lleve a cabo una auditoría anual, puede servir para contrarrestar fraudes o errores. Al planear la auditoría, el auditor debería evaluar el riesgo de distorsión material que el fraude o error pueda producir en los estados financieros, y debería indagar ante la gerencia si existen fraudes o errores significativos que hayan sido descubiertos. Basado en la evaluación del riesgo, el auditor debería diseñar procedimientos de auditoría para obtener seguridad razonable de que sean detectadas las distorsiones producidas por fraude o error que tengan un efecto material en los estados financieros tomados en su conjunto.

El Estado, participa activamente en defensa de sus intereses con las Normas de Control Interno. Estas normas deben ser aplicadas por los directivos, funcionarios y trabajadores de todas las entidades públicas, entre estas, por los gobiernos regionales. También deben ser aplicadas por los auditores internos o externos; auditores financieros o integrales, por todos.

Las Normas de Control Interno son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura de control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones. Los titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en función de la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y procedimientos implantados. Las normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas de aceptación general, así como en aquellos criterios y fundamentos que describen el marco general de la estructura de control interno.

• OPTIMIZACIÓN DE LOS GOBIERNOS REGIONALES

• EFICIENCIA DE LOS GOBIERNOS REGIONALES

La administración regional se ejerce bajo un sistema gerencial y se sustenta en la planificación estratégica, organización, dirección, ejecución, evaluación y control, dentro del marco de las normas emitidas por los sistemas administrativos nacionales; para estos efectos necesita llevar a cabo un conjunto de efectividades con eficiencia.

La eficiencia, está referida a la relación existente entre los servicios prestados o entregados por los gobiernos regionales y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido..

La eficiencia, también puede ser conceptualizada como la virtud para lograr un efecto determinado; tal como sucede con los gobiernos regionales al facilitar la solución de los problemas que enfrentan los la comunidad regional.

La eficiencia, es la relación entre costos y beneficios enfocada hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos), con el fin de que los recursos (humanos, materiales y financieros) se utilicen del modo más racional posible.

La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se deseen alcanzar, esto significa eficiencia, lo que lleva a concluir que los gobiernos regionales van a ser racionales si se escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los organizacionales y no los individuales. La racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la eficiencia.

La eficiencia busca utilizar los medios, métodos y procedimientos más adecuados y debidamente planeados y organizados para asegurar un óptimo empleo de los recursos disponibles. La eficiencia no se preocupa por los fines, como si lo hace la eficacia, si no por los medios.

La eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en la prestación de servicios a la comunidad. La eficiencia aumenta a medida que decrecen los costos y los recursos utilizados. Se relaciona con la utilización de los recursos para obtener un bien u objetivo.

• EFICACIA DE LOS GOBIERNOS REGIONALES

Los gobiernos regionales realizan funciones normativas y reguladoras, de planeamiento, administrativa y ejecutiva, promoción de las inversiones y de supervisión, evaluación y control. Todos los recursos y esfuerzos del gobierno regional deben establecer una sinergia, de modo que pueda alcanzar la eficacia en cada una de estas funciones, no solo por el gobierno regional si no por que es una exigencia y necesidad de la colectividad.

La eficacia o efectividad, se refiere al grado en el cual los gobiernos regionales logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse fijados por las autoridades, directivos o exigidos por la sociedad.

La eficacia, es la virtud, fuerza y poder para gestionar, en nuestro caso, las empresas de transporte urbano.

La eficacia o efectividad es el grado en el que se logran los objetivos institucionales. En otras palabras, la forma en que se obtienen un conjunto de resultados refleja la efectividad, mientras que la forma en que se utilizan los recursos para lograrlos se refiere a la eficiencia.

La eficacia, es la medida normativa del logro de los resultados. Los gobiernos regionales disponen de indicadores de medición de los logros de las funciones que le compete. Cuando se logren dichos resultados o estándares, se habrá logrado el objetivo. Para obtener eficacia tienen que darse algunas variables como:

• Cualidades de la organización del gobierno regional;

• Nivel de confianza e interés de los directivos, funcionarios y trabajadores;

• Motivación del personal;

• Desempeño cabal y ético de sus funciones;

• Capacidad de la Organización de los programas, proyectos y actividades;

• Información y comunicación en todos los niveles;

• Interactuación efectiva con el entorno y con el interno;

• Toma de decisiones efectiva en relación con las metas, objetivos y misión institucional.

Si un gobierno regional dispone de estas variables, refleja el estado interno y la salud de dicha entidad. Los gobiernos regionales, dependen de la fuerza financiera o económica; pero deben tener en cuenta algunas medidas de eficacia administrativa, como por ejemplo:

• capacidad del gerenciamiento corporativo para encontrar fuerza laboral adecuada;

• Elevados niveles de moral de los empleados y satisfacciones en el trabajo;

• Bajos niveles de rotación;

• Buenas relaciones interpersonales;

• Percepción de los objetivos de la entidad;

• Buena utilización de la fuerza laboral calificada.

Para que los gobiernos regionales alcancen eficacia, deben cumplir estas tres condiciones básicas:

• Alcance de los objetivos institucionales;

• Mantenimiento del sistema interno; y,

• Adaptación al ambiente externo.

El alcance de la eficacia tropieza con la complejidad de exigencias de una entidad como sistema abierto. La eficacia y el éxito empresarial constituyen un asunto muy complejo debido a las relaciones múltiples que se establecen con los elementos ligados a la entidad.

Cuando el gobierno regional se preocupa por hacer correctamente las cosas está transitando a la eficiencia (utilización adecuada de los recursos disponibles) y cuando utiliza instrumentos para evaluar el logro de los resultados, para verificar las cosas bien hechas con las que en realidad debían realizarse, entonces se encamina hacia la eficacia (logro de los objetivos mediante los recursos disponibles).

La eficiencia y la eficacia no van de la mano, ya que un gobierno regional puede ser eficiente en sus operaciones, pero no eficaz, o viceversa; puede ser ineficiente en sus operaciones y sin embargo ser eficaz, aunque sería mucho más ventajoso si la eficacia estuviese acompañada de la eficiencia, con lo cual el presente y la prospectiva sería positiva. También puede ocurrir que no sea ni eficiente ni eficaz, por tanto la prospectiva sería negativa.

Según Koontz & O´Donnell (1999)[57], los gerentes del gobierno regional tienen diversidad de técnicas para lograr que los resultados se ajusten a los planes. La base de la buena gestión y control de los gobiernos regionales radica en que el resultado depende de las personas.

Entre las consideraciones importantes para asegurar los resultados y por ende la eficacia de los gerentes tenemos: la voluntad de aprender, la aceleración en la preparación del equipo gerencial, importancia de la planeación para la innovación, evaluación y retribución al equipo gerencial, ajustes de la información, necesidad de la investigación y desarrollo gerencial, necesidad de liderazgo intelectual, etc.

Los resultados obtenidos en los gobiernos regionales, no sólo deben darse para la propia institución, sino especialmente debe plasmarse en mejores servicios y en el contento ciudadano, especialmente en el contexto participativo que tiene la optimización de la gestión.

• ECONOMÍA DE LOS GOBIERNOS REGIONALES

Los gobiernos regionales llevan a cabo un conjunto de funciones específicas; las mismas que para que se concreten en productos o servicios para la comunidad, conllevan costos por el uso de recursos, es por tanto relevante el tratamiento del aspecto económico en la utilización de los recursos escasos.

La economía, está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales los gobiernos regionales adquieren recursos, sean estos financieros, humanos, físicos o tecnológicos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.

Los recursos humanos y materiales que utilicen los gobiernos regionales deben favorecer a estas entidades, para el efecto se realizarán los contactos e interrelaciones que permitan lograr los menores costos, pero manteniendo la cantidad y calidad de los recursos necesarios.

• CUMPLIMIENTO DE LA RESPONDABILIDAD (ACCOUNTABILITY)

El titular de cada entidad debe establecer las políticas que promuevan la respondabilidad en los funcionario o empleados y la obligación de rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior. Para alcanzar la respondabilidad, el trabajo que realizan los funcionarios y empleados debe ser auditable.

Respondabilidad, (traducción del inglés accountability), se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto que tiene una relación directa con la moral del individuo que guía su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cívicos e ideológicos, adquiridos durante su existencia. De allí se deriva la obligación de cada persona de ser respondable.

La respondabilidad financiera, es aquella obligación que asume una persona que maneja fondos o bienes públicos de responder ante su superior, sobre la manera como desempeñó sus funciones. Este concepto implica la preparación y publicación de un informe, generalmente, los estados financieros auditados en forma independiente o sobre otros asuntos por los que adquirió respondabilidad; por ejemplo, los contadores públicos son respondables, por el registro de las operaciones que involucran recursos, así como por la elaboración de los estados financieros de la entidad.

La respondabilidad gerencial, se refiere a las acciones de informar que realizan los funcionarios y empleados sobre como gastaron los fondos o manejaron lo bienes públicos, sí lograron los objetivos previstos y, si éstos, fueron cumplidos con eficiencia y economía. Esta forma de respondabilidad puede ser fortalecida por medio de una auditoría independiente o mediante la formulación y presentación de la Memoria de la gestión de cada entidad.

Corresponde a la dirección de cada gobierno regional adoptar las políticas relacionadas con el proceso de respondabilidad institucional a todo nivel. Una de las formas de asegurar en los gobiernos regionales la respondabilidad de sus funcionarios y empleados, es estableciendo los procedimientos relativos a la presentación, análisis y custodia de las declaraciones juradas de bienes y rentas, de conformidad con los dispositivos legales vigentes.

• MEJORA CONTINUA DE LOS GOBIERNOS REGIONALES

El proceso de transferencia de tecnologías y administración en la última década ha venido creciendo paralelo al proceso de modernización del país, entrar a evaluar la eficacia de estas tecnologías necesariamente implica: revisar en primera instancia de manera exhaustiva el contexto socio económico en el cual emergen, de igual forma analizar las problemáticas que se presentan en el proceso de implementación y finalmente delimitar las características fundamentales de su objetivo o razón de ser.

Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los directivos o responsables a aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad.

La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado por los empleados; así como también de los productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política requiere del compromiso de todos los componentes del gobierno regional.

Es evidente que las tendencias mundiales muestran como las naciones se integran en comunidades que buscan fortalecerse mutuamente y fusionar sus culturas, esta integración va mas allá de tratados de libre comercio, apertura de importaciones y exportaciones, delimitación de políticas unificadas sobre el sector privado y penetra en la vida cotidiana de los miembros de la sociedad, en las practicas de las organizaciones y genera cambios sustanciales en la forma de vida del hombre moderno. La integración busca también la consolidación de bloques que aspiran a tener la hegemonía política, militar, ideológica en el reordenamiento internacional. El resultado de este proceso es un nuevo mapa económico, ideológico y político donde claramente se diferencian los países altamente competitivos y por consiguiente privilegiados en el mercado mundial.Este panorama nos muestra claramente como las reglas de la competitividad han cambiado, el rompimiento de fronteras en el ámbito geográfico, incita a un rompimiento en las mentalidades y una serie de imperativos que debemos atender si queremos trascender la condición de país periférico y en vía de desarrollo.