Manual de Organización y de Normas Técnicas para la Gestión del PAE (página 2)

5.3.4.-Coordinación de Operaciones y Supervisión del PAE

Reporta a la Dirección Nacional del PAE. Es responsable de la dirección de las operaciones del programa así como el control de gestión y verificación de su funcionamiento en todo el territorio nacional.

El cargo de Operaciones y Supervisión del PAE, está sujeto a libre nombramiento y remoción de parte del Ministro o Ministra del Poder Popular para la Educación. Este deberá ser ejercido por profesionales universitarios preferiblemente de las áreas de educación, ciencias económicas y fiscales, sociología, nutrición entre otros.

Funciones

• Procura la elaboración de los menús del programa con la participación de especialistas en nutrición y dietética, así como su evaluación y revisión permanente.

• Coordina la participación de organismos nacionales de apoyo y aquellos involucrados en actividades de seguimiento y control del Programa: Milicia Nacional Bolivariana, Contraloría Sanitaria, INN, INDEPABIS y cualquier otro que la Dirección General del PAE decida.

• Coordina las actividades del nivel regional, a través de los Coordinadores Regionales del PAE, procurando que ésos estén informados de las normas y procedimientos administrativos y operacionales del programa.

• Revisa y valida la información sobre la ejecución física y financiera del programa en los estados a fin de verificar el cabal cumplimiento de las metas y gestiona ante la unidad de administración la verificación de la ejecución financiera.

• Asegura la atención oportuna de las denuncias que se reciban.

• Revisa periódicamente los indicadores de eficiencia y eficacia que se generan de la información procesada por la Coordinación de sistemas y estadística.

• Representa al Director Nacional del PAE ante las instancias nacionales cuando éste lo delegue.

• Cualquier otra que le sea asignada por el Director Nacional del PAE, dentro de ámbito de sus competencias.

Organización

Para el cumplimiento de sus funciones en el ámbito nacional la Coordinación de operaciones y supervisión cuenta con los Coordinadores Regionales del PAE y el apoyo de cinco grupos de tareas regionales los cuales atienden las demandas específicas y realizan actividades de seguimiento de los estados que les corresponden.

5.3.4.1.-Grupos de Tareas Regionales (GTR)

Los grupos de tarea regionales (GTR) reportan a la Coordinación de operaciones y supervisión. Son equipos técnicos organizados por regiones que, desde el nivel central, facilitan la coordinación con los estados y cuando las condiciones así lo exijan, con los municipios y/o las parroquias.

El cargo de Coordinador de Grupos de Tareas Regional está sujeto a libre nombramiento y remoción de parte del Ministro o Ministra del Poder Popular para la Educación. Este deberá ser ejercido por profesionales universitarios preferiblemente de las áreas de educación, ciencias económicas y fiscales, sociología, derecho, nutrición entre otros.

Los GTR están conformados de la siguiente manera:

• Grupo de Tarea Región Occidente: Falcón, Lara, Mérida, Táchira, Trujillo y Zulia.

• Grupo de Tarea Región Los Llanos: Apure, Barinas, Cojedes, Guárico y Portuguesa.

• Grupo de Tarea Región Central: Distrito Capital, Aragua, Carabobo, Miranda, Vargas, y Yaracuy.

• Grupo de Tarea Región Oriental: Delta Amacuro, Monagas, Nueva Esparta y Sucre.

• Grupo de Tarea Región Sur: Amazonas, Anzoátegui y Bolívar.

Funciones

• Atienden en primera instancia las solicitudes de los Coordinadores Regionales del PAE, así como las denuncias que se reciban con relación al programa.

• Recomiendan a la coordinación de operaciones y supervisión las acciones a tomar ante requerimientos de los directores regionales así como la conducta a seguir en caso de las denuncias que no puedan ser solucionadas en el ámbito de la competencia del GTR.

• Revisa y valida los informes de ejecución física y financiera de los estados que conforman su región.

• Revisa los informes de ejecución financiera de los estados que conforman su región y verifica que la información y los recaudos están completos antes de su envío a la Unidad e administración.

• Coordina y le da seguimiento a la intervención en los estados que conforman su región, de los órganos o instituciones nacionales que realicen actividades de seguimiento y evaluación del programa.

• Procura que la información y datos del PAE de los estados que conforman su región se reciba de manera oportuna y que las estadísticas correspondientes estén actualizadas.

• Representa al PAE en eventos técnicos.

• Cualquier otra que la Coordinación de operaciones y supervisión le asigne.

5.3.5.-Coordinación de Sistemas y Estadística

Reporta a la Dirección General. Es responsable del mantenimiento de la página web, las bases de datos y los sistemas de información del PAE, y de presentar la información de forma estructurada, con los tratamientos estadísticos respectivos, con la finalidad de tener cifras actualizadas y constantes del estado y avances del PAE.

El cargo de Coordinador de Sistema y Estadística está sujeto a libre nombramiento y remoción de parte del Ministro o Ministra del Poder Popular para la Educación. Este deberá ser ejercido por profesionales universitarios preferiblemente con experiencia en las áreas de tecnología de la información y comunicación, estadística, ciencias actuariales entre otros.

Funciones

• Coordina, programa y ejecuta las actividades relacionadas con el mantenimiento de la página web y los sistemas de información del PAE.

• Diseña, supervisa y desarrolla los sistemas de información requeridos por el PAE.

• Participa en el diseño y supervisa el desarrollo de sistemas, cuando éstos sean desarrollados por terceros.

• Supervisa y ejecuta las actividades de digitalización, análisis y mantenimiento de los sistemas de información y asegura la calidad de los datos.

• Apoya la utilización de herramientas de informática para optimizar la gestión del PAE.

• Asiste y asesora la personal del PAE en la utilización de los sistemas, programas y equipos.

• Coordina el mantenimiento, conservación y reparación de equipos.

• Asiste a la Dirección en los procesos de procura de equipos.

• Apoya el proceso de normalización de los instrumentos de recolección de información, así como en el adiestramiento requerido en su aplicación.

• Cualquier otra que en el ámbito de su competencia le asigne la Dirección General.

5.4.-Estructura Funcional del Nivel Regional

5.4.1.-Coordinador Regional del PAE

El Coordinador Regional del PAE, es la máxima autoridad Regional del Programa y tiene bajo su responsabilidad la planificación, coordinación y supervisión de la ejecución del programa en el ámbito de los estados, de acuerdo a los lineamientos, normas y procedimientos establecidos por el Nivel Central.

Organización

La Coordinación Regional está adscrita a la Dirección Nacional del PAE. La diversidad y el volumen de operaciones que genera el Programa Alimentario Escolar en los estados, requiere de la organización de un equipo de trabajo que le permita cumplir con las metas programadas a través de la prestación de un servicio oportuno, con alimentos de calidad y una gestión que responda a los principios de eficiencia y eficacia en la gestión. Para el cabal desempeño de la Coordinación Regional del PAE, contará con una unidad administrativa del PAE y una Unidad Técnica.

El cargo de Coordinador Regional del PAE, está sujeto a libre nombramiento y remoción de parte del Ministro o Ministra del Poder Popular para la Educación. Este deberá ser ejercido por profesionales universitarios preferiblemente de las áreas de educación, ciencias económicas y sociales, derecho, tecnología de la información y comunicación, estadística, ciencias actuariales entre otros.

Funciones

• Planifica, coordina y supervisa la ejecución del programa en el estado.

• Participa en la elaboración del Plan Operativo Anual del PAE, de acuerdo a los objetivos, lineamientos e instrucciones emanadas del Nivel Central.

• Ejerce la facultad de ordenar compromisos y/o pagos mediante resolución ministerial publicada en Gaceta Oficial haciendo constar el monto límite y los conceptos de gastos objeto de la delegación.

• Propone ante el Director Nacional y/o Directora del PAE la designación del personal del nivel Regional y/o Municipal del PAE.

• Establece objetivos y lineamientos para la elaboración del Plan de Compras Anual, de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria y a las instrucciones emanadas del Nivel Central.

• Participa en la elaboración de proyectos y programas de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Nivel Central.

• Coordina en el estado la participación de otros organismos colaboradores del PAE, en el marco de los acuerdos establecidos por el Nivel Central y procura el apoyo de instancias regionales en la gestión del Programa.

• Planifica, coordina y procura la ejecución de la formación y capacitación de los operadores del programa y prestadores de servicios.

• Establece los mecanismos de supervisión que aseguren que los operadores del programa y los prestadores de servicios, cumplan con las normas y procedimientos establecidos por el programa.

• Establece normas específicas complementarias que promuevan el mejor desempeño del programa en la región.

• Asegura el cumplimiento de los menús establecidos por el programa así como su adecuación a las características gastronómicas y la disponibilidad de insumos en la zona, considerando costos, grupos etarios y tipo de asistencia alimentaria.

• Evalúa las condiciones de los planteles a ser incorporados en el programa, define la modalidad del servicio a prestar y asegura que se cumplan con los requisitos técnicos que aseguren la prestación de un servicio de calidad.

• Informa a los planteles atendidos la programación anual para la prestación del servicio (matrícula, costo per cápita y modalidad), así como los menús establecidos.

• Planifica junto con los coordinadores municipales y/o parroquiales las actividades de supervisión de los planteles incorporados al programa.

• Coordina los planes de supervisión con los supervisores educativos, funcionarios de contraloría sanitaria, INN, INDEPABIS, Milicia Bolivariana entre otros organismos de los Poderes Público, Nacional, Municipal y/o Parroquial. Así como las organizaciones comunitarias del poder popular y las organizaciones del sector estudiantil.

• Establece las necesidades de uniformes y calzados para las madres o padres procesadores, así como la dotación de utensilios de cocina y comedor, tomando en consideración los estándares y especificaciones técnicas establecidos por el Nivel Central.

• Planifica y ejecuta los procesos de procura de uniformes, calzado y utensilios en coordinación con el Nivel Central en la búsqueda de procesos consolidados de compra que rindan la mejor relación costo beneficio.

• Mantiene actualizados los registros de la población beneficiaria del Programa.

• Participa en representación del Director Nacional del PAE, en el proceso de selección y contratación de proveedores.

• Avala con su firma las órdenes de compra relacionadas con el Programa.

• Elabora y envía mensualmente a la Dirección Nacional del PAE, el informes de ejecución física (población atendida, N° de la madres procesadoras y/o padres procesadores y días de funcionamiento) y trimestralmente el informe de ejecución físico – financiera.

• Informa de inmediato a la Dirección Nacional PAE, la suspensión del servicio de alimentación, que se pudiera presentar e indica la causa de las mismas.

• Recibe y procesa las denuncias y solicitudes de los usuarios, operadores del programa y prestadores de servicio.

• Cualquier otra que le sea asignada por el Director Nacional el Programa.

5.4.2.-Unidad de Administrativa del PAE

Reporta al Coordinador Regional del PAE. Se encarga de todos los procesos administrativos inherentes a la ejecución del programa en el estado, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidas por la Dirección Nacional del PAE, además de preparar los informes administrativos de avances y logros del programa, los informes de ejecución física y financiera y los indicadores de gestión establecidos por el PAE.

Estará conformada por un funcionario quien deberá ser profesional universitario preferiblemente en el área de las Ciencias Económicas o a fin, quien a su vez podrá contar con personal de apoyo dependiendo del volumen de operaciones que genere el programa en el estado.

Funciones

• Analiza y evalúa el presupuesto asignado, con el objeto de hacer los ajustes necesarios para la elaboración del Plan Operativo Anual y el presupuesto correspondiente.

• Emite la Orden de Compra y Comprobante de Entrega tal como lo establece las normas y procedimientos administrativo.

• Realiza el control y seguimiento de la ejecución física y financiera del programa en el estado.

• Elabora los estados financieros de ingreso y egreso del programa.

• Revisa los recaudos entregados en la coordinación regional, para la rendición de cuentas y los remite a la división de administración y servicios para su tramitación y pago.

• Realiza el seguimiento de los pagos a fin de asegurar que éstos se realicen de manera oportuna.

• Analizar y consolidar las rendiciones de ejecución física y financiera del Programa.

• Informa e instruye a los operadores (directores de plantel y prestadores de servicios) del programa sobre los requerimientos administrativos establecidos por el PAE.

• Elabora y mantiene actualizado el registro de proveedores del PAE en el estado, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el programa.

• Elabora y mantiene actualizado el registro de madres y padres procesadores de alimentos.

• Realiza actividades de recepción, control previo y revisión de los expedientes de proveedores, facturas, rendición física mensual, actualización de matrícula y registro de firmas y sellos, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidas para ello.

• Tramita ante la unidad correspondiente del MPPE los viáticos, los pagos de horas extras y los reembolsos del personal adscrito de la Coordinación Regional del PAE.

• Maneja y controla la caja chica.

• Elabora y mantiene actualizado el inventario de equipo liviano, equipo pesado, dotación de uniformes y calzados, en depósito zonal y en los planteles.

• Planifica y coordina actividades educativas dirigidas a las organizaciones comunitarias sobre el manejo del patrimonio público y promueve la contraloría social sobre el programa.

5.4.2.1.-Analistas de Cuenta

Depende de la Unidad Administradoras. Se encarga de los procesos administrativos contable para la ejecución del programa.

Estará conformada por un analista responsable por cada setenta y cinco (75) planteles.

El cargo de Analista de Cuenta del PAE, está sujeto a libre nombramiento y remoción de parte del Coordinador Regional, quien podrá solicitar la Comisión de Servicios. El cargo de Analista de Cuenta deberá ser ejercido por profesionales universitarios preferiblemente de las áreas de educación, ciencias económicas y sociales, técnicos medios, bachilleres entre otros.

El Coordinador (a). Regional solicitará ante el Director de Zona Educativa y/o Director General de Recursos Humanos la Comisión de Servicio del personal. La solicitud de la Comisión de Servicio para el cargo de Analista de Cuenta conforme a la Ley serán de obligatoria aceptación y deberán ser ordenadas por el lapso estrictamente necesario, el cual no podrá exceder de un año a partir del acto de notificación de la misma.

Funciones

• Realiza el control y seguimiento de la ejecución física y financiera del programa en los planteles a su cargo.

• Realiza actividades de recepción, registro, control previo y revisión de los expedientes de proveedores, facturas, rendición física mensual, actualización de matrícula y registro de firmas y sellos de los planteles a su cargo.

• Registra, verifica y actualiza los datos de la ficha técnica de los planteles a su cargo.

• Analiza y consolida las rendiciones de ejecución física y financiera de los planteles a su cargo.

• Registra en el sistema de información y de gestión integral las operaciones técnicas contables.

• Elabora las notas de débitos a los prestadores del servicio del programa cuando el procedimiento lo amerite.

• Cualquier otra que le sea asignada por la Unidad de Administración y el Coordinador (a) Regional del PAE.

5.4.3.- Unidad de Asesoría Técnica

Reporta al Coordinador Regional. Se encarga de todos los procesos nutricionales y operativos inherentes a la ejecución del programa en el estado, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidas por la Dirección Nacional del PAE, además de preparar los informes administrativos de avances y logros del programa en cuanto al cumplimiento del programa y su impacto sobre los indicadores nutricionales de la población objetivo. Estará conformada por un funcionario quien deberá ser profesional en el área de nutrición, quien a su vez podrá contar con personal de apoyo dependiendo del volumen de operaciones que genere el programa en la región.

Funciones

• Asesora en los aspectos técnicos y nutricionales al personal adscrito al Programa de Alimentación Escolar en la región.

• Desarrolla la formula dietética para aplicarse al servicio de alimentación ajustándose a los requisitos nutricionales de los estudiantes beneficiados por el Programa.

• Elabora la programación y cálculo del plan del menú, para un tiempo determinado de acuerdo a los hábitos alimentarios y disponibilidad de la región.

• Establece las necesidades de insumos a ser adquiridos y entregados a los planteles a fin de satisfacer los requerimientos del menú.

• Establece los mecanismos de supervisión para el control de la calidad y la cantidad de los alimentos servidos a la población objetivo, así como para el cumplimiento de las normas de higiene de los alimentos establecidas por el programa.

• Programa y coordina las actividades de supervisión de los planteles a fin de asegurar los estándares de calidad y el cumplimiento de las normas de higiene del personal responsable de la elaboración de los alimentos.

• Participa en el adiestramiento del personal responsable del servicio y los miembros de las asociaciones civiles en los planteles, en coordinación con la Unidad de Nutrición Regional.

• Programa y coordina las actividades de información, educación y adiestramiento del personal en servicio, prestadores de servicio y operadores del programa en coordinación con la Unidad de Nutrición Regional.

• Programa y coordina la ejecución de programas de educación nutricional, que promueven la integración de la familia, escuela y comunidad.

• Controla y evalúa la ejecución del programa en el área nutricional.

• Elabora los informes técnicos sobre la incidencia del programa en el estado nutricional de los beneficiarios.

5.5.-Estructura Funcional del Nivel Municipal

5.5.1.-Coordinacion Municipal y/o Parroquial del PAE

Es la instancia local responsable de la ejecución del programa y su cabal funcionamiento en cada uno de los planteles del municipio. Tiene la competencia para revisar, orientar, corregir y guiar la organización y funcionamiento del Programa en los planteles. Debe de estar conformada por un profesional ya sea del área docente, nutricional o social, que pertenezca a la localidad y con experiencia en el trabajo comunitario.

Organización

La organización de las coordinaciones municipales y/o parroquiales del personal adscrito a ellas dependerá del tamaño del municipio y/o parroquia, la cobertura y el volumen de operaciones que genere el programa en el municipio. Las funciones específicas asignadas al personal adscrito a esta Unidad, serán definidas en cada estado por el Coordinador (a). del Programa y anexadas al Manual.

Funciones

• Cumple con las funciones técnico, administrativa y supervisora del PAE.

• Coordina la actualización periódica de la información de la ficha técnica y la remite a la Coordinación Regional.

• Verifica el cumplimiento en los planteles de las normas de buenas prácticas e higiene en el proceso de manipulación de alimentos.

• Verifica con apoyo de la contraloría social y del equipo de supervisión el cumplimiento del menú y el cabal desempeño de los prestadores de servicios.

• Verifica con apoyo de la contraloría social la matrícula real atendida, la asistencia y su correspondencia con lo facturado por los prestadores de servicios

• Asegura que los órganos competentes certifiquen el cumplimiento de las normas sanitarias por parte de los planteles y prestadores de servicios.

• Mantiene actualizado el registro de prestadores de servicios y madres/padres procesadores de alimentos de los planteles del municipio.

• Mantiene actualizado el registro de las asociaciones civiles de padres y representantes y consejos comunales de su municipio.

• Promueve el cumplimiento oportuno de las actividades administrativas y rendición de cuentas de los planteles que asegure el pago oportuno a las madres/padres procesadores y prestadores de servicios.

• Procura la intervención de las autoridades competentes tanto de la zona como de otras instituciones (Contraloría Sanitaria del MPPS, Indepabis, y otros) cuando existan condiciones que pongan en riesgo la transparencia del programa o la salud de los niños atendidos.

• Asiste puntualmente a las convocatorias de la Coordinación Regional.

• Todas aquellas que se le asignen desde la Coordinación Regional.

5.6.-Estructura Funcional de Las Unidades Ejecutoras

Las unidades ejecutoras del PAE son los planteles beneficiarios del servicio. Es en los planteles donde en última instancia los operadores del servicio organizan y ejecutan el servicio de alimentación y garantizan que éste se preste de manera oportuna y en condiciones óptimas de calidad. Los operadores del servicio son: el director o directora del plantel, el coordinador PAE del plantel, el personal docente y las madres y padres procesadores de alimentos.

5.6.1-Operadores del Servicio

5.6.1.1.-Director o Directora del Plantel

El director o directora es su condición de máxima autoridad del plantel es el responsable de la ejecución, seguimiento, rendición de cuentas y evaluación del programa.

Funciones

• Hace el diagnóstico de las necesidades del plantel para la prestación del servicio en el presente año escolar.

• Registra y actualiza periódicamente con el Docente de Enlace PAE del Plantel los datos de la información contenida en la ficha técnica.

• Remite periódicamente a la coordinación municipal la matrícula escolar actualizada y atendida por el PAE.

• Organiza el servicio de alimentación y supervisa que éste se preste de manera oportuna y en condiciones de calidad, de acuerdo a la programación del año escolar.

• Organiza las guardias del personal docente para la supervisión del servicio y la atención al comedor o cualquier otra modalidad de atención de los docentes al servicio de comedor de acuerdo a las características del plantel.

• Promueve la organización y buen funcionamiento de la Sociedad de Padres y Representantes y los Consejos Comunales, así como su participación activa en la contraloría social del programa.

• Tramita de manera oportuna a la instancia correspondiente (Coordinación Regional o Coordinación Municipal) la rendición de cuentas correspondientes a la ejecución del programa, así como los recaudos establecidos en las normas y procedimientos que permitan el pago oportuno a los prestadores de servicios.

• Cumple y hace cumplir las normas técnicas de los procesos de recepción y almacenamiento de los alimentos.

• Vela por el cumplimiento de las normas de higiene y el cuidado de los materiales y equipos de cocina por parte de las madres procesadoras.

• Vela por el cumplimiento de los hábitos de higiene u cuidado de los materiales y equipos de comedor por parte de los alumnos.

• Coordina las actividades relacionadas con las mediciones antropométricas de los alumnos del plantel.

• Programa y coordina la ejecución del inventario anual de equipo liviano y pesado del plantel.

• Participa en el registro de talla y peso de los estudiantes (donde éstos se realicen) registro de madres procesadoras, relaciones de pago de las madres procesadoras, comprobantes de entrega de los alimentos firmados y sellados, relación de dotación de equipo liviano y pesado y uniformes, inventario de equipo pesado y liviano, facturas de gas y cualquier otro que permita la documentación técnica y administrativa de los procesos relativos al programa.

• Participa de inmediato a la Coordinación Municipal y/o Parroquial o en su defecto a la Coordinación Regional del PAE cualquier suspensión, del servicio de alimentación por (intoxicación, infraestructura, falta de servicios básicos o suspensión de clases entre otros) y procurar la intervención oportuna para su solución efectiva.

• Apoya las actividades e supervisión y de contraloría social (consejos comunales) que se realicen en el plantel.

5.6.1.2.-Coordinador de Enlace PAE en el plantel

El coordinador del PAE en el plantel es el responsable de supervisar directamente todas las actividades relacionadas con el PAE en el plantel y de asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos.

Debe de estar conformada por un profesional ya sea del área docente y/o un personal militar. El mecanismo para la designación del Coordinador de Enlace PAE en el plantel será definido en una circular suscrita conjuntamente entre la Oficina General de Recursos Humanos y la Dirección Nacional del PAE.

Funciones

• Reporta al Coordinador de Apoyo Municipal PAE y al Director del Plantel las actividades concernientes a la ejecución del programa.

• Mantiene actualizados los registros de los prestadores de servicios del plantel y de las madres procesadoras que participan en la elaboración de los alimentos del programa.

• Actúa en representación de las autoridades del plantel, en el acto de recepción de insumos o platos servidos y asegurar que el mismo se lleve de acuerdo a las normas y los procedimientos establecidos.

• Asegura que en las notas de entrega queden debidamente registrados fallas, sustituciones o productos rechazados y que ésas se firmen al finalizar el acto de recepción.

• Supervisa el cumplimiento de las normas de higiene en todas las actividades de manipulación de los alimentos: recepción, almacenamiento, elaboración y servicio de comedor.

• Supervisa la calidad y cantidad del menú servido a los escolares.

• Vela por el cumplimento de los hábitos de higiene y cuidado de los materiales y equipo del comedor por parte de los alumnos.

• Verifica diariamente los platos servidos en el plantel y la matricula atendida.

• Mantiene el registro y control del inventario del equipo liviano y pesado, así como también de la dotación de uniformes para las madres elaboradoras y/o padres elaboradores.

• Vela por la ejecución del componente pedagógico del Programa y supervisar su cabal cumplimento.

• Publica el menú en la cartelera del PAE.

• Mantiene actualizada la cartelera con información sobre normas e higiene de los alimentos.

• Asegura que los usuarios con requerimientos nutricionales especiales sean debidamente atendidos.

5.7.-Veedores del PAE

La veeduría del PAE, incorpora a contingentes de ciudadanos pertenecientes a las organizaciones comunitarias del poder popular y/o a las organizaciones del estudiantado del subsistema de educación básica y del subsistema educación universitaria de forma temporal en calidad de observadores directos del funcionamiento del PAE. El perfil del veedor, se aproxima a ciudadanos con liderazgo y sensibilidad social, con la que se aspira contribuir en la creación de las redes sociales en defensa del programa. Para ello, recibirán talleres de inducción permitiéndole el conocimiento y el dominio de los elementos relacionados con las funciones asignadas.

Funciones

• Vela por el cumplimiento del programa.

• Registra, examinar y evaluar las condiciones del programa.

• Recibe quejas y reclamos sobre el funcionamiento del PAE.

• Pone en conocimiento de las autoridades educativas los hechos que considere irregulares, a fin de que sean corregidos y/o sancionados.

• Realiza reportes periódicos a la Dirección Nacional del PAE.

• Registra las situaciones evidenciadas en menoscabo en la prestación de un servicio de calidad.

• Verifica la ejecución física real como medida preventiva para la salvaguarda del patrimonio público.

• Realiza visita de inspección a la cocina para determinar lo correspondiente a las medidas de higiene y seguridad en la elaboración del menú, así como las condiciones del almacenamiento de los alimentos; verificar el resguardo y conservación apropiada, según el producto.

• Constata las condiciones físicas de la cocina: higiene de pisos y paredes, iluminación y ventilación, sistemas de agua potable y servida, así como el mantenimiento adecuado de los equipos e implementos de cocina.

• Verifica, las condiciones adecuadas de higiene del área de servicio y consumo de alimentos.

• Verifica si el número de madres y/o padres procesadores de alimentos corresponde (1 por cada 50 estudiantes).

Participa en visitas a los planteles conjuntamente con los miembros de la mesa técnica para la Soberanía Alimentaria del PAE, integrada por el Ministerio del Poder Popular para la Alimentación; MERCAL, CASA, PDVAL, Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierra, CVA, INTI, Ministerio del Poder Popular para la Defensa, Inbepabis, Contraloría Sanitaria, entre otros.

• Elabora informe periódicos sobre los resultados obtenidos, de las conclusiones, acuerdos y sugerencias para tomar decisiones asertivas en la solución a los problemas detectados.

• Cualquier otra que le asigne la Dirección Nacional del PAE.

6.-DE LAS NORMAS TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR

6.1.-Del Menú y los Planes de Alimentación

• Los alimentos servidos en el programa deben responder al menú y los planes de alimentación aprobados por el MPPE.

• Los planes de alimentación estarán conformados por los menús correspondientes a diez (10) días de prestación del servicio y representa una guía informativa de las ingestas diarias, composición nutricional, cantidad de alimentos y/o ingredientes requeridos en la preparaciones de los alimentos por cada niño atendido información que sirve de base para el cálculo de las cantidades de alimentos requeridas en las Ordenes de Compras y/o Ordenes de Pedidos y en la determinación del costo per cápita.

• El menú y los planes de alimentación son elaborados por los profesionales en dietética y nutrición para satisfacer los requerimientos nutricionales de la población objetivo distribuida en los Niveles y Modalidades que integran el Subsistema de Educación Básica. Tanto los menús como los planes de alimentación son revisados y actualizados anualmente.

• Los estados, municipios y/o parroquias pueden adaptar los menús y los planes de alimentación conforme a la cultura gastronómica local.

• Las propuestas de menú elaboradas por las localidades deben respetar los criterios técnicos y contener los aportes nutricionales establecidos en el menú oficial y deben ser aprobados por el nivel central del PAE antes de su aplicación.

6.2.-Del Tipo y Modalidades del Servicio

• El tipo de servicio que se presta dependerá del nivel de educación y del horario de atención a los niños, niñas y adolescentes, según se presenta a continuación:

• Planteles de Educación Inicial y Primaria de un solo turno: Desayuno a los alumnos y alumnas que asisten en la mañana y complemento alimentario (merienda) para los que asisten en la tarde.

• Planteles de Educación Inicial y Primaria turno integral y Planteles del Nivel de Educación Media Técnica (semi – internos): Desayuno, Almuerzo y Merienda.

• Planteles de Educación Media General: Almuerzo.

• Planteles de Educación Media Técnica: Desayuno, Almuerzo y Cena.

• Las modalidades a través de la cual los proveedores prestan sus servicios son:

• Insumos (víveres) entregados por el proveedor en el plantel para ser elaborado por las madres procesadoras de alimentos.

• Platos servidos por el proveedor elaborados en un establecimiento externo al plantel y/o en la cocina escolar del plantel.

6.3.-De los Prestadores de Servicios

• Cualquier organización que preste su servicio en el Programa de Alimentación Escolar o pretenda constituirse como proveedor del PAE, deberá inscribirse en el registro de proveedores del programa.

• Todos los prestadores de servicios del PAE deben contar con la autorización sanitaria vigente expedida por la autoridad competente, el Ministerio de Salud y Protección Social.

La autorización sanitaria señalada en la norma anterior involucra a los establecimientos donde se elaboran, depositan o expenden alimentos y los vehículos donde éstos se transportan.

• Los establecimientos y vehículos destinados a la elaboración, depósito, o transporte de alimentos del PAE no podrán ser utilizados para uso distinto del especificado en el permiso que se otorgue para su funcionamiento.

• Todas aquellas personas empleadas por prestadores de servicios del PAE para la elaboración, depósito, o transporte de alimentos, y en general todas las que tengan contacto directo con los alimentos, deberán estar provistos del Certificado de Salud vigente, expedido por la autoridad sanitaria.

• Todas las personas que realizan actividades de manipulación de alimentos deben tener formación en materia de educación sanitaria, especialmente en cuanto a prácticas higiénicas y de higiene individual. Para ello deben haber realizado un "Curso de Manipulador de Alimentos" debidamente acreditado por la autoridad sanitaria competente.

• El PAE, a fin de asegurar el cumplimiento de las normas sanitarias, podrá en cualquier momento, supervisar o solicitar a la autoridad sanitaria competente, la inspección de los establecimientos en donde se elaboren o depositen alimentos destinados al programa, así como los vehículos en los cuales se transportan. El propietario y cualquier persona que preste servicios en dichos establecimientos o transportes, están en la obligación de suministrarles todo dato que al respecto sea requerido.

6.4.-De los Funcionarios y/o Servidores Públicos

• El personal adscrito a la estructura organizacional del PAE para el cumplimiento de sus funciones deberá estar acreditados por la instancia correspondiente.

• El personal adscrito a la estructura organizacional del PAE deberá presentar declaración jurada de su patrimonio dentro de los treinta (30) días siguientes a la toma de posesión de sus cargos y dentro de los treinta (30) días posteriores a la fecha en la cual cesen en el ejercicio de empleos o funciones públicas.

• La declaración jurada del patrimonio se actualizará dentro de los primeros treinta (30) días siguiente al inicio de año fiscal.

• Los Coordinadores Municipales y/o Parroquiales PAE, el personal de la Unidad Administrativa y la Unidad Técnica, deberán presentar en un (1) original y tres (3) copias la declaración jurada de su patrimonio ante el Coordinador Regional del PAE.

• El Personal del PAE en el Nivel Central, consignará en la Unidad de Administración del PAE, un (1) original y dos (2) copias de la declaración jurada del patrimonio.

• La Unidad de administración del PAE, recibirá dos (2) copias de la declaración jurada del patrimonio. Una de las copias de la declaración jurada del patrimonio será archivada en la Unidad de Administración y la otra copia será remitida a la Oficina General de Recursos Humanos.

• El Coordinador Regional del PAE, deberá presentar ante la Dirección Nacional del PAE, en un (1) original y tres (3) copias de la declaración jurada del patrimonio y dos (2) copias de las declaraciones juradas recibidas del personal a su cargo.

• El personal adscrito a la estructura organizacional del PAE, deberá cumplir con los deberes que impongan las leyes, reglamentos, manuales y estarán obligados a:

• Prestar sus servicios personalmente con la eficiencia requerida.

• Acatar las órdenes e instrucciones emanadas de los superiores jerárquicos.

• Cumplir con el horario de trabajo establecido.

• Prestar la información necesaria a los particulares en los asuntos y expedientes en que éstos tengan algún interés legítimo.

• Guardar en todo momento una conducta decorosa y observar en sus relaciones con sus superiores, subordinados y con el público toda la consideración y cortesía debidas.

• Vigilar, conservar y salvaguardar los documentos y bienes de la Administración Pública confiados a su guarda, uso o administración.

• Cumplir las actividades de capacitación y perfeccionamiento destinados a mejorar su desempeño.

• Poner en conocimiento de sus superiores las iniciativas que estimen útiles para la conservación del patrimonio nacional, el mejoramiento de los servicios y cualesquiera otras que incidan favorablemente en las actividades a cargo.

• Cumplir y hacer cumplir la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las leyes, los reglamentos, los instructivos y las órdenes que deban ejecutar.

6.5.-De la Selección y Contratación de Proveedores

• Los responsables y/o corresponsables de la ejecución del programa velarán que los proveedores cumplan con los requisitos establecidos. En caso que no cumplan con las disposiciones establecidas en estas normas se procederá a su desincorporación informando de las razones que justifiquen la medida a la Dirección Nacional del PAE.

• Las modalidades de selección se harán conforme a la ley:

• Concurso Abierto, si el monto de la contratación se estima en 20.000 Unidades Tributarias (U.T.) o más.

• Concurso Cerrado, si el contrato a ser otorgado es mayor de 5.000 U.T. y hasta 20.000 U.T.

• Consulta de Precios, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta 5.000 U.T.

• La Contratación y/o Adjudicación Directa, se hará sólo por vía de excepción mediante acto motivado, en casos de contingencia o emergencia debidamente demostradas. La contratación directa deberá estar informada la Dirección del PAE. También son sujetos de contratación directa las COMAPROAS que hayan demostrado cabal cumplimiento de sus obligaciones.

• Todas las adjudicaciones deberán contar con el Aval del Director del Plantel, la Organización Estudiantil y las Organizaciones del Poder Popular (Comunidad Educativa y Consejo Comunal).

• A los efectos del proceso de selección en las regiones, municipios y/o parroquias, se podrán constituir Comisiones de Contrataciones del PAE. El Coordinador Regional del PAE formará parte de dicha Comisión como representante del área técnica.

• El Coordinador del PAE como representante del área técnica podrá considerar y emitir opinión sobre el régimen legal aplicable.

• Todos los documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban, generen o consideren durante el proceso de selección deben formar parte del expediente de cada contratación.

• El expediente será archivado y resguardado por la unidad administrativa del PAE por un periodo no menor a tres años después de ejecutada la contratación.

• La Documentación que deben consignar los proveedores prestadores del servicio para participar en los Concursos Abiertos y/o Cerrados son:

• Copia del Registro Mercantil y Modificaciones.

• Copia de la Inscripción en SUNACOP (Cooperativas).

• Copia de Inscripción en el Registro de Información Fiscal.

• Copia del Registro Nacional de Contratista.

• Copia de Patente de Industria y Comercio.

• Copia de Solvencias Vigentes de ISLR, INCES, S.S.O.

• Copia de Balance General y Estado de Ganancia y Pérdidas firmado y revisado por un Contador Público colegiado (Último Ejercicio Fiscal).

• Estado de Cuenta y Copia de la Certificación Bancaria.

• Copias de la Cédula de Identidad de los Socios de la Empresa y/o Cooperativa.

• Copia del Permiso Sanitario Vigente del Personal, los Vehículos, Local y/o Establecimiento.

• Copia de la Solvencia Laboral.

• Cualquier otra que la Comisión de Contrataciones solicite.

• La oferta que resulte adjudicada debe cumplir con la documentación indicada en esta norma para efecto de la firma del contrato:

• Presentación de fianza de fiel cumplimiento.

• Presentación de Póliza de Responsabilidad Civil.

• Firma de Acta de Compromiso de Responsabilidad Social.

6.6.-Del Expediente y del Registro del Proveedores

• El expediente de proveedores del PAE, es un registro que contiene los siguientes documentos:

• Ficha del Proveedor.

• Requisitos y/o exigencias para prestar el servicio.

• Copia de Carta de Adjudicación y/o Credencial.

• Registro de Incidencias.

• Registro de Actuación y Evaluación del Desempeño

• Se debe mantener en el nivel central, regional, municipal y/o parroquial un registro de proveedores actualizado. Este contempla lo siguiente:

• Nombre y/o Razón Social.

• Número de RIF.

• Dirección fiscal y del establecimiento.

• Datos de los socios (apellidos y nombres, cédula de identidad y teléfonos).

• Datos de la Cuenta Bancaria (Banco, tipo de cuenta y número de cuenta).

• Persona autorizada a cobrar.

• Número de Certificado del Registro Nacional de Contratista.

• Capacidad financiera.

6.7.-Del Presupuesto

• El Vice – Ministerio de Participación y Apoyo Académico conjuntamente con la Dirección Nacional del PAE, deberán realizar la programación de la ejecución física y financiera especificando, entre otros aspectos, los compromisos máximos que podrá contraer o efectuar para cada subperíodo del ejercicio presupuestario.

• Los Coordinadores Regionales conjuntamente con los Coordinadores Municipales deberán realizar la programación de la ejecución física y financiera especificando, entre otros aspectos, los compromisos máximos que podrá contraer o efectuar las parroquias y los municipios para cada subperíodo del ejercicio presupuestario.

• El programa dispone de siete (7) partidas presupuestarias, las cuales se presentan a continuación:

6.8.-Del Sistema de Compras

• El sistema de compras comprende el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que intervienen desde que se elabora el menú; revisión de la disponibilidad, registro y análisis de los costos; hasta la selección del proveedor y emisión de la orden de compra (creación del compromiso por la persona autorizada).

• Toda adquisición de bienes de bienes y/o servicios debe estar amparada por órdenes de compras o servicios, numeradas correlativamente dichas órdenes debe describir detalladamente los siguiente datos indispensables:

• Beneficiario, nombre y dirección, Rif, lugar de entrega.

• Forma de Pago (abono en cuanta, carta de crédito, cheque).

• Condiciones de la Compra (CIF, FOB, FAS y otros).

• Bien y u objeto de la orden.

• Precios unitarios.

• Monto total.

• Descuento.

• Lugar de compra.

• Porcentaje de la fianza o del anticipo si la hubiere.

• Porcentaje de la cláusula penal.

• Demás elementos que se considere necesarios para realizar la compra.

• La Unidad Administrativa del PAE, es la instancia encargada de emitir las Órdenes de Compras y la Nota de Entrega.

• Para su emisión se utilizará como herramienta tecnológica la última versión del Sistema de Compras PAE, desarrollado por el Ministerio del Poder Popular para la Educación mientras se concluye el desarrollo del Sistema de Gestión Integral del PAE[15]

• La periodicidad y el tiempo de entrega de las Ordenes de Compras podrá ser de siete (7), quince (15) y/o treinta (30) días. Las Órdenes de Compras con tiempo de entrega entre quince (15) y treinta (30) días podrá realizar entregas parciales programadas semanales o quincenales dependiendo de la capacidad de almacenamiento del plantel.

• A los proveedores, se les emitirá (1) un original y (4) copias de la Orden de Compra y del Comprobante de Entrega por cada plantel beneficiario del programa, tales documentos serán emitidos en un lapso no menor a (5) cinco días hábiles previo a la entrega y/o no mayor de (15) quince días hábiles previo a la entrega.

• Para su validez, las órdenes de compra deberán estar firmadas y avaladas por el Coordinador Regional del PAE.

6.9.-Del Transporte de los Alimentos

• Los víveres o platos servidos deben ser transportados en vehículos que cuenten con la autorización sanitaria vigente, los cuales deben ser utilizados exclusivamente para ese fin.

• Las actividades de transporte de los alimentos deben realizarse bajo condiciones que eviten (i) la contaminación del alimento, (ii) la proliferación de microorganismos indeseables en el alimento; y (iii) el deterioro o daño físico del envase o embalaje.

• Los alimentos y materias primas deben ser transportados manteniendo, cuando se requiera, las condiciones higiénicas, sanitarias y de temperatura establecidas para garantizar la conservación de la calidad del producto.

• El vehículo con el que se realiza el transporte debe estar limpio tanto interna como externamente y desinfectado internamente.

• El personal que realiza el transporte y entrega de los productos (víveres o platos servidos), debe poseer certificado de salud vigente, cumplir con las normas de higiene personal y utilizar uniformes apropiados y acordes con la tarea que realizan.

• No se permite transportar alimentos junto con sustancias consideradas tóxicas, peligrosas o que por sus características puedan significar un riesgo de contaminación o alteración de los alimentos. Por ello se prohíbe expresamente en transporte conjunto de alimentos y materiales de limpieza, desinfección o plaguicidas así como cualquier otro producto o sustancia química que pueda contaminar los alimentos.

• La empresa prestadora de servicios debe revisar los vehículos antes de cargar los alimentos con el fin de asegurar que se encuentren en buenas condiciones sanitarias.

• Los alimentos no perecederos deben transportarse protegidos en cabinas cubiertas que los protejan de la contaminación y los efectos de clima, y a temperaturas no mayores de 30°C.

• Los productos cuyos envases sean más resistentes a la compresión y que sean más pesados, se deben colocar en la parte baja de la carga, y los más livianos en la parte superior.

• Las comidas preparadas (platos servidos) deben ser transportados es recipientes herméticamente cerrados, para evitar las contaminación por agentes extraños. Los envases que contienen los alimentos deben protegerse del contacto con superficies sucias, del sol directo, el viento, el polvo, la lluvia y otras contaminaciones.

• El tiempo de transporte sea el mínimo posible a fin de que los alimentos mantengan las temperaturas correctas de conservación para alimentos calientes (más de 65°C) y alimentos fríos (4°C). El tiempo de transporte entre el lugar de preparación y el plantel no debe ser mayor de una hora.

• Los utensilios descartables que se usen para servir los alimentos NO deben ser reutilizados. Deben descartase inmediatamente después de su utilización.

• Los productos perecederos (carnes, aves, pescados) deben transportarse en cavas refrigeradas bajo las siguientes condiciones de temperatura: productos congelados -18°C, productos refrigerados (carnes rojas, aves) 4°C y pescados y mariscos sobre abundante hielo.

• Las cavas de transporte de alimentos serán de material resistente a la corrosión, impermeable, superficies lisas, aislantes y de fácil limpieza. La cava estará dotada de un equipo de refrigeración, cuya producción de aire frío, sea suficiente para asegurar la temperatura adecuada del alimento transportado. Las cavas deben disponer de un termómetro colocado en la parte exterior.

• El interior de la cava se someterá a una rigurosa limpieza y desinfección antes y después del transporte de los alimentos.

• El propietario o el representante legal de la unidad de transporte, es el responsable del mantenimiento de las condiciones exigidas por el alimento durante su transporte.

6.10.-De la Recepción de los Alimentos

• En los actos de recepción de los alimentos deberán estar presente el Director (a) del Plantel o en su defecto el Docente de Enlace PAE, la Vocería Estudiantil, por lo menos un representante de la Asociación Civil de Padres y/o un Representantes.

• La recepción de los productos se debe programar en días laborables y fuera de horarios pico para que puedan ser revisado cuidadosamente por el personal debidamente entrenado.

• El Prestador del Servicio, presentará el comprobante de entrega en el mismo momento en que se realiza el acto de recepción de los alimentos. El Director y/o Coordinador de Enlace PAE, la vocera de las madres procesadoras de alimentos, el representante de la organización estudiantil, de la comunidad educativa y de los consejos comunales deberán realizar el control perceptivo de los bienes y/o servicios y elaborar la respectiva Acta de Recepción Definitiva. Una copia del Acta de Entrega Definitiva, se le anexará a la Certificación de la Prestación del Servicio y la misma será entregada a la unidad administradora encargada de su registro.

• Es responsabilidad del prestador del servicio, presentar el peso en el acto de entrega.

Los Operadores del Servicio conjuntamente con los miembros de la Contraloría Social, aplicarán con carácter de obligatoriedad el método de control perceptivo necesario para verificar las cantidades de alimentos recibidas en las entregas y la calidad de los mismos. De igual manera, dejarán constancia en el Comprobante de Entrega en el mismo momento de la recepción de los alimentos para certificar las cantidades recibidas.

• Se prohíbe expresamente la retención de los Comprobantes de Entrega.

• Las entregas no realizadas se anotarán en la columna de alimentos no entregados.

• Las sustituciones de los alimentos, se realizarán siguiendo las recomendaciones nutricionales para tales efectos.

• El Prestador del Servicio, deberá reponer los alimentos faltantes en la modalidad de insumos en el tiempo establecido en el comprobante de entrega.

• Bajo ningún concepto se permitirá canje de alimentos por obras, bienes o servicios distinto a la establecida en el comprobante de entrega y/o contrato que regula la relación comercial.

• El personal que recibe los productos debe lavarse las manos antes de realizar esta tarea y mantener medidas de higiene para evitar la contaminación de los productos.

• Durante la recepción debe verificarse que los productos que se reciben y sus cantidades son efectivamente los que fueron ordenados y que éstos estén en condiciones de calidad.

• No se deben recibir productos que se presenten en las siguientes condiciones:

• Alimentos que no tiene Registro Sanitario.

• Transportados en condiciones no higiénicas o por distribuidores no autorizados.

• Manipulados o retirados de sus envases originales.

• Alimentos frescos que presenten signos de deterioro en sus características organolépticas de calidad: olor, color, textura o que se presentan en condiciones no higiénicas.

• Envases sucios, rotos, con abolladuras, deformaciones, abombamiento o presencia de óxido.

• Etiquetas y rótulos dañados o no legibles, sin indicación de registro sanitario, contenido nutricional y fecha de vencimiento.

• Alimentos que requieren refrigeración o congelación que no se transportaron en las condiciones adecuadas de temperatura.

• No se deberán recibirse alimentos etiquetados de la red mercal, cuyo precio estén subsidiados y que solo podrán ser adquiridos por los consumidores en los establecimientos comerciales de la red mercal y en sus mercados itinerantes.

6.11.-Del Almacenamiento y de la Manipulación de los Alimentos

• El área de almacenamiento de alimentos deberá estar cerca del área de recepción de los alimentos a fin de asegurar el adecuado flujo del proceso.

• El área de almacenamiento de los alimentos deberá estar suficientemente ventilada e iluminada.

• Los alimentos deberán almacenarse en temperatura adecuada según su características

• En el área de almacenamiento y de manipulación de alimentos se de deberá contar los mecanismos que eviten el ingreso de insectos y roedores a las área de almacenamiento y manipulación de alimentos.

• Los prestadores del servicio manipuladores de alimentos deberán utilizar el uniforme reglamentario y cumplir con las normas de higiene en manipulación e higiene de los alimentos dictadas por la autoridad competente.

• Las normas de manipulación e higiene de los alimentos deberán ser colocada en un área visible de la cocina escolar.

6.12.-Del Aspecto Educativo

• Se deberá garantizar en el servicio de comedor el desarrollo del proceso formativo modelado por los docentes y las docentes para el logro de los objetivos y las competencias de aprendizajes que fomenten los valores, los hábitos alimenticios y el cumplimiento de las normas de higiene.

• El Director del Plantel y los Docentes de Aula desarrollarán estrategias metodológicas, cuyos contenidos de aprendizajes estén relacionados con el Programa de Alimentación Escolar.

• Los Docentes de Aula deberán velar por el buen funcionamiento del servicio de comedor garantizando el orden y la disciplina.

6.13.-De la Tramitación del Pago de Manipuladores de Alimentos (Madres y/o Padres Procesadores de Alimentos)

• Solo tendrán derecho a recibir pago por colaboración prestada a la imputación presupuestaria por concepto de beca, salario y bolsas de trabajo los manipuladores de alimentos que prestadores del servicio en la modalidad de insumos (víveres).

• Los proveedores prestadores del servicio en la modalidad de platos servidos externo e interno a plantel deberán responsabilizarse por el pago de los manipuladores de alimentos conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Trabajo.

• Solo se procesara el pago del gasto legítimamente causado por ejecución del programa. Bajo ningún concepto de se cancelará a los prestadores del servicio proveedores y manipuladores de alimentos cuando por cualquier razón y/o motivo se suspendiera el servicio de comedor.

6.14.-De la Tramitación de Pago de los Proveedores

• El prestador del servicio, deberá consignar ante la unidad administrativa del PAE en un lapso no mayor a ocho (8) días hábiles de finalizada la entrega de los alimentos los recaudos y/o piezas probatorias justificativa de los compromisos por la prestación del servicio que se indican a continuación:

• Tres (3) ejemplares de la Orden de Compra.

• Tres (3) ejemplares del Comprobante de Entrega, firmados y sellados por los miembros corresponsales de la ejecución de PAE en el plantel.

• Tres (3) ejemplares de las factura de la prestación del servicio.

• La unidad administradora del PAE deberá llevar un registro manual y electrónico de los recaudos consignados para la tramitación del pago de los proveedores, mencionado instrumento registrará los siguientes datos:

• Fecha y hora de la consignación de los recaudos.

• N° de Orden de Compra.

• Lugar de la entrega.

• Monto de la Orden de Compra.

• Tipo y Modalidad del Servicio.

• Tiempo de Ejecución.

• Monto Facturado.

• Se aplicará multa desde uno (1) por ciento hasta tres (3) por ciento del monto total de la Orden de Compra por mora en la entrega de los recaudos mediante Nota de Débito.

• El incumplimiento reiterado y de forma injustificada en la entrega oportuna de los recaudos podrá ser razón suficiente para prescindir de la relación comercial.

6.15.-De las Piezas Justificativas de los Compromisos y/o Gastos Causados

• Las piezas probatorias justificativa de los compromisos del PAE por la prestación del servicio son:

• Orden de Compra.

• Comprobante de Entrega.

• Factura.

6.16.-De la Distribución de las Piezas Probatorias Justificativas de los Compromisos

• El ordenador de pagos designará un analista de cuenta por cada setenta y cinco (75) planteles beneficiarios para la verificación, validación de las piezas probatorias justificativas de los compromisos.

• Los analistas de cuenta deberán conformar las facturas, verificar y relacionar las piezas probatorias justificativas de los compromisos aprobados para su pago en un lapso no mayor a tres (3) días hábiles a partir del cierre para la consignación de las piezas probatorias justificativas de los compromisos correspondientes a la última orden de compra.

6.17.-De la Conformación de Facturas y Verificación de las Demás Piezas Probatorias Justificativas de los Compromisos

• Cuando se reciban las facturas del proveedor, antes de proceder a su pago, se debe verificar la firma que la autoriza y la confrontará con la Orden de Compra y la Nota de Entrega.

• Los analistas de cuenta, revisaran que las piezas probatorias no presenten enmiendas, ni tachaduras y tengan las respectivas firmas y sellos. Como parte de la revisión, el funcionario responsable se asegurará que los corresponsables de la ejecución del programa del plantel certifiquen compromiso causado en la Nota de Entrega, para ello, se dispondrá de un registro de los datos personales y de las firmas de los ciudadanos (as.) que conforman el comité ejecutor en el plantel.

• En la exanimación de las piezas probatorias, se deberá comprobar que la facturación no exceda el costo per cápita establecido por el Nivel Central. También se cotejará los montos de los artículos registrados en la Orden de Compra, Nota de Entrega y en la Factura.

• Todas las piezas probatorias revisadas, se les colocará el respectivo sello húmedo con el indicativo revisado.

• A las piezas probatorias que se le detecten errores será devueltos y deberán ser corregidas por los proveedores en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles.

• Las piezas probatorias invalidadas, se les colocará el respectivo sello húmedo con el indicativo anulado.

• En los casos en que la Nota de Entrega y/o el Acta de Entrega Definitiva registre faltantes, se procederá a la elaboración de una Nota de Débito para el descuento por alimentos no entregados.

• Las piezas probatorias justificativas de compromiso debidamente validadas, se les colocará el respectivo sello húmedo con el indicativo aprobado para que sean relacionadas en la Orden de Pago.

• El responsable de la Unidad Administradora del PAE, elaborará la Relación de Orden de Pago en un lapso no mayor de cinco (5) días hábiles a partir del cierre para la consignación de las piezas probatorias justificativas de los compromisos correspondientes a la última orden de compra.

• El Coordinador Regional del PAE, el Coordinador Municipal y/o Parroquial del PAE y el responsable de la unidad administradora del PAE Certificarán la Ordenación de los Compromisos para su Pago en un lapso no mayor de seis (6) días hábiles a partir del cierre para la consignación de las piezas probatorias justificativas de los compromisos correspondientes a la última orden de compra.

• La Certificación de la Ordenación de los Compromisos, se realizará por pieza justificativa de los compromisos siguiendo el orden correlativo de la Orden de Compra. Las transacciones bancarias deberán reflejar pagos por pieza justificativas de compromisos, a fin de fortalecer los controles internos.

• La Unidad Administradora Central, deberá realizar los pagos de los estados de la ordenación de los compromisos remitidos para tal fin por el Director Nacional del PAE en un plazo no mayor a dos días hábiles previa certificación de los compromisos por parte del Ordenador Delegado.

• El Director Nacional del PAE, cuando remita la Relación de Certificación de Ordenación de los Compromisos para su Pago deberá remitirle copia de mencionado documento con sus soportes en físico – digital al Vice – Ministerio de Participación y Apoyo Académico.

• El Ordenador de los compromisos, hará que se sellen los ejemplares de las piezas probatorias justificativas de los compromisos cancelados por el nivel central. Para ello, la Unidad Administradora Central suministrará la información referente a los pagos efectuados (Reporte de Órdenes de Pago de Tesorería Nacional y/o Estados de Cuentas Bancarias de los Fondos del PAE).

• La Unidad Administradora Central deberá informar al Vice – Ministerio de Participación y Apoyo Académico y a la Dirección Nacional del PAE de todos los pagos efectuados a los prestadores del servicio (proveedores y manipuladores de alimentos) indicando lo siguiente:

• Fecha de Relación.

• Estado y/o Localidad.

• Datos del prestador del servicio.

• Concepto.

• Monto Pagado.

• Fecha de Pago.

6.18.-Del Registro y Archivo Administrativo

• La unidad administradora del PAE, deberá archivar uno (1) de los ejemplares de las piezas probatorias de los compromisos cancelados siguiendo el orden correlativo de la orden de compra de menor a mayor. También deberá archivar el otro ejemplar de la misma pieza en el expediente como parte de la actuación y desempeño del proveedor siguiendo el orden correlativo de la orden de compra de menor a mayor.

6.19.-De Los Demás Mecanismos De Control

• Los mecanismo de control, se conciben como instrumentos, cuyo propósito es facilitar el control posterior interno y externo de la ejecución del programa. Para ello, se deberá darle cumplimento a las siguientes disposiciones:

• Los Directores de los Planteles, tienen la responsabilidad y la obligación de archivar las piezas justificativas probatorias de la prestación del servicio de proveedores y de manipuladores de alimentos.

• El archivo de los manipuladores de alimentos deberá organizarse por expediente de madres y/o padres procesadores de alimentos con los recaudos necesarios para la manipulación de alimentos además de la copia del control interno de asistencia y de los recaudos para la tramitación del pago.

• El archivo de los proveedores debe organizarse como se especifica a continuación: (i) un (1) ejemplar de las Órdenes de Compras; (ii) un (1) ejemplar de los Comprobantes de Entrega, un (1) ejemplar de las facturas y (iii) (1) ejemplar de la Certificación de la Prestación del Servicio en el Plantel. La Certificación de la Prestación del Servicio, es un medio de verificación integral de la ejecución física de la partida presupuestaria de alimentos y bebidas para personas y de otras partidas presupuestarias ejecutadas en el plantel. Este mecanismo está concebido para facilitar el control posterior de la ejecución física – financiera y evaluar la actuación y desempeño del proveedor mediante la compilación de la Acta Definitiva de Entrega.

• Todas las piezas justificativas probatorias de la prestación del servicio forman parte del expediente del desempeño y actuación del prestador del servicio en el plantel. Como parte del control de la gestión, se registrará la ejecución física y financiera del PAE en el plantel.

• Todos los actores del quehacer educativo, tendrán derecho a requerir copia certificada del expediente del prestador del servicio que reposa en el plantel. Este expediente deberá ser archivado en el plantel manteniendo su integridad al menos tres (3) años después de ejecutada la prestación del servicio.

• Los Directores de los Planteles, consignarán los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes ante la Coordinación Municipal y/o Parroquial del PAE tres (3) ejemplares de la Certificación de la Prestación del Servicio en el plantel[16]

• El Coordinador Municipal y/o Parroquial del PAE, archivará un (1) ejemplar de la Certificación de la Prestación del Servicio del plantel, ordenará en dos (2) carpetas separadas las Certificaciones de la Prestación del Servicio de los planteles a su cargo para su consignación los primero diez (10) días del mes conjuntamente con el reporte de ejecución física ante el Supervisor Jefe de Municipio Escolar y el Coordinador Regional del PAE.

• El Coordinador Regional del PAE, remitirá a cada Supervisor Jefe de Municipio Escolar y cada Coordinador Municipal y/o Parroquial del PAE la información de los pagos realizado a los proveedores.

• Los Coordinadores Municipales y Parroquiales deberán presentar ante el Coordinador Regional del PAE dentro de los primero cinco (05) días hábiles de finalizado cada trimestre del ejercicio fiscal informe de la ejecución física – financiero de los planteles a su cargo. Una copia del informe de ejecución física – financiera deberá ser entregada para su conocimiento y fines al Supervisor Jefe de Municipio y/o Parroquia Escolar, el Director de Zona Educativa y el Auditor Interno Delegado.

• El Coordinador Regional del PAE, deberá presentar ante el Director Nacional del PAE dentro los primero diez (10) días hábiles de finalizado cada trimestre el informe de ejecución física – financiera trimestral estructurado por municipio y discriminado por nivel y modalidad de estudio. Una copia del informe trimestral de ejecución física – financiera deberá ser entregada para sus conocimiento y fines al Ministro del Poder Popular para la Educación, al Viceministro de Participación y Apoyo Académico, al Director General de Administración y Servicios, al Director General de Planificación y Presupuesto, al Director de la Oficina de Coordinación de Zonas Educativas, el Director de la Oficina General de Evaluación Estratégica y Seguimiento de las Políticas Públicas, al Director General de Supervisión Educativa y al Auditor Interno del Ministerio del Poder Popular para la Educación y su delegado en la región..

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14