Estructura Organizativa del PFG Estudios Jurídico Estado Nueva Esparta (página 3)

2.1.2 Diagnóstico de la organización estructural del PFGEJ, sede Nueva Esparta Al observar el objeto del programa se evidencia que en el Núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudios Jurídicos del estado Nueva Esparta, se pone en práctica el sentido de pertinencia social y se brinda el profundo conocimiento de la realidad social a los estudiantes en formación, pero sin embargo se pudo evidenciar mediante la observación directa que el hecho de no contar con un espacio físico adecuado a la demanda de usuarios, no contar con un diseño estructurar que responda a las necesidades de todas las personas que intervienen en este proceso, trae como consecuencia que los sujetos de acción en este proceso se vean afectados en sus labores tanto el personal administrativo como docentes, estudiantes y público en general, debido que al momento de solicitar una información de cualquier índole no se identifica el sujeto a preguntar, al momento de consignar notas no se identifica el sujeto a consignar, al momento de alguna inquietud o queja del proceso aprendizaje en el intercambio de saberes entre los docente y estudiantes no se identifica la escala jerárquica a dónde acudir en busca de una respuesta satisfactoria en la toma de decisiones.

Observación directa: se pudo determinar mediante este instrumento de recolección de información los comportamientos o conducta manifiestos de los clientes dentro del Programa de Formación de Grado de Estudios Jurídicos en el Estado Nueva Esparta, presentan inconvenientes al momento de una información o identificar la persona con la cual deben requerir la misma, trayendo como consecuencia una falta de coordinación dentro del proceso.

Es por ello que se propone la creación del Diseño de la estructura organizativa de funciones para el núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudios Jurídicos del núcleo Nueva Esparta, con la finalidad de solventar todas y cada una de las inquietudes, dar respuesta expedita y satisfactoria a las necesidades de los sujetos involucrados en este proceso y así poner en práctica las funciones de una buena gestión universitaria dentro del programa de la Universidad Bolivariana de Venezuela en su sede Nueva Esparta.

La Investigación Acción Participativa, es una metodología de investigación que en la actualidad está generando en la Sociedad una mayor capacidad de respuestas a los problemas de dicha Sociedad y es por ello que se pone en práctica en la búsqueda del diseño organizacional de funciones del núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudios Jurídicos de la sede Nueva Esparta ya que el estudio se realiza en la comunidad no solamente por medio de un investigador que estudie la problemática desde afuera, sino que de manera integrada se involucre con cada uno de los miembros de la comunidad, para estudiar los problemas, y las posibles soluciones.

Hay una manera tradicional de investigar científicamente, en la cual una persona capacitada o grupo capacitado (sujeto de la investigación), aborda un aspecto de la realidad (objeto de la investigación), ya sea para comprobar experimentalmente una(s) hipótesis (investigación experimental), o para describirla (investigación descriptiva), o para explorarla (investigación exploratoria). Generalmente, en este tipo de investigación, la comunidad en la que se hace la investigación, o para cual se hace, no tiene injerencia en el proceso, ni en los resultados; ella, solo puede llegar a conocer las conclusiones, sin quitar los valores que tiene.

La variedad de problemas sociales y educativos, útiles y capaces de ser investigados, guían el camino de la investigación hacia una gran diversidad y plasticidad de metodologías y de técnicas adecuadas en la obtención de la información. De todos los instrumentos probados, uno de los más usados universalmente por las Ciencias Sociales, incluyendo la educación, es la entrevista. En términos generales, este instrumento consiste en aplicar a un universo definido de individuos una serie de preguntas o ítems sobre un determinado problema de investigación del que desea conocer algo. Las respuestas normalmente son registradas por escrito por la persona consultada. Los teóricos de la investigación sostienen a grandes rasgos que en Ciencias Sociales existirían dos modalidades de cuestionarios: los que se refieren a la medición y diagnóstico de la personalidad, utilizado normalmente en psicología, y los empleados para recoger información en las investigaciones. En el caso de estos últimos, Delio del Rincón recuerda los juicios de Ghigliona y Matalón, cuando éstos "señalan que los cuestionarios tienen tres objetivos básicos:

• Estimar ciertas magnitudes absolutas como un censo de población; o magnitudes relativas tales como la proporción de una tipología concreta en una población estudiada"

• Describir una población o subpoblación: qué características tienen en un contexto determinado.

• Contrastar hipótesis de acuerdo con las relaciones existentes entre dos o más variables.

En la elección de cualquier instrumento de recogida de información, las investigaciones deben sopesar las potencialidades y limitaciones de dichos instrumentos. Todos los instrumentos tienen aspectos que se ajustan mejor a un tipo de problemática y son deficientes en otra. Lo importante es la selección de los instrumentos que mejor cuadren con el tipo de información que se desea reunir. Tales ventajas y dificultades deben estar en relación además con los objetivos, recursos y población investigados, en el caso de esta investigación se seleccionó la entrevista y la encuesta como los principales instrumentos.

Entrevista al personal del PFGEJ Para la determinación del problema objeto de investigación del presente trabajo se entrevistó al personal administrativo y docente actual dentro del Núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudios Jurídicos en el Estado Nueva Esparta. Los entrevistados fueron:

• Msc. Cruzleny Marín, Coordinadora del PFGEJ

• Abg. Vismar Cedeño, Asistente Administrativo

• Abg. Wilmarys Brizuela, Docente

• Abg. Luis Carreño, Docente

Las preguntas realzadas fueron:

• 1) ¿Cuáles son las necesidades del programa?

• 2) ¿Qué cargos son necesarios implementar dentro del núcleo en busca de su mejor funcionamiento?

• 3) ¿Cree necesario la creación de un Diseño Estructurar de funciones dentro del Núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudios Jurídicos en el Estado Nueva Esparta?

Respuestas:

Pregunta 1: espacio físico, nuevo personal, determinación de funciones.

Pregunta 2: asistentes administrativos y áreas de investigación, postgrado, planificación, metodología, bibliotecario, obrero.

Pregunta 3: si, es necesario.

Las respuestas obtenidas por parte del personal administrativo y docente iban todas encaminada a que efectivamente es necesario un cambio y la implementación del diseño estructural de funciones en el Núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudio Jurídico en el Estado Nueva Esparta, es viable por cuanto viene dado a dar respuesta a las necesidades del colectivo.

Encuesta a estudiantes: Se practicó una encuesta dirigida a la comunidad estudiantil, donde en una población encuestada de 250 estudiantes con el objeto de determinar si efectivamente es necesaria la creación de un Diseño de Estructura de Funciones para el Núcleo del PFGEJ-NE.

Se pudo evidenciar a través de las respuestas obtenidas que evidentemente solo reconocen el cargo del coordinador del programa, sin embargo no pueden determinar los cargos o funciones de los demás integrantes del personal administrativo del Núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudio Jurídico en el Estado Nueva Esparta. Las preguntas fueron:

• 1. ¿Reconoce usted los cargos y funciones del personal administrativo del Núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudio Jurídico en el Estado Nueva Esparta?

___ Reconocen los cargos ___ Reconocen solo algunos ___ No los reconocen

• 2. ¿Está de acuerdo en que se realice un diseño de estructura de funciones del PFGEJ-NE?

___ De acuerdo ___ Ni de acuerdo ni en desacuerdo ___ En desacuerdo Respuestas:

Pregunta 1 (Figura 2.1):

• 140 personas manifestaron: no reconocer ni los cargos ni funciones del personal administrativo, para un margen de 56 %.

• 80 personas manifestaron: solo reconocer la persona de Msc Cruzleny Marín, como coordinadora del programa más no las funciones y cargos de los demás integrantes administrativos. Para un margen de un 32 %.

• 30 personas manifestaron conocer todos los cargos.

Figura 2.1 Resultados de la pregunta 1 de la encuesta.

Fuente: Elaboración propia.

Pregunta 2 (Figura 2.2):

• 245 personas manifestaron: si es necesario para mejor funcionamiento del PFGEJ, para un margen de 98 %.

• 5 personas manifestaron: no saber en qué cambiaria al actual, para un margen del 2 %.

Figura 2.2 Resultados de la pregunta 2 de la encuesta.

Fuente: Elaboración propia. En primer lugar es importante delimitar el propósito básico que obviamente debe estar en relación con los objetivos de la investigación. Los autores suelen sugerir que tales propósitos no deben ser ni tan generales ni tan específicos. Hay que buscar un término justo y razonable, para recoger el tipo de información que abarque la totalidad de las preguntas a las que se dará respuesta. Los propósitos del diseño de la estructura organizativa de funciones deben estar relacionados con los objetivos y la hipótesis de la investigación, pero éste, cómo instrumento, no necesariamente está obligado a cubrir la totalidad de los objetivos del estudio. Si los objetivos de la investigación son muy ambiciosos, perfectamente puede suceder que no arroje resultado sobre parte de las interrogantes del estudio y haya que buscar entonces instrumentos complementarios que permitan dar respuesta a tales objetivos.

2.2. Descripción de la metodología El presente capitulo tiene como objetivo identificar la metodología más viable en búsqueda del diseño Estructural de Funciones en el Núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudios Jurídicos de la Sede Nueva Esparta.

2.2.1 Modelos de diseño organizacional

Metodología de Diseño Organizacional integrando enfoque a procesos y competencias (Página web diseños de procesos) La sociedad de hoy en día vive en un proceso cambiante y es necesario implementar modelos de desarrollo que vayan en visión futurista con la finalidad e ir avanzando acorde a las necesidades del momento y poder engranar en el momento y espacio que se encuentre la organización, La subsistencia de una organización estará determinada por la obtención de buenos resultados empresariales, para lo cual necesitan gestionar sus actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de los mismos. Esto ha derivado en la necesidad de adoptar herramientas y metodologías que permitan a las organizaciones configurar su sistema de gestión en búsqueda de mejores resultados. Una forma para lograrlo es dotar de un enfoque basado en procesos a la gestión empresarial. Es importante tratar el tema de los procesos de una organización, sin los cuales no pudieran lograrse los buenos resultados empresariales, ni la proyección estratégica deseada. Similares son las definiciones que se encuentran en la literatura del término proceso. Fernández (2000) lo aborda como una serie de etapas que añaden valor, "mientras que la norma ISO 9000:2005, como un conjunto de actividades mutuamente relacionadas. Ambos autores, en esencia, plantean la transformación de entradas en resultados (productos o servicios)" Los procesos son específicos para una organización y varían dependiendo del tipo, el tamaño y el nivel de madurez de la misma. Cada proceso está integrado por un conjunto de actividades que deberían determinarse y adaptarse al tamaño y a las características distintivas de la organización. La gestión proactiva de todos los procesos de una organización, contribuye de forma determinante al logro de su eficacia y su eficiencia. Cuando se trata de determinar los procesos de una organización, se hace necesario, de forma previa, identificar los productos o servicios que, de acuerdo a su misión, debe dar como resultado; éste es el punto de partida para determinar los procesos. Autores como Porter (1990), Fernández (2000), Beltrán (2002), y el colectivo de autores del Centro de Estudios Técnicas de Dirección (2004) [7], entre otros; coinciden en la necesidad de clasificar los procesos y también, en que existen 3 grupos: estratégicos, claves u operativos, y de apoyo. "La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión para producir el resultado deseado, puede denominarse como enfoque basado en procesos". (Según la norma ISO 9001:2008) Se aprecia que éste no sólo incluye establecer y revisar sistemáticamente los procesos, sino además, su secuencia y las interrelaciones existentes entre ellos. La manera más representativa de reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones, es precisamente a través de un mapa de procesos, que viene a ser la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión. El concepto de competencias laborales es definido como "Conjunto sinérgico de conocimientos, habilidades, experiencias, sentimientos, actitudes, motivaciones, características personales y valores, basado en la idoneidad demostrada, asociado a un desempeño superior del trabajador y de la organización, en correspondencia con las exigencias técnicas, productivas y de servicios. Es requerimiento esencial que esas competencias sean observables, medibles y que contribuyan al logro de los objetivos de la organización"(norma cubana NC 3000:2007) "las competencias laborales constituyen el núcleo central de la gestión de los recursos humanos, donde queda establecida la gestión por competencias como el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización, con un enfoque basado en las competencias laborales y la capacidad de aprendizaje de los trabajadores, cuyo objetivo es una organización de calidad y disposición del colectivo integrado. La característica holística de las competencias laborales tiene en cuenta a la psicología y a la persona como un todo y dada esta complejidad se hace necesario establecer los presupuestos teórico-metodológicos que hacen funcional a la gestión por competencias" (Según la norma cubana NC 3000:2007,) La norma cubana NC 3000, 3001 y 3002:2007, propone el Sistema Integrado de Gestión de Capital Humano (SIGCH), a partir del desarrollo de varios subsistemas, cuyo núcleo central son las competencias laborales, pero no se establecen los procedimientos para lograrlo.

Con el objetivo de realizar el diseño de una organización de nueva creación, de tal forma que responda a la introducción de formas organizativas complementadas con el diseño de procesos, la estrategia y la gestión por competencias, integrados con los sistemas y tecnologías de la información y en el marco del estricto cumplimiento de las regulaciones legales; se desarrolló una investigación que derivó en una propuesta inicial realizada por Labrada (2008) y finalmente, como resultado de 5 años de trabajo, se obtuvo y aplicó la Metodología de Diseño Organizacional que se detalla a continuación y en la que se desarrollan varios procedimientos complementarios para su aplicación. Desde los inicios se estableció la concepción teórica de la metodología y está encaminada a lograr que:

• La estrategia de la nueva institución deberá estar en correspondencia con la estrategia política y social de la alta dirección del organismo al cual pertenece, buscando resultados de alto impacto, teniendo presente que la prioridad está en los intereses del país.

• La organización se oriente alrededor de sus procesos y competencias clave, alineando los esfuerzos de perfeccionamiento en torno a los problemas clave o estratégicos de la actividad de la institución para lograr resultados y un desempeño superior de la misma.

• Los procesos, como gestión de capital humano o gestión económico-financiera, entre otros; se diseñen para potenciar el buen funcionamiento de la cadena de procesos clave, guiados por la pregunta: ¿cuánto pueden contribuir a la creación de valor? A las funciones metodológicas y de control que tradicionalmente han venido desempeñando, se le adiciona la función de agregar valor.

• Se tienda a externalizar los procesos no clave (outsourcing), desarrollando relaciones de colaboración con proveedores de servicios, especialmente con los que puedan aportar las instituciones a las cuales pertenecen.

• La formación propicie el ambiente de aprendizaje colectivo y continuo, centrado en el desarrollo de las competencias organizacionales, de procesos y cargos, para alcanzar los objetivos estratégicos de la institución, en cumplimiento de su visión.

Metodología para el Análisis y Diseño de las Estructuras Organizacionales Esta metodología "se fundamenta en el diseño de estructuras de organizaciones basado en el capital humano" (Carlos Gonzalez, 2009) Un sistema es un conjunto de partes en interacción, se puede decir que un sistema es la agrupación coherente de elementos estrechamente vinculados que operan o intercalan en una estructura dinámica para lograr un objetivo, formando una unidad compleja en que la adición, supresión o transformación de una de sus partes creará repercusiones en el todo. Esta teoría se basa en la comprensión de la interdependencia recíproca de todas las partes y la necesidad de su integración. La teoría de sistemas por su enfoque interdisciplinario, permite al administrador comprender las aportaciones y puntos de vista de los diversos especialistas y conceptualizar a la empresa como un sistema compuesto por subsistemas, cada uno de ellos con sus propias funciones y objetivos de igual manera, advertirá que existen interrelaciones entre los subsistemas, cuyo funcionamiento influye en los resultados de la organización. Las organizaciones son sistemas complejos que se integran con subsistemas interrelacionados. Los sistemas y subsistemas se caracterizan por poseer límites permeables o impermeables que los separan de un ambiente externo y de otros sistemas. Además, los sistemas y los subsistemas poseen ambientes internos dentro de todo un espectro continuo, desde la apertura hasta la restricción, un sistema abierto permite el flujo de recursos (personal, información, materiales) a través de sus límites.

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. Elementos de la organización: (requerimientos). Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.

Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzarlas metas. Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dónde conseguir la información y le debe ser facilitada. ¿Qué es organizar?1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa.2. Agrupamos estas actividades.3. A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para supervisar y tomardecisiones.4. Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante. Estructura organizacional: (dos definiciones) Strategor: (1988) "es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad". Mintzberg: (1984) "es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas". La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. Principios de una organización: Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.

Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el mínimo coste posible.

Metodología para el diseño organizacional bajo un enfoque sistémico Esta metodología "se fundamente en el diseño de organizaciones basado en la estructura funcional enmarcada en el enfoque sistémico y enriquecida con las nuevas tendencias en gestión de procesos…" (Barrios Hernández, 2009) Esta metodología cuenta de 3 pasos, en la figura 2.3 se observa una representación gráfica de la misma:

• 1. Definición: contempla la descripción de las características organizacionales: planteamiento de metas y objetivos misionales, establecimiento de divisiones básicas e identificación de macroprocesos esenciales.

• 2. Análisis: consiste en la integración de los elementos establecidos en la etapa de definición, mediante la identificación de actividades y tareas y su posterior clasificación por niveles jerárquicos según naturaleza y complejidad.

• 3. Diseño: se establecen los cargos, perfiles, estructura y manual de funciones requeridos por la organización.

Figura 2.3 Ciclo de vida de la metodología para el diseño organizacional de empresas agrarias

Fuente: Tomado de Barrios Hernández, 2009.

La desventaja de esta metodología radica en que está muy particularizada para las organizaciones agrarias y se enfoca en entornos estables. La enseñanza universitaria y en especial la venezolana atraviesa en estos momentos por cambios y transformaciones muy grandes y rápidos. Por otra parte, su ventaja está en que es un procedimiento sencillo y de fácil aplicación.

Metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales Esta metodología cuenta con siete pasos (Ramirez, 2013):

• 1. Planeación del estudio.

• 2. Autorización de estudio.

• 3. Recopilación de la información.

• 4. Análisis e interpretación de datos.

• 5. Elaboración y planteamiento de la propuesta.

• 6. Implementación.

• 7. Evaluación periódica.

Es una metodología amplia, que abarca todos los elementos necesarios para el correcto desarrollo de un diseño organizacional.

En términos generales, esta valoración permite a la organización disponer de información específica sobre los siguientes aspectos:

• 1. Logro efectivo de los fines propuestos.

• 2. Resultado de las medidas adoptadas en la estructura orgánica, funciones, procedimientos, sistemas y nivel tecnológico.

• 3. Beneficios obtenidos en la generación de productos y/o servicios.

• 4. Ventajas competitivas derivadas del estudio.

• 5. Análisis de costo-beneficio.

• 6. Asimilación por del cambio por parte del personal y consecuencias en el clima organizacional.

• 7. Necesidad de la capacitación, entretenimiento y/o adiestramiento para el cambio sostenido.

• 8. Manejo del estudio por parte de los responsables.

• 9. Planteamientos estratégicos observados para la ejecutar en el cambio.

• 10. Ajustes fundamentales realizados para encauzar y sostener el estudio.

• 11. Visualizar objetivamente las alternativas de cambio organizacional a futuro.

Todas las metodologías, aunque difieren en la cantidad de pasos, abarcan las tres etapas en el proceso de diseño estructural: estructuración, estimación de las acciones y análisis estructural.

2.2.2 El procedimiento metodológico para el diseño de Estructura Organizativa de las funciones del Núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudio Jurídico en el Estado Nueva Esparta El diseño organizacional cada vez adquiere mayor relevancia, pues se hace necesario lograr mayor eficacia y eficiencia en las organizaciones, optimizando los recursos, no solo materiales, sino también humanos. En la mayoría de las situaciones, los profesionales se encuentran ante la tarea de mejorar la gestión y el desempeño de organizaciones de producción o servicios ya existentes, en las cuales, una limitante importante del desempeño de las mismas es la falta de un enfoque de proyección y gestión, que relacione consistentemente la visión, los objetivos, los planes de acción e indicadores con los procesos clave de la organización y mantenga alineados todos los sistemas y funciones hacia un fin común.

La metodología se convierte en funcional a través de los procedimientos siguientes:

• Procedimiento para la Fase I: proyección estratégica

• Procedimiento para la Fase II: diseño de la estructura

• Procedimiento para la Fase III: implementación

El procedimiento para la Fase I: proyección estratégica, incluye los pasos siguientes:

• 1. Identificar clientes.

• 2. Definir necesidades de los clientes.

• 3. Definir misión, visión, objetivos estratégicos y estrategias.

• 4. Determinar competencias organizacionales.

Para desarrollar esta fase es necesario realizar un análisis de: los antecedentes, el entorno, la identidad, el contexto. Participan 2 grupos de trabajo: asesor y estratégico, se recomienda que el grupo asesor esté integrado por los facilitadores del proceso, que pueden ser consultores externos y especialistas de la organización superior a la que va a ser creada; y tiene la misión de instruir metodológicamente a los miembros del grupo estratégico, velando que los ejercicios se realicen según la metodología definida. El grupo estratégico debe estar integrado por especialistas de la organización superior a la que va a ser creada, por personal que esté valorado para formar parte de la dirección de la nueva organización una vez creada y por especialistas que tengan conocimientos significativos de los productos o servicios que ofrecerá la organización; y es el encargado de cumplimentar y aprobar los resultados obtenidos en cada una de las fases definidas en el modelo antes descrito. Los integrantes de estos grupos deben ser expertos, para lo cual se pueden diseñar y aplicar cuestionarios que evalúen la experticidad de los mismos. Antes de comenzar la aplicación del procedimiento, debe realizarse la capacitación del equipo estratégico por parte del equipo asesor, abarcando todos los elementos que componen la proyección estratégica y las técnicas que se van a utilizar para llevarla a cabo. Los métodos o técnicas recomendadas para la ejecución de esta fase por los equipos de trabajo son: tormenta de ideas, reducción de listado, consenso grupal, método de expertos (Delphi), matriz DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades), matriz de impacto de oportunidades en fortalezas y debilidades, matriz de impacto de amenazas en fortalezas y debilidades, matriz de importancia con el método de expertos (Delphi), matriz de comparación por pares y entrevistas. En el diseño de la primera fase se han integrado los enfoques de gestión por procesos, por proyectos y por competencias laborales.

El procedimiento para la Fase II: Diseño de estructura Diseño de la estructura, tiene como objetivo diseñar los cargos necesarios para lograr la eficacia de los procesos de la organización con las competencias requeridas para ellos, así como la estructura que debe adoptar la organización. Los pasos a seguir son los siguientes:

• 1. Determinar los cargos.

• 2. Diseñar los cargos por competencias.

• 3. Determinar la plantilla. (Hacer un cálculo de plantilla)

• 4. Diseñar la estructura organizativa

Tomando como referencia los procesos diseñados, los grupos de procesos, supervisados por el grupo asesor, aplican un conjunto de técnicas para dar cumplimiento al objetivo de esta etapa. La determinación de las competencias que demanda cada cargo, parte de las competencias organizacionales y de las definidas para los procesos donde intervienen cada uno de ellos. Los métodos o técnicas recomendadas para la ejecución de esta fase por los grupos de trabajo son: sesiones de trabajo en grupo, método de expertos, cuestionarios, medición de tiempos, estimación comparativa de tiempos de trabajo, balance de carga y capacidad.

El procedimiento para la Fase III: Implementación, tiene como objetivo aplicar en la nueva organización los resultados de las fases anteriores, controlar los resultados y ajustar el diseño. Los pasos se mencionan a continuación:

• 1. Definir objeto y cronograma: se debe identificar el objeto a implementar del diseño y establecer el funcionamiento mediante un cronograma de actividades

• 2. Comprobar disponibilidad de recursos

• 3. Ejecutar los elementos del diseño.

• 4. Controlar la implementación.

En esta fase participa el grupo de implementación, que se recomienda integrar por los directivos nombrados en la organización de nueva creación que se ha diseñado y un grupo de especialistas de los participantes en el diseño descrito anteriormente. Es conveniente que la fase de implementación abarque al menos un año, de forma tal que se puedan medir el impacto del diseño en la proyección estratégica.

2.3 Conclusiones del Capítulo No. 2 Una vez realizado el diagnóstico de la estructura del PFGEJ y de hacer un análisis de distintas metodologías para diseñar estructuras organizacionales, se llegó a las siguientes conclusiones:

• 1. El diseño de estructura de funciones del Núcleo del Programa de Formación de Grado en Estudios Jurídicos de la sede Nueva Esparta de la Universidad Bolivariana de Venezuela representa uno de los avances más significativos dentro del crecimiento de las políticas educativas del Estado porque se busca desarrollar el profesional en el área del Derecho vinculado con los procesos y cambios sociales, a los que pueda generar aportes significativos que contribuya a impulsar cambios positivos dentro de las comunidades, lo cual requiere de un desarrollo del proceso formativo del estudiante, con una precisa relación con la experiencia práctica del ejercicio de la profesional, para ello se seleccionó la metodología idónea en el diseño estructural para poder cumplir con las necesidades de los clientes.

• 2. La metodología de Diseño de Estructura de Funciones para Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta, descrita cumple el propósito de integrar los diferentes enfoques de gestión que hoy en día utilizan las organizaciones más exitosas durante sus procesos.

• 3. Una vez revisado el diagnóstico se pudo comprobar mediante el uso de la metodología aplicada que efectivamente es necesario el Diseño de Estructura de Funciones del PFGEJ-NE, para el mejor funcionamiento de la organización.

Capítulo No. 3. Estructura organizativa de las funciones del Núcleo del PFG de Estudios Jurídicos, sede Nueva Esparta

El presente capitulo tiene como base fundamental la aplicación de la metodología elegida para el diseño de Estructura organizativa de las funciones del Núcleo del PFG de Estudios Jurídicos, sede Nueva Esparta.

3.1 Aplicación de la metodología Esta Metodología y sus procedimientos fue aplicada para el diseño organizacional de las funciones del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos, sede Nueva Esparta, que se concibió con el objetivo de lograr un mayor desarrollo de la investigación en interés de brindar una mejor satisfacción al usuario. El mismo pretende desarrollar las necesidades de superación del programa con las soluciones concretas y ágiles, mediante la ejecución de funciones. 3.1.1 Fase I. Proyección estratégica Los resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento para la Fase I: proyección estratégica, aplicado al Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta, se muestran a continuación.

Se establece que este diseño organización va dirigido a personal administrativo, estudiantes, profesores y comunidad civil del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta.

• Personal Administrativo: Es la parte de la administración que trata de todas las políticas y procedimientos utilizados en la organización para el correcto manejo de los recursos a fin de que se pueda desarrollar todo el potencial de la organización.

• Estudiantes: la persona que se dedica a aprender, ya sea por su cuenta o mediante la asistencia a una institución educativa, en este caso es el principal cliente de la organización porque sería el mayor impulso en el crecimiento de la misma.

• Profesores: son agentes efectivos del proceso de enseñanza-aprendizaje, quienes Paralelamente a las funciones docentes, los profesores suelen realizar funciones de investigación especialmente en el ámbito universitario y de allí se enfoca la mayor preparación para los estudiantes del PFGEJ-NE.

• Comunidad: conjunto de personas que hacen vida dentro de la sociedad y que estarán involucradas directa e indirectamente al Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta.

El diseño viene dado a fin de dar respuestas satisfactorias a la necesidad de los usuarios al momento de dirigirse en busca de una respuesta positiva en su entorno académico en el Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta.

• Personal Administrativo: carecen de estructura y funciones dentro de la organización

• Estudiantes: no identifican a las personas con la cual pueden dirimir sus necesidades dentro de la organización.

• Profesores: no cuentan con un personal administrativo dentro del núcleo con los cuales poder manejar las instrucciones del PFGEJ-NE.

• Comunidad: desconocen totalmente como solventar cualquier situación que se les presente en su entorno por no conocer a quien dirigir alguna solicitud.

Las funciones creadas al personal administrativo del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta, más la implementación de nuevos cargos y funciones beneficiarán al colectivo.

La Misión del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta es: Cumplir con todas las necesidades y exigencias de los clientes y poder brindar herramientas necesarias para el crecimiento y el fortalecimiento del proceso educativo venezolano.

La visión del Núcleo del diseño estructural de funciones del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta: Somos el núcleo de mayor crecimiento dentro del programa educativo universitario venezolano en pro de mejorar todos los factores educativos y de atención al cliente.

Se realizó una matriz DAFO al PFGEJNE

Las estrategias La estrategia de la nueva institución están en correspondencia con la estrategia política y social de la alta dirección del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta, buscando resultados de alto impacto, teniendo presente que la prioridad está en los intereses del país.

Objetivo: cubrir las necesidades de todos los clientes de la organización por medio del diseño de estructura de funciones del PNFGEJ-NE.

Acciones a seguir para lograr el objetivo

• Promover el estudio integral de las ciencias jurídicas, bajo los principios de complejidad, interdisciplinariedad y transdiciplinariedad, ofreciendo información teórica y epistemológica que permita comprender el fenómeno complejo del derecho.

• Brindar una sólida formación teórica y un sentido crítico que permita evaluar y reflexionar en torno al papel del derecho y su impacto en la vida social.

• Promover una concepción del derecho como instrumento capaz de hacer viable los fines, valores y principios fundamentales del estado democrático y social de derecho y de justicia.

• Brindar una orientación profesional dirigida a la interacción comunitaria y de servicio social.

El Modelo Lineo-Funcional. Se decidió aplicar al diseño del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudio Jurídicos Sede Nueva Esparta, en virtud que es de naturaleza mixta, ya que combina los principios básicos del diseño vertical y horizontal, con el fin de aprovechar las ventajas de los dos primeros modelos: lineal y funcional.

Competencias organizacionales. Las competencias claves que deben caracterizar al Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos, sede Nueva Esparta, para alcanzar la proyección estratégica trazada, por orden de importancia son: Integración, Flexibilidad, Trabajo en equipo, Liderazgo, Innovación y Responsabilidad.

• Competencias del Núcleo:

• 1. Vigilancia del proceso enseñanza-aprendizaje dentro del PFGEJ.

• 2. Innovación de la enseñanza del Estudio del derecho.

• 3. Educación municipalizada.

• Competencias Técnicas:

• Trabajo en equipo, de manera comprometida, responsable y sensibilizada.

• Vocación por el trabajo social.

• Competencias Específicas:

• Dominio o conocimiento del área del Estudio Jurídico.

• Destrezas al momento de la enseñanza de las leyes y procesos.

• Calificados para la enseñanza del español y otros idiomas.

• Manejo de la tecnología y dominio de grupos en presentaciones.

• Formación política revolucionaria y socialista.

3.1.2 Fase II. Diseño de estructura Los resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento para la Fase II: diseño de estructura, aplicado al Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta son lo que se muestran a continuación.

Los cargos necesarios para la implementación del diseño son: Coordinador Regional del Programa, asistente en planificación, asistente metodológico, asistente institucional, asistente académico-administrativo, asistente en Investigación y postgrado, bibliotecario.

• Coordinador Regional: es la persona de mayor jerarquía en la toma de decisiones dentro del núcleo, siendo así la responsable de que se logren los objetivos trazados por la institución en el manejo de los recursos y personal

• Asistente de planificación: es la persona encargada de proponer los objetivos a corto y largo plazo en el cumplimiento de las funciones del núcleo y para ello debe determinar los factores positivos y negativos en el ambiente de trabajo para buscar las soluciones necesarias en el crecimiento de la institución.

• Asistente metodológico: es la persona encargada de brindar asesoría y apoyo a todos los usuarios del núcleo en cuanto a la metodología de los procesos educativos, proponiendo las herramientas necesarias en el crecimiento de estos individuos.

• Asistente institucional: la persona encargada de crear y afianzar las relaciones del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta, con las demás instituciones y así obtener ese intercambio de saberes en el crecimiento profesional tanto de los estudiantes profesores y personal administrativo.

• Asistente académico-administrativo: la persona encargada de la recepción de documentación relacionada al proceso educativo y de formación en relación a notas, carga horaria, asignación de proyectos.

• Asistente en Investigación y postgrado: la persona encargada de buscar la preparación y actualización en busca del crecimiento de todas las personas involucradas en el Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta.

• Bibliotecario: persona encargada de ofrecer servicios para ayudar e instruir a las personas en las maneras más eficientes para identificar y acceder a la información que necesiten, en sus diferentes formatos (artículo, libro, revista, disco compacto, videograbación, archivo digital).

• Personal Obrero: persona encargada del área de servicio, mantenimiento, limpieza y seguridad dentro del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos, sede Nueva Esparta.

El capital humano necesario para poder cumplir las funciones dentro del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta, debe cumplir un perfil específico para poder ocupar ese cargo el cual se define a continuación (Ver Anexos):

• Coordinador Regional: debe ser abogado, proactivo, tener capacidad de mando y toma de decisiones, desarrollar el ambiente laboral favorable en búsqueda del cumplimiento de los objetivos de la organización.

• Asistente de planificación: debe ser profesional en el área del derecho con conocimientos específicos en planificación y desarrollo parta poder cumplir sus obligaciones y determinar los factores positivos y negativo en el ambiente de trabajo para buscar las soluciones necesarias en el crecimiento de la institución.

• Asistente metodológico: profesional docente en metodología capacitado en trasmitir la información metodológica en el desarrollo educacional a los clientes.

• Asistente institucional: debe ser profesional en relaciones públicas y estar capacitado para buscar la conexión entre el núcleo y los entes gubernamentales donde se veo involucrados todos los actores sociales.

• Asistente académico-administrativo: profesional en el área de administración con conocimientos académicos y atención al público.

• Asistente en Investigación y postgrado: profesionalen el área de desarrollo profesional y capacitado en el manejo de personal.

• Bibliotecario: persona con conocimientos en el área de lectura y análisis para que puedae instruir a las personas en las maneras más eficientes para identificar y acceder a la información que necesiten, en sus diferentes formatos.

• Personal Obrero: persona que tenga capacidad de trabajar proactiva con conocimientos en determinadas áreas.

El personal necesario para trabajar en el Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta es once (11) personas para poder cumplir las funciones determinadas de la siguiente forma:

• (08) personas para el área de administración

• (03) personas para el área de obreros.

El organigrama diseño de la estructura de organizativa del núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta aparece en la siguiente figura:

Figura 3.1. Organigrama Núcleo PFGEJNE.

3.1.3 Fase III. Implementación Por motivos de tiempo, no se puede llegar a la implementación de la propuesta, pero en la siguiente tabla se definen los elementos esenciales para su puesta en práctica.

3.2 Conclusión del Capítulo No.3 Una vez aplicado el procedimiento se llegó a las siguientes conclusiones:

• 1. El diseño tuvo en cuenta las necesidades del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta para poder desarrollar los cargos.

• 2. Se establecen los cargos necesarios del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta.

• 3. Se identifican las necesidades, fortalezas y debilidades en busca de las mejoras del PFGEJ-NE.

Conclusiones

Con el desarrollo de la investigación realizada quedó demostrado que el Diseño de Estructura de Funciones para Núcleo del Programa de Formación de Grado en Estudios Jurídicos, sede Nueva Esparta, utilizando las herramientas y metodologías necesarias para su creación dan el resultado necesario para cubrir las necesidades de los clientes en el mejor funcionamiento de la organización, a fin de alcanzar la mejora continua con el más alto grado de calidad en los servicios prestados, a través del cumplimiento de sus metas y objetivos en correspondencia con su misión social.

El trascurso investigativo desarrollado en el presente trabajo, permitió identificar la dificultad que presentan los clientes cuando acuden al Nucleo del PFGEJ-NE que impiden desarrollar con la calidad el Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos en el estado Nueva Esparta.

De igual forma el procedimiento propuesto en esta investigación, constituye un instrumento que permite la mejora continua del proceso del Programa de Formación de Grado en Estudios Jurídicos de la Universidad Bolivariana de Venezuela sede Nueva Esparta, además de orientar a mejorar la interrelación entre los diferentes actores del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta.

Recomendaciones

Se recomienda:

• Continuar el desarrollo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos de la Universidad Bolivariana de Venezuela para poder actualizarlo a las necesidades sociales, económicas y políticas actuales en búsqueda de un mejor crecimiento profesional de los estudiantes.

• Implementar el diseño Estructura de organizativa del Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta, en busca de mejorar las condiciones laborales y atención del núcleo.

• Aplicar la estructura propuesta en otros programas dentro de la Universidad Bolivariana de Venezuela, Sede Nueva Esparta con la finalidad de contribuir con la mejora de los servicios prestados en estos.

• La metodología constituye una herramienta que pudiera generalizarse para el diseño de otras organizaciones similares, incluso con algunos ajustes y en particular, puede aplicarse a rediseños de organizaciones en la composición de los grupos de trabajo.

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Anexos

Anexo A.1. Perfil de cargo del Coordinador del Núcleo de PFGEJNE.

PERFIL DE CARGO I. Identificación del cargo.

1. Denominación del cargo: Coordinador 2. Área a que pertenece: Áreas Generales 3. Categoría ocupacional: Dirección 4. Grupo escala: S/G 5. Fecha de elaboración: 30/11/14 6. Puestos a quien reporta:

8.

• II. Contenido del cargo.

1. Misión: Organizar, planificar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales del centro; orientados a satisfacer las necesidades de los clientes con la máxima calidad.

2. Tareas específicas:

• a) Participar en todas las reuniones organizadas y orientadas por la cadena para recibir y emitir información necesaria para el trabajo de PNFGEJ-NE

• b) Velar por la preservación de la moral revolucionaria del colectivo que dirige.

• c) Evaluar el desempeño de sus subordinados.

• d) Exigir el cumplimiento de las normas de trabajo a todos los subordinados para que las tareas se realicen según lo establecido.

• e) Exigir, controlar y supervisar que el servicio se preste con la máxima calidad, para satisfacer las exigencias de los clientes.

• f) Exigir, controlar y supervisar que se cumpla con los horarios establecidos en la prestación de servicios.

• g) Chequear el orden, disciplina y limpieza de la PFGEJ-NE

• h) Evaluar el desempeño de sus subordinados, según la metodología establecida.

• i) Revisar los activos fijos tangibles para verificar existencia y estado.

• j) Cumplir con todas las actividades asignadas por la cadena, relacionadas con su labor como coordinador.

• k) Controlar y promover la capacitación técnica y/o recalificación del personal bajo su mando.

• l) Velar por el estricto cumplimiento del reglamento disciplinario vigente en el PFGEJ-NE.

• 3. Documentación:

6 Equipamiento de trabajo: Ninguno

III. Requisitos. 1. Formación general: Abogado 2. Conocimientos específicos:

• a) Cursos especiales (Dirección y administración)

• b) Aritmética

• c) Contabilidad.

• d) Costos.

• e) Finanzas.

• f) Control de la calidad.

3. Experiencia mínima: De 6 meses a 1 año 4. Rango de edad: Edad laboral 5. Sexo: Ambos

VI. Competencias deseadas.

Anexos

Anexo A.2. Perfil de cargo del Asistente Administrativo del Núcleo de PFGEJNE.

PERFIL DE CARGO I. Identificación del cargo.

• 8. Denominación del cargo: Asistente Administrativo

• 9. Área a que pertenece: Áreas Generales

• 10. Categoría ocupacional: Administración

• 11. Grupo escala: S/G

• 12. Fecha de elaboración: 30/11/14

• II. Contenido del cargo.

Misión: Organizar, planificar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales del centro; orientados a satisfacer las necesidades de los clientes con la máxima calidad.

Tareas específicas:

1.-Participar en todas las reuniones organizadas y orientadas por cadena para recibir y emitir información necesaria para el trabajo de PNFGEJ-NE 2.-Velar por la preservación de la moral revolucionaria del colectivo que dirige.

3.-Exigir, controlar y supervisar que el servicio se preste con la máxima calidad, para satisfacer las exigencias de los clientes.

4.- Cumplir con todas las actividades asignadas por la cadena, relacionadas con su labor como asistente administrativo.

5.- Equipamiento de trabajo: Ninguno

III. Requisitos. Formación general: Abogado Conocimientos específicos:

• g) Cursos especiales (Dirección y administración)

• h) Aritmética

• i) Contabilidad.

• j) Costos.

• k) Finanzas.

• l) Control de la calidad.

Experiencia mínima: De 6 meses a 1 año Rango de edad: Edad laboral Sexo: Ambos

Declaratoria

Hago constar que el presente trabajo fue realizado en la Universidad de Cienfuegos Carlos Rafael Rodríguez como parte de la culminación del Programa de Maestría en Dirección y que autorizo a que sea utilizado total o parcialmente por dicha institución para los fines que se estimen convenientes y no será publicado, ni presentado en eventos sin la aprobación de la Universidad.

Autor:

Información Científico Técnica: Dra. Raquel Zamora Fonseca Firma del Tutor: MsC. Lourdes Alejandra de León Lafuente, 25 de noviembre de 2014

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES DEPARTAMENTO DE DIRECCIÓN Y DESARROLLO LOCAL PROGRAMA DE MAESTRÍA EN DIRECCIÓN TESIS PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN DIRECCIÓN

Estructura Organizativa de las funciones del Núcleo del Programa de Formación de Grado de Estudios Jurídico en el Estado Nueva Esparta

Tutor:

MsC. Lourdes Alejandra de León Lafuente