El control interno (página 2)

Necesidad de comprobar la honestidad de los que administraban dinero y bienes de otros.

El deseo de los administradores que su honradez quedara comprobada.

Que las clases superiores no eran las más cultas.

Falta de conocimientos en general, para rendir informes y cuentas de la gestión realizada.

Que se guerreaba constantemente.

Así en Europa feudal, esta profesión comenzó a precisarse más llegando a identificarse las funciones con el cargo y así nació el Auditor.

El auditor debe su origen a la forma en que se recibían (oyéndolas) las liquidaciones de las cuentas.

El primer tratado de contabilidad de 1494 ofreció la base teórica para el desarrollo de la comprobación de las cuentas con vistas a los libros de Contabilidad. Fue en el año 1589 a partir de toda esta base teórica inicial, en Venecia, donde se creó con carácter oficial la primera Asociación de Revisiones Profesionales.

En el desarrollo de la Contaduría Pública en el mundo principalmente en Inglaterra, Alemania y Francia tuvieron gran incidencia las convenciones económicas y financieras que se suceden en la humanidad en el siglo XVIII a raíz de la Revolución Industrial y después de esta que alcanza hasta el siglo XIX, situaciones que demandaron de hombres especializados en problemas económicos, financieros y contables.

El proceso de desenvolvimiento de la Contaduría Pública en el mundo fue lento en las primeras etapas, y puede decirse que alcanza su madurez en el siglo XX, específicamente a partir del año 1916 cuando aparece la preparación de un programa mínimo de procedimientos a seguir en las auditorías quedando establecida así las primeras reglas que rigieron la contaduría pública.

Así cada país le ha dado a la Auditoría la importancia que merece y en cada uno de ellas aparece esta regulada por leyes, normas o decretos, que evolucionan y se transforman de acuerdo al desarrollo y dinamismo con que se desenvuelve la actividad económica.

Definiciones sobre la Auditoria.

Arthur Warren Hanson en el libro "Teoría y Práctica de Intervención y Fiscalización de Contabilidad", define esta como la intervención de cuentas, el examen de todas las anotaciones de contabilidad a los fines de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los Estados de Situación que dichas anotaciones produzcan.

En "Auditoría Montgomery", se concibe como el proceso sistemático de evaluar y obtener objetivamente las evidencias acerca de las afirmaciones relacionadas con acontecimientos económicos, con el objetivo de evaluar y comunicar los resultados a las partes interesadas.

Miranda Estrada en "Auditoría de las empresas socialistas" la declara como la parte de la contabilidad que se ocupa de la revisión, comprobación, exposición y presentación de los hechos económicos realizados por la entidad, mediante el examen de los comprobantes, libros, cheques, documentos, y demás evidencias.

Según Holmes, la Auditoría no es más que la comprobación científica y sistemática de los documentos e informes, libros de cuentas y otros registros financieros y legales de un individuo, firma o corporación, con el objetivo de demostrar la veracidad e integridad de la contabilidad, o sea, demostrar la verdadera situación financiera.

Andrés S. Suárez en su libro "La Moderna Auditoría", la define como la acción de inspeccionar, revisar, verificar e investigar, es toda actividad de control "Expost" o "A Posteriori" de la actividad económica – financiera.

El decreto – Ley No. 159 de la Oficina Nacional de Auditoría y la Resolución 3/99 de dicho organismo, la define como el proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico – administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas e independientes de conformidad con normas y procedimientos técnicos.

Resumiendo lo anterior, la auditoría expresada en diferentes formas, en su más amplio sentido, es el examen de los libros, cuentas, comprobantes y registros de una empresa con el objetivo de comprobar su exactitud y evaluar la utilización óptima de los recursos financieros en la gestión económica de la entidad.

Como la auditoría es un proceso sistemático de obtener evidencia, tienen que existir conjuntos de procedimientos lógicos y organizados que sigue el auditor para recopilar la información. Aunque los procedimientos adecuados varían de acuerdo con cada compañía, el auditor siempre tendrá que apegarse a los estándares generales establecidos por la profesión.

La definición señala que la evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva. Por consiguiente el auditor debe emprender el trabajo con una actitud de independencia mental, neutral.

La evidencia examinada por el auditor consiste en una amplia variedad de información y datos que apoyen los informes elaborados. La definición no es restrictiva en cuanto a la naturaleza de la evidencia revisada, más bien implica que el auditor tiene que usar su criterio profesional en la selección de la evidencia apropiada. El debe considerar cualquier elemento que le permita hacer una evaluación objetiva y expresar un dictamen de naturaleza profesional.

El papel del auditor es determinar el grado de correspondencia entre la evidencia de lo que ocurrió en realidad y los informes que se han presentado de estos sucesos. La medición y el informe de los acontecimientos económicos deben estar de acuerdo con principios establecidos. Lo más común es que el auditor utilizará como principios los " Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados", pero en algunas ocasiones los principios adecuados podrán ser las leyes, los reglamentos del impuesto sobre la venta, convenios contractuales, manuales de procedimientos, requisitos fijados por el gobierno, y otras disposiciones establecidas.

Objetivos fundamentales de la Auditoría.

Los objetivos fundamentales de la Auditoría son los siguientes:

• Evaluar el control de la actividad administrativa y sus resultados.
• Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionalidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cuales quiera otros elementos que, de conjunto permitan elevar la eficacia en la utilización de los recursos.
• Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.
• Fortalecer la disciplina administrativa y económico – financiera de las entidades mediante la evaluación e información de los resultados a quien corresponda.
• Coadyuvar a mantener la honestidad en la gestión administrativa y la preservación de la integridad moral de los trabajadores.

La auditoria no debe limitarse a una mera relación detallada de las deficiencias y dificultades encontradas, sino al estudio de las causas que la motivaron y ofrecer las soluciones encaminadas a que las mismas desaparezcan.

Clasificaciones de la Auditoria.

Las auditorias se inician con el establecimiento de objetivos, los que determinan el tipo de auditoría que debe practicarse y las normas a observarse.

Los tipos de auditoría, según se definen por sus objetivos, se clasifican en el Decreto- Ley No. 159, De la Auditoría, de fecha 9 de Junio de 1995 como auditorias de gestión u operacional, financiera o de estados financieros, especial y fiscal.

Auditorias de Gestión u Operacional.

Consiste, según lo establecido en el antes citado Decreto-Ley, en el examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia, en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.

Una auditoria de gestión u operacional es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programas, actividad o función, que tenga como propósito mejorar la acción de la administración y facilitar la toma de decisiones de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas.

Esta auditoria tiene el propósito de determinar sí la entidad auditada:

• Aplica políticas idóneas para efectuar sus adquisiciones.
• Adquiere el tipo de recursos que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesitan y al menor costo posible.
• Protege y conserva adecuadamente sus recursos.
• Evita la duplicación de esfuerzos de su personal y el trabajo de poca o ninguna utilidad.
• Evita el ocio y exceso de personal.
• Utiliza procedimientos operativos eficientes.
• Emplea la menor cantidad posible de recursos (personal, instalaciones) para producir bienes o prestar servicios en la cantidad, calidad y oportunidad apropiada.
• Cumple las leyes y regulaciones que pudieran afectar significativamente la adquisición, salvaguarda y uso de sus recursos.

Auditoria Financiera o de Estados Financieros.

Esta auditoria tiene como propósito determinar sí la:

• Información financiera se presenta de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente.
• Entidad auditada ha cumplido requisitos financieros específicos.
• Estructura de control interno de la entidad con respecto a la presentación de los estados financieros y salvaguarda de los activos.

Esta auditoria ha sido diseñada e implementada para lograr los objetivos de control.

Auditoria Especial.

La auditoria especial, consiste en la verificación, de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o de situaciones especiales y responde a una necesidad específica.

Esta auditoria puede referirse a los siguientes asuntos financieros:

• Segmentos de estados financieros, información financiera (por ejemplo, estados de ingresos y gastos, estados de efectivo recibido y gastado, de activos fijos); modificaciones presupuestarias; y variaciones entre los resultados financieros planificados y los reales.
• Controles internos sobre el cumplimiento de las leyes y regulaciones, como las que rigen las rendiciones y presentación de informes sobre donaciones y contratos (incluyendo propuestas, montos facturados, liquidaciones, etc.).
• Los controles internos sobre la información financiera y salvaguarda de activos, incluyendo las medidas de seguridad y control sobre los sistemas computarizados.

Auditoría Fiscal.

La auditoria fiscal consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los tributos al fisco, a los que está obligada la entidad estatal o persona natural o jurídica del sector no estatal, con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas y proceder conforme a derecho.

1.3 Normas Fundamentales de Auditoria.

El Diccionario de la Real Academia Española, define una norma como una regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las operaciones. Webster la define como "lo que se fija y establece con autoridad, como regla para la medición de cantidad, peso, extensión, valor o calidad. Lo que establece la autoridad, costumbre o el acuerdo general, como modelo o ejemplo".

Una norma es una medida del trabajo fijada con autoridad o consentimiento profesional. Las normas se diferencian de los procedimientos en que los últimos se refieren a los actos a realizar, mientras que las primeras se refieren a la medición de la calidad en la ejecución de esos actos y a los objetivos a alcanzar con los procedimientos.

Normas Generales de Auditoria.

Las normas generales están referidas a la capacidad profesional del personal, a la independencia de la organización de auditoría y de su personal, al debido cuidado profesional con que debe practicarse la auditoría y prepararse los informes respectivos, y a la aplicación de controles de calidad. Las normas generales se distinguen de las relacionadas con la ejecución del trabajo y con la preparación de los informes correspondientes.

Estas normas generales son de aplicación a todas las organizaciones de auditoría que practiquen auditorías sobre entidades del sector estatal, cooperativo, organizaciones y asociaciones y cualquier persona natural o jurídica que reciba recursos del Estado y se beneficien con subsidios, subvenciones, ventajas o exenciones, o que presten servicios o ejerzan una actividad preferencial del Estado.

Las normas generales de auditoría se exponen y explican a continuación:

1- El personal designado para practicar la auditoría debe poseer en su conjunto la capacidad profesional necesaria para realizar las actividades que se requieran.

La organización de auditoría debe adoptar políticas y procedimientos para obtener el personal con las cualidades adecuadas así como para desarrollarlo y capacitarlo para que sea capaz de llevar a cabo sus tareas de manera efectiva.

Esta norma impone a la organización de auditoría la responsabilidad de garantizar que la auditoría sea ejecutada por personal que en su conjunto posea los conocimientos y habilidades necesarios para llevarla a cabo.

El personal también debe poseer un amplio conocimiento del medio específico en el cual opera la entidad auditada, en relación con la naturaleza de la auditoría que se realice.

Los requisitos relacionados con la capacidad profesional se refieren a los conocimientos y a la experiencia de la organización de auditoría en su conjunto y no necesariamente a los que posea cada auditor en particular.

En todos los asuntos relacionados con la auditoría, la organización de auditoría y los auditores deben estar libres de impedimentos personales y externos para proceder con independencia desde el punto de vista de organización y mantener una actitud y apariencia independientes, que infunda transparencia total a su actuación.

A fin de cumplir con esta norma, la organización de auditoría debe establecer un programa da capacitación continua con el objetivo de garantizar que su personal mantenga su capacidad profesional.

Esta norma impone al auditor y a la organización de auditoría la responsabilidad de preservar su independencia para lograr que sus opiniones, conclusiones, juicios y recomendaciones sean imparciales y que así sean considerados por terceros.

Los auditores no solo deben considerar que ellos son independientes si sus actitudes y convicciones les permiten proceder como tales, sino, además, cuando no se conoce de alguna situación que pueda dar lugar a que otros cuestionen su independencia.

Todas las situaciones merecen consideración, pues es esencial no solo que los auditores sean de hecho independientes e imparciales, sino también que así sean considerados por terceros.

Se debe proceder con debido cuidado profesional al ejecutar la auditoría y al preparar los informes correspondientes.

Esta norma tiene el objetivo de establecer los criterios o pautas generales que constituyen las reglas que el auditor debe seguir en la ejecución de la auditoría. Además exige que el auditor realice su trabajo con el debido cuidado profesional, y que tenga la responsabilidad de cumplir con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Proceder con el debido cuidado profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, técnicas, pruebas y demás procedimientos de auditoría que deben aplicarse en ella. Las normas de ejecución constituyen el marco de referencia para ejecutar y dirigir las auditorías. Están relacionadas con las normas generales y con las de preparación de informes, pues los resultados que se obtienen cuando se aplican las normas de ejecución, son la fuente principal del contenido del informe de auditoria.

Los auditores deben aplicar un sólido juicio profesional para determinar las normas de auditoría aplicables en el trabajo que van a realizar.

Las organizaciones de auditoría deben tener un apropiado sistema interno de control de calidad y ser objeto de un programa de revisión externa de la calidad.

El sistema interno de control de la calidad implementado por la organización de auditoría debe ofrecer seguridad razonable de que se han adoptado y cumplen las normas de auditoría y se han establecidos procedimientos de auditoría adecuados.

Las organizaciones de auditoría deben someterse periódicamente a una revisión externa del control de la calidad, la que debe ser practicada por una organización que sea independiente de ella desde el punto de vista organizativa.

El programa de revisión externa del control de la calidad debe estar encaminado a determinar si la organización ha establecido un sistema interno de control de la calidad, y si opera con eficacia como para proporcionar la seguridad razonable de que se está cumpliendo con las normas de auditoría aplicables, los procedimientos y políticas establecidas.

Los procedimientos de revisión de control de calidad deben ser diseñados de acuerdo con la dimensión y naturaleza del trabajo de auditoría de la organización. Esta norma impone al organismo rector de la auditoría la responsabilidad de las revisiones que debe efectuar a las organizaciones de auditoría y de conocer el cumplimiento de las disposiciones que rigen el ejercicio de la auditoría, a los efectos de brindar las orientaciones y asesoramientos oportunos.

Normas de Ejecución de Auditoria.

Las normas de ejecución constituyen el marco de referencia para ejecutar y dirigir las auditorías. Están relacionadas con las normas generales y con las de preparación de informes, por los resultados que se obtienen cuándo se aplican las normas de ejecución, son la fuente principal del contenido del informe de auditoria.

Las normas de ejecución aplicables a todo tipo de auditorías, o Normas de Auditorías Generalmente Aceptadas se exponen a continuación y explican detalladamente:

El trabajo debe ser adecuadamente planeado.

El auditor debe planear la auditoria de tal manera que se asegure de que habrá de realizarse con la debida calidad, con economía, eficiencia y eficacia.

Al planear la Auditoría, el auditor debe definir los objetivos de la Auditoría, el alcance y metodología, dirigidos a conseguir esos logros.

El planeamiento es importante para asegurarse de que los resultados de la auditoría habrán de corresponder a sus objetivos. Un planeamiento adecuado es especialmente importante en las auditorías de gestión, pues los procedimientos y técnicas que se aplican son diversos y complejos.

La información que necesita el auditor para planear la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de esta y con la entidad que se va a auditar.

Siempre que se requiera se debe realizar un estudio preliminar de la entidad antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo. El estudio preliminar constituye un método de apoyo eficaz para seleccionar las áreas específicas donde se va a practicar la auditoría y para obtener información que habrá de utilizare en el planeamiento. Es un proceso que permite conseguir rápidamente información sobre la organización, actividades y funciones de la entidad. El mantenimiento de un archivo con estos datos, ayuda a las organizaciones de auditoría a planear adecuadamente la realización de dichas auditorias.

El personal debe ser adecuadamente supervisado.

Esta norma implica dirigir los esfuerzos de los auditores y otros involucrados en la auditoría, para determinar si se están alcanzando los objetivos de auditoria.

El trabajo de los auditores, al practicar una auditoría debe ser revisado por el auditor jefe y supervisado por el dirigente o funcionario facultado para ello, durante su ejecución.

La supervisión debe ejercerse desde el inicio del planeamiento hasta la conclusión de la auditoría y la preparación del informe correspondiente.

La revisión del trabajo de los auditores, por parte del jefe de la auditoría, debe realizarse sistemáticamente y a medida que se avance en las distintas etapas de la auditoría, de manera que sea garantizado que:

• Los papeles de trabajo deben ser legibles y contener:
• El diseño apropiado de acuerdo con el objetivo que se persigue.
• Suficiente información, de forma que no requiera explicaciones complementarias.
• La constancia de las revisiones efectuadas por los auditores.
• La descripción del significado de las marcas de revisión utilizadas por los auditores, en los casos en que estas no estén establecidas centralmente.
• Los resultados del trabajo realizado y las notas que deben ser incluidas en el informe, si procediere.
• Las pruebas obtenidas deben ser relevantes, suficientes, competentes y razonables.
• Los cálculos plasmados en los papeles de trabajo son correctos.
• Las pruebas realizadas o las muestras aplicadas son las correctas.

La auditoria debe proyectarse de manera que proporcione una seguridad razonable de que se cumpla con las disposiciones legales, regulaciones políticas y otros requisitos.

El auditor debe estar alerta a situaciones que pueden se indicativas de actos ilegales o abuso.

En los siguientes párrafos se exponen los requisitos de esta norma, la forma en que los auditores obtiene la información, así como las limitaciones de la auditoría cuando se trata de descubrir actos de incumplimiento y abusos.

Incumplimiento de las disposiciones legales y regulaciones.

El auditor debe proyectar la auditoría con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable acerca del cumplimiento de las disposiciones legales y demás regulaciones significativas para alcanzar los objetivos. Esto implica, en primer término determinar sí las disposiciones legales y demás regulaciones son importantes para alcanzar los objetivos; sí lo son se deben evaluar los riesgos de que hayan incumplimientos significativos. Basados en esta evaluación de riesgos, el auditor debe diseñar y ejecutar procedimientos que proporcionen una seguridad razonable que permita conocer incumplimientos.

En estas circunstancias, el auditor, antes de ampliar las pruebas y otros procedimientos de auditoría, debe informar de inmediato de tales indicios de actos ilícitos al jefe de la organización de auditoría y las autoridades a las que competa investigar esa clase de hechos.

El auditor debe obtener comprensión suficiente de los controles de la administración más relevantes para la auditoría y determinar los exámenes a aplicar para obtener suficientes pruebas que respalden sus juicios acerca de esos controles.

El auditor debe comprender la estructura de control interno para planear la auditoría y determinar los exámenes a aplicar para obtener suficientes pruebas que respalden sus juicios a cerca de ese control.

La administración tiene la responsabilidad de establecer controles de administración efectivos. Los controles de administración comprenden la organización, métodos y procedimientos adoptados para asegurar que se logren sus metas. Estos controles incluyen además, los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones de las actividades o funciones de la entidad. Incluyen los sistemas para medir, presentar informes y supervisar el desarrollo de la actividad.

Debe obtenerse evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor. Debe conservarse el riesgo de la labor de los auditores en papeles de trabajo de forma que permitan a un auditor experimentado, que no ha tenido contacto previo con la auditoría realizada, obtener evidencia de las conclusiones y juicios significativos que se hayan expresado o que deben expresarse.

La evidencia puede clasificarse en física, documental, testimonial y analítica:

La evidencia física se obtiene mediante la inspección y observación directa de las actividades, bienes y sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales.

• La evidencia documental consiste en la información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño.
• La evidencia testimonial se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.
• La evidencia analítica comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y separación de la información en sus componentes.

1. En las auditorías financieras y cuando proceda en otros tipos de auditorías, los auditores deben analizar los estados financieros para determinar si se aplicaron en su preparación los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y conocer detalladamente la situación financiera de la entidad.

El análisis de los estados financieros tiene por objetivo verificar si los diferentes elementos que lo componen guardan entre si la relación esperada y, en su caso, detectar las relaciones anómalas y cualquier tendencia irregular.

El auditor debe analizar minuciosamente los estados financieros para determinar si:

Fueron preparados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Se presentan considerando las características o especificidades de la entidad auditada.

Se revela suficiente información respecto a varios elementos de los estados financieros.

Presentan razonablemente la situación financiera de la entidad y los resultados de sus operaciones.

Los métodos y técnicas del análisis financiero dependen, en gran medida, de la naturaleza del alcance y del objetivo de la auditoría, así como de los conocimientos y el criterio del auditor.

Normas para la presentación de informes.

Las normas para la presentación de informes se exponen a continuación y se explican detalladamente:

Los auditores deben preparar informes de auditoría por escrito para comunicar los resultados de cada auditoria.

Los informes por escrito son necesarios para:

• Comunicar los resultados de la auditoría a los dirigentes o funcionarios de los niveles de dirección que corresponda.
• Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados.
• Poner los resultados a disposición de las entidades o personas facultadas para su conocimiento y efectos pertinentes.
• Facilitar el seguimiento para determinar si se han tomado las medidas correctivas apropiadas.

Los informes de auditoría pueden ser presentados, además, a través de otros medios al que puedan tener acceso los usuarios, como pueden ser formatos electrónicos o de vídeo.

Esta norma no limita o evita el análisis de los hallazgos, juicios, conclusiones y recomendaciones con personas responsables de la entidad o área auditada. Por el contrario, se recomiendan las discusiones de esa naturaleza.

Los informes deben emitirse lo más pronto posible para que su contenido pueda ser utilizado oportunamente por los dirigentes o funcionarios de la administración y del nivel inmediato superior que corresponde, así como por otros interesados.

Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se reciben demasiado tarde, por tanto las organizaciones de auditoría deberán prever la emisión oportuna del mismo y tener presente ese propósito al ejecutar la auditoria.

Durante la auditoría, los auditores deben considerar la conveniencia de presentar informes adicionales a los dirigentes y funcionarios que correspondan respecto a los asuntos que sean significativos. Los informes de esa índole pueden ser orales o por escrito, no sustituyen al informe final, pero sirven para que los dirigentes y funcionarios se enteren de asuntos que requieren su atención inmediata y emprendan las acciones correctivas que procedan, antes de que se halla terminado el informe final.

3- El auditor debe incluir en el informe:

Los objetivos de la auditoría, su alcance y metodología.

Exponer con claridad los hallazgos significativos de la auditoría y las conclusiones del auditor.

Declarar que la auditoría se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.

Las conclusiones deben formularse explícitamente y no ser deducida por los lectores.

La fuerza de las conclusiones de los auditores dependen de lo persuasivo de la evidencia de los hallazgos y lo convincente de la lógica usada para formular las conclusiones.

4- El informe debe ser completo, exacto, objetivo y convincente, así como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos que trate.

Para que sea completo, el informe debe contener toda la información necesaria para cumplir los objetivos de la auditoría, permitir una comprensión adecuada y correcta de los asuntos que se informan y satisfacer los requisitos de contenido. El informe también debe incluir los antecedentes necesarios.

La exactitud se basa en la necesidad de asegurarse de que la información de que se presente sea verdadera y confiable y que los hallazgos sean correctamente expuestos.

El informe de auditoría debe ser objetivo, no prestarse a interpretaciones erróneas y debe exponer los resultados de la auditoría desde una perspectiva apropiada.

Para que el informe sea convincente se precisa que los resultados de la auditoría correspondan a sus objetivos, que los hallazgos se presenten de una manera persuasiva y que las recomendaciones y conclusiones se desprendan lógicamente de los hechos expuestos.

La claridad exige que el informe sea fácil de ver y entender. Los informes deben redactarse en un lenguaje tan claro y sencillo como lo permitan los asuntos de que se trate.

Para que el informe sea conciso se requiere que no sea más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje. El exceso de detalles distrae la atención y puede ocultar el mensaje o confundir y desanimar al lector. También deben evitarse repeticiones innecesarias. Los informes concisos y completos son los que brindan mejores resultados.

La organización de auditoría debe presentar informe de auditoría por escrito a los dirigentes y funcionarios apropiados de la entidad auditada y a los organismos competentes que hallan solicitado o concertado la auditoria.

Además debe enviarse una copia de los informes a otros dirigentes y funcionarios que deben tomar acciones respecto a los hallazgos de auditoría y a las recomendaciones, así como a las demás personas autorizadas para recibir esos informes.

Los informes de auditoría deben distribuirse oportunamente a los dirigentes y funcionarios que están autorizados para recibirlos por las disposiciones legales vigentes, a fin de que tomen acciones respecto a los hallazgos y recomendaciones.

Sí la auditoría comprende asuntos confidenciales por razones de seguridad u otras causas, se debe restringir la distribución del informe.

1.4 La Auditoria y el Control Interno.

En el desarrollo de los procedimientos de auditoría, ayuda a los auditores la forma organizada en que los sistemas de Contabilidad registran, clasifican y resumen los datos. El flujo de los datos contables empieza con el registro de las transacciones que se realizan diariamente en una empresa.

Los auditores pueden seguir la corriente de evidencias retrocediendo hasta sus orígenes. Este proceso del trabajo marchando hacia atrás desde las cifras de los estados hasta la evidencia detallada de las transacciones individuales es lo opuesto del proceso contable.

Aun cuando los procesos específicos de la auditoría varían de un trabajo a otro, los pasos fundamentales en que se sustenta el proceso de auditoría so esencialmente los mismos en casi todos los trabajos. Estos pasos fundamentales son:

Revisar y preparar una descripción escrita del sistema de control interno del cliente.

Probar la operación del sistema de control interno para saber si se cumple la descripción escrita.

Evaluar la efectividad del sistema de control interno.

1. Prepara un informe para la administración que contenga recomendaciones para mejorar el sistema de control interno.
2. Completar la auditoría: llevar a cabo pruebas para comprobar y justificar los saldos específicos de los saldos de las cuentas, y llevar a cabo otros procedimientos de auditoria.
3. Emitir el dictamen de auditoria.

La secuencia de estos pasos proporciona un marco lógico para el proceso de auditoría. Los auditores no necesitan sin embargo completar cada una de estas tareas antes de pasar a la siguiente; pueden emprenderse varias etapas del proceso al mismo tiempo. Por supuesto, el dictamen de auditoría, no puede emitirse hasta que se termina todo el trabajo de auditoria.

Revisión del Control Interno.

La naturaleza y lo extenso del trabajo de auditoria por llevar a cabo en un trabajo en particular depende principalmente de la efectividad del sistema de control interno del cliente para evitar errores de importancia. Antes de que los auditores puedan evaluar la efectividad del sistema necesitan tener conocimiento y comprensión de cómo trabaja: que procedimientos se siguen y quienes lo ejecutan, qué controles funcionan, como se procesan y registran las diferentes tipos de transacciones, y que registros contables y documentación de apoyo existen. Por lo tanto, una revisión del sistema de control interno es el primer paso lógico en cada trabajo de auditoria.

Las fuentes de información a cerca del sistema, incluyen las entrevistas con el personal, los papeles de trabajo de las auditorías de años anteriores y los manuales de procedimientos. Al reunir información acerca de un sistema, es útil a menudo estudiar la secuencia de procedimientos que se usa en el procesamiento de transacciones de las categorías principales.

En el transcurso de la auditoría se requiere un conocimiento práctico del sistema; en consecuencia los auditores deberán prepara un papel de trabajo que describa plenamente su comprensión del sistema. La descripción de este se prepara generalmente en forma de narración escrita, de gráficos de flujo, o como un cuestionario.

Aspectos Generales sobre el Control Interno.

Definición de Control Interno.

Hasta la fecha, la expresión "control interno" carece de una definición apropiada o universal, o que sea aceptada o aprobada por todos los que investigaron el tema. No existe una completa unificación del significado de la expresión y se utilizan con frecuencia denotando lo mismo, los vocablos internal check e internal control, mientras que en idioma castellano se usan expresiones tales como: "control interno" (la más amplia o utilizada), "comprobaciones interior" o "comprobación interna y control".

Sobre el tema se dieron distintas definiciones, provenientes de destacados autores e institucionales nacionales y extranjeras, donde detallamos a continuación una recopilación de las mismas.

Instituto Mexicano de Contadores Públicos, "Examen del Control Interno", Boletín 5 de la Comisión de Procedimientos de Auditoría, México, 1957.

En un sentido más amplio, el Control Interno es el sistema por el cual se da efecto a la administración de una entidad económica. En ese sentido, el término administración se emplea para designar el conjunto de actividades necesarias para lograr el objeto de la entidad económica. Abarca, por lo tanto, las actividades de dirección, financiamiento, promoción, distribución y consumo de una empresa; sus relaciones públicas y privadas y la vigilancia general sobre su patrimonio y sobre aquellos de quien depende su conservación y crecimiento.

– William L. Chapman, Procedimientos de auditoría, Colegio de Graduados en Ciencias Económicas de la Capital Federal, Buenos Aires, 1965.

Por Control Interno se entiende: el programa de organización y el conjunto de métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de confianza que suscitan a afectos de promover la eficiencia de la administración y lograr el cumplimiento de la política administrativa establecida por la dirección de la empresa.

Segunda Convención Nacional de Auditores Internos. Auspiciada por el Instituto de Auditores Internos de la República de Argentina, Buenos Aires, 1975.

Es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazados entre sí, desarrollado dentro de una organización, con procedimientos que garanticen su estructura, un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de acción, con el objetivo de lograr:

1. Razonable protección del patrimonio.
2. Cumplimiento de políticas prescritas por la organización.
3. Información confiable y eficiente.
4. Eficiencia operativa.

– E. Fowler Newton, Tratado de auditoría, Ed. Contabilidad Moderna, Buenos Aires, 1976.

Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización.

Las definiciones de control interno varían de un autor a otro, en el libro Auditoría, su autor Cook expresa: el control interno es el sistema interior de una empresa que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas y métodos empleados.

En el Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto mexicano de contadores públicos se dice:

El control interno comprende de organización y todos los métodos y procedimientos en forma coordinada se adaptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración.

Por su parte John J. Willngham profesor de contabilidad de la Universidad de Houston expresa:

El control interno comprende el plan de organización y la coordinación de todos los métodos y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas administrativas prescritas por la dirección de la empresa.

De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una empresa, ya que abarca toda la organización, sirve como un sistema de comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, política de venta de auditoría interna. Toda operación lleva implícito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control debe funcionar dentro de ella.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y comportamiento, además debe contar con un grupo humano idóneo para las funciones a cumplir.

Este existe por el interés de la propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas por error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en informaciones financieras no contables. Así, el control interno es una herramienta útil mediante la cual la administración logra asegurar, tanto como sea razonable, la conducción ordenada y eficiente de las actividades de la empresa. El nivel de control debe partir de un análisis costo – beneficio.

La expresión control interno es interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de los dueños, propietarios o ejecutivos para dirigir, controlar y coordinar a sus subordinados dentro de la pirámide de la organización, sea esta de tipo lineal, mixta o funcional.

Clasificación del Control Interno.

Los controles internos pueden clasificarse:

1.-Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables; preparación oportuna de la información financiera contable; beneficio y minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no intencional, prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de responsabilidades legales.

2.-Por jurisdicción: control interno contable; control interno administrativo.

Control Interno Contable: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales. como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable.

Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables2.

3,- Por métodos: controles preventivos; controles de detección.

4.-Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas; controles de autorización e información, controles del sistema de contabilidad; controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión de la administración; controles documentales.

Medidas para lograr un buen Control Interno.

El sistema de control interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran los siguientes:

• Establecer líneas claras de responsabilidad.
• Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transacción.
• Subdivisión de funciones.
• Realizar auditorias o comprobaciones internas.
• Diseño adecuado de documentos y registros.
• Las computadoras y el control interno.
• El costo del control.

El alcance de la auditoría, las pruebas que se han de realizar y los procedimientos a aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno existente y de la evaluación de su confiabilidad.

Objetivos de un Sistema de Control Interno.

Son prácticamente todas las definiciones sobre Control Interno, detalladas anteriormente de una manera implícita o explícita, sobre lo que es la clave para entender el concepto que se está desarrollando o estudiando, ya que es sumamente importante conocer cuáles son los objetivos que persigue el sistema de control interno, para poder vivir dentro de la organización.

Es fundamental, que el auditor comprenda los objetivos del control interno y, dentro de ese entendimiento, pueda separar los objetivos principales que persiguen los controles fundamentales de aquellos controles de menos importancia o trascendencia.

El auditor debe saber cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y así poder determinar cuándo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que debe ir a la fuente del control.

Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder controlar el funcionamiento de esta. De forma rutinaria citaremos cuatro:

1- Protección de los activos del patrimonio.

2- Obtención de información adecuada.

3- Promoción de la eficiencia operativa.

4- Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.

El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté resguardado contra posibles pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:

La preparación de los estados contables de acuerdo a normas contables.

Reportes o informes de gestión de realidad aceptable.

El Control Interno de la empresa.

Cuando finaliza el siglo XIX, especialmente en la época en que se inicia la gran transformación en la forma de encarar la producción, como consecuencia del creciente desarrollo industrial, comenzó a notarse o percibirse la necesidad de efectuar un control sobre la gestión de los negocios, ya que la evolución en la fase de producción y comercialización se desarrollo en forma más acelerada que en las fases administrativas u organizativas. Pero con el transcurso del tiempo, se le fue dando mayor importancia a estos dos últimos conceptos y se reconoció la necesidad de generar e implantar sistemas de control, como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las empresas.

Debido a este desarrollo industrial y económico, los comerciantes o industriales propietarios no pudieron continuar atendiendo en forma personal los problemas productivos, comerciales y administrativos y se vieron obligados por la propia necesidad a subdividir o delegar funciones dentro de la organización y la respectiva responsabilidad de los hechos operativos o de gestión.

Pero dicha delegación de funciones y responsabilidades no estuvo sola en el proceso, ya que en forma paralela se debieron establecer sistemas o procedimientos que previeran o aminoraran fraudes o errores, que protegieran el patrimonio, que dieran informaciones coherentes y que permitieran una gestión adecuada, correcta y eficiente.

Así nace el control como una función gerencial, para asegurar y constatar que los planes y políticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas.

Lo que se quiere realizar o efectuar es: la medición, evaluación, verificación y corrección de las funciones operativas de los individuos dependientes o subordinados, tendientes a determinar, en fecha fehaciente, que las actividades que ejecuta contribuyen en carácter efectivo y verdadero al logro de los objetivos prefijados por la dirección superior.

Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un desarrollo armónico donde están presentes las funciones de planeación, organización, dirección y control.

El control en su concepción más general examina, censura, con anterioridad suficiente determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser externo, de gestión e interno. Es conveniente destacar que en la práctica los dos últimos convergen en uno de solo.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, cumple y alcanza los objetivos que persigue esta. Los grandes avances tecnológicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los campos de la organización y la administración, pues esta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del siglo XIX se demostró la importancia del control sobre la gestión de los negocios y que este se había quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la producción.

El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno, pero es el evaluador del mismo, y sobre la base de la evaluación podrá determinar: la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar durante la revisión de una empresa.

Como evaluador del mismo, el auditor obtiene conclusiones que debe informar a la dirección de la empresa y, a su vez, debe sugerir cambios para su mejor funcionamiento. En todo cambio hay que predeterminar el costo de instalarlo y mantenerlo, frente a los riesgos de pérdidas materiales o información que pudiera haber sin él.

El alcance de control interno está dado por todo el ámbito de la empresa, y los problemas que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los distintos sectores de la organización, según las tareas que estos desarrollan, como, por ejemplo: las funciones de registración, fabricación, ventas, compras, personal, tesorería, finanzas, etc.

El método de control existente en las empresas incluye la comparación de una actuación real, con una acción pronosticada, tal como un objetivo, estándar de actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el sistema, método o procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o análisis de lo que está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o errores, poder obtener la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y, finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.

Control Interno y Ética Profesional.

Las normas éticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema de control interno. El no acatarlas conduce al desvío de recursos, divulgación de información confidencial y otros hechos delictivos. Aquí la labor del contador es un factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.

La ética profesional está definida como un conjunto de normas que orientan la conducta de los miembros de una determinada profesión.

Existen dos teorías que están siendo utilizadas para la solución de los problemas éticos de la contabilidad: la teoría del utilitarismo y la teoría de las reglas deontológicas. El utilitarismo se basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor cantidad de personas (énfasis en la consecuencia de la acción y no en las reglas), ya en la visión deontológica prevalece el énfasis en las acciones del profesional y no en las consecuencias propiamente dichas.

La conducta ética es el cemento que une las partes al todo. Forma parte del código de todas las profesiones. Es fácil tomar decisiones ante un comportamiento ético y uno no ético pero desdichadamente muchas veces existen situaciones que están en la frontera de la ética, surge el conflicto si existe presión para llevar a cabo la acción.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y comportamiento; además debe contar con un grupo humano idóneo para las funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o adelantos tecnológicos adecuados.

Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo, fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su cumplimiento o rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o excepciones a lo predeterminado, para evaluarlo en cuanto a su magnitud e importancia, en ultima instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus desvíos o irregularidades.

La finalidad del control interno es comprobar si la organización encuentra, cumple o alcanza los objetivos que persigue.

Un plan de organización que satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:

Simple: en su estructura básica, en su interpretación y desde el punto de vista de su costo, es decir, del factor económico.

Ágil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios, provenientes del mundo dinámico donde se desarrolla, y que pueda asimilar sin dañar lo que perdura, expresado en otras palabras sería, adaptarse a los constantes cambios que fluctúan en la vida diaria de la organización.

Imperativo: el plan debe permitir la implantación de líneas de actividad, responsabilidad y control.

Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecución, autorización y control, una sólida y adecuada independencia entre: los empleados, las secciones, los departamentos y las gerencias.

Llevado este concepto al nivel individual, diríamos que: ninguna persona debe controlar todas las fases de una operación, sin la intervención de unos u otros individuos que provean un control recíproco.

De manera contraria, quien manejara la operación y la registración al mismo tiempo, podría generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sería sumamente importante o muy difícil de detectar.

Se hace evidente la necesidad de que no se realicen en forma paralela, las funciones de operación y registración por una misma persona o sector, pero debemos incorporar otro elemento que corre también paralelo a los mencionados, la custodia. Quien tenga a su cargo la función de guardar o custodiar ya sea dinero u otro tipo de valores similares, o bienes materiales, no puede ejercer las funciones de operación y de registro.

Una vez lograda la separación de funciones dentro del ente, debemos continuar con la asignación de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que ambos actúen de acuerdo con lo preescrito en las políticas emanadas por la dirección superior.

Para asumir una responsabilidad esta debe contener la necesaria autoridad proveniente o delegada del órgano superior inmediato al que recibe la responsabilidad.

Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar perfectamente definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales, instrucciones, etc., perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto o dualidad en cuanto a su interpretación.

Cuándo la dirección de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a alcanzar o cumplir; un adecuado plan de organización; delegación de funciones, responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control necesarios para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organización tienda al logro de los objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o alteraciones que sufre el patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del sistema de información del ente.

5.1 Características de Informe del Auditor.

El informe del auditor debe poseer ciertas características que no deben pasarse por alto en el momento de su confección:

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Seguro: Debe ser indudablemente, firme, denotar confianza en cuanto a:

– La labor de auditoría realizada.

Lo expuesto dentro del informe.

Conciso: Debe ser breve en la expresión; con pocas palabras se puede decir mucho.

Claro: Debe ser fácil de comprender, expresado sin rebozo, y para ello es importante que se respeten las siguientes pautas:

– Mantener un orden lógico y coherente.

No debe existir ambigüedad en las sentencias o en los términos.

Convertir el léxico técnico en lenguaje corriente.

Objetivo: Debe redactarse en forma desapasionada o desinteresada, no tomando parte por ninguna parte involucrada; esto está fundado en:

El criterio de independencia del auditor.

La responsabilidad profesional: técnica y ética o moral.

Que el informe debe ser constructivo y eficiente, en lo posible agregando valor.

Oportuno: Debe ser hecho cuando se convierte, es decir:

Presentado en el momento justo ideal o preciso.

Que el teme que enfoca tenga actualidad o vigencia para el lector.

Estructura de Informe del Auditor.

El informe deberá contener en su formato un:

Encabezamiento en el que se consigna el nombre y la dirección de la organización de auditoría que lo elabora, así como el lugar y fecha de su emisión.

En el encabezamiento se incluyen otros datos de información general sobre la auditoría, los cuales se exponen seguidamente:

Orden de trabajo No: para registrar el número de la orden que autoriza la ejecución de la auditoria.

Entidad auditada: se expresa el código (si lo tiene), nombre y dirección de la entidad auditada.

Tipo de auditoría: se anota el tipo de auditoría realizada de acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan, o sea, si es de gestión, financiera, especial, fiscal, etc.

Fecha de inicio: fecha en que comienza la ejecución de la auditoria.

Fecha de terminación: fecha en que termina la ejecución de la auditoria.

Auditor jefe: nombre del auditor que actúa como jefe de la auditoria.

Después de los datos antes consignados, se titula el informe con el nombre de "Informe de Auditoría", y expone su contenido separado por secciones, como sigue:

• Introducción.

En esta sección del informe se hará constar lo siguiente:

Los objetivos alcanzados y aquellos que no lo fueron, así como las causas por las que no se alcanzaron.

Programas aplicados y causas por las que no se utilizaron los programas que debieron aplicarse.

Legislación verificada y causas que impidieron verificar la programada.

Período auditado, alcance de las pruebas realizadas y procedimiento utilizado para la toma de muestras.

Informar que se aplicaron las normas de auditoría generalmente aceptadas y de no ser así, las causas que impidieron su aplicación

• Conclusiones.

Se elabora un dictamen de la situación en que se encuentra la entidad, las conclusiones de acuerdo con los objetivos alcanzados y la evaluación que hace el auditor, basado en los resultados de la auditoría efectuada.

• Resultados.

En esta sección del informe se exponen:

Si no se aplicaron las de auditoría generalmente aceptadas, la explicación de las consecuencias que pueden derivarse de ello.

Los principales hallazgos de la auditoria.

La comparación de los resultados de la auditoría con los obtenidos en la ultima practicada anteriormente a la entidad y el reconocimiento de los logros alcanzados, si los hubiera.

Los resultados que muestra la auditoría, ordenados de acuerdo con los objetivos trazados, por temas, cuentas u otros, según corresponda.

Los incumplimientos de leyes y demás regulaciones que se hallan comprobado y las opiniones de los dirigentes y funcionarios responsables.

Recomendaciones.

Se exponen las medidas de importancia que se deben adoptar para solucionar las deficiencias.

• Anexos.

Se relacionan los anexos que acompañan al informe, cuando sea necesario elaborar éstos.

En los casos en que se hayan determinado incumplimientos de la ley, demás regulaciones, principios y normas establecidos o cualesquiera otras acciones u omisiones que afecten la buena marcha de la entidad objeto de auditoría, en que el auditor tenga que presentar una declaración de responsabilidad administrativa, acompañará esta al informe y relaciona dicho anexo en esta sección.

METODOLOGÍA APLICADA.

La corporación Cimex, una sociedad mercantil de carácter privado, propiedad del estado cubano, se ha caracterizado siempre por un crecimiento constante y su solidez financiera. Prueba de ello es la amplia organización que ha desarrollado, con sucursales en todo el país y divisiones especializadas que cubren amplios e importantes sectores del mercado cubano.

En los últimos años Cimex ha creado cinco cadenas de tiendas con más de 550 puntos de venta a la población; la mayor de ellas, la cadena de Tiendas Panamericanas, vende artículos de vestir y para el hogar, alimentos, ferretería, etc., en todas las poblaciones importantes.

Mas de sesenta servicentros, con servicios de tiendas de ocasión, y cafetería, conforman la red Servi-Cupet, la mayor de su tipo en Cuba, con un bien ganado prestigio comercial, las cafeterías el Rápido, se encuentran dentro de las más populares de los nacionales y visitantes extranjeros. Completan las inversiones de Cimex en el mercado minorista, dos cadenas de tiendas especializadas: los Fotoservice, para servicios de fotografía, rebelado, ventas.

La corporación Cimex, una sociedad mercantil de carácter privado, propiedad del estado cubano, se ha caracterizado siempre por un crecimiento constante y su solidez financiera. Prueba de ello es la amplia organización que ha desarrollado, con sucursales en todo el país y divisiones especializadas que cubren amplios e importantes sectores del mercado cubano.

En los últimos años Cimex ha creado cinco cadenas de tiendas con más de 550 puntos de venta a la población; la mayor de ellas, la cadena de Tiendas Panamericanas, vende artículos de vestir y para el hogar, alimentos, ferretería, etc., en todas las poblaciones importantes.

Mas de sesenta servicentros, con servicios de tiendas de ocasión, y cafetería, conforman la red Servi-Cupet, la mayor de su tipo en Cuba, con un bien ganado prestigio comercial, las cafeterías el Rápido, se encuentran dentro de las más populares de los nacionales y visitantes extranjeros. Completan las inversiones de Cimex en el mercado minorista, dos cadenas de tiendas especializadas: los Fotoservice, para servicios de fotografía, rebelado, ventas de equipos y accesorios fotográficos, y la cadena de Videos Centros Imágenes con servicios de alquiler y ventas de videos, filmes, equipos de audio, partes y piezas, así como música cubana e internacional.

Actualmente la Sucursal Centro CIMEX S.A presenta una estructura organizativa de tipo mixta o lineofuncional cumpliendo los siguientes supuestos básicos:

Asignación idónea de tareas – reagrupación de actividades.

Determinación de: niveles de autoridad, delegación jerárquica y descentralizada.

Comunicación notificada en la forma deseada en cantidad y calidad buscando motivación y participación.

Como objetivo fundamental de la corporación, tenemos la realización de actividades de comercio mayorista y minorista, ventas de equipos tecnológicos, servicios especializados de mantenimiento y montaje, técnicos, gastronómicos, fotográficos, de alquiler de autos turísticos y películas, así como producciones de inmuebles garantizando un servicio con alta calidad, basados en la aplicación de tecnologías de punta y una eficaz y eficiente utilización de los recursos humanos y materiales, que permitan alcanzar un alto grado de satisfacción a los clientes.

Dentro de los objetivos específicos está ejecutar y controlar las ventas de mercancías en todas las unidades minoristas logrando el adecuado servicio a los clientes. Para el cumplimiento de este objetivo es necesario contar con una red minorista subordinada a la gerencia de comercio e integrada a los departamentos de almacenaje y distribución, comercial, tecnológico y de publicidad.

Los competidores: El entorno competitivo de la organización está compuesto de determinados elementos que van más allá de la simple existencia de organizaciones rivales, es por ello que debemos decir que la mejor forma para la misma es adquirir una visión acabada de la competencia a que se somete en su gestión, consiste en ponerse en la posición del consumidor y conocer desde que deseos quiere satisfacer, hasta que marca de productos prefiere.

En el entorno competitivo de la organización se destaca tres corporaciones que por su dedicación a sus clientes ocupan gran parte de la preferencia de los mismos, siendo las corporaciones Caracol S.A., TRD Caribe y Cubalse parte del grupo de entidades que sirven con el fin de captar divisas y contribuir así en cierta medida a la recuperación económica del país.

Siendo necesario destacar que Cimex S.A. ocupa el liderazgo en el mercado, dominando aproximadamente el 57% del mismo.

Los suministradores: La mayoría de los proveedores mantienen buenas relaciones con la organización, caracterizándose por la seriedad en las operaciones desde la negociación hasta el suministro y por la calidad en todo el proceso. Esto aporta estabilidad en las relaciones.

La organización cuenta con un total de 606 proveedores divididos en tres grupos fundamentales que son: los nacionales, los extranjeras y los distribuidores que por lo general realizan esta actividad por sistemas automatizados de pedidos.

Los clientes: Estos pertenecen al tipo de mercado y consumidores nacionales e internacionales. En la medida que ha evolucionado la organización, ambos tipos de mercados se han venido incrementando y en mayor medida el primero, al eliminarse el carácter exclusivo de ventas al segundo grupo y al elevarse el poder adquisitivo de moneda libremente convertible por diferentes vías.

Mediante la estructura organizativa de la Sucursal, presentada en los anexos, conocemos que posee cinco gerencias, dentro de ellas La Gerencia Comercial, de donde surge la División Tecnológica como un departamento de esta.

La División Tecnológica, Representación Cienfuegos surge el 3 de septiembre de 1994 como centro de Servicios Técnicos, vinculando fundamentalmente su actividad al servicio de CIMEX, así como la adquisición, formación y desarrollo de especialistas en las tecnologías comercializadas por esta empresa. La misma cuenta con tres centros de servicios territoriales ubicados en las siguientes direcciones:

• Cienfuegos: Calle 58 e/ Conductora y Circunvalación.
• Villa Clara: Carretera Central, Banda Esperanza.
• Sancti Spiritus: Callejón de la Flor s/n.

La entidad realiza su gestión bajo doble subordinación: Gerencial a partir de la Dirección de la Gerencia Comercial de la Sucursal Centro, en Cienfuegos, y Metodológica a partir de las orientaciones de la Dirección División Tecnológica, en Ciudad de la Habana, ambas pertenecientes a la Corporación CIMEX S.A.

El objetivo social de la entidad, en lo fundamental, es la prestación de Servicios Tecnológicos, no obstante, comercializa insumos, partes y piezas relacionadas con la tecnología que representa.

Las actividades a través de las cuales se manifiesta operacionalmente son:

Ventas de productos tecnológicos (Actividad Comercial)

Servicios de Garantía Electrónica

A B C: Servicios de Automatización y Control (Cajas Registradoras)

TECUN: Informática y Comunicación (computadoras e impresoras)

CANON: Electrónica Profesional (fax, fotocopiadoras, equipos de audio)

Clima: Sistemas de aire acondicionado, cámaras frías.

Tropicola: Equipos dispensadores de refrescos.

Inversiones Turísticas: Equipos gastronómicos.

Servicentros: Sistemas de bombas de combustible.

Telecable: Satélite, TV por cable.

Los clientes fundamentales de la entidad están divididos en dos grupos: afiliados y terceros, siendo los primeros de gran importancia para la corporación puesto que es imprescindible garantizar el buen funcionamiento de sus equipos tecnológicos. En el caso de los terceros el listado de clientes es muy amplio, destacándose entre ellos todas las empresas que operan con divisa en el territorio. Además cuenta con los clientes a los cuales se les brinda servicios de garantía electrónica.

El establecimiento definitivo de esta división se enmarca en 1998 con la apertura y fortalecimiento de los centros de atención a clientes en Villa Clara y Sancti Spiritus, se ganó en calidad y rapidez en la atención a los clientes por servicios de garantía a equipos electrodomésticos.

Metodología.

El estudio y la evaluación de las actividades de control de los sistemas de una empresa u organización, serán ejecutados por el auditor, siempre y cuando este adopte la decisión de depositar su confianza en dichas actividades de control.

Pasos a seguir:

Identificación de los tipos importantes de operaciones o transacciones y de los sistemas adecuados a la revisión.

1,1. Tipos importantes de transacciones: Son aquellas operaciones más importantes que generan un gran volumen de casos y que inciden en los estados contables. Dichas transacciones u operaciones están sistematizadas y agrupadas o clasificadas en sistemas principales y accesorios o subsistemas.

1,2. Objetivo de los sistemas: Conocer el ente para programar más detalladamente su labor, y concentrar su esfuerzo en puntos determinados de acuerdo a su importancia.

Descripción de los sistemas: Cuando están determinados los tipos importantes de transacciones u operaciones, se debe obtener una detallada descripción de los sistemas operantes. La descripción de los sistemas operantes:

Permitirá identificar el procedimiento de las transacciones y la forma en las actividades de control vigente actúan para prevenir, detectar y corregir posibles desviaciones o errores.

Indicará las fuentes de evidencia documental de las transacciones u operaciones. En otras palabras, es la documentación respaldatoria de los registros analíticos.

2,1. Obtención de la información detallada sobre los sistemas. La información puede obtenerse de:

2,1,1.Manuales de sistemas o procedimientos.

2,1,2. Normas, instrucciones escritas, etc.

2,1,3. Entrevistas con los usuarios y los responsables de estos.

2,1,4. Cuestionarios de relevamiento.

2,1,5. Los responsables de sectores, áreas, funciones, etc., efectuados como declaraciones o confirmaciones.

2,2. Documentación de la información relevada.

Para efectuar un relevamiento nos podemos valer de algunos de los siguientes métodos:

2,2,1. Narraciones y descripciones.

Es la narración o descripción detallada, en forma de relato, de las características de los sistemas o el modo de operar de una organización, referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a: funciones, normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes, etcétera.

La función de relevamiento del Sistema de Control Interno por el método descriptivo, se puede realizar por tres formas o procedimientos distintos:

Encuesta o entrevista personal

Formularios

Combinación de formularios y entrevistas

Cuestionarios.

Este método se basa en un conjunto de preguntas estándar presentadas por escrito en un formulario preimpreso o dentro de un programa o archivo incorporado a un procesador personal, sobre los aspectos fundamentales del control interno que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en el ente.

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Período auditado

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Período auditado