- En caso de sustitución de piezas en mal estado, se realiza
Correctamente la solicitud de las que serán utilizadas en reposición.
Solicita el técnico.
- Existe un responsable de verificar si las piezas que se
Solicitan coinciden con las que realmente se deben sustituir.
- Se realiza la transferencia de las piezas solicitadas
Inmediatamente en el almacén de piezas de repuesto.
PT:
Auditor:
Fecha:
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
y se lleva registro de estas por algún responsable. | |||
retiradas por encontrarse en mal estado. | |||
Ordenadamente en un lugar seguro. | |||
momento que ha quedado solucionada la rotura. | |||
en varias ocasiones y el cliente solicita reposición, existe un personal encargado de verificar si realmente este presenta las condiciones necesarias para proceder a una reposición. | |||
de definir realmente si es una baja técnica o pasa a ser un equipo de ocasión. | |||
precio que adquiere el equipo según las dificultades que presente sea adecuado. | |||
en venta de ocasión las dificultades que este presente. | |||
19. En caso de que el equipo ocasione baja técnica, los procedimientos contables que se realizan son adecuados. |
PT:
Auditor:
Fecha:
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
Evaluación del Control Interno Servicio a Afiliados y Terceros | SI | NO | NP |
Aspectos | |||
realiza en estos casos es el adecuado, reuniendo este todos los requisitos necesarios. | |||
| |||
cabo un control de las piezas que hayan sido utilizadas. | |||
a las ordenes de servicio de acuerdo a las especialidades. | |||
técnicos en la agencia reflejan las dificultades que presentaban los equipos, o en otros casos si han sido instalados equipos nuevos o solamente si se ha realizado la defectación. | |||
presentan las órdenes de trabajo, en la que se resumen las piezas utilizadas, está acorde con lo establecido. | |||
que el técnico realice el servicio. | |||
8. Son almacenadas en algún lugar específico. |
PT:
Auditor:
Fecha:
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
Evaluación de Control Interno Subsistema de Activos Fijos | SÍ | NO | NP |
relacionados con este subsistema y las adecuaciones que se encuentran en vigor. | |||
| |||
| |||
Mediante chapillas y otros medios de identificación. | |||
Correctamente al efectuar todos los movimientos de AFT, impliquen O no su movimiento físico. | |||
6. Se confecciona al comenzar cada año una programación de inventarios físicos parciales. | |||
7. Se encuentra confeccionada el Acta de Fijación de Responsabili dad para las distintas áreas que tienen bajo su responsabilidad la custodia de los activos fijos? | |||
8. Se realiza el conteo físico de los activos fijos cuando se sustituye al responsable de un área y se le confecciona al nuevo responsable el Acta de Fijación de Responsabilidad. |
PT:
Auditor:
Fecha:
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
Evaluación de Control Interno Subsistema de Cuentas por Cobrar | SÍ | NO | N.P |
Servicio se controlan en el área económica por persona ajena a la que las confecciona, y las mismas están prenumeradas y se controla en ésta las numeraciones de las emitidas. | |||
3. Se concilian las facturas emitidas y los cobros efectuados según los datos contables con los de los clientes. | |||
4. Se registran contablemente en orden numérico las facturas y se mantienen actualizadas las cuentas de los clientes, no presentando saldos envejecidos, sin gestiones de cobro. | |||
5. No aparecen saldos por pagos anticipados, fuera de los términos pactados para su liquidación, ni remanentes de éstos por prestación de servicios y entrega de productos parciales. | |||
6. Las cuentas por cobrar a clientes, las diversas y los pagos anticipa dos se desglosan por deudores y por edades y son analizadas por el consejo de dirección. | |||
7. Se elaboran expedientes de cobro por clientes, contentivos de cada factura y cheque o documento de pago recibido o de su referencia. |
PT:
Auditor:
Fecha.
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
Evaluación de Control Interno Subsistema de Cuentas por Pagar | SÍ | NO | N.P |
1. Se encuentran separadas las funciones de recepción en el almacén de autorización del pago y de la firma del cheque para su liquidación. | |||
Controles contables con los de los suministradores. | |||
De cada factura, su correspondiente informe de recepción (cuando Proceda) y el cheque o referencia al documento de pago. | |||
4. Se cancelan las facturas con el cuño de "pagado", al liquidarse. | |||
5. Se mantienen al día las Cuentas por Pagar a Suministradores, Cuentas por Pagar Diversas, Cobros Anticipados y no presentan Saldos envejecidos. | |||
6. Se expedientan y registran correctamente las cancelaciones de cuentas por pagar y estas proceden de acuerdo con la legislación vigente. | |||
7. Las Cuentas por Pagar a Proveedores, las Diversas y los Cobros Anticipados se desglosan por edades y se analizan por el consejo de Dirección. |
PT:
Auditor:
Fecha:
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
Evaluación de Control Interno Subsistema de Costos y Gastos | SI | NO | N.P |
Reales de su servicio. | |||
3. Se determinan las desviaciones de gastos desglosados por conceptos, al compararse los gastos reales con los de las fichas de costo confeccionadas. | |||
4. Se realizan análisis periódicos y sistemáticos de las informaciones De costo y de las causas de las desviaciones determinadas y se Analizan éstas por el consejo de dirección. | |||
Dad y se comparan éstos con los gastos reales incurridos en las Mismas, analizándose por el Consejo de Dirección las causas de las Desviaciones detectadas. | |||
Elementos (conceptos) establecidos por las entidades. | |||
8. La entidad no presenta gastos por faltantes y pérdidas, multas, ni ingresos por sobrantes por importes significativos. | |||
9. La entidad no presenta gastos e ingresos de años anteriores por Cantidades significativas. |
PT:
Auditor:
Fecha.
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
Evaluación del Control Interno Subsistema de Mercadotecnia | SÍ | NO | NP |
Aspectos | |||
Cumplir los siguientes rubros establecidos:
c. Estrategias
| |||
2. Está claro quién tiene la responsabilidad y quién tiene autoridad sobre:
| |||
3. Ejerce el personal de las actividades de mercadotecnia suficiente control para alcanzar los objetivos deseados en su departamento en las áreas de:
|
PT:
Auditor:
Fecha:
Empresa Auditada
Cuenta o Subsistema
Período auditado
4. Se utilizan informes, métodos y técnicas efectivos de control para las siguientes áreas:
| |||
5. Se mantiene un estrecho control sobre las actividades de mercadeo y sus costos. | |||
6. Se comparan las metas de mercadeo con los resultados reales (lo presupuestado contra lo real). |
PT:
Auditor:
Fecha:
Empresa Auditada
Cuenta o Subsistema
Período auditado
Evaluación del Control Interno Operaciones de Compras | SÍ | NO | NP |
Búsqueda por:
| |||
Compras. | |||
| |||
Asegurar que:
| |||
|
PT:
Auditor:
Fecha:
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
Evaluación del Control Interno Operaciones del Circuito de Ventas | SÍ | NO | NP |
a) Organización
| |||
Autoridad y de responsabilidad. a) Están fijadas por escrito | |||
| |||
| |||
|
PT:
Auditor: M.G.F
Fecha:
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
b) Ventas
| |||
| |||
8. Existen presupuestos de ventas
| |||
9. Hay una adecuada atención al cliente. | |||
a) Se estudian los antecedentes de éstos |
PT:
Auditor:
Fecha:
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
Evaluación de Control Interno Subsistema de Inventario | SI | NO | N.P |
1. La persona del almacén cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos y no tiene acceso al documento del suministrador. | |||
2. Las Tarjetas de Estiba están actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados. | |||
3. Los almacenes tienen seguridad y se encuentran limpios y ordena dos. | |||
4. El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movi mientos. | |||
5. El almacén cuenta con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo. | |||
6. El almacén cuenta con listado de los nombres y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos del almacén. | |||
7. Se efectúan conteos periódicos del 10% de los productos almace Nados, sistemáticamente y cuando estos chequeos arrojan Deficiencias frecuentes se realiza un inventario general anual. | |||
8. El personal del almacén no tiene acceso a los programas conta Bles ni a los de control de los productos. | |||
9. El personal de los almacenes tienen firmadas Actas de Responsa Bilidad Material por la custodia de los bienes materiales. |
PT:
Auditor:
Fecha:
Nombre de la Empresa
Cuenta o Subsistema
Período auditado
10. En caso de faltantes o pérdidas, se aplica la responsabilidad de Acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 92-86. | |||
11. Existe un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y éstos Se verifican sistemáticamente. | |||
12. Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales se Elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan Inmediatamente. | |||
13. Se incluyen dentro del valor de los inventarios los aranceles Pagados. |
2,2,3. Cursogramas.
El cursograma o flujo grama es la representación gráfica del sentido, curso, flujo o recorrido de una masa de información o de un sistema o proceso administrativo u operativo, dentro del contexto de la organización, mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones, registraciones, controles, etc., que ocurren o suceden en forma oral u escrita en el quehacer diario del ente.
Podríamos decir que el cursograma tiene tres "elementos básicos" que son:
- se trata de un diagrama o representación gráfica;
- representa el fluir de información ya sea de tipo verbal o escrito;
- se refiere siempre a un proceso de tipo administrativo u operación específica.
Este método tiene su origen dentro del área de la teoría de los gráficos, sus antecedentes se remontan a los gráficos utilizados por los ingenieros en los diagramas industriales, que representaban las actividades de producción como, por ejemplo: los diagramas de proceso de la operación industrial, los de recorrido y los denominados "mano izquierda – mano derecha."
Los cursogramas tienen dos grandes partes componentes:
Simbología: la simbología utilizada representa la operación o proceso y el fluir o recorrido de la información.
Diagramación: la forma de realizar, dibujar o graficar depende de los siguientes factores a tener en cuenta:
Lenguaje a usar: el conjunto de señales que dan a entender una cosa;
Método a desarrollar: mantener un modo razonado de obrar o proceder.
Uno de los problemas que tiene este método es que no existe una simbología de carácter universal, es decir que falta uniformidad en cuanto a su interpretación simbólica.
A continuación presentaremos una lista de símbolos y su interpretación más generalizada.
Representación Gráfica | Significado |
Documento | |
Operación manual | |
Entrada y/o salida | |
Decisión | |
Anotación | |
Conector fuera de página | |
Archivo |
2,3. Contenido de la documentación.
Los papeles de trabajo contendrán:
2,3,1. Por sistemas: el flujo general de las operaciones y transacciones.
2,3,2. Las áreas o los sectores que intervienen en cada procedimiento.
2,3,3. Los controles vigentes y la forma en que se practican.
2,3,4. Determinación en cada sistema de:
Formulario
Autorizaciones de validez
Registros
Archivos
3. Verificación de las descripciones de los sistemas.
Finalizada la etapa anterior, se deberá proceder a:
3,1. Confirmar lo conocido, mediante la realización de una prueba de auditoría, que consistirá en verificar el cumplimiento de todo lo relevado.
3,2. La prueba consistirá en realizar el seguimiento de una operación o transacción a través de cada paso de sistema para poder determinar si la información se procesa en la forma descripta.
3,3. Si existen discrepancias, éstas pueden tener origen en:
3,3,1. Error o defecto en la descripción realizada del sistema, en este caso se debe practicar la corrección de la misma.
3,3,2. Error o deficiencia de sistema operante. Esta alternativa se deberá tener muy en cuenta en el momento de la evaluación final de las actividades de control.
3,4. En los papeles de trabajo se detallaran todas las pruebas efectuadas y las conclusiones a las que se llegaron.
Evaluación de las actividades de control de los sistemas.
4,1. Identificación de los controles existentes: Finalizado el relevamiento y la descripción de los sistemas, hay que detectar los controles existentes en los sistemas y su efectividad.
4,2. Errores potenciales: Pueden ocurrir estos tipos o clases
4,2,1. Transacciones registradas:
Que no son válidas;
En períodos incorrectos;
En forma incorrecta o incompleta;
4,2,2. Transacciones incorrectamente:
Salvadas o corregidas;
Imputadas;
Registradas en el período.
4,2,3. Transacciones no:
Registradas;
Autorizadas o aprobadas.
4,3. Verificación de la capacidad de las actividades de control de los sistemas operantes para: prevenir, detectar y corregir los errores potenciales.
Para determinar el grado de confiabilidad de los controles existentes, sobre la base de la capacidad de las actividades de control, se deberá establecer la ocurrencia de posibles o potenciales errores en los sistemas y su incidencia en los estados contables.
Sobre la base de la capacidad, la confiabilidad de las actividades de control pueden ser de tres tipos:
Confiabilidad | Actividades de Control | Errores potenciales | Incidencia en los Estados contables |
Alta | Son confiables | No se esperan que Existan | No |
Moderada | Confiable alguna reserva | Probabilidad de que Existan | No es significativa |
Baja | No son confiables | Existen | Es significativa |
La presente clasificación permitirá evaluar la alternativa de confiar o no en las actividades de control de los sistemas existentes.
4,4. Pruebas de las actividades de control de los sistemas: Si se está en condiciones de confiar en las actividades de control de los sistemas, se procede a evaluar las actividades reales de control.
La verificación de la realidad se hará:
4,4,1. Seleccionando una muestra de las transacciones u operaciones que será representativa del todo.
4,4,2. En cada caso se verificará el funcionamiento y comportamiento de los controles existentes.
4,4,3. Los papeles de trabajo contendrán:
Pruebas efectuadas;
Resultados obtenidos.
En caso de que no se confíe en las actividades de control de los sistemas, no es necesario efectuar prueba alguna.
4,5. Resultado de la evaluación de las actividades de control de los sistemas.
4,5,1. Las actividades de control de los sistemas son eficientes. Si se decide confiar en las actividades de control de los sistemas y los resultados de las pruebas han sido satisfactorias, el auditor basará su labor en dichas actividades y las tendrá en cuenta al determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar.
4,5,2. Las actividades de control de los sistemas son deficientes. Si se ha determinado que las actividades de control de los sistemas no son confiables o los resultados de las pruebas sobre las mismas no son satisfactorias, no se confiará en dichas actividades. Por lo tanto, al programarse la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos, se contemplará la realización de una prueba mayor, y de análisis superior.
En el siguiente cuadro detallamos las etapas y los pasos intermedios a seguir para realizar un estudio y evaluación del control interno.
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior
5. Informe de Auditoria.
tecnologías de punta y una eficaz y eficiente utilización de los recursos humanos y materiales, que permitan alcanzar un alto grado de satisfacción a los clientes.
Dentro de los objetivos específicos está ejecutar y controlar las ventas de mercancías en todas las unidades minoristas logrando el adecuado servicio a los clientes. Para el cumplimiento de este objetivo es necesario contar con una red minorista subordinada a la gerencia de comercio e integrada a los departamentos de almacenaje y distribución, comercial, tecnológico y de publicidad.
Los competidores: El entorno competitivo de la organización está compuesto de determinados elementos que van más allá de la simple existencia de organizaciones rivales, es por ello que debemos decir que la mejor forma para la misma es adquirir una visión acabada de la competencia a que se somete en su gestión, consiste en ponerse en la posición del consumidor y conocer desde que deseos quiere satisfacer, hasta que marca de productos prefiere.
En el entorno competitivo de la organización se destaca tres corporaciones que por su dedicación a sus clientes ocupan gran parte de la preferencia de los mismos, siendo las corporaciones Caracol S.A., TRD Caribe y Cubalse parte del grupo de entidades que sirven con el fin de captar divisas y contribuir así en cierta medida a la recuperación económica del país.
Siendo necesario destacar que Cimex S.A. ocupa el liderazgo en el mercado, dominando aproximadamente el 57% del mismo.
Los suministradores: La mayoría de los proveedores mantienen buenas relaciones con la organización, caracterizándose por la seriedad en las operaciones desde la negociación hasta el suministro y por la calidad en todo el proceso. Esto aporta estabilidad en las relaciones.
La organización cuenta con un total de 606 proveedores divididos en tres grupos fundamentales que son: los nacionales, los extranjeras y los distribuidores que por lo general realizan esta actividad por sistemas automatizados de pedidos.
Los clientes: Estos pertenecen al tipo de mercado y consumidores nacionales e internacionales. En la medida que ha evolucionado la organización, ambos tipos de mercados se han venido incrementando y en mayor medida el primero, al eliminarse el carácter exclusivo de ventas al segundo grupo y al elevarse el poder adquisitivo de moneda libremente convertible por diferentes vías.
Mediante la estructura organizativa de la Sucursal, presentada en los anexos, conocemos que posee cinco gerencias, dentro de ellas La Gerencia Comercial, de donde surge la División Tecnológica como un departamento de esta.
La División Tecnológica, Representación Cienfuegos surge el 3 de septiembre de 1994 como centro de Servicios Técnicos, vinculando fundamentalmente su actividad al servicio de CIMEX, así como la adquisición, formación y desarrollo de especialistas en las tecnologías comercializadas por esta empresa. La misma cuenta con tres centros de servicios territoriales ubicados en las siguientes direcciones:
- Cienfuegos: Calle 58 e/ Conductora y Circunvalación.
- Villa Clara: Carretera Central, Banda Esperanza.
- Sancti Spiritus: Callejón de la Flor s/n.
La entidad realiza su gestión bajo doble subordinación: Gerencial a partir de la Dirección de la Gerencia Comercial de la Sucursal Centro, en Cienfuegos, y Metodológica a partir de las orientaciones de la Dirección División Tecnológica, en Ciudad de la Habana, ambas pertenecientes a la Corporación CIMEX S.A.
El objetivo social de la entidad, en lo fundamental, es la prestación de Servicios Tecnológicos, no obstante, comercializa insumos, partes y piezas relacionadas con la tecnología que representa.
Las actividades a través de las cuales se manifiesta operacionalmente son:
- Ventas de productos tecnológicos (Actividad Comercial)
- Servicios de Garantía Electrónica
- A B C: Servicios de Automatización y Control (Cajas Registradoras)
- TECUN: Informática y Comunicación (computadoras e impresoras)
- CANON: Electrónica Profesional (fax, fotocopiadoras, equipos de audio)
- Clima: Sistemas de aire acondicionado, cámaras frías.
- Tropicola: Equipos dispensadores de refrescos.
- Inversiones Turísticas: Equipos gastronómicos.
- Servicentros: Sistemas de bombas de combustible.
- Telecable: Satélite, TV por cable.
Los clientes fundamentales de la entidad están divididos en dos grupos: afiliados y terceros, siendo los primeros de gran importancia para la corporación puesto que es imprescindible garantizar el buen funcionamiento de sus equipos tecnológicos. En el caso de los terceros el listado de clientes es muy amplio, destacándose entre ellos todas las empresas que operan con divisa en el territorio. Además cuenta con los clientes a los cuales se les brinda servicios de garantía electrónica.
El establecimiento definitivo de esta división se enmarca en 1998 con la apertura y fortalecimiento de los centros de atención a clientes en Villa Clara y Sancti Spiritus, se ganó en calidad y rapidez en la atención a los clientes por servicios de garantía a equipos electrodomésticos.
Cumplimiento de la metodología planteada en el Capítulo II.
Para el estudio y análisis del sistema de control interno ha sido necesario la utilización de algunas técnicas de auditoría, o sea, los métodos de investigación y prueba que han sido utilizados para lograr la información y comprobación necesaria con el propósito de poder emitir una opinión profesional. Las técnicas utilizadas son:
Estudio general: sirve de orientación para el resto de las técnicas y no es más que una apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa.
El análisis: nos ayuda a juzgar la razonabilidad de los saldos contenidos en los estados financieros, Consiste en agrupar por conceptos las cantidades que han contribuido a formar el saldo de una cuenta durante un período de tiempo determinado. El origen y la importancia cuantitativa del saldo, permite formar una opinión.
Encuesta o indagación: se realiza mediante cuestionarios sobre control interno y se amplía con entrevistas personales, con objeto de tener un conocimiento lo más amplio posible sobre la organización de la empresa y su contabilidad, elementos necesarios para el desarrollo de trabajos de verificación.
Observación: esta técnica fue utilizada para obtener evidencia de las operaciones realizadas por los agentes de la propia entidad, con el objetivo de tener la seguridad de que determinadas operaciones efectuadas por dicho personal, son perfectamente fiables y el auditor puede considerarlas correctas.
Como cumplimiento del primer aspecto de la metodología propuesta en el capítulo II, hemos identificado las operaciones o transacciones más importantes de acuerdo a la actividad que se realiza. Estas transacciones se agrupan o clasifican en sistemas principales o subsistemas. De acuerdo a la importancia que los caracteriza podemos clasificarlos de la siguiente forma:
Sistemas | Subsistemas |
Administrativo | Organización |
Garantía comercial | Reparación de equipos electrónicos Reposición de equipos electrónicos Venta de equipos en ocasión |
Contabilidad | Activos fijos Cuentas por pagar y por cobrar Puesta en marcha |
Servicio a terceros y afiliados | Instalación del equipo adquirido Puesta en marcha Garantía comercial Servicios de pos garantía |
Mercadotecnia | Contratación de servicios Compra de productos tecnológicos, piezas de repuesto y accesorios Venta de productos tecnológicos, piezas de repuesto y accesorios |
Almacenamiento | Equipos defectuosos Piezas de repuesto Equipos reparados |
El servicio que ofrece la gerencia lo hemos dividido en tres sistemas por la importancia que merece cada uno de ellos. Primeramente detallamos el sistema de Garantía Comercial, por sus particularidades se describe independiente de los servicios a terceros y afiliados, permitiéndonos identificar con mayor claridad el procedimiento de las transacciones y la forma en que las actividades de control se encuentran actuando.
La información detallada sobre cada uno de estos sistemas se ha obtenido mediante entrevistas realizadas a los usuarios y responsables de éstos, así como cuestionarios de relevamiento, teniendo presente las técnicas de auditoría que fueron utilizadas.
Las tareas ejecutadas y la información relevada serán detalladas en los papeles de trabajo, mediante descripciones, cuestionarios y cursogramas que reflejamos a continuación.
- Relacionados con este sistema no existen registros o modelos que se encuentren en vigor.
- No se emiten modelos SNC-1-01 "Movimiento de Medios Básicos".
- Las facturas son confeccionadas y controladas por la misma persona. Estás no son prenumeradas por características de la Sucursal que lo impiden.
- Las facturas no se registran contablemente en orden numérico.
- Los expedientes de pago por proveedores son elaborados en la Sucursal.
- El control de las facturas liquidadas es llevado por la Sucursal.
- La entidad carece de un sistema de costo que le permita conocer los costos reales de servicio. Los costos de mano de obra directa y material directo son hallados a
- partir de la orden de trabajo.
- No existen fichas de costo por servicio
- No existe ficha de costo por lo que no pueden ser comparados con los gastos reales. Los gastos reales son comparados con los planificados.
- Los presupuestos no son elaborados por área de responsabilidad. Se realiza un presupuesto total para la gerencia.
- Cuando el técnico realiza la solicitud de las piezas que necesita para la
- reparación no se controla por otra persona sí realmente estas son las
- que requiere el equipo.
- Las piezas que son retiradas de los equipos por encontrarse en mal
- estado no son almacenadas.
- Estas piezas no siguen tratamiento contable. No existen modelos
- confeccionados con el fin de controlar las cantidades que son desechadas.
- La persona encargada de determinar la reposición del equipo es el técnico que procedió a su revisión. Además de él no existe otra persona que pueda emitir este dictamen.
- Luego que se determina que el equipo es reposición el técnico es quien decide si es baja técnica o una venta de ocasión.
- En el caso del servicio a terceros y afiliados las piezas defectuosas tampoco son controladas.
- El departamento no utiliza informes, métodos o técnicas que sean efectivos para el control de las áreas mencionadas en este aspecto.
- La gerencia cuenta con un único suministrado que es la División Tecnológica Habana.
- No existen controles, chequeos o saldos para formular pedidos, inspección de recibos y coincidencia de pedidos, facturas e informes de lo recibido.
- No existe manual de funciones y procedimientos para la venta.
- Las líneas de autoridad y responsabilidad no se encuentran definidas.
- No existen presupuestos de venta.
Control Interno.
Sistema Administrativo:
La entidad no cuenta con un manual de normas y procedimientos que responda a las características de su objeto social.
Las funciones llevadas a cabo por cada uno de los individuos no son reflejadas en un documento oficial, o manual de funciones.
Sistema Contable:
Se realizaron comprobaciones en cuatro subsistemas en los que fueron detectados las siguientes deficiencias:
Activos fijos tangibles:
Los registros y modelos que se encuentran relacionados con este subsistema no se encuentran en vigor debido a que los registros se llevan en sistemas computarizados.
El departamento no emite modelos SNC-1-01 "Movimiento de Medios Básicos", ya que se encuentra habilitado en el sistema. Debemos aclarar que este realiza el control minuciosamente de todos los medios básicos.
Cuentas por Cobrar:
Las facturas son confeccionadas y elaboradas por la misma persona, violándose los Principios y Procedimientos de Control Interno.
Las facturas no pueden ser registradas contablemente en orden numérico por características particulares de la Sucursal, violándose los Principios y Procedimientos de Control Interno.
Cuentas por Pagar:
Los expedientes de pago por proveedores no son elaborados por el departamento. Estos se realizan en la Sucursal.
Costos y Gastos:
La entidad carece de un sistema de costo que le permita conocer los costos reales de servicio.
No existen fichas de costo por servicio, impidiendo que sean comparadas con los gastos reales.
La entidad no realiza presupuestos por cada área de responsabilidad. Estos son hallados de forma general.
Sistema Garantía Comercial.
El proceso de solicitud de piezas no es comprobado por una persona nombrada responsable de verificar si el técnico solicita las piezas que realmente necesita el equipo.
Las piezas que son retiradas por encontrarse defectuosas no son almacenadas.
Estas piezas defectuosas no son registradas contablemente, tampoco siguen ningún procedimiento que registre las cantidades defectuosas.
La entidad no posee un responsable de determinar si el dictamen emitido por el técnico cuando el equipo resulta reposición es adecuado y si realmente el equipo reúne las características necesarias para ser repuesto.
Servicio a Terceros y Afiliados:
En este subsistema se detectó igual deficiencia que en el anterior, referente a la falta de control con las piezas en mal estado
Subsistema de Mercadotecnia:
El departamento no utiliza informes, métodos o técnicas que sean efectivos para lograr un control sobre el comportamiento de las ventas, las técnicas utilizadas para llevar a cabo una investigación de mercados que puedan ser interceptados, así como políticas publicitarias que puedan ser utilizadas y de distribución de los productos.
Operaciones de Compras:
La entidad posee un solo proveedor que se encarga de cubrir todas las necesidades. Por lo que queda eliminada la búsqueda en nuevos mercados que faciliten variedad en las fuentes de aprovisionamiento.
Operaciones de Compras:
La entidad no posee habilitado un manual de funciones y procedimientos.
La entidad no realiza presupuestos de ventas reales con las presupuestadas.
Sistema de Almacenamiento:
Se realizaron comprobaciones en tres subsistemas de inventarios donde no fueron detectadas deficiencias por lo que se califica de Confiable.
Confeccionar un manual de funciones de cada individuo que se desempeñe en la entidad, pudiendo ser extensivo hacia los dos centros de servicios territoriales.
Garantizar que exista separación de funciones entre la responsable de confeccionar y elaborar la factura.
Garantizar la implantación de un sistema de costo acorde a las características del departamento y el servicio que realiza. Además de confeccionar las fichas de costo por servicio.
Llevar a cabo procedimientos de control que permitan el almacenamiento y control de las piezas defectuosas ya sea en Servicio de Equipos en Garantía o el Servicio a Terceros y Afiliados.
Garantizar que exista un responsable con los conocimientos necesarios para controlar si las reposiciones de piezas de repuesto realizadas se adecuan a la rotura que presente realmente el equipo.
Garantizar que exista una persona nombrada responsable, que posea los conocimientos necesarios para controlar el proceso de reparación de equipos defectuosos y la decisión tomada a partir de las características de la rotura para determinar si el equipo pasa a ser baja técnica o vendido como ocasión.
Leidisara Martínez Calderin
| Página siguiente |