El modelo de la contabilidad prospectiva y su incidencia en la gestión y control (página 2)

Una de las teorías más interesantes relacionada con quienes toman decisiones dice que la preferencia de un individuo para asumir un riesgo es inversamente proporcional a la magnitud del compromiso, que involucra la decisión. Este concepto se ve reflejado en el individuo promedio, al cual no le preocupa mucho tomar una decisión de alto riesgo cuando el compromiso es relativamente bajo. Un ejemplo es la compra de un billete de lotería, el cual tiene un alto riesgo (ya que posiblemente no será el ganador), pero la inversión es baja. De otro lado, muy poca gente comprará una vivienda sin haberla inspeccionado antes para estar seguros que recibirán un bien que compense suficientemente la alta inversión involucrada.

PERSONAS QUE TOMAN DECISIONES CON BASE EN CONCEPTOS CIENTIFICOS

En los comienzos de la revolución industrial, el propietario o gerente de un negocio lo administraba con puño de hierro. Una decisión tomada por el jefe siempre era correcta. No había preguntas; no había problemas. Sin embargo en la medida que la clase trabajadora recibió más educación, se dieron cuenta que el jefe no era más que otra persona, cuyas decisiones podían ser buenas o no tan buenas, como las de cualquier otro. Cuando la gerencia se dio cuenta que el negocio se volvía más complejo, contrataron expertos para que les aconsejaran en los campos del derecho, el gobierno, las finanzas, la ingeniería, el mercadeo, los computadores, la producción, los sindicatos, etc. La lista no tiene fin para una compañía muy diversificada.

PERSONAS QUE SE BASAN EN LA ECONOMIA

Las teorías acerca de la toma de decisiones frecuentemente suponen que éstas (o al menos las decisiones empresariales) se basan en la economía, y, por lo tanto, quien toma las decisiones, siendo una persona que se apoya en la economía, trata de maximizar las utilidades dada su habilidad, las leyes y los estándares personales de ética.

Sin embargo, esta teoría de la persona que se basa en la economía se está reemplazando por el punto de vista de muchos analistas de negocios modernos, que creen que quienes toman decisiones en esta época no tratan de maximizar la utilidad, sino que buscan solamente una utilidad adecuada que satisfaga los otros requisitos de una decisión general. Quien toma las decisiones puede estar poco dispuesto a aceptar un riesgo aunque tenga una alta retribución, si éste va en contra de las políticas de la compañía o puede requerir que la compañía se involucre en un nuevo campo de negocios o puede causar un cambio en la organización, etc.

6.7.- TEORIA CLASICA DE DECISION

De acuerdo con la teoría clásica sobre las decisiones, éstas deberían ser asignadas al nivel competente más bajo en la organización. Esta teoría se basa en el hecho que mientras más cerca del problema se encuentre quien toma la decisión, más rápidamente se solucionará éste. También considera que si muchas decisiones se trasladan a los niveles más altos de la organización, la alta gerencia general estará sobrecargada y los gerentes de más bajo nivel tendrán pocas oportunidades para tomar la iniciativa.

Las siguientes tres líneas de acción pueden mejorar la capacidad de una persona para tomar decisiones:

Entrenamiento en toma de decisiones.

Dar a las personas de los niveles más bajos de la organización una autoridad claramente expresada sobre áreas especiales.

Utilizar cifras para convencer a la gerencia general que los gerentes de niveles inferiores son competentes en la toma de decisiones.

ESTADOS FINANCIEROS

Es imprescindible para el diagnóstico financiero conocer la estructura de la información financiera, a continuación en la figura 6.1, se muestra la estructura de la información financiera según la NIC 1, modificada y la Resolución CONASEV Nº 103-99-EF/94.10, Reglamento de información financiera y manual para la preparación de la información financiera, publicada en El Peruano el 26.11.99.

Se entiende por estados financieros a los cuadros sistemáticos que representan en forma razonable, diversos aspectos de la situación financiera de una empresa, de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y Normas Internacionales de Contabilidad.

BALANCE GENERAL

Distinción entre corriente y no corriente

Cada empresa debe determinar, basada en la naturaleza de sus operaciones, sí en su balance general, presenta o no sus activos y pasivos, clasificados separadamente en corrientes y no corrientes. Los párrafos 57 a 65 de esta Norma son aplicables cuando se lleva a efecto esta distinción. Si la empresa decide no realizar esta clasificación, entonces debe presentar sus activos y pasivos de un modo amplio y en orden a su convertibilidad en efectivo.

Cualquiera que sea la modalidad de presentación adoptada, la empresa debe revelar el importe que se espera cobrar o pagar después de más de doce meses por cada partida de activo y pasivo en que se hallen mezclados importes que se esperan cobrar o pagar antes y después de doce meses de la fecha del balance general.

Cuando la empresa trabaja suministrando bienes o servicios dentro de un ciclo de operaciones claramente identificable, una clasificación separada de activos y pasivos corrientes y no corrientes en el balance general proporciona información útil para poder distinguir los activos netos que circulan en forma continua como capital de trabajo, de aquellos que se usan, en las operaciones de largo plazo. Esta clasificación permite también apreciar qué activos son de realización previsible dentro del ciclo de operaciones corrientes, y qué pasivos deberán pagarse dentro del mismo período.

La información acerca de las fechas de vencimiento de activos y pasivos es útil para evaluar la liquidez y solvencia de la empresa. La NIC 32, Títulos Financieros: Revelaciones y Presentación, requiere que las fechas de vencimiento de los activos y pasivos financieros sean reveladas. Los activos financieros incluyen las cuentas por cobrar comerciales y diversas; y los pasivos financieros incluyen las cuentas por pagar comerciales y diversas. La información sobre las fechas previstas para el cobro de los activos y pago de los pasivos no monetarios, como son las existencias y provisiones, es también útil, estén o no los activos y pasivos clasificados en corrientes y no corrientes. Por ejemplo, una empresa >revela el importe de las existencias cuya recuperación está prevista para después de un año desde la fecha de su balance general.

Activos Corrientes

Un activo debe clasificarse como activo corriente cuando:

Se espera que se realice, o se le mantiene para su venta a consumo, en el curso normal del ciclo de operaciones de la empresa; o

Se le mantiene principalmente para fines de comercialización o para el corto plazo, y se espera que su realización se producirá dentro de los doce meses después de la fecha del balance general; o

Se trata de efectivo o de un activo equivalente a efectivo y su uso no está sujeto a restricción.

Todos los otros activos deben clasificarse como activos no corrientes.

En esta Norma el término "no corriente" se emplea para incluir activos tangibles, intangibles, operativos y financieros que, por su naturaleza, son de largo plazo. La Norma no impide el empleo de otras denominaciones alternativas mientras el significado sea claro.

El ciclo de operaciones de una empresa es el tiempo que transcurre entre la adquisición de materiales que entran a un proceso y su realización en efectivo o en instrumentos financieros de rápida convertibilidad a efectivo. Los activos corrientes incluyen existencias y cuentas por cobrar comerciales que se venden, consumen y realizan como parte del ciclo normal de operaciones aun cuando no se espere realizarlos dentro de los doce meses posteriores a la fecha del balance general. Los valores negociables se clasifican como activos corrientes si se espera realizarlos dentro de los doce meses posteriores a la fecha del balance general; en caso contrario, se les clasifica como activos no corrientes.

Pasivos Corrientes

Un pasivo debe clasificarse como pasivo corriente cuando:

Se espera pagarlo en el curso normal del ciclo de operaciones de la empresa; o

Su fecha de pago está dentro de los doce meses posteriores a la fecha del balance general.

Todos los otros pasivos deben clasificarse como pasivos no corrientes.

Los pasivos corrientes pueden categorizarse en forma similar a los activos corrientes. Algunos pasivos corrientes, como las cuentas por pagar comerciales y los importes devengados a favor de los trabajadores, así como otros costos operativos, forman parte del capital de trabajo que se usa en el ciclo normal de operaciones del negocio. Estas partidas operativas se clasifican como pasivos corrientes aún cuando permanezcan pendientes de pago más de doce meses después de la fecha del balance general.

Hay otros pasivos corrientes que no se consideran como parte del ciclo normal de operaciones, pero que deben pagarse dentro de los doce meses posteriores a la fecha del balance general. Son ejemplos de esta clase de pasivos, la porción corriente de las deudas que generan intereses, los sobregiros bancarios, los dividendos por pagar, el impuesto a la renta y otras cuentas por pagar no comerciales. Las deudas con intereses, con las cuales se financia el capital de trabajo en términos del largo plazo, y cuya fecha de liquidación no está dentro de los doce meses, son pasivos no corrientes.

La empresa debe mantener la clasificación de su deuda a largo plazo, que genera intereses, como pasivo no corriente, aun cuando deba liquidaría dentro de los doce meses posteriores a la fecha del balance general, sí:

El plazo original correspondió a un período de más de doce meses;

La empresa tiene la intención de refinanciar la mencionada obligación en términos del largo plazo; y

Esta intención está respaldada por un acuerdo de refinanciación o reprogramación de pagos, que se celebre antes de la aprobación de los estados financieros.

El importe de los pasivos que han sido excluidos de los pasivos corrientes definidos conforme al presente párrafo, debe revelarse en las notas del balance general, junto con la información que sustente tal presentación.

Puede haber obligaciones cuyo pago deba hacerse dentro del ciclo de operaciones siguiente, pero sobre las cuales existe la expectativa de una refinanciación o renovación a discreción de la empresa, calculándose, por tanto, que, para dichas obligaciones, no se va a usar capital de trabajo corriente de la empresa. Estas obligaciones deben ser consideradas como parte del financiamiento a largo plazo de la empresa y deben ser clasificadas como no corrientes. Sin embargo, cuando la refinanciación no es a discreción de la empresa (como ocurriría en caso de no haber acuerdo al respecto), la refinanciación no puede considerarse automática y la obligación debe clasificarse como corriente, salvo que la celebración de un convenio de refinanciación antes de la aprobación de los estados financieros evidencie que la naturaleza de la obligación a la fecha del balance general es de largo plazo.

Algunos convenios de préstamo incorporan compromisos a cargo del prestatario (cláusulas contractuales) que producen, como efecto, que la obligación se vuelva pagadera a la vista en caso de que ciertas condiciones relacionadas con la posición financiera del prestatario resulten incumplidas. En estas circunstancias, la obligación se clasifica como no corriente sólo cuando:

El prestamista ha convenido, antes de la aprobación de los estados financieros, en no exigir el pago como consecuencia del incumplimiento; y

No es probable que se produzcan otras situaciones de incumplimiento dentro de los doce meses posteriores a la fecha del balance general.

Información que debe ser Presentada en el Balance General

El balance general debe incluir, como mínimo, rubros cuyos importes correspondan a los siguientes conceptos:

Inmueble, maquinaria y equipo;

Activos intangibles;

Activos financieros (excluyendo los señalados en los incisos d, f y g.

Inversiones contabilizadas patrimonial;

Existencias;

Cuentas por cobrar comerciales y diversas;

Efectivo y equivalentes del efectivo;

Cuentas por pagar comerciales y diversas;

Pasivos y activos tributarios conforme a lo requerido por la NIC 12, Impuesto a la Renta;

Provisiones;

Deuda que generan intereses, no corriente;

Participaciones minoritarias; y

Capital emitido y reservas,

El balance general debe presentar rubros adicionales, títulos (partidas) y subtotales cuando así lo requiera una Norma Internacional de Contabilidad o cuando ello sea necesario para presentar razonablemente la situación financiera de la empresa.

Esta Norma no prescribe el orden o formato en que deben presentarse los rubros de los estados financieros, El párrafo 66 simplemente expone una lista de conceptos que son tan diferentes en su naturaleza o función que merecen ser presentados separadamente en el balance general. El Apéndice que acompaña a esta Norma contiene ilustraciones sobre los formatos en referencia. Las modificaciones a la lista de conceptos arriba mencionados deben contemplar lo siguiente:

Se debe añadir otros rubros cuando otra Norma Internacional de Contabilidad requiera su presentación por separado en el balance general, o cuando la magnitud, naturaleza o función de una partida sea tal que su presentación por separado ayudaría a la presentación razonable de la situación financiera de la empresa; y

Se puede modificar las denominaciones empleadas y el orden de las partidas, de acuerdo a la naturaleza de la empresa y sus transacciones, con el fin de proporcionar la información que se necesite para el entendimiento global de la situación financiera de la empresa. Por ejemplo, un banco modificará las denominaciones antes mencionadas, a fin de poder aplicar los requerimientos más específicos de los párrafos 18 a 25 de la NIC 30, Revelaciones en los Estados Financieros de Bancos e Instituciones Financieras Similares.

Los rubros mencionados en el párrafo 66 son amplios por naturaleza y no necesitan limitarse a las partidas incluidas en el alcance de otras normas. Por ejemplo, en el rubro de activos intangibles están incluidos la plusvalía y los activos provenientes de los gastos de desarrollo.

El criterio aplicable para definir si las partidas adicionales deben presentarse por separado se basa en la evaluación de:

La naturaleza y liquidez de los activos y su importancia relativa, lo que, en muchos casos, lleva a la presentación separada de la plusvalía y activos provenientes de costo de desarrollo, activos monetarios y no monetarios y activos corrientes y no corrientes;

La función de los activos dentro de la empresa, lo que, por ejemplo, lleva a la presentación por separado de los activos operativos y financieros, existencias, cuentas por cobrar, efectivo y equivalentes de efectivo; y

Los importes, naturaleza y vencimiento de las obligaciones, lo que, por ejemplo, lleva a presentar por separado los pasivos con intereses, los pasivos sin intereses y las provisiones, clasificándolas como pasivos corrientes y pasivos no corrientes, según corresponda.

Hay activos y pasivos que difieren en naturaleza o función y cuya valuación puede, a veces, basarse en criterios diferentes, Por ejemplo, ciertas clases de propiedad, planta y equipo pueden llevarse al costo o a sus importes revaluados de conformidad con la NIC 16. El uso de criterios de valuación diferentes para diferentes clases de activos hace presumir que su naturaleza o función difieren y que, por tanto, deben presentarse en rubros separados.

INFORMACIÓN QUE DEBE SER PRESENTADA EN EL BALANCE GENERAL O EN LAS NOTAS

La empresa debe revelar en el balance general o en las notas a dicho estado, nuevas subclasificaciones de los rubros presentados, agrupándolas en forma apropiada a las operaciones de la empresa. Cada partida debe subclasificarse, cuando sea apropiado, según su naturaleza, debiendo re velarse, por separado, los importes por pagar y por cobrar que la empresa tenga con su entidad matriz o principal y sus afiliadas, asociadas u otras empresas vinculadas.

El detalle presentado a través de las subclasificaciones, sea en el balance general o en las notas, depende de los requerimientos de las Normas Internacionales de Contabilidad y de la magnitud, naturaleza y función de los importes involucrados. Para decidir el criterio de subclasificación se aplican también los factores indicados en el párrafo 70. Las revelaciones variarán para cada partida; por ejemplo:

Los activos tangibles se clasifican por clase, según lo indicado en la NIC 16, Propiedad, Planta y Equipo;

Las cuentas por cobrar se clasifican en cuentas por cobrar a clientes, a otros miembros de¡ grupo, a empresas vinculadas, pagos anticipados, y otros importes;

Las existencias se subclasifican de acuerdo a la NIC 2, Existencias, en partidas tales como mercaderías, materias primas, materiales, productos en proceso y productos terminados,

Las provisiones se clasifican mostrando separadamente las provisiones por los costos de beneficios sociales y cualquier otra partida clasificada de modo apropiado a las operaciones de la empresa; y

El capital social y las reservas se clasifican mostrando por separado las diversas categorías del capital pagado, las primas de emisión de acciones y las reservas.

La empresa debe revelar en el balance general o en las notas, lo siguiente:

a. Por cada clase de acciones de capital:

El número de acciones autorizadas;

El número de acciones emitidas y totalmente pagadas, y el número de acciones emitidas pero no pagadas totalmente;

El valor nominal por acción, o una indicación de que las acciones no tienen valor nominal;

Una conciliación del número de acciones en circulación al inicio y al final del año;

Los derechos, preferencias y restricciones atribuibles a cada clase de acciones, incluyendo las restricciones a la distribución de dividendos y el reembolso de la inversión;

Las acciones de la empresa cuya posesión mantiene la misma empresa o sus subsidiarías, o asociados; y

Las acciones reservadas para ser emitidas bajo contratos de opción o venta, incluyendo plazos e importes;

Una descripción de la naturaleza y propósito de cada reserva existente en el patrimonio neto;

El importe incluido (o no incluido) como pasivo, por los dividendos que han sido propuestos pero no formalmente aprobados para su pago; y

El importe reconocidos preferenciales acumulativos no reconocidos.

Las empresas que carecen de capital accionario, como las asociaciones, deben revelar información equivalente a la anteriormente mencionada, mostrando el movimiento habido durante el ejercicio, de cada categoría de participación patrimonial existente, así como los derechos, preferencias y restricciones atribuibles a cada una de ellas.

6.7.- ÍNDICES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA

El desempeño de la organización debe ser monitoreado y auditado. Para lo, con base en los objetivos, en los planes de acción y en el presupuesto estratégico, se definirán unos índices que permitan medir el desempeño de la organización. Esta medición se debe realizar periódicamente de tal manera, que retroalimenten oportunamente el proceso de planeación estratégica y puedan, por tanto, introducirse los ajustes o modificaciones que la situación requiera. La formalización de este proceso de evaluación y medición periódicas, institucionalizan la AUDITORÍA ESTRATÉGICA, componente fundamental en la creación y consolidación de una cultura estratégica. La auditoría estratégica como sistema asegura la persistencia, permanencia y continuidad del proceso, evitando que la planeación estratégica sea sólo una moda, que dura muy poco.

Posteriormente se hará el desarrollo teórico y práctico de cómo operacionalizar la monitoría estratégica, como parte muy importante del proceso de planeación estratégica de una compañía.

EL PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN CASCADA

El modelo de planeación estratégica presentado, parte del supuesto que el proceso estratégico es una tarea distribuida en cascada entre todos los niveles de la organización de arriba abajo y viceversa. Este se inicia al nivel superior de la organización PLANEACIÓN CORPORATIVA en el cual se definen los principios corporativos, los valores, la visión, la misión y los objetivos y estrategias globales de la organización. Esta es la planeación macro, a largo plazo mucho más estable y con una participación limitada a los niveles superiores de la compañía.

Figura 1.10: Formulación estratégica

El segundo nivel lo integran las Unidades Estratégicas de negocio PLANEACIÓN FUNCIONAL. En este nivel se definen una misión, objetivos y estrategias a mediano plazo, se identifican los proyectos estratégicos tanto a nivel vertical como horizontal y se establecen los planes de acción. El tercer nivel lo componen las unidades administrativas PLANEACIÓN OPERATIVA en el cual los objetivos y estrategias son a más corto plazo. Su responsabilidad principal radica en la ejecución eficiente de los planes de acción definidos a nivel funcional.

Figura 1.11: Índices de gestión

Figura 1.11: Formulación estratégica

La planeación operativa en su ejecución deberá retroalimentar todo el proceso con el fin que éste se dinamice y definan los ajustes o acciones que en un momento dado requieran. Se integra así, un sistema de interrelaciones que hace de la planeación, estratégica un proceso dinámico, ágil, flexible y ampliamente participativo.

Figura 1.12: Proceso de planeación estratégica

6.8.- DIFUSIÓN ESTRATÉGICA

Definido el plan estratégico, y antes que sea implementado, debe ser difundido a toda la organización. La comunicación del plan estratégico a toda la organización logrará, que todos los colaboradores identifiquen su responsabilidad en la ejecución del plan y se comprometan con él. Las personas sólo pertenecen a lo que conocen. La difusión del plan debe realizarse en cascada, al igual que la formulación. Así, se consolidará el liderazgo en cada nivel, se le hará más responsable y facilitará la monitoría estratégica.

DEFINICIONES BÁSICAS

Qué es la Planeación Estratégica. Es un proceso mediante el cual una organización define su visión de larga plazo y las estrategias para alcanzarla a partir del análisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Supone la participación activa de los actores organizacionales, la obtención permanente de información sobre sus factores claves de éxito, su revisión, monitoría y ajustes periódicos para que se convierta en un estilo de gestión que haga de la organización un ente proactivo y anticipatorio.

Definiciones Básicas de las etapas del proceso de planeación estratégica.

Diagnóstico Estratégico: Análisis de fortalezas y debilidades internas de la organización, así como amenazas y oportunidades que enfrenta la institución.

Fortalezas: Actividades y atributos internos de una organización que contribuyen y apoyan en el logro de los objetivos de una institución.

Debilidades: Actividades o atributos internos de una organización que inhiben o dificultan el éxito de una empresa.

Oportunidades: Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que podrían facilitar o beneficiar el desarrollo de ésta, si se aprovechan en forma oportuna y adecuada.

Amenazas: Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo operativo.

PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES

Es el conjunto de principios, creencias y valores que guían e inspiran la vida de una organización o área.

Es la que define lo que es importante para una organización

Es el soporte de la cultura organizacional, su axiología corporativa.

Es la definición de la filosofía empresarial.

Planeación estratégica

Figura 1.13 : Niveles de planeación estratégica se desarrolla e integra a tres niveles.

Etapas del proceso de planeación estratégica.

Misión. Formulación explícita de los propósitos de la organización o de un área funcional, así como la identificación de sus tareas y los actores participantes en el logro de los objetivos de la organización. Expresa la razón de ser de su empresa o área, es la definición "Del Negocio" en todas sus dimensiones. Involucra al cliente como parte fundamental del deber ser del negocio.

Visión. Es la declaración amplia y suficiente de dónde quiere que su empresa o área, esté dentro de 3 ó 5 años. No debe expresarse en números, ser comprometedora y motivante de tal manera que estimule y promueva la pertenencia de todos los miembros de la organización.

Objetivos Globales. Resultados a largo plazo que una organización espera lograr para hacer real la misión y la visión de la empresa, o área de negocio.

Proyectos Estratégicos. Son un número limitado de áreas estratégicas en las cuales la organización, unidad estratégica de negocios, o departamento, debe poner especial atención y lograr un desempeño excepcional con el fin de asegurar una competitividad en el mercado. Los proyectos estratégicos son aquellas áreas "condición para que el negocio logre sus objetivos."

Estrategias. Son las acciones que deben realizarse para mantener y soportar el logro de los objetivos de la organización y de cada unidad de trabajo y así hacer realidad los resultados esperados al definir los proyectos estratégicos. Las estrategias son entonces las que nos permiten concretar y ejecutar los proyectos estratégicos. Son el como lograr y hacer realidad cada objetivo y cada proyecto estratégico.

Planes de Acción. Son las tareas que deben realizar cada unidad o área para concretar las estrategias en un plan operativo que permita su monitoría, seguimiento y evaluación.

Monitoría Estratégica. Seguimiento sistemático del proceso estratégico con base en unos índices de desempeño y unos índices de gestión que permitan medir los resultados del proceso. Deben proveer la información para la toma de decisiones estratégicas.

Índice de Desempeño Esperado. Es la meta que se espera lograr en la ejecución de cada acción. Esta puede ser en tiempo o cuantitativo

Índice de Desempeño. Logro alcanzado en la ejecución de las acciones básicas. Resultado real dé las acciones planeadas en tiempo o cuantitativa.

Índice de Gestión. Resultado obtenido de confrontar las metas planeadas, los estándares y el desempeño logrado.

6.9.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO

De acuerdo con el Informe COSO(1992)[1], el Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones; Confiabilidad de la información financiera; Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas. Completan la definición algunos conceptos fundamentales: El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos. Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conducción. Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)[2], el control interno puede ser definido como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales: Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada; Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades; Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma; Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos. Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento. Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica.

Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.

Según Aldave & Meniz (2005)[3], coincidente con la Contraloría General de la República (2004)[4], explican que Control Interno es el sistema integrado por la estructura organizacional y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, moralidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. El Control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control interno:

Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así como la formulación de planes operativos que sean necesarios;

Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;

Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;

Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;

Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;

Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones;

Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control Interno;

Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades;

Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control;

Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;

Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad;

Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Por otro lado, según Cepeda (1996)[5], el Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende todas las actividades y acciones en los campos administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regula. El Sistema está conformado por los siguientes órganos: La Contraloría General de la República, como ente técnico rector; Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control gubernamental; Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades: económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y otros.

Según la CGR (2006)[6], el control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente

Interpretando a la CGR (2006)[7], el control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior. El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección. El control posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos. Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a definir las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.

Analizando a la CGR (2006)[8], se entiende por control externo el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior. En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda. Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control.

Interpretando a Osorio (2005)[9], el control eficaz, es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales:

Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta

Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos

Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones

Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información

Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales

Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuentas por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

Interpretando al IAI-España (2004)[10], el control eficaz es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo las actitudes de las autoridades y el personal, organizadas e instituidas en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales que procura. Los componentes están constituidos por:

El ambiente de control, entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestión escrupulosa

La evaluación de riesgos, que deben identificar, analizar y administrar los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales

Las actividades de control gerencial, que son las políticas y procedimientos de control que imparte el titular o funcionario que se designe, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad

Las actividades de prevención y monitoreo, referidas a las acciones que deben ser adoptadas en el desempeño de las funciones asignadas, con el fin de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecución de los objetivos del control interno

Los sistemas de información y comunicación, a través de los cuales el registro, procesamiento, integración y divulgación de la información, con bases de datos y soluciones informáticas accesibles y modernas, sirva efectivamente para dotar de confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional

El seguimiento de resultados, consistente en la revisión y verificación actualizadas sobre la atención y logros de las medidas de control interno implantadas, incluyendo la implementación de las recomendaciones formuladas en sus informes por los órganos del Sistema Nacional de Control (SNC).

Los compromisos de mejoramiento, por cuyo mérito los órganos y personal de la administración institucional efectúan autoevaluaciones para el mejor desarrollo del control interno e informan sobre cualquier desviación deficiencia susceptible de corrección, obligándose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se formulen para la mejora u optimización de sus labores.

AMBIENTE DE CONTROL

Según el Informe COSO[11]el componente ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno. Estas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas contribuyen al establecimiento y fortalecimiento de políticas y procedimientos de control interno que conducen al logro de los objetivos institucionales y la cultura institucional de control. El titular, funcionarios y demás miembros de la entidad deben considerar como fundamental la actitud asumida respecto al control interno. La naturaleza de esa actitud fija el clima organizacional y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Este componente comprende: Filosofía de la Dirección, Integridad y los valores éticos, Administración estratégica, Estructura organizacional, Administración de recursos humanos, Competencia profesional, Asignación de autoridad y responsabilidades, Órgano de Control Institucional. La calidad del ambiente de control es el resultado de la combinación de los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo de éstos fortalecerá o debilitará el ambiente y la cultura de control, influyendo también en la calidad del desempeño de la entidad.

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Según el Informe COSO[12]el componente evaluación de riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos. La evaluación de riesgos es parte del proceso de administración de riesgos, e incluye: planeamiento, identificación, valoración o análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad. La administración de riesgos es un proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. El titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un área o unidad orgánica de la entidad. Asimismo, el titular o funcionario designado y el área o unidad orgánica designada deben definir la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos para el proceso de administración de riesgos. Adicionalmente, ello no exime a que las demás áreas o unidades orgánicas, de acuerdo con la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos definidos, deban identificar los eventos potenciales que pudieran afectar la adecuada ejecución de sus procesos, así como el logro de sus objetivos y los de la entidad, con el propósito de mantenerlos dentro de margen de tolerancia que permita proporcionar seguridad razonable sobre su cumplimiento. A través de la identificación y la valoración de los riesgos se puede evaluar la vulnerabilidad del sistema, identificando el grado en que el control vigente maneja los riesgos. Para lograr esto, se debe adquirir un conocimiento de la entidad, de manera que se logre identificar los procesos y puntos críticos, así como los eventos que pueden afectar las actividades de la entidad. Dado que las condiciones gubernamentales, económicas, tecnológicas, regulatorias y operacionales están en constante cambio, la administración de los riesgos debe ser un proceso continuo. Establecer los objetivos institucionales es una condición previa para la evaluación de riesgos. Los objetivos deben estar definidos antes que el titular o funcionario designado comience a identificar los riesgos que pueden afectar el logro de las metas y antes de ejecutar las acciones para administrarlos. Estos se fijan en el nivel estratégico, táctico y operativo de la entidad, que se asocian a decisiones de largo, mediano y corto plazo respectivamente. Se debe poner en marcha un proceso de evaluación de riesgos donde previamente se encuentren definidos de forma adecuada las metas de la entidad, así como los métodos, técnicas y herramientas que se usarán para el proceso de administración de riesgos y el tipo de informes, documentos y comunicaciones que se deben generar e intercambiar. También deben establecerse los roles, responsabilidades y el ambiente laboral para una efectiva administración de riesgos. Esto significa que se debe contar con personal competente para identificar y valorar los riesgos potenciales. El control interno solo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una entidad sean cumplidos. La evaluación del riesgo es un componente del control interno y juega un rol esencial en la selección de las actividades apropiadas de control que se deben llevar a cabo. La administración de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe estar incorporada en la filosofía, prácticas y procesos de negocio de la entidad, más que ser vista o practicada como una actividad separada. Cuando esto se logra, todos en la entidad pasan a estar involucrados en la administración de riesgos. Este componente comprende: Planeamiento de la gestión de riesgos, Identificación de los riesgos, Valoración de los riesgos Respuesta al riesgo.

ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Según el Informe COSO[13]el componente actividades de control gerencial comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos. El titular o funcionario designado debe establecer una política de control que se traduzca en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control. Los procedimientos son el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento sistémico de las tareas requeridas para cumplir con las actividades y procesos de la entidad. Los procedimientos establecen los métodos para realizar las tareas y la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades. Las actividades de control gerencial tienen como propósito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. Con este propósito, las actividades de control deben enfocarse hacia la administración de aquellos riesgos que puedan causar perjuicios a la entidad. Las actividades de control gerencial se dan en todos los procesos, operaciones, niveles y funciones de la entidad. Incluyen un rango de actividades de control de detección y prevención tan diversas como: procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, conciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades, revisión de procesos y supervisión. Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo-beneficio. Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. Este componente comprende: Procedimientos de autorización y aprobación; Segregación de funciones; Evaluación costo-beneficio; Controles sobre el acceso a los recursos o archivos; Verificaciones y conciliaciones; Evaluación de desempeño; Rendición de cuentas; Revisión de procesos, actividades y tareas; Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC).

6.10.- INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Según el Informe COSO[14]se entiende por el componente de información y comunicación, los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales. La información no solo se relaciona con los datos generados internamente, sino también con sucesos, actividades y condiciones externas que deben traducirse a la forma de datos o información para la toma de decisiones. Asimismo, debe existir una comunicación efectiva en sentido amplio a través de los procesos y niveles jerárquicos de la entidad. La comunicación es inherente a los sistemas de información, siendo indispensable su adecuada transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades. Este componente comprende: Funciones y características de la información; Información y responsabilidad; Calidad y suficiencia de la información; Sistemas de información; Flexibilidad al cambio; Archivo institucional; Comunicación interna; Comunicación externa; Canales de comunicación.

SUPERVISIÓN

Según el Informe COSO[15]el sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello la supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. Siendo el control interno un sistema que promueve una actitud proactiva y de autocontrol de los niveles organizacionales con el fin de asegurar la apropiada ejecución de los procesos, procedimientos y operaciones; el componente supervisión o seguimiento permite establecer y evaluar si el sistema funciona de manera adecuada o es necesaria la introducción de cambios. En tal sentido, el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación, por los niveles adecuados, del diseño, funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de control interno para su correspondiente actualización y perfeccionamiento. Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos los procesos y operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión, orientada a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno. La supervisión se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones, formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad. Este componente comprende: Prevención y monitoreo; Monitoreo oportuno del control interno; Reporte de deficiencias; Seguimiento e implantación de medidas correctivas; Autoevaluación; Evaluaciones independientes.

6.11.- EL PROCESO CONTABLE

La Contabilidad obtiene y comprueba información financiera de transacciones celebradas por entidades económicas; y para cumplir sus objetivos de una manera científica, es decir, cuenta con un cuerpo de conocimientos organizado y regulado por una teoría especifica, con razonamiento lógico y que integrado a un conjunto de principios generales que: Brinda un marco general de referencia para evaluar la practica contable; y Orienta el desarrollo de nuevas practicas y procedimientos ( Teoría Contable ) y la aplica siguiendo un método constituido por determinadas etapas o fases que integran un proceso (El proceso Contable ).

En el presente trabajo se procederá al estudio del Proceso Contable:

CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE:

Debe entenderse por Proceso Contable, el conjunto de fases a través de las cuales la contabilidad obtiene y comprueba información financiera.

Dichas fases son: sistematización de la información financiera, valuación de o cuantificación de transacciones, el procesamiento de datos para la elaboración de los estados financieros, evaluación de la información financiera para ver los efectos de las transacciones celebradas y la información financiera y económica obtenida.

La practica de la contabilidad constituye un todo que enlaza los documentos con los balances, los hechos con las cuentas; por ello hay que estudiar la ligazón necesaria entre el hecho administrativo que queda reflejado en unos documentos del tráfico, con las anotaciones que dan lugar a las cuentas que se integran en el balance, suma y compendio del trabajo contable, que luego ha de completarse con el análisis de los datos y resultados. Esto es el proceso de registro contable, constituido por las sucesivas labores administrativas que requiere la contabilidad.

Aspectos analítico y sintético de la contabilidad

La contabilidad facilita los datos para guiar la correcta gestión empresarial. Para ello no es suficiente la labor de síntesis que confluye en el balance, sino que debe de completarse con una labor de análisis, desglosando y clasificando con arreglo a criterios adecuados las partidas de las cuentas, a efectos de poder estudiar con el detalle preciso de las operaciones. La labor de síntesis está confiada a las cuentas y al balance. La de análisis, a los libros auxiliares y a las estadísticas, que se completan con informes críticos y estudios comparativos.

FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD AUXILIAR

Hay varios criterios acerca de la finalidad de la contabilidad auxiliar. El antiguo suponía que el objetivo de la contabilidad era sólo presentar el balance a fin de cada ejercicio y conocer los deudores y acreedores, así como la situación patrimonial. Siguiendo este criterio los libros auxiliares son una preparación del Diario, recopilando los datos de las operaciones que luego pasan a constituir asientos en aquel libro principal. El criterio moderno reconoce, además que todos los libros constituyen el conjunto unitario de la contabilidad; y así los libros y estados numéricos auxiliares cumplen varios objetivos, como son:

Reunir los datos de operaciones homogéneas, para permitir luego por síntesis formular los asientos en los libros principales.

Constituir por sí mismos instrumentos contables de análisis de los hechos registrados. Con este fin se les dota de un rayado adecuado para clasificar las cuentas con facilidad.

De esta forma es posible obtener la situación de la empresa y los resultados en el balance, y conocer las circunstancias de cada operación a través de libros registros y estadísticas auxiliares. Son dos aspectos de una misma labor necesarios para iluminar una correcta gestión empresarial y justificarla.

LOS COMPROBANTES O DOCUMENTOS FUENTE

Los comprobantes son la base de toda anotación contable, dando origen a los asientos; su correcta ordenación es fundamental. En cada comprobante, normalmente, se inscribe un sello que permite al jefe de contabilidad ordenar su correcta contabilización.

Cuando se trata de comprobantes análogos, que se repiten continuamente, no es necesario el sello; se sustituye por las instrucciones contenidas en el Plan General de Contabilidad que prepara el técnico contable para cada empresa en particular, desarrollando y aplicando los principios contables generalmente aceptados (PCGA).

Los comprobantes han de guardarse cuidadosamente archivados, para poder encontrarlos siempre que se necesite justificar una anotación contable.

Los documentos fuente pueden ser entre ellos: factura, boletas, ticket, guiás de remisión, warrants, etc.

FASES DE LA LABOR CONTABLE

Conocimiento de los hechos a contabilizar, que se obtiene a través de:

Correspondencia del negocio;

Documentación recibida, amparando operaciones;

Copia de los documentos expedidos para igual caso;

Contratos, escrituras y demás documentos concernientes a actos y convenios de la empresa;

Información ocular de los empleados;

Notas de orden interno y órdenes verbales.

El principio general que debe de aplicarse es que todo acto y hecho administrativo ha de quedar amparado y justificado por uno más documentos; que en su defecto, la información personal y verbal ha de estar confrontada por más de un empleado y vertida en una nota de régimen interno.

La documentación producida, deberá ser recogida por la sección de contabilidad, o por las distintas secciones en que se divide la labor contable, para producir la fase siguiente.

Registro y anotación ordenada de los hechos en los libros borradores, auxiliares y registros de la empresa, previa clasificación de los documentos.

Algunos documentos pueden dar lugar a una o más anotaciones; por ello es conveniente que estos documentos vayan sellados por un cajetín donde se señale, por persona competente, los registros o libros donde se ha ser anotado.

Los documentos han de seguir un curso normal administrativo, desde su ingreso en la empresa hasta su archivo, curso que se conoce con el nombre de "ruta ", que ha de estar prevista en el plan de ordenación administrativa.

Proceder a refundir las anotaciones procedentes de los apuntes auxiliares para dar lugar a los asientos del libro Diario. Este proceso es una labor preparatoria del Diario.

LA PRÁCTICA DEL TRABAJO CONTABLE

Todos los procedimientos de organización contable se basan en análogos principios prácticos. Un proceso usual es el siguiente: deben de analizarse las operaciones que la empresa efectúa, separando las típicas de las extraordinarias o atípicas, que es el nombre que les da la legislación fiscal. Las primeras dan lugar a trámite normalizado usual, en tanto que las segundas pueden ser objeto de análisis particular cada vez que se presenten.

Cada operación se refleja en unos documentos; unos proceden del exterior y otros se originan en la propia empresa. Para una misma operación pueden aparecer distintos documentos, que han de ser cotejados entre sí, determinando su validez para las anotaciones contables. Estos documentos han de ser clasificados, produciendo su registro en adecuados libros o relaciones, que pueden ser hojas sueltas o movibles, cuidando luego de su archivo. Estas anotaciones en registros y libros auxiliares se totalizan para luego derivar de las anotaciones en los libros principales: Libro de inventario y balances, libro Diario, libro Mayor y libro de Actas.

La contabilidad interpreta, valora y representa en su lenguaje la situación económica y financiera de la empresa.

La realidad económica y financiera de la empresa se concreta en unos documentos (facturas, letras de cambio, etc). Estos documentos son estudiados, interpretados y valorados por los expertos contables, para su representación contable mediante los denominados asientos contables.

En unos casos la interpretación y valorización de los documentos es fáciles, porque está basada en hechos ciertos, pero en ocasiones, la interpretación y medida es consecuencia de hipótesis, como es el caso de los créditos sobre clientes que no se cobrarán.

Si la interpretación y medida de la realidad económica y financiera de la empresa se hace en forma aceptable, la contabilidad presentará una situación razonablemente correcta.

Esta validez informativa se consigue mediante la correcta aplicación de los principios contables y de las normas internacionales de contabilidad (NIC`S).

Como resumen, podemos concretar que los documentos donde se recoge la situación económica y financiera de la empresa son estudiados, interpretados y medidos dentro del llamado análisis precontable, después a esta interpretación y valorización se le da forma contable en el Libro Diario por orden cronológico, a través de una representación denominada asiento contable.

6.12.-DOCTRINA CONTABLE

El contador para realizar una buena gestión contable y financiera debe de amparar sus procedimientos en los principios y normales internacionales de contabilidad las cuales se verán reflejados en los Estados Financieros. Los principios contables son 15 y se clasifican en:

a) Principio fundamental

Equidad: Es el principio fundamental que debe orientar la acción del profesional contable en todo momento y se enuncia así: la equidad entre intereses opuestos debe de ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que sirven de o, utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen, con equidad, los distintos intereses, en juego en una empresa dada.

b) Principios Generales

Constituyen conceptos básicos que hacen a la estructura general del estado financiero.

Partida Doble: Los hechos económicos y jurídicos de la empresa, se expresan en forma cabal aplicando sistemas contables que registran los dos aspectos de cada acontecimiento, cambios en el activo y en pasivo (participaciones), que dan lugar a la ecuación contable.

Ente: Los estados financieros se refieren siempre a un ente, donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto del de persona ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad.

Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren siempre a los bienes económicos, es decir, bienes materiales o inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles de ser valuados en términos monetarios.

Moneda común denominador: Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión, que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad.

Generalmente, se utiliza como común denominador, la moneda que tiene curso legal en el país en que funciona el ente. En el Perú, de conformidad con dispositivos legales, la contabilidad se lleva en moneda nacional.

Empresa en marcha: Salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una " empresa en marcha ", considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección.

Valuación al costo: El valor de costo de adquisición o producción constituye el criterio principal y básico de valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados de situación, en correspondencia también con el concepto de "empresa en marcha ", razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio.

Esta afirmación no significa desconocer la inexistencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el costo adquisición o producción como concepto básico de valuación.

Por otra parte, las fluctuaciones de valor de la moneda común denominador, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen asimismo, alteraciones al principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen simples ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

Periodo: En la "empresa en marcha" es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros.

El lapso que media entre una fecha y otra se llama periodo. Para los efectos del Plan Contable General, este periodo es de doce meses y recibe el nombre de Ejercicio Económico.

Devengado: Las variaciones patrimoniales que se deben considerar para establecer el resultado económico son las que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se ha cobrado o pagado durante dicho periodo.

Objetividad: Los cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio neto, se deben reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar una medida en términos monetarios.

Realización: Los resultados económicos solo deben de computar cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Se debe establecer como carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto de "devengado".

Prudencia: Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la participación del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: " contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando ya se hayan realizado"

La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera del resultado de las operaciones.

Uniformidad: Los principios generales, cuando fueren aplicables y las normas particulares – principio de valuación – utilizados para formular los estados financieros de un determinado ente deben de ser aplicables uniformemente de un ejercicio a otro. Se debe señalar por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares – principios de valuación.

Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuera aplicable, o normas particulares –principios de valuación- que las circunstancias aconsejen sean modificados.

Materialidad o importancia relativa: Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas particulares se debe necesariamente actuar con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general.

Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no significativo, consecuentemente, se debe aplicar el mejor criterio para resolver lo que corresponde en cada caso, de acuerdo a las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o en el resultado de las operaciones.

Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

• VII.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TRABAJO

7.1.- JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA

Una de las estrategias nacionales para alcanzar una mejor calidad en la recaudación, es identificar y determinar cual es el mecanismo que nos permita controlar a los componentes que aun todavía son puntos debiles con la normatividad vigente y politicas en el ámbito empresarial.

El presente trabajo pretende contribuir como medio de consulta para la toma de decisiones de los interesados en la exploración de información y en general a la comunidad científica.

7.2.- JUSTIFICACION TEORICA

La realización del presente estudio se justifica por las aportaciones que se propone realizar. Seguidamente se expone una relación de las aportaciones que se proponen en la realización de este trabajo.

El control interno es el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales: i) Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada; ii) Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades; iii) Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma; iv) Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos.

7.3.- JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA

La Justificación práctica se obtiene mediante la ejecución de operaciones de acuerdo a los métodos adoptados y la revelación de información en forma oportuna de los estados financieros, notas e informe ejecutivo para los usuarios que permitirá tomar decisiones a los interesados (emisores y receptores) de la información.

7.4.- IMPORTANCIA DEL TRABAJO

Este trabajo es importante porque permite utilizar diferentes teorías para que las empresas puedan disponer de eficiencia, economía y efectividad y concretar la responsabilidad social en sus vecinos. Este trabajo podrá ser utilizado por la empresa camones para fortalecer la participación vecinal y cumplir la responsabilidad social. Dicha participación se concretará dándole al vecino el derecho de elección a los cargos municipales, la iniciativa en la formación de dispositivos municipales, el derecho al referéndum, el derecho de denunciar infracciones y de ser informado; el derecho a participar en cabildo abierto, la participación a través de Juntas Vecinales y Comités de Gestión.

• VIII.- OBJETIVOS

8.1.- OBJETIVO GENERAL

Establecer los lineamientos como Incide la Contabilidad Prospectiva en la Gestión y Control de la Empresa Camones S.A.

8.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.- Determinar Cómo incide la contabilidad prospectiva del sistema de gestión de la empresa Camones S.A.

2.- Establecer cuáles son los efectos de la contabilidad prospectiva frente a la toma de decisiones de la empresa Camones SA.

3.- Identificar cuál es la incidencia de la contabilidad prospectiva frente a los controles de la empresa Camones S.A.

• IX.- FORMULACIÓN DE HIPÓTESIS

9.1.- HIPÓTESIS PRINCIPAL

Si los lineamientos de la Contabilidad Prospectiva ayudan mejorar la operatividad de la Gestión y Control de la Empresa Camones S.A; entonces facilitará el desempeño eficiente en el sector Textil.

9.2.- HIPÓTESIS ESPECÍFICAS

1.- La incidencia de la contabilidad prospectiva en el sistema de gestión de la empresa Camones S.A.

2.- Las efectos de la contabilidad prospectiva frente a la toma de decisiones de la empresa Camones SA.

3.- La incidencia de la contabilidad prospectiva frente a los controles de la empresa Camones S.A.

9.3.- VARIABLES E INDICADORES

• X.- METODOLOGÍA

10.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN

Este trabajo será del tipo aplicativo, en la medida que sea aplicado por las empresas para fortalecer el sistema mejoramiento del control interno y gestión empresarial a fin de dar paso a paso para el logro de las metas y objetivos de este tipo de entidades.

10.2.- NIVEL DE INVESTIGACIÓN

La investigación a realizar será del nivel descriptivo-explicativo, por cuanto se describirá el sistema de contabilidad prospectiva y de control interno y luego se explicará como el facilitar la efectividad de empresas.

10.3.- MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN

En esta investigación se utilizará los siguientes métodos:

Descriptivo.- Es descriptivo porque se especificará todos los aspectos del sistema de control interno y la efectividad de las empresas.

Inductivo.- Para inferir la información de la muestra en la población y determinar las conclusiones que la investigación amerita. Se inferirá la información del sistema de contabilidad prospectiva y el sistema de control interno en la efectividad de las empresas.

10.4.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

El diseño es el plan o estrategia que se desarrollará para obtener la información que se requiere en la investigación. El diseño que se aplicará será el No Experimental, Transeccional o transversal, Descriptivo, Correlacional-causal.

El diseño No Experimental se define como la investigación que se realizará sin manipular deliberadamente las variables. En este diseño se observan los fenómenos tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos.

El diseño de investigación Transeccional o transversal que se aplicará consiste en la recolección de datos. Su propósito es describir las variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado.

El diseño transeccional descriptivo que se aplicará en el trabajo, tiene como objetivo indagar la incidencia y los valores en que se manifiestan las variables de la investigación.

El diseño de investigación Transeccional correlativo-causal que se aplicará, servirá para relacionar entre dos o más categorías, conceptos o variables en un momento determinado. Se tratará también de descripciones, pero no de categorías, conceptos, objetos ni variables individuales, sino de sus relaciones, sean éstas puramente correlacionales o relaciones causales. A través de este tipo de diseño se asocian los elementos de la investigación.

10.5.- POBLACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La población estará conformada por autoridades, funcionarios, trabajadores de la empresa Camones SA

10.6.- MUESTRA DE LA INVESTIGACIÓN

TIPO DE MUESTREO APLICADO

El tipo de muestreo aplicado es el MUESTREO ESTRATIFICADO. Muestreo en el que la población se divide previamente en un número de sub-poblaciones o estratos, prefijado de antemano. Luego dentro de cada estrato se realiza un muestreo aleatorio simple para determinar la muestra correspondiente.

ESTRATIFICACION DE LA POBLACION

Fuente: Elaboración propia.

APLICACIÓN DEL MUESTREO ALEATORIO SIMPLE A LOS ESTRATOS DE LA POBLACION.