ERP: Planificación de los Recursos de la Empresa (página 2)

No sólo puede el ERP basado en la nube proporcionar un mejor rendimiento y una mayor accesibilidad, sino también mejor seguridad. Precisamente esta es su competencia básica, los proveedores de ERP en la Nube hacen asegurar sus sistemas en una prioridad cuando es capaz de proporcionar fuertes certificaciones de seguridad de datos estándar, tales como el cumplimiento de las normas PCI DSS y SAS 70. Además, la garantía NetSuite sigue otra rigurosa recuperación de copia de seguridad ante desastres cuyos procedimientos tendrían un costo prohibitivo en el caso de las soluciones de ERP en el lugar. Los sistemas ERP en la nube son también más fáciles de escalar, lo que le da la flexibilidad para agregar más usuarios a medida que crece su negocio.

La arquitectura de los sistemas empresariales

La arquitectura o estructura técnica del sistema ERP empresarial se define según sean organizados sus componentes:

• 1- la base de datos central,

• 2- la configuración del sistema,

• 3- las interfaces de las aplicaciones y,

• 4- los portales de la red.

El primer componente es precisamente la característica más destacable de un ERP porque unifica y ordena toda la información de la empresa en una única base de datos, permitiendo que cualquier suceso quede inmediatamente a la vista de los usuarios, acortando los ciclos productivos y posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura. Los procesos de negocios integrados por el ERP se conocen como las funciones de "la oficina de atrás" porque al principio ellas estuvieron vinculadas a los sistemas internos de la empresa. El sistema tradicional ERP centraba su atención sobre los datos internos, generados fundamentalmente por los procesos internos (estos son, recursos humanos y manufactura) y los hacedores de las propias decisiones empresariales.

El software ERP planea y automatiza muchos procesos con el objetivo de integrar la información a lo largo de la empresa y eliminar los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio. Este sistema de manejo de las funciones de negocio integra todas sus facetas desde la planeación, incluyendo la manufactura, las ventas y las finanzas. Con un ERP la empresa está bajo control e incrementa la calidad de los servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, permitiendo que la información fluya por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información.

Con el ERP los funcionarios de servicio al cliente ya no son sólo unos digitadores que escriben el nombre de alguien en una computadora y golpean la tecla de entrada. Realmente, el ERP automatiza las tareas involucradas en la realización de un proceso de negocio y por lo tanto la pantalla del ERP los convierte en gentes de negocios. Cuando un representante de servicio al cliente toma un pedido de un cliente, también adquiere toda la información necesaria para completar el pedido. Todos los demás usuarios de la información, con solamente iniciar sesión en el sistema ERP, ven el registro en su propia pantalla y tienen acceso a la base de datos común de donde pueden localizar el lugar por donde se desplaza el nuevo pedido del cliente en cualquier punto en que se encuentre y seguirle la pista. Metafóricamente, puede decirse que los sistemas o paquetes ERP son unas representaciones genéricas de las formas típicas de hacer negocio en las empresas.

El ERP puede aplicar esa misma magia a los demás procesos de negocio más importantes, desde la información financiera hasta los ingresos de los empleados. El mayor beneficio que un sistema ERP implementado efectivamente puede brindar a una empresa, es por supuesto, haberse constituido en la principal fuente de información para otros sistemas críticos del negocio. En otras palabras, un ERP sirve como base o plataforma para implementar otros sistemas como la comunicación a todos los niveles de la empresa, la revisión de la responsabilidad individual, la rendición de cuentas, las cuales se alimentan de la adecuada información que un ERP administre. Una de las grandes ventajas de una base central es su posibilidad de construir conjuntos de tablas categorizadas para efectuar entre ellas consultas interactivas con el fin de obtener información de bases de datos relacionales, lo cual es el fundamento del proceso de control.

La máxima ilustración del control de gestión la asumen las muy importantes herramientas del ERP empresarial denominadas "Tablero de Comando (digital dashboard)" mediante la cual se efectúa el monitoreo de una variedad de procesos de negocio. Por ejemplo, el Tablero de Comando podría monitorear las actividades clave de ventas de tal modo que los gerentes pudieran identificar la información sobre tendencias de las ventas, tales como los mejores clientes, productos y del personal de ventas, como también medir sus rendimientos, cantidades, márgenes o segmentos. El Tablero de Comando de Producción se utiliza para monitorear y comparar las cifras de la producción en tiempo real con las tendencias históricas para poner eventos en perspectivas (Ostengo, 2007).

Cuando se explica el diseño del sistema integrado de información gerencial y contable, también reviste importancia la forma y contenido de los reportes y de las reglas que surgen como consecuencia de este diseño. Un reporte, rutina o informe, es la forma de revelar o explicitar una determinada información, tanto para dentro de la organización como para fuera. Son rutinas porque constituyen modelos de acción o de pensamiento habitualmente informados por la empresa. Las reglas son los modos sistemáticos, formales y objetivos de realizar el trabajo, tal y como están diseñados en los manuales, por ejemplo el costeo basado en actividades ABC, la presupuestación basada en actividades ABB, la gestión basada en actividades ABM, entre otras.

Los reportes más comunes son los informes con base económico-financiero-patrimonial (entre ellos se citan los Estados Contables), el informe de negocios, el informe social (entre ellos el Balance Social), el informe de calidad (entre ellos el Balance de Calidad) y el tablero de comando. Todos estos reportes proveerán información bajo la forma de variables o de indicadores para la elaboración del informe primordial dentro del concepto de Control de Gestión, denominado Cuadro de Mando Integral (Ostengo, 2006).

El Tablero de Control es una rutina útil para comunicar los objetivos y estrategias económicas, financieras y patrimoniales, tanto organizacionales como departamentales. El Cuadro de Mando Integral es el informe de los informes, tanto por su amplitud, ya que abarca todo tipo de variables e indicadores, cualitativos y cuantitativos, contables y no contables, entre otras, como por sus funciones. Este informe suele tener una periodicidad mensual, pero puede haber informes con periodicidad mayor o menor.

El "Cuadro de Mando Integral (BSC, balanced score card)" es una herramienta que proporciona la estructura necesaria para la actualización del plan estratégico, ya que permite evaluar:

• la alineación, comunicación y seguimiento de los objetivos organizacionales y departamentales de largo y corto plazo

• la consistencia de los inductores de desempeño e inductores de valor para el cumplimiento de los objetivos

• los desvíos mediante la visualización de las variables criticas

El Cuadro de Mando comunica el desempeño de los objetivos y estrategias en la forma de variables o indicadores cualitativos y cuantitativos, contables y no contables de todos los procesos. La utilización de los tableros de control con semáforos permite comprender fácilmente los resultados a los gerentes y por lo tanto tomar decisiones óptimas. La clave del sistema son las reuniones de seguimiento y las auditorías internas puesto que de nada sirve levantar indicadores si no se los monitorea y audita constantemente.

El segundo componente descriptor de la estructura técnica del sistema lo es la configuración. La configuración del sistema puede formarse según que la contratación del software permita su operación indefinida en las instalaciones de la empresa o por tiempo limitado mediante suscripción. Estas soluciones se instalan de forma local en el hardware y los servidores de la empresa y luego manejados por su personal de TI. Mientras que la mayoría de los sistemas computacionales que corren en las compañías han sido adquiridos mediante licenciamiento "in-house", es cada vez más apreciable el número de empresas que incursionan en las soluciones mediante suscripción.

En este último caso, los clientes son empresas preocupadas por el alto costo del ERP y con alto nivel de incertidumbre en los beneficios. Bajo el modo de la suscripción, el suscriptor tampoco es dueño del software pero se ahorra el precio de compra, los costos de hardware y los gastos del mantenimiento y de la actualización. Ante la escasez de posibilidades para nuevos grandes acuerdos de licencia, los esquemas de renta variable se están convirtiendo en el punto dulce para los grandes proveedores de ERP. Los vendedores han ajustado sus modelos de precios para que puedan obtener ingresos por licencias de arrendamientos incrementales aunque con niveles más altos de uso.

Están apareciendo, además, nuevos productos en el mercado, orientados a empresas de menor tamaño. La idea es entregar un software "parametrizado" en mayor detalle, que permita al comprador resolver sus necesidades con un menor número de horas de consultoría. Si estos productos tienen éxito, se abriría la posibilidad de que muchas más empresas tuvieran acceso a estas soluciones.

Una opción viable y adecuada de una empresa que desea implementar un sistema de información que le permita automatizar sus operaciones y que le ayude a administrar correctamente las mismas, es la de pensar en los cambios que deba efectuar sobre el modo original en que trabaja el sistema comprado y hacerle los seguimientos necesarios hasta hacerle compatible con los requerimientos inherentes a las nuevas aplicaciones que desea introducir.

También es importante destacar la entrada en ese mercado de soluciones de "fuente abierta", o más comúnmente denominadas de "código abierto", gratuitas y parcialmente gratuitas, cuyas soluciones propugnan un modelo de negocio basado en los servicios de implantación personalizada para cada empresa.

Para ello existen revendedores de valor añadido (del inglés value-added reseller, VAR), que son compañías que añaden una o varias características a uno o varios productos ya existentes y después los revenden (normalmente a usuarios finales) como un producto integrado o como una solución "llave en mano" completa. Esta práctica es común en la industria de componentes electrónicos, donde por ejemplo, una aplicación software puede ser añadida a un hardware ya existente. El término también se usa a menudo en la industria de los ordenadores, donde una compañía adquiere componentes de ordenador y construye un sistema de ordenador personal completamente funcional y que normalmente está adaptado para una tarea específica. Haciendo esto, la compañía ha añadido un valor sobre lo que han costado los componentes individuales. Los clientes comprarán el sistema al revendedor si no tienen el tiempo o la experiencia necesaria para ensamblar el sistema ellos mismos.

El tercer componente de la arquitectura del sistema lo constituyen las interfaces de las aplicaciones. Aunque un sistema ERP de cualquier categoría es capaz de integrar los datos provenientes de diferentes unidades de negocio de la empresa, la flexibilidad para escoger el mejor software dentro de diversas categorías y marcas describe un enfoque de "selección de lo mejor de la cosecha". Obviamente, el costo implica uno de los criterios más determinantes para que una organización abandone el enfoque del sistema único.

La Integración de Aplicaciones Empresariales (EAI) es un método de combinación de múltiples sistemas informáticos que permite a las empresas integrar las bases de datos y las aplicaciones heredadas con otras nuevas y seguir usando esos sistemas. Esto es particularmente beneficioso si estas firmas deciden implementar un ERP o adquirir nuevas aplicaciones que se sirven de Internet, el comercio electrónico, extranet, y otras tecnologías informáticas y comunicacionales. EAI puede lograr esta integración, y las empresas no tienen que incurrir en nuevos costos para la construcción de sus propias interfaces personalizadas con el fin de vincular todas esas múltiples aplicaciones en conjunto.

Los procesos de negocio ERP de hoy, se efectúan ampliados con el comercio electrónico (e-business) y otras capacidades de la "oficina de adelante (ventas y servicio al cliente)". Estos sistemas de empresa extendida traen nuevos socios al cuadro de la empresa. Desde luego que muchos de estos socios son los clientes y proveedores pero a veces llegan otros como inversionistas, entidades crediticias y otros canales de negocios con quienes la empresa pudiera formar equipo para ofrecer servicios y negocios estratégicos.

El ERP también se arroga interfaces con proveedores y clientes a través de la aplicación denominada gestión de la cadena de suministro (SCM). Esta cadena de suministro en cada paso permite el intercambio de información y dinero, proporcionando al vendedor acceso a los datos internos del comprador incluyendo los niveles de inventarios y las órdenes de venta, a la vez que el comprador puede mirar la información del vendedor relacionada con su orden de compra. De hecho, la información fluye de regreso desde el cliente al proveedor permitiendo una reducción del ciclo del tiempo en contratación de bienes para la manufactura y la venta.

Los sistemas ERP ampliados proporcionan interfaces en la que se contactan individuos internos o externos a la organización a través de los portales. Un portal es una puerta que ofrece el sistema para entrar a otro sitio Web o servicio con el fin de mejorar la comunicación y la productividad entre empleados, clientes, socios y proveedores. Los portales de las organizaciones otorgan a los usuarios acceso a datos e información transversales de los sistemas corporativos, con el fin de encadenar a la gente a la colaboración significativa.

Otra herramienta que ayuda a las compañías a optimizar su cadena de suministro es la aplicación denominada gestión de las relaciones con el cliente (CRM). Esta gestión consiste en una serie de bases de datos, órdenes de venta, sistemas de servicio al cliente y paquetes de financiamiento. La aplicación integrada recoge los datos desde estas fuentes disparatadas y las integra para propósitos de tomas de decisión. También se usa la CRM para el análisis de los datos del cliente como las tendencias y los patrones de compra. Este análisis puede mejorar las relaciones del cliente cuando los negocios utilizan la información para atender de mejor manera las necesidades de los clientes.

Históricamente el ERP y el CRM han sido vistos como dos sistemas separados de vinculación, sin embargo, muchas empresas se están comenzando a dar cuenta del inmenso valor de eliminar las distinciones entre los procesos de front (ventas y atención al cliente) y back office (producción, recursos humanos y finanza), llevando el ERP a la parte frontal. En lugar de continuar permitiendo que la información vital de los clientes sea cortada en varias piezas en una empresa, las compañías han comenzado a fusionar el ERP y el CRM en un solo sistema de vinculación con el cliente, de modo que pueden dar un mejor soporte a la relación con el cliente desde el inicio del interés hasta la entrega del producto (Quirama, 2013).

Los directores del sistema de información continuarán buscando la flexibilidad que las nubes híbridas ofrecen. Y los tomadores de decisiones de alto nivel invertirán en arquitecturas de nube híbrida para preparar para el futuro sus aplicaciones y servicios. La mayoría adoptará un modelo híbrido mezclando servicios de proveedor de nube con su plataforma in-house de computación (Quirama, 2013).

En lugar de abultadas sumas por licencias o costosas precargas en hardware propietario, el software empresarial cada vez más será tarifado por usuario o por año. No solo las aplicaciones de usuario final serán tarifadas de esa manera, sino que otros software y servicios -incluyendo los de gestión de centro de datos y detección de amenazas- también adoptarán este modelo de precio más predecible y escalable. Lo móvil seguirá siendo un campo de batalla crucial para los jugadores más grandes de CRM, quienes continuarán llevando la funcionalidad de sus app móviles más cerca del nivel de sus productos web (Quirama, 2013).

La diferencia básica entre un ERP localizado en la empresa (on-premise) y un ERP basado en las nubes (on cloud) es claro: las soluciones ERP on-premise se instalan de forma local en el hardware y los servidores de su empresa y luego manejados por su personal de TI, mientras que la nube ERP, también denominado SAAS (software as a service), se ofrece como un servicio de hospedaje (hosting) de los servicios de software ofrecidos a través de la Internet. Con este tipo de instalación, el software ERP de una empresa y sus asociados de datos se gestionan centralmente por el proveedor de ERP y se puede acceder por los clientes utilizando un navegador web.

Adicionalmente, con el SAAS pudieran obtener los empresarios ciertas ventajas de seguridad porque el proveedor del software asume la responsabilidad de la ocurrencia de desastres. Sin embargo, ciertas entidades como las de salud y los bancos prefieren el modo del licenciamiento o suscripción on-premise porque son muy recelosos sobre el control de sus datos e informaciones.

Son muchas las alternativas que ofrece en estos momentos el mercado, si bien en muchas ocasiones no es sencillo encontrar el binomio producto-proveedor que se adapte a las necesidades de una empresa. No solo se necesita contar con un producto que se adecue a las necesidades de la empresa, sino que es igualmente importante que la empresa implantadora cuente con experiencia en el sector, para entender adecuadamente los procesos de la empresa.

Todo ello hace que en muchas ocasiones las opciones disponibles se vean reducidas de forma considerable, ya que con frecuencia y sobre todo para las pequeñas y medianas empresa, la cercanía del proveedor constituye un elemento importante para el proceso de selección.

El último componente de la arquitectura del sistema son los portales de la red. Un portal es una puerta de entrada a otros sitios o servicios web que mejora la comunicación y la productividad de los empleados, clientes, socios y proveedores. El sistema de interfaces del ERP ampliado a los individuos dentro y fuera de una organización a través de portales. Los portales de la organización ofrecen a los usuarios el acceso a todo el sistema de la empresa, los datos y la información transversal de toda la empresa para conectar a las personas propiciando una colaboración significativa.

Estas tecnologías tambien pueden utilizar una combinación de software empresarial y tecnologías de colaboración para compartir información actualizada entre usuarios suscritos, como blogs, RSS (Really Simple Syndication), marcadores sociales, redes sociales y wikis. La red Enterprise 2.0 es la integración estratégica de las tecnologías Web 2.0 en un sintranet de la empresa, para difundir información y discutir los problemas de negocio en un entorno abierto y colaborativo. La mayoría de las tecnologías Enterprise 2.0, ya sean de cosecha propia, libres o compradas, enfatizan al empleado, el socio y la colaboración de los consumidores y por lo tanto pueden estimular la eficiencia, la productividad y la innovación mediante el fomento de los empleados y otras partes interesadas

Las sociedades de negocios colaborativos se han ido haciendo cada dias mas comunes y estan resultando muy ventajosas para trabajar con otros negocios, aun competidores, para incrementar la capacidad de reunir demandas conjuntas de clientes. Se ha visto que el software denominado Gestion de las Relaciones con Socios (PRM) mejora las relaciones de trabajo entre socios, particularmente cuando se comunican a traves del Internet.

Dar seguimiento a conversaciones a traves de la via de las redes sociales, permitirá a la empresas averiguar que tema se esta convirtiendo en tendencia y de qué estan hablando sus clientes. Y esta "inteligencia social" permitirá a las empresas ser mas agiles y responsivas a las necesidades, deseos y problemas de los clientds, para tratar de estar un paso mas adelante de sus competidores (Quirama, 2013).

Las motivaciones para la adquisición de un ERP

La literatura especializada sobre el tema mayormente menciona las siguientes cinco razones como las principales para decidir la instalación de un sistema integrado de información ERP (Koch, Slater & Baatz, 2001):

• 1- Integración de la información financiera

El CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener información financiera veraz, pues la recibida de las otras dependencias puede presentar su propio juego de números referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Cada CFO (Chief Financial Officer) tiene por lo regular sus propias cifras financieras dado que pueden encontrarse muchas versiones diferentes a la de su interés real. Con la implementación de los ERP el CIO (Chief Information Officer) podrá reportar una versión de todos los números, es decir, la empresa contará con una única versión unificada.

En lo que respecta a las actividades de Contabilidad y Finanzas, el ERP permite a los encargados de ellas tener un mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generar cheques electrónicos, registrar el recibido y la entrega de pagos en diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables de manera más rápido. Un sistema ERP provee una visión más clara de los instrumentos de medición financiera para una empresa como son el flujo de efectivo, producción y reportes, ayuda a corregir errores de manera inmediata a su ocurrencia o detección.

• 2- Integración de la información de los pedidos de los clientes

Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se entrega la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas para el seguimiento de los pedidos, con los consecuentes problemas de comunicación entre los sistemas. El uso de herramientas adicionales permite monitorear el funcionamiento interno como: ventas por región o periodo. Otras herramientas adicionales se encargan de administrar el almacén y los despachos, permiten controlar todos los envíos de productos terminados y ayudan a entregar los pedidos en el tiempo establecido a los clientes, por lo tanto, reducen las fallas en las entregas y además incrementa la satisfacción del cliente.

• 3- Estandarización y agilización de los procesos de manufactura

En las empresas manufactureras, los sistemas de ERP vienen con métodos de trabajo estándares incorporados lo que permite automatizar algunos o casi todos los pasos del proceso de fabricación. La estandarización de los procesos y el uso de un solo sistema informático, integrado, pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la manipulación de cuentas auxiliares del libro mayor. Las actividades de la empresa lideradas por un plan de ventas, está altamente relacionada con el plan de producción. Un programa ERP ayuda a los encargados de compras puedan comprar los materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correcto y al precio correcto. En lo que respecta a las operaciones de producción, el sistema administra la producción de altos volúmenes con gran control de la planta de producción, también ayuda a una mejor calendarización y crear pronósticos para la producción.

• 4- Minimización del tamaño del inventario 

Para los encargados del manejo de los inventarios el ERP optimiza la inversión en inventarios ayudando a reducir los niveles de inventarios y ordenar los productos por número de serie y lote. Esta reducción de los inventarios, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejora la visibilidad del trámite de cumplimiento de la orden de fabricación. Claro está, que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sería necesario implementar un sistema que planifique y controle dicho flujo, sin embargo los ERPs ayudan a ello en gran parte.

• 5- Estandarización de la información de Talento Humano

Especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, la información proveniente de la administración del Talento Humano puede no tener un simple método unificado, para registrar el tiempo de trabajo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios compensatorios. El ERP también puede encargarse de eso.

De acuerdo con la encuesta anual del Gartner Group 2006, el 70 por ciento de todos los proyectos de ERP no llegan a estar totalmente implementados incluso hasta después de los tres años de haber tomado la decisión de implementarlos. Por lo general no existe una única razón ni tampoco hay una razón única para que tenga lugar una "implementación fallida". Sin embargo, las definiciones de fracaso o de éxito de una implementación de ERP son zonas grises, por ser concepciones tan dependientes de la interpretación. Más bien debería decirse que existen dos niveles de fracaso: los fracasos completos y los fracasos parciales. En un completo fracaso, el proyecto fue echado por la borda antes de la implementación ocasionando un perjuicio económico significativo a la empresa persistente hasta el largo plazo. En un fracaso parcial tiene lugar algún tipo de interrupción en las operaciones diarias que a menudo requiere la introducción de un proceso de ajuste tenue para la empresa.

En el mismo sentido, en un éxito parcial habría unos pocos problemas de alineación de los procesos ocasionando molestias leves o breves periodos de inactividad que han de ser resueltas en las siguientes semanas y pocos meses después de la fecha "del arranque", mientras que un éxito en la implementación del ERP significaría que todo ha salido a pedir de boca.

Ventajas y desventajas de la implementación de un ERP

Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP como SAP, Oracle, Peoplesoft, Bann, J.D.Edwards, etc., tienen sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios. Algunos de los beneficios que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos, serían:

• Tener datos y prácticas comunes a lo largo de toda la empresa

• Automatizar e integrar la mayoría de los procesos de la empresa

• Reducir los costos de la función gerencial

• Incrementar el retorno de la inversión

• Acceder a la información en tiempo real

Muchos de los beneficios que recibe la organización resultan de la reducción de costos. También la reducción en los gastos gerenciales describe un enfoque de austeridad para llevar los gastos a un mínimo, tales como gatos de viajes de los empleados, gastos legales y de contrataciones y aun los costos relacionados con la facturación.

Otros beneficios de los sistemas ERP incluye el mejoramiento de las habilidades para:

• 1- Realizar decisiones por toda la empresa

• 2- Identificar tendencias

• 3- Comprender las interrelaciones entre las unidades de negocio

• 4- Eliminar datos excesivos

• 5- Incrementar la eficiencia de los reportes financieros y,

• 6- Monitorear los procesos de negocio en nuevos modos y de diferentes maneras

Lo que si continua siendo difícil es la valoración de los efectos del uso de la tecnología sobre el valor de la empresa. La siguiente metodología de pasos a seguir (Trish, 2012) podría ayudar a una mediana empresa típica a efectuar tal evaluación:

• 1- Determine la manera de medir el éxito

• 2- Construya un sistema de medidas aplicable a su industria

• 3- Realice auditorias regulares de pos-implementación

• 4- Analice sus cifras de desempeño

• 5- Configure procesos universales

• 6- Cree un circuito de aprendizaje continuo

• 7- Prepárese para las fallas inevitables de la seguridad

Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas:

• Son específicos para cada empresa, lo que los hace excesivamente costosos.

• La implementación puede requerir importantes cambios en la empresa y los procesos.

• Son complejos y necesitan de capacitación para los empleados.

• La personalización de los procesos tienen alta probabilidad de fracaso.

• Hay pocos expertos en ERPs, por lo cual se pueden presentar problemas en la contratación.

• En el mercado los expertos en Sistemas ERP, solo se dedican a manejar el programa del servidor.

El origen de estas fallas puede ser explicado por el hecho de que la mayoría de los vendedores de ERP ofrecen la ocasión de satisfacer más rápidamente las cambiantes necesidades del negocio mediante la estandarización de los datos y actualización de los procedimientos alineados con las mejores prácticas percibidas del sector, es decir, los proveedores del ERP proporcionan la estandarización de los procesos y los datos de una organización con referencia a los principios de las "mejores prácticas" que han sido desarrolladas en la mayoría de las organizaciones exitosas y que forman modelos apropiados de referencia. Estos procesos y datos de normalización e integración proporcionan un grado de interoperabilidad que resulta difícil y costoso de lograr con los sistemas independientes hechos a la medida que le permita a la compañía centralizar las actividades administrativas, mejorar la capacidad de desplegar nuevas funcionalidades del sistema de información y reducir los costos de mantenimiento del sistema de información.

El personal experto en sistemad ERP desempeña puestos genéricos definidos, los cuales son tomados por las organizaciones para adaptarlos a sus necesidades, sin embargo, en el siguiente cuadro se muestran los cargos y la actividades consideradas de carácter inmanente:

Tabla 3

Puestos y Responsabilidades fijas en un departamento de sistemas

Figueroa J. y Bonifaz G. (2009). Que es el departamento de sistemas, Monografias.com.

Los factores de riesgos en la implementación del ERP

Mucha de las investigaciones reportan que las fallas de la implementación del ERP no fueron causadas por el software mismo, sino más bien por un alto grado de la complejidad que los cambios masivos que trae el ERP a las organizaciones, principalmente los que traen consigo problemas relacionados con el hombre en la organización como la resistencia al cambio, la cultura organizacional, la incompatibilidad de los procesos de negocios, los desfases del manejo de proyectos, el compromiso de la alta gerencia, entre otras fallas. La siguiente tabla muestran diez factores de riesgos principales causantes del fallo de la implementación del ERP:

Tabla 4

Riesgos principales causantes del fallo de la implementación del ERP

Fuente: Huang S., Chang I., Li S. & Lin M. (2004).

Puesto que la implementación del ERP trae inevitablemente cambios organizacionales, ellos requieren el involucramiento de los altos directivos a lo largo de toda la organización quienes son capaces de resolver conflictos. Sin el compromiso de los altos directivos la implementación del ERP tiene un alto riesgo de fracaso. En otras palabras, debido a los cambios en los procesos de negocio a través de la organización pueden surgir resistencias a la adopción del sistema ERP. El ERP conecta e integra todas las funciones del negocio con la organización. Por lo tanto, es crítico que el cuerpo gerencial este comprometido y particularmente que ellos equipen a los empleados que realizan funciones de negocios influidas por el ERP, con canales claros de comunicación. La ausencia de entrenamiento de los usuarios de la información incrementa el riesgo de crear confusión e inexactitud, por lo tanto, hace decrecer la satisfacción del usuario y la credibilidad en el sistema.

Debido al alto nivel de inversión que representan, la adopción de los sistemas ERP requiere entrenamiento extensivo, la consulta especializada en gestión del cambio y un largo tiempo de desarrollo de planes de incentivos asociados al potencial de riesgos que asuman los actores. Además del riesgo de fallos, la implementación de los sistemas ERP implican muchos costos potenciales. Los costos de implementación propiamente dicha incluyen hardware, software y servicios profesionales. También hay costos de entrenamiento, conversión de datos y reingeniería. Los costos de entrenamiento involucran el entrenamiento técnico y la capacitación de los empleados que son afectados por los nuevos procesos de negocio.

La conversión de datos puede ser muy cara imagínese una compañía multinacional que esté tratando de reemplazar más de 100 sistemas heredados de un sistema ERP. Es posible, por ejemplo, que en cada uno de estos sistemas el número de un empleado estuviese representado en diferentes formatos. El nuevo sistema generará un único formato uniforme para cada empleado. La gerencia estaría de acuerdo en convertir todos los datos de los empleados al nuevo estándar del formato único del número que identifica los empleados y los directivos que trabajan desde la nueva implementación. Dadas las millones de decisiones relacionadas con datos del nombre y del formato solamente, es fácil deducir la inmensa cantidad de tiempo que deba gastarse.

Hay también muchos costos que no siempre hacen parte de la ecuación costo-beneficio, como sería el caso de loa costos de los directivos internos, de quienes siempre son requeridas sus ayudas en varios aspectos de la implementación a pesar de haber sido contratados consultores especializados y muchas veces no pueden dedicarse a hacer sus trabajos ordinarios. Si ellos fuesen asignados a la implementación seguramente sus salarios harían parte de los costos de implementación. Otros costos como el costo del mantenimiento y los costos de actualización del software continúan presentes aun después de la implementación.

Un resumen de los costos y beneficios típicamente asociados con los sistemas ERP se muestra en el siguiente cuadro:

Tabla 5

Resumen de costos y beneficios asociados con la adopción de un sistema ERP

Fuente: Simkin M., Rose J. & Norman C. (2012).

Los factores claves de éxito

Los factores claves de éxito ayudan pero no garantizan el éxito de la implementación del ERP. La entrega de los factores claves de éxito es una condición importante para dirigirse en búsqueda de los beneficios de la implementación de ERP, y sugiere que los proyectos de TI se pueden considerar un éxito siempre y cuando:

• Haya una coincidencia entre los sistemas de TI y los objetivos planificados específicos.

• El proyecto esté terminado dentro del tiempo y presupuesto.

• Las actitudes de los usuarios hacia la TI son positivos.

• El funcionamiento de los sistemas de TI coinciden con las expectativas de los usuarios.

Los 8 mejores factores clave de éxito (FCE) más frecuentemente citadas de estudios previos son (Seo Goeun, 2013):

• 1- Compromiso y apoyo de la Alta Dirección

La implementación exitosa del ERP depende de la gestión para prepararse para los retos que podrían ser enfrentados, así como del compromiso de los funcionarios de la Alta Dirección que estén involucrados en la estrategia global de la empresa aunque no estén familiarizados con los aspectos. Este compromiso y el apoyo de la alta gerencia llevan a comprometer a toda la organización.

• 2- Gestión del cambio

La aplicación del ERP implica algo más que el cambio del software o del hardware de los sistemas. Idealmente, por la reingeniería de procesos de negocios, la implementación del ERP puede ayudar a una organización a beneficiarse de mayores niveles de eficiencia y un mejor rendimiento. A su vez, la implementación del ERP puede causar cambios que conducen a la resistencia entre los empleados. En consecuencia, el equilibrio de los conflictos entre el personal y la tecnología y la gestión eficaz de los empleados en el proceso de cambio son elementos clave para la implementación exitosa del ERP.

• 3- Gestión de proyectos

La gestión eficaz de proyectos es fundamental para la implementación exitosa del ERP. La falta de comprensión adecuada de las necesidades del proyecto y la incapacidad de proporcionar liderazgo y orientación al proyecto son los principales factores cuando falla la aplicación del ERP. Por lo tanto, la gestión eficaz de los proyectos debería definir objetivos claros del proyecto, desarrollar un plan de trabajo y de recursos, y realizar un seguimiento de cerca los avances del proyecto.

• 4- Re-ingeniería de los Procesos de Negocio y personalización del sistema

Hay dos enfoques para la implementación de los sistemas ERP en una organización: la reingeniería de los procesos de negocio y la personalización del ERP. La reingeniería de procesos de negocios crea profundos cambios en los procesos de organización con el fin de ajustarlas a las funciones del ERP. Por otro lado, cuando una organización desea mantener sus procesos existentes utilizando un sistema ERP, puede personalizar las funciones del ERP. Sin embargo, muchas investigaciones indican que la personalización del ERP debe evitar o minimizar el fin de lograr el pleno de los beneficios ofrecidos por los sistemas ERP.

• 5- Entrenamiento

La formación del usuario final se ha reconocido como un factor crítico para la implementación del ERP. Debido a la complejidad del sistema ERP integrado, la capacitación del usuario final es esencial para una comprensión sólida de cómo funciona el sistema y cómo utilizarlo. En consecuencia, la educación del usuario final y la formación adecuada maximizarán los beneficios del ERP y aumentarán la satisfacción del usuario.

• 6- La composición del equipo del ERP

Puesto que el ERP cubre diversas áreas funcionales a través de una organización, la composición del equipo del ERP también es importante para su implementación con éxito; un equipo de proyecto del ERP debe estar compuesto por representantes de todas las unidades funcionales relacionadas con él.

• 7- La selección y relación con el Consultor

Los Consultores de ERP juegan un papel fundamental en su implementación. Los consultores pueden ser recursos esenciales para el conocimiento del hardware, del software y del personal de ERP. También pueden ayudar al personal, a la responsabilidad de la gestión y la auditoría del proyecto. Por otro lado, con el fin de lograr el mantenimiento del sistema en post-implementación con éxito, la transferencia de conocimiento de los consultores es crucial para la organización.

• 8- Plan de comunicación

La sólida comunicación dentro de toda la organización durante el proceso de implementación aumenta el éxito de la aplicación del ERP. Permite que las partes interesadas de la organización entiendan el objetivo y los beneficios esperados del proyecto, así como enterarse del progreso del proyecto. Una "política de información abierta" protege a los diversos fallos de comunicación para el proyecto.

Otros cuatro FCE mencionados por la literatura especializada son: medidas de visión y planificación, selección del sistema ERP, integración de sistemas ERP, y la evaluación posterior a la ejecución.

CAPITULO II

Factores que impactan la comercializacion del ERP

Definiciones y notación básica

Un ERP no es una solución tipo. Las soluciones válidas para unas empresas no necesariamente podrían tener validez para las otras. Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su parametrización dependerían de estas necesidades. Los siguientes son los síntomas más comunes de que una empresa requiere un nuevo sistema de información o actualizar el que ya tiene:

• 1- Pagos atrasados de los honorarios de los vendedores, lo que significa cargos por pagos atrasados y mayores pérdidas de los descuentos por pronto pago

• 2- Entregas tardías de los productos a los clientes

• 3- Crecimiento de los inventarios, acompañados de desabastecimientos

• 4- Disminución de la rotación de los inventarios

• 5- Mayor tiempo en los recaudos de las cuentas por cobrar

• 6- Informes periódicos atrasados

• 7- Ampliación del tiempo de cierre de libros al final del periodo

• 8- Preocupación gerencial por el flujo de efectivo y del cuadro financiero de la organización

• 9- Quejas gerenciales por la falta de información para la toma de decisiones

• 10- Los propietarios alarmados por las cifras de liquidez, impuestos y rentabilidad

La integración que proporciona el ERP entre los procesos de negocio permitiendo la utilización de la misma información en la realización de las tareas de las áreas funcionales de la organización eficientemente para satisfacer las necesidades de los clientes, se conoce como la funcionalidad del sistema. Para operacionalizar su funcionalidad, el sistema ERP se ha dividido en los siguientes subsistemas básicos:

• Ventas y Mercadeo

• Maestro de Programación

• Planificación de requerimientos de materiales

• Planificación de Requerimientos de Capacidad

• Listado de materiales

• Compras

• Control de planta

• Cuentas por pagar / cobrar

• Logística

• Gestión de activos

• Contabilidad financiera

Si el ERP presenta carencias en algunas de estas áreas, es importante que pueda integrarse con otros productos de otros proveedores que suplan dichas carencias, o bien que faciliten la realización de desarrollo a la medida de la empresa. Visto asi, el ERP puede parecer la pieza más importante del proceso de implantación, pero ello no es asi. El proceso ideal sería que el Plan Tecnológico soporte la Estrategia Corporativa y no lo contrario, como lo quisieran los fabricantes de ERP.

Uno de los aspectos que suele ser muy importante en los procesos de selección de una solución ERP para la empresa es la identificación de los desarrollos a medida que puedan necesitarse, es decir aquellas funcionalidades que no puedan realizarse con el ERP actualmente en funcionamiento o en perspectivas de negociación. Sin embargo, los desarrollos a la medida requerida suelen ser un elemento de riesgo importante en cualquier proyecto y su delimitación constituye por tanto un factor clave.

Usualmente, un sistema ERP requiere que la organización adopte nuevas maneras de hacer negocio. La implementación del sistema ERP necesariamente genera cambios en los procesos de negocio debido a que el software exige ciertas actividades de negocio, tal como ocurre cuando el sistema pide una colección de datos de los clientes que nunca antes han sido recolectados, teniendo que adaptar sus procesos para generar tales datos. Si una empresa no examina y mejora sus procesos con anterioridad a la implementación del ERP, entonces se verá forzada a adaptarse al proceso incorporado en el software.

Ocurre a menudo que los contadores y otros profesionales afines no muestran inconveniente alguno para registrar las transacciones contables en los nuevos módulos financieros, aunque tuviera que interactuar con cualquier otro nuevo subsistema que soporte el ERP, tales como podría ser los módulos de recursos humanos, manufactura, gestión de relaciones con el cliente, distribución, entre otros. Pero, alternativamente, una empresa empresa que tenga la perspectiva de la implementación de un sistema ERP puede escoger conducir la iniciativa de la reingeniería de los procesos de negocio (BPR) antes de implementar el software, o también podría acometer la BPR al mismo tiempo de la implementación. Ello implica procedimientos esperanzadores de reingeniería para lograr las mejores prácticas de la industria. Sin embargo, implementar un sistema ERP y hacer la reingeniería de los procesos de negocio es algo costoso y muy demandante de empleos a través de toda la empresa.

Según los datos publicados por una encuesta aplicada a 327 organizaciones, incluyendo 13 sectores de las principales ramas industriales (Simkin, Rose & Norman, 2012) ha sido posible identificar los siguientes factores críticos de éxito para la realización de la reingeniería:

• 1- Planeación, en la que eran decididos el enfoque del negocio y los roles de los actores

• 2- Revisión de alto nivel de los procesos corrientes

• 3- Apoyo de la Alta Dirección

Los aspectos clave de éxito de un proyecto de BPR (Simkin, Rose & Norman 2012), son:

• Asignación de tiempo al proyecto:

• 2/3 del tiempo planificando y diseñando

• 1/3 del tiempo en desarrollo implementación

• Duración del proyecto BPR promedio: 13,8 meses

• Gestión del cambio excelente o muy bueno se correlaciona con los equipos que cumplen o exceden los objetivos del proyecto

• Equipos BPR exitosos

• Se dedican enteramente al proyecto

• Tienen el apoyo de la Alta Dirección

• Tienen una visión clara de los objetivos y metas

• Utilizan consultores para desempeñar el rol de

• Líder o facilitador clave del proyecto

• Coordinador de los esfuerzo del equipo

• Consejero o experto en TI o sistemas técnicos

La selección del ERP adecuado

El enfoque adoptado para la adquisición de un software contable varía según la complejidad del negocio y del software. Para los pequeños negocios es obvio que el proceso de selección de un software contable es rápido y menos costoso que el de los negocios más grandes. Para aquellos empresarios que ya utilizan un sistema contable computarizado, hay muchas señales de que la actualización del programa o de la necesidad de adquirir un nuevo paquete, sea una buena idea.

Tabla 7

Tipificacion del proceso de adquisicon del software ERP

FUENTE: Simkin M., Rose J. & Norman C. (2012).

Para las grandes organizaciones sus necesidades de contar con sistemas informáticos especializados pueden no tener que ver con la empresa misma, sus productos o sus clientes. Algunas veces, las leyes exigen a estas empresas softwares con controles incorporados, registros visibles de la auditoría del sistema, las características del flujo de trabajo y la documentación del software, y alertas de gestión que muchos otros paquetes del mercado de softwares ofrecen. Otras veces, estas empresas pueden decidir construir un sistema de información contable personalizado desde cero es a menudo una razón para pasar a un nuevo software o comprar un "perno de" un ERP.

Los consultores generalmente encuentran que el software empaquetado puede manejar alrededor del 80% de las necesidades de procesamiento de un cliente. Pero una empresa puede ignorar el otro 20% y tratar de satisfacer sus necesidades con algún software de hoja de cálculo, de base de datos, o programas de este tipo, o mediante la compra de cierto "software perno" o desarrollar sus propios "módulos perno" para completar su sistema.

Usualmente los centros comerciales de software no venden los paquetes contables para empresas del rango medio ni del rango superior. En vez de ello, los empresarios y gerentes de las más grandes firmas prefieren contactar a los revendedores de valor añadido (VAR) o a los instaladores calificados. Los VAR y los instaladores calificados hacen arreglos especiales con los vendedores para colocar su oferta de programas informáticos. Ellos también suministran a los compradores los servicios de instalación, personalización y capacitación.

Dado que la implementación del sistema ERP puede llegar a costar hasta varios cientos de millones de dólares y tomar varios años, siempre es aconsejable obtener la ayuda de expertos para la adquisición. Los consultores son capaces de efectuar un análisis de la empresa y sus procesos para establecer cual vendedor de software tiene la mejor solución y cual personalización podría estarse necesitando. Existen muchos tipos de consultores ERP, incluyendo aquellos que trabajan para determinados vendedores que hacen parte de firmas consultoras de TIC, o son especialistas de grandes firmas que prestan servicios profesionales contables. La mejor manera de escoger un consultor es indagar por alguien que tenga experiencia en la industria del ramo y que este familiarizado con mas de un paquete informático.

En el terreno de las grandes empresas, los enfoques de computación "en memoria" como SAP HANA y Oracle In-Memory Applications son el principal campo de batalla para la diferenciación de productos ERP. A medida que continúe el ruido alrededor de las grandes bases de datos (Big Data), las marcas de ERP que no ofrezcan soluciones de computación en memoria se desvanecerán cuando sean comparadas con los líderes en esta área" (Johnson, 1999).

Las soluciones de computación en memoria implican, en primer lugar, agregar y administrar los datos que rodean todas las operaciones de una empresa con la mayor precisión posible en tiempo real. En segundo lugar, se requiere abrir el sistema para poner la información a disposición de los socios comerciales, con lo cual el ERP queda listo para el intercambio de información, relaciones de colaboración, estimación de los desempeños y pronóstico de las tendencias. En estas condiciones la Gerencia queda sujeta a una presión constante para mejorar la competitividad mediante la reducción de costos de operación y mejorar la logística. Por lo tanto, la organización se hace más sensible a los clientes y la competencia.

El proceso ideal para la implantación de un sistema ERP sería que el plan tecnológico soporte la estrategia corporativa y no al contrario, como los fabricantes de ERP habían supuesto. Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su parametrización dependerían de estas necesidades. Si un ERP no es una solución tipo, las soluciones válidas para otras empresas no necesariamente podría tener la misma validez para las otras.

Los proveedores de ERP en el mercado internacional

• 1- SAP ERP

La empresa SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos) fue fundada en 1972 y es el líder reconocido en el suministro de soluciones de negocios colaborativos para todo tipo de industrias y para todos los mercados importantes. SAP es la mayor compañía de software empresarial del mundo y el tercer mayor proveedor de software independiente del mundo en general.

SAP ofrece varios paquetes de software:

• mySAP Business Suite – All-in-One

• mySAP Business One

• Duet (a collaboration with Microsoft)

SAPxApps – specifically designed software for individual company needs

Sus productos consisten en un software patrón en el mercado para soluciones de negocios integradas, controla procesos de finanzas, manufactura, ventas, distribución y recursos humanos, esenciales para sus operaciones. Este sistema comprende muchos módulos integrados, que abarcan prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial.

Módulos de aplicación

• Gestión Financiera (FI): Libro Mayor, libros auxiliares, mayores especiales, etc.

• Control Financiero (CO): Gastos generales, costos de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc.

• Tesorería (TR): Control de fondos, gestión presupuestaria, flujo de caja.

• Sistema de proyectos (PS): Grafos, contabilidad de costos de proyecto, etc.

• Gestión de personal (HR): Los Submódulos de Recursos Humanos son:

• Gestión de Personal: PA

• Gestión de la Organización: OM

• Gestión de Eventos

• Reclutamiento RC

• Capacitación

• Evaluación del Desempeño

• Desarrollo de Personal PD

• Planificación de Costo PC

• Cálculo de la nómina PY

• Gestión de tiempo TM

• Almacén de datos (DW) e Inteligencia de negocios (BI)

• Ventas y Distribución (SD): Pedidos de ventas, solicitudes, pedidos abiertos.

• Ejecución Logística (LE): Gestión de entregas y necesidades

• Gestión de Materiales (MM)

• Gestión de Almacenes (WM)

• Plan de mantenimiento (IA)

• Planificación de Producción (PP)

Aunque SAP vende el software directamente, no se encarga de realizar la asesoría a los clientes, sino que les ha cedido esta misión a otras empresas, sus "asociados locales". De esta forma, SAP se concentra en el desarrollo de productos, mientras que los implantadores locales desarrollan fortalezas en la aplicación de las soluciones en sectores, procesos y circunstancias específicas.

• 2- ORACLE

Oracle es el proveedor líder mundial de software para la gestión de información, y la segunda mayor compañía de software independiente del mundo. Esta firma se compone de una sucesión de adquisiciones, pues PeopleSoft adquirió a su competidor JD Edwards, Oracle adquirió a PeopleSoft y también a Siebel. Cada empresa trajo su propia singularidad, produciendo un conjunto diverso de opciones de aplicación para los clientes de Oracle.

Las opciones con Oracle incluyen los siguientes:

• ORACLE e-Business Suite

• PeopleSoft Enterprise

• JD Edwards Enterprise One

JD Edwards World

• Siebel

Oracle E-Business Suite es un conjunto totalmente integrado y, ya sea que comprenda un solo módulo, múltiples módulos o la suite completa, brinda la mejor funcionalidad escalable y específica por Industria, lo cual es bueno para empresas en crecimiento pues implica soluciones escalables que se integran rápidamente con las inversiones de hardware y las aplicaciones existentes.

Tabla 8

Familias de Oracle e-Business Suite

• 3- Sistemas de software ERP de fuente abierta

La gama de opciones de ERP de fuente abierta o de código abierto (Open Source ERP Software Systems) ofrecen una solución para casi cualquier clase de negocio.

Idempiere

Idempiere es un ERP ajustado a las reglas, desde la facturación a la POS integración del almacenamiento de datos para el pronóstico. Posee funciones de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Almacenamiento de datos, Nómina, Administración de la Relación con los Clientes (CRM) y Administración de la Cadena de Suministro (SCM), brindando así un completo sistema de gestión empresarial. Este software ha sido basado en su antecesor Compiere y desarrollado bajo tecnologías libres, por lo que se encuentra licenciado bajo GPLv2. Cabe destacar que soporta base de datos relacionales PostgreSQL y ha sido integrado a iText permitiendo así generar archivos del tipo PDF. A pesar de que requiere más configuración que algunas de las otras opciones de esta lista, Idempiere es una de las más sólidas opciones de código abierto disponibles. Realmente, la instalación de un idempiereERP no es verdaderamente gratuita. Idempiere, como la mayoría de los programas de código abierto, se basa en el apoyo de la comunidad para la solución de problemas. Casi siempre las empresas tienen que contratar a los especialistas con experiencia en Idempiere.

 Odoo

Odoo es gratuito para dos usuarios, cuando se suscriben en línea. Afortunadamente, la adición de usuarios más allá de los dos primeros no es prohibitivamente caro. Con su enfoque a escala para los usuarios y sus características, Odoo ofrece una solución cuyo precio puede crecer con su negocio. Sin embargo, si se instala y mantiene un sistema que no llega a ser tocado por muchas personas, Odoo es totalmente gratis. Si está administrando el software en casa, Odoo en línea puede ser perfecto. La distinción de Odoo es que todo el sistema gira en torno a una serie de aplicaciones. El software cubre todo el almacenamiento de datos estándar, la fabricación y los canales de venta. Usted puede suscribirse al acceso a las aplicaciones por una cuota mensual que le ayudan a construir un sitio web, instalan portales de comercio electrónico, ejecutar un CRM, y sigue y sigue con más aplicaciones. La ventaja de este sistema es que no termina la ejecución de un ensanche que está volviendo robusta una solución cuando ya se podría estar ejecutando una nueva configuración delgada. La desventaja obvia de Odoo es la limitación del número de usuarios o la necesidad de tener un equipo técnico experto en casa.

webERP

webERP se suscribe completamente en línea. Se puede acceder desde cualquier dispositivo que tenga un navegador y un lector de PDF. El software se instala en un servidor web, que, o bien pueden ser de propiedad y gestionado por la empresa o puede ser proporcionado por un tercero. Algunos críticos han mencionado que la simple naturaleza de webERP conduce a ciertos inconvenientes en la funcionalidad. El webERP está diseñado específicamente para ser utilizado y ampliado por menos negocios técnicos, con un código que se supone legible y editable con mayor facilidad. Su principal ventaja es a la vez su principal desventaja, pues un sistema que se puede poner en marcha de forma rápida y barata, seguramente acabará necesitando expansión más adelante

OpenERP

OpenERP proporciona un conjunto completo de aplicaciones, incluyendo la gestión de ventas, contabilidad y finanzas, reclutamiento, gestión de compras y la gestión de recursos de fabricación. OpenERP puede ser utilizado en sistemas operativos Microsoft Windows y GNU/Linux, y permite manejar más de 350 módulos. Cabe destacar que fue creado en Python, PyGTK y sobre PostgreSQL y utiliza librerías QT. Puede adquirirse mediante una versión de pago, que incluye soporte, actualizaciones automáticas y una garantía de corrección de errores ilimitada, está disponible por € 35 (unos US$ 50) por usuario al mes. Para aquellos que poseen una Pyme y desean implementar un sistema ERP para gestionar las operaciones, una de las herramientas más recomendables es OpenERP, que justamente ha sido desarrollado en base a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas.

Openbravo

Openbravo es un ERP basado en la web configurado por un sistema modular. El software está disponible en tres versiones en función de las necesidades de su organización. La edición comunitaria de Openbravo es la versión gratuita que ofrece a los usuarios un lugar para ir a buscar el apoyo, además de pertenecer a una comunidad de foros. Por supuesto, el apoyo tiene un costo, que pudiera restringir la versión de menor costo que el código abierto ofrece a menudo. La versión profesional ofrece una edición simplificada que incluye alguna prima, módulos comerciales, como son la gestión financiera y la gestión de inventarios que muchas empresas encuentran necesarias.

ERPNext

Completando la lista está el ERPNext, una solución de código abierto con el usuario interno en mente. El ERPNext está diseñado para pequeñas y medianas empresas y se presenta como una serie de aplicaciones para los procesos menos técnicos. El ERPNext es fácil de configurar, utiliza formas sencillas para introducir información sobre su negocio y camina a través de todo el proceso en el estilo típico de un asistente de configuración. El ERPNext es libre para cinco usuarios cuando se suscriben en línea, o libre para empresas de cualquier tamaño cuando está instalado en sus propios servidores. Muy rápidamente se convierte en familiar en la medida en que el ERP es limpio y amistoso con el usuario aunque su desventaja aparece en la expansión del ERP para adaptarse a las necesidades específicas de mayor tamaño o de negocios más complejos. Mientras se terminan de construir herramientas para el diseño de formularios e informes específicos, la adición de elementos más complejos requiere manejos de alto nivel en el código.

El ERP en el mercado local

Aunque nadie lleva la estadística de cuántos sistemas ERP han sido instalados en Colombia, la revista Dinero.com, en su edición 278 de Julio-Septiembre de 1999 estimaba que "el número puede ser superior a 100 y se incrementa cada día".

Si se considera que la inversión puede representar de US$2 millones en adelante (y en algunas grandes empresas ésta llega a los US$10 millones), el mercado de estas instalaciones en Colombia pudiera ser considerable (Aisemberg, 2013).

Desde el año 2010 hasta fines de 2012, EvaluandoERP una firma argentina dedicada al estudio de la demanda de ERP en América Latina, mantiene un observatorio de dicha demanda, contando con información de más de 1.200 empresas que ofrecen software de gestión empresarial en América Latina. Hasta mediados de 2013, EvaluandoERP ha contabilizado 974 proyectos de inversión en software empresarial, lo cual le ha permitido caracterizar un mercado latinoamericano que es controlado por el mercado de capitales y en el que se puede encontrar tan sólo un puñado de las compañías globales, de las que solamente una de ellas tiene origen latino americano (Totvs). Esas compañías cotizan en bolsa de manera que la información de sus estados contables es pública. Sin embargo, en América Latina, la mayoría de las firmas que proveen software ERP no dan a conocer sus estados contables.

Desde el momento que una empresa toma la decisión de invertir un software de gestión empresarial hasta el instante que firma el contrato con el proveedor pueden pasar entre 6 y 10 meses.  EvaluandoERP cuenta con los datos de 803 proyectos de evaluación y selección de software. Si bien este lapso de tiempo depende de varios factores, en términos generales, el período indicado es el que más se aproxima. Las empresas que originan esos proyectos, son consultados en dos instancias diferentes:

• Durante el proceso de evaluación y selección de software.

• A los 6 meses o más de haberse iniciado el proceso.

Como puede verse, no se trata de todo el mercado, ni tampoco de una muestra estadística, sin embargo, pudiera considerarse como una cantidad significativa de proyectos. El observatorio recoge datos de los siguientes países: Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela. Por el momento no se recogen datos de Brasil.

De acuerdo a un informe de la empresa Gartner 2012 dado a conocer por Evaluandoerp, 20.05.2013, las 6 primeras empresas productoras de software ERP reportan ingresos por valor de USD 13.536 millones en concepto de ventas de licencias y mantenimiento.

Tabla 9

Nivel de Ingresos de las principaes empresas fabriciantes de sistemas ERP

FUENTE: Evaluando ERP, 20.05.2013.

Según EvaluandoERP 2013, de los 803 casos mencionados, 380 (47,3%) tomaron una decisión de inversión, de los que no invirtieron, 182 (43%) se encuentran en proceso de evaluación, 135 (32%) con decisión postergada y el resto abandonó el proyecto por diferentes razones. La inversión realizada por las empresas relevadas fue de USD 108.364.690. Dicho de otra forma, la mayor parte de ese monto fue facturado por los proveedores.

Al realizar el análisis de los datos revelados, observamos que 45 (12%) de las empresas que tomaron la decisión de invertir no encontraron satisfacción con el software industrializado. En efecto, estas compañías decidieron realizar un desarrollo con recursos propios o contratar los servicios de terceros informando inversión de USD 2.963.000.

Una de las conclusiones que pueden obtenerse al analizar las decisiones de las 335 (88%) empresas que invirtieron en software de gestión empresarial industrializado es el grado de dispersión de la oferta. Fueron informados 107 proveedores distintos. Si se separan a los 10 proveedores (vendors) que más clientes nuevos realizaron en el período analizado (2010-2012), encontramos que su participación es del 43% mientras que el 57% restante lo configuran 97 empresas de software.

Una clasificación internacional que usan diferentes analistas, publicada por Evaluando.com en 2015, establece que los sistemas ERP pueden clasificarse en 4 niveles cada uno conocido como TIER. Dado que esta clasificación es incompleta pues no tiene en cuenta a jugadores muy fuertes del mercado de América Latina, EvaluandoERP ha agregado en la misma a las empresas de América Latina con clientes en al menos 5 países:

Tabla 10

Clasificacion de los sistemas ERP en TIERS

FUENTE: Evaluando ERP, 2015.

Con los datos obtenidos, la facturación por niveles se distribuye de la siguiente manera:

Nivel I (Tier I): 70,4%

Nivel II (Tier II) (a): 8,9%

Nivel II (Tier II) (b): 2,6%

Nivel III (Tier III): 0,5%

Sin Clasificar: 11,2%

Desarrollo: 2,7%

Confidenciales: 3,7%

El ranking de los 6 proveedores con mayor cantidad de clientes nuevos es el siguiente:

SAP

Microsoft

Calipso

Oracle

Softland

Epicor

Considerando los 4 niveles, la marca que más clientes nuevos tuvo en el período mencionado es SAP con el 12%, seguido por Microsoft con el 8%. Este resultado presenta cierta lógica pues, junto a Oracle, son las firmas que mayor cobertura geográfica tienen, en forma directa o a través de socios (partners). En el solo Nivel I, SAP hizo el 81% de los nuevos clientes, mientras que a Oracle le correspondió el 19% restante. Entre esos dos proveedores las ventas ascendieron a USD 76.253.500.

Tabla 11

Forma de distribución del nivel TIER II

FUENTE: Evaluando ERP, 2015

El líder del Nivel III es Finnegans, empresa que realizó la mayor cantidad de operaciones de clientes nuevos en el período 2010-2012. Al examinar los proyectos de los participantes del observatorio, solamente se detectan tres de los proveedores del Nivel III: Finnegans, Sage, Exact. El volumen de facturación de este grupo fue de USD 12.134.390.

La segmentación que realizan los analistas o las consultoras internacionales no se adapta al mercado latino americano. Por tal motivo, quedan por fuera de la clasificación anterior 95 proveedores que por diversas razones no están dentro de las categorías mencionadas.

Los usuarios del ERP en Colombia

La primera empresa colombiana que implementó un ERP fue la empresa Bavaria S.A que en 1996 adquirió el producto R/3 de la marca SAP. R / 3 significa Arquitectura de tres Niveles lo que se refiere al sistema de tiempo de ejecución (Runtime).

El presente informe es el resultado de unas entrevistas realizadas en la ciudad de Bogotá, los días 24,25 y 26 de Marzo de 2015, a las empresas SAP y DIGITALWARE, líderes del sector tecnologías especializadas en software corporativo tipo ERP, en Colombia, con el fin de conocer la manera como ellas conciben el deber ser de un software de gestión y las mejores prácticas para dimensionarlo e implementarlo.

• 1- Digitalware

Esta es una empresa nacional con presencia regional del sector de tecnología especializada en software, con más de 23 años en el mercado, líder en diseño e implantación de soluciones empresariales en las áreas de RRHH, Finanzas, Logística, Manufactura, Seguridad, Petróleos, Energía, Cajas de Compensación, Gobierno, Educación y Salud. Ganadora de varios premios, entre ellos el Premio Portafolio a la Innovación

• 2- SAP

Esa empresa tiene sede principal en la ciudad de Walldorf, Alemania y oficinas en más de 130 países, SAP SE es el líder mundial de software empresarial y servicios relacionados con el software.

• 3- Dimensión de la solución

Las variables o métricas utilizadas por estos proveedores para dimensionar la solución ofrecida a sus clientes son el número de unidades de negocios incluidas, los macro procesos o módulos soportados necesarios, las áreas funcionales involucradas, el volumen de registros generados y el número de usuarios nombrados que utilizarán la solución. La arquitectura de las soluciones ofrecidas por los proveedores entrevistados utiliza varios servidores multi-marcas, tales como IBM, HP, Dell entre otros, los cuales pueden ser de propiedad del cliente o tercerizados. La tercerización puede ser ofrecida por el proveedor o por un tercero. De acuerdo a la experiencia de los proveedores la tendencia del mercado nacional es a tercerizar la infraestructura a excepción de algunos sectores como el financiero y el de educación superior, que tienden a utilizar las soluciones "en las instalaciones" debido a los exigentes estándares para la administración de los datos, la reglamentación a que son sometidos y a la cultura del sector específico.

• 4- Red de datos