Sin datos no tenemos conocimientos

Indice1. Introducción. 2. Conocimiento Empresarial 3. Compartir Información 4. Internet 5. Intranet 6. Extranet 7. Diferencia entre el Internet, Intranet y Extranet 8. Balance entre la Tecnología y Empleados Capacitados 9. Conclusiones 10. Referencia Bibliográfica

1. Introducción

En el presente artículo se da a conocer la importancia que tiene la comunicación de nuestros conocimientos para mejorar el funcionamiento de la empresa. Se expone la que en algunos casos existen empresas con una cantidad muy grande de información almacenada, sin embargo no les sirve de nada si al momento de tomar decisiones no utilizamos el conocimiento que han adquirido de dicha información. Para poder exponer este punto, se comienza el articulo con una definición del "conocimiento", en dicha definición se explica que la relación entre datos e información son parte fundamental del conocimiento, si una de estas partes hiciera falta pues no seria posible tener una definición correcta. Luego se expresa la importancia de la comunicación del conocimiento, se observa como los medios para la transmisión de datos ha evolucionado, y como el uso de Internet ha venido a revolucionar nuestra forma de hacer negocios, ya que cada día se va viendo como muchas de las empresas (existentes en el mercado y nuevas) se integran al E-Business. Se mencionan tres términos muy importantes dentro del mundo del comercio electrónico, estos tres términos son: Internet, Intranet y Extranet. Seguidamente se expone cada uno de los términos, mencionando sus definiciones y respectivos beneficios. Se termina el artículo recalcando la importancia de la transmisión del conocimiento dentro de las organizaciones para mejorar la eficiencia y productividad de los negocios, y que por medio de las herramientas: Internet, Intranet y Extranet esto puede ser logrado. Asimismo se hace mención la importancia que se le debe de dar a la capacitación continua de empleados ya que ellos forman parte fundamental en el funcionamiento de la empresa.

La mayoría de las empresas desean tener mayores utilidades y el camino para obtener mayores utilidades esta dado por medio de una ventaja competitiva. ¿Cual es una forma de obtener una ventaja competitiva? Mi respuesta en este caso es "un uso adecuado de nuestros conocimientos de la información de la empresa". Todos tenemos conocimientos que hemos adquirido a través de los años, la clave esta en saber comunicar y compartir este conocimiento para que en conjunto la empresa pueda trabajar de forma homogénea.

2. Conocimiento Empresarial

Empezare por la definición del conocimiento, dentro de esta definición existen tres palabras claves: datos, información, y entendimiento. Sin datos no tenemos conocimientos, entre el conocimiento y los datos esta la información (datos en un contexto); por lo tanto, entender dicha información es conocimiento [1]. (Ver Figura 1)

Figura 1: Proceso en la obtención del conocimiento. [1] Para poder dar a conocer mi punto, lo explicare por medio de un ejemplo: Un cliente llega a nuestra empresa diciendo que el producto que le hemos vendido presenta una falla y por esta razón se encuentra muy enojado, el empleado que atiende la llamada reacciona a la información que ha recibido y toma acción al pedir disculpas por la inconveniencia y reemplaza el producto con falla por uno sin fallas. De esta experiencia tenemos el conocimiento que un cliente compro un producto que presentaba una falla, que para resolver dicho problema se el empleado pidió disculpas y reemplazo el producto que presentaba falla. Lo importante ahora es ver como el conocimiento adquirido nos puede servir para mejorar nuestro servicio [1]. Acabo de mencionar una pequeña transacción que se dio en esta empresa, existen miles de transacciones similares que se pueden dar, por lo tanto es importante encontrar un proceso de comunicación que nos ayude a compartir el nuevo conocimiento adquirido a todos los miembros de la empresa.

Asimismo es importante contar con un sistema de información adecuado que nos ayude a convertir los datos en información, de este modo, en el momento de buscarla podremos tener un mejor entendimiento de esta. Si aplicamos un sistema de información, como el mencionado anteriormente, al problema de devolución de productos por fallas, podríamos entonces tener la información relevante que nos ayude a tomar decisiones, por ejemplo, si por medio de los datos hemos obtenido que en el año hubo un 10% de devoluciones por fallas en los productos, seria mucho más fácil encontrar maneras para solucionar el problema y mejorar el servicio ofrecido.

Muchas veces dentro de nuestras organizaciones tenemos almacenadas una cantidad excesiva de datos, sin embargo, no hacemos uso de dicha información al momento de tomar decisiones, estas decisiones podrían formar parte de un camino hacia la ventaja competitiva si son utilizadas correctamente.

3. Compartir Información

A través de los años nosotros hemos obtenido conocimiento y hemos transmitido este conocimiento a los demás ya sea por medio escrito, hablado, etc. [2] A medida ha evolucionado el mundo hemos ido cambiando nuestros medios de comunicación y nos hemos visto favorecidos por ellos, quien iba a decir que en estos tiempos íbamos a contar con Internet como medio de comunicación, es mas yo creo que nunca nadie se imagino que a través de una computadora íbamos a ser capaz de comunicarnos con computadoras en todas partes del mundo. Es una herramienta que nos ha venido a facilitar la vida y de la cual muchos dependemos, y hasta hemos llegado a sentirnos desconectados del mundo cuando no tenemos acceso a Internet.

El Internet también ha cambiado nuestra forma de hacer negocios, cada día vemos como más empresas van integrándose al E-Business. El nombre de "e-Business" (negocio electrónico) viene de términos como "e-mail" (correo electrónico) y "e-commerce" (comercio electrónico), esta definido como la conducta de la empresa en el Internet, no solo comprando y vendiendo productos o servicios sino también haciendo nuevos contactos con proveedores y con clientes prospectos [2].

Negocios de todo tipo y tamaño y de todos los sectores están utilizando el Internet de diferentes maneras, ya sea Intranet, Extranet, o ambas. ¿Por qué los empresarios utilizan estas herramientas? Primordialmente porque ofrecen beneficios para las empresas, algunos de estos beneficios son [3]:

1. Obtención rápida de respuestas.
2. Disminuye y controla costos de la empresa.
3. Comunicación más fluida y rápida dentro y fuera de la empresa.
4. Aumento en la productividad.
5. Mejora el servicio a los clientes.
6. Potencialidad de nuevos clientes [3].

Es importante aclarar que los beneficios mencionados anteriormente son obtenidos no por la tecnología, la tecnología sirve como un facilitador para los empresarios. Los beneficios son obtenidos por la adecuada aplicación del conocimiento que las personas obtienen de los facilitadores; en este caso, Internet, Intranet y Extranet [3].

Internet, Intranet y Extranet, tres términos utilizados en el mundo de "e-business", y aunque muy parecidos en nombre, tienen diferentes significados dentro de una organización [3]. Para ampliar mas acerca en este tema explicare los tres términos en detalle.

4. Internet

Internet, comúnmente conocida como "La Red" o la "Red de Redes"; es un sistema de redes de computadoras por medio del cual una persona desde cualquier computadora puede accesar a información de otra computadora e inclusive tener una comunicación directa con otros usuarios en otras computadoras en otras partes del mundo [4]. Bajo este sistema miles y millones de personas son capaces de conectarse a sitios gubernamentales, académicos, comerciales y organizacionales [5]. (Ver Figura 2)

Cada una de las computadoras en todas partes del mundo conectadas a la red, son conocidas como "servidores". Para que todas estas computadoras puedan estar conectadas y funcionar adecuadamente, tienen que comunicarse por medio de un mismo idioma, a este "idioma" le llamamos protocolo de comunicación, TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol). Cualquier sistema conectado directamente a la red tiene un nombre de dominio y un IP, este último es una dirección numérica. Los nombres de los dominios típicamente están en forma: sistema.sitio.dominio; ejemplo: www.yahoo.com. Los tipos de dominios más comunes están presentado en la Tabla 1 [5]:

Tabla 1: Dominios mas comunes en Internet

Las empresas hoy en día, utilizan el dominio de ".com" para darse a conocer, ofrecer información y atraer a nuevos clientes o mantener a los que ya tienen. Algunos ejemplos podrían ser: www.dell.com, www.sony.com, www.hallmark.com etc. Existe una infinidad empresas que cuentan con su propio sitio de Internet. Para muchas empresas, el correo electrónico (e-mail) ha reemplazado prácticamente al servicio postal para breves mensajes por escrito. El correo electrónico es la aplicación de mayor uso en la red. También se pueden realizar conversaciones "en vivo" con otros usuarios en otras localidades usando el IRC (Internet Relay Chat). Más recientemente, el software y hardware para telefonía en Internet permite conversaciones de voz en línea [5]. Estas herramientas de colaboración cada vez son utilizadas más, ya que permiten una mejor comunicación, y principalmente crean una reducción de costos y por lo tanto incrementan los ingresos [6].

5. Intranet

El Intranet es una red privada dentro de una organización que utiliza tecnología muy similar a la de Internet la cual permite a sus usuarios buscar, utilizar y compartir documentos. Las empresas utilizan el Intranet para comunicarse son sus empleados. Incluso en muchas organizaciones de tamaño grande, el Intranet es utilizado como la vía primaria para que los empleados puedan obtener y compartir documentos, comunicar sus ideas, colaborar con sus compañeros de trabajo esencialmente: Compartir sus Conocimientos [7]. (Ver Figura 3) Por esta razón hoy en día el Intranet es considerado como un recurso indispensable. Debido a la gran cantidad de datos que genera una empresa, se necesitan métodos modernos de introducción y consulta de datos. Una Intranet puede resolver estos y otros problemas, por ejemplo [9]:

• Distribución de información para todos los empleados como ser: publicación de manuales, planes de acción, procedimientos a seguir material de formación, folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones etc.
• Rápido acceso a cualquier documento de la empresa, mejorando la productividad de la empresa.
• Actualización de datos es inmediata y automática.
• En forma rápida y eficiente comunica a todos los empleados.
• Organiza la distribución de la empresa, ya sea por departamentos o divisiones.

Al igual que el Internet, Intranet utiliza el protocolo de Internet TCP/IP para transferir datos [7]. Un empleado de la empresa, ubicado en cualquier parte del mundo puede estar conectado al Intranet, asimismo el Intranet hace link con el Internet, sin embargo, un Intranet no puede ser accesado por el publico en general [7]. Los Intranets están protegidos y restringidos para que los únicos que puedan tener acceso a ellos sean los empleados, estas herramientas de protección son llamados Firewalls [7].

6. Extranet

Es una red que tiene acceso limitado y que esta disponible únicamente a usuarios específicos, tales como clientes o proveedores [7]. Su nombre puede sonar raro al escucharlo pero en realidad muchas empresas lo están utilizando, es mas muchos de nosotros podremos haberlo utilizado sin darnos cuenta, un ejemplo muy claro de esto es la empresa FedEx. Digamos que yo voy a enviar un paquete a otro país, al momento de dejar el paquete en las oficinas de FedEx, ellos me proporcionan con un número de confirmación, si yo deseo conocer el estatus del paquete que he enviado entro a la pagina de FedEx, e ingresando mi numero de confirmación en la pagina, automáticamente me presentan un reporte en el cual puedo verificar el recorrido que ha hecho hasta ese momento el paquete que envié. Como pueden ver, el Extranet es un mecanismo que al igual que el Intranet utiliza tecnología de Internet para comunicarnos de manera privada y selectiva con nuestros clientes y proveedores.

Usted ahora se preguntara: ¿Cual es el propósito de utilizar el Extranet? Si los Extranet son utilizados correctamente, podrán ofrecer una forma segura para realizar transacciones entre las empresas lo cual puede ahorrar mucho tiempo y dinero. [10] Los Extranet tienen un acceso restringido, únicamente los usuarios que cuentan con la clave de acceso podrán conectarse a los sistemas internos de la empresa con la que en negociaciones. Algunos beneficios adicionales se presentan a continuación [10]:

• Transacciones seguras de actividades entre los sistemas internos de los negocios.
• Permite reducción en costos y ahorro de tiempo para la empresa.
• Facilita rápido acceso a información
• de socios (clientes y proveedores).
• Proporciona servicios de red y
• desarrollo organizacional.
• Integración de los sistemas.

Con el tiempo, las compañías se verán forzadas a usar Extranet con sus proveedores y clientes, ya que hoy en día, existen organizaciones que no hacen negociaciones con empresas que no tienen un servicio seguro de Extranet. Sin embargo, es muy importante aclarar que para que una empresa pueda aprovechar los beneficios que conlleva el uso de Extranet, es necesario que las empresas ya cuenten con un Intranet funcionando en su totalidad [10].

7. Diferencia entre el Internet, Intranet y Extranet

Después de haber dado una explicación individual de cada uno de los términos, se puede concluir que un diagrama en el cual claramente se puede ver la diferencia entre los tres tipo de comunicación:

1. El Internet esta disponible para el uso de todos. [10] (Ver Figura 3)
2. Las empresas tomaron la iniciativa de desarrollar sus propios sistemas de red internos Intranet, con la misma interfase del Internet, protegiéndose con los firewalls, únicamente los empleados tienen acceso a ellos. [10] (Ver Figura 3)
3. Finalmente, el Extranet fue creado, éste se encuentra en un punto intermedio; ya que existen firewalls, pero permiten el acceso únicamente a socios y a clientes selectos de la empresa. [10] (Ver Figura 3)

Figura 3:

Internet, Intranet y Extranet [11]

8. Balance entre la Tecnología y Empleados Capacitados

Para finalizar, quiero exponer un último punto. Es importante que nosotros nos demos cuenta que la tecnología forma únicamente una pequeña parte de la colaboración exitosa dentro de la organización. Para poder crear en nuestras empresas un ambiente de confianza y de colaboración, debemos de educar a nuestros empleados en varias áreas tales como [9]:

• Políticas internas y éticas de la empresa
• Adaptación al cambio
• Uso adecuado de la tecnología
• Trabajo en equipo
• Resolución de conflictos
• Seguridad en los empleados para que se sientan cómodos al momento de aportar sugerencias e ideas.
• Homogeneidad en el trabajo.
• Satisfacción en el ambiente de trabajo.

El verdadero éxito viene de nuestros empleados [5]. No debemos enfocarnos en invertir únicamente en tecnología de punta, debemos también de invertir en nuestros empleados y proveerles el ambiente y las herramientas para que puedan desempeñar su trabajo eficientemente [5]. La tecnología es un medio que facilita a los empleados mejorar la productividad y eficiencia dentro de la organización, por lo tanto para que una empresa sea exitosa debe de existir un balance entre la tecnología de punta y personal capacitado.

9. Conclusiones

Dentro de las organizaciones existe un nivel de conocimiento muy alto, conocimiento que debed de ser comunicado y transmitidos dentro de toda la organización. Las personas adquieren el conocimiento en todas las transacciones que se llevan a cabo dentro de una empresa, es la facultad de entender datos, que dentro de un contexto, tienen un significado importante para la empresa. Existen varias herramientas en el mundo de los negocios que facilitan la comunicación, dichas herramientas son: Internet, Intranet y Extranet.

Internet o "Red de Redes" como también se le conoce, permite comunicar a miles de personas en todas partes del mundo. El Intranet es un "Mini Internet" que utiliza la misma tecnología de Internet y permite comunicar únicamente a los empleados dentro de una organización, y el Extranet permite comunicar a las empresas con proveedores y clientes. Una de las claves para ser una empresa exitosa en el mundo de los negocios es contar con un balance entre la tecnología de punta y un personal capacitado dentro, ya que el éxito vienen de los empleados y la tecnología es una herramienta que facilita la productividad dentro de las empresas.

10. Referencias Bibliográficas

1. "Business Intelligence: With or Without the E" E-Solutions Integrator, Inc. Publicado en 2001http://www.dchase.com/papers/bi.pdf
2. "e-business" WhatIs.com, Publicado Julio 26, 2001 (Accesado Octubre 13, 2003) http://searchwebservices.techtarget.com/gDefinition/0,294236,sid26_gci212026,00.html
3. Kidd, Paul T. "E-Business Benefits" Cheshire Henbury, Publicado en Noviembre 2001 http://www.cheshirehenbury.com/ebusiness/ebbenefits.html (Accesado Octubre 12, 2003)
4. "Principales definiciones de los términos usados en Internet" Diseño Web, http://www.informaticamilenium.com.mx/paginas/espanol/sitioweb.htm (Accesado Octubre 12, 2003)
5. "What is Internet" Servicio de Información Tecnológica, Escuela Naval de Graduados, Publicado Junio 1, 2001 http://web.nps.navy.mil/~miller/Inet.html (Accesado Octubre 12, 2003)
6. Geisler, Jeffery R. Effective Colaboration Tools Provide Substantial ROI. InfoTech Database. Newsletter of the AICPA Information Technology Section. Vol 11 No. 3 (Mayo – Junio 2003)
7. "What is an Intranet" Intranet/Extranet, Darwin Executive Guides, Publicado Noviembre 8, 2002 http://www.darwinmag.com/ (Accesado Octubre 12, 2003)
8. "Allied Telecom Intranets" http://www.i95.net/illus-intranet.gif (Accesado Octubre 12, 2003)
9. Silva, V. Alex "Porque el Intranet en la empresa" Publicado Diciembre 19, 2002 http://www.monografias.com/ (Accesado Octubre 15, 2003)
10. What is an Extranet" Intranet/Extranet, Darwin Executive Guides, Publicado Junio 1, 2000 http://www.darwinmag.com/ (Accesado Octubre 12, 2003)
11. Adisson – Wesley www.addison-wesley.de/Service/ Dierker/Kapitel1-11.htm (Accesado Octubre 12, 2003)

Palabras Clave: Datos, Información, Conocimiento, Comunicación, E-Business, Internet, Intranet, Extranet, Tecnología de Punta, Empleados Capacitados

Autor:

Lic. Alexandra Atuan:

Estudiante de Maestría en Administración de Tiempo Completo Generación 2004 de EGADE del ITESM Campus Monterrey, Monterrey, NL. Mexico