Conceptos básicos y principales de registros y controles (página 2)
Enviado por Fredy Cardona Recinos
El papel, debe de ser de buena calidad, con un membrete normal no exagerado de tamaño, de dos pulgadas lo máximo. El papel bond de 60 gramos, para la misma ciudad o país. El papel para segundas hojas debe ser de menor grosor, de otro color (papel copia) del mismo tamaño que el de la primera hoja pero sin membrete.
Las diferentes clases de papel de oficio, de acuerdo con su calidad uso y tamaño: papel periódico, papel bond, papel alemán, papel inglés, papel español, papel copia, papel cebolla, papel carbón, papel esténcil, papel factura, papel tabular, papel aéreo.
Es la comunicación escrita entre personas que se encuentran en diversos lugares o bien podemos decir que es el medio de interrelación entre hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad, los cuales dan origen a diversos estilos o formas de redactar, así: comercial, diplomático, familiar y oficial.
Correspondencia oficial
Debido a que el sistema en que se desenvuelve el Administrador Educativo es el oficial, se estudiara el estilo de correspondencia utilizado en el mismo.
Se denomina correspondencia oficial la que trata de asuntos relacionados con el estado, ya sea dirigida del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del gobierno y entre funcionarios públicos.
Su redacción debe ser clara, concisa y como requisito indispensable, debe usarse en esta un membrete sencillo, conteniendo únicamente el nombre de la oficina o bien con la dirección donde esta ubicada.
En la correspondencia oficial no debe usarse abreviaturas. Entre las comunicaciones escritas de este género de correspondencia podemos considerar:
La nota oficial, la notificación, el oficio, el acuerdo, la providencia, el decreto, la resolución, el informe, el dictamen y la trascripción.
Para la aplicación de las normas es necesario, utilizar instrumentos de correspondencia oficial que deben de responder a determinadas características, entre otras:
No usar abreviaturas
El destinatario se escribe después de la firma del emisor del documento.
Anotar el número de registro y las referencias, de quien instruye como de quien elabora el instrumento. (11:4)
A) Para conseguir claridad
1. Ordene las ideas en forma lógica
2. Evite el exceso de aclaraciones
3. Suprima las notas entre paréntesis
B) Para lograr precisión
1. Expresen ideas y conceptos completos
2. Sea directo al tratar el tema
3. Evite las repeticiones
C) Para expresarse con prioridad
1. Utilice las palabras de acuerdo a su significado y función.
2. Escriba con perfecta ortografía
3. Utilice correctamente los signos de puntuación
4. Estructure correctamente los párrafos
D) Para dar concisión a la escritura
1. Evite palabras innecesarias
2. Elimine las frases de relleno y los términos vagos
3. No trate la misma idea en párrafos separados
4. Planee el texto antes de construirlo
5. No construya frases largas (12:34)
Estructura interna de un escrito
Principales instrumentos de correspondencia oficial
Oficio, Oficio circular, Acta, Conocimiento, Dictamen, Resolución, Notificación, Memorando, etc.
De acuerdo al asunto de que se trata y considerando la ubicación de las acciones, así será el instrumento a utilizar, basándose en el cuadro metodológico administrativo así:
Los requisitos o procedimientos para la toma de posesión son:
Presentar el nombramiento expedido por la autoridad nominadora correspondiente.
Que exista la partida específica con saldo disponible en el presupuesto.
Que se fraccione acta de rigor.
Entregar el nombramiento de la UDA, Sección de Recursos Humanos, dejar en dirección de Educación. Mineduc, adjuntando lo siguiente:
Primer ingreso
Original de nombramiento completo y dos fotocopias según sea el caso. Una fotocopia de la cedula de vecindad. Una fotocopia de la cedula docente. Una fotocopia del carné del IGSS.
Media, traslados, ascensos y permuta
Original y seis copias del aviso de entrega. Original de los nombramientos completos y dos fotocopias según se el caso. Una fotocopia de la cedula de vecindad. Una fotocopia del carné del IGSS. Una fotocopia de certificación de escalafón. Una fotocopia del codo del último cheque cobrado.
Administrativo, primer ingreso
Original de nombramiento completo y dos fotocopias. Una fotocopia del carné del IGSS. Una fotocopia de la cedula de vecindad. Certificación original de colegiado activo (si es profesional) certificación de Onsec.
Administrativo traslado o ascenso
Original y seis copias del aviso de entrega. Original de nombramiento completo y dos fotocopias. Una fotocopia del carné del IGSS. Una fotocopia de la cédula de vecindad. Certificación de la cédula de vecindad. Certificación original de colegiado activo, (si es profesional). Calificación de Onsec. Una fotocopia del codo del último cheque cobrado.
Instrumentos a utilizar como estrategia
Utilizaremos los indicadores para levantar un acta de toma de posesión, en un libro autorizado para el efecto, por la contraloría o por el Director Departamento de Educación, dicha acta debe de contener los siguientes elementos que lo conforman: lugar, fecha, y hora. Identificación de participación. Cuerpo del acta o sea las cláusulas o puntos tratados, cierre. Firma de los participantes.
Casos y procedimientos
Toma de posesión de catedrático en un instituto Experimental Oficial Básica. En esta institución el nombramiento lleva las firmas del Contador y el Director.
Toma de posesión de maestros de grado en una escuela oficial preprimario o primario. En esta institución el nombramiento lleva las firmas del director de la escuela y del supervisor educativo.
El acta de toma de posesión tanto del nivel preprimario, primario y medio van firmadas por el director de cada institución o sea del instituto Experimental Oficial y del Director de la Escuela Oficial nivel preprimario o primaria y formada por el supervisor educativo respectivo o por el capacitador técnico administrativo.
Resolución o aplicación
Las actividades que se desarrollan como parte de está función son las siguientes:
Para toma de posesión
Dar posesión a los directores de los centros educativos del nivel preprimario, primario y medio de la jurisdicción a cargo de CTA, Supervisión Educativo, o reubicado que hace funciones de CTA o Supervisor Educativo. Firmar y Sellar la Casilla correspondiente a los nombramientos de los docentes, cuando sea necesario instruir a los directores de los centros educativos a cargo del CTA o Supervisor Educativo para que consignen correctamente los datos que sean necesarios en los nombramientos y sobre todo respete las fechas establecidas para el efecto.
Orientar a los directores y/o docentes que han tomado posesión, para que se adjunten al nombramiento, las fotocopias de los documentos que sean necesarios y lo trasladen a la sección de Recursos Humanos de la Dirección Departamental de Educación, para los trámites correspondientes (Dirección de personal del Mineduc. Oficina de Servicio Civil y Contabilidad del Estado de Finanzas. (12:72-73)
Características de un sistema de control efectivo
Los controles deben ser sencillos, fáciles de comprender.
Los controles deben de adaptarse a la forma de organización.
Los controles han de registrar las desviaciones con prontitud.
Los controles deben ser apropiados para la actividad a controlar.
Los controles deben adaptarse a las situaciones cambiantes.
Los controles deben ser convenientes desde el punto de vista económico.
Los controles deben señalar el camino para aplicar una acción correctiva.(14:120)
Principios básicos del control
Con respecto a la función administrativa del control, han sido planteadas por algunas técnicas y prácticas de la administración, ciertas verdades, las cuales aún cuando no han sido comprobadas empíricamente, constituyen criterios que permiten la creación, implantación y desarrollo de un eficiente sistema de control.
Entres estas verdades o principios, tenemos los siguientes:
1. Introducción
Diversos autores han elaborado su propia clasificación del control, según el punto de vista particular de cada uno, lo cual ha dado origen a una amplia gama de tipos de controles, algunas veces complementarios.
A continuación comentaremos en forma somera las clasificaciones más comunes efectuadas sobre el control. Básicamente nos referiremos a los enfoques de clasificación basados en
a) Los factores sujetos al control, como son calidad, cantidad, costo y uso del tiempo.
b) Las áreas administrativas básicas en que se aplica al control.
c) La forma de operar del control.
d) En la oportunidad en que se ejerce el control.
2. Controles Claves en la Administración
a) Control de Cantidad
Consiste en la supervisión de la intensidad con que se ejecutan las tareas.
La intensidad es el grado de duración del esfuerzo realizado y el volumen es la cantidad física de un producto, resultante de un proceso.
b) Control de calidad
El control de calidad es de vital importancia en las empresas educativas, para poder subsistir en un mercado de libre competencia. Consiste en comprobar las características de los servicios, mediante la comparación con la norma o estándar fijado previamente, a fin de mantener una calidad satisfactoria, acorde con los objetivos del servicio, más que la mejor calidad posible.
El control de calidad puede efectuarse mediante la aplicación de uno o de ambos de los siguientes métodos:
I. La inspección
II. El control de calidad estadístico
III. El control de uso del tiempo
IV. El control de costos (14:125-127)
Control
Consiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar el avance y problemas de las actuaciones o actividades, para tomar medidas correctivas que sean necesarias-
Control administrativo (Administrative control)
ADM. Proceso que utilizan los directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos y las fuerzas de la organización, para propiciar que los objetivos que se han propuesto y las tareas que se han asignado, se ejecuten de acuerdo con los planes de la misma.
Control correctivo
Mecanismo diseñado par medir y evaluar el tiempo empleado para devolver a un individuo, departamento u organización, alguna situación predeterminada.
Planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
Aquí el control implica medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajustan a los planes. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones de los estándares y ayuda a corregirlas. En resumen, el control facilita el logro de los planes, los cuales no se logran por si solos. Estos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con meta específica, después se verifican las actividades para verificar si se ajustan a los planes.
Por lo general, las actividades de control se relacionan con la medición del logro. Algunos medios de control, como el presupuesto de gastos, los registros de inspección y los registros de las horas laborales perdidas, son generalmente conocidos. Cada uno mide y muestra si los planes funcionan bien. Si persisten las desviaciones se aplica la corrección. ¿Pero que se corrige? Las actividades, a través de las personas. Forzar los acontecimientos para que se ajusten a los planes significa identificar a las personas que tienen la responsabilidad de los resultados que difieren de la acción planeada y después dar los pasos necesarios para mejorar el desempeño. Así, los resultados se controlan al controlar lo que hacen las personas.
Los controles deben basarse en los planes claros, su propósito es evaluar actividades y comprender acciones para asegurar que se realizan los planes y las correcciones; ello da lugar a diseñar las metas y objetivos verificables de carácter cualitativo y cuantitativo.
El control es una arte de trabajar con más personas sobre las que se ejerce autoridad. William R. Van Dersal (1972:13) indica varios principios:
1. Que es importante que cada subordinado comprenda en forma clara lo que se espera de el.
2. Que los subordinados deben ser guiados en la ejecución de las tareas.
3. Que el coordinador siempre reconozca una buena labor.
4. Que hay necesidad de hacer una critica constructiva
5. Que hay que dar al individuo la oportunidad de demostrar que puede aceptar mayores responsabilidades mediante una capacitación.
En toda supervisión educativa, dirección educativa, se desarrollan tres etapas, que son: planeamiento, seguimiento y control.
El control es la tercera fase de la labor de la supervisión y actúa sobre la base de los resultados de los trabajos realizados, a fin de prevenir desviaciones, efectuar rectificaciones y aun alteraciones que adopten mejor acción de la escuela a las necesidades del educando y de la comunidad.
El control
Definición de Madlock. "Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Control de dirección:
Seguimiento estrecho y reforma de la actividad organizativa, utilización de recursos con objeto de asegurar la consecución de los estándares previstos y la ejecución de los planes establecidos.
Registro
Es el ordenamiento de información recopilada, donde estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una institución.
Registro record
Informe estadístico: recopilación de hechos relacionados, tratados como una unidad.
Información
Recopilación de información relativa a un área de actividad, en un sistema de procesos de datos.
Registro register
INF. Dispositivo capaz de almacenar datos.
SIS. Unidad o maquina para almacenar temporalmente información, mientras o hasta que sea usada.
Instrumentos de la correspondencia en la administración educativa
Nota oficial
Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar en un oficio. Su extensión, estilo y cortesía, varía de acuerdo con la importancia y el asunto de que se trate, así como de la jerarquía de los funcionarios públicos.
En la nota oficial se tratan asuntos de menor importancia o menos formales que en el oficio y sin mayor trascendencia.
Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferenciándose del llamado oficio en su formato y en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos y entre jefes de menor jerarquía.
Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse muy en cuenta la jerarquía de los funcionarios, así tenemos:
Entre funcionarios de mayor jerarquía es muy respetuosa.
De superior a inferior, tiene cierto don de mando.
De inferior a superior, debe ser más atenta y respetuosa.
Oficio
Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redacción debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referente a la estética, puntuación, redacción, etc.
Cuando en el oficio se tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos en párrafo distinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.
El oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es usado entre jefes de alta categoría y de subalternos a jefes. En su contenido se tratan asuntos de importancia, pudiendo dar origen a formar expediente.
Por medio del oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Generalmente se aplica para informar alguna disposición relacionada al servicio.
Este instrumento deberá contener destinatario. Los elementos que forman el oficio son:
Numero de oficio y referencia.
Lugar y fecha.
Destinatario.
Identificación del titulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio.
Vocativo.
Contenido o cuerpo del oficio.
Despedida.
Firma y cargo de quien envía.
Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.
El oficio es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas de menor rango o mayor rango o viceversa.
Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede utilizar el Director del plantel educativo, para dirigirse a los subalternos de la empresa educativa a su cargo, cuando se dirija a las autoridades del Ministerio de Educación, supervisores Educativos, Capacitadores técnico pedagógicos, Capacitadores técnico administrativos y viceversa.
Ejemplo de oficio:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIÓN
GUATEMALA C. A.
Oficio No. DDEG-25-2008.
Ref. FCR/Pivaral
Guatemala, 21 de mayo de 2008.
Lic. Mynor Estrada Bolaños
Coordinador del Sector Oriente
Departamento de Guatemala.
Distinguido Licenciado Estrada Bolaños
La presente tiene el objetivo de informarle que usted, ha sido designado para participar en la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, que se realizara en la Universidad de Salamanca, España, del 1 al 14 de septiembre del presente año, por lo que puede ingresar sus documentos a la Unidad de Relaciones Publicas de esta Dependencia Ministerial, lo mas pronto posible.
Es necesario que nos presente el tema a disertar en tan magno evento, por lo que también deberá proporcionarnos a mas tardar el 28 de septiembre, copia de los temas que usted escogerá, así como el material necesario para proporcionar a los participantes en el mismo.
Lo anterior con el fin de preparar con oportunidad, las carpetas para su conferencia y el viaje que la Unesco le concede.
Aprovecho de nuevo la oportunidad para felicitarle y ratificarle mis saludos y respeto.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Director Departamental de Educación
Cc. archivo
Estructura de una carta comercial
I. Encabezamiento
1. Membrete
2. Fecha
a) Tratamiento y título del destinatario
b) Nombres y apellidos del destinatario
3. Dirección
4. Asunto o referencia c) Señas
5. Línea de atención d) Lugar de destino
6. Saludo
II Cuerpo de la carta
7. Introducción
8. Ideas fundamentales o asuntos de la carta
9. Despedida
10. Ante firma
11. Firma a) Firma autógrafa
b) Reproducción de la firma
c) Cargo, posición u otros datos del firmante.
III. Otros elementos
12. Iniciales identificadores del que redacto, firmo o escribió la carta.
13. Visado
14. Anexos, inclusos, adjuntos.
15. Post-scriptum. (Post – data)
16. Nota Bene
17. Vale
18. Indicadores de copias
19. Continuación en la página siguiente, segunda, terceras, etc. Paginas. (5:11)
A continuación se presentan los diferentes estilos de cartas que se utilizan comúnmente en el medio oficial:
Carta estilo bloque extremo y puntuación Standard
Guatemala, 7 de agosto de 2008
Señora Directora
Colegio de Ciencias Comerciales
5ª. Avenida 2-24 zona 1
Apreciable Directora:
Es un gusto, dirigirme a usted con el propósito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante para el conocimiento y la globalización.
Importante es también agradecerles por la colaboración y el empeño puesto de manifiesto, para que las mismas se adapten al currículo y toda ayuda será bien recibida por este despacho.
Agradeciendo su desinteresado apoyo,
Lic. Fredy Cardona Recinos
Supervisor Departamental
Carta estilo semibloque y puntuación abierta
Guatemala, 7 de mayo de 2008
Señora Directora
Colegio de Ciencias Comerciales
5ª. Avenida 2-24 zona 1
Apreciable Directora:
Es un gusto, dirigirme a usted con el propósito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante para el conocimiento y la globalización.
Importante es también agradecerles por la colaboración y el empeño puesto de manifiesto, para que las mismas se adapten al currículo y toda ayuda será bien recibida por este despacho.
Agradeciendo su desinteresado apoyo
Lic. Fredy Cardona Recinos
Supervisor Departamental
Carta estilo bloque y puntuación completa
Guatemala, 7 de mayo de 2007.
Señora Directora,
Colegio de Ciencias Comerciales
5ª. Avenida 2-24 zona 1,
Apreciable Directora:
Es un gusto, dirigirme a usted con el propósito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante para el conocimiento y la globalización.
Importante es también agradecerles por la colaboración y el empeño puesto de manifiesto, para que las mismas se adapten al currículo y toda ayuda será bien recibida por este despacho.
Agradeciendo su desinteresado apoyo,
Lic. Fredy Cardona Recinos
Supervisor Departamental
Carta estilo colgante y puntuación completa
Guatemala, 7 de febrero de 2007.
Señora Directora,
Colegio de Ciencias Comerciales
5ª. Avenida 2-24 zona 1,
Apreciable Directora:
Es un gusto, dirigirme a usted con el propósito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante para el conocimiento y la globalización.
Importante es también agradecerles por la colaboración y el empeño puesto de manifiesto, para que las mismas se adapten al currículo; toda ayuda será bien recibida por este despacho.
Agradeciendo su desinteresado apoyo,
Lic. Fredy Cardona Recinos
Supervisor Departamental. (5:14)
Los instrumentos por medio de los cuales se puede dar respuesta a los oficios son:
Una providencia administrativa Una providencia resolutiva
Un informe Un informe formal
Un informe mensual Una resolución Administrativa
Una resolución O un acta.
Providencia
Una providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen dos clases de providencia.
Providencia resolutiva
En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita,
Ejemplo
MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL COORDINACIÓN SECTOR NORTE
—DINACIÓN SECTOR NORTE, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, GUATEMALA, VEINTITRÉS DE MAYO DE DOS MIL OCHO.———————————————————————————————————————————
ASUNTO: MILDRED ESPERANZA GARCÍA PÉREZ, Director de la Escuela Nacional Urbana Mixta de la Colonia Santa Faz, Municipio de Chinautla, Departamento de Guatemala, solicita: Incremento en cuota para aporte de limpieza y seguridad, para el establecimiento en mención para el año dos mil nueve, por la cantidad de Q. 3.00 por cada alumno que se inscriba en el establecimiento, ante la comisión de finanzas de esta escuela, adjunto doce folios como constancia de ingresos y gastos realizados durante el semestre de enero a junio dos mil siete.
PROVIDENCIA No. 240- 5, 2008.
Analizada la solicitud, y sobre la base del acuerdo ministerial No. 185 artículos Nos. 12, 13, y 16: se autoriza el incremento a la cuota extraordinaria por un monto de Q.3.00 (tres quetzales exactos) destinada para la seguridad y limpieza del establecimiento para el ciclo escolar dos mil nueve, quedando bajo el control de la comisión de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea para comunicarlo a los padres de familia, previo al cierre del ciclo escolar dos mil ocho.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Coordinador Sector Norte Guatemala
Cc. Archivo
Providencia administrativa
Es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trámite que debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal.
La providencia se escribe con los siguientes objetivos:
Solicitar antecedentes
Ratificar
Escuchar a otra persona
Solicitar pruebas
Enviar a archivo.
Los elementos que conforman la providencia son:
Nombre de la oficina Administrativa
Fecha (escrita en letras),
Asuntos objetivos
Número de la providencia,
Objetivo de la misma
Firma del funcionario que la envía.
Aplicación
Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida. Es necesario que en la providencia se mencione de cuantas hojas útiles consta el expediente, la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota con mayúsculas. A continuación se presenta un ejemplo de la providencia administrativa:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL, GUATEMALA
COORDINACIÓN TÉCNICO ADMINISTRATIVA
SECTOR NORTE
—-VISIÓN EDUCATIVA No. 128-05. GUATEMALA, VEINTITRÉS DE MAYO DE DOS MIL OCHO ————————————————————————————————————————————————————————
ASUNTO: ELIA CARMINA SOTO VILLASOL, de 30 años de edad, guatemalteca, vecina del municipio de Chinautla, Profesora de enseñanza Media y Catedrática del Instituto Rubén Darío del municipio de Chinautla, jornada matutina; solicita autorización para creación y funcionamiento de la academia de computo "Tecnología y diseño" en jornadas, matutina, vespertina y nocturna, con sede en la 126 calle final Jocotales.
PROVIDENCIA No. 128-2008 18-2401.
Atentamente pase el presente expediente a la sección de control Académico de la Unidad de Desarrollo de la Dirección Departamental de Educación del Departamento de Guatemala, para que se sirva emitir el dictamen correspondiente, adjunto 25 folios.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Supervisor Educativo
Cc. Archivo
Informe
Es la comunicación escrita que da a conocer el resultado de una revisión, investigación o estudio de un asunto. Este puede ser:
De estudio o de una consulta solicitada,
Informe Memorando,
Informe formulario,
Carta Informe, o
Informe formal.
Informe memorándum o memorando
La palabra memorando o memorando, procede directamente del latín Memorándum, Que quiere decir cosa que debe tenerse en la memoria.
La significación que se da a dicha palabra, debido a estar relacionada con las cosas que se debe recordar, es la de libreto o agenda donde se apuntan las cosas que uno tiene que acordarse.
Sus características son: en la parte central superior de la hoja, lleva escrita en mayúsculas, la palabra "Memorándum, o memorando" y a la izquierda se anota con la palabra "para", (debiendo anotar acá el destinatario. Continuando debajo de esta con la palabra "de" (el nombre del funcionario u oficina de donde emana el Memorándum), seguidamente se coloca la palabra "asunto" (anotar en forma breve el motivo del mismo) y "fecha", (en la cual se escribe dicho Memorándum).
Se utiliza dentro de la misma dependencia, de jefes a subalternos y de subalternos a jefes. En la correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe el número correspondiente con las iniciales de la autoridad y fecha en la esquina superior derecha.
Su redacción se caracteriza, además de ser breve, por estar desprovista de frases de cortesía o rebuscadas. No lleva saludo, despedida, ni firma. Únicamente se anotan las iniciales de quien lo envía, manuscritas, ya sea después de su nombre, en el encabezamiento o en el punto final. Este documento por referirse a asuntos generalmente de poca importancia. No requiere necesariamente contestación.
Es un documento que representa una cierta economía de papel y tiempo, dadas las dimensiones de 21 a 22 centímetros de base por 14 a 15 centímetros de altura, algo así como la mitad de una hoja de papel tamaño carta, por lo que se le denomina también "media carta".
Ejemplo
Memorandum
No. TESO 120-2008
PARA: Personal del Departamento de Tesorería.
DE: Fredy Cardona Recinos
Tesorero
ASUNTO: Periodo autorizado para almuerzo.
FECHA: Guatemala, 3 de septiembre de 2008.
Por instrucciones de la Decanatura de esta Facultad, a partir de la presente fecha, todo el personal deberá observar que el periodo de almuerzo autorizado en la Universidad de San Carlos de Guatemala es de 45 minutos, según lo establece el Estatuto de relaciones Laborales entre la Universidad y sus trabajadores. Por lo que esta jefatura aplicará las sanciones que correspondan para tal efecto.
Cc. Archivo
Correlativo
Informe formulario
Se utiliza cuando debe darse la misma información, cada cierto tiempo.
Ejemplo
Informe mensual de actividades realizadas
Mes: mayo año: 2008 Fecha del informe: mayo 8/2008
Nombre: Juan Pérez Galicia. Proyecto: presupuesto 2009
Cargo: Tesorero sede: Facultad de Ciencias Económicas
Departamento: Guatemala Región: Central
(F)________________________ Vo. Bo.______________________________
Informante Lic. Juan Pérez Galicia
Carta informe
Se utiliza cuando se remite a dependencias u oficinas fuera del establecimiento.
Informe formal
Se utiliza cuando se trata de asuntos de importancia que se someten a la consideración de superiores, ejemplo:
Informe formal
A: JUNTA DIRECTIVA
FACULTAD DE HUMANIDADES
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
DE: Romeo Armando González Recinos
TESORERO
FECHA: 7 de mayo de 2008
PROYECTO: PRESUPUESTO 2009
ACTIVIDAD: La elaboración del proyecto de presupuesto para el año 2009, contempla recabar la información necesaria de las diferentes escuelas y departamentos, los cuales a la fecha se han completado en un 75 por ciento del total de información y el tiempo consumido para la presentación es de un 25 por ciento del total disponible, lo cual significa que se realizara en forma oportuna.
ESTADO DEL PROYECTO: En la situación actual el proyecto va en un avance del 40 por ciento, por lo tanto de acuerdo al tiempo disponible el mismo se estará entregando en la semana comprendida entre el 21 y 25 de mayo como esta previsto. Para la presentación se revisara y analizara en forma conjunta con cada dirección y departamento para que todas las unidades estén conformes con el contenido del mismo.
ACCIONES: Para alcanzar los objetivos de presentación, se prevé revisar cada cambio en el proyecto conjuntamente con las autoridades para evitar confusiones y malos entendidos por lo que la semana anterior a la presentación se le proporcionara una copia del mismo para su análisis y aprobación final.
PRÓXIMO INFORME DE
LOGRO A SER ENTREGADO: 18 de octubre. 2008.
Acta
Reseña histórica que deja constancia de hecho ocurrido, que se consideran importantes, para que formen parte de la memoria de una institución. A esa acción se le nombra como redactar o hacer el acta.
Partes de un Acta
A) Introducción
B) Cláusula o cuerpo del acta y
C) Cierre o finalización
La introducción consta de: número de acta, nombre de la ciudad, día, mes, año y hora, lugar asede de la reunión o sesión, título, nombre y puesto de las personas que participan, motivo de la reunión. La introducción puede principiar con o sin sangría.
Acta No. 12 – 2002.
En la ciudad de Guatemala, el once de junio de dos mil dos a las ocho horas con treinta minutos se reunieron en la Dirección del Instituto Oficial de Mercadotecnia y Publicidad – IOMP – Zona 1 de esta ciudad el Infrascrito Supervisor Educativo, Licenciado Dennos Julio García Ibarguren, el Licenciado Julio Jarquín Díaz y la Profesora de Enseñanza Media Libia Gálvez Méndez secretaria de la Dirección; y la Señorita Lissette Barrios Molina, para tomar posición del cargo de Catedrática de Ingles en 4to Bachillerato del instituto Oficial de mercadotécnica y Publicidad.
Las cláusulas
Deben de ir enumeradas con letras y en mayúsculas. Es preferible enumerarlas hacia el margen izquierdo del papel para mayor uniformidad. La redacción de las cláusulas del acta se escribe así.
PRIMERO: El señor Director del Instituto procedió a dar la bienvenida a la señorita Barrios Molina. SEGUNDO: El señor Supervisor Educativo dio lectura al Acuerdo de Nombramiento que especifica nombrar a la señorita Lisset Barrios Molina como catedrática del Instituto Oficial de Mercadotecnia y Publicidad, a partir de agosto de dos mil dos, con treinta períodos a la semana, con un emolumento de 03,200.00 sueldo base en clase "A", según partida presupuestaria No. 0200737251.TERCERO: seguidamente el Licenciado Julio Jarquín Díaz, Director Oficial de Mercadotecnia y publicidad dio lectura a las atribuciones inherentes al mencionado cago de catedrática .CUARTO: la señorita Lissete Barrios Molina agradeció la confianza depositada en su persona y prometió cumplir con todas sus obligaciones como catedrática del Instituto Oficial de Mercadotecnia y Publicidad.
Cierre
El cierre del acta deberá escribirse así:
Se da por terminada la presente sesión, en el mismo lugar y fecha arriba mencionados, a las nueve horas con diez minutos. Leída y ratificada, damos fe los que intervenimos.
Después del cierre, se escriben los nombres de las personas que intervinieron para que cada quien sepa en dónde debe de colocarse su firma.
Si una persona o varias no están de acuerdo con algunas cláusulas o con todas, puede negarse a firmar el acta. Sin embargo, algunas veces estas personas se ven forzadas a firmar, aun cuando estén de acuerdo. Para no adquirir responsabilidades, la persona que no está de acuerdo con el acta o con alguna cláusula puede levantar a otro sí.
Otrosí
Viene del latín alterum otro; sic, que significa además de esto. El otrosí se escribe unido con inicial mayúscula. Se coloca ante las firmas; de lo contrario, la persona lo escribe y seguidamente coloca su firma. Ejemplo:
Otrosí. Hago constar que firmo la presente acta, pero no estoy de acuerdo con todo lo que en ella se dice.
Firma ________________________
El otrosí puede usarse también cuando se ha omitido involuntariamente una cláusula y la persona no seda cuenta se da cuenta hasta que los que intervinieron ya han puesto su firma. En conclusión, el otro si se usa para agregar algo que no está escrito dentro del cuerpo del acta.
Testado y entrelineados
Las actas se hacen en libros en o en hojas numeradas, las cuales son autorizadas por la contraloría de cuentas de la Nación, en estos libros u hojas no se pueden hacer borrones cuando se cometen equivocaciones. . ¿Qué se hace cuando la persona encargada de elaborar las actas se equivoca u omite alguna palabra, incluso párrafos o líneas?
Lo primero que tiene que hacer es tachar con guiones el error, luego entrelinear la o la s palabras correctas entre diagonales. Para que el entrelineado sea válido, se tiene que testar al final del acta, después del cierre y antes de las firmas.
Algunas veces cuando el acta ya está elaborada y las personas han firmado, alguien se percata de un error. En estos casos, se puede entrelinear y testar después de las firmas; pero para que tenga la validez que se requiere, se hace necesario solicitar otra firma de las personas que intervinieron en el acta. Si por descuido se ha omitido una cláusula compleja; está puede describirse después del cierre y se hace uso del otrosí.
Cuando un acta tiene muchos errores y muchas correcciones; está puede anularse por medio de otra acta. Luego elaborar la que anulo, pero ya sin errores. Nunca deberá hacerse borrones con borradores corrientes ni con correctores especiales.
En las transcripciones o certificaciones de actas, los entrelineados y testados ya no deben de aparecer. Por lo tanto, la trascripción de la misma se hace sin errores; sin embargo, el otro si debe de escribirse, asimismo el nombre de las personas que firmaron el acta.
Requisitos para elaborar un acta
Debe de enumerarse y escribirse en español, con letra legible, scrip o de molde. Todos los números deben de ir en letras. En caso de discrepancia, se tomará lo escrito en letras su redacción debe de ser clara, concisa y precisa. Por lo tanto, debe hacerse uso correcto de las reglas gramaticales.
Las cláusulas o puntos tratados deben de hacerse al margen izquierdo, con letras mayúsculas de preferencia para realzarlo. Los entrelineados deben salvarse y testarlos después del cierre del acta.
Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo, decreto, resolución o disposición; es conveniente copiar literalmente la parte conducente o todo el documento; esto entre comillas.
Las resoluciones que se tomen en una sesión, deberán de enseñarse y señalarse e indicar si todos los participantes estuvieron de acuerdo, o sí hubo alguno que no aprobó la moción o la resolución.
La persona que participe como representante de otra, deberá una carta o poder legal que lo acredite para ello. Los libros de acta deben estar autorizados por la contraloría de cuentas de la nación y estos deben estar foliados o numerados correlativamente.
Los nombres de los participantes en una sesión, deben de escribirse después del cierre del acta, para identificar cada una de las firmas, ya que muchas de estas son ilegibles. Los espacios en blanco deben llenarse con guiones para no permitir interrelaciones.
Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que contiene la descripción de actos o hechos, que ocurren en un momento determinado.
Elementos que conforman el acta:
Lugar, fecha y hora,
Identificación de participación,
Cuerpo del acta o cláusulas o puntos tratados,
Cierre, y
Firma de los participantes.
Ejemplo
Acta No. 22-2006.
En la Ciudad de Guastatoya, Departamento de El Progreso, el día 21 de agosto de dos mil seis, a las quince horas en punto, reunidos en la sede de la Dirección Departamental de Educación, ubicada en el Barrio El Golfo de esta cabecera departamental, el infrascrito Director Departamental de Educación Lic. Fredy Cardona Recinos, el Capacitador Técnico Administrativo Lic. Nelson Marroquín y la PEM. Ana Maria Morales Prado, con el objeto de renovar el quinquenio escolar 2006-2010 de funcionamiento del Instituto Por Cooperativa, Carlos Prado de Santa Rita, Guastatoya充充充充充充兮
PRIMERO: Se tiene a la vista la Resolución de Educación Departamental No. Doce (12) de fecha veintiuno (21) de septiembre del año dos mil, donde se autoriza al instituto por Cooperativa Carlos Prado, para impartir la carrera de Bachillerato en el nivel medio educativo, bajo la dirección técnica de la PEM. Ana Maria Morales Prado.
SEGUNDO: La Dirección del Instituto por Cooperativa presento a los Licenciados Orellana y Marroquín , Director Departamental y Capacitador Técnico Administrativo, el expediente de renovación quinquenal de funcionamiento, para su estudio y aprobación correspondiente, comprobándose que cumple con los requisitos que para el efecto establecen los artículos 23 y 24 del decreto legislativo 12-91 y el articulo 78 del acuerdo gubernativo M. de E. 13-78 Reglamento de la Ley de Educación Nacional; El virtud de lo anterior estas Autoridades Ministeriales, dan validez a todas las acciones educativas que realice el Instituto por Cooperativa Carlos Prado, durante el quinquenio 2006-2010, se ordena a la Directora del establecimiento, transcribir la presente, en original y cinco copias y proceder a enviarlas a estas oficinas. Sin más que hacer constar, se da por terminada al presente, en el mismo lugar y fecha de su inicio, a las dieciséis horas en punto. Leída y ratificada, firmamos los que intervenimos.
Conocimiento
Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o entregado alguna cosa.
Elementos que conforman el conocimiento:
Lugar y fecha,
Nombre de quien recibe,
Descripción de lo recibido y
Nombre y firma del receptor.
Aplicación del conocimiento
Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.
Ejemplo
C o n o c i m i e n t o
CONOCIMIENTO No. 01-2008
Con fecha, trece de septiembre del año dos mil ocho, se hace entrega al Licenciado Julio Esteban Quiñónez, Jefe del Departamento de Procesamiento de Datos, el equipo de cómputo con ficha de ingreso No. 15-2008, que se detalla a continuación:
10 Teclados marca DELL, serie 1545685MSL
10 CPU marca DELL, serie 1545685MSL
10 Mouse marca DELL, serie 1545685MSL
05 Impresoras de tinta marca EPSON
____________________________ __________________________
Lic. Julio Esteban Quiñónez Lic. Fredy Cardona Recinos
Persona que Recibe Persona que Entrega
c.c. archivo
La circular
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a sus subordinados.
Elementos que conforman la circular
Numero de orden,
Fecha,
Destinatarios,
Asunto o contenido y
Firma.
La circular se utiliza específicamente para brindar información colectiva acerca de un determinado tema o asunto.
Ejemplo
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
CIRCULAR No. 18-2008/TS
Señores
Personal de Tesorería
Facultad de Humanidades
Universidad de San Carlos de Guatemala
Señores:
De manera atenta me dirijo a usted, para informales que los días viernes 12 y lunes 15, la Universidad de San Carlos de Guatemala permanecerá cerrada, por estarse celebrando un aniversario más de nuestra patria Guatemala.
Al agradecer la atención y deseándoles un feliz descanso.
Atentamente,
Lic. Fredy Cardona Recinos
TESORERO
Dictamen
Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales aplicables al caso y precedentes, así como, la opinión razonada del signatario, en la cual puede basarse el superior para dictaminar (decidir). Por lo general es emitido por asesores de las oficinas gubernativas a quienes se les ha pedido opinión sobre el asunto.
Elementos que conforman el dictamen:
Identificación de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata,
Descripción de los pasos seguidos para la investigación,
Considerandos o motivos que lo originaron,
El por tanto, que contiene los elementos que lo fundamentan, y
La decisión sobre el asunto.
Ejemplo
(Ver página siguiente)
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN
EL PROGRESO.
–NIDAD DE DESARROLLO EDUCATIVO, DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN. Guatemala, veinte de septiembre de dos mil seis——————————
ASUNTO
MARIA ALEJANDRA LÓPEZ REYES, de 28 años de edad, guatemalteca, vecina de Guastatoya el progreso, Licenciada en Pedagogía y Administración Educativa, solicita la autorización de creación y funcionamiento de la Academia de Computación en los diferentes programas "HACIA UNA NUEVA GENERACIÓN", en jornadas matutina, y vespertina, con ubicación en 12 calle 5-85 barrio El Golfo de Guastatoya.
DICTAMEN No. 1285-2006
La unidad de desarrollo educativo de la Dirección departamental de educación de Guastatoya, El Progreso, a petición de la interesada, estudio el expediente de solicitud de creación y funcionamiento de la Academia de computación en los diferentes programas "HACIA UNA NUEVA GENERACION", en jornadas matutina y vespertina con ubicación en 12 calle 5-85 Barrio El Golfo de Guastatoya y después del análisis y verificación de la documentación y visita ocular, se comprobó que:
1. El expediente ingresó a esta unidad por medio de la providencia MINEPRO 18-06. De la supervisión educativa 12-15-06 con sede en Guastatoya, El Progreso y cuenta con la documentación requerida en el articulo 5º. De la resolución 029-2001 de DDEG.
2. La PEM. Dora Lemus Escobedo, propuesta como Directora, es guatemalteca, con residencia en Santa Rita Guastatoya, el progreso, persona de reconocida honorabilidad, según carencia de antecedentes penales y policíacos adjuntos al expediente.
3. El edificio donde funcionara la academia, reúne las condiciones higiénicas, sanitarias y pedagógicas, para acondicionar a los estudiantes que recibirán los cursos.
4. Los instructores, estudiantes de Ingeniería en sistemas, propuestos, reúnen las condiciones de enseñanza, para atender las necesidades de superación profesional del estudiantado.
5. Los horarios y jornadas, se adecuan a los intereses de la población estudiantil.
Con fundamento en lo anteriormente expuesto y en lo que para el efecto señalan los artículos No. 73 de la constitución Política de la Republica de Guatemala, Nos. 23, 24, 37, 66 y 75 del Decreto legislativo No. 12-91 Ley de educación Nacional y resolución No. 029-2001 de la Dirección Departamental de Educación, se autoriza la creación y funcionamiento de la academia de computación en los diferentes programas "HACIA UNA NUEVA GENERACION" en jornadas matutina y vespertina, bajo la dirección técnica de la PEM Dora Lemus Escobedo. Se le autoriza como cuota de inscripción Q. 150.00 y cuota mensual Q. 120.00.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Coordinador UDE
Cc. archivo
Resolución
Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todos los datos, de haberse formado juicio al respecto y de haber analizado el fondo del mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos aun pueden interponerse recursos.
Se redacta en forma clara, precisa y sin ambigüedades; deberá comprender también la notificación a las partes y la obligación de reponer el papel, cuando así procediere. Es el documento que contiene la decisión de la autoridad competente.
Se utiliza para dar respuesta final a un asunto planteado, ya sea favorable o desfavorable al peticionario.
La resolución comprende:
Los considerandos (indican los motivos que han obligado a tomar la decisión).
El por tanto (expresa las leyes en que se basa la resolución).
La determinación. (resuelve). Al anotar la resolución deberán numerarse los puntos que contiene.
La resolución cobre vida a través de una solicitud planteada en un oficio a favor de un centro educativo, por múltiples causas, ejemplo: autorización de un establecimiento educativo, cambio de director técnico, cambio de propietario, cambio de dirección o de ubicación, cambio de nombre del establecimiento, actualización de cuotas a cobrar hasta el mes de octubre, etc.
Ejemplo
(Ver siguiente página)
RESOLUCIÓN No. MINEPRO 250-2006
LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE EL PROGRESO, DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO
CONSIDERANDO:
Que el expediente presentado por la señora Maria Alejandra Pineda Oliva, donde solicita que a su hija MARIA VICTORIA SALAS PINEDA, se le conceda equivalencia de estudios correspondientes al primer grado de educación básica con orientación comercial, por el primer grado de educación básica o cultura general, al haber analizado dicha solicitud, establece que si es pertinente.
POR TANTO:
Con base en las facultades que el confiere el Acuerdo Gubernativo No. 165-96 de fecha 21 de mayo de 1996.
RESUELVE:
1. Autorizar las equivalencias a la alumna MARIA VICTORIA SALAS PINEDA, de la forma siguiente:
Primer grado de educación Primer grado de educación
Básica con orientación Básica o cultura general.
Comercial.
1. Idioma Español por 1. Idioma español
2. Matemática I por 2. Matemática I
3. Estudios sociales por 3. Estudios sociales
4. Ciencias Naturales por 4. Ciencias Naturales
5. Ingles I por 5. Ingles I
6. Educación par el Hogar I por 6. Artes Industriales
Artes Industriales I o Educación para el Hogar
7. Educación física I por 7. Educación física I
8. Educación estética por 8. Educación Estética I
a) formación Musical I a) formación Musical
b) Artes Plásticas b) Artes Plásticas
2. Pase a formar parte del expediente de estudios de la estudiante Salas Pineda, para trámite administrativo educativo, a partir de la fecha.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Director departamental de Educación
El Progreso
Memorial
Se conoce con el nombre de memorial, mas comúnmente como solicitud o representación de un escrito solicitado por los particulares a los funcionarios públicos con el fin de declarar hechos que la ley exige o bien para solicitar algo en ejerció del derecho de petición.
Este documento carece de saludo o vocativo, se compone se un párrafo inicial en el que el remitente expresa su nombre, domicilio y demás características personales. Seguidamente se exponen en uno o mas párrafos, el contenido de la declaración o petición. La frase de cierre consiste en una expresión como justicia "que espero me sea concedida" o simplemente es justicia o atentamente.
Las respuestas o contestaciones correspondientes a los memoriales, dirigidas por las oficinas públicas a los particulares, toman la forma de oficio.
Ejemplo
Memorial
Pedro Orellana Girón, residente en la 5ª. Avenida 7-33 zona 7 de Residenciales Los Álamos, San Miguel Petapa, guatemalteco con cedula de Vecindad D-4 registro 22,114 de Profesión Técnico en Administración Educativa –TAE- Titulo No. 23,412:
Expone
Que por tener que salir del país para realizar estudios de maestría en la ciudad de Houston Texas Estados Unidos de Norte América, a partir del mes de octubre del presente, por lo que:
Solicito:
Ante la Supervisión Educativa 01-11-28 a cargo de la Licenciada Patricia Rubio Pérez, del Área Sur del departamento de Guatemala, el visto bueno en la documentación que adjunto de mi hija, Maria de Los Ángeles Orellana Sánchez, del tercer ciclo básico, consistente en tarjeta de calificaciones mensuales, certificados del 1er. 2do. Y 3er grado básico o cultura general, fotocopia de cuadros MED B de los tres grados y diploma del ciclo básico.
Espero que me sea concedida, la presente.
F)._____________________________________
Ejemplo de solicitud
Señora Ministra de educación
Licenciada Maria del Carmen Aceña
Guatemala, Guatemala
Señora Ministra:
Fredy Cardona Recinos, maestro del sexto grado de primaria en la Escuela Nacional Urbana Mixta, C-595, casado, guatemalteco, de treinta y nueve años de edad, con cedula de vecindad numero de orden A guión uno y de registro dieciséis mil trescientos veintidós (A-1 16322) extendida por la municipalidad de Guatemala, con domicilio en Colonia Santa Rita, Km. 22 carretera a El Salvador y dirección para recibir notificaciones la mencionada anteriormente, ante USTED—————————
————————————————–EXPONE————————————————
Que debido a problemas de salud deberá ausentarse de sus labores diarias por un periodo de dos meses, POR LO TANTO———————————————————-
————————————————–SOLICITA———————————————
A LA SEÑORA Ministra sirva concederle una licencia por este lapso de tiempo con goce de sueldo y para el efecto acompaña certificado medico del IESS, informe de Acta al patrono, aviso de suspensión de trabajo, extendido por el Doctor José Calderón, en el que consta que se encuentra padeciendo hepatitis, agradezco a la señora Ministra la atención a la presente y se suscribe su atento servidor.
Fredy Cardona Recinos
Cédula A-1 16,322
Acuerdo
Se emiten por el gobierno de la republica o bien por medio de los ministros de estado. Es una disposición o ley que beneficia a una o varias personas.
En comparación con el decreto se le considera una ley de menor jerarquía. La finalidad del acuerdo es reglamentar algún acto de la administración pública, para el bien o mejoramiento de dichas actividades a favor del pueblo.
Cuando un acuerdo es emitido por el gobierno de la republica se llama acuerdo gubernativo y cuando lo emite alguno de los ministerios se llama acuerdo ministerial. Los acuerdos gubernativos van firmados por el presidente de la republica y por el ministro, cuyo despacho sea afectado con el acuerdo.
Los acuerdos ministeriales los firma el ministro y viceministro del ramo.
Un acuerdo ya sea gubernativo, ministerial o institucional contiene:
Quien lo emite,
Fecha de emisión,
La palabra acuerda,
El objetivo del mismo, y
Lo acordado.
Ejemplo
(Ver siguiente página)
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
ACUERDO MINISTERIAL No. 352-2006
Guatemala, 16 de junio de 2006-09-27
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con la Constitución Política de la Republica de Guatemala, es obligación del Estado promover la superación económica, social y cultural del magisterio.
CONSIDERANDO:
Que el Magisterio Nacional presta a la nación invaluables servicios en la formación de la niñez y la juventud, siendo su aportación social determinante para lograr el bien común y el desarrollo integral de la persona humana.
CONSIDERANDO:
Que lo anterior considerado hace conveniente oficializar como "Día del Maestro y de la Maestra" el 25 de junio de cada año, como en la practica se ha venido haciendo, puesto que en dicha fecha tradicionalmente se celebra al maestro por conmemoración de la muerte de la profesora Maria chinchilla y, si bien es cierto, por Acuerdo gubernativo del 5 de abril de 1953 la expresada fecha se incluyo dentro de los feriados escolares, no se estableció expresamente que ello tiene como justificación el ser el día del Maestro.
POR TANTO:
En ejercicio de las funciones que establece el articulo 183 literal e) de la Constitución Política de la Republica.
ACUERDA:
Articulo 1. Se reconoce e instituye como "Día del Maestro y de la Maestra" el 25 de junio de cada año, fecha en la cual los miembros del Magisterio Nacional que realicen funciones docentes al servicio del Estado disfrutaran licencia con goce de sueldo para no presentarse a la realización de sus labores.
Articulo 2. El presente acuerdo empezara a regir el día siguiente de su publicación en el Diario de Centro América.
COMUNÍQUESE
OSCAR BERGER PERDOMO
MARIA DEL CARMEN ACEÑA
Decreto
Pueden ser emitidos por el poder legislativo o ejecutivo y cuando uno de ellos emite un decreto es un deber someterlo a la aprobación del otro, es decir que, si el poder legislativo emite un decreto, el poder ejecutivo debe aprobarlo, o en caso contrario, lo vetar, lo que indica que no lo aprueba. Si el poder ejecutivo emite un decreto, también deberá ser aprobado por el poder legislativo.
Un decreto ejecutivo se emite por el Presidente constitucional de la Republica en consejo de ministros, firmándolo el y el gabinete en pleno. Los decretos constan de tres partes: Enunciativa, considerativa y resolutiva.
La parte enunciativa, indica los antecedentes del asunto de que se trata, es decir las razones para emitirlo.
La parte considerativa, es la parte donde se explican fundamentos o antecedentes legales, así como la necesidad que hay de su emisión, en beneficio del conglomerado social.
La parte resolutiva, es la que indica que se ordena y se redacta por artículos.
Ejemplo
CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA
DECRETO No 1,748
EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA
CONSIDERANDO:
Que es necesario completar la legislación social de Guatemala estableciendo, además del código de Trabajo de la Ley Orgánica del Instituto guatemalteco de Seguridad social, una ley de Servicio Civil que permita la realización y desarrollo de los principios contenidos en los artículos 118, 119, 120, 121 y 122 de la constitución Política de la Republica de Guatemala y que regule las relaciones de la administración Publica con sus trabajadores;
CONSIDERANDO:
Que es urgente mejorar la administración Pública estableciendo un sistema técnico armónico, dinámico y eficiente de la administración de personal a su servicio, para garantizar al país el desempeño económico y efectivo de la albor institucional del gobierno, en beneficio de todos los sectores nacionales;
CONSIDERANDO:
Que los objetivos y principio de la Ley de Servicio civil deben ser: garantizar a la nación la eficiente operación de los servicios públicos, afirmar y proteger la dignidad de los trabajadores del Estado; remunerar el correcto desempeño de cada cargo publico en forma justa y decorosa, establecer que a igual trabajo desempeñado en igualdad de condiciones, eficiencia y antigüedad, corresponda igual salario, estabilizar el desempeño de los distintos puestos de la Administración Publica mediante la eliminación de factores de preferencia puramente personal de los respectivos nombramientos, ascensos y despidos; propiciar que la administración publica invierta sus recursos económicos en forma ordenada y cuidadosa en el pago de servicios personales, manteniendo estos gastos dentro del mínimo compatible con las necesidades del país; y en especial reconocer que la relación de trabajo de los empleados del Estado constituye una función publica, cuyo acertado desempeño es fuente de deberes y derechos especiales;
CONSIDERANDO:
Que todo lo anterior es factible si se crea una institución especializada que aplique y administre esta importante reforma social y desarrollo progresivamente las técnicas que se requieren,
POR TANTO:
En uso de las facultades que le confiere el inciso 1º.del articulo 170 de la constitución Política de la republica y con fundamento en los artículos 120 y II transitorio , de la misma,
DECRETA:
La siguiente:
LEY DE SERVICIO CIVIL
Titulo I
CAPITULO ÚNICO
DISPOSICIONES GENERALES
Articulo 1. 充充充充充充.
Articulo 2. 充充充充充充嬠etc.
Articulo X. VIGENCIA. El presente decreto entrara en vigor el día primero de enero de mil novecientos sesenta y nueve.
Pase al Organismo ejecutivo para su publicación y cumplimiento.
Dado en el Palacio del organismo legislativo, en la ciudad de Guatemala a los dos días del mes de mayo de mil novecientos sesenta y ocho.
J. Gregorio Prem Beteta
Presidente
Jorge Augusto Villatoro
Primer secretario
German Castañeda Y Castañeda
Cuarto Secretario
Palacio Nacional: Guatemala, diez de mayo de mil novecientos sesenta y ocho.
Publíquese y cúmplase.-
Julio Cesar Méndez Montenegro
Presidente de la Republica de Guatemala
El Ministro de Trabajo y Previsión
José Luis De La Roca Santa Cruz
CAPÍTULO II
OTROS INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
Trascripción
Transcribir es copiar todo o parte de un escrito. Si se copia totalmente se dice que la copia es literal, pero en caso se transcriba solo una parte, se indicara el numeral, párrafo o titulo del asunto que se copia. La parte transcrita debe anotarse entre comillas, a renglón cerrado, centrada en el cuerpo de la carta. Ejemplo:
Guatemala, 31 de septiembre de 2,008
Señorita
Erica Maria Ramos Estrada
2ª. Calle 12-54 zona 3
Guatemala.
Señorita Ramos Estrada:
Me es grato transcribirle para su conocimiento y efectos consiguientes, la Providencia Resolutiva No. 2354, que literalmente dice:
"—-RECCION DE CONTROL ACADÉMICO DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, Guatemala, dos de septiembre de dos mil seis.———————————————————————–INTERESADO: ERICA MARIA RAMOS ESTRADA.—————————————-
ASUNTO: Alumna de Quinto año de Secretariado Bilingüe de la Escuela de Ciencias Secretariales numero II Guatemala, solicita exámenes finales extraordinarios por tener que viajar al extranjero en octubre 2008. ————— Providencia No. 2354. De acuerdo a la solicitud presentada por la señorita Alumna Erica Maria Ramos Estrada, esta Dirección de Control Académico Departamental de Educación del Departamento de Guatemala, autoriza a que se someta a los exámenes finales extraordinarios que se realizaran los días 12, 13, y 14 de octubre de 2008 en el horario de 8 a 12 y de 14 a 18 horas en las instalaciones de la Escuela Nacional de Ciencias Secretariales II, de Guatemala. Para el efecto se le debe informar a la interesada quien tiene que presentar una constancia de la Secretaría de la Escuela que es alumna regular del mismo y que no tiene pendiente ninguna materia retrasada del año inferior al que cursa. El calendario de exámenes estará listo para conocimiento de los alumnos el día 6 de octubre de 2,008.—————————
Firman: Licenciado Carlos Castor López, Asesor de Control Académico, Mildred Arandis Piedra Santa, Directora."—————————————————
Atentamente,
Mildred Arandis Piedra Santa.
Directora.
Cc. Archivo
LJS/SEZ
Expedientes
Es el conjunto de documentos relacionados a un asunto, de negocio o administración educativa, en la cual constan las gestiones hechas por los interesados, investigaciones, consultas y lo resuelto por las autoridades competentes.
Toda solicitud se inicia con la presentación de un expediente, ya que para poder optar a un cargo, la oficina administrativa tendrá que informarse por medio de este conjunto de documentos, si es conveniente o no contratarlo.
Ejemplos de expedientes
Para solicitar empleo en alguna institución privada (empresa), se presentan los documentos siguientes:
Solicitud de empleo dirigida al gerente general o encargado del departamento de recursos humanos.
Currículo vitae: que es un documento en el que se escriben todos los datos personales, estudios realizados, experiencias laborales, talleres, cursillos, libros o revistas escritas y referencias personales.
Fotocopia de titulo de estudios superiores, nivel intermedio y nivel medio.
Fotocopia de constancia de colegiado activo. (del colegio profesional).
Fotocopia completa de la cedula de vecindad.
Fotocopia de constancia del Instituto Guatemalteco de Seguridad social –IGSS- (no indispensable).
Referencias personales, nombres y teléfonos de personas que den fe del interesado a optar a un cargo dentro de la empresa.
Cartas de referencia
Tarjetas de salud.
Antecedentes penales y policíacos.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIÓN. GUATEMALA.
Requisitos para autorización de
Funcionamiento de colegios privados
1. Providencia.
2. Certificación, vista ocular.
3. Solicitud
4. Fotocopia de cedula del director técnico.
5. Compromiso firmado por el director técnico.
6. Comprobantes de calidades de los maestros, profesores, instructores. De honorabilidad firmado por un abogado y notario.
7. Nomina de personal propuesto.
8. Autorización de servicios.
9. Acuerdo de las carreras a servir.
10. Horario de clases de un solo nivel educativo.
11. Material didáctico a utilizar (listado).
12. Anteproyecto educativo.
13. Antecedentes del prospecto (no impreso).
14. Cuotas a cobrar por el servicio educativo, por grado.
15. Estudio de mercado y modelo de investigación.
16. Certificación de las condiciones físicas del edificio o inmueble.
17. Certificación del centro de salud.
18. Constancia de ubicación
19. Presentación de expedientes en fólder de color verde.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIÓN. GUATEMALA.
Requisitos para formar un expediente previo a la autorización de
Funcionamiento de colegios privados.
Nombre del propietario:___________________________________________
Lugar para recibir notificación:__________________________________
Nombre del establecimiento:______________________________________
Direccion:____________________________________________________________
Jornadas
Matutina_______vespertina_______doble________nocturna________
Plan fin de
Semana____nivel_____preprimario______primario_____básico_____
Diversificado_________.
Hoja de análisis de autorización de funcionamiento de academia de mecanografía o computación.
1. Providencia del supervisor educativo.
2. Certificado de la visita ocular realizada por el supervisor educativo, mismo que debe contener dictamen favorable o no favorable, firmado y sellado.
3. Solicitud de autorización de servicios educativos, dirigida al director departamental de educación de Guatemala por el propietario, expresando claramente el nombre y cursos solicitados.
4. Jornada matutina cursos solicitados_______________________
5. Jornada plan fin de semana cursos solicitados.____________
6. Fotocopia de cedula de vecindad del propietario. No._____ extendida en____________________________________________________
7. Compromiso del director que se ceñirá a las leyes y demás disposiciones emanadas de las autoridades del Mineduc._________________________________________________________
8. Comprobantes de las calidades del director técnico, del administrativo o del técnico administrativo.
9. Documentos a presentar
Curriculum profesional sin documentos probatorios
Fotocopia de títulos que posee debidamente confrontados por el . . . . Supervisor educativo.
Fotocopia de cedula de vecindad.
Fotocopia de cedula docente o certificación (si es maestro)
Certificación de tiempo de servicio extendida por la junta calificadora de personal.
Constancia de antecedentes penales recientes y certificación de honorabilidad.
Nota: para la academia de mecanografía y computación, el director técnico deberá poseer el titulo de PEM, para las demás academias MEPU clase "c".
Mecanografía
10. Comprobantes de las calidades de instructor
curriculum profesional
Fotocopia de títulos que posee debidamente confrontados por el supervisor educativo.
Fotocopia de cedula de vecindad.
Fotocopia de cedula docente o certificación (si es maestro).
Constancia de antecedentes penales recientes.
Computación
11. Comprobantes de las calidades de instructor
curriculum profesional
Fotocopia de títulos que posee debidamente confrontados por el supervisor educativo.
Fotocopia de cedula de vecindad.
Fotocopia de cedula docente o certificación (si es maestro).
Constancia de antecedentes penales recientes.
Otro
12. Comprobantes de las calidades de instructor
Curriculum profesional
Fotocopia de títulos que posee debidamente confrontados por el supervisor
Educativo.
Fotocopia de cedula de vecindad.
Fotocopia de cedula docente o certificación (si es maestro).
Constancia de antecedentes penales recientes.
13. Horarios________________________________________________________
14. A excepción de los cursos de mecanografía básica y libre, para los demás cursos deben presentar, contenidos de los mismos debidamente dosificados e indicar las horas de la práctica.
15. Debe de indicar detalladamente el equipo de taller o laboratorio y el material con que cuenta para impartir los cursos, el cual debe ser verificado por el supervisor educativo en la inspección ocular, debiendo firmar y sellar dicho listado.
16. Antecedentes del prospecto conteniendo lo siguiente
a. Propósito
b. Numero máximo de alumnos por aula.
c. Valor de la cuota mensual.
d. Servicios que ofrece.
17. Cuota de inscripción y mensualidades acordes a los servicios y el área geográfica donde esta ubicado.
Presentar estudios de mercado (ofertas y demandas de los servicios educativos que prestar).
Nota: la cuota de inscripción deberá ser hasta un 50% más que la cuota mensual.
Curso básico de enero a octubre e inscripción________________
Mensualidad_______________________________________________________
Cursos libres de enero a noviembre e inscripción_____________
Mensualidad_______________________________________________________
18. Certificación de las condiciones físicas del edificio extendida por el ingeniero o arquitecto colegiado.________
19. Certificación que el edificio reúne las condiciones sanitarias mínimas para funcionar y tarjeta de salud de todo el personal extendida por autoridades del ministerio de salud publica y asistencia social. Si no la obtiene a tiempo puede ingresar el expediente sin ella y entregarla cuando la tenga. No se le emitirá resolución hasta que no complete su expediente.___________________________________________________________
Nombre del o la analista_____________________________________
Fecha del análisis_____________________________________________ (8:1-22)
Matrícula Escolar
Una matrícula escolar sirve para darle el derecho a un estudiante del nivel medio, a permanecer en una institución educativa, por un año lectivo, en cualquiera de sus ciclos: básico o diversificado, debe cumplirse para inscribirse en los centros de enseñanza oficiales o particulares. Una matrícula tiene el valor actual de Q5.95 regulado últimamente por la Contraloría General de Cuentas por impuestos al fisco, originalmente fue creado su valor por Q1.50 Acuerdo Gubernativo No. 1027-83 8-12-1983.
Depende cual sea el trámite a hacer, así será también la matrícula utilizar. Puede ser para darle validez a recuperación de asignaturas, una inscripción extemporánea, una inscripción normal. Legalización de promoción interrumpida, evaluaciones extraordinarias y por suficiencia, por omisiones en expediente, deposiciones por extravió.
Categorías de la matricula escolar
Matrícula ordinaria, matricula extemporánea, matricula extraordinaria, matricula digitalizada.
Matricula escolar digitalizada.
Esta matricula digitalizada va dirigida a Directores y Directoras de establecimientos de educación Media Públicos y Privados así mismo a Coordinadores de Direcciones Departamentales; proveniente de Licda. Floridalma Meza Palma Viceministro Técnica de Educación, con el asunto información para código personal de fecha nueve de octubre de dos mil siete del Mineduc Circular No. 012-2007 Digecober.
Se iniciará un proceso para identificar a l@s estudiantes de todo el país con un código personal, que se utilizará para el registro de la matrícula 2008.
La primera fase de este proceso, consiste en la identificación de estudiantes del Nivel Medio (ciclos básicos y diversificado), razón por la cual estamos requiriendo el envío de la nomina de los estudiantes que utilizaron en el presente ciclo escolar, `para el pago de la matricula escolar digitalizada.
Para facilitar el envío de esta información, puede dejarla en el formato en el que la halla elaborada y enviarla por correo electrónico a las direcciones siguientes. codigopersonal@mineduc.gob.gt y codigopersonal@gmail.com en el cuerpo del mensaje es necesario que indique el nombre del centro educativo y el código correspondiente.
Ejemplo
Contrato de servicios
Es un convenio suscrito entre una persona profesional y la empresa que requiere de sus servicios. El contrato temporal de servicios es por un tiempo indicado.
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