Conceptos básicos y principales de registros y controles

CAPÍTULO I

Breve historia de la correspondencia

Desde las más primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado manifestar sus sentimientos e ideas.

Al principio las expresiones efectivas del hombre se realizaron por medio de la mímica y de simples sonidos que manifestaban alegrías o dolor. Luego formaron las lenguas monosilábicas como el chino, evolucionando en la historia hasta lograr las magnificas voces de las lenguas romances: español, italiano, francés, rumano. Así surgió la expresión del pensamiento por medio de la palabra hablada. Fue una necesidad innata en el hombre desde las primeras manifestaciones, las cuales se pueden apreciar en las inscripciones y grabados que se han logrado localizar en rudimentarias tablas de piedra y arcilla. Después se usaron pequeñas piezas de madera revestidas por capas de cera en las que se grababan las palabras por medio de punzones o estiletes.

Mas tarde los egipcios utilizaron el papiro. En Pergamo, Asia menor, se uso el pergamino en el siglo IX, los árabes llevaron a Europa el papel, originando junto con los más primitivos medios de impresión, una verdadera Florencia intelectual. Con la guerra y el comercio se hizo indispensable la creación de medios para mantener conexiones con los seres que Vivian en territorios distintos y aquí es donde se puede decir que se origino la palabra escrita y con ella la correspondencia. (5:2)

Conceptos básicos y principales de registros y controles

• Membrete,

• Número de oficio y referencia,

• Vocativo,

• Saludo,

• Lugar y fecha,

• Destinatario,

• Contenido o cuerpo del oficio

• Introducción

• Texto

• Despedida

• Firma y cargo de quien envía o remite

• Indicadores de archivo o de copia

Membrete

• Nombre o razón social de la oficina o dependencia, ubicado en parte superior, ocupa un espacio de dos pulgadas, si el papel bond no tiene membrete dejar 3, 6 o 4 espacios del borde superior para escribir nombre social, puede aparecer centrado a lo largo del papel.

• Numero de oficio y referencia, siglas de la institución, orden numérico ascendente, siglas de las que dicta y firma, línea diagonal, siglas o apellido de quien realiza el oficio.

• Lugar y fecha, a 15 espacios después del borde superior del papel, los nombres de los meses se escriben con minúscula, el membrete ocupa la parte superior izquierda a la fecha puede colocarse al lado opuesto tratando de justificar la escritura.

• Destinatario, se escribe de 4 a 6 espacios después de la fecha según tamaño del papel contra margen izquierdo consta de: a) tratamiento (señor o señora) o titulo profesional b) nombre de la persona a quien se dirige c) cargo que desempeña d) dirección y lugar.

• Vocativo, se utiliza para dirigirse a altas autoridades, excelentísimo señor ministro, distinguido señor ministro, saludo: trato entre remitente y destinatario.

Después de escrita la dirección y comenzando el margen izquierdo dejando dos espacios horizontales (renglón abierto) y cinco espacios del margen izquierdo se escribe saludo debe preferirse el empleo de fórmulas sencillas y discretas así como el respeto y consideración que dentro de determinadas actividades deben guardarse uno con otros.

• Contenido o cuerpo del oficio, se escribe dos espacios abajo del saludo o vocativo y en él se expresa al objeto del oficio siempre a las características fundamentales de la correspondencia. Consta de dos partes:

Introducción y texto

Introducción, es el inicio del texto del oficio para luego seguir con la parte expositiva o fundamental de la misma. Evite el uso de términos escogidos o poco conocidos y si se trata de dar respuesta a una carta indique la fecha de ella procure que su lenguaje sea breve, sencillo y natural. Comunico a usted que, la presente tiene el objetivo de informarle, enterados por su informe de fecha.

Texto, es la parte que expresa el objeto de la carta y para ello debe tener un concepto claro y concreto de lo que se desea expresar. No olvide que para lograr un éxito deseado en la correspondencia oficial debe de ser de buena voluntad no impositiva, que el lenguaje sea utilizado en forma clara y apropiada.

Despedida, es la última frase de cortesía con que se da por terminada la carta, se escribe a dos espacios de la última línea del cuerpo de la carta, atentamente, respetuosamente, firma y cargo de quien envía o remite, se escribe a cuatro espacios después de la despedida, consta del nombre del firmante escrito con el mismo tiro de letra que el apartado registra, igualmente abajo del membrete se escribe el cargo profesional del puesto de trabajo.

Indicadores de archivo o de copias, cuando de un mismo oficio se envían copias a otras personas, departamentos o instituciones, la referencia al respecto debe escribirse al final del texto partiendo del margen izquierdo. Ejemplo: Cc. Dirección Departamental de Educación, Jefe de personal Mineduc, Claustro de Catedráticos. (13:24)