Auditoria Financiera al Subsistema de Nóminas en la UBPC Álvaro Reinoso. AZCUBA (página 2)

• Gestión y prevención de riesgos: establece las bases para la identificación y análisis de los riesgos que enfrentan las entidades para alcanzar sus objetivos. Una vez clasificados los riesgos y evaluadas las principales vulnerabilidades, se determinan los objetivos de control y se conforma el plan de prevención de riesgos para definir el modo en que habrá que gestionarse.

• Actividades de control: es el componente que establece las políticas, disposiciones legales y procedimientos de control necesarios para gestionar y verificar la calidad de la gestión, su seguridad razonable con los requerimientos constitucionales, para el cumplimiento de los objetivos y misión de los órganos, organismos y entidades.

• Información y comunicación: precisa que las entidades deben definir su sistema de información adecuado a sus características que genere datos, documentos y reportes que sustenten los resultados de las actividades operativas y financieras que se ejecuten.

• Supervisión y monitoreo: está dirigido a la detección de errores que no fueron detectados con las actividades de control, permitiendo realizar las correcciones y modificaciones necesarias.

Las actividades de control son aplicables a las operaciones de todo tipo, las que tributan a la fiabilidad de la información financiera y al cumplimiento de las disposiciones legales correspondientes al marco de desarrollo de la actividad, así como a la comprobación de las transacciones u operaciones económicas que le dan cobertura a los objetivos y metas en cuanto a su exactitud, autorización y registro contable conforme a las normas cubanas establecidas al efecto, con un enfoque de mejoramiento continuo. Se estructura en las normas siguientes:

a) Coordinación entre áreas, separación de tareas, responsabilidades y niveles de autorización: el sistema de control interno para que sea efectivo requiere de una adecuada interrelación y coordinación de trabajo entre las áreas que ejecutan los procesos, actividades y operaciones; cada operación necesita de la autorización de la autoridad facultada y debe quedar específicamente definida, documentada, asignada y comunicada al responsable de su ejecución.

Se establece un balance entre la separación de tareas y responsabilidades y el costo de dividir las funciones o tareas asignadas, lo cual debe quedar documentado en caso de no poderse cumplir e implementar controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.

b) Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos: todas las transacciones, operaciones y hechos económicos que se realicen, deben tener soporte documental, ser fiables y garantizar la trazabilidad; también debe garantizarse la salvaguarda de las actas de los órganos colegiados de dirección y de las asambleas con los trabajadores para el análisis de la eficiencia. Los documentos podrán estar en formato impreso o digital, según se determine por la entidad, salvo lo que expresamente se regule por los órganos y organismos rectores.

Las transacciones o hechos deben ejecutarse de acuerdo con la autorización general o específica de la administración y registrarse conforme a su clasificación, en el momento de su ejecución, para garantizar su relevancia, oportunidad y utilidad.

c) Acceso restringido a los recursos, activos y registros: el acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe ser protegido, otorgándosele permisos sólo a las personas autorizadas, quienes están obligadas a firmar actas con las cuales se responsabilizan de su utilización y custodia.

Los activos deben estar debidamente registrados y se deben cotejar las existencias físicas con los registros contables para verificar su coincidencia y prevenir riesgos de sustracción, despilfarro, uso indebido u otras irregularidades.

d) Rotación del personal en las tareas claves: la rotación del personal, siempre que sea posible y acordado por el órgano colegiado de dirección, puede ayudar a evitar la comisión de irregularidades, permitir mayor eficiencia y eficacia de las operaciones e impedir que un trabajador sea responsable de aspectos claves inherentes a sus funciones por un excesivo período de tiempo en la función o cargo. Los trabajadores a cargo de dichas tareas se emplean periódicamente en otras funciones. En el caso de aquellas unidades organizativas que por contar con pocos trabajadores, se dificulte el cumplimiento de esta norma, es necesario aumentar la periodicidad de las acciones de supervisión y control.

e) Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones: los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades que cuenten con tecnologías de la información y las comunicaciones, integran y concilian el plan de seguridad informática con su sistema de control interno, en el que se definen las actividades de control apropiadas a partir de la importancia de los bienes e información a proteger, en correspondencia con la legislación vigente, considerando los riesgos a que están sometidos; los permisos de acceso a los diferentes niveles de información automatizada, que deben quedar registrados mediante el documento que corresponda, debidamente firmado.

f) Indicadores de rendimiento y desempeño: lo órganos, organismos, organizaciones y demás entidades establecen sus indicadores de rendimiento y de desempeño de tipo cualitativos y cuantitativos de acuerdo con sus características, tamaño, proceso productivo de bienes y servicios, recursos, nivel de competencia y demás elementos que lo distingan, con el fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos fijados.

Con la información obtenida se adoptan las acciones que correspondan para mejorar el rendimiento y el desempeño.

Existe gran diversidad de definiciones referidas al control interno dada por diferentes autores, pero más allá de las resoluciones y manuales cada trabajador debe velar por el cumplimiento de sus funciones en su puesto de trabajo, estableciendo la entidad un plan de organización para salvaguardar sus activos, contar con una fiabilidad en la información brindada por las administraciones, evitando fraudes y errores, logrando así la eficiencia y la eficacia en las operaciones de las mismas.

Generalidades sobre el subsistema de nóminas.

En el examen de las remuneraciones al personal, contractuales y legales, que se conoce también como auditoría de nóminas se abarcan muchos aspectos como lo son; sueldos, salarios, otras remuneraciones, vacaciones, retenciones, impuestos, contribuciones y otras obligaciones, además de constituir partidas importantes de los costos y gastos. (http://es.wikipedia.org/wiki/N%C3%B3mina)

La nómina es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que estos le prestan a la entidad. Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la entidad como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.

De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe diseñar el modelo de la nómina apropiada, el cual cambiará sustancialmente de una entidad a otra, sujeto a las variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos, determinados por la necesidad de la empresa.

Según su presentación la nómina puede ser manual: se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de mediana capacidad; computarizada: se elabora a través de un sistema computarizado, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operar este tipo de nómina se debe crear formularios de entrada y codificación, reportes, operación, archivos y programas del sistema; así como diseños de perforación o tabulación.

Según la forma de pago se realiza: semanal para obreros o personal de nómina diaria, cuyo plazo de pago está establecido en ese tiempo. Esta nómina no es usada en el sistema de la entidad objeto de análisis; quincenal y mensual para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

Según el tipo de personal: nómina de trabajadores indirectos para los directivos y de administración y la de obreros para el personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de servicios y mantenimiento.

El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago.

Aunque la nomina es un documento contable, nace en el departamento de Recursos Humanos, específicamente en el área de personal, estos son los encargados de comunicar en los modelos establecidos toda la información necesaria para la confección de las mismas.

Es muy importante tomar en cuenta, el periodo que cubre: quincenal o mensual, según esté establecido en cada unidad. En ambos casos los períodos de nóminas deben coincidir con el mes natural.

Las nóminas se confeccionan por zonas, bloque, colectivos y dentro de estos por unidades y/o establecimientos.

Para llegar a la correcta confección de la nómina debemos seguir una secuencia cronológica de pasos:

En el departamento de personal de cada empresa en los períodos correspondientes ya sea quincenal o mensual se procede a realizar un análisis minucioso del modelo SC-4-03 Control de Asistencia el cual es actualizado diariamente por el trabajador mediante el cumplimiento de la jornada laboral, este modelo servirá de base para la confección del modelo SC-4-05 Pre nómina, en este departamento se confeccionan también los modelos SC-4-01 – Control de Datos de Nóminas, SC-4-02 – Movimiento de Nóminas, SC-4-04 – Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios, los cuales contienen todos los datos necesarios para confeccionar correctamente las Nóminas de Salario por la persona encargada.

Una vez elaborada las Nóminas se firman por las personas autorizadas

Confeccionada: Técnico encargado de la Confección.

Revisada: Jefe de Contabilidad

Aprobada: Director de la Empresa

El técnico encargado de la confección tiene la responsabilidad de que los datos reflejados en la nómina sean coincidentes con los modelos que dan origen a ella y el Jefe de Contabilidad tiene la obligación de cerciorarse de que los pagos realizados se efectúen en los términos y cuantías establecidos, es decir de la veracidad del documento.

El próximo paso se desarrolla en el área de Contabilidad donde comienza el proceso de pago de la nómina. Este es iniciado con la emisión del Mandato de Pago, este documento cuenta con los datos requeridos para la confección de los cheques siendo estos: Nombre y Apellidos de la Persona autorizada a extraer el efectivo e Importe correspondiente y Fecha de emisión. Dicho documento es entregado al Técnico en Pagos el cual es el encargado de la confección de los cheques y ya elaborados estos se anota en el Mandato de Pago el No. Cheque y la Fecha de emisión, archivándose este como respaldo a la confección del cheque.

Posteriormente son firmados por el personal autorizado.

Al encontrarse las Nóminas correctamente elaboradas, revisadas y aprobadas y los cheques nominativos y certificados emitidos y firmados son entregados al Técnico encargado de la Caja el cual las foliará con un consecutivo anual y elaborará el desglose en billetes y monedas que necesita para efectuar el pago. Este también confecciona el modelo Entrega y Liquidación de nómina que lo elabora en original y copia con los datos siguientes:

Unidad, quincena, No Cheque, Fecha de entrega y liquidación y firma de las personas que reciben y entregan el documento.

La copia es entregada junto con la nómina y el efectivo a la persona autorizada a efectuar el pago en la Unidad.

Este compañero luego de comprobar que el cheque esta emitido por la cantidad neta a cobrar reflejada en la nómina se dirige a la Agencia Bancaria para efectuar el canje de dicho efectivo. Posteriormente se procede a distribuir el importe en Sobres de Pago por trabajadores hasta culminar el cuadre.

El pago es efectuado en la fecha y hora establecida entregándose los sobres mediante la firma del trabajador en la nómina correspondiente.

Se autoriza un término de tres días avilés para efectuar el cobro del salario, posteriormente a esta fecha se confecciona el modelo de Reintegro de Salario el cual es presentado a la Agencia Bancaria para efectuar el depósito.

Cuando el trabajador por un inmediato no puede firmar se obtiene su impresión digital y la firma de dos testigos.

Se debe aclarar que solamente se autorizan a efectuar el cobro mediante Autorizo de Cobro a trabajadores que se encuentren hospitalizados o fuera de la provincia. Dicho documento debe reflejar claramente de que período efectuara el cobro, dicho autorizo puede ser utilizado por única vez y es anexado a la nómina como respaldo del pago.

Después de efectuado el pago a todos los trabajadores se devolverán las nóminas debidamente firmadas a la Caja Central de la empresa la que anotará en el modelo

Entrega y liquidación de nómina la fecha en que fue liquidada, teniendo un control permanente de las que están pendientes de devolver.

En el caso que aparezca en blanco el espacio de la firma, requisito indispensable para poder efectuar el pago, se procederá a reintegrar el efectivo.

Este proceso comienza con la emisión del Vale de Reintegro por triplicado, además en dicho espacio se escribirá con lápiz rojo la palabra REINTEGRO y el número que le corresponde. El origen y causa de los salarios no reclamados deben ser analizados en el área de contabilidad por personal ajeno a las funciones relacionadas con la preparación y pago de la nómina, este actualizará sistemáticamente el Registro de Reintegro de Salario.

Los Reintegros de Salario tienen un término de 180 días para ser reclamados por lo que excedida esta fecha se aportarán al presupuesto del estado. La reclamación es efectiva si se realiza mediante un documento emitido por el trabajador y aprobado por el encargado de controlar el Registro de Reintegros.

Luego de revisadas las nóminas y reintegrados los salarios no reclamados se cuadran por el consecutivo y son entregadas al encargado de la confección de la nómina para su correcta conservación ya que este documento tiene tiempo de vida ilimitado porque sirve de base para la confección de el Modelo SC-4-08 Registro de Salario y Tiempo de Servicio.

Es necesario en esta investigación hacer énfasis en los principios de control interno inherentes al subsistema de nóminas ya que los mismos son de vital importancia para lograr un correcto trabajo y además evitar que se cometan errores, fraudes e irregularidades, por lo que se toma una correcta decisión de aplicar los principios definidos, y que son:

1.- Debe existir separación de funciones entre la persona que controla el tiempo laborado, la que confecciona la nómina, la que la paga y la que la registra.

2.- Debe confeccionarse el modelo movimiento de nóminas para la preparación y pago de la nómina y estos se controlan mediante el Modelo Control de Datos de Nóminas.

3.- Debe implementarse el Control de asistencia de los trabajadores y de las incidencias relativas al cumplimiento de la disciplina laboral.

4.- Se debe informar al área de contabilidad por el área de personal la solicitud de las vacaciones, importe de los descuentos, así como los pagos efectuados por concepto de licencias o subsidios, a través del modelo Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios.

5.- La información reportada en la Prenómina es coincidente con las incidencias reportadas en el control de asistencia y la notificación de vacaciones, deducciones, licencias y subsidios.

6.-Debe coincidir el importe total de la nómina a pagar es coincidente con el importe reflejado en el cheque emitido para este concepto.

7.-Los pagos que se realizan en la nómina se corresponden con los reportados en la Pre nómina.

9.-Deben estar actualizados los Registros de Salario y tiempo de Servicios.

10.- Se impide que existan Salarios No Reclamados pendientes de pago, fuera de los términos establecidos para su reclamación.

11.- Son aprobados por el área económica previamente la extracción de salarios no reclamados.

12.-Los modelos que tienen relación con la nómina contienen los datos de uso obligatorio que establecen la legislación vigente.

13.- Debe procederse a revisar y aprobar las nóminas antes de la extracción del efectivo para su pago.

14.- Deben establecerse controles eficientes para la entrega del efectivo para pago de nóminas y para su liquidación a los establecimientos y unidades.

15.- Las nóminas deben constar con los siguientes datos:

• Firma en el espacio "Recibido" de cada trabajador o de cada persona autorizada

por este a efectuar el cobro mediante documento acreditativo, como constancia del mismo.

• Número de Reintegro y fecha de este en el espacio "Recibido" de cada salario indebido o no reclamado.

• Número del cheque de extracción del efectivo para pago de la nómina, cuyo importe debe concordar con el total de los salarios, vacaciones y subsidios a pagar a

los trabajadores.

16. Es necesario comprobar la actualización de los Submayores de Vacaciones y cuadre de la suma de sus saldos con el de la cuenta control correspondiente, no debiendo acumularse tiempo en exceso al autorizado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

17. Debe verificarse mensualmente que la suma de los saldos de los submayores de salarios no reclamados y de las vacaciones acumuladas se correspondan con los saldos de las cuentas de control correspondientes.

Las normas de control interno representan la garantía para la entidad, de que los recursos monetarios destinados a la administración del personal, están siendo adecuadamente distribuidos, a continuación se citan las inherentes al subsistema de nóminas:

• Deben ser aprobadas por personas autorizadas la contratación del personal, el salario a pagar, las deducciones que se realizarán en nómina y las horas extraordinarias y otros pagos especiales.

• El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que preparen la nómina, aprueban nómina y pagan la nómina.

• Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.

• En caso de trabajo por sistemas de pago, deben ser establecidos controles, de forma que los servicios prestados por el trabajador pueda ser determinada.

• Las altas o bajas de personal deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.

• El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.

• Cuando la nómina sea pagada con cheque debe coincidir el saldo de la nómina con el cheque emitido por la empresa, la cuenta de transferencia entre la entidad y la empresa debe coincidir su saldo y la persona que realiza la conciliación debe recibir directamente un documento de constancia de que los saldos se encuentran cuadrados.

• Cuando la nómina se paga en efectivo debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar, deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.

• El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por auditores internos o externos independientes del departamento de nómina.

• Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nómina y la que liquida el efectivo y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad de la empresa.

• Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.

• El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.

• La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al departamento de nómina.

El tratamiento contable y administrativo de las nóminas constituye un tema de extrema importancia por cuanto está relacionado con la fuerza laboral, que es el recurso productivo más importante de cualquier entidad, además es necesario hacer énfasis en los principios de control interno inherente al subsistema de nóminas ya que los mismos son de vital importancia para lograr un correcto trabajo y evitar que se cometan fraudes, errores, corrupciones y despilfarros.

El Ministerio de Finanzas y Precios ha definido los modelos a utilizar por todas las entidades del país con carácter obligatorio para garantizar el cumplimiento de los principios de control interno definidos para el subsistema de nóminas, los cuales son:

Modelo SC-4-01 Control de Datos de Nóminas, el cual tiene como objetivo fundamental servir de fuente de información actualizada de los datos básicos de los trabajadores para la preparación de la nómina.

Modelo SC-4-02 Movimiento de Nóminas, que tiene como objetivo fundamental informar todo el movimiento de personal que se realice y produzca modificaciones en su estructura salarial, cargo o área de trabajo, constituyendo el documento que respalda las anotaciones para mantener actualizados los datos que sirven de fuente para la preparación y pago de las nóminas.

Modelo SC-4-03 Control de Asistencia, con el objetivo de establecer un registro primario por métodos mecánicos o manuales para anotar diariamente los datos relacionados con la asistencia de los trabajadores, así como las incidencias relativas al cumplimiento de la disciplina laboral. Este modelo sirve de fuente de información al modelo SC-4-05 Prenómina.

Modelos SC-4-04 Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios, que tiene como objetivo informar al departamento de contabilidad por el departamento de recursos humanos y al trabajador la solicitud y aprobación de las vacaciones, el importe de los descuentos, así como los pagos a efectuar por los conceptos de licencia o subsidio, sirviendo de base para la confección de la nómina. Se utiliza además para actualizar las anotaciones en el modelo SC-4- 01 Control de Datos de Nóminas en lo concerniente a las deducciones.

Modelo SC-4- 05 Prenómina, para relacionar el tiempo correspondiente a ausencias, impuntualidades, vacaciones, licencias, subsidios, penalizaciones de trabajo, etc. que incidan en deducciones del tiempo a devengar por cada trabajador. Este modelo constituye la base para la elaboración del modelo SC-4-06 Nómina y se cumplimentan tomando en cuenta el análisis de los modelos SC-4-03 Control de Asistencia y el SC-4-04 Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios.

Modelo SC-4-06 Nómina con el objetivo de relacionar a todos los trabajadores de la entidad que perciban salarios y que les correspondan haberes por concepto de sueldos, jornales, primas, vinculación, vacaciones, licencias y subsidios; obteniéndose la conformidad del cobro efectuado mediante la firma en este documento, siempre y cuando no se ejecute por tarjetas magnéticas. Este modelo sirve de base para el análisis y contabilización correspondiente.

Modelo SC-04-07 Submayor de Vacaciones cuyo objetivo es registrar y controlar por trabajador, el tiempo e importe acumulado por vacaciones. Modelo SC-04-08 Registro de Salario y Tiempo de Servicio para recoger el tiempo laborado y salarios devengados y sobre la base de lo registrado expedir las correspondientes certificaciones que habrán de servir como prueba documental a los fines de obtener una prestación de seguridad social a largo plazo.

Modelo SC-04-09 Certificación de Años de Servicio y Salarios Devengados, que tiene como objetivo certificar el tiempo que ha laborado un trabajador de acuerdo a los datos contenidos en el modelo SC-04-08.

Modelo SC-4-10 Autorizo de Cobro, cuyo objetivo es formalizar los cobros de salario que se realicen en efectivo por personas diferentes de las que devengan los mismos (Resolución 12, 2009).

Las Normas Cubanas de Auditoría en general y para el subsistema de nóminas en particular, se encuentran en correspondencia con las normas generalmente aceptadas en la práctica internacional, lo que unido a los preceptos establecidos por la legislación nacional sobre el sistema de control interno, sirven de base teórica a la presente investigación.

Caracterización del estado actual del subsistema de nóminas y desarrollo de la auditoria

Una vez analizados los fundamentos teóricos que sustentan el tema de investigación, se procede a la caracterización de la entidad objeto de estudio y a la realización de la auditoría. Este capítulo presenta el resultado del diagnóstico realizado al subsistema de nóminas de dicha entidad, así como el programa de auditoría diseñado y el informe de auditoría presentado a la dirección de la entidad.

Antecedentes históricos de las Unidades Básicas de Producción Cooperativa

La crisis económica y agroalimentaria de los años noventa, conocida como período especial, es la razón coyuntural. El agotamiento y crisis consiguiente del modelo económico implantado a partir de 1976 es la causa estructural que explica la reforma general y la agraria en particular (Figueroa, 1996). El 20 de septiembre de 1993 se promulga por acuerdo del Consejo de Estado el Decreto Ley No. 142, que establece las bases para la creación y el funcionamiento de las UBPC.

Las Unidades Básicas de Producción Cooperativa son las dueñas de su producción, se pueden definir como una entidad económica de tipo colectivo, integrada por los asalariados agrícolas de las antiguas granjas de las empresas estatales. El colectivo asume la explotación de la tierra en usufructo pues esta última mantiene su condición de propiedad estatal y explota los demás medios de producción adquiridos en propiedad común. La UBPC representa en consecuencia una modalidad colectivista de desestatización de la propiedad y de la gestión de la producción agropecuaria (Figueroa, 1996). La UBPC es más que una empresa; es una comunidad económico-social integrada que responde al concepto de desarrollo rural (Figueroa, 2003).

Los principios del cooperativismo rigen su funcionamiento 1. Los trabajadores son dueños de la producción, las ganancias y las pérdidas.

2. Reciben los medios de producción a través de ventas y con facilidades de crédito.

3. Poseen estados financieros independientes y cuentas bancarias propias.

4. Eligen su administrador en votación abierta con en 75% de los votos.

5. Venden su producción fundamental al estado y se insertan en el mercado agropecuario.

Los principios enunciados por el Buró Político del Partido Comunista de Cuba para las UBPC son:

– La vinculación del hombre al área, como forma de estimular su interés por el trabajo y su sentido concreto de responsabilidad individual y colectiva.

– El autoabastecimiento de los asociados y de sus familiares con esfuerzo cooperado, así como mejorar progresivamente las condiciones de la vivienda y otros aspectos relacionados con la atención al hombre.

– Asociar rigurosamente los ingresos de los trabajadores a la producción alcanzada.

– Desarrollar ampliamente la autonomía de la gestión. Las unidades reproducción que se proponen deben administrar sus recursos y hacerse autosuficientes en el orden productivo.

Las bases para la creación y el funcionamiento de las UBPC establecen los derechos y deberes, señalando entre ellos:

– Tendrán el usufructo de la tierra por tiempo indefinido.

– Serán dueños de la producción.

– Venderán su producto al Estado a través de la empresa o en la forma en que está decidida.

– Tendrán personalidad jurídica propia.

– Operarán cuentas bancarias.

– Comprarán a crédito los medios fundamentales de producción.

– Elegirán en colectivo a su dirección y esta rendirá cuentas periódicamente ante sus miembros.

– Cumplirán con las obligaciones fiscales que les corresponde como contribución a los gastos generales de la Nación.

Las UBPC cañeras nacen con el propósito de recuperar los niveles de producción de caña sobre la base del incremento de los rendimientos agrícolas con la máxima eficiencia.

Las UBPC cañeras nacen con el propósito de recuperar los niveles de producción de caña sobre la base del incremento de los rendimientos agrícolas con la máxima eficiencia. Fueron creadas para producir caña de azúcar, a bajo costo, utilizando las tradiciones azucareras, y el conocimiento del cultivo de la caña; lograr niveles de autoconsumo destinados al autoabastecimiento de los trabajadores y sus familiares, que favorezca al incremento sostenido del nivel de vida.

Caracterización de la UBPC "Álvaro Reinoso"

La UBPC "Álvaro Reinoso", con domicilio legal en Culebra, Buenavista, Remedios, Villa Clara, fue creada por Acuerdo No.1 de la Asamblea General con fecha 8 de agosto de 1996. Actualmente se encuentra vinculada al grupo empresarial AZCUBA, la que controla el cumplimiento de las normas técnicas que rigen el proceso productivo y la contratación dirigida a satisfacer la demanda estatal planificada. Es la caña su línea fundamental de producción. Su objeto social está aprobado por la Resolución No. 1393 del 2005 del Ministro del Azúcar.

Dentro de su objeto social pueden señalarse las siguientes actividades fundamentales:

1- Producir y comercializar de forma mayorista, caña de azúcar en moneda nacional.

2-Producir y comercializar de forma mayorista viandas, hortalizas, granos, cereales, frutas, cítricos y café.

3-Producir y comercializar plantas ornamentales y flores en moneda nacional.

4-Producir y comercializar miel de abejas, cera, jalea real, propóleos, abejas y abejas reinas en moneda nacional.

5-Producir y comercializar posturas forestales, de hortalizas y vegetales, madera aserrada y rolliza, carbón vegetal y resinas en moneda nacional.

6-Producir y comercializar de forma mayorista leche de cabra a la industria y minorista a los socios y jubilados de la UBPC.

7-Producir y comercializar yugos, frontiles, sombreros, sogas, clavos de herrar, herraduras, argollas y otros productos elaborados a base de madera en moneda nacional.

8-Producir y comercializar de forma minorista en moneda nacional, guarapo y raspadura a partir de las producciones propias de caña de azúcar, en las guaraperas autorizadas por el Consejo de Administración correspondiente, cumpliendo las regulaciones establecidas.

9-Prestar servicio de roturación y preparación de tierra en moneda nacional.

10-Prestar servicio de reparación, mantenimiento, eléctricos y de instrumentación a equipos de mecanización agrícola en moneda nacional.

11-Prestar servicios de trillado y molinado de grano, tiro y acarreo de leche, agua, productos agrícolas e insumos en moneda nacional.

12-Brindar servicios de corte, alza y tiro de caña de azúcar en moneda nacional.13-Comprar para comercializar de forma minorista en moneda nacional, productos agropecuarios, forestales e industriales que no sea factible su producción en la UBPC con la finalidad de satisfacer necesidades de autoabastecimiento a los trabajadores a partir de la autorización específica que se emita al efecto por el MINAZ.

La misión de la entidad es la producción de caña y alimentos a costos y calidad competitivos para satisfacer el consumo interno, elevando la calidad de vida de la fuerza de trabajo y las comunidades que lo integran.

Su visión es lograr la diversificación en todas las áreas aspirando a alcanzar rendimientos por encima de las cincuenta y dos toneladas por hectárea; ser una unidad rentable y con una buena posición financiera, donde nuestros trabajadores obtengan un mayor nivel cultural, disminuir los costos convirtiéndonos en una unidad suministradora de materias primas con calidad.

ESTRATEGIA

_ El Proceso de Reestructuración, en lo que concierne al sector no cañero ha presentado complejidades en el territorio, hasta llegar al ordenamiento actual, lo que lógicamente incide en las acciones diferenciadas que deben adoptarse para lograr la implantación del Perfeccionamiento Empresarial en dichas entidades.

_ Priorizar la estrategia inversionista integral a desarrollar en corto y mediano plazo, a partir de la política definida por el Estado, las prioridades del territorio y en interrelación con la Estrategia de Trabajo y los objetivos que se plantean hasta el 2015. La recuperación en el más breve plazo de las inversiones que se ejecuten tiene que resultar una premisa de primer orden para la toma de decisiones al respecto.

_ Continuar trabajando en consolidar la estratégica energética de la empresa, a partir de los resultados que actualmente se obtiene puede lograrse el autoabastecimiento energético.

_ Dentro de las acciones con el Capital Humano, continuar dando prioridad a la capacitación y superación de los trabajadores, así como priorizar el papel de los técnicos en todas las acciones económicas productivo que se viene desarrollando.

_ La aplicación de la Ciencia y la Técnica debe recibir máxima prioridad en todos los procesos de producción agrícola o industrial. Son prioridades todas las acciones en materia de uso de biopreparados automatización de procesos y sistemas de pesaje, aplicación de normas de calidad, potenciar la eficiencia económico-productiva, lograr mayor racionalidad energética y preservar el medio ambiente.

La entidad cuenta con cinco departamentos: recursos humanos, economía, producción agrícola, producción agropecuaria y maquinaría. Actualmente presenta una plantilla aprobada de 136 trabajadores, la cual incluye 70 trabajadores fijos y 66 trabajadores contratados, desglosados como sigue:14 Trabajadores indirectos, 33 en maquinaria, 40 en agricultura, 17 agropecuarios, 32 brigada de macheteros, distribuidos según sexo en 17 mujeres y 119 hombre con un edad promedio de 50 años.

En la UBPC se aplican sistemas de pago por resultados: uno para todos los obreros que pertenecen a la parte agropecuaria y otro para las fincas de autoconsumo según los ingresos de sus producciones. Dicho pago se realiza quincenalmente con relación a los ingresos producidos. Las áreas vinculadas a la zafra tienen sistemas de pagos como la brigada de macheteros por destajo progresivo y el pelotón de combinadas por el cumplimiento de parámetros para una bonificación. La maquinaria, está vinculada a la calidad de las actividades realizadas y la administración al diez por ciento de las utilidades obtenidas por las actividades realizadas.

Diagnóstico del subsistema de nóminas

Luego de haber hecho una caracterización de los elementos fundamentales de l a unidad objeto de investigación, se procede a realizar un diagnóstico de la situación actual del subsistema de nómina en la misma.

Para la realización del diagnóstico que se expone a continuación se tomó como base la Resolución No.60/11 de la CGR y su Guía de Autocontrol, el Consultor del Contador y el Auditor (2014). En este punto se presenta la situación actual basada en el componente actividades de control el cual tributa a la fiabilidad de la información financiera y al cumplimiento de las disposiciones legales correspondiente al marco del desarrollo de la actividad, teniendo en cuenta sus normas.

El área económica para poder llevar a cabo un adecuado control administrativo de su gran masa de trabajadores, además de la magnitud de funciones que esta presenta, es que consta de un organigrama con el objetivo de poder determinar la delegación de autoridad y responsabilidad, para que de esta forma todas aquellas tareas y actividades que son desarrolladas en el cumplimiento de los objetivos del área sean planeadas, efectuadas y controladas. Este organigrama se realiza teniendo en cuenta su diseño y las necesidades que se puedan desatar para dar cumplimiento a ciertos objetivos del área o del centro en general.

Algunas medidas de control interno aplicables al personal que labora en el área de contabilidad son las siguientes: – Los miembros del personal tienen su responsabilidad establecida y con sus límites de autoridad bien definidos.

– Esta diseñado el cronograma de delegación de autoridad donde los miembros del departamento se encuentran capacitados para asumir responsabilidades del personal ausente.

– El departamento de Contabilidad es el responsable de mantener todos los registros actualizados sistemáticamente y de su custodia y conservación.

– En el departamento está establecido el sistema de trabajo de contrapartida, es decir ningún técnico comienza y culmina una tarea sin ser supervisado por otro.

– No se recibirán documentos de pago con enmiendas o ilegibles. – Es obligatorio verificar que la suma de las Nóminas coincide con el importe del cheque emitido para el pago.

– Luego de transcurrido el término del pago es obligatorio efectuar los reintegros de los salarios no reclamados e indebidos.

– Cuando el beneficiario no pueda efectuar el cobro por circunstancias excepcionales la persona autorizada lo podrá efectuar si es acreditado por el documento impreso que conste de los datos de uso obligatorio como son: Nombre y Apellidos, No. Carnet de Identidad, Serie, Motivos y Firma, esta debe ser comparada con la del expediente laboral del trabajador.

– Al efectuar el cobro la persona autorizada, quedará plasmado en el renglón correspondiente el No de Carnet de Identidad y Firma del autorizado por orden.

– El cajero exigirá la identificación previa del trabajador en caso de no tener absoluta seguridad de la persona a la que efectuara el pago.

Debe existir una correcta definición de la división de responsabilidades entre departamentos, secciones y personas de forma tal que ninguna persona maneje una operación contable desde el principio hasta el final. Si se trabajan todos los procedimientos y funciones con el orden y seguimiento que se ha explicado anteriormente se estará contribuyendo a que se fortalezca el sistema de control interno.

La UBPC Álvaro Reinoso cuenta con un departamento económico, el cual cuenta con un sistema automatizado para la gestión económica, teniendo como objetivo realizar todas las operaciones y procedimientos contables del subsistema que será investigado con posterioridad, además este departamento controla y registra también los análisis estadísticos y financieros que ocurren en el centro de forma general.

Para llevar a cabo estos procesos contables la entidad cuenta con cinco subsistemas de trabajo, dentro de los que puede mencionarse el subsistema de nóminas. Con el objetivo de realizar un estudio más profundo y minucioso de este subsistema, es que se procede a realizar una descripción lo más explícita posible del trabajo que se lleva a cabo, tanto en el departamento de contabilidad como en el departamento de recursos humanos, los cuales están relacionados entre sí por la continuidad en las operaciones que se originan al realizar el pago de salario de los trabajadores. Para lograr un adecuado diagnóstico de la situación actual del subsistema se procedió a describir, de acuerdo a la observación participativa desarrollada, la actividad de cada departamento involucrado en el mismo:

Departamento de recursos humanos: El trabajo en este departamento lo realiza solamente el jefe de recursos humanos, quien se encarga de los expedientes laborales, y los modelos siguientes: Control de Datos de Nóminas, Control de Asistencia, Análisis Periódicos, Movimientos de Nóminas y Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios. Además de la aprobación del pago de los trabajadores.

Se realiza el despacho de salarios con los jefes de cada área: cuatro jefes de lotes del área cañera, un jefe agropecuario, un jefe de brigada, un jefe de pelotón, una administradora de comedor, un jefe del departamento contable y un jefe de taller y maquinaria .

La UBPC según su estructura organizativa cuenta con todas las áreas antes mencionadas, las cuales según el plan de trabajo tienen definidos los despachos en el departamento de recursos humanos (dos vez al mes) con el objetivo de realizar un cierre preliminar del período de pago a procesar, en dicho despacho se revisan las ausencias, impuntualidades, incumplimiento de la doble jornada por parte de los trabajadores con los jefes de área, la calidad, cumplimiento de las actividades realizadas, que hayan sido pagadas por productividad y con respaldo económico según lo planificado en el presupuesto de las actividades, mediante un reporte de trabajo que refleja el código de cada trabajador, su nombre y apellidos, área, tasa, jornada, actividad realizada, días y salario devengado, el cual respalda las anotaciones para mantener actualizados los datos que sirven de fuente para la elaboración de la nómina. Este reporte es recalculado y aprobado por el jefe de recursos humanos, además es firmado por quien lo realiza, luego son transferidos al departamento contable donde después de su utilización son archivados.

Las vacaciones son solicitadas por los trabajadores verbalmente a recursos humanos y se realiza la solicitud al área de contabilidad mediante un modelo no oficial de reporte que solo refleja el código del trabajador acompañado del nombre y apellido.

Los certificados médicos se revisan y aprueban dando la conformidad por detrás del certificado el jefe de este departamento. Los descuentos de almacén y comedores luego de revisados y cuadrados son trasferidos a la nominera, quien efectúa los cálculos para su digitalización.

Una vez realizado el despacho con los jefes de objetivo de cada área, el jefe del departamento de recursos humanos, realiza todo el movimiento del personal como altas, bajas, modificaciones de cargos y salarios y traslados de áreas, informando con los datos requeridos a contabilidad las variaciones en un modelo que no es oficial. Al procesar los reportes de trabajo el programa da las nóminas.

Al analizar todos los procedimientos que se ejecutan se pudo detectar:

• Las vacaciones se notifican en un modelo extraoficial y se realizan sin que medie el modelo de solicitud firmado por cada trabajador, lo que puede provocar inconformidad de los mismos.

• En cuanto al acceso de la documentación e información se detectó que los modelos emitidos no se encuentran protegidos, ya que los departamentos de recursos humanos y contabilidad residen en un mismo local, sin contar con archivos apropiados y necesarios para la protección de los mismos.

• Solo se realiza una copia de los modelos emitidos no existiendo contrapartida entre ambos departamentos, para lograr la fiabilidad de la información.

• No se cuenta con personal para la rotación en las tareas claves ya que solo existe un especialista capacitado para realizar esta actividad, lo que posibilita la

ocurrencia de fraude e ilegalidades, además no existe un plan de acciones para la supervisión y control de la documentación en el departamento.

• No se logra la seguridad informática para el control de las tecnologías de la información, ya que las computadoras cuentan con más de un usuario con acceso a las informaciones, lo que facilita la alteración de las mismas.

• Los certificados solo son revisados y aprobados, pero son calculados y registrados en el departamento de contabilidad.

Departamento de contabilidad: Este departamento cuenta con cinco trabajadores para la realización del trabajo, los cuales son técnicos medios en contabilidad y un económico al frente.

La UBPC opera con el sistema denominado Versat Sarasola, que se adapta a las nuevas legislaciones que está emitiendo el país, el cual es un paquete integrado para la gestión económico financiera que permite enviar información eficaz de forma inmediata, ofrece mayor organización, control y disciplina en cada gestión. El mismo está integrado por diez módulos o subsistemas, en la UBPC solo están implantados; contabilidad general y de gastos(VL54); el cual es el corazón del sistema porque hacia este módulo tributan todas las operaciones contables de los restantes subsistemas, además control de inventarios(MR), control de activos fijos (MB), y por último pago de salario (nómina SWIN 5), en el que permite su elaboración a partir de la prenómina que entrega el departamento de recursos humanos al departamento de contabilidad, actualiza el acumulado de vacaciones, aplica las retenciones a descontar a los trabajadores, realiza la aplicación de impuestos salariales y empresariales y los transfiere a finanzas, emite el reporte de retenciones descontadas y pendientes, de registro de salarios por trabajador, slip de nómina para el sobre de pago, la distribución de efectivo y los comprobantes de nóminas que tributan a la contabilidad. La elaboración del modelo es un proceso compuesto por varias etapas, las cuales serán numeradas y analizadas a continuación:

Confección, contabilización y aprobación de la nómina.

El auxiliar de contabilidad (nominera) confecciona el modelo SC-4-06 Nómina, a partir de los documentos entregados por el departamento de recursos humanos utilizando el sistema computarizado descrito anteriormente que es el encargado de emitir dicho modelo y los comprobantes que se originan de esta operación. Se verifica además el cuadre del modelo 643 emitido por el Banco Popular de Ahorro (BPA) de la localidad con el total de los descuentos por nóminas que tienen los trabajadores por los diferentes conceptos como: créditos sociales, bienes y servicios, ley general de la vivienda, materiales y mano de obra, vivienda medios básicos, vivienda vinculada y formación de fondo, comedores y almacén, teniendo en cuenta los trabajadores que causan baja de la unidad. Los impuestos correspondientes a la seguridad social son originados a partir de los gastos reales del documento primario calculado por el sistema y evidenciados en el comprobante.

Posteriormente se procede a la revisión del cuadre de todos los cálculos de la nómina por parte del económico para comprobar que coincida con los reporte de salario, de no ser así se realiza la corrección de los posibles errores que se detecten.

Las nóminas son firmadas en los escaques: Confeccionado por (auxiliar de contabilidad, nominera), Revisado por (económico), Aprobado por (administrador de la UBPC) y Contabilizado por (auxiliar de contabilidad, contadora), se refleja el período de pago y el número del cheque con el que se extrae el efectivo.

El modelo SC-4-07 Submayor de Vacaciones y el Informe de Salarios Devengados son emitidos por el sistema computarizado, ambos son archivados en el departamento de contabilidad, el segundo es utilizado por la nominera del departamento para el llenado del modelo SC-04-08 Registro de Salario y Tiempo de Servicio y a la vez los datos contenidos en este los utiliza para la confección del modelo SC-04-09 Certificación de Años de Servicio y Salarios Devengados, en el momento que se le solicita por parte de otro centro de trabajo el expediente laboral de algún trabajador al departamento de recursos humanos.

Al realizar el análisis de los procedimientos en esta área se encuentran como deficiencias las siguientes:

• Toda la información se encuentra archivada en el mismo local de contabilidad, trayendo consigo la posibilidad de riesgo en la alteración de información, sustracción, uso indebido u otras irregularidades.

• No se realiza la rotación del personal y no se encuentra implantado un plan de acciones de control y supervisión periódico de las funciones que se realizan.

• No cuentan con seguridad informática, ya que el personal que se encuentre trabajando en la computadora de este departamento puede tener acceso a la información contable lo que puede propiciar alteraciones en la misma.

• El modelo SC-4-08 Registro de Salario y Tiempo de Servicio es firmado por el auxiliar de contabilidad (nominera).

• No se elabora el modelo SC-4-09 Certificación de Años de Servicio y Salarios Devengados inmediatamente a que un trabajador cause baja, lo que provoca demora en el cierre del expediente en el departamento de recursos humanos.

Para la extracción del efectivo la auxiliar de contabilidad (financista) elabora los mandatos de pago, el cheque de salario según el total de las nóminas y la distribución de salario obtenida del programa computarizado, así como los cheques de pago de las retenciones a trabajadores que se liquidan una vez al mes al BPA, también los modelos donde se paga a la Oficina Nacional de Administración Tributaria (ONAT) el 12.5% de seguridad social.

Con antelación a la extracción del efectivo se realizan las transferencias de los créditos a la cuenta de operaciones según los gastos incurridos en cada uno de ellos como: salario, 9.09%, 12.5% y 1.5%. El efectivo es extraído en el Banco de Crédito y Comercio (BANDEC) del municipio, por la auxiliar de contabilidad (cajera), la que además realiza los reintegros de salarios indebidos y los no reclamados, la misma es acompañada por un agente de seguridad y protección con arma.

Al analizar los procedimientos realizados se detecta como deficiencia la siguiente:

• No se realiza el desglose monetario de los billetes y moneda fraccionaria sobre el importe correspondiente al pago, para presentarlo conjuntamente con el cheque al BANDEC lo que provoca atraso en el ensobrado del efectivo.

Para dar inicio a la liquidación de la nómina, primeramente, la cajera realiza un cuadre absoluto entre el efectivo extraído y el efectivo según la sumatoria de las nómina correspondiente a cada trabajador. A partir de este momento ya estarán todas las condiciones creadas y se procederá de forma organizada, teniendo acceso al local solo el trabajador que se dispone a la liquidación de su salario en la nómina.

Este proceso tiene un tiempo de duración de cinco días. Al concluir cada jornada el efectivo es guardado en una oficina con llave donde se encuentra ubicada la caja fuerte. El último día de pago la cajera confecciona el reintegro de salarios por el monto total de la sumatoria de los salarios indebidos y los no reclamados por los trabajadores, manteniendo este salario en caja hasta que corresponda el reintegro pertinente, a partir de este momento es confeccionado en original y copia el documento que relaciona los salarios no reclamados, transfiriéndose el original al departamento de contabilidad (subsistema nómina) donde se archiva el mismo como evidencia documental. Posteriormente los subsistemas de nómina y caja emiten sus comprobantes los cuales son contabilizados en el VL-54.

Al analizar los procedimientos que se ejecutan se pudo detectar que:

• No se realiza la rotación del personal y no se encuentra implantado un plan de supervisión periódico de los procedimientos que se realizan.

• No se exige la presentación del carné de identidad al beneficiario para proceder a su pago.

Los procedimientos contables inherentes a este subsistema en la entidad son:

a) Acumulación de la nómina d e salarios (en el mismo se refleja el gasto por concepto de salarios, estipendio, adiestramiento, vacaciones, licencias de maternidad y subsidios así como la acumulación de los pasivos asociados).

b) Extracción del efectivo (en el mismo se refleja la salida del efectivo del banco para la caja para proceder al pago de los trabajadores).

c) Reintegros por salarios indebidos (en el mismo se procede al reintegro al banco de efectivo por concepto de salarios indebidos, así como la adecuada contabilización que procede de las cuentas afectadas).

d) Reintegros por salarios no cobrados (en el mismo se procede al reintegro de efectivo al banco por concepto de salario no reclamado, así como el aporte al presupuesto del estado después de transcurrido el tiempo establecido por la legislación)

e) Cierre del pago de la nómina (en el mismo se procede al pago de salario a los trabajadores)

Para poder realizar el diagnóstico del subsistema de nóminas en el departamento de contabilidad, específicamente en el grupo de nóminas de la UBP Álvaro

Reinoso, se procedió a la aplicación d e l cuestionario de Control inherente al subsistema antes mencionado, la cual además de servir como medio de diagnóstico fue utilizada a manera de exploración del sistema de control interno de modo que las respuestas afirmativas indican un grado satisfactorio del sistema y las negativas influyeron de manera decisiva en el grado de profundidad de las pruebas desarrolladas en la auditoría. De su aplicación se infiere que:

· Existe separación de funciones entre las personas que controlan el tiempo laborado, la que confecciona la nómina, la que paga y la que registra.

· Se revisan y aprueban las nóminas antes de la extracción del efectivo para su pago.

· Existen controles para la entrega del efectivo para pago de nómina y su liquidación a las unidades y establecimientos.

· Las nóminas constan con los datos siguientes:

A) Firma en el espacio "RECIBIDO" de cada trabajador o cada persona autorizada por ésta a efectuar el cobro, mediante documento acreditativo como constancia.

B) Número del Reintegro y fecha de este en el espacio RECIBIDO de cada salario indebido o no reclamado.

C) Número del cheque de la extracción del efectivo para el pago de la nómina, cuyo importe debe concordar con el total de los salarios, vacaciones y subsidios a pagar a los trabajadores.

· El modelo "Registro de Salario y Tiempo de Servicio" se encuentra actualizado aunque es firmado por la misma persona que lo actualiza.

· Los Submayores de Vacaciones están actualizados y mensualmente se cuadra la suma de su saldo con el de la cuenta control correspondiente, no presentando saldos deudores.

· Se realizan las retenciones de salarios, aunque existen diferencias con los Datos de Nóminas del Área de Personal en relación con las viviendas vinculadas de trabajadores que causaron baja de la entidad. Sus importes totales se pagan en término, a las entidades correspondientes y a las personas beneficiarias.

Programa de auditoría

A partir de la situación del sistema de control interno inherente al subsistema de nóminas de la entidad, diagnosticado en la etapa exploratoria de la auditoría, en este epígrafe se propone el programa de auditoría a aplicar, los papeles de trabajos que de él se derivan en la etapa de ejecución, así como el informe correspondiente.

El programa de trabajo del auditor que sigue, establece los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar información durante el desarrollo de la auditoría, fue confeccionado con pruebas de cumplimiento y sustantivas por la propia auditora de acuerdo a los objetivos del trabajo, el tipo de auditoría y el grado de profundidad a acatar de acuerdo a la exploración realizada del sistema de control interno de la entidad.

Objetivos:

Determinar si la UBPC sujeta a investigación cumple los principios del control interno en cuanto al subsistema de nóminas.

Lineamientos de comprobación:

El examen de las cuentas que conforman el subsistema de nóminas y las áreas relacionadas, para el último trimestre del año 2013, será desarrollado mediante la aplicación de un programa de auditoría acorde a los lineamientos siguientes:

_ Estudio y evaluación del control interno.

_ Pruebas sustantivas de las transacciones y saldos de las cuentas relacionadas.

Programa de auditoría para la comprobación del subsistema de nóminas:

1 Estudio y evaluación del control interno.

1.1 Preparare una descripción del control interno para el subsistema de nóminas.

1.2 Verifique los pases a las cuentas controles durante el último trimestre de 2013.

1.3 Confirme con los trabajadores, de ser necesario, las irregularidades que sean detectadas en la revisión de las nóminas correspondientes al trimestre analizado.

1.4 Confronte los pagos realizados de acuerdo a los reportes de trabajo con las nóminas correspondientes a las dos quincenas del mes de diciembre.

1.5 Revise que todas las nóminas estén firmadas en el espacio recibido de cada trabajador, de existir reintegros se procederá a verificar que se pone el número de reintegro y la fecha de este, así como el número de cheque de extracción de efectivo para el pago.

1.6 Confronte los totales de las nóminas con los cheques correspondientes a las extracciones del efectivo para el último trimestre de 2013.

1.7 Verifique que las nóminas se revisan y aprueban antes de la extracción del efectivo para su pago.

1.8 Verifique si el neto a cobrar de las nóminas seleccionadas coinciden con el importe extraído del banco mediante el cheque correspondiente, partiendo del documento primario.

1.9 Revise los movimientos de nóminas, los modelos de notificación de vacaciones, licencias y subsidios y las autorizaciones de cobros, comprobando que estos se corresponden con lo establecido.

1.10 Observe si hay separación de funciones en las operaciones vinculadas con las nóminas.

1.11 Compruebe que se apliquen adecuadamente los sistemas de pagos aprobados.

1.12 Compruebe que coincidan los datos de nóminas con la plantilla cubierta y los expedientes laborales.

1.13 Verifique que los trabajadores que aparecen en las nóminas de vacaciones no perciban salario por igual período.

1.14 Revise si se calculan correctamente los pagos por la estimulación salarial a trabajadores, otras formas de pago de acuerdo con el reglamento establecido en la legislación vigente.

1.15 Realice la compatibilización al cien por ciento de los modelos P-2 "Plantilla de Cargo" y ocupaciones, P-4 Plantilla de Personal y Nóminas.

1.16 Revise los contratos efectuados por la entidad y comprobar la existencia física del trabajador al cien por ciento.

1.17 Revise que los reintegros de salarios estén dentro del tiempo establecido y si los montos se corresponden con el reflejado en las nóminas

1.18 Evalúe el control interno del subsistema de nóminas a partir del resultado de los aspectos anteriores.

Conclusiones

Sobre la base de las deficiencias detectadas, se evalúa la auditoría de NO RAZONABLE, teniendo en cuenta los errores detectados que han originado incumplimientos significativos de las Normas Cubanas de Información Financiera, aunque su impacto en la situación financiera de la entidad no ha sido relevante, ni se han detectado de forma reiterada operaciones sin respaldo documental, existiendo evidencia suficiente, competente y relevante que garantiza la legalidad, autenticidad y correspondencia de la información revisada. Dicha categoría se debe a:

_ Existe un DEFICIENTE sistema de control interno en cuanto al subsistema de nóminas se refiere pues se han presentado irregularidades que afectan a la fiabilidad de la información contable y reflejan una inconsecuente aplicación de los principios y componentes de acuerdo a la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República.

_ Se detectaron pagos indebidos, así como un reintegro y un aporte al presupuesto de los salarios no reclamados, fuera de términos.

_ No existe un procedimiento coherente en cuanto al tratamiento contable de las retenciones relacionadas con las viviendas vinculadas de trabajadores que causaron baja de la entidad, así como algunos créditos sociales.

Resultado

_ Después de aplicado el cuestionario de control interno a modo de exploración, sobre la base de las debilidades detectadas fue aplicada la guía de autocontrol en su totalidad, para poder evaluar de manera más objetiva el sistema de control interno.

_ Existen irregularidades en la confección y protección de la documentación primaria, las vacaciones se notifican en un modelo extraoficial y se realizan sin que medie el modelo de solicitud firmado por cada trabajador, lo que puede provocar inconformidad de los mismos. Los departamentos de recursos humanos y contabilidad radican en un mismo local, sin contar con archivos apropiados y necesarios para la protección y acceso restringido a los documentos y registros.

_ No se realizan las copias necesarias de los modelos emitidos, limitando la contrapartida entre ambos departamentos, para lograr la fiabilidad de la información.

_ No se cuenta con personal idóneo para su rotación en las tareas claves, solo existe un especialista capacitado para realizar esta actividad, lo que facilita la ocurrencia de fraude e ilegalidades, además no existe un plan de acciones para la supervisión y control de la documentación en el departamento.

_ La tecnología de la información no cuenta con la adecuada seguridad informática que se exige, pues a los equipos acceden más de un usuario sin la debida protección.

_ No se elabora el modelo SC-4-09 Certificación de Años de Servicio y Salarios

Devengados inmediatamente a que un trabajador cause baja, lo que provoca demora en el cierre del expediente en el departamento de recursos humanos.

_ El modelo "Registro de Salario y Tiempo de Servicio" se encuentra actualizado aunque es firmado por la misma persona que lo actualiza.

_ Los Submayores de Vacaciones están actualizados y mensualmente se cuadra la suma de su saldo con el de la cuenta control correspondiente, no presentando saldos deudores.

_ Se realizan las retenciones de salarios, aunque existen diferencias con los datos de nóminas del área de personal en relación con las viviendas vinculadas de trabajadores que causaron baja de la entidad. Sus importes totales se pagan en término, a las entidades correspondientes y a las personas beneficiarias.

_ Los reportes de trabajo están debidamente firmados y coinciden con las nóminas, excepto el resumen de reportes No. 18, correspondiente a la segunda quincena se omitió el reporte de limpia manual del día 18 de diciembre por $ 424.59.

_ En el mes de diciembre el efectivo extraído en cheque fue mayor que el importe que sumaban las nóminas con una diferencia de doscientos pesos debido a un error de interpretación del documento que arroja la suma de las nóminas, la cual tuvo solución de inmediato después de comprobarse que no tenía otra finalidad, efectuándose el reintegro inmediatamente a la agencia bancaria.

_ _ Se comprobó que todas las nóminas correspondientes al último trimestre se encontraban firmadas por los trabajadores, excepto la nómina número 12.2.044 correspondiente a la segunda quincena de diciembre, donde se detecta que la trabajadora Marta Díaz Licor no ha cobrado su salario por $229.00 y en la fecha de la auditoría no había sido reintegrado aún, procediéndose al reintegro inmediato.

CONCLUSIONES.

1. Los fundamentos teóricos y metodológicos determinados a partir del estudio de diversos materiales bibliográficos, permitieron conocer varios criterios referidos al control interno y profundizar conceptualmente en los referentes que sustentaron realizar una auditoría al subsistema de nóminas de la UBPC "Álvaro Reinoso".

2. Se realizó la caracterización de la UBPC "Álvaro Reinoso" y fue diagnosticado el estado actual del subsistema de nóminas, verificándose que existen irregularidades que inciden de forma negativa en la confiabilidad de la información que justifican la necesidad del procedimiento de control sugerido.

3. De la aplicación del programa confeccionado, se evidenció un deficiente control interno en el subsistema de nóminas en cuanto a la aplicación de los principios y componentes establecidos; fueron detectados pagos indebidos, así como un reintegro y aporte al presupuesto de los salarios no reclamados, fuera de términos, e incoherencia en el tratamiento contable de las retenciones relacionadas con las viviendas vinculadas de trabajadores que causaron baja de la entidad, y algunos créditos sociales; deficiencias detalladas a la dirección de la entidad en el informe pertinente.

Bibliografía

• ____Almaguer, R. JJ. Peon., (2004)"Componentes y normas del Control Interno" en Consultor Electrónico del Contador y el Auditor [CD-Room], Cuba, Casa consultora D ISA IC.

• ____ANEC, MFP.MAC. Guía No. 1 Comprobación Nacional de Control Interno. p.7.

• ____Catácora, F., (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Primera Edición Editorial McGraw/Hill. Venezuela.

• ____Cook & Winkle, (2007) "Auditoria". Impresión sin Editorial ni fecha. Tomo I cap.7 p.207. cap.12. p. 396-426. 27.

• Colectivo de autores, (1996). Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría e Inspección Fiscal. Cienfuegos: Editorial tributo.

• Colectivo de Autores, (1997), Contabilidad y Finanzas para la Formación Económica de los Cuadros de Dirección. Ciudad de La Habana. Cuba.

• ____ Contraloría General de la República. (2009). LEY 107 y su Reglamento. De la Contraloría General de la República. La Habana.

• ____Contraloría General de la República, (2011). Resolución 60. Normas del Sistema de Control Interno. La Habana septiembre 2011.

• ____Contraloría General de la República, (2012). Resolución 340. Sobre Auditoría.

• COSO. (1997) Control Interno. Estructura Conceptual Integrada ECOE Ediciones. Bogotá.

• ____Cuba. Ministerio de Finanzas y Precios, (2007) Resolución 13 de 2007. "Definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas",Finanzas al Día, [En línea], disponible en: http://www.egrafip.cu [Accesado en Febrerode 20013]

• ____Cuba. Ministerio de Finanzas y Precios, (2007) Resolución 12 de 2007. "Sobre los datos de uso obligatorio" en Finanzas al Día, [En línea] disponible en: http://www.egrafip.cu [Accesado en febrero de 2013]

• Cuba. Ministerio de Finanzas y Precios, (2011) Resolución 416 de 2011 Modificación en el pago del impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo para los años 2012, 2013 y 2014 para las entidades que integran la UCM, [En línea] Finanzas al Día, disponible en: http://www.egrafip.cu [Accesado en enero de 2013]

• ____Cuba. Ministerio de Finanzas y Precios, (2006) Resolución 148. Normativas de Control Interno en las Materias Contables y fi nancieras. [En línea] Finanzas al Día, disponible en: http://www.egrafip.cu [Accesado en febrero de 2013]

• ____Chapman, William L., (1965) "Procedimientos de Auditoría". Colegio de Graduados en Ciencias Económicas de la Capital Federal, Buenos Aires.

• ____Decreto Ley No. 107/06 de Educación a Distancia.2007.

• Editorial Política. El Hombre y la Economía en el Pensamiento del Che. Compilación de textos. La Habana, Cuba. 1988.

• ____Fowler, E. N. Newto , (1976) "Tratado de Auditoría", Ed. Contabilidad Moderna, Buenos Aires.

• ____Gómez, R., (2007) Generalidades de Auditoría Universidad Nacional de Educación a Distancia.2007.Cuba.

• ____Grupo de Caibarién, (2012)." Guía Resumida de la CANEC S.A basada en la Resolución 60/11" en Finanzas al Día [En línea]. Caibarién, disponible en: http://www.egrafip.cu [Accesado en Enero de 2013]

• ____Holmes, A. (1994). Auditorias Principios y Procedimientos. Editorial Limusa. México.

• ____INFORME COSO, (1992) COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZA TIONS) sobre Control Interno, publicado en EE.UU. por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRA UDULENT FINANC IAL REPORTING. Estados Unidos.

• ____Instituto Mexicano de Contadores Públicos, (1957) "Examen del Control Interno", Boletín 5 de la Comisión de Procedimientos de Auditoría, México.

• ____Ministerio de Auditoría y Control, (1995). Decreto Ley No. 159 de la Auditoría .2006.

• ____Ministerio de Finanzas y Precios, (2003) Resolución 297 "Implementación de Sistema de Control Interno." Anexo: Definición de Control Interno. Contenido de los componentes, normas. Cuba.

• ____Miranda, A. , de, Torras, O. González, (1982), Auditoría de las Empresas Socialistas. Tomo I, Cuba, Editorial Combinado Poligráfico Juan Marínelo, capítulo 5, p 165.

• Miranda, A., Oscar, T. JC. González, (2006) Auditorías de las EmpresasSocialistas. Tomo I.

• Navelo, M. (2007). Manual de Normas y Procedimientos para el Subsistema de Nóminas en la Dirección Municipal de Educación de Remedios. Tesis para obtener el título de licenciada en Contabilidad y Finanzas. Universidad Central de Las Villas. Cuba

• Proyecto de Lineamientos de la Política Económica y Social (2010). VI congreso del Partido Comunista de Cuba. 1er párrafo pág. 1

• ____Redondo, A., (1993). Curso Práctico de Contabilidad General. Décima Edición.Editorial Centro Contable Venezolano, Venezuela.

• Santos, Y. y D. Rodríguez, (2007). Manual Normas y Procedimientos para el Pago de los Salarios en la Universidad Central "Marta Abreu " de Las Villas. Tesis para obtener el título de licenciada en Contabilidad y Finanzas. Universidad Central de Las Villas. Cuba.

• ____Segunda Convención Nacional de Auditores Internos (1975). Auspiciada por el Instituto de Auditores Internos de la República de Argentina, Buenos Aires.

• Wikipedia.Nomina[Enlínea].disponibleen:http://es.wikipedia.org/wiki/N%C3%B3mina[

Accesado en Febrero 2013]

• Resolución NO. 02/97, Oficina Nacional de Auditoría, de 1997).

• Ministerio de Finanzas y Precios. Decreto Ley 159 "De la Auditoria" 1995.

• Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución No. 100/04-2004. Normas de Auditoría Interna y Regulaciones sobre la actividad de auditoría.

Autor:

Lic.Dania Domínguez Herrero.

Msc. Ricardo Raúl Prado Pires.