Diseño sistema de gestión organizacional, IMDECARONÍ

Resumen

El proyecto realizado en IMDECARONÍ, se orientó al Diseño de un Sistema de Gestión Organizacional, buscando garantizar la mejora continua en las actividades planificadas y ejecutadas por el Instituto. La metodología utilizada fue con diseño no experimental, descriptivo-explicativo y de campo. Se efectuó un análisis de la situación actual, para identificar las debilidades y diseñar un sistema en donde se realizaron encuesta de forma cualitativa y cuantitativa, además se procedió a realizar estrategias y plantear objetivos o situaciones deseadas para eliminar las no conformidades encontradas. Finalmente se elabora un Manual de Organización, un análisis FODA, un sistema de Indicadores que mide el grado de satisfacción del cliente y un Software que contenga la Documentación administrativa del Instituto, con esto se busca implementar un Sistema de Gestión Organizacional.

Introducción

El Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONÍ), se constituyó el 23 de mayo del 2002, según Gaceta municipal Nº 120-2002, adscrito a la Alcaldía del Municipio Caroní, con el objeto de planificar, dirigir, coordinar, estimular, proteger, fomentar y supervisar las actividades deportivas, de recreación y esparcimiento en el Municipio Caroní, de conformidad con lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las leyes y las políticas formuladas en el plan Nacional, Regional y Local de deporte.

En nuestro tiempos todas las empresas u organización poseen y necesitan establecer lineamientos para cada uno de sus departamentos, secciones y áreas que posee, con el fin de que cada uno de ellos tengan responsabilidades individuales repartidas entre cada uno de los puestos que conforman a los mismos, es por ello que la mayoría de la empresas poseen manuales de organización y sus procedimientos respectivos. Ante esta realidad y con la finalidad de cumplir con las metas propuestas, IMDECARONÍ, debe contar con Manual de Organización que faciliten en forma ordenada y sistemática toda la información relativa a la empresa, debe representar un medio de comunicar las decisiones de la administración, concernientes a la organización, políticas, normas y procedimientos para el conocimiento del personal en general. Siempre actualizándose y buscando mejoras que se adapten a los estándares de su Sistema de Gestión de Calidad, estableciéndose nuevas estrategias, considerando entre otras cosas nuevas tecnologías, recurso humano y capacidad instalada.

En el presente trabajo se elaborara el Diseño de un Manual de Organización para el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní, con la finalidad de tener como una guía de trabajo en las actividades a ejecutar, ya que el personal necesita consultar en forma rutinaria las normas, procedimientos y políticas de IMDECARONÍ.

Para la elaboración de este estudio, se requiere revisar la documentación teórica sobre el estudio de organización, definir el alcance del estudio, designar los instrumentos y técnicas de recolección de datos tales como entrevistas estructuradas y encuestas, estudiar la situación actual de la organización, realizar el diagnóstico de manera individual de los aspectos a estudiar y en base a las deficiencias encontradas se realizará el Plan de Mejoras con la finalidad de mejorar la gestión del Instituto.

Este trabajo esta estructurado de la siguiente manera:

CAPITULO I: El Problema, ya que en él se especifican y detallan cada uno de los ítems que conllevan a entender la problemática existente, Antecedentes, Justificación y el Alcance del estudio existentes para llevarlo a cabo.

CAPITULO II: En este capítulo se presentan los elementos principales de Imdecaroní.

CAPITULO III: Este capítulo es denominado "Marco Teórico", ya que en el se describen cada uno de los conceptos, teorías, entre otros.

CAPITULO IV: Es conocido bajo el nombre de "Marco Metodológico", pues en él se describe la metodología utilizada para llevar a cabo el estudio.

CAPITULO V: En este capítulo se presenta el análisis de los resultados obtenidos en el capítulo anterior, obteniéndose tablas y figuras con sus respectivos análisis y por ultimo las conclusiones y recomendaciones.

CAPITULO I

El problema

En el presente capítulo se describe el problema que fue objeto de estudio, el alcance que comprende, su justificación y objetivos que fueron trazados para la solución de dicho problema, también se describe la limitación que se presentó durante la realización del mismo.

ANTECEDENTES

En los inicios del siglo XXI se han evidenciado que la complejidad y magnitud de los problemas que se presentan en la educación física, el deporte y la recreación en nuestra región, se desprenden de la poca implementación de programas deportivos dirigidos a este sector, a la baja motivación para participar en las actividades deportivas, al alto costo de los materiales deportivos y al déficit de recurso humano capacitado para la atención deportiva, lo cual determina que solo la introducción de elementos de gestión moderna en estos procesos, harán posible alcanzar los niveles de eficacia, eficiencia y sistematización de los mismos de manera que garanticen un impacto significativo en la ciudadanía. La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela establece en su artículo 111. El Derecho al Deporte; un derecho inalienable y a partir e el Ministerio del Poder Popular para el Deporte (MPPPD), ha establecido los ejes rectores para que el deporte, la recreación y la actividad física para la salud sean verdaderamente accesibles al pueblo.

La Alcaldía del Municipio Caroní (ALMACARONI) apegados al proceso de la descentralización en las organizaciones; da pie a la autogestión, con la finalidad de tener autonomía propia y buscar aporte a través de convenios con los entes gubernamentales, obteniendo de esta manera los recursos necesarios para masificar el deporte.

Es por ello que se crea el Instituto municipal del Deporte del Municipio Caroní, pudiendo igualmente utilizar las siglas (IMDECARONÍ). Ente Autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, creado el 23 de mayo del 2002, según Gaceta Municipal Nº 120-2002, adscrito a la Alcaldía del Municipio Caroní, dirigido y administrado por un Consejo Directivo, un Presidente y un Gerente General.

IMDECARONI es un ente descentralizado de la Alcaldía de Caroní y varias de sus actividades son promovidas bajo la supervisión del Ente Rector del Ministerio del Poder Popular para el Deporte (MPPPD), quien desarrolla los mecanismos de control, supervisión y registro de las acciones ejecutadas por IMDECARONI, a través de la Dirección General de masificación deportiva del Vice Ministerio del Deporte; programa: Deporte para todos.

IMDECARONI orienta todos sus esfuerzos al proceso de acompañamiento de toda la población, con énfasis en niños, niñas, jóvenes adolescentes, adultos, adultos mayores y personas con discapacidades de los sectores comunales, estudiantiles, universitarios y otros programas de manifestación, desarrollo y capacitación; prueba de ellos es la realización de las distintas competencias y encuentros deportivos a escala Municipal, Regional, Nacional e Internacional que se especifican en el logro de sus objetivos prioritarios. Los programas deportivos a ejecutar, administrar y coordinar por el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI), a través del cumplimiento de las acciones especificas Municipales, formulan un plan operativo para atender a la comunidad en los diferentes sectores del Municipio, fortaleciendo el proceso de acompañamiento, organización, participación y protagonismo de niños, niñas, jóvenes, adultos y personas con discapacidades; sin distingo de religiones, condiciones y origen. Un proceso generado con una conciencia multiétnica, pluricultural y de géneros, para la estandarización de las políticas deportivas a ejecutarse en el Municipio Caroní.

Se emprendió un arduo proceso de la gente y para la gente, respaldo siempre por áreas de competencias definidas y el concurso permanente de los actores internos y externos a la Municipalidad.

Comprenderán todas aquellas soluciones y alternativas existentes en materia deportiva con el norte definido de fortalecer las políticas que harán de las prácticas deportivas un verdadero derecho constitucional positivo y real. ALCANCE Este trabajo de investigación se llevará a cabo en el Instituto Municipal de Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI), específicamente en el polideportivo el Gallo ubicado en San Félix – Estado Bolívar, con el fin de realizar el Diseño de un Sistema de Gestión Organizacional del Instituto municipal de Deporte.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para que una persona pueda desempeñarse con calidad dentro de su cargo, se tienen que establecer y delimitar con claridad, sin dar espacio a ambigüedades, cuáles son los objetivos y funciones que el empleado debe realizar, además de las políticas tanto institucionales como de la dependencia. Por tal razón se requiere contar con estas herramientas que vienen a ser de gran importancia, dentro de una organización, además que proporcionarían permanentemente información relevante que apoya en el cumplimiento de actividades. En el Instituto Municipal del Deporte del municipio Caroní (IMDECARONÍ), se pudo observar que su estructura organizacional esta conformada por un CONSEJO DIRECTIVO; que tiene, un (1) Presidente, cinco (5) miembros principales y cinco (5) miembros suplentes. La DIRECCIÓN GENERAL; tiene un (1) Gerente General y una (1) Secretaria Ejecutiva III. En la ADMINISTRACIÓN están; dos (2) Asistentes Administrativos y un (1) Analista Contable II. En la COORDINACIÓN DEPORTIVA; esta un (1) Coordinador Deportivo. En la SUPERVISIÓN DE PROGRAMA está; (un (1) Supervisor de Programa de Deporte Para Todos, un (1) Supervisor de Programa de Deporte Estudiantil, un (1) Supervisor de Programa de Deporte Municipal, un (1) Supervisor de Programa Macro-Eventos y un (1) Supervisor de Programa de Capacitación e Investigación Deportiva. Están una (1) Secretaria I, una (1) Secretaria III, siete (7) Entrenadores y dos (2) Promotores Deportivos. En PLANIFICACIÓN; esta un (1) Asistente Administrativo II y en MANTENIMIENTO; esta un (1) Auxiliar de Mantenimiento. La Estructura Organizacional es bastante amplia, posee ciento treinta y ocho (138) personas, entre ellos; treinta y ocho (35) empleados, setenta y uno (71) contratados, treinta (30) Becarios y una (1) persona en comisión de servicio y algunos cargos vacantes para minimizar las actividades o tareas a ejecutar. Sin embargo en (IMDECARONÍ), específicamente en el Polideportivo el Gallo de San Félix, no se tiene un sistema de documentación formal o digitalizada, en donde se especifique la misión, visión, políticas, objetivos estrategias, normas procedimientos y las funciones del instituto, así como tampoco una estructura organizacional acorde con las responsabilidades que ella tiene.

Es por ello que en el Instituto Municipal del Deporte del municipio Caroní (IMDECARONÍ), surge la necesidad de elaborar este proyecto debido a que la institución no tiene un sistema organizacional, como pilar fundamental para el establecimiento de las disposiciones y correlaciones de las actividades y funciones que cada miembro debe desarrollar para el logro de los objetivos fundamentales en la institución.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Toda empresa debe tener definido el cargo que desempeña cada uno de sus integrantes, con esto se evita improvisaciones en el personal que labora en esta institución y se mejora la calidad con que éstos realizan sus actividades. Es por eso que se deben tener claros todos y cada uno de los objetivos que se desean alcanzar, así como cuáles son las personas que se necesitarán para poner en funcionamiento la misma y enfocar que cada una de las funciones de esos puestos considerados como necesarios sean las que realmente conduzcan al logro de los objetivos. Lo que indica que un puesto de trabajo sólo estará justificado si el mismo conlleva a alcanzar la meta que se ha propuesto inicialmente.

Según lo anteriormente expuesto surge la necesidad de mantener informado a todo el personal que labora en (IMDECARONÍ), sobre las tareas a ejecutar en los departamentos o áreas del Instituto. Este no cuenta con manuales o guías que les facilite sistematizar el desarrollo de las tareas, la responsabilidad en los cargos, el ahorro de tiempo y el exceso de trabajo en una sola persona. Es por eso que se hace un estudio organizacional que le proporcionen bases sólidas a las personas que laboran en esta institución, en la ejecución de las actividades y tareas antes mencionadas que puedan ser efectuadas de forma efectiva, eficiente y con calidad para orientarlos hacia el logro de lo objetivos.

5. LIMITACIONES

Una de las limitaciones fue la indisponibilidad en algunas ocasiones de los supervisores que poseen la información, debido a que se encontraba fuera de la zona de trabajo, por lo que se dificultó recolectar información y sostener una conversación con los mismos.

OBJETIVO

A continuación se menciona los objetivos generales y específicos de la investigación:

6.1. OBJETIVO GENERAL Diseñar un Sistema de Gestión Organizacional en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI). 6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Diagnosticar la situación de la estructura organizativa en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI).

• Definir las estrategias generales a través de la Matriz FODA en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI).

• 3 Elaborar un Manual de Organización en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI).

• 4 Elaborar un sistema de indicadores en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI).

• 5 Automatizar el sistema de gestión organizacional del Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI).

CAPITULO II

Generalidades del instituto

En el presente capítulo se hace referencia a las reseña del Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONÍ), enumerando su visión, misión, estructura organizativa, funciones, políticas y objetivos; de la unidad en estudio.

MISIÓN Establecer una política dentro del Municipio Caroní, a través de una debida planificación, coordinación y promoción que sustente las bases para el desarrollo de las actividades físicas, deportivas recreativas y para la salud, donde la comunidad en general sea beneficiaria y se concentre en el aprovechamiento de los espacios deportivos oficiales y alternativos, con una participación conjunta de los entes existentes en el municipio.

VISIÓN Incentivar la organización de las niñas, niños, jóvenes, adultos, ancianos y personas con discapacidad o necesidades especiales en grupos, clubes o equipos que faciliten la practica deportiva, con fines competitivos, formativos y recreativos, con el propósito de elevar la calidad de vida de los habitantes del Municipio Caroní, con el aprovechamiento de sus capacidades y de los espacios deportivos oficiales y alternativos.

OBJETIVO Planificar, dirigir, coordinar, estimular, proteger, fomentar y supervisar las actividades deportivas, de recreación y esparcimiento en el Municipio Caroní, de conformidad con lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las leyes y las políticas formuladas en el plan nacional, regional y local de deporte. POLÍTICA DE IMDECARONÍ A continuación se presentan las políticas internas de l instituto

• Mejorar la calidad de vida de los deportistas, entrenadores del Municipio Caroní.

• Generar el mejoramiento de las personas mediante los aspectos físicos y morales, a través de las diferentes disciplinas deportivas que son factores esenciales del proceso educativo y de la integración social.

• Promover y fomentar actividades deportivas y recreativas del Municipio Caroní.

• Fortalecer la imagen Institucional de Almacaroní e Imdecaroní a través de la realización de eventos deportivos de alta calidad y competitividad a través del programa Macro-Eventos Deportivos.

• Promover la honestidad y transparencia de la gestión del Instituto Municipal de Caroní (IMDECARONÍ).

• Fortalecer el desarrollo del deporte y la educación física, la recreación y la educación para la salud con la orientación y la participación de los niños, niñas y jóvenes que conforman la educación pública (Nacional, Estadal y Municipal) y la educación privada en el Municipio Caroní.

• Promover actividades deportivas en sectores parroquiales, estudiantiles, laborales de escuelas de formación entre otras a través del programa de deporte Municipal.

• Fortalecer el deporte a través de un conjunto de actividades dirigidas a los sectores, promoviendo la masificación, diversificación, sistematización de las actividades físicas, deportivas y para la salud con el aprovechamiento de los espacios deportivos oficiales y alternativos a través del programa deporte para todos.

• Garantizar una información veraz de quienes dirigen y realizan actividades físicas, deportivas, recreativas y para la salud, evaluando las diferentes estrategias fortaleciendo y evaluando resultados a través del programa de capacitación deportiva.

• Orientar y elevar las actividades físicas en todas las parroquias que conforman el Municipio Caroní.

• Fortalecer el deporte escolar como fuente de generación de atletas.

• Incentivar y apoyar el desarrollo de los atletas de alto rendimiento en el Municipio.

• Todos tienen derecho a practicar actividades deportivas sin discriminación fundadas en la raza, sexo, credo, condición social y edad.

• Informar al Alcalde, Alcaldesa, Cámara Municipal y Contraloría Municipal sobre la gestión presupuestaria de manera semestral o cuando estos así lo soliciten.

FUNCIONES DE IMDECARONÍ

El Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní debe cumplir con las siguientes funciones:

• Ejecutar los programas deportivos.

• Lograr la identificación de las distintas tendencias deportivas en los niños para así favorecer el desarrollo integral en cada disciplina, creando condiciones para la dotación, el entrenamiento y el perfeccionamiento en las habilidades y destrezas.

• Proporcionar todos los conocimientos técnicos, tácticos, físicos y de organización a través de procesos de formación, de asesoría y de orientación a todos los actores involucrados en la actividad deportiva.

• Gestar la revolución deportiva en el Municipio Caroní, con principios básicos como: descentralización, autogestión, organización y participación masiva.

• Auspiciar proyectos de mejoramiento para aumentar la calidad de vida en las comunidades, donde la actividad deportiva se articule a los programas de nutrición, salud, educación, cultura y otros de carácter social de manera cogestionaria que determinen la participación ciudadana.

• Incentivar y apoyar el desarrollo de atletas de alto rendimiento en el Municipio.

• Promover redes que se denominan BRIGADAS DEPORTIVAS BOLIVARIANAS, que hagan posible el ejercicio de la democracia participativa, dentro de una nueva institucionalidad que implique la reconstrucción del tejido social.

• Prestar el apoyo a todas las selecciones en sus distintas disciplinas deportivas que representa al Municipio Caroní en competencias Municipales, Estadales, Nacionales e Internacionales.

• Reestructurar y construir infraestructura deportivas, previo diagnostico y acuerdos cogestionario.

• Informar periódicamente a las parroquias del Municipio Caroní sobre la asignación, orientación y distribución de los recursos destinados a ellas.

• Crear y mantener los servicios médicos necesarios para el mantenimiento de la salud de los atletas, lo cual incluirá centros y jornadas de medicina preventiva y curativa.

• Crear conjuntamente con las juntas parroquiales los consejos deportivos parroquiales, quienes serán responsables de diseñar programas y proyectos deportivos parroquiales.

• Promover programas de autoconstrucción de infraestructura deportiva.

• Crear mecanismos y políticas tendentes a la recaudación de recursos suficiente para satisfacer las exigencias económicas solicitadas por los deportistas del Municipio.

• Dotar de materiales deportivos a aquellas asociaciones, clubes o cualquier otro ente debidamente organizado.

• Promover políticas y campañas en contra de las drogas y el ocio, que permitan al ciudadano incorporarse a las actividades deportivas.

• Promover la ejecución de programas deportivos a través de cooperativas, asociaciones gremiales y otras formas de asociaciones comunales.

• Incentivar y organizar a todos los entes deportivos, que hacen vida en el Municipio, para que se construya en clubes, ligas, asociaciones o cualquier otra figura, a los fines de favorecer los procesos de dotación de implementos deportivos de parte del sector público y privado.

• Orientar, asesorar y organizar eventos que le permitan a las distintas organizaciones deportivas, estar en actividad física de manera constante, dejándose claramente expreso que durante la preparación y realización de estos eventos, se prohíbe el expendio y consumo de bebidas alcohólicas, cigarrillo y cualquier otro producto perjudicial a la salud, así mismo mientras se realicen dichas actividades, se

prohíbe en las instalaciones deportivas la promoción publicitaria de dichos productos.

• Adquirir materiales deportivos en cualquier estado de Venezuela para cumplir con sus objetivos.

• Celebrar contratos con organismos públicos o privados a los fines de obtener el financiamiento necesario para la construcción de infraestructuras aporte a los distintos programas deportivos conforme a las disposiciones legales que rigen la materia.

• Solicitar y aceptar la donación de terrenos y otros recursos materiales a entes públicos y privados, a los fines de construir infraestructura deportiva.

• Celebrar convenios con entes públicos o privados para llevar a cabo el desarrollo de proyectos deportivos comunitarios en función de la construcción de un movimiento deportivo que nos permita intercambiar experiencias y el desarrollo autónomo de la organización deportiva.

• Contratar la construcción de infraestructura deportiva, pudiendo solicitar aportes al sector público y privado para el desarrollo de sus programas y debiendo seguir los procedimientos licitatorios establecidos en la ley que rige la materia.

FUNCIONARIO(A) PÚBLICO.

La ley del estatus de la función pública es el instrumento legal que rige la relación del empleo entre funcionarios (as) públicos y la administración pública Nacional, estadal y municipal.

LOS FUNCIONARIOS (A) PÚBLICOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE (IMDECARONÍ)

• De Carrera: Quienes habiendo ganado el concurso público, superado el periodo de pruebe y en virtud de un nombramiento, presten servicio remunerado de carácter permanente.

• De Libre Nombramiento Y Remoción: Quienes son nombrados y removidos libremente de sus cargos sin otras limitaciones que las establecidas en la ley; podrán ocupar cargos de alto nivel o de confianza.

• De Confianza: aquellos cuyas funciones requieren alto grado de confidencialidad en los despachos de las máximas autoridades de la administración pública, de los Viceministros o Viceministras, Directores o Directoras y sus equivalentes.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA GENERAL El Instituto Municipal del Deporte cuenta con una estructura organizacional de tipo funcional a continuación se mencionan y se describen cada una de ellas (ver Figura 1).

CONSEJO DIRECTIVO

El Instituto Municipal de Deporte del Municipio Caroní (INDECARONÍ), estará dirigido y administrado por un Consejo Directivo, integrado por cinco (5) miembros suplentes los cuales deberán tener conocimiento en el área deportiva.

El Consejo Directivo será designado de la siguiente manera: Es conformada por tres (3) miembros principales y sus respectivos suplentes serán designados por el Alcalde o Alcaldesa del Municipio Caroní y serán de libre nombramiento, ratificación y remoción de quien lo designa; y dos (2) miembros principales con sus respectivos suplentes serán designados por la Cámara Municipal de Caroní, los cuales serán de libre remoción y ratificación por parte del Alcalde o Alcaldesa.

Los miembros del Consejo Directivo duraran un (1) año en los ejercicios de sus funciones, pudiendo ser designados por igual periodo y en cualquier caso continuaran en el ejercicio de sus cargos, hasta cuando sean designados y tomen posesión sus sustitutos.

Es la máxima autoridad del Instituto y tendrá las más amplias facultades de administración, disposición, asesoramiento y consultas.

• PRESIDENTE DELCONSEJO DIRECTIVO

Es designado por el Alcalde o Alcaldesa del seno de los cincos (5) miembros principales que constituyen el Consejo Directivo del Instituto.

Tiene las facultades para convocar y presidir las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Junta Directiva, de informar al Gerente general de todas las decisiones de la Junta Directiva a los fines de su ejecución y demás atribuciones que le asigne la misma.

• GERENTE GENERAL

Es representante legalmente del Instituto, esta encargado de velar por la ejecución de las políticas del Instituto, ejecutar los proyectos del presupuesto anual así como los planes de crecimiento del Instituto, orienta y rige las normas generales acerca del trabajo y administración del Instituto, vela por la Memoria y Cuenta del Instituto.

• CONSEJO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA PARA ASUNTOS DEPORTIVOS

El Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONÍ), establece la creación del Consejo de Participación Ciudadana para los Asuntos Deportivos, como instancia de carácter consultivo, propositito y cogestionario cuyo funcionamiento basado en la construcción permanente del consenso, no vulnere la autonomía del Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI), ni excluya de la toma de decisiones a la diversidad de iniciativas individuales y colectivas presentes en el territorio del Municipio, que puede ser ejecutados, coejecutados o apoyados por el Instituto. El Consejo de Participación Ciudadana para los Asuntos Deportivos, debe estar constituido por voceros o delegados autorizados a través del consenso interno de agrupaciones y organizaciones deportivas, de redes, deportistas individuales y de gremios de Instituciones públicas y privadas relacionadas con el que hacer deportivo, debidamente registrados anualmente en el inventario de grupos e individualidades que contengan el Instituto.

En su carácter de instancia consultiva, prepositiva y cogestionaría, el Consejo de Participación Ciudadana para Asuntos Deportivos tendrá las siguientes funciones:

• Aportar ideas y propuestas para enriquecer la planificación y la evaluación programática e Institucional del Instituto.

• Presentar propuestas y proyectos a ser ejecutados en forma cogestionaría y autogestionaria apoyados por el Instituto.

• Adelantar actividades del intercambio de experiencias, de análisis colectivos de la situación socio-deportivo y de apoyo mutuo entre los hacedores de deporte, que vayan en función de enriquecer la calidad de la acción en esa área y de reconstruir el tejido social de los trabajadores deportivos.

• Establecer acuerdos formativos entre los trabajadores deportivos y el Instituto municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI), que garanticen el seguimiento programático y el acompañamiento a los proyectos en marcha.

• Acompañar el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI), en gestiones para la captación de recursos humanos, financieros y materiales, provenientes de distintas fuentes lícitas y que se reviertan en las acciones de los trabajadores deportivos y en el funcionamiento del Instituto.

• Adelantar procesos de consulta y de debate entre los trabajadores deportivos y sus organizaciones para la construcción y el enriquecimiento colectivo del proyecto deportivo del Municipio Caroní y del funcionamiento del sistema deportivo con la participación equitativa de los ciudadanos organizados, de los organismos del estado y de las empresas privadas.

• Establecer las bases filosóficas, organizativas y programáticas para la creación de un movimiento deportivo autónomo en el marco jurídico de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

• La relación entre el Consejo de Participación Ciudadana para los asuntos deportivos y el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONÍ), es el respeto e interdependencia en el apoyo mutuo, pero conservando la autonomía en procesos de consulta y cogestión.

UNIDADES EJECUTORAS

• Planificador: Cumplir con las labores de planificación, coordinación y extensión de actividades acordes a las necesidades de la unidad, estudiando y evaluando programas y proyectos a fin de garantizar su concordancia con los objetivos de la Institución.

• Administración: Desarrollar y controlar la gestión financiera y administrativa de IMDECARONÍ, a través de la formulación, ejecución y control presupuestario; el control interno; la procura de bienes y documentos administrativos, la administración de los recursos humanos y la contabilidad, requeridos para el cumplimiento de los planes, programas y proyectos que desarrolle la gestión.

• Programas: Diseñar, ejecutar, controlar y evaluar los planes y programas en materia comunicacional, apoyar en el desarrollo de los eventos Institucionales que permitan proyectar y difundir la

gestión a nivel Local, Regional, Nacional e Internacional. Además ofrecer a la comunidad información oportuna y de calidad, referida a la gestión del Instituto.

• Personal Secretaria y de Apoyo: Prestar servicios secretariales, mediante la transcripción de correspondencia y ejecutando actividades administrativas y aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.

• Equipo de Instructores Deportivos: Formar atletas y fomentar las practicas en las comunidades y escuelas, impartiendo instrucción teórica-practica, promoviendo, organizando y coordinando actividades deportivas en uno o varios deportes a fin de lograr el desarrollo integral del individuo.

Fuente:www imdecaroní@almacaroní.gob.ve Figura 1 Estructura Organizativa de IMDECARONÍ

CAPÍTULO III

Marco teórico

En este capítulo se detallan los fundamentos teóricos que se consideraron necesarios y sirvieron como apoyo para la realización del presente proyecto, describiendo cada uno de los puntos y términos relacionados con la investigación.

GESTIÓN ORGANIZACIONAL

Para tener una gestión organizacional eficiente debemos hacernos las siguientes preguntas:

¿Cómo debe organizar sus actividades una empresa para crear mayor valor? ¿Cuándo una organización debe reestructurar sus actividades?  Ello depende de la manera en que la organización emplee las disposiciones organizacionales de forma más efectiva. Esto lo realiza a través del DISEÑO ORGANIZACIONAL, lo que supone seleccionar una combinación de estructura organizacional y sistemas de control, que es la forma en que las personas se comportan y determinan cómo actuarán en el escenario organizacional.

 El rol principal de la estructura y control organizacional es doble:

COORDINAR las actividades de los empleados de manera que trabajen juntos para alcanzar los objetivos organizacionales;

MOTIVAR a los empleados y proporcionar los incentivos para lograr estratos superiores de eficiencia, calidad, innovación y capacidad de satisfacer al cliente.

  Las organizaciones constituidas, al modificar sus estrategias, se ven obligadas a realizar cambios en sus métodos de trabajo (que pueden o no incluir modificaciones en el sistema técnico), en sus arreglos jerárquicos, en el uso de sus mecanismos de coordinación, en sus sistemas de planificación y control e incluso en sus sistemas de toma de decisiones.

De otra manera, el cambio estratégico quedará únicamente como un ejercicio intelectual, acerca de lo que podría haber sido. La misma situación se presenta cuando una organización decide llevar adelante un nuevo negocio; en este caso se debe comenzar de cero, pensando la forma en que se va a dividir el trabajo a realizar y luego pensar en qué tipo de mecanismos de coordinación se emplearán para orientar el comportamiento de las diversas partes constitutivas de la nueva organización hacia un fin común.

LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA DE FLUJO

• Acoplamiento mancomunado: distintos miembros comparten recursos comunes, conservando su independencia (fotocopiadora común para distintas unidades de la organización).

• Acoplamiento secuencial: los miembros trabajan en serie (línea de montaje, en la industria metalúrgica)

• Acoplamiento recíproco: los miembros se van transmitiendo el trabajo entre sí en uno y otro sentido, proporcionando cada uno outputs y recibiendo inputs de los demás (ejemplo: trabajo de oficina).

Estos flujos pueden responder en su definición a la visión que se tenga del funcionamiento de la organización, según las distintas escuelas del pensamiento organizacional:

• Visión como sistema de autoridad formal: diagrama organizativo, típicamente representada la estructura por el organigrama, que es una representación fiel de la división del trabajo pero que no permite ver las relaciones informales; muestra las posiciones existentes dentro de la organización, cómo se agrupan en unidades y cómo fluye entre ellas la autoridad formal.

• Visión como sistema de flujos controlados: muestra los flujos de materiales de trabajo, de información y de procesos de decisión, pero en los aspectos que quedan sistemática y explícitamente controlados (describe el uso de la normalización). Pueden identificarse en el sistema regulado tres flujos claramente diferenciados: a) trabajo de operaciones, b) el de información y decisiones de control y c) el de información de staff. Ambas visiones representan tendencias tradicionales respecto al funcionamiento de la organización, encontrándose con facilidad ambas perspectivas en la teoría de la burocracia y de los sistemas de planificación y de información.

• Visión como sistema de comunicación informal: reconoce la existencia de centros de poder carentes de reconocimiento oficial. Las vías reguladas se ven complementadas y a veces burladas por fuertes redes de comunicación informal; los procesos de decisión atraviesan la organización independientemente del sistema regulado, a través del contacto entre compañeros o el contacto directo diagonal entre un subordinado de un departamento y un jefe de otro o también por saltos en la cadena escalar (el contacto de un subordinado con el jefe del jefe).

• Visión como un sistema de constelaciones de trabajo: la organización adopta la forma de un conjunto de exclusivos círculos prácticamente independientes de individuos que intentan tomar decisiones adecuadas a su particular nivel jerárquico. Las relaciones de trabajo son horizontales.

MANUAL Documento elaborado sistemáticamente, en el cual se indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente. Además, se anuncian las normas de funcionamiento básico a los cuales deberán ajustarse los miembros que participan en la organización.

Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores;

• Duhat Kizatus Miguel A. Lo define "Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".

• Para Terry G.R.: "Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

• Continolo G. Lo conceptualizará como: "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

ANTECEDENTES DEL MANUAL El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.