Procedimiento de gestión y prevención de riesgos en las inversiones de cítricos y frutales (página 2)
Enviado por René de la C. Ortiz Fernández
1.2 ANTECEDENTES CONCEPTUALES Y REFERENCIALES ACERCA DE LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS DE INVERSIONES DE FOMENTOS DE CÍTRICOS Y FRUTALES.
Todas las empresas, independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza, o sector al que pertenecen, se encuentran con riesgos en los niveles de su organización. Los riesgos afectan la habilidad de cada entidad para sobrevivir, competir con éxito dentro de su sector, mantener una posición financiera fuerte y una imagen pública positiva así como la calidad global de sus productos, servicios y empleados.
El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vínculo con todo el quehacer, casi se podría afirmar que no hay actividad de la vida, los negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que la humanidad desde sus inicios buscó maneras de protegerse contra las contingencias y desarrolló maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a través de acciones preventivas.
La gestión y prevención de los riesgos añade juicios prudentes e inteligencia a la organización empresarial por cuanto tiende a la protección y al sentido de la prevención contra sus consecuencias dañinas y optimiza los medios para reducirlos o ser dominados.
La Resolución 60 del 2011, de la Contraloría General de la República define los términos gestión y prevención de riesgos, y el autor los asume como tal:
Gestión de riesgos: Conjunto de actividades coordinadas en una organización para dirigir y controlar el proceso de identificación y análisis de los riesgos, la determinación de los objetivos de control y su prevención.
Prevención de riesgos: Es el conjunto de acciones de carácter ideológico, técnico, organizativo y de control, dirigidas de modo consciente a eliminar o reducir al mínimo posible las causas y condiciones que propician riesgos internos y externos, hechos de indisciplinas e ilegalidades que continuadas y en un clima de impunidad, propician manifestaciones de corrupción administrativa.
La actividad empresarial se manifiesta en un entorno incierto, está expuesta a un conjunto amplio de riesgos, que cada vez son más diversos ante los cambios económicos, políticos, tecnológicos, sociales. A todas las empresas le surge la necesidad de defenderse ante los riesgos existentes.
No es posible reducir los riesgos de una organización a cero, por lo que es imprescindible la aplicación de estrategias para minimizar los daños que nos puedan causar, teniendo en cuenta lo siguiente:
Las estrategias de reducción del riesgo que se desarrollan antes de los sucesos de riesgo, a fin de reducir el riesgo potencial.
Las estrategias para afrontar riesgos reducen el impacto de una pérdida después de ocurrido el suceso de riesgo.
Para un eficiente desarrollo de sus actividades, la gerencia de riesgos en cualquier sector u organización debe ajustarse para distribuir su trabajo en las siguientes etapas como mínimo.
Etapa I: Identificación de los Riesgos de Pérdidas.
Esta primera etapa es la más importante, nos permite determinar de una manera más exacta la exposición de una empresa o negocio con respecto a un riesgo o pérdida.
Entre los principales aspectos en que coinciden quienes manejan e investigan el tema se encuentran:
1. Historial de siniestro propios y ajenos.
El mantenimiento de registros e información de los siniestros e incluso de acontecimientos o incidentes de escasa gravedad, que han implicado daños económicos, es la primera fuente que permite detectar y evaluar riesgos. A menudo, estas informaciones son antiguas o incompletas, por lo que será necesario proyectarlas en el momento actual y a situaciones futuras. En la mayoría de las ocasiones el historial de siniestros de una sola entidad suele ser escaso y se dispondrá de una experiencia propia insuficiente para identificar y evaluar la totalidad de los posibles riesgos. Por ello, se debe completar este historial propio con las experiencias de entidades ajenas del mismo sector o cercano del que pertenece la entidad en cuestión.
2. Aplicación de encuestas estándar y cuestionarios.
Esta clase de documentación suele consistir de una serie de páginas con cuestiones generales que pueden ser relevantes para las empresas.
3. El Análisis de informaciones internas.
A la vista de informes de la entidad, se pueden detectar métodos, departamentos, sistemas, personas o mercancías que pueden originar o participar en sus acontecimientos con resultados negativos. Las informaciones que con más frecuencias proporcionan indicios o avances de actuaciones peligrosas son:
Balance y el estado de resultado
Apuntes contables
Informes del personal
Documentos legales
Memorias y proyectos de obras e instalaciones
Contratos de suministros, servicios, representaciones y otros
Cartera de proveedores
Procedimientos de producción (investigación, desarrollo, producción y otros), informes jurídicos,
Inventario de edificio, instalaciones, maquinaria y mercancías, patentes y tecnologías propias y adquiridas, gráficos de flujos.
Estudios de factibilidad.
Informes de balance de análisis de los objetivos.
Expediente de inversiones de la entidad.
Estas informaciones habrán de ser contactadas manteniendo conversaciones con los responsables de las áreas donde se han preparado.
4. Inspecciones personales.
Mediante los documentos, informaciones escritas que proporcionan los demás métodos, el gerente de riesgos puede visualizar la mayoría de los riesgos pero no todos. Para completar la información, es necesario la comprobación física y de actividades directamente, equipos, edificios, servicios, las condiciones correspondientes. Todo esto se lleva a cabo mediante inspecciones de campo. Si la persona que va a realizar la inspección personal ha realizado el suficiente trabajo de despacho, revisando toda la documentación que se ha podido conseguir, podrá comprobar la importancia de riesgos que se ha encontrado en esta documentación y ampliarlos hasta alcanzar a conocer la casi totalidad de los riesgos que afectan a la empresa. Así pues, no es suficiente la información documental para identificar todos los riesgos de una empresa y tampoco es suficiente la sola inspección de campo sino que ambas se complementan.
5. Consultas con expertos, externos o internos.
La mayoría de las empresas no tienen los suficientes recursos como para tener amplia información de los riesgos que las pueden afectar. En ocasiones, los encargados de los departamentos no pueden imaginar todos los riesgos que las afectan por lo que se hace necesario acudir a expertos externos que pueden ayudar a completar la identificación. El gerente de riesgos puede acudir a diferentes fuentes externas como pueden ser los profesionales individuales (abogados, técnicos de riesgos o contables, consultores) mercados u organizaciones (publicaciones periódicas o anuales), agencias gubernamentales y otros.
Etapa II: La Evaluación de los Efectos.
Una de las finalidades inmediatas que se persigue con la inspección es la evaluación de los riesgos detectados. En líneas generales, en la evaluación se toman en consideración dos factores del riesgo. De una parte, la evaluación de la probabilidad de que ocurra el riesgo en cuestión y de otra, la evaluación de la gravedad económica del daño, en caso de que el riesgo se materialice. La Gerencia de Riesgos precisa de una evaluación global que integre ambas variables.
La gestión del riego implica los siguientes pasos:
Recopilación de información: consiste en recopilar información, o en informarse bien sobre una inversión antes de tomar la decisión de adquirirla, lo cual implica conocer sus características, ventajas, desventajas, rentabilidad ofrecida (por ejemplo, su tasa de interés en caso de poseer), su mercado.
Análisis de la información: consiste en analizar la información recopilada, o la inversión en sí, con el fin de determinar con la mayor exactitud posible su rentabilidad, su rendimiento, su período de recuperación del capital, su seguridad o riesgo.
Comparación de alternativas de inversión: en caso de contar con varias alternativas de inversión, se procede a compararlas teniendo en cuenta factores tales como la inversión requerida, rentabilidad, riesgo, liquidez.
Selección de la mejor alternativa de inversión: en este paso se procede a elegir la mejor alternativa de inversión, en base a factores tales como nuestro capital, conocimientos, objetivos de rentabilidad, tolerancia al riesgo.
Diversificación: consiste en crear una cartera o portafolio de inversión diversificado, es decir, no concentrar todo el dinero en una sola inversión o uno sólo tipo de inversión, sino distribuirlo en diferentes inversiones, con el fin de minimizar el riesgo.
El entorno empresarial desde finales del siglo pasado se ha caracterizado por su permanente estado de cambios y ello se ha acentuado en los últimos años por transformaciones en los mercados y economías en las diferentes regiones del mundo, las organizaciones, afectadas directa o indirectamente por estos acontecimientos, tienen el imperativo de desarrollar sus sistemas de dirección y gestión empresarial visionando el futuro.
La Gestión de Riesgos de Inversiones de Fomentos carece de un paradigma determinante, los aportes teóricos son heterogéneos marcados por el contexto socioeconómico no existiendo regencia específica para las de Cítricos y Frutales.
En la práctica se ha comprobado que las herramientas para la gestión de los riesgos son insuficientes para las inversiones de fomentos agrícolas, la gestión a través de un sistema que permita el monitoreo tanto en el proceso de ejecución como de recuperación de la misma, permitirá elevar la calidad de la gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomentos de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila
La adecuada gestión y prevención del riesgo aporta seguridad razonable a la inversión, dota de criterio y justificación a los costes de implementación, es la vía para que la dirección pueda calibrar la inversión que esta realizando.
En la misma medida en que las organizaciones han cambiado atendiendo a las características o exigencias de sus mercados y los retos económicos a enfrentar han ido evolucionando las diferentes corrientes que proponen modos de gestionar riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y frutales y se ha requerido de propuestas atemperadas a las particularidades de la empresa en cuestión, para disponer de una gestión y prevención de riesgos más eficientes que les permitan adaptarse a los cambios, en sentido general, todas las corrientes teóricas sugieren la evaluación del efecto económico en la gestión y tienen en común, el propósito de mejorar la actuación de las organizaciones.
En la bibliografía consultada básicamente no se definen las líneas para analizar la gestión de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales pero se aprecian tendencias en base a las cuales el autor define las dos corrientes que se relacionan a continuación:
Gestión y prevención de riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y frutales centradas en el mercado.
Gestión y prevención de riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y frutales centradas el manejo de las finanzas.
Las primeras refieren el interés de seguimiento a la incorporación si fuera necesario durante la etapa de ejecución de elementos no considerados inicialmente en el estudio de factibilidad siempre monitoreando todo lo que se requeriría para satisfacer las expectativas del cliente y en el segundo centrado en el manejo de las finazas previstas.
Se parte de la premisa de que no existe sistema de control ni sistema de gestión y prevención de riesgos aplicable a todas las organizaciones o situaciones, sino que dependerá de las circunstancias determinadas en las que se encuentre la misma, a partir del análisis y efecto de tres variables esenciales: la estructura, la tecnología y el entorno.
Una de las definiciones consultadas en la que en mayor medida se aprecia el reconocimiento del control como función integradora de la dirección, es la ofrecida por la International Business Consultants Network (2004:15), al considerarlo como el conjunto de :"Políticas, procedimientos, prácticas y estructuras organizacionales diseñadas para garantizar razonablemente que se alcanzarán los objetivos y que se impedirán y detectarán los eventos no deseados".Esta definición hace referencia de manera explícita a la actuación de las funciones de planificación , organización y dirección, integradas a la de control y se relaciona directamente con la gestión y prevención de riesgos de inversiones de cítricos y frutales.
En el criterio del Dr.C. Remberto Naranjo Pérez (2004), el concepto de control estratégico en las inversiones se interpreta como la confirmación de que la estrategia o una línea seleccionada por la organización están siendo desarrolladas; en otros casos, el control hace referencia a la elección de la forma de medir y evaluar los resultados.
Los autores J. Stoner y R. Freeman. (1992) plantean que: "…el cambio forma parte inevitable del entorno de cualquier organización y que la función de control ayuda a detectar los cambios que están afectando y permite controlar las consiguientes oportunidades o amenazas".
Como se puede apreciar, un momento importante a la hora de diseñar e implantar el control estratégico, deberá estar orientado al monitoreo estratégico del entorno y que esta responsabilidad deberá recaer fundamentalmente en los niveles superiores o estratégicos de dirección durante el proceso de gestión y prevención de riesgos.
Las definiciones expresadas no ofrecen una clara orientación sobre qué es el control estratégico en las inversiones por lo que asumimos como: Control estratégico en las inversiones: aquel a través del cual se valora la consecución de las acciones estratégicas trazadas por la organización, donde se toman como referencia indicadores seleccionados que constituyen la guía para medir la marcha de las mismas, lo que permite a los directivos determinar si se requiere de acciones correctivas o de mejora.
La evolución de las concepciones sobre gestión de riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y frutales ha estado ligada al desarrollo social, a los cambios de los mercados, a su internacionalización y al incremento de la competitividad, al no se estar sistematizado teóricamente se ha condicionado la necesidad de desarrollar modelos de actuación que permitan un proceso de adaptación sistemático a estos cambios.
En respuesta a los retos actuales impuestos a las organizaciones, se requiere contextualizar alternativas que contribuyan a perfeccionar y a adaptar a los nuevos tiempos la Gestión de riesgos de inversiones de fomentos de Cítricos y Frutales, proponemos un procedimiento para las unidades productivas de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila.
1.2.1 ANTECEDENTES EN LA APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS EN LAS INVERSIONES.
En las actuales condiciones de nuestra economía y debido a los aspectos técnicos del tema, la evaluación de los riesgos solo obtendrá resultados convincentes enfrentando la problemática de un modo integrado, sistemático y generalizado en todos los eslabones de la estructura empresarial. Para el logro de esos cardinales propósitos las nuevas tecnologías de la información deben constituir un valioso vehículo dirigido al cómputo y análisis óptimo de las operaciones
La automatización de los procesos fundamentales relacionados con las inversiones es un trabajo necesario para optimizar recursos de todo tipo, específicamente la información de gestión de riesgos de Inversiones hasta el momento se efectúan de forma manual, para la captura de toda la información necesaria acerca de los procesos en los cuales se requiere con mas urgencia de la misma se emplean distintas técnicas entre las que resaltan las entrevistas.
Al evaluar los cambios que ocurren cuando se aplican procedimientos y herramientas con base en las tecnologías de la información es necesario tener en cuenta si están condicionados por el comportamiento de las personas ya que estas están integradas a todos los procesos de la organización.
Los sistemas de información son sistemas sociales. Ellos son desarrollados por personas (desarrolladores) para personas (clientes y usuarios). El éxito de un proyecto de diseño de herramientas informáticas está determinado por los factores sociales – la tecnología es una cosa secundaria. Hay muchos ejemplos de sistemas técnicamente inferiores que trabajan y benefician a los usuarios.
Lo anterior es también corroborado por P. Lorino (1996) al reconocer que: "…no puede haber un modo de control que no sea concertado y aceptado, porque una parte esencial de cada comportamiento se convierte en incontrolable. Para esto se exige herramientas de informaciones eficaces y reconocidas por todos". Un elemento que resulta de interés para el control estratégico es la información esto fundamenta nuestra propuesta al diseñar la herramienta informática de este procedimiento.
La información que se requiera a cada nivel debe corresponderse con la responsabilidad de cada cual en el proceso y en la medida en que se desciende por los niveles de dirección, debe proporcionarse información cada vez más detallada y frecuente. Al diseñar una herramienta informática hay que considerar lo expresado por (A. Solano 2002) cuando manifiesta que un buen control debe acentuar la excepción a partir de manejarse la información necesaria que permita dirigir la atención hacia aquellas áreas que requieren acción correctiva, ya que cuando la cantidad de información generada es voluminosa hace difícil determinar la trascendencia de ésta.
Cuando se trabaja para construir una herramienta, producto o un sistema, es importante seguir una serie de pasos predecibles
Se pueden emplear los diagramas de actividades en los que se puede incluir mucha información y pueden ser muy útiles para la comprensión de los procesos y además para tener una idea inicial de cuál será la magnitud que se alcance con la automatización.
Se realiza un levantamiento de las funcionalidades requeridas por los usuarios y se incorporan beneficios o bondades que la automatización deberá lograr:
Establecer y mantener un acuerdo con los usuarios del futuro software en cuanto a lo que el mismo debe automatizar.
Hacer extensivo a los desarrolladores el conocimiento de los requerimientos de los usuarios.
Definir los límites del sistema.
Establecer las bases para la distribución de funcionalidades a través de las distintas interacciones a realizar.
Establecer las bases para el cálculo de tiempo y costo de la aplicación.
Establecer las interfaces de usuario del sistema haciendo énfasis en las necesidades y metas del usuario.
Una buena práctica para la definición de las futuras funcionalidades y características de la herramienta diseñada es la realización de una tormenta de ideas entre los usuarios y los desarrolladores.
Los primeros tienen el conocimiento preciso de las actividades que son vitales en los procesos de la inversión pero a veces tienen un horizonte corto de lo que se puede automatizar o no, por lo que ellos solos no son capaces de visionar las características de la herramienta requerida para determinados fines. De esta actividad se obtiene un listado de todos los requisitos funcionales y no funcionales de la aplicación futura.
De los requisitos funcionales se genera el modelo de los casos de uso y los requisitos no funcionales constituyen una especificación complementaria que completan el conjunto de propiedades que debe estar presentes. Es importante aclarar que el énfasis en los requisitos funcionales, que son los que determinan las funcionalidades del sistema.
El trabajo que se asocia al diseño de herramientas se puede dividir en 3 fases genéricas, con independencia del área de aplicación, tamaño o complejidad del proyecto. Cada fase se encuentra con una o varias cuestiones de las destacadas anteriormente.
La fase de definición se centra sobre el qué, es decir, durante la definición, el que desarrolla la herramienta o software intenta identificar qué información ha de ser procesada, qué función y rendimiento se desea, qué comportamiento del sistema, qué interfases van a ser establecidas, qué restricciones de diseño existen, y qué criterios de validación se necesitan para definir un sistema correcto. Por tanto, han de identificarse los requisitos clave del sistema y del software.
Aunque los métodos aplicados durante la fase de definición variarán dependiendo del paradigma de Ingeniería de Software (o combinación de paradigmas) que se aplique, de alguna manera tendrán lugar tres tareas principales: ingeniería de sistemas o de información, planificación del proyecto del software y análisis de los requisitos.
La fase de desarrollo se centra en el cómo, es decir, durante el desarrollo se intenta definir cómo han de diseñarse las estructuras de datos, cómo ha de implementarse la función dentro de una arquitectura de software, cómo han de implementarse los detalles procedimentales, cómo han de caracterizarse las interfases, cómo ha de traducirse el diseño en un lenguaje de programación (o lenguaje no procedimental) y cómo ha de realizarse la prueba. Los métodos aplicados durante la fase de desarrollo variarán.
La fase de mantenimiento se centra en el cambio que va asociado a la corrección de errores, a las adaptaciones requeridas a medida que evoluciona el entorno del software y a cambios debidos a las mejoras producidas por los requisitos cambiantes.
Para resolver los problemas reales en una empresa se debe incorporar una estrategia de desarrollo.
La herramienta enriquece el procedimiento propuesto, que se ejecuta en hojas de Excel vinculadas entre ellas, los análisis se pueden ejecutar con mucha rapidez, abarcando un rango de escenarios muy amplio y permitiendo llegar a conclusiones sobre la versión a proponer finalmente.
En la herramienta informática del procedimiento para la gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales se emplean indicadores que se han seleccionado partiendo del criterio de que constituyen un elemento de la cadena de relaciones causa- efecto que comunica la calidad de la ejecución de las mismas.
La sencillez de la herramienta se vincula también a la cantidad de información que genere, la cual debe ser fácilmente manejable por quienes la necesiten y sobre todo basarse en aquellos factores trascendentales que en mayor medida conduzcan al éxito.
Lo que aporta además de un sistema de mediciones pude ser mayor en la medida en que sirva, no sólo para diagnosticar y compartir información, sino también para que las personas que la reciban sean movilizadas a actuar a partir de las mismas, o sea que ayude a modificar conductas, modos de gestionar riesgos.
Un sistema que no brinda beneficio (percibido o real) al cliente será abandonado, no importa cuán brillante sea desde el punto de vista técnico. Por lo tanto se trata de resolver un problema práctico en la vida de la empresa y en su ciclo de dirección.
1.3 Antecedentes contextuales. Valoración de la situación actual de la gestión y prevención de riesgos en la ejecución de inversiones de cítricos y frutales de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila.
Sin el conocimiento del pasado no puede comprenderse plenamente la existencia del presente, ya que sin aquel no podría establecerse la correspondiente correlación entre los tiempos idos y los actuales. Ceballos fue siempre la zona citrícola por excelencia de nuestro país, en ella las primeras siembras de Cítricos se realizaron en el año 1905 en las fincas Tres Ceibas y el Noventa, por una compañía Norteamericana llamada THE – DEVELOPMENT COMPANY OF CUBA.
Al triunfar la Revolución en 1960, es intervenida por no acatar las leyes revolucionarias establecidas por el Estado Cubano, surgiendo así la granja del pueblo Mariana Grajales y fueron agregándosele otras áreas de terratenientes cubanos y norteamericanos que abandonan el país o no daban atención a las plantaciones.
En 1965 se funda la agrupación de frutales "Evelio Rodríguez Cúrvelo" y en 1968 cambia su nombre y se convierte en "Plan Cítrico Camagüey Oeste" como parte de la política agraria de formar planes especializados en cultivos específicos, hasta que el Primero de Enero de 1977, toma el nombre que lleva actualmente "Empresa Citrícola Ciego de Ávila" con sus oficinas centrales ubicadas en el Km. 9 ½ de la carretera que une a Ciego de Ávila con el poblado de Ceballos.
La Empresa Citrícola Ciego de Ávila fue creada el 15 de diciembre de 1976 con personalidad jurídica propia por la Resolución No. 333/76 del Ministro de la Agricultura, comenzando sus operaciones el 1ro de enero del año 1977, entidad que con la promulgación del Acuerdo No. 2732 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros de fecha 2 de febrero de 1994 por el que se crea la Corporación Nacional del Cítricos, pasa a formar parte de esta Organización que reestructura la actividad en todo el País, aspecto ratificado en la Resolución No. 890 de 23 de marzo de 1994 de la Comisión Nacional del Sistema de Dirección de la Economía.
La referida Organización de acuerdo a la comunicación No. 148 del Ministerio de Economía y Planificación de fecha 5 de marzo del 2001 cambia su denominación por Grupo Empresarial Frutícola, subordinado igualmente al Ministerio de la Agricultura. Su objeto empresarial está regido por la Resolución No. 616/2008 del Ministro de Economía y Planificación de fecha 9 de diciembre de 2008, siendo esta la vigente en la actualidad.
El Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, a propuesta del Grupo Gubernamental de Perfeccionamiento Empresarial y previa aprobación del Expediente por su homólogo Ejecutivo, adoptó el Acuerdo radicado al No. 4423 de fecha 24 de mayo del 2002, por el que se autoriza la implantación del Perfeccionamiento Empresarial en la Empresa, sistema que impulsa el trabajo de la generalización de tecnologías, la protección de medio ambiente, el desarrollo de la ciencia y la técnica por las necesidades de incremento y desarrollo científico técnico de la empresa.
Su ordenamiento territorial abarca áreas ubicadas en los Municipios de Ciego de Ávila, Morón, Ciro Redondo, Venezuela y Baraguá, todos de la Provincia Ciego de Ávila.
Su Objeto Empresarial la autoriza entre otras actividades a:
Producir y acopiar a la base productiva y a otras empresas para comercializar de forma mayorista, cítricos, frutales, jugos, pulpas, conservas de frutas y vegetales, tubérculos, raíces, hortalizas, vegetales, viandas, cereales, granos, flores, carbón vegetal, carnes de ganado menor, vísceras y otros derivados, en pesos cubanos y pesos convertibles.
Producir y comercializar de forma mayorista, paletas, cajas paletas y módulos de envase, en pesos cubanos.
Producir, acopiar y comercializar de forma mayorista papas y viandas fritas en pesos cubanos y en pesos convertibles.
Producir y acopiar a la base productiva asociada, para su comercialización mayorista, los excedentes del plan de plantas ornamentales, posturas de frutales, forestales y de flores y de forma mayorista y/o minorista como concurrente en el Mercado Agropecuario Estatal en pesos cubanos.
Producir y comercializar de forma mayorista, medios de control biológico (entomófagos, entomopatógenos y biopreparados), materia orgánica, humus de lombriz, pienso criollo, plantas condimentosas y medicinales frescas o secas, posturas de tabaco, semillas botánicas y agámicas que incluyen posturas, yemas y esquejes de cítricos, frutales y forestales, en pesos cubanos.
Producir y acopiar de la base productiva y productores individuales, tabaco en rama para comercializar de forma mayorista con destino a la Empresa Comercializadora de Tabaco en Rama, en pesos cubanos.
Prestar servicios en pesos cubanos de beneficio de productos agropecuarios, de tecnología de producción, maquinaria agrícola, fumigación, riego, de nivelación y drenaje, cosecha, de maquinado, servicios técnicos de aplicación de medios biológicos, procesamiento de datos primarios, fertilización, almacenaje, fitosanitarios, tracción animal y doma de bueyes, aserrado de madera a la base productiva y productores individuales que se encuentran enclavados en el territorio de la empresa y a entidades del Ministerio de la Agricultura y del Ministerio de la Industria Azucarera, en pesos cubanos.
Producir y comercializar de forma mayorista leche de ganado mayor y menor y derivados lácteos, dígase quesos, con destino a la Industria Láctea en pesos cubanos y pesos convertibles, así como leche fresca al sistema del Comercio Interior (cruzamiento) en pesos cubanos y de forma minorista a los trabajadores de la entidad que se desempeñan como ordeñadores en pesos cubanos, todo ello cumpliendo las regulaciones establecidas por los Ministerios del Comercio Interior, de la Industria Alimenticia y de la Agricultura.
Producir y acopiar a la base productiva, para comercializar de forma mayorista, animales comerciales de ganado mayor a la Industria Cárnica en pesos cubanos y pesos convertibles.
Producir y comercializar de forma mayorista a la Industria Cárnica carnes de ganado mayor a partir de los sacrificios por accidentes o depuración que de modo ocasional se le autoricen por el Ministerio de la Agricultura a la empresa en pesos cubanos.
Comercializar de forma mayorista los insumos fundamentales para la producción agropecuaria tanto producidos como adquiridos, además de artículos de alta demanda para el sector y subproductos de las cosechas para alimento animal, semillas, pasto y forraje verde y seco, a la base productiva asociada y a entidades estatales productoras de alimentos y de forma minorista a los productores individuales que se vinculan con la empresa en pesos cubanos, según nomenclatura aprobada por el Ministerio del Comercio Interior.
Actualmente la Empresa de Cítricos de Ciego de Ávila trabaja en elevar la productividad y el rendimiento de los cultivos utilizando tecnologías novedosas que permiten obtener productos competitivos sostenibles para que satisfagan el creciente mercado, asegurando además con ello altos niveles de ingreso y el incremento del nivel de vida de los trabajadores de la entidad, para ello a integrado todos los Sistemas de Dirección y Gestión Empresarial Cubano, garantizando:
La participación y compromiso de los directivos y trabajadores manteniendo la formación y desarrollo del personal que garantice la permanencia en los puestos de trabajo y la mejora salarial.
La venta de sus productos en todos los polos turísticos del país y el mercado fuera de frontera mejorando continuamente la calidad y los servicios.
Incrementar y diversificar las producciones.
Cumplir con los principios del desarrollo sostenible y la conservación del medio ambiente.
La eficacia de la gestión de la información y desarrollo del software, con adquisición de la tecnología informática necesaria.
Una comunicación eficaz y eficiente en todas las direcciones.
Por lo que es el momento óptimo para incrementar la calidad de la gestión de riesgos en la ejecución de las inversiones de fomentos de cítricos y frutales, a partir de la introducción de un procedimiento diseñado para este fin atendiendo a características y particularidades de sus unidades productivas, con una herramienta informática para sistematizar y analizar información sobre aspectos específicos de la actuación de la organización y enviarla a sus miembros.
La situación actual de la gestión y prevención de riesgos en la ejecución de inversiones de fomentos de cítricos y frutales requiere de estar preparado para la toma de decisiones flexibles y rápidas, atenuar la incertidumbre, disminuir el impacto de los cambios del entorno, y facilitar informes a actores externos o terceros.
En el caso de la empresa se caracteriza porque las inversiones no se limitan sólo a sus cinco unidades empresariales de base sino que abarcan a siete Unidades Básicas de Producción Cooperativa que tienen la misión de producir cítricos y frutales que comercializan para la empresa según las necesidades de está y a su ves la empresa invierte de sus recursos para garantizar estas producciones.
A partir de la experiencia acumulada por el grupo de trabajo de inversiones que ha mantenido una composición estable desde su creación y ha dado seguimiento al desarrollo de las mismas, se muestra una evaluación del estado de la gestión y prevención de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales en la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila.
Desde su creación en la empresa aunque no existió procedimientos de ningún tipo para gestionar riesgos de inversiones se les dió seguimiento con métodos de control operativos que al carecer en algunos casos de sistematicidad y en otros de experiencia en la base productiva no siempre arrojaron los resultados esperados.
No se tenia conciencia en todos los casos de la importancia de monitorear el proceso y prevenir para garantizar que la ejecución se correspondiera con lo planificado inicialmente, el seguimiento se ha efectuado a partir de tareas en los planes de trabajo, estos se confeccionan con acciones que se consideran las necesarias para lograr los resultados esperados, inicialmente se dirigía por instrucciones.
A finales de la década del 90 la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila va dejando a tras métodos tradicionales de dirección incursionando en la Administración por Objetivos apareciendo en ellos reflejado el proceso inversionista.
Este importante paso en el proceso de dirección, en la creación de una cultura de trabajo basada en la Dirección por Objetivos y la Planeación Estratégica acerca más a los directivos al empleo de técnicas y métodos relacionados con la gestión y prevención de riesgos. Sin embargo con el decursar del tiempo se han manifestado deficiencias tales como:
Limitada participación en la gestión y prevención de riesgos de los implicados en la ejecución de las inversiones.
Falta de conocimientos y sensibilización de algunos técnicos que en la base productiva participan en la ejecución de las inversiones.
Divorcio entre los proyectos, estudios de factibilidad y las acciones de control y seguimiento a las inversiones.
Se carece de referentes en sentido general del modo de gestionar riesgos, no existiendo en el Grupo Frutícola, ni en la Delegación Provincial de la Agricultura un modelo específico.
En la Empresa y en las Unidades Básicas de Producción Cooperativas no se ha capacitado suficientemente a los equipos de dirección en la gestión y prevención de riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y frutales.
En la práctica, en la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila, la gestión y prevención de riesgos planificada, ordenada y sistemática no ha formado parte del proceso de dirección y control.
En el caso de las inversiones de fomentos que realiza la empresa para garantizar las producciones de las Unidades Básicas de Producción Cooperativas que le suministran cítricos y frutales, se han manifestado limitaciones a la hora de realizar la gestión y prevención de riesgos de dichas inversiones, entre las que se encuentran:
Los directivos de las Unidades Básicas de Producción Cooperativas han carecido de datos relevantes y análisis comparativos al efectuar el seguimiento a la ejecución de las inversiones de fomentos por no existir monitoreo eficaz de las mismas.
Ningún nivel de dirección de la empresa ha tenido como referente un procedimiento que oriente sobre los momentos por etapas claves e indicadores críticos para realizar los controles, lo que provocó que primara un estilo de trabajo de lo operativo sobre lo estratégico.
No tener definido por escrito la asignación de responsabilidades en la ejecución y control para los diferentes niveles organizativos.
Estas limitaciones inciden en la calidad de la gestión y prevención de riesgos, condicionando la necesidad de elaborar un procedimiento que ordene el actuar en este sentido para las inversiones de fomentos de cítricos y frutales.
La utilización de procedimientos en la empresa se inició con la implantación de un sistema de gestión de la calidad que ha sido muy útil, sobre todo para orientar y concentrar los esfuerzos colectivos e individuales hacia aquellas cuestiones esenciales y más aún como base para la evaluación.
Sin embargo, independientemente del reconocimiento sobre la utilidad de los mismos no se diseño hasta el momento uno para la gestión y prevención de riesgos en inversiones.
El control es reconocido como la función integradora de la gestión, sin embargo, en las organizaciones productivas pertenecientes al sector agrícola en la empresa, se carece de procedimientos de trabajo asociados a la gestión y prevención de riesgos en sentido general y de herramientas informáticas que faciliten el trabajo a los directivos.
Las diferentes inversiones se han realizado en sus Unidades Empresariales de Base, en las mismas solo se registran los gastos de los distintos elementos, porque el control en su ejecución se realiza a nivel del grupo de inversiones de la empresa, lo cual no permite monitorear a tiempo las desviaciones ocurridas durante la ejecución de las inversiones para la toma de decisiones en cada momento.
El monto de las inversiones que ha destinado la empresa para su desarrollo sostenible, tomando como referencia desde Marzo de 2007 hasta igual fecha del 2011 ha sido de forma ascendente, de 4.4(mp) en el 2007 a 17.3(mp) en el 2011, (Anexo 2) diversificado en sus unidades para el Fomentos de Cítricos, Fomentos de Frutales, Obras Hidráulicas, Casas de Cultivos, adquisición de Máquinas Extractoras de Jugos, Planta productora de Barras y Mini dosis, Adquisición de camiones para la explotación del carbón entre otras y de ella como promedio el 93 % corresponden a los fomentos de cítricos y frutales con un valor de 15.98 mp y 1.27 mp en el resto de las inversiones.
Figura. 1. Representación de las inversiones de fomentos de cítricos y frutales en el total de inversiones de la Empresa.
En la Empresa Citrícola Ciego de Ávila el diseño de procedimientos y herramientas para gestionar y prevenir riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales, no ha tenido hasta ahora los éxitos esperados al efectuar el control estratégico, lo que puede estar condicionado a diseños que no consideran su correspondencia con las líneas estratégicas de las organización, no ser empleados para medir sistemáticamente el resultado del trabajo y no estar sometidos a un proceso de mejora continua atendiendo a los cambios del entorno.
Aunque en las organizaciones a escala internacional y en las empresas de clase mundial existentes ya en el contexto empresarial cubano, el control estratégico en las inversiones va mas allá de acciones de diseño de procedimientos y herramientas para la gestión y prevención de riesgos de inversiones de cítricos y frutales, en las unidades productivas de la organización objeto de estudio aún no se han obtenido los éxitos esperados.
1.4 CONCLUSIONES DEL CAPÍTULO.
El análisis de los aspectos abordados en el capítulo, referidos a los antecedentes históricos, conceptuales, referenciales y contextuales del objeto y campo de la investigación, permite arribar a las siguientes conclusiones parciales:
Nacionalmente no se dispone de ninguna normativa, metodología o procedimiento dirigido a orientar la forma de gestionar y prevenir riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales.
No existen suficientes referentes conceptuales para gestionar y Prevenir riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales para la base productiva lo que justifica el diseño de este procedimiento que estará sujeto a un perfeccionamiento continuo.
Resulta indispensable el reconocimiento de la necesidad de apropiarse de una cultura de la aplicación de tecnologías informáticas.
CAPÍTULO II:
Propuesta de procedimiento
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS DE INVERSIONES DE FOMENTOS DE CÍTRICOS Y FRUTALES EN LA EMPRESA CITRÍCOLA DE CIEGO DE ÁVILA
En este capítulo se define la metodología, se explica la elección y fundamentación de los instrumentos escogidos para la descripción, recogida y procesamiento de la información y se presenta el procedimiento propuesto, así como las herramientas de implementación, para el perfeccionamiento de la gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales.
El Procedimiento es presentado mediante su esquema general y descrito en sus diferentes etapas y pasos, en tanto el mismo, se expone sintetizadamente.
2.1 Metodología utilizada para el diseño de la investigación.
La investigación se desarrolló en dos Unidades Empresariales de Base la de producción de piña y producción de frutales de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila, ya que son las dos unidades de desarrollo de inversiones de fomentos de cítricos y frutas más grandes que tiene la empresa en cuanto a diversidad de los cultivos, que incluyen además de los cítricos, la guayaba, el mango, el coco y la piña que es representativa en cantidad y en símbolo del territorio. De igual forma algunas de las herramientas utilizadas como parte de los métodos empíricos, en particular la encuesta a los especialistas seleccionados y el grupo de discusión, se aplicaron fuera de la instalación, a los efectos de validar los resultados.
Los trabajos se llevaron a cabo en el período comprendido entre octubre de 2010 al 2011.
La investigación clasifica como cualitativa longitudinal con enfoque de investigación acción, y se caracteriza porque fue concebida con una visión holística y desarrollada de manera simultánea con su aplicación práctica. Se contó con la participación y compromiso de los directivos y técnicos de las Unidades Empresariales de Base Producción de Piña y producción de Frutales, y de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila relacionados con las materias objeto de análisis.
Actualmente la investigación cualitativa, es la más usada para el estudio de las Ciencias Empresariales, ya que con esta se logra la comprensión de las complejas interrelaciones que se dan en la realidad. Se caracteriza por la utilización de técnicas que permiten recabar datos que informen de la particularidad de las situaciones, permitiendo una descripción exhaustiva y densa de la realidad concreta objeto de investigación.
Variable Independiente: La gestión y prevención de riesgos
Variable Dependiente: Control en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales.
Tareas de la investigación: De manera sintetizada las tareas para llevar a cabo la investigación pueden resumirse en las siguientes etapas:
Etapa facto-perceptible:
Determinación de los antecedentes históricos de la investigación.
Caracterización de los conocimientos científicos, los resultados de las investigaciones y las experiencias publicadas en torno al tema de la gestión y prevención de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales.
Caracterización de la situación concreta de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila.
Etapa de elaboración del diseño del procedimiento:
Planificación del diseño y desarrollo.
Determinación de los elementos de entrada.
Revisión y verificación del proceso de diseño.
Elaboración progresiva.
Validación
Etapa de aplicación:
Preparación del marco lógico para la elaboración del procedimiento.
Elaboración del procedimiento.
Implantación del procedimiento.
Corroboración de la factibilidad y eficacia del procedimiento diseñado e implantado en la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila, mediante la validación.
Los métodos teóricos utilizados en la investigación fueron los siguientes:
Histórico-lógico para profundizar en la determinación de los antecedentes históricos del establecimiento de los riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales y sus tendencias en las diferentes etapas, así como para su conceptualización desde el punto de vista teórico.
Análisis–síntesis para establecer las relaciones y características de los modelos empleados por diversas organizaciones y autores para la gestión y prevención de riesgo en inversiones de fomentos de cítricos y frutales.
Inducción–deducción para posibilitar el planteamiento de la hipótesis, tomando en consideración las teorías existentes acerca del objeto y el campo de la investigación.
Hipotético-deductivo para arribar a conclusiones a partir de los resultados obtenidos con la aplicación de los métodos empíricos.
Método abstracción-concreción para poder determinar y evaluar la influencia e interrelaciones de la gestión y prevención de riesgos con los procesos de la organización.
Sistémico y estructural-funcional. Este método, como expresión superior de la modelación, está dirigido a modelar el objeto mediante la determinación de sus componentes y constituye una importante vía para la explicación del objeto de investigación.
Los métodos empíricos utilizados en la investigación, para obtener la información requerida fueron los siguientes:
El estudio de documentos a los efectos de obtener, organizar y analizar la información disponible vinculada con el objeto y el campo.
La encuesta para obtener información acerca de las bondades e insuficiencias del procedimiento propuesto, así como de la herramienta informática implantada en la organización como complemento del mismo. Igualmente dicha herramienta se utilizó con el propósito de obtener evidencias acerca del nivel de conocimientos y compromiso de los trabajadores y técnicos, en torno al procedimiento.
El criterio de especialistas para validar el procedimiento propuesto.
El grupo de discusión con el propósito de obtener los criterios y nivel de consenso de los técnicos y especialistas vinculados al tema, y participantes en el proceso de validación del procedimiento, acerca de los principales atributos que lo caracterizan.
Los métodos estadísticos para el tratamiento de los datos obtenidos tomaron en consideración:
Cálculo porcentual: para el análisis de los resultados de las encuestas aplicadas al personal preseleccionado para la validación del procedimiento.
Desviación estándar: para los gráficos.
Población, unidades de estudio y muestra:
Teniendo en cuenta la economía de tiempo, de recursos materiales y esfuerzos humanos y la posibilidad de un análisis más profundo, con la utilización de varios métodos, para obtener en consecuencia datos de mayor riqueza que los recopilados a través del estudio de la población completa, se seleccionaron una muestra a partir de determinadas características.
La población objeto de la investigación la constituyen las inversiones de fomentos de cítricos y frutales de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila y trabajadores de diferentes categorías que laboran dentro de los procesos de inversiones de fomentos de cítricos y frutales, del control interno y calidad, en la Entidad objeto de análisis, los que ascienden a 242, como se muestra en la figura 2
La muestra empleada es no probabilística. La selección de los sujetos tuvo carácter intencional pues se trabajó con aquellos que pudieron aportar información valiosa para la investigación.
Figura 2 Representación de la población y la muestra del estudio.
Las unidades de estudio de la investigación, fueron el 100% de las inversiones de la empresa dedicadas a cítricos y frutales en las unidades empresariales de base Frutales y la Piña y los técnicos y dirigentes que se desempeñan en los mismos.
La muestra la conforma el 100 % de las inversiones de fomentos de cítricos y frutales de las unidades empresariales de base de producción de Frutales y producción de Piña y el 38 % de los dirigentes, técnicos y especialistas.
El tamaño provisional de la muestra es 36, fueron escogidos trabajadores que dentro estos, tuvieran mayor nivel de participación en las inversiones y en la gestión de riesgo y sus responsabilidades fueran las más directas en el desarrollo del proceso, por lo que se escogieron los 8 directivos, los 28 técnicos, 47 especialistas principales, quedando representada de la siguiente forma:
Figura 3. Representación de la muestra del estudio.
2.1.1 Descripción, recogida y procesamiento de la información.
Dando cumplimiento a los objetivos de la investigación se partió de una revisión documental de las principales regulaciones para el desarrollo del proceso inversionista y el control interno en lo referido a la gestión y prevención de riesgos y de la literatura relacionada con el tema de investigación.
Se procedió a la planificación del diseño y desarrollo del procedimiento, por etapas (planificación, definición de los elementos de entrada, revisión del diseño y desarrollo del procedimiento, verificación del diseño y desarrollo del procedimiento, validación de los resultados del diseño y desarrollo del procedimiento, con sus respectivas actividades (Anexo 3).
Las tareas previstas en la planificación para las diferentes etapas, fueron posteriormente conciliadas con las actividades del proyecto, incluidas las responsabilidades y plazos de ejecución.
2.1. 2 Herramientas utilizadas para la validación del procedimiento.
El procedimiento fue validado con el empleo de tres métodos empíricos:
Criterio de especialistas: Para la validación del procedimiento se procedió a realizar la selección del personal participante, utilizando como fuente 47especialistas de reconocido prestigio técnico y profesional, competentes en las temáticas relacionadas con la investigación e inversiones, y de ellos a 20, les fue aplicada una encuesta semiestandarizada y directa para conocer su competencia en las siguientes materias. (Anexo 4).
a) inversiones, b) inversiones de fomentos, c) control interno, d) gestión y prevención de riesgos e) dirección.
La información obtenida a partir de las encuestas fue procesada mediante la ponderación, lo que permitió realizar la selección de aquellos que declararon un mayor nivel de competencias en las temáticas relacionadas con el objeto de estudio.
Los especialistas seleccionados, representan a las dos unidades seleccionadas de la empresa.
Encuesta semiestandarizada y directa: aplicada a los especialistas seleccionados (Anexo 6), a los efectos de obtener sus consideraciones sobre el procedimiento para lo cual le fue proporcionado el mismo y la herramienta informática. Las indagaciones estaban dirigidas a confirmar las bondades o posibles insuficiencias del procedimiento propuesto.
Grupo de discusión: Con el propósito de obtener los criterios y nivel de consenso acerca de los aspectos esenciales que deben caracterizar el procedimiento, fue desarrollado una tormenta de ideas. En la misma intervinieron 63 técnicos, especialistas y dirigentes, los cuales eran conocedores del procedimiento por haber participado en su validación.
Las características sobre las que se deseaba obtener información fueron:
Aplicabilidad.
Nivel de generalidad.
Nivel de pertinencia.
Originalidad.
Validez.
Posibilidad de generalización
El desarrollo del ejercicio incluyó la recopilación de los criterios acerca de los atributos antes mencionados y la jerarquización de los mismos.
Encuesta del Taller de gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales. Una herramienta de suma importancia utilizada para la validación del procedimiento, desarrollado en el Centro de Superación y Desarrollo de Frutales de la Empresa Citrícola. (Anexo 5)
La encuesta, (semiestandarizada y directa), utilizó un cuestionario con preguntas cerradas dicotómicas y directas y consideró los aspectos evaluados en el criterio de especialistas, pero en esta ocasión las opiniones fueron recogidas de los Jefes de Colectivos Agrícolas y trabajadores presentes en el evento, algunos de los cuales disponían de experiencias en la gestión de riesgos de inversiones de fomentos de Cítricos y Frutales. Para posibilitar la encuesta, el evento tuvo como colofón la presentación del procedimiento, sobre el cual se pronunciaron en total 25 de los participantes.
En la fundamentación del diseño del Procedimiento propuesto, se tomaron en consideración los resultados de las revisiones bibliográficas y al propio tiempo se utilizaron las regulaciones de la Legislación vigente.
2.2 Consideraciones metodológicas para la elaboración del procedimiento para la Gestión y Prevención de Riesgos en las Inversiones de Cítricos y Frutales.
A nuestro juicio el éxito en el diseño y la implantación de cualquier procedimiento descansa en los siguientes principios:
1- Estar alineado con la estrategia la organización
2- Ser empleado en la evaluación sistemática del trabajo.
3- Estar sometido a un proceso de mejora continua.
Tener en consideración el primer principio permite que el mismo tribute a las proyecciones y líneas estratégicas y de desarrollo de la organización constituyendo una referencia común y asequible a la totalidad de las unidades productivas y de los trabajadores, y en este sentido tendrá un seguimiento permanente.
El procedimiento elaborado permite gestionar y prevenir riesgos de inversiones de fomento de frutales y cítricos en dos de sus etapas fundamentales contribuyendo al cumplimiento de esta línea de la estrategia empresarial de forma coherente y clara.
Para implantar un procedimiento se requiere del concurso y la participación activa de todos los miembros de la organización, aplicándolo para materializar una línea estratégica se asume con mayor motivación y responsabilidad.
El segundo principio expresa que cuando un procedimiento de trabajo se emplea para medir sistemáticamente la calidad del desempeño su grado de aplicación diaria permite garantizar el resultado de su implantación.
El cumplimiento del tercer principio condiciona su permanencia para la organización al ser mejorado en correspondencia con el entorno empresarial responderá permanentemente a los retos que tenga que enfrentar la misma, vinculando aspectos de carácter operativo y estratégicos.
Si se respetan en el diseño de procedimientos estos principios se facilitara la apropiación y participación de los directivos y trabajadores en su implantación, estos deben liderar el proceso de diseño e implantación, ello garantiza que la organización sea movilizada a partir de los mismos para gestionar procesos.
Al diseñar el procedimiento el autor no se ciñe estrictamente a las etapas para la ejecución de inversiones definidas en la Resolución 91 del Ministerio de Economía y Planificación, ya que en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales la recuperación se inicia parcialmente al 70 % del tiempo transcurrido desde la plantación, a diferencia de otras inversiones en las que la etapa de recuperación comienza con su puesta en marcha.
Entre los aspectos metodológicos más significativos a tener en cuenta para la elaboración del procedimiento para la gestión y prevención de riesgos en las inversiones el autor propone tener en cuenta los siguientes:
Toma en consideración el ciclo Deming o ciclo de la mejora continua (PDCA).
Se desarrolla en ocho momentos fundamentales, en cada uno de las cuales a su vez precisan los elementos esenciales.
Sugiere que la elaboración de procedimientos se enfrente como proyectos de innovación tecnológica.
Toma en consideración las regulaciones establecidas en la legislación vigente en lo relativo a la gestión y prevención de riesgos, la ejecución de las inversiones y a su vez relaciona éstas con el procedimiento propuesto.
Etapas y pasos para el diseño de un procedimiento de gestión y prevención de riesgo de inversiones:
Etapa 1 Preparación para el diseño del procedimiento (Anexo 3): Cualquier organización al diseñar procedimientos para el perfeccionamiento y desarrollo de sus sistemas de gestión y control, debe desarrollar los pasos y actividades que le permitan determinar, de manera preliminar, su situación inicial y sus aspiraciones o estado deseado. Los pasos que se recomiendan incluyen:
Análisis del contexto: Se refiere a los trabajos exploratorios a realizar en la organización, para conocer de manera preliminar la situación que presenta en cuanto a su estructura, políticas, principales producciones y servicios, posicionamiento en el mercado y monto de las inversiones que se ejecutan, de ellas el nivel de representatividades de las inversiones de fomentos de cítricos y frutales. Particular atención se le debe conceder al análisis de las orientaciones de los órganos superiores de dirección, relacionados con el proceso inversionista, las inversiones de fomentos de cítricos y frutales, la gestión y prevención de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales, así como a precisar ventajas y desventajas que pueda reportar la elaboración de procedimientos para este fin.
Definición del alcance: Se refiere a definir con precisión el tipo de inversiones donde se requiere priorizar el diseño y aplicación de un procedimiento par gestionar y prevenir riesgos, así como los límites de su aplicación en cuanto a unidades, áreas o procesos a incluir. Este paso reviste vital importancia y constituye un punto de partida sobre el cual actuarán el resto de las actividades, tanto en esta como en las etapas posteriores.
En dependencia del nivel de desarrollo alcanzado en las prácticas para gestionar y prevenir riesgos se define el alcance del procedimiento.
Para definir el alcance de los procedimientos se precisa de un mesurado análisis de la situación concreta de la organización y valorar diferentes variantes atendiendo al nivel de generalización posible y las particularidades de su aplicación, para lo cual es conveniente que los directivos y especialistas que participen en estos trabajos, sean instruidos al respecto.
Planificación del diseño y desarrollo del procedimiento: La planificación del diseño y desarrollo del procedimiento, se realiza a partir de las informaciones aportadas por el análisis del contexto y el alcance definido. Dicha planificación debe considerar:
Las etapas en las que se deberán organizar los trabajos
Las revisiones, verificaciones y validaciones requeridas
Las responsabilidades y autoridades
Preparación del marco lógico: El marco lógico constituye una valiosa herramienta que permite lograr racionalidad y coherencia para la preparación de proyectos y facilita la interpretación y el análisis de los mismos.
En su contenido se incluye un resumen de la meta, propósito, salidas y actividades del proyecto, así como los indicadores para cada caso, incluido el presupuesto, además de los medios de verificación y las suposiciones o hipótesis relacionadas con los factores externos que pueden poner en riesgo el éxito del proyecto.
Las actividades correspondientes a la etapa de preparación presuponen asegurar que todas las actividades establecidas, incluidos los registros, sean consideradas. Particular atención se le deberá prestar a las acciones vinculadas con la validación del diseño y desarrollo del procedimiento, atendiendo a la carencia de suficientes referentes teóricos en el tema gestión de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales.
Los integrantes de la organización que participan o tienen relación con las actividades relacionadas anteriormente deben recibir las acciones de capacitación requeridas, así como una adecuada información sobre los avances y tareas desarrolladas.
Etapa 2 Planificación (Anexo 3): La etapa de planificación tiene como propósito determinar la situación de la organización, incluidas la definición de sus principales fortalezas y debilidades, en lo relacionado con las regulaciones establecidas para el alcance definido, y a partir de esta información, realizar la proyección.
Etapa 3 Documentación (Anexo 3): La etapa de documentación tiene como objetivo declarar por escrito a partir de las disposiciones o regulaciones establecidas en las normativas, así como aquellas definidas internamente como necesarias a desarrollar para asegurarse de la eficaz aplicación en relación al alcance.
La mayor o menor complejidad de esta etapa depende en lo fundamental de la existencia o no de sistemas de procedimientos para la elaboración de documentos y para efectuar la gestión y prevención de riesgos, así como a la disponibilidad de regulaciones de las instancias superiores de dirección de la entidad.
El procedimiento puede presentarse en cualquier medio o soporte, aunque se recomienda la documentación sólo en soporte digital por los múltiples beneficios que reporta, tales como disminución de los costos por conceptos de materiales de oficina y la facilitación para la introducción de cambios o modificaciones. De igual forma deben ser lo más sencillo posible, siempre y cuando permitan comunicar el propósito y proporcionar las evidencias exigidas.
Los principales pasos y actividades que se desarrollan en esta etapa pueden resumirse en:
Diseño de la estructura del Procedimiento: Se refiere a la definición de la estructura a adoptar en el procedimiento específicamente en el acápite Desarrollo o Generalidades que es donde se describen y explican las acciones a desarrollar en la gestión y prevención de riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y Frutales
Definición de las regulaciones acerca de la elaboración del procedimiento: Es conveniente que la elaboración del procedimiento se inicie con la definición de las reglas y formatos para la escritura, lo cual puede establecerse a partir del procedimiento para la elaboración de documentos si existe en la organización sino se define a este propósito.
Elaboración o ajustes al procedimiento: Este paso consiste en elaborar o introducir los ajustes requeridos al procedimiento, siguiendo las reglas definidas en el paso anterior.
Etapa 4 Implantación (Anexo 3): La implantación del procedimiento se puede ir desarrollando progresivamente en la medida que se creen las condiciones para ello, lo cual considera no sólo la aprobación del documento en sí, sino el aseguramiento de los recursos en los casos necesarios y la capacitación al personal implicado. Incluye además el seguimiento o monitoreo de su aplicación, el cual se desarrolla de manera sistemática para comprobar en la práctica la aplicabilidad de la herramienta Informática asociada, y como resultado de ello puede resultar conveniente introducir ajustes al mismo.
Etapa 5 Evaluación (Anexo 3): Las actividades utilizadas para la evaluación del sistema tienen como propósito ofrecer confianza a la dirección de la organización, de que se cumplen las regulaciones establecidas y se alcanzan de manera eficaz los resultados esperados. De igual forma permite identificar oportunidades de mejora. Incluyen entre otras las siguientes actividades:
Chequeos periódicos del cumplimiento de los diferentes planes y programas relacionados con el sistema de gestión.
Análisis a los diferentes niveles de informaciones relacionadas con el comportamiento de temáticas seleccionadas.
Auditorias internas
Revisiones por la dirección
2.3 Descripción del Procedimiento para la gestión y prevención de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales.
A los efectos de facilitar la comprensión del procedimiento se expone a continuación un esquema simplificado de la estructura del mismo.
Figura 4 Estructura del procedimiento.
La necesidad de un procedimiento que guíe la gestión y prevención de riesgos en las unidades productivas para las inversiones de fomentos de cítricos y frutales es resultados del estudio de esta problemática y de la experiencia en el seguimiento y control de las inversiones en la empresa.
No existen recetas que proporcionen el modelo adecuado para cada organización en cada época de su vida, teniendo en cuenta la diversidad e intensidad de los factores que influyen en el desarrollo de las organizaciones.
La gestión y prevención de riesgos no puede determinarse de forma permanente, se enriquece constantemente, se va configurando poco a poco, a partir de las decisiones que se toman y del comportamiento que da consistencia a estas decisiones.
Para la elaboración de este procedimiento se utilizó la documentación del sistema de calidad de la empresa que estipula la metodología para la elaboración de procedimientos.
El procedimiento para la gestión y prevención de riesgos para las inversiones de fomentos de cítricos y frutales es una propuesta metodológica que orienta paso a paso las acciones necesarias a acometer y está estructurado del modo siguiente.
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