Procedimiento de gestión y prevención de riesgos en las inversiones de cítricos y frutales (página 3)

I.- Objetivo: Se declara el objetivo del documento resaltando que se trata de definir las actividades a desarrollar para la gestión de riesgos en el proceso inversionista de fomentos de cítricos y frutales en las etapas de ejecución y recuperación, dirigido a fortalecer el Sistema de Dirección y Gestión Empresarial en la Empresa y sus Unidades Productivas.

II Alcance: el alcance en la aplicación comprende las unidades productivas de la empresa que ejecutan este tipo de inversiones.

III. Referencias: se especifica el marco teórico referencial que fundamenta lo expuesto en el procedimiento como modelo de actuación.

IV.- Definiciones: aquí se definen los términos que se emplean en el procedimiento para que los actores en el proceso utilicen de forma homogénea los conceptos.

V.- Responsabilidades: Se definen las responsabilidades respecto al cumplimiento de lo expuesto en el procedimiento.

VI.- Desarrollo: Se explica detalladamente las acciones requeridas para cada una de las etapas comprendidas en el procedimiento nos referimos a la ejecución de la inversión y la post inversión durante la cual ocurre la recuperación del capital invertido.

Aunque pudieran existir opiniones divergentes sobre la forma de lograr los elementos de este paso, resulta oportuno exponer los principales criterios metodológicos que el autor y el colectivo que trabaja en el grupo de inversiones de esta organización comparten y ha puesto en aplicación

Se define dos momentos metodológicamente para desarrollar la gestión y prevención de riesgos en las Unidades Empresariales de Base:

Primer momento

• 1. Revisar la formación y competencia del personal asociado en el tema.

• 2. Capacitar y/o entrenar al personal que lo requiera.

• 3. Revisar la proyección del seguimiento, la evaluación y control dentro del Sistema de Dirección Gestión Empresarial de los Riesgos.

Segundo momento:

• 1. Programar y efectuar talleres de discusión por inversión para evaluar e incorporar si fuera necesario puntos de control para los diferentes etapas

• 2. Efectuar monitoreo y seguimiento diario atendiendo a la programación de trabajo y a los puntos de control identificados

• 3. Elaborar y presentar informes parciales de rendición de cuentas a partir de la fundamentación del análisis de riesgos y la propuesta de acciones para su gestión.

• 4. Presentar al consejo de dirección el plan de acciones para gestionar los riesgos.

Se establecen varias etapas para prevenir riesgos durante la ejecución y recuperación de las inversiones de cítricos y frutales con distintos puntos de control y posibles riesgos asociados

Se proponen como puntos de control que constituyen una referencia para la identificación de riesgos y de los objetivos de control, a los cuales deberá darse seguimiento para el logro de las metas propuestas. (Anexo 1).

2.3.1 Riesgos asociados a considerar por el proceso de dirección y control.

Tipificando la integración que se requiere en el análisis se relacionan otros riesgos asociados como a continuación se refiere:

• 1. Carencia de financiamiento para el mejoramiento de las condiciones de trabajo

• 2. Incumplimiento de los niveles de rendimiento esperados por tipo de cultivos.

• 3. Negociación y establecimiento de relaciones contractuales con los Proveedores por otras Unidades Empresariales de Base de la empresa.

• 4. Imposibilidad de diversificar los proveedores.

• 5. Insuficiencia en cantidad, calidad y oportunidad de suministros.

• 6. Carencia de recursos y personal para desarrollar la preparación a los trabajadores en el puesto de trabajo.

• 7. Insuficiente preparación de los Jefes de Colectivo Agrícolas y sus reservas en Métodos y Estilos de Dirección.

• 8. Incumplimiento de los códigos de conducta.

• 9. Desconocimiento de los trabajadores de aspectos de la tecnología del cultivo para el cumplimiento de sus misiones

• 10. Violación de la legislación vigente.

• 11. Nivel de generalidad y falta de contextualización del Plan para Condiciones Excepcionales. (Tiempo de Guerra, Ciclones, Intensas Lluvias y Sequía Prolongada).

• 12. Éxodo de Personal Clave en los distintos puestos de trabajo.

• 13. Inadecuado Régimen de Uso y Explotación del Equipamiento disponible.

• 14. Incumplimiento de las Normas Técnicas e Índices de Consumo en los distintos Procesos Productivos.

• 15. Mal manejo en la preservación, uso y destino de los recursos disponibles.

En el procedimiento se explica que los riesgos se identifican atendiendo al momento de desarrollo de la inversión considerando aquellos que pueden estar asociados a los puntos de control como se sugieren anteriormente y otros que surgen del análisis colectivo a partir de la experiencia práctica, durante este paso es necesario determinar las causas que lo originan y su impacto o efecto en la unidad porque en correspondencia con ello se efectúa la gestión o manejo de los mismos seleccionando las alternativas adecuadas y posibles. (Anexo 1)

Sobre la Gestión de los riesgos en el procedimiento se relacionan acciones de carácter general no excluyendo la posibilidad de efectuar otras entre las que se encuentran:

Acciones a considerar

• Es imprescindible tener presente el estudio de factibilidad realizado para tomarlo como base y decidir los márgenes de riesgos tolerables y las alternativas en cada caso al monitorear la ejecución y recuperación.

• Aplicar herramientas informáticas para la obtención, análisis y consolidación de información ( ver Anexo 1)

• Elaboración de informes donde se establezca correlación entre las causas que dan origen al riesgo y las acciones previstas para su manejo

• Evaluar en talleres informes de los cambios detectados que condicionan riesgos, sus causas, las posibles manifestaciones y las alternativas propuestas presentando al Consejo de Dirección propuestas para tomar las decisiones más correctas en cada caso.

Se explica en el próximo paso atendiendo a la estructura del procedimiento los requisitos que se establecen para elaborar informes acorde al propósito y los registros de uso obligatorio.

Sobre el contenido de los informes se regula que en su desarrollo deberá responder a los siguientes elementos:

• Correlación Riesgos – Causas

• Niveles de afectación ( anexando análisis efectuados desde el punto de vista cuantitativo refiriendo efecto financiero y cualitativo refiriendo el desarrollo del cultivo)

• Propuesta de acciones y alternativas con la correspondiente fundamentación

Se especifica además que constituyen registros de este procedimiento y que se conservan el tiempo establecido en el expediente de la inversión por el responsable del área correspondiente, los informes parciales y final de la gestión y prevención de riesgos de la ejecución y recuperación de la inversión.

Aunque pudieran existir opiniones divergentes sobre la forma de lograr los elementos de este paso, resulta oportuno exponer los principales criterios metodológicos que el autor y el colectivo que trabaja en el grupo de inversiones de esta organización comparten y ha puesto en aplicación.

De acuerdo a la cultura alcanzada y a la preparación recibida anteriormente se desarrolla el proceso de capacitación básica para la asimilación de habilidades que no se poseen correspondientes al procedimiento y el empleo de aplicaciones informáticas.

Durante la aplicación de este procedimiento se requiere del ejercicio y la voluntad estratégica del grupo participante, en el afán de definir y colocar las prioridades acorde a lo previsto y al desarrollo organizacional.

Para gestionar el riesgo, se requiere del diseño de acciones que permitan contrarrestar o evitar su ocurrencia. Esto quiere decir que las acciones diseñadas para gestionar el riesgo, también son útiles para gestionar los indicadores del desarrollo de la inversión, por lo que el proceso de dirección y la gestión y prevención del riesgo se integran en un mismo proceso sin la necesidad de diseñar acciones por separado.

2.4 Descripción de la propuesta de herramienta informática para la identificación y prevención de riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y frutales.

Para definir, diseñar y aplicar el soporte informático se requirió de la ejecución de sesiones de trabajo entre el autor con el grupo de inversiones de la empresa, informáticos seleccionados para el fin previsto y los ejecutores de las unidades productivas que finalmente deberán aplicarlo.

Como resultado de dichas sesiones de trabajo se arribó al consenso de cuales debían ser los requerimientos esenciales de la herramienta informática a diseñar entre los que se encuentran:

• Contener tablas que muestren información de los indicadores previstos para cada año de la inversión y su ejecución por meses.

• La actualización de los indicadores de cada tabla será competencia de un administrador, el cual contará con el permiso requerido.

• La tabla debe permitir que los administradores coloquen la magnitud esperada del indicador a partir del cual los resultados se considerarán adecuados.

• Se utiliza mensaje para indicar distorsión mediante la relación por formulas entre el indicador y el resultado alcanzado.

• Posibilidad de incorporar nuevas tablas o indicadores.

• Permitir ofrecer informes por Indicadores, meses y años de la inversión.

Aunque existen modernos sistemas informáticos, se valoró emplear Excel atendiendo a las características del personal que lo emplea, en las unidades no se cuenta con informáticos, por lo que las herramientas deben ser diseñadas con un lenguaje que sea del dominio de todos para garantizar la aplicabilidad.

Se selecciona Excel por ser un programa de hoja de cálculo, un tipo de software que se puede utilizar para grabar, presentar y analizar información cuantitativa, permite rastrear y analizar ventas, organizar finanzas, crear presupuestos y realizar diversas tareas empresariales en poco tiempo, y que por formar parte de la familia de programas de Microsoft Office 2000, es generalmente conocido para su uso en el trabajo por el personal de las Unidades Empresariales de Base.

El libro creado permite efectuar un seguimiento detallado de la ejecución del presupuesto planificado en el estudio de factibilidad durante los años previstos hasta la recuperación del capital y por meses dentro de cada año, así como por tipo de indicadores, esta herramienta informática permite obtener toda la información necesaria y se puede convertir el contenido de datos a Access para ser empleado en lugares donde el conocimiento sobre la aplicación de tecnologías de la información sea mayor.

El empleo del Excel se fundamenta en la formación del personal que lo empleara, en las bondades para el uso que ofrece y en las posibilidades de convertir los datos a Access y de crear tablas dinámicas, en sentido general a quienes lo emplean posibilita:

• La inserción de imágenes.

• Inserción de clips multimedia.

• Insertar imágenes desde cámaras o escáner.

• Estilizar los textos con imágenes de WordArt.

• Insertar organigramas.

• Crear comentarios de celdas.

• Efectuar dibujos de Autoformas.

• Organizar y agrupar objetos en sus hojas de trabajo.

• Crear gráficos.

• Crear mapas Geográficos.

• Visualización de partes de una lista con Auto filtro.

• Creación de gráficos dinámicos.

2.5 Conclusiones parciales del capítulo:

• El capítulo describe, textual y gráficamente, los diferentes pasos y actividades recomendados para diseñar e implementar el procedimiento para la gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales, elaborado a los fines de la investigación

• Los elementos que integran el marco conceptual generalmente aceptado, permiten dar una adecuada orientación teórica al diseño del procedimiento para la gestión y prevención de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales.

• Las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones ofrecen bondades para el diseño de herramientas necesarias para el perfeccionamiento de los procedimientos para la gestión y prevención de riesgos.

• El capítulo expone detalladamente los diferentes métodos utilizados en la investigación, y fundamenta desde el punto de vista teórico, la propuesta formulada para dar respuesta a la situación problémica.

• La población, unidades de estudio y el tamaño de muestra empleado, se fundamentaron técnica y estadísticamente, y responden satisfactoriamente a los propósitos de la investigación.

CAPÍTULO III:

Resultados de la investigación y aplicación práctica

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN Y APLICACIÓN PRÁCTICA EN UNIDADES EMPRESARIALES DE BASE DE LA EMPRESA CITRÍCOLA DE CIEGO DE ÁVILA.

El contenido del capítulo incluye la presentación del análisis y validación de los resultados.

3.1 Análisis de los resultados.

La eficiencia es el criterio económico que revela la capacidad administrativa de producir el máximo de resultados con el mínimo de recurso, energía y tiempo por lo que la aplicación de este procedimiento con una herramienta asociada permitirá tomar decisiones oportunas para la gestión y prevención de riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y frutales, contribuyendo a disminuir el impacto negativo de estos riesgos al ser gestionados oportunamente en el proceso inversionista de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila.

Constituirá sin lugar a dudas un modelo referencial para especialistas, técnicos y dirigentes con similares funciones y características pertenecientes al Grupo Empresarial Frutícola.

El organismo donde se ha introducido experimentalmente el mismo es la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila en las Unidades Empresariales de Base de producción de frutales y producción de Piña, con posibilidades de ser generalizado al resto de las unidades y a las unidades Básicas de Producción Cooperativas dedicadas al cultivo de cítricos y frutales y otras entidades que realizan inversiones de similar naturaleza.

En la base productiva tres factores han posibilitado la asimilación y aplicación del procedimiento, en primer lugar, la necesidad de responder de modo particular a las exigencias en el campo de la gestión empresarial a las normas y regulaciones estatales a partir de lo legislado inicialmente en la Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios y recientemente en la Resolución 60 de la Contraloría General de la República.

En segundo lugar el proceso de dirección y control, la dirección de la empresa se ha ido perfeccionando y a través del grupo de inversiones ha incrementado la participación de la base productiva en el análisis periódico de las inversiones en proceso, el nivel de informatización ha permitido la aplicación de la herramienta diseñada.

Se puede apreciar a partir de la introducción del procedimiento y aplicación de la herramienta informática como resultados preliminares los siguientes:

• Se da respuesta a la situación problémica presente en dicha entidad desde el año 2003 en la gestión y prevención de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales con una aplicación práctica para las Unidades Empresariales de Base que desarrollan esta actividad.

• Permite la actuación coherente y homogénea de la alta dirección de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila.

• Se dotó al personal de un modelo de actuación para gestionar y prevenir riesgos con mayor calidad.

• Desde el punto de vista funcional de la organización permite delimitar las funciones y responsabilidades para gestionar, prevenir e identificar los riesgos, a través de controles y sistemas de información diseñados, definiendo quienes están a cargo de dichas verificaciones, y la frecuencia con que se realizan.

• Garantiza jerarquizar los problemas según la importancia relativa de los distintos puntos, otorgándoles la prioridad de control y corrección.

• Se modelo una herramienta informática sencilla para ser aplicada en el proceso de análisis de datos agilizando el proceso de identificación de riesgos y la toma de decisiones acorde con el nivel de los técnicos que lo usarán.

• Se elevó la profundidad y calidad de los análisis en el proceso de gestión y prevención de riesgos general de la empresa.

• El procedimiento define al director de la unidad productiva como el máximo responsable de la gestión de regulación pero involucra a todos los actores sin exclusión de ningún tipo.

• Configura una terminología, un lenguaje a emplear lo que facilita la comunicación entre todos los miembros de la empresa y sus unidades productivas ya que se trabaja con los mismos indicadores y se emplea la misma denominación para relacionarlos, tributa de una forma sencilla y rápida a efectuar análisis durante la gestión y prevención de riesgos.

3.2 Resultados de la validación del procedimiento.

Tal y como fue expuesto en el capítulo 2 para la validación del Procedimiento fueron aplicadas diferentes herramientas, cuyos resultados se comentan seguidamente:

3.2.1 Resultados de la validación por criterio de especialistas.

Los resultados de las encuestas aplicadas a los especialistas seleccionados para la validación del procedimiento, evidenciaron un consenso generalizado a favor de los atributos sobre los que se centró la investigación, tal y como puede observarse en la siguiente ilustración:

Figura 5 Validación del procedimiento por criterio de especialistas.

La media de los resultados de las encuestas ascendió a 19.6, lo que representa el 98 % de aceptación, en tanto la desviación estándar resultó de 0.49.

Leyenda:

• 1) Facilita a las organizaciones la manera de poner en práctica la gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales

• 2) Permite a la organización incorporarle otros elementos en función de los cambios internos y externos.

• 3) Aplica la mejora continua mediante la utilización del ciclo Deming o PDCA (planificar-hacer-comprobar-ajustar).

• 4) Presenta un modo de actuación oportuno con el empleo de la información automatizada que facilita que la gestión y prevención de riesgos transcurra asociada a las actividades las organizacionales

• 5) Promueve la elaboración de procedimientos como proyectos de innovación tecnológica.

• 6) Responde a los requerimientos de la legislación

• 7) Favorece la comprensión de los trabajadores acerca de su papel en la organización, a través de la información y las acciones de capacitación en torno a las actividades incluidas en el alcance.

Los comentarios manifestados por los participantes en las preguntas abiertas formuladas se presentan a continuación:

El 97% coinciden en plantear que se requiere resaltar dentro del procedimiento, la necesidad de elevar la preparación de los integrantes de la alta dirección, lo que es expresión de que existe conciencia de que para la implantación exitosa del procedimiento es imprescindible un alto liderazgo y compromiso de la dirección como factor condicionante.

El 93% opina que el procedimiento es aplicable y ofrece posibilidades de mejoras, orienta las acciones de modo sencillo y simplificado y reduce la complejidad para su implantación de manera integrada con el resto de los sistemas de la empresa.

Según el 96% del total de los encuestados con la propuesta de esta investigación se abre el camino para diseñar otras herramientas complementarias atendiendo a la formación del personal y los niveles de automatización con que se cuente, lo que a nuestro juicio significa que se contribuyó a fomentar un cambio de mentalidad que busca el uso más eficiente de las tecnologías con que se dispone y la intención de incorporar el desarrollo de las tecnologías de la informática y las comunicaciones en la introducción de mejoras al proceso productivo y/o de prestación de servicios.

El 94% reconoce como positivo la posibilidad que brinda esta propuesta para ser aplicada directamente por los equipos de de dirección de las empresas con, un mínimo de asesoría.

Para introducir mejoras al procedimiento, el 83% de los encuestados recomiendan organizar modalidades de capacitación sobre el tema gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales.

El 100 % de los encuestados coinciden en expresar, que se debería ir aplicando paulatinamente en el resto de las Unidades Empresariales de Base que desarrollan este tipo de inversiones en la empresa, para que el proceso de mejora sea genuino.

Un 91% evalúa que se debe tener en cuenta la ampliación del alcance, por ser de gran impacto en la aplicación de los lineamientos y la protección de los recursos de la empresa.

Del total encuestado el 97% recomienda que el procedimiento por su aporte se generalice a otras empresas de similar naturaleza dentro del Grupo Empresarial Frutícola para incorporarle otros elementos propios de experiencias prácticas.

3.2.2 Resultados de la validación del procedimiento por grupo de discusión.

Los resultados aportados por los participantes en el trabajo en grupo desarrollado para obtener criterios y jerarquizar los diferentes atributos del procedimiento se resumen en:

Criterios:

Se considera como experiencia muy positiva su aplicación en las Unidades Empresariales de Base de producción de frutales y Producción de Piña de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila, ya que no se contaba con un modelo propio de actuación como el procedimiento diseñado. Tiene un elevado nivel de aplicabilidad, en particular en las empresas agrícolas que desarrollan los fomentos de cítricos y frutales, por lo que se puede proceder a su generalización. Se le concede un alto nivel de originalidad y se considera conveniente organizar en el futuro eventos relacionados con la elaboración de procedimientos para la gestión de riesgos en las inversiones y el diseño de herramientas asociadas.

La aceptación por parte de los participantes en el trabajo grupal, acerca de los diferentes atributos del procedimiento sometidos a su consideración, se presenta en la figura 6.

Figura 6 Aceptación de los atributos del Procedimiento.

La media de los resultados de las encuestas ascendió a 22.45 lo que representa el 97.6 % de aceptación, en tanto la desviación estándar resultó de 0.55.

Los criterios de jerarquía otorgada para la caracterización del procedimiento, fueron en el orden expuesto, los siguientes:

• 1. Aplicabilidad.

• 2. Nivel de Generalidad.

• 3. Nivel de pertinencia

• 4. Originalidad.

• 5. Validez.

• 6. Posibilidad de Generalización

3.2.3 Resultados de la validación por taller.

Como parte de las actividades desarrolladas en las Unidades Empresariales de Base para la generalización y análisis de buenas prácticas asociadas a los procesos y actividades fundamentales, en la propuesta del autor de la presente tesis, fue organizado un taller sobre gestión y prevención de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales, al que asistieron técnicos, especialistas y jefes de colectivos agrícolas de las Unidades Empresariales de Base involucrados en el tema, el taller tenía como propósito exponer las experiencias y promover un intercambio en torno al procedimiento diseñado y su aplicación.

En el taller se aplicó una encuesta dirigida a conocer el nivel de consenso de los especialistas participantes, y corroborar si el procedimiento satisface los aspectos que a continuación se relacionan:

• 1. Facilita a las organizaciones la manera de gestionar y prevenir riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales.

• 2. Aplica la mejora continua mediante la utilización del ciclo Deming o PDCA (planificar-hacer-comprobar-ajustar).

• 3. Posibilita el desarrollo análisis con la información óptima y oportuna.

• 4. Promueve el diseño de procedimientos como proyectos de innovación tecnológica.

• 5. Responde a los requerimientos de la Legislación y regulaciones vigentes.

• 6. Es factible de utilizar por otras organizaciones de similar naturaleza.

En total 23 de los participantes fueron encuestados y los resultados evidenciaron un alto nivel de consenso en cuanto a las bondades del procedimiento objeto de evaluación, tal y como se muestra en el siguiente gráfico:

Figura 7 Resultados de la encuesta taller sobre el Procedimiento.

La media de los resultados fue 24.17 lo que representa el 96.7% de aceptación, por tanto la desviación estándar resultó de 1.0.

3.2.4 Resultados de la validación de la implantación del procedimiento para la gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales en la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila.

La Empresa Citrícola de Ciego de Ávila implantó el procedimiento para la gestión y prevención de riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y frutales en las Unidades Empresariales de Base Producción de frutales y producción de piña. El referido procedimiento tiene por alcance además de las unidades empresariales de base dedicadas a los fomentos de cítricos y frutales todas las Unidades Básicas de Producción Cooperativa que tienen este tipo de producción y las comercializan con la empresa.

El Procedimiento implantado satisface los requerimientos establecidos en las normativas que regulan las actividades incluidas en el alcance.

Desde el punto de vista documental describe los aspectos a considerar como objetivos de control y el "cómo" se lleva a cabo las diferentes acciones, instrucciones de trabajo, y los resultados alcanzados se evidencian mediante registros.

El 80% de la información se encuentra establecida sólo en soporte digital, la cual es proporcionada a los usuarios de la misma, por parte del proceso que corre a cargo del control de la documentación, la documentación se encuentra protegida, para el caso de los últimos, se toman en consideración las regulaciones del plan de seguridad informática de la empresa.

La implementación del procedimiento se lleva acabo a través del Comité de Calidad que cuenta con el reglamento para su funcionamiento y está a cargo de los proyectos de innovación asociados al Sistema de Dirección y Gestión Empresarial

A los efectos de conocer los criterios de la empresa en torno al sistema integrado de gestión, implantado en la misma sobre la base del procedimiento, le fue solicitado a la alta dirección un aval, en el que se reconoce que como resultado de la implantación del procedimiento, la organización ha logrado elevar la calidad de la gestión y prevención de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y frutales.

De igual forma a los principales directivos, técnicos y especialistas de las unidades empresariales de base de la empresa, les fue aplicada una encuesta, a los efectos de obtener información sobre las experiencias adquiridas en la puesta en práctica del procedimiento y evaluar el nivel de compromiso con el mismo.

Estas valoraciones resultaron de gran utilidad, para la confirmación de la validez del trabajo desarrollado y la consolidación y mejoras al mismo.

Los aspectos abordados en la encuesta estuvieron dirigidos a conocer si:

• 1. El procedimiento ha sido convenientemente divulgado y es comprendida por los integrantes de la organización.

• 2. El procedimiento aplica la mejora continua como filosofía de trabajo.

• 3. Considera que el procedimiento eleva el desempeño de la organización.

• 4. El Procedimiento facilita la gestión de las actividades incluidas en el alcance.

• 5. La aplicación del procedimiento posibilita el seguimiento al desempeño de las diferentes actividades incluidas en el alcance y ofrece información sobre los resultados obtenidos.

• 6. Considera que la aplicación del procedimiento posibilita dirigir las acciones con el empleo de la información suficiente y necesaria para tomar decisiones oportunas.

• 7. El procedimiento favorece la comprensión de los trabajadores acerca de su papel en la organización a través de la información y las acciones de capacitación en torno a las actividades incluidas en el alcance.

Los criterios de los encuestados acerca de los aspectos antes mencionados, se realizaron asumiendo que:

• Si Coincide con el planteamiento

• NO No comparte el planteamiento

• NC No dispone de criterios suficientes para emitir un juicio sobre el planteamiento.

La aceptación por parte de los directivos y técnicos y especialistas de las Unidades Empresariales de Base de la empresa, respecto a los atributos del procedimiento sometidos a su consideración, ascendió a un 97.1%, lo cual que corresponde a una media de 22.3, con una desviación estándar de 1.03, el cual se presenta en la figura 8.

Figura 8 Resultados indagación acerca de la implantación del procedimiento.

La indagación acerca de la implantación del procedimiento, incluyó como interrogante ¿cómo valora el nivel de compromiso de los integrantes de la organización con el procedimiento?, y los criterios para las respuestas se establecieron como alto, medio y bajo.

Como se aprecia en el gráfico, el 73% le concedió una valoración de alto lo que significa que el procedimiento es aceptado, se le da la importancia que tiene y cuenta con el respaldo de la alta dirección para su implementación exitosa, el 27% lo valora de medio lo que opinamos se debe a que todavía no todos lo dominan y lo han estudiado.

Los resultados obtenidos se presentan en la siguiente figura

Figura 9 Nivel de compromiso de los integrantes de la organización con e la implantación del procedimiento.

3.3 Conclusiones del capítulo.

• La validación del Procedimiento para la gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y frutales, se llevó a cabo con el empleo de tres herramientas, (criterio de especialistas, encuestas y grupo de discusión), y el procesamiento de los resultados demostró la validez de la propuesta.

• Este procedimiento es aplicable a cada inversión de fomentos en los diferentes niveles por lo que con su aplicación las unidades productivas de la organización quedan en capacidad para que cada cual gestione sus propios riesgos.

• La validación de la implantación del procedimiento en las Unidades Empresariales de Base Producción de Frutales y Producción de Piña de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila, cuenta con el aval otorgado por la dirección y se sustenta en la aplicación de encuestas a directivos y técnicos y especialistas de la entidad

Conclusiones

Al finalizar la investigación se arriba a las conclusiones siguientes:

1. El procedimiento diseñado dota a los dirigentes administrativos de una potente herramienta para el control del proceso inversionista con la cual no se contaba anteriormente.

2. En el procedimiento se tienen en cuenta tanto los aspectos cualitativos mediante la gestión de riesgos como los aspectos cuantitativos a través de la herramienta informática.

3. El hecho de considerar tanto los aspectos cualitativos como cuantitativos garantiza mayor integralidad en el proceso de control de las inversiones en función de la toma de decisiones.

4. El procedimiento diseñado cuenta con una alta aceptación por parte de los directivos en la empresa y se corresponde con las exigencias de la política actual del país.

Recomendaciones

Expuestas las conclusiones se recomienda a la dirección de la empresa:

• 1. Incluir a los planes de capacitación de la empresa, la preparación de los directivos para el uso consecuente del procedimiento.

• 2. Considerar la falta de preparación de los directivos para el uso del procedimiento como un riesgo de alta prioridad para ser incluido en el plan de prevención.

• 3. Alinear la implementación de la resolución 60 del 2011 con la gestión de los riesgos identificados en el procedimiento.

• 4. Integrar el procedimiento al proceso de Auditoria de Gestión.

• 5. Desarrollar otras aplicaciones informáticas que garanticen mayores posibilidades informativas para la toma de decisiones.

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Anexo

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y PREVENCION DE RIESGOS EN LAS INVERSIONES DE FOMENTO DE CÍTRICOS Y FRUTALES

1. Objetivo

Definir las actividades a desarrollar para la Gestión de Riesgos en el proceso Inversionista de fomentos de cítricos y frutales en las etapas de ejecución y recuperación, dirigido a fortalecer el Sistema de Dirección y Gestión Empresarial en la Empresa y sus Unidades Productivas.

2. Alcance

El presente procedimiento deberá ser utilizado en el Proceso Inversionista por los directivos de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila, así como en las unidades productivas que tengan por objeto la implantación en sus distintas etapas del mismo. Atendiendo a la complejidad de este proceso, el procedimiento puede aplicarse de manera independiente para las diferentes etapas que lo conforman.

3. Referencias

Para la elaboración de este procedimiento se han sido tenidos en cuenta los siguientes documentos:

• Decreto Ley No. 252 sobre la continuidad y el fortalecimiento del sistema de dirección y gestión empresarial cubano.

• Decreto No. 281 Reglamento para la implantación y consolidación del sistema de dirección y gestión empresarial estatal.

• NC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

• Metodología para la elaboración de los estudios de factibilidad del Ministerio de Economía y Planificación .1998

• Resolución 60 de la Contraloría General de la Republica del 3 de marzo de 2011 publicada en la Gaceta Extraordinaria No 13.

• Resolución 91 Proceso Inversionista del Ministerio de Economía y Planificación.

4.Definiciones.

A los efectos del presente procedimiento se aplican los siguientes términos y definiciones:

Política: Intenciones globales y orientación de una organización en la actividad sobre la que se traza la misma, expresada formalmente por el más alto nivel de dirección

Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados (NC ISO 9000:2005).

Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan (NC ISO 9000:2005).

Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización (NC ISO 9000:2005).

Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos. (NC ISO 9000:2005).

Riesgos de Inversión: Combinación de factores y de condiciones internos y externos que pueden afectar al logro de los objetivos de una organización en el comportamiento de la ejecución y recuperación de las inversiones.

Gestión de Riesgos: Conjunto de actividades coordinadas en una organización para dirigir y controlar el proceso de identificación y análisis de los riesgos, la determinación de los objetivos de control y su prevención.

Prevención de riesgos: Es el conjunto de acciones de carácter ideológico, técnico ,organizativo y de control, dirigidas de modo consciente a eliminar o reducir al mínimo posible las causas y condiciones que propician riesgos internos y externos, hechos de indisciplinas e ilegalidades que continuadas y en un clima de impunidad, propician manifestaciones de corrupción administrativa.

Objetivos de Control: Resultados o propósitos que se desean alcanzar, se corresponde con la política y estrategia de la organización, y es el fin a que se dirigen o encaminan uno o varios procedimientos o acciones de control para evitar las manifestaciones negativas.

5.Responsabilidades

• Del Director General:

Es el máximo responsable de la aplicación de este procedimiento.

• De los Directores de UEB:

Cumplir, controlar y exigir el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento.

Proporcionar la documentación y otros recursos necesarios para su aplicación

• Del Jefe de Producción

Participar directamente en la Asesoria y el control de la ejecución y recuperación de las inversiones, con apego a las regulaciones establecidas en el presente procedimiento.

• De los Jefes de Colectivos Laborales

Aplicar el Procedimiento durante la ejecución y recuperación de la inversión

Requisitos del Personal

El personal que lo aplica, deberá poseer la competencia necesaria para el procesamiento y análisis de información, la utilización de los sistemas automatizados y la elaboración de variantes para la toma de decisiones en correspondencia con las funciones que le hayan sido asignadas, incluida en los casos necesarios, las habilidades para desarrollar acciones de formación en las materias en cuestión.

Generalidades

La Gestión de Riesgos en las inversiones es un proceso relativamente largo y complejo, que implica el cumplimiento de las regulaciones legales, en el que intervienen diferentes actores que van desde la dirección de la Empresa, estructuras de base y los propios trabajadores hasta los OACE, CAP , la Delegación Provincial de la Agricultura , el Grupo Empresarial Frutícola.

Las regulaciones del presente procedimiento están dirigidas a las etapas fundamentales del mismo, las actividades vinculadas a la realización del control de la ejecución y las propias del proceso de recuperación de la inversión, durante las cuales es preciso disponer de información oportuna para Gestionar Riesgos y tomar decisiones.

En correspondencia con las etapas, el procedimiento agrupa las acciones a desarrollar, lo que presupone la aplicación de las normativas y métodos de control existentes según se requieran.

En la Gestión y prevención de riesgos constituyen aspectos esenciales: la identificación de los mismos, la determinación de las posibles manifestaciones negativas asociadas en ambas etapas, así como la evaluación y selección de las alternativas y tareas requeridas para gestionarlos, en tal sentido deben considerarse básicamente las siguientes acciones

Primer momento

1. Revisar la formación y competencia del personal asociado en el tema.

2. Capacitar y/o entrenar al personal que lo requiera

3. Revisar la proyección del seguimiento, la evaluación y control dentro del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial de los Riesgos.

Segundo momento

• 1. Programar y efectuar talleres de discusión por inversión para evaluar e incorporar si fuera necesario puntos de control para los diferentes etapas

• 2. Efectuar monitoreo y seguimiento diario atendiendo a la programación de trabajo y a los puntos de control identificados

• 3. Elaborar y presentar informes parciales de rendición de cuentas a partir de la fundamentación del análisis de riesgos y la propuesta de acciones para su gestión.

• 4. Presentar al Consejo de Dirección el plan de acciones para Gestionar los riesgos.

Se establecen varias etapas para prevenir riesgos durante la ejecución y recuperación de las inversiones de cítricos y frutales con distintos puntos de control y posibles riesgos asociados

Se proponen como puntos de control que constituyen una referencia para la identificación de riesgos y de los objetivos de control, a los cuales deberá darse seguimiento para el logro de las metas propuestas los siguientes:

SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• Carencia de criterios por el desconocimiento del Estudio de Factibilidad y de los proyectos de inversión.

• Insuficiente nivel de conocimientos o destrezas para analizar, interpretar y sintetizar información relevante.

SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• Carencia de personal idóneo para puestos claves.

• No tener preparada la reserva o sustituto de puestos claves.

• Carencia de alternativas previstas para el entrenamiento y capacitación del personal en el puesto de trabajo.

• Insuficiente agilidad y niveles de información de la variación de los precios.

• Mora en la contratación de suministros

• Incumplimiento de los proveedores en términos de oportunidad, precio y calidad

SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• Insuficiente experiencia de dirección.

• No tener formación o destrezas en el empleo de la informática aplicada a sus funciones.

• No disponer de experiencia en el desarrollo de inversiones de cítricos y frutales.

• No solicitar y corroborar la experiencia y el currículo de los asesores externos contratados.

SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• No efectuar estudios previos sobre la calidad del suelo.

• Deficiente roturación del terreno.

• No verificar las condiciones del manto freático.

SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• No poseer la formación y experiencia para interpretar la documentación.

• Carecer de habilidades o condiciones físicas para el ensamblaje del sistema.

• Deficiente montaje del sistema provocando gastos innecesarios y demoras.

• Averías imprevistas que provoca demora en la siembra.

SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• No participar en el montaje del sistema de riego.

• Carecer de conocimientos para interpretar la documentación.

• Abandonar el puesto de trabajo (la estación de Bombeo).

• Incorrecta manipulación de la pizarra de control automático.

REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• No solicitar certificado de calidad de las posturas

• No muestrear antes del cargue la calidad de las posturas

• No evaluar la correspondencia de los precios previstos en el estudio de factibilidad y las ofertas existentes en el mercado.

• No evaluación de las características del transporte requerido para el traslado de las posturas y la distancia desde el vivero hasta el campo.

SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• Incorrecta actualización de la carta tecnológica.

• Carencia de información oportuna de pronósticos meteorológicos específicos para las áreas donde se ejecutan las inversiones.

• Insuficiente disponibilidad de productos para el control de las plagas y enfermedades que regularmente atacan los cítricos y frutales.

• Insuficiente experiencia para efectuar la poda.

• Inadecuado Empleo de tijeras y sierras al tipo cultivo y etapa de desarrollo.

SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• Ausencia o abandono del puesto de trabajo de obreros agrícolas en función de la seguridad de la producción.

• Incumplimiento de las medidas de seguridad.

• Abandono de la ética y los valores del colectivo.

• Incorrecta manipulación del fruto durante la cosecha y traslado.

SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS ASOCIADOS

• Falta de nivel de conocimientos para la determinación la información necesaria y relevante.

• Insuficiente nivel de conocimientos para determinar con la celeridad requerida. Desviaciones a partir del análisis de la información.

• Carencia de herramientas para obtener información oportuna.

• Resistencia al empleo de herramientas automatizadas para obtener información tales como aplicaciones informáticas, boletines meteorológicos para el monitoreo de datos.

• Desactualización de las fichas de costo.

• Falta de establecer prioridad a acciones operativas que comprometen las de carácter estratégico.

Se recomienda observar al realizar el análisis la interrelación de los procesos y los riesgos asociados a cada uno de ellos que inciden en la ejecución y recuperación de la inversión tal como se ejemplifica a continuación.

RIESGOS ASOCIADOS A CONSIDERAR POR EL PROCESO DE DIRECCIÓN Y CONTROL

• 1. Carencia de financiamiento para el mejoramiento de las condiciones de trabajo

• 2. Incumplimiento de los niveles de rendimiento esperados por tipo de cultivos.

• 3. Negociación y establecimiento de relaciones contractuales con los proveedores por otras UEB de la empresa.

• 4. Imposibilidad de diversificar los Proveedores.

• 5. Insuficiencia en cantidad, calidad y oportunidad de suministros.

• 6. Carencia de recursos y personal para desarrollar la preparación a los trabajadores en el puesto de trabajo.

• 7. Insuficiente preparación de los Jefes de Colectivo Agrícolas y sus reservas en Métodos y Estilos de Dirección.

• 8. Incumplimiento de los Códigos de Conducta.

• 9. Desconocimiento de los trabajadores de aspectos de la tecnología del cultivo para el cumplimiento de sus misiones

• 10. Violación de la Legislación Vigente.

• 11. Nivel de generalidad y falta de contextualización del Plan para Condiciones Excepcionales. (Tiempo de Guerra, Ciclones, Intensas Lluvias y Sequía Prolongada).

• 12. Éxodo de Personal Clave en los distintos Puestos de Trabajo.

• 13. Inadecuado Régimen de Uso y Explotación del Equipamiento disponible.

• 14. Incumplimiento de las Normas Técnicas e Índices de Consumo en los distintos Procesos Productivos.

• 15. Mal manejo en la Preservación, Uso y Destino de los Recursos Disponibles.

Los riesgos se identifican atendiendo al momento de desarrollo de la inversión considerando aquellos que pueden estar asociados a los puntos de control como se sugieren anteriormente y otros que surgen del análisis colectivo a partir de la experiencia practica , durante este paso es necesario determinar las causas que lo originan y su impacto o efecto en la unidad porque en correspondencia con ello se efectúa la gestión o manejo de los mismos seleccionando las alternativas adecuadas y posibles. (Anexo A ).

Gestión de Riesgos.

Acciones a considerar

• Es imprescindible tener presente el estudio de factibilidad realizado para tomarlo como base y decidir los márgenes de riesgos tolerables y las alternativas en cada caso al monitorear la ejecución y recuperación.

• Aplicar herramientas informáticas para la obtención, análisis y consolidación de información (Anexo B).

• Elaboración de informes donde se establezca correlación entre las causas que dan origen al riesgo y las acciones previstas para su manejo

• Evaluar en talleres informes de los cambios detectados que condicionan riesgos, sus causas, las posibles manifestaciones y las alternativas propuestas presentando al Consejo de Dirección propuestas para la toma de las decisiones más correctas en cada caso.

La elaboración, circulación de informes y el desarrollo de talleres constituye un elemento vital para la adecuada participación en la exposición y análisis de variantes o alternativas que efectuados en equipos constituidos por obreros, técnicos, jefes de colectivos agrícolas donde las propuestas se enriquecen con los conocimientos y experiencias colectivas

Elaboración del Informes sobre la Gestión de Riesgos en las Inversiones.

El contenido de los informes en su desarrollo deberá responder a los siguientes elementos:

• Correlación Riesgos – Causas

• Niveles de afectación ( anexando análisis efectuados desde el punto de vista cuantitativo refiriendo efecto financiero y cualitativo refiriendo el desarrollo del cultivo)

• Propuesta de acciones y alternativas con la correspondiente fundamentación

Registros

Constituyen registros de este procedimiento que se conservan el tiempo establecido en el expediente de la Inversión por el responsable del área correspondiente:

Anexos

ANEXO A CORRELACIÓN RIESGO-CAUSAS- EFECTO

EVALUACIÓN DEL IMPACTO

NOTA

Se evalúa fundamentalmente el impacto atendiendo a:

• Distorsión de los indicadores de gasto planificados.

• Afectación de las utilidades.

• Incidencia en el desarrollo del cultivo.

ANEXO B Herramienta Informática.

Presupuesto por años e indicadores de la inversión

Comportamiento de por años de la inversión de los indicadores

Resumen del comportamiento de los indicadores por años de la inversión

Anexo 2

ANEXO 3

Planificación del diseño y desarrollo del Procedimiento

ANEXO 4

ENCUESTA

Criterios de especialistas

Nombre y apellidos _____________________________________

Centro de trabajo _____________________ cargo ______________________ Nivel cultural: Dr. en Ciencias ___ Master ___ Ing. ___ Lic. ___ T. Medio ___ Experiencias relacionadas con temáticas afines en:

• Impartir docencia Sí ___ No ___ Ofrecer asesorías Sí ___ No ___

• Inspecciones: Sí ___ No ___ Investigaciones: Sí ___ No ___

• Ponencias: Sí ___ No ___ Producción o prestación

de servicios Sí ___ No ___

ENCUESTA

En relación con el procedimiento para la gestión y prevención de riesgos en inversiones de fomento de cítricos y frutales exprese sus consideraciones marcando con una equis (x), asumiendo que:

• SÍ Coincide con el planteamiento

• NO No comparte el planteamiento

• NC No dispone de criterios suficientes para emitir un juicio sobre el planteamiento.