Procedimiento para gestión de cambio organizacional mediante el enfoque de procesos (página 2)

El Archivo Histórico Provincial de Holguín es una institución pública de carácter y jurisdicción territoriales, adscrito al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente y depositario de la documentación generada por las asambleas locales del Poder Popular y sus consejos de la Administración, sus dependencias, así como por otras instituciones y por las personalidades destacadas del territorio. Fue fundado el 3 de enero de 1983 y se encuentra situado en la calle Maceo No. 191 esquina a Ángel Guerra, siendo su horario laboral de 8:00 a.m.- 5:30 p.m., de lunes a jueves, y de 8:00 a.m. –4:30 p.m., los viernes.

Esta institución está integrada oficialmente a la Red de Archivos Históricos del País, desde el propio año de su fundación y al Sistema Nacional de Archivos, constituido desde la aprobación del Decreto Ley 221 de 2001 De los Archivos de la República de Cuba y adscrita metodológicamente al Archivo Nacional de la República de Cuba, institución perteneciente al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

La Resolución No. 526/2009 del Ministerio de Economía y Planificación establece en el Resuelvo Primero, inciso 20, las actividades que le corresponde realizar al Archivo Histórico Provincial de Holguín, las cuales se mencionan a continuación.

a) Atesorar, organizar, custodiar, conservar y difundir la documentación de valor histórico o permanente correspondiente al territorio.

b) Coordinar y controlar el funcionamiento del sistema de archivos de la provincia.

c) Coordinar la formación y desarrollo de los recursos humanos del sistema de archivos en su territorio.

d) Poner la información de sus fondos y colecciones al servicio del público, previa solicitud por escrito del interesado y autorización del director del Archivo.

e) Prestar servicios de referencia especializada y diseminación selectiva de la información a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos convertibles.

f) Ofrecer servicios de asesoría, consultoría y de organización, tanto en materia de archivos como de preservación del patrimonio documental a organismos, instituciones u organizaciones cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos convertibles.

g) Ofrecer servicios especializados de acceso a la información disponible en los fondos documentales y colecciones de archivos y monitoreo de información a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos convertibles.

h) Brindar servicios de restauración documental a personas jurídicas en pesos cubanos y pesos convertibles al costo.

i) Ofrecer servicios de reprografía de documentos a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos convertibles.

j) Ofrecer servicios de expedición de copias certificadas de documentos existentes en sus fondos documentales a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos convertibles.

k) Prestar servicios de capacitación técnica, superación profesional sobre archivística y preservación documental a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos convertibles.

l) Realizar eventos, según plan aprobado por el Ministerio de Economía y Planificación, talleres y exposiciones con fines científico-técnicos en las temáticas de su competencia a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos convertibles.

m) Producir y comercializar de forma mayorista publicaciones científico técnicas especializadas en temáticas de su actividad en pesos cubanos y a personas jurídicas extranjeras en pesos convertibles, según nomenclatura aprobada por el Ministerio del Comercio Interior.

n) Producir y comercializar de forma minorista publicaciones científico técnicas especializadas en temáticas de su actividad, en sus instalaciones, en pesos cubanos y a extranjeros en pesos convertibles, según nomenclatura aprobada por el Ministerio del Comercio Interior.

o) Brindar servicios de transcripciones literales de documentos paleográficos a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos convertibles.

Para cumplir su objeto social, el Archivo cuenta con los siguientes grupos de trabajo: Dirección, Atención a la Actividad Estatal y Completamiento de Fondos, Servicios de Información y Automatización, Procesos Técnicos, Conservación y Restauración, Departamento de Servicios, Contabilidad y Recursos Humanos.

La Dirección planifica, organiza y controla la ejecución del trabajo. Establece las políticas, la estrategia a seguir y gestiona los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos.

El grupo de Atención a la Actividad Estatal y Completamiento de Fondos tiene la responsabilidad de coordinar las transferencias documentales para el completamiento de los fondos y colecciones del Archivo, realiza las visitas de censo guía a los Organismos de la Administración Central del Estado para controlar el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos establecido en la Nación, asegura la formación de los recursos humanos sobre la actividad archivística y de conservación y restauración de los fondos documentales en el territorio, realiza diagnósticos y pronósticos del desarrollo de la actividad de archivos en la provincia, rinde información a la dirección del Archivo Provincial y a los organismos superiores sobre las actividades descritas anteriormente.

El grupo de Servicios de Información y Automatización tiene la responsabilidad de difundir la información contenida en los fondos documentales a través de conversatorios, conferencias a estudiantes y profesionales, de artículos enviados al Portal Holguín y los medios de comunicación masiva, asegura un adecuado nivel de eficiencia y efectividad en los servicios y productos informativos, realiza préstamos internos a usuarios internos y externos, ofrece referencias, realiza búsquedas, transcribe y reproduce documentos. Emite certificos y escrituras. Elabora instrumentos de búsqueda, realiza visitas guiadas dentro del archivo. Elabora y ejecuta proyectos de colaboración nacional e internacional. Se imbrican en actividades de proyectos comunitarios y montan exposiciones de documentos. Los especialistas de nivel superior atienden a adiestrados, imparten cursos y asesorías en materia de gestión documental, ofrecen conferencias e imparten clases a estudiantes de la universidad y de los técnicos medios en áreas de las Ciencias Sociales.

El grupo de Procesos Técnicos realiza la investigación científica metodológica de los fondos documentales para su posterior procesamiento y puesta a disposición del público, ejecuta el procesamiento científico técnico y creación de instrumentos de búsqueda de los fondos y colecciones documentales, participa en proyectos de colaboración nacional e internacional, colabora y asesora en la formación y elevación de la calificación técnica de los trabajadores de la institución y participa en la preparación de publicaciones informativas.

El grupo de Conservación dirige y controla las políticas y metodologías de conservación diseñadas por el organismo superior, así como asesora a la alta dirección en la toma de decisiones para planificar los recursos, mitigar los daños y garantizar la preservación de los fondos y colecciones documentales; ejecuta la conservación y restauración de documentos, tales como: mapas, fotos, publicaciones, legajos y otras en soporte papel; realiza diagnósticos a los documentos de los fondos presentes en la institución y de los archivos parroquiales; participa en investigaciones y eventos científicos, chequea el comportamiento climatológico de los depósitos, gestiona las fumigaciones de los locales de la organización, desarrolla cursos y conferencias especializadas relacionadas con la conservación y restauración de los fondos y colecciones documentales.

El Departamento de Servicios se encarga de comprar los recursos necesarios para el funcionamiento de los procesos de la institución, garantiza los servicios de seguridad y protección y de limpieza de los locales de trabajo. Gestiona el mantenimiento de muebles e inmuebles y la alimentación de los trabajadores.

El Grupo de Contabilidad y Recursos Humanos es el responsable de registrar, controlar y procesar los hechos económicos ocurridos en la entidad; controlar la ejecución del presupuesto asignado a la institución para su funcionamiento, así como rendir información a la dirección del Archivo y al organismo superior sobre estas actividades. Además establece las políticas sobre gestión de recursos humanos considerando las indicaciones del organismo superior, asesora y participa en los estudios sobre organización del trabajo, empleo, capacitación, seguridad y salud que se realizan en la organización. Cumple y hace cumplir la legislación laboral vigente, evalúa la utilización del fondo de tiempo, la estructura de la fuerza de trabajo, su movimiento y fluctuación.

Al Archivo Histórico Provincial de Holguín se le subordina el Archivo Histórico Municipal de Banes que cumple las mismas funciones que el Archivo de Holguín pero en su jurisdicción y en el municipio de Antilla. No está prestando servicios porque el inmueble se encuentra en reparación capital. Los fondos documentales que atesora se encuentran depositados en instalaciones del gobierno del municipio con las condiciones adecuadas de conservación. Los trabajadores del grupo de seguridad y protección cuidan el inmueble y los técnicos y especialistas laboran en tareas de fiscalización al Sistema Institucional de Archivos, según lo establecido en el Decreto ley No. 265 Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba.

Tarea 2: Identificar los procesos presentes en la organización.

Para desarrollar esta tarea se hizo necesario varias sesiones de trabajo en grupo para explicar cómo identificar los procesos presentes en la organización, teniendo en cuenta el desconocimiento generalizado entre los miembros del equipo sobre conceptos tan esenciales como procesos y enfoques de procesos.

Luego del referido análisis, el equipo gestor identificó los siguientes procesos:

Procesos estratégicos: Dirección, gestión de recursos humanos y difusión.

Procesos de realización del servicio: Ingreso de documentos, conservación, tratamiento archivístico, servicios de información.

Procesos de apoyo: Gestión financiera, compras, mantenimiento.

Tarea 3: Elaborar el mapa de procesos de la organización.

La figura 3.1 muestra el mapa de procesos.

Figura 3.1 Mapa de procesos de la organización. Fuente: Elaboración propia.

Para dar cumplimiento a esta tarea el equipo realizó varios talleres con la participación de los especialistas de servicios archivístivos y otros técnicos de la organización.

Etapa III: Diagnóstico de la organización y de cada uno de sus procesos.

Tarea 1: Diagnóstico del entorno que rodea la organización.

Características culturales de la región.

El Archivo Histórico Provincial de Holguín está ubicado en el municipio de Holguín, cabecera de la provincia de igual nombre, la cual está situada en la región oriental del país.

El municipio de Holguín tiene su origen, según la tradición, en que un 4 de Abril se asentó como privilegio obtenido por su participación en la conquista de México, el capitán español García Holguín, en ese día la Iglesia celebra la festividad de San Isidoro Arzobispo y Doctor de la Iglesia, pero todos los investigadores coinciden en que dicha fiesta patronal se vincula a la fundación de la ciudad, más que a la celebración conmemorativa religiosa del Arzobispo.

Además de la ya mencionada fiesta existen otras de tradiciones hispánicas como: la fiesta patronal de San Andrés que se celebra el 30 de noviembre; la de San Juan el 24 de Junio; la fiesta de La Cruz celebrada el 3 de Mayo, esta última tiene su origen en la costumbre española de colocar en las elevaciones, próximo a los caseríos y poblados, a modo de detente, una cruz para evitar las catástrofes naturales y epidemias, costumbre que se materializó cuando el 3 de Mayo de 1870 se colocó en la cima de la elevación que marca el norte geográfico de la ciudad una cruz, así se inició la celebración de la romería. Con el decursar de los años este signo se integró definitivamente al paisaje geográfico y social de los holguineros. Hoy la "Loma de la Cruz" constituye un símbolo de la ciudad.

Algo muy relevante en estas fiestas es que en el altar construido, no se ofrendaban frutas, bebidas, viandas, animales; elementos comunes en los altares de santería; lo que unido al predominio de la raza blanca y a un lenguaje refinado que se diferencia del resto de las provincias orientales, fundamentan la creencia de que en esta región las raíces hispanas predominan por encima de las africanas.

Al caracterizar la ciudad no se puede pasar por alto la arquitectura original y moderna del centro urbano, integrado fundamentalmente por diversos parques, lo que da lugar a que Holguín sea reconocida como "la ciudad de los parques", destacándose por su belleza el "Calixto García", lugar que por costumbre es visitado por todos los jóvenes como parte de su recreación.

El holguinero como todo cubano se caracteriza por su alegría, la comunicación con un lenguaje lleno de chistes y de dicharachos populares, es solidario, es bailador. El holguinero, cubano al fin, es amigo de decir como somos los cubanos.

El holguinero es muy sensual, todo pasa primero por sus órganos sensoriales; es muy musical debido a sus raíces hispanas y africanas, se caracteriza por ser jaranero, propenso al choteo. Es muy común en él llevar las cosas más serias al chiste. La diversidad étnica que lo caracteriza ejerció gran influencia en el holguinero, aportando, determinadas raíces, determinadas influencias y esos diversos troncos culturales llevaron a la formación de un individuo heterogéneo.

Se deben destacar las supervivencias religiosas y mágicas de las culturas africanas en la provincia, sobre todo, un complejo conjunto de religiones y magias africanas mezcla entre sí y con los ritos, leyendas geográficas y supersticiosas de los católicos.El sentido crítico se adentra en el holguinero por doquier con el advenimiento de una juventud enfrentada a una mayor experiencia colectiva. El holguinero es críticamente alegre, disciplinadamente audaz y conscientemente irrespetuoso.

Macro entorno en el que se desenvuelve la organización.

Variables económicas.

La economía cubana al igual que el resto de las economías del mundo atraviesa por una profunda crisis que se agudizó a partir de los sucesos del 11 de Septiembre. La falta de financiamiento prevalece como el problema fundamental, aumentando las limitaciones, lo cual hace más complejo el desempeño de las organizaciones.

La economía holguinera se sustenta en cuatro pilares básicos: el turismo internacional, la producción de níquel, la producción agropecuaria y la producción azucarera. A pesar del férreo bloqueo del gobierno estadounidense, los trabajadores holguineros se esfuerzan por incrementar los valores de producción de los principales renglones económicos y continuar desarrollando la provincia. Se implementan estrategias para mejorar el transporte, la comercialización de productos en moneda nacional y los indicadores de salud y educación. Se destaca el trabajo por cuenta propia siendo Holguín una de las provincias que más ciudadanos tiene realizando labores de esta naturaleza.

Dentro de este entorno económico es donde se desarrolla la organización objeto de estudio.

Variables Políticas.

Por cuanto los archivos garantizan la gestión administrativa del país y son evidencia de la actuación de sus personas jurídicas y naturales, siendo imprescindible su existencia para la protección de los derechos, tanto de la administración, como de la población en general, 4el 10 de abril de 2009 el Estado cubano dictó el Decreto ley No. 265 del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba que establece las disposiciones generales para la protección del Patrimonio Documental de la Nación, así como las normas y principios que rigen la gestión documental en el territorio nacional.

La aplicación de la referida normativa garantiza la protección de los documentos que constituyen la Memoria Histórica Cubana a través del fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos, el cual constituye el mecanismo de integración y promoción de la cultura de la gestión documental, que tiene como finalidad lograr el desarrollo armónico de las instituciones o dependencias que lo conforman, para una mayor eficacia en su gestión y en la preservación del Patrimonio Documental de la Nación Cubana, a partir de la aplicación de principios, normas y métodos comunes.

El Sistema Nacional de Archivos está integrado por el Archivo Nacional de la República de Cuba y los restantes archivos históricos (provinciales y municipales), los centrales, los de gestión, los especializados, los universitarios, así como por los particulares y personales cuyos titulares así lo decidan.

El referido Decreto Ley establece los principios que deben cumplir dichas instituciones y elementos de la gestión documental referidos a: fuentes de completamiento de los fondos y colecciones documentales, conservación, valoración y depuración de documentos.

Es una seria deficiencia que hasta la fecha no se halla aprobado el Reglamento del Decreto Ley No. 265, por cuanto el Sistema Nacional de Archivos está trabajando con el reglamento del Decreto Ley que fue derogado, según se establece en la Disposición Séptima del Decreto Ley No. 265

Variables Tecnológicas

Ante los retos de la sociedad del conocimiento, la introducción de nuevas tecnologías en los procesos productivos, la actualización de nuevos conocimientos y la transferencia tecnológica; la investigación científica y las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, se han convertido en elementos clave para elevar el nivel y calidad de vida de la población.

En la organización objeto de estudio se comprobaron las limitaciones para adquirir nuevas tecnologías, sobre todo para el servicio de reprografía. No existen condiciones tecnológicas para la realización de este servicio, aún así se hacen gestiones con otras entidades del territorio cuando la necesidad del cliente obedece a una investigación local de importancia histórica. No existen posibilidades para digitalizar los fondos documentales, por tal motivo los clientes satisfacen sus necesidades informativas usando los documentos originales provocando su deterioro.

Variables Sociales.

La población de la Provincia Holguín es de aproximadamente 1 036 000 con una tasa de crecimiento anual (por mil habitantes) de (1.6), así como una tasa anual de natalidad (por mil habitantes) de (12.4). Se aprecia una tendencia al decrecimiento de la tasa anual de natalidad lo que unido al aumento contenido de la esperanza de vida conlleva a la tendencia del envejecimiento de la población.

A pesar de que la tasa promedio de crecimiento demográfico está disminuyendo en el territorio holguinero, los asentamientos poblacionales, tanto urbano como rurales, seguirán creciendo. Ello requiere del desarrollo comunitario sostenible o sustentable que de respuesta a toda la población, lo que debe garantizar la elevación del nivel y calidad de vida de la comunidad y la salud ambiental.

El desarrollo comunitario sustentable requiere de la solución de problemas, tales como: fuente de empleo de la fuerza laboral; adecuada alimentación de la población; garantía de la vivienda; infraestructura de servicios básicos.

La gestión de los Gobiernos Locales y el grado de participación de la población en la solución de los problemas son factores determinantes para usar adecuadamente los recursos naturales y humanos y preservar las cualidades ambientales en ciudades y asentamientos poblacionales.

Toda la documentación que se genera en base a estas acciones gubernamentales con valor patrimonial, histórico o social, será transferida para los archivos centrales de los organismos y los archivos históricos. Será la historia del trabajo humano, escrito en documentos.

Micro entorno en el que se desarrolla la organización.

Los clientes de la organización son:

– Investigadores.

– Estudiantes universitarios.

– Estudiantes del técnico de nivel medio en la especialidad Gestión Documental

– Personas necesitadas de reprografías de documentos, certificos.

– Personas que se interesan por parientes de origen español

– Público general.

Los proveedores son:

SERVICITMA: Empresa del CITMA que abastece la alimentación de los trabajadores, mantenimiento y reparación del inmueble y de los equipos acondicionadores de aire, y materiales de oficina.

DESOF: Ofrece servicios de capacitación sobre las ciencias informáticas.

COPEXTEL: Servicios de mantenimiento de equipos de cómputo y compra de accesorios.

La organización no tiene competidores puesto que los fondos y colecciones documentales que atesora son únicos en la provincia.

Otras partes interesadas en la gestión de la organización:

– Gobierno en la provincia

– Organizaciones políticas

– Delegación Territorial del CITMA

– Archivo Nacional de la República de Cuba.

El resultado del diagnóstico a través del uso de técnicas tales como entrevistas y revisión de documentos, indica que para el Organismo CITMA la actividad de archivo no es una de sus prioridades, como lo son por ejemplo los procesos de ciencia e innovación tecnológica. Esta situación se refleja en los bajos niveles de presupuesto asignados a la organización para su eficaz y eficiente funcionamiento. Los recursos asignados no dan respuesta al desarrollo de la actividad, en correspondencia con la preparación técnica de sus trabajadores. El proceso más afectado es: Conservación.

En la organización se pudo constatar la actitud pasiva que reflejan sus miembros hacia el entorno, limitándose a cumplir indicaciones de los organismos superiores de dirección. Existen reservas para revertir este problema pero no se utilizan.

Tarea 2: Diagnosticar los procesos actuales de la organización.

Diagnóstico de los procesos estratégicos de la organización.

Proceso: Dirección.

La organización se subordina administrativamente a la Delegación Territorial del CITMA y metodológicamente al Archivo Nacional de la República de Cuba. Esto trae como consecuencia que la organización debe satisfacer la demanda de gestión de ambos organismos.

La Delegación Territorial del CITMA establece objetivos que recogen el trabajo de gestión de la organización; el Archivo Nacional establece objetivos que precisan el quehacer de la actividad archivística de la organización.

La dirección del Archivo armoniza ambos intereses que, en conclusión, se complementan y despliega los objetivos hacia las áreas funcionales de la organización.

La planificación del trabajo se realiza en correspondencia con la legislación vigente en el país, desde la planificación anual, hasta la planificación operativa por meses. A esta actividad se le presta especial atención por parte del organismo superior que realiza chequeos de manera periódica en función de evaluar el cumplimiento de los objetivos trazados para cada área de trabajo de la organización.

La dirección de la organización, por su parte, controla el cumplimiento de los objetivos en las áreas de trabajo a través de los consejos de dirección, despachos y otros métodos organizativos para el control del trabajo asignado y el uso racional de los recursos.

Luego de este análisis el equipo gestor del cambio desplegó los objetivos por procesos y despachó el resultado con la dirección, aclarando que el proceso de cambio es gradual y que deben coexistir tanto la gestión funcional como la gestión de procesos.

Para este proceso se aplicó una encuesta de satisfacción laboral a los trabajadores de la institución reflejándose los siguientes resultados. Ver anexo 1.

El Archivo de Holguín tiene una plantilla ocupada de 34 trabajadores.

De ellos: 2 trabajadores están de certificado médico.

1 Trabajadora está de licencia de maternidad.

1 Trabajadora está fuera de la provincia.

Se aplicaron 30 encuestas, para el 88.2 % de los trabajadores.

1. Sólo el 23.3 % de los trabajadores tiene disposición a escoger un trabajo diferente al que hacen.

2. El 12.5 % de los trabajadores nunca o casi nunca se sienten satisfechos con el trabajo que realizan.

3. El 97% de los trabajadores se sienten satisfechos de pertenecer a la organización.

4. Todos los trabajadores manifestaron haber recibido estímulos materiales o morales en algún momento de su vida laboral en la institución. El 70 % Manifestó haber recibido ambos estímulos y el 30 % estímulos morales.

5. El 86.7 % de los trabajadores manifestaron que no poseen la cantidad de medios de trabajo necesarios para desempeñar su labor.

6. El 86.7 % de los trabajadores considera que sus superiores tienen en cuenta sus necesidades de superación.

7. El 70 % de los trabajadores le gustaría en un futuro seguir trabajando en la institución.

8. El 93.3 % de los trabajadores considera que su jefe inmediato superior atiende a los trabajadores cuando ellos tienen alguna dificultad.

9. El 100 % de los trabajadores consideran que la alimentación es regular o mala.

El 66.7 % de los trabajadores considera que el espacio de trabajo es regular.

El 70 % considera que la organización del trabajo es buena.

El 66.7 % considera que la ventilación es buena.

El 100 % de los trabajadores considera que la iluminación en las áreas de trabajo es buena o regular.

El 86.6 % considera que el transporte es malo.

10. El 70 % no considera que el hecho de pertenecer a esta entidad le da oportunidad de solucionar algunos problemas del hogar.

11. El 57 % de los trabajadores considera que el Archivo Histórico será dentro de 5 años uno de los mejores en el país.

12. El 76.6 % de los trabajadores manifestó que le piden opinión sobre cómo hacer el trabajo.

Conclusiones de la aplicación de la encuesta:

Elementos positivos:

1. Los trabajadores muestran alto sentido de pertenencia aún cuando no se satisfacen sus necesidades materiales para la existencia.

2. El sistema de estimulación es efectivo y los trabajadores muestran satisfacción por ello.

3. Los trabajadores están satisfechos con la política de capacitación de la entidad.

4. Los trabajadores se sienten atendidos por sus superiores en sus necesidades.

5. Los trabajadores en sentido general consideran buenas las condiciones de trabajo relativas a: ventilación, iluminación y organización.

6. Los trabajadores muestran optimismo en cuanto a la posición de la entidad dentro del Sistema Nacional de Archivos. Muestra del trabajo del consejo de dirección.

7. Es una fortaleza que los trabajadores consideren que le piden opinión para la realización del trabajo.

Elementos negativos:

1. Los trabajadores manifestaron no poseer los medios de trabajo necesarios para realizar su labor.

2. El ciento por ciento de los trabajadores manifestaron que la alimentación es de regular a mala.

3. Los trabajadores evalúan de malo el transporte porque la organización no tiene transporte para realizar sus funciones. Los técnicos y especialistas que deben viajar a los municipios por razones de trabajo lo hacen por su cuenta, se le paga una dieta, no así el transporte, excepto en los casos que viajen en transporte del estado que le dan un documento para justificar en Contabilidad el dinero de la dieta.

4. La mayoría de los trabajadores considera que el salario es mínimo para resolver sus necesidades básicas. La entidad no tiene aprobado sistema de pago por resultados.

5. El 66.7 % de los trabajadores considera que el espacio de trabajo es reducido.

Otros resultados de la aplicación de la encuesta:

Las motivaciones que tienen los trabajadores para mantenerse en su puesto de trabajo son:

1. Cercanía al hogar.

2. Realización profesional.

3. Tiempo de jubilación.

4. Mejora de salario con respecto al trabajo anterior.

5. Adquirir mayores conocimientos por reorientación profesional.

6. Por tener posibilidades de superación.

7. Es un centro pequeño, sin complicaciones para realizar con éxito el trabajo.

8. Su ubicación geográfica es favorable para llegar hasta él.

9. Porque es un centro de información que se corresponde con el perfil profesional de varios trabajadores.

10. Manifiestan sentirse a gusto con la profesión de archiveros.

Las situaciones que causan molestias a los trabajadores en su actividad diaria son:

1. La insuficiencia de tecnología de punta para los servicios que brinda la institución y para la realización del trabajo administrativo. Necesidad de computadoras, scaner, fotocopiadoras.

2. Los problemas de ventilación se manifiestan en la Sala de Investigadores donde el Sol calienta de frente por la tarde. Los trabajadores de Sala y los clientes se aglomeran en un espacio reducido con mucho calor.

3. Existe hacinamiento de documentos en los depósitos y en las áreas de trabajo por tener espacio reducido.

4. Es enorme la cantidad de informes que hay que elaborar durante la jornada laboral, repitiendo datos, así como la cantidad de reuniones que ocupan tiempo que se puede dedicar a otras tareas.

5. El mobiliario de la Sala de Investigadores no es el adecuado, así como el mobiliario de la Recepción y del local de la Dirección.

6. Necesidad de un transporte para realizar eficientemente las funciones de la organización.

Las tareas que acometerían los trabajadores encuestados en el caso de que tuvieran la responsabilidad de dirigir el Archivo son:

1. Reordenar los protocolos notariales alfabética y cronológicamente.

2. Adoptar medidas para incrementar los depósitos documentales.

3. Realizar una limpieza general a los fondos y colecciones documentales.

Proceso: Difusión.

En el estudio realizado se comprobó que la dirección de la organización estableció un objetivo de trabajo para este proceso, así como los indicadores para medirlo, pero no se realiza de forma eficaz, hace falta gestionar con mayor audacia en los medios de comunicación masiva, espacios para la difusión de los servicios que brinda la organización, con el fin de atraer mayor cantidad de clientes con necesidades informativas.

En ocasiones, la difusión se realiza en instituciones y organismos dedicados a la enseñanza y la investigación, pero no es suficiente. Su deficiencia radica en que no se planifican las acciones de difusión, se realizan porque es solicitada por determinada escuela interesada en la historia local, esto quiere decir que no es la institución quien toma la iniciativa para difundir sus servicios, por lo que se desaprovechan las potencialidades culturales que puede ofrecer la institución y no se diseñan nuevos servicios.

No se realizan días de puertas abiertas, para atraer a los estudiantes de noveno grado que son la cantera del técnico medio en Gestión Documental y lograr con ello una mejor calidad en la selección de los futuros estudiantes y profesionales de la actividad.

No se organizan visitas dirigidas a la organización para difundir los servicios que se brindan en la Sala de Investigadores, tales como: reprografía de documentos, expedición de copias certificadas de documentos existentes en los fondos documentales a personas naturales y jurídicas, servicios de referencia especializada y diseminación selectiva de la información a personas naturales y jurídicas, entre otros.

Se utilizan otras vías para la difusión: las publicaciones digitales en el Portal Holguín, en la revista Ciencias Holguín y en el Boletín Entre Líneas. Pero estas posibilidades no son aprovechadas por la mayoría de los ciudadanos por no tener acceso a estas tecnologías.

Deficiencias detectadas en el proceso:

• 1. No se registra la limpieza de los fondos antes de comenzar el tratamiento archivístico.

• 2. No están escritas las indicaciones metodológicas para ejecutar la limpieza de los fondos documentales.

• 3. No existe documento normalizativo para la identificación y estudio del sujeto productor.

• 4. Se utiliza file de material ácido para conformar los expedientes de los fondos documentales.

• 5. Falta de material de oficina para la descripción de los expedientes de los fondos y la normalización de la descripción.

• 6. Limitación de espacio para ubicar los fondos procesados.

Etapa IV: Proyección de las posibles soluciones.

Tarea 1: Listar las deficiencias y definir las posibles soluciones.

Recomendaciones para la dirección de la organización:

4. Reordenar los protocolos notariales alfabética y cronológicamente.

5. Realizar una limpieza general a los fondos y colecciones documentales.

6. Diseñar el sistema de gestión de la calidad de la organización basado en la Norma Cubana ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad.

Tarea 2: Elaborar, debatir y aprobar el informe del diagnóstico.

Partiendo de los resultados obtenidos en la tarea anterior se elaboró el informe de diagnóstico y se presentó a la dirección de la organización, la cual aprobó el Plan de Acción del diagnóstico.

Conclusiones

La investigación permitió arribar a las siguientes conclusiones:

Es posible gestionar el cambio organizacional considerando el enfoque de procesos.

El procedimiento propuesto permite encaminar las acciones de cambio organizacional, considerando las variables que distinguen los distintos procesos que se identifican en la organización.

Recomendaciones

A partir de los resultados obtenidos en este trabajo y las conclusiones arribadas en el mismo se recomienda:

• 1. Aplicar el procedimiento propuesto y el plan de medidas resultantes del diagnóstico a los principales procesos.

• 2. Garantizar la mayor capacitación profesional que sea posible a fin de incrementar gestión organizacional.

• 3. Proceder al diseño de un Sistema de Gestión de la Calidad enfocado en los procesos principales de la organización.

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• 25. Marrero Fornaris, Clara E. "Diseño de una Tecnología Integral para la Gestión de la formación en instalaciones hotelera. Aplicación en la Cadena Islazul de la región oriental de Cuba". Tesis presentada para optar por el grado de Doctor en Ciencias Técnicas. ISPJAE. La Habana, 2002

• 26. Pinho, D. Planejamiento Estratégico. Conceitos Metodología e Prácticas. Editora Atlas, São Paulo.1996.

• 27. Porter, M. E. "Competitive Strategy". The Free Press, New York, 1980

• 28. Suárez Mella, R.; Ibarra Mirón, S. & Suárez Hernández, J. Los cambios de paradigmas en las empresas actuales, Alta Dirección, No. 234, marzo-abril, Barcelona, 2000.

• 29. Stewart, J. (1992) Gerencia para el cambio. Planeación. Entrenamiento y Desarrollo. Fondo Editorial LEGIS. Colombia.

• 30. Terry, G. R. & Rue, L. W. "Principios de administración". Editorial El Ateneo, Buenos Aires, 1987

Breve Currículum Vitae de los autores

Ing. Froilán Alexander Parra Suárez. MSc

Ingeniero Industrial (Universidad de Holguín Oscar Lucero Moya, República de Cuba, 2002). Profesor auxiliar de la Universidad de Holguín Oscar Lucero Moya (UHo), desde 2006 hasta la actualidad. Cursó diplomado de Formación de Auditores en 2003 y Perfeccionamiento Empresarial en 2005 y posgrados de Gestión de la Calidad, Marketing empresarial, Comunicación y gestión. Ha publicado como autor / coautor en revistas científicas y ha participado como ponente en eventos científicos internacionales, nacionales y territoriales. Ha tutorado trabajos de diploma de aspirantes al título de Ingeniero Industrial y de Máster en Comunicación Social. Ha recibido diversos reconocimientos por su labor profesional, académica y social.

Ing. María Teresa Borjas Ochoa

Ingeniera Industrial (Universidad de Holguín Oscar Lucero Moya, República de Cuba, 1999). Profesora Instructora de la Universidad de Holguín "Oscar Lucero Moya" (UHo) desde 2005 hasta la actualidad. Cursó Diplomados de Gestión de Empresas en 2003; Perfeccionamiento Empresarial en el 2004 y posgrados de Gestión de la Calidad, Dirección y Marketing. Ha publicado artículos como autor / coautor en revistas cubanas así como ha sido expositor en eventos científicos nacionales. Ha tutorado trabajos de diploma para titulación de Ingenieros Industriales. Ha recibido reconocimientos por su labor profesional, académica y social durante su vida laboral.

Autor:

Ing. Froilán Alexander Parra Suárez. MSc

Ing. María Teresa Borjas Ochoa