Auditor en control de gestion

El presente trabajo está enfocado a la evaluación del control interno en las entidades del sector público a fin de determinar si dicho sistema permite detectar y prevenir fraudes o errores que disminuyan la probabilidad de ocurrencia de actos ilícitos dentro de las instituciones del Estado.

En el primer capítulo se presenta el ámbito de aplicación así como la importancia y el objeto de la evaluación realizada.

El segundo capítulo revisa tanto la clasificación como las funciones que desempeñan las entidades del Sector Publico y la normativa vigente que rige al sector.

El tercer capítulo presenta un resumen del marco teórico y normativo existente tanto del control interno como para la prevención de fraudes.

El cuarto capítulo presenta la evaluación realizada a las entidades públicas seleccionadas las cuales pertenecen al sector eléctrico, salud y de pesca.

Finalmente el capítulo cinco presenta las conclusiones y recomendaciones producto del análisis realizado en el capítulo anterior.

Introducción

Toda entidad requiere un sistema de control interno que le permita identificar los riesgos a los cuales está expuesta y le provea las actividades de control necesarias para minimizarlos, dicho sistema requiere una supervisión adecuada a efectos de verificar permanentemente su vigencia y correcto funcionamiento lo que permite tener mayores posibilidades de lograr los objetivos establecidos por la misma.

El presente análisis procura concluir acerca de si el sistema de control interno vigente en las entidades del sector público permite asegurar de forma razonable el logro de los objetivos de eficacia, eficiencia y economía, la confiabilidad de la información producida, el cumplimiento de la normativa aplicable y la prevención y detección de fraudes y errores.

Para el desarrollo del presente trabajo se determinaron las áreas a analizar en las cuales se evaluará el cumplimiento de los controles establecidos a fin de determinar deficiencias que serán analizadas determinando sus causas y efectos para de esta forma poder concluir sobre la eficacia del sistema de control interno en las entidades públicas y emitir las recomendaciones correspondientes.

CAPÍTULO I

Información introductoria

1.1 Ámbito de investigación

El presente trabajo se enfoca a las entidades del sector público no financiero donde se realizó un análisis de la efectividad del funcionamiento del sistema de control interno aplicado en entidades específicas de este sector, para poder determinar si dicho sistema permite prevenir y detectar fraudes.

El periodo del análisis estuvo comprendido entre el 1 de junio al 30 de noviembre del año 2007.

1.2 Importancia del análisis

La evaluación del sistema de control interno de las entidades del sector público que fueron seleccionadas, permitió medir la efectividad de su funcionamiento pudiendo establecer si dicho sistema está diseñado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se pueda presentar ya sea por error o intencional, además de determinar las situaciones en que se presentan deficiencias que lo vuelven vulnerable, lo que proporciona una visión de la eficacia de los controles implantados en las entidades del sector publico.

1.3 Objeto

El presente trabajo tiene por objeto exponer el análisis efectuado sobre el funcionamiento del sistema de control interno imperante en entidades específicas del sector público no financiero, las cuales forman parte del sector eléctrico, sector salud y sector productivo.

La evaluación realizada nos permitirá determinar la confiabilidad del sistema de control interno o en su defecto detectar, prevenir, corregir errores y comprobar de si es ágil o eficiente, veraz, oportuno, consistente y operante

CAPÍTULO II

Sector público

2.1 Descripción

El sector público está integrado por empresas e instituciones que dependen del Estado dentro de la economía nacional. La actividad económica del sector público abarca todas aquellas actividades que el Estado, tanto en la Administración Central como local y sus empresas, poseen o controlan.

La Constitución Política de la República del Ecuador en su artículo 118 establece que los organismos y entidades integran el sector público son:

• Los organismos y dependencias de las Funciones Legislativa, Ejecutiva y Judicial.

• Los organismos electorales.

• Los organismos de control y regulación.

• Las entidades que integran el régimen seccional autónomo.

• Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.

• Las personas jurídicas creadas por acto legislativo seccional para la prestación de servicios públicos.

2.2 Clasificación del Sector Público

Mediante publicación en el Registro Oficial # 322 del 21 de mayo de 1998, el Consejo Nacional de Desarrollo (CONADE) expide el Plan de Codificación del Catastro de las Entidades y Organismos del Sector Publico Ecuatoriano, en el cual se clasifica al sector publico ecuatoriano en: Sector Publico Financiero y Sector Publico No Financiero.

2.2.1 Sector Público Financiero

El sector público financiero está conformado por entidades financieras públicas tales como:

• BANCO CENTRAL DEL ECUADOR

• BANCO NACIONAL DE FOMENTO

• INSTITUTO ECUATORIANO DE CREDITO EDUCATIVO Y BECAS – IECE

• CORPORACION FINANCIERA NACIONAL

• BANCO ECUATORIANO DE LA VIVIENDA

• BANCO DEL ESTADO

• AGENCIA DE GARANTÍA DE DEPÓSITOS

Las entidades financieras públicas son financiadas con recursos de autogestión así como por préstamos provenientes de organismos internacionales y otros ingresos establecidos en disposiciones legales.

2.2.2 Sector Público No Financiero

El sector público no financiero está conformado por entidades públicas tales como:

• Congreso nacional

• Corte Suprema de Justicia

• Tribunal Constitucional

• Procuraduría General del Estado

• Tribunal supremo electoral

• Ministerio de Gobierno, Cultos, Policía y Municipalidades

• Ministerio de Defensa Nacional

• Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración

• Ministerio del Ambiente

• Ministerio de Salud Pública

• Ministerio de Trabajo y Empleo

• Ministerio de Turismo

• Ministerio de Finanzas

• Ministerio de Industrias y Competitividad

• Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca

• Ministerio de Inclusión Económica y Social

• Ministerio de Transporte y Obras Públicas

• Ministerio de Educación

• Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda

• Ministerio del Deporte

• Ministerio de Cultura

• Ministerios Coordinadores

• Ministerio de Minas y Petróleos

• Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

• Servicio De Rentas Internas

• Contraloría General del Estado

• Superintendencia de Compañías

• Superintendencia de Bancos

• Superintendencia de Telecomunicaciones

• Comisión de Control Cívico de la Corrupción

• Ministerio Público

• Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

• Cuerpos de Bomberos

• Empresa Municipal de Aseo

• Empresa de Aseo de Cuenca

• Empresa Nacional De Correos

• Emetel

• Pacifictel

• Andinatel

• Consejo Nacional de Telecomunicaciones

• Consejo Nacional de Radiodifusión y Televisión

• Secretaria Nacional de Telecomunicaciones

• Petroecuador

2.3 Función

2.3.1 Sector Público Financiero

Las entidades del sector público financiero ejercerán a más de las funciones establecidas en la Constitución Política de la República del Ecuador las que se determinen en los diferentes instrumentos legales aplicables a las mismas y que se encuentren vigentes en nuestro país.

Entre las entidades del sector público financiero más importantes tenemos:

BANCO CENTRAL DEL ECUADOR

Es un ente estatal, técnico y autónomo, que ejecuta la política monetaria, financiera, crediticia y cambiaria que formula su Directorio, como estrategia para el mejoramiento de las condiciones económicas del país, la estabilidad de la moneda y la solvencia nacional financiera externa.

BANCO DEL ESTADO

Es el ente encargado de financiar estudios, programas, proyectos, obras y servicios encaminados a la provisión de servicios públicos, cuya prestación es responsabilidad del Estado, sea que los preste directamente o por delegación a empresas mixtas, a través de las diversas formas previstas en la Constitución y en la ley de Modernización del Estado; financiar programas del sector público, calificados por el Directorio como proyectos que contribuyan al desarrollo socioeconómico nacional; prestar servicios bancarios y financieros facultados por la ley.

BANCO NACIONAL DE FOMENTO

Es una entidad financiera de desarrollo, autónoma, de derecho privado y finalidad social y pública, con personería jurídica y capacidad para ejercer derechos y contraer obligaciones. Su principal función es conceder créditos al sector productivo contribuyendo de esta forma al crecimiento económico del país.

INSTITUTO ECUATORIANO DE CREDITO EDUCATIVO Y BECAS – IECE

Es una entidad de derecho público, con personería jurídica, autonomía administrativa con patrimonio y fondos propios, encargada de conceder crédito educativo a los estudiantes y profesionales ecuatorianos que deseen estudiar en centros docentes tanto del país como del exterior. Por disposición legal está facultado para administrar las becas que ofrecen al país gobiernos amigos y los organismos internacionales; así como, aquellas asignaciones que organismos del sector público y privado del país entregaren para conceder becas a nivel nacional.

CORPORACION FINANCIERA NACIONAL

La Corporación Financiera Nacional es una institución financiera pública, autónoma, con personería jurídica, técnica, moderna, ágil y eficiente que, estimula la modernización y el crecimiento de todos los sectores productivos y de servicios, apoyando una nueva cultura empresarial, orientada a lograr mejores niveles de eficiencia y competitividad.

BANCO ECUATORIANO DE LA VIVIENDA

Es un ente creado con la finalidad de participar en el financiamiento directo de la vivienda de interés social. El ente ha sabido adaptarse a un nuevo entorno económico canalizando ahora los recursos únicamente a través de las Instituciones del Sistema Financiero Nacional, previa a una calificación estricta que efectúa el Banco como paso previo a operar con tales entidades, las cuales deberán estar bajo el control de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

AGENCIA DE GARANTÍA DE DEPÓSITOS

Es una entidad de derecho público, autónoma, dotada de personalidad jurídica propia, gobernada por un Directorio compuesto por el Ministro de Economía y Finanzas, quien lo presidirá, un representante personal del Presidente de la República, un miembro del Directorio del Banco Central del Ecuador elegido por éste y un representante de la ciudadanía designado por el Presidente de la República en el plazo máximo de ocho (8) días, quien deberá cumplir con los mismos requisitos exigidos para ser Superintendente de Bancos.

2.3.2 Sector Público No Financiero

Las entidades del sector público no financiero ejercerán a más de las funciones establecidas en la Constitución Política de la República del Ecuador las que se determinen en los diferentes instrumentos legales aplicables a las mismas y que se encuentren vigentes en nuestro país.

Entre las entidades del sector público no financiero más importantes tenemos:

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

La función principal de la Contraloría a más de las que establece la Constitución y su Ley Orgánica es de practicar auditoria externa, en cualquiera de sus clases o modalidades, por si o mediante la utilización de compañías privadas de auditoria, a todas las instituciones del Estado, corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles con fines sociales o públicos, cuyo capital social, patrimonio, fondo o participación tributaria esté integrado en el 50% o más, con recursos públicos; a las empresas adscritas a una institución del Estado, o que se hubieren constituido mediante ley, ordenanza o decreto, así como, en el ámbito de su competencia, al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), al Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA), y al Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional (ISSPOL).

SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS

Tiene a su cargo la vigilancia y el control de las instituciones del sistema financiero público y privado, así como de las compañías de seguros y reaseguros, determinadas en la Constitución y en la Ley.

SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS

Es un organismo técnico y con autonomía administrativa, económica y financiera, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la ley.

COMISIÓN DE CONTROL CÍVICO DE LA CORRUPCIÓN

Es una persona jurídica de derecho público, con autonomía e independencia económica, política y administrativa y actúa en representación de la ciudadanía. Realiza las acciones necesarias para la prevención, investigación, identificación e individualización, de los actos de corrupción, así como para la difusión de valores y principios de transparencia en el manejo de los asuntos públicos.

MINISTERIO DE FINANZAS

Encargado de la generación, en el ámbito de los objetivos institucionales, de las condiciones necesarias que propicien un permanente, armónico y sostenido desarrollo económico y social, en concordancia con las políticas del Estado y el Plan Nacional del Gobierno Nacional.

Coadyuva tanto al logro del equilibrio general de la economía, a través de su rol en la planificación económica, en la programación macroeconómica, y en la redistribución del ingreso y a la asignación eficiente, transparente y equitativa de los recursos fiscales.

MINISTERIO DE GOBIERNO, CULTOS, POLICÍA Y MUNICIPALIDADES

Encargado de fomentar la paz social de las personas e instituciones que conforman el país, de conformidad con la Constitución y Leyes de la República.

Una de las principales metas del Ministerio es garantizar y conseguir la seguridad individual, colectiva de las personas Naturales y Jurídicas, instituciones públicas y privadas de la Nación a través de la Policía Nacional. Es importante destacar que el ministerio se encarga de garantizar el funcionamiento normal y legal de la Policía pretendiendo su Bienestar Social e Institucional.

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS

Es una entidad técnica y autónoma, encargada de la administración y recaudación de los impuestos que están bajo su ámbito de acción.

Entre sus propósitos básicos está la difusión y capacitación de los contribuyentes respecto a sus obligaciones tributarias y la atención y resolución de sus peticiones, reclamos y consultas. En los casos de evasión de tributos, aplica las sanciones correspondientes conforme la Ley.

El SRI tiene como objetivo general, impulsar una administración tributaria moderna y profesionalizada que mantenga una relación responsable y transparente con la sociedad.

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

El Instituto Ecuatoriano de seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social.

CORPORACIÓN ADUANERA ECUATORIANA

Es una entidad de derecho público de duración indefinida, patrimonio del estado, con autonomía técnica, administrativa, financiera y presupuestaria, domiciliada en la ciudad de Guayaquil.

Se le atribuye las competencias técnico-administrativas, necesarias para llevar adelante la planificación y ejecución de la política aduanera del país.

Se le entregan las facultades tributarias de determinación, resolución y sanción en materia aduanera, de conformidad con la ley y sus reglamentos.

CONCEJO NACIONAL DE ELECTRIFICACIÓN

El CONELEC es una entidad pública que se encarga según La ley de Régimen del Sector Eléctrico en el artículo 13:

• a) Regular el sector eléctrico y velar por el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás normas técnicas de electrificación del país de acuerdo con la política energética nacional;

b) Elaborar el plan de electrificación, basado en el aprovechamiento óptimo de los recursos naturales. Para el efecto mantendrá actualizado el inventario de los recursos energéticos del país, con fines de producción eléctrica. Este plan tendrá el carácter de referencial.

2.4 Normativa legal aplicable al Sector Público

El Sector Publico se encuentra regulado por leyes y normas las cuales le otorgan movilidad a sus diferentes instituciones y organismos.

Entre los principales instrumentos legales que se aplican en el Sector Publico se encuentran:

Constitución Política del Ecuador: la cual delinea los contornos de la Administración Pública del Ecuador pero la cual por si sola no es suficiente para poner en movimiento los engranajes de la misma.

Leyes: las cuales son normas generalmente obligatorias de interés común aprobadas por el Congreso Nacional y pueden ser orgánicas y ordinarias.

• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

• Ley de Contratación Pública

• Ley de Régimen Tributario Interno

• Ley Reformatoria para La Equidad Tributaria en el Ecuador

• Ley Orgánica de Administración Financiera y Control

• Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público

• Ley de Remuneración y Gasto Público

• Ley Especial de Descentralización del Estado y de Participación Social

• Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal

• Ley de Transformación Económica del Ecuador

• Ley de Modernización del Estado, Privatización y Prestación de Servicios Públicos por parte de la Iniciativa Privada

• Catastro de las entidades del Sector Público

• Ley Orgánica de Defensa del Consumidor

• Ley Orgánica de la Defensoría del Pueblo

• Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

• Ley de Presupuestos del Sector Público, entre otras

Normas y Reglamentos: los cuales son aprobados por el Congreso Nacional y por entes reguladores para el cumplimiento de sus funciones, entre los cuales tenemos:

• Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

• Reglamento sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoria Interna de las Entidades que Controla la Contraloría General del Estado

• Reglamento para Registro y Control de Cauciones

• Reglamento para el Control Externo de la Contraloría en las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos.

• Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador

• Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental, entre otros.

CAPÍTULO III

Marco teórico del control interno y prevención del fraude en el sector público

El control interno de los órganos del Gobierno Central , las entidades y organismos públicos tanto regionales como municipales es cada vez un tema más importante dado la creciente globalización de la economía y la necesidad de establecer controles más rigurosos y más alineados con las normas internacionales.

El control interno es definido como un plan y todos los métodos y medidas adoptados para salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad, desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar el apego a la política administrativa prescrita.

Dentro de este contexto y a los efectos de facilitar y hacer posible una mejor protección de la entidad tanto en cuanto a su efectividad, como a su eficiencia es menester el tratamiento sistémico de la organización y de sus controles internos.

Cuando se habla de efectividad se hace referencia al logro de los objetivos previstos en los planes y métodos de control interno, y al hacer referencia a la eficiencia la cuestión gira en torno a hacer factibles los objetivos antes mencionados utilizando para ello la menor cantidad de recursos. Así pues el sistema de control a implementar debe garantizar el logro de los objetivos utilizando para ello el menor uso de recursos.

Perder de vista la interrelación de cada componente, elemento, proceso o actividad en relación con los demás constituyentes de la organización, no sólo impedirá un control más efectivo, sino que nos llevará a dejar muchos flancos débiles.

Por lo antes expuesto surge la responsabilidad administrativa de cada una de las instituciones del Estado de implantar y supervisar la operación continua de un sistema adecuado de Control Interno que prevenga y detecte fraudes y errores; aunque dicho sistema no elimine la posibilidad de que ocurra, pero si asegure que el fraude sea detectado oportunamente.

Normalmente la probabilidad de detectar errores es mayor que la de detectar fraudes, pues los fraudes se cometen mediante actos concebidos específicamente para ocultar su existencia.

3.1 Control Interno

3.1.1 Definición y Componentes del control interno

El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado define el control interno de la siguiente forma:(1)

(1)El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organización; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control.

Este concepto de la Contraloría General del Estado concuerda con la definición de control interno emitido en el informe publicado por el COSO.

En 1992, COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) publicó el Sistema Integrado de Control Interno, un informe que establece una definición común de control interno y proporciona un estándar mediante el cual las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus sistemas de control.

Luego de revisar varios conceptos podemos definir el control interno como: una estructura y conjunto de políticas, métodos, medidas y procedimientos coordinados, ejecutado por todos los niveles de la organización para facilitar el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales, la ejecución de operaciones eficaz y eficientemente, la obtención de datos financieros y de gestión completos y confiables, protección de los activos para evitar pérdidas, mal uso y daño y respeto de las leyes, reglamentaciones y contratos.

La estructura del control interno, propuesta por el modelo COSO, identifica cinco componentes interrelacionados (Ver Grafico I.III) los cuales han sido adoptados y adaptados por la Contraloría General del Estado y se describen a continuación:

Ambiente de Control

Es el elemento que proporciona disciplina y estructura. El ambiente de control se determina en función de la integridad y competencia del personal de una organización; los valores éticos son un elemento esencial que afecta a otros componentes del control.

Entre sus factores se incluye la filosofía de la administración, la atención y guía proporcionados por el consejo de administración, el estilo operativo, así como la manera en que la gerencia confiere autoridad y asigna responsabilidades, organiza y desarrolla a su personal.

De acuerdo a las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador los factores que conforman el ambiente de control son los que se mencionan a continuación:

• Integridad y valores éticos (Código de conducta y ética);

• Compromiso de competencia profesional;

• Comité de auditoria;

• Filosofía de dirección y estilo de gestión;

• Estructura organizativa;

• Asignación de autoridad y responsabilidad; y,

• Políticas y prácticas de recursos humanos

Evaluación de riesgos.

Es la identificación y análisis de los riesgos que se relacionan con el logro de los objetivos; la administración debe cuantificar su magnitud, proyectar su probabilidad y sus posibles consecuencias.

En la dinámica actual de los negocios, se debe prestar especial atención a:

· Los avances tecnológicos.

· Los cambios en los ambientes operativos.

· Las nuevas líneas de negocios.

· La reestructuración corporativa.

· La expansión o adquisiciones extranjeras.

· El personal de nuevo ingreso.

· El rápido crecimiento.

El enfoque no se determina en el uso de una metodología particular de evaluación de riesgos, sino en la realización de la evaluación de riesgos como una parte natural del proceso de planeación.

De acuerdo a las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador los factores que conforman la evaluación de riesgos son los que se mencionan a continuación:

• Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados;

• Identificación de los riesgos internos y externos;

• Gestión del cambio; y,

• Evaluación de los objetivos, de los riesgos y gestión del cambio.

Actividades de control.

Las actividades de control ocurren a lo largo de la organización, en todos los niveles y todas las funciones, incluyendo los procesos de aprobación, autorización, conciliaciones, etc. Las actividades de control se clasifican en:

· Controles preventivos.

· Controles detectivos.

· Controles correctivos.

· Controles manuales o de usuario.

· Controles de cómputo o de tecnología de información.

· Controles administrativos.

Las actividades de control deben ser apropiadas para minimizar los riesgos; el personal realiza cada día una gran variedad de actividades específicas para asegurarse que la organización se adhiera a los planes de acción y al seguimiento de la consecución de objetivos.

De acuerdo a las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador los elementos que forman parte de actividades de control son los que se mencionan a continuación:

• Tipo de actividades de control;

• Integración de las actividades de control con la evaluación de riesgos;

• Controles sobre los sistemas de información;

• Necesidades especificas; y,

• Evaluación.

Información y comunicación.

Se debe generar información relevante y comunicarla oportunamente, de tal manera que permita a las personas entenderla y cumplir con sus responsabilidades.

Se debe identificar, ordenar y comunicar en forma oportuna la información necesaria para que los empleados puedan cumplir con sus obligaciones.

La información puede ser operativa o financiera, de origen interno o externo.

Deben existir adecuados canales de comunicación.

El personal debe ser informado de la importancia de que participe en el esfuerzo de aplicar el control interno.

De acuerdo a las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador los factores que conforman el sistema de información y comunicación son los que se mencionan a continuación:

• Información

• Comunicación

• Estrategias y sistemas integrados de información.

• La calidad y oportunidad de la información.

• Comunicación e información interna.

• Comunicación e información externa.

• Medios de comunicación.

• Evaluación.

Monitoreo.

Los controles internos deben ser "monitoreados" constantemente para asegurarse que el proceso se encuentra operando como se planeó y comprobar que son efectivos ante los cambios de las situaciones que les dieron origen. El alcance y la frecuencia del monitoreo dependen de los riesgos que se pretenden cubrir.

Las actividades de monitoreo constante pueden ser implantadas en los propios procesos de la organización o a través de evaluaciones separadas de la operación, es decir, mediante auditoria interna o externa.

Los controles internos se deben implementar en los procesos de la organización, sin inhibir el desarrollo del proceso operativo.

Los controles que hacen que la ejecución sea lenta, son evitados, lo cual puede ser más dañino que no tener controles, debido al falso sentido de seguridad.

Los controles son efectivos cuando en los procedimientos no se les recuerda constantemente de su existencia.

De acuerdo a las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador los elementos que conforman las actividades de monitoreo o supervisión son los que se mencionan a continuación:

• Actividades de supervisión continua;

• Evaluaciones puntuales;

• Comunicación de deficiencias; y,

• Evaluaciones.

Gráfico I.III Componentes del modelo COSO.

3.1.2 Importancia del control interno

Dado a la incidencia sobre las actividades y resultados de una institución podemos concluir que el control interno es importante porque es:

• El corazón de una organización.

• La cultura, las normas sociales y ambientales que la gobiernan.

• Los procesos del negocio (Los mecanismos por medio de los cuales una organización proporciona bienes y/o servicios de valor agregado).

• La infraestructura, la tecnología de la información, las actividades, las políticas y los procedimientos.

3.1.3 Tipos de control

Los controles en el control interno, pueden ser caracterizados bien como contables o como administrativos:

Los controles contables: comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables.

Los controles administrativos: se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables.

3.1.4 Objetivos del control interno

El control interno está dirigido hacia el logro de una serie de objetivos generales, objetivos separados pero al mismo tiempo integrado. Estos objetivos generales están implantados a través de numerosos sub-objetivos específicos, funciones, procesos y actividades.

Los objetivos generales son:

Ejecutar las operaciones de manera ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva.

Las operaciones de una entidad deben ser ordenadas, éticas, económicas, eficientes y efectivas. Tienen que ser consistentes con la misión de la organización. Ordenadamente significa que las operaciones están bien organizadas, es decir, metódicamente.

La ética se refiere a los principios morales. La importancia de la conducta ética y la prevención y detección de fraude y corrupción en el sector público ha tenido más énfasis desde los noventa. Generalmente se espera que los servidores públicos deban servir a los intereses públicos con justicia y que administren adecuadamente los recursos públicos.

Los ciudadanos deberán recibir tratamiento imparcial basado en la legalidad y la justicia. Por tal motivo la ética pública es un prerrequisito y un soporte para los dineros públicos y una clave para su buen gobierno.

Tratamiento económico sin desperdicio ni extravagancia. Significa utilizar una correcta cantidad de recursos, de la calidad correcta, entregada en el lugar y el momento precisos al costo mas bajo.

La eficiencia se refiere a los recursos utilizados para lograr los objetivos. Significa poner el mínimo de recursos para lograr una cantidad y calidad de resultados, o lograr los máximos resultados con una determinada calidad y cantidad de recursos.

La eficacia se refiere al logro de los objetivos o al grado en el que los resultados de una actividad cumplen con el objetivo o los efectos previstos de dicha actividad.

Satisfacer las obligaciones de responsabilidad

Responsabilidad es el proceso en el que las organizaciones públicas y los individuos que las integran se hacen responsables por sus decisiones y acciones, incluyendo su salvaguarda de recursos públicos, imparcialidad, y todos los aspectos de su desempeño.

El proceso se ejecuta desarrollando, manteniendo, y facilitando información financiera y no financiera de confianza e importancia, y a través de la presentación de esta información en informes hechos oportunamente destinados a interesados internos y externos.

La información no financiera puede estar relacionada con la economía, eficiencia y eficacia de las políticas y operaciones (información sobre la actuación), y el control interno y su efectividad.

Cumplir con las leyes y regulaciones

Las organizaciones requieren el cumplimiento de muchas leyes y regulaciones.

En las organizaciones públicas las leyes y regulaciones ordenan la obtención y gasto del dinero público y la manera de operar. Los ejemplos incluyen la ley de presupuesto, tratados internacionales, leyes sobre la correcta administración, ley de derechos civiles y protección del medio ambiente, regulaciones sobre los ingresos por impuestos y acciones que evitan el fraude y corrupción.

Salvaguarda de recursos contra pérdida por desperdicio, abuso, mala administración, errores, fraude e irregularidades.

La importancia de la salvaguarda de los recursos del sector público necesita ser fortalecida. Esto se debe a que los recursos en el sector público generalmente involucran dinero público y su utilización en el interés público generalmente requiere cuidado especial. Las organizaciones en el sector público no siempre tienen registros de sus activos, lo que las hace más vulnerables. Por tal motivo, se debe adoptar controles en cada una de las actividades relacionadas con la administración de los recursos de la entidad, desde la adquisición hasta la disposición.

Otros recursos tales como la información, fuentes de documentación y archivos de contabilidad también están en peligro de ser robados, mal utilizados o destruidos. La salvaguarda de ciertos recursos y archivos se ha vuelto cada vez más importante desde la llegada de los sistemas de computación. La información sensible almacenada en medios de computación puede ser destruida o copiada, distribuida y mal usada, si no se tiene el suficiente cuidado como para protegerla.

Las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador clasifican los objetivos del control interno en tres categorías que se presentan a continuación:

Operacionales: Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos financieros, materiales y humanos.

Financieros: Referente a la elaboración y publicación de reportes y estados financieros internos y externos oportunos, de calidad, actualizados y confiables.

Legalidad: Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas que le sean aplicables.

3.2 Limitaciones de la efectividad del control interno

Un sistema de control interno efectivo, sin importar cuan bien concebido y administrado pueda ser, puede dar sólo una seguridad razonable –no así absoluta- a la gerencia sobre el logro de los objetivos de la entidad o sobre su supervivencia. Puede dar información gerencial sobre los progresos de la entidad, o la ausencia de los mismos, hacia el logro de los objetivos. Pero el control interno no puede cambiar una gerencia inherentemente mala por una buena. Es más, los cambios en las políticas o programas gubernamentales, las condiciones demográficas o económicas están típicamente fuera del control de la gerencia.

Un efectivo sistema de control interno reduce la probabilidad de no alcanzar los objetivos. De cualquier manera, siempre habrá riesgo de que el control interno sea diseñado de manera deficiente o falle en operar como se espera.

Dado que el control interno depende del factor humano, es sujeto a las debilidades en el diseño, errores de juicio o interpretación, mala comprensión, descuido, fatiga, distracción, colusión, abuso o excesos.

Otro factor limitante es que el diseño del sistema de control interno se enfrente a la disminución de recursos. Los beneficios de los controles deben ser considerados consecuentemente en relación a su costo.

Mantener un sistema de control interno que elimine el riesgo de pérdida no es realista y probablemente costaría más que los beneficios derivados. Al determinar si un control particular debe o no ser diseñado, la probabilidad de que exista un riesgo y el efecto potencial de éste en la entidad deben ser considerados junto con los costos relacionados a la implantación del nuevo control.

Los cambios organizacionales y la actitud gerencial tienen un profundo impacto en la eficacia del control interno y el sistema en el que opera el personal. Por ello, la gerencia necesita revisar y actualizar los controles continuamente, comunicar los cambios al personal, y dar el ejemplo con la adhesión a estos controles.

3.3 Fraude

3.3.1 Antecedentes

La corrupción en nuestro país dejó de ser coyuntural para ser estructural, su existencia no depende de un gobierno, afecta nuestro sistema político y económico y se ha convertido en un problema cultural y funcional.

El sector público ecuatoriano se ha visto envuelto en constantes y sonados actos de corrupción y fraude, los cuales se encuentran enraizados en nuestro país ya que no existe un sector del mismo que no haya sido contaminado.

La corrupción y el fraude siempre han sido y siempre serán desafíos para la máxima autoridad y funcionarios de las entidades publicas así como para los organismos de control, ya que son los encargados de tomar acciones preventivas y disuasivas que disminuyan la probabilidad de ocurrencia de actos ilícitos dentro de las instituciones del Estado, desde 1830 en el Ecuador se han desarrollado técnicas y prácticas que han evolucionando hacia la garantía de la credibilidad de la información financiera, la eficiencia, economía y efectividad de los operaciones, dejando al lado responsabilidades de identificar, investigar e informar sobre el fraude y la corrupción.

Una de las causas que genera corrupción en la administración pública es lo extenso de su marco reglamentario, el exceso de un teórico control legal provoca la evasión de éste.

A finales del siglo pasado la corrupción imperante en el gobierno presidido por el Abg. Abdalá Bucaram provocó una insurgencia social y cívica que culminó con la creación de la Comisión Anticorrupción, este cuerpo colegiado con inmenso poder moral, sin recursos efectivos legales, con la oposición de casi todo el poder político ecuatoriano, paulatinamente fue obteniendo el respaldo ciudadano ante las acciones emprendidas contra la corrupción.

La Asamblea Nacional Constituyente institucionalizó a la Comisión de Control Cívico de la Corrupción como órgano de control constitucional. Se le otorgó facultades para investigar casos de corrupción y remitir sus pronunciamientos e informes al Ministerio Público, Contraloría, Fiscalía y a la Función Judicial.

Sin embargo, la corrupción corroe las bases mismas del Estado. En el Ecuador las tres Funciones del Estado, Ejecutiva, Legislativa y Judicial se encuentran contaminadas, así como los gobiernos seccionales y también los organismos de control.

En lo que se refiere a las finanzas públicas, es la recaudación de los tributos en general uno de los sectores más afectados.