Por medio de la aplicación de ésta técnica se pudo evidenciar el desarrollo del proceso de adquisición y de ingreso a caja obteniendo información acerca del cumplimiento de cada una de las actividades de dichos procesos.
4.3.3.2.2 Técnicas de verificación verbal
Indagación:
Se llevo a cabo a través de entrevistas con funcionarios de la entidad para obtener información sobre su funcionamiento así mismo con la aplicación de cuestionarios para la evaluación preliminar del sistema de control interno aplicado en la Empresa Eléctrica Central.
4.3.3.2.3 Técnicas de verificación documental
Comprobación:
Mediante la comprobación se evidenció la existencia, legalidad e integridad de documentación de soporte, cumplimiento de controles en el área de Recursos Humanos y Tesorería, autorización y aprobación de operaciones por parte de la autoridad competente entre otras.
4.3.3.2.4 Técnicas de verificación física
Inspección:
Se realizó la constatación física de las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa Eléctrica Central y de existencia de bienes en el Almacén.
4.3.3.3 Conclusiones de la evaluación del control interno
Durante la evaluación del control interno se pudo constatar que muchas de las deficiencias encontradas fueron detectadas en auditorías anteriores y para las cuales se emitieron recomendaciones que no han sido implementadas ocasionado que persistan las debilidades del sistema de control interno de la Empresa Eléctrica Central.
Las actividades administrativas y procedimientos que se llevan a cabo en la institución se alejan totalmente de los controles internos y normatividad vigente ya que se pudo evidenciar debilidades que aumentan la probabilidad de ocurrencia de errores o fraude como en el Área de Recursos Humanos con respecto a la contratación del personal; en el área de Presupuesto por la falta de un departamento específico encargado de este proceso; en el área de Tesorería debido a la libre disposición de fondos y a la falta de soporte documental de los egresos y cuentas por cobrar; en el área de Almacén por la falta de constatación física de los bienes.
Por lo expuesto se evidencia la debilidad del sistema de control interno de la Empresa Eléctrica Central siendo necesario priorizar medidas correctivas tendientes a fortalecer y optimizar los controles internos evitando de esta forma impactos negativos en el desarrollo de las actividades de la Entidad.
4.3.3.4 Recomendaciones
Emitir un informe técnico que justifique la necesidad del ingreso de nuevo personal a la institución, documento que permitirá a la Administración contratar al personal mínimo indispensable y necesario de conformidad con los planes y estrategias institucionales.
Implantar dentro de la estructura organizacional el departamento de presupuesto para que se lleven a cabo cada una de las epatas del presupuesto tal como lo establece la normativa vigente, así mismo definir los procedimientos y actividades que debe realizar en este departamento.
Revisar el procedimiento para la emisión de pagos de tal manera que se determine el uso de doble firma en los cheques evitando así que un funcionario pueda disponer de los fondos de la institución sin control y autorización.
Organizar los archivos que respaldan el manejo de los fondos de forma secuencial y cronológica, cuidando que cada transacción cuente con todos los respaldos originales o copias certificadas y necesarias.
Coordinar con el área de Tesorería la emisión de reportes de los clientes que adeudan a la institución para gestionar la recuperación de estos valores.
Elaborar una propuesta que considere la normativa vigente para el sector público con la inclusión de controles y practicas sanas para mejorar y optimizar el proceso de las adquisiciones de manera que no sobrepasen el tiempo prudencial y se demore la entrega de los recursos necesarios en la institución.
Verificar constantemente que los reportes de inventario generados por el sistema coincidan con la verificación física obteniendo así confiabilidad en la información.
4.3.4 Comunicación de resultados
En el transcurso de la evaluación del control interno realizada a la Empresa Eléctrica Central se comunicaron cada una de las debilidades encontradas en las áreas evaluadas con el fin de que se tomen las medidas correctivas así como para determinar responsabilidades.
CAPÍTULO V
Conclusiones y recomendaciones
Luego de la evaluación del sistema de control interno en las entidades del sector público seleccionadas cuyo análisis se presentó en el capitulo anterior, en este capitulo se presentan las conclusiones y recomendaciones basadas en los resultados obtenidos.
5.1 Conclusiones
En nuestro país es la Contraloría General del Estado el ente regulador y fiscalizador que evalúa e informa las debilidades detectadas en el sistema de control interno de las entidades públicas y recomienda la adopción de medidas para solucionarlas y para evitar el incremento de riesgo de fraudes, para esto emitió las Normas de Control Interno como guía para que las instituciones públicas creen su propio marco de control con el fin de garantizar la correcta administración de sus bienes y recursos.
El control interno en las entidades del sector público está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, por lo que está diseñado para descubrir o evitar cualquier anomalía que se relacione con falsificación, fraude o colusión, y aunque los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta dirección de la entidad.
La evaluación del sistema del control interno realizado en las entidades del sector público seleccionadas ha permitido evidenciar las deficiencias o debilidades del mismo lo que origina que el control interno en estas entidades no sea efectivo y por ende impida la disuasión de actos ilícitos.
En general el sistema de control interno en las entidades del sector público evaluadas es débil, las deficiencias más comunes detectadas son: mala selección del personal; falta de documentación de soportes de egreso; no se practica conteo físico de los bienes; inobservancia de la legislación referente a las adquisiciones; mala ejecución presupuestaria; falta de seguimiento a las recomendaciones de auditorias realizadas.
Los controles establecidos para el área de Recursos Humanos presentan deficiencias en cuanto al proceso de selección del personal, esto permite el ingreso a la entidad de personas con un bajo nivel de valores éticos que ante la percepción de oportunidad tendrán un comportamiento deshonesto que aumenta el riesgo de fraude en la entidad.
El área de Tesorería presenta debilidades en cuanto a la documentación de soporte de los egresos de caja chica, esto ha ocasionado pérdidas en las entidades evaluadas ya que el personal a cargo utilizaba este fondo para fines personales debido a la falta de una política de protección del disponible.
El área de Adquisiciones presenta debilidades en cuanto al incumplimiento de la Ley de Contratación Pública, se evidenció que el proceso de compras se lleva a cabo sin concursos y/o licitación a pesar de que la ley los establece como procedimientos para la adquisición de bienes muebles, ejecución de obra y prestación de servicios; además no se utiliza el sistema Contratanet cuyo objetivo es transparentar el proceso de contratación realizado por las entidades publicas debido a la falta de obligatoriedad, esto ocasiona que las compras se realicen por órdenes directas de trabajo aumentando el riesgo de uso indebido de los recursos de la entidad.
El área de Almacén presenta deficiencias en cuanto a la verificación física de los bienes de la entidad; al no existir constatación física periódica resulta difícil detectar sustracciones de materiales y equipos pertenecientes a la entidad.
5.2. Recomendaciones
El funcionamiento eficaz de los sistemas de control interno radica en el elemento humano por ello es necesario capacitar al personal de la entidad con respecto a la ética en el desarrollo de sus actividades lo que le permitirá tomar decisiones adecuadas acerca de cometer fraude contra la entidad.
La máxima autoridad de la entidad debe implementar controles internos que permitan la disuasión de actos fraudulentos lo que desalentaría al personal a cometer fraude debido a la alta probabilidad de detección.
Se debe implementar un sistema de evaluación de riesgos que permita identificar debilidades que podrían resultar en una presentación inadecuada de información en los estados financieros o pérdida material para la organización, así como establecer los controles y procedimientos necesarios para mitigarlos.
Los funcionarios o servidores públicos deben rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes públicos a su cargo o por los objetivos a ellos encargado.
Establecer un sistema de información que le permita a la entidad pública divulgar información sobre las actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus objetivos y al público acceder sin restricciones a tal información, para conocer y evaluar en su integridad, el desempeño y la forma de conducción de la gestión gubernamental.
HOSPITAL MATERNO INFANTIL
EVALUACION ESPECÍFICA DEL CONTROL INTERNO
EVALUACION ESPECÍFICA DEL CONTROL INTERNO
EMPRESA ELECTRICA CENTRAL
EVALUACIÓN ESPECÍFICA DEL CONTROL INTERNO
BRINK Y WITT, Auditoría Interna Moderna.
J.A. CASHIN & P.D. NEVWIRTH & J.F. LEVY, Manual de Auditoría.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Normas de Control Interno para el sector público de la República del Ecuador, publicado el 10 de octubre de 2002, Edición Especial No 6.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoría Gubernamental, Acuerdo No. 012 CG.
Página Web: www.comisionanticorrupcion.com: Comisión de Control Cívico contra la corrupción.
Página Web: www.contraloria.gov.ec: Contraloría General del Estado.
Página Web: www.iaia.org/elauditorinterno/09/portada.html: Sistema de gestión para la prevención del fraude corporativo. Autora: María de los Ángeles Novello. Año 2007.
Página Web: www.iaia.org/: Los Indicadores de Desempeño en el Sector Público. Autor: Carlos D. Zarlenga. Año 2007.
ABREVIATURAS Y SIGLAS
AAA | American Accounting Association | ||||
AICPA | American Institute of Certified Public Accountants | ||||
Art. | Artículo | ||||
CONADE | Concejo Nacional de Desarrollo | ||||
CONELEC | Concejo Nacional de Electrificación | ||||
COSO | Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission | ||||
C.P.A | Contador Público Autorizado | ||||
DNA | Declaración Normas de Auditoría | ||||
EMELCEN | Empresa Eléctrica Central (nombres ficticios ?) | ||||
EMEPENA | Empresa Pesquera Nacional (nombres ficticios ?) | ||||
EUA | Estados Unidos de America | ||||
FEI | Financial Executive Institute | ||||
HOMAIN | Hospital Materno Infantil (nombres ficticios ?) | ||||
IECE | Instituto Ecuatoriano de Créditos Educativos y Becas | ||||
IESS | Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social | ||||
IIA | Institute of Internal Auditors | ||||
IMA | Institute of Management Accountants | ||||
ISSFA | Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas | ||||
ISSPOL | Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional | ||||
NEA | Normas Ecuatorianas de Auditoría | ||||
NIA | Normas Internacionales de Auditoría | ||||
OCDE | Organización Económica para la Cooperación y el Desarrollo | ||||
S.A. | Sociedad Anónima | ||||
Autor:
Daniela Katherine Avilés Encalada
Enviado por:
Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.
"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®
www.edu.red/usuario/perfiles/ing_lic_yunior_andra_s_castillo_s/monografias
Santiago de los Caballeros,
República Dominicana,
2016.
"DIOS, JUAN PABLO DUARTE, JUAN BOSCH Y ANDRÉS CASTILLO DE LEÓN – POR SIEMPRE"®
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