Policía Nacional del Perú: auditoría integral, herramienta para el buen gobierno y respuesta efectiva contra la corrupción (página 4)

1. DOCTRINA DE LA AUDITORIA INTEGRAL.

GENERALIDADES:

Según Canevaro (2004), la Auditoría Integral se define como el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y administrativas; comprende: la evaluación de las transacciones y de la información financiera y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, contractuales, normativas y/o políticas aplicables y la evaluación de los resultados de la gestión y su adherencia a los principios de economía, eficiencia y eficacia.

El término Auditoría Integral, será usado como la máxima expresión de la Auditoría Gubernamental para evaluar la gestión de la Policía Nacional del Perú. Los alcances indicados representan una respuesta institucional a la creciente necesidad de la sociedad por conocer con un grado de seguridad razonable, cuál es el uso que se da a los recursos del Estado. Por supuesto, la tarea de evaluar la gestión, requiere el desarrollo de una capacidad profesional acorde con la complejidad de las operaciones y sistemas de administración cambiantes en el sector gubernamental de nuestros días.

FASES DE LA AUDITORIA INTEGRAL:

Las fases del trabajo de auditoría integral son las siguientes:

1. planificación,
2. ejecución,
3. informe; además,
4. asesoría; y,
5. monitoreo.

ALCANCE DE LA AUDITORIA INTEGRAL:

El alcance de la auditoría integral considera a los sistemas administrativos y de control, identificación de riesgos, operaciones y resultados, información financiera, desempeño gerencial y cumplimiento y regulación.

AUDITORIA INTEGRAL DIFERENTE A LA SUMA DE AUDITORIAS:

La auditoría integral no es la suma de auditorías. Es más bien un modelo de cobertura global y por lo tanto, no se trata de una suma de auditorías, sino del mejor resultado de una evaluación conjunta.

LA AUDITORIA INTEGRAL Y LAS NORMAS:

El trabajo de auditoría integral se basa en las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas de Auditoría Gubernamental, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, Manual de Auditoría Gubernamental y otras.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTEGRAL

El objetivo de la auditoría integral, es maximizar beneficios, desarrollo del personal, maximizar ingresos, incrementar competitividad y propugnar el crecimiento.

De acuerdo con Blanco (2001), la Auditoría Integral, representa un medio decisivo para la modernización y transparencia en la forma de administrar los recursos públicos en la PNP. Los objetivos de esta auditoría son: La formación de una opinión sobre los Estados Financieros y determinar si la gestión institucional ha logrado agregar valor a sus actividades. Estos serían los objetivos a corto plazo. Sin embargo, en el mediano plazo, lo que se busca con esta auditoría es "generar una conciencia en el personal policial, los Auditores de la Contraloría y los Ciudadanos en general, de que los recursos del Estado deben ser manejados con los más altos estándares de administración y transparencia y que ello puede ser medido para tranquilidad y perdurabilidad de las instituciones. En el largo plazo, la Auditoría Integral, unirá la gestión pública con los estamentos de la sociedad, de tal forma que contribuya a crear y mantener una cultura de control de los recursos públicos, apoyando constante y oportunamente los esfuerzos por retornar a los contribuyentes, en forma de servicios de alta calidad, los impuestos y otras contribuciones que tienen que hacer para la subsistencia del Estado.

1. Si la función de la auditoría es incrementar la credibilidad de los informes, es claro que la labor del auditor, en si, ha de gozar de gran credibilidad. La auditoría tradicional debe cumplir con las normas de auditoría generalmente aceptadas y los principios de contabilidad generalmente aceptados, como base para el establecimiento de su cuota de credibilidad. En el caso de la auditoría integral, tanto las prácticas de administración generalmente aceptadas, como las normas de auditoría requeridas, para examinar dichas prácticas, están aún en proceso de desarrollo y determinación. Las normas y técnicas para la auditoria integral deben adecuarse, en base a los criterios y normas de la auditoría financiera, auditoría de gestión, exámenes especiales y otros elementos.

   1. CRITERIOS DE AUDITORIA INTEGRAL
2. CRITERIOS Y NORMAS DE LA AUDITORIA INTEGRAL

Un elemento de vital importancia en el proceso de auditoría integral lo constituye la aplicación de criterios de auditoría. Los criterios de auditoría son normas razonables contra las cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas y los sistemas de control e información, en forma adecuada. Dichos criterios son utilizados para juzgar el grado en el cual la entidad auditada cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita.

En las áreas en las cuales aún no existen criterios, éstos pueden emanar de diversas fuentes incluyendo los pronunciamientos de organizaciones profesionales, reglamentos gubernamentales, directrices, literatura sobre el tema sometido a auditoría, conceptos de profesionales respetados que trabajan en el área y esencialmente el sentido común, es decir, lo que una persona podría esperar en forma razonable de la administración bajo unas circunstancias dadas.

Para poder ser más efectivos, los criterios deben ser aceptables para todas las partes involucradas. Esta aceptación puede obtenerse en la práctica, involucrando directamente a la administración en el proceso del establecimiento de estos criterios. Por. Ejemplo, en las áreas de auditoria en las cuales aún no se ha determinado el criterio, se busca la opinión de especialistas en esas áreas y se compara las prácticas sugeridas con aquellas adoptadas en otras jurisdicciones (por ejemplo la Contraloría General de los Estados Unidos). Después, se discuten los criterios expresados que se estaban sometiendo a la auditoría, para poder lograr tanta información al respecto como fuera posible y establecerlos de las formas más razonables, práctica y pertinencia posible.

Las Guías de Auditoría, incluyen tanto los criterios generales de auditoría como los subcriterios que son aplicados en la realización de las auditorías. A medida que se obtiene mayor experiencia, es posible que los criterios cambien y que se agreguen criterios en otras áreas de auditoría.

Según el Manual de Auditoría Gubernamental, en el ámbito gubernamental los criterios de auditoría son emitidos por la Contraloría General de la República, con el fin de orientar la gestión de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control. Los criterios básicos son líneas generales de acción que aseguran la uniformidad en las tareas que realizan los auditores. Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las actividades de manera efectiva, eficiente y económica; y, proporcionan una razonable seguridad de que se están logrando los objetivos y metas programados. Es igualmente importante disponer de un conjunto de normas, procedimientos y prácticas de auditoría que orienten la acción y permitan efectuar el control de calidad de la auditoría y medir los logros alcanzados. Los criterios básicos aplicables a la auditoria son:

1. Eficiencia en el manejo de la auditoría;
2. Entrenamiento contínuo;
3. Conducta funcional eficiente;
4. Alcance de la auditoría;
5. Comprensión y conocimiento de la entidad a ser auditada;
6. Comprensión de la estructura de control interno de la entidad a ser auditada;
7. Utilización de especialistas;
8. Detección de irregularidades o actos ilícitos;
9. Reconocimiento de logros notables de la entidad;
10. Comunicación oportuna de los resultados de la auditor►1ª;
11. Comentarios de los funcionarios de la entidad auditada;
12. Presentación del borrador del informe a la entidad auditada;
13. Calidad de los Informes de auditoría;
14. Tono constructivo en la auditoría;
15. Organización de los informes de auditoría;
16. Revisiones de control de calidad en las auditorías;
17. Transparencia de los informes de auditoría;
18. Acceso de personas a documentos sustentatorios de auditoría.

1. NORMAS DE AUDITORIA INTEGRAL

Las normas de auditoría constituyen el equivalente de los principios aplicables a la auditoría. Por tanto una norma es definida como una verdad fundamental, una doctrina o ley básica. Son verdades fundamentales que reúnen las características siguientes: son autoevidentes, es decir, no necesitan ser demostradas, son generalmente aceptadas por los auditores y reconocidas por las disposiciones legales del país.

Las normas constituyen la guía para los auditores, puesto que les permiten establecer el marco de su actuación, así como los procedimientos que deben aplicar.

Según Vallejos (2004), la aplicación de normas ayudará a desarrollar una auditoría de alta calidad respondiendo a la necesidad de completar tareas difíciles en forma oportuna, evitando formar juicios prematuros basados en información incompleta por la falta de tiempo, asimismo, establecen orden y disciplina, produciendo auditorías efectivas, garantizando la veracidad de los hallazgos y el soporte adecuado para las recomendaciones, consecuentemente habrá una mayor aceptación por parte de la dirección. Otro beneficio importante de las normas es que se logra una mayor uniformidad en la terminología utilizada para describir auditorías más amplias que las financieras, como la auditoría integral.

Debido a la reciente aplicación de la auditoría integral en el sector privado de países desarrollados como, Estados Unidos, Inglaterra, Gales y Canadá, no existen aún normas autorizadas específicas que la regulen. Sin embargo, como su origen se encuentran en la Auditoría Financiera Gubernamental, se pueden considerar aplicables, al menos en parte, las normas emitidas por la GAO, para la Auditoría de organizaciones del gobierno, programas, actividades y funciones. El Instituto Norteamericano de Contadores Públicos (AICPA), nombró un comité formado por siete miembros el cual realizó un amplio estudio del papel y de las responsabilidades del auditor independiente que había un vacío entre el desempeño de los Auditores Independientes y las necesidades y expectativas de los usuarios de Estados Financieros Auditados. Por tal circunstancia, el AICPA le ha dado seguimiento a las normas GAO, revisándolas y emitiendo informes con los comentarios correspondientes a fin de darle el apoyo necesario para que puedan ser desarrolladas en el sector público y privado.

En 1973, emitió su primer informe declarando que estaba de acuerdo con la filosofía y objetivos presentados por la GAO, considerándola como parte de la evolución y crecimiento de la disciplina de Auditoría. Entre algunos de los informes emitidos por el AICPA, que forman parte de los lineamientos adicionales para la ejecución de la Auditoría Integral, están: Lineamientos para la participación de contadores públicos en tareas de Auditoría Gubernamental a fin de evaluar la economía, eficiencia y resultados de programas; y, tareas de Auditoría Operacional. Este último fue preparado con la idea de definir actividades de Auditoría Integral, efectuado por contadores públicos para proveer información sobre las mismas y señalar diferencias con otros tipos de Auditoría. Los lineamientos emitidos por el AICPA y las normas de la GAO, guían la Auditoría Integral, pero no contienen todo ni son definitivas, por lo que se siguen desarrollando prácticas y procedimientos en las unidades de auditoria interna, para asegurar la consistencia y calidad de la labor que llevan a cabo.

Las normas de la GAO se dividen en dos áreas principales: Auditoría Financiera y Auditoría Operativa. Las dos deberán observar la aplicación de las normas generales relacionadas a la capacidad profesional del personal, la independencia de la organización de auditoría y de su personal, el debido cuidado profesional con que debe practicarse la auditoría y prepararse los informes respectivos, y la aplicación de controles de calidad.

Otro tipo de normas son las específicas a cada tipo de auditoría, que incluyen normas para el trabajo de campo y para la presentación del informe. Las normas para ejecución del trabajo establecen que este debe ser adecuadamente planeado para obtener evidencia relevante, competente y suficiente a fin de alcanzar los objetivos de la auditoría, incluyendo no sólo la naturaleza de los procedimientos del auditor, si no también su extensión. Las normas para la presentación del informe hacen énfasis, que este debe ser preparado por escrito para comunicar los resultados de cada auditoría, reduciendo así el riesgo de que sean mal interpretados y facilitando el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.

A continuación se presenta un resumen de las principales normas generales y específicas gubernamentales que la Auditoría integral aplica en su desarrollo,.

Normas Generales.

• Capacidad Profesional: El personal designado deberá poseer la capacidad profesional necesaria para realizar las tareas que se requieren. Busca garantizar que los auditores mantengan su capacidad profesional y cumplan con los siguientes requisitos: Conocimiento de métodos y técnicas, de los organismos, programas y funciones, habilidad para comunicarse con claridad y eficacia y la pericia necesaria para desarrollar el trabajo encomendado.
• Independencia: La organización de auditoría y cada uno de los auditores deben estar libres de impedimentos que comprometan su independencia y además, mantener una actitud y apariencia de ésta.
• Debido Cuidado Profesional: Debe tenerse el debido cuidado profesional al ejecutar la auditoría y preparar los informes correspondientes.
• Control de Calidad: Establece que las organizaciones de auditoría deben tener una propiedad o sistema interno de control de calidad y participar en un programa de revisión externa del mismo, para asegurar de que se cumple con las normas de auditoría y que se han establecido políticas y procedimientos de auditoría adecuados.

Normas para el Trabajo:

• Planeamiento: Se debe definir los objetivos de la auditoría, el alcance y metodología dirigida a conseguir esos logros.
• Supervisión: El personal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si se están alcanzando los objetivos de auditoría y obtener evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una base razonable para las opiniones del auditor.
• Disposiciones Legales y Regulaciones: El auditor debe estar alerta a situaciones de posibles fraudes, abusos o actos ilegales, por lo que debe diseñar la auditoría de tal manera que proporcione una seguridad razonable sobre el cumplimiento de disposiciones legales.

Normas para la Presentación de Informes:

• Forma: Los informes deben ser preparados por escrito para comunicar los resultados de auditoría, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la dirección de la entidad.
• Oportunidad: Los informes deben ser preparados los más pronto posible a fin de ser utilizados oportunamente.
• Presentación del Informe: Los datos en forma exacta y razonable describirán los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y completa.
• Contenido del Informe: Se deben incluir los objetivos de la auditoría, alcance y metodología para comprender su propósito.

NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA (NIAs):

Las Normas Internacionales de auditoría contienen los principios básicos y los procedimientos esenciales junto con lineamientos relativos en forma de material explicativo y de algún otro tipo. Los principios básicos y los procedimientos esenciales se han de interpretar en el contexto del material explicativo de otro tipo que proporciona lineamientos para su aplicación. Las Normas Internacionales de Auditoría deben ser aplicadas en la auditoría de los estados financieros. Estas normas deben ser también aplicadas, con la adaptación necesaria, a la auditoría de otra información y de servicios relacionados, como la auditoría integral.

Las Normas internacionales están referidos a temas introductorias; responsabilidades; planeamiento; control interno; evidencia de auditoría; utilización del trabajo de otros; dictamen y conclusiones de auditoría; áreas especializadas; servicios relacionados; declaraciones internacionales de prácticas de auditoría

Estas normas con la adaptación correspondiente son utilizadas por el personal de la auditoría integral, facilitando su trabajo y permitiendo uniformar el tratamiento de las evaluaciones correspondientes.

NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL (NAGU’S) :

Las Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU, son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la auditoría y obtener resultados de calidad. Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del auditor y permiten la evaluación del desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía, eficiencia y eficacia en la gestión de la entidad auditada. Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control, su Reglamento y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Son aplicables en su totalidad cuando se trata de una auditoría financiera, y en lo aplicable, en una auditoría de asuntos financieros en particular y otros exámenes especiales. La auditoría de gestión y la auditoría integral requiere, sin embargo, normas complementarias y específicas para satisfacer las necesidades propias de los citados exámenes.

Los auditores deben seleccionar y aplicar las pruebas y demás procedimientos de auditoría que, según su criterio profesional, sean apropiadas en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría. Esas pruebas y procedimientos deben planearse de tal modo que permitan obtener evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar razonablemente las opiniones y conclusiones que se formulen en relación con los objetivos de la auditoría.

Las Normas de Auditoría Gubernamental son de cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad, por los auditores de la Contraloría General de la República, de los Organos de Auditoría Interna de las entidades sujetas al Sistema y de las Sociedades de Auditoría designadas por el organismo superior de control. Asimismo, son de observancia, por los profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría gubernamental.

Se caracterizan por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y actualización, de ser necesario; así como servir de estándares para ponderar la eficiencia y efectividad de la auditoría. Dichas normas son las siguientes:

NORMAS GENERALES :

• NAGU 1.10: ENTRENAMIENTO TÉCNICO Y CAPACIDAD

PROFESIONAL

• NAGU 1.20: INDEPENDENCIA
• NAGU 1.30: CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL
• NAGU 1.40: CONFIDENCIALIDAD
• NAGU 1.50: PARTICIPACION DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS

• NAGU 1.60: CONTROL DE CALIDAD

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACION (PLANEAMIENTO) DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:

• NAGU 2.10: PLANIFICACION GENERAL
• NAGU 2.20: PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA
• NAGU 2.30: PROGRAMAS DE AUDITORIA
• NAGU 2.40: ARCHIVO PERMANENTE

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:

• NAGU 3.10: EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL

INTERNO

• NAGU 3.20: EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES

LEGALES Y REGLAMENTARIAS

• NAGU 3.30: SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORIA
• NAGU 3.40: EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE
• NAGU 3.50: PAPELES DE TRABAJO
• NAGU 3.60: COMUNICACION DE HALLAZGOS
• NAGU 3.70: CARTA DE REPRESENTACIÓN

NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL:

• NAGU 4.10: ELABORACIÓN DEL INFORME
• NAGU 4.20: OPORTUNIDAD DEL INFORME
• NAGU 4.30: CARACTERÍSTICAS DEL INFORME
• NAGU 4.40: CONTENIDO DEL INFORME
• NAGU 4.50: INFORME ESPECIAL
• NAGU 4.60: SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE

AUDITORIAS ANTERIORES.

CONCORDANCIA LEGAL:

• DECRETO LEY NR 26162, PUB. EL 30.12.92: LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL.
• RES. DE CONTRALORÍA NR 162-95-CG, PUB. 26.09.1995: NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL.
• RES. DE CONTRALORIA NR 112-97-CG PUB. EL 22.06.1997: SUSTITUYEN TEXTO DE NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL. NAGU 3.60.3
• RES. DE CONTRALORÍA NR 141-99-CG. PUB. EL 29.11.1999: MODIFICAN NORMAS Y MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Y APRUEBAN DIRECTIVAS SOBRE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Y EVALUACIÓN DE INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL Y CIVIL
• RES. DE CONTRALORÍA NR 259-2000-CG PUB. 13.12.2000: MODIFICAN NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Y DEJAN SIN EFECTO DIRECTIVAS SOBRE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Y EVALUACIÓN DE INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL Y CIVIL.
• RES. DE CONTRALORIA NR 012-2002-CG PUB. 22.01.2002: SUSTITUYEN TEXTO DE LA NORMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL 4.50-INFORMA ESPECIAL.

1. ALCANCE DE LA AUDITORIA INTEGRAL

Interpretando a Canevaro (2004), una Auditoría Integral consiste en una revisión sistemática de:

• La forma en que se cumplen las responsabilidades públicas y
• La calidad y oportunidad con los cuales se reporta el cumplimiento de las mismas.

La Auditoría Integral se realiza en cumplimiento de una responsabilidad conferida y por consiguiente también debe rendir cuenta, informando los resultados obtenidos.

Es integral, puesto que abarca los aspectos que ven individualmente las otras auditorías, facilitando una visión del conjunto de responsabilidades más importantes en la gestión pública.

AREAS OBJETO DEL EXAMEN

Todas las áreas que están previstas para la práctica de la Auditoría Financiera, de gestión y otras pueden estar cubiertas por la Auditoría Integral. Sin embargo, no debe entenderse que esta auditoría necesariamente abarca todas las áreas de gestión de una entidad.

Esta auditoría, se ocupa de evaluar el cumplimiento de responsabilidades y la forma en que se cumplen. Así las cosas, puntualmente y como producto de una planeación adecuada, el Auditor Integral podrá decidir evaluar la gestión en todas las áreas de responsabilidad o en algunas de ellas. A manera de ejemplo, son áreas de responsabilidad el manejo de recursos físicos (entre otros la contratación para compra de bienes o prestación de servicios), humanos y financieros y el cumplimiento de leyes, normas, reglamentos y políticas. A menudo las áreas de responsabilidad son fácilmente identificables en los estatutos de creación y demás normas legales de funcionamiento. En todo caso, en ausencia de ellos, la identificación del conjunto de objetivos y metas que deben alcanzarse constituye una referencia apropiada para las decisiones de alcance. Por supuesto, se requiere pensar en el 100% de los componentes de responsabilidad y hacer una selección de aquellos calificados como críticos para la misión y objetivos de la PNP. En resumen la Auditoría Integral suele incluir la evaluación y examen de:

• Sistemas de Control Financiero
• Sistemas de Control de Gestión
• Estados Financieros
• Informes Financieros diferentes a Estados Financieros
• Informes Operativos y de Resultado

 Implicando evaluar la confiabilidad, el cumplimiento, la eficiencia, la eficacia, y la economía, donde sea aplicable y práctico.

REQUERIMIENTO DE HABILIDADES

En razón al amplio alcance la Auditoría Integral, se hace necesario la participación de diversas habilidades profesionales. Como es evidente, el ejercicio de la auditoría deberá apoyarse no solo en profesionales con orientación contable y financiera. Será necesario que participen: miembros policiales, contadores, ingenieros, administradores, abogados, economistas, especialistas en sistemas computacionales, sistemas de seguridad, etc. Desde luego que dichos profesionales, para prestar sus servicios a la Auditoría Integral, deberán cumplir con los requisitos de las Normas sobre capacidad profesional. En todo caso, el auditor responsable de la planeación y dirección del trabajo, oportunamente decidirá el tipo de habilidades requeridas.

CONSIDERACIONES GENERALES DE EXTENSION Y OPORTUNIDAD

Según Voss (2005), la Auditoría integral como un recurso para estudiar las responsabilidades, naturalmente tiene identificado que su examen se ocupará del período o períodos que cubra el ejercicio fiscal o el período presupuestario. Por ejemplo, si lo que se está estudiando es la responsabilidad por revelar en qué se usó el presupuesto, pues la extensión del examen será el período o períodos a los que correspondan los informes donde la entidad reporta la ejecución presupuestal. Por otra parte, el auditor deberá decidir si examina menos de la totalidad de los datos para sacar una conclusión que proyectada a criterio o estadísticamente, le permita formarse un concepto sobre la calidad de los datos reportados. De igual forma, podría decidir seleccionar algunos proyectos o destinaciones presupuestales que le parezcan serían representativas del cumplimiento de responsabilidad, para evaluarlos en cuanto a la eficiencia, economía y eficacia, siempre y cuando antes se haya practicado un examen de los Estados Financieros.

La oportunidad de la Auditoría Integral, estará dada por el Plan Estratégico de Control y por el Plan Anual de Operaciones. Desde luego, que en tales planes se dará consideración a los requerimientos de oportunidad que se establecen en la Ley Orgánica, otros reglamentos y en solicitudes puntuales. Sin prejuicio de los requerimientos normativos las Auditorías Integrales deberán ser cíclicas, a fin de proveer a la dirección general de la información pertinente para mejorar en su gestión, al permitirles corregir y adoptar las medidas correspondientes.

1. EVALUACION DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

De acuerdo con la Ley No. 28112 – Ley Marco de la administración Financiera del Sector Público, a autoridad central de los sistemas conformantes de la Administración Financiera del Sector Público es el Ministerio de Economía y Finanzas, y es ejercida a través del Viceministro de Hacienda quien establece la política que orienta la normatividad propia de cada uno de los sistemas que lo conforman, sobre la base de las propuestas que formule el Comité de Coordinación a que se refiere el artículo 8º de la presente Ley.

Los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público y sus respectivos Órganos rectores, son los siguientes:

2. Sistema Nacional de Presupuesto: Dirección Nacional del Presupuesto Público;
3. Sistema Nacional de Tesorería: Dirección Nacional del Tesoro Público;
4. Sistema Nacional de Endeudamiento: Dirección Nacional del Endeudamiento Público, y
5. Sistema Nacional de Contabilidad: Dirección Nacional de Contabilidad Pública.

La organización en el nivel descentralizado u operativo, comprende la Unidad Ejecutora que constituye el nivel descentralizado u operativo en la PNP, con el cual se vinculan e interactúan los órganos rectores de la Administración Financiera del Sector Público. Unidad Ejecutora, es aquella dependencia orgánica que cuenta con un nivel de desconcentración administrativa que determine y recaude ingresos; contrae compromisos, devenga gastos y ordena pagos con arreglo a la legislación aplicable; registra la información generada por las acciones y operaciones realizadas; informa sobre el avance y/o cumplimiento de metas; recibe y ejecuta desembolsos de operaciones de endeudamiento; y/o se encarga de emitir y/o colocar obligaciones de deuda.

El Director de la PNP propone al Ministerio de Economía y Finanzas, para su autorización, las Unidades Ejecutoras que considere necesarias para el logro de sus objetivos institucionales.

Los órganos rectores de la Administración Financiera del Sector Público deben velar por que el tratamiento de la documentación e información que se exija a las entidades sea de uso múltiple, tanto en la forma y contenido como en la oportunidad de los mismos, y se evite la duplicidad de esfuerzos y uso de recursos humanos, materiales y financieros que demanda cumplir con los requerimientos de cada uno de los sistemas.

La normatividad, procedimientos y demás instrumentos técnicos específicos de cada sistema integrante deben ser de conocimiento previo de los órganos rectores de los otros sistemas, antes de su aprobación y difusión, con la finalidad de asegurar su adecuada coherencia con la normatividad y procedimientos de los demás sistemas, en el marco de la política establecida por la autoridad central de la Administración Financiera del Sector Público, asegurándose la integridad en su formulación, aprobación y aplicación.

Las Unidades Ejecutoras deben asegurar que los aspectos relacionados con el cumplimiento y aplicación de la normatividad emitida por los sistemas conformantes de la Administración Financiera del Sector Público y con el tratamiento de la información correspondiente, se conduzcan de manera coherente y uniforme, evitando la superposición o interferencia en la operatividad de los procesos de cada sistema.

El registro de la información es único y de uso obligatorio por parte de la entidad, a nivel nacional, regional y local y se efectúa a través del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) que administra el Ministerio de Economía y Finanzas, a través del Comité de Coordinación. El SIAF-SP constituye el medio oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores.

1. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Según Voss, Jorge (2005), la función del control interno es la de suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable, asegurando así la fiabilidad e integridad de las actividades financieras y operativos. La revisión del control interno por parte del auditor le ayuda a determinar otros procedimientos de auditoría apropiados para formular su opinión sobre la razonabilidad de los saldos finales.

Por definición, el control interno contempla una seguridad razonable, pero no absoluta, de que los objetivos del sistema se cumplirán. La implantación y el mantenimiento de un sistema adecuado de control interno es responsabilidad de la Dirección General de la PNP y el diseño del mismo ha de realizarse teniendo en cuenta los juicios de las direcciones y jefaturas en cuanto a la relación costo-beneficio de cada procedimiento de control, aunque no siempre es posible obtener magnitudes objetivas de los costos y beneficios involucrados.

Un planteamiento conceptual lógico de la evaluación, que se enfoca directamente a prevenir o detectar errores o irregularidades importantes, consiste en aplicar a cada tipo importante de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditoría, los siguientes criterios:

1. Considerar entre otros, los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir;
2. Determinar los procedimientos de control interno que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades;
3. Determinar si los procedimientos necesarios están establecidos y si se han seguido satisfactoriamente;
4. Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar su efecto sobre: la naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría a aplicar, y, las sugerencias a hacer al ente.

En la aplicación práctica del enfoque antes descrito, los dos primeros literales se realizan principalmente por medio de cuestionarios, resúmenes de procedimiento, flujogramas, instrucciones o cualquier otro tipo de material de trabajo utilizado por el auditor. Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la interpretación, adaptación o extensión de dicho material de trabajo, para que resulte apropiado en cada situación particular. El tercer literal se lleva a cabo durante la revisión del sistema y las pruebas de cumplimiento y, el último, se logra al ejercer el juicio profesional en la evaluación de la información obtenida en los párrafos precedentes.

La revisión que haga el auditor y sus pruebas de cumplimiento deben relacionarse con los objetivos de la evaluación del sistema. Por esta razón las evaluaciones generales o globales no son útiles a los auditores porque no ayudan a decidir el alcance al cual deben restringirse los procedimientos de auditoría. Los controles y deficiencias que afecten a diferentes tipos de transacciones no son compensatorios en su efecto.

Según Yarasca (2005), la evaluación de los controles internos hecha por el auditor para cada tipo importante de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a si los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su objetivo. Los procedimientos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisión del auditor y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una deficiencia importante para su objetivo. En este contexto una deficiencia importante significa una situación en la cual el auditor estima que los procedimientos establecidos, o el grado de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una seguridad razonable de que errores o irregularidades por importes significativos con respecto a las cuentas anuales que están siendo auditadas pudieran prevenirse o detectarse fácilmente por los empleados del ente en el curso normal de la ejecución de las funciones que les fueron asignadas.

El riesgo final del auditor es una combinación de dos riesgos separados. El primero de estos está constituido por aquellos errores de importancia que ocurren en el proceso contable, del cual se obtienen los saldos de las cuentas. El segundo riesgo es el de que cualquier error de importancia que pueda existir, sea o no detectado por el auditor.

El auditor confía en el control interno para reducir el primer riesgo y en sus pruebas de detalle y en sus otros procedimientos, para disminuir el segundo. El peso relativo atribuible a las respectivas fuentes de confianza son materias que deben decidirse de acuerdo con el criterio del auditor y según las circunstancias.

La norma de auditoria sobre el estudio y evaluación del control interno establece que la extensión de las pruebas necesarias para reunir suficiente evidencia de acuerdo con dicha norma variará inversamente a la confianza del auditor en el control interno. El conjunto de estas dos normas implica que la confianza que el auditor deposite en el control interno y en sus procedimientos de auditoría deberán proporcionar una base suficiente para su opinión en cualquier caso, aunque la proporción de confianza obtenida de las dos fuentes respectivas varíe según los casos.

El auditor integral deberá considerar los procedimientos llevados a cabo por los auditores internos al determinar la naturaleza, el momento y la extensión de sus propias pruebas. El trabajo de los auditores internos deberá ser considerado como un complemento, pero nunca como un sustituto de las pruebas de los auditores integrales.

El auditor integral, cuando realiza un examen, tiene la obligación de comunicar las debilidades significativas identificadas como consecuencia del estudio y evaluación del sistema de control interno, realizados con el alcance que haya considerado necesario para su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría.

1. La Policía Nacional del Perú debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse. Una condición previa a la evaluación de los riesgos, operaciones y resultados es el establecimiento de objetivos en cada nivel de la entidad que sean coherentes entre sí. La evaluación del riesgo, las operaciones y los resultados consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos y, en base a dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos, las operaciones y resultados deben ser gestionados.

   Debido a que las condiciones normativas, operacionales, financieras, económicas y de toro tipo se modifican de forma continua, se necesitan mecanismos para identificar y hacer frente a los riesgos especiales asociados con el cambio.

   Todas las dependencias de la PNP, independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza se encuentran con riesgos en todos los niveles de su organización. Los riesgos afectan la habilidad de cada dependencia para operar, desarrollarse y competir con éxito dentro de la PNP, mantener un posición fuerte y una imagen positiva de servicios. No existe ninguna forma práctica de reducir el riesgo a cero. De hecho, el riesgo es inherente a los negocios. La dirección debe determinar cual es el nivel de riesgo que se considera aceptable y esforzarse para mantenerlo dentro de los límites marcados.

2. IDENTIFICACION DE RIESGOS, OPERACIONES Y RESULTADOS
3. EVALUACION DE LA INFORMACION PRESUPUESTARIA

Disposiciones de disciplina presupuestaria

De acuerdo a la Ley Anual del Presupuesto 2006, la PNP debe ejecutar su Presupuesto de acuerdo a las normas de disciplina presupuestaria siguientes:

1. La ejecución del gasto se realiza en concordancia con los objetivos y metas del presupuesto, en el marco del Plan Operativo Institucional.
2. Efectuar revisiones integrales respecto de las planillas de remuneraciones y pensiones a fin de depurar y evitar pagos a personas y pensionistas inexistentes.
3. Los pagos al personal activo y cesante deben realizarse de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente, teniendo como documento de compromiso la planilla única de pagos respectiva.
4. El ingreso a la administración pública, cualquiera sea el régimen laboral, se efectúa necesariamente por concurso público de méritos, y siempre y cuando se cuente con la plaza presupuestada. Entiéndase por plaza presupuestada al cargo contemplado en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) que cuente con el financiamiento debidamente previsto en el Presupuesto Institucional dentro del Grupo Genérico de Gasto 1. "Personal y Obligaciones Sociales", conforme al Presupuesto Analítico de Personal (PAP) de la entidad.
5. Toda acción de personal que se realice de conformidad con la normatividad vigente debe contar obligatoriamente y sin excepción, con el financiamiento en el Grupo Genérico de Gastos respectivo. Las acciones de personal aprobadas que no se ajusten a lo dispuesto por el presente literal devienen en nulas.
6. A nivel de Pliego, el Grupo Genérico de Gasto 1. "Personal y Obligaciones Sociales" no es objeto de Habilitaciones con cargo a Anulaciones Presupuestarias de otros Grupos Genéricos de Gasto.
7. Los saldos no comprometidos del calendario de compromisos que se originen en los Pliegos por la elaboración de planillas y pago de remuneraciones no deben ser utilizados en otros compromisos de la entidad, así como en conceptos que no estén legalmente establecidos. Lo antes dispuesto es de aplicación para el caso de la elaboración de planillas y pago de pensiones.

Disposiciones de racionalidad

La PNP, está obligada a actuar conforme a las siguientes medidas de racionalidad del gasto público:

1. Ejecutar una revisión de sus procesos y procedimientos operativos que procuren la mayor congruencia de sus acciones con las funciones que les corresponda legalmente, para el cumplimiento de la misión de la Entidad al mínimo costo posible, en el marco de una simplificación administrativa, evitando asimismo la duplicidad de funciones.
2. Adoptar medidas de ahorro efectivo, racionalizando el consumo de los servicios de energía, agua y teléfono; y gastos correspondientes al consumo de combustible y materiales de oficina.
3. Reemplazar el uso de inmuebles arrendados por aquellos bienes inmuebles desocupados de propiedad del Estado. Para dicho efecto, se deben respetar los respectivos contratos de arrendamiento y evitar costos adicionales.

Disposiciones de austeridad

La PNP debe aplicar obligatoriamente, durante la ejecución del presupuesto, las siguientes disposiciones de austeridad, independientemente de la fuente de financiamiento:

2. Queda prohibido el reajuste o incremento de remuneraciones, así como la aprobación de las escalas remunerativas, bonificaciones, dietas, asignaciones, retribuciones y beneficios de toda índole cualquiera sea su forma, modalidad, mecanismo, fuente de financiamiento.
3. Queda prohibido, sin excepción, el ingreso de personal por servicios personales y el nombramiento, salvo que se cuente con plaza presupuestada.
4. Sólo pueden celebrarse contratos de servicios no personales y/o locación de servicios con personas naturales.
5. No hay autorización para efectuar gastos por concepto de horas extras.
6. Queda prohibido todo tipo de gasto orientado a celebraciones o agasajos con fondos públicos o de los recursos que transfiere la Entidad al CAFAE.
7. Por los servicios de telefonía móvil, beeper y comunicación por radiocelular (función de radio troncalizado digital), sólo se podrá asumir un gasto total que en promedio sea equivalente a CIENTO CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES (S/. 150,00) mensuales.
8. Queda prohibida la adquisición de cualquier tipo de mobiliario de oficina.
9. Queda prohibida la adquisición de nuevos bienes y equipos a través de operaciones de arrendamiento financiero (leasing), independientemente de la fuente de financiamiento.
10. Queda prohibida la adquisición de vehículos automotores, salvo aquellos vehículos destinados al servicio policial.
11. Quedan prohibidos los viajes al exterior de funcionarios y servidores del Estado, con cargo a fondos públicos.

De las responsabilidades

La observancia del cumplimiento de las normas presupuestarias es responsabilidad del Titular de la Entidad, del Jefe de la Oficina de Presupuesto o el que haga sus veces, así como del Jefe de la Oficina de Administración, o el que haga sus veces en la Entidad.

La Contraloría General de la República, a través de auditorías integrales entre otras, verifica los resultados que haya obtenido la Policía Nacional del Perú por la aplicación de lo dispuesto y publica semestralmente toda la información relativa a dicha verificación en su página Web.

1. La información financiera está contenida en el Balance General, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujo de Efectivo; en cambio la información económica está contenida en el Estado de Gestión.

   Según el Manual de Auditoría Gubernamental, el objetivo de la evaluación a los estados financieros de la PNP es determinar si dichos estados presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. La opinión del auditor fortalece la credibilidad en los estados financieros; sin embargo, los usuarios de tales estados no pueden suponer que en opinión del auditor representa una seguridad sobre la continuidad futura viabilidad de la entidad, así como respecto de la eficiencia o efectividad con que la dirección conduce sus actividades.

   El auditor debe realizar su examen de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas –NAGAs-, las normas de auditoría gubernamental –NAGUs-, emitidas por la Contraloría General de la República, las normas internacionales de auditoría-NIAs publicadas por la Federación Internacional de Contadores- IFAC y, los pronunciamientos profesionales vigentes en el Perú.

   Los estados financieros son responsabilidad de la Dirección General de la PNP. Esta responsabilidad incluye el mantenimiento de registros contables y controles internos adecuados, la selección y aplicación de políticas contables apropiadas, el desarrollo de estimaciones contables y la protección de activos de la entidad. La responsabilidad del auditor es proporcionar una seguridad razonables de que los estados financieros han sido presentados adecuadamente en todos sus aspectos materiales e informar sobre ellos.

   Los estados financieros proveen información en torno a la situación financiera y los resultados de las operaciones de la entidad. Los datos consignados en tales estados son las representaciones de la gestión institucional, de manera explícita o implícita.

   La evaluación practicada de acuerdo al marco normativo antes mencionado, se diseña para proporcionar una certidumbre razonables de que los estados financieros tomados en conjunto están libres de distorsiones materiales. El concepto de certidumbre razonable es asociado, generalmente, a la acumulación de evidencias de auditoría en el grado necesario, para que el auditor llegue a la conclusión de que no existen distorsiones materiales en los estados financieros tomados en conjunto.

   Según al Manual de Auditoría Gubernamental, todas las auditorías se planean y realizan con una actitud de escepticismo profesional. Esto significa que el auditor no supone que la gerencia es deshonesta, ni tampoco supone una honestidad incuestionable. Se reconoce la necesidad de realizar una evaluación objetiva de las condiciones que observa el auditor y de la evidencia que obtiene para formarse una opinión, sobre si los estados financieros carecen de errores o irregularidades de importancia relativa.

   Los saldos de las cuentas que se muestran en los estados financieros, representan el resultado neto de los asientos contables elaborados para registrar las transacciones y otros eventos que requieren reconocimiento durante un periodo determinado. Por lo tanto, en adición al registro de transacciones, los asientos registran las estimaciones contables y las transferencias que tienen características comunes. Las transacciones rutinarias son aquellas que realiza la entidad diariamente tales como compras, pagos o ingresos en efectivo, según los casos. Estas por su naturaleza son numerosas, recurrentes, pueden medirse objetivamente y son procesadas de forma similar cada vez que ocurren. Por lo general, el registro, procesamiento e información en la entidad de tales transacciones se encuentra automatizado y requiere muy poca o ninguna intervención manual. El riesgo de errores de importancia relativa en las transacciones rutinarias procesadas de manera sistemática es bajo, debido a que los controles internos son efectivos. Por esta razón, el auditor debe considerar dicha situación al diseñar las pruebas relacionadas con el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. Las transacciones no rutinarias tienen un carácter extraordinario, debido a su naturaleza o volumen o, por que su ocurrencia es poco frecuente; tal es el caso de los asientos de diario reflajados al final del ejercicio. Tales transacciones incluyen transacciones ajenas a las actividades rutinarias de la entidad y asientos contables ajenos al curso normal de las actividades, entre otras. El riesgo inherente relacionado con transacciones no rutinarias, generalmente, es más alto que con respecto a los objetivos de auditoría concernientes a transacciones rutinarias. Esto es explicable dado que puede existir una mayor intervención manual en la recopilación y procesamiento de la información, una mayor necesidad de criterio para determinar los montos o, es posible que se hayan realizado cálculos complejos o también, aplicado principios contables con la misma característica.

2. EVALUACION DE LA INFORMACION FINANCIERA Y ECONOMICA

   La gestión de los recursos de la PNP descansa en una compleja estructura de relaciones que vinculan a la entidad entre sí, quienes para el cumplimiento de sus fines interactúan a todo nivel. Las autoridades y funcionarios a cargo de la gestión de recursos en la entidad, tiene la obligación de realizar una efectiva rendición de cuentas de sus actividades a sus superiores y ante el público. El ejercicio de esta obligación es denominada responsabilidad por las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público es inherente al proceso gubernamental.

   La evaluación del desempeño de los órganos de decisión, constituye parte importante del proceso de rendición de cuentas, en vista que conduce a una opinión independiente en torno al grado en que los directores cumplen sus responsabilidades con efectividad, eficiencia y economía, así como con la maximización de la relación costo/beneficio al alcanzarse los beneficios deseados.

   La evaluación del desempeño de los órganos de decisión, se refiere a la evaluación del desempeño obtenido por la PNP. Esta evaluación implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus actividades con: a) los objetivos, metas, políticas y normas establecidos por la legislación o por la propia entidad; y, b) otros criterios razonables de evaluación.

   Los objetivos de esta evaluación son: determinar el grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o proyecto, según sea el caso; establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica; determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía; establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o proyecto son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

   Las normas de auditoría gubernamental –NAGUs emitidas por la Contraloría General de la república son aplicables para el desarrollo de la evaluación dado que constituyen criterios que fortalecen y uniformizan su ejercicio, así como permiten evaluar el desarrollo y resultado de los trabajos realizados. Sin embargo tales guías no contienen toda la información que necesita el auditor para satisfacer, por ejemplo, el requisito de planear debidamente su labor o determinar la magnitud de la evidencia necesaria para sustentar una observación; dado que muchos aspectos tienen que ver con el buen juicio y criterio del auditor.

3. EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE LOS ORGANOS DE DECISION
4. EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

La Policía Nacional del Perú, la realización de auditorías integrales, el buen gobierno y la lucha contra la corrupción se lleva a cabo sobre la base de normas y procedimientos, los mismos que deben ser aplicados en forma correcta, oportuna y exacta.

La evaluación del cumplimiento de las normas y procedimientos se lleva a cabo en exámenes especiales en el marco de la auditoría integral. Este tipo de evaluación comprende la revisión y análisis de las normas y procedimientos con el objeto de verificar el adecuado manejo de los recursos institucionales.

Las fases para llevar a cabo una evaluación de este tipo son similares. Comprende: planeamiento, ejecución y elaboración del informe; sin embargo, existen algunos matices de diferencia en cada una de las etapas del proceso. Las Normas de Auditoría Gubernamental –NAGUs son aplicables para el planeamiento, ejecución e informe. Esta evaluación es efectuada por la auditoría integral.

Esta evaluación está enfocada, por tanto las actividades que se cumplen durante la fase de planeamiento consisten básicamente en la obtención de un adecuado entendimiento sobre los aspectos identificados que serán materia del examen, identificación de las líneas de autoridad y responsabilidad involucradas, el marco legal y normas reglamentarias aplicables. En la fase de ejecución de esta evaluación el auditor aplica las pruebas de auditoría que considere apropiadas en las circunstancias, para obtener evidencia suficiente, competente y pertinente que soporte los hallazgos identificados. Si en el transcurso de la fase de ejecución el auditor determina situaciones que se refieren a indicios razonables de comisión de delito, debe establecer el tipo de responsabilidad que corresponde a los presuntos implicados, de conformidad con las disposiciones establecidas en las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República.

Con el desarrollo de los programas de auditoría se inicia la fase de ejecución de esta evaluación, cuyo propósito es obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en relación a los asuntos o hechos evaluados. Esta fase se lleva a cabo de conformidad con los lineamientos de la NAGU 2.30 Programa de auditoría.

1. Generalmente, los equipos encargados de realizar la auditoría integral son de carácter multidisciplinario, y están conformados por miembros de diferentes especialidades, habilidades y niveles de experiencia. El proceso comprende la planeación, ejecución e informes.

   1. FASE DE PLANEACION DE LA AUDITORIA
2. PROCESO DE LA AUDITORIA INTEGRAL

Según Bravo (2003), la fase de planeación de la auditoria comprende dos etapas, la etapa de análisis general y la etapa de investigación preliminar.

ETAPA DE ANÁLISIS GENERAL

La clave para la planeación de una auditoria integral radica en el conocimiento y comprensión de la PNP y el medio ambiente en el cual opera. El equipo de auditoría debe lograr la mejor comprensión y conocimiento de las operaciones de la institución, de sus poderes y facultades, sus objetivos, sus productos, y sus recursos financieros, etc. Si el equipo de revisión ya está familiarizado con la entidad, los pasos descritos en la etapa de revisión podrán ejecutarse durante un periodo de tiempo muy breve. En los casos en que los miembros del equipo no estén familiarizados con la entidad, el Jefe de auditoría será responsable de asegurarse de que esta etapa se realice en la forma más económica y eficiente posible. Durante la etapa de revisión, se enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad a través de la recopilación de información y la observación física de la organización y sus operaciones. Si recopila así información que permite una identificación y un conocimiento y comprensión general de:

• Las relaciones de responsabilidad de importancia dentro del programa de la entidad, es decir, quién responde ante quien, por qué responde y qué tipo de información requiere;
• Las actividades clave de la administración, los sistemas y controles es decir, aquellos que tengan un gran impacto en el rendimiento de los programas y de las operaciones; y
• Las fuentes de criterio de auditoria aplicable a dichas actividades clave de la administración, a los sistemas y controles.

Los sistemas contienen controles para asegurar el logro de los resultados propuestos. Dichos controles constituyen los medios a través de los cuales la dirección general se asegura de que el sistema sea efectivo y manejado tienen debida cuenta de la economía y la eficiencia, dentro de las leyes, reglamentos y demás limitaciones aplicables en cada caso.

FUENTES DE INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS GENERAL

• La descripción del sistema de entrega empleado para garantizar que los resultados de los programas sean recibidos por los beneficiarios;
• La identificación de la existencia de procedimientos para medir e informar sobre la efectividad de los programas;
• La descripción de los elementos principales que constituyen los sistema de información de recursos humanos;
• Identificación de los controles ejercidos sobre los sistemas de procesamiento electrónico de datos empleados para el manejo de las transacciones financieras;
• La preparación de un informe general de las funciones básicas de la administración, tales como el proceso de planificación estratégica, enfocando sobre la interrelación existente entre los planes estratégicos y los planes operacionales;
• La descripción del manejo y el control de los activos físicos, haciendo énfasis sobre la utilización, o de ser el caso, sobre todo el ciclo de vida.

Las líneas generales de investigación de auditoría, identificadas para su revisión durante la investigación preliminar, serán diferentes de una auditoría a otra, dependiendo de la naturaleza de los objetivos de la PNP, el tamaño y la complejidad de sus operaciones, y los diversos tipos de recursos financieros, físicos y humanos.

IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE CRITERIOS DE AUDITORÍA

Las fuentes de criterios de auditoría son determinadas por el auditor a través de una revisión de la naturaleza de los programas involucrados y de características operativas y operacionales claves del proceso administrativo. En esta etapa se preparan carpetas que contengan una síntesis de la información recopilada hasta este momento de la auditoría. A través de ellos logra una visión global de la organización auditada y deben ponerse a disposición de los miembros del equipo de auditoría, de los consultores y de le asesores que vayan a conformar los comités de consultoría de auditoría.

1. INVESTIGACION PRELIMINAR

Se llevará tendiendo en cuenta lo siguiente:

PLAN DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

El plan de investigación preliminar constituye uno de los objetivos más importantes y una de las herramientas de control administrativo más útiles dentro del proceso de auditoría.

OBJETIVO DEL PLAN DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

El plan de Investigación es preparado por el Jefe de la auditoría al finalizar la etapa de análisis general. A través del mismo se puede comunicar el conocimiento y entendimiento inicial de la entidad, al equipo de auditoría. Dicho plan permite evaluar las líneas generales de investigación propuestas, en términos de su importancia, significado y adecuación y poder juzgar si la revisión se realizará ó no en forma idónea. Este plan constituye, asimismo, una herramienta para obtener la aprobación de personal adecuadamente capacitado para realizar la auditoría y para determinar el presupuesto y el tiempo que se ha de requerir.

CONTENIDO DEL PLAN DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

El Plan de Investigación contiene:

• Una descripción de la idea que tenga el equipo de auditoría acerca de la PNP;
• Las líneas generales de auditoría que han de ser revisadas;
• Identificación de las fuentes de criterios de auditoría;
• Detalles de los planes;
• Los objetivos de la auditoría;
• Las labores principales a desarrollar;
• Los recursos y el grado de experiencia requeridos; y
• El tiempo con que se cuenta y los horarios, indicando las fechas de revisión periódica, durante el desarrollo de esta parte de la auditoría

ETAPA DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Una vez haya sido aprobado el plan de investigación, el Jefe de auditoría deberá reunirse con el representante de la PNP para estos efectos, para presentar a los miembros del equipo de auditoria encargados de desarrollar el examen y discutir las líneas generales de auditoría. Resulta además bastante útil reunirse con los auditores internos para minimizar la duplicación de esfuerzos en la ejecución de la auditoria.

OBJETIVO DE LA ETAPA DE INVESTIGACIÓN

El objetivo de la etapa de investigación es explorar en una forma eficiente las líneas de sondeo de auditoria identificadas durante la etapa de Análisis General y profundizar el conocimiento y la comprensión inicial de las relaciones de responsabilidad y las actividades claves de la gestión institucional, así como los sistemas y controles aplicados, Más específicamente, el equipo de auditoría, debe:

• Preparar y revisar la estructura y la lógica de los programas;
• Desarrollar y realizar pruebas iniciales de hipótesis;
• Especificar los criterio de auditoria más apropiados;
• Realizar una revisión preliminar de las actividades claves de la administración y una evaluación de la adecuación de los sistemas y controles clave identificados
• Determinar los puntos que sean de importancia potencial para la elaboración de informes;
• Establecer el grado de confianza en otras auditorías, incluyendo la auditoría interna;
• Preparar un bosquejo del plan de auditoría; y
• Desarrollar un enfoque para la elaboración de informes de auditoria integral.

FUENTES DE INFORMACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La información recopilada durante la investigación, deberá enfocarse a determinar cuáles son las líneas generales de investigación de auditoría que revisten mayor importancia. Parte de la información puede estar incluida en la carpeta preparada durante la etapa de Análisis General o disponible en los archivos de auditoría de años anteriores Las fuentes principales de información para realizar esta investigación incluyen:

• Comunicaciones internas y publicaciones de la PNP;
• Entrevistas con los directores y jefes de la institución;
• Normas documentadas, políticas y procedimientos aplicables a los sistemas y controles claves;
• Fuentes de criterios de auditoría identificadas en la etapa de Análisis General;
• Estudios realizados por grupos de evaluación internos o externos; y
• Observaciones del medio ambiente de trabajo.

RELACIONES DE RESPONSABILIDAD

Definir los componentes del programa y sus actividades principales correspondientes, es decir, las unidades organizativas, funciones, los sistemas separados que producen en forma colectiva un efecto o logran el objetivo d un programa;

• Determinar los resultados y efectos relacionados con cada componente del programa;
• Establecer, cuando sea posible, la relación causal entre resultados y efectos en términos de los objetivos del programa;
• Determinar si los objetivos del programa cumplen con el mandato de la organización; y
• Determinar y evaluar los procedimientos aplicados para medir y elabora informes sobre los resultados de los programas.

EVALUACIÓN PRELIMINAR

En base a los criterios de auditoría para la evaluación de las actividades claves de la administración, los sistemas y controles aplicados, el auditor debe proceder a recopilar evidencias para hacer una evaluación preliminar.

La información requerida se relaciona con la existencia y el rendimiento de los controles claves. El auditor debe preocuparse principalmente por los controles para garantizar que:

• Las normas, políticas y prácticas prescritas están siendo cumplidas;
• Las necesidades de los usuarios se están satisfaciendo;
• Las operaciones se realizan en forma económica y eficiente;
• El rendimiento se revisa en forma periódica; y
• La elaboración de informes es adecuada, exacta, completa y oportuna.

En esta etapa, la información recopilada no debe ser de naturaleza exhaustiva, porque la recopilación en sí de pruebas de auditoria suficiente par llegar a conclusiones y recomendaciones, constituye parte de la fase de ejecución de la auditoría.

La evaluación preliminar de la información recopilada trata tanto con los puntos fuertes como con los puntos débiles. Por ejemplo, dicha evaluación preliminar deberá cubrir:

• Los controles que se juzguen bien diseñados y que parezcan funcionar adecuadamente;
• Aquellos controles que no están diseñados adecuadamente ni parecen funcionar en forma apropiada; y
• Aquellos controles que serian aconsejables pero que no existen.

La evaluación preliminar realizada por el auditor constituye las bases para:

• Determinar qué asuntos parecen de vital importancia y cuya naturaleza indica que debe informarse sobre ellos; y
• Determinar la naturaleza, el alcance y la exactitud de procedimientos de auditoría posteriores para reafirmar las hipótesis determinadas para cada asunto que se considere de vital importancia.

CONTENIDO DEL INFORME DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.

Las partes más importantes del contenido del informe de investigación son las siguientes:

• Especificación de las relaciones de responsabilidad;
• Descripción de las actividades clave, los sistemas y controles aplicados;
• Identificación de los criterios de auditoría que han de emplearse;
• Evaluación preliminar;
• Descripción de los asuntos de importancia potencial; y
• Un bosquejo del plan de auditoría para la fase de ejecución.

El informe debe ser breve. No debe entrar en detalle en asuntos que hayan sido cubiertos anteriormente y se encuentren en la carpeta de archivo o mencionados en el plan de la investigación.

El contenido del informe debe presentarse en una forma lógica, detallando únicamente aquellos aspectos que sean de vital importancia para las decisiones que deban tomarse en relación con el bosquejo del plan de auditoría.

BOSQUEJO DEL PLAN DE AUDITORIA.

El paso final de la etapa de investigación preliminar es la preparación de un bosquejo del plan de auditoria, generalmente elaborado y presentado como parte del informe de investigación. Este plan constituye uno de los puntos principales de control del proceso de auditoria.

El propósito de este plan es definir el alcance global de la auditoría integral, en términos de los objetivos y proyectos, para estudiar aquellos asuntos que requieran mayor atención, identificar los recursos requeridos identificar las capacidades especiales que se necesiten, establecer los presupuestos de tiempo que se han de requerir en el proyecto de auditoría establecer las metas y puntos de control y determinar la fecha de finalización. Asimismo, es importante en este momento, determinar los elementos que habrán de utilizarse en los informes de auditoria.

Debe anotarse, asimismo, que los objetivos del plan de auditoria, se basan en conclusiones tentativas resultantes de la evaluación preliminar. Una vez que se realicen las pruebas adecuadas y se recopilen las evidencias adicionales necesarias durante la fase de ejecución, es posible que sea necesario introducir modificaciones al plan de auditoría y a sus objetivos. Constituye responsabilidad del Jefe de Auditoría, el expresar su juicio profesional sobre la necesidad de revisiones o modificaciones plan de auditoria.

1. FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

La fase de ejecución de la auditoria está compuesta por la realización de pruebas, la evaluación de controles y la recolección de evidencias suficientes y confiables para determinar si los asuntos identificados durante la fase de planeación como de importancia potencial, realmente revisten suficiente importancia para efectos de elaboración de informes o no. Las conclusiones se relacionan con la evaluación de 1os resultados de las pruebas realizadas sobre rendimiento, la exactitud de información, la confiabilidad de los sistemas y controles claves y la calidad de los resultados producidos.

La fase de ejecución de la auditoría incluye:

• La preparación de un plan detallado de auditoria;
• La selección o preparación de programas de auditoría detallados;
• La realización de pruebas y controles de evaluación;
• La consideración de las causas y los efectos;
• El desarrollo de los hallazgos encontrados durante la auditoria;
• La preparación de informes;
• El desarrollo de conclusiones y recomendaciones; y
• La implementación y revisión de los archivos de auditoría.