Diagnóstico de comunicación organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo (página 2)

-Obtener conclusiones acertadas con base en informaciones verídicas.

-Reconstruir el pasado y prever ciertos eventos.

-Influir y dirigir a otras personas y ciertos eventos externos.

Los Medios son los que transmiten la información. Seria absurdo no tenerlos de nuestro lado o no utilizarlos. Al ser masivos la cobertura de nuestro mensaje aumenta, y por consiguiente los clientes. Como los medios pueden también arruinar la imagen de una compañía es importante tenerlos como aliados.

1.4 Diferentes enfoques de la comunicación organizacional

Existe una gama diversa de enfoques, pero se centra la atención en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones, a fin de mejorar la interrelación entre sus miembros, y, entre estos y el público externo, lo que conduce a un mejor funcionamiento de la empresa o institución y al fortalecimiento de su identidad.

Determinados enfoques se definen a continuación.

El enfoque mecánico establece la estructura formal, o sea la comunicación distante entre jefe y subordinado con mensajes vertical descendente. Centra la importancia de la construcción del mensaje en el canal seleccionado para su transmisión y sobrevalora al emisor. Se centra en la información, no tiene en cuenta el aspecto humano de la comunicación y no hay retroalimentación.

El enfoque psicológico tiende a eliminar debilidades del modelo mecánico, resulta un filtro conceptual, un elemento activo, por lo que pueden existir distorsiones del mensaje. Enfatiza los aspectos humanos de la comunicación, lo que es positivo. Acentúa la importancia de una exposición selectiva y subvalora al emisor y sobrevalora al receptor. No tiene en cuenta la interrelación entre los integrantes del sistema.

Según expresa la Doctora Saladrigas,…"resume la Teoría Humanística de las Organizaciones (Mayo, 1933; Mc Gregor, 1960; Likert, 1961), la Teoría Funcionalista (Radcliffe-Brown, 1955; Malinowski, 1942; Lazarfesfeld, 1945; Robert Merton, 1949) y la Psicología Cognitiva (1960). Este enfoque le concede un papel activo al receptor

El enfoque sistémico concibe la organización como un sistema vivo interrelacionado en cambio y desarrollo, donde la comunicación es la sabia que mantiene vivo el sistema. Valora la retroalimentación, el trabajo grupal, el manejo de conflictos a favor del sistema.

Postula la importancia de la comunicación en el funcionamiento de la organización, concebida como sistema porque "sostiene la organización e interrelaciona los subsistemas que la constituyen a la vez que mantiene el vínculo de esta con su entorno" (Lucas Marín, 1997:61). Desde este enfoque, a decir del profesor e investigador mexicano Abraham Nosnik, "la comunicación le da funcionalidad al sistema organizacional, pero por otro lado, también existen explicaciones que definen a la comunicación desde una perspectiva sistémica como crítica a modelos o concepciones lineales o mecanicistas" (1991: 179).

Tiene en cuenta los estudiosos de:

• la Teoría General de los Sistemas (Von Bertalanffy 1950).

• la Teoría Matemática de la Información (Shannon y Weaver, 1948)

• la Psicología Social de las Organizaciones (Katz y Kahn, 1966)

• las Ciencias de la Administración (década del 60).

• La Mediación Dialéctica de la Comunicación del profesor e investigador español Manuel Martín Serrano (1981) que propone "el análisis sistémico de las relaciones entre un sistema social (SS) cuya estructura se regula por derechos y obligaciones que afectan a individuos e instituciones respecto a la producción, distribución y consumo de bienes y servicios, objeto de la interacción social; un sistema de comunicación (SC) en cuya estructura se articulan pautas y patrones de expresión correspondientes a los diversos códigos que facilitan la producción e interpretación de signos y mensajes, objeto de la interacción comunicativa y un sistema de apropiación del entorno, cuyo funcionamiento hace posible las cosas; que se mantienen abiertos a sus influencias recíprocas a la vez que se hallan abiertos a otro sistema más general que los convierte en subsistemas con relación a él: el Sistema Umwelt (SU), conocido también como Sistema Referencial o Histórico" (Citado por Piñuel, 1997:63-64).

Este modelo fue desarrollado epistemológicamente por José Luís Piñuel (1989), quien en 1997 lo aplica en las organizaciones donde se da, según él, un sistema peculiar de comunicación (1997: 92). Nosnik por su parte ya aseveraba que "explicar la comunicación organizacional como un sistema permite estudiarla como proceso, o sea, como dinámica organizacional formadora de estructuras organizacionales (por ejemplo las redes de comunicación), a la vez que facilita examinarla en diferentes modalidades (intra e interpersonal y organizacional o grupal) lo que se corresponde con cuatro niveles de análisis: fisiológico, psicológico, sociológico y tecnológico" (1991: 180).

Su mayor debilidad es que prioriza el peso de lo colectivo, limitando el peso de lo individual en lo referente al aspecto cultural, la construcción de símbolos, valores y el clima organizacional.

El enfoque simbólico interpretativo concibe la comunicación como una construcción de significados compartidos con los valores de cultura e identidad y considera que el rol de lo individual nutre al rol colectivo cuando lo individual se acerca a lo colectivo. Enfatiza en los valores de la cultura organizacional. Asigna roles igualmente importantes e intercambiables tanto al emisor como al receptor. Es un enfoque sistémico.

Este enfoque enfatiza el papel de los símbolos y significados. Se apoya en un medio físico, social o cultural. En las teorías que explican la comunicación pública se identifican matrices como el paradigma cultural, fundamentalmente en las concepciones de Martín Barbero, quien considera clave comprender la naturaleza comunicativa de la cultura, esto es, su carácter de proceso productor de significaciones y no la simple circulación de informaciones, por tanto, el receptor no es un mero decodificador de lo que en el mensaje puso el emisor, sino un productor también (1987: 228).

Federico Varona (1999-124) afirma que la perspectiva interpretativa ve a las organizaciones como "culturas" (Pacanowsky and O"Donnell-Trujillo, 1981) y que estas poseen un conjunto de creencias y valores.

Tiene en cuenta la cultura, los valores y creencias en la organización, desde una posición subjetiva, tratando entender más que cambiar la práctica comunicativa en la misma.

El enfoque control estratégico considera que la comunicación es una institución de control y poder sobre el medio, o sea qué, quién, cómo, cuándo, y dónde se mueve en función del logro de los objetivos, Así considera un comunicador eficiente a aquel que logra su objetivo. Su máxima es que el fin justifica los medios, sin tener en cuenta a la ética, ya sea, total o parcialmente

El enfoque ambigüedad estratégico defiende al emisor a toda costa; la gente que nunca se equivoca, constituye un mensaje oscuro, ambiguo, que obstaculiza su comprensión del mensaje, conduce a la falta de armonía y es funesto para una empresa. Su posición es contraria al enfoque simbólico – interpretativo, pues antepone los intereses individuales a los colectivos, niega la existencia de significados compartidos y del consenso.

El enfoque sinérgico considera que todos los esfuerzos deben hacerse en función de la imagen corporativa. Surge un nuevo valor, el intangible, que permite el posicionamiento de una organización. Es la diferencia de marca, no de calidad.

El enfoque Crítico explica las complejas relaciones entre los diferentes elementos que componen el proceso que se concibe fraccionado. Se preocupa por comprobar cuándo los enunciados teóricos captan leyes invariables de la acción social en general y cuándo reflejan relaciones de dependencias ideológicamente congeladas, pero mutables, conlleva al cambio necesario. Este enfoque crítico, tiene sus raíces, influencias y puntos de afinidad con el marxismo (1845) y el neomarxismo de Gramsci (1971), la Escuela de Frankfurt, fundamentalmente Habermas (1972) y la obra de Foucault (1979). Según Dwight Conquergood (1991 citado por Fernández Collado, 2001: 116), esta corriente de pensamiento es "una suave coalición de intereses y no un frente unificado que refiere en sus ideas que la vida organizacional tiene como componente principal el interés político .Sus postulados más importantes son: la centralidad del poder en las organizaciones por parte de una persona o grupo a través de sus acciones (French y Raven,1968); el interés por el poder dentro de la organización, no como acción neutral, sino como doctrina ideológica que es impuesta a los demás (Eisenberg y Goodall, 1993); el ejercicio del poder mediante prácticas de control organizacional sobre los empleados mediante el uso de formas simbólicas metáforas, mitos e historias a través de la comunicación, pero perfectamente legítimas y por consiguiente no objetadas, ni cuestionadas legalmente (Mc Phee, 1985); el uso hegemónico de la comunicación organizacional para mantener las relaciones de poder dentro de la organización (Daniels, Spiker y Papa, 1997) y centralidad de lo humano por encima de las utilidades dentro de las organizaciones (Stan Deetz, 19915).

Federico Varona (1999-a) ha considerado que el enfoque crítico, se centra en el estudio del modo en que las prácticas de comunicación en una organización pueden ser sistemáticamente distorsionadas a los intereses de quienes están en una posición de poder dentro de una organización.

En los Estados Unidos, el enfoque crítico es el menos utilizado; pero ha sido bien acogido en América Latina, donde tiene entre sus seguidores al profesor mexicano Guillermo Orozco, el uruguayo Gabriel Kaplún y la argentina Cristina Baccin.

Es un nuevo enfoque del estudio de la comunicación en América Latina, al asumir la posición de que se beneficie el hombre y no ganancia en el proceso comunicativo.

El enfoque Contingencial o enfoque contingente de la conducta y del diseño empresarial: hay quienes opinan que este enfoque es parte de la concepción sistémica y ni siquiera se le considera un modelo de comunicación particular, sin embargo se otorga un papel importante a la comunicación, la cual debe estar en correspondencia con las particularidades de la organización y los factores circunstanciales que la rodean, pues considera que el entorno externo es fuente de subsistencia de la institución y que la organización está en función de la respuesta al cambio, lo ideal es buscar una respuesta a los cambios del entorno, sin afectar la esencia. Burns y Stalker (1961), Woodward (1965), Lawrence y Lorsch (1967) se basa en los principios de la teoría de los sistemas abiertos y afirman que "la eficiencia empresarial es el resultado del grado en que una organización pueda adaptar su estructura y su política, entre otras, a la configuración de las variables situacionales como la tecnología, el ambiente, la gente y la cultura en la que se inserta" (Fernández Collado, 2001: 104).

Estos enfoques comunicativos son considerados funcionalistas porque centralizan sus análisis en la función de la comunicación dentro de la organización.

1.5 Funciones de la Comunicación Organizacional

Se ha debatido en torno a las funciones de la comunicación organizacional, y un excelente criterio lo exponen: Katz y Kahn (1998), los cuales proponen una topología que las enmarcan en dos contextos diferentes: a nivel de organización y en el nivel de las relaciones interpersonales, primando un enfoque hacia lo interno de la organización, donde un nivel se complementa con el otro.

Existen autores que la tramitan como acciones para mejorar la imagen pública, relaciones de colaboración con los medios, elaborar la estrategia de comunicación de la organización, lograr que la comunicación sea clara transparente, real. Estas son actividades que deben realizarse en la gestión de comunicación.

De forma conceptual las funciones están definidas de la siguiente forma:

La función informativa consiste en la transmisión de información, juicios, criterios. Es la más divulgada de todas, la que más se aprecia por los periodistas y otros profesionales de la comunicación. A través de ella se proporciona al individuo todo el caudal de la experiencia social e histórica, así como se propicia la formación de habilidades, hábitos y convicciones, avisos, datos, conceptos y otros muchos elementos que el hombre necesita para su existencia, tanto de carácter utilitario como emocional.

La función reguladora controla nuestro comportamiento. Es muy importante ya que establece la retroalimentación cibernética que hay en todo proceso comunicativo, tanto para que el emisor pueda saber el efecto ocasionado con su mensaje, como para que el sujeto pueda evaluarse a sí mismo. Esta función influye en la marcha del proceso y está en dependencia de la efectividad de la información y de lo efectivo valorativo. La retroalimentación asegura el conocimiento necesario para poder ejercer la regulación de la comunicación.

La función afectiva – valorativa transmite afectos, emociones, sentimientos. Es de suma importancia en la estabilidad emocional de los sujetos y en su realización personal, es la conjugación de la individualidad de cada cual con la necesidad de compatibilizar su papel social y personal. La función valorativa está relacionada con la ética de cada profesión. La crítica y autocrítica son factores que contribuyen notablemente en este intento, en tanto ellos aseguran que el sujeto sepa la valoración del colectivo sobre su desempeño y con ello cada cual pueda acercarse más al ideal que tiene de sí mismo mediante la corrección o eliminación de aquello que los demás consideran como sus rasgos más negativos.

La función asimilativa se produce cuando el proceso comunica. Predomina una función comunicativa.

La función de contacto es cuando el individuo satisface las necesidades de la comunicación que elimina las tensiones psíquicas provocadas por la sociedad.

La función de identificación es cuando la persona se comunica para destacar que pertenece al grupo dado o por el contrario, que es ajeno a él. (Material de comunicación, p: 1-5)

La función descriptiva cuando se investiga y expone el estado de los procesos comunicativos, o la concepción de las situaciones en los diferentes ámbitos de la organización.

La función evaluadora explica las razones por las cuales los diferentes ámbitos actúan de la manera en que los hacen, es decir, es la ponderación de los elementos que influyen en los procesos comunicacionales que se están produciendo.

La función de desarrollo analiza cómo reforzar aquello que ha sido evaluado como acertado y mejorar lo que fue considerado erróneo. Propone además la forma de realizarlo.

1.6 Públicos

Los públicos son el conjunto de personas a quienes van dirigidos los mensajes. Estos pueden ser definidos como internos, externos y mixtos.

Es conceptualizado al público de la organización como el "grupo o segmento social susceptible de convertirse en un receptor de la comunicación en la entidad" Villasana ( 1999: 225).

Para un mejor estudio, al público es necesario segmentarlo, pues todos tienen sus características y una imagen de la empresa, aunque no ocupen la misma posición en ella y algunos estén fuera de la misma. Nos referimos a los empleados, proveedores, clientes, otras instituciones, etc.

Los públicos de la organización se clasifican en: Interno, externo y mixto.

El público Interno es el grupo de personas que conforman una institución y que están directamente vinculados a ella. En el caso de una empresa, el público interno está conformado por accionistas, directivos, empleados, trabajadores, contratistas, proveedores y distribuidores.

Algunos estudiosos lo definen como actores de la acción social y de la comunicación en la empresa, integrados por el conjunto de trabajadores, los propietarios, dirigentes, técnicos y los representantes de los trabajadores.

El público externo está determinado por las personas que tienen alguna relación con la institución, sea por área geográfica, de productos o servicio. Aquí se encuentran los clientes, la comunidad local, el gobierno central, las instituciones educativas, los proveedores de bienes y servicios, los grupos financieros, los medios de comunicación social, las otras instituciones del entorno, las superorganizaciones, clubes, asociaciones, comités, consejos, y la competencia.

En el público mixto están los distribuidores, proveedores, agentes de venta y otros grupos de interés que pueden verse afectados por alguna circunstancia.

La comunicación tiene dos formas, que son: Verbal y la no verbal

La primera es cuando empleamos la palabra oral o escrita, en tanto la no verbal existen varias definiciones, pero se capta con los órganos de los sentidos. Al respecto alguien dijo "Mantenga su mente en lo que se dice y sus ojos y oídos en cómo se dice".

1.7 Mensajes

Toda comunicación implica dos mensajes: un mensaje emitido y un mensaje reproducido necesaria e inevitablemente en el acto de su recepción.

Los mensajes son el contenido de la comunicación, informaciones a la que los receptores dan un significado, sobre personas, objetos y acontecimientos generados durante las interacciones humanas. Esta interpretación está condicionada por varios factores:

El contexto general

La circunstancia

La capacidad comunicativa

La personalidad

Dentro de la organización los mensajes pueden estudiarse a partir de diferentes clasificaciones:

• Por la modalidad del lenguaje-diferencia de los mensajes verbales y no verbales.

• Por los receptores: dirigidos al público interno y al público externo (personas que se encuentran dentro y fuera de la organización).

• Por el propósito del flujo: tiene en cuenta el motivo por el que se envía y se recibe un mensaje dentro de la organización, así como la función que cumple como respuesta a los objetivos y políticas de la organización:

• Mensajes de tarea: guardan estrecha relación con los productos y/o servicios de la organización, informa a los empleados sobre la forma en que ha de hacerse el trabajo, incluye actividades como la capacitación, orientación, establecimiento de objetivos, reducción de problemas, sugerencias de ideas, entre otros.

• Mensajes de mantenimiento: ayudan a la organización a seguir con vida, a perpetuarse a sí misma, incluyen órdenes, dictados, procedimientos y los controles necesarios. Están relacionados con la realización de la producción.

• Mensajes humanos: Dirigidos a los públicos de la organización, considerando sus actitudes, satisfacción y su realización. Sentimientos, relaciones interpersonales, la moral y el concepto que tienen sobre sí mismos los empleados. Elogios del superior al empleado, caricias, entrevistas con vistas a estimular el trabajo realizado, las sesiones para resolver conflictos, las actividades de grape vine (enredadera, rumor) las actividades informales, charlas, almuerzos, actividades sociales, deportivas, etc. y sesiones de asesoramiento. Si se ignoran estos mensajes se presentan dificultades para lograr los objetivos de la organización.

• Por el método de difusión: que identifica la actividad de comunicación empleada durante el envío de mensajes a los receptores, ya sea a través de métodos software (dependen de la capacidad y habilidad para comunicar de los individuos implicados, hablar, escribir, escuchar) o métodos hardware (dependen de la energía eléctrica o mecánica como teléfonos, fax, intercomunicadores, videos, computadoras, etc.). Esta clasificación revela la conducta específica de comunicación de la organización.

• Por las relaciones del mensaje: diádicos (generados entre dos personas), pequeños grupos y públicos.

• Por el Lenguaje: Verbal y no verbal.

• Por las Redes de mensajes: formales (ascendentes, descendentes, horizontales) e informales.

Formas de la Comunicación

La comunicación tiene dos formas, que son:

Verbal: Es cuando empleamos la palabra oral o escrita

No verbal: Existen varias definiciones, pero se capta con los órganos de los sentidos, al respecto alguien dijo "Mantenga su mente en lo que se dice y sus ojos y oídos en cómo se dice".

Es la predominante de las dos, pues el mayor por ciento de comunicación personal se expresa de manera no verbal, para lo que se emplean diferentes códigos, así como expresiones corporales y tiene diferentes formas. Hay que prestarle mucha atención al interlocutor porque por esa vía recibimos constantemente comunicación no verbal

Para que exista una buena comunicación debemos establecer canales de comunicación apropiados

1.8 Canales de comunicación.

Canales verticales descendentes: Proviene de un jefe y se dirige a uno o varios subordinados para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones, dar órdenes, a través de circulares, boletines, etc. Se basa en la autoridad de quien manda a los otros qué deben o no hacer.

Canales verticales ascendentes: Se basan en la necesidad que siente todo humano de expresarse, y la necesidad que tiene el jefe de obtener información acerca de los intereses y resultados del trabajo de sus subordinados. Ejemplos: informes, reportes, quejas, sugerencias, etc., ocurre en forma opuesta a la anterior, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los trabajadores, cómo se sienten estos en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización.

Hay que prestarle gran atención a los canales descendentes y ascendentes, sin descuidar ninguno de los dos. Un dirigente sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero no todos tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas por considerar que no influirán en su rendimiento laboral.

Canales horizontales o de coordinación:

Se produce dentro de un mismo nivel jerárquico, basándose en la necesidad de transferir e intercambiar información, ideas, puntos de vista, conocimientos, experiencias, etc., sin deformación, entre personas que se encuentran en un mismo nivel dentro de la organización.

Funciones de estos canales:

• 1. Recibir y transmitir mensajes

• 2. Retener información.

• 3. Obtener conclusiones acertadas con base en informaciones verídicas.

• 4.  Reconstruir el pasado y prever ciertos eventos.

• 5. Influir y dirigir a otras personas y ciertos eventos externos.

Los Medios

Como son los medios los que transmiten la información, seria absurdo no tenerlos de nuestro lado o no utilizarlos, al ser masivos la cobertura de nuestro mensaje aumenta, y por consiguiente los clientes. Como los medios pueden también arruinar la imagen de una compañía es importante tenerlos como aliados.

Flujos de la Comunicación en la Organización: la Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente.

La dimensión vertical puede ser dividida en dirección ascendente o descendente.

Descendente: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Ascendente: Esta comunicación fluye en forma opuesta a la anterior, es decir, de los especialistas o subordinados hacia la Dirección. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los objetivos, problemas, sobre el sentir de los obreros, cómo se sienten los trabajadores en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización.

Importancia de la Comunicación Ascendente

1. Brinda a los niveles altos de la organización la retroalimentación que proviene de niveles más bajos acerca de las comunicaciones descendentes (Hodgetts y Altman, 1981). La comunicación ascendente es el contacto de la gente con sus superiores para que estos estén suficiente y oportunamente informados de la manera en que el Director o Sub. Directores reciben las comunicaciones descendentes.

2. Mide el clima organizacional reinante.

3. Permite la participación de los trabajadores en la toma de decisiones mediante la aportación de sus ideas, basadas en el comportamiento de sus tareas.

4. Permite el diagnóstico de las malas interpretaciones y la prevención de nuevos problemas cuando se presentan los primeros síntomas de tensión y dificultades

5. Puede incrementar la aceptación de decisiones ejecutivas.

6. Mejora el conocimiento de los subordinados.

7. La habilidad para influenciar y motivar a los niveles inferiores, tendrá mejores fundamentos y oportunidades si se sabe y comprenden las formas de pensar y sentir de su personal.

Los trabajadores mantendrán informados a los subdirectores acerca de:

1. Aquellos aspectos en que el subdirector es responsable ante los niveles superiores.

2. Cualquier aspecto concerniente a recomendaciones o sugerencias tendientes a efectuar cambios, o variaciones en las normas establecidas.

"La Comunicación Organizacional es una joven disciplina que tiene sus matrices conceptuales y teóricas en la psicología social, la psicología y las ciencias de la administración, por ello ha sido explicada a través de enfoques mecánicos, psicológicos, sistémicos, contingenciales, interpretativos y críticos, los cuales han estado escasamente asociados a los cuerpos conceptuales que han estudiado la comunicación masiva a pesar de tener puntos coincidentes. Sin embargo actualmente se aprecian nuevas tendencias en su estudio e interpretación, así como su presencia en lo que se ha dado llamar campos de la comunicación social". – El Proceso Comunicativo.

Se ha debatido mucho en torno a las funciones de la comunicación organizacional, entre ellos tenemos a:

• Katz y Kahn, los cuales proponen una topología que las enmarcan en dos contextos diferentes: a nivel de organización y en el nivel de las relaciones interpersonales, primando un enfoque hacia lo interno de la organización, donde un nivel se complementa con el otro.

A nuestro juicio la limitación radica en que no abordan con la amplitud que merece las relaciones externas, o sea, con otras organizaciones de su entorno.

• Fernández Collado concibe tres funciones: las de producción, innovación y mantenimiento.

1.9 DIAGNOSTICO DE COMUNICACIÓN

El diagnóstico de comunicación es un proceso investigativo cuyo objetivo es la identificación y evaluación de la situación que presentan los procesos comunicacionales en una entidad. Es un requisito indispensable previo al diseño de estrategias de comunicación, pues constituye la base de la cual debe partir esta, al ofrecer información necesaria sobre el funcionamiento de la comunicación, la percepción de los públicos en torno a ella, la construcción de sentido, uso de códigos, los flujos de comunicación existentes, el tipo de mensaje que más se presenta, la calidad y cantidad de información, la existencia de ruidos y barreras, el equilibrio entre comunicación formal e informal.

Uno de los autores que con más profundidad aborda el tema de diagnóstico de comunicación es el norteamericano Gerald Goldahber, quien propone un análisis del sistema en su conjunto, por una parte y de área y acciones puntuales de comunicación como complemento del estudio. A esto incorpora además el estudio del entorno externo, como ambiente en el que también opera la entidad

Para identificar estas situaciones se propone el análisis de los elementos siguientes:

• Comunicación Organizacional

• 1. Verificar el estado de la comunicación Organizacional entre colegas o colaboradores y entre estos y sus superiores, los flujos, formas, etc.

• 2. Verificar si existe un Diagnostico de Comunicación Organizacional

• 3. Analizar el nivel de utilización de la Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el número de computadoras, sistemas informatizados, existencia de redes, Internet, vías telefónicas, fax, señalando aquellas áreas que no presentan medios o conexiones que repercuten en el buen desempeño de las tareas y en la calidad de los servicios.

• Conocimiento del Tema

1. Verificar el conocimiento que existe, tanto por el equipo de dirección como los trabajadores en general, sobre el proceso de comunicación en una organización y las características, ventajas y dificultades que tiene la aplicación de un Diagnostico de Comunicación Organizacional.

2. Constatar la aceptación del colectivo laboral para la aplicación de un Diagnostico de Comunicación Organizacional.

3. Chequear si se han efectuado adiestramientos o cursos, por medio de entrevistas al personal de la Organización, incluyendo el Consejo de Dirección

• Estructura Organizativa

1. Analizar la estructura de la organización, sus niveles de mando y el grado de división que tienen las actividades de la entidad en las funciones, y sus responsables.

En este aspecto se pueden aplicar encuestas y entrevistas que permita analizar la Estructura Funcional u Organigrama , medir la flexibilidad de la estructura de acuerdo a su composición, y a su capacidad de cambio, empleando herramientas como encuestas y entrevistas, las cuales deben permitir un análisis del estilo de dirección, liderazgo de los responsables formales, así como la profundidad del Diagnostico de Comunicación Organizacional, los objetivos de la entidad e interés en el perfeccionamiento en función de la misión, visión y objeto social como guía.

CAPITULO II

Metodología asumida para el diagnostico de la comunicación organizacional

2.1 Tipo de investigación

La investigación es Descriptiva. Pretende conocer las experiencias, opiniones y criterios valorativos relacionados con el objeto de estudio a partir de métodos y técnicas aplicados a las unidades de análisis definidas. Se cataloga descriptiva ya que su propósito es Diagnosticar la Comunicación Organizacional, especificar sus propiedades y rasgos. Es un estudio que emplea métodos teóricos y empíricos de investigación, cuyos resultados se integran en la elaboración del diagnóstico y la propuesta de acciones de mejora continua.

2.2 Población y Muestra

El colectivo de la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social integrado por 54 trabajadores, es la Población

La muestra es intencional compuesta por los 54 trabajadores para el 100% del investigador, buscando profundidad y eficacia de la información. Está compuesta esencialmente por Sub. Directores, trabajadores, obreros.

Para este estudio se selecciono una muestra de 54 trabajadores intencionalmente de una población de la misma, que integran la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad.

2.3 CARACTERIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN MUNICIPAL DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL DE TRINIDAD.

El inmueble ubicado en la calle José Martí, No.254, fue abandonado en el año 1968 por una familia adinerada, la cual residía, a partir de ese momento paso a ocupar las oficinas del Ministerio del Trabajo en esa época, la cual pertenecía a la Región del antiguo Escambray, ya en el año1976 se estructura los Órganos del Poder Popular, se crea los Órganos globales de la Economía.

En ese mismo año se le da el nombre a esta entidad como Órgano del Trabajo, pero además en ese lugar radicaba las oficinas de Finanzas pasando al Poder Popular, se le incorpora nuevas actividades como la Asistencia Social, la plantilla era de 8 compañeros.

En el de cursar de los años se incorporaron otras como son: Recursos Laborales, Organización del Trabajo, ya en los años 80 se le cambia el nombre a la organización por el de la Dirección Municipal de Trabajo y en la actualidad se encuentra dirigidas por Subdirecciones anexándose nuevas actividades como Perfeccionamiento Empresarial, Protección e Higiene Salud y el Trabajo, Atención a la población, Estadística, con el objetivo de brindarle una mejor y eficiente atención a los diferentes públicos externos.

Estructura Organizativa. Composición de la plantilla

La estructura de dirección aprobada para el desempeño de las funciones de la Entidad es la siguiente:

Esta organización cuenta con una plantilla aprobada de 56 trabajadores, como se muestra:

Esta plantilla está dividida por Sub. Direcciones de la siguiente forma:

Objeto Social

Es brindar servicio de Orientación Laboral a personas en busca de empleo, así como prestar atención a las personas mas necesitadas de menor ingreso económico y otros segmentos vulnerables de la población bajo el Régimen de la Seguridad Social y de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para preservar la salud y la vida de los trabajadores, orientar, asesorar y controlar en las entidades del territorio la política laboral, salarial y Justicia Laboral, aplicar y controlar los lineamentos y objetivos básicos del Sistema de Trabajo y Seguridad Social en el territorio, apoyar los programas sociales de la Revolución relacionados con el empleo de los jóvenes.

Misión

Es ofrecer un servicio confiable y eficiente de dirección, supervisión y control en materia laboral, salarial de dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como a la Seguridad Social a las entidades, trabajadores y el resto de la población con un personal comprometido en búsqueda constante de soluciones objetivas y oportunidades.

Visión

Se distingue por ser un órgano rector de la política del estado y el gobierno en la materia laboral, salarial y de Seguridad Social con un personal que se caracteriza por su competitividad y profesionalidad.

Desde el año 1976 han sido alrededor de 6 directores que han dirigido la misma existen divergencias acerca de cual fue anteriormente a esta fecha los directores anteriormente a esta fecha los directores anteriores por pertenecer a la Región Escambray, el listado que a continuación se muestra son los de a partir de 1976.

Tomas Mora Borrell , Gilberto Fontanill Placeres (2 veces director en distintos años), Juan Manuel Cecilia Valdez, Máximo Mendoza Benítez, Ibrahín del Pozo Placencia, William Rodríguez Turiño.

Un análisis de la matriz DAFO permite conocer cuales son las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas con las que cuenta la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social , lo cual permite realizar un Diagnóstico y hacia donde deben estar dirigidos los mayores esfuerzos de la entidad para la obtención de los beneficios de la organización.

Análisis de la Matriz DAFO

Se realizó el análisis interno y externo de la matriz DAFO para determinar los de mayor influencia, quedando el análisis como sigue:

OPORTUNIDADES

• El crecimiento socioeconómico en el territorio que posibilita ampliar las fuentes de empleo.

• La existencia de un centro de capacitación provincial referente a los estudios laborales.

• El desarrollo del perfeccionamiento empresarial.

• Contar en el territorio con las oficinas de la OTET, para la incorporación de trabajadores al sector del turismo.

• Contar con un centro de entrenamiento sociolaboral para los discapacitados.

• La existencia en el municipio de la Escuela de Hotelería y Turismo que posibilita preparar reservas laborales.

AMENAZAS

• La atención del sector emergente sobre nuestros gestores y especialistas.

• La puesta en vigor de legislaciones propias de diversos organismos que dificultan el asesoramiento metodológico nuestro.

• La subestimación y falta de una adecuada comprensión de las direcciones empresariales sobre las tareas y objetivos de nuestro sistema de trabajo.

• La poca preparación profesional de un gran número de técnicos en varias entidades del municipio.

Como puede apreciarse, predominan las debilidades con respecto a las fortalezas

DEBILIDADES

• Falta de transporte para cumplir los objetivos de trabajo planificados.

• No contar oportunamente con la legislación laboral y salarial vigente para su aplicación y orientación al resto de las entidades.

• Escasos abastecimientos de materiales de oficina falta de inmuebles y malas condiciones de varios de los que existen.

FORTALEZAS

• Conocimiento y dominio de los técnicos y especialistas en cuanto a la legislación específica en cada área de trabajo.

• Permanencia y trayectoria laboral, política y social de cada trabajador.

• Disposición y responsabilidad absoluta con que cuenta cada trabajador para acometer las funciones que le corresponden.

• Posibilidades de satisfacer las necesidades de cada cliente.

• Estrecha vinculación con las demás organizaciones de masas y políticas del municipio.

Evaluación del desempeño de los trabajadores en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad.

La evaluación del desempeño le permite contar a la Dirección de la Entidad la información necesaria para decidir sobre la permanencia, promoción en el empleo, así como el envío a cursos de capacitación profesional de todos los trabajadores de las categorías de obrero, técnico, administrativos y servicios.

Los trabajadores de la Entidad son evaluados mensualmente por el jefe inmediato superior mediante un modelo implementado por el MTSS en el país. El mismo tiene como objetivo alentar y motivar de manera constante a los trabajadores a desarrollar sus habilidades, de modo que su valor aumente paulatinamente dentro de la Entidad. En el anexo 5 se muestra el modelo de evaluación del desempeño de los trabajadores. El resultado de la evaluación depende de la puntuación otorgada a cada uno de los indicadores específicos que se deben cumplir. Las causas que originan alguna evaluación negativa en uno o más indicadores deberán ser señaladas por escrito en la propia evaluación.

2.4 Análisis de las Categorías

Categorías:

Comunicación Organizacional

Definición operacional:

Categoría

Concepto de comunicación

Subcategorías

La comunicación como proceso transmisivo

· La comunicación como proceso para compartir

Categoría

Flujos de comunicación (predominio)

Subcategorías

· Descendente

· Horizontal

· Ascendente

Categoría

Mensajes (propósito y funciones)

Subcategorías

· Mantenimiento

· Tarea

· Humanos

Categoría

Canales de comunicación

Subcategorías

· Utilización

· Importancia

· Canales creados por la institución o por los trabajadores.

la recopilación de datos empíricos de la investigación.

2.5 VARIABLE DE INVESTIGACIÓN: Comunicación Organizacional

Comunicación Organizacional son técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización y sus medios; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo aquello con el fin de que esta ultima cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. (Trelles 2001: 31)

2.6 Métodos y técnicas de investigación

Métodos teóricos

Análisis – síntesis: durante todo el proceso investigativo a través de la descomposición del todo en sus partes y viceversa, lo que se integra dialécticamente en todo el proceso de investigación.

Inducción-deducción: se establece la relación entre lo particular y lo general, y viceversa.

Histórico- lógico: se emplea en el análisis documental y el tratamiento dado en la literatura en el decursar histórico del tema objeto de la investigación.

Enfoque sistémico: en el análisis del objeto de investigación al elaborar el marco teórico referencial, el diagnóstico y la propuesta de acciones. Se tiene en cuenta la integración de diferentes subsistemas, el entorno y la sinergia, el todo es más importante que la suma de sus partes.

Métodos empíricos

Análisis de documentos: mediante la revisión de informes de visitas y balances del trabajo anual consultados en la que se valoraron aspectos relacionados directamente con la investigación.

Trabajo en grupo a través de la tormenta de ideas en la búsqueda de criterios, estimulando la mayor participación de trabajadores y directivos en la determinación de las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

Los métodos y técnicas son procedimientos, formas de actuación científica, y su diferencia consiste en su amplitud. El método es el procedimiento general de conocimiento científico, y es común, en lo fundamental, a todas las ciencias. Las técnicas, por el contrario, son procedimientos de actuación concretos y particulares, relacionados con las distintas fases del método científico.

El método es la forma racional, ordenada, objetiva y social de una actividad, que establece el camino o proceso que aquella ha de seguir para alcanzar su fin. En él se pueden distinguir los caracteres fundamentales siguientes: establecer una forma de actividad, tener un carácter racional y ordenado, ser objetivo y susceptible de un uso social y que establezca el proceso o camino por seguir para alcanzar un fin. En general es la forma de generalizar las actividades humanas. De pensar es discursivo o de racionamiento que hacen referencia a la formación de conceptos o juicios, y consiste en la forma de actuación para obtener determinados elementos o productos mentales. Por ello se pueden distinguir tantas clases de métodos como tipos de actividades a que se refieran. Así se pueden distinguir dos grandes modalidades: pensar y actuar. De ahí que los métodos como forma de llevar a cabo las actividades humanas se pueden clasificar, en primer lugar, en dos clases, según sean métodos de pensar o de actuar. Como modalidades principales se encuentran la abstracción, la deducción, la inducción, el análisis, la síntesis, la definición, la clasificación y la comparación.

Los métodos de actuar son todos los que se refieren a la forma de realizar las actividades humanas dirigidas al mundo en que vivimos. Estas actividades relativas al mundo exterior pueden tener un doble objeto, que da lugar a otros dos grandes grupos de métodos, según se dirijan al conocimiento del mundo o la realidad, o a su transformación. A su vez, los que están dirigidos al conocimiento del mundo o la realidad se pueden subdividir según se aborde la realidad, o sea, presente o histórica.

La técnica tuvo inicialmente dos sentidos: el de arte y el de forma de actuación. Las técnicas, como métodos de actuación práctica que son, presentan una gran amplitud. Comprenden los procedimientos o formas de realizar las distintas actividades humanas, incluso intelectuales, y el modo de utilización de los instrumentos y máquinas que utiliza el hombre, así como las maneras de preparar esos instrumentos. Según esto, las formas concretas de realizar las operaciones del método científico constituyen las técnicas científicas o de investigación de dicho método. Consideradas las técnicas según este sentido específico, la relación existente entre método científico y técnicas científicas parece clara, su naturaleza es la misma, ambos son procedimientos, formas de actuación científica. Su diferencia consiste en su amplitud.

El Análisis de documentos es utilizado como técnica de investigación pues se dedica a la descripción objetiva, sistemática, cuantitativa y/o cualitativa del contenido manifiesto de la comunicación, que puede ser bibliográfico o documental y consiste en la búsqueda en los documentos, entendidos estos en sentido amplio como cualquier objeto físico que constituya el registro de algún conocimiento: escritos, audiovisuales, arquitectónicos, de leyes, de regularidades, características, conceptualizaciones en torno a un tema previamente definido.

Para la realización de la investigación es utilizada la observación, método de recopilación de información social primaria mediante la percepción directa de los elementos del objeto en cuestión; significativos para los objetivos de la investigación. Consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos o conductas manifiestas.

Debe distinguirse entre observación cotidiana o de ocasión y la científica, ya que esta última es orientada hacia un objetivo, planificada de manera consciente y deliberada; tiene carácter selectivo y se controlan la validez, confiabilidad y exactitud.

Las ventajas de la observación como método son:

1. Permite ver el fenómeno, acontecimiento o comportamiento en el momento en que ocurre.

2. Permite recopilar la información directa, de primera mano.

3. Concede el estudio del fenómeno en condiciones naturales, y no estimula el comportamiento por observar.

4. Admite apreciar el objeto de estudio en sus múltiples manifestaciones y en toda su complejidad.

Se aplicó también la entrevista. Esta es una técnica para la recopilación de información, cuya característica distintiva es el hecho de que el investigador se enfrenta directamente al individuo con el fin de obtener información verbal, generalmente en forma de respuestas a preguntas concretas o estímulos indirectos, con el objetivo o finalidad de obtener de los individuos entrevistados información sobre sí mismos, sobre otros individuos o sobre hechos que le conciernen.

Los aspectos que deberán tenerse en cuenta para la realización de una entrevista son:

1. Ambiente ordenado, reservado y agradable.

2. Actitudes y conducta del entrevistador correctas, acorde con la situación.

3. Dicción clara y precisa, hablar pausado.

4. Buen humor, actitud cordial y afectuosa.

5. Tranquilidad, calma, aplomo, control emocional.

6. Humanismo, interés sincero por el entrevistado.

7. Capacidad de inspirar confianza y simpatía.

8. Ser natural, sencillo, no tratar de predominar o imponerse.

9. No mostrar sorpresa, emoción, ni contrariedad ante la información revelada.

10. Evitar sermonear, criticar o censurar.

11. Adoptar una actitud justa y serena.

12. No interrumpir al entrevistado innecesariamente

Para la realización de este diagnóstico se aplicaron encuestas. Este es un método de obtención de información primaria sociológica basado en el planteamiento de preguntas orales o escritas al conjunto de personas investigado.

La encuesta permite diagnosticar el funcionamiento de los flujos comunicativos en la organización, si los trabajadores conocen los objetivos, cómo es el liderazgo y si se encuentran motivados.

Se realiza una Lluvia de Ideas para determinar Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades, (Anexo3). Es una técnica grupal sencilla, llamada también tormenta de cerebros, que nos permitirá comprender, prevenir diagnosticar o solucionar el problema de investigación y así llegar junto con la comunidad a un consenso. Está técnica que requiere poca preparación y con la cual se puede identificar de forma rápida muchos problemas y sus causales, posibilita que cada idea genere nuevas ideas en el grupo con el fin de perseguir la libre expresión de actitudes y sentimientos ante un problema, por tanto es crucial lograr un ambiente libre y espontáneo.

2.8 ACCESO AL CAMPO

La autora de la investigación se dirigió al Director de la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, el 20 de Enero del 2010, cuyo compañero se nombra William Rodríguez Turiño, con el objetivo de solicitar la autorización que le permitiera realizar un diagnostico de comunicación organizacional a los directivos y trabajadores, con respecto a los públicos, canales, flujos y mensajes que se utilizan en la entidad. El director bajo sus facultades redactó un documento donde hacía constatar su aprobación, haciendo énfasis desde ese momento la información al colectivo de trabajadores que allí laboran. Esta investigación no pretende socavar la trayectoria de los directivos y trabajadores, sino una mejora continua de la comunicación como entidad de prestigio y reputación del Poder Popular; tuvo una duración de cinco meses donde la investigadora tuvo la facilidad de obtener información pues la misma labora en esa entidad.

2.9 PROCEDIMIENTOS

Observación participante: Se planificó de manera consciente y deliberada; tuvo un carácter selectivo y confiable, validez y exactitud de los trabajadores, permitió ver el fenómeno en todo su momento, la información fue de primera mano a percepción de los sujetos en condiciones naturales, según el comportamiento de los mismos en sus manifestaciones.

Cuestionarios: Se elaboró un formulario de preguntas dirigido a todos los trabajadores de la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social, donde permitió diagnosticar el funcionamiento de los flujos comunicativos en la organización, si los trabajadores conocen los objetivos como es la comunicación , organización y la estructura organizativa de la entidad.

Entrevista: La autora le realiza las entrevistas a todos los trabajadores con los objetivos de verificar el conocimiento que existe en la Dirección Municipal de Trabajo de Seguridad Social, Importancia concedida sobre el proceso de Comunicación Organizacional.

PASOS DEL DIAGNOSTICO

ETAPA 1

Diagnóstico para Determinar la situación que presenta la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad con respecto a la Comunicación Organizacional.

Se realiza un diagnóstico para apreciar la situación de la comunicación en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad. Y hacer un estudio crítico del estado actual de la organización, partiendo de la identificación de situaciones que pueden mejorarse con la aplicación de un plan de Comunicación Organizacional.

La alta dirección debe ser la promotora de este proyecto, pues los cambios o mejoras propuestas deben ser aprobados al más alto nivel, debido a la cantidad de recursos que se puedan comprometer, además, sin el apoyo de la misma es sumamente difícil que se logre realizar algún cambio en la entidad.

En este momento del trabajo hay que tener en cuenta el adiestramiento con cursos, o capacitaciones intensivas, en la medida que sea posible, al personal que participará directamente en la investigación y al resto de los trabajadores, pues todos participan, de una manera, o de otra, por lo que tienen que estar preparados en el tema.

Para identificar estas situaciones se propone el análisis de los elementos siguientes:

• Comunicación Organizacional

• 4. Verificar el estado de la comunicación Organizacional entre colegas o colaboradores y entre estos y sus superiores, los flujos, formas, etc.

• 5. Verificar si existe un Diagnostico de Comunicación Organizacional

• 6. Analizar el nivel de utilización de la Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el número de computadoras, sistemas informatizados, existencia de redes, Internet, vías telefónicas, fax, señalando aquellas áreas que no presentan medios o conexiones que repercuten en el buen desempeño de las tareas y en la calidad de los servicios.

• Conocimiento del Tema

1. Verificar el conocimiento que existe, tanto por el equipo de dirección como los trabajadores en general, sobre el proceso de comunicación en una organización y las características, ventajas y dificultades que tiene la aplicación de un Diagnostico de Comunicación Organizacional.

2. Constatar la aceptación del colectivo laboral para la aplicación de un Diagnostico de Comunicación Organizacional.

3. Chequear si se han efectuado adiestramientos o cursos, por medio de entrevistas al personal de la Organización, incluyendo el Consejo de Dirección

• Estructura Organizativa

1. Analizar la estructura de la organización, sus niveles de mando y el grado de división que tienen las actividades de la entidad en las funciones, y sus responsables.

En este aspecto se pueden aplicar encuestas y entrevistas que permita analizar la Estructura Funcional u Organigrama , medir la flexibilidad de la estructura de acuerdo a su composición, y a su capacidad de cambio, empleando herramientas como encuestas y entrevistas, las cuales deben permitir un análisis del estilo de dirección, liderazgo de los responsables formales, así como la profundidad del Diagnostico de Comunicación Organizacional, los objetivos de la entidad e interés en el perfeccionamiento en función de la misión, visión y objeto social como guía.

ETAPA 2

Diagnóstico de la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad

El diagnóstico de la realidad es la primera fase del proceso de investigación de recogida de la información y un método que nos permite analizar la situación existente.

Primeramente se procede a exponer los requisitos que debe tener un buen diagnóstico, que se exponen a continuación:

Diagnóstico certero:

• Describir

• Ordenar

• Priorizar

• Procesar

El diagnóstico se puede realizar por los propios miembros de la organización, a manera de autodiagnóstico.

La realización de un diagnóstico siempre demanda determinados recursos, sin los cuales no es posible su realización y son:

• Recursos materiales: Se incluyen los gastos de recursos materiales diversos y financieros.

• Recursos humanos: Las personas que lo realizarán.

La Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, es consciente de la necesidad de realizar mejoras a la organización, comenzando por la comunicación que no es la adecuada y se decide hacer un diagnóstico de la situación que presenta la misma.

Al iniciar la investigación se aplica la técnica de observación participante a todos los trabajadores de la entidad para valorar si su Consejo de Dirección y los trabajadores en general, poseen una proyección estratégica, que le permita realizar los cambios que demandan y que conlleven a una mejora sustancial de la Comunicación Organizacional en la misma.

Se decide aplicar la observación participante que mida estos, es utilizada como método de recopilación de información social primaria mediante la percepción directa de los elementos del objeto en cuestión; significativos para los objetivos de la investigación. Consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos o conductas manifiestas.

Debe distinguirse entre observación cotidiana o de ocasión y la científica, ya que esta última es orientada hacia un objetivo, planificada de manera consciente y deliberada; tiene carácter selectivo y se controlan la validez, confiabilidad y exactitud.

Las ventajas de la observación como método son:

• 1. Permite ver el fenómeno, acontecimiento o comportamiento en el momento en que ocurre.

• 2. Permite recopilar la información directa, de primera mano.

• 3. Concede el estudio del fenómeno en condiciones naturales, y no estimula el comportamiento por observar.

• 4. Admite apreciar el objeto de estudio en sus múltiples manifestaciones y en toda su complejidad.

La observación participante obtenida fue el siguiente según el ANEXO 2:

• Al arribar a la entidad el 50% asiste puntual y el otro 50% con irregularidad.

• Los saludos 10 son formales para un 18,5%; 20 poco formales para un 37% y 24 informales para un 44,4%.

• El cumplimiento del horario laboral el 50% no lo cumplen y el otro 50% lo cumplen.

• Se considera que 19 trabajadores son calmados para un 35,1% y 20 un poco ruidosos para un 37% y 16 ruidoso para un 29,6%.

• En recibir orientaciones se considera un 50% de demora, en ocasiones un 25% con retrazo y otro 25% con mucho retrazo.

• El inicio de la comunicación formal un 60% buena, un 30% regular y un 10% mala.

• Los temas de comunicación un 80% son netamente laborales y un 20% son de índole personal.

• La comunicación no verbal observada el 50% lo expresan con gestos, mímicas, movimientos involuntarios y el otro 50% es manifestado de forma más complaciente. (Posición del cuerpo. Posición de la cabeza. Aspectos de la cara. Mirada. Posición de los brazos).

• Al finalizar la jornada laboral el 60% cumple con lo reglamentado y el 40% no lo cumplen.

Encuesta (Cuestionario) a los trabajadores de la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social (Anexo 3)

Es muy importante porque permite analizar cómo se encuentra preparado cada uno de ellos para enfrentar los cambios que demanda la organización, su liderazgo, motivación, preparación y en especial su capacidad para comunicarse con los demás.

Se utilizó como guía el cuestionario de la entrevista que aparece en el ANEXO 3, en las que se profundizó la situación que presenta la Comunicación Organizacional en la entidad.

De los 54 trabajadores cubiertos en plantilla de la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, desglosado de la siguiente manera:

• Sobre el Objeto Social de la Entidad 9 no lo conocen para un 16,6%; 15 lo conocen más o menos para un 27,7% y 30 lo conocen para un 55,5%.

• Con respecto a aspectos de la organización los 54 trabajadores aseveran que el equipamiento es muy débil para un 100%; en la preparación del personal 12 lo consideran muy débil para un 22,2%; 8 débil para un 14,8%; 34 ni débil ni fuerte para un 62,9%; la disciplina laboral la consideran ni débil ni fuerte el 100%; la calidad de los servicios la consideran el 100% débil; el prestigio de la entidad, 12 lo consideran muy débil para un 22,2%; 8 débil para un 14,8% y 34 ni débil ni fuerte para un 62,9%; la atención al cliente el 100% lo consideran ni débil ni fuerte; el estilo de Dirección lo consideran el 100% fuerte.

• El 50% de los trabajadores conocen como se define la entidad el restante 50% no la conocen.

• En las decisiones completamente centralizadas en la Dirección 10 refieren que nunca para un 18,5%; 30 a veces para un 55,5%; y 14 siempre para un 25,9%.

• Las decisiones tomadas que pueden ser cambiadas 11 nunca para un 20,3%; 34 a veces para un 62,9% y 9 siempre para un 16,6%.

• Las decisiones pueden modificarse como resultado de las consultas de los trabajadores para 100% a veces.

• El ambiente de trabajo según la capacitación profesional 9 lo consideran malo para un 16,6%; 34 regular para un 62,9% y 11 bueno para un 20,3%.

• La comunicación con sus superiores el 50% lo consideran regular y el 50% bueno.

• La comunicación entre compañeros el 50% es regular y el 50% es bueno. La colaboración con el trabajo el 100% lo consideran bueno para un 63%.

• La utilidad de los canales de comunicación regular y la solidaridad 20 lo consideran regular para un 37% y 34 con respecto a las reuniones 27 lo consideran poco útil para un 50% y el resto útil.

• Los matutinos el 100% muy útil. Los rumores 100% poco útil.

• Los murales 100% muy útiles. Las circulares 100% muy útil.

• El teléfono 100% muy útil.

• El Correo electrónico es un medio no disponible para un 100%.

• La Intranet 100% útil. Los encuentros informales 100% poco útil. Los buzones de quejas y sugerencias 100% poco útil y el Boletín 100% útil.

• Con respecto al tipo de información sobre las tareas y labores a realizar 27 lo realizan siempre para un 50%; 18 casi siempre para un 33,3% y 9 a veces para un 16,6%.

• Las normativas, reglas y modos de hacer las cosas los 54 trabajadores lo reciben casi siempre. Que reciben apoyo, reconocimientos, felicitación 27 no consideran a veces para un 50% y 27 casi nunca para un 50%.

• Se sienten identificado con lo que la entidad es y representa 16 poco para un 29,6% y 38 mucho para un 70,3%.

• Lo que resulta más importante para el trabajador, 16 consideran la seguridad del empleo para un 29,6%; 4 es salario recibido para un 7,4%; 15 es sobre las posibilidades de ser promovido para un 27,7%; en lo útil y necesario de su trabajo 4 para un 7,4% y 5 se refiere sobre el ambiente y loa relación de trabajo para un 9,2%.

• Con respecto a la opinión de los últimos años 8 consideran que ha empeorado algo para un 14,8%; 20 consideran que ha mejorado algo para un 37% y 26 que ha mejorado bastante para un 48,1%.

• El 100% considera que mejo0rará la entidad en próximos años.

• En relación con los datos generales son 15 Mujeres y 39 hombres; de ellos 8 son Universitarios, 23 TM, 18 tienen el 12 grado y 5 el 9no; en años de trabajo de experiencia en el centro con menos de 5 años30, con más de l0 años 21 y de 25 ó más años 3.

Entrevista a los trabajadores de la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social (Anexo 4)

• De 54 trabajadores entrevistados arrojo que 30 saben lo que es organización para un 55,5%; 16 lo conocen más o menos para un 29,6% y 8 no saben definirla para un 14,8%.

• El 50% conocen lo que es la comunicación y el otro 50% más ó menos.

• 34 trabajadores para un 62,9% es de vital importancia la comunicación organizacional en una entidad; 10 para un 18,5% poco importante y el resto para un 18,5% nada importante.

• 20 trabajadores conocen la existencia de objetivos para el desarrollo de la comunicación organizacional en la entidad para un 37% y 34 tienen desconocimiento para un 62,9%.

• 7 trabajadores logran identificar la estructura dentro de la entidad que se encarga de la coordinación y gestión de comunicación, tanto hacia dentro como hacia fuera para un 12,9% y 47 no lo logran identificar para un 87%.

• 9 trabajadores según la ubicación en el organigrama está la posición que ocupa dentro del funcionamiento de la entidad para un 16,6%; 6 en recursos materiales para un 11,1%; 15 apoyo de la Dirección para un 27,7%; 20 en las funciones para un 37% y 4 en estudios de satisfacción de clientes para un 7,4%.

• 30 trabajadores valoran la comunicación organizacional en la entidad como buena para un 55,5%; 19 la consideran regular para un 35,1% y 5 mala para un 9,2%.

2.11 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Análisis de los resultados del Diagnóstico

A continuación se explican los resultados del diagnóstico de la organización, a partir del análisis de las técnicas aplicadas y los elementos de la misma que fueron analizados, en particular la Comunicación Organizacional.

Comunicación Organizacional

• La investigación arrojó la existencia de fallas en la comunicación de la organización, entre los trabajadores y cuadros, entre los propios trabajadores, entre las Sub. Direcciones, la cual no fluye adecuadamente, con predominio de la vertical descendente, con un peso importante de la informal y también existen rumores.

• Al analizar el nivel de utilización de la Nuevas Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones en la entidad, se aprecia que no existe un número elevado de esta, pero no se explotan adecuadamente, pues no existe una intranet, no hay cursos a Distancia, el correo electrónico en determinadas gestiones que redundarían en una disminución del gasto telefónico.

• Tienen solo un sistema informatizado, que es el de la dirección y tampoco se explota al máximo por no estar capacitados los trabajadores del área.

• Uno de los mayores problemas es el no contar con una pizarra telefónica.

• La causa de estas dificultades está en la inexistencia de una Estrategia de Comunicación Organizacional.

Dificultades

• Existen fallas en la comunicación organizacional, tanto horizontal como vertical, así como entre jefes y subordinados.

• Existen problemas de comunicación entre los miembros del Consejo de Dirección.

• Predomina la Comunicación descendente

• Tiene un peso importante la Comunicación informal

• No existe una estrategia de comunicación organizacional

• Existen muchos eslabones intermedios en la cadena de mandos y eso distorsiona la comunicación

• Existen dificultades en la comunicación entre las Sub. Direcciones.

• Las expectativas de los públicos internos y externos se han elevado considerablemente, lo que constituye un reto para sostener la posición alcanzada.

• Existen ruidos y rumores en la comunicación.

Entre los logros más importantes alcanzados se encuentran los siguientes:

• No existen contradicciones en el trabajo, e independientemente de que hay fallas en la comunicación interna, las relaciones interpersonales entre los trabajadores y entre estos y sus jefes son buenas.

• En la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social la responsabilidad con los públicos es alto, al igual que su sentido del deber y la consagración al trabajo; pero deben solucionar los problemas existentes con la comunicación para que la organización pueda continuar creciendo.

• Hubo coincidencia en que la atención a los trabajadores es adecuada, expresada en la estabilidad laboral de la mayoría.

• En sentido general, se opina que la organización se encuentra preparada para enfrentar los nuevos cambios, porque es una organización flexible, con un equipo de dirección nuevo que quiere lograr los objetivos de trabajos propuestos.

• Los integrantes del Consejo de Dirección logran trabajar en un ambiente de cooperación.

Como cuestión fundamental, se debe prestar atención a la elaboración de una estrategia de comunicación organizacional, con un plan de acciones bien definidas para la entidad y todas sus áreas.

Anális de los resultados de la Estructura Organizativa

Según los resultados arrojados sobre la estructura organizativa permitieron determinar que la estructura de la entidad no es funcional, pues en su Organigrama a pesar de que esta bien distribuido existen 2 Sub. Direcciones que son nomenclatura como cuadros del Poder Popular y sin embargo las 4 restantes Sub. Direcciones no son cuadros aprobados por el Poder Popular lo cual funcionan como especialistas principales no categorizados como cuadros por lo que distorsiona la comunicación, haciendo que no fluya adecuadamente.

Se puede observar el Organigrama de la organización en el ANEXO 1.

Anális de los resultados de la Observación participante.

La Puntualidad al arribar a la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social no es adecuada, existiendo impuntualidades al comienzo de la jornada laboral; los Saludos no son con la regla de la educación formal por lo que predomina el informal, en cuanto al Cumplimiento del horario no se cumple con lo que está establecido por la Resolución 187 y 188; el Clima reinante es un poço ruidoso debido a la entrada y salida del público externo a las Sub. Direcciones que es poça privada; la demora en recibir orientaciones no son muy factibles pues dependemos de las organizaciones nacionales del territorio y demás organizaciones como el Poder popular, el Inicio de la comunicación es de manera informal; los tema de la comunicación existentes son netamente laborales y muy pocos sociables; la comunicación no verbal a observar se manifiesta no teniendo una correcta postura y posición del cuerpo así como la posición de la cabeza, manifestaciones en la cara, la mirada no fija a los ojos, articulaciones en la manera de los brazos al atender a los públicos; al finalizar la jornada laboral los trabajadores no esperan el horario correspondiente de salida solo salen antes de hora, pues esto demuestra que existen oficinas que les falta iluminación y el mobiliario independientemente de que la mayoría no tiene condiciones, existen trabajadores que carecen del mismo y aún así no se limitan por darle cumplimiento a los objetivos de trabajo correspondientes.

Anális de los resultados de las Encuestas

La comunicación externa en la entidad según la encuesta, se desarrolla a través del sistema de mercadotecnia implantado. Los servicios que presta la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social, son con la finalidad de mejorar en lo posible las condiciones de vida de los públicos. Las limitaciones personales están dadas por razones de la imposibilidad que existe en el municipio de la demanda de empleo, entre otras. Contemplan, además, las prestaciones monetarias temporales , la falta de protección a determinados públicos como técnicos medios, obreros calificados , licenciados , ingenieros y público en general que requieren del apoyo de la sociedad para mantener un nivel adecuado en su calidad de vida.

Actualmente se perfeccionan los métodos y acciones para la solución de los problemas sociales en el municipio ampliando la cobertura que ofrecen las empresas de subordinación local y nacional y creando otros.

Anális de los resultados de las Entrevistas