Diagnóstico de comunicación organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo

Resumen

La presente investigación se desarrolla en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad y consiste en el diagnóstico de la comunicación Organizacional de la misma. Su objetivo general gira alrededor de diagnosticar el comportamiento de la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad a través del análisis de la conceptualización propia de comunicación, los canales, los mensajes, los flujos, la retroalimentación y el conocimiento de las principales directrices empresariales.

Se utilizó para ello una metodología cualitativa que enriquecieron los resultados en la que se realizaron análisis de documentos oficiales, encuestas, observaciones y entrevistas. Como principales resultados se encontraron que la comunicación en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad aún es entendida como transmisión efectiva de informaciones y que los canales de comunicación no son debidamente utilizados. Además, prima el flujo descendente y mediante este los mensajes mayoritariamente difundidos son de mantenimiento y tarea.

Los resultados obtenidos permiten una intervención futura que aportará mejoras en la comunicación organizacional a la vez que capacita al equipo directivo y sus trabajadores. Se recomienda aplicar el plan de acciones para la mejora continua de la comunicación organizacional durante el segundo semestre del 2010, y durante el 2011, elaborar la estrategia de comunicación organizacional y continuar esta línea de investigación.

Summary

The present work takes palace at the Municipal Social Security Administration in Trinidad and is based on the Institutional Communication diagnosis of this Institution. The main goal is aimed at diagnosing the behaviour of the Institutional Communication at the Municipal Social Security Administration in Trinidad through out the analysis of its concepts of communication, the channels, the messages, the flow, the feed-back and the knowledge of the main institutional directives.

A qualitative methodology was carried out that support the obtained results in which analysis of official documents, surveys, observation and interviews were made. The main results showed that the communication at the Social Security Administration in Trinidad is still considered as an effective mean of transmission of information and also that the communication channels are not properly used. Besides the descending flow is the one that prevails and the messages mainly spread through this channel have to do with tasks and sustenance.

The obtained results allow a future mediation that will contribute to the improvement of the institutional communication and at the same time will prepare the board of directors and workers. It is recommended to apply the institutional communication continuous improvement guide during the second semester of 2010 and during 2011, elaborate the institutional communication strategy and follow this line of investigation.

Introducción

La comunicación es indispensable para procurar y mantener las buenas relaciones en todos los ámbitos de nuestra vida, particularmente en la familia, el trabajo y con las personas más cercanas a nosotros. Aún así enfrentamos desacuerdos y discusiones sin sentido, provocando en ocasiones una ruptura en las relaciones con los demás. Entender y hacerse comprender, es un arte que facilita la convivencia y la armonía en todo lugar.

La organización es todo tipo de agrupación de personas unidas por un interés común, cuyos fines han de estar definidos con precisión y compartidos de una manera colectiva. Pueden diferir en dimensiones y propósitos tanto como lo demande la naturaleza del objetivo que las une, y tratarse de grandes empresas, instituciones, asociaciones gremiales, grupos más pequeños, fábricas, cualquier tipo de centro, con fines lucrativos o no. (Trelles, 2001)

La organización tiene varios objetivos: transforma, produce, retiene y mantiene a partir de su desarrollo. Aporta unidad a sus componentes, convirtiéndolos en un todo, y ofrece solidez y seguridad pues aporta equilibrio al sistema.

La comunicación es un fenómeno que se da naturalmente en toda organización, cualquiera que sea su tipo o su tamaño, y es el proceso social más importante. Sin ella, el hombre se encontraría aún en el primer escaño de su desarrollo, no existiría sociedad, cultura, ni civilización. El desarrollo de la especie no hubiera sido posible sin la aparición del lenguaje (verbal y no verbal, hablado y escrito), que contribuye a la capacidad del hombre para simbolizar, es decir, de representar de diversas maneras sus ideas y emociones para que sus congéneres las conozcan y, a su vez, puedan expresar las suyas. Entonces, si la Comunicación es consustancial a cualquier forma de relación humana, también será consustancial a la organización. No es posible imaginar una organización sin comunicación. Es su torrente sanguíneo.

Es de gran relevancia la comunicación organizacional. Esta como disciplina del campo de las ciencias sociales, centra su atención en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones, a fin de mejorar la interrelación entre sus miembros, y entre estos y el público externo; fortalecer la identidad y mejorar el desempeño de las entidades. (Trelles, 2001)

La utilidad de la comunicación organizacional está dada por las funciones que realiza en la organización y como otros aspectos centrales de la materia, también está sujeto a debate ¿Cuáles son en realidad las funciones de la comunicación organizacional? .En cuanto a las funciones de la comunicación organizacional, la tipología que proponen los especialistas que han tratado este tema (Daniel Katz y Robert Kahn, 1998), se enmarcan en dos contextos diferentes: uno a nivel de organización con las funciones de producción, mantenimiento, adaptación y dirección; y otro en el nivel de las relaciones interpersonales con funciones más específicas, como instrucciones de trabajo, razones fundamentales del trabajo, procedimientos organizacionales e información para inculcar el sentido de la misión. (Trelles, 2001)

Enraizadas a las características de la Comunicación Organizacional se encuentran varios tipos de teorías, cada una sujeta a los conceptos y particularidades de las diferentes ciencias que las crearon. Estas son:

• Teoría Clásica

• Teoría Humanista

• Teoría de Sistema

• Teoría Contingente

La primera se encuentra enmarcada en la centralización la toma de decisiones incluidas en los comunicados oficiales, acerca de qué se debe decir, cómo, cuándo, etc., y una cercana supervisión y control que esté alerta en caso de desviaciones. Esto, como sabemos, trae consigo dificultades importantes, como excesiva rigidez y formalismo, lo cual puede provocar una comunicación lenta e incluso poco oportuna, escasa en ocasiones y excesiva en otras (normas, reglamentos, manuales) y, sobre todo, orientada casi exclusivamente a temas de interés para la organización decidida desde arriba, sin dar mucha relevancia a las necesidades reales de los empleados.

La teoría humanista ve la comunicación desde una mirada de la escuela humanista. Desempeña un papel fundamental en diversos aspectos como: estilos de liderazgo, el análisis de estructuras y redes de comunicación, la formación de grupos formales e informales y el desarrollo de habilidades comunicativas por parte de la gerencia como único medio para conocer a la gente y sus necesidades, infundir confianza y establecer estilos participativos. En esta escuela, quizás como en ninguna otra, la comunicación organizacional es un elemento central y definitivo.

En la teoría contingente cualquier análisis organizacional debe incluir los factores situacionales y ambientales. Su punto de partida fue la tecnología y el estudio de Woodward. Esta plantea que a medida que la tecnología avanza el número de niveles administrativos aumenta, la cadena de mando se alarga y el área de control del jefe ejecutivo se amplia. Esta teoría da un peso muy importante a la influencia del medio ambiente o contexto, que analógicamente podría considerarse como el "estímulo". En cambio, la forma en que una organización se estructura y funciona puede tomarse como la "respuesta".

La comunicación en la sociedad asume un papel protagónico. Su enfoque es sinérgico, y generalmente su dirección está estrechamente vinculada a la máxima dirección de las entidades ; se logra un equilibrado uso de canales formales e informales, balance en la producción de mensajes de todo tipo, vinculados a tareas y a aspectos humanos, flujos de comunicación descendente, ascendente, horizontal y transversal, donde todos los eslabones están interrelacionados entre sí y se garantiza la retroalimentación, pues cualquier deficiencia en uno de los elementos del sistema afecta al resto. La organización funciona como un subsistema, parte de un conjunto mayor que constituye la sociedad en general, y con el que se encuentra relacionado dialécticamente.

Este modo de concebir a la organización y la comunicación dentro de ella, se acerca más a nuestra realidad, pero también resulta incompleto, pues no se tiene en cuenta con la fuerza necesaria, la dimensión cultural presente en todo proceso comunicativo.

La atención a este aspecto se estudia profundamente en la escuela simbólica interpretativa, que considera a la comunicación como un conjunto de procesos de construcción de significados compartidos, sin abandonar las ventajas del enfoque sistémico. Asigna roles igualmente importantes e intercambiables a emisores y receptores, y valora altamente el papel activo de estos últimos, relacionando su capacidad de recepción con el contexto socio histórico, político, cultural y económico en que está insertado y el lugar que ocupa en la sociedad. La comunicación se basa en el llamado rol taking, o intercambio de roles y en la construcción de significados compartidos en relación con acciones comunes. A diferencia de las escuelas mecánica y psicológica, el significado de las palabras y acciones debe ser interpretado simbólicamente a través de una experiencia común, en lugar de tomar como punto de partida el intento o deseo del emisor, o las posibilidades del filtro conceptual del receptor. (Trelles, 2001)

Las organizaciones son sistemas lo suficientemente complejos como para que podamos comprender sus disímiles subsistemas integrados sin restarle importancia a ninguno. El factor humano es uno de sus componentes principales sin subestimar el significado de otros enfoques. Por ello la dinámica humana es un elemento integrador de enlace entre la teoría organizacional y la práctica profesional transformadora. (Massanet, Orlando, p- 1)

En Latinoamérica distintos enfoques han concentrado la atención de los programas de las especializaciones en Comunicación Organizacional: el enfoque mecanicista fundamentado en la transmisión y recepción acuciosas del mensaje a través del canal, el psicológico basado en las intenciones y aspectos humanos de la comunicación donde se presume que existe una correlación lineal entre las cogniciones y el comportamiento; hasta el enfoque tecnócrata cuyo eje central es la comunicación como estrategia, que se basa en determinar un sistema de objetivos y criterios de acción destinados a orientar la actividad de la empresa apoyados en aspectos como la reingeniería y la calidad total. (Massanet, Orlando, p- 4)

Las organizaciones solas no pueden cambiar, siempre necesitan de un agente que las impulse. Parte de estos agentes son todas aquellas personas que realizan las diferentes funciones existentes en las mismas y todas ellas deben seguir la misma línea de cambio y estar profesionalmente preparadas para desarrollar esta función, tanto por su capacitación básica como por su experiencia profesional. Si una organización ha de cambiar y las personas son el agente de cambio, ellas también tienen que ir cambiando, y dentro de este proceso de cambio los dirigentes desempeñan un papel fundamental, lo cual solo se logra mediante la actividad de dirección ejercida a través de la comunicación.

Para lograr la preparación del capital humano y alcanzar estos logros es necesario hablar de la capacitación, que facilita el cambio. En este proceso de aportar conocimientos, habilidades y valores necesarios para cambiar a las personas (sus comportamientos, actitudes, etc) y preparar los cambios organizacionales que se lleven a cabo en las empresas, donde desempeña un papel de primer orden, la Comunicación Institucional, la que debe ser muy bien atendida por el equipo directivo.

Los Principios fundamentales de la comunicación organizacional son: Roll taking o adopción de roles y Feedback simultáneo o retroalimentación.

Para comprobar la eficacia de la comunicación, una persona debe recibir retroalimentación, ya que no se puede estar del todo seguro de si un mensaje fue eficazmente codificado, transmitido, decodificado y comprendido hasta confirmarlo por medio de la retroalimentación. Esta indica si el cambio individual u organizacional ha tenido lugar como resultado de la comunicación. Mediante la aplicación sistémica de métodos empíricos de investigación tales como: encuesta, entrevista, la observación y las técnicas participativas dando cumplimiento del componente investigativo y continúo.

Diariamente se observa que las organizaciones cambian su forma de influir en su capital humano al adoptar diversas técnicas de investigación y enfoques estratégicos en la búsqueda de la competitividad en un mundo cada vez más globalizado y cambiante. Se coincide con los criterios de Rendón, Fernández, Mirian: 2003, en su tesis de Maestría en Marketing y Comunicación al aseverar que la comunicación es como un factor fundamental que interviene en la organización, porque todo proceso organizacional se desarrolla a través de la comunicación, por lo tanto, esta es determinante en la dirección, el futuro y éxito de la misma. (Tesis de Maestría, Rendón, Miriam p: 3) Una empresa debe saber establecer su identidad y ser clara en su propuesta, algo que se logra cuando la comunicación se incorpora desde el principio en su sistema organizacional, tanto interna como externamente.

Así una organización necesita planificar  sus acciones comunicativas, ya que de ellas depende la guía hacia los objetivos de la empresa, recayendo sobre sus directivos ésta responsabilidad, que apunta a no dejar nada librado al azar, en cuanto a los mensajes destinados a los distintos públicos, a través de la coherencia como base fundamental. Algunos de los autores que han tratado este tema son:

Harold Koontz

"La comunicación se aplica a todas las fases de la administración, es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla". (1998:93)

Idalberto Chiavenato

"La comunicación es una actividad administrativa que cumple propósitos principales."Proporciona información y comprensión necesarias para que las personas puedan desempeñar sus tareas. Proporcionar las actitudes necesarias que promuevan la motivación, cooperación y satisfacción en los cargos".(1992:57)

Taylor (1993) opina que su aparición significa el rescate de un objeto de estudio abordado por diferentes disciplinas que estudian los grupos sociales, y a decir de la Doctora Irene Trelles en la obra antes citada, tienen un "eje fundamental que los interrelaciona, a saber, la comunicación organizacional"(2001:VI).

Los que la vinculan con el área de intercambio de información:

• Redding y Sanborn, 1964: Opinan que comunicación organizacional es "el hecho de enviar y recibir información dentro del marco de una compleja organización" (2000:23)

• Katz y Kahn, 1966: Opinan que comunicación organizacional es "el intercambio de información y la transmisión de mensajes con sentido"

(1998:44)

• Goldhaber, 1994: es "el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes". (2000:23)

Los que la conciben para perfeccionar las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones:

• Andrade de San Miguel por su parte la define "como el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre ésta y su medio". (1997:107)

Linda Putman, en la década del 70, plantea que la comunicación organizacional, como disciplina, surgió a partir de cuatro tradiciones de la comunicación en los Estados Unidos: la "comunicación del habla"; la persuasión (publicidad y propaganda juntas), el discurso público y la Teoría de la Comunicación Humana e identifica cuatro campos: la política, la retórica, la de procesamiento informativo y la cultural. En la década del 80, en unión con Jablin, Roberts y Porter (1989), adoptan la nomenclatura dada por Fischer (1982) y la clasifican en mecánico, psicológico; interpretativo-simbólico y sistémico.

Posteriormente han aparecido otras clasificaciones. Entre ellas tenemos la de Daniels, Spiker y Papa, quienes postulan la comunicación organizacional tradicional, la interpretativa y la crítica. Esta es asumida por Federico Varona, quien plantea la existencia de escuelas funcionalistas, críticas e interpretativas y se suma también Fernández Collado, quien incorpora las teorías críticas y posmodernas en su libro "La Comunicación Humana" (segunda edición).

Coincide con ellos Haberlas, 1983, quien las clasifica en empírico-analítica o positivistas, las interpretativas o fenomenológica-hermenéutica y lingüística y la dialéctica o sistemática de la acción o crítica.

Durante la práctica laboral, la Autora del Trabajo de Diploma ha constatado que existen problemas, fallas en la comunicación informal predominando ruidos y rumores que afectan la comunicación organizacional y la existencia de un buen clima laboral en el centro, desorganización laboral en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad.

Situación problémica

Se pudo apreciar que existen dificultades en la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, de la necesidad de realizar mejoras a la organización, comenzando por la comunicación que no es la adecuada y se decide hacer un diagnóstico de la situación que presenta la misma.

La situación problémica condujo al planteamiento del problema de investigación siguiente:

Problema

¿Cómo se comporta la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad?

Objeto de estudio El Proceso de la comunicación Organizacional.

Campo: La Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad.

Objetivo general

• Diagnosticar el Comportamiento de la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad

Objetivos específicos

• 1. Elaborar el marco teórico referencial derivado de la revisión sobre la Comunicación Organizacional, que sirva de soporte teórico de la investigación.

• 2. Diagnosticar el estado actual de la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, así como caracterizar la entidad objeto de estudio.

• 3.  Caracterizar la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad.

Premisa

La Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, es vertical descendente, y horizontal entre Sub. Direcciones , fluye adecuadamente con predominio informal, aunque no haya suficiente conocimiento de temas de comunicación existen trabajadores incorporados a la carrera de comunicación social donde se graduaran en años venideros, donde se espera que se adquieran conocimientos del término comunicación.

Los diagnósticos de comunicación organizacional, así como la aplicación de sistemas y manuales son instrumentos relativamente diferentes en el ámbito organizacional, a nivel mundial.

Las categorías de análisis, siempre utilizadas en la investigación cualitativa, constituyen pautas que alumbran la investigación; es decir, "son contructos abiertos y flexibles que pueden guiar una investigación.

Se procede a la operacionalización de la variable, que a los efectos de la presente investigación, es la Comunicación Organizacional y asumo el concepto dado sobre la misma por Irene Trelles cuando la define de la siguiente manera:

Según la estudiosa Irene Trelles, en su libro "Comunicación Organizacional", plantea: "La Comunicación Organizacional, como disciplina del campo de las ciencias sociales, centra su atención en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones, a fin de mejorar la interrelación entre sus miembros, y entre estos y el público externo; fortalecer la identidad y mejorar el desempeño de las entidades", (2001: VI)

Categorías

Comunicación Organizacional

Definición conceptual: " Comunicación Organizacional: como disciplina del campo de las ciencias sociales, centra su atención en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones, a fin de mejorar la interrelación entre sus miembros, y entre estos y el público externo; fortalecer la identidad y mejorar el desempeño de las entidades", (Trelles 2001: VI)

Definición operacional: la comunicación organizacional se define como el conjunto de acciones desarrolladas en el contexto interno de la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, con el fin de orientar, uniformar y sistematizar la actividad laboral, de manera que se cumplan satisfactoriamente los objetivos de la entidad, así como para instaurar y conservar las relaciones de sinceridad, integración y responsabilidad entre sus miembros.

Categoría

• 1. Concepto de comunicación

Subcategorías

La comunicación como proceso transmisivo

· La comunicación como proceso para compartir

Categoría

• 2. Flujos de comunicación (predominio)

Subcategorías

· Descendente

· Horizontal

· Ascendente

Categoría

• 3. Mensajes (propósito y funciones)

Subcategorías

· Mantenimiento

· Tarea

· Humanos

Categoría

• 4. Canales de comunicación

Subcategorías

· Utilización

· Importancia

· Canales creados por la institución o por los trabajadores

Características del diseño

El diseño utilizado fue cualitativo, se constató durante la práctica laboral, intencionalmente en el transcurso de la investigación. El objetivo del diseño fue describir las manifestaciones de la comunicación en la entidad. Para la realización de esta investigación se utilizó la metodología cualitativa, pues permitió a la autora comprender mejor como fluye la comunicación organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad. El diseño de investigación fue no experimental, se observan los fenómenos tal y como ocurren en su contexto natural, no se construye las situaciones, se observan ya existentes, no provocadas por el autor, a la percepción de los sujetos sin la manipulación de la variable de investigación, determinándose longitudinalmente, ya que se recolectó la información en períodos determinados.

En el desarrollo de la investigación se aplicaron los siguientes métodos y técnicas de investigación:

Métodos teóricos

Análisis – síntesis.

Análisis de documentos

Métodos empíricos

Revisión de documentos

Observación directa

La matriz DAFO

Revisión bibliográfica

Se aplicaron encuestas, entrevistas, observación de puestos de trabajo, documentos, informes, etc.

Métodos estadísticos

Cálculo porcentual como procedimiento matemático

Aporte Metodológico

Las técnicas y métodos empleados en este trabajo para la elaboración del diagnóstico pueden extenderse a otras investigaciones similares y la experiencia puede ser generalizada al Sistema de Trabajo de otros Municipios

Aporte Práctico

Se obtiene información que permite diseñar una estrategia capaz de perfeccionar la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad

Aporte Teórico

La concepción e implantación de un Diagnostico que permite el perfeccionamiento de la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, que puede ser generalizada a todo el sistema de trabajo, razón que justifica la presente investigación científica.

Justificación

Es conveniente porque contribuye a perfeccionar un enfoque científico la Comunicación Organizacional para su mejora continua en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, entidad subordinada al Poder Popular con una importante Misión que cumplir o garantizar un servicio confiable demandado por la población donde el trabajo es eminentemente comunicativo.

Relevancia social

El estudio del diagnostico de la Comunicación Organizacional en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad, posibilita trazar acciones para su mejora continua. Los estudios internacionales y nacionales consultados aseveran que contribuyen a perfeccionar el clima laboral, puede favorecer el crecimiento y desarrollo de esta organización subordinada al Poder Popular, sector de gran importancia, y además contribuye al mejoramiento del objeto social en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad. Es la primera vez que en la entidad se realiza un estudio de este tipo.

La tesis esta estructurada de la siguiente forma: portada, Introducción, 2 Capítulos, conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos

El capitulo I aborda el marco teórico referencial, donde primeramente se hace un recorrido por las distintas teorías y enfoques existentes sobre la comunicación organizacional, continuará enriqueciendo con la práctica histórico concreta de las diferentes organizaciones en su desempeño, quedando en manos de sus estudiosos, científicos y teóricos, el seguir desarrollando la publicación teórico-práctica, perfeccionando la teoría con las nuevas experiencias y sus aportes.

El capitulo II presenta el diseño metodológico asumido para realizar el Diagnostico de la Comunicación Organizacional destinado al análisis de los resultados de la investigación, parte de la situación problémica detectada y se estructura en dos momentos: En el primero se realiza un diagnóstico de la situación que presenta la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social de Trinidad y en el segundo se efectúa el resultado de la misma, así mismo se justifican los métodos y técnicas aplicados: la encuesta, entrevista y la observación. Luego las conclusiones y posteriormente las recomendaciones.

CAPITULO I

Reflexiones teóricas en torno a la comunicación organizacional

1.1 Antecedentes de la Comunicación Organizacional.

La comunicación organizacional es una de las disciplinas más jóvenes de las ciencias sociales y aún en nuestros días no es muy conocida. Comienza a conocerse en los años cincuenta, pero no es hasta la década de los setenta, con la publicación del libro Comunicación en la Organización, del especialista norteamericano Charles Redding, cuando por vez primera se aborda de manera teórica el estudio de la comunicación organizacional.

La comunicación organizacional resulta importante para profundizar las necesidades en torno a su naturaleza intercambio de informaciones, es indispensable para procurar mantener las buenas relaciones en todos los ámbitos de nuestra vida, particularmente en la familia, y el trabajo con las personas más cercanas a nosotros.

Es muy importante destacar que dentro de una entidad debe fluir una adecuada comunicación entre los jefes y sus subordinados, logrando una mayor productividad del trabajo y una alta eficacia y entendimiento realizando cambios y transformaciones en el trabajo.

En Cuba esta disciplina no se conoció con esta concepción ni denominación hasta hace muy poco, y como en otros países, sus antecedentes se remiten a las concepciones y prácticas en las esferas de la publicidad y las relaciones públicas, cuyos orígenes estuvieron muy vinculados al desarrollo de Ios medios de comunicación en el país y su consolidación en los años cincuenta.

Existen no muy pocos estudiosos de esta disciplina, que tiene como objeto de estudio, la sociología, psicología social, relaciones públicas, administración, informática, antropología, el desarrollo organizacional y la etnología. Como todas las disciplinas tiene defensores y detractores.

La Doctora Irene Trelles, en su libro "Comunicación Organizacional", plantea:

"La Comunicación Organizacional, como disciplina del campo de las ciencias sociales, centra su atención en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones, a fin de mejorar la interrelación entre sus miembros, y entre estos y el público externo; fortalecer la identidad y mejorar el desempeño de las entidades", (2001: VI), en tanto Taylor (1993) opina que su aparición significa el rescate de un objeto de estudio abordado por diferentes disciplinas que estudian los grupos sociales. Y a decir de la Doctora Irene Trelles en la obra antes citada, tienen un "eje fundamental que los interrelaciona, a saber, la comunicación organizacional"(2001: VI).

La comunicación siempre tiene una intención o propósito "El propósito de enviar mensajes dentro de la organización hace referencia por qué son enviados y a qué funciones específicas sirven" (Goldhaber, 1977:126).

La Comunicación Organizacional tiene varias definiciones, aunque en sentido general todas giran alrededor del mismo contenido. Independientemente de las limitaciones que puedan tener los teóricos que han abordado la comunicación organizacional y las discrepancias que podamos tener con algunos de los estudiosos de esta disciplina, todos tienen en común que reconocen la importancia de la comunicación para el éxito de una empresa, es una disciplina con un campo y objeto de estudio, con postulados teóricos y prácticos bien definidos, cuyo surgimiento está condicionado objetivamente por la necesidad que tienen las organizaciones de perfeccionar la comunicación entre todos sus miembros, a todos los niveles y direcciones, tanto interna como externa y aunque están dialécticamente interrelacionadas con otras ciencias sociales, eso no la limita, sino, la enriquece. Y su protagonismo se hará más evidente en la medida que se vayan afianzando las nuevas tendencias del management participativo. La Comunicación Organizacional es una de las disciplinas que más demandarán las empresas en el presente siglo.

Factores que influyen en la comunicación de las organizaciones.

Todos los factores que guardan relación con la comunicación interpersonal se aplican de igual modo dentro de las organizaciones. Para lograr una buena comunicación en ellas se requiere transmitir un mensaje exacto de una persona a otra o a otras. Una comunicación organizacional poco clara puede hacer totalmente ininteligible una idea o un proceso complejo.

La Comunicación Organizacional se encuentra influenciada por los siguientes factores:

-Los canales formales de comunicación influyen en su eficiencia: suele ser más difícil conseguir una gran compañía, pues inhiben el flujo libre de información entre los niveles organizacionales

-La estructura de autoridad ejerce influencia semejante en la eficiencia de la comunicación. El contenido y la precisión de esta también se ven afectados por las diferencias de autoridad entre los individuos.

-La especialización del trabajo facilita la comunicación dentro de los grupos diferenciados, los miembros de un mismo grupo tienden a compartir una jerga común, los horizontes del tiempo, las metas, las actividades y los estilos personales.

-La propiedad de la información es el dominio que tienen ciertos individuos de la información y conocimientos exclusivos sobre su puesto.

-Las redes de la comunicación son una serie de canales, en una organización o grupos por medio de los cuales viaja la comunicación.

Tipos de Comunicación Organizacional.

Derivado de los factores, se pueden diferenciar de forma más exacta los tipos de comunicación existentes en la disciplina de la Comunicación Organizacional, los cuáles son:

La comunicación vertical es cualquier comunicación que asciende o desciende por la cadena de mando de una empresa. La ascendente suele ser filtrada, condensada o modificada por los del nivel medio quienes consideran que protegen a los administradores de nivel superior contra datos no esenciales y a veces para evitar perjuicios que recaigan sobre ellos, por lo que la comunicación vertical puede ser a menudo imprecisa o incompleta.

La comunicación descendente comienza en la alta dirección y fluye hacia abajo, desde la alta administración hasta llegar a los trabajadores de línea y al personal que tiene actividades de supervisión. Esta comunicación puede tener un rico contenido de información y una posible retroalimentación del líder a los demás miembros del grupo.

La comunicación ascendente suministra información a los niveles superiores que incluyen los niveles de avance, sugerencia, explicaciones y peticiones de ayuda o decisiones.

La comunicación lateral es la cantidad sustancial de comunicación que fluye lateralmente dentro de la organización, para coordinar las actividades de esos grupos diferentes, pero interrelacionados. Este tipo de comunicación lateral puede ser por canales formales e informales. Cuando se establecen canales de comunicación formales entre personas de un mismo nivel o entre los que ocupan niveles diferentes en distintas secciones de una organización, su objetivo es facilitar la coordinación y la eficacia general de toda la organización.

La comunicación lateral informal asume a menudo la forma de rumor que existe en todas las organizaciones.

El profesor Keith Davis ha comprobado que:

• a. Los rumores tienden a ser exactos

• b. El rumor se transmite en forma verbal

• c. Los rumores pueden transmitir gran cantidad de información

• d. Los rumores corren con más rapidez que las comunicaciones

• e. El rumor tiene influencia.

La comunicación organizacional podemos dividirla en Interna y Externa

La primera va dirigida a los integrantes de la organización, precisa la comunicación al interior de las organizaciones, se refiere a todo el proceso de la comunicación producida dentro de la institución y entre sus actores, dígase los trabajadores, los directivos de todos los niveles o los diferentes dispositivos existentes o creados por la institución para su funcionamiento.

Dicho funcionamiento sería imposible si en la organización no fluyera el intercambio de la información sobre la realidad, la organización de la interacción y la aparición de necesidades, aquellas para cuya satisfacción existe la institución y todas las que en suma la posibilitan de un modo u otro.

Muchas excelentes empresas en todo el mundo cuentan con una eficiente gestión de la misma, presente de una forma u otra en el establecimiento de las relaciones entre los diferentes actores de la empresa u organización como factor fundamental para su competitividad.

El desarrollo de una eficaz comunicación interna da coherencia y credibilidad a la imagen corporativa de la empresa. Cada vez se demanda con más fuerza lograr que los trabajadores sean los propios protagonistas en su organización, creando un clima de implicación e integración de las personas y al mismo tiempo incrementando su motivación e identificación. De la forma de su interrelación dependerá el éxito de toda la empresa.

Una buena comunicación hace cada vez más eficiente la administración de cualquier organización, porque el buen desempeño de los grupos está en función de la información que posean acerca de las metas a alcanzar y por supuesto, de sus motivaciones, por esto, no se deben aplicar técnicas inadecuadas para ejecutar la misma. Se debe emitir y recibir la información adecuada y necesaria para los trabajadores cuando se actúa como emisor; ser preciso, claro, explicativo y directo para que la comunicación entre las personas sea eficaz.

Es importante para un Director conocer que cada persona es diferente del resto, que nadie es igual a nadie porque todos poseen su propia personalidad, habilidades, gustos, actitudes, debido a diferentes factores, de índole psicológica, cultural, ambiente familiar; entorno en que se desenvuelve, entre los que se encuentran la edad, el sexo, la apariencia física, la educación, la religión, la política, etc. Esto debe tenerse en cuenta para lograr un grupo homogéneo en su organización, donde impere la simpatía, entendimiento, colaboración y sentido de pertenencia entre sus miembros.

Por excelente que sea una idea, si no se trasmite a quien debe actuar sobre ella, de nada serviría. Cuando las personas dominan sus metas y las razones que impulsan a los directivos en la toma de decisiones, se eleva la confianza y la buena voluntad de los empleados.

En el entorno actual y para la supervivencia de cada una de las empresas se precisa de una nueva filosofía que abandone la confrontación por la colaboración y que integre en un solo ente a directivos y trabajadores y es en este nuevo contexto que la comunicación interna deviene en factor básico para hacer de la participación una realidad, pues exige una información compartida, transparente, y en constante fluir en todas las direcciones.

La Comunicación externa va dirigida a las relaciones públicas, relaciones de ventas, publicidad, etc. Es también muy importante y no se puede descuidar porque tiene que ver con la imagen e identidad de la organización y cómo es percibida en su entorno.

Sin embargo, a pesar de sus diferencias, todos coinciden en la gran importancia de la comunicación organizacional para el desempeño de las organizaciones.

En todas las acciones de los seres humanos está presente la comunicación, por lo que esta requiere una atención especial en las organizaciones, tanto en las relaciones interpersonales, como en las organizacionales entre empresas y sus trabajadores, así como entre la organización y su entorno, todo ello con el objetivo de mejorarla.

Igualmente en todas las organizaciones existe en menor o mayor grado la delegación de autoridad, lo que implica una mayor complejidad en su estructura jerárquica; sin embargo, tales circunstancias pueden ser controladas por una buena planeación administrativa

Funciones de los canales de la comunicación organizacional

-Recibir y transmitir mensajes

-Retener información.