Manual de rendición de cuentas de los recursos del Municipio Dr. José María Vargas (página 2)

En la casilla fecha transacción se coloca, en la primera columna, el día, en la segunda el mes en forma numérica y en la tercera los dos últimos números del año.

En la columna de Proveedor se coloca el nombre de la empresa o persona que nos vendió o brindó el servicio.

En la columna de Descripción se incluye un detalle resumido de la compra o servicio.

En la columna de valor del comprobante, se coloca el valor final de la factura (incluido impuesto si lo hubiera)

En la columna acumulada se coloca la suma de la línea anterior del Acumulado y el Valor de esta transacción.

En la columna Tipo se coloca el código numérico del tipo de gasto al que corresponde el comprobante de acuerdo con la tabla que se incluye más adelante.

– El Resumen por Actividad y Tipo de Gastos del proyecto (AB-2).

En la columna # se coloca el número de orden que tiene la actividad en el Plan de Trabajo.

En la columna de Actividad se coloca el nombre de la actividad.

En la columna de tipo, se coloca el código del tipo de gasto según la tabla que se inserta más adelante.

En la columna de Tipo de Gasto se coloca el texto del tipo de gasto según la misma tabla.

En la columna Presupuesto se coloca el valor que tiene la actividad y el tipo de gasto en el Plan de Trabajo.

En la columna Acumulado Anterior se coloca el valor del acumulado actual del trimestre anterior.

En la columna Valor se coloca el valor del total de los gastos en esta actividad y tipo de gasto. Para calcular este total se deben sumar todos los valores de las transacciones de AB-1, correspondientes a esta actividad cuyo código de tipo de gasto coincide con el código que se está registrando en AB-2.

En la columna Acumulado Actual se coloca el valor de la suma del Acumulado Anterior y el Valor.

En la columna Saldo del Presupuesto se coloca el valor de la diferencia entre el Presupuesto y el Acumulado Actual.

En cada línea deberá colocarse una actividad y tipo de gasto y, cuando se cambie de actividad, en la línea siguiente se deberán totalizar los valores de Presupuesto, Acumulado Anterior, Valor, Acumulado Actual y Saldo del Presupuesto.

Al finalizarse todas las actividades se deberá totalizar en una línea aparte los totales de las líneas de totales de actividades.

– El Resumen por Actividad y Desembolsos del proyecto (AB-3).

A diferencia con el formulario anterior, aquí en lugar de colocarse el Presupuesto, se coloca el Desembolso recibido por cada actividad.

Otra diferencia de este formulario AB-3 con el anterior, AB-2, es que aquí no se dan informaciones a nivel de tipo de gasto sino solamente a nivel de actividad (una línea = una actividad).

Cada una de estas partes tendrá un modelo que será dado a cada ejecutante del proyecto con la anticipación debida.

Como puede observarse las informaciones de los formularios se obtienen en forma encadenada: las informaciones del AB-1 (Transacciones) se obtienen directamente de los comprobantes de compras y gastos, las informaciones del AB-2 (Resumen por Actividad y Tipo de Gasto) se obtienen del AB-1 más el presupuesto (Plan de Trabajo), las informaciones del AB-3 (Resumen por actividad y desembolsos) se obtienen del AB-2 más los desembolsos recibidos.

6. Junto con el informe financiero deberán ser presentados todos los comprobantes de gastos originales mencionados en el formulario de transacciones, en el orden presentado en dicho formulario. La falta de presentación de un comprobante originará que no se reconozca el gasto realizado por parte de la tesorería (o administradora de fondos).

7. Los gastos estarán clasificados de acuerdo a la tabla que se incluye a continuación y que deberá coincidir con la clasificación del Plan de Trabajo del proyecto.

Comprobantes

1. Para ser aceptado un comprobante de gastos, además de estar hecho en un formato pre-impreso o impreso en computadora, deberá contener, como mínimo, la siguiente información: logotipo o nombre de la empresa o persona proveedora del servicio o material, fecha del comprobante, nombre del vendedor, nombre del comprador, detalle de la compra o servicio adquirido, valor unitario y total, total del comprobante, firma y cédula de identidad del vendedor.

2. Serán aceptados como comprobantes, siempre que contengan las informaciones antes mencionadas, facturas originales de empresas o personas, facturas genéricas o recibos (estos últimos solo para caso de reembolso de gastos de servicios, como el transporte, los pagos por servicios, etc.)

Desembolsos

1. Los desembolsos trimestrales sólo serán hechos una vez recibidos y aprobados los informes del trimestre anterior.

2. El primer desembolso será hecho una vez recibido y aprobado el Plan de Trabajo del proyecto.

3. Para los proyectos que se extiendan por más de un trimestre, al valor del último desembolso se le retendrá el 10% del valor total del proyecto el que le será entregado a la organización una vez haga llegar a la Alianza los informes finales técnico y financiero.

Rendición de Cuentas a la Contraloría Como Ente Rector

La rendición de cuentas a entes de control es un tipo de rendición de cuentas horizontal según lo planteado anteriormente, es un tema débil a nivel constitucional, se centra en las cuentas que deben presentar los gobernadores a la Contraloría del Estado. Tampoco en las leyes se prevé la rendición de cuentas al órgano contralor, sin embargo la ley de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal identifica no sólo a quien la CGR debe rendir cuenta, sino que precisa a los mismos entes que se establecen en la ley contra la corrupción, como sujetos que deben rendir cuenta al órgano de control fiscal que determine la CGR.

La Rendición de Cuentas a entes especializados en el control se considera muy importante según algunos autores, para O"Donnell (2001:8) tiene las siguientes ventajas respecto a las agencias de balance: "pueden ser preactivas y continuas en su actividad. Otra es que por esta razón, pueden ser eficaces en prevenir o disuadir acciones ilegales de las agencias que supervisan. Otra ventaja es que para cumplir sus funciones, las agencias asignadas pueden invocar criterios profesionales antes que partidarios o "políticos". Finalmente por su carácter continuo y profesionalizado, estas agencias pueden desarrollar capacidades que les permiten examinar complejas cuestiones de políticas estatales". Considera además el autor que las instituciones que ejercen control asignado pueden facilitar la accountability vertical, así conceptualiza el seguimiento realizado por la sociedad. En este sentido encontramos que en Venezuela, los entes contralores están en la obligación de promover el control social, el capítulo VII de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, está dedicado al fomento de la participación ciudadana por parte de la Contraloría General de la República en el sistema de control (AN, 2001b).

En cuanto a la Rendición de Cuentas a la Defensoría del Pueblo, en la ley que rige este órgano, si bien no queda expresamente establecida la obligación de rendir cuentas por parte del aparato público, en el artículo 15 (AN, 2004a) se establece que es competencia de la defensoría del pueblo "Solicitar a las personas e instituciones indicadas en el artículo 7 de esta Ley, la información o documentación relacionada al ejercicio de sus funciones, sin que pueda oponérsele reserva alguna y, formular las recomendaciones y observaciones necesarias para el cumplimiento de sus objetivos", el artículo 7 abarca a todos los órganos y entes del Poder Público. Queda implícito de este modo la posibilidad que tiene la Defensoría del Pueblo de exigir rendición de cuentas, aunque la redacción crea condiciones para que sea un proceso no sistemático, sino cuando lo requiera la Defensoría del Pueblo, lo cual a nuestro juicio es una debilidad institucional, si tenemos en consideración la responsabilidad de este órgano respecto al ejercicio de control sobre la calidad de los servicios públicos, los cuales abarcan no sólo al Poder Ejecutivo, sino a todos los poderes.

Los Recursos Como Objeto de Rendición de Cuentas

El manejo de los recursos como objeto de la Rendición de Cuentas se encuentra establecido a nivel constitucional en el artículo 315, cuando se establece que: "En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles de Gobierno, (se) establecerá de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos o funcionarias públicas responsables para el logro de tales resultados. Éstos se establecerán en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño, siempre que ello sea técnicamente posible. El Poder Ejecutivo, dentro de los seis meses posteriores al vencimiento del ejercicio anual, presentará a la Asamblea Nacional la rendición de cuentas y el balance de la ejecución presupuestaria correspondiente a dicho ejercicio".

Los recursos financieros como objeto de rendición de cuentas de los Ministros a la Asamblea Nacional se encuentran también previstos en el artículo 79 de la LOAP, cuando se establece: "Acompañada de la memoria, cada ministerio presentará una cuenta que contendrá una exposición de motivos, los estados contables mensuales y el resultado de las contabilidades ordenadas por la ley. La cuenta se dividirá en dos secciones: cuenta de rentas y cuenta de gastos", aquí los recursos constituyen un objeto de rendición de cuentas al lado de la gestión. La situación es diferente en la ley contra la corrupción la cual centra la atención en bienes y gastos; a pesar de haberse inspirado esta ley en la de la Contraloría General de la República, el objeto de la rendición de cuentas se reduce a los bienes y recursos materiales, mientras que la contraloría se refiere a los resultados de la gestión. Tener como objeto de rendición de cuentas los bienes y recursos si bien es importante, especialmente en tiempos de bonanza fiscal y de altos niveles de corrupción, deja de lado, al menos no lo trata, la exigencia de cuentas, respecto a la relación del uso de los medios con las necesidades, como lo recomiendan las nuevas concepciones de la ética. El Poder Electoral por su parte tiene la obligación de rendir cuentas, sólo sobre el balance de la ejecución presupuestaria, lo que a nuestro juicio es una debilidad institucional por la importancia del organismo para la transparencia democrática.

Quedan sin precisar como objeto de la Rendición de Cuentas en el nuevo marco institucional venezolano, dos cuestiones, en primer lugar las necesidades de los ciudadanos, no sólo de los electores y los usuarios como lo promueve la NGP, con una concepción del ciudadano como cliente (Ochoa y Montes de Oca, 2004: 470), sino de todos los ciudadanos, es decir las necesidades de quienes por diversas razones, entre éstas la exclusión, no son electores ni usuarios. En esta perspectiva los programas de gobierno deben ser considerados como un resultado sobre el cual se rinde cuentas en función de las necesidades de los ciudadanos, en otras palabras, no está previsto en el nuevo marco institucional venezolano dar cuenta de la correspondencia entre programas y necesidades sociales, asumir esto significa avanzar en la democracia social.

Procedimiento Para Rendición de Cuentas

Tradicionalmente en Venezuela se ha rendido cuentas a través de un documento escrito denominado Memoria y Cuenta, de gran volumen, como hemos dicho en páginas anteriores, prolífero en exposición de actividades, acompañado algunas veces de una presentación personal, con escasas posibilidades de acceso por parte del público. Se trata de un documento que generalmente se aprueba y pasa a formar parte de los archivos de quienes por ley deben recibir cuentas, sin ninguna evaluación, salvo en aquellos casos en los cuales exista expreso interés en desaprobarlo.

Si se parte de que existen dos medios básicos de comunicación: la de masas y la directa (Ochoa et al., 1998), se encuentra que la CRBV previó sabiamente la comunicación de masas cuando el sujeto receptor de cuentas son los electores, en cuyo caso estableció que la rendición de cuentas debe ser pública, además de transparente y periódica. En cuanto a la rendición pública que debe hacer la administración pública a los ciudadanos, la carta magna no hace referencia a cómo debe rendirse cuentas.

La ley que prevé rendición de cuentas a los ciudadanos es la Ley contra la corrupción, la cual en su artículo 9 identifica el uso de medios de comunicación directos al establecer la elaboración de informes de fácil manejo y comprensión para ponerlos a disposición en las oficinas de atención al público, pero al mismo tiempo en el referido artículo se estipula que el informe detallado debe difundirse por cualquier medio impreso, audiovisual ó informático, este último es sin duda un medio masivo, de este modo se combinan medios directos para quienes visiten las oficinas de atención al público y medios de comunicación masivos. La misma ley en su artículo 20 prevé que todos los órganos y entes del Poder Público nacional deben rendir cuenta a través de un informe público para acceso de cualquier ciudadano, sin más definiciones respecto al medio público. Rendir cuentas pública significa a nuestro juicio dar posibilidades a todos los ciudadanos, como dice Ugalde al definir la transparencia (citado por Guerrero, 2003), es la práctica de colocar la información en la "vitrina pública".

No obstante, el tema de los medios a través de los cuales se debe rendir cuenta a los ciudadanos y a los electores amerita una mayor precisión desde el punto de vista legal, la constitución sienta las bases al establecer la exigencia de rendición de cuentas públicas, pero la ley contra la corrupción que es la única que identifica a los ciudadanos como receptores de rendición de cuentas por parte de todos los órganos y entes del Poder Público nacional, es vaga y confusa.

En cuanto a los medios a utilizar en el proceso de rendición de cuentas a la Asamblea Nacional, la CRBV prevé que se realice a través de un mensaje cuando se trata del Presidente de la República y Memoria y Cuenta cuando son los ministros los que deben rendir cuenta. Las leyes identifican una Memoria y Cuenta en el caso de los ministros (Cuadro 2) y un Informe anual, cuando es el Contralor General de la República. Se trata de medios en principio de comunicación directa, sin embargo el desarrollo de la informática y las comunicaciones electrónicas ha permitido que del contacto directo con los Diputados se pase a medios de comunicación de masa, al ser colocada la información en la página web de la Asamblea Nacional.

2.3 Bases Legales

LEY ORGANICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA Y DEL SISTEMA NACIONAL DEL CONTROL FISCAL

CAPITULO IV: DE LAS CUENTAS

Articulo 51: quienes administren, manejen o custodien recursos de los entes y organismos señalados en el articulo 9, numerales 1 al 11, de esta ley, estarán obligados a formar y rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestión, en la forma, oportunidad y ante el órgano de control fiscal que determine la Contraloría General de la República, mediante Resolución que se publicara en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Tienen igual obligación quienes administren o custodien, por cuenta y orden de los referidos entes y organismos, recursos pertenecientes a terceros. La rendición de cuentas implica la obligación de demostrar formal y materialmente la corrección de la administración, manejo o custodia de los recursos.

Articulo 52: quienes administren, manejen o custodien recursos de cualquier tipo afectados al cumplimiento de finalidades de interés público provenientes de los entes y organismos señalados en el articulo 9, numerales 1 al 11, de esta ley, en la forma de transferencia, subsidios, aportes, contribuciones o alguna otra modalidad similar, están obligados a establecer un sistema de control interno y a rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestión de acuerdo con lo que establezca la Resolución indicada en el articulo anterior. Los administradores que incurran en irregularidades en el manejo de estos fondos serán sometidos a las acciones resarcitorias y sanciones previstas en esta Ley.

Articulo 53: el cuentadante que cese en sus funciones antes de la oportunidad fijada para la formación y rendición de cuentas, previo a la separación del cargo, esta igualmente obligado a formarla y rendirla, de conformidad con lo previsto en el articulo 51 de esta Ley.

Articulo 54: cuando por cualquier causa el obligado a formar y rendir la cuenta no lo hiciere, el órgano de control fiscal competente ordenara la formación de la misma a los funcionarios o empleados de la dependencia administrativa que corresponda, sin perjuicio de las sanciones previstas en esta Ley.

Cuando la formación de la cuenta se haga por funcionarios o empleados distintos del obligado a rendirla, por fallecimiento del cuentadante, los herederos de este y los garantes o sus herederos, tendrán derecho a intervenir en aquella.

Articulo 55: El Contralor General de la República, mediante resolución que se publicará en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, dictará las instrucciones y establecerá las políticas, normas y criterios, así como los sistemas para el examen, calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de ingresos, gastos y bienes de los entes y organismos señalados en el articulo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, y de los recursos administrados por entidades o personas del sector privado, provenientes de dichos entes y organismos, para cumplir finalidades de interés publico.

Artículo 56: corresponde a los órganos de control fiscal, dentro del ámbito de sus competencias, y de conformidad con la resolución a que se refiere el artículo anterior, el examen selectivo exhaustivo, así como la calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas.

Artículo 57: las cuentas deberán ser examinadas por el órgano de control fiscal en un plazo no mayor a cinco (5) años contados a partir de la fecha de su rendición. Si del resultado del examen la cuenta resultare conforme se otorgara el fenecimiento de la cuenta.

En aquellos casos en que se detecten irregularidades en las cuentas, el órgano de control fiscal ejercerá, dentro del ámbito de su competencia, las potestades para investigar y hacer efectivas las responsabilidades establecidas en la presente Ley.

Articulo 58: como consecuencia de los resultados del examen de cuentas, los órganos de control fiscal, dentro del ámbito de sus competencias, formularan reparos a quienes hayan causado daños al patrimonio de la República o de los entes u organismos señalados en el articulo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, por una conducta o misiva o negligente en el manejo de los recursos que le correspondía administrar, así como por la contravención del plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos que comprenden el control interno.

Artículo 59: el fenecimiento de las cuentas operara de pleno derecho, una vez transcurrido el plazo indicado en el artículo 57 de esta Ley. En estos casos, salvo disposición expresa de la Ley, no podrán ser ejercidas las acciones sancionatorias y resarcitorias previstas en esta Ley, en relación con las operaciones a que se refiere la cuenta, todo sin perjuicio de la imprescriptibilidad del las acciones judiciales dirigidas a sancionar los delitos contra el patrimonio público.

Si las acciones sancionatorias o resarcitorias en esta Ley, son ejercidas dentro de un plazo de cinco (5) años a que se refiere el articulo 57 de esta Ley, el fenecimiento de otorgara cuando sea enterado al patrimonio del ente u organismo afectado el monto de reparo o si dichas acciones son desestimadas de manera definitivamente firme.

Artículo 60: cuando se determinen defectos de forma que no causen perjuicios pecuniarios, el órgano de control competente formulara las observaciones pertinentes con el fin de que se hagan los ajustes correspondientes, sin perjuicio de que pueda otorgar el fenecimiento.

Artículo 9: están sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República:

• 1) Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Publico Nacional.

• 2) Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Publico Estadal.

• 3) Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Publico en los Distritos y Distritos Metropolitanos.

• 4) Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Publico Municipal y en las demás entidades locales previstas en la Ley Orgánica del Régimen Municipal.

• 5)  Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Publico en los Territorios federales y Dependencias Federales.

• 6) Los Institutos Autónomos Nacionales, Estadales, Distritales y Municipales.

• 7) El Banco Central de Venezuela.

• 8) Las Universidades Públicas.

• 9) Las demás personas de derecho Publico Nacionales, Estadales, Distritales y Municipales.

• 10)  Las sociedades de cualquier naturaleza en la cuales las personas a que se refieren los numerales anteriores tengan participación en su capital social, así como las que se constituyen con la participación de aquellas.

• 11)  Las fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos públicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores o en las cuales tales personas designen sus autoridades, o cuando los aportes presupuestarios o contribuciones efectuados en un ejercicio presupuestario, por una o varias de las personas a que se refiere los numerales anteriores representen el cincuenta porciento (50%) o mas de su presupuesto.

RENDICION DE CUENTAS Y ASPECTOS GENERALES DE CONTROL

Forma de presentación de una rendición de cuenta.

Debe presentarse en carpetas con ganchos, separadas, debidamente identificadas de acuerdo a cada orden de pago recibida del Ejecutivo Municipal, crédito adicional o traspaso de fondos según sea el caso.

Las carpetas serán identificadas en la caratula de la siguiente forma: Número de la orden de pago, monto de la orden de pago y monto de la rendición en el caso de ser rendición parcial.

A las carpetas se les colocara cartulina con numeración consecutiva (ejemplo. Municipal X/Y) identificando que es la carpeta X de un numero total de Y.

Se presentara la rendición en original y dos (2) copias.

• Carpeta original será remitida a Contraloría Municipal dentro de los cinco (5) días hábiles, después recibida por la Unidad de Auditoria Interna.

• Copia numero uno (1), será firmada y devuelta a la dirección administrativa o al ente que efectué la rendición.

• Copia numero dos (2), será archivada por la Unidad de Auditoria Interna. Esta carpeta no contendrá copia de los comprobantes emitidos ni de sus soportes. Los demás anexos serán iguales a los entregados en la carpeta original.

Los comprobantes deben presentarse en original por partidas en renglones separadas.

Los ingresos propios deben presentarse en rendición de cuentas en las cuales deben cumplir con todos los requisitos exigidos.

Presentar en forma mensual ante la Dirección de Control de la Administración Descentralizada adscrita a la Contraloría General del Estado Táchira relación de ingresos propios que percibe.

Indicar en la rendición de cuentas en formato de relación anexo el saldo pendiente o el reintegro si fuese el caso.

Recaudos que debe acompañar la rendición de cuentas.

• Oficio emanado por la Dirección de Administración o el ente que efectué la rendición el cual debe tener la fecha actualizada, el día que en que es remitido a la Unidad de Auditoria Interna.

• Relación de comprobantes por órdenes de pago, por partidas archivadas en orden correlativo.

• Copia de solicitud de pago directo.

• Copia de orden de pago.

• Copia de los Estados de Cuenta de las Entidades Financieras donde se depositan los fondos y de donde son girados los gastos- (Manejo de Fondos).

Requisitos que deben llenar los comprobantes para la Rendición de cuentas.

• 1- Los comprobantes deben ser originales: se denomina comprobante a la orden de compra, solicitud de pago directo, comprobante de egreso, orden de pago, cotizaciones, facturas, contratos (en caso de ser parte de la primera rendición de cuentas), entre otros.

• 2- Todo comprobante debe contener numeración pre-impresa y consecutiva.

• 3- Los comprobantes deben contener fecha de emisión; la cual no puede presentar borrones, ni enmendaduras, ni ser colocadas después de la emisión del comprobante.

• 4- Los comprobantes deben tener sello de cancelado, el cual será colocado en el cuerpo de la misma, en el caso de que el tamaño de la factura sea muy pequeño y el colocar el sello no deje visible el contenido de la misma, se procederá a colocarlo en el reverso. El sello de cancelado se debe llenar colocando: cheque Nº, Banco, Cuenta, Nº, orden de pago y fecha.

• 5- El gasto debe ser imputado correctamente, de acuerdo al Clasificador de Partidas emitidas por la ONAPRE.

• 6- El concepto del gasto debe ser claro y preciso describiendo correctamente el bien o servicio adquirido, indicando marca, tipo, modelo, serial, cantidad, precio unitario, porcentaje de descuento, tipo de descuento, peso, condiciones de pago, costo total unitario, porcentaje de impuesto, tipo de impuesto, costo total.

• 7- En el caso de servicios indicar los meses o periodo que corresponda, en detalle el trabajo desarrollado (Informe avalado por Jefe de la Unidad) y en el caso de reparaciones muebles, identificar estos con el número consecutivo del bien mueble con el cual se lleva el control en el formulario BM-2 Inventario Físico de Bienes Muebles.

• 8- En el caso de reparaciones o adquisición de activos, identificar el tiempo de garantía en la orden de compra.

• 9- Todo comprobante debe contener fecha efectiva de cobro, así como también firma o impresión digital en caso de que lo requiera. Cuando la firma sea ilegible debe escribir el nombre debajo de la firma o debajo la impresión digital.

• 10- Al comprobante deberá ser anexada autorización del beneficiario, en caso de no efectuar el cobro personalmente.

• 11- El gasto debe ser conformado con la firma original de los funcionarios autorizados, al efecto además colocar los respectivos sellos (Alcalde- Administrador, entres otros).

• 12- Los comprobantes no deben presentar borrones, tachaduras ni enmendaduras.

• 13- Los comprobantes no deben presentar errores de cálculo.

• 14- Los precios deben ser justos y razonables así como exigir las garantías necesarias y suficientes.

• 15- Presentar las cotizaciones de precios en adquisiciones de bienes o prestación de servicios de acuerdo con la siguiente tabla:

• a) Para la adquisición de bienes o contratación de servicios por un monto menor a ciento veinte Unidades Tributarias (120 U.T) se requerirá una (01) cotización.

• b) Para la adquisición de bienes o contratación de servicios por precios estimados de ciento veinte Unidades Tributarias (120 U.T) a ciento setenta Unidades Tributarias (170 U.T) se requerirá de dos (02) cotizaciones.

• c) Para la adquisición de bienes o contratación de servicios por precios mayores a ciento setenta Unidades Tributarias (170 U.T) hasta mil cien Unidades Tributarias (1100 U.T) se requerirá de tres (03) cotizaciones.

Cuando la adquisición de bienes o contratación de servicios los produce vende o presta un solo fabricante o proveedor, o cuando las condiciones técnicas de determinado bien o servicio, excluyan toda posibilidad de competencia, bastara con la prestación de una (1) cotización.

• 16- Las facturas y recibos deben elaborarse en papelería del proveedor o contratista, cumpliendo con las normas exigidas por el SENIAT. En el caso de que la facturación no contenga logotipo o membrete de la empresa, el recibo debe indicar el nombre completo, dirección exacta del mismo y señalar el número del RIF del proveedor.

• 17- Cuando haya donaciones o dotaciones de artículos a terceros debe anexarse Acta de Entrega con sus respectivas firmas y sellos de los otorgantes y receptores.

• 18- En el caso de viáticos, los mismos deben calcularse de acuerdo a la tabla vigente, especificando uso, destino y tarifa diaria, así como también venir conformado por el funcionario autorizado y firmado por el beneficiario. Anexar copia de la Cedula de Identidad y memorándum del Jefe de la Unidad el cual esta adscrito solicitando los viáticos.

• 19- Las personas beneficiadas de pasajes aéreos o terrestres deben anexar además de las facturas el respectivo boleto.

• 20- En el caso de suministro de combustibles y lubricantes, los comprobantes deben indicar el modelo y numero de la placa del vehículo, firma y numero de cedula de identidad del funcionario que recibe el servicio.

• 21-  Las órdenes de compra mayores a ciento veinte Unidades Tributarias (120 U.T) serán verificadas y selladas por la Unidad de Auditoria Interna.

• 22-  La Unidad de Auditoria Interna, en el momento de la recepción de lo adquirido en el Municipio. Deberá tener impreso sello de recepción de mercancía el cual indicara recibido por un Funcionario Autorizado por la Dirección de Administración, Cedula de Identidad numero, firma. Y por la Unidad de Auditoria Interna recibido por Cedula de Identidad numero firma y fecha.

• 23-  Los cheques anulados deben presentarse en original junto con el comprobante respectivo.

• 24- Todo comprobante de pago debe anexar su respectiva orden de compra o de servicio, las cuales tienen que elaborarse con fecha anterior al mencionado comprobante.

• 25- Para la apertura de Caja Chica debe anexar la correspondiente Acta de creación así como también la normativa del manejo de las mismas, indicando el nombre de la persona responsable del Fondo y presentando para tal efecto la fianza o caución según la resolución Nº 078 de fecha 28-10-2002, emitida por la Contraloría General del Estado Táchira.

• 26-  Los pagos por concepto de alquileres de bienes muebles e inmuebles deben presentar el contrato de arrendamiento.

• 27- Los pagos por concepto de alquiler del local para eventos especiales deben indicar claramente el concepto de la celebración siempre y cuando sea estrictamente institucional además lista de los asistentes conformado por un Funcionario autorizado del Municipio y memorándum de solicitud realizada por el Órgano dentro del Municipio encargado de realizar el evento.

• 28-  Los pagos por concepto de: servicios profesionales de terceros debe presentar copia de dicho contrato así como informe final del trabajo realizado y memorándum del Jefe de la Unidad solicitante.

• 29-  Se deben manejar cuenta bancaria en forma separada para los aportes del ejecutivo y otra para los ingresos propios.

• 30-  Todo cheque debe ser emitido "NO ENDOSABLE" única y exclusivamente a favor del proveedor indicar en la factura o recibo.

• 31-  Todo cheque debe ser emitido colocando el tiempo de caducidad "Caduca 30 días".

• 32-  En caso de que sea necesaria anexar copia de factura en una orden de pago original, deberá colocarle un sello donde se especifique: numero de la orden de pago, número de la partida; siempre y cuando sea de la misma rendición de cuentas.

• 33-  En caso de la impresión de cualquier sello en un comprobante, se debe tener la precaución de que este no sea colocado sobre cifras monetarias o términos escritos lo que imposibilite su visualización.

DESPACHO DEL CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA.- CARACAS, 28 DE NOVIEMBRE DE 1996. RESOLUCION Nº 01-00-00032.

186º Y 137º.

El Contralor General de la República de conformidad con lo dispuesto en el articulo 77, numeral 1 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y en ejercicio de la atribución que le confiere el numeral 4 del articulo 16 del Reglamento Interno de este Organismo Contralor .

Considerando:

• 1. Que la Contraloría General de la República es el órgano rector de los sistemas de control externo e interno de la Administracion Pública Nacional, Centralizada y Descentralizada, y en tal carácter, debe dictar las normas e instrucciones y formular las recomendaciones necesarias para el funcionamiento coordinado de dichos sistemas, siendo la información suministrada por la Contabilidad parte importante para el ejercicio de dichos controles;

• 2. Que el ejercicio de las competencias reconocidas por los artículos 73 al 76 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República al Ejecutivo Nacional, a los Institutos Autónomos, a las Universidades Nacionales, a los Establecimientos Públicos, al Banco Central de Venezuela, a las personas jurídicas de Derecho Público y a esta Contraloría, debe ajustarse a las normas generales a las que se refiere el numeral 1del articulo 77 de la misma Ley.

• 3. Que es necesario dotar al sector público de un marco normativo que regulo su contabilidad, constituido por reglas, preceptos, pautas, disposiciones y criterios básicos que sustente el diseño prescripción y establecimiento de los sistemas y procedimientos de contabilidad, dentro de un proceso de reforma y modernización que conlleve a unificarlos, con fundamento en los pronunciamientos térmicos en materia de contabilidad, adaptados a las peculiaridades de los entes públicos.

Resuelve dictar las siguientes:

NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PÚBLICO

CAPITULO I: Disposiciones generales

Articulo 1º.- se definen como normas generales de contabilidad del sector publico los supuestos fundamentales conceptos básicos o postulados que tienen por propósito que la contabilidad de los organismos y entidades a que se refieren los numerales 1 al 6 del articulo 5º de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, logre el objetivo de producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, veraz, útil y oportuna sobre las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afecta, todo ello con el objeto de facilitar el proceso de toma de decisiones en relación con dicha entidad económica.

Articulo 2º.- los sistemas de contabilidad que establezca el Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio de Hacienda, los establecidos por los Institutos Autónomos y los correspondientes a los Estados, Municipios, Territorios Federales y Distrito Federal, de conformidad con lo previsto en los artículos 73, 74 y 76 de la Ley Orgánica de la Contraloría Genera de a República, respectivamente, deberán sujetarse a las presentes normas generales, las cuales constituyen el marco básico de referencia en el proceso de panificación, desarrollo, implantación y mantenimiento de la contabilidad del sector publico.

Articulo 3º.- la contabilidad del sector público se llevará conforme a las disposiciones legales y reglamentarias, y a los Principios de Contabilidad del Sector Público descritos en el Capítulo II de las presentes normas, los cuales se fundamentan en las normas básicas y principios de contabilidad de aceptación general, adaptados a la naturaleza de las actividades financieras y económicas que realizan los organismos y entidades sujetos a control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República.

CAPITULO II: Principios de Contabilidad del Sector Público

Articulo 4º.- los sistemas de contabilidad del sector público deberán sujetarse a los siguientes principios:

1.- ENTIDAD: Debe definirse claramente la entidad contable, la cual esta constituida por la unidad económica identificable, con o sin personalidad jurídica y con presupuesto propio, creada para cumplir determinadas metas y objetivos, conforme al ordenamiento jurídico que la origina.

2.- CONTINUIDAD: Se presume que toda entidad contable realiza una actividad continua con proyección de futuro, excepto que su instrumento jurídico de creación limite su existencia a un plazo determinado o la extienda solamente por el tiempo que requiera, al cumplimiento de un objetivo específico.

3.- REGISTRO: los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que existan vacios u omisiones en la información y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información.

4.- PERIODO CONTABLE: la situación financiera y los resultados de las operaciones de los entes deben presentarse en forma periódica y por lapsos iguales a un año coincidente con el ejercicio fiscal salvo el primer periodo que pudiera tener una duración menor, a los efectos de hacer posible la comparación de los datos de un ejercicio con otro. La información contable deberá indicar claramente el periodo a que se refiere.

5.- REVELACION SUFICIENTE: los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible toda la información necesaria que exprese los resultados y la situación económica financiera del ente, de manera tal que facilite a los usuarios la toma de decisiones pertinentes, igualmente, deben relevarse las políticas contables más importantes seguidas por el ente.

6.- IMPORTANCIA RELATIVA: la información procesada y presentada por la contabilidad incluirá aquellos aspectos cuya revelación sea importante. Una partida contable tendrá importancia relativa cuando un cambio en su presentación, evaluación, descripción o en cualquiera de sus elementos pudiera modificar el análisis o la toma de decisiones basada en los estados financieros. La aplicación de este principio no podrá implicar en ningún caso a transgresión de normas legales.

7.- PRUDENCIA: al efectuar el registro de una transacción o hecho financiero se debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados más prudentes o conservadores. Se deben contabilizar los ingresos y gastos que supongan riesgos previsibles o perdidas eventuales.

8.- UNIFORMIDAD: El riesgo contable y los estados financieros deben elaborarse mediante la aplicación en el tiempo de los mismos principios, normas y procedimientos de contabilidad, a los fines de que la información sea comparable. Todo cambio de importancia será revelado mediante notas a los estados financieros que expongan la naturaleza y razones del mismo y cuantifiquen sus efectos.

9.- PRECIO DE ADQUISICIÓN: los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar al valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio, representado por la suma de efectivo pactada o su equivalente, como si se hubiesen adquirido de contado y pagado en efectivo, salvo cuando se autoricen, por los organismos competentes o por disposición legal, otros métodos de valuación alternativos, en cuyo caso deberá revelarse el método de valuación adoptado. Las cifras de los estados financieros representaran valores históricos o modificaciones de ellos sistemáticamente obtenidos.

10.- CAUSADO Y DEVENGADO: los gastos e ingresos serán reconocidos para su registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente, haya o no movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse exigible el pago de la obligación correspondiente y un ingreso se considera devengado cuando se adquiere el derecho a percibir una determinada cantidad de recursos.

11.- UNIDAD Y UNIVERSALIDAD: la contabilidad fiscal o pública constituirá un sistema único e integral que cubra todas las operaciones financieras de los entes públicos. Se podrán constituir subsistemas de contabilidad para algunas actividades o proyectos, siempre y cuando estén debidamente integrados con el sistema principal.

12.- DUALIDAD ECONÓMICA: constituirá la representación contable de los recursos de los que dispone el ente público para la realización de sus fines y de las fuentes que originaron dichos recursos.

13.- REGISTRO E IMPUTACIÓN PRESUESTARIA: la contabilidad registrará de acuerdo con el plan de cuentas que se prescriba y las normas que al efecto se dicten, la obtención de los ingresos y la ejecución de los gastos autorizados en el presupuesto del ente publico, los cuales deberán imputarse a las correspondientes partidas presupuestarias, de conformidad con las normas y criterios que establezca la Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE). Las transacciones presupuestarias de gastos deberán registrarse en la contabilidad por el sistema de partida doble en todas sus etapas, es decir, autorización del gasto, establecimiento del compromiso, reconocimiento de la obligación o gasto causado, ordenación o solicitud de pago y extinción de la obligación. Así mismo, las transacciones relativas a los ingresos deberán registrarse en sus etapas devengadas y recaudadas. La contabilidad controlara e informara permanentemente sobre los resultados de la ejecución, comparativamente con las asignaciones presupuestarias.

14.- CORRELACION DE INGRESOS Y GASTOS: el sistema de contabilidad debe permitir evidenciar la relación entre los gastos realizados y los ingresos necesarios para su financiamiento dentro de un ejercicio. El resultado económico patrimonial del ejercicio estará constituido por la diferencia entre los ingresos y los gastos realizados.

15.- PRINCIPIOS CONTABLES SUPLETORIOS: en caso de situaciones no previstas en los anteriores principios, se tomara como marco de referencia los Principios de Contabilidad de Aceptación General emitidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.

Articulo 5º.- Cada ente público aplicara con imparcialidad los principios de contabilidad previstos en estas normas, de modo que la información de los hechos económicos sea equitativa indistintamente de su destinatario.

CAPITULO III: De los requisitos de la información contable

Articulo 6º.- la información contenida en los estados financieros periódicos que se elaboren deberá cumplir los requisitos que se indican a continuación:

1.- IDENTIFICACION: la información contable se refiere a entes públicos perfectamente definidos en cuanto a su actividad económica, a momentos o lapsos temporales identificados y a transacciones específicas de carácter económico y financiero.

2.- OPORTUNIDAD: la información contable debe ser del conocimiento de los usuarios oportunamente y en las circunstancias que determine la normativa legal y reglamentaria, a los fines de adoptar las decisiones que se estimen convenientes.

3.- CLARIDAD: la información contable debe ser presentada en forma clara y sencilla a los fines de facilitar su utilización por parte de los diferentes destinatarios.

4.- RELEVANCIA O PERTINENCIA: la información contable debe ser completa por lo que es necesario incluir todos los datos pertinentes e informaciones adicionales que pueden incidir en la toma de decisiones del ente público.

5.- ECONOMICIDAD: la información contable que se proporcione a los destinatarios debe ser procesada bajo el criterio de costo-beneficio en cuanto al mayor o menor nivel de detalle.

6.- OBJETIVIDAD: La información contable debe procesarse utilizando métodos y procedimientos que impidan al máximo el uso de criterios subjetivos.

7.- VERIFICABILIDAD: el sistema de contabilidad debe generar información susceptible de control y revisión a nivel interno o externo.

8.- IMPARCIALIDAD: la información contenida en los estados financieros debe registrarse con criterio neutral e imparcial a fin de no distorsionar o tergiversar indistintamente de su destinatario.

9.- UTILIDAD: la información producida por la contabilidad debe ser eficaz y eficiente, su contenido debe ser significativo, relevante, veraz y comparable, de modo tal que sirva para satisfacer razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios.

10.- CONFIABILIDAD: la información contable debe reunir requisitos de certidumbre tal que le otorgue, frente a los usuarios, el carácter de creíble y válida para adoptar decisiones pertinentes.

CAPITULO IV: De los sistemas de contabilidad fiscal

Articulo 7º.- El Ejecutivo Nacional por Órgano del Ministerio de Hacienda elaborara los sistemas de contabilidad para todos los ramos y organismos a que se refiere el numeral 1 del articulo 5º de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República de conformidad con lo dispuesto en el articulo 73 de dicha Ley y en estas normas, y los someterá a la aprobación de esta Contraloría antes de su implantación, salvo lo previsto en el artículo 74 de la misma Ley.

Las instrucciones y modelos mediante los cuales el Ministerio de Hacienda prescriba los libros, registros y formularios de contabilidad que deben ser utilizados se publicaran en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.

Articulo 8º.- todas las operaciones que afecten la Hacienda Publica debe ser objeto de registro contable.

Los registros que se prescriban pueden ser llevados mediante sistemas de procesamiento electrónico de datos siempre que incluyan efectivos controles internos contables, adecuadas pistas o rastros de auditoria, control lógico de archivos y programas mediante el uso de claves de acceso, suficiente respaldo de los archivos de las transacciones, así como normas y procedimientos formales de desarrollo y mantenimiento de los sistemas de procesamientos de datos. Los libros podrán conformarse con salidas de sistemas de procesamiento electrónico de datos, siempre que tengan carácter oficial y hayan sido autorizados por el órgano competente. Los organismos y entidades de la Administracion Central podrán establecer adicionalmente los sistemas de información y los registros estadísticos que se consideren necesarios.

Articulo 9º.- toda transacción financiera dará lugar a un registro simultáneo, por partida doble en el debe y en el haber, por valores iguales, afectando las cuentas que correspondan según la naturaleza de la operación. Por tanto, la contabilidad mantendrá la igualdad básica: activo igual a pasivo más patrimonio.

Articulo 10º.- los registros en la contabilidad fiscal deben estar respaldados por los documentos de soporte que determine la normativa legal y reglamentaria así como por las instrucciones dictadas por los órganos competentes, como consecuencia de los sistemas de contabilidad que se prescriban.

Articulo 11º.- la labor de implantación de los sistemas de contabilidad prescritos por el Ministerio de Hacienda corresponde a las dependencias del Ejecutivo y la misma deberá efectuarse dentro del lapso que a tales efectos fije el Ministerio de Hacienda al prescribirlos.

El Ministerio de Hacienda atenderá las consultas que en cada caso le sean efectuadas por las dependencias que en cada Ministerio sean responsables de la implantación.

Articulo 12º.- el Ministerio de Hacienda al momento de prescribir los Sistemas de Contabilidad Fiscal deberá establecer los lapsos dentro de los cuales las dependencias del Ejecutivo podrán exponer sus razonamientos sobre los aspectos que estimen inconvenientes en su aplicación y las recomendaciones pertinentes. El Ministerio de Hacienda evaluara y decidirá al respecto comunicando a la dependencia las instrucciones del caso.

Articulo 13º.- sin perjuicio de la competencia de la Contraloría General de la República, el Ministerio de Hacienda velara por el cumplimiento de las disposiciones que prescrito en materia de Contabilidad Fiscal y realizara evaluaciones periódicas de los sistemas implantados a los efectos de su actualización.

Articulo 14º.- el Ministerio de Hacienda al momento de prescribir los sistemas de contabilidad establecerá las responsabilidades y delegaciones en materia de habilitación y legalización de los libros registros y formularios.

Articulo 15º.- a los fines de la centralización de la contabilidad de todas las dependencias que administren, custodien o manejen fondos o bienes nacionales, prevista en el articulo 75 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, los estados financieros deberán presentar los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de los entes públicos, y a los efectos de la presentación de los estados financieros consolidados, el Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio de Hacienda, efectuara las eliminaciones de las transacciones reciprocas entre ellos.

Articulo 16º.- el Ministerio de Hacienda deberá prever en los sistemas de contabilidad que prescriba todos los aspectos normativos y procedimientos necesarios a los efectos de la formación y rendición de cuentas por parte de los Ministerios y demás organismos ejecutores del Presupuesto Nacional en la forma y oportunidad que determine la Contraloría General de la República.

CAPITULO V: Disposiciones transitorias.

Articulo 17º.- mientras se establecen los sistemas de contabilidad fiscal de conformidad con lo previsto en el artículo 138 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, permanecerán vigentes las Instrucciones y Modelos sobre Contabilidad prescritos por el Organismo Contralor.

Articulo 18º.- la centralización de las cuentas de todas las dependencias que administren, custodien o manejen fondos o bienes nacionales seguirá a cargo de la Contraloría General de la República hasta el termino del ejercicio fiscal correspondiente a la entrada en vigencia de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

CAPITULO VI: Disposiciones finales

Articulo 19º.- la Contraloría resolverá las consultas que le sean formuladas en materia de su competencia referidas a la contabilidad fiscal y velara por el cumplimiento de las presentes disposiciones. Asimismo, recomendara las modificaciones y ordenara los ajustes que fueren necesarios en los sistemas y registros de contabilidad fiscal, en los entes públicos sujetos a su control, los cuales estarán obligados a incorporarlos en los lapsos que se le fijen.

Articulo 20º.- la Contraloría vigilara el proceso de centralización de cuentas y emitirá su pronunciamiento acerca de los estados financieros que elabore el Ejecutivo Nacional. Asimismo, orientara la formación y vigilara la actualización de los inventarios de bienes de la Administracion Pública.

Articulo 21º.- se derogan las Normas Generales sobre Contabilidad Fiscal dictadas por el Contralor General de la República mediante Resolución Nº 399 de fecha 02 de Diciembre de 1975, publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 30.861 de esa misma fecha.

Articulo 22º.- las presentes normas generales comenzaran a regir a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.

Sistema de Variables

Para Hernández, Fernández y Baptista (2.006) "una variable es una propiedad que puede variar, y cuya variación es susceptible de medirse u observarse". (p. 143). Esto significa que por medio del sistema de variables se puede tener si se quiere un método de medición o referencia mediante el cual se puedan dictaminar los parámetros que van a regir un trabajo de investigación.

Sabino, (1997) opina que la operacionalización "constituye el eslabón indispensable que permite verificar en la práctica las proporciones del marco teórico elaborado, la actividad que posibilita acercarse a la realidad para adquirir la información necesaria". (p. 47). Lo anterior implica la necesidad de determinar los elementos indicadores que permitan cubrir la información correspondiente a cada una de las variables, en este caso, las referidas a la Propuesta de un manual de rendición de cuentas de los recursos a la Contraloría del Municipio Dr. José Maria Vargas.

Al respecto la USM (2001), expresa que "la definición operacional de la variable representa el desglosamiento de la misma en aspectos cada vez más sencillos que permitan la máxima aproximación para poder medirla, estos aspectos se agrupan bajo las denominaciones de dimensiones e indicadores" (p. 36). En atención a esta orientación, el siguiente cuadro se muestra las variables de este estudio, los cuales están soportados en los siguientes objetivos: (a) Diagnosticar las necesidades que posee la Contraloría del Municipio Dr. José Maria Vargas, en cuanto a la rendición de cuentas de los diferentes recursos, (b) Identificar las debilidades en cuanto a rendición de cuentas presentes en la Contraloría Municipal de la Alcaldía Dr. José Maria Vargas, Institutos Autónomos y Consejos Comunales, (c) Analizar los principales aspectos teóricos relacionados con la contabilidad, rendición de cuentas, objetivos y parámetros organizacionales, (d) Valorar mediante una encuesta la información que posee el personal que labora en la Alcaldía del Municipio Dr. José Maria Vargas acerca de los manuales de rendición de cuentas de los diferentes recursos, (e) Elaborar un manual de procedimiento para la Contraloría del Municipio Dr. José María Vargas, (f) Determinar la factibilidad técnica, operativa, económica e institucional que tendrá la propuesta de un manual para la rendición de cuentas de los recursos, a través de la Alcaldía Dr. José Maria Vargas.

El estudio presentó características observables que se identificaron como variables. En tal sentido, Tamayo (2000, p. 112) expresa: "Se denomina variable a un aspecto o dimensión de un fenómeno que tiene como característica la capacidad de asumir distintos valores".

Según estos valores, variable independiente, "Es la que antecede a la variable dependiente, es decir, las condiciones manipuladas por el investigador a fin de producir cierto efecto". La variable dependiente, "Es la que se presenta como consecuencia de una variable antecedente, que se considera independiente, la cual es manejada por el investigador".

En consecuencia las variables del presente estudio son.

Variable Independiente: Manual de Rendición de Cuentas.

Variable Dependiente: Los recursos del Municipio Dr. José María Vargas.

Cuadro de Operacionalización de Variables

Glosario de Términos

Tomando como referencia el Sitio Web WWW.Wikipedia.es, se citan a continuación algunos aspectos y términos que guardan relación con la temática de estudio:

Comprobante: es la factura o recibo que nos permite comprobar el gasto o la compra realizados.

Cuenta: f. Acción y efecto de contar. Cálculo u operación aritmética. Cuenta de multiplicar. Pliego o papel en que está escrita alguna razón compuesta de varias partidas, que al fin se suman o restan. Depósito de dinero en una entidad financiera.

Manual: (Del lat. manualis). adj. Que se ejecuta con las manos. Fácil de manejar. Libro en que se compendia lo más sustancial de una materia. Libro en que los hombres de negocios van anotando provisionalmente y como en borrador las partidas de cargo o data, para pasarlas después a los libros oficiales, si están obligados a llevarlos, por ejercer el comercio.

Metodología: es la forma en que se ha llevado a cabo la ejecución de una actividad. Por ejemplo, la metodología para realizar una publicación puede comprender pasos como el diseño de la publicación, la aprobación del diseño, la impresión de la publicación y su distribución.

Presupuesto: es el cálculo que nosotros hacemos, al realizar nuestro Plan de Trabajo, de cuanto dinero pensamos gastar en cada uno de los componentes del proyecto: actividades y tipos de gastos por actividad.

Productos: son todos aquellos resultados de las actividades del proyecto, que pueden ser medidos de alguna forma: memorias de las reuniones, publicaciones (folletos, videos, fotografías), resultados de encuestas, resultados de capacitaciones y resultados de ejecución en campo (hectáreas sembradas, libras de pargo obtenidas, bienes adquiridos).

Proveedor: es el nombre la persona o empresa que brinda un servicio o vende algo a la organización.

Rendición: (Del lat. redditio, -onis). f. Acción y efecto de rendir o rendirse. Producto o utilidad que rinde o da algo. Cantidad de moneda acuñada durante un período determinado, y que no ha obtenido aún del Gobierno la autorización necesaria para su circulación.

Transacción: es la realización de una compra o un gasto relacionado con una actividad. La transacción debe estar respaldada por un comprobante de esa compra o gasto. La suma de los valores de las transacciones de una actividad nos dará el resumen de la actividad.

CAPITULO III

Marco metodológico

El Capitulo III contempla la descripción de los distintos métodos, técnicas y procedimientos que se seguirán durante el desarrollo del estudio. Esta selección permite tener una visión clara de lo que se pretende estudiar, los alcances y el cómo se realizará el estudio. Al respecto, Méndez (2001, p. 134), señala que "este aspecto tiene que ver con la planeación de la manera como se va a proceder en la realización de la investigación". En este sentido, es importante destacar que el grupo investigador prestará especial atención a la selección de un diseño que favorezca el desarrollo del estudio, de acuerdo a las intenciones de la investigación.

No obstante, el marco metodológico es el apartado del trabajo que dará el giro a la investigación, es donde se expone la manera como se realizará el estudio, los pasos para realizarlo, su método. Según Buendía, Colás y Hernández (1997, p. 29) en la metodología se distinguen dos planos fundamentales; el general y el especial. En sentido general, es posible hablar de una metodología de las ciencias aplicables a todos los campos del saber, que recoge las pautas presentes en cualquier proceder científico riguroso con vistas al aumento del conocimiento y/o a la solución de problemas. Por otro lado, en cuanto a las metodologías especiales, son el resultado de la diversidad estratégica que existe en cada ciencia concreta.

Del mismo modo, entender la investigación como un factor de generación de conocimiento y estratégico de desarrollo, implica conocer claramente su definición desde la óptica de lo que se espera lograr utilizándola; según Tamayo y Tamayo, (2000, p. 45), señala que: "la investigación es un proceso que mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna para entender, verificar, corregir o aplicar el conocimiento", de acuerdo a esta definición la investigación se establece desde un punto de vista científico que permite interpretar el conocimiento con perspectivas de acuerdo a una necesidad.

3.1 Nivel de Investigación

Para la presente investigación es necesario determinar una definición que permita entender la investigación con un espectro más profundo, así se define, según Narváez (2001, p. 19), "la investigación como un proceso intencional de construcción de nuevos conocimientos que permite interpretar los fenómenos del medio en interacción con sujetos que también se transforman de manera amplia y completa en beneficio de la sociedad". Sin embargo, la investigación se vislumbra como una herramienta esencial en el desarrollo de las realidades que se quieren ampliar, mejorar ó modificar para los cambios necesarios en beneficio de la sociedad y del mismo individuo, a través de la construcción del conocimiento que se define como la esencia de la exploración de toda investigación que busque aportar a la transformación de una realidad.

Por su parte, el estudio llevado a cabo basa sus principios en una investigación descriptiva, pues según Dankhe (1986, p. 43), "Proporciona al investigador mayor información sobre el problema, es decir, mediante esta investigación, se define clara y profundamente la situación del problema", y debido a que el presente trabajo esta dirigido a proponer un manual de rendición de cuentas de los recursos a la Contraloría del Municipio Dr. José Maria Vargas, ofreciendo una visión general de las características del fenómeno propuesto.

Al respecto, y de acuerdo con Tamayo y Tamayo (1998, p. 49), señala respecto a las investigaciones con diseño descriptivo que:

Se ocupa del análisis e interpretación de los datos que han sido reunidos con un propósito definido, el de la comprensión y solución de problemas. La investigación descriptiva puede ser utilizada para identificar metas u objetivos y señalar los caminos por los que pueden ser alcanzados.

No obstante, esta modalidad presenta un diagnóstico de la situación en cuanto a la propuesta llevada a cabo por el grupo investigador, con la indagación de los lineamientos, parámetros y factibilidad que se genere con el desarrollo del mismo.

3.2 Diseño de Investigación

Es importante señalar que ésta, es una de las fases más importantes del trabajo investigativo, debido a que este capítulo permite demostrar las fases que se seguirán en el desarrollo del mismo. En este sentido, el diseño de la investigación es de campo. Según lo afirma Cohén y Nagel (citados en Altuve, 1990, p. 76), "El estudio de campo es un proceso sistemático, riguroso y racional de recolección, organización, tratamiento, análisis, presentación de datos, e información recabados a través de una estrategia directa". En consecuencia, el proyecto se orientará hacia la investigación real del problema, ya que se pretende proponer un manual de rendición de cuentas de los recursos a la Contraloría del Municipio Dr. José Maria Vargas.

Cabe destacar además, que Santiago Zorrilla Arena, en su libro titulado Introducción a la Metodología de la Investigación (ED. Melo S.A., México DF, Julio de 1988, p. 44), señala que:

En los diseños de campo los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo. Estos datos, obtenidos directamente de la experiencia empírica, son llamados primarios, denominación que alude al hecho de que son datos de primera mano, originales, producto de la investigación en curso sin intermediación de ninguna naturaleza.

Finalmente, se concluye que la presente investigación se encuentra basada en una investigación de tipo descriptivo de campo. Según lo afirma Tamayo y Tamayo (Ob. Cit.: 132):

La investigación descriptiva de campo comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o procesos de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes, o sobre una persona, grupo o cosa, se conduce o funciona en el presente.

Con esta investigación se busca no sólo la presentación sistemática del diagnostico de la situación, sino que, además, apunta hacia la propuesta de algunas recomendaciones orientadas hacia la solución del problema planteado. Así mismo, dentro de las posibilidades con que cuenta el grupo investigador, se considera solicitar el apoyo de algunos profesionales en el área de la administración y Contraloría Municipal, de manera tal que se pueda facilitar la propuesta orientada y dejar plasmada una solución optima y eficiente que permita el mejoramiento de la Rendición de Cuentas de los recursos manejados en la Alcaldía del Municipio Dr. José Maria Vargas.

Por lo anteriormente expuesto, este trabajo de tipo investigativo tiene como objetivo metodológico el planteamiento de algunas de las técnicas más adecuadas para lograr una descripción idónea de las diversas muestras que se tomaran con la finalidad de realizar un análisis que permita conocer todas las características de una investigación.

En este mismo orden de ideas, se busca realizar una investigación acorde a los lineamientos de un proyecto factible. Utilizando para ello lo que la Universidad Pedagógica Experimental Libertador UPEL (2003, p. 16), plantea al respecto:

Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo variable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales, puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos, pueden llegar hasta la etapa de las conclusiones sobre su viabilidad.

Por esta razón el proyecto inquiere proponer un manual de rendición de cuentas de los recursos a la Contraloría del Municipio Dr. José Maria Vargas. Dada la naturaleza del estudio como proyecto factible, es posible considerar algunos aspectos necesarios que permitan abordar y desarrollar los pasos a seguir, lo cual guarda un orden lógico y sistemático. En este sentido, se seguirán las fases propuestas por Orozco, Labrador y Palencia (2002, p. 184). A tal efecto, se cumplirán tres fases:

Fase I Diagnóstico: Esta etapa del proyecto percibe la recolección de datos que previamente organizados e interpretados permiten detectar las debilidades del diagnóstico, lo que sirve para el desarrollo de la investigación. Para ello, es pertinente gestionar el aporte de información de diferentes fuentes mediante el uso de variados instrumentos a objeto de obtener perspectivas de la realidad estudiada.

Fase II Factibilidad: El estudio de factibilidad de la presente investigación permite que esta sea puesta en práctica, porque la elaboración de la misma es con atención a las necesidades que se detectan en la población seleccionada. La factibilidad se determina por el apoyo que se ofrece a la propuesta a nivel institucional, técnico, económico y social, a fin de determinar la viabilidad de la aplicación que posee.

Fase III Diseño de la Propuesta: Luego de realizarse el diagnóstico de las necesidades detectadas y una vez formuladas las conclusiones y recomendaciones se procederá a diseñar la propuesta centrada en establecer los lineamientos para la aplicación un manual de rendición de cuentas de los recursos a la Contraloría del Municipio Dr. José Maria Vargas.

3.3 Modalidad de la Investigación

En este capitulo se hizo necesario el conocimiento de todo lo relacionado al tipo de diseño o método a ser elegido para la investigación; cual pudiese ser su población y muestra; cuales serán las técnicas de recolección de los datos, el procesamiento de los mismos y su análisis e interpretación para validar los resultados.

Por ende, en toda investigación científica según Balestrini (1997), lo define como:

La instancia referida a los métodos, las diversas reglas, registros, técnicas y protocolos con los cuales una teoría y su método calculan las magnitudes de lo real. De allí pues, que se deberán plantear el conjunto de operaciones técnicas que se incorporan en el despliegue de la investigación en el proceso de la obtención de datos. El fin esencial del marco metodológico es el de situar en el lenguaje de la investigación los instrumentos que se empelarán en el trabajo planteado, desde la ubicación acerca del tipo de estudio y el diseño de investigación, su universo o población, su muestra, los instrumentos y técnicas de recolección de datos, la medición, hasta la codificación, análisis y presentación de los datos. De esta manera, se proporcionará al lector una información detallada sobre cómo se realiza la investigación. (p.126)

En consideración a los conceptos establecidos por el autor antes mencionado, el momento metodológico se refiere a las vías a seguir para alcanzar los objetivos propuestos en la investigación, sobre las bases de la sistematización racional del fenómeno estudiado, en cuanto a los conocimientos obtenidos, en función de los objetivos específicos y la temática abordada sobre un manual de rendición de cuentas de los recursos a la Contraloría del Municipio Dr. José Maria Vargas.

3.4 Población

Para el desarrollo del estudio es necesario utilizar al personal que labora en los distintos departamentos pertenecientes a la Alcaldía Dr. José Maria Vargas, Estado Táchira, quienes aportaran datos relevantes que permitirán generar un análisis de la problemática, motivo de investigación. Por ello Hurtado (2000, p. 152), considera que: "la población es el conjunto de elementos que forman parte del contexto donde se quiere investigar el evento". Asimismo Bermejo (2003, p. 47), define la población como:

Un contexto más delimitado. Reúne tal como el universo al individuo, objeto, etc. Que pertenecen a una misma clase por poseer características similares, pero con la diferencia que se refiere a un conjunto limitado por el ámbito del estudio a realizar.

Para efecto de la investigación, la población se encuentra conformada por todo el personal que labora para la Alcaldía del Municipio Dr. José Maria Vargas, el cual se encuentra constituido por un total de ciento diez (110) personas, con la finalidad de generar una propuesta basada en un manual de rendición de cuentas de los recursos a la Contraloría Municipal de mencionada Alcaldía.

3.5 Muestra

Conocida la población se recurrirá a aplicar el tipo de muestreo por criterio, este muestreo según Méndez (2001, p. 184), es aquel donde "son seleccionados los elementos de acuerdo con el criterio de quien determina la muestra y considera que son los más representativos de la población". De esta manera, serán seleccionados como muestra veinte (20) empleados de la Alcaldía del Municipio Dr. José Maria Vargas, posteriormente se llevara a cabo gracias a su participación un objetivo de la investigación infundado en la valoración mediante una encuesta relacionada con la información que posee el personal que labora en la Alcaldía del Municipio Dr. José Maria Vargas acerca de los manuales de rendición de cuentas de los diferentes recursos.

Astrada (1995, p. 79), señala que:

Una muestra debe ser representativa si va a ser usada para estimar las características de la población. Los métodos para seleccionar una muestra representativa son numerosos, dependiendo del tiempo, dinero y habilidad disponibles para tomar una muestra y la naturaleza de los elementos individuales de la población. Por lo tanto, se requiere un gran volumen para incluir todos los tipos de métodos de muestreo.

Por su parte, también se pretende que la muestra sea aleatoria, al respecto, Astrada (Ob. Cit.: 82), señala que el muestreo aleatorio es: "Es aquel en que cada elemento de la población tiene la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra".

3.6 Técnicas de Recolección de Datos

Es elemental señalar, que al detallar todo lo referente a la investigación de estudio, envuelve esto, la descripción del tipo de investigación y diseño de la misma, se deben precisar las técnicas que se utilizarán para compilar la investigación y diseño de la misma. Al respecto la Universidad Católica del Táchira (2003, p. 18) define estas técnicas como: "Los procedimientos específicos para recolectar la información". Por lo general, a través de la apropiada construcción de objetos o medios materiales manejados para recoger y almacenar la información, la investigación logra la necesaria correspondencia entre teorías y hechos, partiendo de la utilización de páginas de búsqueda en Internet.

Por su parte, Astrada (1995 p. 182), señala que: "La recopilación de datos puede ser definida como las diversas habilidades que se utilizan para registrar observaciones o facilitar el tratamiento".

Del mismo modo, la técnica a emplear en esta investigación para la recopilación y obtención de datos esta basada fundamentalmente en la entrevista y como instrumento para registrarla se emplearan las encuestas, las cuales serán dirigidas al personal que labora en los diferentes departamentos de la Alcaldía del Municipio Dr. José Maria Vargas.

Al respecto, el instrumento quedará conformado por un cuestionario de diez (10) ítems, siendo el mismo enfocado bajo un aspecto cualitativo y definido por una escala tipo Licker, la cual según Hernández, Fernández y Baptista (2000, p. 41), la define como "un conjunto de ítems presentados en forma de afirmación, a los cuales se espera la reacción de sujetos tomando como alternativas: excelente, bueno, regular, deficiente, muy deficiente".

Finalmente, la información obtenida con la aplicación de este instrumento tiene carácter confidencial por lo que no se requiere la identificación del informante; sin embargo, la cooperación del docente seleccionado es importante y se sugiere que atienda a dos aspectos fundamentales de la información: sinceridad y veracidad.

3.7 Validez

La validez es considerada por Hurtado y Toro (1998: 83), como "…una condición necesaria de todo diseño de investigación y significa que dicho diseño permite detectar la relación real que pretendemos analizar", es decir, que sus resultados deben contestar las preguntas formuladas y no otro asunto. En tal sentido, el instrumento se sometió a una revisión con el fin de obtener la validez atendiendo lo señalado por Tamayo y Tamayo (2000:272) quien afirma: "todo instrumento de evaluación que mide lo que pretende medir puede considerarse válido". De manera, que se utilizó la validez de contenido, para determinar hasta que punto los ítem son representativos del universo teórico que se quiso medir. Es conveniente destacar que la validez de contenido no puede expresarse cuantitativamente, pues depende del juicio que sobre el instrumento se emite. Ruiz (1998) expresa que la validez por lo general se estima de manera subjetiva a través del juicio de expertos.

A tal efecto, se presentará el instrumento a los expertos en el área de Metodología, quienes evaluaran en forma independiente los ítems que conformaron el cuestionario, en cuanto a: la relevancia o congruencia que guardan con los objetivos formulados, la operacionalización de variables, la claridad en la redacción, presentación y pertinencia. Con este propósito se hizo llegar a cada experto un formato contentivo de los objetivos de la investigación, operacionalización de variables, justificación, instrumento diseñado para obtener los datos, cuestionario.

3.8 Técnica de Análisis de Datos

Luego de ser aplicado el cuestionario y obtenido la información, los datos serán clasificados, codificados, categorizados y sometidos a tabulación; ya que este procedimiento facilita la interpretación de los resultados derivados después de la aplicación de las técnicas utilizadas para la recolección de datos. Todo lo obtenido es transformado en datos estadísticos y se procederá al posterior análisis e interpretación, lo cual incluye el análisis de datos obtenidos. A tal fin, se reunirá el análisis del contenido de las respuestas emitidas por las muestras contrastándolas con las opiniones de los autores revisados a lo largo del estudio, además se analizaran los datos cuantitativos a través de la estadística descriptiva en lo que se refiere a gráficos y cuadros.

CAPITULO IV