Diseño de un Sistema de Información Gerencial (página 2)

1.2.1 Importancia del dato en la información gerencial

En las organizaciones es preciso conocer todo aquello que pueda contribuir a la planeación, operación y control efectivos de las actividades de la organización, los datos hacen referencias a descripciones básicas de elementos, acontecimientos, actividades y transacciones que se registran, clasifican, y almacenan; pero estas no se organizan de acuerdo con algún significado especifico, estos datos pueden ser numéricos, alfanuméricos, figuras, sonidos o imágenes.

Se puede decir que una base de datos está compuesta por datos organizados, para ser recuperado y utilizados. Los datos son la materia prima en la producción de información, la información son datos que adquieren significado dentro de un contexto. La información puede consistir en datos primarios o datos manipulados a través de operaciones matemáticas o cualquier otra operación que conduzca a una mayor compresión de una situación. Un proceso es cualquier manipulación de datos, por lo general con el objetivo de producir información. Sin embargo, algunos procesos producen otro conjunto de datos provisionales.

La información es un recurso muy importante para los individuos y las organizaciones, pero no toda la información es útil, es fundamental tener una información exacta la cual me permita llegar a conclusiones valederas. Por eso es bueno tener en cuenta lo que realmente es la información, las personas continuamente están sedientas de datos informáticos que permitan divertirse u obtener algún lucro de la misma, por ejemplo cuando se observa televisión, al ver alguna película de interés, al navegar en nuestro ordenador, al leer el periódico, revistas y libros.

Para Oz (2001), "en los negocios, las instituciones educativas, la gente y las organizaciones buscan utilizar la información de manera específica para tomar decisiones y resolver problemas de manera efectiva, dos prácticas muy relacionadas que constituyen los cimientos de toda empresa exitosa"[6]. La información responde a los datos que se han organizado de manera que tenga significado y valor para el receptor, esto se interpreta en cómo se obtiene conclusiones e implicaciones.

Otros autores consideran que los datos procesados por un programa de aplicación representan un uso más específico y un valor agregado más alto que la simple recuperación de una base de datos.

Según Stair y Reynolds el sistema básico de información está compuesto especialmente por diferentes fases, que a continuación se presentan: Fase 1 Input en esta primera fase los datos son recopilados, capturados y convertidos en una forma apropiada para su procesamiento. Esta actividad está determinada por el deseo final o el carácter que se quiera alcanzar en el output, además esta fase se puede manejar de manera tanto manual como automática.

Fase 2 Procesamiento de datos esto se refiere al proceso de los datos, en otras palabras, lo que se efectúa con los datos buscándole un significado coherente y referente a la información que se decodifica. Esta decodificación incluye otras operaciones como calcular, clasificar, resumir y organizar. Durante esta segunda fase se realiza la mayor parte del trabajo por lo que es trascendental que se haga con gran efectividad.

Fase 3 output en esta fase se prepara la información procesada de forma que sea útil para un análisis posterior. Una de las formas más comunes de un Output es en un reporte, aunque, el reporte pierde mucha validez si éste debe de entender el significado del mismo para utilizar la información de dicho reporte de la manera que más convenga a la institución que lo requiera. Algunas veces los output o la información sin analizar pueden llegar a convertirse en los inputs (datos) de otros sistemas.

1.3 Atributos de la información

Los atributos vienen a constituir los pilares que rigen los preceptos para diseñar e implementar un sistema de información. Stoner, Freeman y Daniel (1996), definieron que existen cuatro sentidos para calificar la información:

La calidad: está relacionada con la exactitud de la información. Garantiza confiabilidad a la persona que toma decisiones.

La oportunidad: La información debe estar al alcance de la persona indicada en el momento oportuno. Cantidad: Se refiere a la cantidad de información requerida para la toma de decisiones exactas y oportunas.

Relevancia: Indica que la información debe ser relevante para la usuaria, es decir, que le sirva para cumplir con sus funciones y tareas.

Por lo tanto un sistema de información para una organización es quizá uno de los elementos de mayor complejidad con los que puede trabajar el ser humano, dado el gran número de variables con las que puede operar, por lo que pretender dar una definición exacta que lo englobe en su totalidad podría fácilmente no cubrir su significado completo o por el contrario cometer el error de ser excesivamente global.

Gil Pechuán (1997) define el sistema de información como el conjunto integrado de diferentes procesos los cuales están conformados principalmente por aspectos formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (base de datos) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para, la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma.

Según Bishop (1989) un sistema de información se define como "Un sistema de computación el cual provee al director, coordinador y ejecutivo el acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito.

En un sistema de información interactúan el usuario y ordenador, el primero necesita que el segundo le proporcione la información necesaria, para ejecutar una acción o tomar una decisión, esta información debe ser recabada del entorno de una organización.

El termino sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que colaboran para reunir, procesar, almacenar, y distribuir información que apoya la toma de decisiones, la coordinación, el control, el análisis y la visualización en una organización. El objetivo principal del desarrollo de un sistema de información, es el acceso oportuno a la información de una institución, para su análisis y posteriormente se tomen decisiones.

Dentro de esta perspectiva señala, Watson et al. (1991), los SIG no solamente están destinados a proporcionar información, sino también a permitir capacidades de comunicación electrónicas, análisis de datos y organización de manera tal que favorezca el proceso de toma de decisiones.

Los sistemas de información diseñados por los administradores, son la fuente de información que se provee a los inversionistas, acreedores, autoridades gubernamentales, y a quienes interactúan con los directores. De allí pues, que estos sistemas proporcionan la información que necesitan los expertos en finanzas para la gestión de una empresa.

En teoría, un sistema de información puede ser diseñado para captar información de todos los componentes de una organización, la cual es ordenada en una base de datos que provee información para adopción de decisiones por usuarios internos y externos. En un sistema de información, el análisis de las necesidades y fuentes de información resultan sumamente importantes.

Un sistema de información puede estructurarse según las funciones organizacionales que apoya y varían de acuerdo con la misión y el formato de las instituciones, no existiendo por lo tanto un patrón único para todas ellas. Para una industria manufacturera las funciones pueden ser descritas a través del modelo de análisis de contexto, insumos, procesos y productos, modelo que podría ser adaptado para cualquier tipo de organización de este rubro, sin embargo quizás no resultara idóneo para instituciones educativas. Por lo general, los sistemas de información son complejos, y grandes. La complejidad no necesariamente se asocia a aspectos de ingeniería, sino a la diversidad de componentes que los conforman y de las relaciones que están presentes en ellos.

Desde la perspectiva de la persona que se informa, es posible distinguir tres situaciones de recepción de información:

1. Comunicación, en la que se traslada información, en forma intencional, más o menos directamente al receptor, como en una conversación, en una carta, en una lectura.

2. Servicios de recuperación de información, donde el usuario localiza, busca y recupera datos e información recopilada y almacenada. Esta situación es mucho más compleja que la anterior.

3. Observación. También se puede recibir información de otras formas, por ejemplo, mediante la observación de un evento, la conducción de un experimento, o la contemplación de una evidencia que no ha sido comunicada o recuperada.

Los elementos de la gestión de la información son: Recursos Informativos: Se corresponden con la identificación, evaluación, el uso de datos informativos tanto internos como externos. Tecnologías: Medios que se ponen al servicio de los procedimientos documentales. Admón. y la gestión del sistema: Se incluyen todas las actividades de planificación, comunicación, contabilidad, y relaciones externas.

El sistema informativo para Kroenke (1996) está comprendido por una serie de elementos que se detallan a continuación:

Documentos: Manuales impresos, u otra información descriptiva que explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos. Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso específico de cada elemento Bases de Datos: Es la colección de datos del sistema o el contexto relacionados entre sí la cual es accedida por el software y es el resultado de Personas: Individuos que son usuarios u operadores para relacionar la información. Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que del sistema proporciona la capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de extraer o suministrar la información en/de los soportes Software: Es el conjunto de programas de computación encargados de magnéticos para suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación requerida.

Para Koontz y Weinrich (1998) los criterios para la evaluación de los sistemas de información incluyen los siguientes:

1) Nivel de utilización de los sistemas.

2) Satisfacción de los usuarios.

3) Actitudes favorables del usuario acerca del personal de sistemas.

4) Objetivos alcanzados.

5) Retribución financiera para la institución.

1.4 Papel de los sistemas de información en la toma de decisiones

En los actuales momentos , las necesidades de las instituciones son definidas por el entorno global en que cohabitan, este ambiente es muy competitivo; es indudable que el gran número de   instituciones existentes en todos los países y la gran competitividad existente entre ellas; ya sea por sacar al mercado los mejores profesionales, optimización de sus recursos, ingresar a nuevos niveles de mejoramiento, entre otros; exige a las escuelas de nuestro tiempo un óptimo funcionamiento, esto con el propósito de lograr una ventaja competitiva y eficiencia sobre otras que están en su entorno

Por lo anteriormente expuesto, es importante mencionar que la toma de decisiones que se lleva a cabo dentro de las escuelas debe cumplir con ciertas características: ser rápida, oportuna, fundamentada en información concreta, que permita tomar decisiones eficientes, efectivas y con un bajo costo para la empresa; pues de ello dependerá el éxito o fracaso de la misma. Dadas las características anteriormente descritas que debe cumplir el directivo en la toma de decisiones, hace que sus requerimientos para el análisis de información sean muy exigentes; pues el número de alternativas disponibles es mayor, el costo de los errores administrativos puede ser muy grande, el acceso a la información necesaria para la toma de decisiones puede ser compleja, además; que los directivos tiene que realizar una infinidad de operaciones para acceder a esta. Es aquí donde surge la necesidad del soporte de sistemas como una herramienta para la toma de decisiones acorde a los objetivos estratégicos planteados por la institución.

En la actualidad se reconoce ampliamente que el conocimiento de sistemas de información es esencial.

Hay que diferenciar entre ruido y información. La característica principal de la información es que debe ayudar a resolver el problema al que se tiene que enfrentar la persona que toma la decisión. La toma de decisiones viene a hacer el proceso de transformación de la información en acción. Esto permite argumentar que la toma de decisiones permite considerar la información con el input (entrada) de la decisión y advertir además que sin información no puede haber decisión. Además, el grado en el cual se acierta en la decisión depende de la calidad, cantidad y oportunidad de la información disponible. Si además la administración en las escuelas es un proceso global de toma de decisiones no es fácil deducir la importancia vital que tiene para la administración de una institución, la información, la misma será necesaria para cualquier tipo de planificación .La información es también un recurso más para la escuela como lo es el capital, las materias primas el personal y el trabajo, ya que sin buena información no hay institución respetable y confiable .La información es un factor esencial en cuanto que la posesión o no de esta información va a ser un factor determinante en la calidad de las decisiones que se adopten y en consecuencia de la estrategia que pueda en un momento determinado diseñarse y posteriormente ponerse en práctica. La complejidad a la que se enfrenta actualmente las escuelas hace que cada vez se demande un mayor volumen de datos, a la vez que se requiere una elaboración más compleja de esos datos. A la vez la generalización de las tecnologías de la información a hecho posible dar respuesta a esas necesidades informativas y por lo tanto la información se ha convertido en un arma estratégica de primera magnitud. Hoy en día la información es una fuente de poder y un factor determinante y potenciador de la actividad directiva, y por lo tanto de la competitividad empresarial. Por lo tanto la información es clave en el proceso de toma de decisiones, ya que la información reduce la incertidumbre y en consecuencia se toma decisiones adecuadas que inciden a las consecuencias que generan estas decisiones.La profunda modificación que viene experimentando las tecnologías de la información, así como el cambio de los directivos en cuanto al papel que tiene la información junto a la necesidad de una información cada vez más completa para la toma de decisiones hace que cada día exista un mayor auge a implementar los sistemas de información para una mayor eficiencia en la escuelas..

1.4.1 Los sistemas de información en los procesos educativos.

La incorporación de las TIC a la formación docente es actualmente un imperativo, tanto para su propia formación como para el aprendizaje de sus estudiantes. No sólo implica apoyar que los docentes conozcan y manejen equipos tecnológicos, también es necesario sobre todo, contribuir a una reflexión acerca de su impacto en el aprendizaje, su uso adecuado, potencialidades y límites. A esta altura del debate educativo, hay certeza de que ni las tecnologías son la panacea para los problemas de las escuelas, ni la educación puede seguir de espaldas a los cambios que ocurren a su alrededor.

En 1998, el Informe Mundial sobre la Educación de la UNESCO describió el profundo impacto de las TIC en los métodos convencionales de enseñanza y de aprendizaje, augurando también la transformación del proceso de enseñanza-aprendizaje y la forma en que docentes y alumnos acceden al conocimiento y la información; Igualmente en la publicación, titulada Las Tecnologías de la información y la comunicación en la formación docente se ofrecen algunas respuestas prácticas a los crecientes desafíos que presenta el uso de las nuevas tecnologías en la profesión docente.

La Educación Bolivariana, en sus distintos niveles y modalidades, es objeto de una categorización espacial que brinda los cimientos para la construcción y fortalecimiento de la nueva Escuela; es así como se hace referencia a la Escuela como espacio para las Tecnologías de la Información y comunicación y por consiguiente, eje de innovación tecnológica que según el Ministerio del Poder Popular para la Educación en su material informativo titulado "Educación Bolivariana" (2004, señala "…Orienta la posibilidad de universalizar y democratizar la información a través de los Centros Bolivarianos de Informática y telemática (CBIT). La producción de software educativos adecuados y con pertinencia, son producidos desde la escuela. Los CBIT, son centros que permiten comprender el mundo desde lo local. El lugar se convierte con el uso de la tecnología, en el espacio para acceder a lo universal sin perder su esencia y su identidad, facilitan el acceso a la información a través de medios tecnológicos de masas…"[7]

La definición anterior de las Escuelas Técnicas Robinsonianas, permite la inclusión práctica del principio que da vida al proceso de reactivación de las mismas "Aprender haciendo y enseñar produciendo", y partiendo de las TIC se puede obtener una educación más efectiva y de calidad la cual permite egresar profesionales con un conocimiento actualizado y más efectivo

Estas Escuelas, tienen como propósito fundamental formar recursos humanos de alta competencia y calidad que a corto, mediano y largo plazo, demanden las áreas prioritarias del modelo socio-económico de la Nación y. que participen activamente en el sistema social como agentes portadores del cambio cualitativo que exige el país

Sin embargo En estos planteles se evidencian debilidades en cuanto al manejo educativo de las TIC en su que hacer pedagógico; pese a que en la mayoría se encuentra inmersa el área de Informática y además poseen equipos e infraestructura tecnológica acorde con las exigencias educativas actuales.

La mayor preocupación que se presenta, radica en que un alto porcentaje de docentes adscritos a estos planteles no incorporan en su práctica educativa. las bondades de las TIC, en mucho de los casos; por desconocimiento de estrategias para la incorporación del computador y los servicios que ofrece Internet al aula, por la carencia del recurso tecnológico, o por inexperiencia en el uso educativo de las TIC; desde una tan sencilla como el empleo de herramientas de comunicación asincrónicas hasta llegar a algunas cuyo empleo, pudiese llegar a ser más complicado en cuanto a su utilidad, como por ejemplo: Blog, Webquest, Software Educativo, entre otros.

Otro indicio de la situación anteriormente descrita, es aquel relacionado con el bajo interés hacia la formación docente en TIC que presentan los mismos, lo que tal vez pudiera considerarse parte de los aspectos fundamentales del estudio. Sin duda, esto origina un retraso evidente en cuanto al fortalecimiento de la dimensión "Modernización de las E.T.R"; además de debilitar significativamente la misión y la visión de estos planteles, específicamente en cuanto al uso pedagógico de las TIC en función de la formación académica de los futuros Técnicos Medios Integrales de los mismos.

A esta situación se le puede adicionar, que actualmente los jóvenes han crecido junto a las nuevas tecnologías, las han asimilado como naturales, en muchas oportunidades, encontradas en el hogar: siendo el caso de televisión, teléfono, teléfono celular hornos microondas, equipos de sonido y de video. No obstante es necesario resaltar como para algunas generaciones este auge tecnológico y electrónico es nuevo, para los más jóvenes forma parte del escenario cotidiano, manipulando de esta manera esos equipos de manera natural; y en reiteradas ocasiones, los estudiantes dedican más tiempo a experimentar el uso de las TIC, bien sea con fines netamente recreativos o en algunos casos, de índole académico; este último relacionado directamente con el objeto de interés de la presente propuesta, lo que evidentemente pone en desventaja ante sus estudiantes a muchos docentes que no desarrollan esta práctica habitualmente.

Entonces, es necesario que estos planteles opten entre asumir un papel de liderazgo en cuanto a la transformación de su práctica educativa, incorporando progresivamente el uso de las TIC, o bien, quedar rezagada en el camino del incesante cambio tecnológico.

Para que la Educación Técnica pueda explotar al máximo los beneficios de las TIC en el proceso de aprendizaje, es esencial que tanto docentes como los estudiantes en actividad, sepan utilizar estas herramientas. Para lograr este cometido, se requiere implementar permanentemente; programas de formación cuyas características estén orientadas hacia liderar y servir como modelo para la capacitación docente en lo que respecta a nuevos métodos pedagógicos y nuevas tecnologías y/o herramientas de aprendizaje. Por otra parte, el mencionado proyecto de Reactivación, Modernización y Actualización de las E.T.R, específicamente en su plan de recuperación nacional depende en gran medida de que se cuente con el personal competente necesario para tal fin. En este caso el fortalecimiento de los centros Educativos de carácter técnico en cuanto a la gestión del proceso educativo y al enfoque pedagógico de la productividad del plantel y de la búsqueda de la calidad del servicio educativo, hace necesario la formación permanente del docente con respecto al uso educativo de las TIC.

CAPÍTULO II:

Diagnóstico del sistema de información gerencial y su influencia en el proceso de la toma de decisiones en la Escuela Técnica Industrial robinsoniana "Gral. Eleazar López Contreras"

2.1- Caracterización de la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana

El 4 de enero de 1902, siendo Gobernador del estado Táchira Ramón de la Cruz Torres y secretario Gilberto Guevara, los hermanos Quintero promovieron en el periódico "Horizonte" la necesidad de crear una escuela de artes y oficios.

El 10 de abril de 1939, hace sesenta años, bajo el gobierno del Doctor. Abel Montilla, empezó a funcionar la Escuela de Artes y Oficios en la casa de Elisa Casanova Vivas en la carrera 7 entre calles 10 y 11, donde fue levantada un acta de Instalación de dicha Escuela, formada: por el Dr., Abel Montilla, Justo Roya Aguilar (Director), Marco Tulio Villamizar (Secretario), Felipe Ramón y Rivera (Músico) y José Scovino (Sastre). Originariamente fue creada con las especialidades de: Cestería, Tejidos de lana, Tejidos de sombrero y jipa, talabartería, música.

Entre los primeros profesores de esa época figuraron: Felipe Ramón y Rivera (música) Rodrigo Casanova (aritmética) Isidro Ibáñez (talabartería), Cristóbal Franco (tejido de lana), Antonio Castañeda (cestería) Ramón Scovino (cestería). El 16 de septiembre de 1946 se convierte en Escuela Federal, bajo la denominación de Escuela Artesanal Mérida y funcionó en la edificación donde fue sede por muchos años la Escuela Técnica de Comercio "Alberto Adriani". Desarrollándose en otras áreas como sastrería, carpintería, tallado entre otros, de donde egresaron grandes artesanos.

Al final del gobierno del General Marcos Pérez Jiménez, se traslada a las instalaciones que actualmente ocupa en la Avenida Libertador con la denominación de Escuela Industrial, bajo la dirección del profesor Ilvio Rivera, para ese entonces funcionaba con el Ciclo Básico de dos años de duración y dos años de especialización, otorgándosele al egresado el Titulo de Perito Industrial en la mención correspondiente.

El ciclo básico (1° y 2º año), tenía un diseño curricular que comprendía dos divisiones: el área de Talleres y el área Académica. En el área de talleres destacaban las especialidades de Ajuste, Plomería, Carpintería, Fundición. Y los Talleres de: Torno Mecánica, Herrería, Automotriz. El área Académica comprendía las asignaturas de Formación general: castellano, Química, Física, Matemática, inglés, Historia Universal, Geografía General, Dibujo Técnico.

El estudiante permanecía por un lapso de tres meses en cada uno de los talleres asignados (1° y 2° año) siendo éstos de obligatoria asistencia y aprobación. Para el año 1960 la escuela es elevada a la categoría de Técnica Industrial, por cuanto se completó la especialidad de Mecánica y egresaron alumnos con el Título de Técnicos Mecánicos (es por ello que la especialidad mecánica es la más antigua de esta institución).

También funcionaba la Especialidad de Electricidad y Química. La Especialidad de Química en el diseño curricular era la única mención que no contemplaba otorgar el titulo de Perito, razón por la cual por algunos años los alumnos de dicha especialidad se veían obligados a viajar a la ciudad de Caracas para culminar sus estudios de técnicos.

Gracias a las gestiones del Director Profesor Pedro González, del Subdirector profesor Carlos Guevara y del alumno Guillermo Villamizar, presidente del Centro de Estudiantes, en los años 1960 – 1961 se inicia por parte del Ministerio de Obras Públicas, la construcción del edificio de Química y se inaugura la especialidad completa, egresando la primera promoción de Técnicos Químicos en el año escolar 1963-1964.

En los setenta la institución gozó de gran prestigio tanto a nivel regional como en el nacional, haciéndose presente en la mayoría de las actividades regionales no sólo en el quehacer educativo sino también en el plano religioso, cultural y deportivo.

El primer Capellán de la escuela fue el presbítero Marco Tulio Ramírez Roa, quien fallece el 26 de febrero de 1997, siendo el último obispo de la ciudad.

Esta época fue de destacada actuación deportiva en diversas disciplinas especialmente en el voleibol, fútbol, básquetbol y atletismo. Obtuvo muchos trofeos en el plano regional y se coronó cuatro veces campeón de los Juegos Nacionales de las Escuelas Técnicas, siendo de especial recordación entre los profesores: José Parmenión Ochoa hoy insigne abogado de la República y el profesor Brito jubilado actualmente, siendo los dos ejes de todo este destacado quehacer deportivo en compañía de los educandos.

La fama de primera en calidad en el área técnica de Escuela Técnica Industrial a nivel nacional, atraía alumnos de todas las latitudes: Mérida, Barinas, Trujillo, Maracaibo y del oriente del país, siendo los tachirenses minoría, por cuanto apenas empezaba a calar en el ambiente la educación técnica.

Llamaba la atención tantas formas de hablar, tantos modismos y maneras de expresarse. Hasta finales de los años sesenta la escuela fue eminentemente para varones, pero al final de esta década ingresan al plantel las dos primeras alumnas las hermanas Quintero, hijas de un ilustre educador de la región, recibiendo el Título de Técnico en Mecánica y Electricidad respectivamente.

La primera docente, en el área de laboratorio (Física) fue la profesora Luisa Pacheco de Chacón, que más tarde se desempeñaría como gobernadora del estado, bajo el gobierno del Presidente Dr. Jaime Lusinchi.

Hasta este momento la carrera de técnico medio, no permitía prosecución de estudios universitarios, el título de bachiller era condición indispensable para acceder a la educación superior, durante el primer gobierno del Dr. Rafael Caldera en el año escolar 1969-1970 mediante el decreto 120 se establece la diversificación de la educación media y a partir de ese momento egresan de la escuela Bachilleres Industriales con un Título equivalente al técnico en la mención.

En el año 1977 durante el primer gobierno del Sr. Carlos Andrés Pérez Rodríguez mediante la Resolución 61, los alumnos egresan con el Título de Técnicos Medios y/o Bachilleres Industriales. Luego de recibir los diversos embates de las múltiples políticas educativas la Escuela Técnica Industrial hoy sigue ocupando un sitial primordial en la educación técnica venezolana.

La Escuela Técnica Industrial Robinsoniana "Eleazar López Contreras", hoy del conglomerado nacional de escuelas que presentan a su región con proyectos productivos no sólo para resaltar la labor docente como una preparación para la vida, sino también para responder a un modelo de autogestión y autofinanciamiento.

Durante el gobierno revolucionario la institución ha tenido buenas dotaciones en cuanto a maquinaria y tecnología de punta la cual le permite estar en la vanguardia de la Educación Técnica Industrial Robinsoniana.

Para el desarrollo de esta investigación se parte del diseño estratégico y la estructura organizacional vigente:

MISIÓN

Ofrecer beneficios de atención integral a los niños, niñas y adolescentes; este centro garantiza la atención Pedagógica, cultural, social, jurídica, alimentaría, recreacional y deportiva; abriendo los espacios para la formación a las familias y comunidad como entes primarios de socialización y organización comunitaria, en función de propiciar experiencias que garanticen los fines políticos, educativos, sociales, culturales y económicos dentro de un marco de equidad y justicia, para la participación popular y protagónica, con visión del Proyecto País y el pensamiento de Héroes e Ilustres Venezolanos, Latinoamericanos y del Caribe.

VISIÓN

La Escuela Técnica Industrial es un centro educativo que ofrece el sistema de Educación Media y Profesional, con orientación pedagógica, alimentación, recreación prevención de riesgos (auto protección) desarrollo cultural y protección de integridad social y jurídica (deberes, derechos y garantías), contando con la participación de las familias, entes Gubernamentales, Personal capacitado con perspectivas hacia la Integración colectiva en el Proyecto País, enmarcado en los Principios Ambientalistas, Políticos, Sociales, reflejados en los valores, tradiciones y costumbres que prometen ser la construcción del Ideario socialista bolivariano participativo, democrático y popular.

LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS:

Los Lineamientos estratégicos son las líneas u objetivos generales que la ETIR "Eleazar López Contreras" se ha propuesto como institución para lograr la misión que se ha planteado tomando como referente importante el análisis situacional realizado.

Los Lineamientos estratégicos acordados son los siguientes:

• Adecuación de los fundamentos educativos e institucionales de la ETIR "Eleazar López Contreras" de acuerdo a lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y a las nuevas orientaciones emanadas y delineadas por el Ministerio del Poder Popular para la Educación y la Zona Educativa Táchira.

• Incorporación de la Escuela a la estrategia de desarrollo endógeno en el marco de los ejes de aprendizaje y las líneas estratégicas nacional caracterizada por el Desarrollo Humano, Socio-comunitario y la conservación ambiental. Dentro del esquema participativo y protagónico de los estudiantes, docentes, padres/representantes y comunas.

• Prosecución al estudio, de los jóvenes que ingresen al plantel como un derecho consagrado.

• Sistematización de la gestión administrativa para brindar los servicios necesarios para el funcionamiento óptimo de la ETIR "Eleazar López Contreras". Por intermedio de un buen sistema de información.

• Desarrollar una biblioteca virtual para el desarrollo de mayores capacidades entre los estudiantes.

• Realización de convenios o asociaciones estratégicas Inter.-institucionales y/ o gestión educativa, socio- comunitario con organismos públicos o empresas públicas o privadas.

• Desarrollo de convivencias, jornadas de reflexión y actividades deportivas, culturales y comunitarias entre los actores intervinientes de la ETIR "Eleazar López Contreras".

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

Los objetivos estratégicos describen el efecto e impacto que se espera lograr con la acción institucional. Es la razón por la cual se trabaja y está directamente vinculada al logro de los resultados.

En este sentido, acorde con los Lineamientos establecidos como principios orientadores de la ETIR "Eleazar López Contreras" se ha planteado los siguientes objetivos estratégicos:

• Promover la participación, reflexión, deliberación e implementación de la misión y visión del Plantel dentro del esquema participativo y protagónico de la ETIR "Eleazar López Contreras".

• Desarrollar Estrategias, programa o planes o proyectos puntuales formativos que impulsen y desarrollen el Proyecto Educativo Integral Comunitario Socialista, que promuevan la participación, desarrollo y bienestar estudiantil y académico.

• Concretar convenios Interinstitucionales con organismos y empresas públicas o privadas que contribuyan a los programas sociales y educativos de la institución.

• Rehabilitar la infraestructura y el mobiliario escolar necesario.

• Buscar la dotación de equipos de computación los cuales permitan una mejor desarrollo en el proceso de la información dentro de las coordinaciones.

• Gestionar los recursos financieros y económicos mediante estrategias orientadas a la sustentabilidad del desarrollo de las actividades académicas, administrativas y comunitarias.

• Reglamentar las actividades personales y funcionales de los estudiantes, docentes, personal de apoyo, administrativos, Padres/representantes, vecinos, organizaciones comunitarias que hagan vida activa en la ETIR "Eleazar López Contreras".

La escuela en el inicio del curso 2011 – 2012 cuenta con una matrícula de 1.059 estudiantes, 776 varones, 283 hembras, distribuidos en 46 secciones que van desde el primero hasta el sexto año, de la forma siguiente. Ver Figura 2.1

Figura 2.1 Matricula curso escolar 2011 – 2012

La fuerza de trabajo de la escuela y su nivel cultural se muestran a continuación en la Figura 2.2

Figura 2.2 Composición y nivel cultural de la fuerza de Trabajo

Como se puede apreciar más del cincuenta por ciento de la fuerza de trabajo de la organización tiene la característica de ser profesionales universitarios con más de cinco años de graduados, siendo los bachilleres titulados los que continúan en orden de incidencia.

Fuerza de trabajo en cuanto a su composición por edades figura 2.3

Figura 2.3 Composición de la fuerza de Trabajo por edades

Se evidencia en la figura anterior que el cincuenta y nueve porciento de la población activa esta entre los treinta y treinta y nueve años, por consiguiente es una fuerza de trabajo bastante joven, el cuarenta y nueve porciento restante se encuentra dividido entre el personal por debajo de veinte y nueve años y superior a los cuarenta y nueve años, por consiguiente la plantilla general de la institución es relativamente joven.

Seguidamente, se muestra el organigrama de la organización objeto de investigación Figura No. 2.4.

Figura 2.4 Organigrama de la escuela técnica industrial

2.2 Diagnostico del flujo informativo

2.2.1 Valoración de la situación actual

La valoración de la situación actual que presenta el sistema informativo en la Escuela Técnica Robinsoniana Eleazar López Contreras para la toma de decisiones se realizara a través de una encuesta (Anexo 1).

La encuesta se le aplico a un total de 13 personas que representan la población de los directivos, es decir se le aplicó al 100% de los directivos.

Una vez consolidada las respuestas dadas por los diferentes directivos los resultados que emiten las mismas son los siguientes.

Pregunta Nº 1 ¿Existe un Sistema de información eficiente?

Las repuestas dadas son como siguen el 76% que representa diez evaluados consideran que no existe un sistema de información eficiente y solamente el 24% que representa 3 directivos responden que si existe un sistema de información.

Se aprecia que una mayoría significativa de los directivos consideran que se debe mejorar el sistema de información.

Pregunta Nº 2 ¿La escuela cuenta con personal capacitado en el manejo de las T.I.C?

En esta pregunta 11 encuestados para un total de 84% consideran que en la escuela existe el personal capacitado para el manejo de las T.I.C debido a que han pasado a que han recibido cursos de informática, comunicación y otros relacionados con las mismas, además todos los directivos poseen tanto una laptop propia como una PC en su puesto de trabajo para ser utilizado, sin embargo 2 que representan el 16% consideran que el personal no esta capacitado, no obstante ser la minoría se debe indagar para conocer cuales son los criterios que lo llevan a considerar ese criterio.

Pregunta Nº 3 ¿Tiene la institución suficiente tecnología para manejar un sistema de información gerencial?

En relación a la pregunta 3º 10 encuestados los cuales representan el 76% son del criterio que no se cuenta en la institución con suficiente tecnología para manejar un sistema de información gerencial y un pequeño numero de 3 directivos que representa el 24 % son del criterio que si, ahora bien es criterio del autor que la escuela no posee suficiente tecnología para manejar un sistema de información y por ende debe de comenzar a desarrollar acciones que permitan aumentar la tecnología con vista a que el sistema de información para la toma de decisiones que se pretende proponer tenga la tecnología para funcionar.

Pregunta Nº 4 ¿Se cuenta en la institución con la tecnología adecuada en cuanto a equipos y otros accesorios tecnológicos?

Cuatro del total de los encuestados, que representan el 31% consideraron que en la institución se dispone de la tecnología adecuada en cuanto a equipos y otros accesorios tecnológicos, y por el contrario nueve, que representan el 69% estiman que en la organización objeto de investigación no se dispone de dichos equipos, con relación a lo cual el autor considera que no existe la suficiente tecnología que permita gestionar cualquier proceso informativo.

5º ¿Dentro del área de la institución existe una red que permita gestionar la información?

Nueve de los encuestados que representan el 69 % del total, consideran que dentro del área de la institución no existe una red que permita gestionar la información, aunque cuatro de los encuestados, equivalentes al 31% del universo si consideraron que en la institución la red existente permite gestionar la información, en esta dirección el autor considera que no existe una red apropiada para gestionar la información por todo lo cual, deben considerarse las a acciones que propicien el establecimiento de la red que se requiere.

Pregunta Nº 6º ¿Considera usted que el uso de la internet es una ventaja para la gestión de la información?

Como repuesta a esta pregunta el cien por ciento de los encuestados, – criterio con el que coincide el autor-, considera que el empleo de la internet constituye una ventaja para la gestión de la información.

En el caso de la pregunta numero siete referida a la factibilidad desde el punto de vista social, económico, técnico, legal y operativo, acerca de la creación de un sistema de información gerencial para la escuela objeto de investigación, las respuestas y valoraciones son coincidentes al caso de la pregunta anterior con el cien por ciento de los entrevistados.

La octava pregunta de la encuesta planteaba lo siguiente: ¿Cree usted que es necesario la implementación de un sistema de información gerencial en la institución?, a la cual el noventa y dos por ciento, o sea doce de los trece encuestados contestó afirmativamente, – con lo que coincide el autor-, ya que se requiere el diseño del sistema adecuado a las particularidades de la institución.

La novena interrogante de la encuesta aplicada indagaba lo siguiente: ¿Posee usted alguna información de los sistemas de información gerencial para la toma de decisiones?, a lo que el ochenta y dos por ciento de los encuestados respondió de forma negativa, lo que evidencia un alto nivel de desconocimiento con relación a esta temática.

En el caso de la decima pregunta relacionada con: ¿Considera usted que para tomar una acertada decisión debe existir un sistema de información?, el ciento por ciento de los encuestados, a lo cual se adiciona el criterio del autor, -consideró que si debe existir el mismo para alcanzar una más efectiva toma de decisiones.

La última pregunta de la encuesta fue la siguiente: ¿Está capacitado para el manejo de los sistemas informativos en la toma de decisiones? Esta fue la pregunta que mayor equilibrio alcanzó entre las respuestas afirmativas y negativas pues cinco de los encuestados que representan el treinta y uno por ciento respondió afirmativamente, mientras que el sesenta y dos por ciento considero no encontrarse capacitado para manejar los sistemas informativos en la toma de decisiones lo que por hecho debe ser considerado en la necesidad de capacitación de algunos, .que no se encuentran capacitados para el logro de los objetivos propuestos.

En resumen de los resultados de la encuesta permite afirmar que en la organización objeto de investigación no existe un sistema de información eficiente, te así como no se dispone de la tecnología requerida para manejar un sistema de información gerencia ni de la red correspondiente, igualmente se evidencia que no se dispone de la información requerida acerca de la información gerencial para la toma de decisiones, así como que aun se requiere más capacitación para un más acertado manejo de los sistemas informativos en la toma de decisiones.

Todos los aspectos anteriormente referenciados se tendrán en cuenta al momento del diseño del modelo con la finalidad de atenuar sus efectos negativos en el proceso de toma de decisiones por lo que además se propondrán medidas concretas para aquellas que de manera priorizada deben ser atendidas.

Por otra parte existe coincidencia prácticamente unánime en que se cuenta con el personal capacitado en el manejo de las T.I.C, y que el uso de la internet constituye una ventaja para la gestión de la información, en que es factible desde todos los puntos de vista planteados la creación e implementación de un sistema de información gerencial y su importancia para una más acertada toma de decisiones.

2.2.2 Entrevista a los profesores

Otro de los instrumentos utilizados fue una entrevista de tres preguntas realizada a una muestra de diez profesores de la institución, con el objetivo de conocer la opinión de los mismos acerca de los problemas que incidían negativamente en la información necesaria para la toma de decisiones; el resultado de las mismas se detalla a continuación:

• ¿Considera usted que la información que necesita para un trabajo la recibe oportunamente y con la calidad requerida? Fundamente su respuesta.

• No, la mayoría de las veces la información llega muy retardada y sin ningún parámetro de calidad.

• Nunca, siempre la información que necesitan llega con retardo y la quieren rápido.

• La mayoría de las veces los jefes necesitan la información y no se cuenta con la misma.

• Siempre los coordinadores municipales envían la información a última hora del día.

• No ya que siempre se necesita de tiempo y esa nunca está disponible para cuando uno la necesita.

• La calidad de la información que se recibe muchas veces no es explicativa y nunca está a tiempo en la institución.

• La mayoría de las veces los formatos enviados no son los adecuados para trabajar y luego uno debe cambiar a otros y esta se realiza siempre con retraso ya que nunca con tiempo suficiente a la institución.

• En pocas ocasiones la información llega con tiempo y eso es contadas las oportunidades, además la misma tiene sus defectos de origen.

• Nunca llega a tiempo le toca a uno inventar para poder cumplir, moverse de una parte a otra para poder obtenerla.

• La información que se envía de la zona educativa, coordinaciones y de la misma dirección la mayoría de las veces no es muy explicativa ya que casi no se entiende.

• ¿Existe exceso y dualidad de solicitud de información en el cumplimiento de sus funciones? Fundamente su respuesta.

• Las coordinaciones nunca tienen un control con la información, ya que la misma se pide repetitivamente.

• Muchas personas exigen la información por diferentes canales y no existe relación entre ellos, ya que piden la misma información.

• Siempre cuando se pide información esta es pedida en exceso por parte de los directivos y demás autoridades.

• Sí, siempre los formatos son diferentes pero la información que se pide es la misma y no cuentan con un banco de datos, no es raro que hayan pedido la misma información hasta cinco veces, siendo esta la misma.

• Constantemente se está pidiendo información siempre de una forma apresurada.

• Se deja acumular mucha información para ser pedida de un día para otro y luego se pide la misma muy pronto, no existe correlación en los periodos de solicitud.

• Tras de que la información la piden repetitivamente y la misma es mucha pues el tiempo que se tiene para entregar es muy poco.

• Existen formatos y sabanas para ser llenadas con datos que muchas veces son innecesarios para efectos de control.

• Si, debido a que los directivos no leen bien los informes que se les pasan, pidiendo los mismos nuevamente.

• No, puesto que los informes se entregan trimestralmente y son específicos en lo que se está solicitando.

• ¿Considera usted que tiene condiciones tecnológicas (en general) adecuadas para cumplir con las informaciones que le solicitan? Fundamente su respuesta.

• No, se tienen unos equipos actualizados en la institución, para cumplir plenamente con los requerimientos.

• Si se cuenta con los equipos necesarios para cumplir con los pedimentos que se realizan por parte de la dirección.

• Se cuenta con equipos ya desactualizados que muchas veces no funcionan idóneamente.

• No, ya que no existe un sistema adecuado de información.

• Medianamente se puede decir que esta lo necesario para cumplir con las asignaciones requeridas.

• En algunas oficinas como la biblioteca, cultura, proyectos productivos no se cuenta con un computador.

• Si, las condiciones existen pero el personal muchas veces no cumple con su trabajo.

• Sí, pero la información no es pedida con el tiempo suficiente, para uno poder buscarla con tiempo.

• No existen deben dotar más a la escuela de equipos tecnológicos para desarrollar las actividades con normalidad.

• En la escuela casi nunca ha existido una dotación tecnológica para los departamentos y en los actuales momentos los equipos que tenemos pues no son de la mejor calidad.

Como resumen de la entrevista realizada a los docentes y directivos de la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana, se puede decir que en la institución no cuenta con un sistema de información adecuado el cual permita tomar decisiones en los momentos oportunos, esto debido a que muchas veces el personal no está consciente de la realización de su trabajo para el logro de los objetivos finales, no existiendo una pertinencia de algunos co – responsables.

Además la institución no cuenta con la dotación adecuada ya que muchos espacios no se tiene equipos los necesarios para tener al día la información requerida por los directivos, aunada a ello esta no es requerida con el tiempo suficiente y en los formatos adecuados, como también la dualidad existente entre la misma. Muchas veces cuando es requerida por parte de la Zona Educativa y a nivel central no es explicativa lo suficientemente y por consiguiente esto retrasa los logros que se buscan en la institución.

2.2.3 Influencia del análisis FODA en el flujo de información

Como un tercer instrumento se utilizo el análisis FODA, para determinar la influencia en el flujo de información, con los resultados del mismo se tratará de determinar los elementos tanto internos como externos que limitan el proceso de la información en la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana, igualmente a través de sus resultados se establecerá el Problema estratégico general y la Solución estratégica del problema abordado; a continuación se detallan los elementos:

FORTALEZAS

• Existen espacios necesarios para la construcción de canchas deportivas, las cuales deben recuperarse para su ampliación y recreación para todos los estudiantes y personal que integra nuestra institución.

• Existen buenos laboratorios y talleres, con dotación de primera.

• La Escuela Técnica Industrial cuenta con una excelente infraestructura a pesar que no cuenta con áreas adecuadas para la mención de construcción civil.

• Todos los directivos tienen asignado una computadora en su puesto de trabajo.

• Personal docente dispuesto a asumir cambios que exige La Educación Bolivariana.

• Padres y Representantes dispuestos a contribuir y participar en actividades recreativas y especiales programadas en la Institución.

• Ubicada en una zona residencial con excelentes vías de acceso.

• Instalaciones aptas en su totalidad para el desempeño de las funciones dentro de este marco curricular Bolivariano.

DEBILIDADES

• El personal y la maquinaria existente para el diseño y ejecución de proyectos productivos no es aprovechado y no esta actualizado

• La forma de solicitar la información y entregar no es la más idónea

• No se cuenta con el servicio de internet de banda ancha

• Falta de conciencia en la importancia que tienen las prácticas deportivas para unificar el personal de la institución, que a su vez ayuda en la formación integral de todos los individuos.

• El personal administrativo no cuenta con la oportunidad para expresar opiniones, lo que ha traído como consecuencia el desinterés para hacer apreciaciones.

• Algunos docentes no le dan el trato que se merece al Personal Administrativo y ello causa desmotivación y por ende el retraso de las actividades

• El personal administrativo no se involucra en las actividades de la Institución.

• No existe un parque de buenos equipos de computación.

• La forma de llevar la información no es la más idónea.

• Área del comedor muy pequeña para suplir las necesidades de alimentación de una población escolar aproximada de más de 1.400 personas entre niños, niñas y docentes.

• Algún Personal con debilidades en el manejo de las T.I.C

• No existe una comunicación adecuada entre los directivos y el resto del personal al momento de solicitar la información.

• No se cuenta con una biblioteca virtual en la cual se manejen paquetes actualizados.

AMENAZAS

• Solventar la problemática de basura en algunos sectores vecinos que perjudican las áreas verdes del centro y sus alrededores.

• Incumplimiento de los deberes y derechos por parte de la asociación de Padres y Representantes.

• Creación de una biblioteca virtual donde se manejen paquetes tecnológicos actuales.

• No llegan los equipos necesarios para dotar a la escuela de tecnología de adecuada en cuanto a equipos de avanzada.

• No llega la literatura necesaria para el aprendizaje de los sistemas informativos

• Las dotaciones en cuanto a equipos muchas veces no llegan debido a algunas practicas burocráticas.

OPORTUNIDADES

• Todos los organismos gubernamentales (gobernación, alcaldía, IDT, IND y otros) pueden ayudar en la elaboración del proyecto "canchas deportivas para nuestra Institución" así, como la remodelación de los ya existentes.

• Solicitar ante los respectivos organismos para la capacitación y la obtención de implementos de computación

• Solicitar a instituciones apropiadas, charlas sobre las funciones y la dinámica adecuada y ejecutiva que se debe llevar en una organización

• Revisar el currículo de todo el personal de la institución para conocer las diferentes cualidades y destrezas con la finalidad de aprovechar los recursos humanos

• Promover talleres de capacitación para el personal administrativo en el manejo de recursos de dirección.

• La implementación del proyecto Canaima en la escuela a nivel del Básico.

• Preocupación por el gobierno en desarrollar las escuelas técnicas

Teniendo en cuenta lo anteriormente señalado el autor se decidió a plantear el problema estratégico general que se desarrollara según la lógica DAFO:

Problema estratégico general

Si se acentúa la forma de solicitar y entregar la información de manera inadecuada y no se cuenta con el servicio de internet de banda ancha, además no llegan los equipos necesarios para dotar a la escuela de tecnología de avanzada en relación a las TIC, y no llega la literatura necesaria para el aprendizaje de los sistemas informativos, aunque todos los todos los directivos tengan asignada una computadora en su puesto de trabajo y el personal este dispuesto asumir los cambios que exigen la educación Bolivariana no se podrán aprovechar al máximo las facilidades que dan los organismos para la capacitación y obtención de implementos de computación y el manejo de las TIC ni a la vez se podrá utilizar adecuadamente las dotaciones el gobierno tiene interés en desarrollar las escuelas técnicas industriales.

La solución estratégica establecida se desarrollo según la lógica FODA y quedo como sigue:

Solución estratégica

Con la utilización máxima de todos los directivos de su computadora en su puesto de trabajo, y el personal estar dispuesto asumir los cambios que exige la educación Bolivariana, así como aprovechar facilidades que nos dan los organismos en cuanto a la capacitación y obtención de implementos de computación en el manejo de las TIC y la preocupación por el gobierno de desarrollar las escuelas técnicas industriales, podríamos atenuar o eliminar la forma inadecuada de solicitar y entregar la información. y la consecuencia que trae no contar con el servicio de internet de banda ancha. para atenuar el efecto de la no llegada de los equipos necesarios para dotar a la escuela de tecnología de avanzada en relación a las TIC, ni la no llegada de la literatura necesaria para el aprendizaje de los sistemas informativos

2.3 Diagnostico del proceso de la toma de decisiones

2.3.1 Banco de problema que afecta el proceso de la toma de decisiones.

Se realizo una pregunta a una muestra de veinte personas donde las mismas aportaron tres respuestas concernientes al funcionamiento e importancia de la información dentro de la institución

Las respuestas obtenidas por parte de los docentes que realizaron la actividad fueron las siguientes:

• Información a todo el personal por igual.

• No se utilizan los canales regulares para la información

• no se reconoce el trabajo realizado por el personal administrativo.

• Falta de capacitación al personal administrativo a nivel de programas de computación

• No existe un sistema de información

• No existe motivación para el personal

• No se tiene un sistema de información eficiente

• No se posee la tecnología para un sistema de información

• la información nunca llega a tiempo

• No existe una buena conexión a internet

• Utilización de medios electrónicos para su optimización

• Mejorar los medios de comunicación internos

• la no existencia de información veraz

• Falta de un sistema de información automatizado

• Adiestramiento del recurso humano para asumir funciones bajo plataformas actualizadas

• No existe un sistema de información adecuado

• Falta de capacitación en el personal

• No existe una buena internet en la institución

• falta de comunicación

• Se debe trabajar más en grupo

• Falta de coordinación

• No existe un buen sistema de información

• La falta del uso de las TIC

• No existe comunicación, se mejoraría aplicando un sistema de información

• Falta trabajo en equipo

• Falta de información

• Falta de reconocimiento al trabajo realizado

• Debe haber transparencia en la comunicación

• Fluidez ante las instancias

• Integración de Sotf Ware

• Falta de interés por parte del Docente a seguir normas y lineamientos enviados por la zona educativa Táchira

• Adecuación del ambiente de biblioteca para un espacio más amplio

• Poco interés de algunas coordinaciones a socializar información sobre metodologías emanadas por el ministerio del poder popular para la educación.

• Falta de apego por parte de algunos docentes.

• Adecuación de un espacio en la biblioteca para un sistema de información

• Falta de interés de algunas coordinaciones a aplicación de metodologías de información por parte de la zona

• No están bien definidas las funciones del personal

• El proceso de comunicación se encuentra bloqueado.

• No hay material informativo para Unidades y Coordinaciones

• Falta de comunicación e información

• No existe la tecnología adecuada

• Se necesitan sistemas y medios de comunicación

• Falta de comunicación escrita

• No existe fluidez en la información

• Se debe implementar un buen sistema de información

Hace falta capacitación en el uso de las herramientas tecnológicas

• Muchas veces se pide la información por duplicado

• Se requiere capacitación

• Es necesaria una buena banda de internet

• Se requieren medios electrónicos para tener acceso a una buena optimización de la información

• Se deben mejorar los medios de comunicación existentes

• La institución no posee un sistema de información eficiente

• La mayoría de las veces la información no llega por los canales adecuados

• No posee la adecuada tecnología para la creación de un sistema de información

• Mejorar las relaciones interpersonales entre los trabajadores de la institución

• 56º Debe haber periódicamente una capacitación al personal en cuanto a las TIC

• La escuela no cuenta con un eficiente sistema de información

• Se debe trabajar más en equipo

• Se observa que falta comunicación entre el personal

• Falta de un sistema de planificación global y acorde con las actividades propias de la escuela

A este grupo de ideas (problemas), se le hizo una limpieza al listado quedando 25 problemas listados.

1º Información a todo el personal por igual.

2º No se utilizan los canales regulares para la información

3º Falta de capacitación al personal administrativo a nivel de programas de computación

4º No existe un sistema de información

5º No se posee la tecnología para un sistema de información

6º la información nunca llega a tiempo

7º No existe una buena conexión a internet

8º Utilización de medios electrónicos para su optimización

9º Mejorar los medios de comunicación internos

10º La no existencia de información veraz

11º Falta de un sistema de información automatizado

12º Adiestramiento del recurso humano para asumir funciones bajo plataformas actualizadas

13º No existe comunicación, se mejoraría aplicando un sistema de información

14º Integración de Sotf Ware actualizados

15º Adecuación de un espacio en la biblioteca para un sistema de información

16º Falta de comunicación e información

17º No existe la tecnología adecuada

18º No existe fluidez en la información

19º Se debe implementar un buen sistema de información

20º Hace falta capacitación en el uso de las herramientas tecnológicas

21º Muchas veces se pide la información por duplicado

22º Es necesaria una buena banda de internet

23º Se requieren medios electrónicos para tener acceso a una buena optimización de la información

24º Se deben mejorar los medios de comunicación existentes

25º La mayoría de las veces la información no llega por los canales adecuados

El conjunto de problema listado fue precisado por los especialistas, aplicando el principio de Pareto (20×80), para seleccionar los problemas fundamentales, quedando los seis problemas fundamentales siguientes:

1º Falta de capacitación al personal administrativo a nivel de programas de computación.

2º La mayoría de las veces la información no llega por los canales adecuados.

3º Se debe implementar un buen sistema de información.

4º No existe comunicación.

5º No existe una buena conexión a internet

6º Mejorar los medios de comunicación internos.

Con el grupo de problemas fundamentales definidos, se utilizo técnicas de consenso (votación ponderada) quedando como problema principal el siguiente:

No existe comunicación.

A este problema principal para conocer las causas que lo generan se decidió desarrollar un diagrama causa efecto o espina de pescado, conocido como modelo de Ishikawa. (Ver anexo No.2.)

Las causas generadas por el grupo son las siguientes:

• No existe comunicación directa de la dirección con la Zona Educativa Táchira.

• La comunicación por medio de las coordinaciones estadales no llega a tiempo.

• La institución no cuenta con un sistema informativo, el cual permita sistematizar la información.

• Muchas veces la información se solicita en formatos los cuales están desfasados y no están actualizados.

• En muchos casos se solicita la información por duplicado.

• La comunicación entre los profesores y las coordinaciones no es fluida.

• Las coordinaciones muchas veces no bajan la información a los docentes.

• Muchas oficinas no cuentan con los equipos necesarios para enviar la información y por ello existe retraso.

• Algunos empleados no hacen su trabajo a cabalidad.

Siguiendo el mismo procedimiento que anteriormente para los problemas quedo como causa principal.

• La comunicación entre los directivos y las coordinaciones no es fluida.

Para erradicar esta causa principal se realizo un plan de acción el cual quedo de la siguiente forma:

Acción Nº 1

Taller sobre comunicación asertiva

Responsables: todos los directivos de la institución.

Responsables: docentes y administrativos

Fecha de inicio: 16/09/2012

Fecha de culminación: 016/07/2013

Recursos necesarios: Video Beam, pizarra acrílica, marcadores y otros

Forma de control: Se realizara de forma trimestral

Acción Nº 2

Implementar un buen sistema de internet en la escuela.

Responsables: todos los directivos de la institución.

Participantes: directivos y entes externos involucrados.

Fecha de inicio: 17/10/2012

Fecha de culminación: 20/11/2012

Recursos necesarios: carro, papelería y otros.

Forma de control: Se realizaran reuniones con el personal encargado a nivel del estado referente a la telefonía.

Acción Nº 3

Realizar capacitación en cuanto a manejo de las T.I.C para el personal que tenga deficiencias en el manejo de las mismas.

Responsables: todos los directivos de la institución y docentes involucrados en la capacitación.

Participantes: directivos, docentes y administrativos.

Fecha de inicio: 16/09/2012

Fecha de culminación: 16/07/2013

Recursos necesarios: Video Bean, papelería, pizarra acrílicas, refrigerios y otros

Forma de control: Taller con el personal administrativo, docente y obrero de la institución.

Acción Nº4

Gestionar la dotación equipos de computación

Responsables: todos los directivos de la institución y docentes involucrados en la capacitación.

Participantes: personal directivo de la institución.

Fecha de inicio: 16/09/2012

Fecha de culminación: 16/07/2013

Recursos necesarios: Video Bean, papelería, pizarra acrílicas, refrigerios y otros

Forma de control: reunión con los diferentes organismos para el suministro de equipos de computación.

Acción Nº 5

Encuentros para la implementación del sistema informativo propuesto en la escuela para el año escolar 2012 – 2013.

Responsables: todos los directivos de la institución.

Participantes: todo el personal directivo, docente y administrativo de la institución.

Fecha de inicio: 16/09/2012

Fecha de culminación: 16/07/2013

Recursos necesarios: Video Bean, papelería, pizarra acrílicas, refrigerios y otros

Forma de control: Taller con el personal administrativo, docente y obrero de la institución.

CAPITULO III

Diseño de un modelo de información gerencial a nivel de la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana "Gral. Eleazar López Contreras" del estado Táchira – Venezuela

3.1 Diseño del Modelo actual de información y las funciones para la escuela técnica industrial Robinsoniana.

En los setenta y tres años que lleva la institución de iniciada sus actividades, no ha tenido un sistema de información acorde para solicitar la información, durante todos estos años la solicitud de información ha sido de alguna forma irregular por medios que no están estipulados, esto ha traído algunas limitaciones al momento de realizar los informes de dirección ya que nunca se cuenta con la información para realizar la toma de decisiones acertada, si no que por el contrario esta debe buscarse por un espacio de tiempo determinado y de esta manera poder cumplir medianamente con los objetivos.

Los sistemas de información en general son sistemas de apoyo a la toma de decisiones, son recursos de las organizaciones para proporcionar información a los gerentes o directores, ayudarlos a resolver sus problemas y facilitar la comunicación así como la toma de decisiones, como se muestra en el presente modelo.

MODELO PROPUESTO PARA LA ESCUELA TÉCNICA "GENERAL. ELEAZAR LÓPEZ CONTRERAS"

Figura: 3.1 Modelo de información gerencial para la Escuela técnica Industrial .

El uso y la administración responsable y efectiva de los Sistemas de información son importantes para los directores de las escuelas porque permiten gestiones eficientes, es por ello que cada puesto de trabajo tiene sus funciones específicas las cuales está diseñado su puesto, por lo tanto existiendo un modelo de información en la institución ya se empieza a llevar de una mejor manera los procesos informativos de la misma para el logro de los objetivos que se plantean.

Es por ello que a continuación se explicara brevemente los puestos de trabajo, el perfil y sus respectivas funciones en el modelo propuesto, así tenemos que:

El director

La dirección: Esta función administrativa es la más estratégica para dinamizar el funcionamiento institucional, y se ejercita mediante la influencia personal sobre los subalternos (coordinados), docentes y no docentes para que debidamente orientados y conducidos realicen en forma entusiasta y eficiente sus funciones, tendentes al logro de los objetivos y metas.

En razón de que esta función pretende orientar e influir en el comportamiento de las personas, es que la dirección se aplica con mayor precisión los aportes de las ciencias de la conducta.

La función directiva, a la par de que implica la capacidad para conducir los subalternos, puesto que no es posible el acatamiento o cumplimiento de las órdenes si no coexiste un mínimo de aceptación de quien las imparte.

Indudablemente que para lograr este reconocimiento y adhesión el directivo deberá evidenciar características que lo hagan merecedor del espontaneo seguimiento, como:

• La personalidad que manifieste.

• La competencia profesional.

• La causa que representa, enarbolando las aspiraciones e inquietudes de su personal.

• Los principios y valores éticos que practica.

Para el ejercicio de la función directiva es necesario contar con una serie de habilidades y cualidades personales, entre las que deben destacar:

• Capacidad para tomar decisiones.

Partes: 1, 2, 3