Diseño de un Sistema de Información Gerencial

Introducción

La Educación Técnica Profesional en Venezuela ha sufrido a lo largo de los ultimo cincuenta años un sinfín de altibajos producto de las decisiones contradictorias y cambiantes por parte de los organismos educativos existentes del estado, así como por la poca relevancia e interés que se le atribuyó a la formación de los técnicos y profesionales, situación que de hecho incidió en el funcionamiento del servicio educativo y el perfil del profesional que salía de sus aulas.

Al llegar la Revolución del Comandante Hugo Rafael Chávez Frías en 1999 se empiezan a realizar los diferentes diagnósticos a nivel educativo, referente a su pertinencia interna y social como factor de desarrollo nacional, llegándose a la conclusión de la necesidad de repensar el modelo educativo vigente y con ello la compresión de la urgencia de adecuarlo no solo a las nuevas condiciones jurídica, políticas y sociales sino a las exigencias y requerimientos de las comunidades para el despegue definitivo, donde las mismas buscan tener las mejores condiciones en el ámbito de tecnología de punta en todas las áreas y entre ellas en el área de la información.

Es por ello que en el ámbito de las políticas de la revolución se implementa el fortalecimiento y modernización de la educación técnica donde su único propósito es fortalecer el nivel en lo pedagógico, administrativo y tecnológico a fin de ofrecer una educación integral, gratuita y de calidad que venga a satisfacer las necesidades y expectativas de los educandos en armonía con las demandas de desarrollo local, regional y nacional

Por lo tanto la escuela técnica en vista de cumplir con su rol debe empezar a manejar la información de una forma; segura, eficiente donde se permita tomar las decisiones adecuadas y acertadas en los momentos oportunos, es por ello que los sistemas de información gerencial ofrecen amplias oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera de cómo una institución se desarrolla, o para innovar los procesos de una organización en términos de eficiencia.

Un sistema de información gerencial en una organización tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos objetivos.

Los sistemas de información juegan un papel importante en las operaciones eficientes, la gerencia efectiva y el éxito estratégico de las empresas que deben operar en un entorno empresarial global. De esta forma los sistemas de información se han convertido en un área funcional importante de la administración de las empresas.

Las organizaciones siempre utilizaron sistemas que les permitieron administrar el manejo de su información, por lo cual no necesariamente debe existir una computadora para reconocer la existencia de estos tipos de sistemas pues estos pueden ser también del tipo manuales; por ejemplo, una distribuidora pequeña que no tenga informatizada la totalidad de sus esquemas de logística y comercialización. Lo importante es que el sistema permita almacenar, recuperar, procesar y distribuir información.

Sin embargo, es cada vez más necesario el disponer de sistemas de información basados en computadoras por los beneficios que estos proporcionan: reducción de errores provocados por las personas a través del control de las entradas, velocidad en el procesamiento de datos, posibilidad de realizar rápidamente tediosos análisis sobre los mismos, reducción de espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de buscar algún dato en particular, y otros tipos de ventajas que podrían lograrse en caso de enfocarse en el uso estratégico de los mismos.

Es por ello que es posible mencionar que una de las razones de la importancia de los Sistemas de Información Gerencial (S.I.G), dentro de toda institución, es que, entre otras cosas aumentan la eficiencia operacional, la productividad de los directivos, y el servicio y la satisfacción al cliente ya que se maneja la información necesaria para ejecutar de manera más eficiente las labores y de esta manera poder optar por una mejor y acertada decisión.

Es por ello que tradicionalmente la toma de decisiones se basaba en la intuición y el instinto, ya que faltaba información sobre la cuestión objeto de la decisión. Esto significa que está condicionada por las objeciones y los puntos de vista personales, que no permiten obtener una visión equilibrada.

Actualmente se suelen utilizar blocs de notas, pizarras o tablones como método principal para recoger y analizar la información en la que deben basarse las decisiones. Esto conlleva a la utilización de muchas páginas, que deberán organizarse correctamente para poder interpretarlas y entenderlas. Al no existir una estructura clara, este proceso puede durar semanas. Como resultado, muchos procesos de toma de decisiones no cumplen todos sus objetivos ya que muchas veces se toman a la ligera y sin una información que permita hacerla efectiva en todos sus componentes.

El presente estudio está dirigido a implementar un diseño informativo en el proceso educativo para la toma de decisiones a nivel directivo, en la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana "General Eleazar López Contreras" del municipio San Cristóbal del estado Táchira Venezuela, dependiente del Ministerio del Poder Popular para la Educación.

Sobre la base de lo anteriormente planteado, el problema está fundamentado en la forma como se maneja la información la cual no está lista en los momentos adecuados, posponiéndose muchas veces los resultados de una decisión a nivel de la institución, debido a que los directivos, docentes, coordinadores y personal no elaboran y entregan la información requerida a tiempo por lo cual las decisiones que se deben tomar hacen que éstas no sean efectivas y no se realizan a tiempo.

La problemática existente en la escuela es que la información administrativa nunca está al día, ya que no existen canales de control y muchas veces se requiere de la misma para la toma de decisiones. La misma ha sido enviada desde la coordinación municipal, con anterioridad y otras con retraso a la sede y de allí a las diferentes direcciones, sub- direcciones, coordinaciones, unidades de apoyo, departamento de recursos para el aprendizaje, departamento de evaluación, unidad pedagógica, talleres etc.; muchas veces se solicita información la cual no se tiene estipulada para el momento de la entrega por parte de la dirección.

La información no es solicitada en ocasiones de forma idónea, la misma no desciende de manera adecuada en formatos especiales a las instituciones y directamente a los responsables de la misma en el proceso de recolección, se pierden esfuerzos y la información requerida nunca llega en el momento oportuno, como es la recolección de datos de interés ya que no se le brinda el seguimiento adecuado que muchas veces también tiene que ver con la responsabilidad y pertenencia en su trabajo.

En la escuela no se tiene un análisis organizacional referente a la problemática que se plantea con la información, sin embargo se plantea que a través del diagnóstico se visualicen el plan que conformará con los objetivos la solución del problema

Todo lo anterior conduce al siguiente problema científico:

¿Cuál sería el sistema de información gerencial a emplear que permita una oportuna y acertada toma de decisiones en la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana "General Eleazar López Contreras" del estado Táchira – Venezuela?

Sistematización del problema:

¿Cuáles son los elementos que contendría el sistema de información para hacer más eficiente la toma de decisiones?

¿Cuál sería el soporte informativo que permitiría el desarrollo del sistema de información?

¿Cuál sería el soporte tecnológico que permitiría el desarrollo del sistema de información?

¿Existe algún plan estratégico en la entidad para alcanzar sus objetivos?

¿Cuáles son las decisiones que se toman en cada área funcional?

Objetivo General:

Diseñar un sistema de información gerencial para la toma de decisiones a nivel de la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana "General Eleazar López Contreras" del estado Táchira – Venezuela

Objetivos Específicos:

• Caracterizar la organización objeto de investigación en el proceso de toma de decisiones.

• Diagnosticar el flujo informativo actual a nivel de la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana "General Eleazar López Contreras" del estado Táchira, – Venezuela.

• Modelar el proceso informativo y proponer los soportes para el buen funcionamiento de la información.

Justificación de la Investigación

Los resultados del trabajo de investigación tendrán un impacto y pertinencia social al propiciar la solución de los problemas que se vienen presentando en cuanto a la toma de decisiones, ya que en ocasiones no se cuenta con la información adecuada y a partir de ella poder adoptar lineamentos acordes con las dinámicas presentes.

El trabajo de investigación permitirá realizar un manejo veraz de la información, de manera oportuna y lo más exacta posible permitiendo dentro de la institución una mejor visión en cuanto al manejo de la información.

De acuerdo con la información que se maneje se podrá decir qué tan eficiente se puede ser administrativamente en las instituciones, es por ello que la propuesta de un sistema de información para la toma de decisiones en la Escuela Técnica Robinsoniana "General Eleazar López Contreras", permitirá evolucionar con eficiencia contribuyendo de una manera significativa al crecimiento sostenido y por ende ofrecer un mayor confort en todas sus dependencias.

Es necesario enfatizar en que el presente trabajo busca alcanzar nuevos paradigmas y tendencias abordados en la "Maestría de Dirección", donde se indaga la posibilidad de aplicar los conceptos aprendidos a lo largo de la misma.

Viabilidad de la investigación

La investigación se podrá llevar a cabo por las siguientes razones:

• El desarrollo del trabajo de investigación permitirá dar respuesta al problema.

• Se dispone de la suficiente bibliografía actualizada y de la información documental requerida sobre el tema objeto de investigación.

• Se contará con el apoyo sistemático de la dirección y subdirecciones de la entidad objeto de investigación.

• El tiempo disponible es adecuado para llevar a efectos este tipo de investigación.

Hipótesis:

Si se diseña un nuevo sistema de información gerencial en la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana "General Eleazar López Contreras" se podrá alcanzar una más acertada toma de decisiones por parte de la dirección.

Objeto de investigación: Sistema de información para el proceso de gestión gerencial.

Campo de investigación: Sistema de información para la toma de decisiones en la Escuela Técnica "General Eleazar López Contreras".

Métodos Generales, Técnicas, Procedimientos e Instrumentos

Métodos Generales:

Los Métodos Generales que se emplearán en las distintas fases del trabajo con las informaciones a obtener y obtenidas son los siguientes:

• Análisis y Síntesis.

• Inducción y deducción

Técnicas e Instrumentos para la Fase de Recopilación de la Información:

Se empleará la técnica de revisión bibliográfica y para la información a obtener en el trabajo de campo se utilizarán entrevistas, encuestas, técnicas de trabajo en grupo, la observación de procesos en las distintas áreas de resultados claves, análisis comparativo, y las propias de la evaluación del desempeño del sistema de información gerencial.

La tesis se estructura según las normas convencionales más utilizadas en este tipo de trabajo, en introducción, tres capítulos, conclusiones y recomendaciones.

El capítulo I tiene como objetivo desarrollar el marco teórico conceptual vinculado con el tema objeto de investigación, referenciando los criterios mas actualizados de los especialistas en la temática.

El capítulo II está dirigido a diagnosticar el flujo de la información en la entidad investigada y en un tercer capítulo se aborda la confección y aplicación de las propuestas para el perfeccionamiento del flujo informativo del proceso educativo.

CAPÍTULO I:

Fundamentación teórica de los sistemas de información en los procesos de toma de decisiones gerenciales

Este capítulo tiene como objetivo realizar un estudio del marco teórico conceptual actualizado sobre los sistemas de información gerenciales y su influencia en el proceso de la toma de decisiones.

• Los sistemas de información y su importancia.

Cada sociedad tiene una prioridad y responsabilidad educativa, económica o política diferente. El grado de interés dependerá de la realidad que les toque vivir a cada una de ellas, en este sentido la educación promueve la formación integral del individuo, con un verdadero nivel de autocrítica, responsabilidad, justicia, libertad, igualdad y participación, donde sea ente transformador de su propio modelo de vida, aquí tiene un rol fundamental el educador de nuestros días el cual valiéndose de la información que le permita tomar decisiones que conlleven al manejo adecuado de las instituciones.

En virtud de localizar algunos trabajos que de manera directa o indirecta se encuentren identificados con el problema abordado en este estudio, resulta conveniente establecer dentro del contexto de una revisión literaria, referencias que pertenezcan a estudios o investigaciones realizadas anteriormente y sirvan de soporte al trabajo a presentar.

Por lo tanto haciendo referencia al presente trabajo se debe tomar en cuenta que los sistemas de información no sólo procesan información, sino que también son innovadores, por lo que también son útiles para hacer frente a las demandas que están en constante cambio en nuestras instituciones educativas.

Por consiguiente estos mejoran la adaptación de la escuela al medio ambiente. Permiten a la escuela comprender y definir la transferencia de información interna y externa. De tal modo, que permite a las escuelas cumplir con las demandas y expectativas internas (profesores, estudiantes, coordinadores) y externas (padres, representantes, coordinaciones municipales, zona educativa y ministerio del poder popular para la educación a nivel central); y de esta forma asegurar quelas toma de decisiones en el ámbito escolar se organicen con precisión y a tiempo.

La introducción de los sistemas escolares de la gestión de información en las escuelas han provocado cambios significativos en las funciones y estilos de trabajo de los administradores. Los sistemas de información han permitido avanzar cada día y con ello logrando avances significativos en cuanto a los objetivos que se trazan en determinados momentos y con ello logrando una mejor estabilidad en el ámbito laboral.

Los sistemas de información han cambiado la gestión de la escuela en las asignaciones de liderazgo, toma de decisiones, la gestión de la carga de trabajo, recursos humanos, la comunicación, la responsabilidad y la planificación. Los sistemas de información ayudan al directivo en la determinación de los objetivos de la escuela, visualización de planes a largo plazo, la distribución de los recursos, la formación de los futuros métodos educativos, la determinación del desempeño de los profesores y el éxito de la escuela, también se puede utilizar como una herramienta para iniciar y utilizar el liderazgo educativo de los directivos de la escuela.

Según Christopher (2003) "Los administradores escolares pueden tomar decisiones más eficientes cuando reciben la información correcta y actualizada por los sistemas de información gerencial de escuelas"[1]. La toma de decisiones es la génesis de la gestión educativa. Todos los días las condiciones problemáticas que requiere la toma de decisiones se basan y dependen de la naturaleza compleja e inesperada del entorno escolar. Por esta razón, como un solucionador de problemas, el administrador de la escuela tiene que reunir y analizar información continuamente.

Además, los administradores han tenido que hacer más decisiones en tiempos cortos, debido a las crecientes expectativas del sistema educativo". Por otra parte, la toma de decisiones ha sido más rápida, más frecuente y más complicada en las escuelas de hoy.

Con el fin de tomar decisiones en estas condiciones, la recopilación de datos debe ser continua, actualizada y que se pueda acceder a tiempo para analizar y utilizar. El éxito de las escuelas se basa principalmente en la toma de decisiones basada en estos datos. El mismo autor, precisa que "los directores de escuelas no son capaces de utilizar los datos de manera eficiente en este aspecto". Los directores de escuelas y centros educativos en general deben prestar más interés en actualizarse en el manejo de sistemas de información y no solo en actualizarse en asuntos concernientes al área pedagógica.

Las tecnologías de la información ayudan a los gerentes a acceder, gestionar y comunicar la información de forma rápida y sencilla. Si bien las redes de telecomunicaciones proporcionan al gerente amplios recursos de información que puede ser utilizado en la resolución de problemas, la comunicación escrita ha crecido más a través de los procesadores de texto y correos electrónicos, los sistemas de información han cambiado a través del tiempo en el papel de los directores de escuelas y han cambiado sus métodos de trabajo. Uno de ellos es el desarrollo de una base de datos que incluye información sobre los estudiantes registrados y de la familia, la discontinuidad, las calificaciones del personal, y las clases, y las diferentes etapas.

Estos son una parte de la información que deben manejar los sistemas de información educativos. Otra información que manejan estos sistemas de información son la gestión de la biblioteca de la escuela, finanzas, actividades deportivas, la planificación escolar, horario de clases de alumnos y profesores, informes estándar enviado a niveles superiores de administración de la escuela, etc. .

Por lo se trata de una actividad de transformación de datos simples que aumentan la eficiencia de la gestión escolar. Además, el uso y análisis de información en las escuelas no sólo hace que los directores se den cuenta lo que debe hacerse para desarrollar el desempeño de los estudiantes, sino también garantizar el éxito en el cumplimiento de los cambios y demandas del sistema escolar.

Como resultado de ello, se puede afirmar que por medio de los sistemas de información gerencial de centros educativos (SMIS por sus siglas en inglés), los gerentes serán capaces de determinar la información requerida, acceder a esta información, interpretar los datos, utilizar los datos en la toma de decisiones y evaluar el desarrollo eficiente del sistema de información. Las investigaciones en varios países confirman que las escuelas que utilizan los SMIS aumentaron su eficacia de gestión.

En estudios realizados con los directores de escuelas estadounidenses, Hedberg, Harper, Bloch y College (1992) afirmaron que la eficiencia se ha incrementado en la toma de decisiones en las escuelas que utilizan sistemas de información gerenciales de escuelas.

En otro estudio, Gurr (2000) examinó los efectos del uso de los SMIS sobre el trabajo de los administradores de la escuela primaria en Australia, y afirmó que el uso de los SMIS además de haber introducido tecnologías de la información en sus tareas, han disminuido su carga de trabajo y hacen más eficiente el proceso de gestión, además les ayuda a utilizar el tiempo de manera más eficiente, de hecho los profesores se sienten más importantes, los hizo querer mejorar más, los SMIS hicieron importantes cambios en la educación y la enseñanza, y le aumentaron la calidad de la comunicación dentro de la escuela.

En su estudio con directores de escuelas, Telem y Buvitski (1995) encontraron que los directores de las escuelas creen que la gestión de los sistemas de información conducirá a cambios importantes dentro de esta.

De acuerdo a los directores de las escuelas, esta aplicación ha aumentado el nivel de la escuela, facilitó la toma de decisiones sobre el nivel de control y las estrategias, aumentaron la calidad de programas de enseñanza, facilitaron la interacción estudiante-profesor, aumento la coordinación entre los profesores, facilitado la transferencia de información sistemática y continua a los padres y una mayor comunicación con otros instituciones y la organización central.

En su estudio Gurr (2000) examinó los efectos de los sistemas de información en los administradores de escuelas locales, determinó que los sistemas de información han cambiado en gran medida las funciones de los directores de escuelas. Afirmo que un gerente que no utiliza los sistemas de información no es capaz de lograr sus funciones eficientemente.

Por último, Anderson y Dexter (2005) en sus estudios determinaron que liderazgo tecnológico de los administradores de las escuelas es más importante que el conocimiento en el uso eficiente de la tecnología en las escuelas. Sin embargo en la literatura existen investigaciones que muestran que los administradores de las escuelas han tenido problemas en el uso de los SMIS.

Por ejemplo Visscher y Bloemen (1999) en su estudio con 195 directores y profesores que trabajan en 63 escuelas secundarias en Holanda descubrieron que los SMIS se utilizan sobre todo en las tareas de rutina y los directores y profesores no tienen suficiente educación en el sistema.

Los administradores y los maestros indicaron que mientras los SMIS tuvieron efectos positivos en la evaluación de la eficacia de la escuela, el desarrollo de las fuentes de uso y calidad de la programación educativa dentro de la escuela, también aumento su volumen de trabajo y de estrés causado por estas aplicaciones.

La investigación indicó que el estrés se redujo en las escuelas donde los profesores y directores fueron capacitados previamente en el uso del sistema y donde la innovación es claramente una visión. Además se constató que el personal que utiliza el sistema tenía una mayor motivación, estaba dispuesto a tomar más retos en la educación.

En la investigación de Warren (1998) examinó los efectos de los sistemas de información sobre toma de decisiones educativas y se enteró de que los directores de escuela no se han educado lo suficiente en el uso eficiente de las tecnologías de la información.

Por otro lado la investigación de Crouse (1994) encontró que los centros educativos aumentaron la posibilidad de utilizar los sistemas de información. También Jacops (1992) afirmó que existe una correlación entre el desempeño de los directores de educación y el uso de tecnologías de la información. Como resultado, se puede señalar que los administradores de las escuelas tuvieron que asumir la responsabilidad de liderazgo en una zona desconocida sin educación suficiente.

Como se puede apreciar las tecnologías de la comunicación y la información no han tenido un papel cada vez más importante sobre las actividades de las escuelas. Durante este período, muchas cosas se han dicho y escrito sobre la importancia de las computadoras. Aunque hay muchas investigaciones sobre el papel y la necesidad de tecnologías de la información en la educación, muchos de ellos son acerca de las funciones educativas de los sistemas de información y sólo algunos de ellos son sobre la gestión de la escuela.

En otras palabras, aunque hay muchas investigaciones sobre papel de los sistemas de información, sobre la clase y la enseñanza, pocos estudios se han realizado sobre el uso de ellos en la gestión de la educación y sus efectos sobre los gestores.

La idea de usar la computadora como sistema de información fue promovida por los fabricantes de computadoras como un medio por el cual tenían una justificación para adquirir nuevos equipos. Según McLeod, (2000) "…esta percepción reconoce que las aplicaciones de la computadora deben implementarse con el propósito de producir información, por lo que fue adaptado velozmente por muchas de las más grandes compañías…"[2]

El objetivo fundamental de la mayoría de las organizaciones es poder ser el número uno, donde se proporcione un buen servicio al consumidor individual. Las organizaciones de servicio existen con un ambiente o mercado particular:

1) La entrada de recursos del ambiente es convertido a salida (servicios).

2) Las salidas (productos y servicios) son regresados al ambiente o mercado.

Para McLeod, (2000) "los intentos iníciales por querer aplicar a las computadoras en el área de los negocios se enfocaron hacia los datos, luego se trató de hacer hincapié en la información y el apoyo a las decisiones. A su vez las primeras compañías que usaron computadoras reconocieron la gran necesidad de establecer unidades organizacionales autónomas de especialistas que se encargarían de implementar los sistemas"[3].

Según Alveolar y Ronda (2005) en los años 60, "las empresas y los administradores en conjunto realizaron grandes avances sobre el uso de la informática: el tratamiento de los resultados que generaban las decisiones, tanto en la compatibilidad y en la gestión de los stocks, la capacidad de los ordenadores en registrar, tratar y reconstruir (en si recuperar) la gran cantidad de datos, así como en la relativa simplicidad de los tratamientos necesarios Reducir considerablemente los plazos de tratamiento que permitían a la vez"[4].

En los años 80-90, según los mismos autores anteriores, la informática de gestión fue creciendo. En planificar en términos de largo plazo las decisiones progresivamente. Por la puesta a punto de técnicas organizacionales (esquemas directivos). Por el empleo creciente de los performances de los ordenadores y de sus redes públicas para transmisión de datos con otras empresas u administraciones La multiplicación y el (sistemas de intercambio bancario), especialización creciente de las actividades de la informática (consejos, expresión de necesidades, arquitectura, documentación, test, formación, En reutilizar lo más posible las soluciones, asistencia, reparación, etc.), en particular en los programas informáticos inicialmente concebidos para otras sociedades, y en adaptarse al menor costo a las especificaciones de la empresa.

Precisan que en particular, los años 90 "han visto la rápida adopción de una categoría particular de programas de gestión, los Programas de Gestión Integrada o PGI (en inglés ERP) donde la riqueza y la relativa universalidad ilustran bien la tendencia de las empresas a renunciar a los programas a la medida, a descentralizar y a uniformar su gestión a escala de toda la empresa".

Así mismo muchas de las grandes empresas y administraciones públicas han recurrido en adelante a la internalización, de una parte o de la totalidad de sus servicios informáticos, a fin de concentrar sus esfuerzos en las actividades donde ellas se sientan más eficaces .Más recientemente, se ha constatado una fuerte expansión de las soluciones de Gestión Electrónica de Documentos, principalmente inherente a los progresos técnicos y a la baja de los precios de las soluciones de digitalización (scanner), de almacenamiento (discos duros, CD-RW, DVD, y grabadores asociados) y de restitución de imágenes (impresoras láser a color).

Las compañías establecen una organización de servicio de información formada por especialistas en información que saben crear sistemas basados en computadora, "estos especialistas incluyen análisis determinados de sistemas, administradores de base de datos, donde los especialistas en redes, programadores y operadores, en los últimos años los usuarios han comenzado a realizar parte del trabajo de los especialistas, fenómeno conocido como computación de usuario final".

Es muy difícil de mostrar el valor económico de una aplicación de computadora, por lo que se realizan análisis extensos para justificar cada proyecto potencial, ya que una vez empezado el proyecto pasa por un ciclo de vida del sistema, los especialistas en información pueden participar en diversas medidas, incluyendo su desarrollo y su uso, que debe ser administrado por el directivo que corresponda.

Al final, la fuerte tasa de equipamiento informático de las empresas o instituciones, que es a menudo considerado como un triunfo competitivo, ha contribuido enormemente a la baja de los precios de los materiales y de las redes, así como también a una mucha mayor ergonomía en sus instalaciones y equipos, sin las cuales el desarrollo fulgurante de la informática familiar y del Internet no tendría probablemente lugar.

El llevar a cabo la administración de una escuela desde sus inicios, es una tarea sumamente agotadora e importante para su buen funcionamiento y desarrollo. Una de las herramientas con mayor potencial para lograr obtener fuertes bases en la institución es el uso adecuado de la información. Es por esto la importancia que tiene el uso de los sistemas de información los cuales aporta un apoyo significativo para todas aquellas organizaciones y que de acuerdo a la toma de decisiones partiendo de la información que poseen buscan un futuro exitoso.

La información es un recurso vital para toda organización, y el buen manejo de ésta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de una institución que busca el crecimiento.

El manejo de la información es fundamental para cualquier escuela, con ello puede lograrse un alto nivel competitivo, académico donde se desenvuelve y obtener mayores niveles de capacidad y desarrollo.

La información permite identificar cuáles son las fortalezas con las que se cuenta y cuáles son las debilidades y sectores vulnerables como institución. El tenerlas claras implica tener la habilidad de planear acciones que nos permitan fortalecernos, realizar una planeación alcanzable y factible, identificar áreas que requieren mayor atención, así como poder controlar las actividades de la organización.

El objetivo básico de la información es apoyar a la toma de decisiones dentro de la organización. Se busca tener más bases sustentables para poder decidir qué es lo que se va a hacer y qué rumbo tomar para lograr los objetivos que se planearon.

En una escuela se le debe de poner una atención sumamente especial a la información que se genera cada día, ya que la adecuada interpretación de ésta pondrá los cimientos necesarios para consolidarse como una institución de éxito y así podrá obtener una mayor oportunidad de crecimiento y expansión.

El sistema de información va a permite tener un control sobre todos los elementos de la institución y todos sus recursos con los que cuenta, así se evitarán desperdicios o pérdidas de recursos materiales y demás. Si se tiene menos desperdicios y pérdidas se verán reflejados en los estados finales de forma positiva para toda la escuela.

Con un sistema de información se puede tener el control sobre el inventario con el que se cuenta y así saber a todo momento que es lo que se tiene y que es lo que se necesita. Con esto se obtendrá una mejora en el servicio a los clientes (directivos, profesores, obreros y estudiantes), un incremento de forma positiva en la toma de decisiones y un mayor manejo y administración de todo el flujo de información con que se cuenta.

Por todo lo anterior, es posible concluir que los sistemas de información son una herramienta necesaria e importante para el flujo de la información en una escuela, son una fuente importante de apoyo para llevar a cabo la dirección de la misma y proporciona los conocimientos básicos para la realización de las actividades de cualquier área. Y por ultimo ayuda de una manera efectiva en la toma de decisiones.

1.2 Los Sistemas de Información y su Clasificación

Para poder introducir el tema al que hace referencia el siguiente trabajo, es necesario antes definir los conceptos clave sobre los que se basa, lo que dará en sí una idea del fin de los sistemas de información para la toma de decisiones en la Escuela Técnica Industrial Eleazar López Contreras, complementándose ésta con lo que será expuesto durante el desarrollo de este trabajo.

La palabra "sistema" es definida por la Real Academia de la Lengua Española (RAE), como "un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí" y "un conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto". Ordenando la definición se pude decir algo más concreto donde: "Un sistema es un conjunto de elementos organizados los cuales interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre información, sobre energía o materia u organismos para producir como salida información o energía o materia u organismos. Dado lo expuesto, este término no tiene solamente una aplicación en el mundo de la informática, sino que también puede ser válido para un sin fin de aspectos, En la época actual escuchamos continuamente sobre los sistemas de información, según Cohen y Asín, lo definen "Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio"[5].

De acuerdo a lo anterior, se debe entender e identificar que los sistemas de información servirán de apoyo en el funcionamiento de sus negocios, proporcionando información oportuna para la toma de decisiones y donde deberán generar valor para el cumplimiento de su visión y objetivos estratégicos.

El término "sistemas de información" tiene muchas definiciones, las cuales han sido presentadas por distintos autores de la materia. Entre ellas tenemos la siguiente: "un conjunto de componentes interrelacionados que colaboran para reunir, procesar, almacenar, y distribuir información que apoya la toma de decisiones, la coordinación, el control, el análisis y la visualización en una organización".

Por lo tanto los sistemas de información vienen a ser conjuntos de elementos que se relacionan con el fin de soportar a cualquier tipo de organización, institución o empresa. Los elementos presentes en dicho sistemas corresponden al equipo computacional, el software y el hardware necesarios para apoyar el funcionamiento del sistema, y el recurso humano que interactuará con este.

Es de saber que un sistema de información en particular es un proceso en donde siempre debe existir una entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información agregada. Por lo tanto el sistema toma los datos que requiere para procesarlos, puede ser alimentado manualmente ya sea de manera directa por el usuario o automáticamente, donde la información proviene de otros sistemas o módulos (a esto último se le denomina interfaces automáticas).

La característica de procesar la información es la que permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que por ejemplo un gerente al momento de tomar una decisiones genere una proyección valedera y segura a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. La información que sale del sistema, sale procesada, con un valor agregado.

Existen varias clasificaciones de los sistemas de información, veamos una de ellas que hace sentido en el mundo de los negocios:

Sistemas Transaccionales: Son aquellos que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización o negocio.

Sistemas de apoyo para la toma de decisiones: Ayudan a la empresa en el proceso de toma de decisiones, entre ellos se encuentran los sistemas para la toma de decisiones en grupo y sistemas de información para ejecutivos. Sistemas Estratégicos: Se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas.

De acuerdo a la clasificación anterior, típicamente las instituciones comienzan utilizando sistemas transaccionales para apoyar a sus diferentes procesos, a medida que se tiene una mayor madurez en el uso de los sistemas se puede contar con suficiente información para implementar sistemas de apoyo para la toma de decisiones y por último, se llega a un nivel más sofisticado en el uso de la información cuando ya la institución desarrolla su propia tecnología e inteligencia de negocios para lograr ventajas con respecto a su competencia.

Es importante que cualquier persona que quiera emprender un negocio conozca esta clasificación para que al momento de adquirir un sistema de información identifique que tiene que ir de manera gradual, ya que no se puede implementar sistemas estratégicos si los procesos no están completamente automatizados y si no se cuenta información histórica.

Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.

Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.

Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación, además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar.

Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar algunos conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas como de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el individuo o la sociedad misma

Por lo tanto un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de "sistema de información computarizado"

Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

• Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

• Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.

Partes: 1, 2, 3