Diseño de un Sistema de Información Gerencial (página 3)

A continuación se señalan algunas funciones que debe tener y promover el director de la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana, General Eleazar López Contreras, entre ellas están las siguientes:

• Determina los diversos lineamientos y criterios para la toma de decisiones dentro de la institución.

• Optimizar la calidad de la información para el desempeño dentro de la institución y de esta forma lograr medidas que promuevan y estimules la innovación tecnología, pedagógica, la investigación y propuestas experimentales orientadas cualificar los logros y retos planteados.

• Pedir toda la información concerniente como: matricula de estudiantes, matricula de docentes y de personal administrativo y obrero.

• Diseñar la oferta educativa basándose en la información actualizada sobre las demandas de la comunidad.

• Organizar de acuerdo a la información que se tenga, la matricula, autorizar traslados y expedir certificados de estudio dentro de lo normado,

• Pedir ante las respectivas coordinaciones los diferentes informes semanales, donde estén implícitos las acciones de cada día así como cualquier eventualidad que se presente.

• Planificar, organizar y administrar los recursos y servicios prestados por la escuela, recogiendo periódicamente la opinión de los docentes y manteniendo informado a todos en general.

• Pedir toda la información concerniente a las sub-direcciones existentes en la escuela, que en este caso son tres: Sub-dirección técnica, sub-dirección administrativa y la sub-dirección académica.

• Solicitar la información necesaria para formular el diagnostico real de la institución que incluye todos los elementos.

• Solicitar la información de los inventarios de los bienes nacionales existentes en la planta en el momento que toma el cargo.

• Debe tener el archivo actualizado de los docentes de la planta.

• Comunica a su personal las informaciones emanadas del nivel central, municipal o zonal.

• El director es el responsable docente y administrativo del plantel, por lo tanto debe manejar toda la información para de esta forma agotar todos los recursos legales en el tratamiento de los problemas o casos que son de su competencia, antes de enviarlos a su respectiva zona educativa.

• Organiza y planifica los procedimientos que le permiten estar enterado y orientado de las actividades que cumplen los departamentos, coordinaciones, unidades de apoyo y seccionales.

El subdirector.

La subdirección, representa al cuerpo del plantel donde las actividades técnico-docentes y administrativas, son procesadas en concordancia con los objetivos educacionales y su función primordial es trabajar conjuntamente con la dirección en asuntos técnico-docentes y administrativos. Para desempeñar esta función debe existir una consulta permanente con las otras dependencias adscritas a la institución.

La subdirección de la escuela técnica tiene tres pilares fundamentales para la realización de sus actividades entre las que se encuentran, la subdirección académica, la subdirección administrativa y la subdirección técnica, donde se conducen y ejecutan las actividades.

La subdirección docente.

Representa parte de la alta gerencia dentro de la institución, su existencia como oficina dentro de la escuela es primordial. Obviarla implica la ruptura parcial del proceso administrativo. Bajo su coordinación esta la programación referida a: planificación de métodos y técnicas que permitan la operacionalidad de los objetivos curriculares, el cumplimiento de los objetivos contenidos programáticos, la reorientación de las estrategias de enseñanza, la actualización de la información en su departamento, el asesoramiento de la dirección de las relaciones de la comunidad– escuela y la participación en todos las reuniones de consejos.

Esta oficina por tener jerarquía de alta gerencia y la función principal de asesoría a la dirección, hace necesario que su gerente, deba tener atributos, condiciones y capacidad técnica de alta competencia, pues en su posición de subdirector emergente debe permitir la prosecución eficiente de los objetivos planteados en la institución

A manera de información se presenta el perfil que debe poseer los subdirectores de la escuela técnica industrial

• Poseer aptitud para trabajar en grupo.

• Tener siempre respeto por la opinión emitida por los demás sobre los temas que se discutan.

• Disposición para mantener una buena comunicación efectiva.

• Debe ser una persona que prevea situaciones futuras.

• Sentido de responsabilidad en el cumplimiento de su deberes

• Respetuoso con el personal docente, administrativo y obrero.

• Tener conocimientos de asuntos sindicales y laborales de acuerdo con el nivel educativo.

• Detectar a tiempo causas de los problemas y establecer los correctivos necesarios.

• Tomar las decisiones adecuadas en el momento oportuno

• Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos y normativas legales vigentes.

Tanto el director como los subdirectores deben asegurar el cumplimiento de cualquier disposición legal señalada en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la ley Orgánica de Educación, sus reglamentos, resoluciones y demás actos administrativos emanados de sus superiores jerárquicos

Funciones del subdirector académico

• Tener la información idónea para poder realizar diagnósticos para el mejoramiento de la institución.

• Elaborar el plan anual de la subdirección conjuntamente con el consejo directivo.

• Jerarquiza las actividades del plan anual.

• Lleva toda la información de la parte académica.

• Entrega a los coordinadores los lineamientos y orientaciones para los planes anuales.

• Recomienda la realización de talleres y cursos para un mejor mejoramiento

• Es el encargado de realizar conjuntamente con el director las cuadraturas del año escolar, por lo tanto requiere de toda la información en cuanto a horarios, horas académicas y administrativas.

• Coordina el desarrollo de la programación de las diferentes unidades, dependencias bajo su cargo para el logro de los objetivos trazados por la institución.

• Coordina las actividades docentes tendientes al logro de los objetivos establecidos en la planificación, entrega de información a cada dependencia a su cargo.

Funciones del subdirector administrativos

• Debe formular un diagnostico de la institución relacionado con el proceso administrativo de la institución.

• Elabora el plan anual de la subdirección conjuntamente con el consejo directivo y los coordinadores de departamentos.

• Coordina el desarrollo de la programación de las diferentes unidades y dependencias bajo su cargo.

• Dirige la información de la secretaria de la escuela y Departamentos adscritos a la escuela.

• Establece los mecanismos de resguardo, cuido y supervisión de los bienes nacionales de la institución.

Funciones del subdirector Técnico.

• Es el responsable del área técnica de la institución.

• Monitorea y registra todas las actividades de las coordinaciones,.

• Revisar toda la información que va a ser enviada al director por la subdirección técnica.

• Elabora todos los informes semanales para el director.

• Fomenta la capacitación tecnológica de los empleados asignados a su departamento.

Los departamentos

Son organismos creados en la institución con el objetivo de atender en forma más eficaz a las necesidades e intereses de los estudiantes, docentes y en general a toda la comunidad educativa, en el proceso de enseñanza-aprendizaje, ya que a través de ellos se lleva toda la información referida a programas y otras actividades que coadyuven a dicho proceso.

La concepción de los departamentos responde a principios que orientan a mejorar las condiciones de la institución en todos sus aspectos por medio de estos se busca una mayor optimización de la institución y a la vez dar repuesta a los retos planteados.

Este está dirigido por el jefe del departamento, cuya misión consiste en la dirección y animación de las tareas del departamento, su objetivo central estriba en dar coherencia y unidad al proceso de aprendizaje del área disciplinar correspondiente.

Objetivos de los departamentos

• Unificar criterios en la planificación, desarrollo y evaluación de los procesos existentes en el departamento.

• Orientar y controlar el desarrollo de los planes y programas.

• Orientar a los docentes adscritos al departamento correspondiente sobre el uso de las nuevas técnicas tecnológicas y métodos existentes.

• Fomentar actividades especiales que contribuyan a la evaluación cualitativa y cuantitativa del proceso de enseñanza previamente coordinada con el departamento respectivo.

• Enriquecer los recursos didácticos y audiovisuales.

• Elaborar la planificación anual basada en diagnósticos.

• Llevar el inventario del departamento.

• Elaborar el informe trimestral acerca de las actividades realizadas y entregar a la respectiva dirección

• Orientar pequeños proyectos de investigación y de recoger experiencias sistemáticamente.

• Conocer y estar capacitado para utilizar las técnicas de dirección y manejo de personal.

Perfil del jefe de Departamento

• Generar acciones tendentes a la motivación, concientización y participación efectiva del personal a las labores diarias.

• Amplitud para reconocer y adoptar nuevos enfoques.

• Administrar todos los procedimientos de trabajo a ser realizados en el departamento.

• Diseñar sistemas administrativos que permitan el buen funcionamiento de las actividades del departamento.

Por las características del cargo, es necesario que mantenga una comunicación y relación personal efectiva con todo el personal, con el propósito de proyectar confianza y compromiso con la labor que se desarrolla en la escuela.

A continuación se mencionan las funciones ligadas con el proceso de la información en cada departamento, entre los que tenemos:

Proyectos Productivos: son aquellos que se realizan en la institución con el fin de mantener la escuela en actividad constante, donde cada quien participa de una forma lineal con los objetivos de la institución, entre sus funciones tenemos:

• Participa y diagnostica todos los proyectos que deben llevarse a cabo en la institución durante el año escolar.

• Revisa la información de todos los proyectos asignados para discutirlos en mesas de trabajo con todo el colectivo de la institución.

• Realiza los informes semanales para la subdirección.

Pasantías: es la encargada de realizas la acciones para que los estudiantes puedan optar a realizar las mismas en un periodo de doce semanas. Entre sus funciones destacan:

• Realizar los listados de los pasantes de la institución, donde exista una información detallada para ser entregada al director.

• Visita las diferentes empresas posibles candidatas a recibir los pasantes.

• Se encarga a toda la permisología para que el estudiante pueda optar a su periodo de pasantías.

• Planifica las charlas informativas sobre las menciones en las diferentes instituciones del estado.

• Es el encargado de realizar los informes semanales.

Unidades de apoyo y coordinaciones de menciones:

• Llevar todo el proceso de las inasistencias tanto de docentes como de estudiantes.

• Realizar informes semanales especificando todos los aspectos y eventualidades semanales.

• Levanta actas de incidencias diarias al personal administrativo y docente en la institución.

• Mantener informado a los docentes sobre los diferentes cambios o lineamientos emanados de la dirección, coordinación de proyectos, coordinación de bienestar estudiantil y coordinación de evaluación y control de estudio.

Evaluación: el departamento de evaluación es un servicio de carácter técnico-docente, corresponde al segundo nivel jerárquico dentro de la estructura organizativa de la escuela, ubicada como unidades especiales bajo las líneas de mando de la dirección docente y apoyo del director.

Esta dependencia debe tener una interrelación horizontal permanente con las unidades de control de estudio y bienestar estudiantil. Entre sus funciones principales está el de orientar a los docentes en el manejo de nuevas tecnologías para el avance académico.

Debe mantener al día toda la información relacionada con la equivalencia de estudios, en concordancia con lo establecido con la dirección del plantel, también establece los criterios e instrumentos de evaluación ajustados a las características de los planes de estudio.

Control de estudio: este departamento al igual que los demás departamentos que conforman la estructura organizativa de la escuela, es responsable de la coordinación y funcionamiento de las actividades especiales y de índole que se realizan para lograr una eficiente labor, es el encargado de mantener comunicación efectiva, con todo el personal de la institución, entre sus funciones principales se tienen:

• Elaborar, revisar y enviar a la dirección de la escuela, las planillas de resumen final del rendimiento estudiantil y hojas de registro donde están todas las formas de evaluación, para ser remitidas a la dirección.

• Es el encargado de llevar los registros, en los controles administrativos.

• Organiza, dirige y supervisa toda la información para la revisión de los documentos probatorios de estudio que dan derecho al otorgamiento de titulo y certificados.

• Mantener informado al departamento de evaluación y las respectivas unidades de apoyo sobre los decretos y resoluciones emanadas a nivel central.

Bienes nacionales: Hace referencia a todos los bienes existentes dentro de la institución es la encargada de realizar todos los diagnósticos referente a dotaciones nuevas en la institución, como también actualizar el parque de maquinaria en informes para ser llevados a la dirección.

Bienestar estudiantil: esta coordinación es la encargada de manejar toda la información relacionada con la actuación de los estudiantes dentro de la institución, llevando relación de las actividades y realizar los informes correspondientes para la dirección

Conclusiones

Al finalizar la investigación con el análisis de los resultados producto de la aplicación del instrumento que se utilizó como fuente de recolección de datos, se determinaron las siguientes conclusiones.

• El trabajo de investigación desarrollado propició realizar la caracterización de la escuela técnica industrial Robinsoniana Eleazar López Contreras, evidenciando su condición de puntera en el territorio del municipio San Cristóbal en el Estado Táchira

• La no existencia de un sistema de información adecuado en la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana limitaba en cuanto a oportunidad y alcance la toma de decisiones por parte de la dirección

• Existe personal capacitado en la instalación para el manejo de las Técnicas Informáticas y de Computación que permite asegurar la implementación del modelo de información gerencial propuesto, aunque no existe la red adecuada que permita gestionar la información

• No existe en la institución la apropiada comunicación entre el personal directivo y docente, lo que incide negativamente en el proceso de toma de decisiones en los momentos precisos que se requiere

• La investigación desarrollada permitió elaborar un modelo de información para la toma de decisiones adecuado a las características del centro objeto de investigación, así como proponer las funciones de cada nivel de dirección para el cumplimiento del modelo.

Recomendaciones

Luego de finalizada la investigación, se proponen las siguientes recomendaciones a la directiva de la Escuela Técnica Industrial Robinsoniana "General Eleazar López Contreras"

• Debe aprovechar las oportunidades que está dando el gobierno revolucionario en la dotación de equipos de tecnología de punta, ya que la institución cuenta con equipos que no están actualizados.

• Es importante continuar la capacitación del personal a cargo de manejar la información, Como también gestionar ante los organismos competentes la puesta en marcha de un sistema de internet de banda ancha. Se recomienda que el personal directivo de forma auto-didacta se forme en el área de manejo de paquetes actualizados y sistemas de información

• Lograr la impartición de un curso que aborde la importancia de la dirección participativa y sus beneficios en la comunicación efectiva tanto descendente como ascendente.

• Se recomienda la implementación del modelo propuesto, para de esta forma facilitar el trabajo a los directivos en la toma de decisiones que se realizan a menudo dentro de la institución.

Autor:

Freddy Ramón Bustamante Benavides

[1] Christopher. J. C. Sistemas de información para los negocios. 3º Edición. Pág. 123

[2] Mcleod, R. Jr. Sistemas de información gerencial. Edición 2002. Pág. 35

[3] Ídem. Pág. 40

[4] Alveolar. Rodríguez. T. y Ronda Ceballos. Sistemas de información para el control de gestión. Pag.78

[5] Cohen. D. y Asin. E. Sistemas de información para los negocios un enfoque de toma de decisiones. 3º Edición. Pág. 46

[6] Oz. E. Administración de Sistemas de información. Pág. 57.

[7] República Bolivariana de Venezuela. Ministerio de Educación y Deportes. Escuelas Técnicas Robinsonianas. Pág. 36