Auditoría de activos fijos tangibles y su control interno. Fundamentos teórico-metodológicos
Enviado por justa soto suárez
Introducción
Existen hoy en el mundo cambiante y complejo diversas formas de interpretación de los fundamentos teórico-metodológicos de diferentes temáticas relacionadas al trabajo integral de una entidad basadas en la cadena de control con que pueda contar, apoyadas en las diferentes vías para llevar a cabo este, que en este caso se refiere a la auditoría de los Activos Fijos Tangibles y su control interno, tema muy amplio en cuanto a criterios y bibliografías se refiere y que son objeto de estudio en el presente trabajo.
Antecedentes, concepto y generalidades de auditoría.
La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. Puede acreditarse todavía, que el término auditor, evidenciando el título del que practica esta técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecutar funciones de auditorías, destacándose entre ellas los Consejos Londinenses (Inglaterra), en 1310 y el Colegio de Contadores de Venecia (Italia), 1581. La Revolución Industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoría, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas donde la naturaleza del servicio es prácticamente obligatorio. Se preanunció en 1845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad en los dominios científicos el "Railway Companies Consolidation Act" que obligaba a la verificación anual de los balances que debían hacer los auditores. También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las normas de auditoría, que publicó diversos reglamentos, el primero que se conoce data de octubre de 1939, en tanto otros consolidaron las diversas normas existentes hoy en esta materia, en diciembre de 1939, junio de 1942 y diciembre de 1943 en diferentes países.
Inicialmente, la auditoría se limitó a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de acción ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros. En forma sencilla y clara, escribe Holmes:"…… La auditoría es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos….." Siendo la base del concepto más real del tema. (Holmes, 1970:35).
Por otra parte se tiene una conceptuación sintética que expresa lo siguiente:"… Es el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen" (Fowler, 1976:138).
Además, la auditoría financiera es uno de las muchas funciones proporcionadas por las firmas de contabilidad y auditoría, según el cual la empresa puede emitir una opinión independiente sobre la información publicada. Muchas organizaciones por separado emplean o contratan auditores internos, que no dan fe de los informes financieros, pero se centran principalmente en los controles internos de la organización. Los auditores externos pueden optar por depositar una confianza limitada en la labor de los auditores internos y realizar de nuevo pruebas basadas en las normas anteriormente mencionadas o confiar en la labor de los auditores internos.
Las auditorías financieras existen para añadir credibilidad a la afirmación implícita en la gestión de una organización de que sus estados financieros reflejaban fielmente la postura de la organización y el funcionamiento a las partes interesadas de la empresa que son sus accionistas normalmente, pero otras partes, tales como las autoridades fiscales, los bancos, los reguladores, proveedores, clientes y empleados también pueden tener un interés en asegurar que los estados financieros son exactos.
Esta está diseñada para aumentar la posibilidad de que una inexactitud importante sea detectada por los procedimientos de la misma. Un error importante se define como información falsa o que falta, ya sea causado por el fraude (incluyendo errores deliberados) o un error. "Error importante" es muy amplio, pero sería un error que hiciese a los interesados modificar sus decisiones.
Las auditorías existen porque añaden valor a través de disminuir el coste de la asimetría de información, no porque sean requeridos por la ley. Por ejemplo, una empresa privada que tiene un problema de valores en una bolsa de público puede contratar a una empresa para auditar sus estados financieros con el fin de obtener unas condiciones de préstamo más deseable de una institución financiera o comercio de cuentas con sus clientes. Sin la auditoría financiera, la parte que concede el préstamo no tendría garantías de que la situación financiera de la empresa es correcta. A su vez, el prestamista pondría precio de la protección contra esta asimetría de la información.
La forma exacta y el contenido del dictamen de auditoría varían según los países, empresas y organizaciones auditadas.
En los Estados Unidos (EE.UU), la firma de contadores certificados proporciona una garantía escrita de que los informes financieros se presentan adecuadamente, en todos sus aspectos significativos, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), donde el umbral de materialidad se determinará por resolución del auditor.
El futuro de Cuba prevé la profesión contable en el sector de la auditoría que es realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro círculo de enseñanza cátedras para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan para desarrollar intelectuales en la materia.
Tomando en cuenta los criterios anteriores se puede decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos. La auditoría se define como un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico-administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos.
Las auditorías evalúan el control de la actividad administrativa y sus resultados; examinan las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cuales-quiera otros elementos que, de conjunto, permitan elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos; previenen el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección; fortalecen la disciplina administrativa y económico-financiera de las entidades mediante la evaluación e información de los resultados a quien corresponda; coadyuvan al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad de los trabajadores.
Existen varios tipos de auditoría entre ellas está la financiera que es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control interno contable.
Para la realización de la auditoría se realiza un programa que recoge lo siguiente: verificación del cumplimiento de las recomendaciones pendientes de las realizadas anteriormente; comprobación del control que se ejerce sobre los recursos materiales, humanos y financieros; verificar la situación actual de la contabilidad, comprobando si los saldos de las cuentas en los libros y estados financieros reflejan la situación económica y financiera real de la entidad; estudio y evaluación del control interno; analizar la situación económica y financiera que presenta la entidad y sus perspectivas inmediatas.
El resultado final de la auditoría se formalizará mediante informe de cuyo contenido será responsable el jefe de la auditoría, quién lo analizará con el máximo dirigente de la unidad auditada, de conformidad con lo que se establezca al efecto. Cuando fuere necesario se podrán emitir informes preliminares o parciales cuyos resultados deberán incorporarse en forma resumida en el informe final, al cual se adjuntará copia de los referidos documentos.
El informe se revisará en la unidad de auditoría por la persona designada, quien, sin desconocer la responsabilidad del jefe de la auditoría, lo podrá modificar en las partes del contenido que requieran precisiones de carácter técnico relativas a la aplicación adecuada de las Normas de Auditoría sobre la elaboración de los informes.
En los consejos de dirección de la unidad auditada, se discutirán los resultados de las mismas y los jefes de las entidades en cuestión serán los máximos responsables de adoptar las medidas que permitan erradicar las deficiencias consignadas en el informe de auditoría. (Norma Internacional de Auditoría, 2000:15-17)
A los efectos del decreto ley 219/2010 de la Contraloría General de la República, la auditoría se define como un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico-administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos.
Los objetivos fundamentales de la auditoría son, entre otros, los siguientes:
a) Evaluar el control de la actividad administrativa y sus resultados.
b) Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cualesquiera otros elementos que, de conjunto, permitan elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos.
c) Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.
d) Fortalecer la disciplina administrativa y económico-financiera de las entidades mediante la evaluación e información de los resultados a quien corresponda.
e) Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad de los trabajadores.
Los dirigentes y demás trabajadores de las entidades auditadas, así como cualquier persona objeto de auditoría, tiene los deberes siguientes:
a) Solicitar del auditor la documentación que lo acredita para realizar las labores de auditoría y conocer su alcance.
b) Brindar las necesarias condiciones de trabajo para que los auditores puedan desarrollar su labor.
c) Estar presentes durante los arqueos de efectivo, inventario físico de los medios, así como durante las demás actividades realizadas por los auditores, que demandan su presencia en la realización de la auditoría.
d) Suministrar, a los auditores, toda la documentación e información pertinente para la auditoria, facilitándoles su inspección y verificación.
e) Proporcionar las pruebas relativas a las operaciones y transacciones sujetas a examen.
f) Responder por escrito, y en los plazos fijados por los auditores, los requerimientos hechos por éstos.
g) Ser veraces en sus respuestas a los auditores.
h) Permitir, a los auditores, realizar cualquier gestión dirigida a cumplir el objetivo de la auditoría.
i) Cumplir los requisitos de los sistemas establecidos por los organismos competentes, independientemente del medio de procesamiento utilizado, con vistas a garantizar el control interno y ejecución de la auditoría.
j) Adoptar, de inmediato, las medidas pertinentes para que se erradiquen las deficiencias detectadas en la auditoría.
k) Informar, en el caso de las entidades estatales, a la unidad de auditoría correspondiente, en un término no mayor de 180 días naturales a partir de la fecha de terminación de la auditoría, la situación que, al momento de elaborar esta información, presentan las deficiencias determinadas en ocasión del trabajo de la fiscalización.
Los dirigentes y demás trabajadores de las entidades auditadas, así como cualquier persona objeto de auditoría, tiene los derechos siguientes:
a) Conocer el contenido del informe sobre la auditoría, así como todos los documentos que sirvieron de base para su confección, excepto en los casos de auditorías realizadas a solicitud de los tribunales, la Fiscalía, el Ministerio del Interior u otras entidades facultadas para ello, a los cuales podrá tener acceso en el momento procesal oportuno.
b) Manifestar, por escrito, cuando lo considere conveniente, su inconformidad con el resultado, total o parcial del trabajo realizado y presentar sus descargos o discrepancias fundamentados al efecto, ante el jefe de la correspondiente unidad de auditoría, en el lugar y dentro del término que se establezca, excepto cuando los auditores actuantes son independientes.
La dirección o administración de todas las entidades estatales y las personas naturales y jurídicas del sector no estatal, están obligadas a habilitar un expediente único que contenga los informes donde se muestran los resultados de las auditorías, inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales, realizadas a la entidad.
En el referido expediente se conservarán los documentos por un período de cinco años y deberá ser mostrado a los auditores, inspectores, y autoridades facultadas que, en el ejercicio de sus funciones, lo requieran.
Las entidades que realizan auditorías conservarán y custodiarán durante el plazo de cinco años, a partir de la fecha de concluida la auditoría, la documentación referente a cada auditoría realizada, incluido los papeles de trabajo que constituyan las pruebas y evidencias de las conclusiones que constan en el informe del auditor.
En los casos de extinción de entidades auditoras en que no haya otra que se subrogue en su lugar y grado, la documentación y los papeles de trabajo a que se hace referencia anteriormente, serán remitidos para su archivo, durante el período antes mencionado, a la unidad auditora que el Ministerio de Finanzas y Precios determine.
Sin perjuicio de lo que se establezca en las cláusulas del contrato de auditoría independiente, cuando procediere, podrán, en todo caso, tener acceso a la documentación referente a cada auditoría y estarán obligados a mantener el secreto de cuanta información conozca en el ejercicio de su actividad:
-El Ministerio de Finanzas y Precios, exclusivamente a los efectos de ejercicio del control técnico de las auditorías, que podrá ser realizado de oficio, cuando el superior interés público lo exija o a instancias de parte legalmente interesada, siempre que, en el último caso, exista causa suficiente a juicio de la citada entidad superior.
-Se considerará parte legalmente interesada a quien acredite ser titular de un derecho o tener interés legítimo, personal o directo, que pueda haberse afectado por la auditoría, sobre la que se solicite el control técnico.
-Quienes resulten designados por disposición judicial.
-Quienes estén autorizados por las disposiciones legales vigentes.
La Contraloría General de la República de Cuba es el órgano estatal que auxilia a la Asamblea Nacional del Poder Popular y al Consejo de Estado, en la ejecución de la más alta fiscalización sobre los órganos del Estado y del Gobierno y entre otras funciones, atribuciones y obligaciones, regula y dirige metodológicamente al Sistema Nacional de Auditoría. Por lo anteriormente expuesto, y la experiencia acumulada del ejercicio profesional en el Sistema Nacional de Auditoría, se ha considerado armonizar las normas vigentes de los auditores gubernamentales, de las sociedades que practican la auditoría y la auditoría interna, elaboradas por el extinto Ministerio de Auditoría y Control con las Normas de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), las que están ajustadas a las Normas Internacionales de Auditoría. El estudio realizado propició la elaboración de las Normas Cubanas de Auditoría y como complemento a estas, se han elaborado las disposiciones que regulan la actividad de auditoría interna y de las sociedades civiles de servicio y otras organizaciones que practican la auditoría independiente. Los temas considerados en las presentes normas tienen como finalidad agrupar los procesos que se Las normas se dividen en generales y específicas, se agrupan por códigos, las primeras en un rango de numerales y las segundas se codifican con un número determinado que está en correspondencia con el rango de códigos establecidos en las normas generales, a la cual pertenece la norma específica. Además fueron elaboradas normas de documentos derivadas de las normas específicas.
Las normas generales incluyen las normas específicas siguientes:
– Auditoría y revisión de la información:
-Principios generales, atributos y responsabilidades: Incluye las normas específicas que definen los objetivos y principios generales de la auditoría; capacidad y competencia profesional; independencia, objetividad e integridad; pericia y debido cuidado profesional; autoridad y responsabilidad; y confiabilidad; así como divulgación de los servicios de auditoría; comunicación a los directivos de asuntos importantes en el proceso de la auditoría; términos de los trabajos y cambios de sociedades.
-Evaluación del riesgo y respuesta a los riesgos evaluados: Contiene las normas específicas relacionadas con la fase inicial de la auditoría, entre las cuales están: la planeación; el conocimiento del sujeto a auditar; las disposiciones legales. Incluye, además, los aspectos relacionados con la identificación del riesgo; evaluación del sistema de control interno; respuesta a los riesgos identificados y los resultados del sistema de control interno; importancia relativa; muestreo y otros medios de pruebas de la auditoría; fraude y error; técnicas de auditoría.
-Evidencia de la auditoría: Incluye las normas específicas relacionadas con la evidencia y hallazgos de la auditoría; confirmaciones externas; procedimientos analíticos; examen de cuentas; hechos posteriores a la fecha del balance; empresa en funcionamiento; responsabilidad del auditor en la obtención de las evidencias; papeles de trabajo; marcas del auditor y expediente de auditoría.
-Utilización del trabajo de otros: Reúne las normas específicas vinculadas con la utilización del trabajo de otro auditor y la utilización del trabajo de un experto (Enciclopedia de Auditoria, 1999:51-63).
Aunque aun no estén definidos los límites entre las fases de la auditoría: Planeación, Ejecución, Informe y Seguimiento, es importante que el auditor reconozca su existencia y realice sus labores de acuerdo a cada una de ellas, lo que permite una revisión y supervisión adecuada desde el inicio hasta la aprobación del informe de la auditoría. El auditor, al planear y ejecutar la auditoría, debe reconocer que pueden darse circunstancias que hagan que los estados financieros estén representados erróneamente en una forma de importancia relativa. El auditor debe identificar las disposiciones legales objeto de revisión, en correspondencia con las que le resulten de aplicación a la entidad sujeto de la acción de control y de los objetivos previstos para dicha acción, así como, identificar los aspectos que resultan de gran importancia en su cumplimiento y que tributan en lo fundamental al logro de los objetivos y metas de la entidad a auditar, lo que no impide evaluar otros aspectos no definidos en los objetivos trazados, que puedan resultar de trascendencia por sus efectos y tengan como base el cumplimiento de una disposición jurídica o un documento legal; debe ser totalmente independiente en la realización de la auditoría y ser percibido de esa manera, ser objetivo en el manejo de los asuntos de la auditoría, libre de intereses y de cualquier presión externa, basando sus conclusiones únicamente en la evidencia obtenida de conformidad con las normas aplicadas correctamente.
El personal designado para practicar la auditoría, debe poseer la capacidad y competencia profesional necesarias independientemente de las características de la unidad organizativa que ejerce la auditoría, asumiendo, entre otras, las siguientes cualidades: profesionalidad, comportamiento ético, actitud innovadora, trabajo en equipo, comunicación y liderazgo. A partir de las regulaciones metodológicas de la Contraloría General de la República y otras emitidas por los organismos rectores, las unidades organizativas de auditoría sistemáticamente tienen la responsabilidad de:
a) Establecer un plan de capacitación que permita elevar el nivel profesional de los auditores.
b) Desarrollar habilidades en el uso de las técnicas para ejercer la auditoría.
c) Utilizar herramientas de auditoría asistida por computadora u otras técnicas de análisis de datos, que permitan agilizar los procesos de auditoría con la calidad requerida.
d) Fomentar la capacitación individual y colectiva, con el fin de mantener actualizados los conocimientos con relación a las disposiciones y leyes vigentes, el análisis de las deficiencias detectadas en la supervisión de la auditoría y estudios de casos entre otros.
e) Preparar a los auditores para que puedan elaborar programas y guías específicos, acorde a los temas y las características del sujeto a auditar.
f) Promover el estudio sistemático de las Normas Cubanas de Auditoría y la preparación previa de los auditores, antes de iniciar una auditoría.
Para lograr una combinación adecuada en la conformación de los equipos de trabajo, se debe integrar personal con experiencia y en formación, que los supervisores y jefes de grupos designados tengan cualidades de liderazgo y experiencia acumulada en el ejercicio práctico de la profesión, y cuando se requiera que se vinculen especialistas de otras materias.
La responsabilidad del auditor se distingue por:
a) Cumplir con el código de ética profesional.
b) Actuar con diligencia profesional en el empleo de los criterios para determinar el alcance del trabajo, así como en la selección y aplicación de métodos, técnicas, pruebas y procedimientos de auditoría.
c) Cumplir con las Normas Cubanas de Auditoría y las disposiciones legales vigentes.
d) Revelar, en el informe de la auditoría, las limitaciones que imposibilitan aplicar determinado procedimiento previsto en el programa de trabajo diseñado, para el logro de los objetivos de la auditoría.
e) Comunicar de inmediato, al nivel correspondiente, los indicios de la existencia de un presunto hecho delictivo o de corrupción administrativa.
Las expectativas que tienen los usuarios del trabajo del auditor son un acicate más para el alto grado de autoridad y responsabilidad que debe distinguir al mismo (Normas Cubanas de Auditoría, 2004)
Antecedentes, definiciones y generalidades del Control Interno.
Hoy, el mundo unipolar y cambiante con un nuevo orden económico y financiero ha visto la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y responder a las nuevas exigencias empresariales, surge así un nuevo concepto de Control Interno. El interés por este tema estaba marcado por dos hechos importantes: en primer lugar, a partir de la década del 70 el crecimiento significativo del sector público en los países en desarrollo, tanto en magnitud como en volumen de operaciones, y, en segundo lugar, las entidades públicas rechazaban los cambios para disponer de una administración moderna y eficaz, a pesar de que estaban en escenarios distintos. En el ámbito público, después de haber sido materia de discusión el tema de Control Interno en sucesivos congresos internacionales, en 1971 se define el concepto, ello ocurre en el Seminario Internacional de Auditoría Gubernamental realizado en Austria en 1971 bajo el patrocinio de la Organización de Naciones Unidas y la Organización Internacional de Entidades de Fiscalización Superior (INTOSAI).
Es necesario mencionar que desde la primera definición del Control Interno establecida por el Instituto Americano de Contadores Públicos -AICPA- en 1949 , este concepto no sufrió cambios importantes hasta el año 1992. En el año 1993 se celebró en La Habana, el Primer Congreso Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, fecha en que se inició un proceso de institucionalización que se continuaría en los Congresos que tuvieron lugar en Bruselas en 1996 y Tokio en 1998, cuyo resultado fue el establecimiento de los estatutos de la asociación y, con ello, la fundación formal de INTOSAI(Cachón, 2001:20-35).
En el XII Congreso Mundial de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) realizado en Washington, en 1992, se aprueban las directrices del Control Interno que fueron elaboradas por la Comisión de Normas de Control Interno integrada por diversas instituciones superiores de auditoría, estas fueron con el propósito de fortalecer la gestión financiera en el sector público, mediante la implementación de los controles internos efectivos. En su contenido se definen con claridad los objetivos del Control Interno en el ámbito público, así como las responsabilidades de cada entidad en la creación, mantenimiento y actualización de su estructura. El denominado ""INFORME COSO" sobre el Control Interno, publicado en EE.UU., en el año 1992 surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida (Cooper y Lybrand, 1997).
Por mucho tiempo el alcance del sistema de Control Interno estuvo limitado a las áreas económicas, se hablaba de Control Interno y se tenía la cultura de que era inherente a las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las áreas operacionales y de hecho sus trabajadores no se sentían involucrados. No todos los directivos de las organizaciones veían en el sistema de Control Interno un instrumento de gestión capaz de ser utilizado para lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones que se habían propuesto, las actividades de con-trol ya venían establecidas de forma global para todas las entidades del país, minimizando la creatividad de los directivos en el diseño de los objetivos y actividades de control que fueran más eficaces según las características de su entidad. El Control Interno resulta inherente a la actividad humana desde todos los tiempos, evoluciona desde la simple necesidad de seguridad individual o colectiva, hasta la necesidad de verificar el cumplimiento de los objetivos preestablecidos. Sobre el tema se proporcionaron diferentes definiciones, provenientes de destacados autores e instituciones nacionales y extranjeras (Gómez, 1968:22).
Lenin plantea….
"Sin una contabilidad y un control muy amplios y ejercidos por el Estado sobre la producción y distribución de productos, el poder de los trabajadores, la libertad de los trabajadores no puede sostenerse y el retorno al yugo del capitalismo es ineludible". (Lenin, 1917:139).
Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito. Posteriormente, con el incremento del comercio en las ciudades italianas durante los años 1400, se produjo una evolución de la contabilidad como registro de las transacciones, apareciendo los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios.
En este ambiente comercial, el monje veneciano Fray Lucas Pacciolli, mejor conocido como Lucas di Borgo, matemático, desarrolló en 1494 la partida doble, analizando el hecho económico desde 2 puntos de vista: partida y contrapartida. Por otra parte, desde mediados del siglo XVIII, con la Revolución Industrial, iniciada en Inglaterra, se fueron introduciendo de modo creciente las máquinas que eran operadas por varias personas para la producción de artículos industriales, haciéndose cada vez más complejos los procesos en los cuales intervenían más personas y como consecuencia de esto surge la necesidad de controlar aún más las operaciones.
El origen del control interno, se ubica en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades. Así nace el control como una función gerencial, para asegurar y constatar que los planes y políticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas. Debido a esto los contadores idearon la comprobación interna, la cual era conocida como: "la organización y coordinación del sistema de contabilidad y los procesos adoptados, que tienen como finalidad brindar a la administración, hasta donde sea posible, práctico y económico el máximo de protección, control e información verídica". El término de Control Interno reemplazó al de comprobación interna, debido a un cambio conceptual, ya que el contenido del mismo ha sufrido una considerable evolución. (Cachón, 2001)
Si el auditor se encuentra satisfecho de que el sistema de verificación interna es adecuado no tratará de duplicar el trabajo que ha sido desempeñado adecuadamente por alguien más. La implantación en una entidad u organización de un sistema de Control Interno o comprobación interna, como también se le conoce, limitará la comisión de fraudes y apropiaciones y precisaría las facultades a determinados ejecutivos y directivos, permitiendo evitar y detectar arbitrariedades, decisiones indebidas, incompetencia y otros hechos de más gravedad. Esta realidad presente en Cuba fue constatada en la Resolución Económica del VI Congreso del Partido Comunista de Cuba de la siguiente manera: …En las nuevas condiciones en que opera la economía, con un mayor grado de descentralización y más vinculados a las exigencias de la competencia internacional, el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial para la dirección a cualquier nivel… y más adelante se precisa …Condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial será la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas. (Resolución Económica VI Congreso PCC, 2010).
Las definiciones del Control Interno, el contenido de sus componentes y sus normas, se ponen en vigor en la Resolución 60/2011.El sistema de Control In-terno es un proceso, no es un acontecimiento o una circunstancia aislada, sino una serie de acciones que se extienden por todas las actividades de la entidad, no es algo que se crea hoy y estará estático de por vida, es por ello que tendrá que ser evaluado constantemente y variará en la misma medida que cambien las características de la organización y su entorno; entonces no es un fin a cumplir sino un instrumento a utilizar por la dirección de la entidad para lograr la eficiencia y eficacia en las operaciones y la utilización de sus recursos, es el sistema interior de una compañía que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas y métodos empleados para proteger los activos, obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y de otros datos e informes operativos. El sistema de Control Interno de una compañía se puede comparar con el sistema nervioso del ser humano. Abarca toda la organización, sirve como sistema de comunicación de dos vías y está diseñado únicamente para hacer frente a las necesidades de la compañía específica.
El Control Interno es el proceso integrado a las operaciones, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal, que limita y prevé los riesgos internos y externos, proporciona seguridad razonable al logro de sus objetivos, con un enfoque de mejora-miento continuo y una adecuada rendición de cuentas de la administración.
El sistema de Control Interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificará la confiabilidad de los datos contables (Resolución 60/2011).
El Control Interno es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazados entre sí, desarrollado dentro de una organización, con procedimientos que garanticen su estructura, un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de acción, con el objetivo de lograr una razonable protección del patrimonio en el cumplimiento de las políticas prescritas por la organización, información confiable y eficiente y eficiencia operativa. (Rivero ,2003:11).
Para establecer un eficaz sistema de Control Interno, previamente ha de tomarse en cuenta la organización de la entidad sobre la base de determinados principios, entre los cuales son fundamentales los siguientes:
a) Adecuada división del trabajo, que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables; o sea, que en ningún caso una sola persona tenga el control íntegro de una operación. Esto posibilita además, que la tarea ejecutada por un trabajador lleve implícita la comprobación de la realizada por otro con anterioridad.
b) Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo, partiendo de la concepción de que las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada área, o sea qué hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma. La anotación oportuna de todas las operaciones contables debe garantizar que todo recurso o servicio recibido o entregado, sea registrado y a la vez sirva de evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.
c) Supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, con el fin de observar si las operaciones registradas se corresponden con el contenido de cada cuenta.
d) Resulta conveniente además aplicar, hasta donde las condiciones concretas de cada entidad lo permitan, la práctica de rotar a los trabajadores en sus distintos puestos de trabajos teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que limita los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse éstos y tiene además la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento más integral. Los objetivos de una entidad y la manera como se logren, están basados en preferencias, juicios de valor y estilos administrativos. Tales referencias y juicios de valor trasladados a estándares de conducta, reflejan la integridad de los administradores y su compromiso con los valores éticos.
Puesto que la buena reputación de una entidad se valora así, el estándar de conducta debe ir más allá del sólo cumplimiento de la ley. Para la buena reputación de las mejores compañías, la sociedad espera más que eso.
La efectividad de los controles internos no puede elevarse por encima de la integridad y de los valores éticos de la gente que los crea, administra y monitorea. La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, y afectan el diseño, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno.
La integridad es un prerrequisito para el comportamiento ético en todos los aspectos de las actividades de una empresa. Como lo concibe la Treadway Commission, Un clima ético corporativo fuerte en todos los niveles es vital para el bienestar de la corporación, de todos sus componentes, y del público en general. Tal clima contribuye de manera importante a la efectividad de las políticas de la compañía y de los sistemas de control, y ayuda a influenciar la conducta que no está sujeta de la misma manera a los más elaborados sistemas de control.
Establecer valores éticos a menudo es difícil a causa de la necesidad de considerar lo concerniente a distintos estamentos. Los valores de la alta gerencia deben equilibrar lo que concierne a la empresa, a sus empleados, proveedores, clientes, competidores y público. El equilibrio de ello puede constituir un esfuerzo complejo y frustrante porque los intereses a menudo son opuestos. Por ejemplo, suministrar un producto esencial (petróleo, madera o alimento) puede originar algunos problemas ambientales.
Los administradores de las empresas bien dirigidas han aceptado el punto de vista de que la ética paga, que la conducta ética es buen negocio. Abundan ejemplos positivos y negativos. La publicidad muy bien manejada por una compañía farmacéutica respecto de la crisis de uno de sus principales productos fue sólidamente ética, así como también sólidamente de negocios. El impacto que malas noticias, suavemente filtradas, tienen en las relaciones con los clientes o en los niveles de precio, tales como leves caídas en las utilidades o actos ilegales, generalmente es mayor que si se hicieran revelaciones plenas tan rápido como fuese posible.
No es bueno centrarse solamente en los resultados a corto plazo, puede hacer daño igualmente en el corto plazo. El concentrarse en la línea de base ventas o utilidades a cualquier costo a menudo produce acciones y reacciones no buscadas. Las tácticas de ventas de alta presión, crueldad en las negociaciones u ofertas implícitas de reacciones violentas, por ejemplo, pueden provocar reacciones de efectos inmediatos o duraderos.
La conducta ética y la integridad administrativa son producto de la cultura corporativa. La cultura corporativa incluye estándares éticos y de comportamiento, la manera como ellos son comunicados y cómo se refuerzan en al práctica. Las políticas oficiales especifican lo que la administración espera que suceda. La cultura corporativa determina lo que actualmente sucede, y cuáles reglas se obedecen, se propenden o ignoran. La alta administración juega un papel clave en la determinación de la cultura corporativa. Hace algunos años un estudio sugirió que ciertos factores organizacionales pueden influenciar la probabilidad de prácticas de información financiera fraudulentas y cuestionables. Esos mismos factores también influyen en la conducta ética.
Los individuos pueden involucrarse en actos deshonestos, ilegales o anti éticos simplemente porque sus organizaciones le ofrecen fuertes incentivos o tentaciones para hacerlo. El énfasis en los resultados, particularmente en el corto plazo, fomenta un ambiente en el cual el precio de los fracasos puede llegar a ser muy alto y peligroso.
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