Consideraciones sobre la gestión de la información en función de la toma de decisiones en el sector cultural (página 3)

Fase 1: Planificación que comprende dos etapas la de planificación propiamente dicha y la de análisis y clasificación de los requerimientos donde la existencia de un directivo con liderazgo y mando es muy importante para lograr el propósito deseado y se preciso en la determinación de lo que es realmente necesario sin que en ello interfiera el factor humano en el desarrollo de la tarea.

Fase 2: Definición y Realización de un SIE que comprende tres etapas: Modelación de la base de datos, Confección de prototipo de aplicaciones y Capacitación del personal. Aquí hay variedad de tareas realmente complejas y dado su carácter cíclico implica una relación de análisis- diseño– reanálisis- rediseño con la adecuada retroalimentación y la valoración de criterios de medidas por los directivos. (Supone la realización de 2 a 3 iteraciones del diseño y prueba para asegurarse de la factibilidad de su uso según los expertos).

Fase 3: Implantación del SIE que comprende la determinación del plan de implantación y la definición de la administración y mantenimiento del SIE. Esto posibilita implantar de forma paralela el nuevo SIE sin que se afecte la forma tradicional de recopilar datos, lo cual resulta de mucha importancia en el funcionamiento cotidiano de la organización (ver Anexo 1).

Por su parte García, M (2006) hace una propuesta de Sistemas de Gestión de la Información (SGI) para el Sector empresarial que se fundamenta en la existencia de cinco etapas para la concepción de un SGI que son:

• Diagnóstico,
• Sistema de Gestión Documental,
• Gestión de la Unidad de Información,
• Sistema de Vigilancia,
• Arquitectura de Contenidos

Acotando como principios fundamentales la utilización del SGI ante la necesidad de un cambio estratégico en la organización o la introducción de nuevas tecnologías, unido a la voluntad de la alta gerencia de potenciar el cambio y el factor económico que lo asegura; la autora refiere la importancia para el procedimiento de la implicación en la concepción del SGI de la alta dirección de la empresa. También se refiere a la relevancia de su sensibilización por la necesidad de su diseño e implantación, lo cual llevaría implícito la capacitación del capital humano y la selección de expertos que participen desde la primera etapa del proceso (ver Anexo 2).

Luego de una profunda revisión bibliográfica no fue posible constatar otros procedimientos de gestión de la información que por su diseño resultaran de interés. Los referidos, a pesar de estar propuestos en diferentes sectores, tienen elementos en común que refrendan la teoría descrita en los epígrafes precedentes. Además, tener en consideración que la institución objeto de esta investigación en su proyección social se basa fundamentalmente en el elemento sociocultural, sus servicios son de carácter cultural esencialmente y tributan al enriquecimiento de la vida espiritual de los hombres lo cual, nos pone ante la necesidad de diseñar un procedimiento a partir de esta realidad tomando como precedente teórico la reflexiones que aportan Martínez C, y Alfonso, K cuando refieren que no existe método alguno infalible para determinar si es necesario o no para una organización definir un SIE, debido a sus características y necesidades, y toman como punto de partida que los directivos de una organización tienen necesidades informativas, clasificables por áreas clave, probada en experiencias de confrontación de los mismos que les permita apreciar el "valor añadido" que proporcionará la implementación de un SIE que justifique dicho proyecto.

Como referentes teóricos se consultaron diferentes procedimientos de SGI de naturaleza geográfica, meteorológica e hidráulica, en los cuales no se profundiza ya que no aportan a la investigación. Se toman solamente los procedimientos antes explicados, que son los que, a criterio de la autora, aportan a la presente propuesta, ya que poseen elementos comunes que son imprescindibles en cualquier diseño que se vaya a realizar en una organización. Estos aspectos son la etapa de planificación, el proceso de análisis de los datos y la arquitectura de los contenidos, distinguiéndose las subetapas en relación con la estructura y la naturaleza de la organización que se trate. Para ambos autores es importante la necesidad que tenga el directivo del SGI y la implicación de este en su implantación.

La realización de diagnósticos en cada etapa tal como propone García, M. pudiera ser acorde a la cultura organizacional que impere en la organización, pero a criterio de la autora no sería necesario si el diagnóstico inicial abarcara los elementos que se necesitan conocer para implantar el procedimiento que se propone Esto también puede resultar del diagnóstico general que se realice desde la primera etapa, pero debe tener en cuenta los requerimientos para obtener la información de las restantes etapas, lo que permitirá economizar el tiempo del diseño o rediseño del sistema de gestión de la información.

6 Consideraciones de la Política cultural. Papel del sistema de Información y su aplicabilidad en la toma de decisiones

El bajo nivel de desarrollo cultural existente en Cuba al triunfar la Revolución exigió, en aras de lograr una transformación profunda de la estructura de la sociedad tanto material como espiritualmente, la aplicación acelerada de una serie de medidas en este terreno. Medidas que no respondían a una política integral bien estructurada, sino a las urgencias del momento para dar solución a una serie de demandas que, históricamente, habían sido formuladas por lo más genuino de la intelectualidad cubana, partícipe indiscutible y en muchos casos vanguardia en las luchas de nuestro pueblo.

En ese 1er Congreso de la UNEAC, entre las muchas ideas importantes expresadas por Dorticós, se precisa que el Gobierno Revolucionario: " Tiene, antes que nada, el deber de formular una política cultural […] que debe desenvolverse, precisamente, no a distancia de ustedes, sino con ustedes ( escritores y artistas) como protagonistas, colaboradores y rectores de esa política".

Queda expresado directamente, a menos de dos meses de "Palabras a los Intelectuales", la decisión y la tarea propia del gobierno, de formular y ejecutar una política cultural con la participación de los creadores y que responda a los intereses del pueblo como protagonista principal.

Entre las principales ideas expresadas en este documento se encuentran:

• los cambios en el ambiente cultural y el mejoramiento de las condiciones de trabajo de los artistas y escritores;
• el respeto a la libertad formal para la creación artística y literaria,
• la Revolución como un proyecto humanista que ubica la cultura en el centro de su estrategia de resistencia;
• convertir al pueblo de actor en creador, pensar por el pueblo y para el pueblo, lo que encierra lo bello, lo útil y lo bueno de cada acción, lo estético y lo ético.

Durante esta primera etapa que duró aproximadamente 12 años, se fueron conformando y aplicando los principios de la política cultural de la revolución, en la medida en que se iba alcanzando la suficiente claridad en lo que se perseguía, habría que analizar las consecuencias negativas que, determinados enfoques en la aplicación de la política ocasionaron en las relaciones con los creadores de las distintas manifestaciones del arte y la literatura, en el período denominado "quinquenio gris". (Ambrosio Fornet)

Desde la constitución del Ministerio de Cultura hasta la aprobación del Programa del PCC, en diciembre de 1986, transcurrieron 10 años de grandes esfuerzos por aplicar la política cultural expresada en el 1er Congreso. Se cuentan entre los logros fundamentales el desarrollo de la creación artística en todas las manifestaciones, el desarrollo de la labor editorial y el notable aumento del número de libros y de publicaciones periódicas y de sus tiradas, la existencia de un sistema de enseñanza artística hasta el nivel superior, la extensión y el fortalecimiento del sistema de instituciones culturales hasta la base en todo el país, y un creciente movimiento de aficionados al arte y la literatura como resultado de la amplia participación del pueblo en la vida cultural .

A fines de los 80, se desarrolló una profunda reflexión en la sociedad cubana sobre las transformaciones necesarias que favorecieran el desarrollo cultural, que queda claramente expresado en la Intervención especial de Armando Hart Dávalos en el IV Congreso de la UNEAC en 1988, cuando expone principios necesarios que garanticen la política cultural de país entre los que se encuentran:

• Desarrollar una profunda política de cuadros.
• Promover los vínculos entre el movimiento artístico e intelectual y el desarrollo político, social y moral del país.
• Rechazar el arte como algo añadido o superpuesto a la vida social.
• Ampliar la esfera de influencia del movimiento cultural en el plano internacional.
• La dirección cultural no puede responder exclusivamente a mecanismos administrativos o de estructuras gubernamentales. Debe responder a la naturaleza específica del trabajo creador, al fundamento industrial tecnológico que le sirve de soporte y a los objetivos socioculturales presentes en la médula de la promoción. "La cultura no se mide como un resultado económico ni administrativo."
• Aplicar rigurosos principios de contabilidad en la medición de los gastos.
• Principio de dirección sobre el fundamento del financiamiento estatal de programas culturales, organizados y promovidos por las instituciones culturales.
• Crecimiento y perfeccionamiento de la crítica artística y literaria.
• El arte como proceso creativo
• Desarrollar el debate y el diálogo cada vez más de una manera más culta.
• La proyección nacional e internacional de la creación cultural cubana.
• Lograr una presencia orgánica de la cultura en los medios de difusión.

Es así que en 1989 se produjeron cambios estructurales en el Ministerio que implicaron profundas transformaciones en la concepción de la dirección de los procesos culturales, orientados a la creación de condiciones necesarias para propiciar su pleno desarrollo:

• La institución cultural como célula fundamental.
• Los programas culturales como instrumento de gestión.
• El proceso de descentralización con la creación de Institutos, Consejos y Centros Nacionales con el propósito de otorgar una mayor autonomía en la gestión.
• La integración del sistema institucional, teniendo como centro al Ministerio, se lograría a partir del Programa de Desarrollo Cultural, del financiamiento de los procesos culturales, de la política de cuadros y de las relaciones internacionales.

• Como alternativa a los problemas presentados en el período especial se aprobó en 1995 el Programa Nacional "Cultura y Desarrollo" donde se plasma una síntesis de la historia cultural de la Nación Cubana; los principios fundamentales de la política cultural cubana; el papel del Ministerio de Cultura como organismo rector de la Política Cultural del Estado, y los lineamientos y proyecciones principales para la implementación de la política.

La prioridad que la máxima dirección del país otorga al desarrollo cultural y, en especial, la importancia que le atribuye a la participación de los artistas e intelectuales en este proceso, se puso de manifiesto en el diálogo permanente que sostuvo Fidel durante las sesiones del VI Congreso de la UNEAC, en noviembre de 1998.

La política cultural se ha mantenido estable en todos estos años de Revolución y además se ha enriquecido a partir de los procesos sociales que han sucedido en el seno de la sociedad. Ha quedado claro que durante todo el decursar de la revolución cubana ha sido importante la labor de los artistas e intelectuales en el proceso de toma decisiones junto a los directivos que dirigen en el sector, desde la base, o sea, desde los municipios y provincias, para lo cual es importante mantener un proceso de diálogo sistemático y fluido entre los artistas y el grupo de directivos, administrativos y funcionarios que acometen la labor de dirección en el sector.

Las instituciones culturales en estos años, a causa de la situación económica del país, no han podido pertrecharse de una infraestructura tecnológica suficiente que garantice la gestión de la información siendo este un elemento que caracteriza la cultura organizacional, la estructura organizacional y los procesos de gestión de las organizaciones, además de la escasez de recursos e insumos para el trabajo en esta esfera.

Al analizar los sistemas de gestión de la información en la gestión de políticas culturales, o como medidor de estas, según Arturo Rubio, es necesario, en el momento de captar la información, distinguir entre:

1.-la actividad de fomento cultural y

2.- la actividad de prestación de servicios culturales

Es importante hacer esta distinción porque en sí misma resulta ser un indicador de la buena salud de la política cultural de un municipio o territorio.

Estos dos criterios para valorar la información no entran en contradicción con la realidad cubana si tenemos en cuenta que los servicios al pueblo tienen toda la prioridad estatal en Cuba y que la cultura tiene que hacerse en los municipios y en los territorios sobre la base de los principios ya establecidos de nuestra política cultural, para lo cual las Direcciones Municipales de Cultura como estructuras municipales deberán establecer sus Objetivos de Trabajo en correspondencia con las prioridades del territorio y los medios financieros y técnicos con que se cuentan o se han planificado.

No se puede planear la estrategia cultural de un municipio, institución o provincia sin disponer de una información coherente, que se corresponda con los principios de la política cultural y los objetivos planteados que se evaluarán en un período determinado. Una información que nos permita conocer el criterio de los públicos, los gustos y preferencias por las diferentes manifestaciones del arte, dígase danza, teatro, artes plásticas, etc. Son importantes informaciones como los horarios en que prefieren disfrutar del suceso cultural, el recurso humano de que se dispone o con el que se cuenta para hacer la cultura, los presupuestos aprobados, las leyes que nos garantizan el cumplimiento de la política cultural trazada, ya que las decisiones que se tomen estarán encaminadas a la mejora de la calidad de vida de los hombres, mujeres y niños, pues serán los destinatarios de este producto cultural.

La única información que interesa es aquella que ayuda a mejorar nuestra acción. Esto significa que es la posibilidad de acción la que determina las necesidades de información y no al revés. Desde la acción cultural local se toman decisiones y se necesita información a tres niveles:

• Para planificar o programar las acciones: Es el momento del diseño de la acción.

• Para comunicarnos y relacionarnos con las personas: Para modular sus expectativas.

• Para asegurar una gestión eficiente y de calidad (de las acciones que se han programado y comunicado)

Para planificar y diseñar acciones culturales se necesita información generada en el territorio (la densidad de habitantes, el censo de equipamientos, transportes y accesos a los equipamientos). También se necesita información generada en la población (preferencias, necesidades, expectativas…). Y, por último, se necesita información generada en los servicios culturales (los recursos disponibles, la asistencia del año pasado, las preferencias, etc.). Es evidente que de entre todas estas fuentes posibles de información, de alguna se tiene mucha (información generada en servicios), de otra bastante (la generada en el territorio) y de una (la que se genera en la población) poca.

Para comunicarse y relacionarse con el mercado (para hacer nuestra oferta cultural) también se necesita información procedente del territorio (para hacer la difusión a las diversas poblaciones objetivo), de los servicios (para comunicar, por ejemplo, nuestras limitaciones presupuestarias o los horarios que podemos ofrecer) y de la población (para ver qué expectativas es necesario modular o comunicar y a qué demandas no podemos dar respuesta).

Y para garantizar el cumplimiento eficiente de la programación (para gestionar con calidad) también necesitaremos información. En este nivel, principalmente, procedente de nuestros servicios (información de consumo de recursos y de actividades o procesos) y de la población (asistencia, satisfacción…)

Para que la acción cultural (tanto en el diseño como en la ejecución) esté orientada al ciudadano (que, en definitiva, es quien la paga y quien la consume) y su satisfacción, es necesario, como mínimo, saber qué piensa.

En el momento de controlar nuestros servicios, nosotros también podemos consultar (o no) a la población usuaria. Les podemos preguntar por su satisfacción. Esta información es la que nos permitirá rediseñar y reprogramar nuestra acción cultural desde la perspectiva de los ciudadanos.

A criterio de Lluis Boneti Agust,í en la mayoría de los países Iberoamericanos se presenta una realidad heterogénea, llena de vacíos, hija de una lógica administrativa bastante anticuada y a menudo opaca. Este autor reconoce que la situación europea es extraordinaria, aunque en los últimos años se ha hecho un considerable esfuerzo de sistematización, transparencia y puesta en común. México y Chile son los dos países latinoamericanos más avanzados en la elaboración de sistemas estadísticos culturales a lo largo de cinco años, pero los instrumentos y sistemas de recogida de información, así como la elaboración de resultados tienen poco en común.

La autora sostiene el criterio de que nuestro país no esta exento de algunas de estas dificultades en cuanto a la gestión de la información en las instituciones culturales, pero precisamente por las características del gobierno y la dinámica con que se opera en la actividad cultural, el Ministerio de Cultura ha dispuesto en la ultima década de importantes recursos asignados por el estado en función de lograr mejorar todo su sistema de instituciones y llevar la cultura a todo el pueblo. No está exenta de esta mejoría el tema de la gestión de la información, el que se caracteriza por ser sistemas abiertos basado en la información estadística (modelos) y a la vez ponerlo a tono con el desarrollo tecnológico, siendo este uno de las avances más notables que se aprecia, a nivel general, del país y en la provincia, así como la realización de importantes investigaciones relacionadas con el impacto sociocultural de los servicios y ofertas culturales. Estos resultados tributan a los sistemas de gestión establecidos y con ello a la toma de decisiones, aunque efectivamente no en el momento oportuno, pero si han contribuido a rediseñar acciones como las relacionadas con los gustos y preferencias de los jóvenes, los programas de televisión, etc.

Es obvio que el no tener la información, que indica el nivel de satisfacción de los ciudadanos con respecto al producto cultural o servicios, implica que la toma de decisiones se vea afectada, pues los directivos no siempre pueden planificar adecuadamente cuándo habría que cambiar un producto o servicio cultural y rediseñarlo, ya que todo ello significaría demanda de presupuesto e insumos necesarios, que por las características del sistema económico imperante en nuestro país no sería posible darle una solución inmediata.

En Cuba se genera información y están creadas las condiciones mínimas para ello al poseer el sistema de modelos estadísticos que lo facilitan. El problema se presenta con la fuente primaria (captores), que no siempre es participante activa o beneficiaria de los servicios culturales. Tampoco están preparados suficientemente, ni están integrados como equipo de trabajo para lograr que esta actividad fluya de forma clara y precisa como debe ser para lograr obtener datos útiles y fieles que reflejen un proceso determinado y poder utilizarlos en la toma de decisiones.

7 Conclusiones

De todo lo anteriormente abordado en esta investigación podemos concluir que:

1. En el ciclo de administración se entrelazan cada una de las funciones del proceso administrativo y en cada una se manifiesta como elemento fundamental el proceso de toma de decisiones convirtiéndose en un elemento común del proceso administrativo, enfatizándose en la previsión y en el control.
2. El proceso de toma de decisiones es imprescindible en la vida y desempeño de un directivo y como materia prima debe tener siempre la información que ordenada, organizada y procesada a través de un sistema de gestión de la información, que refleje integralmente la organización, garantiza un proceso de toma de decisiones ágiles, objetivas y con el mínimo de riesgos e incertidumbre.
3. La Información dentro de la institución tiene que ser considerada como un factor estratégico y como tal debe tenerse en consideración a la hora de diseñar la estrategia de la organización, ya que tanto ella misma como los sistemas de gestión de la información juegan un papel determinante en el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos.
4. El sector cultural a través de su Ministerio, cuenta con una política cultural definida a través de su Programa de Desarrollo Cultural, lo que le permite poder ordenar un sistema coherente de gestión de la información y evaluar el cumplimiento de sus indicadores.

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Autor:

Lic. Liu Rosa Montero Rojas

Dirección Provincial de Cultura Villa Clara. Cuba

Dr. C. Carlos Cristóbal Martínez Martínez

Centro de Estudios Turísticos

Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas.

M Sc. Aylen Milian Díaz

Centro de Estudios de Dirección Empresarial.

Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas.

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