Consideraciones sobre la gestión de la información en función de la toma de decisiones en el sector cultural (página 2)

La presente investigación aborda en su desarrollo el enfoque funcional en relación con la división de las etapas o enfoques que hace Urwick, pues permite entender con claridad las funciones de la dirección que considera son seis, destacándose en cada una de ellas la toma decisiones como un elemento necesario y a la vez común, además de interrelacionarlas en la práctica mucho más de lo que puede expresarse teóricamente.

Previsión

La Previsión (pre: antes y visión) se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que se puede hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas" (Martínez C, 2006).

Dentro de la previsión se consideran tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas.

Los objetivos, la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos.

Las investigaciones, no hay organización (empresa) moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc.

Las alternativas, todo dirigente, en todos sus actos; está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas.

Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Además, se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan el desarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados.

Planificación

Planear o planificar significa "predeterminar el curso a seguir". Es un modelo anticipado de la realidad futura, para lo cual es necesario:

• Pronosticar para precisar el curso actual.
• Fijar objetivos que se derivan de los propósitos generales de la empresa, a fin de determinar los resultados finales.
• Desarrollar estrategias que contribuyan a decidir cómo y cuándo alcanzar las metas fijadas.
• Programar para establecer prioridades, secuencias y sincronizar pasos a seguir.
• Presupuestar, ello tiene que ver con la asignación de los recursos.
• Establecer procedimientos, estandarizando métodos.
• Formular políticas relacionadas con la toma de decisiones permanentes sobre asuntos importantes y recurrentes.

El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual: coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, sigue determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.

La planeación establece un esfuerzo coordinado. A través de esta la dirección llega tanto a los administradores como a los que no lo son. Cuando todos los interesados saben a dónde va la organización y con qué deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. El sistema de planificación a través de los planes y desarrollo mediante programas y/o presupuestos proporciona los instrumentos necesarios para poder determinar quiénes, cuándo y de qué forma deben ejecutar qué parte de la estrategia.

Organización

La tercera de las funciones que se trabaja es la organización. Con el surgimiento de la teoría de la organización, se acentuó la importancia de la información. Una organización es un sistema conformado por personas, recursos materiales e información. El impacto de los cambios económicos, políticos, culturales, tecnológicos y otros ha originado una revolución en materia de gestión de información en las organizaciones (Aja Quiroga, 2008).

La organización vista como función dentro del subsistema de administración o ciclo administrativo, tiene como objeto establecer un orden interno coherente que permita a la organización funcionar como unidad dentro y frente a su entorno. Lo anterior implica la estructuración de las relaciones interpersonales y la integración y coordinación del esfuerzo de todos los miembros a pesar de intereses divergentes (Menguzzato, 1985).

La función de organizar consiste en buscar las mejores formas de combinar armónicamente las relaciones que se producen entre los recursos y, a su vez, relacionarlos con el entorno. Esto significa organizar y relacionar el trabajo y los recursos para alcanzar con efectividad, las metas establecidas.

Dentro de esta función, se encuentran:

• Establecer la estructura de la organización, secciones, departamentos, procesos etc.
• Delinear las relaciones, lo que significa delimitar líneas de enlace, para facilitar la coordinación.
• Crear las descripciones de cada puesto y proceso, definiendo las cualidades requeridas del personal, para cada uno.
• Definición de los flujos de información

Integración

La Integración comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado, la introducción y el desarrollo del personal.

El reclutamiento y selección del personal se encarga de determinar si los trabajadores, sobre todo los dirigentes, son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos.

La introducción comprende todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador, o dirigente, sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo, y de alguna forma, acoplarlo constantemente a él.

Por último, el desarrollo, que comprende, en este caso, el adiestramiento práctico, la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes. Tiene mucha trascendencia y debe recibir modalidades y atención específicas dentro de la Administración

Liderazgo o Mando

Función también conocida inicialmente como mando o dirección, encierra la forma de accionar dentro de una empresa u organización, pues mediante ella, se orientan y ejecutan las tareas, es decir, se propician las actuaciones de los trabajadores, dirigidas hacia los objetivos deseados. De allí que en correspondencia con las exigencias de la administración algunos autores la denominen actualmente liderazgo ya que implica dirigir, influir y motivar a los trabajadores.

La misma se orienta al trabajo con el hombre e incluye aspectos tan importantes de la vida organizacional como son:

• Delegar: asignar responsabilidades, así como, definir exactamente los resultados esperados.
• Motivar: persuadir e inspirar – con su ejemplo – al personal trabajador, para tomar la acción deseada.
• Coordinar: relacionar esfuerzos en la combinación más eficaz.
• Superar diferencias: alentar la iniciativa individual y saber resolver conflictos o saber evitarlos.
• Administrar el cambio: primeramente en su propia persona y conjuntamente el del colectivo; estimular la creatividad y la innovación, para alcanzar las metas, con la tolerancia y la flexibilidad de pensamiento propias de un líder. Ello no significa que todos los ejecutivos en la realización de su labor ejerzan un liderazgo real y, consecuentemente, se erijan como líderes.

Control

El control es de las funciones de la administración la que cierra el ciclo directivo, ella presupone la existencia de diversos dispositivos que sirvan para medir logros y desviaciones ocurridos en la ejecución, de acuerdo con la planificación realizada. Su esencia son la medición y corrección de las actividades planeadas, se trata de asegurar el progreso hacia los objetivos fijados, según el plan e incluye:

• Medir resultados: teniendo en cuenta, fijar el grado desviación de las metas y de las normas apuntadas.
• Desarrollar estándares de actuación: El conjunto de políticas, reglas, instrucciones y procedimientos establecidos por la administración, para todas las operaciones principales, lo que sirven como guía que capacita a todos los empleados para desempeñar sus trabajos con éxito. De esta forma se pueden fijar las situaciones que existirán, una vez cumplidas las obligaciones.
• Fijar sistemas de información: precisar qué datos críticos se requieren, cuándo, cómo, dónde, por qué y, lo más importante, quién los necesita.
• Promover la retroalimentación del cumplimiento de las decisiones.
• Tomar medidas correctivas, cuando la situación así lo requiera.
• Premiar: felicitar, remunerar y disciplinar.

El control permite verificar el cumplimiento de los objetivos y analizar las posibles acciones correctoras, todo lo cual implica la necesidad de establecer sistemas de control que complementan la planificación existiendo entre ambos una interrelación.

La autora considera que en el ciclo de administración se entrelazan cada una de las funciones antes descritas y una presupone a la otra. En cada una el directivo tiene que desarrollar la toma de decisiones, que, como proceso, pasa a jugar un importante papel convirtiéndose en un elemento común del proceso administrativo. Se enfatiza en la previsión y en el control, pues en la primera de las funciones se define el rumbo de la organización. De ello se desprende que tomar decisiones acertadas pase a ser un elemento significativo del proceso, elemento que permitirá desarrollar una planificación adecuada y el control, pues a partir del conocimiento de las fallas que pueda presentar la estrategia se deben tomar decisiones de carácter correctivo, vitales también, para la institución. Son el complemento lógico de la planificación, y se hace necesario su análisis en estrecha interrelación. Aunque son interdependientes no pueden realizarse de forma aislada. Es por lo anteriormente planteado que se considera oportuno dedicar un espacio en el marco teórico de esta investigación al estudio de la toma de decisiones.

3. La Toma de decisiones

La dirección como proceso que engloba la toma de decisiones, no es más que el cómo se adoptan las decisiones en la organización, cómo plantear su análisis con cierto rigor, qué tipo de decisiones coexisten en la misma y los métodos y técnicas apropiados para ellas.

La palabra "decidir" significa formar juicio sobre algo dudoso, tomar determinación de algo y ayudar a otro a que tome cierta determinación. Unido a ella se puede también referir la palabra "decisión", que no es más que la acción de decidir (Larousse, 1979), o la resolución que se toma o se da en una cosa ante la que existen dos o más alternativas (Enciclopedia, 2004).

La palabra decisión proviene del latín decido cuyo significado es cortar, lo que no entra en contradicción con el significado que aporta el diccionario, por ejemplo, Schackle define la decisión como un corte entre el pasado y el futuro, otros por su parte la han considerado como "la respuesta adecuada de un ser inteligente ante una situación que requiere acción ".

La decisión podría definirse también como la elección entre varias alternativas posibles, esta es la definición que ofrece gran cantidad de autores (Menguzzato, 1985). Pero para que este proceso de elegir entre alternativas pueda realizarse se requiere información acerca de las distintas alternativas y sus consecuencias con respecto al objetivo de análisis.

La importancia de la información en la toma de decisiones queda patente en la definición dada por Forrester (1972) y asumida en múltiples obras que tratan sobre el tema. Menguzatto (1985) cita a Forrester, quien define la decisión como " el proceso de transformación de la información en acción ", Proceso de cambio que denominamos toma de decisiones, siendo la decisión el conjunto de acciones adoptadas en un momento específico, como resultado de la aplicación de ciertas reglas y políticas a las condiciones particulares existentes en el momento. Este proceso de reconversión se muestra en la figura 2, por lo que teniendo en cuenta la objetividad de este concepto y la aceptación, además de la adecuación al tema de investigación, la autora asume para los posteriores análisis tal definición.

Un factor determinante en el éxito o fracaso de un directivo está en la capacidad para tomar decisiones. Existen una serie de aptitudes específicas que el dirigente debe poseer para obtener buenos resultados entre las que está la habilidad organizacional y su capacidad para planear.

La capacidad de tomar decisiones en un directivo, además del nivel de información que posea sobre lo que se va a decidir lo determina, sus conocimientos teóricos y habilidades prácticas en el momento de prevenir, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar, las cuales son funciones ineludibles en el desempeño de un directivo.

Otro motivo que confirma la importancia en la capacidad de un directivo para la toma de decisiones se debe al cambio de contextos en el lugar donde se desenvuelve, máxime en este momento en que se dirige de manera estratégica, por objetivos, con base en la automatización y el procesamiento electrónico de datos.

Por otro lado los directivos deben tomar decisiones periódicas acerca de los futuros cursos de acción de la entidad y deben, asimismo, corregir los pasados cursos de acción. La toma de decisiones por la administración implica un importante proceso de dirección empresarial.

3.1 El proceso de toma de decisiones.

La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer, o de adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Este proceso se ve cercado por el riesgo, la incertidumbre, la crítica y la conjetura secundaria.

Algunos consideran la toma de decisiones cómo la función principal de los directivos debido a que constantemente deben seleccionar qué hacer, quién debe hacerlo, cuándo dónde y en ocasiones cómo debe hacerse. Otros consideran la toma de decisiones como una fase de la planeación, debido a que, virtualmente, toda decisión está coordinada con otros planes (Llorente, 2002).

Otros apuntan que la toma de decisiones es un proceso racional a fin de encontrar enfoques que una vez que se apliquen pueden incrementar la capacidad de dirección de los cuadros para tomar decisiones eficaces (Martínez, C y Alfonso K 2006).

De aquí que, en el proceso de toma de decisiones, la racionalidad es un aspecto esencial que, por lo general, preocupa más a todo directivo, que el tema de la aceptación de la decisión misma.

Tomar una decisión en forma racional es intentar alcanzar una meta que no puede ser lograda sin una acción positiva lo cual implica:

• Conocer los cursos alternativos que pueden permitir alcanzar la meta bajo las circunstancias y las limitaciones existentes.
• Tener la información y la capacidad para evaluar y analizar alternativas a la luz de la meta que se busca.
• Desear la mejor solución seleccionando la alternativa que satisface en forma más efectiva el logro de la meta (Llorente I, 2002).

Es así que en el proceso de toma de decisiones además de la racionalidad, que será limitada o acotada, entran a jugar elementos de carácter subjetivos tales como:

• La experiencia: Significa tener en cuenta los errores y aciertos anteriores.
• El sistema de valores: Implica aplicar valores, principios y reflexiones que se sustentan en una actitud ante la vida, indicándonos lo correcto, lo deseable y lo positivo.

El proceso de toma de decisiones es un acto volitivo en el que se evidencian cualidades volitivas de los seres humanos, esenciales en este proceso, tales como: independencia, decisión, perseverancia y autodominio. El proceso atraviesa por diferentes fases:

1. Definición del problema.
2. Análisis de la información disponible.
3. Desarrollo de las soluciones alternativas.
4. Selección de la decisión.
5. Implantación de la estrategia elegida.

Definición del problema: Significa conocer las interioridades de la organización, lo que se complementa con el conocimiento del entorno externo de la organización y en qué medida estos pueden afectar a la solución del problema y con una definición de los objetivos perseguidos.

Análisis de la información disponible: Debe estar relacionada con el problema, los datos a utilizar pueden ser internos, externos del entorno, será necesario, de poseerla, combinar la información cuantificada con la no cuantificada o basada en experiencias.

Desarrollo de soluciones alternativas: Decidir significa también buscar soluciones alternativas al problema. Significa formular posibles hipótesis y evaluarlas, se busca la relación causa-efecto con el problema planteado, es decir, cual es la respuesta previsible a una alternativa de solución dada.

Selección de la decisión: Se ha de producir una vez que tengamos varias alternativas, mientras más alternativas haya, más correcta ha sido la fase anterior y en función del objetivo se revela la más adecuada.

Implantación de la estrategia elegida: Significa la puesta en práctica de la alternativa seleccionada, ya que por correcta que sea la solución sino se lleva a la práctica convertida en acción no tendrá ningún efecto, generalmente esto significa hacer cambios o transformaciones en la organización que pueden no ser bien acogidas (resistencia al cambio), corriendo el riesgo de su inoperancia, por lo que esta ultima fase debe ser cuidadosamente planificada, con el fin de lograr el éxito deseado.

Es evidente que el proceso de toma de decisiones es algo que caracteriza el desempeño de un directivo. La posibilidad real de hacerlo con calidad y de que sus decisiones sean aceptadas le posibilita lograr un reconocimiento dentro de la organización, pero esto no es posible hacerlo funcionar si el directivo no cuenta con una información útil y adecuada, que le permita decidir a tiempo y con el menor riesgo e incertidumbre posibles. De aquí que la información se convierta en una materia prima imprescindible para que pueda desarrollarse un proceso de toma de decisiones participativo, democrático y con calidad en función de los intereses de la organización que dirige. No se debe olvidar que también juega un papel importante el estilo de dirección del directivo. Aquí se impone el término participación ya que en la medida en que sea más participativo el estilo, se corresponderá con el democrático, mientras en una organización con estilo autocrático será puramente unipersonal el proceso de toma decisiones.

El proceso de toma de decisiones se resume cuando se plantea que este se basa en cinco elementos fundamentales: la información, el conocimiento, la experiencia, el análisis y el juicio, centrándose la presente investigación solamente en la información al cual se le dedica el siguiente epígrafe.

2. La Información. Análisis conceptual

Uno de los grandes estudiosos de la gerencia Peter Drucker planteaba que la organización del futuro estará basada en la información.

Innegable resulta que la sociedad actual se desarrolla en un entorno turbulento, con una economía globalizada de tendencia neoliberal y con un desarrollo abrumador de las tecnologías de la información y las comunicaciones. El cotidiano uso de las computadoras, los dispositivos de almacenamiento óptico, la aparición de Internet y la proliferación de las Intranets, han constituido un basamento para el desarrollo de las ciencias, los negocios y de la sociedad en general. En este contexto, el valor de la economía de todos los países depende del uso eficiente de la información y del conocimiento de esta en general.

La emergencia de estos nuevos factores de competitividad convierte el manejo inteligente de la información en un tema crítico, pues para su dominio es imprescindible captar información sobre el entorno, agilizar su flujo en la empresa, promover la innovación, facilitar la comunicación, aumentar la coordinación, etc. Es preciso llevar a cabo acciones que dependen fundamentalmente de que se estimule y facilite el movimiento y el compartimiento de información y conocimientos a través de todas las áreas de la organización.

Esto ha impulsado considerablemente el hecho de que la sociedad reconozca cada día con mayor fuerza el valor de la información como recurso. Se afirma que esta constituye un elemento básico para el desarrollo, dado que el contar con información oportuna, se traduce en productos y servicios de alta calidad, mayor competitividad y adecuada toma de decisiones en consecuencia con el desarrollo. Con la ventaja adicional de tener un efecto multiplicador superior a otros recursos, no se desgasta con el uso y permite su transmisión y duplicación casi instantánea. (García M.2006)

La información, cómo obtenerla, procesarla, organizar su gestión, trasmitirla y emplearla en función de la toma de decisiones son cuestiones fundamentales en el desarrollo de cualquier organización en los momentos actuales, y una ocupación importante en el desempeño de los directivos.

El concepto de información, según Menguzatto (1985), precisa la diferencia entre lo que es información y lo que son datos, ya que la "información representa los datos transformados de forma significativa para la persona que los recibe, es decir, tiene un valor real o percibido para sus decisiones y para sus acciones. La relación entre los datos y la información es equivalente a la que existe entre la materia prima y el producto acabado (Davis, Olson, Ajenstat, Peaucelle, 1985).

Arturo Rubio (2007) en el análisis que hace del concepto de información acota aspectos fundamentales: la información como concepto antagónico al de incertidumbre, no cualquier dato es informativo, aquello que no es relevante para la toma de decisiones ni para el conocimiento es ruido y la información no es conocimiento; el conocimiento es información valorada, sometida a un proceso de juicio y es información relacionada. (es subjetivo).

Fleming 1998, presenta un diagrama que asocia el nivel de independencia del contexto y el nivel de entendimiento en torno a los elementos de la cadena informacional: los datos, la información, el conocimiento, la sabiduría y la verdad.

Fig. 3. Relaciones entre los componentes de la cadena informacional. (Fleming.N; 1998).

Donde:

• Dato: Es un punto en el espacio y en el tiempo el cual no cuenta con referencias espaciales y temporales.
• Información. Una colección de datos no es información. Las piezas de datos representan información de acuerdo a la medida de asociación existente entre ellos, lo cual permite generar discernimiento en torno a ellas. Representa el cuál, el quién, el cuándo y el dónde.
• Conocimiento: Una colección de información no es conocimiento. Mientras que la información entrega las asociaciones necesarias para entender los datos, el conocimiento provee el fundamento de cómo cambian (en el caso de que lo hagan). Esto claramente puede ser visto como patrones de comportamiento contexturados, es decir, una relación de relaciones, representa el cómo.
• Sabiduría: La sabiduría abarca los principios fundacionales responsables de los patrones que representan el conocimiento, representa el por qué.
• Verdad: La totalidad de los factores de sabiduría y sus relaciones, representa el ser.

Gloria Ponjuán (2002) presenta el enfoque de Valor Agregado establecido por el especialista norteamericano Robert Taylor (1986). Este enfoque se fundamenta en la transferencia de información como respuesta intensiva a un proceso humano, tanto en las actividades formalizadas a las que llaman sistema, como en el uso de la información que son las salidas de estos sistemas. La figura 4 representa la pirámide informacional planteada.

Fig. No.4. Pirámide Informacional. (Ponjuán.G; 2002).

Se explica el proceso de transformación asociado a la generación del conocimiento y se indica que el nivel más bajo de los hechos conocidos son los datos. Los datos no tienen un significado por sí mismos, y deben ser ordenados, agrupados, analizados e interpretados para entender potencialmente lo que por sí sólo quieren indicar.

Cuando los datos son procesados, se convierten en información. La información tiene una esencia y un propósito. Cuando la información es utilizada y puesta en el contexto o marco de referencia de una persona junto con su percepción personal se transforma en conocimiento. El conocimiento es la combinación de información, contexto y experiencia y una vez resumido, validado y orientado hacia un objetivo genera inteligencia (sabiduría), la cual pretende ser una representación de la realidad.

Horton hace una diferenciación en cuanto a la información como recurso en sí y las herramientas para su tratamiento:

Recurso de información: (cuando el término esta en singular) significa la información en sí, el contenido. Por ejemplo, la información en un fichero o registro, o en un producto o servicio de informaciones tal como una publicación,

Recursos de información: (utilizado en plural), significa todas las herramientas, equipos, suministros, facilidades físicas, personas y otros recursos utilizados por una empresa, y también el capital, la inversión y gastos involucrados en proveer los mencionados recursos de apoyo.

En este mismo sentido el propio autor establece una serie de aspectos que caracterizan a la información como recurso:

• la información puede expandirse.
• la información puede comprimirse (condensarse).
• es transportable.
• tiende a partirse y mientras más se parte más tenemos.
• es susceptible de ser compartida.

Eso no quita que lo que es información para unos pueda ser, en determinados momentos, datos para otros, por lo que se impone diferenciar entre lo que es la información que posee valor, significado y lo que puede convertirse en ruido al ser tratada como dato. Es por ello que a partir del objetivo de este trabajo, el énfasis se centra en estas dos definiciones, pues resulta que el interés esta encaminado a la información que posee datos significativos en función de la toma de decisiones, no así los efectos que pueden producir los ruidos que pueden ser interpretados como datos o información.

Una información será significativa en cuanto sea útil como materia prima para una decisión determinada, aceptando, pues, que la utilidad de la información está estrechamente relacionada con las decisiones que deben ayudar a tomar, lo que nos lleva al concepto del valor de la información (Menguzzato, 1985).

La información tiene valor cuando:

• Contribuye a reducir la incertidumbre del futuro.
• Es susceptible de afectar afectivamente la decisión considerada.
• Contribuye a modificar sensiblemente las consecuencias de una decisión.

Vista la información a partir de su valor y en función de la toma de decisiones se puede plantear que esta es el input de la decisión y sin ella no puede haber decisión y el grado de racionalidad en que se acierta en una decisión evidentemente depende de la calidad, cantidad y oportunidad de la información disponible.

Tomando lo anterior como presupuesto se coincide con lo planteado por Lesca (1986): "la información así concebida reviste el carácter de un recurso más para la empresa como lo es el capital, las materias primas y el trabajo, pues sin información no hay empresa viable"

La Información dentro de la institución tiene que ser considerada como un factor estratégico y como tal debe tenerse en consideración a la hora de diseñar la estrategia de la organización, donde por demás tanto ella misma como los sistemas de información juegan un papel determinante en el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos.

Resulta procedente que la institución se desarrolle a través de sistemas de gestión de la información que reflejen el accionar constante de la organización y procesen todos los datos necesarios para que posteriormente sean utilizados por el directivo de una manera eficiente y en correspondencia con los indicadores de la estrategia diseñada para la organización que dirige. De lo contrario estaría el directivo navegando en un mar de información que para nada serviría, pues tendría que emplear todo su tiempo en organizarla, para utilizarla después en la toma de decisiones.

Por ende la información debe ser gestionada al igual que el resto de los recursos en las organizaciones, a fin de que el conocimiento y la inteligencia sean potenciados en toda la organización, requisito indispensable para el logro de un mejor desempeño, en el cumplimiento de sus objetivos y metas.

La información, como un recurso valioso, necesita de una estrategia significativa que permita su manejo, tanto por los miembros como por los directivos de la organización. Esto contribuirá a aumentar la productividad, además de la eficiencia y efectividad. La forma de viabilizar esto es a través de los sistemas de gestión de la información.

5. La Gestión de la Información

La información se torna en facilitadora del cambio y el desarrollo. Para las organizaciones, la gestión de información es un elemento vital para que estas mejoren sus procesos internos; ejerce una influencia notable en la cultura organizacional, en los modelos laborales y en su funcionamiento. También la gestión de información se aplica a los productos y servicios de información, al flujo de información y al uso de información dentro de la organización.

La revolución que se viene experimentando en las tecnologías de la información provoca que las organizaciones puedan estar interconectadas entre sí (internamente) y con otras (externamente). Provoca también la creación de base de datos y facilita el acceso a las mismas, lo que implica una mayor integración, que modifica incluso las relaciones de trabajo y reduce los costos de las transacciones.

La existencia de un sistema de información permitiría la interrelación de todos los departamentos de la organización, que, a través de una unidad central de dirección y en tiempo real, pueden obtener la información precisa y con calidad para las personas que deben utilizarla (directivos) en función de la toma de decisiones, o para lograr la ejecución de una acción determinada derivada de la decisión tomada. De ahí que la función principal de cualquier sistema de gestión de la información por sencillo que parezca es la de gestionar la información y hacer que su uso sea posible.

El sistema de información es la manera en que la organización almacena ordena y procesa los datos necesarios que tributan a la organización y estará en función de los diferentes procesos que en ella tiene lugar, interrelacionando a todos los departamentos entre sí y tributando en tiempo real y con objetividad al proceso de toma de decisiones de los directivos, es una herramienta más, que en el momento de la planeación estratégica, se puede utilizar eficientemente en función del control interno de la organización (Lesca,1986).

Para Horton gestionar información en las organizaciones es: un elemento vital en el mejoramiento de sus procesos internos, un factor determinante de influencia notable en la cultura organizacional, en los modelos laborales y en su funcionamiento, además abarca a los productos y servicios de información, al flujo y al uso de información dentro de la organización.

Linda Woodman define que la gestión de información como todo lo relacionado con la obtención de información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la acción correcta.

García González M, señala que, "cuando de gestión de información hablamos, entendemos el proceso de organización, planificación, control y producción, aplicado al recurso de la información en las organizaciones"…"Gestión de información es la gestión integrada de la información interna y externa y de las tecnologías de la información, aplicadas a las áreas estratégicas y a los factores de cambio de competitividad y pertinencia de una organización".

Refiere además que la gestión de información tiene tres componentes:

• Las tecnologías de la información que constituyen la columna vertebral y están formadas por el hardware y las telecomunicaciones,
• Los sistemas de información como el conjunto de metodologías y software de aplicaciones, orientados a transformaciones de las tecnologías en algo de valor para un beneficiario o cliente,
• La información o el conocimiento de la organización.

Ponjuán plantea que "la gestión de información constituye el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información (denominada también recurso de recursos) dentro y para la sociedad a la que sirve. Su elemento básico es la gestión del ciclo de vida de la información y se desarrolla en cualquier organización. En particular, también se desarrolla en unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información".

Woodman expone que los objetivos de la gestión de información son los siguientes:

• Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.
• Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.
• Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de la información.
• Asegurar un suministro continuo de la información. (García M.2006)

Es importante acotar además que existe diversidad de conceptos de sistema de gestión de la información, pero lo importante es no confundir este con el Sistema Informático, pues aunque las organizaciones necesitan de este último para complementar el primero no son lo mismo.

Un sistema de gestión de la información en función de la toma de decisiones también debe estar en correspondencia con la Dirección Estratégica de la organización y tiene dentro de sus objetivos principales proporcionar información a los proceso de toma de decisiones, así como llevar a cabo las distintas actividades que constituyen el proceso de formulación de la estrategia, implementación y finalmente su puesta en marcha y control. Debe permitir detectar las amenazas y oportunidades que puedan aparecer para la organización con tiempo suficiente, de forma que se pueda incidir o realizar un diagnóstico precoz y la evolución del entorno haciendo posible la anticipación deseable en la actitud estratégica. (Menguzatto,1985 )

Este sistema de gestión de la información debe permitir la captación de información como un proceso interactivo, dinámico y evolutivo, pues en la mayoría de los casos una señal puede dar lugar a una necesidad de información complementaria que no existía antes de conocerse dicha señal, por lo que la organización deberá contar con dispositivos organizacionales y tecnologías que se adapten al proceso.

En resumen la gestión de información significa sumar a la organización la información almacenada, la administración de la circulación de información.

A pesar de la existencia del extenso cuerpo teórico que acompaña a esta disciplina, subsisten aún en nuestro medio, problemas que atentan contra la gestión de la información, a saber:

• Sobrecarga de información
• Problemas con la organización de la información.
• Problemas con la recuperación de la información.
• Explosión de la información.
• Problemas con el almacenamiento de la información.
• Uso inadecuado de la información
• No se puede encontrar la información porque hay demasiados datos, no se puede hallar el conocimiento porque hay demasiada información.

Para dar solución eficaz a estas problemáticas una de las vías que existe es precisamente la Gestión de Recursos de Información (GRI).

5.1 Los Sistemas de Gestión de la Información en Cuba.

Es necesario crear los cimientos de una cultura gerencial que reconozca el valor que tienen para una organización el uso adecuado de la información y la insustituible importancia de utilizar y preservar los conocimientos adquiridos por sus trabajadores en el transcurso del tiempo y que son parte estratégica de su patrimonio. Esta cultura debe estar presente en todos los niveles de dirección de la organización y entre sus trabajadores. Solo así se puede alcanzar la necesaria eficacia y eficiencia de nuestra economía.

El desarrollo acelerado de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones no son más que un medio para transmitir y gestionar datos, información y conocimiento. Siendo el conocimiento factor fundamental para la creación de riquezas, esto ha incidido para que Cuba haya desarrollado y puesto en práctica la Política Nacional de Información (PNI), que establece claramente su misión y objetivos, los cuales serán pautas a seguir en el desarrollo de los sistemas de gestión de la información de las diferentes organizaciones en nuestro país.

La misión de la PNI es desarrollar y favorecer la implantación de un conjunto de normas y estrategias para organizar los esfuerzos de todos los organismos y entidades de la economía nacional para convertir la información en un bien económico y en un recurso productivo que propicie la elevación de la calidad del proceso de toma de decisiones en todas las actividades de la sociedad cubana. De esta manera repercutiría también en el aumento de la eficacia, eficiencia y competitividad de todos los sectores de la vida económica del país; contribuiría a la defensa nacional; impulsaría el desarrollo de la cultura nacional, coadyuvaría la formación de la conciencia política de la población y redundaría en el desarrollo socioeconómico y en la elevación de la calidad de la vida de la sociedad (Capurro,R, 2004).

La cuestión de definir la PNI es algo muy importante y constituye una premisa fundamental para los procesos de dirección que se desarrollen en la sociedad y con ella la toma de decisiones acertada y oportuna. Cualquier sistema político, económico y social actuará más eficientemente si se les asegura desde la base a los que tienen que tomar decisiones el libre acceso a una información al día, relevante, confiable, oportuna y acorde con sus necesidades de actualización profesional, investigación, educación permanente y recreación.

En los procesos de cambio del funcionamiento de la economía, donde se busca una mayor eficiencia y eficacia, el enfoque de gestión del conocimiento es una importante herramienta para eliminar la falta de correlación entre los grandes recursos creados por las actividades de formación y educación y el insuficiente impacto en la economía, la planificación entra a jugar un papel decisivo en una mejor gestión de los recursos de que disponemos, por lo que es necesario la materialización de estrategias adecuadas por objetivos que se correspondan con la realidad y se materializa en planes de acciones concretas en función de los indicadores que rectoren la política cultural.

Los sistemas actuales de información con que se capta la información primaria en el sector cultural no siempre aportan la materia prima suficiente para una adecuada toma de decisiones, en tiempo real y con datos que sean reales, pues se evidencian fallas en el proceso de captar los datos primarios, y el recurso humano que en ellos interviene tampoco está preparado suficientemente.

Ellos son problemas con lo que hay que trabajar diariamente por lo que es muy beneficioso poder acotar indicadores que permitan al menos el funcionamiento de un proceso de decisiones eficaz.

Cuba fue uno de los primeros países en apoyar en 1975 el marco conceptual del Sistema Nacional de Información (NATIS) promovido por la UNESCO. Desde entonces ha acumulado experiencia en la conformación de redes y sistemas especializados que pueden responder a las necesidades de información de todos los ciudadanos.

En las consultas bibliográficas realizadas para la investigación no se constató que en estos años se hubiera trabajado de manera específica en la aplicación de Sistemas de Gestión de la Información en función de la toma de decisiones para directivos, como respuesta a una problemática que caracteriza el sector cultural.

Cuba no está al margen del desarrollo de los Sistemas de Gestión de la Información, de hecho ha establecido la Política Nacional de Información, lo cual sienta pautas a seguir por las diferentes empresas, organismos e instituciones, inmersas en el proceso de Perfeccionamiento Empresarial. Este proceso se inicia en el país a finales del siglo XX e inicios del XXI, a propósito de este se emiten colateralmente el Decreto Ley 187 de Perfeccionamiento Empresarial, que establece entre sus subsistemas el de Información Interna. Posteriormente se emite el Decreto Ley 297 sobre el Control Interno de las Organizaciones el que establece como cuarto elemento el de Información y Comunicación y la Resolución 221 del 2001 del Sistema Nacional de Archivos, cuyo objetivo principal es conservar la memoria de las organizaciones, entre otras legislaciones. Este cuerpo legal constituye el sustento de los Sistema de Gestión de la Información que aunque no es suficiente, sí constituyen un importante avance en Cuba en cuanto a desarrollo y cumplimiento de su PNI.

5.2 Propuestas metodológicas para el diseño de sistemas de gestión de la información.

El principal propósito de un Sistema de Información de Ejecutivos es apoyar el aprendizaje administrativo de una organización, sus procesos de trabajo y su interacción con el ambiente externo. Ello hace del acto de aprender del desarrollo de las entidades, una situación más ventajosa, que la valoración sincrónica de sus resultados. Así se logran cambios proactivos en la organización que patenticen la efectividad de la toma de decisiones.

Los softwares especialmente diseñados para directivos contienen actualmente elementos que permiten procesar los requerimientos a la medida del usuario. Estos son:

• Variados formatos (gráficos principalmente)
• Uso de ratón para facilitar los movimientos
• Iconos gráficos y "botones"
• Técnicas específicas fácilmente aplicables y transparentes al usuario.

El valor real de un SGI se puede medir a partir de los beneficios que de él se obtienen. Entre ellos están:

ဢ  Desarrolla una cultura informacional dentro de la empresa de coordinación entre los individuos en la empresa.

ဢ  Mejora la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes financian la empresa.

ဢ  Crea y perfecciona mecanismos de estudio y desarrollo de los sistemas de gestión de la Información por parte de nuestro equipo de trabajo.

ဢ  Potencia la actividad innovadora de la organización.

ဢ  Eleva la cultura organizacional del cliente.

ဢ  Recupera la información en tiempo record para la toma de decisiones estratégicas.

ဢ  Está soportado sobre una plataforma informática que incluye un sistema de administración y navegación compatible con las tecnologías actuales.

ဢ  Combina una interfaz gráfica creando un ambiente agradable al usuario donde se mantiene la identidad visual de la organización y su fácil acceso.

ဢ  Optimiza el tiempo de revisión, análisis y tratamiento de datos en la toma de decisiones, en tiempo y gastos por concepto de salarios.

• Disminuye los tiempos y los escalones en la administración y salida de la información, con la consiguiente disminución de los costos.
• Disminuye considerablemente los costos de materiales de oficina.

La ventaja más notable de los Sistemas de Información Ejecutivos, reconocida por los directivos, es la disponibilidad de información que antes no poseían sin largos análisis y múltiples solicitudes. Los beneficios que reportan pueden diferenciarse en tangibles e intangibles, lo que se muestra en la Figura 5.

Fig. 5 Beneficios de la Utilización de un SIE. Fuente: Martínez 2006.

Martínez, C y Alfonso, K (2006) en su propuesta de Sistema de Información para Ejecutivos (SIE) para empresas agroindustriales azucareras en Cuba, parten de considerar que no existe método alguno infalible para determinar si es necesario o no para una organización definir un SIE, debido a sus características y necesidades. Estos autores toman como punto de partida las necesidades informativas de los directivos de una organización. Estas necesidades son clasificables por áreas clave y probadas en experiencias de confrontación de los directivos, experiencias que les permitan apreciar el "valor añadido" que proporcionará la implementación de un SIE que justifique dicho proyecto.

Para los autores el SIE tiene tres fases que son: