Las universidades públicas como entidades que necesitan administrarse en la forma más óptima posible tienen que hacer uso del sistema de control interno y su principal instrumento la auditoria con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación con respecto a los objetivos académicos, sociales y económicos establecidos por estas entidades y de limitar las sorpresas. La auditoria permite a la administración hacer frente a la rápida evolución del entrono económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro.
La auditoria fomenta la eficiencia, reduce los riesgos de pérdida de valor de los activos y ayuda a garantizar la fiabilidad de la información y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a que la auditoria es útil para la consecución de muchos objetivos importantes de la administración de las universidades nacionales, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control interno y de informes sobre los mismos, de este modo la auditoria es considerada cada vez más como una solución a numerosos problemas potenciales de la administración de las universidades nacionales.
La Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, aprueba las normas técnicas de control interno para el Sector Público. En el preámbulo de esta norma se indica que conforme a la Ley No. 27785 la Contraloría General de la República como ente Rector del Sistema Nacional de Control, debe formular procedimientos y operaciones a ser empleados por las entidades públicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos de gestión y control interno; dentro de la política de modernización del Estado corresponde establecer pautas básicas homogéneas que orienten el accionar de las entidades del Sector Público, hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones, en el marco de una adecuada estructura del Control Interno y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado, resulta necesario proporcionar a las Entidades Públicas normas técnicas de control gerencial, que coadyuven a una adecuada orientación y unificación de sus controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme de la gestión pública y de utilización de los recursos públicos, en un ambiente satisfactorio de control interno y probidad. Las normas de control interno para el sector público son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura de control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones. Los Titulares (El Rector en el caso de las universidades) de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y procedimientos implantados.
La traducción del Internal Control Integrated Framwork por el Instituto de Auditores Internos de España– Coopers & Lybrand SA., nos permite entender que los nuevos elementos del control interno: entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión, deben ser los llamados a aplicarse en las Universidades Nacionales, para que aporten el ambiente en el que los trabajadores desarrollen sus actividades y cumplan con sus responsabilidades de control, evalúen los riesgos relacionados con el cumplimiento de determinados objetivos, establezcan las ayudas para asegurar que se pongan en práctica las leyes, estatuto, reglamento, manuales, directivas, etc. de las universidades para hacer frente a dichos riesgos. Asimismo estos componentes permitirán que la información relevante se capte y se comunique por toda la universidad y luego supervisar y modificar según las circunstancias todos los mecanismos de gestión, de modo que se alcance eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información y se cumplan las leyes y normas aplicables.
En todo este contexto el control interno y su herramienta fundamental la auditoria, serán un medio utilizado para la consecución de los fines y no un fin en si mismo. De lo antes indicado, se puede deducir, que los antecedentes que se han determinado, están constituidos por aspectos eminentemente normativos y doctrinarios, los que serán conocidos, comprendidos, analizados e interpretados adecuadamente para luego pasar a ser utilizados en el trabajo de investigación
La Universidades Nacionales, no carecen de normas, menos de órganos institucionales; el problema es que todos estos mecanismos no vienen aportando a la administración de estas entidades, por lo que es necesario introducir la moderna auditoría académica para que contribuya en forma eficiente, económica y eficaz a la buena administración.
BASE LEGAL DE LA INVESTIGACIÓN
Normas generales
1. Constitución Política del Estado;
2. Ley de Gestión Presupuestaria del Estado- Ley No. 27209;
3. Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 –Ley No. 28652;
4. Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006- Ley No. 28653
5. Ley de Endeudamiento del Sector Público para el Año Fiscal 2006- Ley No. 28654;
6. Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal- Ley 27245, modificada por la Ley No. 27958;
7. Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público;
8. Código Civil y Código Procesal Civil;
9. Código Penal;
10. Código de Procedimientos Penales; y,
11. Código Procesal Penal
Normas especificas
1. Ley Universitaria;
2. Ley Orgánica de cada universidad;
3. Estatuto de cada universidad;
4. Reglamento general de cada universidad;
5. Plan Estratégico de cada universidad;
6. Presupuesto de cada universidad;
7. Cuadro de Asignación de Personal;
8. Reglamento de Organización y Funciones;
9. Manuales de proceso y procedimientos;
10. Otras normas relacionadas
Normas contables
1. Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NIC-SP)
2. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
3. Plan Contable Gubernamental
4. Resoluciones de la Contaduría Publica de la Nación
5. Directivas sobre procesos y procedimientos contables
Normas de control
1. Normas Internacionales de Auditoria-NIAS
2. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas-NAGAS.
3. Normas de Auditoria Gubernamental-NAGUS.
4. Ley No.. 27785: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica. Publicada el 23.07.2002.
5. Resolución de Contraloría No. 072-98-CG: Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico. Publicado el 18.12.1998
6. Resolución de Contraloría No. 123-2000-CG: Ampliación de las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Publicado el 01.07. 2000.
CAPITULO III :
Universidades Nacionales peruanas
MARCO GENERAL DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las Universidades Nacionales, son entidades integradas por profesores, estudiantes y graduados. Se dedican al estudio, la investigación, la educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y proyección sociales. Tienen autonomía académica, normativa, administración y económica dentro de la Ley [2]
La Ley Universitaria, establece sus fines, régimen académico y administrativo, los estudios y grados que otorga, su gobierno y otros aspectos relacionados con su actividad.
INFRAESTRUCTURA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el funcionamiento de las universidades nacionales. Los elementos están constituidos por terrenos, locales académicos, locales administrativos, maquinaria y equipo, unidades de transportes, muebles y enseres y otros equipos diversos necesarios para el funcionamiento de las universidades.
En cuanto a servicios, está referido a los procesos y procedimientos de los servicios que prestan las universidades nacionales; tales como, ingresos, proceso académico, proceso de graduación, proceso de titulación; sistema de pagos, sistema de cobros, etc.
De acuerdo con la Enciclopedia Encarta® 2005, también se puede hablar de infraestructura social y económica.
En ese sentido la infraestructura social comprende a la forma como están organizadas las personas de las universidades; es decir en autoridades, funcionarios, docentes, trabajadores no docentes, estudiantes, egresados, graduados. Cada uno de estos grupos tiene intereses propios e intereses corporativos, por tanto su participación en de suma importancia en la administración de las Universidades Nacionales.
En cuanto a la infraestructura económica está referida a la forma como estructuran las universidades nacionales sus fuentes de financiamiento e inversiones para que puedan funcionar. Los recursos del tesoro, los recursos directamente recaudados, las donaciones y legados constituyen las fuentes básicas de financiamiento. En base a estas fuentes se obtienen las inversiones necesarias para la gestión académica y administrativa. Las Universidades Nacionales deben disponer de una adecuada estructura de financiamiento e inversiones para poder llevar a cabo sus actividades en las mejores condiciones.
PLANEACION ESTRATÉGICA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
El Artículo 55 de la Ley No. 27209[3]establece que las entidades del Estado deben formular el Plan Estratégico Institucional.
El Decreto Supremo No. 187-2001-EF[4]establece que los Planes Estratégicos Multilaterales, estarán compuestos de los siguientes elementos: i) Visión del país al 2021; ii) Misión del Estado; iii) Objetivo general del gobierno; iv)) Principales prioridades nacionales para el período 2002-2006. Asimismo esta norma contiene la Programación general y específica por sectores institucionales.
El Marco Macroeconómico Multianual 2006-2008, contiene: i) La declaración de principios de política fiscal; ii) La situación general y perspectivas: Desarrollos perspectivas y Escenario Macroeconómico; iii) Ingresos, Gastos y Financiamiento público.
La Resolución No. 399-2001-EF/10[5]establece las disposiciones específicas para la formulación de los Planes Estratégicos Institucionales. Al respecto se establece los diversos aspectos de: i) Los Planes Estratégicos Institucionales (PEI); ii) La Programación Multianual de Inversión Pública (PMIP); y, iii) La Estructura de los Planes Estratégicos Multianuales (PEM).
Esta norma establece que la formulación de los Planes Estratégicos Multianuales, deben contener la siguiente información: i) El Diagnóstico; ii) Las Perspectivas a mediano y largo plazo (Visión y Misión); iii) Los Objetivos Estratégicos generales y específicos; iv) Las Acciones Permanentes y Temporales; v) Los Indicadores para la medición del desempeño; y, vi) Los recursos necesarios para su implementación.
DIAGNÓSTICO :
Comprende el análisis de la situación respecto al entorno en el que se sitúa y al análisis de sus características internas. El diagnóstico comprende una mirada a la situación actual y a la evolución que ha tenido en los últimos cinco años, sobre la base de una Matriz de Diagnóstico que refleje: Situación encontrada; Acciones emprendidas; Resultados esperados; y, Resultados obtenidos.
Para la elaboración de la Matriz de Diagnóstico se considerará el análisis del entorno general y específico. El entorno general incluirá el análisis de los factores que corresponden a lo económico; geográfico; demográfico; político; legal; social; cultural; tecnológico; y, cualquier otro factor que se considere pertinente. El entorno específico incluirá la definición de: Quienes son los usuarios / beneficiarios; Cuales son los principales colaboradores, y, Otras entidades públicas y privadas que prestan servicios similares.
Una forma de identificar la problemática así como evaluar las condiciones favorables y adversas por las que está pasando las Universidades Nacionales, es el ANALISIS FODA, el cual permite identificar y evaluar los factores favorables o adversos del entorno y del ambiente interno. El Análisis FODA permite analizar los cambios del medio externo en términos de Amenazas y Oportunidades así como del medio interno en términos de Fortalezas y Debilidades.
PERSPECTIVAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO :
Comprende:
La Visión será una representación de lo que deben ser en el futuro las Universidades Públicas, en el marco de la temática que le compete al Pliego Presupuestario. La Visión incluirá cambios que deseamos lograr en el seno de la población objetivo y en la imagen objetivo de la propia institución.
"La Universidad Nacional Federico Villarreal", debe liderar la innovación cultural, social, tecnológica y científica, que contribuya efectivamente al desarrollo humano sostenible"
La Misión, en la nueva propuesta estratégica, equivaldrá a enunciar explícitamente la razón de la existencia del Pliego Presupuestario, reflejará lo que es, haciendo alusión directa a la función general y específica que cumple como instancia de gestión.
La declaración de la misión responderá a las siguientes interrogantes: i) Quiénes somos; ii) Que buscamos; iii) Porqué lo hacemos; y, iv) Para quiénes trabajamos.
" La Universidad Nacional Federico Villarreal", tiene por misión, la formación de la persona humana, y el fortalecimiento de la identidad cultural de la nación, fundado en un renovado conocimiento científico y tecnológico, en correspondencia solidaria con el desarrollo humano sostenible "
Asimismo, en la propuesta estratégica, se definirán los Objetivos Estratégicos Generales, que vienen a ser los propósitos o fines esenciales que la entidad pretende alcanzar para lograr la misión que se ha propuesto en el marco de su estrategia. Constituyen propósitos en términos generales que se asocian principalmente a un Programa dentro de la clasificación funcional vigente.
Los objetivos estratégicos generales, serán por definición objetivos de largo plazo que contribuirán al logro de la Visión de los Programas. Por lo tanto estos objetivos deben responder a que se desea cambiar de la realidad interno y externa en la cual se actúa, y serán expresados en términos cualitativos y ser susceptibles de medición a través de Indicadores de Resultados objetivamente verificables.
Objetivos generales de la UNFV:
Objetivo: Brindar formación de alta calidad y excelencia académica, sobre la base de un sistema de investigación que tenga como soporte una docencia calificada, infraestructura y equipamiento que permita formar profesionales con conocimientos y valores, comprometidos con el desarrollo humano sostenible.
Objetivo: Brindar formación integral, desarrollada sobre la base de permanente evaluación y actualización de los recursos académicos.
Objetivo: Desarrollar e incrementar los trabajos de investigación interdisciplinarios orientada a la enseñanza – aprendizaje científicos tecnológicos que permita integrar a la universidad en el proceso productivo del país.
Objetivo: Implementar programas de bienestar, proyección social, y actividades artísticas y culturales, mediante el apoyo de la cooperación técnica
Objetivo: Lograr una gestión administrativa eficiente y eficaz, como soporte de las actividades académicas de investigación y de acción social.
Objetivo: Mejorar, ampliar y/o acondicionar la infraestructura física institucional existente, a efecto de brindar un mejor servicio a la población estudiantil y a la comunidad en su conjunto
Los Objetivos Estratégicos Específicos, serán los propósitos en que se divide un objetivo general, se asociarán principalmente a un Subprograma dentro de la clasificación funcional vigente y comprenderá un conjunto de acciones permanentes y temporales.
Estos objetivos serán por definición objetivos de mediano plazo que contribuirán al logro del objetivo estratégico general y serán expresados en términos cualitativos y serán susceptibles de medición a través de Indicadores de Resultados objetivamente verificables.
Las Acciones Permanentes o Temporales, serán las categorías básicas sobre las que se centra la implementación estratégica de la Propuesta Estratégica, constituirán las unidades fundamentales de asignación de recursos a fin de lograr objetivos estratégicos específicos.
Los Indicadores para la Medición del Desempeño, serán los parámetros cualitativos y cuantitativos que detallan la medida en la cual un determinado objetivo ha sido logrado. Al ser instrumentos de medición de las principales variables asociadas al cumplimientos de los objetivos, constituirán una expresión cuantitativa de lo que se pretende alcanzar y mediante la cual se establece y mide sus propios criterios de éxito, y proveen la base para el seguimiento de su desempeño.
PROGRAMACIÓN MULTIANUAL DE INVERSIONES:
La Programación Multianual de Inversiones, es un proceso mediante el cual las Universidades Nacionales determinan el conjunto de Proyectos de Inversión pública que se encuentran en la etapa de preinversión e inversión, a ser evaluados o ejecutados, dentro del marco de las políticas y prioridades establecidas por el Sector al cual pertenecen y que se encuentran expresados en los Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales (PESEM). Las Oficinas de Programación e Inversiones (OPI) o quienes hagan sus veces, elaboran los Programas Multisectorales de Inversión Pública (PMIP).
En este contexto, Proyecto de Inversión Pública, es toda intervención limitada en el tiempo que implique la aplicación de recursos públicos con el fin de ampliar, mejorar y modernizar la capacidad productora de bienes o prestadora de servicios, cuyos beneficios son independientes de los de otros proyectos; y que la Oficina de Programación e Inversiones, o quien haga sus veces, tiene la responsabilidad de elaborar el Programa Multianual de Inversiones y velar por el cumplimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP).
LoS PMIP que se consideren en la formulación de los Planes Estratégicos Institucionales, deben comprender adicionalmente, lo siguiente:
a) Debe abarcar el periodo para el cual se ha el Plan Estratégico Institucional, independientemente del plazo de ejecución de los proyectos de inversión; y,
b) Debe considerar no sólo los proyectos de inversión que se encuentren en etapa de ejecución o preinversión, si no también aquellos proyectos de inversión a nivel de perfil con una estimación de los recursos necesarios.
ORGANIZACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades nacionales se dedican al estudio, la investigación, la educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y proyección sociales.
Las universidades nacionales tienen autonomía académica, normativa, administración y económica dentro de la Ley[6]La Ley Universitaria, establece sus fines, régimen académico y administrativo, los estudios y grados que otorga, el tipo de administración que deben aplicar y otros aspectos relacionados con su actividad.
Las universidades nacionales, son entidades integradas por autoridades, funcionarios, profesores, estudiantes, egresados graduados, trabajadores administrativos y trabajadores de servicio.
Las universidades nacionales disponen de órganos de gobierno: Asamblea Universitaria, Consejo Universitario y Consejo de Facultad. También es parte de la organización la Comunidad Universitaria: Profesores, estudiantes, graduados y titulados.
El régimen académico de las universidades nacionales, comprende: el proceso de admisión, el proceso de matrícula, el proceso de evaluación, el ciclo vacacional de estudios, las prácticas pre profesionales e internado, los grados y títulos y el sistema de orientación y tutoría académica y personal.
DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades organizan su régimen de gestión de acuerdo con la Ley Universitaria, Estatuto, Reglamento Interno y otras normas relacionadas.
La gestión se ejerce por la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario, el Rector, el Concejo de Facultad y los Decanos.
Para cada componente la Ley establece su composición y sus atribuciones.
Cada universidad organiza y establece su régimen académico por Facultades de acuerdo con sus características y necesidades.
Las universidades cuentan con servicios y oficinas académicas, administrativas y de asesoramiento, cuya organización determinan sus Estatutos garantizando su racionalización y eficiencia. Están a cargo de funcionarios nombrados por el Consejo Universitario o propuesta por el Rector.
La comunidad nacional sostiene económicamente a las universidades nacionales, las que deberían corresponder a ese esfuerzo con la calidad de sus servicios académicos.
Los recursos económicos de las universidades nacionales provienen de Asignaciones del Tesoro Público, ingresos por concepto de leyes especiales y recursos directamente recaudados[7]
CONTROL EFECTIVO DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades nacionales están sujetas al Sistema Nacional de Control, por la condición de ser entidades del Estado.
La Ley Universitaria dispone que la Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la práctica de auditorías destinadas a velar por el recto uso de los recursos de las universidades. Dentro de los seis meses de concluido un período presupuestal, las universidades nacionales rinden cuenta del ejercicio a la Contraloría General de la República, informan al Congreso y publican gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo
La Oficina General de Auditoría Interna, está a cargo de la evaluación del Sistema de Control Interno de las universidades nacionales. Esta dependencia depende administrativa y funcionalmente depende de la Contraloría General de la República.
Las universidades nacionales están sujetas al Sistema Nacional de Control.
La Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la práctica de auditorías destinadas a velar por el recto uso de los recursos de las universidades. Dentro de los seis meses de concluido un período presupuestal, las universidades públicas rinden cuenta del ejercicio a la Contraloría General de la República, informan al Congreso y publican gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo
La Oficina de Control Institucional (OCI), está a cargo de la evaluación del Sistema de Control Interno de las universidades públicas. Esta dependencia depende de la Contraloría General de la República.
Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha creado la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser competitivas y responder a las nuevas exigencias empresariales, surge así un nuevo concepto de control interno donde se brinda una estructura común el cual es documentada en el denominado informe COSO.
El control es el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.
El control interno, de acuerdo con el Informe COSO, posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las entidades de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión.
La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón sea hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado, estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy importante la contratación de personal con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal en la aplicación del control interno en la organización debe estar siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa, siendo función del departamento de auditoria interna o quien haga sus veces, la adecuada evaluación o supervisión independiente del sistema con el fin de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del tiempo, estas evaluaciones pueden ser continuas o puntuales sin tener una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente mantener una correcta documentación con el fin de analizar los alcances de la evaluación, niveles de autorización, indicadores de desempeño e impactos de las deficiencias encontradas, estos análisis deben detectar en un momento oportuno como los cambios internos o externos del contexto empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas en función de la consecución de los objetivos para su correcta evaluación.
La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas.
El control es efectivo, cuando no entorpece las funciones administrativas y operativas y además cuando se toman en cuenta las sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo y cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la gestión empresarial.
Andrade (2000), sostiene la siguiente teoría: El control efectivo consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
El control efectivo, es el proceso de comprobación destinado a determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación. De forma más concisa, E. Gironella Mac Graw, citado por el Informativo Caballero Bustamante[8]denomina "Control interno efectivo al plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para ayudar a los integrantes del gobierno de las empresas en el mejor desempeño de sus funciones"
De acuerdo con el COSO[9]los sistemas de control interno funcionan a distintos niveles de efectividad. De la misma forma, un sistema determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos.
De acuerdo con el informe COSO, cuando un sistema de control alcanza el estándar a continuación, puede considerarse un sistema "efectivo".
El control interno puede considerarse efectivo si: i) Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la información financiera, económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y normas aplicables.
Mientras que el control es un proceso, su efectividad es un estado o condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los estándares establecidos facilita la buena administración de las universidades nacionales.
CAPITULO IV
Auditoría académica
Adecuando la opinión del Instituto de Auditores Internos del Perú, la Auditoría académica es la actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida para agregar valor y mejorar las actividades académicas de una universidad nacional. La Auditoría académica ayuda a la institución a cumplir sus metas, objetivos y misión aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar los procesos académicos, control y gobierno.
La Auditoría académica, consiste en evaluar un conjunto de proposiciones académicas con la finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este contexto la auditoria académica contribuirá en la buena administración de las universidades nacionales, con relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y economicidad de los servicios académicos[10]
Consiste en evaluar un conjunto de proposiciones organizativas, administrativas, legales, financieras, económicas y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este contexto la auditoria académica contribuirá en la buena administración de las universidades, cuando esté incorporado en la infraestructura de las universidades públicas y formando parte de la esencia de las mismas y además si desarrolla la función de asesoría y consultoría imprimiendo confiabilidad en relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y economicidad de las transacciones universitarias[11]
FILOSOFÍA DE LA AUDITORIA ACADÉMICA
La auditoría académica es un servicio a la organización, consistente en una valoración independiente de las actividades establecidas dentro de la misma. Es el control que funciona por medio del examen y valoración de lo adecuado y efectivo de otros controles.
Francis J. Walsh, Jr. (Internal Auditing, Business Policy Study N° 11) esboza una definición más detallada, que hace énfasis en los aspectos del control de la dirección por la auditoría, y es la siguiente: "La auditoría académica es la denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los docentes y no docentes de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: Si los controles establecidos por la dirección son mantenidos adecuada y efectivamente; si los registros e informes reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada división, departamento u otra unidad, y si éstos se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es responsable.
La distancia cada vez mas amplia entre dirección y producción ha hecho necesario el desarrollo de una serie de controles que posibiliten administrar eficientemente las actividades y las instituciones. El auditor perfecciona y completa cada una de estas actividades, emitiendo una valoración de cada forma de control.. No se conoce ningún sustituto para esta actividad".
Paul Macchiannerna en su obra "Internal Auditing", afirma que los tres mayores desarrollos que ha habido en auditoría en los últimos años han sido:
El mayor alcance de las responsabilidades y funciones de auditoría y en particular el desarrollo de la función de la auditoría informática.
El desarrollo de la comunicación regular entre los altos niveles de dirección y los comités de auditoría.
El avance promocional del personal de auditoría.
La última edición del libro "Auditoría Interna Moderna", de Brink y Witt, acerca del desarrollo de la auditoría interna, dice lo siguiente: "Desde 1973 (…) el papel de auditor en todas las organizaciones ha seguido expandiéndose. Esta ha sido debido en parte a la aceleración de las expectativas sociales, gracias a normas más rígidas de conducta profesional y a una mayor protección en contra de la ineficacia, mala conducta, ilegalidad y fraude. En la mayoría de las situaciones, el grupo de auditoría interna se ha movido a niveles muy altos en todas las áreas operativas, y se ha establecido como una valiosa y respetable parte del esfuerzo de la dirección. En una extensión mayor, el auditor también está al servicio del Directorio (usualmente vía comité de auditoria)".
Las exigencias actuales, la evolución económica y social y la estrategia empresarial al servicio de la toma de decisiones exigen en la actualidad la ampliación de las funciones de la Auditoría en un claro sentido de complemento y apoyo a la labor rectoral, por lo que esta actividad ha pasado a ocupar un importante papel en la universidad nacional, contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización hasta el punto que no se concibe una universidad que pretenda avanzar con pasos firmes hacia el éxito sin la actividad de Auditoría bien organizada.
La actividad de Auditoría ha pasado a ocupar un importante papel en la universidad nacional, ya que las exigencias actuales, la evolución económica y social y la introducción de nuevos métodos de administración y gestión de instituciones, han hecho que la dirección haya sentido la necesidad de encontrar un elemento objetivo que les aporte información, análisis, evaluaciones y recomendaciones. En la actualidad se exige la ampliación de las funciones de la Auditoría en un claro sentido de complemento y apoyo a la labor gerencial, contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización.
POSTULADOS BÁSICOS DE LA AUDITORIA ACADÉMICA
Los postulados son hipótesis básicas, premisas coherentes, principios lógicos y requisitos que contribuyen al desarrollo de las normas de auditoría y, sirven de soporte a las opiniones de los auditores en sus informes, especialmente, en casos en no existen normas específicas aplicables. Mautz y Sharaf[12]indican que un postulado es una suposición que puede ser verificable y resulta esencial para el desarrollo de la teoría.
Los postulados básicos de la auditoría, son los siguientes:
a) Autoridad legal para ejercer las actividades de auditoría académica;
b) Aplicabilidad de las normas de auditoría;
c) Importancia relativa;
d) La auditoría se dirige a la mejora de las operaciones futuras, en vez de criticar solamente el pasado;
e) Juicio imparcial de los auditores;
f) El ejercicio de la auditoría impone obligaciones profesionales a los auditores;
g) Acceso a todo tipo de información pública;
h) Aplicación de la materialidad en la auditoría;
i) Perfeccionamiento de los métodos y técnicas de auditoría;
j) Existencia de controles internos apropiados;
k) Las operaciones y contratos, están libres de irregularidades y actos de colusión;
l) Responsabilidad (obligación de rendir cuenta) y auditoría.
CRITERIOS BÁSICOS DE LA AUDITORIA ACADÉMICA
En el ámbito gubernamental los criterios de auditoría son emitidos por la Contraloría General de la República, con el fin de orientar la gestión de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control. Los criterios básicos son líneas generales de acción que aseguran la uniformidad en las tareas que realizan los auditores.
Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las actividades de manera efectiva, eficiente y económica; y, proporcionan una razonable seguridad de que se están logrando los objetivos y metas programados.
Es igualmente importante disponer de un conjunto de normas, procedimientos y prácticas de auditoría que orienten la acción y permitan efectuar el control de calidad de la auditoría y medir los logros alcanzados.
Los criterios básicos aplicables a la auditoría son:
a) Eficiencia en el manejo de la auditoría;
b) Entrenamiento contínuo;
c) Conducta funcional del auditor;
d) Alcance de la auditoría;
e) Comprensión y conocimiento de la entidad a ser auditada;
f) Comprensión de la estructura de control interno de la entidad a ser auditada;
g) Utilización de especialistas en la auditoría;
h) Detección de irregularidades o actos ilícitos;
i) Reconocimiento de logros notables de la entidad;
j) Comunicación oportuna de los resultados de la auditoría;
k) Comentarios de los funcionarios de la entidad auditada;
l) Presentación del borrador del informe a la entidad auditada;
m) Calidad de los Informes de auditoría;
n) Tono constructivo en la auditoría;
o) Organización de los informes de auditoría;
p) Revisiones de control de calidad en las auditorías;
q) Transparencia de los informes de auditoría;
r) Acceso de personas a documentos sustentatorios de la auditoría.
VISIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA ACADÉMICA
La Administración de los recursos de las Universidades Nacionales descansa en una compleja estructura de relaciones que vinculan a sus dependencias, así como a entidades gubernamentales entre si, quienes en el cumplimiento de sus fines interactúan a todos los niveles del Estado.
Las Autoridades y funcionarios que tienen a su cargo la administración de los recursos públicos de las Universidades Nacionales, tienen la obligación de realizar una efectiva rendición de cuentas de sus actividades académicas y administrativas a los organismos de supervisión (Asamblea Universitaria, Asamblea Nacional de Rectores, etc.) y control (Contraloría General de la República, Congreso Nacional otras entidades) y especialmente ante la comunidad universitaria y la comunidad en general, en el marco en lo que viene a llamarse actualmente Respondabilidad.
Las autoridades y funcionarios de las Universidades Nacionales, tienen la responsabilidad de utilizar los recursos académicos y de otro tipo con efectividad, eficiencia y economía, a fin de lograr los objetivos para los cuales fueron autorizados. Por lo tanto, tales autoridades y funcionarios son responsables de establecer, mantener y evaluar periódicamente mediante la auditoría académica, para:
Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas académicas previstas;
Proteger apropiadamente los recursos humanos, materiales y financieros utilizados en la prestación de servicios académicos;
Cumplir las leyes y reglamentos aplicables de carácter general y específico; y,
Preparar, conservar y revelar información académica confiable para la planeación, toma de decisiones y control de las Universidades Nacionales..
DOCTRINA DE LA AUDITORIA ACADÉMICA
CONCEPTUALIZACIONES
La Auditoría Académica se ocupa fundamentalmente del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las Universidades Nacionales para proteger los recursos, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información.
En pocos años se ha pasado del enfoque tradicional de auditoría económico-financiera a otro enfoque como el académico, que persigue proporcionar determinada información a la dirección para que pueda evaluar si sus objetivos y metas se están cumpliendo conforme a lo esperado o si son efectivos los controles establecidos para incrementar la eficacia de la entidad partiendo de la evaluación sistemática del proceso académico de la entidad.
Como afirma Hevia (1999), presidente del Instituto de Auditoría Interna de España, "En términos modernos la Auditoría se concibe como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección."
En la actualidad la Auditoría constituye un amplio examen de la institución referido a sus planes y objetivos, métodos y controles, significación operacional y utilización de los recursos humanos y físicos.
La Auditoría debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión académica, de riesgos, control interno y dirección.
La Auditoría Académica es el control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades, que comprende el examen de las actividades académicas y disposiciones administrativas y legales que correspondan con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de estos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.
Cashin, Neuwert y Levy (1998)[13] definen la Auditoría como: "La denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: si los controles establecidos son mantenidos adecuada y efectivamente, si los registros e informes (…) reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada división, departamento u otra unidad y si estos se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es responsable."
Contreras (1995)[14] define la Auditoría como: (…) "Los ojos de la dirección de la empresa, proyectados sobre todas sus dependencias y organizaciones, para captar e informar permanentemente a la misma, de su situación y de los posibles problemas que puedan existir."
Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio significativo en la Auditoría y en su papel dentro de la organización
Según, Elorreaga (2002)[15], "La Auditoría debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos "
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ACADÉMICA
Para Cashin, Neuwert y Levy (1998)[16], "El objetivo de la Auditoría es el asistir a los miembros de la organización en el efectivo descargo de sus responsabilidades. La Auditoría les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejo e información de las actividades revisadas."
Según Hevia (1991), "Los objetivos de una Auditoría deberían ser: mantener un eficaz Control Interno, conseguir un buen funcionamiento de la organización, de sus sistemas operativos y de la adecuada utilización de sus recursos, asegurar el cumplimiento de las políticas, normas e instrucciones de la dirección, mejorar constantemente la gestión de la empresa, mantener a la dirección informada de cuantas excepciones se detecten, proponiendo las acciones correspondientes para subsanarlas, asegurar el cumplimiento por los distintos órganos y centros de la entidad de sus recomendaciones y sugerencias, promover los cambios que sean necesarios, mentalizando a sus empleados para la adaptación de los nuevos sistemas, supresión de fraudes e irregularidades y salvaguardar los activos de la entidad."
El destacado especialista canadiense en control del sector público Radburn (2002), en la Primera Jornada de Control Interno expresó: "Lo importante es que la Auditoría debería actuar como una linterna para proteger y guiar a los directivos a través de la evaluación de controles y actividades y la recomendación de mejoras". Considera además que: el nuevo objetivo de la Auditoría debe ser construir relaciones sólidas, con un enfoque de atención a las causas, efectos y soluciones, un enfoque de auditorías constructivas, de ayuda ala autoridad o funcionario a corregir problemas costosos que atentan contra el cumplimiento de los objetivos.
Para Hernández (1998)[17] "Es menester conformar una nueva visión de la empresa desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar a la auditoría como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de Control Interno (…), sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas."
Según el MAGU (1998)[18] el objetivo fundamental de la Auditoría es: "Examinar y evaluar sistemáticamente la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables y financieras y de las disposiciones administrativas y legales que correspondan y velar por la preservación de los bienes asignados a las entidades estatales…"
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende todas las actividades y acciones en los campos administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regula.
El Sistema está conformado por los siguientes órganos:
a) La Contraloría General de la República, como ente técnico rector;
b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control gubernamental;
c) Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades: económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y otros.
CONTROL GUBERNAMENTAL:
El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL :
El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.
El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.
El control posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a definir las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.
CONTROL EXTERNO GUBERNAMENTAL :
Se entiende por control externo, el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control.
PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL :
El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de los siguientes principios:
a) La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de control para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las actividades de la respectiva entidad, así como de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía;
b) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de eficiencia;
c) La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control;
d) El carácter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable del control como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de la entidad;
e) El carácter técnico y especializado del control, como sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el control en función de la naturaleza de la entidad en la que se incide;
f) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación;
g) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos establecidos;
h) La eficiencia, eficacia y economía a través de los cuales el proceso de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima utilización de recursos;
i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido;
j) La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas;
k) La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia en la entidad examinada;
l) El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa;
m) La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes;
n) El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de control de requerir, conocer y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su función;
o) La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este último;
p) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de control;
q) La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las acciones de control u otras realizadas por lo órganos de control, mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinente;
r) La participación ciudadana, que permita la contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental;
s) La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes en la decisión final.
Los principios antes indicados son de observancia obligatoria por los órganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la Contraloría General, a quien compete su interpretación.
AUDITORIA GUBERNAMENTAL :
CONCEPTO :
Según MAGU[19]la auditoría gubernamental, es el examen profesional, objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta General de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos y, si estos, fueron administrados con racionalidad, eficiencia, economía y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal.
CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene las características siguientes:
a) Es objetiva, en la medida en que considera que el auditor debe mantener una actitud mental independiente, respecto de las actividades a examinar en la entidad;
b) Es sistemática y profesional, por cuanto responde a un proceso que es debidamente planeado y porque es desarrolladas por Contadores Públicos y otros profesionales idóneos y expertos, sujetos a normas profesionales y al Código de Ética Profesional;
c) Concluye con la emisión de un informe escrito, en cuyo contenido se presentan los resultados del examen realizado, incluyendo observaciones, conclusiones y recomendaciones
TIPOS DE AUDITORIA SEGÚN EL SUJETO QUE LA REALIZA :
La auditoría gubernamental es externa cuando se efectúa directamente por la Contraloría General y sus Oficinas Regionales de Auditoría, en las entidades del sector público y, por las Sociedades de Auditoría independiente debidamente designadas.
La auditoría gubernamental es interna cuando es efectuada por los Organos de Control Institucional de las propias entidades públicas comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control.
La auditoría verifica operaciones financieras y administrativas y, evalúa en términos de razonabilidad con un marco integral contable y, en base a criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y economía, aplicables según cada caso.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene los siguientes objetivos:
a) Opinar sobre si los estados financieros de las entidades públicas presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados;
b) Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias referidas a la gestión y uso de los recursos públicos;}
c) Establecer si los objetivos y metas o beneficios previstos se están logrando;
d) Precisar si el sector público adquiere y protege sus recursos en forma económica y eficiente; y,
e) Establecer si la información financiera y gerencial elaborada por la entidad es correcta y confiable y oportuna;
f) Identificar las causas de ineficiencia en la gestión o prácticas antieconómicas;
g) Determinar si los controles gerenciales utilizados son efectivos y eficientes;
h) Establecer si la entidad ha establecido un sistema adecuado de evaluación para medir el rendimiento, elaborar informes y monitorear su ejecución.
PROCESO DE LA AUDITORIA ACADÉMICA
El proceso de la Auditoría Académica incluye, el estudio y análisis de los siguientes aspectos:
1) Fase de planeación de las acciones de control de la Auditoria Académica en las Universidades Nacionales ;
2) Fase ejecución de las acciones de control;
3) Fase del Informe del auditor de las acciones de control de la Auditoría Académica.
4) Fase de Asesoría y consultoria en asuntos de control dirigida a las autoridades y funcionarios de las universidades nacionales.
5) Fase de monitoreo de las observaciones y recomendaciones.
PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA ACADEMICA
La fase de planeamiento se inicia con la programación de la entidad a ser examinada, en nuestro caso, una Universidad Nacional y, dentro de ella, el área o asunto específico objeto de examen. El planeamiento provee una estrategia tentativa para orientar los esfuerzos de auditoría.
La fase de planeamiento comprende las siguientes actividades: Comprensión del Area respectiva, Examen preliminar, Definición de criterios de auditoría, Elaboración del memorando de programación; y, Elaboración del plan de examen especial.
COMPRENSIÓN DEL ÁREA A EXAMINAR:
La comprensión del área a examinar constituye la tarea inicial del Equipo de Auditoría designado para llevar a cabo la auditoría e implica la obtención de información básica para adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser auditados.
Esta información puede obtenerse del Archivo Permanente de la Universidad, Informes de Auditoría Interna y/o Externa y, en el caso de una denuncia escrita, las personas que la plantearon. Podría ser necesario dentro de la fase de planeamiento, de acuerdo con las circunstancias y la complejidad de los asuntos a examinar, incluir una etapa de investigación preliminar y obtención de información en la propia entidad para completar la preparación del plan de examen especial.
La tarea de comprensión incluye la obtención de información sobre: La naturaleza y base legal de la entidad, Estructura orgánica y líneas de autoridad y responsabilidad, Influencias externas e internas.
EXAMEN PRELIMINAR:
En caso que el Archivo permanente de la universidad no contenga información suficiente en torno a los puntos antes mencionados, especialmente, en lo concerniente a la organización y funciones y criterios de auditoría a ser utilizados, puede ser apropiado llevar a cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de investigación preliminar, orientada a la obtención de información básica directamente de la entidad y el Area a examinar.
IDENTIFICACIÓN DE CRITERIOS DE AUDITORIA:
Los criterios a utilizarse en el examen tienen relación, generalmente, con la normativa legal y disposiciones de carácter reglamentario. La identificación de dicho marco debe llevarse a cabo, con el fin de definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o actos que serán materia de examen, debiéndose solicitar el apoyo del área legal correspondiente. Por esta razón, deben identificarse los funcionarios y empleados que tuvieron que ver, en una u otra forma, con el asunto o actividad sujeta a examen, esto es indispensable para estar en condiciones establecer las responsabilidad a que hubiere lugar, de ser el caso.
MEMORANDUM DE PROGRAMACIÓN Y PLAN DE AUDITORIA:
Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorando de programación que es el documento de soporte de las principales decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y metodología a utilizar en la ejecución del examen especial. La fase de planeamiento concluye con la formulación del plan del examen.
El plan de examen especial tiene la siguientes estructura:
(a) Origen del examen;
(b) Antecedentes y alcance del examen;
(c) Criterios de auditoría a utilizar;
(d) Programa de procedimientos a ejecutar en el examen;
(e) Recursos de personal y especialistas en caso necesario;
(f) Información administrativa;
(g) Presupuesto de tiempo;
(h) Informes a emitir y fecha de entrega;
(i) Formato tentativo del Informe.
FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA ACADÉMICA
Se inicia con el desarrollo de los programas de auditoría. El propósito de esta fase, es obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en relación a los asuntos o hechos evaluados en un departamento, escuela , facultad o en toda la universidad nacional.
Técnicamente, esta fase se lleva a cabo de conformidad con los lineamientos expuestos en la NAGU-2.30 "Programa de Auditoría".
Algunas veces, la naturaleza de la auditoría a ejecutar puede ser de índole repetitiva. En este caso, se puede adaptar un programa modelo o pre establecido, con los ajuste indispensables por las particularidades de cada universidad nacional.
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