Durante el desarrollo de una auditoría en una universidad nacional, puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un asunto específico, relacionado con un determinado tema, como por ejemplo la programación curricular o los registros académicos. En tal caso, es conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de modo de integrar los procedimientos de auditoría, y de ser posible, que las evaluaciones concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por el mismo equipo a cargo de la auditoría. De esta manera se minimiza los inconvenientes a la universidad nacional, tales como duplicidad en las solicitudes de información y ejecución de pruebas de auditoría, así como la sensación de imprevisión y/o falta de coordinación interna.
El equipo encargado debe tener presente que los programas de auditoría en determinadas circunstancias, pueden ser modificados durante la fase de ejecución del examen, por situaciones tales como que un control en el cual nos apoyamos para reducir el alcance de nuestras pruebas, resultó apropiado sólo durante una parte del período o, un posible hallazgo de auditoría que no resulta de significación frente a otros, detectados durante la búsqueda de evidencias,
Los programas de auditoría involucran: Establecer objetivos de auditoría y los criterios consiguientes, de ser necesario; especificar la evidencia a ser obtenida; Definir los procedimientos para obtener y probar la evidencia; ajustar los requerimientos de personal y otros recursos para el examen.
Basado en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor llevará a cabo los procedimientos de detalle especificados en el programa de procedimientos.
El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los resultados del planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el Informe.
Entre los procedimientos de auditoría más utilizados figuran: Declaraciones de funcionarios, confirmaciones, inspecciones físicas y revisión documentaria.
Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de las universidades nacionales, en el curso de investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y firmadas por el autor de las mismas. Las declaraciones deben siempre corroborar los resultados de otros procedimientos aplicados por los auditores en relación al asunto evaluado. Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos relacionados con ilegales o irregulares debe solicitarse la asesoría legal pertinente, de modo de evitar situaciones que se deriven de la falta de respaldo de las observaciones.
Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la información obtenida de la universidad nacional, a través de aquella obtenida de la contraparte externa de la transacción ocurrida. Al requerir la confirmación, el auditor debe adoptar las precauciones necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a su persona. En caso de no recibir respuesta a la solicitud de confirmación, deberá remitirse un segundo requerimiento y, de no obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos para asegurarse de la validez de la información proporcionada por la universidad. Si los procedimientos alternativos no informan la información en evaluación, el auditor debe considerar al mismo como punto especial de atención y ahondar su investigación hasta quedar satisfecho del mismo y definir su inclusión en el informe.
La inspección física es empleada por el auditor para cerciorarse mediante percepción sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de la universidad. El inventario de bienes en almacén y/o activos fijos, constituye la aplicación práctica de esta técnica de auditoría que se aplica como parte de los exámenes especiales. Debe tenerse en cuenta que la percepción sensorial está referida a los cinco sentidos que está dotado el ser humano. Por ejemplo, la determinación de la existencia de ciertos bienes, requerirán una combinación de percepción visual (tamaño, color, modelo, etc.), olfativa (olor), gustativa (sabor), táctil (textura) más las pruebas de laboratorio, si fuera el caso, que se estime necesarias.
La revisión documentaria es, probablemente, el procedimiento más utilizado en una auditoría, aplicado a una universidad nacional. Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de una transacción debe dejar siempre una huella documental- bien sea por la emisión de un documento o por anotaciones en el mismo (V° B°, afectaciones de cuentas, pases a otros departamentos, informes, etc. ), es posible reconstruir una transacción en base a la documentación disponible y llegar a conclusiones sobre faltantes documentarios, de autorizaciones, procedimientos omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos, transgresiones a la normatividad vigentes y otros.
La revisión documentaria constituye un complemento excelente de la inspección física, pues esta última aporta evidencia en torno a la existencia física de los bienes, lo cual no puede ser proporcionado a través del primer procedimiento.
Los procedimientos indicados y otros que considere necesario llevar a cabo el auditor, deben permitirle establecer conclusiones en relación a los objetivos del examen. Para este propósito, obtenida la evidencia, debe evaluarse la misma para definir su competencia, pertinencia y suficiencia.
A continuación el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio acordado para cada objetivo, teniendo en consideración: la necesidad de confirmar o modificar las premisas establecidas durante la fase de planeamiento; el desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de auditoría; y, el sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las observaciones y conclusiones formuladas.
FASE DEL INFORME DE AUDITORIA ACADÉMICA
El Informe es el producto final del trabajo del auditor y en el se presentan sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas en juicios fundamentados como consecuencia del análisis de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución.
En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de la universidad nacional objeto de la auditoría, los resultados obtenidos presentados como deficiencias significativas y las recomendaciones para promover mejoras en la ejecución de las operaciones académicas, a fin que la Jefatura del Area, el Decano de la Facultad, el Vicerrector Administrativo y el Rector si fuera el caso, adopte medidas correctivas y eviten su ocurrencia en el futuro.
Las características y la estructura del informe básicamente, se encuentra establecida por la NAGU 4.40 "Contenido del Informe" y por la Sección 6.50, parte III del Manual de Auditoría Gubernamental. Por tanto, el contenido de un informe de examen especial es el siguiente:
CONTENIDO DEL INFORME |
SINTESIS GERENCIAL |
INTRODUCCION |
CONCLUSIONES |
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES |
ANEXOS |
La síntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe de mayor utilidad para las autoridades de la universidad nacional. En su contenido la síntesis presenta en forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretación.
La introducción del informe proporciona a las autoridades de la universidad, datos importantes relativos a la universidad, los que brindan una base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Motivo del examen, objetivos y alcance, Antecedentes y base legal de la universidad y Comunicación de hallazgos de auditoría.
La conclusión es el juicio del auditor basado en la observación formulada como resultado del examen practicado. En caso necesario, la conclusión debe precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores de la universidad en el ejercicio de sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de carácter penal, el auditor revela los hechos detectados en términos de presunción de indicios razonables de comisión de delito; debiendo obtener el asesoramiento legal que corresponda.
Las observaciones están constituidas por las deficiencias o incumplimiento a la normativa legal y otras normas reglamentarias identificadas durante el examen que, en determinados casos requerirán la adopción de correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y, en otros, generarán responsabilidades específicas que se derivan de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución
El informe refleja solamente los comentarios sobre observaciones significativas, los asuntos de menor importancia son comunicados por el auditor mediante un memorando para que la universidad adopte las medidas que considere pertinente.
El informe de examen especial incluye los comentarios y aclaraciones por escrito presentados por los funcionarios comprendidos en las observaciones. Esta información debe ser evaluada por el auditor e incluida en forma breve en el informe, sin dejar de reflejar el sentido de los comentarios o aclaraciones. También incluye la opinión del auditor que resulte de la evaluación de tales argumentos.
Las recomendaciones se refieren a las acciones correctivas sugeridas por el auditor con el fin de corregir la deficiencia identificada. Se dirigen a los funcionarios de la universidad nacional que tienen competencia para disponer la adopción de correctivos y encaminadas a superar la causa del problema detectado. La elevación y remisión del informe se sujeta a lo dispuesto en la Sección 685, Parte III del Manual de Auditoría Gubernamental, aprobado por la Contraloría General de la República.
FASE DE ASESORIA EN ACTIVIDADES DE CONTROL
La auditoría se viene aplicando sobre la base de hechos realizados y consumados (históricos); lo que no facilita que la administración pueda aplicar los ajustes, regularizaciones y/o retroalimentación oportuna de las actividades académicas de las Universidades Nacionales.
Interpretando a Pinilla (2004), la Auditoría Académica, en su versión contemporánea, debe ser asesora y consultora de los Decanos, Vicerrector Académico y Rector para efectos de implementar oportuna y adecuadamente el sistema de control académico, e imprimir de esta manera, confiabilidad en la información, con relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y economicidad de las actividades académicas.
La Auditoria Académica, va a funcionar a distintos niveles de eficacia. Cuando se alcance un estándar, a continuación, puede considerarse que la auditoría ha contribuido en la optimización de la buena administración.
FASE DEL MONITOREO DE LAS OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
El monitoreo, también llamado seguimiento o supervisión constituye uno de los aportes muy importantes de la auditoría. La auditoria tradicional se quedaba en el Informe, actualmente después del informe se continua trabajando en el monitoreo, lo cual constituye un valor agregado al trabajo del auditor. El auditor necesita saber si sus observaciones y recomendaciones son levantadas o tenidas en cuenta según el caso, por eso aplica el monitoreo.
SUPERVISIÓN CONTINUADA:
La supervisión continuada se inscribe en el marco de las actividades corrientes y comprende unos controles regulares efectuados en este caso por el equipo de auditoría, así como determinadas tareas que realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones.
Existe una gran variedad de actividades que permiten efectuar un seguimiento de la eficacia de control interno en el desarrollo normal de la entidad. Comprenden actividades corrientes de gestión y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras tareas rutinarias.
Los diferentes directivos comprueban que el sistema académico continua funcionando a través del cumplimiento de sus funciones de gestión. Al incluir o conciliar los distintos informes de explotación con los informes financieros, empleando los mismos continuamente en la gestión de la explotación es probable que se identifiquen de manera rápida los errores importantes o las excepciones en los resultados previstos. Se puede conseguir una mejora en la eficacia del sistema de control interno presentando información financiera completa y oportuna y resolviendo toda excepción identificada.
Las comunicaciones recibidas de terceros confirman la información generada internamente o señalan la existencia de problemas. En este sentido, la comunidad corrobora los datos de facturación implícitamente al pagar sus facturas. Por el contrario, las reclamaciones respecto de la facturación podrían indicar la existencia de deficiencias en los controles sobre el proceso de las transacciones.
La estructura adecuada y unas actividades de supervisión apropiadas permiten comprobar las funciones de control e identificar las deficiencias existentes. En ese sentido, como rutina normal se supervisarán las tareas administrativas que actúan de control sobre exactitud y totalidad del proceso de las transacciones. Asimismo, se establecerá una segregación de funciones de manera que se ejerza una verificación recíproca, lo que servirá además de disuasión al fraude, ya que dificulta el disimular las actividades sospechosas.
Los datos registrados por los sistemas de información se comparan con los activos físicos. Las existencias de producto terminado pueden ser recontadas periódicamente. Los resultados de estos recuentos se comparan con los registros contables y se comunican las diferencias detectadas.
EVALUACIONES PUNTUALES :
Aunque los procedimientos de supervisión continuada suelen proporcionar información importante sobre la eficacia de otros componentes de control, de vez en cuando un replanteamiento del sistema resultará útil. Con ocasión de dicho replanteamiento, se puede examinar la continuidad de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán principalmente en función de una evaluación de riesgos y de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada.
Las deficiencias en el sistema de control interno, en su caso, deberán ser puestas en conocimiento de los responsables y los asuntos de importancia serán comunicados al primer nivel directivo.
El sistema de control interno y, en ocasiones, la forma en que los controles se aplican, evolucionan con el tiempo, por lo que procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su eficacia o dejar de aplicarse. Asimismo, las circunstancias en base a las cuales se configuró el sistema de control interno en un principio también pueden cambiar, reduciendo su capacidad de advertir de los riesgos originados por las nuevas circunstancias. En consecuencia, la dirección tendrá que determinar si el sistema de control interno es en todo momento adecuado y su capacidad de asimilar los nuevos riesgos.
El proceso de supervisión realizado por la auditoría o por cualquier otro ente, asegura que el control interno continua funcionando adecuadamente. Este proceso comprende la evaluación, por parte de los empleados de nivel adecuado, de la manera en que se han diseñado los controles, de su funcionamiento, y de la manera en que se adoptan las medidas necesarias. Se aplicará a todas las actividades dentro de la entidad y a veces también a externos contratados.
La auditoría, debe buscar que los sistemas de control interno aseguren, en mayor o menor medida, su propia supervisión. En este sentido, cuanto mayor sea el nivel y la eficacia de la supervisión continuada, menor será la necesidad de evaluaciones puntuales.
ACCIONES DE CONTROL DE LA AUDITORIA ACADÉMICA
Las acciones de control académico consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las directrices de la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario y Rector de las universidades nacionales. También tienden a asegurar que se tomen las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos académicos de las universidades.
Las acciones de control académico se llevan a cabo en cualquier parte de la universidad, entonos sus niveles y en todas sus funciones y comprenden una serie de acciones tan diferentes como pueden ser aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis del resultados de las actividades académicas, salvaguarda de bienes destinados a las actividades académicas y la segregación de funciones del personal involucrado en las actividades académicas.
Según el Informe COSO, las acciones de control o actividades de control, son las normas y procedimientos (que constituyen las acciones necesarias para implementar las políticas) que pretenden asegurar que se cumplen las directrices de los órganos decisorios, con el fin de controlar los riesgos de las actividades académicas.
EVALUACIÓN DE LAS POLÍTICAS ACADÉMICAS
La auditoría académica evaluará las políticas establecidas en las normas académicas, las establecidas por las autoridades universitarias, de modo que se pueda establecer su viabilidad y cumplimiento en el desarrollo académico de los departamentos, escuelas, facultades e institutos.
Para el efecto la auditoria académica establecerá las acciones de control, las cuales utilizarán programas, procedimientos, técnicas y prácticas que faciliten evaluar las políticas académicas.
EVALUACIÓN DE LAS NORMAS ACADÉMICAS
Las actividades académicas que llevan a cabo las universidades nacionales, están basadas en normas. Dichas normas van desde la Ley Universitaria, Estatuto y Reglamento de la universidad, hasta las normas de carácter interno que hayan emitido las autoridades correspondientes, especialmente el vicerrectorado académico, los decanos, directores de escuela y jefes de departamentos académicos.
Estas normas serán evaluadas en acciones de control, especialmente diseñadas para determinar su cumplimiento.
EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN DOCENTE
La auditoría académica desarrollará acciones de control destinadas a verificar que los docentes tengan los requisitos establecidos en la programación curricular correspondiente, luego determinarán si están capacitados, entrenados o perfeccionados en los conocimientos y praxis de las asignaturas que tienen a su cargo.
Para el efecto se podrá tomar las hojas de vida de los docentes y recabar la información respectiva, también se podrá realizar entrevistas o encuestas que permitan tener información válida sobre la capacitación.
EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN CURRICULAR
Los programas curriculares de las escuelas, facultades e institutos de las universidades constituyen la hoja de ruta para la adecuada formación profesión, por tanto son instrumentos que deben ser evaluados en acciones de control de la auditoría administrativa, de modo que permita determinar si los aspectos considerados en los mismos tienen relación con lo que se enseña en otras entidades líderes y lo que es más importante si los perfiles considerados con aquellos que exige el mercado laboral. Para el efecto se formularán programas con objetivos y procedimientos especiales.
EVALUACIÓN DE SILABOS
El silabo es un instrumento donde se expone el plan académico a desarrollar por el docente de cada asignatura. Este documento debe contener los conocimientos teóricos y prácticos necesarios que faciliten el cabal desarrollo del estudiante. Este instrumento debe desarrollarse en su integridad. Contiene los objetivos, capacidades, estrategias, contenidos, tiempos, evaluaciones y otros aspectos. Es un documento fundamental.
Siendo así, este documento será motivo de evaluación por parte de los auditores, para verificar si está adecuadamente formulado, articulado con la programación curricular, si se ha desarrollado integralmente, si es posible hacerle ajustes de acuerdo con la coyuntura. Para el efecto los auditores dispondrán de programas y procedimientos para su evaluación. También se realizarán entrevistas con las autoridades y docentes respecto a su desarrollo y consolidación y lo que es más importante se tendrá la participación de los estudiantes a través de encuestas para verificar si los alumnos recibieron dicho documento, si se cumplió todo lo establecido en cuanto a conocimientos, prácticas y evaluaciones.
ANÁLISIS DE LA EVALUACIÓN ACADÉMICA:
Si bien la entrega de conocimientos del docente al estudiante es muy importante, también lo es la evaluación. La auditoría académica debe verificar si el tipo o tipos de evaluación son las establecidas en las normas de la universidad y además tienen el consenso académico en otras entidades. Deberá verificarse se ha tenido en cuenta la evaluación de conocimiento, de procedimientos y de actitudes del estudiante. Existen experiencias donde los docentes evalúan solo el nivel de procedimientos, dejando de lado las otras evaluaciones donde los estudiantes pueden desarrollar buenas destrezas, por tanto la auditoría de abocará a determinar todos los aspectos de la evaluación.
EVALUACIÓN DE LAS ÁREAS DE REGISTROS ACADÉMICOS
Los conocimientos y prácticas que desarrolla el estudiante se concreta en una nota, mediante la evaluación académica que lleva a cabo el docente. Pero al docente traslada las evaluaciones a las áreas de registros académicos. En estas áreas las evaluaciones son ingresadas a software especializado que permite almacenar las evaluaciones, sumar, restar, dividir, es decir operacionalizar con las evaluaciones de los estudiantes. En este proceso pueden suceder errores. Se ha recibido denuncias de alumnos que estaban desaprobados a nivel de registros de evaluación sin embargo en las áreas de registros aparecen aprobados, también han sucedido hechos en sentido contrario, alumnos que estaban aprobados por alguna circunstancia aparecen desaprobados. Estos hechos obligan a la auditoría académica a evaluar.
La evaluación de esta área se llevará a cabo mediante acciones de control con programas, procedimientos y técnicas mas sofisticadas, porque de por medio no sólo son documentos los que se revisan, si no medios computarizados, por tanto aquí aparece el apoyo de especialistas en computación para poder determinar si los software están correctamente implementados y cumplen los objetivos de la universidad. En algunos casos serán objeto de acciones de control algunos funcionarios y trabajadores, para verificar su idoneidad para el trabajo en estas áreas. También, las acciones de control comprenden la evaluación de los denominados record académicos, certificados, y otros documentos que otorgan estas áreas por disposición de las autoridades.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ACADÉMICA
Durante la fase de ejecución, el equipo de auditoría académica se aboca a la obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y técnicas de auditoría, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de auditoría académica son operaciones específicas que se aplican en una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias. Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión. Las prácticas de auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor como parte del examen.
Las acciones de control se concretan mediante la formulación de programas de auditoría que contienen los denominados procedimientos de auditoría. No puede concretarse una auditoría si no se aplica procedimientos de auditoría.
Estos procedimientos varían de acuerdo a los elementos, recursos o documentos que se van a evaluar. Algunos procedimientos son simples y otros muy sofisticados. Los procedimientos sofisticados comprenden constatación de licencias de software, instalación correcta, revisión de la operatividad, verificación de resultados obtenidos, análisis de reportes, etc.
En la aplicación de procedimientos de auditoría, están de por medio principios, normas y reglas del ejercicio profesional de la auditoría.
Los procedimientos deben ser aplicados en forma objetiva, independiente y siempre sobre la base de las normas profesionales.
Los procedimientos de auditoría pueden ser aplicados en forma personal o conjunta, con el propósito de obtener la evidencia de cómo se llevan a cabo las actividades académicas en las escuelas, facultades, institutos y otras dependencias de las universidades.
EVIDENCIA DE AUDITORIA ACADÉMICA
Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor académico.
Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a través de observación, inspección, entrevistas y examen de los documentos y registros académicos. La actividades de la auditoría académica se dedica a la obtención de la evidencia, dado que esta provee una base racional para la formulación de juicios u opiniones. El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los criterios de auditoria académica son alcanzados.
Se denomina evidencia de auditoria a la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones con las cuales sustenta su opinión .La evidencia de auditoria comprende los documentos fuente ( originales ) y los registros contables que soportan los estados financieros y la información que proviene de otras fuentes.
El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados por el auditor y en general todo material usado para determinar si los criterios de auditoria son alcanzados.
La evidencia de auditoria se obtiene mediante la apropiada combinación de:
Pruebas de control o de cumplimiento, son aquellas que se realizan con el objeto de obtener evidencia sobre la idoneidad y eficacia del funcionamiento de los sistemas de contabilidad y control interno, es decir que estos existan, estén vigentes y se apliquen en forma efectiva y uniforme.
Procedimientos sustantivos, son las pruebas que se realizan con la finalidad de obtener evidencia con la cual detectar distorsiones materiales en los estados financieros, pudiendo ser de dos tipos:
Pruebas de detalle de saldos y transacciones ,para obtener evidencia suficiente y competente sobre la validez de las transacciones incluidas en los registros contables/estados financieros ( afirmaciones)
Procedimientos analíticos, son el estudio y evaluación de la información financiera y no financiera relevante del periodo materia de examen.
EVIDENCIA Y LAS FASES DE AUDITORIA
La obtención de evidencia de auditoria que sirve de soporte a la opinión del auditor sobre la razonabilidad de los estados financieros y/o la eficacia, eficiencia y economía en las operaciones de una entidad, está estrechamente relacionada a todas las fases de la auditoria: planeación, ejecución y elaboración del informe.
En el planeamiento:
En la comprensión de las operaciones de la entidad y de la estructura del control interno se debe obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema contable y de la estructura del control interno, para determinar el riesgo de auditoria.
En el Programa de Auditoria se va a detallar cuales son los procedimientos sustantivos y pruebas de controles para la obtención de evidencia.
En la ejecución :
En la ejecución de procedimientos sustantivos y pruebas de controles mediante técnicas de auditoria se obtiene evidencia suficiente, competente y relevante, para formular los hallazgos.
Las evidencias obtenidas son clasificadas, foliadas y archivadas en los papeles de trabajo.
En el informe :
En la ejecución de la auditoria se puede obtener evidencia sobre algunos hechos o transacciones ocurridos con posterioridad a la fecha del balance y hasta la fecha del dictamen (hechos subsecuentes). Dichos hechos pueden afectar significativamente a la presentación razonable de los estados financieros, y de acuerdo a los principios de contabilidad, se hace necesario un ajuste o revelación en dichos estados .Estos acontecimientos reciben la denominación de "hechos posteriores"
Obtención de la Carta de Representación, es una de las fuentes de evidencia mas significativa
En la elaboración del informe , se determina la opinión del auditor de acuerdo a la suficiencia, relevancia y pertinencia de la evidencia obtenida.
Si la evidencia ratifica que los estados financieros proporcionan razonablemente o no la situación económica financiera de la entidad, el auditor emitirá un dictamen limpio u opinión adversa según corresponda.
Si existe limitación a la obtención de evidencia o esta resulta ser insuficiente para satisfacer la opinión del auditor, este pude emitir una opinión con abstención de opinión o con salvedades, según sea el caso.
La evidencia de auditoria puede clasificarse en los tipos siguientes:
Evidencia Física
Evidencia Documental
Evidencia Testimonial
Evidencia Analítica
Evidencia Física
Esta forma de evidencia es utilizada por el auditor en la verificación de saldos de activos tangibles y se obtiene a través de un examen físico de los recursos; sin embargo, tal evidencia no establece la propiedad o valuación del activo.
Este tipo de evidencia se obtiene por medio de una inspección u observación directa de:
Actividades ejecutadas por las personas
Documentos y registros
Hechos relativos al objetivo del examen
La evidencia física se documenta en un memorando que resume los asuntos revisados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la verificación practicada, pudiendo ser el resultado de una inspección y estar representada por fotografías, cuadros, mapas, u otras representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia gráfica es una forma eficaz de explicar o describir una situación en un informe. Por ejemplo, una fotografía clara de un almacén que ilustra practicas ineficientes tiene un impacto mucho mayor que cien palabras.
El auditor debe obtener evidencia física, como por ejemplo muestras en respaldo de sus hallazgos .La efectividad de la labor de auditoria varía según se adquiera familiaridad con la naturaleza física de las operaciones recursos y otros bienes de la entidad. La habilidad de informar acerca de una condición identificada es mucho más convincente que declaraciones basadas en otros tipos de evidencia.
Es una buena práctica que dos miembros del equipo de auditoria efectúen la inspección física .Igualmente, deben efectuarse las coordinaciones necesarias con los funcionarios a cargo de la entidad, para que estos le acompañen y corroborar los hallazgos de auditoria, los cuales deben formar parte de los papeles de trabajo.
El adecuado uso de la técnica de observación, incluyendo el reconocimiento del valor de la evidencia física depende, en gran parte, del auditor que efectúa el trabajo. Por ejemplo, si este se mantiene alerta y es curioso e imaginativo, observará en forma crítica los inventarios, las condiciones de la estructura y equipo, y las actividades del personal de la entidad
Evidencia Documental
Es la información obtenida de la entidad bajo auditoría e incluye vouchers, facturas, contratos, cheques y en el caso de empresas acuerdos del Directorio. La Confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y su propia naturaleza. La forma más común de evidencia consiste en clasificar los documentos en:
Externos: aquellos que se origina fuera de la entidad I (ejemplo: facturas de compras, correspondencia recibida, etc.)
Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad ( facturas de ventas, registros contables ,correspondencia que se envía, guías de recepción y comunicación interna, etc.)
El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo a sus hallazgos de auditoria .Por ejemplo, un documento externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es más confiable que el mismo documento obtenido en la entidad. Siempre debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos en la entidad podrían estar alterados. Cualquier alteración importante debe investigarse .si el auditor no esta seguro de que las alteraciones son apropiadas, seria conveniente efectuar una verificación de la fuente de origen.
Los factores que aseguran la confiabilidad de la evidencia interna son:
Si los documentos han circulado fuera de la entidad
Si los procedimientos de control interno de la entidad son satisfactorios para asumir que la evidencia es precisa y confiable
Si la evidencia esta sola o si sirve para corroborar otros tipos de evidencia.
La evidencia interna que circula fuera de la entidad pude tener la mismas confiabilidad que la evidencia externa .Relativamente pocos tipos de documentos están sujetos a revisión y aprobación externa .Algunos ejemplos son ordenes de compra devueltas con el visto bueno del proveedor y guías de remisión debidamente recepcionadas .
Los procedimientos internos tiene un efecto importante en la confiabilidad de la evidencia documental que se origina en la entidad y que circula solo en ella .por ejemplo , una tarjeta de control de asistencia sería evidencia confiable de la labor efectuada si :
El empleado registra su hora de ingreso a la oficina en el reloj de control.
El área de personal verifica la tarjeta de control ,comparándola con la información del área de trabajo y
Los auditores internos o la administración efectúan revisiones sorpresivas de asistencia.
Características de la evidencia documental
La evidencia documental está constituida, generalmente, por documentos, registros, contratos, comunicaciones originales; sin embargo, su presentación puede estar planteada en copias, extractos de documentos, material gráfico o artículos en diarios y revistas. Deberá considerarse, además lo siguiente:
Copia de documentos
Extractos frente a copias
Material grafico
Artículos en diarios y revistas.
Copias de documentos, Generalmente, debe aceptarse como confiables las copias de documentos de los archivos de la entidad si son necesarios para respaldar un hallazgo. Una copia autenticada por el funcionario fedatario de la entidad o de un notario fiel del original ,puede ser conveniente en algunas circunstancias, pero debe limitarse solo a documentos importantes ,como cuando se considera utilizarlos en procesos judiciales .La importancia de un hallazgo de auditoria , determinará a menudo el tipo de evidencia que debe retenerse en los papeles de trabajo .por ejemplo si el hallazgo implica un compromiso por una compra específica ,una copia de la orden de compra pude ser la evidencia básica a retener en los papeles de trabajo.
Extractos frente a copias, Los extractos preparados a mano por el equipo de auditores de los documentos de la entidad son, generalmente, un respaldo aceptable para los papeles de trabajo. Sin embargo, es preferible tener copias de los documentos de mayor importancia .a veces los errores se introducen en forma inadvertida en los extractos. El respaldo para un hallazgo de importancia será mas conveniente si es copia exacta del documento original .El auditor debe aplicar su buen juicio y prudencia al determinar que documentos requieren ser fotocopiados.
Material gráfico, A menudo el mejor registro de una condición física existente en el momento del examen es una serie de fotografías. La entidad puede tener un archivo de fotografías que debe revisarse para su posible utilización. La utilización apropiada de fotografías y otro tipo de material visual, hacen que los informes de los auditores tengan u mayor significado al resaltar los puntos centrales de manera mas enérgica y enfática.
Artículos en diarios y revistas, Los diarios y revistas son a menudo una fuente útil de información general, antecedentes y hechos actuales relacionados con las actividades bajo examen. Sin embargo, se les debe considerar solamente como fuente colateral y no principal de información sustantiva.
Evidencia Testimonial
Es la información obtenida de terceros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o mediante entrevistas o encuestas.
El resultado de las entrevistas pueden expresarse en un memorando basado en notas tomadas durante ellas. es conveniente que tales declaraciones estén firmadas por los funcionarios o empleados entrevistados , en caso estos se nieguen a firmarla , deberán al menos confirmar de manera informal leyendo el memorando, y, si es necesario corrigiéndolo ,la confirmación debe ser obtenida en presencia de otro miembro del equipo de auditoria , y la anotación del auditor sobre la confirmación verbal , junto con la firma del otro miembro que se encuentre presente, debe ir adjunta al memorado sobre la entrevista.
Aun así si el entrevistado se niega a confirmare la información verbal proporcionada, el auditor debe adjuntar un anota al memorando exponiendo los motivos del entrevistado para negarse a dicha confirmación. Asimismo el auditor debe evaluar los efectos negativos de la utilización de tales datos en el informe.
La declaración verbal o escrita de un funcionario, acerca de, por ejemplo, la cantidad y condiciones de las existencias en el almacén, tiene un valor limitado como evidencia Las declaraciones se tornan más importantes y útiles, si están corroboradas por revisiones de los registros y las pruebas físicas del inventario.
Las declaraciones de funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de información (explicaciones, justificaciones o líneas de razonamiento) y proporcionan elementos de juicio que no serían fáciles de obtener a través de una prueba de auditoria.
Debe precisarse en los papeles de trabajo la fuente de información verbal, por ejemplo "El Director General de Administración de la empresa …." Esto ayudará a indicar el grado de responsabilidad de la persona entrevistada y su relación con el tema
Si la información verbal acerca de hechos, y no una opinión, es de importancia clave y no puede corroborarse, generalmente, será conveniente indicar en el informe que no se pudo ratificarla y porqué. Si no se puede verificar la información verbal con otra evidencia debe admitirse la incertidumbre de cualquier conclusión que se base en ella. En estas circunstancias, se debe tener mucho cuidado al preparar el informe para evitar conclusiones o implicaciones no respaldadas por la validez de dicha información.
A efectos de planeación de la entrevista se debe tener especial cuidado de la selección del auditor que va a llevar a cabo la entrevista, debiéndose preparar éste con anticipación en relación al tema de la entrevista.
La obtención de información mediante encuestas pude ser útil para recopilar información pertinente en todas las auditorias, pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas que se supone conocen del tema o área a examinar o pueden ser aplicadas a través de visitas individuales por asistentes de auditoria.
Las ventajas principales de la utilización de las encuestas son: su conveniencia y economía en términos de costo y tiempo, comparándolas con entrevistas formales de los auditores con muchas personas. La información obtenida puede ser tabulada fácilmente a su especialidad y uniformidad total. Son más ventajosas cuando el grupo a ser cubierto es más numeroso.
Desventaja, una encuestas es inflexible, no se obtiene mas de lo que se pide, sin mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en varios casos esto puede resultar costoso. La información obtenida es poco confiable, bastante menos que la obtenida por los auditores en forma individual con los entrevistados. Debe ser utilizado con cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore, dicha evidencia no sería un respaldo adecuado para las conclusiones y recomendaciones sobre asuntos importantes.
Evidencia Analítica
Se obtiene al analizar o verificar la información .Esta evidencia proporciona una base de respaldo para una inferencia respecto a la razonabilidad de una partida específica de un estado financiero.
La confiabilidad de evidencia analítica depende en gran parte de la importancia de la información comparable.
El juicio profesional del auditor acumulado a través de la experiencia orienta y facilita el análisis. La evidencia analítica puede originarse de:
1. Computaciones
2. Comparaciones con :
– Normas establecidas
– Operaciones anteriores
– Otras operaciones, transacciones o rendimiento
3 Leyes o reglamentos
4 Raciocinio
5 Análisis de la información dividida en sus componentes
Por ejemplo en una auditoria tributaria, se hace la comparación en un mismo periodo respecto al año anterior, las variaciones deben estar justificadas con los incrementos o disminuciones del nivel de ventas, con el nivel de inventarios y del análisis del costo de ventas.
La calidad de la evidencia de auditoria está referida a la naturaleza y oportunidad de los procedimientos de auditoria a ejecutarse. El considerar la naturaleza de los procedimientos de auditoria, puede ser útil para el auditor considerar que:
La evidencia de auditoria obtenida de fuentes externas es más confiable que la proveniente de fuentes internas (ejemplo confirmación directa de saldos bancarios, etc.)
La evidencia de auditoria que se obtenga de terceros no relacionados o creada por ellos, es más convincente que aquella que es obtenida de entes relacionados.
La evidencia de auditoria que se obtenga directamente mediante comparación, inspección, observación o examen físico, es más convincente que aquella que es obtenida indirectamente mediante indagaciones con otros.
Los documentos originales son más confiables que sus copias.
La evidencia de auditoria que se obtenga dentro de la entidad es más convincente cuando el control interno es efectivo (ejemplo pruebas de que una transacción no ha sido iniciada, autorizada, ejecutada y registrada exclusivamente por un asola persona).
La evidencia de auditoria que se obtenga de varias fuentes que sugieran la misma conclusión es más convincente que aquella conseguida de una sola fuente.
La evidencia de auditoria bajo la forma de documentos y manifestaciones escritas es mas confiable que bajo la forma de declaraciones orales. Dichas manifestaciones deben ser expresadas libremente y no en forma que los informantes se puedan sentir intimidados.
El costo (en efectivo y/o tiempo) de obtención de la evidencia más confiable y deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendría obligatoriamente que aceptar evidencia de menor calidad, pero que considere satisfactoria dentro de las circunstancias.
Lo mas importante del asunto a ser verificado (hallazgo de auditoria), requiere la obtención de la evidencia mas sólida y consistente, y consecuentemente, puede justificar la obtención de evidencias mas costosa.
Los indicios de riesgos relativos mas elevados de lo normal exigen al auditor obtener mas y mejor evidencia que aquella requerida en circunstancias normales.
La evidencia corroborativa constituye aquella que permita al auditor llegar a conclusiones a través de un proceso valido de raciocinio, pero que en si misma no es concluyente. Sirve únicamente para fortalecer o apoyar la confiabilidad de la evidencia obtenida.
Una cantidad pequeña de evidencia de calidad excelente puede ser más confiable que una gran cantidad de evidencia de menor calidad.
Generalmente , el auditor necesita apoyarse en evidencias que son mas persuasivas que concluyentes y con frecuencia ,busca evidencias de diferentes fuentes o distinta naturaleza para sustentar una misma aseveración. El auditor no examina , por lo general, toda información disponible , pues es posible establecer conclusiones a partir de un saldo de cuenta o un tipo de transacción , mediante el uso del criterio o procedimientos de muestreo estadístico.
La evidencia de auditoria es mas persuasiva cuando consiste en elementos de evidencia que provienen de diferentes fuentes o son de distinta naturaleza, pero guardan coherencia entre ellas. En estas circunstancias el auditor puede obtener un grado mayor de confiabilidad que considerando individualmente tales elementos de evidencia. En un sentido contrario, cuando la evidencia obtenida de una fuente es incongruente con la obtenida de otra, el auditor debe determinar que procedimientos adicionales son necesarios para resolver dicha situación.
El auditor obtiene evidencia de auditoria por uno o más procedimientos de auditoría: inspección, observación, indagación, confirmación, cálculos y procedimientos analíticos. La oportunidad de estos procedimientos depende, en parte, de los periodos en que la evidencia buscada se encuentre disponible.
HALLAZGOS DE AUDITORIA ACADÉMICA
Se denomina hallazgo de auditoría académica al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de las actividades académicas bajo examen que merece ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto.
El auditor académico debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes: condiciones al momento de ocurrir el hecho; naturaleza, complejidad y magnitud de las actividades examinadas; análisis crítico de cada hallazgo importante; integridad del trabajo de auditoría académica; autoridad legal; diferencias de opinión.
Como producto de la ejecución de la auditoría, el auditor puede determinar hallazgos de auditoría. Los hallazgos se concretan como resultado de la comparación entre un criterio de auditoría y la situación actual encontrada durante el examen especial. Constituye hallazgo, toda información que a juicio del auditor, le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de los recursos materiales bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser comunicados en el informe.
Los hallazgos de auditoría están relacionados con asuntos significativos e incluyen información (evidencia) suficiente, competente y pertinente, que emerge de la evaluación practicada. Generalmente los hallazgos corresponden a cualquier situación deficiente que se determina como consecuencia de la aplicación de procedimientos de auditoría. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto.
Los resultados de la evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser documentados apropiadamente, confirmando que:
a) Los procedimientos programados han sido llevados a cabo satisfactoriamente;
b) Los cambios a la programación inicial están plenamente identificados y autorizados;
c) Están plenamente identificadas las causas y los efectos de las condiciones observadas.
Tratándose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar recomendaciones, señalando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su análisis de las causas y efectos en las condiciones identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta: la factibilidad y costo de adoptar la recomendación (relación costo-beneficio); cursos alternativos de acción; y, efectos positivos y negativos que podrían resultar de la implementación de la recomendación.
Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios y empleados de las universidades nacionales, tendentes a dilucidar las condiciones negativas determinadas, antes de concluir esta fase el auditor debe dar cumplimiento a la NAGU 3.60 " Comunicación de Hallazgos". La comunicación de los hallazgos es por escrito, guardando las formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legítima defensa a los funcionarios y empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo aun a aquellos que ya no laboran en la universidad, en caso de no ser posible su ubicación, deberá emplearse el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación en la ciudad donde esté la universidad nacional. Para comunicar los hallazgos debe evaluarse apropiadamente su materialidad y señalarse un plazo perentorio a los funcionarios o empleados del Area de Abastecimientos de la universidad involucrados en las observaciones para la recepción de descargos documentados, de conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos presentados son debidamente evaluados, poniéndose énfasis en los juicios formulados y en la documentación alcanzada no vista durante el examen. La no presentación de descargos debe revelarse en la parte pertinente del informe. La NAGU 4.40 "Observaciones", estipula que si durante el examen el auditor determina la existencia de indicios razonables de comisión de delito, debe proceder a deslindar el tipo de responsabilidad que corresponda a los presuntos implicados, contando para ello con la opinión de la asesoría legal. La Ley del Sistema Nacional de Control, precisa que existen tres tipos de responsabilidades: administrativa, civil y penal.
CAPÍTULO V :
Buena administración de las Universidades Nacionales
Interpretando al Diccionario de Microsoft Buena Administración, es el arte o manera de gobernar que se propone como objetivo el logro de un desarrollo institucional (académico, financiero, económico y social) duradero, promoviendo un sano equilibrio entre la Universidad, la Comunidad Universitaria y el mercado.
Las universidades nacionales, deben establecer las pautas que orienten el accionar de sus dependencias, hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones en el marco de una adecuada estructura de control interno y probidad administrativa que faciliten la buena administración.
PROCESO DE LA BUENA ADMINISTRACIÓN
El proceso de la Buena Administración en las universidades debe comprender la modificación del comportamiento del personal en sus actitudes emocionales para llevar a cabo sus funciones, la modificación de la gestión tradicional por la buena administración por parte de los responsables del gobierno de las universidades; también comprende la modificación del entorno del control, los riesgos, actividades de control, información, comunicación y supervisión de las actividades educativas y administrativas de estas entidades educativas.
La buena administración de las universidades nacionales, comprende la gestión de programas y actividades. La evaluación de la efectividad de los programas o actividades de las universidades nacionales, tiene relación directa con la evaluación de la eficiencia y economía en la aplicación de los recursos; por este motivo el auditor puede incluir ambos componentes en forma conjunta al desarrollar su trabajo. Esto es un aspecto a considerar durante la fase de planeamiento de la auditoría, en vista que una entidad puede alcanzar sus objetivos y metas en un período determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o falta de economía en la aplicación de los recursos; o también, la misma entidad podría obtener niveles adecuados de eficiencia y economía en sus operaciones, sin que por ello logre sus objetivos y metas planeadas como parte de la gobernanza corporativa.
DESARROLLO INSTITUCIONAL
El desarrollo institucional, comprende el desarrollo de los planes, programas, actividades y funciones de las universidades nacionales. El desarrollo institucional es la contienda que tienen que librar las universidades internamente y especialmente externamente para tener la confianza de los usuarios de los servicios que presta a la comunidad. El desarrollo institucional tiene que darse en las actividades administrativas y académicas de las universidades públicas para que ganen la contienda que tendrán con las universidades privadas.
El desarrollo institucional no es algo fortuito, si no por el contrario, se logra alcanzar luego de un proceso que pasa por la aplicación correcta de las normas, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas en el contexto de los objetivos, misión y visión institucional; la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos escasos de estas entidades también contribuye al desarrollo institucional de las universidades nacionales; asimismo es parte de este proceso las políticas, estrategias y tácticas de la gestión teniendo en cuenta el interno y el entorno de estas entidades[20]
Las universidades nacionales, deben establecer las pautas que orienten el accionar de sus dependencias, hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones en el marco de una adecuada estructura de control interno y probidad administrativa que faciliten el cambio y competitividad
Según el Informativo Caballero Bustamante[21]en principio debemos indicar que la buena administración es el sistema por el cual las entidades son dirigidas y controladas. La estructura de la buena administración especifica la distribución de los derechos y responsabilidades entre los diferentes participantes. También prevé la estructura a través de la cual se establecen los objetivos de la entidad, los medios para alcanzar estos objetivos, así como la forma de hacer un seguimiento a su desempeño.
Con la buena administración, se ha demostrado que las entidades pueden acumular mayor valor institucional, reducen los costos de financiamiento, prestan mejores servicios, todo lo cual es una ventaja competitiva para las empresas de transporte urbano.
La gestión corporativa, se define de múltiples formas, dependiendo del punto de vista, convicciones y comprensión. Así, se puede decir que es la fuerza que dirige una entidad y que es responsable de su éxito o fracaso. Se puede decir que es el desempeño para concebir y lograr los resultados deseados por medio de los esfuerzos de un grupo que consiste en la utilización del talento humano y los recursos. Puede decirse que es lograr que se hagan las cosas mediante la participación dinámica de la gente. También que es la satisfacción de las necesidades económicas y sociales, siendo productivo para el ser humano, para la economía y para la sociedad. Que es un recurso para alcanzar los objetivos.
Para los propósitos de este trabajo de investigación, se usará la definición: es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar, coordinar y controlar; diseñado para determinar y lograr los objetivos, mediante el uso de los recursos humanos y de otros recursos. La buena gestión es una abstracción diseñada a convertir los recursos desorganizados en el logro de objetivos útiles, efectivos y de total provecho para los usuarios y la comunidad. Este se logra utilizando con efectividad recursos no humanos, trabajando con personas y motivándolas para usar su plena capacidad..
PLAN DE BUENA ADMINISTRACIÓN :
La prestación de servicios educativos por las universidades nacionales, pueden ser brindados mediante acción directa, gestión hecha vía la administración de la universidad, o por acción indirecta, mediante terceros, lo importante es que, en ambos casos, se asegure la eficiencia, eficacia y economía del servicio; por lo que la universidad debe mejorar y/o perfeccionar sus mecanismos de control, sin afectar el presupuesto de la entidad.
La administración de las universidades nacionales está bajo la dirección y responsabilidad del Rector , funcionario de confianza a tiempo completo y dedicación exclusiva designado por la Asamblea Universitaria. El Rector no debe improvisar, si no más bien efectuar los planes, programas, proyectos y actividades más convenientes para la comunidad universitaria y la comunidad en general; está obligado a buscar buenos resultados y, cuenta para ello con los elementos que la ciencia de la administración le provee tal como la planeación, la organización, la dirección y control administrativo y finalmente la evaluación. En tal sentido, se necesita definir hacia donde pretende llegar donde los objetivos anuales deben ser formulados sobre la base de un plan.
En tal sentido, el Rector debe satisfacer las siguientes características: i) Establecer objetivos en forma conjunta; ii) Establecer objetivos para cada Facultad; iii) Interrelacionar los objetivos de las Facultades; iv) Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la medición o el control; v) Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes; vi) Participación activa de la comunidad universitaria; vii) apoyo de staff a las Facultades.
Para efectos de una gestión corporativa, es necesario que el Rector, lleve a cabo un plan que comprenda los siguientes aspectos:
a) Definir los principios más efectivos para concretar una gestión corporativa efectiva;
b) Definir los recursos tangibles e intangibles que dispone para concretar la gestión corporativa;
c) Definir los estándares de la gestión corporativa, de modo que los programas, proyectos o actividades tengan que esforzarse para llegar a dichos estándares;
d) Definir las herramientas administrativas, financieras y psicológicas para concretar el buen gobierno;
e) Establecer las estrategias mas efectivas para concretar el buen gobierno que beneficie a los usuarios del transporte y la colectividad;
f) Definir el proceso de organización y buen gobierno aplicable a las empresas de transporte urbano, de modo que pueda cumplir con las necesidades de la colectividad
PRINCIPIOS DE LA BUENA ADMINISTRACIÓN
La buena administración explica las reglas y los procedimientos para tomar decisiones en asuntos como la prestación de servicios educativos que beneficie efectivamente a la colectividad; el manejo de los conflictos de interés; la estructura patrimonial, los esquemas de remuneración de directivos, funcionarios y trabajadores; incentivos de la institución, la adquisición del control, la revelación de información, etc.
La buena administración, es la forma en que se dirigen y controlan las entidades y refleja las relaciones de poder entre los directivos, el gerente, los funcionarios, los trabajadores, la ciudadanía y otros grupos de interés (stakeholders). También incluye los estándares mínimos adoptados por las entidades para satisfacer las necesidades de la colectividad. El propósito es contar con una recta gerencia; reconocer el derecho de los usuarios, definir las responsabilidades de las autoridades; asegurar la fluidez de la información, y reconocer las relaciones con otros grupos de interés.
Los principios de la buena administración de las universidades nacionales, se inspiran en los principios del gobierno corporativo de la Organización Internacional Intergubernamental (OCDE) que reúne a los países más industrializados de economía de mercado. De acuerdo con esta entidad la buena administración es el sistema por el cual las entidades son dirigidas y controladas, su estructura especifica la distribución de los derechos y responsabilidades entre los diferentes participantes, tales como las autoridades, los administradores, docentes, trabajadores, alumnos, los usuarios y otros agentes económicos que mantengan algún interés en la entidad; provee la estructura a través de la cual se establecen los objetivos de la entidad, los medios para alcanzar estos objetivos, así como la forma de hacer un seguimiento a su desempeño.
Los principios de la gestión corporativa para las universidades públicas, están agrupados en seis títulos:
1) Los derechos de los usuarios; para proteger y facilitar el ejercicio del derecho de los usuarios del servicio educativo;
2) Tratamiento equitativo de los servicios educativos; para asegurar el trato equitativo de todos los usuarios de universidades nacionales;
3) La función de los grupos de interés en la gestión corporativa; para reconocer sus derechos establecidos por ley o acuerdos mutuos y estimular la cooperación entre la entidad y los stakeholders para crear entidades financieramente rentables y sólidos;
4) Comunicación y transparencia informativa; para que se presente la información de manera precisa y de modo regular acerca de todas las cuestiones materiales referentes al servicio educativo incluidos los resultados, la situación financiera, la propiedad y la gestión de la universidad;
5) La responsabilidad de las autoridades; para estipular las directrices estratégicas de las universidades, un control efectivo de la administración y la responsabilidad hacia la entidad, los usuarios y la colectividad en general;
6) Otros aspectos relacionados; para cumplir integralmente con los usuarios del servicio educativo y la colectividad en general en el marco de la responsabilidad social de las empresas.
RECURSOS DE LA BUENA ADMINISTRACIÓN
El recurso humano, es el recurso de mayor relevancia con que cuenta la gestión corporativa. Al respecto cabe resaltar que la gestión corporativa es para las personas y por medio de las personas. En la gestión corporativa se sabe que para alcanzar el objetivo deseado, las personas requieren dirección, necesitan ser persuadidas, inspiradas, comunicadas y ser capaces de desempeñar tareas de trabajo que sean satisfactorias.
Los recursos, distintos a las personas, son esenciales para el éxito de la buena administración. La gestión corporativa debe definir las líneas de enlace para facilitar la coordinación de los recursos y para establecer relaciones adecuadas y actualizadas entre ellos. Los objetivos institucionales dan propósito al uso de recursos por parte de la gestión institucional. Hay un objetivo que alcanzar, una misión que cumplir. La dirección está orientado al objetivo.
Los bienes, rentas y derechos de cada universidad nacional constituyen su patrimonio de acuerdo a las diferentes normas sobre las cuales se han constituido las entidades. El patrimonio institucional se gestiona por cada universidad en forma autónoma, con las garantías y responsabilidades de Ley. Los bienes de dominio privado son inalienables e imprescriptibles. Todo acto de disposición o de garantía sobre el patrimonio institucional debe ser de conocimiento interno y externo. Son bienes de las universidades: los bienes inmuebles y muebles; los edificios y sus instalaciones;, derechos o cualquier otro bien que represente valor cuantificable económicamente; los legados o donaciones que se instituyan en su favor.
Según Valdivia (2005)[22], la autonomía financiera de las universidades, es la potestad que le corresponde en virtud de la cual puede: gozar de su patrimonio, administrarlo y disponer de el, en la medida permitida por la Ley; elaborar y administrar su propio presupuesto; y, concertar empréstitos, etc.
ESTÁNDARES DE LA BUENA ADMINISTRACIÓN
Según Koontz & O´Donnell (1990)[23], ya que los planes son las base frente a las cuales deben establecerse los controles, lógicamente se deduce que el primer paso en el proceso sería establecer planes. Por tanto dichos planes constituyen uno de los primeros estándares.
Sin embargo, puesto que los estándares varían en nivel de detalle y complejidad, y ya que la buena administración no suele observar todo, se establecen normas especiales. Estas normas son, por definición, criterios sencillos de evaluación. Son los puntos seleccionados en un programa total de planeación donde se realizan medidas de evaluación, de tal modo que puedan orientar a las autoridades y funcionarios respecto de cómo marchan las cosas sin que éstos tengan que observar cada paso en la ejecución de los planes.
De acuerdo con el COSO (1997)[24], los sistemas de control interno funcionan a distintos niveles de eficacia. De la misma forma, un sistema determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos. Cuando un sistema de control alcanza el estándar a continuación, puede considerarse un sistema eficaz. El control puede considerarse eficaz si: i) Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la información financiera, económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y normas aplicables.
Mientras que el control realizado por la auditoría es un proceso, su eficacia es un estado o condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los indicadores o estándares establecidos facilita la eficacia de la buena administración.
Los estándares o indicadores son parámetros cualitativos y cuantitativos que detallan la medida en la cual un determinado objetivo ha sido logrado.
Al ser instrumentos de medición de las principales variables asociadas al cumplimiento de los objetivos, constituyen una expresión cuantitativa de lo que se pretende alcanzar y mediante la cual establece y mide sus propios criterios de éxito, y proveen la base para el seguimiento de su desempeño. Por lo general para medir una cadena estratégica representada de política, objetivos generales, objetivos específicos, acciones permanentes y temporales, se utilizan indicadores o estándares de Impacto, Resultado y Producto, los cuales en conjunto permiten medir la evolución del desempeño de la entidad.
Indicadores de Impacto: Se asocian a los lineamientos de política y miden los cambios que se espera lograr a mediano y largo plazo. Muestra los efectos (directos o indirectos) producidos como consecuencia de los resultados y logros de las acciones sobre un determinado grupo de clientes o población. Usualmente medidos de manera más rigurosa y profunda y requiere de una definición precisa del tiempo de la evaluación ya que existen intervenciones cuyo impacto sólo es medible en el largo plazo.
Indicadores de Resultado: Se asocian a objetivos generales y específicos y se relacionan con las distintas dimensiones que abarca el propósito del objetivo. Indica el progreso en el logro de los propósitos de las acciones, reflejando el nivel de cumplimiento de los objetivos. Por lo general, el resultado de las acciones no puede ser medido sino hasta el final de las tareas que componen (en el caso de tratarse de proyectos, que por definición tienen un tiempo definido) o hasta que las tareas hayan alcanzado un nivel de maduración necesario en actividades de carácter permanente.
Indicadores de Producto: Se asocian a las acciones permanentes o temporales, y miden los cambios que se van a producir durante su ejecución. Refleja los bienes y servicios cuantificables provistos por una determinada intervención y en consecuencia, por una determinada institución.
Línea de Base: Es la primera medición de los indicadores seleccionados para medir los objetivos de una acción permanente o temporal, debe realizarse al inicio del Plan con la finalidad de contar con una "base" que permita cuantificar los cambios netos ocurridos en razón de su intervención.
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