La determinación de si la auditoría es eficaz o no y su influencia en la eficacia de la buena administración, constituye una toma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y funcionando eficazmente los cinco componentes del nuevo enfoque de control interno: entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión. El funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidos va a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios para determinar si el control interno y la gestión son eficaces.
Por otro lado, se ha determinado que la auditoría es eficaz, cuando no entorpece las funciones de la buena gestión y además cuando se toman en cuenta las sugerencias y recomendaciones de los grupos de interés del mismo y cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la gestión corporativa de las universidades públicas.
Interpretando a Andrade (2005)[25], se puede decir que el control eficaz consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión emanados del buen gobierno se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
Interpretando a Koontz, Harol & O´Donnell, Cyril (1990)[26], la auditoría académica eficaz, es el proceso de comprobación destinado a determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación.
De forma más concisa, E. Gironella Mac Graw, citado por el Informativo Caballero Bustamante[27]denomina auditoría académica eficaz al plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para ayudar ala buena administración en el mejor desempeño de sus funciones institucionales.
EFICIENCIA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
La eficiencia, está referida a la relación existente entre los servicios educativos prestados o entregados por las universidades nacionales y los recursos utilizados para ese fin, en comparación con un estándar de desempeño establecido..
La eficiencia, también puede ser conceptualizada como la virtud para lograr un efecto determinado; tal como sucede con las universidades nacionales al facilitar la solución de los problemas que enfrentan los usuarios y la colectividad en general.
La eficiencia, es la relación entre costos y beneficios enfocada hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos), con el fin de que los recursos (personas, vehículos, suministros diversos y otros) se utilicen del modo más racional posible.
La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se deseen alcanzar, esto significa eficiencia, lo que lleva a concluir que las universidades van a ser racionales si se escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los organizacionales y no los individuales. La racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la eficiencia.
La eficiencia busca utilizar los medios, métodos y procedimientos más adecuados y debidamente planeados y organizados para asegurar un óptimo empleo de los recursos disponibles. La eficiencia no se preocupa por los fines, como si lo hace la eficacia, si no por los medios.
La eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en la prestación del servicio educativo. La eficiencia aumenta a medida que decrecen los costos y los recursos utilizados. Se relaciona con la utilización de los recursos para obtener un bien u objetivo.
EFICACIA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES.
La eficacia o efectividad, se refiere al grado en el cual las universidades públicas logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse fijados por los directivos o exigidos por la sociedad.
La eficacia, es la virtud, fuerza y poder para gestionar, en nuestro caso, las universidades.
La eficacia o efectividad es el grado en el que se logran los objetivos institucionales. En otras palabras, la forma en que se obtienen un conjunto de resultados refleja la efectividad, mientras que la forma en que se utilizan los recursos para lograrlos se refiere a la eficiencia.
La eficacia, es la medida normativa del logro de los resultados. Las universidades nacionales disponen de indicadores de medición de los logros de los servicios educativos. Cuando se logren dichos resultados o estándares, se habrá logrado el objetivo de la gestión corporativa aplicada por este tipo de instituciones gubernamentales.
Para obtener eficacia tienen que darse algunas variables como:
a) Cualidades de la organización humana;
b) Nivel de confianza e interés;
c) Motivación;
d) Desempeño;
e) Capacidad de la Organización;
f) Información y comunicación;
g) Interactuación efectiva;
h) Toma de decisiones efectiva.
Si una universidad dispone de estas variables, refleja el estado interno y la salud de dicha entidad. Las universidades nacionales, dependen de la fuerza financiera o económica; pero deben tener en cuenta algunas medidas de eficacia administrativa, como por ejemplo:
a) Elevados niveles de moral de los empleados y satisfacciones en el trabajo;
b) Bajos niveles de rotación;
c) Buenas relaciones interpersonales;
d) Percepción de los objetivos de la entidad;
e) Buena utilización de la fuerza laboral calificada.
Para que las universidades nacionales alcancen eficacia, deben cumplir estas tres condiciones básicas:
a) Alcance de los objetivos institucionales;
b) Mantenimiento del sistema interno; y,
c) Adaptación al ambiente externo.
El alcance de la eficacia tropieza con la complejidad de exigencias de una entidad como sistema abierto. La eficacia y el éxito institucional constituyen un asunto muy complejo debido a las relaciones múltiples que se establecen con los elementos ligados a la entidad.
Cuando la buena administración se preocupa por hacer correctamente las cosas está transitando a la eficiencia (utilización adecuada de los recursos disponibles) y cuando utiliza instrumentos para evaluar el logro de los resultados, para verificar las cosas bien hechas con las que en realidad debían realizarse, entonces se encamina hacia la eficacia (logro de los objetivos mediante los recursos disponibles).
La eficiencia y la eficacia no van de la mano, ya que una universidad puede ser eficiente en sus operaciones, pero no eficaz, o viceversa; puede ser ineficiente en sus operaciones y sin embargo ser eficaz, aunque sería mucho más ventajoso si la eficacia estuviese acompañada de la eficiencia, con lo cual el presente y la prospectiva sería positiva. También puede ocurrir que no sea ni eficiente ni eficaz, por tanto la prospectiva sería negativa.
Según Koontz & O´Donnell (1999)[28], las autoridades y funcionarios responsables de la gestión institucional tienen diversidad de técnicas para lograr que los resultados se ajusten a los planes. La base de la gestión óptima de las entidades radica en que el resultado depende de las personas.
Entre las consideraciones importantes para asegurar los resultados y por ende la eficacia directivos tenemos: la voluntad de aprender, la aceleración en la preparación del equipo gerencial, importancia de la planeación para la innovación, evaluación y retribución al equipo gerencial, ajustes de la información, necesidad de la investigación y desarrollo gerencial, necesidad de liderazgo intelectual, etc.
Los resultados obtenidos por la gestión corporativa, no sólo debe darse para la propia institución, sino especialmente debe plasmarse en mejores servicios y en el contento ciudadano.
ECONOMÍA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
La economía, está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales las universidades públicas adquieren recursos, sean estos financieros, humanos, físicos o tecnológicos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.
La obtención de recursos humanos tiene un costo denominado costo laboral, en la medida que este costo sea el más óptimo para las universidades se está haciendo economía de recursos. Pero la economía también se da por la racionalización adecuada de los recursos. Allí donde existen los recursos en cantidad y calidad adecuadas se está apostando por la economía de la entidad.
La adquisición de recursos materiales, debe realizarse a los menores costos, para ello debe trabajarse con cuadros de cotizaciones, relaciones institucionales para obtener la cantidad y calidad de los recursos materiales que necesita la universidad. Los funcionarios deben practicar la austeridad del gasto, adquiriendo los recursos exactos que necesita la entidad. Cuando se adquieren recursos en mayores en cantidades mayores y fuera de los estándares de calidad que exige la entidad se está afectando la economía institucional.
La toma de decisiones de las autoridades y funcionarios tiene mucho que ver con la economía institucional, la gestión corporativa exige las mejores decisiones para que la entidad tenga economía en los escasos recursos que administra.
SINERGIA ENTRE LA AUDITORIA ACADÉMICA Y LA BUENA ADMINISTRACIÓN.
Adecuando el concepto de Encarta ® 2005. Sinergia, es la acción conjunta de dos o más instrumentos, la auditoría y la buena administración. El término se aplica de manera especial a la acción combinada de 2 o más actividades que resulta más poderosa que la suma de sus efectos cuando se gestionan por separado.
Por otro lado, sinergia, es la acción de dos o más causas cuyo efecto es superior a la suma de los efectos individuales.
También es el concurso activo y concertado de varios órganos, actividades, recursos, actividades, procesos, procedimientos para realizar una función.
El concepto de sinergia, no fue considerado por la corriente del pensamiento administrativo tradicional seguido por Drucker, nos parece que es muy enriquecedor de las relaciones del empleado con su trabajo, como así también el de cooperación, entendido como el comportamiento colectivo que hace que los actores procesen en conjunto sus recursos, conocimientos y aptitudes y aún sus emociones; ya que le otorga a éste una visión global del proceso y sus resultados, facilitándole a la organización la información necesaria para la toma de decisiones rápidas demandadas por su entorno, además de originar en cada integrante del equipo, individual y grupalmente, el sentimiento de satisfacción, pertenencia y reconocimiento en relación a la tarea desarrollada, motivándolo a continuar realizando sus mejores aportes al proceso."Pero entonces, ¿No podrían ellos destruir la productividad? Con certeza, si no fueran bien gerenciados. Es por eso que decimos que el líder de hoy precisa ser un capacitador de personas y un facilitador de grupos".Los fenómenos grupales son considerados por esta nueva corriente desde una perspectiva más moral y emotiva, y no sólo desde un rol o una función. A nuestro entender es una postura más adecuada en cuanto a la consideración del individuo, en relación a su trabajo, sus necesidades, anhelos, objetivos, satisfacción, pertenencia, etc. Se incorpora la totalidad del individuo a la Organización, incluyendo su personalidad, contrariamente al lineamiento seguido por Drucker, quien menciona que el individuo debe limitarse a desarrollar su trabajo, interesándose particularmente en el aspecto productivo del individuo y su especialización en el trabajo, sugiriendo que todo lo demás (sus emociones, valores personales, moral, etcétera) debe quedar fuera de la Organización, determinando la alienación del hombre.
Las acciones de control de la auditoría administrativa, en sinergia, con la buena administración, tiene el propósito que la entidad utilice sus recursos financieros, humanos y materiales de manera eficiente, eficaz y económica. Por esta razón los encargados de la auditoría deben detectar las causas de cualquier práctica ineficiente o antieconómica, incluyendo deficiencias en los sistemas de información gerencial, procedimientos administrativos o estructura organizacional y los responsables de la gestión deben utilizar ventajosamente las recomendaciones para obtener una gestión efectiva.
PRODUCTIVIDAD DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES.
La productividad es la producción de bienes y servicios por las universidades con los mejores estándares.
Las universidades nacionales, van a obtener mayor productividad cuando dispongan de una organización, administración y dirección adecuadas; lo que permitirá disponer de facultades con los mejores estándares en todos los aspectos; personal capacitado, entrenado y perfeccionado para prestar el servicio en las mejores condiciones, cumpliendo objetivos y facilitando la misión y visión de la universidad; costos asequibles y otros aspectos que resalten frente a otras instituciones educativas.
La productividad, es la combinación de la efectividad y la eficiencia, ya que la efectividad está relacionada con el desempeño y la eficiencia con la utilización de los recursos. Esto se puede representar de la forma siguiente:
Productividad = Efectividad / eficiencia.
El único camino para que una universidad nacional pueda crecer y aumentar su credibilidad social es aumentando su productividad y el instrumento fundamental que origina una mayor productividad es la gerencia corporativa, la utilización de métodos, el estudio de tiempos y un sistema de pago de obligaciones adecuado.
CUMPLIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES.
La responsabilidad social de las universidades públicas significa que tienen que cumplir con estándares nacionales e internacionales en el ámbito de los derechos humanos, sociales y ambientales, diversidad étnico-racial y género; incorporar comportamientos éticos en su relación con el Estado y el propio sector, respetando la ley y normas internacionales, a fin de contribuir a la lucha contra la corrupción; incluir procedimientos de fiscalización y monitoreo independiente que aporten credibilidad al comportamiento institucional.
En el contexto de la responsabilidad social, es fundamental cumplir con condiciones institucionales justas con los proveedores y otras entidades para que estos puedan también observar los estándares apropiados.
La institución debe incorporar en su gestión, decisiones, políticas e inversiones, la participación continua de los grupos de interés en función de sus derechos y de la sostenibilidad de sus operaciones. Este diálogo y participación debe incidir realmente en las decisiones de la entidad.
El papel de la universidad debe ser promover y demandar la aplicación de criterios sociales y medioambientales. Y por otra parte, considerando que la universidad nacional es un gran comprador e inversor en los procedimientos de compras y contrataciones públicas se deben incluir requisitos y normativas de Responsabilidad Social..
Igualmente, la universidad nacional debe recuperar e incrementar sus roles educativo y social en beneficio del conjunto de la sociedad.
La universidad nacional tiene también la posibilidad de aportar información para dar cuenta del comportamiento de estas.
La Sociedad Civil también tiene su papel en la Responsabilidad social de las universidades. Sin sociedad civil activa que demande una nueva forma de operar de las universidades no habrá una responsabilidad social real.
Gran parte del desarrollo de la responsabilidad social se origina como una reacción a las acciones de autoridades, funcionarios, docentes, trabajadores y estudiantes, grupos ambientales, de consumidores, de derechos humanos, políticos, de movilización ciudadana y de opinión pública frente a acciones de irresponsabilidad social institucional. Por tanto la sociedad civil debe tener un papel activo en la evaluación y monitoreo del comportamiento de las universidades, lo que requiere que conozca y domine tanto los conceptos como los instrumentos de responsabilidad social, y una constante información hacia las organizaciones de la sociedad civil; una demanda e influencia constantes hacia la universidad para que implemente políticas de responsabilidad social y ejerza sus roles; y participar en forma vinculante en los procesos de toma de decisión de políticas públicas en esta materia; una activa relación con organizaciones políticas y agencias gubernamentales para avanzar el desarrollo de procedimientos y regulaciones a la actividad institucional que exijan y mejoren su desempeño laboral, ambiental, tributario, de inversión comunitaria, investigación y desarrollo tecnológico; presión y demanda para que las universidades contribuyan permanentemente a la resolución de problemas sociales, laborales y ambientales a nivel local, nacional e internacional, garantizando la participación democrática, efectiva y transparente de los grupos de interés e iniciativas conjuntas desde la inversión comunitaria hasta procesos de sostenibilidad de las empresas de largo plazo.
Las universidades nacionales deben ampliar su radio de acción social, mediante acciones comunitarias de salud, capacitación, apoyo técnico y otras actividades de modo que la comunidad se identifique con las instituciones y no los vea lejanas e inaccesibles a su problemática. Las universidades nacionales forman médicos, contadores, economistas, ingenieros, administradores, etc.; pero los mismos no tienen ninguna relación de trabajo comunitario, siendo esto necesario para el cumplimiento de la responsabilidad institucional, como una forma de devolver el esfuerzo que hace la sociedad al pagar sus tributos, los que son utilizados por estas entidades como fuente de financiamiento.
MEJORA CONTINUA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES.
El proceso de transferencia de tecnologías y administración en la última década ha venido creciendo paralelo al proceso de modernización del país, entrar a evaluar la eficacia de estas tecnologías necesariamente implica: revisar en primera instancia de manera exhaustiva el contexto socio económico en el cual emergen, de igual forma analizar las problemáticas que se presentan en el proceso de implementación y finalmente delimitar las características fundamentales de su objetivo o razón de ser.
Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado por los empleados; así como también de los productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política requiere del compromiso de todos los componentes de la organización.
Es evidente que las tendencias mundiales muestran como las naciones se integran en comunidades que buscan fortalecerse mutuamente y fusionar sus culturas, esta integración va mas allá de tratados de libre comercio, apertura de importaciones y exportaciones, delimitación de políticas unificadas sobre el sector privado y penetra en la vida cotidiana de los miembros de la sociedad, en las practicas de las organizaciones y genera cambios sustanciales en la forma de vida del hombre moderno. La integración busca también la consolidación de bloques que aspiran a tener la hegemonía política, militar, ideológica en el reordenamiento internacional. El resultado de este proceso es un nuevo mapa económico, ideológico y político donde claramente se diferencian los países altamente competitivos y por consiguiente privilegiados en el mercado mundial.Este panorama nos muestra claramente como las reglas de la competitividad han cambiado, el rompimiento de fronteras en el ámbito geográfico, insita a un rompimiento en las mentalidades y una serie de imperativos que debemos atender si queremos trascender la condición de país periférico y en vía de desarrollo.
Penetrar en este nuevo orden implica reconocer el papel del conocimiento y de la información como generadores de desarrollo. Ahora mas que nunca es necesario asumir que el conocimiento y quien posee la información tiene poder en el plano empresarial, es claro el papel protagónico del conocimiento en el crecimiento de los sectores productivos. Por ejemplo la incorporación de tecnología de punta, conocimiento aplicado, de capacitación y calificación de mano de obra, los niveles cada vez mas especializados de división del trabajo, las habilidades y capacidades altamente calificadas requeridas para un optimo desempeño, la sistematización de practicas empresariales convertidas en modelos de gestión, los nuevos métodos y técnicas administrativas, entre otras son indicadores de la relación intima entre conocimiento, manejo racional de la información y crecimiento económico empresarial.
Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un departamento determinado como en toda la institución, se debe tomar en consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.
James Harrington (1993), para él mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresarioy del proceso.
Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo desarrollado.
Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera extensión histórica de uno de los principios de la gerencia científica, establecida por Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento Continuo dictado por Fadi Kbbaul).
L.P. Sullivan (1994), define el Mejoramiento Continuo, como un esfuerzo para aplicar mejoras en cada área de las organización a lo que se entrega a clientes.
Eduardo Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.
El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo. Es algo que como tal es relativamente nuevo ya que lo podemos evidenciar en los las fechas de los conceptos emitidos, pero a pesar de su reciente natalidad en la actualidad se encuentra altamente desarrollado.
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización, a través de este se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes. Hay que mejorar porque, "En el mercado de los compradores de hoy el cliente es el rey", es decir, que los clientes son las personas más importantes en el negocio y por lo tanto los empleados deben trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos de éstos. Son parte fundamental del negocio, es decir, es la razón por la cual éste existe, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atención necesaria. La razón por la cual los clientes prefieren productos del extranjeros, es la actitud de los dirigentes empresariales ante los reclamos por errores que se comentan: ellos aceptan sus errores como algo muy normal y se disculpan ante el cliente, para ellos el cliente siempre tiene la razón. La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles. El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de calidad cuestan dinero. Asimismo este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación continua, y la inversión en investigación y desarrollo que permita a la empresa estar al día con las nuevas tecnologías.
La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado por los empleados; así como también de los productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política requiere del compromiso de todos los componentes de la organización, la cual debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las actividades de cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la calidad de los productos o servicios que ofrece la compañía, así es necesario establecer claramente los estándares de calidad, y así poder cubrir todos los aspectos relacionados al sistema de calidad. Para dar efecto a la implantación de esta política, es necesario que los empleados tengan los conocimientos requeridos para conocer las exigencias de los clientes, y de esta manera poder lograr ofrecerles excelentes productos o servicios que puedan satisfacer o exceder las expectativas. La calidad total no solo se refiere al producto o servicio en sí, sino que es la mejoría permanente del aspecto organizacional, gerencial; tomando una empresa como una máquina gigantesca, donde cada trabajador, desde el gerente, hasta el funcionario del mas bajo nivel jerárquico están comprometidos con los objetivos empresariales.
OPTIMIZACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES.
La optimización de la administración de las universidades nacionales, se va a manifestar, cuando concurran eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos.
Cuando las universidades nacionales logren sus objetivos y metas previstas; cuando alcancen una relación entre el servicio académico entregado y los recursos utilizados, en comparación con un estándar de desempeño; cuando adquieran sus recursos en el nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiados y al menor costo; se estarían dando las condiciones para la optimización de la administración.
Es el grado en el cual las universidades nacionales logran sus metas y objetivos que pretendían alcanzar, previstos en los planes estratégicos y fijados por los órganos institucionales.
Dentro de la optimización de las actividades universitarias, debe considerarse la productividad de las actividades administrativas y académicas, la creación de valor en las universidades y otros aspectos relacionados
La optimización es un proceso que se inicia con la puesta en marcha de la gestión corporativa y su respectivo proceso que incluye la planeación, organización, dirección, coordinación y control; a lo que debe agregarse las políticas, estrategias y tácticas de las autoridades y funcionarios responsables mediante una adecuada toma de decisiones que conlleva a lograr la eficiencia de los recursos, economía de las actividades institucionales y el logro de las metas, objetivos y misión institucional.
Optimizar una universidad pública es trazarse planes y lograr los objetivos deseados a pesar de todas las circunstancias. Es lograr el desarrollo pleno de las potencialidades de los directivos, funcionarios, trabajadores y usuarios.
Las universidades deben desplegar optimización en sus procesos internos, con el fin de lograr que ellos reflejen o produzcan la calidad que el usuario de transporte urbano necesita.
COMPETITIVIDAD DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES.
Las universidades nacionales, siempre están en la búsqueda de la verdad, justicia social, solidaridad, libertad y confraternidad, la afirmación de valores nacionales, éticos, morales y cívicos; los cuales no los puede alcanzar si no dispone de competitividad institucional.
Las universidades nacionales, están en la búsqueda de la paz, la tolerancia, la no discriminación, la independencia y el respeto a la autoridades legítimamente elegida; lo que no puede alcanzarlo si no dispone de competitividad.
Las universidades nacionales están en defensa de la democracia, la libertad de pensamiento, pluralismo, solidaridad y compromiso con el pueblo peruano, humanidad y la vinculación e integración permanente con la realidad nacional, política, económica y social del Perú; lo que se es posible de alcanzarlo mediante la competitividad institucional
El ejercicio de la autonomía universitaria, autogobierno con participación corporativa de toda la comunidad universitaria, libertad de enseñanza, vinculación con la cultura universal, relación interinstitucional y cooperación interuniversitaria y servicio a la comunidad nacional; es posible de lograrse sólo con la competitividad de las universidades públicas.
El cumplimiento de las normas universitarias que garantizan la gratuidad de la enseñanza, solo se pueden dar con la competitividad institucional.
Actualmente todas las personas, instituciones, grupos económicos y los estados inclusive están en constante competencia. Es la competencia lo que lleva a desarrollar los mejores estándares para alcanzar la competitividad y permanecer en marcha.
La Competitividad es la contienda que tienen que librar las universidades internamente y especialmente externamente para tener la confianza de los usuarios de los servicios que presta a la comunidad.
La competitividad tiene que darse en las actividades administrativas y académicas de las universidades públicas para que ganen la contienda que tendrán con las universidades privadas.
La competitividad no es algo fortuito si no por el contrario, se logra alcanzar luego de un proceso que pasa por la aplicación correcta de las normas, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas en el contexto de los objetivos, misión y visión institucional; la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos escasos de estas entidades también contribuye a la competitividad; asimismo es parte de este proceso las políticas, estrategias y tácticas de la gestión teniendo en cuenta el interno y el entorno de estas entidades[29]
La competitividad de las Universidades Públicas, está referida a la eficiencia, eficacia y economía del proceso de la gestión corporativa con una incidencia en la satisfacción de los usuarios y de la colectividad.
CAPÍTULO VI :
Presentación, análisis e interpretación de la entrevista y encuesta realizadas
PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA REALIZADA.
La entrevista se realizó al siguiente personal:
PERSONAL ENTREVISTADO | NR | ||
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS | 15 | ||
FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL | 05 | ||
TOTAL | 20 | ||
Fuente: Elaboración de la autora.
PREGUNTA 1:
¿ La buena administración de las universidades nacionales puede utilizar ventajosamente la moderna auditoría académica ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 01
ALTERNATIVAS | CANT | % | |||
No es posible, son antagónicos | 5 | 25 | |||
Podría ser, es cuestión de analizarlo | 0 | 00 | |||
Si es posible, se interrelacionan | 12 | 60 | |||
Son aspectos muy técnicos | 1 | 05 | |||
No sabe, no responde | 2 | 10 | |||
TOTAL | 20 | 100 | |||
Fuente: Entrevista realizada por la autora.
INTERPRETACIÓN:
Los entrevistados en un 10% no saben y por tanto no responden sobre el tema preguntado. En un 5% argumentan que son aspectos muy técnicos. En un preocupante 25% dicen que la buena administración y control son antagónicos. Sin embargo un 60% dice que si es posible interrelacionar ventajosamente la buena administración de las universidades nacionales y la nueva auditoría académica.
Al respecto debemos indicar que la auditoría es una herramienta que puede facilitar la buena administración en la medida que se tomen en cuenta sus observaciones y recomendaciones.
PREGUNTA NR 2:
¿ Es posible obtener una buena administración de las universidades nacionales a través de la efectividad de la auditoría académica ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 02
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||||
No es posible | 2 | 10 | ||||
La gestión es cuestión de dinero | 2 | 10 | ||||
Si es posible | 14 | 70 | ||||
No sabe, no responde | 2 | 10 | ||||
TOTAL | 20 | 100 | ||||
Fuente: Entrevista realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
Los entrevistados en 70% responde que si es posible mejorar la administración de las universidades nacionales a través de la efectividad de la auditoría. El resto del personal entrevistado proporcionalmente contesta que no es posible, que la buena administración de las universidades es cuestión solo de recursos financieros y finalmente otro tanto demuestra que no sabe del tema preguntado.
Cuando la auditoría es efectiva, es decir participa con la administración en la consecución de los objetivos; se convierte en un facilitador para que exista una buena administración
El hecho de que haya una buena administración significará para las universidades eficiencia, eficacia, economía, productividad, mejora continua y competitividad.
PREGUNTA NR 3:
¿ En la actualidad se viene hablando de buena administración. La misma tiene como base un conjunto de principios para viabilizar la participación y el uso adecuado de los recursos. Es posible aplicar la buena administración en las universidades nacionales y además establecer una sinergia con la moderna auditoría académica para que estas entidades obtengan los mejores indicadores para la competitividad ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 03
ALTERNATIVAS | CANT | % | |||||
Si es posible | 10 | 50 | |||||
No es posible | 4 | 20 | |||||
Sólo de aplica a las grandes corporaciones | 2 | 10 | |||||
No hay un entorno apropiado para ello | 2 | 10 | |||||
Todo es cuestión de recursos financieros | 2 | 10 | |||||
TOTAL | 20 | 100 | |||||
Fuente: Entrevista realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
Al respecto un 50% responde si es posible aplicar la buena administración en las universidades nacionales y además establecer una sinergia con la auditoría académica para que estas entidades obtengan los mejores indicadores de productividad y competitividad institucional. Sin embargo preocupa que un 20% diga que no es posible realizar dicha aplicación; además un 20% conoce y comprende que esto se aplica solo en las grandes corporaciones; un comprensible 10% dice que no hay un entorno favorable por la verticalidad con que funciona el sector y otro 10% dice que la receta para superar todo esto son los recursos financieros.
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría académica se aplica mediante acciones de control continuadas y puntuales. Es posible que estas evaluaciones contribuyan a mejorar los estándares de productividad e incluso la responsabilidad social de las universidades nacionales ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 04
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||||
Si, totalmente de acuerdo | 16 | 80 | ||||
Si, de acuerdo | 04 | 20 | ||||
No, totalmente en desacuerdo | 00 | 00 | ||||
Podría ser. | 00 | 00 | ||||
No sabe, no contesta | 00 | 00 | ||||
TOTAL | 20 | 100 | ||||
Fuente: Entrevista realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
Lo cierto es que la auditoría académica es parte importante de la buena administración de las universidades nacionales. El 80% contesta que está totalmente de acuerdo que las evaluaciones continuadas y puntuales contribuyen a mejorar los estándares de productividad e incluso la responsabilidad social. Estas evaluaciones facilitan la eficiencia, eficacia y economía de los recursos humanos, materiales y financieros lo que permite alcanzar y superar los estándares de productividad institucional.
Los entrevistados en un 20% responden estar de acuerdo con la proposición, lo cual es buen indicador por el grado de comprensión que le dan a la auditoría y su contribución en la buena administración de estas instituciones.
PREGUNTA NR 5:
¿ La implantación y funcionamiento de la moderna auditoría académica, facilitará la seguridad razonable del cumplimiento de las actividades académicas y el cumplimiento de normas de las universidades nacionales ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 05
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||
Si | 18 | 90 | ||
No | 02 | 10 | ||
TOTAL | 20 | 100 | ||
Fuente: Entrevista realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
A un 90% de los entrevistados contestan que la implantación y funcionamiento de la moderna auditoría académica, si es la verdadera facilitadora de la seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos académicos. El resto contesta en sentido contrario.
De acuerdo con el Informe COSO, en un sentido amplio, el control interno ejercido por la auditoría se define como un proceso efectuado por las autoridades y el resto del personal de la universidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.
La moderna auditoria académica, al encargarse del control efectivo de las actividades académicas, es la herramienta para el cambio y la competitividad que las universidades nacionales necesitan para ser las entidades líderes del sistema educativo universitario.
PREGUNTA NR 6:
¿ Es posible propiciar la mejora continua de la gestión académica de las universidades nacionales, mediante la moderna auditoría académica ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 06
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||||
Si es posible. | 20 | 100 | ||||
No es posible | 00 | 00 | ||||
Son cuestiones diferentes | 00 | 00 | ||||
No sabe, no responde | 00 | 00 | ||||
TOTAL | 20 | 100 | ||||
Fuente: Entrevista realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
Los entrevistados al 100% responden que si es posible propiciar la mejora de la gestión académica, mediante la moderna auditoría académica.
El hecho que funcione sinérgicamente la auditoría y la administración en las universidades trae como consecuencia el cumplimiento de los objetivos lo que culmina con la mejora de la buena administración de las universidades nacionales, lo que se concretará en mejores indicadores institucionales.
La auditoría académica es la herramienta para alcanzar eficiencia, eficacia y economía y por tanto para el cambio y competitividad de las universidades nacionales en un contexto donde la comunidad universitaria y la comunidad en general es cada vez más exigente.
PREGUNTA NR 7:
¿ Podemos decir que la auditoría académica es la herramienta de la buena administración, que asegura el cambio y competitividad de las universidades nacionales ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 07
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||||
Si | 20 | 100 | ||||
No | 00 | 00 | ||||
TOTAL | 20 | 100 | ||||
Fuente: Entrevista realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
Los entrevistados en un 100% responden que si, se puede decir que la auditoría académica es la herramienta para el cambio y competitividad de las universidades nacionales, lo que asegura la continuidad y optimización de este tipo de entidades.
La auditoría se implanta con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos.
La auditoría permite a las autoridades hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los usuarios y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento, continuidad y optimización de los servicios que facilita.
La auditoría fomenta la eficiencia académica, reduce el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de la información.
PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENCUESTA REALIZADA
La encuesta se realizó de la forma siguiente :
PERSONAL ENCUESTADO | NR | |||
ALUMNOS DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES | 20 | |||
DOCENTES DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES | 20 | |||
PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LAS U. NACIONALES | 20 | |||
AUDITORES DE LA CONTRALORIA GENERAL | 10 | |||
PERSONAL DOCENTE DE AUDITORIA | 10 | |||
TOTAL | 80 | |||
Fuente: Elaboración de la Autora.
PREGUNTA 1:
¿ Actualmente la auditoría gubernamental realiza un adecuado control de las actividades académicas y administrativas en las universidades nacionales ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 01
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||
Si | 20 | 25 | ||
No | 60 | 75 | ||
TOTAL | 80 | 100 | ||
Fuente: Encuesta realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
Los encuestados en un 75% contesta que la auditoría gubernamental no realiza un adecuado control, especialmente de las actividades académicas, lo que no facilita el cumplimiento de los objetivos operacionales, financieros y de cumplimiento de las leyes de este tipo de entidades.
Por otro lado un 25% de los encuestados dice que si ha podido experimentar la existencia de un adecuado trabajo de la auditoría gubernamental.
Al respecto se debe aclarar que cuando se hace referencia a la auditoría gubernamental, estamos hablando de la auditoría financiera, auditoría de gestión y exámenes especiales.
Ante estos resultados, la receta es la aplicación de un tipo de auditoría especializada, como es la auditoría académica, orientada a evaluar todos los aspectos relacionados con la parte académica que llevan a cabo las universidades.
PREGUNTA NR 2:
¿ La administración institucional, cuando utiliza diversas herramientas de gestión y auditoría tiende a mejorar sustancialmente. En el caso de las universidades nacionales si se aplica los principios de la buena administración y las acciones de control de la auditoría académica, podría facilitarse la mejora continua y productividad ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 02
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||
Si, podría ser | 10 | 12.50 | ||
Es posible. Depende. | 10 | 12.50 | ||
Si totalmente de acuerdo | 60 | 75.00 | ||
TOTAL | 80 | 100.00 | ||
Fuente: Encuesta realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
El 75% de los encuestados contesta que universidades nacionales podrán cumplir sus objetivos y alcanzar los estándares de productividad si aplican sinérgicamente los principios de la buena administración y las acciones de control de la moderna auditoría académica.
La administración de una universidad nacional es la forma en que se dirige y controla dicha entidad. La buena administración refleja las relaciones de poder de las autoridades, docentes, trabajadores, alumnos, usuarios y otros grupos de interés denominados stakeholders.
La buena administración es un conjunto de estándares mínimos adoptados por las entidades líderes, que puede ser lograda por las universidades con la ayuda de la moderna auditoría académica
PREGUNTA NR 3:
¿ Las acciones de control, comprenden programas, procedimientos, técnicas y prácticas. Es posible que estos elementos sean utilizados por la moderna auditoría académica y faciliten la buena administración de las universidades nacionales ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 03
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||
Si | 70 | 87.50 | ||
No | 10 | 12.50 | ||
TOTAL | 80 | 100.00 | ||
Fuente: Encuesta realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
Los encuestados en un 87.50% acepta que la auditoría académica puede hacer uso de las acciones de control para concretar los programas, procedimientos, técnicas y prácticas para evaluar las actividades académicas de las universidades. El resto no acepto la proposición.
La aplicación de acciones de control para evaluar planes curriculares, capacitación docente, silbaos, registros académicos y otros aspectos relacionales con el proceso académico va a permitir en que medida se cumplen las políticas, normas y disposiciones de las autoridades.
En estas acciones de control se va a pedir la participación de docentes, estudiantes, personal administrativo y otros que participan en las actividades académicas para determinar la evidencia suficiente, competente y relevante sobre el proceso académico.
Estas acciones de control son verdaderas facilitadoras de la buena administración de las universidades.
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría académica se plasma en evaluaciones permanentes y puntuales. Este tipo de evaluación facilitará el mejoramiento de los servicios académicos que facilitan las universidades nacionales?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 04
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||
Si | 80 | 100 | ||
No | 00 | 00 | ||
TOTAL | 80 | 100 | ||
Fuente: Encuesta realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
El 100% de los encuestados ha llegado a conocer y comprender que la auditoría académica se concreta en evaluaciones permanentes y puntuales. Por tanto contesta positivamente que este tipo de evaluación si facilitaría el logro de los estándares para determinar el cambio y competitividad de las universidades nacionales.
La evaluación continuada se inscribe en el marco de las actividades corrientes y comprende unos controles regulares efectuados por la dirección, así como determinadas tareas que realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones.
El alcance y frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán principalmente en función de una evaluación de riesgos y de la eficacia de los procedimientos de evaluación continuada
Existe una gran variedad de actividades que permiten efectuar un seguimiento de la eficacia como: revisiones, evaluaciones, compulsas, comparaciones, conciliaciones y otras.
PREGUNTA NR 5:
¿ La efectividad de la auditoría académica consiste en la contribución al logro de los objetivos académicos y de cumplimiento normativo. Es posible alcanzar la efectividad de la auditoría académica en las universidades nacionales ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 05
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||
Si | 76 | 95 | ||
No | 04 | 05 | ||
TOTAL | 80 | 100 | ||
Fuente: Encuesta realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
Los encuestados comprenden los temas de gestión y auditoría por tanto su respuesta en un 95 % nos da a entender que han llegado a comprender que la efectividad de la auditoría académica consiste en la contribución al logro de los objetivos operacionales, financieros y de cumplimiento normativo y por lo tanto si puede alcanzarse dicha efectividad en las universidades públicas para facilitar la buena administración de este tipo de entidades.
La auditoría es relevante para la totalidad de la entidad o para cualquiera de sus unidades o actividades. Si las instituciones no alcanzan efectividad, no logran sus objetivos, por tanto no tienen razón de ser.
Los objetivos académicos pasan por la entrega de la mayor cantidad de conocimientos y experiencias, graduación y titulación en los plazos normales, ingreso al mercado laboral en condición de empleo en las mejores condiciones. La auditoría académica facilita estos propósitos.
PREGUNTA NR 6:
¿ La moderna auditoria académica tiene proceso, procedimientos, técnicas. La buena administración tiene principios, normas proceso, procedimientos. Es posible establecer una sinergia entre ambas para alcanzar estándares mínimos; alcanzar objetivos académicos y normativos; y por tanto obtener mejora continua, optimización y competitividad de las universidades nacionales ?
ANÁLISIS:
CUADRO NR 05
ALTERNATIVAS | CANT | % | ||
Si | 76 | 95 | ||
No | 04 | 05 | ||
TOTAL | 80 | 100 | ||
Fuente: Encuesta realizada por la Autora.
INTERPRETACIÓN:
Los encuestados al 95%, saben que las universidades no vienen teniendo una administración óptima y competitiva; sin embargo tienen confianza que al establecer una sinergia entre la moderna auditoría académica y la administración se puede alcanzar estándares mínimos; objetivos académicos, operacionales, financieros y normativos; mejora continua y finalmente la optimización y competitividad.
El propósito de la buena administración es contar con una recta gerencia; reconocer el derechos de todos los interesados; definir responsabilidades, asegurar la fluidez de la información y reconocer las relaciones con los grupos de interés. La buena administración sirve para tener la confianza interna y externa mediante la prestación del servicio en las mejores condiciones y con los costos mas asequibles a la comunidad.
CAPÍTULO VII :
Contrastación y verificación de los objetivos e hipótesis planteadas
CONTRASTACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
OBJETIVO PLANTEADO
Los objetivos, son los propósitos o fines esenciales que se pretende alcanzar para lograr la misión se nos hemos propuesto en el marco de la estrategia de trabajo llevada a cabo. En este sentido, el objetivo general de la investigación fue: " Determinar la manera en que la auditoría académica puede contribuir a la buena administración de las Universidades Nacionales en el Perú ".
RESULTADOS OBTENIDOS
El hecho de haber identificado la problemática de las universidades nacionales y haber propuesto a la efectividad de la moderna auditoría académica en sinergia con la buena administración, significa que estamos propiciando el cambio, la mejora continua, optimización y competitividad de este tipo de entidades.
En el planteamiento teórico, se ha realizado el estudio analítico de los diferentes aspectos de las universidades nacionales, auditoría académica, buena administración y la forma como propician, el cambio, la optimización y competitividad de estas entidades. Asimismo se hace referencia a las pautas para administrar y controlar con eficiencia, economía y eficacia las actividades académicas y los recursos de las universidades.
Por otro lado, los entrevistados y encuestados formulan un conjunto de respuestas relacionadas al tema de investigación, las mismas que concuerdan que la auditoría académica y las acciones de control de tipo puntual o permanente, facilitan la buena administración de las universidades.
La universidades no pueden estar seguras que los servicios académicos son eficientes y eficaces, si no aplican una evaluación a dichos servicios, mediante la auditoría académica.
CONTRASTACIÓN Y VERIFICACIÓN
La manera que la auditoría académica puede contribuir a la buena administración es mediante la evaluación al personal, políticas, normas, procesos, procedimientos, documentos y otros elementos de la actividad académica. Todo esto está desarrollado en el marco teórico del trabajo.
De acuerdo con los resultados obtenidos, queda contrastado que el objetivo ha resultado congruente con la realidad y el futuro de las universidades nacionales, por tanto es factible de verificación en el contexto del trabajo llevado realizado.
La buena administración está relacionada al cumplimiento de acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de las universidades, la misma que es facilitada por una relevante herramienta de control como es la auditoría académica.
La buena administración, es el proceso emprendido para coordinar las actividades con la finalidad de lograr los estándares mínimos de la entidad, la misma que es facilitada con la auditoría, a través de la evaluación de los recursos institucionales.
CONTRASTACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LAS HIPÓTESIS PLANTEADAS
HIPÓTESIS PLANTEADA
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