Diseño de un manual de normas y procedimientos administrativos (página 3)

1.2.2.15. Trabajo de no Asociado.

La cooperativa podrá excepcionalmente, contratar los servicios de personas no asociadas a la cooperativa para la realización de un trabajo en particular, siempre y cuando, dicho trabajo no pueda ser realizado por los asociados. Esta relación será objeto de dependencia laboral, y por lo tanto, estará sujeta a cualquier disposición que la legislación laboral aplicable a los trabajadores disponga; dicha relación de dependencia terminara cuando los trabajadores se asocien a la cooperativa.

Las personas que ejecuten trabajos de manera habitual para la cooperativa por un período mayor o igual a seis (6) meses, tendrán derecho a exigir su ingreso como asociados, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en los estatutos, y dieran fin a la relación laboral que poseen con la asociación cooperativa.

1.3 OBJETIVO GENERAL DE LA INSTITUCIÓN.

Desde su fundación la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiple Araya R.L ha percibido como su objetivo principal el fomentar el desarrollo del movimiento cooperativo entre los habitantes de la península de Araya, así como mantener un buen fluido de comunicación e integración con las demás cooperativas establecidas a lo largo y ancho del territorio, es decir, gracias a la integración y comunicación que existe entre las cooperativas cualquier asociado puede gozar de los servicios, a precio de asociado, en cualquier cooperativa de la nación.

• Dentro de sus objetivos con la comunidad se encuentra el de ofrecer los servicios de: distribución de productos y bienes de consumo, brindándole a sus asociados, beneficiarios y publico en general los servicios de protección social, además ofrece los servicios funerarios a la comunidad el cual ha sido uno de los objetivos principales que tuvo la cooperativa desde sus inicios dado que en la actualidad este servicio es muy costoso.

• Los convenios establecidos con otras cooperativas, ha servido de mucho, a la hora de prestar los servicios de protección social a los cooperativistas, un ejemplo de estos convenios es la venta de cauchos a los asociados y al publico en general gracias a la colaboración prestada por la Central Cooperativa de Aragua.

• Brindar a sus asociados el servicio de ahorro y crédito, ha sido un punto favorable para la comunidad dado que el cobro del impuesto al debito bancario ha facilitado que muchas personas soliciten el servicio de ahorro y crédito prestado por la cooperativa, ya que les permite hacer uso de los prestamos que ofrece la institución por los cuales cobran un bajo porcentaje por concepto de interés.

1.4 ASPECTOS LEGALES.

La cooperativa a través de las actividades que realiza tiene como objetivo principal proporcionar a las personas cierto grado de bienestar económico y social al colocar en el mercado bienes y servicios a precios más bajos.

En lo que respecta a la personalidad jurídica de las cooperativas, esta es adquirida mediante autorización del ejecutivo nacional a través de la Superintendencia Nacional de Cooperativas. En cuanto a los aspectos legales que regulan a las cooperativas está basada fundamentalmente en lo previsto en la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela (Artículos Nº 70, 118, 184,308) referidos éstos a como promover el bienestar general y la seguridad social del país.

Otros aspectos a considerar para que las cooperativas puedan realizar mejor sus actividades y poder así enfrentar hechos que puedan repercutir de una u otra forma en su normal funcionamiento, son las normas legales dispuestas en el Código Civil de Venezuela y las establecidas en él artículo Nº 353 del Código de Comercio. Igualmente en cuanto a su domicilio, el Código Civil establece que esta se hallara en su dirección o lo que disponga sus Estatutos o Leyes especiales.

Las cooperativas además de regirse por la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, también se rigen por lo dispuesto en el Código Civil, por ser persona natural (Artículo Nº 28). Por otra parte, el Código de Comercio en sus artículos 32, 34 y 36 establece las normas para llevar los libros de contabilidad, donde se menciona los libros que se deben llevar y las prohibiciones en cuanto a enmendaduras y alteraciones.

Cabe destacar que las normativas legales existentes en otras leyes también son consideradas por la constitución y funcionamiento de las cooperativas, de allí que las cooperativas para ser asociaciones sin fines de lucro, quedan exento del pago de impuesto sobre la renta, Artículo 12 de dicha ley , así como también lo establecido en el Artículo 14 y 35 de la Ley de Impuesto sobre Sucesiones y otros Ramos de la Renta Nacional en la cual expresa que todo los donativos realizados a las Cooperativas quedan exentas de este impuesto.

Para regular la actuación de las cooperativas, el estado venezolano creó los siguientes organismos nacionales y estadales:

Organismos Nacionales:

• Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP).
• Central Cooperativa Nacional de Venezuela (CECONAVE).

Organismos Estadales: (solo para el estado Sucre).

• Central Cooperativa de Sucre (SECOSUC).

La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, se rige por una serie de leyes que le brinda carácter jurídico o legal, estas leyes se presentan a continuación:

• Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.
• (Artículos: 70- 118- 184- 308).
• Código Civil (Artículo: 28).
• Código de Comercio (Artículos: 32- 34- 36- 353).
• Ley Especial de Asociaciones Cooperativa.
• Ley de Impuesto sobre la Renta (Artículo: 14).
• Ley de Impuesto sobre Sucesiones u Otros Ramos de la Renta Nacional (Artículos: 14- 35 las donaciones están exentas de este tipo de impuesto).
• Ley Orgánica del Trabajo.
• Ley General de Bancos y otras Instituciones de Crédito (Artículo: 19).
• Ley de Empresas de Seguro y Reaseguros (Artículo 5 parágrafo Único).
• Ley de la Administración Financiera del Sector Publico.
• Ley de Creación, Estimulo, Promoción y Desarrollo del Sistema Microfinanciero (Ley de Microfinanzas)
• Reglamento de la Ley General de Asociaciones Cooperativas (vigente solo los Artículo s: 106- 107 salvo el literal E _108- 110).

1.4.1. Revisión de los Estatutos por los que se rigen los Departamentos de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiple Araya R.L

Los Estatutos son documentos de carácter jurídico que deben poseer todas las cooperativas que se quieran constituir como tal (ver anexo Nº 1). El artículo 13 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas desglosa los requerimientos mínimos que deben tener presente las cooperativas a la hora de redactar o elaborar sus estatutos.

La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, R.L; posee una serie de estatutos que fueron modificados y puestos en vigencia el 27 de Julio de 2.002, fecha esta en que se llevó a cabo la II ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE ASOCIADOS Y DELEGADOS. Dicha modificación fue con la finalidad de adaptar los estatutos a la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas la cual entró en vigencia el 18 de Septiembre de 2.001.

Para la elaboración del proyecto de estatutos se designo un grupo promotor que deberá estar integrado por un numero de personas mayor o igual a tres (3); este grupo de personas tendrá la obligación de redactar este proyecto tomando en cuenta las necesidades y funciones de la cooperativa en cuestión. Una vez concluidos o terminados los estatutos deberán los miembros de este comité, someterlo a juicio con los demás miembros de la cooperativa para aprobarlo, modificarlo o rechazarlo de ser necesario.

Los estatutos de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, R.L, están distribuidos en una serie de capítulos que se describen a continuación:

CAPÍTULO I

Este capítulo comprende dos (2) artículos.

Artículo 1. Denominación, Régimen y Duración. En el cual se indica el nombre de la asociación cooperativa y también se expresa el cambio de la modalidad de AHORRO Y PRÉSTAMO por asociación cooperativa de SERVICIOS MÚLTIPLES, y la adopción del régimen de Responsabilidad Limitada, por ser asociaciones cooperativas, este tipo de empresas comunitarias tienen una vida indefinida como asociación.

Domicilio. La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, R.L, establece en los estatutos como domicilio legal la comunidad de Araya en el estado Sucre, prestando de esta manera sus servicios a todas las comunidades que lindan con esta población.

Artículo 2. Objeto. Dentro de los objetivos que pretende alcanzar la asociación está la de desarrollar el movimiento cooperativo, no solo con las demás cooperativas que hacen vida en la comunidad, si no con aquellos organismos que comprende el municipio. Ofrecer servicios de alimentos, fotocopiado, salud, soluciones financieras, soluciones funerarias y cualquier otro tipo de servicio que ayuden a la población peninsular, pues es el objetivo que percibe esta cooperativa, es fomentar la educación cooperativa a través de cursos, talleres, charlas, seminarios o cualquier otro medio de enseñanza que es tan importante en estos momentos tan difíciles que viven los peninsulares.

CAPÍTULO II, Se Refiere a los Asociados:

Comprende una serie de cinco (5) artículos los cuales muestran las exigencias que deben tener cualquier persona que desee ser socio o beneficiario de la cooperativa, dentro de estas exigencias se pueden mencionar:

Artículo 3. Este articulado se refiere a los requerimientos que debe tener toda persona que quiere formar parte de la Asociación Cooperativa como asociado.

• Ser mayor de edad o menor con autorización de su representante legal.

• Conocer todo lo relacionado a los principios cooperativos, reglamentos internos y cualquier norma legal que sustente el movimiento cooperativo.

• Suscribir un número de certificados de asociación y aportación los cuales son parte importante en la constitución del capital de la cooperativa. Dentro de la cooperativa no se puede exigir ningún otro requisito económico para formar parte de la misma.

• No tener conflictos o cualquier actividad que vaya en detrimento de la cooperativa o con alguno de sus organismos de integración.

Artículo 4. Deberes y Derechos de los Asociados.

La Asociación Cooperativa muestra los deberes y derechos que deben tener los asociados con la cooperativa; así como los de la cooperativa con sus asociados, además de los ya señalados en el artículo 21 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, dentro de estos deberes y derechos se pueden mencionar los siguientes:

• Participar en las actividades promocionadas por la cooperativa, proyectar y promover la imagen de la cooperativa en la comunidad.

• Cubrir el valor de los certificados de aportación y asociación en el momento en que el Consejo de Administración lo dictamine y además cancelar el porcentaje que se dictamine para el aumento del capital de la cooperativa.

• Obtener respuesta verbal o por escrito de los planteamientos realizados, así como los logros obtenidos por la cooperativa en su desempeño.

• Utilizar los servicios que ofrece la cooperativa en el momento que sea pertinente.

Artículo 5. Pérdida del Carácter de Asociado.

Las personas que tienen participación como socios en la cooperativa pueden perder esta condición por un número de causas las cuales se muestran a continuación:

• Muerte del asociado o fin de la existencia de cualquier sociedad jurídica.

• Renuncia por parte del asociado a la cooperativa.
• Incumplimiento de sus deberes. Salvo que el socio pueda justificar las causas por las cuales no puede hacer frente a sus responsabilidades. (estipulado en el artículo 19 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas).

• Cuando la asamblea dictamine la exclusión.

• Por extinción de la cooperativa.

Artículo 6. Reintegro en caso de Retiro.

Cuando un asociado se separe de la cooperativa, sea excluido o pierda su condición como tal, se procederá a devolver el valor de sus certificados de asociación y de aportación a éste, a sus representantes, a sus beneficiarios o a sus herederos legítimos.

Los certificados serán devueltos en su totalidad en el momento en que se produzca la disolución, siempre y cuando la cuantía de estos certificados no sea demasiado sustancial en sus montos y por ende no pueda ser afrontada al momento, en estos casos el Consejo de Administración dictaminará las formas de pago de dichos títulos.

Cuando el asociado pierda este carácter por exclusión de la asamblea por encontrarse mal manejo de los fondos de la cooperativa, el Consejo de Administración estará facultado a retener el montó de los certificados hasta que haya sido resuelta la situación, en caso de demostrar la malversación y esta sobrepase lo retenido por concepto de certificados, el socio podrá ser sometido a acciones judiciales.

Causales de Exclusión.

Cuando un asociado muestre mala conducta o realice actos que se traduzcan en grave perjuicio moral contra la cooperativa, sus intereses o contra el personal directivo o trabajadores, será causa justificada de exclusión.

CAPÍTULO III:

Se refiere al funcionamiento y a la administración a los cuales se hace referencia en el punto 1.2.2 del presente capitulo.

CAPÍTULO IV.

Artículos 26 y 27 se refieren a la afiliación y la desafiliación los cuales rezan lo siguiente:

El Consejo de Administración conjuntamente con el Consejo de Vigilancia tendrá la potestad de aceptar o aprobar la afiliación de la cooperativa con cualquier organismo de integración o con cualquier otra cooperativa.

De la misma manera el Consejo de Administración y Vigilancia podrá, previa elaboración de un informe, explicar las causas donde justifique la desafiliación de la cooperativa con cualquier organismo de integración o con cualquier cooperativa; una copia de este informe será enviada al organismo de integración, otra copia debe ser enviada a la Superintendencia Nacional de Cooperativas y la otra copia debe ser enviada a los asociados, a través de la Asamblea siendo esta última la que emita la aprobación de la decisión a tomar.

Así mismo, el Consejo de Administración es el encargado de escoger y sustituir los delegados que van a representar a la cooperativa, ante el organismo de integración, dichos delegados tendrán que mantener informado por escrito de todos los acuerdos y resoluciones tomadas en dichas reuniones. Artículo 28 de los Estatutos de a Asociación Cooperativa.

CAPÍTULO VI.

De los Recursos Económicos y Duración del Ejercicio Económico

Artículo 28.

Los recursos económicos de la Cooperativa están integrado por:

1. Certificados de Aportación.
2. Certificados de Asociación.
3. Certificados de Inversión.
4. Certificados Rotativos.
5. Donaciones, auxilios y legados que reciban.
6. Fondos provenientes de los porcentajes que se destinen a su incremento.

Los certificados de asociación tienen un valor unitario de Un Mil Bolívares (Bs. 1.000,00), y los certificados de aportación son establecidos en los reglamentos internos de cada departamento, estas dos modalidades de certificados son pagados en el momento en que el socio potencial desee suscribirse a la asociación cooperativa y no podrán ser transferibles ni devengarán intereses.

Las otras dos modalidades de certificados con los que cuenta la cooperativa para obtener sus recursos económicos es a través de la venta de certificados de inversión y certificados rotativos, estos certificados se ponen a disposición de los asociados cuando la cooperativa decide ejecutar un proyecto y este tipo de certificados deberán ser aprobados por la asamblea.

El ejercicio económico de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, R.L comienza el primero (1) de enero y termina el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, con excepción del primer ejercicio económico que tuvo su inicio en el momento que fue publicada en la Gaceta Oficial de la República y hasta la fecha de terminación señalada.

CAPÍTULO VI:

Referente a los Fondos, Reservas y Excedentes se establece lo siguiente:

Artículo 29. Fondos y Reservas.

La Asociación Cooperativa Araya, R.L, destina cada año un porcentaje de sus excedentes para mantener los Fondos de Emergencia, Educación, Cultura y Deporte y para los Fondos de Protección Social y Proyectos de Construcción. La Asamblea de Asociados tendrá la potestad de crear los fondos que crean convenientes.

Artículo 30. Fondo De Reserva De Emergencia.

La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, destina el 1% de las utilidades bruta y el 10% después de haberse deducido de la utilidad antes de fondos y reservas los anticipos societarios. Como toda reserva de emergencia, estos fondos son creados con la finalidad de cubrir cualquier eventualidad que subsista, de no cubrirse dichas eventualidades con el total de estos fondos, se destinarán los aportes de los socios para solventar tales contingencias.

Artículo 31. Fondo de Protección Social.

La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, destina el 1% de las utilidades brutas y el 10% después de haberse deducido de la utilidad antes de fondos y reservas los anticipos societarios. Estos fondos son creados con la finalidad de atender situaciones especiales de los trabajadores y asociados; será responsabilidad del Consejo de Administración presentar a la Asamblea para su consideración y aprobación las posibles situaciones que ameriten y que deben atenderse con estos fondos.

Artículo 32. Fondo de Educación.

La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, destina el 1% de las utilidades bruta y el 10% después de haberse deducido de la utilidad antes de fondos y reservas los anticipos societarios. Estos fondos son creados con la finalidad de atender las actividades educativas, deportivas y culturales de la cooperativa.

CAPÍTULO VII.

De los Libros, Registros y de la Contabilidad.

La cooperativa como en toda empresa es necesario y obligatorio que lleve libros de registros y contabilidad, los cuales son exigencia de la Superintendencia Nacional de Cooperativas; esto libros deberán ser empastados, numerados, foliados y sellados.

Dentro de los libros que lleva la cooperativa se encuentran:

• Libro de Actas de Asambleas.
• Libro de Asistencia a las Asambleas.
• Libro de Actas del Consejo de Administración.
• Libro de Actas del Consejo de Vigilancia.
• Libro de Actas de los Departamentos.
• Libro de Registro de los Asociados.
• Libros de Contabilidad.

CAPÍTULO VIII.

Se refiere al a Disolución y la Liquidación.

En donde La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, R.L. podrá disolverse y liquidarse de acuerdo a lo establecido en los artículos 71 y 76 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas los cuales rezan de la siguiente manera:

Artículo 71: Las cooperativas se disolverán por las siguientes causas:

1. Decisión de por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%) de los presentes en la Asamblea o reunión general de asociados, realizada de conformidad con el quórum que se establezca en el estatuto, convocada para tal fin.
2. La imposibilidad manifiesta de realizar el objeto social de la cooperativa o la conclusión del mismo.
3. Reducción del número de asociados por debajo del mínimo legal establecido en la ley, durante un período superior a un año.
4. Transformación, fusión, segregación o incorporación.
5. Reducción del capital por debajo del mínimo establecido por el estatuto por un período superior a un año.
6. Cuando no realice actividad económica o social por más de dos años.
7. Cuando el pasivo supere al activo y no pueda recuperarse la cooperativa después de establecido el régimen excepcional previsto en la Ley.

Artículo 76:

Finalizado el proceso de liquidación, la comisión liquidadora o el juez, según sea el caso, emitirá una certificación de liquidación que será entregada al registro en donde se inscribió la cooperativa para que éste haga constar la extinción de la persona jurídica. Igualmente se enviará copia de la certificación de liquidación a la Superintendencia Nacional de Cooperativas.

1.5. BASES FILOSÓFICAS DE LA COOPERATIVA

MISIÓN DE LA ASOCIOCIÓN COOPERATIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES ARAYA R.L

La misión de la cooperativa es ofrecer servicios de ahorro y crédito a sus asociados, servicio de salud integral y funeraria a sus asociados y público en general del Municipio Cruz Salmerón Acosta, implantando los concepto genuinos del sano cooperativismo para ayudar en el logro del bienestar socioeconómico de los pobladores de este terruño peninsular del estado Sucre y a la vez que se cumpla con el bien comunitario.

VISIÓN DE LA ASOCIOCIÓN COOPERATIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES ARAYA R.L.

La visión de la cooperativa es desarrollar e implantar las estrategias financieras que ayuden a los socios en su planificación económica con el fin de crear y preservar el concepto comunitario de las cooperativas de ahorro y crédito, servicios de salud y funerarios de fácil acceso, con razón social y que beneficie a la familia en general.

1.6.- BASES TEÓRICAS.

1.6.1. MANUALES

Definiciones de Manuales:

Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea de manera conjunta o separada. Según Alonzo, J (1988:25)

"Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de políticas, prácticas y procedimientos administrativos; su propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la función exacta de cada fase del negocio de la empresa".

Es decir, los manuales son guías que se elaboran para mantener actualizados los distintos procesos que realiza la empresa.

Los manuales son también instrumentos que sirven de control interno ya que en ellos quedan establecidos los procedimientos que se siguen en la empresa. A través de ellos se pueden comparar y controlar todas las actividades.

Los Manuales son los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

1.6.1.1. Características de los Manuales:

Entre las características de los Manuales se encuentran:

• Son la base del control operacional contable, ya que en ellos se describe la información referida a normas, políticas y procedimientos contables por los cuales se evaluará el desarrollo operacional.

• Su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de terceras personas, para que al leerlo las instrucciones sean bien interpretadas.

• Son flexibles debido que se elaborarán considerando la posibilidad de cambios, es decir, deben ser diseñados de forma flexible que permitan amoldarse a diversas eventualidades, con el fin de enfrentar los cambios que se produzcan en el entorno empresarial.

• Los manuales deben mantener uniformidad en los criterios de redacción en las secciones, puesto que éste conllevará a un mejor entendimiento. Un alto grado de confianza, orden y consistencia en las acciones a ejecutar.

1.6.1.2. Clasificación de los Manuales, según Duhalt M. (1.997:20):

De Acuerdo a su Contenido:

Los manuales pueden clasificarse como:

• Manuales de Historia de la Empresa
• Manual de Políticas de la Empresa.
• Manuales de Organización de la Empresa.
• Manuales de Procedimientos de la Empresa.
• Manuales de Contenido Múltiple.

De acuerdo a su Función Específica:

Los manuales pueden ser:

• Manuales de Personal
• Manuales de Compra
• Manuales de Producción.
• Manuales de Venta.
• Manuales de Finanzas
• Manuales de Otras Funciones.

1.6.1.3. Ventajas de los Manuales:

Según Duhalt M. (1977:26) el uso de los manuales ofrece cuantiosas ventajas entre las cuales se pueden mencionar:

• Facilitar la revisión constante de las políticas y procedimientos, revelando las diferencias o debilidades.
• Permite conocer detalladamente todas las actividades de un área de la Institución, la responsabilidad individual y los procedimientos.
• Establecen la continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo.

• Hacen más eficaz y eficiente el trabajo del personal, y el registro de las operaciones, evitando que se alteren arbitrariamente.
• Sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria.

• Sirven como herramienta en el entrenamiento y capacitación del personal en su rango, ayuda a la selección de trabajadores en caso de vacantes.

• Al estar por escrito, quedan claramente establecidas las funciones a ejecutar para cada trabajador controlando así las actuaciones de cada uno.
• Ahorra tiempo a la organización, ya que evita repetir información, explicaciones. o instrucciones similares.

• Asegura la continuidad de las operaciones de la empresa, durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular.

• Facilita la coordinación del trabajo y a su vez reduce la duplicación de funciones.

• Son un instrumento de gran utilidad en el trabajo de auditoria, puesto que muestran los detalles del sistema y sirve como medio para verificar el procedimiento correcto a seguir.

• Son una fuente permanente de información.
• Permiten el mejor entendimiento de las normas de la empresa, así como la responsabilidad individual y en los procedimientos, de cada trabajador.

1.6.1.4. Desventajas de los Manuales.

Entre las desventajas más resaltantes de los Manuales según Duhalt M. (1977:28) se encuentran:

• Requieren de una gran cantidad de tiempo en su elaboración por su gran volumen.

• Quitan discrecionalidad al personal lo que se traduce en un freno para la iniciativa individual.

• El costo de conformación y revisión puede ser elevado.

• El trabajo se centra exclusivamente a lo dispuesto en el manual.

• Pierden vigencia con mucha rapidez, lo que implica actualizarlos con el tiempo.

• Reprimen el pensamiento creativo o individual del personal.

• Requiere del personal capacitado para su elaboración.

• Una redacción errónea puede dar lugar a la distorsión de sus objetivos.

1.6.1.5. Objetivos de los Manuales:

Los manuales cumplen los siguientes objetivos:

• Presentar en forma adecuada y sistemática las normas y procedimientos de cada área o de una en especial.
• Sirven de guía para la evaluación de la eficiencia general.

• Facilitar el aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la Institución.

• Facilitar el pronunciamiento actualizado, conciso y claro de las funciones exactas de cada fase de la empresa.

• Dotar a la Institución de una herramienta que indique la forma de proceder y la continuidad de sus procedimientos.

• Reducir errores, omisiones y desperdicios de insumos.

• Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el cumplimiento de sus funciones.

• Servir como instrumento de consulta para la elaboración de los estados financieros.

• Facilita la continuidad de los procedimientos aún cuando se sucedan cambios.

• Minimizar la labor de los supervisores para que dediquen más tiempo a la planificación.

1.6.1.6. Contenido de los Manuales:

El autor Duhalt M. (1977:27) considera que:

"los Manuales contienen, en su forma especifica, políticas, normas, procedimientos, organización, historias, aspectos legales y principios específicos del área a la cual se destinan, así como formularios, organigramas, flujogramas, modelos de informes y en algunos casos, estándares para medir el desenvolvimiento operacional, entre otros".

Los Manuales pueden contener instructivos referentes a:

• Prólogo o introducción.
• Utilización de formularios.
• Registros de contabilidad.
• Preparación de informes financieros
• Código y catálogo de cuentas.

• Organigrama representativo de la estructura organizacional.

• Descripción detallada de jerarquías, funciones, alcance de autoridad, responsabilidad y relaciones tanto de líneas como de staff.

• Principios de organización que han servido de base a la organización adoptada.

• Declaración de objetivos de la Institución.

• Políticas generales de la Institución.
• Descripción en forma ordenada de las diferentes etapas de los procedimientos, indicando las diferentes unidades interventoras en los mismos.
• Flujograma representativo de los procedimientos descritos.

1.6.1.7. Importancia de los Manuales:

Su importancia radica en que es una herramienta que sirve para el manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean éstos recursos humanos o materiales; a su vez, constituyen un medio para agilizar los procesos contables y aumentar el logro de sus objetivos.

Por otra parte, el manual ofrece al personal una guía para la ejecución de sus labores, que resultará particularmente valiosa para instruir al personal de reciente ingreso, y es de gran utilidad para evitar errores o pasar por alto aspectos elementales.

Un manual le permite a la empresa contar con un medio de consulta sobre la realización de las operaciones que en él se contemplan, contribuye a mejorar la calidad y oportunidad de la información así como también minimizar los errores humanos que pudieran existir por la falta de un material de información de este tipo.

La idea de implantar manuales en la empresa es que esta continúe trabajando en la misma eficiencia durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular.

Los manuales son una fuente importante de información escrita y son un instrumento de acción para el control global de la organización. Además, son medios viables parta comunicar políticas, acelerar el entrenamiento de los nuevos empleados y recopilar decisiones pasadas de la administración lo que permitirá por una parte la continuidad de sus futuras decisiones y por otra, decidir sobre los cambios a implementar.

Por ello es importante para las empresas contar con manuales de procedimientos contables, administrativos o financieros para lograr con mayor eficacia los objetivos o metas propuestas.

1.6.2. Pasos para Diseñar un Manual:

La autora Hemández Ysoris H. (2001:27) considera que existen pasos importantes en la elaboración de un manual, en este caso hay que hacer una planificación del trabajo para lograr que sea efectivo y adaptable a las necesidades de la Institución que la va a utilizar.

Se debe contar con la información pertinente, para lo cual se necesita de la máxima colaboración del personal de la Institución.

Los pasos que deben seguirse para diseñar un manual son los siguientes:

1.6.2.1. Evaluación de la Organización:

Antes de comenzar la preparación del manual, debe hacerse un estudio exhaustivo de la Institución. Sus procedimientos, normas y políticas, para garantizar que pueda adaptarse a los requerimientos propios de la Institución a utilizarlo.

1.6.2.2. Planificación de la Investigación:

Debe realizarse un planteamiento a seguir para la elaboración del trabajo, debe seguirse un esquema clasificado y numerado de acuerdo a la especificación de los puntos que se van a incluir. También debe medirse el tiempo estimado de culminación.

1.6.2.3. Recopilación de la información:

Para la recopilación de datos, se usar varios medios:

• La investigación documental, directamente de los archivos de la institución.

• Entrevistas realizadas al personal, para obtener información sobre las actividades en las que interviene, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿para qué las ejecutan?, recolectando además las formas empleadas en las operaciones.

• Entrevistas a supervisores, para completar, aclarar y aprobar la información generada por los que ejecutan las operaciones.

• Observación directa del proceso, para constatar los datos recolectados.

1.6.2.4. Elaboración del Manual:

Después de haber recolectado la información necesaria para la realización del manual, se procede al diseño del mismo, tomando en cuenta:

• El tamaño del formato ha seleccionar, generalmente se usa el estándar.

• La diagramación, con ella se procura ubicar fácilmente la información, así como la esquematización de los procesos utilizados. Se deben mostrar flujogramas que incluyan las labores, métodos y procedimientos de manera analítica, flujogramas panorámicos de todo el proceso, de igual forma cualquier otro diagrama que se necesite.
• La redacción del manual, debe ser de manera clara y sencilla, sin utilizar lenguajes técnicos, además no debe quedar nada sobreentendido, ya que de su interpretación depende su efectividad. Una lectura clara, precisa y concisa permite suministrar toda aquella información que el manual quiere expresar.

• La técnica de codificación, tomando en cuenta las actividades que realiza la institución; así se tiene la codificación alfabética, numérica y alfanumérica.

• La presentación debe detallar el modelo de impresión, número de ejemplares. el tipo de encuadernación y todo aquello que influya en la presentación del manual.

• Antes de distribuir el manual, deben elaborarse pruebas piloto que permitan conocer hasta que punto es efectivo, y determinar si existen modificaciones, de manera que sea lo más adaptable posible a la Institución que lo va a emplear.

• Debe distribuirse un ejemplar a los jefes de las siguientes divisiones: Planificación y Presupuesto, Personal y Administración y Servicios, para que todo el personal tenga acceso a la utilización del manual, por otra parte, debe hacerse un seguimiento de su utilización, para determinar si en algún momento los procedimientos, normas y políticas no son necesarios o han sido transformados. Por último, deben hacerse las modificaciones pertinentes, en caso de que existan, de lo contrario el manual perderá el objetivo para el cual fue creado.

1.6.3. Manual de Normas y Procedimientos:

Este manual contiene detalladamente todos los procedimientos que se realizan en la empresa, así como las normas y pautas específicas que se aplican para la elaboración de los diferentes procedimientos llevados a cabo en las operaciones. Según Catacora F. (1997:101)

"Son manuales donde se establecen pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización".

1.6.3.1. Características:

Las características de este tipo de manuales son las siguientes:

• Detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa.
• Estable pautas o normas específicas.

1.6.3.2. Objetivo:

El objetivo de estos manuales es presentar en forma ordenada y sistemática las normas y los procedimientos llevados en las operaciones de la organización, con la finalidad de dotar a la empresa de un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un momento determinado la verificación de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las funciones, así como garantizar la continuidad de los procedimientos aún cuando sucedan cambios.

1.6.4. Flujogramas:

Los flujogramas para Catacora F. (1997:77)

"Son Técnicas de documentación que constan de símbolos que permiten visualizar el procedimiento de una operación, desde su origen hasta su destino de una manera secuencial y cronológica, así como las relaciones interdepartamentales, la división de responsabilidades, distribución de documentos y la situación de los registros y archivos de contabilidad, involucradas en esas operaciones".

1.6.4.1. Ventajas del Flujogramas:

Para Catacora F (1997:77)

Las ventajas de los flujogramas son las siguientes:

• La simbología empleada en su preparación son de conocimiento universal lo que facilita la comunicación con los técnicos y los programadores de computadoras en el área de procesamiento de datos.

• Permite sincronizar y detallar todo el proceso operativo disminuyendo explicaciones y representaciones.

• Por su forma representativa de las operaciones; se pueden localizar con facilidad las zonas deficientes, duplicidad en operaciones, así como aplicar los correctivos necesarios.

• Tienen un alto grado de objetividad y flexibilidad ya que se adaptan a problemas específicos.

1.6.5. Organigramas:

Según Fernando Catacora: (1997:19) los organigramas:

"Representan gráficamente la estructura organizativa de la Institución, donde se visualiza el acoplamiento entre sus partes componentes, además que permite observar las distintas relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir en la organización".

Los organigramas se implementan para informar al personal de la Institución en general, personal de nuevo ingreso y a terceras personas sobre la naturaleza y el tipo de la estructura de la Institución, de igual manera para detectar y corregir deficiencias o errores de estructura.

1.6.5.1. Ventajas del Organigrama:

• Facilita al personal entender y habituarse a la estructura organizativa de la institución.

• Incentiva a la superación de los trabajadores, puesto que al conocer el rango superior, se esmeran por obtenerlo.

• Permite economizar tiempo, esfuerzos y recursos, en el sentido de que reflejan las líneas de mando y autoridad, por lo que los trabajadores conocerán a qué departamento dependen, a quién deben reportar, así como supervisar.

• Facilita la evaluación de la estructura y todos los aspectos relacionados implícitamente con ella con el propósito de detectar fallas o debilidades y corregidas.

1.6.6. Formularios:

Según el autor Duhalt, M. (l977:156)

"los formularios son objetos sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una información variable. Generalmente son Impresos en papel y puede constar de varias partes similares o distintas".

1.6.6.1. Ventaja de los Formularios:

Las ventajas de los formularios es la siguiente:

• Al estar por escrito sirven de soporte o evidencia física de lo que sucede en la empresa.

• Se evita repetir información común o general que acepta respuestas individuales.

1.7. TÉRMINOS BÁSICOS.

• AHORRO: Es la diferencia entre el ingreso disponible y el consumo efectuado por una persona o una empresa. (A. Goxens, Enciclopedia Práctica de Contabilidad).

• ASAMBLEA: reunión numerosa de personas convocada para un fin común. . (http://www.googly.com).
• CAJERO: Persona encargada de la entrada y salida de los caudales, así como su conservación y custodia. (A., Goxens, Enciclopedia Práctica de Contabilidad).
• COOPERATIVA: son asociaciones abiertas y flexibles, de hecho y derecho cooperativo, de la economía social y participativa, autónoma de personas que se unen mediante un proceso y acuerdo voluntario para hacer frente a sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes, para generar bienestar integral, colectivo y personal, por medio de procesos y empresas de propiedad colectiva, gestionada y controlada democráticamente.(Artículo 2, de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas).
• COOPERATIVISMO: Régimen social basado en la difusión de las sociedades cooperativas. (A. Goxens, Enciclopedia Práctica de Contabilidad).
• CUENTA: Es el nombre que se utiliza para registrar en forma ordenada las operaciones realizadas diariamente en una empresa. (A. Goxens, Enciclopedia Práctica de Contabilidad).
• DEPARTAMENTO: Unidad o división de una empresa sobre el cual un gerente tiene autoridad respecto al desempeño de actividades. (http://www.google.com).
• DEPÓSITO: Contrato por el cual una persona (depositante) entrega una cosa mueble a otra (depositario), para que le guarde o custodie gratuitamente y la devuelva al primer requerimiento. . (http://www.google.com).
• DEPOSITO DE AHORRO: es aquel tipo de depósito que se consigna en las entidades financiera, la cual cosiste en la captación de fondos los cuales se mantienen en poder y a disposición de dicha entidad por periodos más largos que los depositados en las cuentas corrientes. . (http://www.google.com).
• EFICACIA: Capacidad de alguna cosa o persona para realizar aquello a lo que esta destinado. (http://www.googly.com).
• EFICIENCIA: Facultad o actitud especial para lograr un efecto determinado y acción con que se logra ese efecto. ().

• FLUJOGRAMA: Son Técnicas de documentación que constan de símbolos que permiten visualizar el procedimiento de una operación. Catacora, Fernando. Sistema de procedimientos contables.Caracas.
• INTERES: Lucro producido por un capital. (http://www.yahoo.com).
• NORMAS: Constituye el nervio de la organización. (http://www.yahoo.com).
• ORGANIGRAMA: Es un cuadro que demuestra los títulos de las posiciones de los administradores y los conecta por medio de líneas que indican las responsabilidades y sus subordinaciones. (http://www.yahoo.com).
• PRESTAMOS: Dinero que el Estado o una corporación toma prestado de los particulares o de otro estado o corporación con una garantía y pagando interés (empréstito). (A. Goxens, Enciclopedia Práctica de Contabilidad).
• PROCEDIMIENTO: Son todas aquellas actividades que están inmersas para la realización de una tarea especifica. (Manual de instructivo de REMAVENCA)
• SOCIO: Persona asociada con otro o con otras para lograr un objetivo común. (A. Goxens, Enciclopedia Práctica de Contabilidad).

CAPITULO II

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ASOCIACIÓN COOPERTIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES ARAYA. R.L.

2.1.-DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA ASOCIACIÓN COPERATIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES ARAYA R.L,

La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, ofrece a sus asociados y público en general una múltiple variedad de servicios que le brindan comodidad y confianza a los que usan estos beneficios. Desde su creación que data desde noviembre de 1.970; la cooperativa ha tenido importantes cambios en su funcionamiento o razón social, dichos cambios han estado orientados en la concreción de una cooperativa que brinde no solo un servicio, sino un gama de estos.

Esta asociación tiene en la actualidad una serie de beneficios que les brinda a sus asociados y público en general, los cuales han sido mejorados y optimizados al pasar de los años, dichos servicios se mencionan a continuación:

1. Servicio de Financiamiento (solo para sus asociados).

Este servicio fue el pionero que dio origen a la creación de la Asociación Cooperativa (noviembre de 1.970), en la actualidad el servicio de financiamiento esta orientado solo para el uso de los asociados que forman parte de la cooperativa, y consiste en la apertura de un contrato el cual le otorga al solicitante el carácter de asociado a la cooperativa y brinda a estos las comodidades que pueda recibir en cualquier institución financiera pública o privada del país.

Dentro de las actividades realizadas en el Departamento de Financiamiento se encuentran: fomentar el ahorro entre los asociados, analizar y aprobar las solicitudes de préstamos, conceder financiamientos para la adquisición de artículos electrodomésticos (no se practica en la actualidad, pero estará nuevamente en funcionamiento desde el mes de julio del año en curso), decidir sobre el cobro de los préstamos.

Una vez cumplida la cancelación de una serie de certificados y gastos de inscripción como ahorristas para ser socio de la cooperativa, el Comité de Financiamiento pasa a registrar al asociado en el Libro de Socios de la cooperativa, en este libro se coloca él numero que le corresponde por concepto de asociación en la cooperativa, este número es subsiguiente al último asociado registrado antes de este; además se le solicitará al nuevo asociado los siguientes datos adicionales para llenar su registro de inscripción: los apellidos, el nombre, con su número de cédula y la dirección del asociado. El llevado y llenado de este libro es exigencia obligatoria de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas y el no cumplimiento de esta exigencia conlleva a la aplicación de multas por parte de la Superintendencia Nacional de Cooperativas.

Los certificados que cancelan los asociados son intransferibles, no devengan intereses y serán devueltos al asociado por retiro o muerte del mismo.

El Comité de Ahorro y Préstamo se reúne todos los días de Lunes a Viernes a partir de las 2:00 PM para revisar cuales han sido los movimientos financieros del día y someter a discusión las propuestas o peticiones de solicitudes de créditos por parte de los asociados en la cooperativa, este comité conjuntamente con las indicaciones del Consejo de Administración tendrá la potestad de decidir el otorgamiento de préstamos a estos socios.

2.1.1.1. Apertura de Cuentas de Ahorro.

Para aperturar una cuenta de ahorro se debe cancelar la cantidad de Cuatro Mil Bolívares (Bs.4.000,00) por concepto de certificado de asociación y Dos Mil Bolívares (Bs. 2.000,00) por concepto de certificado de aportación a la cooperativa los cuales les otorga el calificativo de socio a la cooperativa y el cual le brinda la oportunidad de obtener o disfrutar los servicios con los que cuenta este departamento y la oportunidad de tener participación en los excedentes al culminar el período económico de la cooperativa.

Además de la cancelación de estos certificados el socio deberá aperturar una cuenta de ahorro por un valor nominal de Diez Mil Bolívares (Bs. 10.000,00) y cancelar una libreta bancaria de Un Mil Bolívares (Bs. 1.000,00).

En la actualidad se le exige a los ahorristas una cuota mínima semanal por concepto de colectas de Quinientos Bolívares (Bs. 500,00) teniendo que cancelar como mínimo Cincuenta y Dos (52) cuotas anuales, algunos asociados hacen la cancelación de estas cuotas semanales por anticipado, es decir cancelan todas las cuotas anuales de una sola vez; por lo general este tipo de asociados son personas que no viven en la península y a los que no se hace fácil visitar a la cooperativa una vez por semana.

La Cooperativa en la actualidad cuenta con una sola cuenta de ahorros, la cual devenga una tasa de interés pasiva de seis por ciento (6%) anual. Las cuentas generan intereses a partir de Treinta Mil Bolívares (Bs. 30.000,00) como saldo mínimo.

Ninguna Cuenta de Ahorros podrá tener un saldo menor con la que fue aperturada, es decir, no podrá quedar con un monto menor a Diez Mil Bolívares (Bs. 10.000,00). También el ahorrista no podrá a ser retiros parciales de sus ahorros mayores al 80% de sus ahorros siempre y cuando estos retiros no sobre pasen el monto con el que fue aperturada.

El pago de las cuotas semanales se hace de lunes a viernes de 8:00 AM a 11:30 AM y de 2:00 PM a 5:30 PM. En la sede de la Cooperativa o con los colectores que se encuentran en los otros pueblos o Distritos Cooperativos.

La cuenta de Ahorro que posee la cooperativa se rige por los lineamientos establecidos por la Superintendencia Nacional de Bancos (SUDEBANC), es decir, esta amparada por la Ley, por lo tanto goza de legitimidad.

2.1.1.2. Otorgamiento de Préstamos.

Según lo establecido por el Comité de Ahorro y Préstamo conjuntamente con el Consejo de Administración, los asociados son los únicos que pueden hacer uso de este servicio, siempre y cuando cumplan con lo siguiente:

• Los asociados tendrán derecho a solicitar un préstamo al tener un mínimo de dos (2) meses activo en la condición de ahorrista.

• Cualquier Asociado que cumpla con la condición antes descrita podrá solicitar Préstamos al Comité de Ahorro y Crédito por un monto equivalente al Ochenta por ciento (80%) de sus ahorros; siempre y cuando este no sea inferior a Diez Mil Bolívares (Bs. 10.000,00).

• Las solicitudes de préstamos son consignadas en las oficinas de la cooperativa o ante los colectores de la cooperativa los cuales entregan los datos suministrados por parte del socio solicitante en la oficina.

Una vez cumplida con estas exigencias hechas por el comité de Ahorro y Préstamo, el comité estudia estas solicitudes hechas por el asociado y da su veredicto en Cuarenta y Ocho (48) horas. Este veredicto toma en cuenta la clase de préstamo que el asociado desee solicitar.

2.1.1.3 Préstamo Ordinario o de sus Ahorros:

Este tipo de préstamo es concedido a sus asociados con el aval de sus ahorros, es decir, el socio puede solicitar el ochenta por ciento (80%) de los ahorros disponibles a la fecha de la solicitud, tiene un plazo de 1 a 8 meses para su cancelación y devengan una tasa de interés mensual del dos por ciento (2%) sobre su saldo deudor, en estos préstamos se cobra cuotas fijas y consecutivas con abonos al capital y el pago de intereses causados, están garantizados con los Ahorros del Socio. Este tipo de préstamo genera una tasa de interés moratorio del dos por ciento (2%) a partir de la segunda cuota vencida.

Este tipo de préstamo ordinario es el más utilizado en la cooperativa por sus asociados ya que la poca exigencia en sus requisitos hace ventajosa la utilización de este instrumento financiero.

2.1.1.4. Préstamo Especial

Este tipo de préstamo concede a sus solicitantes hasta Diez (10) veces el Ochenta por ciento (80%) de sus ahorros disponibles, hasta la fecha de la solicitud, tiene un plazo que va desde 1mes hasta 24 meses para su cancelación, con una tasa de interés mensual del cuatro por ciento (4%) sobre saldo deudor, este tipo de préstamo se cobra a través de cuotas fijas y consecutivas con abono al capital y pago de intereses causados, este préstamo es garantizado por los Ahorros y Certificados del Asociado, además es tramitado por Letras de Cambio con vencimiento mensual, los cuales dan el soporte Jurídico al Instrumento; son garantizados con el aval de una propiedad legalmente registrada a nombre del solicitante o de la comunidad conyugal, la misma propiedad pasaría a nombre de la Cooperativa, a través de una Hipoteca o Venta, los gastos ocasionados por los registros de los documentos correrán por parte del solicitante de dicha modalidad crediticia.

Este tipo de préstamo cobra intereses del dos por ciento (2%) mensual por interés moratorio a partir de dos cuotas vencidas y no canceladas. Al no cancelarse cuatro (4) cuotas consecutivas, la cooperativa procede a notificarle al asociado la irregularidad de la situación y de persistir la anomalía la cooperativa dará lugar a considerar vencido el derecho al plazo estipulado y de esta manera procede de inmediato al cobro de la totalidad del Préstamo por vía Judicial o Extrajudicial.

Esta modalidad de Préstamo es la más exigente que ofrece la Cooperativa, por ende, es la menos utilizada por los Socios, ya que esta conlleva una gran cantidad de requisitos por parte de la Cooperativa para con sus asociados.

La Cooperativa a través del Comité de Ahorro y Préstamo conjuntamente con el consejo de Administración estudia cada una de las solicitudes de préstamos hechas por los asociados y dictaminará que modalidad de préstamo es la más viable para los asociados que quieran utilizar cualquiera de estos instrumentos, tomando en cuenta la situación financiera de la cooperativa a la fecha de realizada la solicitud de dichos préstamos.

2.1.2. Servicio de Protección Social

Esta sección se divide en tres actividades a ofrecer: salud, farmacia y funeraria.

Los Objetivos principales que tiene el Comité de Protección Social en la cooperativa es el de prestar un servicio de salud integral, farmacia y servicios funerarios tanto a los Asociados, sus beneficiarios y público en general.

En la actualidad la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), divide estas áreas del Departamento de Protección Social en departamentos independientes uno del otro, es decir, en las cooperativas debe existir un Departamento de Protección Social o Funeraria, un departamento de farmacia y otro Departamento de Salud. La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, R.L, tomando en base estas exigencias o recomendaciones hechas por SUNACOOP, se esta sometiendo a un proceso de división de estas áreas para poder hacer frente a estas exigencias y de esta manera al descentralizar una área de la otra, se busca tener un mejor control en cada una de estas secciones.

Los miembros de este comité se reúnen periódicamente para revisar las nuevas inclusiones de asociados a este comité, también dentro de las actividades que realizan estos miembros se encuentra la de chequear cuales han sido las personas que se han retirado o dejado de pertenecer al departamento y analizar las causas por las que fueron retirados.

La sección de Protección Social ofrece a sus asociados Dos (2) paquetes a adquirir:

• La inscripción a la sección de salud solamente.
• La inscripción a la Sección de Funeraria siempre y cuando se inscriba en la Sección Salud, ya que es obligatorio estar inscrito en esta sección para poder aperturar un Contrato de Funeraria.

La afiliación se realiza directamente en la oficina de la cooperativa y tienen oportunidad de inscribirse el asociado más Ocho (8) beneficiarios, quienes gozaran de los mismos beneficios del asociado.

Si la persona que desee inscribirse solamente en la sección de salud, puede hacerlo sin ningún problema, ya que no necesita ser asociado para inscribirse en esta sección y gozará de los mismos beneficios que cualquier asociado en lo que al área de salud respecta.

Si la persona desea inscribirse en la sección de funeraria deberá asociarse a la Cooperativa y cancelar los Certificados para pertenecer a la Sección de Ahorro y Préstamo y t tiene que suscribirse en el Departamento de Protección Social en la sección Salud.

Las personas que se inscriban en la Sección Salud, podrán hacer uso de sus beneficios al momento de la inscripción, mientras que los que se inscriban en la sección de funeraria, tendrán acceso directo a este tres (3) meses después de haber suscrito el contrato.

2.1.2 .1. Actividades Realizadas En La Sección Salud.

La sección Salud es una de las áreas de más receptividad por las personas que visitan constantemente la cooperativa

La sección de salud de la cooperativa cuenta en la actualidad con un grupo de especialidades que va de acuerdo a las exigencias de los Asociados y particulares que hacen vida en la península de Araya, el difícil acceso por parte de los habitantes de la Península hacia la Capital del estado e incluso los que se encuentran viviendo hacia la parte norte de la península, están obliga a movilizarse hacia el Estado Nueva Esparta, para realizarse algún chequeo médico, es por esta razón que se crea esta sección para satisfacer este tipo de necesidades a un costo bastante módico, para los Socios como sus beneficiarios e incluso a los particulares

En la actualidad la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, R.L, cuenta con una serie de servicios orientados al área de la salud a la altura de cualquier clínica-ambulatorio del país, dentro de las especialidades se pueden mencionar:

Odontología, Laboratorio Clínico, Medicina General, Ginecología, Traumatología, Medicina Interna, Pediatría, Cardiología, Ecosonogramas, Dermatología, Fisiatría, Cirugía General, Cirugía Pediátrica, Otorrinolaringología, Urología, Gastroenterología, Oftalmología, Endocrinología, Técnico Dental, Radiología, y Otras especialidades o estudios especializados.

Los socios de está sección, así como sus beneficiarios tienen el servicio de Medicina General completamente gratis de Lunes a Viernes en horario de oficina; también tienen acceso a cualquier servicio especializado a un costo de Veinte Mil Bolívares (Bs. 20.000,00) bien sea en la sede de la Cooperativa o en los Consultorios de cualquier Médico que se encuentre prestando sus servicios para la Cooperativa al mismo costo, simplemente con la presentación de la referencia médica enviada por la Cooperativa al Médico a consultar.

De igual manera el Asociados, como sus beneficiarios, tendrán acceso a un descuento comprendido entre Treinta (30) y Cincuenta (50) por ciento (%) en cualquier servicio o examen de Laboratorio y Odontológico, en este último los socios tienen extracciones totalmente gratis.

Para tener privilegio a los servicios que la cooperativa les ofrece a sus asociados y a sus beneficiarios, cualquiera de estos tendrá que mostrar el carnet que lo acredita como Asociado o Beneficiario de un Contrato de la Cooperativa.

Los socios del área de salud no tienen derecho a la repartición de excedentes de fin de año, ya que ha estos solo tienen derecho los socios que posee contratos o certificados de asociación al Departamento de Ahorro y Préstamo y de igual manera no tienen derecho a voto en asamblea de socios.

2.1.3. Actividades Realizadas en la Sección Farmacia.

Farmacia esta, que se denomina FARMACIA VIRGEN DE LAS AGUA SANTAS, Ubicada en la calle principal de la población de Araya, Municipio Cruz Salmeron Acosta, del estado Sucre, la cual tiene como objeto la compra y venta al mayor y al detal de productos Farmacológicos, Cosméticos, Productos Naturales y Misceláneos, Venta de Materiales y Equipo Quirúrgicos y Preparación de Formulas Magistrales y Oficiarías.

Dado las necesidades de los pobladores de este Municipio se fueron incrementando, surgió la idea de crear sucursales en otras poblaciones adyacentes, para satisfacer de una u otra manera estas necesidades, es por esto, que se crea una nueva farmacia que lleva por nombre FARMACIA VIRGEN DE LAS AGUA SANTAS II, Ubicada en la calle principal de la población de Chacopata, parroquia Chacopata del Municipio Cruz Salmeron Acosta, la cual tiene como objeto la compra y venta al mayor y al detal de productos Farmacológicos, Cosméticos, Productos Naturales y Misceláneos, Venta de Materiales y Equipo Quirúrgicos y Preparación de Formulas Magistrales y Oficiarías. Esta farmacia, podrá establecer sucursales en cualquier parte del país.

Para tener derecho a estos servicios a los descuentos que ofrece la farmacia en cuanto a medicamento el asociado debe presentar el contrato. Carnet o Libreta.

2.1.4. Actividades Realizadas en la Sección Funeraria.

La Sección de Funeraria les brinda a los socios en esta área una serie de beneficios diferentes a la sección salud, los cuales son adquiridos después de tres (3) meses de haberse asociado a la Cooperativa.

Para la suscripción de un contrato de la sección de Funeraria el asociado cancela una serie de desembolsos por concepto de:

• Certificados de Aportación Dos Mil Bolívares (Bs.2.000, 00).
• Gastos Administrativos Un Mil Bolívares (Bs.1.000, 00).
• Libretas de Funeraria Un Mil Bolívares (Bs.1.000, 00)
• Aportación por colectas de la primera semana de Mil Doscientos Bolívares (Bs. 1200, 00).

De igual manera cada asociado de esta sección tiene que realizar desembolsos por concepto de colectas de Mil Doscientos Bolívares (Bs. 1200, 00) semanal; la Cooperativa brinda a las personas del área de Funeraria la oportunidad de adelantar o cancelar por anticipado un gran número de semanas, las cuales nunca deberán exceder el monto de cincuenta y dos (52) colectas el cual es el equivalente al número de semanas que tiene el Periodo Contable en la Cooperativa.

Dentro de los beneficios que la cooperativa, por medio de esta sección, ofrece a sus asociados, (Ver Anexo # 04), después de haber transcurrido los tres (3) meses de su inscripción.

Los asociados que incumplen con la cancelación semanal por concepto de las colectas de funeraria son objeto de suspensiones del servicio.

El asociado que quiera dejar sin efecto el contrato y quiera ingresar nuevamente a la cooperativa, deberá cancelar la totalidad de la deuda y además tendrá derecho a los servicios sesenta (60) días después de haber cancelado la totalidad de la deuda.

Cuando un socio o beneficiario muera en cualquier parte del país, se le prestará los Servicios Funerarios de la misma manera como si se encontrara en la región donde labora la cooperativa, siempre y cuando exista una Central Cooperativa, esto gracias a los convenios ínter centrales que existen entre estas, es decir, sí una persona que esté incluido en un contrato en la cooperativa muriera en una ciudad como Valencia y esta persona este solvente con sus cuotas, la Central Cooperativa de Valencia (CECOARCA) está en la obligación de prestarle los servicios funerarios como si se tratará de una persona suscrita a la Cooperativa; previamente la Cooperativa Araya le indemnizará estos costos por concepto de servicios que esta central desembolso para con esta persona.

Naturalmente para tener los servicios ínter central que le brinda la Cooperativa Araya a sus afiliados estos deberán participar a la Cooperativa en un lapso no mayor de 24 horas la muerte de la persona objeto del servicio.

2.1.5. Departamento de Producción y Comercialización.

En la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, en estos momentos no se encuentra funcionando este departamento, ya que por disposición de la Asamblea, se dejó de operar en esta área debido a que los beneficios que se percibían no satisfacían a los beneficiarios, y a la Cooperativa, a través de los Ingresos que se obtenían, ya que por el contrario siempre se arrojaban Perdidas en este Departamento.

Dentro de las actividades que se realizaban en esta sección se encuentran una Librería, Fotocopiado, Trascripción de Trabajos y por un tiempo muy prolongado la de Abasto Cooperativo, estas actividades que se realizaban en este departamento eran a menores costos.

Es importante recalcar que la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), elimino la palabra COMERCIALIZACIÓN, ya que para esta Institución dicha palabra era sinónimo de lucro, y por ende no se identificaba con la razón social o concepto de las Cooperativas.

Por disposiciones de la Asamblea de Asociados, se tiene previsto que esta sección, inicie sus actividades operativas a partil del mes de Julio del presente año.

2.2 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LAS NORMAS QUE DAN ORIGEN A LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DE CADA DEPARTAMENTO.

Las normas son disposiciones que en la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, representa un medio para comunicar, una secuencia de acciones que deben cumplirse, a fin de organizar el trabajo del recurso humano.

El establecimiento de Normas en el trabajo debe preceder al acto de supervisión y motivar al personal a cristalizar los objetivos de la organización.

Es importante resaltar que el propósito fundamental de una Norma, es ofrecer una base para medir la ejecución de las actividades y compararla en un punto de referencia en términos de metas.

Existen diferentes criterios sobre la conceptualización de las normas, sin embargo puede notarse un factor que se hace común en casi todas las definiciones, sin que estas afecten de una u otra forma el comportamiento o conducta del personal y las actividades que ejecutan las diferentes personas que están regidas o inmersas en un Ambiente Normativo.

En el caso especifico de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, que a pesar de no contar con normativas formales (Manual de Normas), el personal que en ella labora, a través de la práctica y experiencia le ha permitido cumplir con las normativas implícitas en el desarrollo de sus funciones y tareas.

Las disposiciones legales existentes en la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, son emanadas por la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), y lo establecido en los Reglamentos Interno de la misma.

De acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno, así como en las entrevistas y observación realizada en los departamentos de la Asociación Cooperativa, todos los Asociados deben cumplir al pie de la letra todas las normas para no ser objeto de suspensiones.

2.2.1. Sección de Ahorro y Crédito.

2.2.1.1. Cuenta de Ahorro a la Vista.

1. Para abrir esta cuenta se debe ser socio de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.

   .

2. La cuenta solo podrá ser movilizada por su legítimo titular y no por terceras personas que asuman la representación del titular
3. La Cooperativa Araya conviene abrir la cuenta de ahorro a la vista en el entendido de que todos los datos suministrados por los asociados son ciertos y sujetos a las cláusulas establecidas en el reglamento de funcionamiento respectivo.
4. Los depósitos se realizaran en las planillas elaborados por la Cooperativa para tal fin.
5. Toda planilla que contenga enmiendas, datos ilegibles o errores no podrán ser aceptada.
6. En caso de fallecer el titular de la cuenta, los fondos serán disponibles para el beneficiario que esté expresamente señalado por el titular al momento de apertura de la misma, previo cumplimiento del aspecto legal.
7. El titular asume la guarda y custodia de la libreta que permite la movilización de la cuenta.
8. La solicitud para los retiros se realizaran por taquillas en los horarios previamente establecidos.
9. La Cooperativa Araya no asume responsabilidad alguna por la movilización de la cuenta, por terceras personas que asuman la representación del titular.

2.2.1.2. Cuenta de Ahorro Infantil.

2. La cuenta de ahorros infantil solo podrá ser abierta por niños menores de 15 años, previa autorización de su representante legal.
3. La cuenta solo podrá ser movilizada por su titular legítimo, y no por terceras personas que asuman la representación del titular.
4. La tasa de interés de la cuenta de ahorro infantil será determinada por el Consejo de Administración y el Comité de Ahorro y Crédito, anunciado y publicado en la cartelera de la cooperativa.
5. La tasa de interés se le aplicará a todas aquellas cuenta cuyo saldo sea igual o mayor a Diez Mil Bolívares (Bs. 10.000,00), y depositados los tres (3) primero días hábiles del mes siguiente.
6. El titular asume la guarda y custodia de la libreta que permite la movilización de la cuenta.
7. La Cooperativa Araya no asume responsabilidad alguna por la movilización de la cuenta, por terceras personas que asuman la representación del titular.

Cuenta de Ahorro Navideña.

1. Este tipo de cuenta, solo podrá ser abierta por los socios de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.l.
2. La apertura de la cuenta debe ser realizada por un monto mínimo de Cincuenta Mil Bolívares (Bs.50.000, 00).
3. La cuenta solo podrá ser movilizada por su dueño o titular.
4. El titular asume la custodia de la libreta que permite la movilización de la cuenta.
5. Se cancelará intereses a todas las cuentas cuyo saldo sea igual o mayores a Cincuenta Mil Bolívares (Bs.50.000, 00), los cuales serán depositados los tres (3) primeros días hábiles del mes siguiente.
6. En caso de fallecer el titular de la cuenta, los fondos podrán ser movilizados por el beneficiario señalado por el titular al momento de abrir la cuenta, previo cumplimiento del aspecto legal.
7. En las libretas se debe reflejar todas las operaciones que se realizan en dicha cuenta de ahorro
8. La solicitud para los retiros se realizaran por taquilla en los horarios previamente establecidos.
9. Toda planilla que contenga enmiendas, datos ilegibles o errores no podrá ser aceptada.

2.2.1.4. Prestamos.

1. Todos los asociados tienen derecho a solicitar préstamos, ordinarios, infantiles y especiales.
   1. Solicitar las planillas de solicitud de préstamos en horarios de oficina.
   2. Entregar la planilla con todos los recaudos exigidos.
   3. La aprobación o no del préstamo dependerá del estudio realizado por el Comité de Ahorro y Crédito, en cuanto a los siguientes puntos:
   4. Destino del préstamo.
   5. Garantía.
   6. Cumplimiento del ahorro sistemático.
   7. Capacidad de pago.
   8. Investigación de los recaudos anexados.
   9. Cumplir con las normativas de la Cooperativa.
   10. En el caso de socio, participar en las distintas actividades de la Cooperativa.
2. Todos los solicitantes de préstamos deben cumplir con los siguientes paso:
3. Todo préstamo aprobado es pasado a la gerencia quien se encarga de llamar al solicitante, para que este haga efectivo su préstamo.
   1. Garantía Personal con sus ahorros.
   2. Garantía hipotecaria
   3. Letra de cambio.
   4. Garantía prendaría.
4. Los tipos de préstamos serán amparados y garantizados con los ahorros del titular y afianzado por lo siguiente:
5. Todo titular o fiador de un préstamo moroso no podrá hacer retiros totales o parciales de su cuenta de ahorro
6. Los trámites legales para el cobro de un préstamo se aplicarán cuando se deje de cancelar dos (2) cuotas de forma consecutiva y deberá cancelar los intereses moratorios correspondientes.
7. Una vez firmada la solicitud de préstamo, el firmante esta acatando todo lo establecido en el reglamento interno de la Asociación Cooperativa de Servicio Múltiples Araya R.L.

2.2.1.5 Ahorro A Plazo Fijo.

1. El ahorro a plazo fijo, es un instrumento a disposición de los Asociados de la Cooperativa Araya.
2. La apertura de esta cuenta es voluntaria, mediante un convenio escrito denominado certificado.
3. El ahorro es único por un tiempo determinado, el cual a su vencimiento es reintegrado con sus respectivos intereses.
4. Los montos del ahorro, plazos e intereses serán determinado por el Consejo de Administración.
5. El ahorro a plazo no podrá ser reintegrado antes de la fecha que aparece en el certificado, pero éste le sirve al asociado de fianza para algún préstamo que puede solicitar.
6. Los préstamos a plazo son indivisibles, es decir, no pueden ser fraccionados, modificados o traspasados parcialmente.
7. El certificado admitido por concepto de ahorro a plazo debe contener el monto, firma del solicitante y fecha de vencimiento del mismo.
8. El certificado de ahorro será anulado para emitir uno nuevo cuando éste sea objeto de robo o extravió.
9. Todos los certificados de ahorro a plazo fijo, vencidos que no sean retirados a la fecha o renovados por el titular, transcurridos diez (10) días, serán automáticamente renovados por la cooperativa por un plazo de sesenta (60) días más a la tasa de interés vigente.
10. Al adquirir el certificado de ahorro fijo el titular del mismo se somete a las disposiciones y normas establecidas en el reglamento.