1.-La desvinculación del salario a la norma.
2.-El salario histórico.
3.-El rechazo al pago de horas extra.
4.-La resolución 270, cuya aplicación había sido concebida solo en casos excepcionales, pero que se generalizó a todo el movimiento de avanzada (y que) "entrañó una variante indirecta de estímulo material por la cual al trabajador comprendido en esta resolución no se le descontaba por las ausencias y podía jubilarse con el 100 % de su salario y otras ventajas." [4]
5.-El establecimiento de una política de gratuidades excesivas que abarcó no solo a la salud y la educación, sino a las más disímiles esferas de la vida social
A lo anterior debe agregarse la eliminación por decreto de los mecanismos del mercado en el sector estatal de la economía, lo que condujo, entre otras consecuencias negativas, a un nivel más acentuado de centralización de la actividad económica y a la cotización de la contabilidad, que impedía el análisis de la efectividad de la producción al no poderse establecer fielmente la relación entre inputs y outputs"[5].
En la década de los setenta se lleva a cabo un proceso de rectificación de errores de la política económica aplicada, el cual se basaba en la experiencia de la URSS y el campo socialista. Como resultado de este proceso se implanta El Sistema de Dirección y Planificación de la Economía (SDPE) que consistía en combinar el cálculo económico para aumentar la rentabilidad en las empresas con una planificación centralizada. Aunque en la realidad de la práctica esta última predominó y las empresas tuvieron pocos beneficios por lo que este sistema tampoco logro cumplir con el adecuado aprovechamiento de las capacidades instaladas.
En el III Congreso del PCC se plantea que en este periodo ocurre una tendencia al desaprovechamiento de la jornada laboral, evaluada por el primer secretario del partido de esta manera: "… aquí se ha perdido la noción de la responsabilidad, del deber, del trabajo"[6].
Las malas actitudes ante el trabajo dadas en este modelo económico trae consigo tendencias negativas como la ineficiencia en el proceso inversionista por ejemplo en las empresas constructoras ganaban más, cuando movían tierra, cuando empezaban la obra, cuando hacían los cimientos, cuando montaban la estructura; ganaban mucho más y tenían primas, premios, etc., pero cuando tenían que terminar ya la productividad era mucho más baja, no generaba interés en terminar …empezaron a eternizarse las obras, no se terminaban…"[7].Se planteaba además que los costos de inversión superaban el valor de la obra. "En el período la diferencia promedio entre inversiones ejecutadas y el volumen de fondos básicos puesto en explotación fue de 1000 millones de pesos anuales"[8]. Otra tendencia negativa ante el trabajo es el mal uso de los medios básicos en explotación pues hay una subutilización de las capacidades productivas instaladas dadas principalmente por una mala planificación interna y una mala actitud ante el trabajo.
"La subutilización de las capacidades productivas instaladas y la merma en la efectividad de los fondos resultante constituyen la causa principal de que los ritmos de crecimiento económico alcanzados en el período 75 – 86, el ingreso nacional creció un ritmo de 5,7 %, la productividad del trabajo creció 42 % y el factor más dinamizador de la economía cubana correspondió a los fondos básicos con un ritmo de crecimiento medio de un 10 %estos datos expresan la acción de un crecimiento de tipo extensivo y poco eficiente de la economía"[9]
En 1984 se dan síntomas de agotamiento del crecimiento sostenido. Ejemplo, el ingreso nacional en 1984 fue de 7,5 % y en 1985 fue de 4,1 es decir se va perdiendo su dinamismo, la inversión estatal civil en 1984 fue de 17,5 % y en 1985 fue de 7,5 % el rendimiento de los fondos básicos en 1984 fue de un 8 % y en 1985 fue de un 4 % y el producto interno bruto en 1984 fue de un 6 % y en 1985 fue de un 5,1 %."[10]
Al mismo tiempo los problemas de eficiencia económica generados por las disfunciones del sistema, comienzan a tener efecto ya en esta década sobre el nivel de vida de la población, a pesar de las ventajosas condiciones que en las relaciones económicas externas mantenía Cuba con la URSS y el campo socialista. En los años 80 el consumo familiar crece fundamentalmente por vía de la incorporación de más miembros de los núcleos familiares al trabajo social, mientras que el salario real por su parte decrece ligero, pero sostenidamente entre 1980 y 1989"[11].
Los evidentes problemas que presentaba el sistema económico cubano hacia mediados de los años 80 conllevan a que a partir de 1986 la dirección del Partido tome la decisión de comenzar un proceso de rectificación de errores y tendencias negativas, cuyas medidas principales estuvieron dirigidas a subsanar aquellos problemas más acuciantes del modelo económico, pero que por muchas razones no tomó la decisión de cambiar radicalmente las formas de funcionamiento de ese sistema."[12]
Los principales errores que se destacaron fueron: Abandono de las valoraciones críticas y sistemáticas del funcionamiento de nuestro sistema económico, tendencias a medir los resultados productivos y de servicios en valores, sin tener en cuenta la calidad, como indicador que mide eficiencia, paralización del desarrollo agrícola, la falta de proporcionalidad en la planificación de las inversiones, falta de integralidad en las inversiones, aumento incesante del número de obras sin terminar, ausencia del trabajo de microbrigadas, interpretación errónea del papel de la rentabilidad, uso erróneo de las palancas económicas, absolutización de métodos administrativos, descontrol, desaparición del multioficio, aplicación deformada del concepto interruptor, legislación paternalista, falta de control estatal en el incremento de la pequeña producción mercantil, aumento del delito económico, crecimiento del mercado negro, formalismo, triunfalismo, circunscripción del partido a su vida interna, y vulgarización de los sistemas de primas
Este proceso fue de gran importancia para la experimentación en el ámbito del funcionamiento empresarial y como prueba de esto surge el perfeccionamiento empresarial en el MINFAR en 1987, por indicaciones del 2do Secretario del PCC y Ministro de las FAR.
Una de las virtudes evidentes de dicho experimento radicó en considerar a la empresa desde un principio como un sistema, por lo que se propuso la transformación coherente de todos los elementos de la actividad empresarial, así como también de su entorno.
Según los propios creadores de esta experiencia: "Las bases teóricas del Perfeccionamiento son los principios generales del cálculo económico, la descentralización de la gestión empresarial y la búsqueda de mecanismos que contribuyan al aumento de la eficiencia y la conciencia comunista de todos los trabajadores"[13]
Esta búsqueda por logra un modelo estable para la economía se ve interrumpida por la desaparición del socialismo en Europa de Este, del CAME al cual cuba estaba integrado desde 1972 .y la desaparecieron de la URSS nuestro principal socio durante 30 años responsable de nuestra inserción en la economía internacional.
A estos traumáticos hechos se le suma la intensificación del bloqueo económico llevando a Cuba a una profunda crisis, a partir del año 1990 comienza el llamado periodo especial, por lo que es necesario realizar transformaciones económicas como:
La descentralización del comercio exterior , el autofinanciamiento en moneda libremente convertible de parte de los insumos de las empresas, la reorganización de los Organismos de Administración Central del Estado, las modificaciones en la planificación y el concepción de la elaboración de los planes , la incorporación de los presupuestos en divisas a niveles empresariales, la aplicación de la ley No.73 del sistema tributario, la descentralización de la administración de los fondos de salarios por las empresas y otras que fueron modificando el funcionamiento de sistema empresarial y creando las bases para transformaciones mas radicales".[14]
Todos estos cambios y la reinserción del país en la economía mundial, exigen establecer un procedimiento para todos los sectores económicos estatales además contábamos con la experiencia de la experimentación del Proceso de Perfeccionamiento Empresarial. Así que se hace objetivo e indispensable que el V Congreso del PCC en 1997 apruebe la extensión al resto de las empresas del país del Perfeccionamiento Empresarial desarrollado en el MINFAR.
Para la aplicación y extensión por el sistema empresarial estatal se crea el Decreto-Ley No.187 de 18 de agosto de 1998, el cual alcanzó niveles apreciables de organización, disciplina y eficiencia, en la gestión de las entidades en las cuales se aplicó
Características generales del Proceso de Perfeccionamiento Empresarial
Actualmente se utiliza como reglamento para la implantación y consolidación del sistema de dirección y gestión empresarial el Decreto No.281,el cual fue encomendado al Consejo de Ministros por el Decreto Ley No.252de fecha 7 de agosto del 2007.
El proceso de Perfeccionamiento Empresarial tiene como objetivo garantizar la implantación de un Sistema de Dirección y Gestión (SDG) en las empresas estatales y organizaciones superiores de dirección que logren un significativo cambio organizativo al interior de las mismas y gestionar integralmente los sistemas que la componen. El Perfeccionamiento Empresarial, se rige por las políticas del Partido Comunista de Cuba, del Estado y del Gobierno, tiene como objetivo supremo garantizar el desarrollo de un sistema empresarial organizado, disciplinado, ético, participativo, eficaz y eficiente, que genere mayores aportes a la sociedad socialista y que todas las empresas se conviertan en organizaciones de alto reconocimiento social"[15]
1.2.1-Funciones de los Órganos para garantizar la dirección del proceso de Perfeccionamiento Empresarial.
GGPE: Con el objetivo de organizar, planificar y controlar la instrumentación del SDG, el grupo GGPE esta integrado por, un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario Ejecutivo y los demás miembros que se decida por el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros. Será invitado el Secretario General de la Central de Trabajadores de Cuba (CTC)
GEPE: El Grupo Ejecutivo de Perfeccionamiento Empresarial tiene la función de garantizar de forma ordenada, con rigor y calidad, la implantación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión en las organizaciones superiores de dirección, en las empresas y en las entidades que se decida, este se subordina al Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, el cual decide su estructura y plantilla.
GPPE: Los Grupos Provinciales de Perfeccionamiento Empresarial tienen como tarea fundamental dirigir el proceso de Perfeccionamiento Empresarial en las provincias, se crean, los Grupos Provinciales de Perfeccionamiento Empresarial y sus secretarías ejecutivas que se subordinan al Presidente del Consejo de la Administración Provincial"[16].
1.2.2–Requisitos necesarios para comenzar el proceso de perfeccionamiento empresarial:[17]
La empresa debe contar con una contabilidad que refleje los hachos económicos certificada por El Ministerio de Finanzas y Precios.
Existencia de un mercado y aseguramiento al Grupo ejecutivo.
Las empresas deben tener aprobado anualmente el cronograma que define el comienzo del proceso de Perfeccionamiento Empresarial y el plan de auditoría.
En el proceso de Perfeccionamiento Empresarial, se considera empresa de nueva creación aquellas que surgen por primera vez y no tienen más de un año de creadas, o las entidades presupuestadas que se conviertan en empresas.
Las empresas de nueva creación solamente presentarán el expediente de Perfeccionamiento Empresarial como proyecto organizativo de la nueva empresa que se crea.
En los casos descritos en el artículo anterior antes de proceder a la aprobación final del expediente, se deberá comprobar por la Secretaría Ejecutiva Provincial de Perfeccionamiento Empresarial que al menos el 30% de los trabajadores dominan el Reglamento para la implantación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión, examinar a los miembros del consejo de dirección de la empresa para comprobar que dominan los principios y procedimientos expuestos en el expediente y que el personal que integra el área contable financiera tiene un completamiento aceptable( 70% ó más del total del personal del área).
Para que una empresa pueda demostrar que su contabilidad refleja los hechos económicos acorde con las Normas Cubanas de Información Financiera debe garantizar la existencia del personal idóneo para ordenar su contabilidad diagnosticar la situación contable en la empresa, poseer un plan de acción para eliminar las deficiencias detectadas, poner a punto su contabilidad, para recibir una auditoría financiera, cuando se tenga confeccionado su expediente de contabilidad y control interno solicitará a la dirección de auditoría de su Organismo o Consejo de la Administración Provincial que le realice la auditoría financiera, evaluar de conjunto con su Organismo o Consejo de la Administración Provincial la factibilidad de efectuar la auditoría financiera con las entidades externas autorizadas por los Organismos correspondientes del Estado. La dirección de auditoría del Organismo o Consejo de la Administración Provincial, o la empresa consultora autorizada, realizará la auditoría y si concluye que su contabilidad refleja razonablemente los hechos económicos enviará, a través del Organismo, al Ministerio de Finanzas y Precios el dictamen de la auditoría, el expediente de la auditoría y los estados financieros de la empresa. Después de revisados estos documentos y de ser satisfactorios, el Ministerio de Finanzas y Precios emite el aval correspondiente al Grupo Ejecutivo.
En caso de no ser satisfactorios los resultados alcanzados en la auditoría, la dirección de la empresa en coordinación con el sindicato y aprobado por su director general deberá efectuar de inmediato un plan de acción que permita eliminar las deficiencias señaladas. En este plan deberá definirse las fechas para solucionar las deficiencias y poder someterse a una nueva auditoría.
La empresa que este transitando por el proceso de Perfeccionamiento Empresarial debe tener como requisito permanente un sistema de control interno. El aval de la contabilidad que emite el Ministerio de Finanzas y Precios tiene una duración máxima de año y medio.
1.2.3–Etapas para el proceso de perfeccionamiento empresaria[18]
1-Preparación del personal
2-Elaboración del diagnostico inicial dela empresa.
3-Aprovació del Diagnóstico
4-Diseño del Sistema de Dirección y Gestión en la empresa y elaboración del expediente final de Perfeccionamiento Empresarial.
5- Defensa y aprobación del expediente en el Grupo Ejecutivo.
6-Comprobación por el Secretaría Ejecutiva Provincial de Perfeccionamiento Empresarial sobre la preparación satisfactoria de los trabajadores y el consejo de dirección para emprender la etapa de implantación.
7- Aprobación del expediente mediante la emisión del acuerdo del CECM que autoriza la aplicación del sistema.
8-Implantación en correspondencia con el cronograma elaborado.
9- Mejora continua del sistema.
10-Consolidación del sistema.
1.2.4-Principales elementos del diagnóstico
El diagnostico constituye el segundo paso en el proceso de perfeccionamiento empresarial, para su realización se creo una metodología basada en lo establecido en el decreto ley No.252 del Consejo de Estado y el Decreto ley No.281 del Consejo de Ministros.
Este paso constituye el reflejo analítico de la situación actual de la empresa y debe desarrollarse cada uno o dos años parara su realización es necesario evaluar y estudiar todas las estructuras y sistemas que integra el Sistema de Dirección y Gestión Empresarial así como verificar el cumplimiento de su misión, objetivos y actividades, efectuar una valoración del estado de sus recursos, de la caracterización de la cultura empresarial y de su funcionamiento técnico-organizativo.
El objetivo del diagnostico es examinar el cumplimiento de los siguientes aspectos:
1. Los problemas internos que presenta la organización empresarial, de forma detallada.
2. Describir, identificar y definir para cada tema que se estudia el qué, cuándo, quién y por qué.
3. Describir en qué grado cada tema estudiado, está en correspondencia con los nuevos requerimientos que se propone con la implantación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial.
4. Poner al descubierto los factores y las causas que ocasionan los problemas.
5. Exponer con claridad la información que describe los problemas existentes, de forma tal que permita adoptar las decisiones correspondientes para la solución de los mismos.
6. Examinar cabalmente las relaciones que existe entre los problemas detectados en el diagnóstico, los objetivos de la organización y resultados logrados.
7. Evaluar la capacidad potencial para introducir modificaciones, y las reservas existentes, para resolver los problemas con eficacia.
1.2.5-Cuando se orienta la suspensión se deben realizar las siguientes acciones:
Los jefes de los Organismos o el Consejo de la Administración Provincial evaluarán en correspondencia con la política de cuadros establecida, los responsables y las correcciones a aplicar a cada cual. El Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, podrá orientar la toma de medidas adicionales en correspondencia con las violaciones cometidas.
El consejo de dirección de la empresa, deberá de inmediato efectuar un plan de acción, el que deberá ser evaluado y chequeado en asamblea con los trabajadores periódicamente; el objetivo supremo debe ser, garantizar un compromiso de todos los trabajadores y cuadros para recuperar la condición perdida.
Cuando logra erradicar las deficiencias que causaron la suspensión, el Jefe del Organismo o Consejo de la Administración Provincial solicitará al Grupo Gubernamental la reincorporación de la empresa al sistema; acompañando las evidencia concretas que demuestra la erradicación de la misma
Una vez analizadas las evidencia y de ser positivo las mismas, el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros emitirá el correspondiente acuerdo reintegrando la empresa a la aplicación del Sistema de Dirección y Gestión, lo que comunicará al Organismo o al Consejo de la Administración Provincial según corresponda.
En estos casos es aconsejable efectuar un acto con todos los trabajadores de la empresa con la participación de dirigentes de la instancia superior donde se felicite a todos los trabajadores y se reconozca la labor desempeñada para erradicar las deficiencias.
1.2.6–Los sistemas que componen el Sistema de Dirección y Gestión son los siguientes:
1. Sistema de Organización General.
2. Sistema de Métodos y Estilos de Dirección.
4. Sistema de Organización de la Producción de Bienes y Servicios.
5. Sistema de Gestión de la Calidad.
6. Sistema de Gestión del Capital Humano.
7. Sistema de Gestión Ambiental.
8. Sistema de Gestión de la Innovación.
9. Sistema de Planificación.
10. Sistema de Contratación Económica.
11. Sistema de Contabilidad.
12. Sistema de Control interno.
13. Sistema de Relaciones Financieras.
14. Sistema de Costos.
15. Sistema de Precios.
16. Sistema Informativo.
17. Sistema de Mercadotecnia.
18. Sistema de Comunicación Empresarial.
1.3- Comunicación Empresarial
El éxito en una empresa depende en gran medida de la eficiencia de sus operaciones y esta a su vez depende del elemento humano, el cual debe trabajar en un clima favorable a los objetivos de la empresa, que motive al personal a integrar sus esfuerzos en el logro de los mismos y a actuar con todo su potencial. Por ello es necesario prestar especial atención a la comunicación empresarial, a la que algunos autores definen de la siguiente manera:
"La comunicación puede definirse como una actividad inherente a la naturaleza humana que implica la interacción y la puesta en común de mensajes significativos, a través de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los demás y en la organización y desarrollo de los sistemas sociales. Se considera a la comunicación como un proceso humano de interacción de lenguajes que se encuentra más allá del traspaso de información. Es más un hecho sociocultural que un proceso mecánico."[19]
"La comunicación ejecutiva (empresarial) es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre esta y su medio. Es decir, dichos mensajes se intercambian entre los miembros de la organización y su medio; estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras"[20].
"La comunicación en las organizaciones debe entenderse más allá de un proceso de intercambio de información, o un simple medio de influencia, sino como un proceso social de interacción sobre la base del cual se conforma una conciencia organizacional que marca una identidad corporativa, es decir una cultura y forma de hacer para la organización"[21].
"La comunicación empresarial es el conjunto de actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo (ida y vuelta) de mensajes que se dan entre los trabajadores entre sí y con su dirección, así como entre la empresa y su entorno. La aplicación de un correcto sistema de comunicación, permite influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los trabajadores de la empresa y los públicos externos, con el fin de cumplir con mayor eficiencia y rapidez los objetivos de la empresa"[22].
Analizando estos diferentes conceptos nuestro criterio concuerda en gran medida con esta última definición según el decreto ley 281, por lo que definimos a nuestro juicio la comunicación empresarial como el conjunto de actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo (ida y vuelta) de mensajes que se dan entre los trabajadores entre sí y con su dirección, así como entre la empresa y su entorno. Una adecuada aplicación del mismo crea una cultura e identidad corporativa y conforma una conciencia organizacional que genera acciones para con la empresa.
La existencia de un sistema de comunicación según este concepto le quita margen a la improvisación, a los rumores entre los grupos informales ya que la falta de información dentro, y sobre la empresa crea dudas, tensión y frustración entre los trabajadores y en la población, si la comunicación no se da de manera formal de todos modos se va a generar de manera informal, basándose en suposiciones y comentarios extraoficiales, pues la necesidad de comunicarse es propia del ser humano, para evitar esto hay que dirigir los esfuerzos a lograr una entidad altamente comunicativa, que derribe todas las barreras que dificultan la comunicación.
Una adecuada comunicación en la entidad debe estar encaminada a:
Hacer más horizontal y menos jerárquica a la organización, logrando con esto una mejor y directa participación de los trabajadores en la producción o servicio.
Lograr mayor transparencia en la organización mediante el conocimiento compartido, y proyectarse en correspondencia al exterior, con lo que se crean, fortalecen y aprovechan las ventajas distintivas de la empresa para convertirlas en ventajas competitivas, toda vez que una buena comunicación es requisito para enseñar y aprender.
Hacer más participativo e interactivo el trabajo intelectual mediante la potenciación del trabajo en grupo y del valor de las comunicaciones formales e informales a fin de elevar la producción, productividad y competitividad empresarial con la aplicación del conocimiento y la creatividad al aprovechamiento racional de los recursos.
La Comunicación en las empresas posee dos dimensiones la Dimensión Interna que abarca el proceso de comunicación en el ámbito micro empresarial dirigido a los trabajadores y la Dimensión Externa que establece el contexto de la comunicación en el ámbito macro empresarial que va dirigida al pueblo, los clientes, suministradores, competidores y al resto de las instituciones relacionadas con la empresa.
1.3.1-Comunicación Interna
En el marco laboral de una entidad chocan inevitablemente una gran diversidad de opiniones, criterios y aptitudes donde se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de algo. De qué otra manera se predice e interpretan comportamientos, se evalúa y planifican estrategias que movilicen el cambio, se proponen metas individuales y grupales en un esfuerzo conjunto, de beneficio común, si no es a través de lo que se llama comunicación interna.
Por lo que toda institución que se respete, debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones que dinamice los procesos a nivel interno, que permita el flujo participativo entre la dirección y los trabajadores, que propicie "el conocimiento por parte de los trabajadores de las principales misiones, valores y objetivos a alcanzar en la empresa. Así como a la dirección conocer los criterios, opiniones y propuestas de los trabajadores en beneficio de la gestión, la mejora de las condiciones de trabajo, seguridad y salud, control interno y la eficiencia, entre otros aspectos"[23]. Es por ello que la comunicación es considerada como el engranaje que mantiene juntas las partes de una organización.
La comunicación dentro de la empresa debe cumplir con una serie de funciones como: proporcionar información de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de decisiones, soluciones de problemas, diagnóstico de la realidad. Tiene funciones de producción relacionadas con la forma de capacitación del personal, orientaciones directas para la realización del trabajo, apertura de espacios para la consolidación de objetivos, la solución de conflictos, las quejas del trabajo de sus superiores, la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del producto o servicio realizado. Esta debe propiciar espacios de socialización que permitan un contacto con el ambiente físico y humano a través de la información; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e identificación con la organización. La comunicación interna busca compensar y motivar al personal para que se comprometa con los objetivos y las metas institucionales, reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creación individual.
-Formas de comunicación
El sistema de comunicación interno de la empresa u organización superior de dirección puede adoptar las siguientes formas:
1. Comunicación descendente
2. Comunicación ascendente
3. Comunicación horizontal
1- La comunicación descendente, permite mantener informados a todos los trabajadores de la empresa u organización superior de dirección, sobre los principales aspectos para el desarrollo de ésta. Proporciona a todos los trabajadores información sobre lo que deben hacer, cómo hacerlo y qué se espera de ellos. Esta forma de comunicación no es compatible con los estilos de dirección autoritarios ni con la falsa creencia de que una clara comunicación pueda ser tomada como un signo de debilidad.
2-La comunicación ascendente, es muy importante para los directivos de las empresas u organización superior de dirección, ya que permite conocer por los propios trabajadores cuales son sus criterios y opiniones sobre lo que funciona correctamente o no, sus diferentes ideas, estado de ánimos y motivaciones y propuestas de mejoras. Este método de comunicación permite mantener contacto directo con los trabajadores, conocer sus opiniones y necesidades, herramienta muy necesaria para la toma de decisiones.
3- La comunicación horizontal es aquella que permite lograr conocimiento de las diferentes áreas entre sí y como resultado de esto favorece un buen entendimiento entre los trabajadores. Este estilo de comunicación permite el funcionamiento eficaz de los equipos de trabajo, la implantación de una dirección participativa, favorece la coordinación de diferentes actividades y el conocimiento de las actividades que se desarrollan, por lo que es muy importante que se fomente este tipo de comunicación"[24].
-Niveles de comunicación
El sistema de comunicación interna existente en la empresa debe propiciar la integración de dos niveles de comunicación vertical y horizontal:
"Horizontal: La comunicación horizontal es aquella que se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel organizacional(comunicación plana) esta se da mayormente de forma informal.
Vertical: La comunicación vertical es aquella comunicación que se genera en los niveles altos de la estructura organizacional y se mueve hacia los niveles inferiores y viceversa. Es importante notar que se debe promover una comunicación vertical ascendente lo que facilitaría los procesos organizacionales y un clima de comunicación óptimo"[25].
Canales de comunicación
Estos niveles se desarrollan mediante los siguientes canales de comunicación Formal: La comunicación formal es aquella comunicación cuyo contenido está dirigido a aspectos de trabajo. En general, esta comunicación ocurre a través de encuentros, reuniones, y entrevistas programadas en los planes de actividades de las organizaciones por la escritura como medio (cartas, memorandos, informes, etc.) La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades burocráticas que ocurren en las organizaciones.
Informal: La comunicación informal es aquel tipo de comunicación cuyo contenido utiliza canales no oficiales. (Pasillos, cafetería, etc.). Es más rápida que la formal.
En este sentido no hay mejor arma para intensificar la buena comunicación que las reuniones formales con fecha y hora establecida. Sin embargo, muchos empleados bostezan ante la sola convocatoria, porque la consideran aburrida, repetitiva y mono lógica: el jefe siempre termina teniendo la última palabra y eso los desestimula. Es por esto que las reuniones formales deben hacerse de forma dinámica, agradable, utilitaria y tan corta como sea posible y logre el balance exacto del dilema del que decir ,como decirlo ,y cuando y donde decirlo, la oratoria por parte de la dirección tiene que ser explicita , clara y motivadora para que cada trabajador se sienta motivado.
Comunicación Interna
| FORMAL | INFORMAL |
ASCENDENTE | Supervisores | Lideres |
DESCENTENTE | Subordinados | Seguidores |
HORIZONTAL | Colegas | Amigos |
Elaboración: propia.
-Barreras de la comunicación
Cada sistema de comunicación en una organización presenta dificultades que interrumpe el flujo y la claridad de los mensajes dentro de estos se destacan las "barreras personales que son interferencias de la comunicación que provienen de las emociones, los valores y los malos hábitos de escucha. Estas incluyen con frecuencia, una distancia psicológica (la sensación de estar separado emocionalmente) entre dos personas. Las barreras físicas que son interferencias que ocurren en el ambiente donde se realiza la comunicación; por ejemplo el ruido repentino que distrae y temporalmente ahoga un mensaje verbal. Otras son, las distancias entre personas, las paredes, etc. también existen las barreras semánticas que surgen a partir de las limitaciones de los símbolos a través de los cuales nos comunicamos. Los símbolos suelen tener varios significados y debemos elegir uno de ellos. A veces elegimos el significado erróneo y se producen malos entendidos
Otras barreras:
1-" Emisor y/o receptor tienen poco conocimiento del tema o están inadecuadamente preparado.
2- El emisor y/o receptor no cree en el mensaje o en la política que está detrás del mensaje.
3- El receptor no está interesado en el asunto.
4- Tanto el emisor como el receptor están momentáneamente preocupados.
5- Una falla no intencional de las personas para decir lo que piensan.
6- Las diferencias culturales entre los comunicadores.
7- Las diferencias profesionales entre los comunicadores.
8- Los comunicadores parten de supuestos diferentes.
9- Interferencias externas o distracciones"[26].
Con el objetivo de intensificar la actividad comunicativa y la cultura organizacional se pueden utilizar algunas herramientas como: Boletines internos informativos a través de un sistema radial o de sonido, La intranet dentro de la empresa con un sitio informativo sobre los principales resultados y proyecciones futuras de la empresa. Murales y pizarras que muestren entre otras cosa el reconocimiento a los mejores trabajadores por otro lado la comunicación escrita basada en: cartas, memorando, carteleras, revista y periódico. también debe estar dirigida la atención al logro de buenas relaciones interpersonales ya que crean relaciones de amistad, compañerismo, poder, compañía, entre otras; esto tiene como fin que el miembro de la organización no esté estresado y que realmente sientan tanto empleados como jefes que existe respeto y comprensión.
1.3.2-Comunicación Externa
La comunicación externa son todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización. El sistema de comunicación externo va a construir la base de imagen de la empresa a la sociedad, este se encarga que se conozcan los principales resultados económicos obtenidos ,así como su aporte ala sociedad. El sistema se apoya en los planes de marketing y sus escenarios futuros van creciendo por las innumerables amenazas y oportunidades que demanda permanentemente el ambiente externo organizacional
La comunicación externa concebida de manera global debe gestionarse mediante acciones de comunicación directa con representantes de la comunidad, dirigentes de las organizaciones políticas y de masas u otras instituciones externas que se relacionan con la empresa u organización superior de dirección, y mediante el trabajo con medios de comunicación tanto electrónicos, como impresos y audiovisuales a fin de poder garantizar un adecuado nivel de conocimiento y reconocimiento social sobre la empresa u organización superior de dirección, sus resultados, sus trabajadores y sus valores"[27].
1.3.3-La identidad corporativa
La identidad corporativa no es mas que "la proyección de una imagen, es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer una organización, la cual las personas describen, recuerdan y relacionan. Es el resultado de la interacción de creencias, ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre una organización "[28],esta se conforma mediante un conjunto de atributos que la empresa intenta trasmitir a su mercado. Abarca por tanto todos los puntos posibles de contacto de la empresa con sus clientes, comunicando en todo momento su filosofía y lo que es más su identidad.
La formación de una imagen corporativa se centra en dos áreas, la interna que abarca la identidad de la empresa (su realidad) y la comunicación interpersonal, y la externa que contempla la proyección de la imagen a través de diversos medios, sean dirigidos o masivos, y la memoria a largo plazo del público/receptores. La proyección de una imagen tiene que ser planificada previamente por el sistema de comunicación empresarial, dirigida a un público identificado basándose en una identidad real establecida con un mensaje claro que facilite la promoción.
1.3.4-Implementación del sistema de comunicación
El sistema de comunicación empresarial en Cuba se integra al proceso de perfeccionamiento empresarial, como una necesidad del propio desarrollo de la empresa estatal."Su implantación implica la permanente interacción entre los trabajadores y la dirección, a fin de lograr un intercambio de ideas que logre un mejor desempeño y por tanto mayor eficacia y eficiencia en la gestión"[29].(Para la implementación del mismo se debe tomar como referencia y guía lo establecido en el Decreto ley No.281 la cual establece los siguientes pasos
1. Escoger asesoría competente que profesionalmente domine el tema de la comunicación.
2. Seleccionar al personal a preparar en las técnicas de comunicación empresarial.
3. Efectuar un diagnóstico que permita conocer el grado de desarrollo y características de la comunicación de la empresa u organización superior de dirección, así como las características de sus trabajadores, el grado de motivación que existe, la participación en la solución de los problemas, etc.
4. Diseñar el sistema de comunicación empresarial a implantar, expresados en el Manual de Gestión de Comunicación y el Manual de Identidad Corporativa.
5. Evaluación periódica de los resultados positivos y negativos del proceso de comunicación, mediante la creación de procedimientos e instrumentos para la medición del impacto que ha tenido el sistema de comunicación implantado, que permita evaluar periódicamente: su funcionamiento, si los trabajadores conocen la situación actual de la empresa u organización superior de dirección, sus éxitos y problemas, si participan en la solución de los principales problemas, en el auto-control, que cumplen objetivos específicos, que han asumido responsabilidades y facultades y el impacto en el trabajo de dirección y de los dirigentes en particular.
6. Diseñar las acciones a tomar para rectificar las desviaciones e insuficiencias encontradas.
El tercer paso lo constituye efectuar el diagnóstico que posibilite conocer entre otros aspectos los siguientes:
Conceptos de comunicación que se manejan en la empresa u organización superior de dirección, el tipo de comunicación predominante, la existencia o no de un enfoque de comunicación que se corresponda con objetivos, valores y estrategia de la organización y si están o no correctamente definidos los elementos que integran el ciclo de comunicación de la empresa u organización superior de dirección.
Naturaleza de los procesos de comunicación, los canales más usados, el uso de los mensajes y su planificación, elementos de cultura organizacional, valores compartidos, sentido de pertenencia y aspectos de clima interno.
Relevancia y funciones de la comunicación en la empresa u organización superior de dirección.
Organización del sistema de comunicación en la empresa u organización superior de dirección.
Criterios sobre la retroalimentación y participación en la dirección por los trabajadores.
Significación de los espacios de retroalimentación según los trabajadores de la empresa u organización superior de dirección.
Flujos de comunicación existentes: vertical descendente, vertical ascendente, horizontal o la combinación de estos. Naturaleza de los procesos comunicativos.
Canales de comunicación: asambleas de afiliados, conversaciones y encuentros informales con los trabajadores, los murales, las reuniones, las circulares, el correo electrónico, las cartas y el teléfono, las entrevistas, la radio base, el buzón de quejas y sugerencias, el periódico o revista interna, los rumores, entre otros.
Tipos de mensajes más frecuentes.
Sistema de comunicación formal y comunicación informal.
Grado de aplicación de los elementos de la cultura empresarial y clima organizacional.
Grado de implicación de los trabajadores con la empresa u organización superior de dirección y sentido de pertenencia.
La función de comunicación es esencialmente planificada; para la implantación del Sistema de comunicación las empresas u organización superior de dirección deberán elaborar el Manual de Gestión de Comunicación y el Manual de Identidad Corporativa, lo que permitirá trabajar la comunicación no como acciones aisladas y dispersas, sino mediante la formulación previa de un procedimiento de comunicación que, de forma explícita, interrelacione todas las herramientas de comunicación a implantar en la empresa u organización superior de dirección.
La implementación del sistema de comunicación queda expresada mediante el Manual de Gestión de la Comunicación y el Manual de Identidad Corporativa.
-Manual de Gestión de la Comunicación
Para el diseño del Manual de Gestión de Comunicación de la empresa se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
1-Identificación y caracterización del público objetivo (interno y externo): Deberá hacerse una caracterización de estos; en el caso del público interno en correspondencia con las funciones que desarrollan, sexo, edad, nivel profesional, gustos, características de los colectivos laborales, entre otros aspectos y en el caso del públicos externo la caracterización debe estar en correspondencia con las prioridades que estos representen para la empresa u organización superior de dirección.
2-La selección de los distintos canales de comunicación, a utilizar.
3-Personal autorizado para enviar mensajes directamente a los trabajadores, según canales autorizados.
4-Diferentes canales a emplear por los trabajadores para dirigirse a la dirección.
5-Características de los mensajes a emitir por la empresa u organización superior de dirección y sus dependencias.
6-Organización estructural que garantiza la implantación del sistema de comunicación en la empresa u organización superior de dirección, así como diseño de la misión, funciones y facultades del área de comunicación de la empresa.
6-Acciones a realizar en la implantación del sistema de comunicación.
7-Establecimiento del presupuesto de la comunicación, incluido en el presupuesto de la empresa u organización superior de dirección.
1.6.5-Manual de Identidad Corporativa
El manual de identidad corporativo, constituye una herramienta básica para la dirección de la empresa u organización superior de dirección en el logro de una imagen que la distinga. Este constituye su carta de presentación, su cara frente al público. En este se describe la actividad principal y secundaria de la empresa, el tiempo de existencia, su ubicación, tipo de mercado; se presenta los atributos de la imagen visual de la empresa u organización superior de dirección y su uso en los diferentes soportes comunicativos, se especifica cómo, cuándo, y dónde se deberá usar la imagen. Su elaboración debe diseñarse a partir del análisis de la imagen que se posee en relación con los principales competidores y la compatibilidad entre imagen y mercado, todo ello sustentado mediante investigaciones que deben indicar que se debe mejorar y por qué.
1.3.5-Funciones de área de comunicación.
Las funciones principales a cumplir después por el área de comunicación empresarial son:
-Diseñar el sistema de comunicación a implantar.
-Implantar el sistema de comunicación.
-Evaluar el cumplimiento del sistema de comunicación.
-Efectuar periódicamente diagnósticos sobre el funcionamiento del sistema de comunicación.
-Elaborar planes de acción que garanticen resolver las deficiencias detectadas en los diagnósticos sobre el sistema de comunicación.
-Estudiar nuevas formas y alternativas sobre comunicación a implantar.
-Participar en el proceso de la elaboración del plan de la empresa u organización superior de dirección y en la definición del presupuesto de comunicación.
-Informar al consejo de dirección de la empresa u organización superior de dirección los resultados y deficiencias en el proceso de implantación del sistema de comunicación, así como los planes de medidas a implantar.
-Otras que sean designadas por el director general de la empresa u organización superior de dirección.
[1] Lenin V.I. "Pequeña estampa que ilustra grandes problemas" O.C 5ta.edición Edit.Progreso M.1989. t.37 pag.424-425
[2] Morales Rodríguez, E. Antecedentes del proceso de perfeccionamiento empresarial cubano. Villa Clara.UCLV.2003
[3] Ídem
[4] Machado Rodríguez, D. Nuestro Propio Camino. La Habana. 1993
[5] Morales Rodríguez, E. Antecedentes del proceso de perfeccionamiento empresarial cubano. Villa Clara.UCLV.2003
[6] Castro Ruz, F. "Discurso pronunciado en la clausura de la sesión diferida del III Congreso del PCC" En "Fidel Castro: Ideología, Conciencia y Trabajo Político" 1959-1986.Edit. Política, La Habana 1986.
[7] Castro Ruz, F. "Por el camino correcto" Edit. Política, La Habana, 1988.
[8] Revista "Análisis Económico", No. 12, 1989, CEE
[9] Morales Rodríguez, E. Antecedentes del proceso de perfeccionamiento empresarial cubano. Villa Clara.UCLV.2003
[10] Figueroa Albelo, V .El Modelo de Transición Extraordinaria de Cuba ante los desafíos actuales. Material de apoyo. Villa Clara. UCLV.1995.
[11] "La satisfacción de las necesidades básicas en Cuba en los años 90" IEIT, 1999.(inédito)
[12] "Seguimos con este sistema porque un sistema no se cambia de un día para otro. Estamos tratando de mejorarlo, de quitarle muchos de los aspectos más negativos … y estableciendo reglas, ahora no se puede hacer otra cosa, no se debe hacer otra cosa" Castro Ruz, F. "Por el camino correcto" Ed. Cit. Pag. 286
[13] Pérez Betancourt, A. y González Sánchez, B. "El Perfeccionamiento Empresarial en el MINFAR" Rev. Cuba Socialista, No. 36, 1988.
[14] Colectivo de autores .Economía Política de la Construcción del Socialismo. Editorial Félix Varela. La Habana.2002.Pag.338.
[15] Decreto Ley No.281.Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros. La Habana. agosto 2007
[16] Decreto Ley No252. Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros. La Habana. agosto 2007
[17] IDEM
[18] IDEM
[19] Benigno, E. Comunicación en las Organizaciones. Humaco. Universidad de Puerto Rico.2003.
[20] idem
[21] Barriero Pausa, L. revista Espacio.Cuba.No2.2000
[22] Decreto Ley No.281.Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros. La Habana. agosto 2007
[23] idem
[24] idem
[25] Enrique Sogayo L. Comunicación en las organizaciones. Colombia. UNBA. 2002
[26] Red buscar OJO
[27] Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros. Decreto Ley No.281. La Habana. agosto 2007
[28] Benigno, E. Comunicación en las Organizaciones. Humaco. Universidad de Puerto Rico.2003.
[29] Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros. Decreto Ley No.281. La Habana. agosto 2007
Autor:
Lic. Katia Pérez Hernández
Tutor: Dto.Eliodoro Morales Rodríguez
Consultante: Msc. Raúl Ramírez Mendiola
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