Cada uno de los departamentos necesita tener un medio expedito para poder informar, difundir o hacer llegar boletines, procedimientos, formularios, calendarios, proyectos, aprobaciones, autorizaciones, modificaciones, planificaciones, etc. El medio generalmente utilizado es el escrito ("Papel") pero naturalmente las necesidades dependen del tipo de empresa y su tamaño. Sin embargo, es importante desarrollar procedimientos de creación y actualización de los contenidos, así como definir un formato para cada tipo de información.
Algunos de los principales objetivos de Operación y Administración son:
- Información de la Empresa
- Información para Ejecutivos.
- Información para Empleados
- Políticas y Procedimientos
- Administración de Venta /Compras
- Administración Comercial /Financiera
- Control de Activos /Pasivos
La información de Recursos Humanos requiere de gran cantidad de papeles y no hace sencilla la comunicación de políticas, manuales de procedimientos organigramas de la empresa, beneficios, etc. Se requiere también administrar el reclutamiento, promoción, sueldos y asistencias de los empleados.
A menudo se necesita responder a preguntas típicas de Recursos Humanos como compras internas, vacaciones, gastos médicos, etc. , como también la entrega, explicación, procesamiento de distinto formularios para dichos procesos. Esto resta tiempo en una tarea reiterativa a Recursos Humanos, además no da al empleado un rápido acceso a información de su interés.
Preguntas Frecuentes: Algunas preguntas típicas y reiterativas a recursos Humanos son:
- ¿Dónde puedo encontrar las solicitudes de vacaciones?
- ¿Cuántos días de vacaciones recibiré por cada año de antiguedad?
- ¿Cuáles son las políticas en caso de enfermedad?
- ¿Dónde puedo encontrar información acerca de créditos?
- ¿Cómo funcionan los depósitos directos?
- ¿Cuál es el procedimiento para solicitar un trabajo interno?
Formularios de Recursos Humanos: Se requiere gran cantidad de tiempo para analizar y procesar solicitudes en formularios especialmente para empresas con diferentes oficinas. Para el empleado a veces no es fácil de llenar correctamente los formularios, que utilizan ocasionalmente y requieren de asesoramiento por parte del personal de recursos humanos.
Los siguientes son ejemplos de formularios utilizados:
- Créditos
- Compras de productos internos
- Reembolsos
- Solicitudes de vacaciones
- Maternidad y enfermedades
- Cambios de área
- Evaluaciones
- Encuestas
- Etc.
A continuación se presentan algunos requerimientos comunes por parte de los empleados a Recursos Humanos:
- Manuales de Procedimientos y Políticas
- Programas de Beneficios
- Programas de Bonos y Compensación
- Empleos Internos
- Descripciones de Puestos
- Curriculum
- Organigrama de la Empresa
- Calendario de Vacaciones y Días de Descanso
- Etc.
La empresa necesita promover posibilidades de capacitar a los empleados en universidades, escuelas privadas y públicas, y otras organizaciones orientadas a dicho fin. Para poder cumplir con esta tarea se necesita mejorar las comunicaciones, promover la colaboración, eliminar la duplicación de funciones y proveer información precisa y actualizada.
Los principales requerimientos para la Educación y Capacitación son :
- Planes de Estudio
- Temarios
- Manuales de Capacitación
- Catálogos de Cursos
- Presentaciones
- Bibliografías
- Listas de Estudiantes y Profesores
- Calendarios y Horarios de Clases
A continuación se presentan usos comunes para Difusión y Comunicación en la Empresa.
- Revista de la Empresa
- Comunicados de Prensa
- Preguntas Frecuentes
- Formularios
- Reportes Anuales, Folletos y Hojas de Especificaciones
Revista de la Empresa: Para publicar las revistas semanales, mensuales o semestrales de la empresa se debe invertir en su dirección, edición, publicación y distribución, generando costos por estos conceptos.
Comunicados de Prensa: El ciclo de revisión de los comunicados de prensa necesita la autorización por parte de los departamentos de dirección, jurídico y marketing. Además se necesita archivar los comunicados de prensa junto con documentos de revistas, periódicos, libros, etc. que involucran a la Empresa en su ámbito comercial.
Preguntas Frecuentes: Algunos ejemplos de preguntas frecuentes que son formuladas para el departamento de difusión y comunicación son:
- ¿Quiénes son los encargados de la revista la empresa?
- ¿Cuál es el procedimiento para publicar un comunicado de prensa?
- ¿En cuánto tiempo se produce un nuevo folleto?
- ¿Cómo puedo ordenar una hoja de especificaciones?
- ¿Cuándo estará el nuevo folleto de la empresa disponible?
- ¿Quién es el responsable de los avisos de la empresa?
- ¿Dónde puedo encontrar los últimos comunicados de prensa?
Estas preguntas suelen ser reiterativas y restan tiempo en actividades más importantes para el personal encargado.
Formularios: El uso de formularios para la solicitud de folletos, libros, presentaciones, tarjetas de presentación, etc. El empleado necesita llenar con los datos adecuados y esta información debe ser transferida a los encargados por medio de estos.
Reportes Anuales, Folletos y Hojas de Especificaciones: Los reportes anuales, folletos y hojas de especificaciones deben ser generados en documentos que deben ser impresos y distribuidos.
Una lntranet ofrece una nueva opción para mayor efectividad en la coordinación de las actividades organizacionales y entornos de decisiones distribuidas. Pero no podemos referirnos a Intranet sin antes conocer que es Internet.
¿Qué es Internet?
En resumen se puede definir a Internet como la gran colección de redes, (todas ellas corriendo protocolos TCP/IP: Transport Control Protocol/Internet Protocol) que están unidas y ubicadas en todo el mundo; así que los usuarios de cualquier red pueden usar los servicios que provee TCP/IP para contactar usuarios en cualquiera de las otras redes.
Cabe señalar que hay otras grandes redes de área amplia (WAN: Wide Area Networks), tales como BITNET (Because It's Time NETwork) y DECnet (Digital Equipment Corporation network), que no están basadas en los protocolos TCP/IP, y por lo tanto no son parte de Internet. Sin embargo están conectadas a él, y pueden mandar y recibir mensajes de correo electrónico porque hay gateways (ruteador) que actúan como traductores entre los diferentes protocolos de red involucrados.
En 1960, el Transport Control Protocol y el Internet Protocol (TCP/IP) fueron desarrollados para proveer rápida comunicación entre dos dispositivos de red. Estos protocolos de red fueron desarrollados para proveer un enlace de comunicación, aún si algunos de los enlaces entre los dispositivos llegaran a fallar. La corporación RAND, en conjunto con el Instituto de Massachusetts de Tecnología y la Universidad de California en los Angeles, desarrollaron ésta tecnología para el Departamento de Defensa de los Estados Unidos. Esta agencia de gobierno necesitaba una red contra fallas, para asegurar la comunicación en caso de una guerra nuclear. En 1969, el Departamento de la Defensa de los Estados Unidos comenzó a usar ARPANET, la primera red basada en la tecnología de protocolos. ARPANET inicialmente conectaba cuatro grandes computadoras.
Durante los 70s, instituciones educativas y de investigación comenzaron a conectarse a ARPANET para crear una comunidad de redes. A finales de los 70s, TCP/IP comenzó a ser el protocolo oficial usado en Internet.
En los 80s, la Fundación Nacional de Ciencia de los E.U. reemplazó ARPANET con una red de alta velocidad. Esta es la red que actualmente sirve como enlace principal (backbone) para la actual Internet. Cuando ARPANET fue usado en 1969, consistía solo de 213 hots registrados. En 1986 existían mas de 2,300 hots.
A inicios de los 90s, la Fundación Nacional de ciencia de los E.U. transfirió el mantenimiento y supervisión de la Internet a fundaciones privadas y corporativos. Actualmente, la Internet tiene varios millones de computadoras conectadas a nivel mundial. El desarrollo de otros protocolos y otras tecnologías, como el World Wide Web, ha contribuido a éste crecimiento.
Organismos relacionados a Internet
World Wide Web Consortium (W3C)
W3C trabaja con la comunidad global para producir software de especificaciones y referencia. El consorcio está formado por miembros de la industria, pero sus productos son gratuitos. El Web de W3C se encuentra en el Laboratorio para la Ciencia de la Computación del Instituto de Massachusetts (MIT LCS) y en el Instituto Nacional de Francia para la Investigación de la Informática y la Automatización (INRIA), en colaboración con el Concilio Europeo para la Investigación Nuclear (CERN), donde fue desarrollado originalmente el Web.
Internet Engineering Task Force (IETF)
Este organismo se encarga del desarrollo y la ingeniería de los protocolos de Internet. La IETF es una comunidad internacional de diseñadores de red, operadores, vendedores e investigadores preocupados con la evolución de la arquitectura de Internet y su buen funcionamiento. Está abierto para cualquier interesado.
Electronic Frontier Foundation (EFF)
La EFF, es una organización civil independiente que trabaja en el interés publico de proteger la privacidad, la libre expresión y el acceso a los recursos en línea e información.
La Internet es una red global en la cual, cada computadora actúa como un cliente y un servidor. La Internet consta de varios componentes conectados:
- Backbones: líneas de comunicación de alta velocidad y ancho de banda que unen hosts o redes.
- Redes: grupos de hardware y software de comunicación dedicados a la administración de la comunicación a otras redes. Todas las redes tienen conexiones de alta velocidad para dos o más redes.
- Proveedores del Servicio de Internet (ISPs): son computadoras que tienen acceso a la Internet. Varios proveedores de servicios en línea como Compuserve, MPSNet y Spin, actúan como ISPs proveyendo acceso a Internet a todos sus suscriptores.
- Hosts: computadoras cliente/servidor. En ellos es donde los usuarios ven la interacción con la Internet. Cada computadora que se conecta directamente a una red es un host. Todos los hosts tienen una dirección de red única. Esta es un comúnmente conocida como la dirección IP.
La manera en que Internet permite a las computadoras conectarse es similar a como trabaja una red de área local (LAN).
En una red simple, se tienen dos computadoras y una conexión de datos. Las computadoras se comunican enviando un paquete a través de la conexión. Un paquete es una unidad de datos que viaja entre hosts de una red específica. Un paquete consiste de dos secciones:
- Encabezado: contiene la localización de la dirección física y otros datos de red.
- Datos: contiene un datagrama.
Los dos protocolos de Internet que trabajan en conjunto para la transmisión de datos son:
- Transmission Control Protocol (TCP)
- Internet Protocol (IP)
En conjunto estos protocolos son conocidos como TCP/IP.
Las computadoras también pueden comunicarse con otras computadoras fuera de la LAN. Al conjunto de LANs se les conoce como redes de área amplia (WAN). Los ruteadores y gateways proveen las conexiones entre diferentes LANs. Si las LANs son del mismo tipo, se usa un ruteador. Si las LANs utilizan diferentes protocolos de comunicación, o topologías, los gateways son usados para convertir los paquetes en el formato requerido. Cuando un gateway recibe un paquete, el gateway utiliza la información de la dirección y el encabezado del datagrama para determinar la localización del destinatario de los datos. El gateway reempaqueta el datagrama en el formato, del paquete adecuado, hacia la siguiente conexión. Los datos pueden cruzar varias LANs antes de llegar a su destino.
La Internet es considerada una red de área amplia, independiente a la topología. Esta independencia de las diversas topologías de LAN la realiza el protocolo estándar IP. El encabezado del paquete IP contiene una dirección de cuatro octetos que identifican a cada una de los equipos. Cuando un paquete es enviado hacia un host, la computadora determina si el paquete es local o remoto (dentro o fuera de la LAN). Si el paquete es local, el mismo lo transmite; si es remoto lo envía hacia un gateway el cual determina la dirección final. La información de la dirección también determina cómo será ruteando el paquete a través de Internet. Normalmente el gateway utiliza la localización del destinatario para determinar la mejor ruta para enviar el paquete.
Si alguna red intermedia llegara a estar demasiado ocupada o no disponible, el gateway dinámicamente selecciona una ruta alterna. Una vez que el paquete es enviado, cada red que reciba el paquete, repite el proceso redirigiéndolo cuando sea necesario. Este proceso de repite hasta que el paquete llega a su destino. Diferentes paquetes pueden tomar diferentes rutas, aún cuando contengan información del mismo archivo o mensaje. Los datos del paquete son reensamblados en el destinatario.
La importancia de usar una Intranet
Para casi cualquier empresa de hoy en día, y muy especialmente en un futuro muy cercano, la intranet va ha ser un recurso indispensable. Dada la gran cantidad de datos que genera cualquier empresa, se están quedando obsoletos los actuales métodos de inserción y consulta de datos. Una intranet puede resolver estos y otros problemas.
Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribución de información para todos los empleados , así pues se pueden publicar manuales, planes de acción, procedimientos, material de formación, folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los métodos clásicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc. Además cualquier actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la empresa como los métodos tradicionales.
Una intranet organiza, además, la distribución de una empresa, ya que cada división puede tener su apartado en la intranet. Se puede organizar también una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado podrá acceder rápidamente, planificando así las reuniones de empresa de una forma más eficaz. Se mejora de esta forma la comunicación entre todos los trabajadores, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más rápida y eficiente.
Se aprovechará también la potencia de una intranet para tener acceso rápido a cualquier documento de la empresa, siempre que se tenga el nivel de privilegios adecuado. Esta es otra de las ventajas de una intranet, su seguridad. Solo tendrán acceso a los recursos aquellos empleados que lo necesiten realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de acceso a datos de una intranet, el tiempo empleado en realizar cualquier búsqueda de datos de cualquier departamento de la empresa se reduce considerablemente, por lo que la productividad de la empresa mejora.
Algunos conceptos a tener en cuenta al implementar una Intranet. Debe hacer su intranet lo suficientemente versátil para que sus empleados trabajen eficazmente, al mismo tiempo que debe vigilar la seguridad. Se deben controlar los accesos, quien tiene permisos para cargar software, para crear página y publicar contenido etc.
Debe elegirse un sistema de herramientas único para todos, herramientas de edición, publicación y navegación, así como sistemas operativos, para evitar en lo posible posibles incompatibilidades. Deben elegirse sistemas robustos y probados, ya que a la velocidad a la que se mueve este mundo existen muchos programas, que aún siendo buenos, no están suficientemente probados y no ofrecen la garantía suficiente.
Puede publicar fácilmente cualquier documento de su intranet en la "red de redes" que es Internet, ya que una intranet no es mas que una Internet en pequeño. Además podrá dar acceso a Internet a los usuarios de su intranet, globalizando más su empresa. Deberá tener en cuenta la información que será accesible desde Internet, ya que sus páginas se verán desde todo el mundo. Aunque el riesgo es pequeño, deberá realizar un seguimiento de sus publicaciones para no hacer accesibles documentos internos de la empresa. Salvando este pequeño inconveniente, las ventajas de la publicación en Internet son inmensas, tendrá un mercado potencial nacional y mundial, y el impacto en usuarios externos será considerable. El marketing de su empresa se revalorizará sustancialmente.
Las ventajas de una intranet son muchas, siendo además una herramienta esencial de trabajo para pequeñas, medianas y grandes empresas. El futuro en administración y gestión interna de empresas está aquí, es la Intranet.
Intranet Funcionamiento Conceptos y Definiciones
Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y protocolos de Internet. Aportan la interfaz de exploración del World Wide Web(www) a la información y servicios almacenados en una red de área local (LAN) corporativa. Las intranets son atractivas por que disminuyen el costo de mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumenta la productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso mas eficaz a la información y a los servicios que necesitan.
Internet / Intranet: ¿Cuál es la diferencia?
¿Cuál es la diferencia entre Internet e Intranet? Básicamente, la localización de la Información y quién accede a ella. Internet es público, global, abierto a cualquiera que tenga una conexión a interne.
Las Intranet están restringidas a aquellas personas que están conectadas a la red privada de la empresa.
Además de eso, ambas funcionan esencialmente de la misma manera, con la misma tecnología TCP/IP para regular el tráfico de datos. Del mismo modo, desde el punto de vista de las aplicaciones (e-mail, newsgroups y transferencia de archivos FTP, además del Web), no existe ninguna diferencia entre internet e intranet.
En la Intranet de una empresa, el acceso a la información es muy similar al acceso a Internet. Ello supone que, si conocemos el proceso para Internet, será casi automático empezar a utilizar una intranet (con el ahorro en formación que eso supone para la empresa).
Se puede describir el proceso de la siguiente manera: Todas las máquinas cliente (PCs locales conectados a una máquina Servidor de Web), utilizan un software especial, un browser (navegador; por ejemplo, Netscape Navigator o Internet Explorer), además de software especial para el correo electrónico, FTP y demás servicios.
El usuario hace click en un hipervínculo, que envía una petición de información al servidor. El hipervínculo contiene el nombre del servidor donde está localizada la información, y el nombre del archivo que ha de ser cargado en el browser.
- El servidor lee la petición, vuelca el archivo, y lo manda al cliente.
- El cliente recibe el archivo y lo deposita en la ventana del browser (siempre que dicho archivo sea compatible con el web, por ejemplo, con formato HTML y otros). Puede ocurrir también que el archivo se deposite en discos o en aplicaciones especiales.
Esencialmente, existen tres tipos de intranets según el tamaño de éstas y la distancia entre sus nodos (entendiéndose por nodo cada uno de los equipos que está conectado a dicha intranet). Por un lado, estarían las LAN. Estas son las redes locales de siempre, el número de nodos conectados a ella van desde 2 a 50 y están situados físicamente cerca y, por lo general, suelen ser redes pertenecientes a las oficinas de una empresa. Otro segundo tipo de redes son las MAN (Metropolitan Area Network). Este tipo de redes suele contener varias LAN, y por lo general forman este tipo de redes en los campus universitarios. Por último, se encuentran las WAN (Wide Area Network), las cuales tienen un ámbito mundial, y suelen incluir, además de la transmisión mediante cables, la conexión mediante satélite y radiofrecuencia. Un ejemplo muy claro de este tipo de redes son las redes corporativas mundiales de empresas como British Telecom o Microsoft, que permiten que todos los empleados reciban las consignas de las oficinas centrales a la vez. Todos estos tipos de redes pueden tener dos configuraciones, o bien punto a punto, o bien de servidor dedicado. En la configuración punto a punto cada uno de los nodos de la red tiene que ejecutar el software de red para unirse a los demás nodos y crear así la red, con el consiguiente gasto inútil en hardware, para soportar las nuevas aplicaciones que van saliendo al mercado. Por el contrario, con la configuración de servidor dedicado, uno o varios de los computadores de la red, generalmente equipados con una cantidad considerable de memoria RAM y con un disco duro de proporciones suficientes para soportar todo el tráfico de la Red, son los encargados de albergar el software de red. De este modo los demás nodos de la red sólo se tienen que limitar a albergar el software cliente, permitiendo así que equipos más antiguos puedan moverse con la misma velocidad que los demás equipos, ya que todo el trabajo efectivo se centra en los servidores habilitados al caso.
Elementos utilizados en intranet.
Algunos conceptos y definiciones a tener en cuenta al referirnos a intranet. Debemos comprender algunos términos para hacer de intranet lo suficientemente comprensible para que podamos formarnos una opinión fundamentada y al mismo tiempo poder llegar a definir nuestros requerimientos para una futura Intranet.
Los Servidores Web son aquéllos que permite a los clientes compartir datos, documentos y multimedia en formato Web.
Aunque parte de la tecnología Cliente-Sevidor, el servidor Web aporta unas ventajas adicionales en aspectos muy importantes como son:
- Web se crea normalmente como un sistema abierto al que cualquiera puede contribuir y acceder desde cualquier punto de la red de la empresa: no requieren logins ni password como los sistemas tradicionales Cliente-Servidor.
- Los Servidores Web vuelcan información con un simple click del ratón(mouse) a través de un proceso de hipervínculo.
- La información servida puede ser de cualquier tipo (datos, documentos, multimedia, etc..), gracias a la utilización de los estándares Internet. Esa información es de sólo lectura pues, a diferencia de los sistemas normales Cliente-Servidor, el usuario no puede hacer cambios en el dispositivo original e los datos.
- Dado que el Servidor de Web es de tan fácil acceso, ello hace posible publicar información de forma instantánea en toda la empresa mediante un simple almacenamiento de la misma en el servidor.
- Un Servidor de Web en la Intranet puede servir la misma copia de un archivo a toda la organización, de la misma forma que un único servidor web en Internet puede servir al mundo entero. Así que ahora sólo hay una única copia del archivo a actualizar, y cuando Ud. lo actualiza, la nueva versión es servida instantáneamente a toda la empresa.
- La amplitud de la red suele ser mayor que otros sistemas Cliente-Servidor, pues la mayor parte de intranet se construyen sobre Redes de Área Extensa (WAN), más que sobre redes LAN.
La tecnología denominada Cliente-Servidor es utilizada por todas las aplicaciones de Internet/Intranet:
- Un servidor es un computador remoto — en algún lugar de la red — que proporciona información según petición.
- Un cliente funciona en su computador local, se comunica con el servidor remoto, y pide a éste información.
- El servidor envía la información solicitada.
Un único servidor típicamente sirve a una multitud de clientes, ahorrando a cada uno de ellos el problema de tener la información instalada y almacenada localmente. Los sistemas Cliente-Servidor pueden ser de muchos tipos, dependiendo de las aplicaciones que el servidor pone a disposición de los clientes. Entre otros, existen:
- Servidores de Impresión, mediante el cual los usuarios comparten impresoras.
- Servidores de Archivos, con el cual los clientes comparten discos duros .
- Servidores de Bases de Datos, donde existe una única base de datos.
Los Servidores Web también utilizan la tecnología Cliente- Servidor, aunque añaden aspectos nuevos y propios a la misma.
Cuando hablamos de Internet e Intranet, es fundamental el concepto de hipervínculo. Las páginas web, creadas bajo el lenguaje HTML, contienen palabras, imágenes y otros elementos remarcados que permiten al usuario desplazarse de una página a otra con un simple click del ratón. La razón es que el elemento marcado ha sido relacionado ("hipervinculado") a la otra página, de tal manera que, cuando hacemos click en el ratón, el Servidor Web busca la página y la dirección indicada en el vínculo, y la pone a disposición del usuario en su browser.
El web browser es el software especial que utilizamos para acceder a información del World Wide Web y las informaciones depositadas en los Servidores Web de una Intranet. El web browser permite al usuario hacer click en hipervínculos, de manera que proporciona al servidor información sobre dónde está depositada la página que quiere ver, y automáticamente mandarle y ver en línea (online) documentos llamados páginas web.
Los Web browsers son programas comerciales de software. Los dos de más utilización en la actualidad son los comercializados por Microsoft (Internet Explorer) y por Netscape Communications (Netscape Navigator). Ambos programas trabajan del mismo modo y ponen a disposición del usuario el mismo tipo de documentos: aquellos almacenados en formato HTML y otros.
Bajo el concepto de tecnología Web, se agrupan una serie de nuevas tecnologías y estándar que hacen posible Internet e Intranet:
- HTML (HyperText Markup Language) es el lenguaje básico de hacer archivos de texto con hipervínculos, publicarlos en un Servidor Web, y "transportarlos" a diferentes usuarios, que pueden leerlos gracias a los browsers.
- Java es un lenguaje de programación diseñado para ser utilizado en la red (es decir, no está instalado localmente), y se utiliza para dar a las páginas web características extra no disponibles en HTML.
- TCP/IP(Transport Control Protocol/Internet Protocol) es el protocolo de comunicación básico de lnternet e Intranets, y permite la comunicación punto-a-punto entre los distintos computadores de una red.
- HTTP (Hypertext Transfer Protocol) es el protocolo web que controla las peticiones y servicios de documentos HTML.
- FTP (File Transfer Protocol) es un protocolo utilizado para transmitir archivos a través de la red, desde un disco duro o e-mail.
- El uso de correo electrónico es probablemente uno de los servicios más populares de los usuarios de redes, ya que proporciona una transferencia de información de manera rápida y eficiente. Así, el correo electrónico puede: crear, editar y emitir mensajes, además de almacenarlos en los correspondientes buzones de los usuarios, y recibir los ya almacenados para efectuar su lectura a otro.
- SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es un protocolo para el envío y recepción de mensajes de correo electrónico (e-mail)
Conceptos Básicos: Una red es un conjunto de dispositivos conectados entre si y cuya finalidad es la compartición de recursos.
Para interconectar varios computadores se necesita disponer de un medio físico que permita establecer dicha conexión; este medio físico, en la mayoría de los casos es un cable, aunque también pueden usarse ondas, como las de radio o infrarrojas. Además del cable, es necesaria la presencia de unos dispositivos (tarjetas) que controlen de alguna forma la comunicación, junto con el software pertinente. Con sólo esto ya se puede tener una red.
Algunos de los motivos por los que se instala una red local son los siguientes:
- Compartir de recursos software: Es más barato comprar una aplicación para una red de X puestos(PCs), que comprar X aplicaciones.
- Compartir de recursos hardware: También es más barato comprar un par de impresoras para la red y permitir que todos los puestos las utilicen, que comprar una para cada equipo.
- Compartir de bases de datos: Pensemos en unos grandes almacenes con varios computadores como cajas registradoras. Cada computador debe actualizar y consultar dos bases de datos: precio de productos y existencias. Si no estuvieran conectados en red, cada computador debería poseer las dos bases de datos, que a su vez deberían ser actualizadas al final de la jornada en todos los equipos.
- Economía de la empresa: En una red cabe cualquier equipo. Un computador con disco duro de baja capacidad, pero en una red local podemos hacer que acceda al disco duro del servidor de la red,con major capacidad.
- Comunicación entre usuarios: Dentro de una empresa, sin la presencia de una red, los trabajadores deben comunicarse por teléfono o desplazándose.
- Trabajo en grupo: Facilita el intercambio de información entre los distintos miembros de un grupo de forma rápida y cómoda.
Los principales elementos para instalar una red son los siguientes:
- Tarjetas de interfaz de red: Gestionan muchas de las funciones de comunicación, como son el tipo de conector para el cable, y el método de acceso al mismo.
- Cable: Existen varios tipos de cable, pero los más utilizados son: par trenzado, cable coaxial y fibra óptica, teniendo cada uno de ellos ventajas e inconvenientes. Sin embargo, recientemente ha aparecido el concepto de "cableado estructurado" que intenta definir la forma más estándar posible de cablear una red, de forma que cumpla tres requisitos: compatibilidad con las tecnologías actuales y futuras, ser flexible y que sea de fácil supervisión, mantenimiento y administración. Por este motivo, actualmente predominad dos tipos de cable, el par trenzado y la fibra óptica.
- Protocolos de comunicaciones: Existen varios protocolos de comunicaciones en la actualidad, aunque hay uno que está en boca de todos por ser el utilizado en Internet, y es el TCP/IP.
- Sistema operativo de red: Existen varios sistemas operativos de red, siendo tal vez los más usados: Unix (y sus diversas variantes, Solaris, Aix, HP-UX, Linux, etc) Windows NT y Novell. Todos ellos tienen ventajas en inconvenientes, por lo que deberá seleccionarse en función del uso que se le vaya a dar a la red.
- Aplicaciones capaces de funcionar en red: Actualmente hay aplicaciones que cubren prácticamente todas las necesidades de una empresa, aunque no todas están disponibles para todos los sistemas operativos. Es muy importante que se asegure que las aplicaciones que desea utilizar estén disponibles para el sistema operativo que sé a elegido.
De entre todos estos modelos de red, en esta ocasión vamos a tratar las redes LAN, también conocidas como redes locales o intranets. Estas son las que se encuentran en mayor apogeo en el mercado actual. Para unir todos los nodos de una red como sería en el caso de la LAN "punto a punto", o para unir los distintos nodos con el o los servidores de red, se han desarrollado cuatro tipos principales de tecnologías de red:
- Ethernet
- Token Ring
- ARCNET
- FDDI
La primera versión de esta tecnología, la más extendida por todo el mundo actualmente, fue diseñada en el laboratorio de Xerox en Palo Alto (California) por el Dr. Robert M. Metcalfe. Éste, desarrolló un estándar de Ethernet que transmitía casi a 3 Mbps. Poco después, un consorcio formado por Xerox y otros dos fabricantes, desarrollaron el estándar IEEE.802 que es el que se usó para desarrollar Ethernet de 10 Mbps y, posteriormente, Ethernet de 100 Mbps. Esta tecnología se caracteriza por el protocolo para transmisión de datos CSMA/CD (Carrier Sense Multiple Access/Collision Detect). Esta tecnología tiene dos fines, el primero que es utilizado por el QSMA, permite que cuando un equipo conectado a la LAN desee enviar datos a otro equipo, espere hasta que ningún otro equipo esté emitiendo paquetes de información. Una vez que, la LAN está disponible, el equipo manda el primer paquete de información y aquí ya entra en juego la segunda parte de este protocolo de transmisión, el "Collision Detect". Esta parte del protocolo se encarga de, una vez que los datos han sido enviados, asegurar que llegan correctamente a su lugar de origen sin colisionar con otros paquetes, que otros equipos de la LAN hayan enviado bien por error. Si esto sucede, el CD se encarga de avisar a los equipos implicados en la colisión, para que paren de enviar más paquetes. Una vez realizado esto, los equipos esperan un cierto tiempo antes de reanudar el envío. Este sistema de aviso de errores tiene un problema, si los equipos están cerca no hay ningún problema, ya que recibirán el aviso de colisión a tiempo, pero sino, lo más seguro es que antes de que llegue el mensaje de aviso de colisión, éstos ya hayan mandado algún paquete más, ya que estos se mandan cada cierto tiempo. Actualmente, esto ha dejado de ser un problema, debido a la adopción de nuevas tecnologías, entre ellas la fibra óptica, que han dejado atrás los problemas generados por el cable coaxial. Ese mensaje de error (cuyos doce primeros bits, de los sesenta y cuatro que posee, están destinados a informar sobre el transmisor y el receptor del mensaje) que se emite ha sido uno de los quebraderos de cabeza de los últimos años. Así, se han dado distintas soluciones al mismo, para hacerlo más efectivo, surgiendo propuestas de las distintas asociaciones y consorcios de empresas dedicadas a tal fin, entre ellas la capitaneada por la inventora de la Ethernet, Xerox. Para lograr que exista un cierto estándar internacional en las tarjetas o dispositivos de todo tipo Ethernet, los fabricantes de este tipo de tarjetas para empezar a fabricarlas tiene que solicitar al IEEE. Una identificación de 24 bits, la cual les remiten para identificar todas las tarjetas que vayan a ser desarrolladas por ese fabricante en concreto. Una vez que el fabricante tiene este número, él mismo se encargará de añadir otros veinticuatro bits, para llegar a la cifra de cuarenta y ocho bits. Con estos últimos veinticuatro bits el fabricante podrá incluir todo tipo de información, desde planta de fabricación, hasta modelo y características de la tarjeta en concreto. Además de este tipo de Ethernet, con el tiempo se han ido desarrollando los protocolos que incluían las especificaciones de ésta, dando lugar a especificaciones que permiten elaborar dispositivos Ethernet capaces de llegar a transmitir hoy por hoy, un gigabyte por segundo. Esta nueva tecnología se llama Gigaethernet y está siendo desarrollada por un grupo de personas reunidas en torno al sitio www.gigaethernet.org.
Este tipo de red es el segundo más usado después de la Ethernet. Fue desarrollado por IBM; y en términos generales su funcionamiento describe el siguiente comportamiento, en una red Token Ring existen unos paquetes, de nombre token, que circulan desactivados de forma continua alrededor de toda la red. Cuando un equipo quiere mandar un mensaje a otro, el remitente coge uno de esos paquetes y lo activa, añadiendo el mensaje que quiere transmitir dentro del paquete. Una vez hecho esto, este paquete seguirá circulando por la red, pasando por todos los computadores de la misma, hasta que uno de ellos. Reconozca que el mismo va dirigido a su sistema. Una vez que el sistema lo ha llevado a sus dominios, se lee el mensaje incluido, se vuelve a desactivar y dicho paquete vuelve de nuevo a circular por la red, hasta que llegue al remitente. Éste, una vez que haya comprobado que el mensaje ha sido desactivado a causa de que el mismo ha llegado a su destino, se encargará de eliminar el mensaje de dentro del paquete, dejándolo así completamente libre para que sirva de nuevo a otro par de sistema de la red Token Ring. En las redes Token Ring todos los nodos de la misma están conectados a un mismo equipo denominado multistation access unit (MSAU).
Esta es una de las tecnologías que más se usa en los campus universitarios, debido a la velocidad que consigue, y a que es el protocolo al que más se adaptan las redes de fibra óptica, muy usadas en la actualidad para aplicaciones de videoconferencia o transmisión masiva de datos en una intranet. El método en que se transmiten los paquetes por la red se basa en el del Token Ring, pero con algunas salvedades. Una de ellas, por ejemplo, es el tamaño de los paquetes. El tamaño de estos aumenta en el caso de las FDDI, debido a que en éstas el ancho de banda es muy superior que en las anteriores. Tal es su tamaño que, a causa del mismo, las redes Ethernet y Token Ring no son compatibles con las FDDI, por lo que para hacerlas compatibles el usuario debe instalar un sistema que permita dividir los paquetes de la FDDI en paquetes compatibles con las redes de ancho de banda más pequeño, como son Ethernet y TokenRing. Las redes FDDI no se usan directamente en la conexión de equipos, sino que sirven de super-LAN para unir varias LAN de menor ancho de banda, es por esto por lo que permite transmitir paquetes más grandes, para , obtener una mayor velocidad, necesaria en esos casos. El diseño de una FDDI puede realizarse de dos modos, una primera es la estructura de anillos asociados, en la cual la red consta de dos anillos (la estructura más usada en las redes montadas con este protocolo). Cada uno de ellos admite una velocidad de 100 Mbps. La transmisión normal de datos se hace por el primero de ellos, quedando el segundo reservado por si el sistema fallara en alguna ocasión. También es posible, si en ese preciso momento se requiere, unir los dos anillos, dedicando ambos a la transmisión de datos, logrando así una velocidad de 200 Mbps. Estas redes, en un principio, estaban dedicadas sólo a la transmisión de datos, pero gracias a la elaboración de la especificación FDDI-II ya es posible transmitir también voz por el mismo anillo. En este diseño en dos anillos si un nodo de la red falla, la red se encarga de que ese corte no afecte a la transmisión normal. El problema surge cuando dos equipos fallan, ya que en ese caso se forman dos sub-anillos, entre los cuales los nodos conectados no se pueden comunicar. Para solucionar este problema existe otro tipo de diseño, que consiste en mantener un equipo como el concentrador, mientras todos los demás están conectados a éste. Gracias a este último diseño se han solucionado muchos problemas, y es por ello que en la actualidad ya ha superado al otro diseño que existe en el número de desarrolladores que quieren instalarlo en sus redes. En cualquier caso, una red FDDI consta de las siguientes capas:
- MAC (media access control):se encarga de controlar la comunicación de la FDDI con las demás redes a las que aglutina ( IPX, TCP/IP, Appletalk…). Recibe los paquetes de esas subredes y los transforma de manera que puedan ser entendidos por el PHY.
- PHY (phySICI): una vez recibidos los datos del MAC, el PHY se encarga de codificarlos de manera que puedan ser transmitidos por la fibra óptica, también se encarga de sincronizar el reloj que sirve a la red FDDI.
- PMD (physical media dependent): cuando el PHY ha introducido el paquete de información en la red, el PMD se encarga de transmitirlo a través de todos los nodos de la red hasta que llega a su destino. Existen varios tipos de PMD según el tipo de cableado que se utilice en la red, de ahí los nombre de TP-PMD (redes de cable de par trenzado) y Fiber-PMD (redes de fibra óptica).
- SMT (slattoa management): es el encargado de administrar la red, controla desde la salida o entrada de equipos en la red, como los logs de las actividades que se realizan en la misma.
(Attached Resource Computer Hetworhl): Esta tecnología de LAN está basada en la Token-bus. Si un determinado dispositivo de la LAN quiere mandar un mensaje, simplemente tiene que cambiar una parte del paquete para que los demás equipos sepan que ese paquete ya no está vacío, a introducir en el resto del paquete el mensaje que quiera transmitir el usuario, el cual irá pasando por todos y cada uno de los dispositivos y nodos de la red, hasta que llegue a aquél al que iba destinado. Este tipo de tecnología puede implantarse en redes realizadas con cable coaxial o con fibra óptica. ARCNET es quizás la tecnología que se prevé tendrá un mayor crecimiento entre las LAN en los próximos años, debido a su reducido precio frente a sus más directas competidoras en este campo, Ethernet, Token Ring y FDDI.
Es de mucha importancia definir el tipo de topología y tecnología de RED a utilizar en la construcción de una LAN dado que esta será la carretera por donde viaje la información. Esta deberá estar en función a nuestro requerimiento.
Las Ventajas al Implementar Intranet
Los beneficios de la implementación de una Intranet son: Mayor eficacia organizacional y productividad. Ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología fundamental para la supervivencia en la Nueva Economía en las áreas funcionales de servicio al cliente, ventas y marketing, producción y operaciones, ingeniería, recursos humanos, administración, contabilidad y finanzas. Un efecto adicional observado por la mayoría de empresas con la implementación de su Intranet, es la mejoría clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus clientes y accionistas.
El mercado, cada vez más competitivo y dinámico demanda que las empresas saquen al mercado nuevos productos y servicios en plazos cada vez más cortos. La reacción lenta a los cambios del mercado ponen en peligro no solo el crecimiento de las empresas, sino en entredicho su supervivencia. Adicionalmente, los clientes exigen cada vez mayores estándares de servicio, de hecho, en todos los negocios, el nivel de atención y valor agregado se han convertido en el factor diferencial. Para responder los retos de un mercado cada vez más exigente las empresas deben encontrar maneras de trabajar más eficientemente, incrementar su productividad y al mismo tiempo reducir costos.
Como lo han comprobado sinnúmero de empresas, las Intranets ofrecen una solución robusta a las demandas del mercado. Incrementan su eficacia organizacional a través comunicaciones más efectivas, información de mayor disponibilidad y colaboración interdepartamental. Las Intranets extendidas a los clientes y proveedores (Extranets) pueden incrementar aún más el alcance de una Intranet.
Beneficiándose de una interfaz de usuario universal, –el browser– y tecnologías Internet, la implementación de soluciones Intranet resultan mucho más económicas que la otrora estrategia basada en soluciones propietarias.
Un beneficio clave de la tecnología Intranet es la habilidad de entregar información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios. Una Intranet pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella. Otra característica que vale la pena mencionar, es la consistencia, porque la información es la misma a lo largo y ancho de la empresa.
Al darle a las personas la posibilidad de accesar a tiempo información crítica, esta tecnología mejora el proceso de toma de decisiones. Es posible organizar y mantener información centralizada o distribuida según se requiera o se facilite para la obtención y actualización.
Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel.
Las tecnología Intranet, también permiten compartir información y conocimientos independientemente de la ubicación. Los grupos multidisciplinarios y multi-departamentales muy en boga, pueden aprovechar grandemente los grupos de discusión virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. Con anchos de banda suficientes, es posible realizar video-conferencias con audio y video en tiempo real.
Una Intranet exitosa crece y se hace cada vez más útil e indispensable. Así mismo crece su complejidad. Suele ser más fácil comenzarla que administrarla cuando "grande" si no se prevé desde un comienzo los requerimientos.
Con el apoderamiento que da la Intranet, viene la capacidad (muy deseable por cierto) que los usuarios mismos publiquen por su cuenta información de interés de su grupo de trabajo o de la empresa entera. Esto incrementa la complejidad de la Intranet y sus requerimientos.
Si la Intranet complementa o sustituye procesos existentes, el incremento será notable. Si en cambio, introduce nuevos procedimientos, el cambio será difícil de medir. Comience por lo sencillo, lo que ya conoce para ganar confianza y experiencia.
Identificación de procesos que se pueden beneficiar
A pesar de las enormes ventajas ofrecidas por las Intranets, recientes investigaciones demuestran que los usuarios no se "lanzan de cabeza" y acogen la tecnología simplemente porque "esté allí".
De acuerdo con un reciente artículo de Computerworld, las Intranets pasan desapercibidas y subutilizadas hasta que alguien asume su liderazgo y promociona su uso y aplicaciones.
En general existen cinco características que deben buscarse para identificar procesos de negocio que pueden mejorarse con esta tecnología:
- Cualquier proceso que involucre la producción, distribución y actualización de información tradicionalmente puesta en papel. Ejemplos de ello lo constituyen:
- Los directorios de empleados y clientes
- Boletines, periódicos y servicios de recorte de noticias
- Manuales de uso y especificaciones
- Listas de precios
- Material de apoyo de ventas y marketing
- Reportes y listados de consulta frecuente o eventual
- Manuales de procedimientos, funciones y políticas corporativas
- Formularios, formatos y plantillas
- Procesos que involucran la consolidación de información de diversas fuentes. Cuando se da la necesidad de tener a la mano información de diversa índole para realizar procesos, por ejemplo al realizar una cotización se debe tener disponible los precios, disponibilidad y plazos de entrega, calificación del cliente, catálogos a ser incluidos en la propuesta y referencias de clientes del mismo sector de industria.
- Procesos que requieren de un alto nivel de comunicaciones y colaboración entre personas, especialmente si se encuentran geográficamente dispersos.
- El desarrollo de nuevos productos
- Proyectos de ingeniería y ventas
- Rediseño de procesos administrativos
- Solución de problemas y lluvias de ideas
- Preparación de juntas y reuniones
- Asignación de tareas especiales multifuncionales o de coyuntura
- Procesos que dependan de personas buscando o solicitando información o productos :
- Manuales de referencia
- Sistemas de adquisición interna
- Ordenes de compra o envío
- Procesos automatizados bajo aplicaciones cliente-servidor o mainframe. Esto es particularmente significativo en empresas con sistemas de legado que necesitan ser actualizados sin traumatismos y sin desechar los que ya se tienen.
Aplicaciones Concretas de Intranet
Esta sección presenta la concepción de aplicaciones organizadas por grupos funcionales o macro procesos típicos, algunas podrían aplicarse a su caso:
- Marketing y Ventas
- Recursos Humanos
- Ingeniería
- Servicio al Cliente
- Contabilidad y Finanzas
- Producción y Operaciones
- Flujo de trabajo (workflow)
- Capacitación
asdasd
El personal de marketing encara una serie de retos, entre ellos:
- Administrar múltiples proyectos críticos (en el tiempo) como por ejemplo, ferias, exposiciones y showrooms, lanzamiento de productos y campañas publicitarias diseminadas geográficamente.
- Mantener al personal de ventas al día respecto de proyectos, planes de incentivos, estrategias y promociones
- Mantener informados a los vendedores sobre la competencia.
- Diseminar guiones de ventas y demostraciones o argumentaciones sobre productos nuevos o retados en el mercado.
- Publicar folletos reproducibles localmente vía impresora láser o inkjet.
- Dar a conocer metas y objetivos de ventas, facturación y recaudo.
- Recibir de los vendedores información actualizada sobre la competencia y condiciones de mercado.
- Diseminar encuestas a la fuerza de ventas para medir el pulso del mercado y las necesidades de los clientes, la efectividad de campañas publicitarias o promocionales para afinamientos rápidos y oportunos.
- Recibir datos de prospección de mercados por parte de la fuerza de ventas.
A su vez el personal de ventas afronta los retos de:
- Mantener al personal de ventas y clientes sobre la información cambiante de productos, precios, condiciones de venta, descuentos y condiciones del mercado.
- Recolectar y distribuir pistas de oportunidades de negocios de manera oportuna.
- Recolectar y consolidar pronósticos de ventas y monitorear el desempeño de las ventas.
- Mantener políticas y actividades coordinadas con clientes con sucursales o agencias dispersas geográficamente.
- Informar sobre calendarios y programación de actividades de interés tales como ferias, congresos, reuniones gremiales etc.
Así mismo Ventas debe contar con información oportuna de inventarios y disponibilidad de producto y plazos de entrega.
- Sin descontar la necesidad de recibir información oportuna sobre el estado de pagos de clientes en problemas por parte de contabilidad.
- Una base de datos común de propuestas catalogadas por mercado, tamaño de empresas y productos puede facilitar enormemente la tarea de cotizar.
- Propuestas con comentarios de diversos departamentos sobre diversos problemas presentados en la ejecución de proyectos puede ser la diferencia entre ganarse un excelente negocio u otro que lo lleve a la quiebra o cubrirse las espaldas a tiempo (cosa que también agradecen los clientes).
El equipo de Recursos Humanos debe atender un número de temas importantes incluyendo:
- El proceso de reclutamiento interno y externo.
- Proveer una manera fácil y atractiva para los empleados para localizar, accesar y entender los deberes, obligaciones, derechos y beneficios, procedimientos y políticas.
- Facilitar a los empleados la inscripción a los diferentes programas y beneficios.
- Mantener a los empleados informados sobre su empresa -su segundo hogar-, donde transcurre más del 50% de su tiempo!
- Aprovechar los empleados antiguos para ascensos, traslados y reemplazos, antes de salir a buscar al mercado laboral.
- Centralizar las hojas de vida y registros de empleados.
- Publicación de boletines y periódicos de empresa.
- Informar sobre eventos y fechas importantes.
- Clasificados internos.
- Facilitar la conformación de grupos de interés no laborales (deportes, aficiones, etc.) en beneficio del clima organizacional.
- Promover la discusión de temas de interés común como la seguridad, salubridad, ética y comportamientos deseables.
- Los procesos de inducción a la empresa, a los departamentos y a los cargos mismos.
- Capacitación y calificación.
- Medición del clima organizacional.
- Diseminación de noticias urgentes.
Tradicionalmente la información de Recursos Humanos ha distribuido su información en papel, siendo costoso y engorroso de mantener actualizado. Con información cambiando continuamente, a veces es obsoleta cuando llega a su destino.
Los empleados mismos encuentran dificultades para mantenerse al día para acogerse a beneficios y ventajas que brindan las Cajas de Compensación Familiar, el Fondo de Empleados, el Casino, los Fondos de Pensiones y Seguro Médico, etc.
El personal de Recursos Humanos gasta mucho tiempo explicando individual y rutinariamente las mismas dudas una y otra vez.
El reclutamiento en empresas distribuidas geográficamente con frecuencia no atiende los mismos estándares, presentándose dificultades posteriores en la nivelación de salarios y prestaciones.
La Solución Intranet brinda un repositorio único y centralizado de información confidencial y procesos de RH. Puede proveer un ambiente fácil de navegar accesible por todo el mundo o con acceso limitado según privilegios preestablecidos.
Si RH mantiene un sitio actualizado, los empleados tienen información a la mano utilizando un browser estándar para buscar y encontrar la información específica que buscan de manera rápida. No están sometidos a la consulta de manuales o procedimientos engorrosos: van directo a la información que buscan.
Si se quiere hacer aún más eficiente los procesos, es posible que los empleados introduzcan información directamente al sistema solicitando vacaciones, adelantos o permisos mediante aplicaciones de flujo de trabajo .
A su vez la administración y gerencia de ingeniería tiene el reto de:
- Permitir a los desarrolladores tomar ventaja del conocimiento y experiencia disponibles dentro de la organización.
- Administrar proyectos complejos que involucran diversos equipos y departamentos.
- Establecer y controlar las modificaciones de planos, diseños y prototipos.
- Brindar acceso a librerías de datos y repositorios de información
Los procesos de ingeniería (no exclusivamente al nivel de informática), dependen en gran medida de la facilidad d de acceso a información y recursos, equipos de personas, información de marketing que puede brindar nuevas oportunidades de desarrollo o servicio al cliente para detectar deficiencias, etc.
Las Intranets brindan a los departamentos de ingeniería y desarrollo la tecnología que requieren para la comunicación y colaboración en grupo. Los ingenieros pueden compartir archivos dentro de un contexto, correo, boletines, grupos de discusión, etc.
Por su papel de "primera línea de fuego", los empleados involucrados con el servicio y soporte al cliente están confrontados con temas como:
- Recibir información pronta y oportuna de parte de técnicos y especialistas sobre problemas urgentes.
- Obtener información actualizada de ingeniería y producción.
- Obtener información y almacenarla en bases de datos.
El personal de servicio es quien tiene la mayor interacción con los clientes y usuarios insatisfechos o con problemas con necesidades de apoyo inmediato. Para asegurar una respuesta efectiva, el personal de servicio debe contar una interfaz única y fácil de navegar que consolide información relevante sobre manuales de operación, procedimientos de diagnóstico, árboles de decisión para determinar problemas, bases de conocimiento actualizadas, historias "clínica", estado de pedidos y despachos, etc. Las demoras o incertidumbre percibidas por el cliente pueden reflejarse en la pérdida del cliente simple y llanamente.
Haciendo la vida mejor para el cliente las intranets permiten a las organizaciones crear sistemas de información que consolidan datos de múltiples orígenes dentro de una sola interfaz o transacción. Puede por ejemplo lograrse que una misma solicitud sea entregada a diversas bases de datos.
Las dificultades que se presentan en esta área funcional de interés para la Intranet son:
- Recolectar, consolidar y procesar datos contables desde diversas fuentes.
- Lograr que aquellos que la requieran, cuenten con información consolidada de manera oportuna.
- Dar a conocer las políticas y procedimientos relacionados con finanzas y contabilidad.
- Tramitar cuentas de gastos y viáticos.
- Informar sobre clientes en problemas o vetados.
Con una Intranet, es posible integrar las funciones contables y financieras a la operación del día a día de todos aquellos que lo requieren de manera integrada su trabajo.
El área de producción enfrenta los siguientes aspectos críticos:
- Coordinar, publicar y actualizar los programas de producción
- Mantener un control efectivo de inventarios (recepción, almacenamiento y despacho) de materias primas, productos en proceso y terminados.
- Garantizar la calidad
- Reducir costos
La programación de producción y control de inventarios son procesos dinámicos que involucran la integración de información de fuentes internas y externas de los proveedores, pronósticos de ventas, información de ingeniería, etc.
EL personal de control de calidad necesita contar con información actualizada del input de los clientes finales, servicio al usuario y otros para refinar sus procesos y ser alertados sobre problemas potenciales.
La reducción de costos involucra el trabajo con proveedores, manufactura, servicio al cliente, ingeniería y compras.
Una nueva visión : Con una Intranet, los departamentos de manufactura u operaciones pueden consolidar en pocas interfaces información que de otra manera se encuentra dispersa.
La Intranet puede extenderse a una Extranet que permita a ciertos proveedores y distribuidores información específica de su incumbencia. Permitiendo además la colocación electrónica de pedidos o reservas de producción. Los procesos JAT (justo a tiempo) se benefician enormemente de esta solución!
El estimular la colaboración de otros grupos funcionales con Manufactura y Operaciones ayuda a identificar problemas más temprano e incorporar cambios en función del mercado más rápidamente. El resultado son menores costos y mayores márgenes.
Los procesos en todas las áreas de la organización moderna comparten un elemento común: Están plagados de papel, formas, planillas y documentos que deben ser originados por alguien en un rol determinado, procesados por una cadena de personas que aportan datos, revisan, supervisan y controlan la ejecución de los procesos incorporados o dependientes de dichos documentos, auditan, aprueban o rechazan… todo debe quedar consignado. Esta "tramitología" es especialmente importante para garantizar la satisfacción del cliente, el control de calidad, la entrega a tiempo, la atención oportuna de reclamos, etc, etc.
Es frecuente además que algunos procesos "se caigan" por la desaparición inexplicable de un formulario que no llegó o se perdió…
El desarrollo de aplicaciones tipo workflow hacen la vida más fácil para todos. Los documentos y los formularios se estandarizan junto con los procesos, se definen las reglas, los responsables y … desaparece el papel por lo menos en las etapas intermedias. Los ahorros son inmensos, sin hablar del incremento de la productividad que viene con de la mano de lo que llaman los angloparlantes el accountability, o sea que cada funcionario es responsable a cabalidad de su aporte a cada proceso y responde por ello-. La implementación de un workflow puede además tener beneficios colaterales como:
- ¿Cuando fué la última vez que se revisaron los procesos en su organización?
- ¿Se han documentado todos?
- ¿Están estandarizados?
¿Cuanto invierte su organización en inducción, reinducción y capacitación de empleados?
Si la suya es una organización con una alta rotación de empleados o se dedica al marketing masivo de bienes o servicios o debe atender una gran base de clientes telefónicamente o personalmente, o tiene productos que requieren de capacitación especializada para su uso, seguramente invierte centenas de millones anualmente en capacitación y entrenamiento. El tema de capacitación consume mucho tiempo de gente que podría ser más productiva en otras áreas, sin contar el costo de la infraestructura física utilizada y los costos indirectos como pasajes y viáticos etc.
La solución de brindar capacitación vía Intranet es una realidad, como son el ahorro en personal e infraestructura y el mejoramiento de la calidad de su entrenamiento gracias a la estandarización y atención al detalle posibles. El seguimiento minucioso del rendimiento y aprendizaje logrados permite controlar al mínimo detalle los currículos, pruebas y calificaciones garantizando que los conocimientos necesarios para realizar una labor, en efecto se trasmitan a sus colaboradores.
Justificaciones de una Intranet
Si necesita explicar su intuición de desarrollar una Intranet Corporativa, existen tres poderosas razones que justifican el esfuerzo:
- Para ahorrar tiempo en los procesos
- Mejorar el clima organizacional
- Para reducir costos
Las organizaciones son personas que trabajan con información en forma conjunta: Buscando datos e información, generando nuevos datos, información y conocimientos y diseminándolos. Por tanto se comunican entre si utilizando el teléfono, el fax, el correo electrónico, enviando y recibiendo papel y en reuniones persona a persona.
Una Intranet puede reducir el tiempo que los colaboradores de una empresa utilizan en las tareas de procesamiento de información y comunicación rutinarias. Si usted utiliza correo electrónico rutinariamente, ya conoce las ventajas de este medio sobre el teléfono por ejemplo. El problema con el correo electrónico es que no toda la información es entregada en la primera comunicación, siendo entonces necesaria una cadena de correos para lograr que la contraparte entienda completamente de que se trata el tema.
Considere para casos como este, colocar conjuntos de formularios para tareas rutinarias en una Intranet. Por ejemplo, para solicitar papelería, viáticos, mantenimiento a un equipo, pasar un mensaje telefónico recibido por equivocación. El usuario de la Intranet simplemente llena los campos necesarios y envía la forma al interesado. Este tipo de soluciones de conocen genéricamente como workflow o flujo de documentos.
A pesar de que la mayoría de empresas cuenta hoy con una plataforma tecnológica apropiada: teléfono, redes locales, comunicaciones satelitales y demás facilitadores de la comunicación, es notable la persistencia de "islas comunicacionales" y fallas fundamentales en llevar información de A a B. The Delphi Group
Otros ejemplos:
- ¿Cuanto tiempo pierden sus colaboradores, o los jefes, contestando rutinariamente las mismas preguntas?
Coloque la información en la Intranet y convierta ese tiempo en resultados!
- ¿Parte del trabajo de sus colaboradores consiste el tramitar documentos elaborados dentro de la empresa misma?
Publíquelos para que los encuentren en la Intranet.
- ¿Su organización depende de procesos y procedimientos claramente establecidos que es necesario tener a la mano?
Publíquelos para que los usuarios los encuentren en la Intranet. Ahórreles tiempo para que se dediquen a labores que producen valor agregado y dinero!
- ¿Dentro de los procesos administrativos o productivos, sus funcionarios toman información de un documento físico elaborado dentro de la organización para realizar otro?
Publique la información en la Intranet.
- ¿Tiene su organización muchas oficinas distribuidas geográficamente y existe el riesgo de dispersión en la cultura organizacional?
- ¿Su empresa es un conjunto de islas dispersas aunque compartan un solo edificio?
Publique temas de interés personal que ayude a la integración de las personas y mejore el ambiente de trabajo!
Sin duda usted es consciente del costo de mantener actualizado el directorio telefónico de su empresa: cada vez que cambia un número, se traslada un funcionario o se inaugura una sucursal hay que hacerlo! Así sea llamar a todo el mundo para que tome nota o fotocopiar una sola página cada vez puede resultar costoso.
Con una solución basada en la Intranet usted puede publicar toda clase de documentos además del directorio como por ejemplo el boletín mensual, la información de carteleras, noticias, etc.
Los ingresos de las empresas provienen directamente de sus clientes. Toda actividad que no esté directamente asociada con el servicio es en principio una actividad improductiva. Las reuniones sostenidas por varias personas son un claro ejemplo: Se pierde tiempo (= dinero) tratando de concertar una fecha y hora apropiada para todos los involucrados, si alguien de pronto no puede asistir, la reunión debe ser reprogramada. Cuando los asistentes se reúnen al fin, el tiempo disponible apenas da para poner a todo el mundo en antecedentes.
Con una solución basada en Intranet en la que diferentes personas pueden discutir un tema a lo largo de días o semanas sin que tengan que concurrir físicamente o simultáneamente en el tiempo, puede representar ahorros muy importantes (especialmente si la gente debe viajar). Cuando finalmente se reúnan a tomar decisiones (la presentación de antecedentes, toma de información y discusión inicial ya se dieron), las reuniones serán más productivas y expeditas -quedando más tiempo para las actividades productivas.
Los Mitos Generados sobre Intranet
Como toda novedad y tema sobre el que existe poca información, se tejen mitos y semi verdades que pueden empañar el discernimiento y la oportunidad de anotarse un éxito. Los mitos más frecuentes son:
- Si está disponible, se usará
- Es una moda pasajera
- Solo para empresas grandes
- Es otro "embeleco" de sistemas
- Ya tenemos e-mail
Muchos proyectos de intranets demoran más de lo mandado arrancando, con frecuencia por una simple razón: La gente no conoce de su existencia o no lo recuerda.
La Intranet no es como la fotocopiadora cuyos resultados se notan de inmediato (por que son físicos y concretos: copias en papel), se requiere de un esfuerzo promocional para darla a conocer, para que se utilice y para que se sugieran nuevos usos:
- Utilice su departamento de marketing para que le ayude con ideas promociónales
- Promueva la Intranet entre sus directivos. Hágales mencionar la Intranet en las reuniones con sus subordinados.
- Organice concursos y regale premios por el uso y sugerencias.
- Mantenga el sitio actualizado con noticias!
- Déle un espacio importante a los intereses personales de su gente: Promueva la creación de foros de discusión sobre deporte, poesía, música. Coloque una cartelera, un sección de chistes, y promueva la publicación de temas de interés temporal (día de la Madre, Navidad, Amor y Amistad etc.).
La Intranets no es una moda pasajera. Es una tecnología que surge de la necesidad de comunicarse e interactuar efectivamente dentro de las organizaciones. Gracias a su economía (el costo de su desarrollo lo asumió el desarrollo del World Wide Web) y facilidad de implementación, es un instrumento que hará posible al fin, la oficina libre de papel (en parte al menos)!. No pierda la oportunidad de incrementar su productividad de una manera económica y tomarle otra ventaja a sus competidores. (La Intranet llego para quedarce).
- Es una moda pasajera
La utilidad de la Intranet se da inclusive al nivel de Intranets departamentales con solo un puñado de usuarios! Recuerde, La información a tiempo y disponible fácilmente es un requisito para la eficacia y eficiencia.
- Solo para empresas grandes
La Intranet no es "otro juguete" del departamento de sistemas. Es un medio de comunicación que atañe a todas las divisiones de su empresa. Sistemas estará sin duda a cargo de mantenerlo en funcionamiento, pero el contenido, el alma del sitio, es responsabilidad de toda la empresa.
- Otro "embeleco" de sistemas
- Ya tenemos e-mail
De la misma manera que el World Wide Web utiliza la infraestructura de Internet como plataforma de comunicaciones (se asimila a una WAN), la Intranet utiliza la red local (LAN) corporativa. Así, el e-mail también es un servicio de Internet pero no es el web y el e-mail corporativo tampoco es una intranet, es uno de los servicios que puede prestar la infraestructura de red. La confusión se presenta debido a que se asimilan los conceptos Web e Intranet y con frecuencia el servicio e-mail se "lanza" desde el browser.
Pero la diferencia fundamental radica en la función: El e-mail es un sistema de comunicación interpersonal, utilizado principalmente como sustituto de las llamadas telefónicas (que requieren de la concurrencia en el tiempo de los interesados) o de los memorandos. El hecho que pueda enviarse copias de un mismo mensaje a todo el mundo, no cambia su función. El hacer broadcasting utilizando el e-mail puede ser tan absurdo como enviar copias de un memorando con la lista de cumpleaños del mes a todo el mundo. Esa función cabe mejor en el "diario mural" o cartelera donde los interesados van hasta ella y la leen. En una organización se genera muchísima información, si no se utiliza adecuadamente, el e-mail termina como un sistema inútil y sobresaturado en el cual es difícil separar lo urgente de lo importante, lo útil de lo meramente informativo.
Capitulo II
¿Qué necesitamos para tener una Intranet?
Las Intranet son posibles gracias a la concepción de la informática distribuida, que surgió en el mundo de la empresa en la década de los ochenta. Uno de los avances en este campo, la llegada de lo que se denominan Redes de Área Extensa, o WAN, ha hecho de las Intranet un fenómeno posible en la realidad actual.
Cuando hablamos de informática distribuida nos referimos a las redes de computadores (LAN), que han sustituido en parte a las tradicionales mainframes corporativas.
A la hora de construir cualquier red de computadores, y, en especial, una Intranet, necesitaremos unos elementos básicos:
| Página siguiente |