El proceso de la auditoría integral en las cooperativas

Antecedentes

Los antecedentes son los siguientes:

Cruz (2010)[1], hace énfasis en el desarrollo de la planeación estratégica y la eficiencia gerencial para desarrollar las cooperativas de ahorro y crédito. Los resultados logrados son: El 90 por ciento de los encuestados acepta que el logro de indicadores financieros por encima del promedio puede considerarse parte del desarrollo de las cooperativas de ahorro y crédito. El 100 por ciento de los encuestados, contesta que la aplicación del control administrativo efectivo ayuda al desarrollo de las cooperativas de ahorro y crédito. 96 por ciento de los encuestados acepta que el hecho de competir con los bancos y alcanzar un nivel competitivo de gestión es parte del desarrollo de las cooperativas de ahorro y crédito. El 90 por ciento de los encuestados acepta que el hecho de mantenerse como alternativa financiera en el marco del modelo neoliberal imperante en el país, se puede considerar como desarrollo de las cooperativas de ahorro y crédito.

Ochoa (2005)[2], pone especial énfasis en los tipos de control a utilizar en el plan de negocios de la cooperativa de ahorro y crédito la hormiguita. Al respecto recomienda: Llevar auditoria de tipo interna; Llevar auditoria de tipo externa a través de una empresa auditora; Verificar que los intereses de las libretas de ahorro se otorguen de acuerdo a lo estipulado en las políticas de la cooperativa; Que se realicen los cobros de intereses por mora en los créditos según lo estipulado en las políticas de cooperativa; Las personas que ingresan a laborar en la cooperativa tenga la debida capacitación y evaluación previa antes de su ingreso; Las políticas de la cooperativa van a estar en previa revisión y cambio las veces que sean necesaria para mejorar el manejo de la misma; Las personas que laboran en la cooperativa van estar en constante capacitación para mejorar la calidad del servicio.

Soto (2006)[3], el autor indica que el trabajo se realizo en el departamento de San Martín Provincia de Tocache en el año 2005, tomando 129 datos tomados en una encuesta. Se formuló un modelo, donde la morosidad está en función del ahorro familiar, de donde a nivel global estas variables explican en un 90.62% el comportamiento de la Morosidad en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Tocache Ltda. A nivel individual el ahorro familiar tiene significancia estadística en el comportamiento de la morosidad, lo que demuestra que la morosidad en la provincia de Tocache está explicada por el nivel de ahorro familiar que tienen las familias.

Romero (2007)[4], indica que este trabajo de grado es el resultado de un proceso de investigación de tipo exploratorio y descriptivo de los aspectos de localización, administración, históricos y del impacto social de una experiencia de organización solidaria, expresada en la cooperativa de ahorro y crédito "Serviconal", la cual tiene incidencia, desde hace 35 años, en la generación de ingresos en familias urbanas y rurales que habitan el municipio de Puente Nacional, ubicado en la Provincia Veleña al sur del Departamento de Santander. Esta investigación tiene como propósito contribuir a los estudios relacionados con los estilos de gestión en organizaciones locales dedicadas a promover el desarrollo a escala municipal, aspecto que, entre muchos otros, ha venido explorando el Instituto de Estudios Rurales (IER) de la Pontificia Universidad Javeriana, en el campo de la investigación aplicada a casos cooperativos solidarios y asociativos .

Cadima (2007)[5], el autor indica que el capítulo primero presenta la descripción y fundamentación un trabajo de investigación sobre la Cooperativa de Ahorro y Crédito Santísima Trinidad Ltda. Para la descripción de la Cooperativa Santísima Trinidad se han tomado varios puntos de referencia, como antecedentes del Sistema Financiero Nacional, su contexto, su actividad y las actividades que realiza. Este capítulo contiene el perfil de la investigación, que, a su vez, engloba el planteamiento del problema, los alcances de la investigación, los objetivos, tanto el general como los específicos, y la justificación del presente trabajo. El capítulo número dos contiene el Marco Teórico General, en el cual se desarrollan el Sistema Financiero Nacional y las entidades que lo componen; asimismo, se da a conocer su estructura y regulación. Al avanzar la estructura del Sistema Financiero Nacional, se ha descrito con más profundidad la parte que más conviene al trabajo de investigación. El capítulo número tres contiene el Marco Teórico Específico, en el cual se describe el área del Sistema Financiero Nacional que más interesa para el desarrollo de la investigación, compuesto por las fuentes de financiamiento que existen en el sistema nacional, la plantación financiera, el análisis financiero y el concepto de Estructura de Capital. Los capítulos números dos y tres también tienen la finalidad de recordar la definición de términos considerados importantes para el desarrollo del presente trabajo investigativo. El capítulo número cuatro contiene el desarrollo del Diagnóstico de la Cooperativa. Para la elaboración de éste, inicialmente, se ha hecho una descripción general de la Cooperativa Santísima Trinidad que ha contemplado la constitución, la visión, la misión y los objetivos, así como las funciones, la estructura y la organización de la entidad. Posteriormente, se han determinado los métodos e instrumentos que iban a ser utilizados en el diagnóstico.- Estos métodos abarcan el cálculo de los porcentajes, la evolución de balances en el tiempo, el análisis de los indicadores, el análisis del Estado de Origen y Aplicación de fondos. Toda esta información recopilada ha sustentado el análisis de las Fortalezas y las Debilidades de la entidad. En este capítulo, se ha podido demostrar la escasez de efectivo que padece la Cooperativa de Ahorro y Crédito Santísima Trinidad Ltda. y la brecha que existe entre su demanda y su oferta de recursos económicos. Por parte de los socios, existe una demanda creciente de recursos, debido a la crisis económica que sufre el país. Por su parte, la Cooperativa no tiene y tampoco genera, los recursos suficientes para cubrir esta demanda insatisfecha. Ala vez se ha confirmado que la Cooperativa tiene buenos mecanismos para recuperar los créditos y que la mayor parte de su Pasivo se debe a las Captaciones del Público aspecto que demuestra la credibilidad que le brinda sus socios. En consecuencia, se han podido obtener las bases para la elaboración del último capítulo del trabajo de investigación que viene a ser la propuesta. El capítulo número cinco contiene una Propuesta para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Santísima Trinidad Ltda. Gracias a la información recopilada en el Diagnóstico, se ha podido alcanzar el Objetivo General de la Propuesta, que es el de Diseñar un modelo de Financiamiento para la Cooperativa que permita equilibrar la oferta de recursos y la demanda de préstamos de sus asociados, en base a la proyección de estos montos. Una vez alcanzado el objetivo general de la Propuesta, se han determinado las actividades que deben desarrollarse para lograr la proyección de la demanda de créditos, y la proyección de recursos que puedan ser captados del mercado. De esta forma, se han podido determinar los ingresos financieros que la Cooperativa necesita para los siguientes cinco años, así como sus gastos financieros. También se han podido determinar las políticas que regirán los gastos administrativos para los próximos cinco años y las políticas de captación de recursos. Luego de realizar estas actividades, mediante la elaboración de un Flujo de Caja proyectado que planifica las entradas y salidas de efectivo, se han podido determinar el excedente de efectivo negativo, que viene a ser la cantidad de efectivo que se debe cubrir y que la Cooperativa no puede generar. Una vez obtenido el monto a financiarse se ha determinado la opción más ventajosa de financiamiento para la Cooperativa, en base al análisis (EBIT). Después de haber optado por la fuente de financiamiento más ventajosa, se ha elaborado la proyección de un nuevo Flujo de Caja, tomando en cuenta las nuevas salidas de efectivo por captaciones, por intereses, y por la amortización de la deuda, y las entradas de efectivo por intereses, por Retorno de Capital y por Captaciones. Se ha podido demostrar que los nuevos ingresos pueden cubrir o equilibrar las salidas de efectivo por préstamos, logrando de esta manera el objetivo general de la propuesta. Posteriormente, se ha realizado una proyección del Estado de Resultados y del Balance General. Y ello ha demostrado el crecimiento de las utilidades de la Cooperativa así como de su patrimonio y la reducción de sus pérdidas acumuladas.

Salazar (1990)[6], este trabajo de investigación se desarrolló tomando como modelo la Cooperativa de Ahorro y Crédito San Nicolás Tumbes; el objetivo principal fue estudiar profundamente el principio y elementos básicos de un buen sistema de control interno en la cooperativa en estudio, debido principalmente a los problemas que atraviesa. En consecuencia se concluye que el cooperativismo por los principios que se sustenta y los fines que persigue, es uno de los medios más adecuados para propiciar y lograr cambios estructurales en el desarrollo económico y social del país. Las cooperativas vienen funcionando con deficiencia en sus aspectos organizativo, administrativo y contable, por lo que el control interno es vital para la buena marcha en la administración y organización de esta institución. Asimismo, existe falta de capacitación y adiestramiento a los miembros de la dirección.

Sandoval (2008)[7], en su tesis denominada: "La Auditoria Integral, herramienta para gestionar eficientemente las empresas eléctricas"; resalta la trascendencia de aplicar la auditoría integral como forma de ejercer un adecuado control de las actividades y facilitar por tanto la gestión táctica y estratégica de dichas empresas, en el marco de la globalización y competitividad empresarial. El autor explica que la auditoria integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado, evidencia relativa a la información financiera, al comportamiento económico y al manejo de una entidad con la finalidad de informar sobre el grado de correspondencia entre aquellos y los criterios o indicadores establecidos o los comportamientos generalizados. Luego agrega, la Auditoría Integral implica la ejecución de un trabajo con el enfoque, por analogía de las revisiones financieras, de cumplimiento, control interno y de gestión, sistema y medio ambiente con los siguientes objetivos: determinar, si los Estados Financieros se presentan de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; determinar, si el ente ha cumplido, en el desarrollo de sus operaciones con las disposiciones legales que le sean aplicables, sus reglamentos, los estatutos y las decisiones de los órganos de dirección y administración; evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance necesario para dictaminar sobre el mismo; evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos previstos por el ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los recursos disponibles; evaluar los mecanismos, operaciones, procedimientos, derechos a usuarios, responsabilidad, facultades y aplicaciones específicas de control relacionadas con operaciones en computadora; evaluar el impacto medioambiental producido de manera directa o indirecta por empresas que presentan un perfil ambiental diferente, condicionado por los riesgos aparentes asociados con sus procesos y productos; la edad, historia y estado de una planta, el marco jurídico en el cual opera. Este trabajo por enfocarse a aspectos más amplios de una empresa y por los objetivos que establece resultará de mucha utilidad para el desarrollo de la tesis a realizar.

Guevara (2008)[8], en su Tesis: "Propósitos de la auditoria integral en una entidad pública"; destaca los siguientes propósitos de la auditoría integral: i) Evaluar a la entidad en todas sus áreas; ii) Obtener el conocimiento de la actuación de la gestión institucional; iii) Evaluar la eficiencia y el grado de confiabilidad de la información administrativa, legal, contable, financiera, económica, labora, etc.; iv) Examinar el logro de los objetivos; v) Asistir a la dirección y a la gerencia para mayor efectividad y productividad de las operaciones; y, vi) Realizar recomendaciones que incluyan el respectivo seguimiento de las mismas. Tradicionalmente la Auditoría Gubernamental se caracterizó por una simple revisión del cumplimiento de las normas legales que rigen la actuación de los funcionarios del Estado. Esto ha originado que la gestión estatal sea ineficiente aunque muy cumplidora de la normatividad vigente. Es un lugar común afirmar que el peor administrador es el Estado y que la vigilancia a cargo de la Contraloría General de la República no tiene ningún tipo de resultado para evitarlo. Sin embargo se trata de cambiar esta situación, para lo cual es necesario ejercer el control fiscal, se ejercerá en forma posterior y selectiva y faculta a la Contraloría General de la República para ejercer un control financiero, de gestión y de resultados. La auditoria aplicada a entidades del Estado, es el examen crítico y sistemático del sistema de gestión fiscal de la administración pública y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, realizado por las Contralorías General de la República, con el fin de emitir un dictamen sobre la eficiencia, eficacia y economicidad en el cumplimiento de los objetivos de la entidad estatal sometida a examen, además de la valoración de los costos ambientales de operación del Ente, para así vigilar la gestión pública y proteger a la sociedad. De este trabajo se tomará los lineamientos para evaluar todas las áreas de las empresas industriales, pero en el marco de la eficiencia, economía, efectividad y transparencia de los recursos y actividades institucionales.

García (2007)[9], en su tesis denominada: "Auditoria integral: una respuesta efectiva de lucha contra el fraude y la corrupción"; se refiere a la filosofía, doctrina, normas, proceso, procedimientos, técnicas y prácticas que debe seguir la auditoría integral para que se convierta en una respuesta efectiva para luchar en forma efectiva contra los actos de corrupción. Según el autor, en la auditoria integral las tareas relacionadas con la actividad, los miembros del equipo de auditores, deberán estar libres de toda clase de impedimentos personales profesionales o económicos, que puedan limitar su autonomía, interferir su labor o su juicio profesional. Asimismo establece que en todas las labores desarrolladas se incluya en forma primordial la obtención de evidencia, así como lo atinente a la formulación y emisión del juicio profesional por parte del auditor, se deberá observar una actitud imparcial sustentada en la realidad y en la conciencia profesional. También determina que la labor de auditoria debe ser tal que permita una supervisión constante sobre las operaciones en todas sus etapas desde su nacimiento hasta su culminación, ejerciendo un control previo o exente, concomitante y posterior. El autor determina que las tareas de auditoria deben cubrir en forma integral todas las operaciones, áreas, bienes, funciones y demás aspectos consustancialmente económico, incluido su entorno. Esta auditoria contempla, al ente económico como un todo compuesto por sus bienes, recursos, operaciones, resultados, etc. Agrega que se debe definir los objetivos de la Auditoría, el alcance y metodología dirigida a conseguir esos logros; el personal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si se están alcanzando los objetivos de la auditoría y obtener evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una base razonable para las opiniones del auditor, determina que la labor debe ser eficiente en términos de evitar el daño, por lo que la inspección y verificación /deben ser ulteriores al acaecimiento de hechos no concordantes con los parámetros preestablecidos o se encuentren desviados de los objetivos de la organización; que en caso de llevarse a cabo implicarían un costo en términos logísticos o de valor dinerario para la entidad. Luego dice que los informes deben ser presentados por escrito para comunicar los resultados de auditoría, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la dirección de la empresa. Finalmente determina que las labores desarrolladas deben realizarse con respecto de las normas y postulados aplicables en cada caso a la práctica empresarial, en especial, aquellas relacionadas con las normas de otras auditorías especiales aplicables en cada caso. Es indudable con todo este enfoque resultará de mucha importancia para llevar a cabo la investigación.

Monrroy (2007)[10], en su tesis denominada: "La Auditoria Integral en una entidad del Estado"; indica que auditoría integral aplicada a una entidad del Estado, es el examen y evaluación integral, metodológico, objetivo, sistemático, analítico e independiente con respecto de la actuación de la entidad, de sus procesos operativos, así como de la aplicación y adecuación de sus recursos y su administración, efectuado por profesionales, con el propósito de emitir un informe, para formular recomendaciones contribuyendo a la optimización de la economía, eficiencia, efectividad y cumplimiento de la gestión empresarial. El autor indica, el Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría interna como una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección. Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada auditoría interna. De este trabajo se tomará la metodología de la auditoria y los principales documentos que se utilizan en las fases de planeamiento, ejecución, informe y seguimiento de las recomendaciones.

• JUSTIFICACIÓN

• JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA

En este trabajo en primer lugar se ha identificado la problemática, consistente en la falta de mejora continua institucional en las Cooperativas de Ahorro y crédito, sobre dicha problemática se han formulado las posibles soluciones a través de las hipótesis; luego se ha establecido los propósitos que persigue el trabajo por intermedio de los objetivos. Todos estos elementos se han formado en base a las variables e indicadores de la investigación. Todo lo anterior tiene el sustento en una metodología de investigación que identifica el tipo, nivel y diseño de investigación, la población y muestra a aplicar; así como también las técnicas e instrumentos para recopilar, analizar e interpretar la información.

• JUSTIFICACIÓN TEÓRICA

La falta de mejora continua institucional puede solucionarse mediante la auditoria integral. Este tipo de auditoria es un examen al proceso administrativo general de las Cooperativas de ahorro y crédito, es decir a la planeación, organización, dirección o ejecución, coordinación y control de los recursos y actividades institucionales. Es un tipo de auditoría completo que se desarrolla en un proceso que se inicia con la planeación, continua con la ejecución y termina con el informe correspondiente. Dicho informe contiene las recomendaciones del caso que van a servir para llevar a cabo la mejora continua institucional. Las recomendaciones estarán referidas a la mejora de la economía y eficiencia institucional, efectividad institucional y finalmente la competitividad institucional. Pero la auditoria integral no se queda allí, continua su trabajo mediante el seguimiento de las recomendaciones para asegurar que se concreten las recomendaciones y que contribuyen en la forma en la mejora continua institucional.

La auditoría integral comprende el estudio y evaluación del proceso administrativa de una empresa y por tanto a los procedimientos administrativos y a los sistemas de control interno presupuestario contable financiero de información y de archivo. Es una actividad profesional multidisciplinaria regulada por principios éticos y técnicos con características propias y objetivos específicos tendente a estudiar y evaluar al proceso administrativo de una entidad básicamente desde los puntos de vista cualitativo y cuantitativo en lo aplicable en aras de proporcionar un servicio útil y oportuno para promover y lograr eficiencia. Los preceptos normativos y obligatorios de la auditoria integral están plasmados en el código de ética, las guías y los boletines promulgados por la academia mexicana de auditoria integral y las normas y procedimientos de auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Certificados

La auditoria integral, es una auditoria del presente y para el futuro una evaluación preventiva a diferencia del examen de los estados financieros que clásicamente es el ejemplo mas representativo de una evaluación numérica y a posteriori. Está conformada por auditorias numéricas (financieras) y no numéricas (administrativas) recurrentes, secuenciales y esporádicas con un determinado campo de acción y objetivos específicos que obligadamente deben culminar con un informe (diagnostico). Su objetivo primordial es promover y lograr productividad redituabilidad eficacia y economía, la obtención del óptimo costo-beneficio y del principio hedonístico de la economía: el máximo de beneficios con el mínimo de costos y esfuerzos. En este caso lo que podría variar seria la óptica es diferente si esto lo contempla un hombre de negocios el gerente de un planta un analista o un economista, dado que su gran enfoque primario consiste en determinar problemas " hallazgos " ineficiencias de operación y observaciones la auditoria integral podría dar una imagen negativa y /o destructiva (punto de vista que probablemente seria el del involucrado en las ineficiencias operativas) esto debe ser contrarrestado por el auditor integral con lo constructivo de sus recomendaciones.

• JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA

Este trabajo podrá ser aplicado en las Cooperativas de Ahorro y crédito, para lograr economía, eficiencia, efectividad y competitividad. Todas estas variables son necesarias que alcancen las Cooperativas para facilitar la mejora continua institucional.

• IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION

La importancia está dada por el hecho de contribuir a la mejora continua institucional de las cooperativas de ahorro y crédito.

Asimismo, porque permite plasmar el proceso de investigación científica y los conocimientos y experiencia profesional.

• ALCANCES Y LIMITACIONES

DELIMITACIÓN ESPACIAL

Este trabajo se ha desarrollado en las cooperativas de ahorro y crédito de Lima Metropolitana.

DELIMITACIÓN TEMPORAL

Esta investigación ha comprendido el periodo que se inicia el año 2006 hasta la actualidad. Aunque el modelo de investigación más que al pasado, está enfocado al futuro, por que en ese periodo se busca que la auditoria integral facilite la mejora continua institucional de las cooperativas de ahorro y crédito.

DELIMITACIÓN SOCIAL

En el proceso del trabajo se ha establecido relaciones sociales con los socios, delegados, directivos y otros relacionados con las cooperativas de ahorro y crédito de Lima Metropolitana.

DELIMITACIÓN CONCEPTUAL:

• Auditoria integral

• Mejora continua institucional.

• Cooperativas de ahorro y crédito.

Teorías generales relacionadas con el tema

• TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN

Interpretando a Robbins & Coulter (2011)[11], la administración es la coordinación de recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos con la finalidad de maximizar la productividad de una entidad. La administración se lleva a cabo en el marco del proceso administrativo que comprende la planeación; organización; ejecución; control. Al respecto los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es: i) La planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse; ii) La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias; iii) La ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo; iv) El control de las actividades para que se conformen con los planes.

PLANEACIÓN:

Interpretando a Robbins & Coulter (2011)[12], para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante. Las actividades importantes de planeación son las siguientes: a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos; b) Pronosticar; c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo; d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos; e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo; f) Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño; g) Anticipar los posibles problemas futuros; h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

ORGANIZACIÓN.

Interpretando a Robbins & Coulter (2011)[13], después que la dirección de las acciones futuras hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles. Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa. Las actividades importantes de organización son las siguientes: a) Subdividir el trabajo en unidades operativas; b) Agrupar las obligaciones operativas en puestos; c) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas; d) Aclarar los requisitos del puesto; e) Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado; f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración; g) Proporcionar facilidades personales y otros recursos; h) Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

EJECUCIÓN.

Interpretando a Robbins & Coulter (2011)[14], para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución. Las actividades importantes de la ejecución son las siguientes: a) Poner en practica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión; b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo; c) Motivar a los miembros; d) Comunicar con efectividad; e) Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial; f) Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho; g) Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo; h) Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

CONTROL.

Interpretando a Robbins & Coulter (2011)[15], los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. Las actividades importantes de control son las siguientes: a) Comparar los resultados con los planes generales; b) Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño; c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones; d) Comunicar cuales son los medios de medición; e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones; f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias; g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones; h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

INTERRELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES

Interpretando a Robbins & Coulter (2011)[16], en la practica, las cuatro funciones fundamentales de la administración están de modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear. La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvés esta actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.

La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar. En realidad, la planeación esta involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el proceso administrativo

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS

Interpretando a Robbins & Coulter (2011)[17], un objetivo administrativo es el propósito que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye 4 conceptos, desde el punto de vista del gerente son: 1) Meta es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de actividades deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los medios, no en la mira. 2) Ámbito de la meta que se persigue esta incluida en la declaración de los límites o restricciones presitos que deberán observarse. 3) Así mismo un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión y disturbio. 4) La dirección esta indicada por el objetivo. Muestra los resultados que deben buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse. Esta dirección proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos. Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. Una sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la actualidad se sigue esta en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal practica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la administración y sus subordinados para saber cuales son sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día y usándolos con eficiencia en su trabajo administrativo.

En toda organización hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los que siguen: 1) Proporcionar varios productos y servicios; 2) Estar delante de la competencia; 3) Crecer; 4) Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los cotos; 5) Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados; 6) Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria; 7) Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable; 8) Desarrollar el comercio internacional.

Estas áreas clave de resultado son: 1) Rentabilidad (grado de utilidad); 2) Posición en el mercado; 3) Productividad; 4) Liderazgo del producto; 5) Desarrollo del personal; 6) Actividades de los empleados; 7) Responsabilidad publica; 8) Equilibrio entre los planes a corto y largo plazo. Establecer metas para cada una de estas áreas, llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la compañía.

Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo de la siguiente manera: 1) Objetivos a corto plazo: por lo general se extienden a un año o menos. Por ejemplo el objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el año 20XX y un objetivo personal de vender 3 nuevos contratos en el mes de marzo del 20XX. 2) Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años por ejemplo crecer a 8 oficinas regionales del 20XX al 20YY. 3) Objetivos a largo plazo: se extienden más allá de 5 años. Por ejemplo buscar establecerse en 10 países extranjeros para el año 20ZZ. Esta división de las metas es una de las más antiguas clasificaciones y la más ampliamente aceptada.

Los objetivos también pueden clasificarse en: 1) Objetivos primarios: por lo general están relacionados con una compañía no con un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una utilidad al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los consumidores lo que desean y se pueden dar recompensas a los miembros participantes de la compañía. 2) Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economía en el desempeño del trabajo de los miembros organizacionales. 3) Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos personales de los miembros individuales de una organización sobre una base diaria, semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome se alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la organización o haciendo que tales objetivos apoyen en forma realista la realización de los objetivos individuales. Las necesidades que un individuo intenta satisfacer trabajando en una organización en las relaciones entre el incentivo de una organización y las contribuciones individuales son interdependientes. 4) Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organización para la sociedad, se incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos establecidos por la comunidad y varias dependencias gubernamentales que se refieren a la salud, seguridad, practicas laborales, reglamentación de precios y contaminación ambiental. Además se incluyen los objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social, físico y cultural de la comunidad.

MEDICIÓN DE OBJETIVOS

Interpretando a Robbins & Coulter (2011)[18], la determinación de lo que deba medirse y como debe medirse presenta dificultades en especial en las áreas en donde los objetivos son un tanto abstractos como la lealtad a los empleados, desarrollo del empleado o la responsabilidad social, sin embargo tales áreas pueden hacerse aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente satisfactorios. Hablando en términos generales los gerentes comerciales están mejor capacitados para medir sus metas que los gerentes de organizaciones no comerciales, tales como hospitales, agencias gubernamentales y universidades. Por ejemplo los comerciales cuentan con muchas fuentes de información que miden logros en varios factores en toda la organización. Típicas son las medidas de los medios físicos y financieros para adquirir y manejar recursos suficientes como las razones de tazas de rendimientos, de rotación o las relaciones pasivo capital. Las medidas de la producción que incluye la utilización de maquinas y la productividad laboral son comunes lo mismo que las medidas de mercadotecnia que se refieren a la penetración de las ventas y la efectividad de la publicidad.

JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS

Para toda empresa existe una jerarquía de objetivos. Esta puede abarcar los objetivos que se refieren a las empresas en general como las que se relacionan con los deseos de los clientes al igual que con él público y la sociedad en general. Sin embargo la jerarquía contiene más comúnmente solo los objetivos dentro de la empresa. En el nivel superior de la organización y proporcionando el objetivo para todos los esfuerzos organizacionales se encuentran el objetivo u objetivos principales – subordinados, pero definitivamente relacionados con los objetivos principales se encuentran los objetivos derivados incluyendo los objetivos departamentales que fijan la recta de segmentos particulares de las unidades organizacionales de la empresa. Estos objetivos departamentales a su vez tienen objetivos de grupo subordinados que en sub-secuencia se dividen en objetivos de la unidad y por ultimo en objetivos individuales. La realización de cada objetivo subsidiario debe contribuir a la realización de su respectivo objetivo inmediato superior, proporcionando así un patrón de objetivos totalmente integrado y armonioso para todos los miembros de la empresa. Para una máxima efectividad un objetivo debe ser significativo y oportuno para el individuo.

GUÍAS PARA LOS OBJETIVOS