Controles en las ONG´s a los microcreditos otorgados a la banca comunal (página 2)

TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS:

Se han aplicado las siguientes técnicas de procesamiento de datos:

• a) Ordenamiento y clasificación.- Estas técnicas se han utilizado para presentar secuencialmente y clasificar de alguna forma los datos contenidos en el trabajo

• b) Registro manual.- Se ha utilizado para digitar la información, para tratar los datos y comprenderlos.

• c) Proceso computarizado con Excel.- Se ha utilizado el Excel, para tratar los datos en forma previa, para formular gráficos y realizar otras bondades que facilita este software aplicativo

• d) Proceso computarizado con SPSS.- Se ha utilizado este paquete estadístico para presentar los datos de la encuesta realizada, para analizar la información y para contrastar la hipótesis de investigación.

CAPITULO II:

Marco teórico y conceptual de la investigación

• ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION

Se ha determinado la existencia de las siguientes investigaciones que están relacionadas directa e indirectamente con el presente trabajo:

• 1) Rodríguez Gómez, Gabriel Eduardo (2007)[1] Tesis: "Estrategias para potenciar la operatividad del Sistema de Control de la Policía Nacional del Perú". En este documento, el autor concluye que: La implantación de políticas, el rediseño de las actividades de control y la supervisión continuada y periódica constituyen las estrategias que facilitarán la potenciación de la operatividad del sistema de control de la Policía Nacional del Perú, lo que se concretará en la mejora continua de la entidad. Para el presente trabajo, resulta muy importante las estrategias para potenciar el sistema de control, porque se ha determinado que los microcréditos carecen de las mismas y es necesario implementarlas para que contribuyan con la efectividad de dichos instrumentos financieros.

• 2) Monrroy Ayme, Julián (2007)[2] "La efectividad del control interno en el buen gobierno de las empresas de transporte urbano". En esta investigación el autor concluya que en la medida que el control interno cumpla sus objetivos y los mismos estén en sinergia con el proceso de gestión institucional, se facilitará el buen gobierno de las empresas de transporte urbano y por tanto alcanzar las metas, objetivos, misión y visión. Para la presente investigación es importante que el control cumpla sus propios objetivos y además se enlace con los objetivos generales de la empresa.

• 3) Hernández Celis, Domingo (2004)[3] Tesis: "Control de las Organizaciones No Gubernamentales de desarrollo para la eficacia de la Cooperación Técnica Internacional". En este documento el autor concluye que la programación y gestión de la Cooperación Técnica Internacional por las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo (ONGD-PERU), será ejecutada con eficiencia, eficacia y economía con la activa participación del Poder Ejecutivo, Poder Legislativo y la sociedad Civil Organizada, mediante acciones de control de cautela previa, simultánea y de verificación posterior de los recursos que corresponden a todos los peruanos. De este trabajo es importante resaltar las denominadas acciones de control de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que se tienen que aplicar a los microcréditos para que exista una gestión efectiva de los mismos.

• 4) Monrroy Ayme, Julián (2007)[4] "Auditoria académica: Acciones de control para la buena administración de las Universidades Nacionales en el Perú". En esta investigación el autor señala que mediante aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de resultados de las operaciones, la salvaguarda de activos y la segregación de funciones es posible tener una adecuada administración de las Universidades Nacional en nuestro país.

• 5) Hernández Celis, Domingo (2003)[5] Tesis: "Control eficaz de la gestión de una Empresa Cooperativa de Servicios Múltiples". En este documento el autor concluye que: el control eficaz, mediante la aplicación de las herramientas de evaluación de las transacciones, utilizadas permanentemente, facilitará la optimización de la gestión integral de las Empresas Cooperativas de Servicios Múltiples. Es destacable las herramientas de evaluación de las transacciones crediticias que se aplican, lo que tiene mucha similitud con el trabajo de investigación desarrollado.

• 6) Cardenas Cardenas, Blanca (2008)[6] Tesis: "Control en los sistemas financieros para la gestión pública por objetivos, metas y resultados". La autora concluye que un sistema adecuado de control aplicado a los sistemas financieros incide favorablemente en la gestión pública por objetivos, metas y resultados. De este trabajo resultará de utilidad el denominado sistema adecuado de control, sus elementos, procesos y procedimientos.

• 7) Cardenas Gonzales, José Antonio (2008)[7] Tesis: "Sistema Financiero: Bancos por internet, alternativa para ofrecer mejores productos, reducir costos y asegurar la preferencia de la población". En este trabajo se destaca el uso de nuevos productos que no significan mayores costos para el cliente si no todo lo contrario y todo para asegurar la preferencia. Resulta de interés el hecho de las nuevas alternativas y la reducción de los costos, lo que es necesario tenerlo en cuenta, especialmente en una época de mucha competencia.

• NORMAS LEGALES APLICABLES

COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO REEMBOLSABLE:

• Decreto Legislativo Nº 719, Ley de Cooperación Técnica Internacional

• Decreto Supremo Nº 015-92-PCM Aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 719 – Ley de Cooperación Técnica Internacional

• Ley Nº 28386 Ley que Modifica el Decreto Legislativo Nº 719, Ley de Cooperación Técnica Internacional

• Ley Nº 28875 Ley que crea el Sistema Nacional Descentralizado de Cooperación Internacional No Reembolsable

• Ley Nº 27692 Ley de Creación de la APCI

• Ley Nº 28925 Ley que modifica la Ley Nº 27692, Ley de Creación de APCI

• Decreto Supremo Nº 028-2007-RE Aprueba Reglamento de Organización y Funciones de la Agencia Peruana de Cooperación Internacional

• Decreto Supremo Nº 044-2007-RE Aprueba la Política Nacional de Cooperación Técnica Internacional

• Resolución Suprema Nº 450-84-RE Manual de Procedimientos de la Cooperación Técnica Internacional

• Resolución Directoral Ejecutiva Nº 21-2008/APCI-DE Aprueba la Directiva Nº 001 2008/APCI-DPP, que regula la Declaración Anual de entidades públicas y privadas sobre la Cooperación Internacional No Reembolsable ejecutada en apoyo a Planes, Programas, Proyectos y Actividades de Desarrollo

DONACIONES:

• Ley 28514 Ley que prohíbe la importación de ropa y calzados usados

• Ley Nº 28905 Ley de facilitación del despacho de mercancías donadas provenientes del exterior

• Decreto Supremo Nº 021-2008-EFE Aprueba el Reglamento de la Ley Nº 28905

• Decreto Supremo Nº 024-2005-PRODUCE Aprueba Reglamento de la Ley 28514 que establece mecanismos de coordinación intersectorial para el control y fiscalización de donaciones de ropa y calzados usados

• Decreto Supremo Nº 132-2006-EF Disponen la Agilización de los Trámites de Desaduanaje de Mercancías Donadas al Estado e Instituciones sin Fines de Lucro

• Decreto Supremo Nº 096-2007-EF Aprueba el Reglamento para la inafectación del IGV e ISC y derechos arancelarios a las donaciones

• Decreto Supremo Nº 098-96-EF Disposiciones referidas a la emisión de documentos cancelatorios por concepto del pago de los servicios que prestan CORPAC y ENAPU PERU a entidades privadas en la recepción de donaciones

• Decreto Supremo Nº 055-1999-EF Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al consumo (Parte Pertinente)

DEVOLUCIÓN DE IGV:

• Decreto Legislativo Nº 783 del 30 de Diciembre de 1993 Aprueba norma sobre devolución de impuestos que gravan las adquisiciones con donaciones del exterior e importaciones de misiones diplomáticas y otros

• Ley Nº 28148 Ley que prorroga el Decreto Legislativo Nº 783

• Decreto Legislativo Nº 964 Decreto que prorroga la vigencia del Decreto Legislativo Nº 783

• Decreto Supremo Nº 036-1994-EF Reglamento de la Aplicación del beneficio tributario de devolución de impuestos pagados con recursos de la cooperación técnica internacional no reembolsable y donaciones provenientes del exterior

• Resolución Directoral Ejecutiva Nº 001-2008/APCI-DE Aprueba la Directiva Nº 001-2008/APCI-DOC que regula el procedimiento para el registro del Plan de Operaciones. Aprobar la Directiva Nº 002-2008-APCI-DOCque regula la emisión de constancias para solicitar ante la SUNAT el beneficio tributario de devolución del impuesto general a las ventas – IGV

• Resolución Directoral Ejecutiva Nº 023-2008/APCI-DE Modifica la Directiva Nº 001-2008/APCI-DOC que regula el procedimiento para el registro del Plan de Operaciones y Modifica la Directiva Nº 002-2008-APCI-DOC que regula la emisión de constancias para solicitar ante la SUNAT el beneficio tributario de devolución del impuesto general a las ventas – IGV.

NORMAS COMPLEMENTARIAS:

ENIEX E IPREDA:

• Resolución Jefatural Nº 106-96-ORLC/JE

• Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos Nº 057-2002-SUNARP/SN

• Resolución Suprema Nº 508-93-PCM Aprueban Directiva de Procedimientos de Aceptación y Aprobación, Internamiento de Donaciones de Carácter Asistencial o Educacional provenientes del Exterior

SNIP:

• Resolución Directoral Ejecutiva Nº 126-2004/APCI-DE Aprueban Directiva para el tratamiento de los proyectos enmarcados en el Sistema Nacional de Inversión Pública que involucran Cooperación Técnica Internacional

• Resolución Directoral Ejecutiva Nº 006-2005-APCI-DE Incorporan Disposición Complementaria a la Directiva Nº 002-2004/APCI-DE sobre proyectos enmarcados en el Sistema Nacional de Inversión Pública que involucran cooperación técnica internacional

INFRACCIONES Y SANCIONES:

• Decreto Supremo Nº 027-2007-RE Aprueba Reglamento de Infracción y Sanciones de APCI

• Resolución Directoral Ejecutiva Nº 108-2007/APCI-DE Designación de los miembros de la Comisión de Infracciones y Sanciones de la APCI

• Resolución Directoral Ejecutiva Nº 042-2008/APCI-DE Manual de Fiscalización

CONVENIOS INTERNACIONALES:

• Constitución Política del Perú (Título Tratados Arts. 55-57)

• Ley Nº 25397, Ley de Control Parlamentario sobre los actos normativos del Presidente de la República

• Ley Nº 26647, que establece normas que regulan actos relativos al perfeccionamiento nacional de los Tratados celebrados por el estado Peruano

• Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas, aprobado por el Decreto Ley Nº 17243

• Convención de Viena sobre el Derecho de los Tratados, ratificado por el Decreto Supremo Nº 029-2000-RE

• Decreto Supremo Nº 069 Normas para la concesión de privilegios a los funcionarios Diplomáticos, Consulares y de Organismos Internacionales

• Decreto Supremo Nº 031-2007-RE, adecuan normas nacionales Sobre el otorgamiento de Plenos Poderes al derecho internacional Contemporáneo

• Resolución Legislativa del Congreso Nº 017-2003-CR Resolución Legislativa que modifica los artículos 76 y 92 del Reglamento del Congreso

PRIVILEGIOS E INMUNIDADES:

• Decreto Supremo Nº 007-82-RE Reglamento sobre privilegios e inmunidades diplomáticas

• Decreto Supremo Nº 060-99-RE Establecen disposiciones para la aceptación, ingreso, permanencia, salida, reingreso y control de ciudadanos extranjeros

• Decreto Legislativo Nº 703 Ley de Extranjería

NORMAS ADMINISTRATIVAS:

• Ley Nº 27444 Ley que Aprueba el proceso Administrativo General

• Ley Nº 27588, Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos, así como de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual

• Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública

• Ley Nº 29060 Ley del Silencio Administrativo

• Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM Aprueban Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la información pública

• Decreto Supremo Nº 019-2002-PCM, Reglamentan Ley que estableció prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos, así como de personas que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual

• Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM Aprueban el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la información pública.

• Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM, Aprueban Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función Pública

• Resolución Directoral Ejecutiva Nº 018-2006/APCI/DE Aprueban la Directiva Nº 001-2006/APCI-DE sobre Lineamientos de conducta para los funcionarios, servidores y personal que bajo cualquier forma o modalidad contractual prestan servicios en la APCI

• Ley Nº 29158 Ley Orgánica del Poder Ejecutivo

OTRAS NORMAS GENERALES:

• Código Civil

• Código Penal

• Código de Comercio

• Código Tributario

• Ley General del Sistema del Sistema Financiero

• Ley del Impuesto General a las Ventas y su Reglamento

• Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento

• Ley de Formalización de la Economía e Impuesto a las Transacciones Financieras

• Ley y Reglamento de Comprobantes de pago

• Normas Internacionales de Contabilidad

• MARCO TEORICO DE LA INVESTIGACION

• BANCA COMUNAL DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES

GENERALIDADES:

• La metodología de Bancos Comunales permite alcanzar a mayor cantidad de población, por el hecho de reunir a un grupo de personas con las mismas necesidades.

• Es una manera eficiente para que las instituciones proporcionen servicios financieros.

• En los Bancos Comunales se controla internamente el riesgo de cada individuo y se incentiva la solidaridad y ahorro interno.

• Los costos de proporcionar estos servicios en áreas rurales son altos.

• El 90% de clientes son mujeres.

PRINCIPALES VENTAJAS:

• Medio eficiente para superar las restricciones enfrentadas por los pobres.

• Entrega servicios directamente a los clientes, cerca de sus casas o lugares de trabajo.

• No se exige garantías prendarias, la garantía es solidaria de todos los miembros del grupo.

• Potencia a los clientes hacia la auto-administración, en crédito y ahorro.

• Refuerza la solidaridad y mecanismos de apoyo.

• Impulsa el autoestima individual de los clientes.

• PROCESO DE GESTION DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES

Las Organizaciones No Gubernamentales son asociaciones sin fines de lucro. De acuerdo al Código Civil[8]la asociación es una organización estable de personas naturales o jurídicas, o de ambas, que a través de una actividad común persigue un fin no lucrativo. El Estatuto de la Asociación debe constar por escritura pública y debe expresar la denominación duración y domicilio; fines; bienes que integran el patrimonio social; constitución y funcionamiento de la asamblea; condiciones para la admisión, renuncia y exclusión de sus miembros; derechos y deberes de los asociados; requisitos para su modificación; normas para la disolución y liquidación; y, los demás pactos y condiciones que se establezcan.

Las Organizaciones No Gubernamentales, disponen de personería jurídica de derecho privado constituida por las personas con emoción social que decidieron apostar por el cambio y mejoramiento de vida de poblaciones humanas que no tienen acceso al sistema financiero y otros sistemas.

Estas entidades crean sus propios programas para atender microcréditos, orientado a contribuir al desarrollo de los microempresarios.

MISION DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES:

La Misión se orienta a promover iniciativas y capacidades de las personas, para contribuir al Desarrollo Humano. En este marco, la Misión se orienta a: "Contribuir al desarrollo de los microempresarios más pobres del Perú, mediante la prestación de servicios financieros de calidad que satisfagan sus necesidades".

MERCADO DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES:

El mercado donde desarrollan sus actividades, es muy competitivo. La presencia de otras instituciones obliga al personal esforzarse y emplear todos sus conocimientos profesionales para captar clientes y atenderlos de acuerdo a sus necesidades. Respecto a las características del mercado se puede hacer las siguientes observaciones:

• Los servicios se dirigen principalmente al sector más pobre de la microempresa que requiere de microcréditos.

• Las condiciones crediticias deben ser competitivas, y adecuadas al mercado al cual se dirige su actividad de microcréditos.

• El personal de estas entidades sabe de la importancia de los clientes, este hecho motiva que se les de un trato preferencial, lo cual es parte de la cultura institucional.

• El personal de estas entidades realiza diversas actividades de promoción de los microcréditos, ya sea en la oficina, de puerta en puerta o en conglomerados. Contando con material de promoción con diseños motivadores, los mismos que son elaborados por personal especializado.

• El mejor sistema de promoción utilizado para los microcréditos es el de "boca a boca", que consiste en que son los clientes bien atendidos, los que informan sobre las bondades del programa de microcréditos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA ONG:

UBICACIÓN GEOGRAFICA DE LOS MICROCREDITOS DE LAS ONG:

• FUNCIONALIDAD DE LA BANCA COMUNAL

ALCANCIAS COMUNALES:

Alcancía Comunal" o "ALCOM" es el nombre genérico que algunas Organizaciones No Gubernamentales le dan a su programa de Bancos Comunales. Las Alcancías son grupos formados en promedio por 20 personas, mayoritariamente mujeres microempresarias del nivel de subsistencia. Estas señoras se reúnen con la finalidad de obtener un crédito presentando garantías solidarias de todo el grupo, también se reúnen con la finalidad de ahorrar y desarrollar fuertes lasos de solidaridad, las mujeres se juntan sobre la base del mutuo conocimiento, el deseo de superación y en la labor de promoción de la entidad. Eligen una directiva formada por tres personas, que se encargan de velar por la aplicación de los reglamentos. Se puede iniciar las operaciones dando un préstamo al grupo por un monto total equivalente a S/. 350.00 por persona. Los créditos se repiten nueve veces durante tres años, cada crédito se da por un período de 4 meses.

PROCESO DE LOS BANCOS COMUNALES:

LOGROS OBTENIDOS

Para crédito individual se tiene un rango de tasas, de acuerdo a líneas de crédito específicas, que permite darle un reconocimiento a los clientes puntuales como una manera de incentivarlos.

Las Alcancías tienen una sola tasa tipo flat, sin embargo hay que resaltar que del 4%, 3.5% es la que se cobra por el préstamo y 0.5% van a formar parte del ahorro, el cual será devuelto cuando la socia se retira o cuando la alcancía se gradúa. El ahorro forma parte de la cuenta interna de la Alcancía y esta bajo responsabilidad de los socios y la supervisión de la entidad.

Tanto crédito individual como Grupos Solidarios tiene una tasa de interés al rebatir

Requisitos :

Tener un negocio propio rentable en el ámbito de atención de la entidad. Tener mas de un año de funcionamiento.

No ser moroso en el sistema financiero ni en otras ONGs.

Formar un Grupo Solidario de 6 personas como maximo.

Tener vocación de desarrollo.

Documentos :

Documentos personales.

Documentos del negocio si los tuviera.

Documentos de la vivienda.

Procedimientos :

Presentar documentos.

Organizar grupo solidario.

Evaluación del negocio.

Desembolso. Duración del Tramite :

Primera vez: tres días.

Siguientes créditos automáticos

Tipo de Entrega :

Moneda Soles 

• MEJORAMIENTO DE LOS CONTROLES

Interpretando al Informe COSO[9]el control interno es un proceso efectuado por el Consejo de Administración y el resto del personal de las Organizaciones No gubernamentales, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos institucionales. Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la entidad y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la viabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a que los controles internos son útiles para la consecución de muchos objetivos importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control interno y de informes sobre los mismos. El control interno es considerado cada vez más como una solución a numerosos problemas potenciales.

Según la Ley 27785[10]el control consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. El control es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente. El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior. El control externo es el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la entidad supervisora y de control, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.

Analizando al MAGU (1998)[11], el término control interno comprende la organización, políticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados. El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con responsabilidades importantes. Una estructura de control interno sólida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad.

Según la INTOSAI[12]"el control interno es plan de organización y el conjunto de medidas y métodos coordinados, adoptados dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observación de la política".

El MAGU[13]también se refiere al control interno como el proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los siguientes objetivos: i) promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios; ii) proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; iii) cumplir las leyes, reglamentos y otras normas; y, iv) elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

Interpretando la Ley 28716[14]se denomina sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos incluyendo la actitud de las autoridades y el personal organizada e instituida en cada entidad para la consecución de los objetivos.

• HERRAMIENTAS DE MEJORAMIENTO DE CONTROL

De acuerdo con la Ley No. 27785[15]el control para que sea efectivo tiene que comprender las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior y debe ser realizado por la propia entidad, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.

Si las Organizaciones no Gubernamentales desean que mejore con control de los microcréditos, tienen que aplicar este tipo de herramientas que en buena cuenta son acciones a tomar para disponer de un control facilitador de la gestión.

• CONTROL INTERNO PREVIO

El control interno previo compete exclusivamente a los directivos, funcionarios y trabajadores de las Organizaciones No Gubernamentales como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la entidad y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.

Si bien el control interno previo es ejercido por la propia entidad en función de los procedimientos establecidos en sus planes de organización, reglamentos, manuales y disposiciones emanadas de la Dirección de la entidad, compete al órgano de control correspondiente, formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de la entidad en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno.

Es dentro de este contexto debe establecerse mecanismos preventivos que orienten hacia la probidad administrativa y constituyan parte del ambiente de control que deben mantener y garantizar la Dirección, a través de herramientas de Control Interno.

Este tipo de control se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización.

Los procedimientos del control previo o preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la función de control.

• CONTROL INTERNO CONCURRENTE

Al igual que el control interno previo, el control concurrente o simultáneo, compete exclusivamente a los directivos, funcionarios y trabajadores de las Organizaciones No Gubernamentales como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la entidad y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección. Este tipo de control se aplica paralelamente a la realización de las transacciones.

Este tipo de control, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación.

El control concurrente ocurre mientras que una actividad está en marcha. Implica la regulación de las actividades en curso que son parte del proceso de la transformación para asegurarse que se conforman con los estándares de organización. El control concurrente se diseña para asegurarse de que las actividades del trabajo del empleado producen los resultados correctos. Puesto que el control concurrente implica el regular de tareas en curso, requiere la comprensión de las tareas específicas implicadas y de su relación al haber deseado y al producto. El control concurrente a veces se llama investigación o control sí-no, porque implica a menudo los puntos de comprobación en los cuales las determinaciones se hacen alrededor si continuar progreso, tomar la acción correctiva, o el trabajo de la parada en conjunto sobre productos o servicios.

• CONTROL INTERNO POSTERIOR

El control interno posterior, se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.

Se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.

El control interno posterior es ejercido por los responsables superior del trabajador o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control de la entidad, según sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativo del uso de los recursos y bienes de la entidad, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos. Es responsabilidad de la Dirección de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que este contribuya con el logro de las metas, objetivos y misión de la entidad a su cargo. La dirección de la entidad está obligada a definir las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que formulen, los que serán objeto de las verificaciones correspondientes.

Las Organizaciones no gubernamentales de desarrollo, coloquialmente denominadas ONG tienen determinadas características propias de gestión perfectamente diferenciadas de las que corresponderían a una empresa de negocios, ya que de un lado, deben ser capaces de obtener fondos de terceros que los donan desinteresadamente, a cambio de promover fines altruistas y una total transparencia de la misma, mientras que de otro, su actividad que viene limitada por los anteriores fondos debe intentar gestionar eficazmente (maximizar) para maximizar la consecución de los fines propuestos. Las fases de planificación, programación y presupuesto y su posterior control, típicas de la empresa, deben adaptarse para el tipo de gestión que llevan a cabo las ONG, por medio de la planificación, gestión y control sobre proyectos.

• PROCEDIMIENTOS DE CONTROL EFECTIVOS

Según Aldave y Meniz (2006)[16], antes de hablar de procedimientos de control, debemos hablar de principios de Control Interno, los cuales constituyen los fundamentos específicos que basados en la eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las actividades financieras y administrativas, son reconocidos en la actualidad como esenciales para el control de los recursos financieros, humanos y materiales de las Organizaciones No Gubernamentales. Los siguientes son principios que deben tenerse en cuenta:

• a) Responsabilidades delimitadas;

• b) Segregación de funciones;

• c) Ningún empleado debe ser responsable por una transacción completa;

• d) Selección de funcionarios y empleados honestos, hábiles y capaces;

• e) Aplicación de pruebas continuas de exactitud;

• f) En lo posible, rotación periódica de deberes y funciones;

• g) Fianzas para protección de los recursos públicos;

• h) Instrucciones por escrito;

• i) Utilización de cuentas de control;

• j) Uso de equipos con dispositivos de control y pruebas;

• k) Contabilidad por partida doble;

• l) Control y uso de formularios prenumerados;

• m) Evitar el uso de dinero en efectivo;

• n) Uso de un mínimo de cuentas bancarias y con firmas mancomunadas;

• o) Depósitos oportunos e intactos.

Interpretando a Holmes (1993)[17], los procedimientos de control son aquellos que proporcionan una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de una Organización No Gubernamental dentro de las condiciones de honestidad, competencia profesional, eficiencia, economía y protección al medio ambiente.

Los procedimientos de control comprenden todos los instrumentos, mecanismos y técnicas que deben ser diseñadas e integradas dentro de la secuencia de las operaciones de cada Organización No Gubernamental e incorporados en las normas y manuales correspondientes de la entidad. El hecho de que existan políticas y procedimientos formalmente documentados, no necesariamente significan que se estén aplicando de manera efectiva. Atendiendo a su naturaleza los procedimientos pueden ser de carácter preventivo o detectivo. Los procedimientos preventivos se establecen para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones; y los detectivos tienen como finalidad precisar en lo posible los errores o desviaciones a lo normado, que durante el desarrollo de las transacciones no se identificaron a través de los procedimientos de control preventivo. Por lo general, podrán catalogarse como procedimientos correspondientes a:

• a) Observación de las disposiciones legales, reglamentarlas, políticas, etc.;

• b) Debida autorización y ejecución de las transacciones y otras operaciones;

• c) Adecuada segregación de funciones;

• d) Diseño y uso de los documentos y registros apropiados para ayudar a asegurar el registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos;

• e) Dispositivos de seguridad adecuados para el acceso, consumo y uso de los recursos, registros e información, tales como programas de cómputo y los archivos de datos, revisión de los informes, así como la toma de acciones correctivas que se desprendan de ellos, etc.;

• f) Arqueos y evaluación de las cifras registradas, tales como arqueos del efectivo, controles programados en computadoras, conciliaciones, etc.;

• g) Custodia y prevención de riesgos en los activos.

Según Aldave y Meniz (2007)[18], Los procedimientos de control son operaciones específicas que se aplica en el desarrollo del control e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden agruparse en pruebas de control, procedimientos analíticos y pruebas sustantivas de detalle.

Se denomina pruebas de controles a los procedimientos que se aplican para obtener seguridad de control, mediante la confirmación de que los controles en que se confía han operado efectiva y continuamente durante todo el periodo concerniente a la actividad de control. Para asegurarse que los procedimientos de control vienen cumpliéndose, la administración efectúa actividades de monitoreo; como pruebas de procedimientos específicos. Par4a cada objetivo de control se debe identificar los procedimientos de control importantes, ejecutar pruebas para asegurar que el funcionamiento de los controles, documentar los controles a ser probados; y, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de controles. Generalmente las pruebas de controles comprenden una combinación de observación, indagación y examen de documentos. La observación del funcionamiento de un procedimiento de control, o actividad de monitoreo, proporciona evidencia sustancial sobre su efectividad; la observación provee una evidencia confiable de que un control se aplica apropiadamente, cuando el auditor esta allí para observarla, sin embargo, no provee evidencia de que el control estuvo en operación en cualquier otra oportunidad, consecuentemente, las pruebas de observación deben ser complementadas con evidencia obtenida por otras pruebas. La indagación consiste en entrevistas que conducen a obtener evidencia acerca de la efectividad de los controles. Puede ser directa o indirecta. La precisión de la evidencia obtenida depende de varios factores como competencia, experiencia, conocimiento, independencia e integridad de la persona a quien se le solicita responder el cuestionario. En relación con el examen de documentos, el auditor conduce las pruebas examinando documentos y registros y los controles aplicados; los manuales de organización y funciones y flujogramas pueden proveer evidencia acerca del diseño de los controles, pero no proveen la evidencia de que están operando y se aplican consistentemente, por eso tiene que apoyarse de otras pruebas.

Los procedimientos sustantivos de control deben aplicarse para todas las aseveraciones importantes. El objetivo es detectar cifras erróneas materiales que pueden haber ocurrido y no haber sido detectadas por los controles de la entidad y corregidas. En base a la expectativa de confianza del 95% que se sustenta en la experiencia se establecen los criterios numéricos de seguridad para cada nivel de riesgo. Para lograr la seguridad sustantiva requerida, se puede utilizar los procedimientos analíticos sustantivos y las pruebas de detalles o una combinación de las dos. Los procedimientos analíticos sustantivos implican la comparación de un monto registrado, con la expectativa del evaluador y, el análisis de cualquier diferencia significativa para alcanzar una conclusión sobre el monto contabilizado. Las pruebas de detalle son procedimientos que se aplican a detalles individuales seleccionados para el examen e incluyen la confirmación, inspección física, comprobación, cálculo y revisión. La confirmación consiste en obtener y evaluar una comunicaci8ón escrita a una solicitud efectuada que también es por escrito y que corrobora la información contenida en los registros financieros y contables de la entidad. La inspección física incluye el recuento de los recursos financieros, cheques, vales y otros. La comprobación.

Los procedimientos analíticos sustantivos consisten en comparar los saldos de las cuentas registradas con las expectativas del evaluador. La aplicación de estos procedimientos conllevar a determinar la cantidad del límite, identificar una razonable relación, reunir datos, desarrollar la expectativa del monto registrado, comparar la expectativa, obtener explicaciones, corroborar dichas explicaciones, determinar si las explicaciones y las evidencias son suficientes, documentar el monto de cualquier error y finalmente concluir con la presentación justa y razonable del monto registrado.

Los procedimientos antes descritos constituyen la forma como mejorar los controles. Se pueden aplicar a nivel administrativo, financiero y contable. Como consecuencia de ello se debe facilitar la gestión efectiva de los microcréditos de la Banca Comunal de las Organizaciones No Gubernamentales.

• PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Según Terry (2005)[19], para determinar si los esfuerzos administrativos están dando resultados para alcanzar los objetivos, se requiere la evaluación de los resultados. Si los resultados no van de acuerdo con lo esperado, entonces se aplican medidas correctivas. Esta vigilancia o evaluación y corrección, en su caso, constituye la tarea del control administrativo. Para muchos legos, el concepto del control es sinónimo del de administración. Para ellos, el que revisa lo que se está logrando, decide si es satisfactorio y hace cumplir las decisiones, personifica a un miembro de la gerencia. Sin embargo, este concepto solo es cierto en parte porque, el control sólo es parte, pero una parte importante, del concepto de administración o gestión institucional. En tanto, control es determinar lo que se está haciendo, esto es, evaluar el desempeño y, si es necesario, aplicar medidas correctivas, de manera que el desempeño esté de acuerdo con los planes. El control incluye la vigilancia activa de una operación para mantenerla dentro de los límites definidos, y tiene carácter también de vigilancia en las otras tres funciones fundamentales de la administración. Ayuda a asegurar que lo que se ha planeado se ejecute. Se puede considerar que el control está formado por un mecanismo que descubre y corrige las variaciones importantes entre los resultados obtenidos y las actividades planeadas. Es natural que se registren algunos errores, pérdida de esfuerzos y directivas equivocadas y que se produzcan desviaciones indeseables del objetivo que se persigue. Por lo tanto, es necesaria la función del control. Pero es importante tener presente que el propósito del control es positivo- es hacer que las cosas sucedan, es decir, alcanzar el objetivo en el periodo estipulado, o aumentar lo rentable de un producto financiero o de otro tipo. Nunca debe considerarse que el control es de carácter negativo. El control es una necesidad y una ayuda, no un impedimento o un obstáculo. El control consta de un proceso formado de varios pasos definidos. Sin importar la actividad, se aplican estos mismos pasos básicos: i) Medición del desempeño; ii) La comparación del desempeño con el estándar, y averiguar la deferencia, si la hay; y, iii) La corrección de desviaciones no favorables por medio de acciones remediadoras.

Analizando a Stoner, Freeman y Gilbert (2006)[20], se puede determinar que el control ayuda a los gerentes a monitorear la eficacia de la planificación, la organización y la dirección y a tomar medidas correctivas conforme se van necesitando. Las Organizaciones No Gubernamentales utilizan a los procedimientos de control para asegurarse de que están avanzando, satisfactoriamente, hacia sus metas y de que están usando sus recursos financieros, a través de los microcréditos, de manera eficiente. El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. De hecho, el control está mucho más generalizado que la planificación. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte esencial del proceso de control consiste en tomar las medidas correctivas que se requieren. El control administrativo es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistema de retroalimentación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviación y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesitan para garantizar que todos los recursos de la entidad se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la entidad.

Analizando a Mockler, referido por Stoner, Freeman y Gilbert (2006)[21], los procedimientos de control administrativo a tener en cuenta para que los microcréditos tengan la debida efectividad, son los siguientes:

• a) Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.

• b) Medir los resultados.

• c) Determinar si los resultados corresponden a los parámetros.

• d) Tomar medidas correctivas.

Interpretando a Robbins y Coulter (2005)[22], el control administrativo es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aunque sus unidades se estén desempeñando según lo planeado. Los gerentes eficaces necesitan efectuar un seguimiento para tener la seguridad de que, de hecho, se está llevando a cabo lo que se supone que los demás deben hacer y de que sus objetivos se están logrando. En realidad, dirigir es un proceso continuo y las actividades de control proporcionan el vínculo decisivo para la planeación. Si los gerentes no ejercieran control, no tendrían forma de saber si sus objetivos y planes van de acuerdo con lo previsto ni que acciones deben tomar en el futuro. Otra razón por la que es importante el control es el empowerment (otorgamiento de poder a los empleados). Muchos gerentes se niegan a conferir poder a sus empleados porque temen que éstos cometan algún error por el cual el gerente deba responsabilizarse. Por lo tanto, muchos gerentes se sienten tentados a hacer las cosas por sí mismos y e vitan el empowerment. Sin embargo, esta renuencia se reduce sí los gerentes desarrollan un sistema de control eficaz que proporcione información y retroalimentación sobre el desempeño de los empleados. El proceso para lograr la efectividad del control comprende las siguientes etapas:

• a) La medición del rendimiento real;

• b) La comparación del desempeño real con una norma; y,

• c) La toma de medidas administrativas para corregir desviaciones o normas inadecuadas. El proceso de control

El proceso de control asume que ya existen normas de desempeño. Estas normas son las metas específicas establecidas durante el proceso de planeación y frente a las cuales se mide el progreso del desempeño.

Para medir el rendimiento se debe utilizar la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos. el uso de una combinación de enfoques aumenta tanto el número de fuentes de información como la probabilidad de obtener información confiable.

La etapa de la comparación determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar. Aunque es posible esperar cierta variación en el desempeño en todas las actividades es fundamental determinar el margen de variación aceptable. Las desviaciones que exceden este margen se vuelven importantes y requieren la atención del gerente.

En la etapa de la toma de medidas administrativas los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acción posibles: no hacer nada; corregir el desempeño real o revisar los estándares.

Entre los diferentes procedimientos de control se pueden mencionar las siguientes:

• Procedimientos de Contabilidad

• Procedimientos de Auditoria

• Presupuestos

• Reportes, informes

• Formas o formatos

• Archivos (memorias de expedientes)

• Procedimientos computarizados

• Procedimientos mecanizados

• Gráficas y diagramas

• Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

• Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.

• Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.

• Métodos cuantitativos

• Redes

• Modelos matemáticos

• Investigación de operaciones

• Procedimientos de Estadística

• Cálculos probabilísticas

Analizando a Chiavenato (2000)[23], la finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se planeó, organizó y distribuyó se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la planeación y organización. La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados. El control es un proceso que guía la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano. Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta en todo momento. Los puntos estrictamente necesarios en cualquier sistema de control son:

• a) Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

• b) Un medio para medir la actividad desarrollada.

• c) Un procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.

• d) Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

La aplicación de estos conceptos generales y abstractos a situaciones concretas y prácticas dependerá de cada gerente. Los elementos mencionados siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de control, sea en el control de calidad, presupuestario, financiero, de producción, de inventario, de personal, etc.

El control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:

• a) Establecimiento de estándares y criterios.

• b) Observación del desempeño.

• c) Comparación del desempeño con el estándar establecido.

• d) Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño esperado.

Establecimiento de estándares y criterios: Los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan las normas que guían las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y qué desempeño o resultado debe aceptarse como normal o deseable. Constituyen los objetivos que el control deberá garantizar o mantener. La función más importante del control es determinar cuáles deberían ser los resultados o, por lo menos, qué esperar de determinada acción. Los estándares o normas proporcionan un método para establecer qué debe hacerse. Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices. La administración científica se preocupó por desarrollar técnicas que proporcionan buenos estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos. Entre los ejemplos de estándares o criterios podemos mencionar el costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de producción. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a determinados estándares establecidos de antemano; funciona de acuerdo con la información que recibe. Esta información permite emprender acciones correctivas oportunas, que son la base del control. En consecuencia el control debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretende obtener con base en los objetivos, planes, políticas, organigramas, procedimientos. El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío inaceptable. Esta acción puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la dirección, aunque no necesariamente en todos los casos. También pueden revisarse y modificarse los estándares fijados (si no fueron establecidos de manera apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos a las posibilidades de la empresa.

Naturaleza variada de los estándares de control

• Estándares éticos: estándares de comportamiento esperados del personal y de la dirección.

• Estándares de programación: datos esperados al término de las actividades.

• Estándares de desempeño técnico: niveles deseados de desempeño.

• Costos estándar: costos normativos en que se incurre durante las fases de operación.

• Indicadores financieros: índices que señalan relaciones entre elementos o actividades y recursos financieros aplicados (como liquidez, rentabilidad, solvencia, gestión, etc.).

• Presupuestos: esquemas de planeación que contienen estándares aprobados para el control (como presupuestos de caja o previsión de gastos).

• Retorno sobre la inversión: control para evaluar el desempeño de aplicaciones financieras

• Criterios mixtos: estándares empleados para evaluar el desempeño de la empresa a largo plazo, como:

¨ Filosofía y calidad de la gerencia

¨ Posición en el mercado

¨ Imagen de la empresa

¨ Viabilidad de la empresa

¨ Moral de la empresa

¨ Relaciones con los clientes y el público

¨ Entrenamiento y desarrollo del personal

¨ Innovación e investigación

¨ Conservación del patrimonio

Observación del desempeño: Para controlar el desempeño, es necesario conocer por lo menos un poco de éste. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estándares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la información que recibe. La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla. La eficacia de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para introducir cambios. La unidad de medida deberá concordar con el criterio predeterminado y deberá expresarse de modo que permita efectuar una comparación sencilla. El grado de exactitud de la medida dependerá de las necesidades específicas de aplicación de esa medida.

Comparación del desempeño real con el esperado: Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvío. Es importante definir los límites dentro de los cuales esa variación se considera normal o deseable. No todas las variaciones requieren corrección, sino sólo aquellas que sobrepasen los límites de los criterios de especificación. El control separa lo normal de lo excepcional para que la corrección se concentre en las excepciones o los desvíos. Este aspecto recuerda mucho el principio de excepción propuesto por Taylor. Para concentrarse en las excepciones, el control debe disponer de técnicas que señalen con rapidez dónde se origina el problema. Al comparar los resultados con los estándares establecidos, la evaluación debe enviarse siempre a la persona o al órgano responsable. La comparación del desempeño real con el proyectado no sólo busca localizar las variaciones, errores o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros. Además de proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro. Aunque no se puede modificar el pasado, comprenderlo-partiendo del presente-puede ayudar a crear condiciones para obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En general, la comparación de los resultados reales con lo planeados se lleva a cabo mediante presentación de diagramas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estadísticas. Estos medios de presentación exigen que el control disponga de técnicas que le permitan tener mayor información sobre lo que debe controlarse.

Acción correctiva: Las medidas y los informes de control indican cuándo las actividades que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva. El objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la corrección. La acción necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control. Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la culminación del proceso de control. La acción correctiva que ajusta las operaciones a los estándares preestablecidos es la esencia del control, y su base es la información que reciben los gerentes. Control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para garantizar que se ejecuten los planes dispuestos para alcanzar los objetivos. Es la función según la cual el administrador, desde el presidente hasta el capataz, certifica que todo lo que se hace concuerda con lo planeado. Fayol afirmaba que en una empresa, el control consiste en comprobar si todo se ejecuta conforme al plan adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene por objetivo indicar las fallas y los errores para rectificarlos y no reincidir en ellos. Se aplica a todo: cosas, personas y acciones. La planeación requiere programas coherentes, integrados y articulados, en tanto que el control exige la concordancia de planes y acciones.

Las distintas acciones coordinadas e integradas que se llevan a cabo por todas las actividades de la organización, pueden ser clasificadas según los objetivos o fines que cada una de ellas puedan alcanzar, pero siempre teniendo presente que no son elementos aislados, que forman parte de un proceso y que están interrelacionados con otras acciones que a su vez se encuentran integradas con los diferentes procesos de gestión.

Tomando en consideración los intereses del auditor para la evaluación del Control Interno y que en esencia al auditor externo lo que le interesa es opinar respecto a la confiabilidad de los estados financieros, continúa siendo de vital necesidad diferenciar las acciones que integran el proceso de control interno; pueden ser clasificadas en control administrativo: Operativo y estratégico y control contable.

El control administrativo está conformado por: control operativo y control estratégico. El control administrativo, el cual es denominado por algunos autores como operativo, hasta ahora ha sido identificado como el plan de la organización y todos los métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas de la dirección.

Teniendo en consideración la conceptualización que el informe COSO expone acerca del control interno y en el uso cada vez más generalizado de la dirección estratégica, el control administrativo se puede definir como todas las acciones coordinadas e integradas que son ejecutadas por las personas (desde el Consejo de Dirección, hasta cualquier miembro de la organización), en cada nivel de la entidad para otorgar un grado razonable de confianza en la consecución de los objetivos de eficiencia y eficacia de las operaciones, los objetivos estratégicos y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables. Donde pudiera establecerse para su evaluación o estudio subgrupos como:

Control operativo. Los controles, entendidos como las acciones estructuradas y coordinas, para alcanzar un nivel razonable de confianza en el cumplimiento de la legislación aplicable en el área operativa, y en lograr los niveles esperados de economía, eficiencia y eficacia en las operaciones y en la protección de los activos.

Control estratégico: Proceso que comprende las acciones coordinadas e integradas a las unidades o actividades de la entidad, para alcanzar un nivel razonable de seguridad en el éxito de las estrategias formuladas.

Control Contable son aquellas acciones estructuradas, coordinadas e integradas a los procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión con el propósito de otorgar un grado razonable de confiabilidad sobre la información financiera. Estas acciones están conformadas por los controles y procedimientos contables establecidos con este propósito.

Son más efectivos los controles internos cuando se incorporan a la infraestructura de una organización y comienzan a ser parte de su actividad más elemental. No deben entorpecer, sino comportarse positivamente en la consecución de los objetivos.

No obstante, para su instrumentación siempre se ha tenido en cuenta el costo beneficio del sistema de control interno, así como las limitaciones inherentes a cualquier sistema.

La importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de administración asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administración tenga claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación.

• PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

El control interno como elemento técnico de la administración se inicia aplicando criterios y procedimientos relacionados con las actividades contables, los que se han ido ampliando a las actividades administrativas y, operativas. Con referencia exclusiva a los aspectos de orden financiero de las Organizaciones, el sistema de control interno ha sido ampliamente desarrollado e involucra a los sistemas de la entidad. Específicamente, el control interno financiero comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que conciernen a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros. Es difícil realizar una separación exacta entre lo que constituye el control interno financiero y el control interno administrativo; sin embargo, la definición pretende seccionar los aspectos relacionados exclusivamente con la administración financiera. Por lo tanto, el plan de organización se refiere al área financiera conformada generalmente por las actividades financieras. De manera similar, los procedimientos establecidos y los registros mantenidos para la custodia y control de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y de tiempo, así como los informes financieros requeridos para su adecuado manejo, están relacionados con el área financiera; sin embargo, existen varios aspectos referidos a las actividades administrativas como los recursos humanos, la organización institucional y otros que tienen que ver con las actividades técnicas y operativas de las entidades, como el control y manejo de los materiales y los recursos tecnológicos, el proceso productivo, la prestación de servicios o la venta de productos, de acuerdo con las actividades específicas de cada institución. El control interno financiero ha experimentado un desarrollo técnico importante debido a la investigación y aplicación de varias metodologías de trabajo para la custodia de los recursos y para verificar la exactitud y confiabilidad de los registros contables y presupuestarios, y de los informes financieros producidos por los diferentes sistemas que conforman la administración financiera. Muchos ejemplos, en este sentido se puede presentar, como son: los métodos para el reconocimiento y registro de las transacciones financieras, los sistemas de registro que se pueden utilizar, los métodos para el registro y amortización de los activos institucionales, los métodos para la capitalización y amortización de los activos y pasivos diferidos, los requerimientos básicos para la presentación de informes financieros, la utilización de criterios de comparación en la presentación de informes financieros, la utilización de criterios de comparación en la presentación de la información financiera, la utilización de notas aclaratorias sobre aspectos y partidas importantes de los informes financieros, la inclusión de información financiera complementaria como parte de los informes financieros, entre los más importante. Además, cada institución incluye en el sistema de control interno financiero una serie de pasos, prácticas y procedimientos para aplicar el control interno previo y el control interno concurrente de las transacciones financieras realizadas, en los sistemas componentes de la administración financiera pública. En términos generales, lo expresado demuestra la serie de criterios y condiciones técnico-financieras que requieren definirse para el funcionamiento adecuado del control interno financiero, el mismo que debe estar diseñado de manera integrada dentro del sistema de control interno institucional que incluye las actividades administrativas y operativas de cada organización. El control interno financiero a ser diseñado debe describir las funciones y responsabilidades de cada sistema que conforma la administración financiera, y que en resumen define el plan de organización del área financiera; establecer los procedimientos y métodos de trabajos a utilizar para el registro y custodia de los recursos institucionales y definir las prácticas que permitan asegurar la exactitud y la confiabilidad de la información financiera producida por la entidad.

El microcrédito, consiste en la provisión de una variedad de servicios financieros tales como depósitos, préstamos y seguro a familias pobres que no tienen acceso a los recursos de las instituciones financieras formales. Los préstamos son utilizados para invertir en microempresas, así como para invertir en salud y educación, mejorar la vivienda o hacer frente a emergencias familiares. Pero el microcrédito no se limita a proveer servicios financieros solamente, sino que provee entrenamiento en el manejo del dinero, y toca aspectos tales como liderazgo, confianza, autoestima, educación y manejo de microempresas. Y aunque algunos programas se interesan exclusivamente en lo concerniente al ahorro y el crédito, otros tienen este elemento como parte de un paquete que incluye, además, actividades relacionadas con la salud, la planificación familiar o la organización de la producción y distribución de bienes. Los programas de microcrédito son focalizados y su población objetivo suele estar conformada por gente pobre que no tiene acceso a los préstamos institucionales de la banca comercial o de otras instituciones públicas. Sin embargo, estos pobres tienen la capacidad de emprender actividades que eventualmente aumentarán su ingreso. Son los denominados "pobres emprendedores" y se diferencian de aquellos pobres que no tienen capacidad de llevar a cabo actividades económicas debido a la carencia de habilidades personales o al grado de indigencia en que se encuentran. Estos últimos deben ser asistidos preferiblemente mediante otro tipo de programas sociales. La buena identificación de la población objetivo es importante para la creación y el mantenimiento de la disciplina crediticia, que es una condición necesaria para la sustentación del programa. Las mujeres constituyen un grupo objetivo común en los programas de microcrédito. Esto se debe, entre otras razones, a que las mujeres han demostrado mejores cualidades empresariales y mejores tasas de repago que las registradas por los hombres; las mujeres tienen un acceso más limitado al crédito porque generalmente los activos, que podrían servir de colateral, están registrados a nombre de sus maridos; el ingreso percibido por las mujeres usualmente tiene un mayor impacto sobre el bienestar de la familia; el microcrédito no sólo mejora la situación financiera de la mujer sino que mejora su posición en la familia y la sociedad, su autoestima y su poder de decisión. Por ello, muchos programas de microcrédito tienen un enfoque de género para que las mujeres tengan las mismas oportunidades que los hombres. La manera típica como funciona el microcrédito es otorgando un préstamo pequeño, cuyo monto está determinado por la capacidad de pago del prestatario, durante un período corto. Una vez pagado el primer préstamo, el prestatario puede optar por un segundo préstamo mayor, ya que ha aprendido a gerenciar sus inversiones y ha demostrado ser buen pagador. Si el beneficiario continúa pagando puntualmente puede optar a préstamos cada vez mayores. El tamaño máximo del próximo préstamo se determina por el desempeño en los pagos, declinando en una cantidad previamente establecida por cada cuota no pagada a tiempo. Se fija un número máximo de cuotas no pagadas a tiempo que hacen que el beneficiario deje de ser elegible para nuevos préstamos. Este mecanismo de control de pago es dinámico, y se recurre a él porque los pobres no tienen activos que puedan ser utilizados como colateral, lo cual representa uno de los principales obstáculos para acceder a los préstamos del sistema bancario institucional. Otra manera usual de garantizar el pago del préstamo es mediante el sistema de grupo. Los prestatarios son organizados en grupos solidarios, conformados con personas de la misma aldea, usualmente amigos o familiares. Cada grupo tiene un líder, posición de carácter rotatorio. Los préstamos son otorgados por las instituciones donantes al grupo, cuyos miembros se reúnen semanal o mensualmente para discutir y aprobar los proyectos individuales que serán financiados. Una vez otorgado el préstamo a uno de los miembros, el grupo le hace seguimiento a la inversión. Los préstamos otorgados al grupo se le cobran al grupo. Si uno de los prestatarios no puede pagar su cuota, el grupo debe hacerlo dividiendo el monto entre los miembros del grupo. Los nuevos préstamos de la institución donante dependen del récord de repago del grupo, de manera que todos los miembros deben amortizar las cuotas puntualmente para que el grupo tenga acceso a nuevos recursos. Esto hace que se produzca presión social entre los miembros del grupo y sirve como colateral social. Muchas veces se potencia el colateral social pidiéndoles a los futuros miembros que conformen sus propios grupos, ya que éstos al seleccionar individuos en quienes confían la probabilidad de tener que pagar las cuotas de los otros miembros del grupo disminuye y la tasa de repago del grupo aumenta. El sistema de grupo no solo proporciona una garantía de repago sino que disminuye los costos administrativos del financiamiento porque es el propio grupo el que administra los préstamos individuales. Además, la rotación de la posición de líder del grupo, usualmente anual, les da la oportunidad a sus miembros de asumir responsabilidades de liderazgo, participar en actividades sociales de la comunidad y mejorar su autoestima. Esto tiene un efecto positivo en la identidad individual de los miembros y propicia el desarrollo de la identidad colectiva y la participación comunitaria, preparando a los miembros de la comunidad para enfrentar los problemas y resolverlos de manera endógena. La formación de una identidad colectiva ayuda a la sustentabilidad del microcrédito, una vez que los patrocinantes finalizan su actividad, porque hace que los beneficiarios se identifiquen con el esquema elevando su grado de compromiso. En este sentido es importante que los servicios ofrecidos satisfagan las necesidades del grupo. No sólo debe haber acceso fácil y rápido al crédito, sino que los servicios financieros deben ser acompañados por servicios no financieros que incluyan información y entrenamiento. Además se debe considerar la personalización de los servicios, ofreciendo diferentes productos en préstamos y ahorros, porque no todos los clientes progresan al mismo ritmo. Esto, a su vez, atraerá nuevos clientes haciendo crecer el sistema. Por último, el esquema debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las condiciones locales.

La incorporación del ahorro en el sistema de microcrédito persigue varios fines. Primero, inculcar el hábito de ahorrar en los beneficiarios, lo cual les permite aprender a manejar su dinero y les da cierta protección contra eventos inesperados; segundo, los ahorros son una fuente de recursos, más barata que los préstamos de la banca comercial, que permite atraer nuevos prestatarios quienes, a su vez, proporcionan más recursos con sus ahorros, todo lo cual fortalece la sustentabilidad del sistema y disminuye su dependencia de recursos externos; tercero, el financiamiento parcial de los préstamos con ahorros de los beneficiarios aumenta la motivación para su repago.