Contabilidad Básica

Los negocios y sus transacciones

1.1. Concepto de Contabilidad

El concepto de Contabilidad ha ido evolucionando con el tiempo, como un resultado de las necesidades de desarrollo de la actividad comercial y del volumen creciente de las inversiones que esta ha ido requiriendo.

En sus orígenes, la contabilidad era sólo una expresión de la observación de los hechos acaecidos en el intercambio de bienes, derechos y usos diferidos, pero es a partir de la utilización de la información contable para analizar las relaciones lógicas del hombre con el flujo de la riqueza patrimonial para satisfacer sus necesidades cuando se hace distinguible el objeto de la ciencia de la contabilidad.

Puede decirse que el concepto de contabilidad ha pasado por tres etapas, a saber: la Contabilidad como una técnica, la Contabilidad como una tecnología y la Contabilidad como una ciencia.

LA CONTABILIDAD COMO UNA TECNICA:

La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros para determinar el resultado del movimiento de los capitales en tiempos determinados y poder comprobar la exactitud e integridad de los juicios y apreciaciones de índole financiera que acerca de las circunstancias y de los resultados se deduzcan.

LA CONTABILIDAD COMO UNA TECNOLOGIA

La Contabilidad es un sistema de información que permite recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que analizados e interpretados permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

LA CONTABILIDAD COMO UNA CIENCIA

La Contabilidad es una ciencia aplicada cuya finalidad es la medición de la realidad cambiante en el tiempo de los factores de riqueza en una entidad económica, mediante métodos específicos capaces de elaborar una información financiera objetiva, de interés para los usuarios externos y valida para la toma de decisiones internas.

Objetivos de la Contabilidad

• Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, las deudas y el patrimonio que posee la empresa.

• Llevar un control de los ingresos y egresos

• Determinar las utilidades o perdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico y fundamentar la determinación de precios, tarifas y cargas tributarias.

• Ofrecer en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolviendo económico y financiero de la empresa.

• Servir de fuente fidedigna de información ante terceros (clientes, proveedores, inversionistas, bancos y el Estado).

• Facilitar la planeación, organización y dirección de los negocios, no solo dando a conocer los efectos de una operación mercantil, sino también previendo situaciones futuras.

Áreas de Intervención de la Contabilidad

Para su mejor estudio, en la Contabilidad pueden distinguirse tres campos de acción:

• La Contabilística o Teneduría de Libros, referida al arte de registrar en forma clara, ordenada y sistemática, transacciones comerciales u operaciones mercantiles. Hay que reconocer que en cuanto exista un registro contable, la comprobación y la revisión de los resultados permite observar con gran facilidad los acontecimientos de la riqueza, por lo que a contabilística le puede ser atribuible una conceptualización de "información contable".

• La Finanza, es la interpretación de las relaciones, en cualquier momento, entre los resultados obtenidos y la situación del capital invertido, considerando el tiempo transcurrido y siguiendo los procedimientos contables, establecidos por la ley. Para la búsqueda de la verdad acerca de los fenómenos patrimoniales, tiene validez el análisis y cotejo de las relaciones para sacar conclusiones positivas acerca de las consecuencias de los hechos contables que se practiquen.

• La Auditoria, consiste en el examen y comprobación de la exactitud de la información contable para dictaminar la calidad de las operaciones financieras efectuadas. El desarrollo de teorías de las aplicaciones de naturaleza tecnológica con el fin de producir un laudo arbitral capaz de orientar cuestiones judiciales, administrativas, políticas, de peritazgos, auditorias, etc., hace parte de un nivel superior del conocimiento, capaz de ampliar la aplicación de los métodos de indagación para opinar sobre una situación evidenciada por los datos contables.

1.2. Concepto de Empresa

Según del Artículo 25 del Código de Comercio, "se entiende por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios".

Una organización puede ser con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro. Las organizaciones con ánimo de lucro se denominan empresas o "negocios". Las organizaciones sin ánimo de lucro se denominan "Instituciones".

Dentro de las organizaciones existen tres tipos de factores necesarios para realizar sus operaciones, estos son las personas que se encuentra representado por los propietarios, los gerentes, los administradores y todos los empleados que laboran en los procesos administrativos y operativos de la empresa, el capital que está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, en mercancías, en maquinaria, en muebles, en tecnología o en cualquier otro aporte de bienes y el trabajo que es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo primordial de la empresa que puede ser la producción de bienes, la comercialización de mercancías o la prestación de algún servicio.

Desde el punto de vista económico, el capital y el trabajo son intersustituíbles. En la postmodernidad, se distingue al personal de la empresa con el nombre de "talento humano".

Clasificación de las empresas

Las empresas se pueden clasificar según los siguientes criterios: Por la actividad que realizan, por su tamaño, por el origen de su capital, su tamaño, conformación de su capital, por la explotación y conformación de su capital, por los impuestos, por el número de propietarios, por la función social.

POR LA ACTIVIDAD

Extractivas: Son las empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de recursos que se encuentran en el subsuelo, como ejemplo están las empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales.

Comerciales: Son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos naturales, semi-elaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo así una utilidad. Un ejemplo de este tipo de empresa es un supermercado.

Industriales: Son las dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semi-elaborados como las fábricas de telas, de muebles, de calzado, etc.

De Servicios: Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea de salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros y otros varios.

Agropecuaria: Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos de origen agrícola y pecuario. Dentro de los más comunes encontramos las granjas agrícolas, las granjas porcinas, avícolas, apícolas, invernaderos, haciendas de producción agrícola etc.

POR SU TAMAÑO

Grande: Es la de mayor organización, posee personal especializado en cada una de las áreas de trabajo, se observa una gran división del trabajo y las actividades mercantiles se realizan en un porcentaje elevado. Comprende las empresas con más de 200 trabajadores y más de 15.001 SMMLV de capital

Mediana: En este tipo de empresa se observa una mayor división y delimitación de funciones administrativas y operacionales. La inversión y los rendimientos obtenidos son mayores que los de la pequeña empresa. Pueden tener entre 51 y 200 trabajadores y entre 5001 y 15000 SMMLV de capital.

Pequeñas empresas: Son aquellas que manejan muy poco capital y poca mano de obra, se caracteriza porque no existe una delimitación clara y definida de funciones entre el administrador y/o el propietario del capital de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida división y especialización del trabajo. Pueden tener entre 11 y 500 trabajadores y un capital comprendido entre 501 y 5000 SMMLV.

Micro empresas: Su número de trabajadores esta comprendido entre 1 y 10, mientras que su capital se halla entre 1 y 500 SMMLV. Las llamadas Famiempresas son un nuevo tipo de explotación en donde la familia es el motor del negocio convirtiéndose en una unidad productiva.

POR EL ORIGEN DEL CAPITAL

Oficiales o Públicas: Su capital proviene del Estado.

Privadas: Son aquellas en que el capital proviene de personas particulares.

De Economía Mixta: El capital proviene una parte del Estado y la otra de personas particulares.POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL.

Multinacionales: En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes países del mundo (globalización).

Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueños.

Nacionales: El radio de atención es dentro del país normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras.

Locales: Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad.

POR LOS IMPUESTOS

Personas Naturales Declarantes: Están obligados a presentar declaración del Impuesto de Renta y Complementarios.

Sucesiones Ilíquidas: En este grupo corresponde a las herencias y legados que se encuentran en proceso de liquidación.

Responsables del Régimen Simplificado del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al régimen Simplificado del IVA la sociedades y personas naturales que señale la las normas legales.

Para efectos fiscales los responsables del régimen simplificado no están obligados a llevar libros de contabilidad, hallándose sí obligados a llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias. El artículo 499 del E.T., precisa que pertenecen al régimen simplificado del IVA, entre otras, las personas naturales comerciantes de menores ingresos, señalamiento que independientemente de su calidad de comerciantes es lo que permite atribuirles, para efectos fiscales, determinados derechos y obligaciones.

El Art. 499 del Estatuto Tributario dice: "Al Régimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan entre otras las siguientes condiciones:

– Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen sus actividades.

– Que no sean usuarios aduaneros.

– Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso –contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000)."

Es así como el artículo 506 del mismo ordenamiento, dentro de las obligaciones fiscales atribuidas a los responsables del régimen simplificado no formula exigencia legal alguna de llevar contabilidad en los términos y condiciones dispuestos por el Código de Comercio.Una interpretación sistemática de las normas reguladoras del impuesto al valor agregado permite precisar claramente el manejo fiscal que la ley atribuye a los responsables del régimen simplificado. Cuando el parágrafo del artículo 437 del E.T., previene que, a las personas que pertenezcan al régimen simplificado, que vendan bienes o presten servicios, les está prohibido adicionar al precio suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas, so pena de incumplir íntegramente las obligaciones predicables de quienes pertenecen al régimen común, con ello está delimitando las obligaciones predicables del régimen simplificado no en razón de su calidad de comerciantes sino en razón de su actuar frente al régimen fiscal, lo que de suyo le imprime un tratamiento especial a este tipo de responsables.

Responsables del Régimen Común del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al régimen común del IVA la sociedades y personas naturales que señale la las normas legales. Art . 437 E.T.

Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos y los importadores son sujetos pasivos, responsables del Impuesto.

Son responsables del impuesto:

– En las ventas, los comerciantes, cualquiera que sea la fase de los ciclos de producción y distribución en la que actúan y quienes sin poseer tal carácter, ejecuten habitualmente actos similares a los de aquellos;

– En la venta de aerodinos, tanto los comerciantes como los vendedores ocasionales de éstos;- Los importadores;

– Los contribuyentes del Régimen Común del Impuesto sobre las Ventas, cuando realicen compras o adquieran servicios gravados con personas pertenecientes al régimen simplificado, por el valor del impuesto retenido, sobre dicha transacciones.

Empresario Gran Contribuyente: son contribuyentes que por el monto de los ingresos y patrimonio que administran, la DIAN los clasifica como grandes contribuyentes, otorgándoles ciertas competencias especiales tal como la auto retención de IVA y otros impuestos.

POR EL NUMERO DE PROPIETARIOS

Empresas Individuales: denominadas también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares. Ejemplos: Almacén don PATRICIO, de propiedad exclusiva de don PATRICIO ROMERO.

La empresa unipersonal, creada por la ley 222 de 1995, permite a los empresarios destinar una parte de sus bienes a la realización de determinados negocios, dotándolos de personería jurídica y, por ende, logrando que su responsabilidad quede limitada al monto del acervo asignado a la nueva empresa; y todo esto podrá alcanzarlo sin necesidad de acudir a otras personas que colaboren como socios reales o simulados de la operación.

Cuando por virtud de la cesión o por cualquier otro acto jurídico, la empresa unipersonal llegare a pertenecer a dos o más personas, deberá convertirse en sociedad comercial. La nueva sociedad asumirá, sin solución de continuidad, los derechos y obligaciones de la empresa unipersonal.

Cuando se utilice la empresa unipersonal en fraude a la ley o en perjuicio de terceros, el titular de las cuotas de capital y los administradores que hubieren realizado, participado o facilitado los actos defraudatorios, responderán solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por los perjuicios causados.

En lo que no esté previsto por la presente Ley, se aplicará a la empresa unipersonal, las disposiciones relativas a las sociedades comerciales y, en especial, las que regulan la sociedad de responsabilidad limitada. Así mismo, las empresas unipersonales estarán sujetas, en lo pertinente, a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, en los casos que determine el Presidente de la República.

Sociedades: Se debe hacer claridad, que la legislación colombiana no define como tal a las sociedades de personas y a las sociedades de capital, sino que es una clasificación que con el tiempo ha sido acogida por muchos autores la cual se ha convertido en doctrina.

Se llaman sociedades de capital aquellas sociedades en las que lo que importa son los aportes económicos, las acciones y no las personas. En este tipo de sociedades a la administración no importa en manos de quien están sus acciones. Entre las principales sociedades de capital, podemos mencionar:

Sociedad anónimaSociedad en comandita por accionesSociedad de economía mixta

En cambio, se consideran sociedades de personas, aquellas sociedades donde lo más importante son las personas que la conforman, es decir, sus socios y, por lo general, éstas sociedades son administradas por sus socios, conformados por miembros de una misma familia o por amigos muy cercanos. Entre estas, se mencionan:

Cooperativas

Sociedad colectivaSociedad limitadaSociedad en comandita simpleSociedad unipersonalLa legislación Colombiana para clasificar las sociedades comerciales, "toma en consideración las alícuotas en que se divide el capital social; de ahí que la codificación comercial hace a lo largo de su articulado referencia a tres formas especificas a saber: sociedades por partes de interés, por cuotas, y por acciones, las que en su orden dicen de las fracciones en que está representado el capital de las sociedades típicas reconocidas a saber: colectivas las primeras, de responsabilidad limitad y en comandita simple las segundas y, anónimas y en comandita por acciones las últimas".

El tema de la responsabilidad de los socios en los diferentes tipos de sociedades, difiere según el tipo de sociedad. En algunas, la responsabilidad de los socios se limita monto de sus aportes, y en otras, como en las sociedades en comandita, se pueden presentar tanto la responsabilidad limitada como la ilimitada, en la que los socios responden con su patrimonio solidaria e ilimitadamente.

Colombia cuenta ahora con un nuevo tipo de asociación empresarial. Se trata de la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), que permite su constitución por una sola persona natural o jurídica y creada por tanto mediante acto unilateral, en el que no existe un límite máximo ni uno mínimo y por lo tanto hace posible tener sociedades unipersonales o empresas con multiplicidad de accionistas, sin límite en el número.

La SAS ha sido diseñada para facilitar trámites, reducir costos y tener más flexibilidad en las organizaciones colombianas. *La ley 1258 de 2008 que dio vida a esta tipología empresarial reza en sus tres primeros artículos: La sociedad por acciones simplificada podrá constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas, quienes sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes. Salvo lo previsto en el artículo 42 de la presente ley, el o los accionistas no serán responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad.

Cuando una sociedad se disuelva por la reducción del número de socios a uno, podrá, sin liquidarse, convertirse en empresa unipersonal, En este caso, la empresa unipersonal asumirá, sin solución de continuidad, los derechos y obligaciones de la sociedad disuelta.

La legislación colombiana mediante la ley 1014 de 2006, había creado las sociedades unipersonales como sociedades iguales a todas las demás, salvo en la circunstancia de tener un socio único. Por su parte, el Articulo 46 de la ley 1258 de 2008 estableció para las sociedades unipersonales la obligación de transformarse en SAS durante los seis meses siguientes a la expedición de esta ley. Sin embargo, según decisión de la Corte, las sociedades unipersonales constituidas durante el lapso de emisión de la ley 1014 de 2006 y la ley 1258 de 2008 no están obligadas a convertirse en SAS.

1.3. La Actividad Mercantil

La actividad mercantil o actividad comercial se refiere a los actos de comercio legalmente calificados como tales y a las relaciones jurídicas derivadas de la realización de estos, en términos amplios es la rama de actividad económica referida al ejercicio del comercio.

"Se denominan comerciantes a las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona". (Art. 10 C. de Co). Las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se consideran comerciantes, pero estarán sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones. (Art. 11 C. de Co).

Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:

• Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil.

• Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto y

• Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier medio. (Art. 13 C. de Co).

OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES

• Matricularse en el Registro Mercantil.

• Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.

• Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.

• Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.

• Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles.

• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art. 19 C. de Co).

REQUISITOS LEGALES PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL.

Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cámara de Comercio, para poder ejercer su actividad mercantil, deben tramitar los siguientes documentos.

• El Registro Único Tributario (RUT) expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

• La Matricula de Industria y Comercio, expedida por la Tesorería Municipal.

• La Patente de Sanidad, expedida por la Secretaria de Salud Publica.

• El Certificado del Cuerpo de Bomberos.

• Los certificados expedidos por las oficinas de Planeación Municipal, Obras Publicas, para lo de su requerimiento, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante.

• Paz y Salvo de SAYCO y ACINPRO.

Transacción Comercial

Se entiende por transacción comercial todo hecho o acto económico que implique la compra o venta de un bien o servicio. Una transacción comercial es todo aquello que ocurre cuando hay una adquisición de bienes o servicios de forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma.

Las transacciones comerciales, también llamadas financieras, producen documentos fuentes de información, los cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las pagadas, los recibos de caja, etc.. La información contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario (o Bitácora del negocio) se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor (o Control comercial) se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etcétera; esto es lo que llamamos asientos contables, por medio de los cuales resumimos todas las operaciones mercantiles en los comprobantes de diario y registramos en los libros de contabilidad.

Las transacciones son como las necesidades que deben cumplir las organizaciones. Las transacciones comerciales más comunes, son:

• Aportes de Capital

• Consignación en Entidades Financieras

• Compra de Mercancías al Contado

• Compra de Mercancías a Crédito

• Compra a Crédito de activos diferentes a mercancías

• Ingresos recibidos por Anticipado

• Préstamos Recibidos por la empresa

• Gastos causados por Pagar

• Venta de Mercancías al Contado

• Ingresos corrientes

• Venta de Mercancías a Crédito

• Cargo o Débito a Proveedores

• Abono o Crédito de Clientes

• Gastos

• Cargo a Obligaciones Bancarias

• Gastos pagados por Anticipado

• Préstamos Concedidos por la empresa

1.4. Los Hechos Contables

Como ya ha sido mencionado, las transacciones son hechos o actos económicos. De acuerdo a su naturaleza, los hechos económicos deben ser apropiadamente tipificados, siguiendo para ello un plan contable previamente establecido por la empresa o institución y una metodología de registro de la información, de tal manera que se registren de modo apropiado en las cuentas adecuadas. Es así, como los hechos económicos son transformados en hechos o actos contables.

Los hechos contables pues, inician tras la incorporación formal en la contabilidad de aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa, pero es a partir de la utilización de la información contable para analizar los cambios patrimoniales debido a los movimientos de la riqueza involucrada por los emprendimientos humanos, cuando se hacen distinguibles como el objeto de la ciencia de la contabilidad.

El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para transmitir correctamente la información contable a los usuarios de dicha información. Las autoridades económicas profieren normas básicas y normas técnicas para regular el ciclo contable y garantizar así, que todos los hechos económicos sean reconocidos (Art. 46 Decreto 2649 de 1993).

En este contexto el ejercicio profesional de la Contaduría en Colombia se rige por la Ley 43 de 1990 mientras que la practica contable la regula el Decreto 2649 de 1993. El Artículo 1. del Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993, expresa: "De conformidad con el artículo 6 de la ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas".

Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.

LA PARTIDA DOBLE

La contabilización de los hechos contables se realiza basándose en el método de la Partida Doble, el cual puede enunciarse así: "todo hecho contable afecta como mínimo a dos partes o cuentas"

Esto significa que para anotar cualquier transacción, por lo menos, es necesario efectuar una doble anotación en dos partes contrapuestas (causa y efecto) que se utilizan en todo hecho contable

Por ejemplo, si una persona natural inicia un negocio cualquiera aportando $ 70.000.000, esta primera transacción que podremos llamar de Aportes de Capital dará lugar al siguiente registro contable en el Libro de Diario:

Aquí, se llama Caja al lugar, parte o cuenta donde se va a depositar momentáneamente el dinero recibido, mientras que se llama Capital de personas naturales al lugar, parte o cuenta que entrega la suma de dinero aportada, quedando el negocio con la obligación de responderle a la persona aportante por tal suma de dinero para cuando la quiera retirar.

Como puede verse, el método de la Partida doble se basa en los siguientes principios:

• En todo hecho contable o transacción, siempre hay un deudor o varios deudores, por el valor de la operación y, un acreedor o varios acreedores por el mismo importe.

• En la contabilización de toda transacción, el deudor es el elemento que recibe y, acreedor es aquel otro elemento que entrega.

Ahora, para ser más didácticos, podemos adoptar la analogía existente entre el esquema del manejo de una cuenta y la letra T del alfabeto:

NOTA: Observe Usted como aquí se ha considerado más conveniente anotar los movimientos y el saldo de la cuenta en la parte superior de la T, En el modo clásico y muy del criterio personal de los contadores, los movimientos (débito y crédito) y, consecuentemente el saldo (débito o crédito), son anotados en la parte inferior de la T. La conveniencia pues, radica en el permanente despliegue de estos valores muy cercanos al encabezamiento de la T.

Las partes de una cuenta son:

• el Nombre de la cuenta, el cual se anota en el encabezamiento de la T.

• el Nombre de las columnas de la T. En la parte superior de la columna izquierda, se anota la palabra DEBE y en la de la columna derecha se anota la palabra HABER, respectivamente. La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas, se destina a recoger los aumentos de valor (si es cuenta de Activo, Gasto o Costo, nos estamos refiriendo a columna de la izquierda) y la otra, recoge las disminuciones de valor (si es cuenta de Activo, Gasto o Costo, nos referimos a la columna de la derecha).

• los registros que se hagan en la columna del DEBE, son llamados DEBITO o CARGO, mientras que los registros en la columna del HABER, se llaman CREDITO o ABONO.

• la suma de los valores registrados en el DEBE de una cuenta se denomina MOVIMIENTO DEBITO, mientras que la suma de los valores registrados en el HABER se llama MOVIMIENTO CREDITO.

• la diferencia entre el movimiento debito y el movimiento crédito se llama SALDO DE LA CUENTA. Una cuenta tendrá SALDO DEBITO cuando el movimiento debito sea mayor que el movimiento crédito y, en contrario, una cuenta tendrá SALDO CREDITO cuando el movimiento crédito sea mayor que el movimiento debito.

Ahora observando el registro del mismo ejemplo en cuentas T, encontraremos que también se cumple la norma de la partida doble; la cual se refiere a que un asiento afecta a dos cuentas como mínimo, esto es:

Sea otro ejemplo. Supongamos que al día siguiente, como una medida de control, la empresa decida consignar el dinero recibido en una cuenta de ahorros o una cuenta corriente en un banco. En este caso podremos llamar a esta segunda transacción como Consignación en entidades financieras, la cual dará lugar al siguiente registro en libros:

En este caso, llamamos Banco al lugar, parte o cuenta donde se van a guardar los dineros recibidos, mientras que la parte o cuenta que entrega el dinero es la que anteriormente habíamos denominado como Caja. Es por eso que ahora, el registro en Banco es un débito mientras que el registro en Caja es un crédito.

Volvamos a observar esto mismo con ayuda de las cuentas T. En este caso, identificamos el asiento anotándole un paréntesis con el número de la transacción, esto es (2):

Observamos ahora que como resultado de las dos transacciones, el lugar, parte o cuenta que hemos llamamos Caja, contiene dos registros correspondientes a un igual número de transacciones en que ha participado. En este último registro (identificado con el número 2 entre paréntesis), vemos que también se cumple la norma de la partida doble.

EL PLAN UNICO DE CUENTAS

Un Plan Único de Cuentas es el listado de cuentas adoptado por una empresa con su respectiva descripción y los procedimientos para su aplicación contable.

Un Plan de Cuentas esta estructurado sobre la base de una codificación que comprende niveles o categorías de clasificación, así:

Primer digito: CLASE

Segundo digito: GRUPO

Tercer y cuarto digito: CUENTA

Quinto y sexto digito: SUBCUENTA

Séptimo y octavo digito: AUXILIAR

Según el Decreto 2894 de 1994, el Ministerio de Hacienda determino el Catalogo de Cuentas Contables que debe usarse en el territorio colombiano, agrupándolas del siguiente modo:

• 1- ACTIVOS

• 2- PASIVOS

• 3- PATRIMONIO

• 4- INGRESOS

• 5- GASTOS

• 6- COSTOS DE VENTAS

• 7- COSTOS DE PRODUCCION

• 8- CUENTAS DE ORDEN

LOS ASIENTOS CONTABLES

Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles, tomando como base las cifras presentadas en los soportes de contabilidad (recibo de caja, boleta de consignación, etc.) En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos

Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito. Ejemplo: el día 1 de Septiembre, el Almacén de Electrodomésticos "El Yiyo", compra al contado, 10 cámaras fotográficas por $ 15.000.000.

En esta transacción de Compras de Mercancías al Contado, las cuentas afectadas son dos: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por aumentar, se debita; y BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En forma escrita, el registro contable toma la siguiente configuración:

Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora. Ejemplo: si en la compra anteriormente mencionada se paga la tercera parte al contado y las otras dos terceras partes se aceptan a crédito por 30 días.

En esta transacción de Compras de Mercancías a Crédito y al Contado, las cuentas afectadas son tres: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por aumentar, se debita; PROVEEDORES, cuenta de Pasivos que por aumentar, se acredita y, BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En forma escrita, el asiento sería entonces:

Lo que en cuentas T, puede escribirse:

De lo anterior, se desprenden las siguientes dos propiedades del principio de la partida Doble:

• En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios elementos patrimoniales, ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros.

• En cualquier momento, la suma del debe ha de ser igual a la suma del haber.

• En el método de la partida doble, el efecto del ejercicio contable se puede hallar de dos maneras: a) Balanza = Activo – Pasivo y, b) Resultado = Ingresos – Gastos.

LA ECUACIÓN CONTABLE

La ecuación contable se puede enunciar diciendo: "El total del Activo (A) es igual a la suma del Pasivo (P) mas el Patrimonio (Pn )"

Se llaman ACTIVOS a los recursos que posee negocio. Son ejemplos de activos el efectivo en caja, los terrenos, los edificios y los equipos de trabajo.

Son PASIVOS las obligaciones que recaen sobre estos recursos del negocio. Suele decirse que reflejan los derechos de los acreedores.

El PATRIMONIO refleja el compromiso del negocio con sus propietarios y representa el derecho o inversión de los dueños del negocio, que consiste generalmente, en sus aportaciones, más las utilidades retenidas (o perdidas), más otros tipos de superávit, como pueden ser las revaluaciones o donaciones. El Patrimonio también recibe el nombre de "Capital Contable", para designar la diferencia que resulta entre el activo y el pasivo de una empresa.

Así, llegamos a siguientes expresiones fundamentales del sistema contable:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.

ACTIVOS + GASTOS = PASIVO + INGRESOS

VARIACION DEL PATRIMONIO = NUEVOS APORTES + UTILIDADES – RETIROS

1.5. Los Estados Financieros

La contabilidad representa la situación inicial del patrimonio de la empresa y las variaciones que éste haya experimentado a lo largo del ejercicio económico, procediendo al final a ordenar la información para calcular el beneficio o pérdida del ejercicio y para informar sobre el valor del patrimonio en ese momento. La información así obtenida se resume a una fecha o por un período determinado en unos documentos esencialmente numéricos también llamados ESTADOS CONTABLES que presentan la situación financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un período determinado y el comportamiento del efectivo.

EL BALANCE GENERAL

El Balance General muestra la naturaleza y cantidad de todos los activos poseídos, naturaleza y cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversión patrimonial de los propietarios de un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la situación de la misma al final de un año comercial. Los rubros del Balance General se clasifican en:

• Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa

• Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros

• Capital o patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversión o el aporte de socios y empresarios sobre los cuales puedan tener derecho.

EL ESTADO DE RESULTADOS