Contabilidad Básica (página 2)

El estado de resultados, también llamado Estado de Ingresos y Gastos o de Ganancias y Pérdidas. Se elabora con el fin de saber cuáles fueron las utilidades en un período determinado. Este Estado presenta el exceso de los ingresos sobre los gastos lo que da origen a la utilidad neta y al exceso de los costos y los gastos sobre los ingresos se llama pérdida neta. Si el resultado es utilidad neta el capital contable de la empresa aumenta, si es una pérdida disminuye. El éxito de un negocio se juzga principalmente a través de sus ganancias, no únicamente por cuantía, sino también por la tendencia que manifiestan. Los rubros del Estado de Resultados se clasifican en:

• Fuentes del ingreso de las operaciones

• Costos y gastos comerciales de operaciones

• Pérdidas y ganancias operativas durante el período.

•. Provisiones para Reservas e Impuestos.

•. Utilidades o pérdidas netas que causan efectos sobre el patrimonio de la empresa

EL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

El Estado de Flujo de Efectivo puede definirse como un documento que presenta el impacto que tienen las actividades operativas de inversión y de financiamiento de una empresa sobre sus flujos de efectivo a lo largo de un período contable o fiscal. Su propósito es mostrar la información pertinente sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un período. Se utiliza principalmente para evaluar la habilidad de la empresa generando futuros flujos de efectivo para cumplir con sus necesidades de financiamiento; evaluar las razones de la diferencia entre las utilidades netas y los cobros y pagos de efectivo asociado. Se prepara analizando todo el movimiento concerniente a las entradas y salidas de efectivos específicos. Los rubros se clasifican siguiendo las siguientes actividades:

• Actividades operativas

a) Efectivo recibido de clientes.

b) Efectivo pagado a proveedores.

c) Efectivo pagado por intereses, etc.

• Actividades de inversión

a) Ventas de activos fijos.

b) Adquisición de activos fijos.

• Actividades de financiamiento.

a) Préstamos públicos.

b) Emisión de acciones.

c) Pago de dividendos.

1.6. La Apertura de los Negocios

EL INVENTARIO DE BIENES Y OBLIGACIONES

Un Inventario de Bienes y Obligaciones es un documento privado, posiblemente confeccionado por no contadores, que representa el primer informe que se realiza antes de constituir formalmente un negocio. El Inventario de Bienes y Obligaciones consiste en una relación ordenada, clasificada y valorada de los Bienes y Derechos con que comienza el negocio (Activos), las Obligaciones y Derechos del negocio que son ajenas (Pasivos) y los Aportes o Derechos de los propietarios (Patrimonio o Capital Contable)

Las partes del Inventario de Bienes y Obligaciones son:

• El Encabezamiento, el cual comprende la Razón Social conque se le piensa llamar al negocio, el nombre del Documento de que se trata y la fecha de realización;

• el Cuerpo que incluye tres subpartes o títulos llamados Activos (A), Pasivos (P) y Capital Contable (Pn ), cuyos valores cumplen con la ecuación patrimonial A= P + Pn;

• las Firmas Responsables del Dueño, Gerente o quien represente legalmente a estos y dos testigos. En todos los casos la firma del Gerente debe ser autenticada ante Notario Público y cuando se trate de sociedades, uno de los testigos debe ser un Contador Público con matrícula Profesional vigente.

Las reglas más comúnmente aplicadas son las siguientes:

• Los bienes más parecidos entre si, según las funciones que desempeñan en el negocio, se agrupan y se les asigna un nombre que represente lo más posible a dicho grupo de bienes, el cual no tiene porque coincidir con los nombres utilizados en el Plan de Cuentas

• Tanto los bienes componentes del ACTIVO como del PASIVO deben comprobarse por un recuento físico real, de peso, cantidad o medida de cada una de las unidades que lo integran

• La valorización de esas unidades ha de ser, por regla general, la de su costo, pero si en el momento de hacer el inventario se encontraren unidades a un costo mayor del que hay en el mercado ese mismo día y tal diferencia representare una disminución apreciable, entonces, esas unidades deberán valorizarse por el precio (más bajo, o sea el) del mercado.

• Todos los bienes y obligaciones inventariadas deben ser de propiedad exclusiva o endosadas a nombre de el (los) empresario (s) fundador (es),

• No deben incluirse las mercancías deterioradas, edificaciones destruidas y abandonadas, o cualquier otro bien carente de un valor real

• .Deben excluirse del inventario las mercancías recibidas en comisión o en consignación, así como aquellas facturadas y no enviadas a los clientes, o pagos anticipados sobre contratos de compra, o esas otras mercancías que han sido remitidas en consignación a clientes y de las cuales no se haya recibido finiquito de ventas.

• Debe confeccionarse un informe especial pormenorizado de los rubros con las especificaciones de cantidad, calidad, nombre completo, precio por unidad y valor respectivo, con sus valores totalizados debidamente clasificados

Ejemplo:

El Activo del negocio mercantil Pintura Arte y Decoración EU está compuesto de $ 10.000.000 en Efectivo, $ 220.000.000 en Bienes Raíces de cuyo avalúo emitido por la Lonja de Propiedad Raíz de Barranquilla se incluye una Bodega de 250 mt2 a 500.000 $/mt2 cubierta en estructura metálica de dos aguas para almacenamiento de pinturas y un Lote de terreno de 1000 mt2 ubicado en Calle 17 Nº 30-20 de la ciudad de Barranquilla; 50 Galón de Pintura al aceite, marca Terinsa, en diferentes colores a $ 51.105 / Gl y 8 Tambor de Base acrílica para pinturas al agua, marca Barrio Montes a $ 3.750.000 / Tm. El Pasivo consta de Facturas por Pagar por Mercancías recibidas a Crédito de Terin S.A., Fact Nº 2830, con vencimiento en 30/09/xx por $ 1.750 y de Darío Barrionuevo, Fact Nº 157, con vencimiento en 12/04/xx por $ 17.000.000; en Letras Aceptadas por Pagar $ 8.000.000 a Edinson Umaña, para el 31/12/xx, tenedor actual Asesorías y Cobranzas Ltda. y .$ 5.000.000 a Hernando Celedón, Letra girada por Pagar para el 01/05/xx Además, pesa una hipoteca sobre el inmueble del Lote de Terreno del Barrio Rebolo a nombre de Abogados Asociados. Cómo será el Informe del Inventario de Bienes y Obligaciones y cuál es el Capital Contable?

EL RESUMEN O COMPROBANTE DE DIARIO

El Resumen de Diario es un documento contable elaborado por el empresario que le permite hacerse una idea sobre la situación de las operaciones de la empresa realizadas en el periodo. Se les denomina también Comprobante de Diario.

Un Resumen o Comprobante de Diario es un formato que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas que han tenido movimientos, refleja la contabilidad de una empresa en un determinado periodo.

El objetivo final de este documento es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo esté en orden, sino únicamente que la contabilidad está cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habérselo anotado a otro. En este caso el Comprobante de Diario saldrá correcto y sin embargo la contabilidad estará mal realizada.

Por lo general, la elaboración del Comprobante de Diario no es de carácter obligatorio para el empresario, aunque es muy recomendable para que este pueda conocer con precisión el estado de sumas debito y crédito de cada ejercicio de operaciones contables sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales.

Para su elaboración se siguen los siguientes pasos:

• 1. Se escribe en el encabezamiento: el nombre de la empresa, el número del comprobante, la fecha de elaboración y el tipo de resumen, en 3 líneas, centradas.

• 2. Se trasladan las anotaciones del libro Diario que hayan tenido lugar durante el ejercicio en un borrador en metodología de cuentas T.

• 3. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber.

• 4. Se trasladan estas sumas (movimientos) al formato de Comprobante de Diario en el orden numérico que indica el código de cuentas. Según la importancia de ciertas cuentas (Caja, Bancos, Clientes, Proveedores, etc.) puede convenir discriminar los sumandos originarios de cada valor.

• 5. Se suman las columnas Debe y Haber las cuales deben arrojar sumas iguales.

EL BALANCE GENERAL DE APERTURA DE LA CONTABILIDAD

El Balance de Apertura es el estado contable utilizado para registrar el primer asiento tanto en el Libro Diario, como en el Libro Mayor y el Libro de Inventarios y Balances. El Balance de Apertura se construye en formato de Comprobante Diario (Ver pasos 3 y 4 del procedimiento anteriormente descrito para la elaboración de Comprobantes de Diario) con el que también se inicia la numeración consecutiva, a partir de la información suministrada por el Inventario de Bienes y Obligaciones. Este Inventario de Bienes y Obligaciones, se constituye como el soporte contable del Comprobante de Diario N° 1.

En un Balance de Apertura, tiene lugar una reclasificación de los grupos de bienes reconocidos en el Inventario de Bienes y Obligaciones, de tal modo que puedan recibir el nombre que tienen las cuentas correspondientes de Decreto 2649 de 1990 (PUC). El siguiente es la ilustración del Balance de Apertura Contable:

Lo que en cuentas T (representando lo que ocurre en el Libro Mayor), será:

1.6. Evaluación

1.6.1. Problemas Resueltos

• 1- Por medio de una cuenta T, calcule el saldo débito o crédito de la cuenta

• a) CAJA, cuyos registros débito son. $ 130.000, 110.000, 170.000, 90.000 y sus registros crédito son: $ 120.000, 120.000.150.000 y 90.000

• b) Proveedores NACIONALES, cuyos registros crédito son: $ 280.000, 190.000, 420.000 y débitos: $ 160.000, 230.000.

Solución: Primero se calculan los movimientos y luego el saldo respectivo, así:

Como puede observarse, la CAJA presenta un saldo débito de $ 20.000.000, mientras la cuenta de Proveedores NACIONALES presenta un saldo crédito de $ 500.000.000

• 2- Si una empresa posee un activo total de $ 200.000.000 y su pasivo asciende a $ 60.000.000, entonces su patrimonio líquido es de $ 140.000.000.

• a) Cuál es el capital propio?.

• b) Cuál es el capital de terceros?

• c) Cuál es el capital contable?

Solución: Aquí se debe aplicar la ecuación patrimonial. El "Capital Contable" o Patrimonio, designa la diferencia que resulta entre el activo y el pasivo de una empresa y representa la inversión de los propietarios, que consiste generalmente, en sus aportaciones, más las utilidades retenidas (o perdidas), más otros tipos de superávit, como pueden ser las revaluaciones o donaciones.

A – P = Pn

200.000.000 – 60.000.000 = 140.000.000

• a) Capital propio : $ 140.000.000

• b) Capital de terceros: $ 60.000.000

• c) Capital Contable. $ 140.000.000

• 3- Una empresa fue constituida con un capital social de $ 10.000.000, representado por los siguientes guarismos: Caja $ 2.500.000, Muebles y enseres: $ 4.500.000, Salarios por pagar $ 800.000, Inventario de Mercancías: $ 2.350.000, Construcciones e instalaciones: $ 5.000.000. Qué cantidad de ganancia o perdida ha tenido la empresa hasta el momento?

Solución: En primer lugar debe confeccionarse un inventario de bienes y obligaciones, así:

Al restar del Patrimonio (Capital Contable) las aportaciones del empresario (Capital de Personas Naturales), obtendremos las utilidades de ejercicios anteriores por retirar (o pérdidas por reponer), más otros tipos de superávit, como pueden ser las revaluaciones o donaciones, que en este caso se toman como no existentes:

Utilidades por retirar = Patrimonio – Capital de Persona natural

= 13.550.000 – 10.000.000

= 3.550.000

• 4- David Cervantes es propietario y administrador de Asesorías Excelencia SAS. Al 31 de Diciembre la empresa tenía activos por $ 452.000.000 y pasivos por $ 158.200.000. Explique sus respuestas a las siguientes preguntas:

• a) Cuál es el capital contable de David al 31 de diciembre del mismo año?

• b) Si aumentan sus activos en $ 50.000.000 y sus pasivos en $ 15.000.000, además de que no hubo retiros ni nuevas inversiones, cual ha sido su pérdida o utilidad durante el año?

• c) Si aumenta sus activos en $ 9.000.000 e incrementa sus pasivos en $ 22.000.000, además de que no hubo retiros ni nuevas inversiones, cual ha sido su pérdida o utilidad durante el año?

• d) Si el 31 de diciembre del mismo año, sus activos valen $ 376.830.000 y los pasivos $ 183.030.000 además de que no hubo retiros ni nuevas inversiones, cual ha sido su pérdida o utilidad durante el año?

Solución: Aquí se debe aplicar la ecuación patrimonial: A – P = K, para posteriormente considerar la variación patrimonial.

• a) 452.000.000 – 158.200.000 = 293.800.000

• b) (452.000.000 + 50.000.000) – (158.200.000 + 15.000.000) = 328.800.000

Utilidades = Variación del Patrimonio – Nuevos Aportes + Retiros

= (328.800.000 – 293.800.000) – 0 + 0 = 35.000.000

• c) (452.000.000 – 9.000.000) – (158.200.000 + 22.000.000) = 280.800.000

Perdidas = 280.800.000 – 293.800.000 = – 13.000.000

• d) (376.830.000 – 183.030.000) – 293.800.000 = – 100.000.000

• 5- El Activo del negocio del señor Johnny Pies calientes, comerciante al por menor establecido en Barranquilla en la Calle 69 N° 32-76, en Viernes 1 de Enero está compuesto de $ 1.440.000 en dinero (billetes y monedas); $ 24.715.384 depositados en el Banco de Bogotá y $ 15.023.077 en el Banco Mercantil; 4.320 metros de Tela Estampada Coltejer a $ 4.375 cada uno, 1440 m. de Dril Naval blanco a $ 22.430 c/u, 1200 pares de Media Punto Blanco a $ 3850 c/u, 2.152 pares de Media GEF para niño a $ 3.000 c/u, 20 caja x 24 de Pañuelos Pyramide a $ 53.000 c/u y 36 piezas x 1m. de Fondo para sillas Jacquard a $ 23.750 c/u; 4 Estante Metálico Moderna a $ 2.225.000 c/u, 1 Vitrina-mostrador grande Cruz y Cañón de $ 2.000.000 1 Registradora Canon N° 4734 de $ 1.500.000 y 1 Escritorio con su silla de $ 1.665.000; además existen facturas pendientes de pago a nombre de Pedro Yudex por $ 5.820.000, Luis Puntilla por $ 2.900.000 y Elber Rosales por $ 1.700.000. El Pasivo consta de Facturas por Pagar por Mercancías recibidas a Crédito de Torres y Torres Ltda. de Cali según factura N° 234 a 90 días por $ 7.753.846, Textileros Asociados S.A de Medellín s/fra. N° 350 a 60 días, Federaltex S.A. de Valledupar s/fra. N° 335 a 30 días por $ 8.360.000; Letra girada por pagar a 60 días a nombre de Juan Sarasty & Cía. Ltda. de Bogotá por $ 23.260.000. Cómo será el Informe del Inventario de Bienes y Obligaciones y cuál es el Capital Contable?

Solución: se construye el Inventario de Bienes y Obligaciones del señor Johnny Piescalientes para poder conocer su Patrimonio, así:

• 6- Prepare el Balance de Apertura de la empresa Rosa de Sharon S.C.A. en 30 de Junio, si la señora Rosa María Crespo, socia fundadora de la sociedad:

• a) En 01/03 del mismo año había adquirido un edificio por $ 100.000.000, construido sobre un terreno cuyo avalúo había sido estimado en el 15% del valor total

• b) En 06/04 adquirió maquinaria por valor de $ 40.000.000 habiendo dado la mitad de contado y la otra mitad en una letra a 30 días por el resto

• c) En 09/05 compró una extensión de tierra por $ 40.000.000 en efectivo

• d) En 14/06 vendió la extensión de tierra aceptando como pago $ 5.000.000 en efectivo, un camión avaluado por $ 27.000.000 y equipo de oficina por $ 8.000.000

• e) En 30/06 organizo una SCA y emitió 5.000 acciones de $ 1.000.000 que compraron entre cinco socios con la condición de aceptar los bienes aportados por la Sra. Rosa María Crespo como parte de pago.

Solución: Mediante un Inventario de Bienes y Obligaciones de la señora Rosa María Crespo se puede conocer el valor neto de sus aportes en especie así como el valor restante en efectivo para completar la adquisición requerida de acciones:

Siendo que a cada socio corresponden 1000 acciones con valor de $ 1.000.000 cada una, entonces a la socia Rosa María Crespo aun le falta por aportar la suma de (1.000.000.000 – 155.000.000 = $ 845.000.000) en efectivo. Entre los demás socios han de aportar la suma de $ 4.000.000.000 en efectivo. En consecuencia, el Balance de Apertura, con el cual habrían de abrirse los Libros de Contabilidad de la nueva Sociedad, quedará así:

• 7- Indique si cada uno de los términos siguientes se identifica como Activo, Pasivo o Patrimonio

1.6.2. Problemas Propuestos

• 1- Cuáles son los tres tipos de actividades que se presentan en un Estado de Flujo de Efectivo? Indique a que actividad del Estado de Flujo de Efectivo pertenece cada una de las siguientes transacciones:

• a) Se recibe efectivo como nueva inversión del propietario

• b) Se paga en cheque por la compra de un terreno

• c) Se recibe efectivo como honorarios por servicios prestados

• d) Se paga en efectivo por gastos operacionales

• 2- Los recursos que posee un negocio se llaman:.

• a- Gastos

• b- Pasivos

• c- Ingresos

• d- Activos

• e- Costos

• 3- Un negocio lucrativo cuya propiedad se divide en acciones se conoce como:

• a- Empresa de servicios

• b- Corporación

• c- Persona jurídica

• d- Sociedad

• e- Persona natural

• 4- Por cuales de las siguientes transacciones comerciales no tendrá el Contador que confeccionar asientos contables?

• a- La empresa vende mercancía

• b- La empresa contrata a un auxiliar contable

• c- La empresa asume el valor de la licencia de conducción de uno de sus choferes

• d- La empresa firma un contrato para constituirse en distribuidora exclusiva de los zapaticos Chevrolet

• e-  La empresa paga una infracción de tránsito cometida por la esposa del gerente

• f- La empresa compra mercancías

• 5- Cuáles son los dos tipos de transacciones que aumentan el capital contable de una empresa individual?. Explique.

• 6- La ecuación patrimonial está conformada por la igualdad:

• a) Pasivo + Activo = Patrimonio

• b) Patrimonio + Activo = Pasivo

• c) Activo – Pasivo = Patrimonio

• d) Activo + Patrimonio = Pasivo

• e) Activo + Pasivo = Patrimonio

• 7- Si el total de Activos aumenta en $ 20.000.000 durante un periodo y el de Pasivos se incrementa en $ 15.000.000, el cambio del Patrimonio durante el mismo periodo ha sido:

• a- Aumentado en $35.000.000

• b- Disminuido en 35.000.000

• c- Aumentado en $ 50.000.000

• d- Disminuido en $ 50.000.000

• 8- Describa el efecto de las siguientes transacciones de negocios sobre el Activo, el Pasivo o el Patrimonio (A: Aumento o D: Disminución, y A: Activo, P: Pasivo, o Pn : Patrimonio)

• 9- Si el total de Activos aumenta en $ 20.000.000 durante un periodo y el de Pasivos se incrementa en $ 15.000.000, el cambio del Patrimonio durante el mismo periodo ha sido:

• e- Aumentado en $35.000.000

• f- Disminuido en 35.000.000

• g- Aumentado en $ 50.000.000

• h- Disminuido en $ 50.000.000

• 10- En las cuentas que se mencionan a continuación:

Dinero en especie: $ 1.000.000

Carne de res comprada, aun sin recibir: $ 2.750.000

Una bicicleta de carreras. $ 20.000.000

Un vehículo todo terreno: $ 45.000.000

Deuda pendiente por el vehículo: $ 22.500.000

Recursos aportados por compañeros del negocio: $ 15.000.000

• a) Identifique cual es el valor del patrimonio

• b) Cuál es el valor de los bienes,

• c) Cuál es el valor de los derechos

• d) Cuál es el valor de las obligaciones

• 11- Sabiendo que ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL CONTABLE, calcule la cantidad faltante en cada una de las igualdades siguientes:

• a) ¿ = $ 20.500.000 + 51.700.000

• b) 37.250.000 = ¿ + 12.300.000

• c) 58.700.000 = 28.100.000 + ¿

• 12- Construya el Inventario de Bienes y Obligaciones a 31 de Octubre de 2010 y determine el Capital Contable del Centro Comercial "Sánchez Escolar", con base en la siguiente información:

APORTES AL NEGOCIO:

• a) En Dinero, billetes y monedas en circulación, $ 8.750.000

• b) En Cheques, de Efectivo a la orden, $ 12.644.250

• c) En Depósitos a la orden en Cuentas Corrientes en Bancos, $ 44.515.300

• d) En Mercancías en existencias, así:

• 100 sacos de café excelso "Manizales", de 50 Kg. c/u, comprados a $ 450.000 c/u. Precio de Mercado: $ 430.000 c/u.

• 85 sacos de arroz "Roa" de 50 Kg. C/u, comprados a $ 70.000 c/u,

• 125 sacos de harina "Insuperable" de 67,5 Kg. C/u comprados a $ 80.000 c/u. 12 sacos se hallan roídos por los ratones.

• e) Una propiedad edificada de 540 metros cuadrados en el Barrio Pasatiempo de la ciudad de Montería, a $ 600.000 el metro cuadrado, según Escritura Pública 2128 del 23 de Febrero de 2010 de la Notaría 3ª de la misma ciudad. El avalúo de Camacol-Córdoba asigna al terreno el valor de 40.000.000 de pesos.

• f) Un pagaré a cobrar el 10 de Noviembre de 2008 a cargo de Tatiana Padilla, de Sampués, por valor de $ 2.750.000.

• g) En diversas cuentas por cobrar por concepto de ventas a crédito, sin garantía específica:

• Molinos La Rosa S.A. de Cartagena, para el 12/11/08: $ 24.420.000

• Torres y Torres Ltda. de Cali, para el 25/11/09: $ 33.683.170

• Hijos de M. Juliao Ltda. de Barranquilla, para el 8/12/2013: $ 99.750.320

DEUDAS A CARGO DEL NEGOCIO

• h) En Letras aceptadas por pagar, así:

• Número 245 de Montoya e Hijos de Ibagué, a favor del Banco Agrario de Bogotá, para el 25/11/12, por $ 1.200.000

• N° 330 de Parker Lee Inc. de NY, a favor del Banco de Bogotá para el 8/12/12 por US$ 1214 (tasa de cambio hoy: $ 2165/US$)

• i) En Créditos concedidos por:

• Cox and Fox Ltd. de Los Ángeles, por mercancías compradas a ellos, sin garantía específica, por valor de US$ 932

• Mavesa, de Venezuela, por la misma razón anterior, por valor de Bs. 500.000 (tasa de cambio hoy: $ 3,29 /Bs.)

• j) En Hipoteca a favor del Banco Ganadero de Montería, por Escritura Pública N° 2129 del 23/02/10 de la Notaría 3ª de la misma ciudad con vencimiento el 18/10/13 por la suma de $ 60.000.000.

• 13- Una sociedad ha sido autorizada para que comience su negocio con una emisión de acciones máxima de 10.000 acciones, cada una con un valor de $ 500.000.

• a) Si el Sr Gutiérrez compra de contado 2.000 acciones, cuanto paga?

• b) Si el Sr Álvarez adquiere 500 acciones a cambio de un billete de lotería que el próximo 31 de Diciembre juega 5 billones de pesos. El Sr Álvarez había pagado por el billete $ 1.000.000 por el billete. Cuantas acciones cree Ud. que vale el billete de lotería?. Explique.

• 14- Prepare el Balance de Apertura de la empresa Ferretería de Pedro Quijano Rueda que antes de constituirse en sociedad, su fundador, había realizado las siguientes transacciones:

• a) En 06/01 compró maquinaria al contado por $ 125.000.000 y equipo de oficina a crédito por $ 20.000.000 con un plazo de 25 días para su pago.

• b) En 06/02 compró un edificio habiendo entregado $ 200.000.000 de contado y una letra a 90 días por $ 700.000ñ000. Se calcula que el valor del terreno es de $ 150.000.000

• c) En 08/02 se organizo la sociedad PQR SAS y emitió un total de 2.000 acciones a $ 1.000.000 cada una, cuya venta fue hecha al contado, admitiendo como parte de pago, los bienes aportados por el socio fundador.

SUGERENCIA: Primero represente en cuentas T las transacciones del fundador incluyendo la transformación en sociedad y luego, confecciones el Balance de Apertura en un Comprobante de Diario.

• 15- Por medio de una cuenta T, calcule el saldo débito o crédito de la cuenta

• a) COSTO DE MERCANCÍAS, cuyo movimiento débito es: $ 320.000, 250.000, y 125.000

• b) INGRESOS FINANCIEROS, cuyo movimiento crédito es $ 490.000, 390.000 y 190.000

• 16- Explique cuál es el efecto sobre el Activo, el Pasivo y el Patrimonio, de cada una de las siguientes transacciones

• a) Un terreno comprado por $ 100.000.000 de los cuales se quedan debiendo $ 20.000.000

• b) El terreno se vende al contado por $ 180.000.000

• c) Después de recibir los $ 180.000.000 en efectivo, el vendedor paga los $ 20.000.000 que adeudaba.

• 17- Indique si cada uno de los siguientes tipos de transacción incrementa o disminuye el capital contable:

• 18- Un escritorio que cuesta $ 1.000.000 antes de temporada escolar se vende por $ 600.000 después de esta. Si una compañía fuera a comprar este escritorio, dependerá el valor que le vaya a asignar al activo del momento en que haga la compra, es decir, de si antes o después de la temporada escolar?. Explique.

• 19- En el siguiente cuadro de resumen del Balance General y del Estado de Resultados de cuatro empresas, aparecen algunos rubros faltantes. Sírvase llenarlos con la respuesta correcta:

• 20- El señor Antonio Insignares se propone abrir un negocio de venta de artículos para el hogar el 30 de Agosto y empieza aportando una inversión de $ 150.000 en efectivo. Le pone como nombre "el Buen Marido". Elabore un Inventario de Bienes y Obligaciones el día en que el negocio vaya a comenzar las operaciones y confeccione en un Comprobante de Diario su Balance de Apertura:

• a) En septiembre 2, compra muebles y enseres para el negocio por $ 900.000, cancelando $ 300.000 en efectivo y queda debiendo el resto

• b) En septiembre 7 compra mercancías por $ 20.000.000, cancela en efectivo $ 3.500.000 y para el resto firma 5 letras de cambio

• c) En septiembre 12 compra un edificio por $ 190.000.000, cancela $ 10.000.000 en efectivo y por el resto firma una hipoteca con el banco social. El valor del terreno es de $ 30.000.000

• d) En septiembre 17 aparta $ 300.000 para tramitar la licencia de funcionamiento del negocio en la oficina de impuestos distritales.

• e) En septiembre 22 compra papelería y útiles por $ 70.000 en efectivo

• f) En septiembre 27 compra equipo de oficina por $ 600.000, cancelando $ 200.000 en efectivo y el resto lo queda debiendo

• g) Finalmente, el negocio quedo listo para empezar a funcionar el día 1 de Octubre.

Las cuentas

2.1. Concepto de Cuenta

Cuentas es la denominación que la Contabilidad ha dado al lugar o parte imaginaria donde se acumulan los valores que se reciben (DEBE) y los que se entregan (HABER). La cuenta es un instrumento de representación y medida de un elemento patrimonial que se utiliza para captar la situación inicial de éste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo en el mismo (LOPES DE SA, 2009).

La cuenta es el componente más elemental y básico de la Contabilidad. Es como una ficha de anotación individual donde se anotan todos los movimientos económicos (contables) como sucede, por ejemplo, en las cuentas de: CAJA, CLIENTES, BANCOS, etc.

Al dar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro, explícito y completo que por el solo nombre se identifique lo que representa. Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un período determinado.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o resultado y, cuentas de orden.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden. El siguiente diagrama ilustra la clasificación de las cuentas:

Cuentas permanentes, reales o de balance: Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; son temporales, porque forman parte del balance general de la empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activo:

Representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor (CORAL y GUDIÑO, 2008).

Características: Entre las principales características de los activos, tenemos

· Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

· Estar bajo el control de la empresa.

· Generar un derecho de reclamación.

Movimiento de las Cuentas de Activo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber, por lo general su saldo es debito.

Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma detallada, en el Plan Único de Cuentas, un poco más adelante.

Pasivo:

Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. (CORAL y GUDIÑO, 2008)

Características: Entre las principales características de los Pasivos, tenemos:

· La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago

· Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito.

A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprenderá a manejar con el Plan Único de Cuentas.

Patrimonio:

Matemáticamente, el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. (CORAL y GUDIÑO, 2008)

Características: Entre las principales características del Patrimonio, tenemos:

– Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.- Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.

Cuentas Temporales, Nominales o de Resultado: Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son temporales porque han de ser canceladas al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.

Ingresos:

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia (CORAL y GUDIÑO, 2008).

Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.

Gastos:

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros. (CORAL y GUDIÑO, 2008)

Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito.

Costo de Ventas:

Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta. (CORAL y GUDIÑO, 2008)

Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito.

Cuentas de Orden: Las cuentas de orden reflejan hechos o circunstancias contingentes que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa. En ellas se incluyen también aquellos contratos sobre futuras situaciones operacionales y demás cuentas de registro para efectos de control interno o de información gerencial conveniente.

Cuentas de orden deudoras:

Los dineros, documentos y bienes que son de propiedad de la empresa pero que están en poder de terceros, conforman el grupo de cuentas de orden deudoras y se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito. Un ejemplo es la cuenta llamada: Bienes y Valores Entregados en Custodia. (CORAL y GUDIÑO, 2008)

Cuentas de orden acreedoras:

Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación sin ser de nuestra propiedad, constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia (CORAL y GUDIÑO, 2008).

Es importante destacar que ambos grupos de cuentas de orden no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio, sino que representan un rol contingente, es decir, que eventualmente, podrían o no, tener efectos sobre nosotros..

2.2. Naturaleza débito o crédito de un registro

En otras palabras ¿Cómo sabemos si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el HABER?, Por ejemplo en la cuenta de CAJA ¿por qué el asiento 1 es un debito y porque el asiento 2 es un crédito, porque se hizo así? Todo dependerá del tipo de cuenta que sea.

Sólo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber si debemos asentar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Dentro de las cuentas que hacen parte del Balance General (las cuentas Reales o Permanentes), el Activo de naturaleza debito, mientras que las cuentas del Pasivo y del Patrimonio son de naturaleza crédito. Entre las cuentas que forman parte del Estado de Resultados (las cuentas nominales o Temporales), el Gasto y el Costo son de naturaleza debito mientras que la del Ingreso es de naturaleza crédito. Obsérvese el siguiente esquema:

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES:

El procedimiento para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente:

• 1. Identificar cual es el tipo de transacción en el que se puede ubicar el asiento contable que se quiere registrar.

Para ello el interrogante que nos hacemos es cuál es la clase de hecho económico que vamos a convertir en un hecho contable. Es una compra o una venta?. Es un bien o una mercancía?. Es a crédito o al contado?. Se paga en efectivo o en cheque?. Debemos recordar que anteriormente hemos establecido la existencia de 17 tipos particulares de transacciones económicas.

• 2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita.

Para ello nos debemos preguntar si se trata de una o más cuentas de Activos, una o más cuentas de Pasivos, uno o más cuentas de Patrimonio, una o más cuentas de Gastos, una o más cuentas de Costos, o una o más cuentas de Ingresos. Siempre se ha de tener en cuenta que

• 3. Comprobar la igualdad de la suma de los débitos y los créditos

Para ello nos debemos preguntar si se trata de uno o más asientos simples o compuestos

EJERCICIO DE APLICACIÓN

• 1- El Almacén Pintura Arte y Decoración, el Sábado 15 de Agosto, vendió mercancías al contado por valor de $ 6.300.000

Para estudiar el registro de las transacciones pasamos nuevamente al esquema del libro diario o bitácora contable:

Por ejemplo, la cuenta CAJA es una cuenta de ACTIVO, así que si ingresamos dinero, debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER.

• 2- El día Lunes a primera hora consigna en el Banco de Occidente la suma de $ 6.000.000

Según el esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su aumento se reflejaría según el gráfico anterior.

• 3- El día Martes gira un cheque por $ 300.000 a nombre de Ferretería Cordilleras Ltda. por concepto de abono a deuda por mercancías

• 4- El día Miércoles compra a Epóxicas y Acrílicas S:A: mercancías al contado por $ 500.000 que cancela con cheque de Banoccidente

• 5- El día Jueves compra mercancías a crédito a Terin S.A. por $ 400.000

• 6- El día Viernes vende mercancías a crédito al Colegio Marymount por $ 1.700.000

• 7- La empresa obtiene un préstamo ordinario de Banoccidente por $ 3.000.000 que consigna directamente en la cuenta corriente

• 8- El colegio Marymount le abona $ 250.000 a la deuda

• 9- El Lunes 24 la empresa compra Mercancías a crédito a Panamericana S.A. por $ $ 1.050.000

• 10- El Martes la empresa Barrio Montes EU anuncia que para seguir atendiendo los pedidos de los clientes deberán mantener un fondo permanente equivalente al 10% de su pedido promedio, por lo que la empresa le hace un giro anticipado de $ 350.000

• 11- El Miércoles gira un cheque por $ 1.000.000 al Banoccidente como abono a su deuda por el préstamo ordinario recibido

• 12- El Jueves llegan los recibos de las cuentas de agua y teléfonos a cargo del dueño del negocio por $ 340.000, sin embargo le es solicitado a Parménides Sarmiento, hacer el pago mientras se perfecciona el contrato de unos negocios que se están definiendo.

• 13- El Viernes recibe la propuesta de Mario Bross para ser socio, aportando la suma de $ 1.500.000, con cheque y también, Parménides Sarmiento quien aporta un punto de venta cuya prima es avaluada por $ 2.000.000. Estos hechos dan lugar a la transformación de la Empresa de Unipersonal a Sociedad Limitada.

• 14- La empresa gira un cheque por $ 360.000 como pago de un mes de arrendamiento del local

• 15- La empresa gira otro cheque por $ 480.000 a la empresa Vigilancia del Norte por los meses anticipados de Septiembre y Octubre de servicios de seguridad nocturna.

• 16- La empresa recibe $ 4.200.000 por concepto de utilidad en venta de equipo de minas y canteras que se encontraba abandonado y totalmente depreciado.

.

• 17-  La cadena de Ferreterías Kike anticipa la suma de $ 900.000 para que le garanticen la atención por un nuevo contrato

¿QUÉ SE HACE CON LOS ASIENTOS DE DIARIO?

Se debe comparar la igualdad de las sumas de los débitos y de los créditos, siguiendo el orden numérico de los códigos de las cuentas, utilizando para ello el instrumento denominado cuentas T, así:

Los movimientos correspondientes se resumen para pasarlos al formato denominado Comprobante de Diario, antes de ser registradas en el Libro Mayor, así:

Es muy importante mencionar aquí, que las cuentas T, como un formato didáctico, tiene dos utilizaciones, la primera, que ya hemos estado trabajando, se interesa en la determinación de los movimientos (débito y crédito) para ser utilizados en la confección del Resumen o Comprobante Diario y, la segunda, que representa lo que ocurre en el Libro Mayor, se interesa en la determinación del saldo de la cuenta arrojando los mismos valores obtenidos en la confección de un Balance de Comprobación de saldos, tal como veremos más adelante.

2.3. Dinámica de los Hechos Contables

CLASIFICACION DE LOS HECHOS CONTABLES

Según las modificaciones que se produzcan en el activo, en el pasivo, el patrimonio neto o en los resultados, podemos clasificar los hechos contables en:

Permutativos:

Son los hechos que se pueden alterar alguno de los elementos de la ecuación patrimonial (activo, pasivo o patrimonio) pero sin ocasionar pérdidas ni ganancias. Por ejemplo el ingreso de efectivo en el banco, o la compra de un vehículo al contado. Se cambia un elemento de activo que sube por otro que baja.

Aumenta un activo, disminuye un activo: Ejemplo: Deposito efectivo en el banco

Aumento de un pasivo, disminución de un pasivo: Ejemplo: Documento la deuda que tenía con el dueño del local

Disminuye un pasivo, disminuye un activo: Ejemplo: Pago en efectivo un documento por pagar

Modificativos:

Son hechos que alteran los resultados, bien aumentando o bien disminuyendo el activo o el pasivo. Por ejemplo, el pago de una reparación al contado, o el abono de intereses de una cuenta corriente.

Aumento de un activo, aumento de un ingreso: Ejemplo: Cobro parcial del nuevo contrato

Aumento de un gasto disminución de un activo: Ejemplo: Pago intereses por mora

Mixtos:

Son hechos que son a la vez permutativos y modificativos. Por ejemplo la venta de un vehículo usado por mayor o menor valor al de su valor en libros.

Aumento de un activo, aumento de patrimonio: Ejemplo: Cuando recibes un activo como aporte (digamos, cierta cantidad de dinero y la prima del local comercial)