Contabilidad Básica (página 4)

Los hechos contables fueron:

• 11- En 2 de Marzo se abrió un negocio comercial denominado "La Especial". Confeccione los asientos de diario de las siguientes transacciones y prepare un Resumen o Comprobante de Diario, con base en los siguientes valores:

• a) El Balance de Apertura muestra la cuenta de Caja $ 180.000, Bancos $ 600.000, Mercancías $ 6.000.000, Clientes $ 1.200.000, Equipo de oficina $ 1.330.000, Proveedores $ 1.200.000 y Cuentas por Pagar $ 1.330.000

• b) En marzo 5 compra a crédito nuevo Equipo de Oficina por $ $ 1.500.000

• c) En marzo 8, un cliente cancela la suma de $ 500.000

• d) En marzo 11, se consigna en el banco la suma de $ $ 522.000

• e) En marzo 15 se recoge una letra de cambio por $ 630.000

• f) En marzo 18 se compra un vehículo para uso de la empresa por $ 90.000.000, habiendo pagado15.millones en cheque y cinco letras bimestrales cada una por igual valor

• g) En marzo 21 se compran al contado, útiles de oficina por $ 60.000.000

• h) En marzo 31, el propietario del negocio aporta otros $ 15.000.000 en efectivo

• i) Ese mismo día, se consignan en el banco la suma de $ 15.000.000

• 12- Partiendo del Balance de Apertura del Centro Comercial "Sánchez Escolar" estudiado en la unidad anterior y sabiendo que ha realizado durante el mes de Septiembre las siguientes transacciones, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobación.

• a) Septiembre 1: los socios efectúan nuevos aportes mediante Escritura Pública No. 4868 de la Notaría Quinta de Barranquilla con los siguientes datos:

El socio JAVIER SANCHEZ aporta $ 2.500.000 con cheque No. 8543381 del Bancolombia según Recibo de Caja No. 0001 y muebles para oficina por valor de $ 1.800.000, según Factura No. LB 450 La socia IVANOVA ESCOLAR aporta mercancía por valor de $ 1.200.000 según Factura No. 320 y $ 2.000.000 con cheque No. 239045 del BBVA según Recibo de Caja No. 0002.

• b) Septiembre 4: La empresa adquiere a crédito una motocicleta para el reparto de mercancías, con la empresa china Jing Cheng, con domicilio en Barranquilla, por valor de $ 5.200.000, mediante la Factura CH 569, a 20 meses de plazo sin recargo de financiaciones.

• c) Septiembre 4: Tiene lugar la primera consignación oficial en la cuenta 1576 del Banco Popular, a nombre de la empresa, por valor de $ 1.287.530.

• d) Septiembre 10. Compra a crédito de Harina Yacuanquer, a la empresa Distrinar S.A. , 20 sacos a $ 77310 cada saco, según Factura No. 7980

• e) Septiembre 10. La empresa obtiene un préstamo bancario para adelantar trámites oficiales, por valor de $ 500.000 al 3% mensual, intereses anticipados.

• f) Septiembre 10. Se recibe la Nota Débito del Banco Popular por valor de los intereses anticipados del primer mes del Préstamo.

• g) Septiembre 15. Se realiza la primera venta que hace el negocio, en efectivo, de 4 sacos de café, con un margen de ventas del 23 %

• h) Septiembre 15. Se recibe un pedido de 4 sacos de café, pagado por anticipado por valor de $ 2.150.000 de parte del Hotel Ambassador.

• i) Septiembre 15. Aceptación del compromiso con Aseo Técnico S.A. para que se encargue de la vigilancia y el aseo de la empresa, por $ 300.000. El pago se hará los días 30 de cada mes.

• j) Septiembre 22. Tiene lugar la primera venta a Crédito de 25 sacos de arroz a Hipervianda, mediante Factura No. 3467, a 30 días de plazo.

• k) Septiembre 22. Se paga la primera cuota de la moto, por $ 260.000 a Jing Cheng S.A., según cheque No 007 del Banco Popular.

• l) Septiembre 23. Hipervianda abona la suma de $ 1.000000 a su Factura No 3467.

• m) Septiembre 24. Compramos al contado 400 litros de aceite de oliva, nueva línea de productos, a Los Olivares SCA y se paga con cheque No. 009 del Banco Popular

• n) Septiembre 24. Las ventas por catálogo convenidas con Yanbal S.A, proporciona los primeros $ 600.000 de ingresos por comisiones del 10% en ventas

• o) Septiembre 28. Se adquiere el programa Fomplus de Contabilidad sistematizada a la empresa Computer Ltda, por valor de $ 3.000.000 amortizables a 20 meses, según su Factura No. 01 y pagamos con cheque No. 011 del Banco Popular.

• p) Septiembre 28. El Trabajador Elkin Rada, requiere apoyo de la empresa por valor de $ 4.500.000, para atender calamidades ocasionadas por un tornado en su lugar de residencia en la población de Baranoa.

• q) Septiembre 30. La empresa decide pagar la totalidad del préstamo recibido del Banco popular.

• 13- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboración diaria de resúmenes y balances de comprobación. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el primer día de labores en martes 5 de enero el negocio del señor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones:

• 14- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboración diaria de resúmenes y balances de comprobación. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el primer día de labores en miércoles 6 de enero el negocio del señor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones:

• 15- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboración diaria de resúmenes y balances de comprobación. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el primer día de labores en jueves 7 de enero el negocio del señor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones:

• 16- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboración diaria de resúmenes y balances de comprobación. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el primer día de labores en viernes 8 de enero el negocio del señor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones:

• 17- La Lavandería "La Automática" presenta el siguiente Balance de Apertura:

Además, durante el resto del mes de Enero efectuó las siguientes transacciones:

• a) Enero 9: Pagó $ 1.500.000 por concepto de arrendamiento por el mesen curso,

• b) Enero 10: Recibió $ 1.000.000 por concepto de servicios de lavandería vendidos,

• c) Enero 12: Pagó $ 800.000 por concepto de gastos de propaganda,

• d) Enero 12: Pagó $ 75.000 por concepto de Materiales para el consumo de la lavandería,

• e) Enero 14: Envió una Factura a la Cía Solar por $ 1.200.000 por servicios prestados,

• f) Enero 15: Pagó $ 400.000 por concepto de salarios,

• g) Enero 20: Recibió $ 300.000 por concepto de servicios a la Cía Lunar,

• h) Enero 22: Recibió el dinero que la Cía Solar le adeudaba,

• i) Enero 24: Recibió $ 1.100.000 en efectivo de la Cía Venusiana por concepto de servicios,

• j) Enero 28: Envió factura a Marte Ltda. por concepto de servicios por $ 1.300.000,

• k) Enero 31: Pagó $ 700.000 por concepto de salarios,

• l) Enero 31: Pagó $250.000 por concepto de servicio telefónico.

Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de Diario, Libro Mayor (cuentas T), Balance de Comprobación.

• 18- El Balance General de la Cía Picapiedra S.A. después del cierre en 30 de Abril fue:

Durante el mes de Mayo, la Compañía hizo las siguientes transacciones:

• a) Mayo 1: Pagó un mes de alquiler del almacén por $ 3.000.000

• b) Mayo 5: Vendió a XYZ Mercancías a Crédito por $ 8.000.000

• c) Mayo 10: Compró Mercancías en efectivo por $ 5.500.000

• d) Mayo 15: Vendió Mercancías en Efectivo por $ 3.000.000

• e) Mayo 2 0: Pagó los $ 2.000.000 de impuestos a la Renta

• f) Mayo 25: Pagó varias cuentas del mes anterior por $ 12.000.000

• g) Mayo 31: Compró a DEF Mercancías a Crédito por $ 9.000.000

Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de Diario, Balance de Comprobación.

• 19- Partiendo del Balance General de la Cía Picapiedra S.A. obtenido en el problema anterior, confeccionarlo al siguiente mes después de las siguientes transacciones::

• a) Junio 2: Cobró varias cuentas por $ 15.000.000

• b) Junio 7: Pagó a DEF la última factura anterior

• c) Junio 12: Compró en efectivo Útiles de Oficina por $ 1.500.000

• d) Junio 17: Hizo ventas en efectivo por $ 14.000.000

• e) Junio 22: Compró Mercancías en Efectivo por $ 8.500.000

• f) Junio 26: Pagó Teléfono por $ 350.000

• g) Junio 28: Pagó Publicidad a El Heraldo por $ 1.400.000

• h) Junio 30: Pagó Salarios por $ 5.000.000

Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de Diario, Balance de Comprobación.

• 20- En 30 de Abril, después de cerrar los libros, el libro Mayor de la Cía. CURRAMBA DE ELECTRODOMÉSTICOS S.A. tenía las siguientes cuentas:

Las transacciones de esta compañía durante el mes de Mayo se pueden resumir así:

Se requiere:

Hacer los asientos para registrar las transacciones que se describen en los numerales 1 al 6, haciendo un asiento compuesto para cada numeral.

• Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de Diario, Balance de Comprobación.

El ciclo contable

3.1. El Periodo Contable

El periodo contable es uno de los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben registrar y reconocer en un determinado tiempo. Los ingresos, gastos, costos e impuestos deben registrarse en el período económico en que ocurren y reconocerse en el periodo contable en que se causan.

La existencia del periodo contable, hace que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad, al permitir la comparación de los desempeños que ha tenido la empresa en diversos periodos. Es esta comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras. Los análisis contables comparativos, además de ayudar al conocimiento de la realidad de la empresa como diagnostico, permite proyectarla con base a los antecedentes que señala el periodo contable.

El periodo contable también guarda relación con el periodo fiscal de la regulación tributaria. En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. En Colombia, el impuesto de renta tiene un periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de los municipios es bimestral, el Gravamen a los movimientos financieros se presenta semanal, la retención en la fuente es de periodo mensual.

Claro está que en el caso de que existan errores, estos se pueden corregir mediante los respectivos ajustes aplicados al periodo o año en que se adviertan. Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las correspondientes al período económico en que se detecten, con el fin de dejar en claro que es lo correspondiente de cada periodo y para no desfigurar los resultados que pueden afectar los análisis y demás estudios que se requieran hacer.

Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un año, significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del año, caso el cual, el periodo será desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo año. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo año, en cuyo caso el periodo, tanto contable como fiscal, corresponde desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidación del ente.

3.2. Asientos de Ajustes

Se entiende por Ajuste, el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.

Debemos utilizar asientos de ajuste siempre que cualquier transacción afecte los ingresos o los gastos durante más de un periodo contable, estos asientos se podrían hacer de forma diaria, pero por asuntos prácticos estos deben hacerse mejor cada final de periodo.

El número de ajustes que se pueden hacer al finalizar el mes son innumerables, pero los más importantes caen dentro de cuatro categorías:

AJUSTES PARA DESGLOSAR EL INGRESO CAUSADO

Este es el clásico ejemplo de ventas hechas por anticipado, en el que los ingresos recibidos por adelantado representan un pasivo diferido. Por ejemplo, en el caso de las contratos de obra, cuando se le ha cancelado el total de la obra al contratista sin haberla terminado, en cada periodo posterior, este tiene que considerar como ingreso del periodo únicamente la parte proporcional del avance efectuado y, el saldo de dichos ingresos, continuara registrado en la cuenta de pasivos diferidos hasta la total culminación de la obra.

Ejemplo: Si el 28 de Agosto de 20xx la empresa Vigilancia del Norte SCS., recibe del Almacén Tierra Santa Ltda., la suma de $ 360.000 por concepto de los servicios de seguridad nocturna de los meses de septiembre, octubre y noviembre, este día, la empresa receptora de los dineros, registra el siguiente asiento:

Ejemplo: Hacer el asiento de ajuste al vencimiento del primer mes de contratación.

Si el 28 de agosto de 20xx el valor de $ 360.000 recibidos por la empresa Vigilancia del Norte SCS., corresponden a tres meses de seguridad nocturna sobre el local del almacén Tierra Santa Ltda., el valor causado por la prestación de los servicios durante el primer mes es:

AJUSTE PARA REGISTRAR EL NO PAGO DE UNA OBLIGACION

Ahora, en contrario, así como una empresa puede recibir dineros anticipado, también puede pagar anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Cuando la empresa ha devengado un ingreso y no se ha cobrado, el valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debe realizar un ajuste por el valor correspondiente, debitando una cuenta de Activos denominada Ingresos por Cobrar y acredita la cuenta del ingreso respectivo.

Otro caso muy común para este tipo de ajuste es el de las ventas que ya se han efectuado a los clientes, pero que aun no han sido cobradas, generalmente se trata de ventas que se han hecho sobre una cuota inicial como es el caso de los artefactos eléctricos u otros tipos de insumos.

Ejemplo: La empresa Pedro Picalúa e Hijos Ltda., presta el servicio de arrendamiento de fotocopiadoras a otras empresas. Si al finalizar el periodo contable, la empresa Pinturas Arte y Decoración Ltda. no ha cancelado el valor de un mes del servicio por $ 500.000, el arrendador efectúa el siguiente asiento:

AJUSTES PARA REGISTRAR LOS GASTOS ACUMULADOS

El ejemplo más común de este tipo de asiento de ajuste son aquellos por los cuales una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa y debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. Para ello, debita la cuenta del gasto correspondiente y acredita la cuenta de Costos y gastos por pagar.

Ejemplo: Al finalizar el mes de septiembre, a la Urbanizadora Vista al Mar Ltda., no le han llegado las cuentas de cobro por los servicios públicos por cuya razón hace un estimado de las cuentas pendientes de pago así: AAA S.A. por servicios de Agua $ 488.300, Telmex por servicios de teléfono $ 125.000 y Electricaribe por servicios de energía $287.200 y registra:

Ejemplo: Si el dia 4 de Octubre se recibe la cuenta de cobro de AAA S.A. por valor de $ 480.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente ajuste:

Ejemplo: Si el dia 7 de Octubre se recibe la cuenta de cobro de Electricaribe S.A. por valor de $ 300.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente ajuste:

Ejemplo: Si el dia 10 de Octubre se recibe la cuenta de cobro de Telmex S.A. por valor de $ 125.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente ajuste:

AJUSTE PARA DESGLOSAR EL COSTO CAUSADO

Una compra (o costo) que beneficiará a la empresa durante más de un periodo contable, por ejemplo, cuando una empresa adquiere un seguro, inicialmente debe considerar la totalidad del gasto pagado como un activo e, ir reconociendo, ejercicio tras ejercicio, como gasto del ejercicio, únicamente la parte proporcional de la adquisición efectuada y, el saldo de dicho gasto continuara registrado en la cuenta de activos diferidos hasta su consumo total.

Los activos diferidos comprenden los Gastos pagados por anticipado y los Cargos diferidos. Los Gastos pagados por anticipado representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada, contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. Los Cargos diferidos, representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.

Ejemplo de la amortización de diferidos: Al llegar el extracto bancario, la empresa Pintura Arte y Decoración Ltda., apenas se entera que el 21 de Agosto de 20xx BANOCCIDENTE había descontado directamente del préstamo la suma de $ 225.000 por intereses anticipados de un trimestre. Calcular el ajuste de amortización a 30 de junio.

Asiento de corrección

Interés del trimestre $ 225.000, interés mensual $ 75.000

Tiempo de amortización:

Lapso entre el 21 y el 31 de agosto: 10 días

Valor de la amortización en 10 días: $ 25.000

Asiento de ajuste

Ejemplo de la depreciación: En la apertura del negocio en ocho de agosto de 20xx la empresa Pinturas Arte y Decoración Ltda. contaba con un edificio por 220.000.000 de los cuales 95.000.000 corresponden al valor del terreno. El valor de salvamento del edificio es de $ 5.000.000. Se pide el cálculo de la depreciación anual, mensual y a 31 de Agosto, de cada bien depreciable.

Solución: La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Puede estimarse que el activo se va consumiendo totalmente durante su vida útil o puede considerarse que al final conserva un valor residual, cuota de rescate o salvamento, teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.

Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuyan a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fábrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el desgaste debido al número de unidades producidas, el deterioro por el tiempo, o a veces se toma como vida útil legal aquella reglamentada por el estatuto tributario.

El terreno no es un bien depreciable, mientras que la edificación, la maquinaria, el equipo de oficina y los vehículos si lo son. De Acuerdo con la legislación tributaria colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

En este caso, la alícuota por depreciación de la edificación, se calcula así:

Valor que se registra en Edificio $ 220.000.000 – 95.000.000 – 5.000.000 = 120.000.000

Asiento de ajuste por la depreciación del edificio:

Ejemplo del juego de Inventarios: El 31 de Agosto de 20xx, la empresa Pinturas Arte y Decoración Ltda., realiza un inventario físico de la mercancía y encuentra las siguientes existencias:

El inventario es, por lo general, el activo mayor en los balances generales, y las erogaciones por inventarios, llamadas Costo de Mercancías Vendidas, son usualmente el rubro mayor en el estado de resultados del ejercicio. Existen dos sistemas de manejo del inventario: el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente.

El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. En el sistema de inventario periódico el negocio registra las compras que se efectúan durante el presente periodo en la cuenta De Mercancías (como cuenta de costos). En esta cuenta De Mercancías no se incluye la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Costo de Mercancía Vendida.

En el sistema periódico, las existencias de mercancías en inventario son registradas en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa. El valor inicial de esta cuenta, que hace parte del Balance General del periodo anterior, sigue llevando el mismo valor durante todo el periodo. Sin embargo, al finalizar el presente período, la cuenta Mercancías no Fabricada por la Empresa debe ser actualizada en los Estados Financieros mediante un conteo físico del inventario disponible a sus respectivos costos de adquisición. Ésta es la cifra que se utiliza para calcular el costo de las mercancías vendidas y que aparece como Inventario en cada nuevo Balance General.

La técnica del cálculo del Costo de la Mercancía Vendida se conoce como Juego de Inventarios, la cual se efectúa del siguiente modo:

Saldo Inicial

+Compras (Nuevas adquisiciones. Bajo el sistema perpetuo significa los incrementos del inventario)

– Saldo Final (Conteo físico del inventario disponible. Bajo el sistema perpetuo significa el costo del saldo que arrojan las tarjetas de inventario en cualquier momento)

= Costo de la Mercancía Vendida

En el ejemplo que nos atañe, podemos obtener el Costo de la Mercancía Vendida, así:

Inventario Inicial (aquí representado por el valor de $ 32.555.250) significa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. En la cuenta De Mercancías, se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de venderlas. El Inventario Final (o actual, aquí representado por el valor de $ 27.203.040) corresponde al inventario físico de la mercancía realizado al finalizar el periodo contable de la empresa con su correspondiente valoración. Al relacionar la suma de estas cuentas con el inventario final se obtendrá el Costo de las Mercancías Vendidas.

Así entonces, los asientos de ajuste por el juego de inventarios periódicos, son:

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Así, el negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que hacer un conteo del inventario físico ni tener que contabilizar nuevos valores del inventario.

Ejemplo: Suponiendo que la empresa Pintura Arte y Decoración Ltda., haya adoptado el sistema de inventario permanente y sabiendo que en 13 de septiembre de 20xx, vendió $ 2.700.000 en mercancías al contado, cuyo costo dado por las tarjetas de inventario era de $ 1.620.000, se pide hacer los asientos correspondientes:

Como veremos más adelante, los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros en cualquier momento que sea necesario, ya sea diaria, mensual, trimestral o provisionalmente. En el sistema de Inventario Permanente o perpetuo, al comparar el valor total del inventario físico de mercancías, que como mínimo debe efectuarse una vez por año por exigencia de las autoridades tributarias, con el saldo en libros, puede ocurrir que el inventario físico resulte mayor que el valor en libros, en cuyo caso, debe realizarse un ajuste por la diferencia del sobrante, debitando la cuenta de Mercancías no Fabricada por la Empresa y acreditando la cuenta de Costo de la Mercancía Vendida. Generalmente esto ocurre por defectos del registro en libros. De ocurrir lo contrario, se debita el Costo de la Mercancía Vendida y se acredita la cuenta de Mercancías no fabricadas por la empresa, Por lo general se atribuyen los daños de la mercancía o faltantes al manejo irresponsable de los inventarios

Al igual que cualquier otro ejercicio, se debe elaborar un resumen o Comprobante Diario de los asientos de ajuste, así como el que se muestra a continuación:

3.3. Los Asientos de Cierre del Periodo Contable

Por regla general, el periodo contable es de un año, comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre, aunque en la práctica puede resultar conveniente trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.

Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos derivados de ellas, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una ganancia.

Recordemos que la ganancia o utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.

ASIENTOS CONTABLES DE CIERRE

Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias. Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cuentas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre.

Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905 Ganancias y Pérdidas, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Estas cuentas para su cancelación  se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.

Ejemplo: Sea la empresa Pintura Arte y Decoración Ltda. cuyos ingresos están constituidos por ventas de mercancías y alguna utilidad en venta de propiedades. La eliminación de estas cuentas procede de la siguiente manera:

Por ser las cuentas de ingreso de saldo crédito, su cancelación se efectúa mediante anotaciones por su mismo valor en el debito y utilizando como contracuenta la 5905 Ganancias y Perdidas

Del mismo modo, la cancelación de los gastos y costos de la empresa Pinturas Arte y Decoración se realiza mediante la contracuenta 5905 Ganancias y Pérdidas, así:

Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $ 4.439.457 [esto es, Crédito: 12.200.000 – Débito: 7.760.543], saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio. El saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, por lo tanto, la cuenta 5905 la cancelamos contra las cuentas 3605 Utilidad del Ejercicio, 3305 Reservas Obligatorias (10%) y 2615 Para Obligaciones Fiscales (35%):

Al igual que cualquier otro ejercicio, se debe elaborar un resumen o Comprobante Diario de los asientos de cierre del periodo, así:

De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que al hacer el cierre contable, sólo nos quedan las cuentas de balance activos, pasivos y patrimonio. Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al hacer el cierre se incorporan al patrimonio  como utilidad o como pérdida.

En conclusión, lo que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado contra la cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 3605 o la 3610, según sea el caso.

LOS PAPELES DE TRABAJO

Con el advenimiento de los recursos informáticos al servicio del procesamiento de datos y cálculos numéricos con diversas variables, en rapidez y volumen apreciable, la tecnología contable continuará progresando en su espectro de aplicaciones. (LOPES DE SA, 2008). Sin embargo, en contextos sociales de escaso desarrollo tecnológico, los medios mecánicos de forma columnaria como las llamadas "hojas o papeles de trabajo" y los libros de contabilidad, seguirán en uso por mucho más tiempo en numerosas micros y pequeñas empresas en la que logran ubicarse laboralmente muchos de nuestros contadores.

La forma columnaria, para organizar ordenadamente la información contable que se necesita para la preparación de los asientos de ajustes, los asientos de cierre y los estados periódicos, permite sumar cómodamente los datos incluidos en los asientos de ajustes y cierre y, comprobar la igualdad de la suma de saldos de los estados periódicos.

El procedimiento para preparar una Hoja de Trabajo es el siguiente:

• 1) Se escribe en el encabezamiento: el nombre de la empresa, el nombre del documento y la fecha de elaboración, en 3 líneas, centradas.

• 2) Se escriben los encabezamientos de las columnas, a saber: Balance de Comprobación, Asientos de Ajustes, Balance de Prueba Ajustado, Ingresos y Gastos, Balance General

• 3) Se anotan los datos del Balance de Comprobación.

• 4) Se anotan los asientos de ajustes tomados del Comprobante Diario correspondiente. El concepto de cada ajuste está indicado al pié de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece también junto a los débitos y créditos de las columnas de ajustes.

• 5) Se obtiene el Balance de Prueba Ajustado, sumando horizontalmente los movimientos correspondientes de cada cuenta. Para obtener el resultado horizontalmente en cada cuenta de Activos o de Gastos, se suman débitos más débitos y se restan los créditos. En caso de ser cuentas de Pasivos o de Ingresos, se suman créditos más créditos y se restan los débitos. De ser necesario, se insertaran nuevas líneas para las cuentas necesarias teniendo que desplazar las cuentas del Balance del Periodo anterior ya anotado en las dos primeras columnas. Se suman las columnas Debe y Haber resultantes, las cuales deben arrojar sumas iguales.

• 6) Se anotan las partidas de ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos. Se totalizar las columnas del Estado de Ingreso.

• 7) Se calcula y se anota el ingreso neto (o pérdida neta).

• 8) Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Balance General.

• 9) Se trazan líneas dobles debajo de los últimos totales de las columnas del Estado de Ingresos y Balance General. Estas líneas muestran que todo el trabajo se concluyó y se asume que este correcto.

Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:

• El Estado de Resultado

• El Balance General Clasificado

• Los asientos de ajuste del diario

• Los asientos de cierre del diario

3.4. Control de Inventarios

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

• Inventario (inicial)

• Compras

• Devoluciones en compra

• Ventas

• Devoluciones en ventas

• Inventario (final)

Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.

Compras: En el sistema de inventario permanente no se utiliza la cuenta de compras (De Mercancías), sino que las mercancías adquiridas entran directamente a la cuenta de inventarios (Mercancías no Fabricadas por la Empresa). En ambos sistemas, el control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancías, antes de llegar a su almacenamiento dentro de la empresa, tales como fletes, recargos, etc., hacen parte integral del costo de adquisición de la mercancía.

Las Devoluciones en compra, reflejan toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.

Devoluciones en Venta; la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histórico, como lo requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el precio de venta de las mercancías.

El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de compras, más el impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras está en tránsito y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancías estén disponibles para la venta.

EL SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO

Tal como ya ha sido mencionado anteriormente, en el sistema de inventario periódico, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso.

El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes para saber si pueden atender tal pedido o no.

En el sistema periódico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos). Sin embargo, al final del período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros mediante conteo físico. Estos asientos pueden realizarse como ajustes o en el proceso de cierre.

EL SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO

Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancías denominado "kárdex", en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de mercancías. 

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registran directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.

3.5. Métodos para la fijación del costo de la mercancía

Los métodos de costeo de inventarios son: costo de primeras en entrar primeras en salir (PEPS), costo de últimas en entrar primeras en salir (UEPS) y costo del promedio ponderado.

COSTO DE PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR (PEPS)

Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.

Ejemplo: Sea una empresa con un inventario inicial de 15 unidades con valor unitario de $ 20.0000, luego efectúa compras por 25 unidades a valor unitario de $ 30.000. Posteriormente obtiene pedidos por 40 unidades. Se pide fijar el costo de la mercancía a vender y el precio de venta si se desea lograr un margen de utilidad del 60%. Explicar la aplicación de cada uno de los métodos para la fijación del costo de mercancías en el inventario.

El Costo de la Mercancía Vendida se obtiene mediante la aplicación del Juego de Inventarios que muestra el cuadro anterior. Al vender 35 unidades bajo el método PEPS, ha de tomar las 15 del inventario inicial más 20 tomadas de la primera compra, esto es:

15 Unds. x $ 20.000 c/u + 20 Unds. x $ 30.000 c/u = $ 900.000.

De este modo en el inventario final solo quedaran 5 unidades valoradas al costo de la última compra:

Valor del inventario final = 5 Unid. x $ 30.000 = $ 150.000

El Precio de Venta se calcula aplicando la fórmula del margen de utilidad:

Precio de Venta del lote = Costo / (1-margen) = 900.000 / 0,40 = $ 2.250.000

COSTO DE ULTIMAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR (UEPS)

El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.

Aquí se toman 25 unidades de la última compra y tan solo 10 del inventario inicial. Aplicando la misma lógica del método anterior, tendremos:

Unidades Vendidas: 25 Unds. x $ 30.000 c/u + 10 Unds. x $ 20.000 c/u = $ 950.000.

El inventario final queda valorado al costo que tenia la mercancía en el inventario inicial.

Valor del inventario final = 5 Unid. x $20.000 = $ 100.000

Precio de Venta = 950.000 / 0,40 = $ 2.375.000

Las principales ventajas del sistema de inventario permanente se notan en la oportunidad de la información las siguientes decisiones:

• En la mayoría de los negocios comerciales, el grueso de la mercancía es guardada en secciones diferentes a los almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.

• Los sistemas del registro perpetuo son capaces de alertan al negocio sobre el bajo nivel de las existencias.

• Con los registros de inventario perpetuo, no es necesario un conteo físico a cada momento; sino que ello solo se hace una vez al año para verificar la exactitud de los registros.

COSTO DEL PROMEDIO PONDERADO

El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos.

El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles.

Calcule el inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el número de unidades por el costo promedio por unidad.

El valor promedio del costo por artículo resulta ser de $ 26.250

Unidades Vendidas: 35 Unds. x $ 26.250 c/u = $ 918.750.

El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia, esto es:

Valor del inventario final = 5 Unid. x $26.250 = $ 131.250

Precio de Venta = 918.750 / 0,40 = $ 2.296.875

Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión que la valoración más baja es la obtenida con el PEPS, la más alta con el UEPS y una valoración intermedia con el promedio.

Ejemplo de Inventario Permanente: Si en determinada empresa, el costo de las mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de las mercancías vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000). Sabiendo que el margen de utilidad sobre ventas es del 25% y que la empresa otorga un descuento del 10% por ventas al contado, hacer el asiento de dicha venta.

Solución: Se requiere conocer el precio de venta, así:

Precio Unitario de Venta = Costo / (1-margen) = 1.500 / 0,75 = $ 2.000 / und.

El valor de la venta ha sido entonces. 40 unidades x $ 2.000 / und. = $ 80.000