Contabilidad Básica (página 3)

Aumento de un gasto, aumento de pasivos y de patrimonio: Ejemplo: Cuando se crea la provisión del impuesto a la renta (33%) y de las reservas obligatorias (10%)

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Una vez definido lo que son hechos contables, el próximo paso consiste en indicar la forma de registrar la historia de estas transacciones, lo cual consiste en llevar libros para estos fines.

En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil o Código de Comercio, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor.

Los libros de contabilidad pueden ser comprados o pueden ser mandados a hacer. Pueden ser de hojas removibles o formarse por un consecutivo de tarjetas. También pueden ser guardados en medios magnéticos, pero en muchos países estas formas tecnológicas aun no constituyen medios de prueba judicial en cuestiones mercantiles. En todo caso, sus formas impresas deben estar clasificadas, encuadernadas, forradas, foliadas, rubricadas y archivadas en orden, para garantizar su integridad y autenticidad.

Son presentadas a la Cámara de Comercio y a la Administración de Impuestos Nacionales, quienes registran en la primera hoja los requisitos que caracterizan a cada clase de libro e imprimiendo el sello y rubricando todas las demás paginas respectivas.

El Libro Diario:

En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias en orden cronológico, esto es, se anotan todos los actos de comercio de tal forma "como si fuera nuestro diario personal donde anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria o la bitácora de un barco, que registra la historia comentada de cada viaje".

De la misma manera, el libro diario comercial es el libro del registro original y está destinado a recoger "por orden cronológico y día por día las operaciones mercantiles que ejecute el empresario y también todas las que puedan influir de algún modo en la situación financiera, expresando detalladamente el carácter, las circunstancias y los resultados de cada uno de ellos".

En general, el Diario consta de: a) columna para fechas, b) espacio para los nombres de las cuentas deudoras y acreedora, debajo de las cuales se explica en forma clara y precisa la operación que las motiva, c) dos columnas para anotar en la de la izquierda los valores asumidos por las cuentas deudoras y en la de la derecha los de las cuentas acreedoras.

Los negocios que efectúan un número grande de transacciones por día, o aquellos negocios que han alcanzado un mayor nivel de organización en su contabilidad, emplean un Diario Multicolumnario, el cual contiene de 10 a 30 columnas. En estos Diarios Multicolumnarios se anotan diariamente los Resúmenes o Comprobantes de Diario de cada día y cada vez que finalice el registro de las operaciones de un mes, se totaliza el movimiento debito y crédito de cada cuenta y, sin incluir los resúmenes de apertura y de meses anteriores, estos valores se trasladan a las columnas del movimiento mensual correspondiente en el Libro Mayor (CORAL y GUDIÑO, 2008)

La manera como cada empresa distribuye las columnas en su Diario Multicolumnario depende del movimiento de las diferentes cuentas. Aquellas cuentas que con más frecuencia se debitan y acreditan, se les asigna dos columnas, tales como a Caja, Clientes, Proveedores, etc., en cambio, las cuentas que pocas veces se debitan tales como compras De Mercancías o cualquier otra cuenta de gastos, tendrán una sola columna (debito) y en igual forma, aquellas que pocas veces se acrediten, tales como Comercio al por Mayor y al por menor u otras cuentas de ingreso, llevara también una sola columna (crédito). Al final, habrá una columna general para registrar los débitos o los créditos de aquellas cuentas que no tienen columnas especiales.

El Libro Mayor:

El Libro mayor se inicia con los saldos de apertura y se continúa con los registros mensuales de los saldos en resumen cuenta por cuenta, de los movimientos de un mes realizados y anotados en el diario. Esta información es la base para realizar los estados financieros.

Cada final de mes, una vez totalizados el movimiento debito y crédito de cada cuenta y elaborado el Resumen o Comprobante Diario del mes correspondiente se procede a su traslado al libro mayor. Para confirmar la corrección de los pases al mayor, la suma de las anotaciones deudoras ha de ser igual a la suma de las anotaciones acreedoras.

El rayado del Mayor, en su forma corriente, solo difiere del Diario en que tiene una columna de mas para anotar los saldos que se van formando luego de cada anotación debito o crédito. Algunos movimientos de singular importancia, tales como Bancos, Clientes, Proveedores, etc., suelen dividirse en Mayores Auxiliares distribuidos en orden alfabético o por sucursales, o geográficamente, según convenga. Estos auxiliares están controlados por la cuenta del Mayor General en la que se anotan los totales resumidos, que han sido anotados en los auxiliares con más detalles. De esta manera, el saldo del Mayor General debe ser igual a la suma de los saldos de todos los auxiliares.

El Libro de Inventarios y Balances:

Este libro está destinado para la anotación de los inventarios de Bienes y Obligaciones al iniciar las operaciones del negocio, así como para los Balances de cada final de periodo. El Balance es un cuadro resumido y sintético, que presenta los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, cumpliendo con ello la ecuación patrimonial. Su rayado consta de columnas con espacios suficientes para anotar la cantidad, calidad, nombre, precios unitarios, valor parcial y valor total

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia (Art. 123 del Decreto 2649 de 1993). Los estados financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes (Art. 125 del Decreto 2649 de 1993).

Los entes económicos deben conservar debidamente los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los soportes de los asientos de contabilidad, los comprobantes de las cuentas y la correspondencia relacionada con sus operaciones (CORAL y GUDIÑO, 2008). Los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte años contados desde el cierre de los negocios. Estos podrán destruirse transcurridos los diez año siempre y cuando sea garantizada su reproducción por cualquier otro medio.

El Balance de Comprobación

Se trata de un documento contable elaborado voluntariamente por el empresario que le permite hacerse una idea sobre el desempeño de su empresa, con base en el saldo de cada una de las cuentas (ya sea deudor o acreedor) arrojado por las operaciones del ejercicio contable,

El Balance de Comprobación de Saldos de las cuentas por filas y de las Sumas por columnas, no requiere de una periodización contable, ni de tener que establecer cuál fue el resultado del periodo, ni mucho menos requiere hablar de cierre de la contabilidad del periodo, para su elaboración.

Es posible que el balance de comprobación de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Este sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero que en su registro haya anotado dicho pago a otro. El balance sería correcto numéricamente pero no contablemente.

Un Balance de Comprobación apenas permite comprobar que la contabilidad de la empresa está bien organizada y, más bien, será la revisión posterior de las páginas del Mayor, una por una, en comparación con el balance de Sumas y Saldos, lo que nos dé la garantía de que todo está contablemente en orden.

Para su elaboración se siguen los siguientes pasos:

• 1- Se escribe en el encabezamiento: el nombre de la empresa, el nombre del documento y la fecha de elaboración, en 3 líneas, centradas.

• 2- Se escriben los encabezamientos de las columnas, a saber: en las dos primeras columnas Balance Inicial (o del periodo anterior), en las siguientes dos columnas Movimientos (del ejercicio) y en las dos columnas finales Balance Final (o actual).

• 3- Los movimientos registrados por el Comprobante de Diario, del ejercicio de operaciones bajo consideración, se anotan horizontalmente en la línea correspondiente de cada cuenta, en estricto orden numérico indicado por el código de cuentas. De ser necesario, se insertaran nuevas líneas para las cuentas que no habían sido relacionadas, teniendo que desplazar las cuentas del Balance del Periodo anterior ya anotado en las dos primeras columnas.

• 4- Se obtiene el Balance Final o actual, sumando horizontalmente los movimientos correspondientes de cada cuenta incluidos las anotaciones del Periodo anterior más la del ejercicio en consideración. Para obtener el resultado horizontalmente en cada cuenta de Activos o de Gastos, se suman débitos más débitos y se restan los créditos. En caso de ser cuentas de Pasivos o de Ingresos, se suman créditos más créditos y se restan los débitos.

• 5- Se suman las columnas Debe y Haber resultantes, las cuales deben arrojar sumas iguales.

Lo cual en cuentas T (representando al Libro Mayor), será:

2.6. Evaluación

2.6.1. Problemas Resueltos

• 1- Frente a cada una de las cuentas que se relacionan a continuación, escriba una A si es de Activo, una P si es de pasivo, una K si es de patrimonio, una I si es de Ingreso, una G si es de Gasto y una C si es de Costo

• 2- Confeccione los asientos de diario de las siguientes transacciones de la empresa HIJ S.A. y prepare un Resumen o Comprobante de Diario

• a) En noviembre 1 emite acciones por la suma de $ 800.000.000, cuyo pago fue recolectado así: $ 600.000.000 en efectivo y $ 200.000.000 en maquinarias.

• b) Ese mismo día consigna en el Banco Davivienda el efectivo recolectado.

• c) En noviembre 2 compró equipo de oficina a Danaranjo, a crédito por 60 días, al valor de $ 15.000.000

• d) En noviembre 3 hizo un desembolso de $ 1.000.000 para mantenimiento y reparación

• e) En Noviembre 9 recibió una factura por $ 110,000,000 de la empresa XYZ por la recepción de pedidos del almacén

• f) En noviembre 10 envió una factura por $ 15.000.000 a la empresa OPQ por mercancías despachadas del almacén

• g) En Noviembre 19, pagó salarios por $ 6.000.000

• h) En Noviembre 26, cargó a la deuda con la empresa XYZ la suma de $ 90.000.000

• i) En Noviembre 29, obtuvo del Banco popular un préstamo de $ 40.000.000 respaldado por un pagaré

• j) En Noviembre 30. pagó arrendamiento del mes de Noviembre por $ 2.000.000

• k) En Noviembre 30 pago sueldos por $ 8.000.000

• l) En Noviembre 30, pago $ 15.000.000 con cargo a Danaranjo.

Solución: Tras el paso intermedio de elaboración del Resumen o Comprobante de Diario, se hacen las anotaciones en el Libro Mayor:

• a) Esta primera transacción de Aportes de Capital dará lugar al siguiente registro contable en el Libro de Diario:

• b) La consignación bancaria, da lugar al siguiente asiento:

• c) Tenemos aquí, una compra de muebles y enseres a crédito:

• d) Una transacción por Gasto de mantenimiento

• e) Una transacción por Compra de mercancías a crédito

• f) Una transacción por Venta de mercancías a crédito

• g) Una transacción por Salarios de Personal operativo

• h) Una transacción por Cargo a deudas

• i) Una transacción por Préstamo recibido

• j) Una transacción por Gasto de arrendamiento

• k) Una transacción por Sueldos de personal administrativo

• l) Una transacción por Compra de mercancías a crédito

• 3- Resuelva los siguientes ejercicios hasta obtener el Balance de Comprobación:

• a)  La empresa Miscelánea, dedicada al negocio de ropa inicia operaciones el 1 de Enero, con los siguientes valores: Caja $ 3.000.000, Bancos $ 450.000, Mercancías $ 2,500.000, Clientes $ 600.000, Equipos de oficina $ 500.000, Proveedores $ 680.000, Acreedores Varios $ 1.500.000

• b) En enero 4 compra mercancías por $ 900.000, se cancela $ 225.000 con cheques y el resto se queda debiendo

• c) En enero 5 un cliente cancela la suma de $ 300.000

• d) En enero 5, se consigna en el Banco $ 750.000

• e) En enero 8, se abona a los proveedores la suma de $ 380.000

• f) En enero 10, se compra papelería y útiles por $ 20.000 que se cancelan en efectivo

• g) En enero 15 se recoge una letra a cambio de un cheque por valor de $ 500.000

Solución: En este ejercicio se comienza con el Balance de Apertura o Balance Anterior, luego siguen los Asientos de Diario y su Resumen o Comprobante de Diario, antes de completar la confección del Balance de Comprobación de saldos, así:

• a) Balance Anterior

• b) Asientos de Diario

• c) Comprobantes de Diario

• d) Balance de Comprobación

• 4- La concesionaria Samsung Ltda. fue organizada el 1 de Abril y su negocio consiste en la reparación de electrodomésticos de marca. Confeccione los asientos de diario de las siguientes transacciones de la empresa durante la primera semana del mes y prepare un Resumen o Comprobante de Diario:

• a) La sociedad se constituyo con un capital de $ 1.000.000.000 mediante aportes por partes iguales entre los socios Rafael Valadon, Pedro Infante, Helena Vargas, Miguel Mejía y Gina Lollobrigida

• b) La empresa consignó la mitad en el Banco de Crédito y la otra mitad en el Banco de Bogotá.

• c) Alquiló una oficina en el Parque Central y otra en el Country Plaza, pagó respectivamente $ 400.000 con cheque del Banco de Crédito y $ 600.000 con cheque del Banco de Bogotá, por la primera semana de arrendamiento,

• d) Compró a Ferretería Kike 5 kits de reparaciones a domicilio nuevos a $ 210.000 cada uno, pagando el 30% al contado y el resto a 60 días y también, a Panamericana S.A. equipo de oficina, entregando $ 1.000.000 en efectivo y una letra por $ 3.000.000, ambos con cheque del Banco de Bogotá.

• e) Pagó sueldos de $ 600.000 al Jefe de Taller y $ 700.000 al Jefe de Ventas, contrato publicidad con el Heraldo y Telecaribe por tres millones cada uno a 90 días y pagó $ 1.000.000 al primero y $ 2.000.000 al segundo con cheques del Banco de Crédito

• f) Abrió una cuenta en Supertaxis Ejecutivo Calle 53 y otra en Taxi Paraíso. Estas prestaran servicios a los cinco técnicos de mantenimiento electrónico, todo por un costo de $ 400.000 mensuales anticipados cada una

• g) Hizo dos reparaciones durante el día cuarto y recibió por ello $ 300.000 en efectivo. A excepción del transporte, la empresa cobra $ 75.000 fijos por el diagnostico, limpieza y ajustes y los demás gastos del servicio (materiales, repuestos, etc.) los paga el cliente.

• h) Prestó servicios de mantenimiento a la CUC y la Unisimonbolivar por valor de $ 2.300.000 a cada una, donde fueron enviados 4 técnicos por dos días.. Estos convenios establecen el pago cada final de mes.

• i) La compra de repuestos a la Samsung Bogotá, tuvo un costo de $ 960.000, pagados con cheque del Banco de Bogotá.

• j) Prestó tres servicios domiciliarios el sexto día y recibió por ello $ 405.000, incluyendo la colocación de repuestos por $ $ 180.000

• k) Pagó la segunda semana al Jefe de Taller y al Jefe de Ventas con cheques del Banco de Crédito

• l) Pagó $ 125.000 de cuota de seguridad y aseo por cada uno de los locales con cheque del Banco de Crédito.

Solución: En este ejercicio se ilustra la utilización de subcuentas y auxiliares

• a) Esta es una transacción de Aportes de Capital, así:

Observe que la anotación de las cifras tiene lugar al nivel catalogado con el mayor numero de dígitos.

• b) Esta es una transacción de consignación en entidades financieras, así:

• c) Esta es una simple transacción de Gastos, así:

• d) Esta es una transacción de Compra a crédito de activos diferentes a mercancías:

• e) Esta es una transacción de Compra a crédito de activos diferentes a mercancías:

• f) Esta es una transacción de Gastos pagados por anticipado:

• g) Esta es una transacción de Venta y reparación de efectos personales y electrodomesticos al contado:

• h) Esta es una transacción de Venta de servicios a crédito:

• i) Esta es una transacción de Compra de mercancías al contado:

• j) Esta es una transacción de Venta de Mercancías y reparaciones al contado:

• k) Esta es una transacción de Gastos al contado:

• l) Esta es una transacción de Gastos al contado:

• 5- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboración diaria de resúmenes y balances de comprobación. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el primer día de labores en lunes 4 de enero el negocio del señor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones:

Solución: En este ejercicio se ilustra la opción de los comerciantes de hacer imprimir libros diarios con tres columnas, en cuyo caso, las anotaciones sobre las subcuentas y auxiliares, son efectuadas en la columna de Parciales.

La evaluación se distribuye entre evaluaciones individuales en clase y la presentación de un panel acerca de una situación problémica.

2.6.2. Problemas Propuestos

• 1- La partida doble tiene fundamento cuando una persona:

• a) Vende y otra compra

• b) Recibe y anota las mercancías

• c) Entrega un recibo, otorga una factura

• d) Sale favorecido, reclama un premio

• e) Encuentra un recibo, va a pagarlo

• 2- En un asiento contable compuesto participan:

• a) Dos cuentas que se acreditan

• b) Dos cuentas que se debitan

• c) Tres cuentas que se debitan

• d) Más de dos cuentas

• e) Una se debita y dos se acreditan

• 3- Cuentas reales son las que aparecen en el:

• a) Estado de Flujo de Efectivo

• b) Estado de Situación Financiera

• c) Estado de Resultado

• d) Balance General

• 4- Cada una de las partidas siguientes se encuentra en los Estados Financieros. Indique en cual (B: Balance General, R: Estado de Resultados, o F: Flujo de Efectivo)

• 5- El Capital de personas naturales es una cuenta de:

• a) Activo

• b) Pasivo

• c) De orden

• d) Reserva

• e) Patrimonio

• 6- Los Activos se encuentran conformados por las siguientes cuentas:

• a) Disponible, capital, reservas

• b) Disponible, deudores, utilidad

• c) Disponible, inventarios y capital

• d) Disponible, deudores, inversiones e inventarios

• e) Disponible, clientes y proveedores

• 7- Cada una de las partidas siguientes se encuentra en los Estados Financieros. Indique en cual (B: Balance General, R: Estado de Resultados, o F: Flujo de Efectivo)

• 8- Si hubo ingresos por $ 50.000.000, gastos por $ 35.000.000 y retiros del propietario por $ 10.000.000, la utilidad o pérdida operacional del negocio será:

• a) $ 45.000.000

• b)  15.000.000

• c)  35.000.000

• d)  5.000.000

• 9- Jorge Noriega administra su propio negocio de restaurantes. A continuación se muestra un resumen del mes de Agosto en forma de ecuación. Cada renglón indica el efecto de una transacción sobre la ecuación. Describa a que pudo haberse referido cada transacción.

• 10- Indique el efecto de cada uno de los siguientes hechos contables sobre la ecuación contable, escribiendo a la derecha de cada hecho la letra correspondiente tomada de la siguiente lista:

• A) Aumento de un activo y disminución de otro

• B) Aumento de un activo y de un pasivo

• C) Aumento de un activo y del capital contable

• D) Disminución de un activo y de un pasivo

• E) Disminución de un activo y del capital contable