1. Nombre e identificación del propietario
2. Nombre del conjunto o edificio
3. Determinación del terreno o terrenos sobre los cuales se levanta la copropiedad, por su nomenclatura, área y linderos, indicando títulos de adquisición y sus correspondientes folios de matrículas inmobiliarias.
4. Identificación de cada uno de los bienes de dominio particular de acuerdo con los planos aprobados por la Oficina de Planeación Municipal o Distrital o por la entidad que haga sus veces.
5. Determinación de los bienes comunes, con indicación de los que tengan el carácter de esenciales, y aquellos cuyo uso se asigne a determinados sectores de la copropiedad, cuando sea del caso.
6. Coeficientes de copropiedad y módulos de contribución si los hubiere.
7. destinación de los bienes de dominio particular que conforman la copropiedad, la cual deberá ajustarse a las normas urbanísticas vigentes.
8. Especificaciones de la construcción y condiciones de seguridad y salubridad de la copropiedad.
9. Regulaciones sobre la administración, dirección y control de la copropiedad.
Las disposiciones contenidas en el reglamento no podrán vulnerar las normas imperativas contenidas en el régimen de propiedad horizontal, ni aspectos relacionados con el impedimento de ejercer los derechos sobre los bienes privados establecidos legalmente y por las normas lo regulen.
Bienes
La propiedad horizontal se compone de bienes privados o de dominio particular y bienes comunes.
Bienes Privados
Se definen como la unidades privadas, "jurídicamente independientes, susceptibles de aprovechamiento privado", pertenencientes a una persona, quien puede usarla, gozarla o disponer de ella libremente, de acuerdo con las Leyes y normas impuestas por el reglamento de propiedad horizontal. Las unidades privadas estarán definidas de acuerdo con la naturaleza de la copropiedad y podrán ser apartamentos, garajes o parquederos, siempre que no estén contemplados como zonas comunes, locales, oficinas o viviendas.
Bienes Comunes
Son aquellos bienes, elementos y zonas de la copropiedad que permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso o goce de la unidades privadas, que pertenecen en común y proindiviso a los propietarios, son indivisibles y, mientras conserven su carácter, son inalienables e inembargables, además no son objeto de impuesto alguno. Los bienes comunes podrán ser esenciales, no esenciales y de uso privado.
La definición de bienes comunes esenciales la encontramos en la Ley 675 de 2001, así: "Bienes indispensables para la existencia, estabilidad, conservación y seguridad del edificio o conjunto, así como los imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los demás tendrán el carácter de Bienes Comunes no esenciales. Se reputan Bienes Comunes Esenciales, el terreno sobre o bajo el cual existan construcciones o instalaciones de servicios públicos básicos, los cimientos, la estructura, las circulaciones indispensables para aprovechamiento de Bienes Privados, las instalaciones generales de servicios públicos, las fachadas y los techos o losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel".
Los bienes comunes no esenciales, son aquellos que no comprometen la estabilidad, conservación y seguridad de la copropiedad, son aquellos que pueden ser susceptibles de dividir, enajenar o ceder y pueden ser susceptibles de aprovechamiento económico, de acuerdo con lo establecido por la ley y el reglamento de propiedad horizontal.
Los Bienes comunes de uso exclusivo, los encontramos definidos en Quintero A., Sánchez G. L. O., y Lucigniani H., cuando señala que son "Bienes Comunes no necesarios para el disfrute y goce de los bienes de dominio particular, y en general, aquellos cuyo uso comunal limitaría el libre goce y disfrute de un Bien Privado, tales como terrazas, cubiertas, patios interiores y retiros, podrán ser asignados de manera exclusiva a los propietarios de los Bienes Privados que por su localización puedan disfrutarlos", así como garajes y parqueaderos que se encuentren asignados como tal en el reglamento de propiedad horizontal.
La persona Jurídica
El nuevo régimen de propiedad horizontal, Ley 675 de 2.001, establece en su artículo 4º., señala "Constitución. UN edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción, surge la persona jurídica a que se refiere esta ley."
Respecto de lo anterior es necesario entender el sentido de la norma, además de los procedimientos que se han establecido por los diferentes municipios y ciudades para la inscripción ante las respectivas entidades encargadas. En el caso de las grandes ciudades como Bogotá la Alcaldía ha delegado en las Alcaldías locales esta inscripción; constituyendo esta como un reconocimiento por parte de la autoridad a la disposición de los copropietarios de determinado edificio o conjunto en adoptar ciertas decisiones, en virtud de los establecido legalmente.
La Ley 657 de 2.001, en su artículo 8º., señala que es necesario la certificación sobre a existencia y representación legal de la persona jurídica, señalando que "la inscripción y posterior certificación sobre la existencia y representación legal de las personas jurídicas a las que alude esta ley, corresponde al Alcalde Municipal o Distrital del lugar de ubicación del edificio o conjunto, o a la persona o entidad en quien este delegue esta facultad.
La inscripción se realizará mediante la presentación ante funcionario o entidad competente de la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal. También será objeto de inscripción la escritura de extinción de la propiedad horizontal, para efectos de certificar sobre el estado de liquidación de la persona jurídica.
En ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales."
Si analizamos el texto de la norma es preciso la realización de varias actividades, por una lado es menester que el administrador, quien hará las veces de representante legal de la copropiedad, manifieste su aceptación al cargo, ya sea del nombramiento realizado por la asamblea de propietarios o por el Consejo, según sea el caso, dicha manifestación se puede consignar en el acta respectiva en donde se efectué este nombramiento o mediante comunicación dirigida al presidente de la asamblea o de consejo, según sea e caso, en donde le presente su aceptación al cargo. Igual situación se debe dar con el revisor fiscal, en cuyo caso la aceptación se hará únicamente ante la asamblea de propietarios.
La persona jurídica surgida en los casos de propiedad horizontal se regula por un régimen especial, la ley 675 de 2.001, que considera la copropiedad como un ente jurídico conformado por una pluralidad de individuos, en este caso propietarios de unidades privadas de un edificio o conjunto, con objetivos comunes como es la administración correcta y eficaz de los bienes y servicios comunes, el adecuado manejo de los asuntos de interés común de los propietarios de bienes comunes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad privada. Esta entidad constituida es de naturaleza civil, sin animo de lucro, lo que le da un carácter de "no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio, en relación con las actividades propias de su objeto social. Cabe señalar que las copropiedades deben tener un manejo similar a las sociedades por acciones.
Las decisiones que se tomen de manera periódica deberán darse a conocer ante las entidades encargadas de reconocer las decisiones de la copropiedad, para lo cual será necesario que una vez realizada la asamblea general ordinaria se informe a las entidades respectivas, a nivel municipal o distrital, de las decisiones tomadas en especial respecto del administrador y representante legal y del revisor fiscal. La importancia de lo anterior radica en la necesidad de este reconocimiento para la realización de diferentes acciones de la copropiedad como la suscripción de contratos, la representación de la copropiedad ante diferentes órganos del estado o entidades privadas, así como la realización de procesos judiciales como la recuperación de cartera. Es necesario concluir que la primera tarea del administrador y representante legal, en cada periodo, debe ser el trámite de reconocimiento o actualización de la persona jurídica, sin ello no podrá ejercer las funciones establecidas por la ley y el reglamento de propiedad horizontal.
Órganos de dirección y administración de la propiedad horizontal
El nuevo régimen de propiedad horizontal reitera los órganos de dirección y administración de la persona jurídica, señalando como tales la asamblea general de copropietarios, el consejo o junta de administración, en caso de que lo hubiere, y el administrador de la copropiedad.
Asamblea General de Propietarios
La asamblea general de propietarios es el máximo órgano de dirección del persona jurídica y esta constituida por los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados, reunidos con el quórum y las condiciones previstas en la ley 675 de 2001 y en el reglamento de la copropiedad. La Asamblea podrá delegar en el Consejo lo que considere procedente y que por la naturaleza de los actos pudiere delegar, en especial por motivos especiales como la necesidad de investigar, estudiar, etc., requiera la realización de una labor específica, como por ejemplo el nombramiento del administrador, aprobar los gastos en cierta cuantía, etc. Todos los propietarios de bienes privados que integran el inmueble tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella. El voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado, establecido en este reglamento.
Las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el Administrador y demás órganos, y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes de la copropiedad.
Son funciones de la Asamblea General de Propietarios
1. Nombrar al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos determinados y fijarle la remuneración -en los casos en que no exista Consejo de Administración artículo 50 Ley 675 o no se haya delegado esta función–
2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a sus consideración el Consejo de administración, en caso que lo hubiere, y el administrador.
3. Nombrar y remover libremente a los miembros del comité de convivencia para períodos de un año, en copropiedades de uso residencial.
4. Aprobar el presupuesto anual de la copropiedad y las cuotas de administración e incrementar el fondo de imprevistos cuando fuere del caso.
5. Elegir y remover a los miembros del consejo de administración y, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los períodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal.
6. Aprobar las reformas del reglamento de propiedad horizontal, contando con una mayoría calificada para ello.
7. decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales, y autorizar la venta o división, cuando fuere el caso, y decidir en caso de duda, sobre el carácter de esencial o no de un bien común.
8. Decidir la reconstrucción de la copropiedad, e conformidad con lo previsto en la Ley 675 de 2001.
9. Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en el régimen de propiedad horizontal y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y el derecho a la defensa consagrado en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.
10. Aprobar la disolución y liquidación de la persona jurídica.
11. Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la ley 675 de 2.001.
12. Las demás funciones fijadas por la ley, los decretos reglamentarios y el reglamento de propiedad horizontal respectivos.
La Asamblea General de Propietarios se reunirá de manera ordinaria por lo menos una vez al año, en al fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal o dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal. Las reuniones extraordinarias se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la copropiedad lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo o junta de administración, del Revisor Fiscal o un número plural de propietarios de unidades privadas que represente por lo menos, la quinte parte de los coeficientes de copropiedad, pero en todo caso será necesario hacer la convocatoria por escrito, según lo establezca el reglamento de propiedad horizontal.
Convocatoria:
La convocatoria es el aviso o llamamiento que se hace a todos los copropietarios, por medio del cual se cita a la Asamblea -reunión de copropietarios- y en el cual se señalan los temas a tratar, fecha, lugar y hora. Se deberá hacer mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de las unidades privadas, a la última dirección registrada por los mismos. En el caso de asambleas extraordinarias, reuniones no presénciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este. En la reunión ordinaria se podrán abordar temas no indicados en la convocatoria.
Es conveniente señalar que para el cálculo del número mínimo de días de la convocatoria, no debe tenerse en cuenta el día en que se efectúa la convocatoria ni el día en que se llevará a cabo la reunión, según lo señala el artículo 829 del Código de Comercio, norma que se aplica por analogía ante el vacío de norma que hay o ante el vacío que pueda haber en el reglamento de la propiedad horizontal.
El aviso de convocatoria deberá tener una relación de copropietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes de la copropiedad.
La convocatoria a asamblea general ordinaria, se deberá efectuar de acuerdo con lo señalado en el artículo 39 de la Ley 675 de 2.001, con una antelación no inferios a quince (15) días calendario. La ley no es específica en cuanto al tiempo dentro del cual se podrá convocar una reunión de asamblea extraordinaria, por lo cual será conveniente acogerse a lo dispuesto en la norma antes mencionada, para las asambleas ordinarias, salvo lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal, teniendo en cuenta que "en tal sentido el plazo en mención no es preclusivo o perentorio", pues tal calidad no es contraria a lo previsto en el régimen de propiedad horizontal, "y mientras no haya disposición expresa que así lo defina, el término no puede reputarse." ( Leal P. H.,1992).
Quórum:
La asamblea general de copropietarios sesionará, con excepción de lo señalado en la Ley o en el reglamento de propiedad horizontal, sobre reuniones que exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria, con un número plural de copropietarios de unidades privadas que represente por lo menos, más de la mitad del coeficiente de copropiedad y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad mas uno de los coeficientes de propiedad representados en la reunión.
En los casos previstos en el artículo 46 de la ley 675, será necesario contar con una mayoría calificada, del 70% de coeficiente de propiedad para poder efectuar la reunión, pero en todo caso la decisión se tomará con la mitad mas uno de los coeficientes de propiedad representados en la reunión. En ningún caso se podrá exigir, salvo la extinción de la propiedad que requiere de la decisión unánime o destrucción del 75% del inmueble, una mayoría superior al 70% del coeficiente de propiedad, so pena de considerarse nulas.
- Funcionamiento de la Asamblea
El desarrollo de la Asamblea se sujetará, en general, a las siguientes reglas:
1.- Establecido el quórum, la Asamblea quedará instalada y procederá a designar un Presidente y un Secretario, lo cual podrá hacerse por aclamación o por aprobación oral de una proposición presentada en tal sentido. Si no se hicieren tales designaciones, actuará como Presidente el del Consejo de Administración, si lo hubiere, y como Secretario el Administrador.
2.- La Asamblea tiene la facultad para aprobar el orden del día, o para seguir el propuesto en la convocatoria.
3.- Toda proposición o constancia de los miembros de la Asamblea se consignará por escrito.
4.- El trámite de las discusiones y el desarrollo de la Asamblea será el acostumbrado en reuniones similares, como las de Asambleas de accionistas.
5.- Constituida validamente, las decisiones de la Asamblea serán de obligatorio cumplimiento para todos los copropietarios, aun para los ausentes o disidentes siempre que hubieren sido aprobadas por las mayorías previstas en la Ley y en el Reglamento de propiedad horizontal.
Mayorías decisorias
La Ley 675 de 2001, se refiere a diversas mayorías según los casos que requiera cada reunión.
Las sesiones ordinarias sesionará con "un número plural de propietarios de unidades privadas que represente por lo menos, la mitad de los coeficientes de copropiedad y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad mas uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión" (artículo 45 Ley 675 de 2001).
La Ley 675 de 2001 en el artículo 9 señala que en los casos en que se haya producido la destrucción o el deterioro total de la copropiedad en por lo menos un 75% , requerirá de la decisión unánime de los titulares de los derechos particulares, siempre y cuando medie la aceptación escrita de los acreedores con garantía real o la orden de autoridad judicial.
El artículo 13 de la Ley 675 de 2001 contempla que para decisiones como la reconstrucción de la copropiedad en los casos en que el deterioro fuere "superior al setenta y cinco por ciento (75%)" la asamblea general decida reconstruirlo, debe estar representados por lo menos el 70% de los coeficientes de propiedad.
El artículo 46, como ya se mencionó, se refiere a mayoría calificada, refiriéndose a la asistencia de mínimo un 70% del coeficiente de propiedad para la toma de las decisiones previstas en el mencionado artículo.
La disposiciones señaladas permiten concluir que en el caso de la propiedad horizontal la mayoría absoluta, en términos que no se haga un llamado particular, se considera la mitad mas uno de los asistentes o representados en la reunión. Las mayorías decisorias establecidas en la Ley 675 de 2001 o en los decretos que la reglamenten, se tomaran de manera particular para los casos a que se refieran.
Actas:
El acta es un documento en el que se relacionan de manera escrita los temas tratados y las decisiones de las reuniones de asamblea, constituyéndose en un certificación de éstos, así como un documento público que da fe de las decisiones adoptadas en una reunión, en este caso de asamblea general de copropietarios, las cuales deberán ser registradas en un libro de actas y firmas por el presidente y el secretario de la asamblea, o en su defecto por el revisor Fiscal (haciendo una analogía en la aplicación con las normas existentes), dando fe de lo allí consignado.
Las actas de la asamblea deberán indicar el tipo de reunión, ordinaria o extraordinaria, lugar, fecha y hora de la reunión, la forma en que se efectúo la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, los votos emitidos a favor, en contra o en blanco, en cada caso, las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura. Una vez firmada es inmodificable, las adiciones, correcciones o modificaciones que se deseen hacer sólo son posibles de hacer produciendo una nueva acta, que debe cumplir con los mismos requisitos señalados. "En el evento de que lo dicho en el acta sea totalmente falso y ajeno a lo que realmente se dijo en la asamblea, el único camino a seguir es la acción ante el juez competente con miras a la anulación del acta tachada cómo falsa. La adulteración del acta una vez firmada o su reemplazo por otra, puede conllevar a adulteración de documento público…" (Leal P., H.).
La asamblea podrá nombrar una comisión verificadora de la redacción del acta, para lo cual estas deberán emitir su concepto dentro de los términos previstos en el reglamento de propiedad horizontal o en su defecto dentro de los siguientes veinte (20) días siguientes a la fecha de haberse efectuado la respectiva reunión.
El administrador, en un lapso no superior a veinte (20) días hábiles, a partir de la fecha en que se celebró la reunión, deberá poner en disposición de los copropietarios copia completa del texto del acta en la sede de la administración o en el sitio establecido en el reglamento, pero en todo caso será necesario dejar constancia sobre la fecha y lugar de publicación, para lo cual consideramos que se puede elaborar un acta de fijación y desfijación del acta, en donde se establezca la fecha, hora, lugar de publicación, con la aprobación de un delegado de la asamblea, en cuyo caso podrán se los encargados de la verificación del acta, para lo cual será necesario que la asamblea nombre la comisión de verificación y fijación del acta.
Los propietarios podrán solicitar copia del acta en cualquier momento, en caso de negación se podrá solicitar a través del Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien ordenará la entrega de la copia, so pena de las sanciones previstas en el código de policía.
Las actas deben registrar todo acto desarrollado en la reunión, pero especialmente aquellos que contengan los siguientes actos: a) las designaciones al consejo, al administrador y al revisor fiscal, b) los nombramientos efectuados, c) los que limitan los actos del representante legal, en cuantía y limitaciones previstas en los reglamentos de propiedad horizontal.
En todo caso las actas deberán seguir ciertas pautas en su elaboración, tales como:
a) Deberán ser numeradas de forma cronológica. Las actas de asamblea deberán tener una numeración diferente de las actas del Consejo de Administración.
b) Deberán estar encabezadas con información como: ciudad, fecha y hora de la reunión, fecha de convocatoria, persona que convoca -según lo dispuesto en la Ley 675 de 2.001, medio para convocar, lugar de la reunión, nombre de la copropiedad y copropietarios que asistieron, con sus respectivos coeficientes de participación. Si se asistió a través de apoderado se deberá señalar el nombre de éste, si el copropietario es una persona jurídica o menor, se señalará la calidad en que actúa el representante.
c) Se deben registrar los nombres y coeficientes de los asistentes en columnas de manera que se facilite la verificación del quórum
d) Se deberá señalar el nombre del presidente y secretario, el número de votos con que fueron elegidos, así como una síntesis de lo ocurrido en la reunión (art. 189 y 431 del C. Cio. )
e) Cada decisión se deberá señalar indicando el número de votos con que se aprueba o niega, así como las proposiciones que se someten a consideración y la votación de cada una.
f) El ideal es aprobar el acta al final de cada reunión, pero como esta situación no siempre es factible se recomienda el nombramiento de una comisión verificadora, la cual actuará de acuerdo con lo señalado en el en el reglamento de propiedad horizontal o en su defecto en el artículo 47 de la Ley 7675 de 21.001
g) El acta original debe firmarse en el libro de actas por el presidente y el secretario, o en su defecto por el revisor fiscal
h) El acta se debe dar a conocer a los copropietarios en los términos señalados por el reglamento de propiedad horizontal o en su defecto por lo establecido en el artículo 47 de la Ley 675 de 2.001 (máximo 20 días hábiles, contados a partir de la fecha de la reunión)
Impugnación de las decisiones:
Las decisiones de la asamblea general de propietarios podrán ser impugnadas por considerar que no se ajustan a las prescripciones legales o al reglamento de propiedad horizontal, en cuyo caso el administrador, el revisor fiscal o cualquier propietario de un bien privado podrá iniciar esta acción, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de comunicación o publicación de la respectiva acta, según lo previsto en la Ley 675 de 2001.
No se podrán impugnar sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, las cuales se regirán por lo señalado en el artículo 59 de la Ley 675 de 2001.
Las acciones de impugnación se intentará ante los jueces civiles, dentro de los dos meses siguientes a la publicación del acta, teniendo en cuenta los términos y fechas señalados en el régimen de propiedad horizontal, en cuyo caso se podrá pedir la suspensión del acto impugnado, y el juez la decretará si lo considera necesario para evitar perjuicios graves, así como la acción indemnizatoria a que haya lugar. Esta acción se puede tramitar mediante proceso verbal sumario, por mandato del artículo 137 de ley 446 de 1998, o en la forma prevista en el Código de Procedimiento Civil para los procesos abreviados, según lo establece el numeral 6, del artículo 408 del Código de Procedimiento Civil.
En general las decisiones contrarias a la ley o al reglamento son susceptibles de impugnar, según lo establece e Código Civil, cuando se presente un conflicto por las siguientes razones:
Los términos de la convocatoria o la antelación con que se realiza ésta.
Decisiones de la asamblea, o consejo, tomadas sin cumplir las condiciones de quórum establecidas en el reglamento o en el régimen de propiedad horizontal.
Asambleas convocadas por organismos no autorizados para tal fin.
Decisiones que este contrarias a lo establecido legalmente o vayan en contra de los derechos fundamentales de los propietarios.
Impugnación de sanciones por incumplimiento de Obligaciones no Pecuniarias:
Las impugnaciones a que se refiere este numeral, se inician en contra de las sanciones previstas en el artículo 59 del régimen de propiedad horizontal, o en el reglamento de propiedad horizontal, los cuales deben estar diseñados consultando el debido proceso, el derecho de defensa y contradicción e impugnación. En tal caso esta acción se deberá iniciar ante el asamblea general de propietarios o ante el consejo de administración, cuando así este reglamentado por la copropiedad en el reglamento de propiedad horizontal o en el reglamento interno.
Procedimiento ejecutivo
El proceso ejecutivo es una acción de características coercitivas que permite, mediante la intervención del Estado, hacer efectiva los derechos reclamados, cuando se pretende desconocerlos. "El proceso ejecutivo tiene, pues, como finalidad específica y esencial asegurar que el titular de una relación jurídica que crea obligaciones pueda obtener, por medio de la intervención estatal, el cumplimiento de ellas, compeliendo al deudor a ejecutar la prestación a su cargo, si ello es posible, o si no, conduciéndolo a que indemnice los perjuicios patrimoniales que su inobservancia ocasionó, para todo lo cual siempre deberá tener presente que es el patrimonio del obligado y no la persona de éste, el llamado a responder por sus obligaciones, pues la vinculación de la persona, considerada en su integridad física se sustrae por entero al ámbito de la ejecución; en Colombia sólo la infracción de la ley penal compromete tanto el aspecto patrimonial (obligación nacida de la comisión del delito) como el personal, en razón del carácter que tienen las penas privativas de la libertad. " (López Blanco H. F., 1993).
El régimen de propiedad horizontal señala que los administradores podrán demandar ejecutivamente ante los jueces competentes el cobro de "las multas u obligaciones pecuniarias derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, con sus correspondientes intereses…el título ejecutivo contentivo de la obligación…será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional…".
La certificación del administrador sobre la obligación, de acuerdo con lo Señalado por López Blanco H. F.(1993), "debe demostrar la existencia de prestación en beneficio de una persona. Es decir, que el obligado debe observare a favor de su acreedor una conducta de hacer, de dar o de no hacer, o dos de ellas combinadas, o las tres, en fin, depende del alcance del negocio jurídico celebrado o del contenido del fallo, pero en todo caso, no se ha ideado como contenido de una obligación una conducta jurídicamente sancionada que implique actividad u omisión diferente de las señaladas; por lo tanto, en el título ejecutivo necesariamente debe plasmarse una obligación de dar, de hacer o de no hacer, y esa obligación debe ser expresa, clara y exigible, requisitos se reitera, predicables de cualquier título ejecutivo, no importa su origen".
Es necesario que en la presentación de la demanda se tenga cuidado que "al elaborar las demandas ejecutivas se tenga presente esta regla -la tasa máxima de intereses moratorios comerciales no podrá exceder la que el estatuto penal acepta como máxima legal para que no haya usura-de forma tal que no se soliciten intereses moratorios que sobrepasen el interés bancario para préstamos de libre asignación, más un cincuenta por ciento, porque se aplicaría la sanción prevista en el artículo 72 de la Ley 45 de 1990 que indica: "cuando se cobren intereses que sobrepasen los límites fijados en la ley o por la autoridad monetaria, el acreedor perderá todos los intereses cobrados en exceso, remuneratorios, moratorios, o ambos, según se trate, aumentados en un monto igual"". A manera de conclusión se puede resumir que "los abogados deben tener muy presente estas observaciones, para evitar que eventualmente se les proponga como excepción perentoria parcial la pérdida de los intereses, de acuerdo con lo que dispone el inc. 1º del art. 884 del C. Cio., en su parte final, en concordancia con lo establecido en el art. 72 de la Ley 45 de 1990.". En resumen es necesario que quien maneje la cartera de la copropiedad conozca la liquidación de las obligaciones, de manera que el cobro se haga por el total de la obligación, dentro de las limites establecidos legalmente, en cuanto a intereses de mora, de manera que no se excedan las pretensiones, ni se perjudique la copropiedad en el cobro, al calcular los intereses por menos de lo establecido legalmente y en el reglamento de propiedad horizontal..
Consejo de Administración
El consejo de administración es un órgano de dirección elegido por la asamblea general de propietarios anualmente para los períodos señalados en la ley y en el reglamento de propiedad horizontal, cuyas funciones estarán de acuerdo con lo señalado por el régimen y el reglamento de propiedad horizontal.
La creación del Consejo de administración estará integrado por un número impar de tres o mas miembros, es obligatoria en copropiedades de uso comercial integradas por mas de treinta unidades privadas excluyendo parqueaderos y depósitos, diferente a aquellos con numero igual o inferior a treinta unidades privadas o de uso residencial, excluyendo parqueaderos y depósitos, en cuyo caso será potestativo consagrar tal organismo en el reglamento de propiedad horizontal.
El consejo deliberará y decidirá validamente con la presencia y votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento de propiedad horizontal estipule un quórum superior, con independencia de los coeficientes de propiedad.
Se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes en los días que el mismo señale, y extraordinariamente cuando sea convocado con tal carácter por el Administrador, a iniciativa propia o a solicitud de cualquiera de los miembros del Consejo; las sesiones serán presididas por el Presidente designado por el mismo Consejo y actuará como Secretario el Administrador quien en tal cargo se ocupará de las citaciones al Consejo.
- Actas del Consejo de Administración
De todas las reuniones del Consejo se dejará constancia en Actas que se extenderán en orden cronológico en un libro de Actas. En ellas deberá dejarse constancia de todos los asuntos tratados y acuerdos a que se llegue en las reuniones, además de la indicación de la fecha y hora de la reunión y lista de asistentes. Dichas Actas deberán firmarse por el Presidente y el secretario del Consejo.
- Funciones del Consejo de Administración (analogía)
Las funciones del Consejo de administración son las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en la ley y el reglamento de propiedad horizontal. Tendrá las siguientes funciones, que generalmente se han manejado en los reglamentos de propiedad horizontal y que generalmente podría desarrollar el Consejo, y que se detallan a continuación en forma enunciativa, sin perjuicio de que la Asamblea de Copropietarios le delegue otras:
1. Nombrar y remover al Administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos de un (1) año y fijarle su remuneración, particularmente en copropiedades de uso comercial o mixto compuestas por 30 o más unidades privadas. Según lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 675 de 2001, en el cual señala que la elección del administrador será designado por la "asamblea general de propietarios…salvo en aquellos casos en donde exista el consejo de administración, dónde será elegido por dicho órgano".
2. Imponer las sanciones por incumplimiento de las obligaciones no pecuniarias previstas en este Reglamento de Propiedad Horizontal a los propietarios, tenedores o terceros.
3. Informar anualmente y cuando lo juzgue conveniente, a la Asamblea de Copropietarios todo lo relacionado con las cuentas que presente el Administrador y su concepto acerca del presupuesto de gastos e ingresos que ha de presentar cada año el mismo.
4. Convocar a la Asamblea a reuniones extraordinarias en los casos previstos en el Reglamento de propiedad horizontal o cuando lo estime conveniente.
5. Autorizar el nombramiento de los empleados cuyos cargos hayan sido creados por la Asamblea general de propietarios y cuya provisión no corresponda a otro órgano.
6. Asesorar al Administrador en todas las cuestiones relativas al mejor funcionamiento de la copropiedad, ejercitar ampliamente el control de su gestión y cuando lo juzgue conveniente dar cuenta al respecto a la Asamblea general de propietarios.
7. Dar normas sobre la forma y periodicidad de los estados de cuentas o informes que el Administrador deba rendirle. Así mismo, aprobar o improbar los balances mensuales que le presente el Administrador en los primeros diez (10) días de cada mes.
8. Preparar para la aprobación de la Asamblea general de propietarios, un reglamento para el uso de los bienes comunes y los proyectos que se consideren convenientes sobre modificaciones en la forma y goce de los mismos.
9. Vigilar la administración del inmueble y dictar los reglamentos internos tendientes a que se mantenga el orden, el aseo del inmueble y la armonía entre los copropietarios.
10. Exigir al Administrador oportuna información sobre los actos y contratos por él celebrados en el ejercicio de sus funciones. Autorizar al administrador para celebrar contratos cuya cuantía exceda el monto previsto por el reglamento de propiedad horizontal.
11. Autorizar previamente al administrador para todos los actos de carácter extraordinario o urgente que ocurran en el curso de cada ejercicio.
12. Adoptar las medidas de orden interno necesarias para el adecuado registro, manejo, uso, protección o disposición de los fondos u otros bienes pertenecientes a la Copropiedad.
13. Velar para que el Administrador inicie las acciones judiciales pertinentes a la Copropiedad, en razón del régimen de Propiedad Horizontal.
14. Rendir anualmente a la Asamblea, un informe de labores.
15. Examinar y aprobar, en primera instancia, las cuentas, el balance o informes que han de pasar a consideración de la asamblea, y proponer las determinaciones que se estimen más acertadas con relación a saldos y utilidades extraordinarias para mejorar la propiedad común.
16. Proponer a la Asamblea la realización de programas de mejoras, obras y realizaciones.
17. Llevar la iniciativa a la Asamblea general de propietarios acerca del reglamento de los bienes comunes y las modificaciones a la forma y goce de los mismos.
18. Ejercer las funciones que le delegue la Asamblea general de propietarios, cumplir y hacer cumplir las prescripciones de ésta y en general tomar las determinaciones necesarias para que la persona jurídica cumpla sus fines.
Administración
El administrador es la persona natural o jurídica que será el representante legal de la copropiedad, elegido por la asamblea general de propietarios, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que prevea el reglamento de propiedad horizontal. Debe velar por el cumplimiento de las normas señaladas en el reglamento de propiedad horizontal, así como adelantar las labores tendientes al correcto funcionamiento, conservación y disposición de los bienes de la copropiedad. La labor de administración podrá ser o no remunerado, si lo es la cuantía y forma será establecida por la asamblea o el órgano en que esta delegue.
Los actos y contratos que celebre como representante legal de la copropiedad, se radican en cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y al reglamento de propiedad horizontal.
La responsabilidad del administrador en el desempeño de su cargo estará regida por las normas del libro 4 del título XXVIII -Del mandato- del Código Civil, en cuanto no pugnen con la naturaleza misma del régimen de propiedad horizontal.
El contrato de administración
La administración es un acto de mandato que se define en un contrato en donde la persona jurídica confía la gestión de su copropiedad a otra, natural o jurídica, que se hace cargo de ella. La persona que concede el encargo se llama comitente o mandante, y la otra, que lo acepta, apoderado, procurador o mandatario. El contrato de mandato se reputa perfecto por la aceptación del mandatario, la cual puede ser expresa o tácita, en cuyo caso se entiende el silencio, por un término razonable, como aceptación. En las suscripción del contrato de administración actuará como representante de la copropiedad el presidente del consejo de administración, si exista, o el presidente de las asamblea general de propietarios.
Los administradores, según la ley 675 de 2001, responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o el reglamento de propiedad horizontal.
El administrador, como mandatario, deberá ceñirse rigurosamente a los términos señalados en el artículo 51 de la ley 675 de 2001, a lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal y a lo señalado en las leyes vigentes.
En los casos en que el administrador sea una persona jurídica, su representante legal actuará en representación de la copropiedad.
En los casos de inmuebles pequeños que no tengan definido presupuestalmente un reconocimiento económico para quien desempeñe el cargo de administrador, será necesario establecer la administración mediante turno rotativo entre los diferentes propietarios, definiendo la asamblea el procedimiento y los turnos rotativos.
Requisitos
El régimen de propiedad horizontal señala que para ocupar el cargo de administrador se deberá demostrar idoneidad, en los términos del reglamento que expedirá, para tal efecto, el Gobierno Nacional.
El Gobierno Nacional aún no expedido el reglamento que se señala en el parágrafo 3º del artículo 50 del régimen de propiedad horizontal, con lo cual hasta tanto no se expida queda a criterio de los copropietarios definir los requisitos para ocupar el cargo de administrador, para lo cual será importante considerar aspectos de formación, capacitación, aptitudes y sobre todo interés y motivación en realizar las tareas encomendadas, así como en la atención de las diferentes peticiones presentadas por los propietarios de unidades privadas.
Es necesario que una vez el gobierno expida la mencionada reglamentación, se incluya en el reglamento interno de la copropiedad, para ello bastará con señalarlo en un acta de asamblea general de propietarios, como modificación del reglamento interno, o si se prefiere elevarlo a escritura pública, o incluirlo como reforma del reglamento, lo cual puede resultar mas costoso.
Los requisitos que se deben contemplar deben estar enmarcados en lo establecido en las leyes y en el reglamento de propiedad horizontal de la copropiedad.
Funciones del administrador
La administración inmediata de una copropiedad esta a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Las principales funciones, señaladas por la ley 675 de 2001, son las siguientes:
1. Convocar a las asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa a la copropiedad.
3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes de la copropiedad, las actas de asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.
4. Preparar y someter a consideración de Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad de la copropiedad.
6. Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de las desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.
7. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
8. Cobrar y recaudar, directa o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular de la copropiedad, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
9. Elevar a escritura pública y registrar las reformas del reglamento de propiedad horizontal aprobadas por las asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
10. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
11. Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general de propietarios o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.
12. hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en la ley 675 de 2001, en el reglamento de propiedad horizontal y en los reglamentos internos, que hayan sido impuesta por la asamblea general de propietarios o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.
13. Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración de la copropiedad cada vez que se produzca cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
14. Las demás funciones previstas en la ley 675 de 2001, en el reglamento de propiedad horizontal, en los reglamentos internos, así como las que defina la asamblea general de propietarios.
En concordancia con lo señalado en el libro 4 título XXVIII del Código Civil, acerca del contrato de mandato será necesario tener en cuenta lo siguiente:
El administrador en desarrollo del contrato de mandato tiene la facultad de ejecutar aquellos actos que el régimen de propiedad horizontal designa, el reglamento de propiedad horizontal y los reglamentos internos.
L facultad de transigir no comprende la de comprometer ni viceversa.
Encargado de tomar dinero prestado, no podrá prestarlo para si sin aprobación del mandante.
No podrá colocar a interés dineros sin expresa autorización
En general, podrá aprovecharse de las circunstancias para realizar su encargo con mayor beneficio o menor gravamen que los designados por la asamblea, con tal que bajo otros respectos no se aparte de los términos del contrato. Por el contrario, si negociare con menos beneficio o más gravamen, le será imputable la diferencia.
Es responsable tanto de lo que ha recibido de terceros, en razón de su cargo, como de lo que ha dejado de recibir por su culpa.
Documentos de la propiedad Horizontal
En virtud de lo señalado en la Ley 675 de 2001 y en especial en su artículo 51, es necesario señalar los documentos que debe llevar la propiedad horizontal en cabeza del administrador, así:
Documentos contables: Inventario y balance general, presupuesto anual de ingresos y egresos, libros auxiliares, libro de bancos, comprobantes de egreso, facturas, cuentas de cobro, libro de actas, por las razones que se señalan mas adelante.
Libro de actas de asamblea general de propietarios
Registro actualizado de propietarios y residentes de la copropiedad
Registro de correspondencia
Libro de actas del consejo de administración, cuando lo hubiere
Contratos de servicios y suministros de la propiedad horizontal
Registro de los actos relacionados con la existencia y representación legal de la copropiedad
Registro de sanciones impuestas por el consejo o asamblea
Copia de los paz y salvos expedidos
El Revisor Fiscal es un órgano de control en las propiedades horizontales, las cuales se regirán por lo señalado en los artículos 56 y 57 del régimen de propiedad horizontal. La ley 675 de 2001, no prevé la creación de órganos de control de las acciones desarrolladas por la propiedad horizontal, a excepción del revisor fiscal, las demás son las mismas que controlan las acciones a las personas jurídicas, y están implícitamente señaladas en la mencionada norma. En los casos en que es potestativo de la copropiedad es una medida sana que permitirá a los propietarios de unidades privadas establecer un organismo de control como este, con dependencia directa de la asamblea general de propietarios.
Es obligación de los conjuntos o edificios de uso comercial contar con un revisor fiscal, que sea contador público, con matrícula profesional vigente e inscrito a la Junta Central de Contadores, elegido por la asamblea general de propietarios.
En el caso de los edificios o conjuntos de uso residencial no es obligatorio, pero podrán contar con un Revisor Fiscal, si esta previsto por la asamblea o contemplado en el reglamento de propiedad horizontal.
La elección del Revisor Fiscal se hará por la mayoría absoluta de la asamblea general de propietarios.
No podrán ser revisores fiscales, con excepción de lo señalado por la Ley 675 de 2.001, los siguientes:
i) Quienes sean socios, ni asociado o empleado de algún copropietario
j) Quienes estén ligados en matrimonio o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad, o sean consocios del administrador, miembros del consejo u copropietario de unidad privada.
k) Quienes desempeñen en la copropiedad cualquier otro cargo.
Funciones del Revisor Fiscal
Las funciones del revisor Fiscal están determinadas por el artículo 57 del régimen de propiedad horizontal, de acuerdo con lo señalado en la Ley 43 del 13 de diciembre de 1990, o en las disposiciones que lo modifiquen, adicionen o complementen, así como en lo dispuesto en el régimen de propiedad horizontal.
La ley 43 de 1990 señala las funciones por la razón de la naturaleza del asunto:
a) Para certificar y dictaminar sobre los balances generales y otros estados financieros y atestar documentos de carácter técnico-contable destinados a ofrecer información sobre actos la propiedad horizontal.
b) Para certificar y dictaminar sobre balances generales y otros estados financieros de la persona jurídica ante entidades crediticias de cualquier naturaleza y durante la vigencia de la obligación.
c) Para certificar y dictaminar sobre los estados financieros.
d) Para certificar y dictaminar sobre estados financieros e información adicional de carácter contable.
e) Para todos los demás casos que señala la ley.
La Ley 43 de 1990, señala, en sus apartes, lo siguiente:
a) La sociedad en general y las empresas en particular son unidades económicas sometidas a variadas influencias externas; el Contador Público en el desarrollo de su actividad profesional deberá utilizar en cada caso los métodos de análisis y evaluación más apropiados para la situación que se presenta, dentro de los lineamientos dados por la profesión y podrá, además, recurrir a especialistas de disciplinas diferentes a la Contaduría Pública y a la utilización de todos los elementos que las ciencias y la técnica pone a su disposición.
b) El Contador Público en el ejercicio de las funciones de Revisor Fiscal y/o auditor externo, no es responsable de los actos administrativos de las empresas o personas a las cuales presta sus servicios.
c) El Contador Público no podrá prestar servicios profesionales como asesor, empleado contratista a personas naturales o jurídicas a quienes haya auditado o controlado en su carácter de funcionario público o de Revisor Fiscal. Esta prohibición se extiende por el término de un año contado a partir de la fecha de su retiro del cargo.
d) El Contador Público está obligado a guardar la reserva profesional en todo aquello que conozca en razón del ejercicio de su profesión, salvo en los casos en que dicha reserva sea levantada por disposiciones legales.
e) El Contador Público está obligado a mantener la reserva comercial de los libros, papeles o informaciones de personas a cuyo servicio hubiere trabajado o de los que hubiere tenido conocimiento por razón del ejercicio del cargo o funciones públicas, salvo en los casos contemplados por disposiciones legales.
f) El certificado, opinión o dictamen expedido por un Contador Público, deberá ser claro, preciso y ceñido estrictamente a la verdad.
En general se puede señalar que las funciones del revisor fiscal son las siguientes:
1. Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por parte de la propiedad horizontal se ajusten a las prescripciones establecidas legalmente, en el reglamento de la propiedad horizontal, asamblea general de propietarios.
2. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea general de propietarios, al consejo de administración o al administrador, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la persona jurídica y en los actos de está.
3. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las copropiedades o de sus acciones, y rendirles los informes a que hayan lugar o le sean solicitados.
4. Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la persona jurídica y las actas de las reuniones de la asamblea general de propietarios, el consejo o la Junta de administración, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la propiedad horizontal y los comprobantes de cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
5. Inspeccionar asiduamente los bienes de la persona jurídica y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier título.
6. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para ejercer un control permanente sobre los valores sociales.
7. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.
8. Convocar a la asamblea general de propietarios o al consejo de administración a reuniones extraordinarias cuando juzgue necesario.
9. Cumplir con las atribuciones que le señalan las leyes o el reglamento de propiedad horizontal y las que, siendo compatibles con las anteriores, le recomiende la asamblea general de propietarios.
En las copropiedades en donde el cargo sea potestativo, este ejercerá las funciones que estén señaladas en el reglamento de propiedad horizontal, con el voto requerido para la creación del cargo; a falta de estipulación expresa en el reglamento de propiedad horizontal y de instrucciones concretas, el revisor fiscal ejercerá las funciones indicadas en la Ley 43 de 1990, de acuerdo con lo señalado en el régimen de propiedad horizontal.
Dictamen o Informe del Revisor Fiscal
En concordancia con las normas que rigen el ejercicio del contador público, ente caso como Revisor Fiscal, se plantea que el dictamen o informe el revisor fiscal sobre balances generales deberá expresar, por lo menos:
1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir con sus funciones
2. Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas
3. Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y ala técnica contable, y si las operaciones registradas se ajustan al reglamento de propiedad horizontal y a las decisiones de la Asamblea genera de propietarios
4. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinión el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado, y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período, y
5. Las reservas o salvedades que tenga sobre la fidelidad de los estados financieros.
Informe del Revisor Fiscal ante la Asamblea general de propietarios:
El régimen de propiedad horizontal no es explicito al respecto, pero en concordancia con las normas que regulan la materia, el informe del Revisor Fiscal ante la asamblea general de propietarios debe expresar por lo menos lo siguiente:
1. Si los actos administrativos se ajustan al reglamento de propiedad horizontal y a las ordenes o instrucciones de la asamblea general de propietarios
2. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y demás libros señalados en la Ley 675 de 2001, se llevan y se conservan debidamente, y
3. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la copropiedad o de terceros que estén en poder de la propiedad horizontal.
Es importante señalar lo mencionado por Leal Pérez H, cuando menciona que cualquier propietario de unidad privada puede pedir explicaciones por escrito al revisor fiscal sobre asuntos de su competencia, pero el revisor fiscal no puede suministrarlas en forma particular o privada, sino que debe referirse a ellas en el informe escrito que presente a la asamblea general de propietarios. Cualquier propietario puede pedir las explicaciones que considere necesarias, sobre el particular, y es obligación del revisor fiscal darlas; el hecho de ser un órgano de control de la copropiedad, permite el control permanente en los temas relacionados con su función, por lo que no será necesario la aprobación del informe ante la asamblea, sino que será objeto de explicaciones o ampliaciones sobre las funciones encomendadas.
Responsabilidad Penal del Revisor Fiscal
Las funciones del Revisor Fiscal están previstas en el artículo 57 del régimen de propiedad horizontal, de acuerdo con lo señalado en la Ley 43 del 13 de diciembre de 1993, "por la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones", o en las disposiciones que la modifiquen , adicionen o complementen, así como las previstas en la ley 675 de 2001.
La responsabilidad penal del revisor fiscal es desarrollada por Leal Pérez H., al señalar que ésta es originada por cualquiera de las conductas que a continuación se señalan:
1. Por violar el secreto profesional a que esta obligado en lo tocante a los libros, documentos y comprobantes de la propiedad horizontal.
2. Por ordenar, tolerar, hacer o encubrir falsedades en los balances
3. Por autorizar, a sabiendas, balances con inexactitudes graves o presentar a la asamblea general de propietarios informes con dichas inexactitudes
4. Por suministrar datos que no sean fiel reflejo de la realidad contable a las autoridades o expedir certificados constancias en tales condiciones. En los casos que existiere falsedad en documento privado con perjuicios de los copropietarios, o si esas afirmaciones falsas tuvieren como finalidad servir de prueba, se agrava la responsabilidad.
5. Por presentar como copropietarios a personas que no posean esas calidades .
6. Por no denunciar ante el juez competente la comisión de cualquier delito que llegue a conocer con motivo del ejercicio de sus funciones.
Contratación en la propiedad horizontal
Referirnos a la contratación en propiedad horizontal podría resultar un tema bastante extenso, por ello describiremos los principales aspectos de esta, como los seguros, contratos de trabajo, mantenimiento o reparaciones, cartera, asesoría y arriendo.
El contrato es un "acuerdo de voluntades" , el cual puede ser unilateral, decisión de una sola parte, o de varias partes las cuales se comprometen entre sí, con efectos jurídicos. Los cuales contemplan obligaciones como por ejemplo dar, hacer o de no hacer, entre varias partes.
Las copropiedades son personas jurídicas, una vez hayan cumplido las disposiciones señaladas en la ley, con posibilidad de efectuar acciones de carácter jurídico en las cuales puede manifestar su voluntad, comprometiendo los recursos de la copropiedad, a través del administrador y representante legal que actúa como mandatario en las condiciones previstas en la ley y lo señalado en el título XIII, capitulo II, del Código de Comercio.
Las acciones realizadas por el representante legal, como ya se señalo, tienen efectos sobre los bienes y recursos de la copropiedad, de ahí que el Régimen de Propiedad Horizontal haya señalado la responsabilidad de este en el artículo 50, estableciendo las responsabilidades y la necesidad de establecer una póliza de garantía del cumplimiento de las obligaciones del administrador.
Contrato de Seguros
El contrato de seguros toma auge, en las copropiedades, con la promulgación de la Ley 675 de 2.001, al señalar, el artículo 15, la necesidad de proteger los bienes comunes en especial contra incendio y terremoto, ello no quiere decir que sea nuevo ya que la ley 182 de 1948 planteaba en su articulo 16 la obligación de constituir un seguro contra incendio y daños de ascensor de las edificaciones sometidas a este régimen.
El seguro se entiende como un contrato solemne, bilateral, oneroso, aleatorio y de ejecución sucesiva, el cual se perfecciona desde el momento en que el asegurador suscribe la póliza. Siendo partes de este el asegurador y el tomador, según lo establece el Título V, capítulo I, del Código de Comercio.
La propiedad horizontal ha tenido limitaciones económicas para la obtención de pólizas que le permitan proteger sus bienes comunes, en especial como consecuencia de los altos costos que tienen los seguros en nuestro país, como consecuencia del incremento de las primas de seguros por efecto de la situación social que actualmente estamos viviendo y de fenómenos naturales, cuya incidencia en las construcciones se puede reflejar en hechos como los desastres ocurridos en el eje cafetero colombiano. Esa situación obligo a las empresas aseguradoras a reestructurar las pólizas que estaban ofreciendo, ya que en muchos casos los riesgos no estaban totalmente cubiertos. La situación vivida en el eje cafetero trajo muchas enseñanzas a las empresas de seguros, muchas de las cuales ajustaron sus productos para poder afrontar este tipo de situaciones, con un consecuente incremento en el valor de las primas.
El mercado colombiano ofrece diversas pólizas dirigidas a la copropiedad, algunas han fracasado por desconocimiento de la situación real de las copropiedades, otras han tenido mas cuidado en el diseño de productos que satisfagan las necesidades de los edificios y conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal.
La decisión de los seguros se ha presentado a las asambleas de manera inadecuada, pues se recurre a la búsqueda de ofertas económicas, desconociendo de fondo el contrato, los alcances, las limitaciones, etc. Es claro que el interés de toda asamblea es reducir los costos de administración, pero esta decisión debe estar acompañada no solo de la información de los costos de la prima, sino de información mas precisa, con el único interés de que la escogencia de la póliza se dirija a cubrir los riesgos de la copropiedad, así como a evitar procesos de responsabilidades en contra de quienes tomaron la decisión, ante posibles situaciones riesgos.
Las pólizas de seguros han incorporado elementos adicionales como la asistencia, con el fin de brindar mejor atención a las copropiedades en asuntos particulares que puedan afectarla, es por ello que en muchos casos se ha incluido esta asistencia, la cual en cada caso varía, según las condiciones preestablecidas por la compañía de seguros. Un elemento adicional es el paquete que ofrece cada compañía, en algunos casos son diferentes productos que se agrupan y en otros es el resultado de diversos procesos que han culminado en el diseño de un paquete dirigido a este segmento, con condiciones particulares.
En materia de seguros existe conceptos errados entre los propietarios de unidades privadas, incluso entre los mismos asesores de seguros. Es frecuente encontrar personas convencidas de que este seguro protege mas allá de los bienes comunes, lo cual no es cierto ya que este se circunscribe, como lo señala el artículo 15 de la Ley 675 de 2.001, a bienes comunes susceptibles de ser asegurados. La necesidad de proteger la totalidad de los bienes patrimoniales de una persona, deberá contemplar el aseguramiento tanto de los bienes comunes como de los privados, señalando igual cuidado con el seguro que se cancela con el crédito hipotecario, el cual en muchos casos solo cubre la obligación.
EL pago fraccionado de la prima de seguros no afecta para nada la unidad del contrato, ni los amparos individuales. El contrato puede ser revocado de manera unilateral, para lo cual será necesario comunicación escrita dirigida a la otra parte, en ambos casos habrá devolución de las primas dejadas de devengar.
Contrato de Trabajo
El contrato de trabajo se considera como un acuerdo por medio del cual una persona natural se obliga a prestar un servicio a otra, ya sea natural o jurídica, cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo por su labor una remuneración. El contrato puede ser verbal o escrito.
Los contratos de trabajo en propiedad horizontal han estado mal enfocados, por un lado existen contratos con portería, aseso, recepcionista, secretaria y el mismo administrador, los cuales no se ajustan a las condiciones de la copropiedad.
Si bien es cierto que los compromisos adquiridos legalmente, obligan a la persona jurídica, también lo es que la propiedad horizontal esta regulada por un régimen especial que presenta algunas diferencias en la contratación, según lo establece la norma.
El contrato de trabajo, a nivel general, se divide en contrato de trabajo a termino indefinido y a termino fijo, ello, en el marco de lo establecido en el Código Sustantivo de Trabajo, nos quiere decir que es dable la posibilidad de contratar el personal que labora al servicio de la copropiedad bajo cualquiera de estas modalidades, excepción hecha del administrador, ya que la ley 675 de 2.001 establece en su artículo 38, numeral 1, al señalar las funciones de la asamblea general así: "1. Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos determinados, y fijarle su remuneración."
Lo anterior nos permite concluir que el contrato del administrador deberá fijarse por tiempo determinado, o termino fijo. No quiere decir, esto último, que en todo caso se cumplan los tres elementos que constituyen un contrato de trabajo cuales son: horario, subordinación y salario, ya que a nuestro parecer en el caso del administrador hay tantas diferencias como propiedades existen, desde las que han establecido un contrato a termino indefinido, a pesar de lo señalado anteriormente, hasta las que han establecido una compensación por la prestación de este servicio.
Las obligaciones de la copropiedad con sus trabajadores se delimitan por lo establecido en las normas legales existentes y en el contrato de trabajo suscrito, para ello será necesario precisar las condiciones en que se vaya a realizar el contrato y las obligaciones que asume la copropiedad, a través de sus representante legal, en caso de contratos suscritos por el administrador y representante legal, en el contrato con el administrador a través del presidente de la asamblea de propietarios en donde se efectúo el nombramiento o del presidente del consejo de administración.
Las obligaciones que adquiere la copropiedad al suscribir un contrato de trabajo se refieren al pago de salarios, prestaciones sociales (prima de servicio, dotación, cesantías, interés sobre cesantías, licencia de maternidad, seguro de vida colectivo obligatorio), auxilio de transporte, vacaciones, etc., así como a realizar la afiliación y aportes a la seguridad social, afiliación y aportes a al caja de compensación familiar, aportes al sena, aportes al ICBF, obligaciones fiscales, obligación de llevar libros de registro, elaboración de informes y adopción de reglamentos, entre otros.
Es necesario señalar que con las condiciones de la copropiedad no siempre será indispensable la realización de contratos de trabajo de las actividades que requiere el edificio o conjunto, es posible la contratación de personal por servicios o por labor realizada.
Especial atención nos merece el contrato del administrador, el cual esta señalado en el título XXVIII del Código Civil, el cual establece el contrato de mandato, en concordancia con lo señalado por la Ley 675 de 2001, definiendo este como "un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera".
El contrato de mandato puede ser gratuito o remunerado. La remuneración se determina por acuerdo de las partes, el cual se puede hacer mediante documento privado, el cual se considera perfeccionado mediante la aceptación expresa o tácita de dicho encargo.
En este contrato el administrador como mandatario responderá hasta de la culpa leve en el cumplimiento de su encargo, como lo señala la Ley 675 de 2001, además se deberá ceñir a los términos del mandato previstos en las normas legales vigentes y en el reglamento de propiedad horizontal.
Contrato de Servicios
La propiedad horizontal, por sus requerimientos y recursos ha accedido a la contratación de servicios necesarios para el correcto funcionamiento de bienes comunes, como seguridad, mantenimiento de zonas verdes y jardines, mantenimiento de equipos (motobombas, ascensores, teléfonos, citófonos, etc.), mantenimiento de cubiertas, ductos de agua y energía, etc., para los cuales recurre a contratar la realización de dicha labor con un tercero.
El artículo 864 del Código de Comercio define el contrato como "un acuerdo de dos o mas partes para constituir, regular o exigir entre ellas una relación jurídica patrimonial, y, salvo estipulación en contrario, se entenderá celebrado en el lugar de residencia del proponente y en el momento en que éste reciba la aceptación de la propuesta".
El contrato de servicios, deberá establecer el objeto de éste, la cual constituye la relación jurídica, necesaria para establecer la identidad del objeto del contrato para las partes. El contrato de servicios se deberá realizar en el marco general de las leyes, pero también será necesario considerar las disposiciones particulares que hubieren sobre los diversos aspectos a contratar, como por ejemplo seguridad, asesorías y cartera entre otros.
Contrato de Arriendo
La ley 675 de 2001 establece en su artículo 19, parágrafo 2, establece la posibilidad de hacer una explotación económica de los bienes comunes "siempre y cuando esta autorización no se extienda a la realización de negocios jurídicos que den lugar a la transferencia del derecho de dominio de los mismos." Es claro que para ello se requiere la autorización de la asamblea y el cumplimiento de las disposiciones legales sobre el particular.
El arrendamiento de bienes comunes no esenciales y que no sean de uso exclusivo es dable a la luz de lo señalado anteriormente, en el marco de los establecimientos de comercio, como lo señala el artículo 516 a 518 del Código de Comercio.
El contrato de arrendamiento se define en el Código Civil como "un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado." El mismo Código señala que son susceptibles de arrendamiento todas las cosas corporales o incorporales, "que pueden usarse sin consumirse, excepto aquellas que a ley prohíbe arrendar, y los derechos estrictamente personales, como los de habitación y uso".
Las obligaciones de cada una de las partes están previstas legalmente, así:
1. Obligaciones del arrendador:
a) A entregar al arrendatario la cosa arrendada;
b) A mantenerla en estado de servir para el fin a que sido arrendada;
c) A librar al arrendatario de toda turbación o embarazo en el goce de la cosa arrendada.
2. Obligaciones del arrendatario:
a) A usar la cosa en los términos previstos en el contrato;
b) A emplear en la conservación de la cosa el cuidado necesario;
c) A realizar las reparaciones locativas a cargo del arrendatario;
d) A responder por su culpa o la de sus ocupantes;
e) Al pago del precio o renta en los períodos estipulados;
f) A indemnizar en caso de incumplimiento en el contrato;
g) A restituir la cosa al final del arrendamiento;
Acciones legales en la propiedad horizontal
Este capítulo pretende mostrar las principales acciones legales que puede iniciar o debe atender las administraciones de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal, para ello señalamos la tutela como acción tendiente a la protección por la violación o amenazad de violación de los derechos fundamentales, asi como el derecho de petición, previsto en el artículo 23 de la C.P., el cual se hace ante autoridad publica o privada con funciones de administración, además un aparte específico sobre el derecho de petición ante empresas de servicios públicos, las querellas ante las inspecciones de policía, retomamos la impugnación de actas de asamblea y los procesos ejecutivos para la recuperación de las cuotas en mora por parte de los propietarios de unidades privadas.
La tutela
La constitución Política de Colombia contempla en su artículo 86 la acción de tutela como un mecanismo de protección de los derechos constitucionales fundamentales, señalando además que toda persona podrá ejercer la acción de tutela ante los jueces, en cualquier momento y lugar, para reclamar la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales cuando considere que estos resulten vulnerados o amenazados por la acción u omisión de cualquier autoridad pública o de particulares en los casos previstos en la ley. Esta acción se desarrolla mediante un procedimiento preferente y sumario, a título personal o por quien actúe en su nombre.
La acción de tutela se ha reglamentado mediante los decretos 2591 de 1990, 306 de 1991, Resolución 669 de 2000 de la Defensoría del Pueblo, Decreto 404 de 2001.
La acción de tutela se debe presentar ante los jueces o tribunales de la jurisdicción donde ocurriere la violación de los derechos o donde se consideren amenazados.
La Constitución Política de Colombia señala en el título II, Capítulo I, los derechos fundamentales, considerando estos últimos como derechos atribuibles a la persona humana, por ser ellos inherentes, inalienables y esenciales al ser humano, tales como la vida, la libertad, la honra, la circulación, libertad de escoger profesión, a la intimidad, a la defensa etc. Pero también es aplicable a personas jurídicas, en cuyos casos pueden también invocar los derechos fundamentales "procesales", tales como: el derecho a la defensa, el derecho al debido proceso, el derecho de contradicción, en derecho a la doble instancia, el derecho al accesos a la administración de justicia, el derecho de petición y el derecho de igualdad.
La jurisprudencia en los casos de la tutela en contra de las propiedades horizontales, ha señalado que esta acción procede como un medio eficiente y eficaz para "la protección inmediata de los derechos fundamentales que resultan vulnerados con las decisiones de aquellas personas y, además se constituye en la vía procesal prevalente", en las siguientes condiciones:
b. Cuando evidentemente y a primera vista exista una vulneración o limitación arbitraria de los derechos fundamentales .
c. Cuando no existiere medio judicial alguno que permita amparar de manera inmediata los derechos fundamentales concalculados o amenazados.
d. Cuando las decisiones de la administración o asamblea impidan las satisfacción mínima de las condiciones de existencia vital que los individuos no pueden asegurarse por si.
Concluye, al respecto, la sentencia T-454/98, señalando que "ese espacio donde el hombre requiere de los demás para proteger necesidades vitales, no puede ser anulado por el grupo social".
Es importante señalar de manera especial el pronunciamiento de la Corte Constitucional respecto de expulsión de copropiedades, prohibición de ingreso y salida de bienes muebles, prohibición de ingreso de invitados y no atención de derechos de petición.
La Corte Constitucional respecto de la expulsión de una copropiedad se manifiesta a través de la Sentencia T-470/99, en la cual concluye que las funciones del administrador recaen únicamente sobre bienes comunes, que las acciones contrarias a los establecido constitucionalmente, respecto de las unidades privadas, vulneran principios establecidos constitucionalmente.
La prohibición de ingreso y salida de bienes muebles es analizada de manera amplia por la Corte Constitucional en la Sentencia T-418/99, en la cual concluye que tal prohibición en caso de que los propietarios u ocupantes se encuentren en mora en el pago de las cuotas de administración, es desproporcionada y violatoria del derecho fundamental, consagrado constitucionalmente, del debido proceso, por imponerlo una instancia no embestida para ello, dado que se trata de una función propia de las autoridades de policía.
La Corte Constitucional respecto de la prohibición de ingreso de invitados a una unidad privada, se refiere en la Sentencia T-224/01, al manifestar dicha prohibición por parte del administrador u otro órgano de dirección de la copropiedad, en el sentido que determinadas personas ingresen a la copropiedad como invitados de un residente, sin que implique un riesgo para la copropiedad o sus habitantes, no es procedente, ya que si fuere contrario podrán acudir a las autoridades competentes para evitar amenazas y riesgos para los bienes y habitantes de la copropiedad.
Los derechos de petición han sido analizados de manera amplia en sentencias de la Corte Constitucional, tales como la Sentencia T-143/00, en la cual manifiesta que esta acción es necesaria, se debe atender, solamente cuando su ejercicio sea necesario para la protección de un derecho fundamental.
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