(2( Luenburger, D. Programación lineal y no lineal. México. Addison- Wesley. 1989.
2. Dos autores, segunda edición:
(3( Cervo, A. y Bervian, P. Metodología Científica (2ª edición). Bogotá. Mc Graw-Hill. 1980.
3. Autor corporativo:
(4( Ministerio de Energía y Minas. Petróleo y otros Datos estadísticos. Dirección General Sectorial de Hidrocarburos. Caracas. 1990.
4. Cuando no aparece el autor
(5( Programación orientada a objetos. Caracas. Metrópolis. 1991.
5. El autor es el mismo editor:
(6( Lancas, T. (ed.). Ingeniería de Sistemas (vol. 2). Buenos Aires. 1990.
6. Obras del mismo autor en el mismo año:
(7( Mora, M. El análisis de las relaciones entre variables. Buenos Aires. Nueva Visión. 1991(a).
(8( Mora, M. Medición y construcción de Índices. Buenos Aires. Nueva Visión. 1991(b).
7. Colección de volúmenes:
(9( Guerra, R. Matemática Moderna. Barcelona. Latina. 2005 (Colección Omega Nº 3).
8. Capítulo de un libro:
(10( Bluck, B. J. Introduction to Sedimentology. In: Eglinton, G.; Murphy, M. (Eds.). Organic Chemistry. New York. Springer-Verlag. 1969: 245-261.
ARTICULOS: Son, quizás la fuente de información más utilizada en Ingeniería Química. Se pueden consultar en publicaciones periódicas (revistas), libros y diarios. Los elementos necesarios para su registro dependen de su procedencia.
a. Sobre los artículos publicados en revistas científicas:
Del artículo: Apellido y abreviatura del nombre del autor (o de los autores, separados por punto y coma) y título del artículo (entre comillas).
De la revista: Separados por comas: nombre de la revista (en cursiva, con las abreviaturas usuales), volumen, número (entre paréntesis), dos puntos, número de páginas donde se encuentra el artículo, punto y coma, año.
Ej.:
(11( Fox, J. M.; Chen, T. P.; Degen, B. D.:"Evaluation of direct methane conversion processes". Chem. Eng. Prog. 86(4):42-50;1990.
El artículo de un periódico se cita como el de una revista, pero incluyendo el mes y día de publicación (a veces, primero el mes y luego el día). Cuando no aparece el autor, se corre el título y ocupa su lugar.
Ejs.:
(12( Echeverría, M.:"Un punto en algún lugar del Universo". El Universal. Junio 22, 2004. p. 2-20.
(13( "Cambio de Look". Metrovoz. Marzo, 2005. Nº 40. p. 7.
b. Para artículos publicados en libros:
Del artículo: Apellido e inicial del nombre del (de los) autor (es) y título del artículo (entre comillas).
Del libro: La palabra "En:" se coloca antes de la referencia del libro. Inicial del nombre y apellido del autor (entre paréntesis la abreviatura "ed" si el autor es editor), título del libro (en cursiva), número de edición, volumen, ciudad donde se publicó el libro, editorial, año de publicación y páginas donde se encuentra el artículo. Todos estos datos se separan por comas.
Ej.:
(14( Gómez, A. "Música Contemporánea" En: H. Hernández (ed), Introducción a la Música (3ª edición), Lima, Falcón, 1988, pp. 17-39.
c. Otras fuentes de información:
1. TRABAJOS DE GRADO:
(15( Ocanto, J. A.:"Situación actual y perspectivas de la Industria del gas Natural en Venezuela". Tesis de Maestría en Hidrocarburos. Universidad Simón Bolívar. Caracas. 2006.
2. PATENTES:
(16( Parcevaux, P. A.; Sault, P.:"Composition of a lightweight cement slurry for cementing oil and gas wells". U. S. Patent 4.721.160. 1988.
3. INFORMES TÉCNICOS:
(17( García, m.:"Migración del gas en cementación. Estado del arte". Inf. Técn. INT-02787,94. INTEVEP, S. A. 1994.
4. CONGRESOS:
(18( Abdul, M.; Eyre, T.:"Wear coating on aluminum and its alloys". Buckton, I. (ed.): The First International Conference on Surface Engineering. 2005. June 25-28. Brighton. Cambridge. The Welding Institute. 2006,1:203-222.
Si el artículo está en pre-impresión (preprint) o tiene un número, debe mencionarse:
(19( Leontarifis, K. J.:"Descrptive account of thermodynamic and colloidal models of alphalthene flocculation". Prep. Am. Chem. Soc. Div. Pet. Chem. 33(1):196-204, 2004.
(20( Cuiec, L. E.:"Rock/crude oil interaction and wettability: An attempt to understand their interrelation" SPE Annual Technical Conference and Exhibition. Sep. 16-19, 2002. Houston. SPE Paper 13211.
5. INFORMACION EN INTERNET:
(21( Ferruz, l.: Teoría de Carteras.
NOTAS FINALES:
Tres sugerencias para la selección del tema de tesis:
1. Que el tema corresponda a los intereses del estudiante.
2. Que las fuentes a utilizar sean asequibles y manejables por el tesista.
3. Que los objetivos propuestos estén al alcance de la experiencia del estudiante.
Una monografía es el tratamiento de un solo tema. Una tesis teórica es la que afronta un problema abstracto, que ha podido ser o no objeto de otras reflexiones. La tesis experimental requiere un método de investigación para trabajar en condiciones de laboratorio o de campo, con el asesoramiento apropiado.
Es frecuente que un trabajo de grado se encuentre dentro de un Proyecto de Investigación más grande que generalmente implica compromisos internos o externos del asesor. No piense el estudiante que su tutor le va a realizar los experimentos programados. El tesista debe cumplir a cabalidad con los compromisos adquiridos con su asesor, en un clima de respeto mutuo, cordialidad y colaboración. El éxito de un tesista incluye también a sus colaboradores (siendo coprotagonista el tutor).
El tiempo que se requiere para realizar una tesis de pregrado no se puede predecir de antemano. Generalmente, no debería ser menos de 6 meses ni más de dos años. No menos de 6 meses porque debe estudiarse el problema a resolver, buscar la información pertinente, ordenar los documentos (muchas veces en lengua extranjera), realizar los experimentos (si el trabajo es de ese tipo), analizar los resultados y preparar el informe final y la defensa pública. Todo esto requiere más de 180 días.
Si en 2 años de trabajo continuo, no se ha logrado concluir la tesis, puede ocurrir que se haya escogido un tema equivocado, que excede la capacidad de trabajo del estudiante, o quizás éste pertenece al grupo de los descontentos, que no fijan límites, y quiere decirlo todo y seguir trabajando durante 20 años en la tesis. Puede suceder también que se le haya declarado la "neurosis" a la tesis: se la deja de lado, se vuelve con ella, no se siente motivación, etc.
Es importante el conocimiento de idiomas extranjeros para realizar un trabajo de grado, sobre todo del inglés técnico, porque muchos de los avances importantes de la Investigación en nuestra carrera se publican en ese idioma, y no se debería escoger una tesis que implique el conocimiento de idiomas que no estemos dispuestos a aprender.
Para que una investigación pueda considerarse científica, debe cumplir ciertos requisitos, entre los que se destacan:
1. Debe tratar sobre un objeto definido y reconocible por cualquiera.
2. Debe decir sobre ese objeto cosas que no han sido dichas, o revisar con óptica diferente las cosas que ya han sido dichas.
3. La investigación debe ser útil a los demás, y suministrar los elementos necesarios para la verificación o refutación de las hipótesis que presenta.
Si se quiere investigar, no se debe despreciar ninguna fuente (cualquiera puede enseñar algo).
Algunos "tips" al momento de la redacción:
No exagerar el uso de las mayúsculas ni de los subrayados inútiles.
Debe definirse siempre un término cuando se introduce por primera vez. Si no se puede definir, es mejor evitarlo.
Todas las comillas y paréntesis que se abran deben cerrarse
Debe haber coherencia con las siglas. Se puede escribir ULA o U.L.A. Si se selecciona ULA, debe utilizarse MARN, USB, PDVSA, etc.
En lo posible, tratar de emplear el Sistema Internacional en las unidades de medida.
Utilizar siempre el icono de ortografía y gramática del procesador.
Una frase de cierre: Hacer una tesis significa divertirse y pasarla bien. La situación es similar a la selección que se hizo de la carrera de Ingeniería Química al graduarse de bachiller. Si se ha escogido un tema que le interesa al estudiante, si se le ha dedicado fervorosamente a su desarrollo durante el lapso estipulado previamente (corto o largo), usted se dará cuenta que la tesis puede vivirse como un juego, como una apuesta o como la búsqueda de un tesoro. Lo importante es hacer las cosas con gusto. No tema a las dificultades. En ésta, como en muchas otras vivencias que tendrá que afrontar, va a conseguir obstáculos. No olvide que en Investigación no todo está dicho. A veces los equipos funcionan bien. Otras, no. El camino del éxito no es fácil, y siempre va a encontrar dificultades a superar. Allí radica uno de los "secretos" de esa decisión de realizar una tesis: la capacidad de superar los problemas y llegar a la ansiada "meta". Ese documento final es su mejor carta de presentación al momento de realizar una entrevista para empleo o para postgrado. En el sentido figurado, para muchos, la tesis es como el primer amor, y resulta difícil olvidarla (ojala que pueda recordarse gratamente). En el fondo, es probable que habrá sido la primera vez que usted realiza un trabajo científico independiente, serio y riguroso, lo cual es una experiencia muy grata. Así pues, adelante!!!!!!!!!
SEGUNDA PARTE:
PUNTOS BÁSICOS:
Ahora, ya se dispone de un documento que refleja todo el trabajo realizado y se desea realizar una exposición oral que resuma en algunos minutos la ardua labor de muchos meses. Esta parte de ninguna manera es sencilla. Existen varios factores que atentan contra una buena exposición:
El miedo escénico: Prácticamente imposible de vencer, aún en los expertos.
La falta de experiencia: no es tan fácil como podría pensarse la tarea de pararse frente a un auditorio y exponer un trabajo. En este punto, algunas personas lo hacen mejor que otras, y depende mucho de la personalidad (extro o introvertido) de cada individuo. El haber sido preparador durante la carrera es una excelente herramienta en este aspecto.
El compromiso que significa llenar este último requisito para graduarse, que abre las puertas hacia el ansiado futuro laboral.
La mayoría no ha realizado cursos sobre presentaciones personales, a pesar de que en distintas asignaturas de Ingeniería Química se deben realizar exposiciones orales.
Los imprevistos: documentos que no "abren", video-beam que no funcionan, jurados que no llegan a tiempo, etc.
El tesista puede tener la seguridad que ninguna persona está más capacitada que él para realizar la exposición, pues fue quien realizó las experiencias, conoce a fondo la literatura relacionada con el tema, las dificultades que se presentaron durante el desarrollo de la tesis y muchos otros detalles que a veces ni el mismo asesor sabe.
Sin embargo, frecuentemente, los imprevistos mencionados antes (y otros que no están en esa lista, que de ninguna forma es completa) hacen que la exposición sea deficiente y que en el Jurado se establezca la idea de que "pudiese haber sido mejor".
Obviamente, la exposición va a depender mucho de los resultados obtenidos con la tesis. Se podrían presentar cuatro situaciones diferentes, a saber:
Trabajo de tesis y exposición excelente. Es el caso ideal. Ojala que todos los tesistas se encuentren en esta situación.
Trabajo de tesis excelente y exposición pobre. Ocurre con bastante frecuencia, y en ello contribuyen los factores citados arriba.
Trabajo de tesis pobre y exposición excelente: Se trata ahora de un verdadero "vendedor", que demuestra una habilidad increíble para convencer al auditorio. Tales casos ocurren, y es muy probable que este tesista tenga bastante éxito profesional.
Trabajo de tesis pobre y exposición pobre. Obviamente, es la peor situación, y nadie debería estar enfrentándola, porque seguramente va a estar en aprietos.
El objetivo de esta parte del documento es ofrecer al tesista las herramientas que permitan realizar una buena exposición de un material que se presume de excelente calidad (Caso 1), para que obtenga la máxima calificación en su Proyecto de Grado.
Los principios básicos para una presentación incluyen:
El propósito de convencimiento
Las percepciones son más importantes que los hechos
Estamos "saturados" de información
Todos olvidamos fácilmente
Para que una presentación sea efectiva debe ser equilibrada, atraer la atención del auditorio y ser memorable.
Todas las presentaciones tienen un objetivo común: convencer al auditorio. El propósito básico es persuadir a los oyentes. Debe quedar en el ambiente la idea de que "valió la pena escuchar al expositor". La mejor manera de convencer a la gente es darle lo que desea (o decirle lo que quiere oír), lo que se traduce en una experiencia realmente importante, con oyentes atentos y satisfechos.
La forma como el auditorio percibe al expositor es decisiva para el éxito de éste y de la respuesta de aquél. Al generar persuasiones positivas, los resultados son siempre favorables. A veces, cuando no se considera este factor, puede obtenerse una percepción diferente a la que se buscaba, por lo que es muy importante tener en cuenta los "pequeños detalles" que pueden afectar la forma como un auditorio recibe el mensaje del expositor.
La percepción sigue tres pasos fácilmente diferenciables. La mente humana:
1. Recibe los datos de entrada
2. Procesa los datos
3. Hace juicios, basada en la experiencia de la persona.
Se observa que la influencia del expositor puede estar en el paso 1, en la forma como nos perciben y la experiencia que representa para el oyente al escucharnos.
La presentación no incluye solo lo que se dice, sino que influye también lo que se ve, es decir, la persona, el ambiente, y selecciona lo que realmente le interesa del mensaje y que le llama la atención. Esto depende, no solo del interés del auditorio, sino de la persona que lo presenta y de la forma como lo hace.
La habilidad del presentador consiste, en primera instancia, en saber a fondo el tema de la exposición (requisito fundamental), y en conocer la secuencia en que se van a presentar los hechos. El auditorio, por otra parte, trata de seleccionar lo que le llama la atención o le gusta. Cada persona recibirá el mensaje que quiere oír, no importando las características del emisor ni lo brillante de la presentación.
Cuando la información que se suministra es confusa o difícil de digerir, la mayoría prefiere "desconectarse", y seguramente se formará una imagen negativa del presentador. Medida que transcurra la exposición, va a ser muy difícil volver a despertar el interés del auditorio desconectado. Debe facilitársele las cosas a los que escuchan, y el expositor, como director de orquesta deberá preparar adecuadamente su presentación, evitando las distracciones y realizar todo lo apropiado para minimizar los errores.
El prejuicio juega un papel muy importante en la forma como se recibe el mensaje. La idea es ofrecer un producto depurado que se considere valioso para el auditorio. Sobre este particular, debe considerarse la impresión que se proyecta y lo que se percibe del expositor.
La cantidad de información que una persona recibe cada día es impresionante. Tal saturación obliga a un expositor a ser muy hábil en llamar la atención de su auditorio saturado ya de mensajes. Cuente siempre que no todos los que lo oyen están prestándole atención al 100% de lo que Ud. Dice. Cuando, por alguna razón, se reduce el interés por lo que se escucha, las personas se "desconectan del sitio", y no vaya a creer que porque asistió a su exposición un número grande de personas, todos ellos van a darle su atención. Cuanto más dure su presentación, tanto más difícil será mantener la atención sobre usted. Recuerde siempre que no es necesario (ni conveniente) decir todo lo que usted sabe, sino lo que ellos quieren oír para convencerse de que su mensaje fue completo y claro.
Debido a la sobrecarga de información que un individuo promedio recibe cada día, todos tendemos a olvidar rápidamente. Cuando alguien está "saturado", borra de su mente lo que cree que no es importante o innecesario. Se calcula que en promedio, sólo el 20% de las personas que asisten a una presentación oral recuerda algo de lo que escuchó. Esto no debería desanimarlo, porque los presentadores eficaces producen impactos positivos en los demás. El trabajo constituye un reto que puede ser afrontado, y que si se hace con cariño y empeño, produce una sensación realmente agradable en quien lo realiza, con la satisfacción del deber cumplido y de haber influido positivamente en un auditorio, dejando en ellos la sensación de que tiene "algo diferente" que lo distingue del resto, y le trae retribuciones sociales, profesionales y, por supuesto, económicas. A medida que recibimos más y más información, crece la necesidad de presentadores profesionales, que puedan organizarla, comunicar ideas y desarrollar formas realmente novedosas que puedan darle significado práctico a tal "bombardeo" de mensajes.
Cuando se dice que "una imagen vale más que mil palabras" se refiere al poder de las imágenes visuales en la transmisión de mensajes. El éxito de una presentación consiste en mantener un equilibrio durante su desarrollo, que significa balancear la información que se suministra con la relación que se establece con los que están presentes en su disertación. Para que una presentación pueda considerarse como efectiva debe lograr atraer y mantener la atención del auditorio, resultándole significativa y memorable y promoviendo un comportamiento acorde al mensaje enviado, que se traduce en cambios en la forma de pensar, sentir y comportarse. Si se logra atraer la atención y se le presenta un material que les resulta significativo y memorable, es fácil lograr que actúen en respuesta a la disertación. Esto significa que el verdadero secreto de una buena presentación se reduce a tres detalles:
1. Atraer y mantener la atención del auditorio
2. Lograr que la presentación sea significativa y memorable para sus oyentes
3. Inducir a la acción en base al material presentado.
Una presentación es algo parecido a relatar con estilo un libro que usted mismo escribió. Obviamente, no se puede contar sobre lo que no se ha escrito. Primero se selecciona el tema y la forma de desarrollarlo y luego se piensa en quienes van a ser los lectores. Todo esto requiere una preparación. Es indispensable clasificar la información que se va a presentar y la forma como se va a transmitir. Al respecto de la preparación anticipada, un mal chiste establece que se requieren "al menos tres semanas para preparar un buen discurso improvisado". Seguramente, el material de que se dispone consiste de una cantidad inmensa de información, que, por supuesto, no se puede (ni, prudentemente, se debe) presentar toda. Se necesita clasificarla, ordenarla y enfocarla, para "contar" en unos pocos minutos lo que se hizo durante uno (o quizás más) año de trabajo arduo. La idea básica es hacer "hablar" a su mensaje a la mente y el corazón de su auditorio, para que les signifique "algo diferente" y les sea memorable. No olvide que su mensaje debe orientarlo en función de sus oyentes y no en su punto de vista, porque son ellos (y no usted) quienes van a recibirlo (y sus jurados los responsables de la evaluación de su Trabajo de Grado). Para ello, debe ofrecérseles un material que estén dispuestos a "comprar", por lo que, indudablemente, tiene que ser atractivo para ellos (no para usted). Como las personas de diferentes tipos responden de manera distinta al mismo estímulo, es prudente que "estudie y conozca" a su auditorio. Seguramente estarán tres profesores (uno de ellos, su asesor), y algunos compañeros suyos. Los docentes, probablemente fueron sus profesores en asignaturas de la carrera, así que ya conoce aproximadamente "sus fortalezas y debilidades". Si tal no es el caso, o si dentro del Jurado hay una persona desconocida, trate de averiguar "la idiosincrasia" de ese Jurado: su formación académica, carácter, hoja de vida, y cualquier otra característica que le permita formarse una buena idea de esa persona. No olvide que la presentación debe ser como un traje confeccionado por un sastre "a la medida del cliente".
Todo esto significa que el conocimiento del auditorio es básico al momento de preparar la disertación, los términos que se van a utilizar y el material que se va a presentar el día pautado para la Defensa Pública.
El entorno (que usualmente es un salón de clases o de reuniones de la escuela) no deja de tener su importancia. En este caso, es secundario, pero tiene una influencia en las personas que le escuchan, porque no es lo mismo presentar una tesis en un auditorio de la Facultad, (donde es más fácil que la gente se distraiga) que hacerlo en un aula (un espacio más reducido). En todo caso, se asume un ambiente "formal" para la exposición. Cuando vaya a preparar su presentación (pensando en su auditorio, especialmente en el Jurado) trate de "montarla" pensando en lo que pueda atraerles, que consideren importante y que sea significativo para ellos.
PLANIFICACION PREVIA:
Para empezar a preparar su presentación, es conveniente la planificación. No olvide que lo más difícil es comenzar. A objeto de facilitar la tarea, pueden utilizarse hojas de trabajo que le permitan la planificación.
HOJA DE TRABAJO. PLANIFICACION PRELIMINAR.
Título de la tesis: _________________________________________________
Tiempo disponible: _______________________________________________
Equipo audiovisual/materiales: ______________________________________
Consideraciones particulares: _______________________________________
Otras consideraciones: ____________________________________________
PERFIL DEL AUDITORIO:
Educación: _____________________________________________________
Ocupación: _____________________________________________________
Intereses especiales: ______________________________________________
ENFOQUE:
¿Cómo deseo que me perciba el auditorio? ____________________________
¿Qué es importante para ellos? ______________________________________
¿Cómo podré dirigirme a ellos bajo su perspectiva? _____________________
¿Cómo debo enfocar la exposición para que sea significativa y memorable para ellos? __________________________________________________________
A medida que se va desarrollando el contenido de la presentación, debe organizarse la información de manera lógica y ordenada, lo que le facilita al oyente escuchar, asimilar y retener su mensaje. Para lograr estos objetivos, apóyese en otra hoja de trabajo, como la que sigue:
HOJA DE TRABAJO. BOSQUEJO DE LA PRESENTACION
Título: _________________________________________________________
1. Objetivo de la presentación: al final de mi presentación, el auditorio debería ………..
2. Puntos clave: Dos o tres puntos clave apropiados para apoyar su objetivo y que sean importantes para el auditorio.
Punto clave A: Material de apoyo ( Transición
Punto clave B: Material de apoyo ( Transición
Punto clave C: Material de apoyo ( Transición
3. Visión preliminar. Resumen
4. Declaración introductoria ¿Qué logrará atraer la atención del auditorio?
5. Cierre ¿Qué deseo que hagan?
Estos elementos se reagrupan en la secuencia en que van a aparecer en la presentación:
1. Introducción: Declaración introductoria, objetivo y visión preliminar
2. Cuerpo de la presentación: Puntos clave, materiales de apoyo, transiciones.
3. Cierre: conclusiones y propuesta para la acción.
Conviene, además, incluir en esta parte un cuestionario que debería responder y conocer ampliamente antes del día de la presentación:
¿Qué términos, vocabulario y material de apoyo debo utilizar para dirigirme a este auditorio?
¿Qué procedimiento emplearé para involucrarlos y obtener respuestas de ellos?
¿Qué preguntas me podrían hacer?
¿Necesitaré algún (nos) recordatorio (s)?
¿Podría imaginar algunas escenas imaginarias?
¿Qué utilidad o aplicación tiene el tema desarrollado en la tesis? (declaración de valor).
No olvide que la presentación va a ser evaluada, no solo por su contenido sino por la forma como se realiza, por lo que debe darse tiempo suficiente para prepararla, y debe desarrollarla gradualmente (no de una sola vez!!!). Para ello, realice un bosquejo de cada elemento, desarróllelo y proyéctelo en una diapositiva (o menos comúnmente, transparencia). Al final del trabajo, debería realizar varias prácticas. Nótese que en la hoja de trabajo anterior se dieron pautas para preparar la presentación en un orden, pero su exposición sigue otro diferente
El objetivo es lo que se persigue con la presentación (no son, de ninguna manera los objetivos de la tesis). Si se logró, usted puede decir que tuvo éxito. El resto de la presentación se basa en el objetivo (¿podría ser acaso su objetivo obtener la nota máxima?¿la mención publicación de su tesis?¿la asistencia a un congreso científico para exponerla?). Si algún elemento de la presentación no aporta elementos para lograr su objetivo, seguramente es innecesario y debería desecharlo. Los objetivos típicos de una presentación son que el auditorio entienda algo, que sea capaz de hacer algo o que lo haga. Cuando se formula un objetivo claramente definido y alcanzable (realista), se ha dado un paso gigantesco hacia su logro, y se ha recorrido más de la mitad del camino.
Los puntos clave son la puerta de entrada hacia el alcance de su objetivo. Con ellos, el oyente tiene acceso a los puntos relevantes del contenido de la presentación. No olvide que como la gente está saturada de información (con la tendencia entonces a olvidar con facilidad), mientras menos puntos clave, más fácilmente podrá mantener la atención y será recordada su presentación. Existe una regla (que no debería utilizarse en los cálculos de Ingeniería Química) pero que es muy útil en las presentaciones, llamada REGLA DE TRES, que en palabras sencillas significa que se deberían incluir sólo tres puntos clave en una presentación, lo que hace que usted se prepare, organice y resuma su presentación, lo que se traduce en un mensaje más fácilmente asimilable por sus oyentes.
Para seleccionar los tres puntos clave que debería considerar en su exposición trate de incluir aquellos que le conducen más fácilmente a su objetivo y los tópicos que más desea que el auditorio recuerde.
Cuando una presentación está bien estructurada, el oyente no tiene dificultades para seguir, asimilar y retener el mensaje. Para establecer un orden lógico pueden utilizarse diferentes posibilidades:
a) Orden cronológico: Según aparecen en el tiempo, es decir: pasado ( presente ( futuro o quizás: Primer paso ( Segundo paso ( tercer paso.
b) Enfoque temático: En este caso, la presentación va desde el punto menos importante hacia otro de mayor relevancia finalmente hasta el de máxima importancia.
Un factor útil a considerar para determinar la secuencia de los puntos clave es su impacto, que debe ir creciendo
El material de apoyo más importante para su presentación es, sin lugar a dudas, el documento escrito de su tesis. No es necesario, ni conveniente, exponer todo lo que hizo. Un grupo de reuniones con su asesor le permitirán seleccionar aquello que es más impactante (y relevante), y desechar lo que es menos. Es saludable tener una "carta bajo la manga" con otra información que no se coloca dentro de la exposición, pero que se tiene a la mano para responder con seguridad alguna "eventual" pregunta de su auditorio. Si usted revisó a conciencia el material científico relacionado con el tema de su tesis, seguramente no va a tener ninguna dificultad en agrupar y ordenar la infor4mación que le permita salvar cualquier escollo relacionado con interrogantes "inesperadas" de sus oyentes. Allí se incluyen ejemplos apropiados, citas oportunas, ilustraciones, tablas, etc. Esto ayuda al auditorio a participar mentalmente en la respuesta. Particularmente eficientes son las citas, por aquello de que si "alguien muy conocido lo dijo, tiene que ser verdad". Recuerde además que sus resultados son la mejor prueba de los argumentos que esgrime en su presentación, porque la información se presenta basándose en hechos y no en especulaciones. Se supone que usted está completamente seguro de la exactitud de sus hallazgos, porque esto es muy importante para un auditorio bien informado.
En algunos casos, la preparación de la presentación la realiza otra persona que no es el tesista. Este trabajo a veces engorroso puede efectuarse con relativa facilidad utilizando los recursos de que se dispone actualmente, particularmente el uso de paquetes para presentaciones personales (Power Point o similar). El tiempo de que se dispone para la exposición fija su extensión. El entorno también debe considerarse. Si desea la interacción, debe decidir cuánto tiempo dispondrá para su intervención y para la participación de los oyentes. Si va a exponer toda la tesis, y la sesión de preguntas va al final, tiene que estipular previamente el tiempo que dejará al final para las interrogantes del jurado y del resto de su audiencia.
Como se mencionó previamente, no caiga en la tentación de exponer todo lo que hizo. Esto puede producirle dos problemas: la exposición se vuelve muy pesada, y lo verdaderamente importante se perderá en una lista muy grande de diapositivas o láminas. Por el contrario, si selecciona muy poco material, puede ocurrir que no sea suficiente para apoyar sus argumentos, y no pueda convencer al auditorio.
Las transiciones que deben establecerse entre un punto y otro son esenciales para que sus oyentes no pierdan el rumbo de su exposición. El presentador sabe cuando y donde establecer esos vínculos entre las distintas partes de la exposición, pero su auditorio no. Si no se establecen tales transiciones puede ocurrir que al final la impresión general sea parcial o confusa (lo que, evidentemente usted no quiere que ocurra). Como ejemplo de declaraciones de transiciones, tenemos: "después de haber considerado el punto X, vamos a examinar ahora el punto Y" o también: "Además de lo que he mostrado para el catalizador A, hemos conseguido también resultados sobresalientes con el catalizador B".
Teniendo presentes los distintos componentes a considerar para la preparación de su presentación, el próximo paso es preparar una visión preliminar. Considere siempre el enfoque y la estructuración de la disertación pensando en su auditorio. El "bosquejo" de la presentación debería tener tres puntos:
1. Lo que se va a hablar
2. El mensaje
3. Un resumen de lo dicho.
No olvide lo expresado previamente respecto de los puntos clave: haga una presentación previa de ellos en la visión preliminar, muéstrelos en detalle en el cuerpo y repítalos en el resumen, Falta sólo por incluir para terminar su presentación la vía de acceso y el cierre.
Para la declaración introductoria, debe pensar en que su objetivo es establecer un puente con sus oyentes, que permita captar inmediatamente su atención, y que lo invite a escuchar con detenimiento lo que usted les quiere decir (y eventualmente a intervenir). Curiosamente, a pesar de ser la puerta de entrada, y quizás por la extrema importancia que tiene para usted, lo más frecuente es que se deje para el final de la presentación, después de haber reflexionado lo suficiente para impactar a sus oyentes. Evite la tendencia de algunas personas a iniciar presentaciones con chistes. Como "datos" para esa frase inicial, considere lo que es más pertinente al tema y a sus oyentes, lo más apropiado para el entorno y lo que se adecúa más a su estilo, para empezar con seguridad y comodidad. Esta frase introductoria es el anzuelo que capta inmediatamente la atención y despierta el interés para escuchar lo que viene después.
En resumen, para preparar una presentación, recuerde estos "datos" sencillos:
"Conocer" a su auditorio (incluido, por supuesto, el jurado de su tesis) y adaptar la presentación a la medida de ellos.
Preparar la presentación en tres etapas:
1. Elaborar un bosquejo
2. Desarrollar la exposición
3. "Pasarla" a un programa de presentaciones (p. ej.: Power Point)
Para elaborar el bosquejo, se sugiere seguir la secuencia:
a) Objetivo
b) Cuerpo (que incluye puntos clave, material de apoyo y transiciones)
c) Visión preliminar y resumen final
d) Declaración introductoria (para llamar la atención de sus oyentes)
e) Frase de cierre.
La presentación debería ir en este orden:
1. Declaración inicial, objetivo, visión preliminar
2. Cuerpo: Puntos clave (mejor 3 como máximo), material de apoyo, transiciones.
3. Cierre: un resumen de la exposición con la frase final.
OTROS DETALLES A CONSIDERAR:
Como se supone, la exposición de un proyecto de grado es del tipo proactivo, ya que usted es el protagonista, y asume un rol verbal y activo. Para que su mensaje pueda llegar al auditorio, deben tomarse en cuenta varios factores de interacción, a saber:
1. Expectación: La mayoría de las personas no quiere adivinar ni tampoco le gustan las sorpresas, por lo que sus oyentes deben saber lo que esperan, preparando la mente para su escucharle y para lo que viene después. En este punto, después de la lámina de Carátula de su presentación, siempre recomiendo que se coloque una de CONTENIDO DE LA PRESENTACION, donde se muestre (a manera de INDICE) los puntos de la misma, para que los oyentes puedan formarse una visión global de lo que van a escuchar. Si se hace esto, es más probable que ellos puedan oír con atención y entender lo que usted les va a decir. Recuerde además que otra forma de llamar la atención es fijándose en la persona que expone (que es el centro de atención), observando su cara, la postura que adopta, la apariencia y el tono de su voz.
2. Reconocimiento: El objetivo de su presentación es satisfacer las expectativas de su auditorio y producir en ellos la sensación de satisfacción, para lo cual es necesario conocer de antemano lo que ellos quieren y la forma de adaptar su presentación para atraer su atención.
3. Conocimiento de sus oyentes: Obviamente, se requiere saber hacia quienes va su mensaje. Esto es vital para enfocar su presentación. No se concentre en lo que usted quiere transmitir sino en lo que "ellos" quieren oír.
4. Dirigir el mensaje a sus oyentes: Evite el uso del YO, y piense que la información que transmite con su presentación debe enviar su propio mensaje, de forma tal que deje en el auditorio la impresión de que usted sabe con quien está hablando.
5. Afirmar al auditorio: Esto significa considerar cualquier interrogante de ellos como "muy interesante" (aunque en el fondo no lo sea), y se traduce en hacer que sus oyentes sean más importantes que usted mismo. No olvide que ellos le están dando su atención y tiempo. El tono de su voz, la forma como dice las cosas, la expresión de su cara y su posición son señas que indican claramente si usted está interesado en "volcarse hacia ellos" en su presentación, o esta situación constituye para usted un requisito más para obtener su título de Ingeniero. Trate de utilizar un tono amistoso y de sonreír con sinceridad.
6. El ritmo de la presentación: No utilice siempre el mismo tono ni permanezca mucho tiempo en el mismo sitio ni en el mismo punto, es decir, evite la monotonía. Esto hace muy pesado escuchar una presentación (aunque parezca inicialmente interesante), y que sus oyente simplemente "cambien de canal" o se desconecten de lo que están escuchando. Mientras expone, trate de modificar a propósito el tono de su voz, sus gestos y expresiones. Esto hará más dinámica la disertación y seguramente mantendrá la atención de quienes le escuchan.
7. Participación. En el caso de las tesis de grado, lo frecuente es que las preguntas se hagan al final de la exposición. A veces, un miembro del Jurado pregunta algo en algún punto intermedio. Esto es saludable porque rompe con la monotonía y hace más participativa la exposición (que se transforma de un monólogo a un diálogo), y consigue la motivación y de relación con el auditorio. En consecuencia, no se moleste si tal situación ocurre.
8. Personalice su presentación, es decir, muéstrese accesible y amable y permita que le conozcan. Este último punto es más difícil de conseguir. Un medio apropiado de lograrlo es revelar algo suyo, lo que, naturalmente, requiere tacto y discreción, además de conocer exactamente el momento apropiado para hacerlo, lo que refleja la imagen de que estamos involucrados y comprometidos con el auditorio.
Este punto se refiere a los procedimientos que se utilizan para enviar un mensaje a los que van a escucharlo. Los métodos que se emplean son verbales, vocales y visuales. Sin embargo, las palabras son menos importantes de lo que parecen. Más del 50 % del impacto proviene de lo que se ve. Un 40 % corresponde a los tonos y sonidos (vocal) y quizás sólo un 10 % es el resultado de las palabras. Observe que un 90 % del impacto es producido por los factores vocal y visual, lo que demuestra la impresión que causan las imágenes y sonidos en las personas. Sin embargo, no pierda de vista que usted, como el "director de la orquesta" es el personaje más importante en su presentación. Además, el auditorio lo va a ver antes de oírlo, por lo que antes de empezar a hablar, la mayoría (por no decir todos) ya se habrán formado una primera impresión sobre el expositor. El tono que usted utiliza durante la disertación influirá notablemente en la forma como es recibido su mensaje, es decir, lo que le llega a ellos está fundamentado en lo que usted le proyecta como expositor y en la manera en que realiza la exposición. Es recomendable, por lo tanto, subir y bajar la voz en ciertos momentos apropiados.
Los gestos que capta el auditorio tienen también su importancia. Cuando exponga, mantenga su cabeza erguida y muestre una actitud tranquila y serena. Trate de no bajar la vista ni de desviar la mirada. Tampoco mueva la cabeza afirmando o negando. Esto produce mala impresión. Sostenga la mirada, muestre seguridad y sonría con cordialidad. Aunque parezca difícil, trate de exponer como si lo estuviese haciendo frente a una sola persona, en una conversación animada y fluida. No olvide nunca que el contacto visual es fundamental para la comunicación. Cuando haga la defensa, trate de imaginarse al auditorio como la esfera de un reloj, y propóngase dirigirse visualmente a las doce, las tres, las seis y las nueve. No siga los cuatro "puntos del reloj" siempre en el mismo sentido ni orden, porque provocará distracciones. Así podrá establecer contacto con todos sus oyentes de una manera sencilla y natural. A pesar de que usted pueda estar exponiendo un grupo de diapositivas, trate de no perder el contacto con la vista de su auditorio, que esto hará mucho más dinámica (y exitosa) su presentación. Sea muy sutil al manejar las diapositivas y evite distracciones visuales o acústicas.
Para que su presentación tenga éxito, recuerde estas sencillas reglas:
Proyecte confianza con su comportamiento
Elija el atuendo adecuado
Practique para que desarrolle buenas cualidades vocales
Utilice palabras sencillas y claras en su mensaje
Haga su presentación con moderación con un material que sea adecuado para su auditorio y que pueda despertar el interés de los oyentes.
Haga que su presentación sea estimulante y entusiasta.
LOS MEDIOS AUDIOVISUALES EN SU PRESENTACION: Cuando los medios audiovisuales son utilizados sabiamente, crean la diferencia entre una presentación convencional y otra "memorable". Si recordamos que una imagen dice más que 1000 palabras, se debería reconocer la fuerza de la imagen en la transmisión de los mensajes. Recuerde que el medio no es la presentación sino que sirve de apoyo a ella. Si una persona se limita a presentarse a sí misma y a "pasar" un grupo de diapositivas "repletas" de información, permitiéndose leerlas (a veces sin ningún escrúpulo), seguramente el mensaje se volverá rutinario y fastidioso a los pocos minutos de haberse iniciado la exposición. Las presentaciones no deben realizarse de esa forma, ya que no pueden atraer la atención ni ser significativas para los oyentes. Este tipo de recurso debe ser utilizado con precaución, adecuado para el entorno, apoyar su mensaje y despertar el interés del auditorio. Para ello, debe tratarse de que la presentación sea atractiva, colorida y creativa. Sin embargo, un punto de precaución es oportuno: recuerde que su exposición tiene como objetivo difundir los resultados de su Trabajo de Grado, por lo que no debe abusar de cosas como: enlaces (que tienden a hacer perder la secuencia de la exposición por parte del auditorio), imágenes inapropiadas a un tema técnico, sonidos inadecuados o diapositivas que llegan o salen haciendo piruetas u otro tipo de "animación", y frases con palabras con efectos especiales. Tal tipo de ayuda es muy adecuada para mensajes publicitarios, pero en una presentación técnica, la característica debería ser la sobriedad.
Cuando se emplean apropiadamente tales herramientas con fotografías, gráficas, ilustraciones y tablas, además de diapositivas con frases cortas (no textos "larguísimos" que el expositor simplemente lee), evidentemente la presentación adquiere agilidad y notoriedad. Al respecto, merece mención aparte el color, que puede despertar respuestas favorables o desfavorables en la audiencia. Así, tenemos que el negro indica autoridad, muerte, fuerza y lealtad; el azul, fe, frío, verdad y ternura; el verde, salud, amistad y juventud; el castaño, acción y compañerismo; el rojo, pasión, calor y realización; al anaranjado, calidez, acción, poder, valor y furia; el morado, dignidad y melancolía; el blanco, santidad, limpieza, pureza y profesionalismo y el amarillo, confianza y conocimiento. Dependerá ahora de usted el tipo de impresión que quiera dejar en su auditorio, utilizando el (o los) color (es) que estime convenientes para su exposición. Recuerde no abusar de las gráficas en su disertación, porque dejan de mantener el interés de la gente. La mejor opción es "balancear" el empleo de tablas, texto, fotos (si las hay), figuras y gráficas. El fin último es presentar un material que mantenga "despierto y atento" al auditorio y que sea pertinente al mensaje que usted desea transmitir. En cualquier caso, independiente del material que haya preparado, evite caer en la tentación común de leer lo que está proyectando, porque así su mensaje va a perder rápidamente interés en la audiencia. Utilizando una computadora y un paquete apropiado, pueden prepararse presentaciones realmente impactantes en muy poco tiempo. Sin embargo, el auditorio quiere oírlo y verlo a usted (no a la presentación), por lo que el éxito va a depender de sus habilidades personales y del vínculo que establezca con quienes le escuchan (y ven). No siga la tendencia frecuente de apagar completamente las luces del ambiente donde va a realizar su exposición, porque al hacerlo, se produce una desconexión con su auditorio, lo que de ninguna forma es conveniente para usted. Es mejor atenuarlas. Asegúrese que maneja apropiadamente el paquete que utiliza y que todo funciona bien (es decir, la presentación se puede abrir rápidamente, las transiciones entre diapositivas funcionan, el apuntador tiene pilas nuevas, y el video beam trabaja adecuadamente). Antes de iniciar la exposición, estudie el sitio donde se va a ubicar para mantener la conexión visual con sus oyentes, cuidándose de no darles la espalda, no permanezca siempre en el mismo sitio, ni baje la vista para leer textualmente lo que proyecta (quienes le escuchan pueden hacerlo ellos solos). Hable de lo que están viendo y resalte los puntos clave. No caiga en la tentación de utilizar distintos dispositivos (como combinaciones de diapositivas, transparencias, pizarrón, rotafolios, etc.), porque puede distraer fácilmente la atención y hacer perder interés en su presentación. El sitio "ideal" para ubicarse quien expone es aquel donde no se obstruye la mirada de ninguna de las personas que se encuentran viendo la exposición y se mantiene el contacto visual con todos ellos. Al cruzarse por donde se encuentra el haz de luz del proyector, se produce una sombra en la pantalla que distrae al auditorio. Si el material que presenta es muy abundante y la duración es excesiva, seguramente aburrirá a los oyentes. En otros países, existe un tiempo máximo para realizar la defensa pública de trabajos de grado (20 o 30 minutos). Ojala que se pueda implementar en la ULA algo similar. Evite colocar tablas o gráficas con demasiados datos, porque son difíciles de descifrar y entender: es mejor presentar 3 diapositivas con 1 tabla que una diapositiva con 3 tablas. No abuse tampoco de los colores, evitando el empleo de aquellos muy fuertes (o chillones) o combinaciones de muchos en una sola diapositiva (quizás no deben utilizarse más de 3, a menos que sea una foto a color). Asegúrese de prever situaciones inesperadas, como saber el sitio de ubicación de los apagadores de luz, marcadores sin tinta, apuntadores con baterías descargadas, cables muy cortos, etc. Tome, al respecto sus precauciones, visitando con anterioridad el sitio donde va a realizar su exposición (si es que ya no lo conoce). Revise antes todos los materiales asegurándose que funcionan adecuadamente y lleve "repuestos" de lo que crea conveniente (una extensión más larga, la exposición en un disco compacto y en un "pen drive", marcadores adicionales, etc.).
PARA SUPERAR LA ANSIEDAD:
A muchas personas (incluido al autor) les resulta inquietante hablar en público. Es probable que usted haya realizado un excelente trabajo de tesis, y que el Proyecto escrito sea impecable, así también como la presentación en el computador, pero ahora debe realizar la defensa pública de su Trabajo de Grado. A pesar de que durante sus estudios universitarios, usted tuvo que realizar muchas presentaciones (en varias de las asignaturas de Pénsum de la carrera), ésta última (la de su tesis) puede hacer que los nervios le traicionen, y produzcan una sensación de impotencia cuando observa que se acerca el día de la exposición. Si le sirve de consuelo, sepa que incluso el presentador más experimentado es invadido por la ansiedad, cuando debe hablar en público. La idea debe ser que la ansiedad es un "mal que nos acompaña" y que debemos y podemos superarlo. Los síntomas clásicos de la ansiedad son la resequedad de la boca, el sudor de las manos y la aceleración de las pulsaciones del corazón. Vencer este problema requiere de adiestramiento y práctica. En este punto es oportuno mencionar que usted debería realizar un número importante de "simulacros" de su presentación delante de amigos, compañeros de estudios y colegas de laboratorio, además de su asesor, no solo para detectar y corregir errores (que deberían hacérselos notar ellos), sino para tener una buena idea de la extensión de su exposición (si es demasiado breve para incluir un mayor número de diapositivas o láminas, o por el contrario, muy extensa y deban eliminarse algunas de ellas). El peor de los casos es que usted falle o que se le olvide algún punto importante (lo que seguramente no será notado por el auditorio) o quizás que haya alguien que le haga sentir incómodo (actitud de ese "señor" que es igual para con todas las demás personas), o crea usted que su presentación no va a quedar perfecta (ninguna lo es, porque todos somos humanos). Las cosas parecen peor de lo que realmente son, y el asunto es emocional. Las tres situaciones planteadas antes casi nunca ocurren, y debemos convencernos de que "todo va a salir bien y que no va a pasar nada, como seguramente ocurrirá". El mejor caso es que todo salga "como debería ser", y que usted obtenga la máxima nota por su trabajo de tesis y por una presentación excelente.
Para vencer la ansiedad, debemos comenzar por "reconocer al enemigo". La razón de ese miedo que nos invade es psicológica o emocional. El temor a fallarnos ante una exposición ideal nos aterra. Desechemos tal percepción, porque no hay (ni habrá nunca) la presentación perfecta, lo que hay es buenas y malas presentaciones. Seguramente, lo que deseamos es estar dentro de los presentadores exitosos. A estas alturas de la guía, usted tiene las herramientas para incluirse en ese grupo. La autocrítica a veces es exageradamente dura, y debemos permitirnos ser un poco más elásticos con nosotros mismos y darnos la posibilidad de equivocarnos.
Para reafirmar su imagen, debe desechar lo negativo y atrapar lo positivo, reforzando lo que es importante y desterrando influencias negativas propias o ajenas. Deseche lo que usted no es, lo que no puede hacer o lo que no tiene y reconozca sus virtudes, afirmando lo que hace o puede hacer. Mentalice frases como ·"soy inteligente", "soy responsable", "se hablar bien", "tengo habilidad", "tengo creatividad" o cualquier otra que eleve su autoestima y lo haga sentir seguro ante un grupo de personas que lo van a escuchar. Escriba frases que afirmen su convicción de que usted va a hacer las cosas bien, léalas en voz alta varias veces en los días previos a su exposición, y repítalas cuanto sea necesario.
Para superar la dificultad que se asocia con la ansiedad, muchas personas utilizan técnicas de relajamiento, como una música serena o la lectura de una poesía, junto con un aroma que resulte agradable. El procedimiento consiste en verter una gota de esa fragancia en un trozo de algodón, sentarse o recostarse cómodamente, escuchar la grabación y al sentirse relajado, aspirar la fragancia del algodón por 1 a 3 minutos. El procedimiento se repite 4 a 5 veces. El "truco" es asociar la fragancia con la sensación de relajamiento, y al percibirla en su olfato, se obtendrá automáticamente una respuesta de relajamiento. Al momento de la presentación, puede aspirar la fragancia de un pañuelo.
Así mismo, es muy útil incluir dentro del auditorio a algunos partidarios (generalmente "colegas" estudiantes), lo que hace parecer más fácil al auditorio. Una artimaña muy valiosa es realizar la presentación delante de ellos unos días antes del correspondiente a la defensa final, y que ellos sean los "jueces" que califiquen críticamente su exposición. Sus sugerencias pueden ser muy útiles. Como seguramente conocerá de antemano a todos o la mayoría de sus jurados, hable con ellos mientras desarrolla su tesis, para saber un poco más de ellos, y téngalos al tanto del desarrollo de su trabajo. Se establecerá así un vínculo que será muy importante el día de su defensa final y que le hará sentirse más seguro y "como en familia".
Cuando usted está seguro de lo que va a hacer no debería presentarse la ansiedad o el nerviosismo. Si usted desarrolló a conciencia el tema de su tesis, preparó bien su presentación y realizó la práctica necesaria, no debería tener mayores dificultades al momento de la exposición. Al prepararse mejor, la ansiedad desaparece o se reduce al mínimo.
LO IMPREVISTO:
Aún cuando se tomen las previsiones suficientes, estamos expuestos a ser víctimas del azar en todas las actividades de nuestra vida, y una exposición no es la excepción. Sin embargo, no todos los "accidentes" se pueden resolver satisfactoriamente, por lo que deben enfrentarse en el momento en que aparecen y tratar de salir lo mejor posible de la situación. Por ejemplo, si observa a tiempo que su vestimenta tiene alguna mancha o rotura, puede cambiarla por otra en mejores condiciones. Si ocurre una caída, podría pensarse que es una situación muy delicada, que seguramente causará sorpresa en el auditorio. Un comentario jocoso oportuno podría sacarnos de aquel aprieto. Una reacción humorística ante tal situación nos ganará la simpatía de la gente. Al hacer reír al auditorio, le hace sentir bien, y le ayuda a usted a disipar la tensión que se pudo haber generado. Sin embargo, tenga mucho cuidado de no abusar de las situaciones graciosas, y evite en la mayor medida el empleo de chistes en presentaciones técnicas (como la de un Proyecto de Grado). La idea es sacarle provecho a una situación embarazosa mediante un comentario divertido. La cuestión puede ser complicada para aquellos que no tienen sentido del humor. Si tal es su caso, debería pensar que las presentaciones no tienen que ser terriblemente serias para que sean efectivas, lo contrario, si se establece un diálogo fluido entre usted y el auditorio, y aquel recibe correctamente su mensaje, la atmósfera será muy liviana y las ideas fluirán libremente. Si usted no es perfeccionista, enfocará su atención en sus oyentes y la exposición quedará mucho mejor. Al prepararse mejor, se observa y transmite confianza. Al interpretar de manera muy seria y personal cualquier incidente que ocurra, nos puede embargar el temor de que va a producir consecuencias desastrosas en la presentación, mientras que si, por el contrario, le buscamos la parte divertida a lo que nos ocurre, puede utilizarse para su provecho, manejándolo con buen humor. Cuando algo "falla", nos hace sentir que somos humanos e imperfectos, y nos acercamos más a nuestro auditorio. No olvide una de las leyes de Murphy que dice que si algo puede fallar, entonces fallará. Puede ocurrir que en su presentación no pase nada inesperado, pero si llegase a ocurrir, consuélese pensando que, a pesar de tomar todas las previsiones, es imposible prever todas las eventualidades. Como medida de precaución, recuerde que no siempre la respuesta humorística es la solución. La salida va a depender del imprevisto. Lo que usted haga dependerá de la situación y magnitud de lo que ocurra. Como buen director de orquesta, todos están pendientes de usted, así que deberá tomar una decisión sobre lo que se debe hacer, y ellos estarán pensando sobre lo que vendrá después, así que no se deje confundir, sea flexible y busque la mejor salida posible. Mantenga la compostura y la calma. En caso de duda, proponga un receso de unos 15 minutos. En casos extremos, es mejor aplazar la presentación que hacer esperar a su auditorio un tiempo considerable, lo que se podría considerar como una falta de respeto a su tiempo, que es valioso.
Una frase que puede ser útil para sacarnos de algún apuro es "me alegro que esto haya ocurrido, porque me da la oportunidad de …". La forma de reducir la posibilidad de ocurrencia de imprevistos es aumentar el número de presentaciones (lo cual, evidentemente no es su caso), pero si el número de ensayos previos a su disertación final se incrementa, se producirá automáticamente una disminución en la ocurrencia de imprevistos.
Si el imprevisto se refiere a una o más personas que intenta "sabotear" su presentación, debe actuar con cortesía, respondiendo con educación. Si esto no produce el resultado deseado, deberá demostrar que es usted (y no él, o ellos si hay más de uno) quien controla la situación. Para salir de esa situación, podría ensayar respuestas como las siguientes:
"Le agradezco su interés, pero el tiempo apremia, por lo que debo pedirle que no haga más preguntas. Podemos discutirlas al final". Después, continúe con su presentación.
"Tenemos tiempo sólo para una pregunta más", y concédale la palabra a otra persona del auditorio.
"Si tiene preguntas, escríbalas, que las discutiremos al terminar la exposición".
En cualquier situación, el auditorio deberá tener claro desde el inicio si las preguntas pueden hacerse durante el transcurso o al final de la presentación.
Si la situación embarazosa con el detractor se mantiene, a pesar de sus buenas intenciones y de su paciencia, quizás lo mejor sea hacer una pausa de unos 5 minutos y llamar aparte a esa persona para hablar en privado con ella, mirándolo a los ojos, y hablando con cortesía, deberá indicarle que, por razones de tiempo, o por el bien de todo el grupo, desista de seguir con el comportamiento indeseable hasta que termine la presentación. Afortunadamente, es muy raro que sea necesario recurrir a esta medida extrema. En la mayoría de los casos, la cortesía y el control le permiten salir de tales situaciones desagradables.
No olvide que equivocarse es de humanos, y los buenos presentadores sacan provecho de sus errores.
PARA RESPONDER LAS PREGUNTAS Y COMENTARIOS: El objetivo de esta sección es tratar de prepararlo lo mejor posible para responder con seguridad las interrogantes y comentarios que seguramente harán a su exposición. Se asume en adelante que ya usted ha preparado con suficiente antelación su disertación y que ha realizado un número "suficiente" de prácticas de la misma. La idea es salir
"airoso" de situaciones que podrían ser embarazosas. Siendo usted el "experto" en el tema y contenido de lo que presentó, seguramente puede "adivinar" las interrogantes que pasarán por la cabeza de sus oyentes. Las preguntas que seguramente le hicieron sus amigos del auditorio durante el "ensayo" de su presentación probablemente se repetirán el día de la disertación. Esto le permite prepararse con las respuestas apropiadas. Además, es seguro que usted tendrá sus propias interrogantes, por lo que debe conseguirles respuesta. Si sus amigos fueron críticos con lo que oyeron, tendrán una serie de dudas que le servirán para afrontar con éxito lo que surja el día final. Una buena medida es anotar tales interrogantes y responderlos también por escrito. La idea es, como especialista en el tema, que usted conozca a fondo el contenido de "todas" las diapositivas de su presentación. Si en alguna tiene dudas, convérselo con su asesor y si no consiguen juntos la respuesta, elimínela. No existe una "mejor" forma de responder las preguntas, y depende de las circunstancias y del contexto, es decir, puede tratarse de una interrogante muy simple, o válida, quizás complicada, o se trata de algo que usted no conoce, pudiendo ser inclusive alguien que quiere causarle problemas. Para salir exitosamente de una encrucijada como ésta, siga estos pasos: Escuche ( Determine ( Afirme y ( Responda.
Al escuchar con atención las preguntas del auditorio, está mostrando interés por ellos, lo que reafirma su condición de líder del grupo y el aprecio de sus oyentes. Recuerde mantener el contacto visual con la persona que pregunta y mueva la cabeza afirmativamente, dando la impresión de que entendió perfectamente lo que oyó. Mientras oye, trate de adivinar la "intención" de la pregunta, antes de responderla, lo que le ayudará bastante a conseguir la respuesta apropiada. A menudo, cuando la interrogante es confusa, o para ganar un tiempo "extra" puede iniciarse la respuesta reformulando la pregunta con una frase como ¿Si entendí bien, lo que Ud. Pregunta es …. ¿verdad?. O ¿A usted le interesa saber si …. (
En grupos pequeños, queda usted muy bien si, conociendo el nombre de la persona que le pregunta, inicia su respuesta llamándola por su nombre al dirigirse a ella, empleando frases como: "Me alegra que me haya hecho esa pregunta, Pedro " o "Usted ha hecho una buena observación, María". Puede ser que no esté usted de acuerdo con la pregunta, pero eso no implica que esa persona no tenga derecho a expresarla. Una frase como las anteriores confirma el valor que le damos a nuestro auditorio, independiente de que esté o no de acuerdo con nosotros. Sin embargo, no exagere con las frases, para que no caiga en la insinceridad, y pueda estimulas así un bombardeo de preguntas impertinentes.
Una pregunta corta y directa merece una respuesta similar. Cuando la pregunta sea un poco más complicada, trate de ofrecer la mejor respuesta. Generalmente, por cuestiones de tiempo, deberían darse respuestas cortas. No añada detalles innecesarios o irrelevantes, porque podría meterse en aprietos y generar preguntas aún más difíciles. Normalmente, las preguntas más complicadas vienen de personas que no están de acuerdo con lo que están escuchando (y viendo). Para este tipo de situaciones, debe ser usted honesto y sincero, manteniendo la credibilidad de su auditorio. Hay muchas opciones inteligentes para afrontar estos casos, iniciando la respuesta con frases como: "Pienso que hay muchos puntos de vista diferentes en ese punto. Mi opinión sincera sobre el particular es …", O "Su pregunta es muy buena. Yo he estado pensando mucho en eso, y aunque creo que no todos ustedes van a estar de acuerdo, mi opinión es que …". Cuando usted es objetivo y sincero en su respuesta, por difícil que sea la pregunta, evitando personalizar su respuesta, demuestra honestidad e incrementa su dominio sobre el auditorio. A pesar de que una pregunta pueda parecer agresiva, debe mantener el respeto y evitar respuestas "cortantes", demostrando siempre interés, franqueza y confianza.
Como la mayoría de nosotros buscamos la perfección (lo que de ninguna manera puede considerarse un defecto), puede pasar que haya una (o varias) preguntas cuya respuesta usted desconozca, y que no pueda responder. Lo peor que se puede hacer es "inventar" la respuesta. Puede pasar (y a menudo ocurre) que alguna persona del auditorio pueda responder. Es difícil reconocer que no se sabe la respuesta, pero la sinceridad debe permitirle decir "Esa es una buena pregunta que quisiera responder, pero desafortunadamente no puedo" y agregar inmediatamente "¿sabe alguno de ustedes la respuesta?" o "¿alguno de los presentes conoce algo al respecto?. Otra técnica que se utiliza es la de devolver la pregunta, con algo como "Esa es una buena pregunta que me gustaría responder, pero no puedo. Basándose en su experiencia ¿Qué opinión tiene usted (o ustedes, si se dirige al auditorio?").
En algunos casos, deberá usted decir que buscará la respuesta y se la entregará a su interlocutor. Recuerde cumplir su promesa. Para este caso, puede decir "Lo siento, desconozco la respuesta, pero averiguaré y hablaremos al respecto".
Puede ocurrir también que lo que expresa alguien del auditorio no es una pregunta sino un comentario. Si tal es el caso, debe prestarle igualmente atención y darle la respuesta más apropiada. Un comentario puede ser aprobatorio (que son los menos frecuentes, porque es casi imposible que alguien esté 100% de acuerdo con usted), complementario u objeciones. Para los comentarios aprobatorios la única respuesta es "Gracias". Si es complementario sobre lo que usted está exponiendo, debe darse una respuesta breve. Debe reconocerse la validez del comentario y expresar su agradecimiento a quien lo hace. Generalmente con este tipo de comentarios, es innecesario (e inconveniente) ahondar en el tema. Una frase apropiada podría ser: "Usted tiene toda la razón. Gracias por su comentario".
La situación con las objeciones es claramente más delicada. Para manejar estos casos se requiere diplomacia y tacto. La idea es disipar el conflicto y evitar "la pelea" con otra persona. Evite por sobre cualquier cosa las discusiones acaloradas para tratar de imponer su punto de vista, porque esto le traerá problemas y le hará perder credibilidad y respeto frente a su auditorio. Si alguien objeta con razón evidente algo que usted dijo, reconozca que él tiene razón. Si la objeción es sincera, pero no tiene razón, reenfoque la situación desde otro punto de vista, explicando sus argumentos desde otra óptica. Si el interlocutor insiste, olvídese del asunto, utilizando algo como "Como usted ha comprobado, yo no estoy de acuerdo con sus argumentos. Me gustaría seguir discutiendo este asunto después de mi presentación". Piense siempre que cuando alguien hace una objeción válida, su propósito no es polemizar con usted, ni provocar una "pelea" entre los dos. Es más importante para el expositor mantener una buena relación con el auditorio que demostrar que tiene la razón, porque puede ocurrir que ellos se cierren y se nieguen a escucharlo.
El momento en que se van a hacer las preguntas también debe considerarse con cuidado. En el caso de presentaciones como la de los Proyectos de Grado, lo usual es que la sesión de preguntas y respuestas se deje para el final. Sin embargo, su auditorio debe saberlo. Después del inicio de la disertación, debe agregar un comentario como "Al final de la presentación, responderé con mucho gusto las preguntas que ustedes quieran hacer". No olvide distribuir su tiempo para dejar un lapso que le permita al auditorio formular las interrogantes que considere convenientes. Para iniciar la sesión de preguntas, puede decir: "Qué preguntas o comentarios quieren hacer? (Evite decir ¿Hay alguna pregunta? O ¿Preguntas?, porque puede dar la sensación de que usted está esperando un NO como respuesta). Cuando las interrogantes surgen durante la exposición, a veces hace que la disertación se alargue demasiado. Los comentarios del auditorio producen interrupciones y distracciones que hacen perder el interés de la mayoría. Sin embargo, cuando la presentación es muy larga, dinamiza bastante y promueve la interacción del grupo. Si tal es su caso, considere solicitar comentarios cuando haya expuesto cada argumento clave, de forma que no se pierda el "hilo" de la exposición. En el caso de que surja un debate, es su deber como líder del grupo ponerle fin a la polémica, con una salida como "Agradezco su entusiasmo sobre el tema. Los dos han presentado argumentos válidos. Si continuamos con la presentación y vemos el resto del material, podemos resolver algunos de los puntos que ustedes han planteado".
PARA ADQUIRIR LA DESTREZA DEL PROFESIONAL:
Cada día es más valioso y reconocido dentro de una sociedad el presentador hábil y convincente. Las opciones para convertirse en uno de tales profesionales son muy variadas y pueden mencionarse algunas técnicas que permiten desarrollar tales habilidades:
Cursos de capacitación: Se ofrecen con mucha frecuencia en ciudades como Caracas, Maracaibo y Valencia. La información aparece en los periódicos nacionales. Busque personas calificadas en presentaciones (no en oratoria).
Grabaciones: Utilizando un grabador de video, haga una presentación y vea la grabación para detectar aquello que puede mejorar (movimientos involuntarios, semblante, tono de voz o palabras que se repiten con frecuencia, como "este…", "esto…", "bien", "¿si?" etc.)
Actuación: Aunque le parezca descabellado, una excelente opción es realizar un curso de actuación o de teatro para aficionados o cualquier otro tipo de experiencia escénica que le sea útil para superar el miedo escénico.
Personajes modelo: Es muy útil observar a buenos presentadores (en la televisión o mejor en "vivo" en conferencias, seminarios, reuniones científicas, cursos, talleres, etc.), y no tema "copiar" lo que hacen. Recuerde que "viendo también se aprende".
Hacer presentaciones: La mejor forma de aprender es aprendiendo. Cuantas más presentaciones haga usted, al adquirir más experiencia, tanto más fácil será realizar la siguiente.
"TIPS" FINALES PARA LA PRESENTACION:
Prepare un borrador de su presentación con suficiente anticipación.
No tiene que presentar todo el material que aparece en su tesis. Discuta con su asesor y exponga lo realmente relevante.
Practique la exposición varias veces delante de conocidos y permita que le critiquen.
Invite a varios amigos al día de la defensa pública de su tesis.
Evite presentaciones muy cortas o demasiado largas.
Prepare un grupo de diapositivas adicionales que le ayuden a responder algunas de las interrogantes que puedan surgir durante la presentación.
Incluya una frase introductoria que despierte el interés del auditorio sobre su presentación y otra de cierre que les deje un mensaje pertinente al tema que acaba de exponer.
No presente diapositivas muy llenas de texto y evite leer "descaradamente" lo que está proyectando.
Incluya una lámina de contenido de la presentación, donde aparezcan claramente los puntos que va a tratar. Esto evitará "sorpresas" para su auditorio, que no sabe en qué momento va a concluir la exposición y la pérdida de tiempo (recuerde que un buen método para perder tiempo en una reunión es no saber lo que se va a tratar).
En el caso de las Tablas, tampoco muestre aquellas que tienen demasiada información (muy llenas), porque son difíciles de asimilar. Igual ocurre con las gráficas. Asegúrese además que utiliza colores que se pueden distinguir fácilmente en las figuras y los caracteres de las tablas.
Supere su nerviosismo aplicando técnicas de relajación. Si conoce a algunas personas dentro del auditorio, busque su cara para que le inspiren confianza.
Si usted es muy tímido y tranquilo, busque a un amigo que vea con anterioridad su presentación y le ayude a encontrar expresiones de entusiasmo apropiadas. Concéntrese en expresar sentimientos de satisfacción, no en sus temores y considere que la presentación es similar a una conversación normal.
UN COMENTARIO DE CIERRE:
Cada vez se hace más necesario en nuestra carrera dominar las destrezas de un presentador. Un ingeniero no solamente se dirige a sus superiores de manera verbal. Con frecuencia debe presentarles informes escritos y realizar presentaciones orales. El documento que acaba de leer persigue el propósito de ayudarlo a "fluidizar" su comunicación. Si he logrado involucrarlo en mi mensaje, y aplica los "secretos" aquí expuestos, seguramente podrá convertirse en una persona exitosa en tal aspecto (donde hay pocos "competidores"). Esa será una buena recompensa para mí. Así pues, adelante y muchos éxitos.
1. Landeau, R.:"Trabajo de Grado. Informe Final". Universidad Metropolitana. Caracas. 1996.
2. Eco, U.:"Cómo se hace una Tesis". Gedisa. Buenos Aires. 1982.
3. Visión Tecnológica: "Información para los Autores". INTEVEP. Los Teques. 1995.
4. Laboratorio FIRP:"Normas de Presentación de Tesis de Grado". Universidad de Los Andes.
5. Revista Técnica de Ingeniería:"Normas de Publicación". Universidad del Zulia. Maracaibo.
6. Acta Científica Venezolana:"Instrucciones a los Autores". AsoVAC. Caracas.
7. Industrial & Engineering Chemistry Product Research and Development:"Guide for Authors". American Chemical Society. Washington, D. C. U.S.A.
8. Arredondo, L.:"Cómo hacer Presentaciones Profesionales". Mc Graw Hill. México. 1993.
Autor:
Ing. Lic. Yunior Andrés Castillo S.
"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®
Santiago de los Caballeros,
República Dominicana,
2015.
"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"®
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