Auditoría de gestión para medir un gobierno local provincial (página 2)
Enviado por Domingo Hernandez Celis
Liñán Salinas, Elcida Herlinda (2002)[7] Tesis: "Las acciones de control para el desarrollo de una auditoría de gestión en una Universidad Pública". Presentada para obtener el Grado de Maestro en Auditoría Contable y Financiera en la Universidad Nacional Federico Villarreal. La autora presenta el marco filosófico y doctrinario de los principios, normas y procedimientos de las acciones de control que deben llevarse a cabo en el marco de una auditoría integral, como medio para mejorar la gestión institucional.Guardia Huamaní, Jaime (2003)[8] Tesis: "El Nuevo Marco de la Auditoría de Gestión y su influencia en la optimización del Gobierno Corporativo de las Universidades Públicas". Esta tesis está referida al estudio de las normas de la auditoría interna y la forma como influye en la eficiencia, eficacia y economía del gobierno corporativo de las universidades
Pérez Hernández, Daniela (2004)[9] Tesis "Auditoría de Gestión y control interno: Su aplicación en una Universidad Nacional". En este documento la autora relaciona los principios, normas y procedimientos del control interno con el trabajo del auditor interno para facilitar el control efectivo y el buen gobierno de una universidad nacional.
González Carvajal Alejandro (2000)[10] "Auditoría de la Administración de recursos Humanos en el Hospital Militar". El autor presenta la organización y la administración de recursos humanos, las políticas e instrumentos técnicos, el marco filosófico – doctrinario de las normas, y procedimientos de las acciones de auditoria que deben llevarse a cabo en el marco de una auditoría administrativa, como medio para mejorar la gestión institucional.
TEORIAS RELACIONADAS CON LA INVESTIGACION
TEORIAS DE LA AUDITORIA DE GESTION COMO UN SISTEMA DE MEDICION
Analizando lo indicado por la Contraloría General de la República (1998), la auditoría de gestión en el sector público, está relacionada con la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones de una entidad, así como con la maximización de la relación costo/beneficio al alcanzarse los beneficios deseados. Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su respondabilidad ante el público. La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación al cumplimiento de objetivos y metas (efectividad) y, respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). La evaluación del desempeño implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus actividades con: a) los objetivos, metas, políticas y normas establecidos por la legislación o por la propia entidad, y; b) otros criterios razonables de evaluación. El incremento de las condiciones de efectividad, eficiencia y economía, constituyen las categorías bajo las cuales pueden clasificarse las mejoras en las operaciones. Pueden identificarse oportunidades de mejoras, mediante análisis de información, entrevistas con funcionarios de la entidad o fuera de ella, observando el proceso de operaciones, revisando los informes internos del pasado y presente y, ejercitando el juicio profesional basado en la experiencia del auditor o en otras fuentes. La naturaleza y alcance de las recomendaciones elaboradas en el proceso de la auditoría de gestión es variable. En algunos casos, pueden formularse recomendaciones sobre asuntos específicos; sin embargo, en otros casos, después de analizar el costo/beneficio de implementar recomendaciones sobre actividades de mucha complejidad, puede ser factible sugerir que la propia entidad lleve a cabo un estudio más profundo del área específica y adopte las mejoras que considere apropiadas, en las circunstancias. Los criterios referidos a la auditoría, orientada a evaluar los beneficios económicos/sociales obtenidos en relación con el gasto ejecutado y su vinculación con las políticas gubernamentales, así como la flexibilidad que permite priorizar los esfuerzos en el logro de las metas previstas, constituyen postulados que guíen el ejercicio de la auditoría de gestión. La efectividad se refiere al grado en el cual una entidad programa o proyecto gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por otra autoridad. La eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido. La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales las entidades adquiere recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (Sistema de Información Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.
Interpretando a la Contraloría General de la república (1998), para el mejor entendimiento de la práctica de la auditoría de gestión se ha considerado dividir ésta en tres fases: planeamiento, ejecución, e informe. Si bien las actividades relacionadas con el planeamiento tienen mayor incidencia al inicio del examen, ellas continúan durante la ejecución y aún en la formulación del informe, por cuanto mientras el documento final no sea aprobado y distribuido, su contenido puede estar sujeto a ajustes, producto de nuevas decisiones que obligarán a afinar el planeamiento aún en la fase del informe. La formulación del informe no se inicia en la tercera fase, sino que empieza a considerarse desde el planeamiento. Durante el planeamiento el equipo de auditoría se dedica, básicamente, a obtener una adecuada comprensión y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar, llevando a cabo acciones limitadas de revisión, en base a lo previsto en el plan de revisión estratégica, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen, así como las condiciones para realizarlas. Durante esta fase el auditor dedica sus mayores esfuerzos a planear la estrategia que utilizará en el caso de la auditoría. La ejecución involucra la recopilación de documentos, realización de pruebas y análisis de evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de acumularlas para la formulación de observaciones, conclusiones y recomendaciones, así como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los estándares de calidad establecidos en el presente manual. Durante la fase de ejecución se aplican procedimientos y técnicas de auditoría y comprende: pruebas y evaluación de controles, identificación de hallazgos (condición y criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo condición, criterio, causa, efecto y evaluación de comentarios de la entidad) y comunicación de resultados a los funcionarios de la entidad, programa y/o proyecto examinada. Durante la tercera fase, el equipo de auditoría formaliza sus observaciones en el informe de auditoría. Este documento, que es producto final del examen deberá detallar, además de los elementos de la observación (condición, criterio, causa y efecto), comentarios de la entidad, evaluación final de tales comentarios, así como las conclusiones y recomendaciones. Después del control de calidad, mediante el que se confirman los estándares de calidad utilizados en la preparación del informe, finalmente este es aprobado y remitido a la entidad auditada, en la forma y modo establecidos por la Contraloría General de la República.
Razonando lo indicado por López (2009), se determina que la Auditoría de Gestión pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para la gerencia, permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien resuelven los problemas económicos, sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas. Esta auditoría está muy relacionada con las características estructurales y funcionales de las entidades, por lo que su ejecución requiere de una guía que se adapte a las condiciones existentes y que, sin limitar la independencia y creatividad del auditor, le permita lograr una sistematicidad y orden que le haga obtener los mejores resultados en el período más breve posible. La evaluación de la gestión es un nuevo enfoque dentro de la cultura administrativa moderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar métodos y técnicas que refleje en forma objetiva el nivel real de la administración y la situación de la empresa. Muchos trabajos, métodos, técnicas y procedimientos se pueden encontrar en libros y manuales para la realización del diagnóstico de los problemas y sus causas. No ajena a este desarrollo y derivado de una integración horizontal y vertical ha surgido en el campo de la auditoría la Auditoría de Gestión. El examen que se realiza en una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades primarias examinadas. Los estilos de dirección más modernos, buscan la menor distancia posible entre la alta gerencia y la base. Esto implica un gran nivel de desagregación y es aquí donde la Auditoría de Gestión auxilia a los ejecutivos, velando por el cumplimiento de los objetivos económicos, sociales y ecológicos para que la administración dedique su tiempo a tareas indelegables. Si bien la Auditoría de Gestión es dinámica necesita de un marco conceptual en que el auditor pueda trabajar. Es insuficiente aún la información o lineamientos que le permita al auditor, partiendo de ellos, ejecutar su labor de forma creativa pero sistemática y ordenada. En la Auditoría de Gestión, se necesita de varias disciplinas para obtener una descripción y comprensión del objeto a estudiar. La interdisciplinariedad descansa en la unidad material del mundo y responde a una necesidad de la actividad científica vinculada a la práctica social, en el caso de este tipo de auditoría se convierte en un requisito esencial donde tiene que lograrse una cooperación orgánica entre los miembros del equipo.
Según la teoría de Alejos (2002), la fase ejecución de la auditoría de gestión está focalizada, básicamente, en la obtención de evidencias suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos más importantes (áreas de auditoría) aprobados en el plan de auditoría. No obstante, algunas veces, como consecuencia de este proceso se determinan aspectos adicionales por evaluar, lo que implicará la modificación del plan de auditoría. Toda labor en la auditoría debe ser controlada a través de programas de trabajo. Tales programas definen por anticipado las tareas que deben efectuarse durante el curso de la auditoría y se sustentan en objetivos incluidos en el plan de auditoría y en la información disponible sobre las actividades y operaciones de la entidad consignada en el Informe de revisión estratégica. Una de las actividades más importantes de la fase de ejecución, es el desarrollo de hallazgos. El término hallazgo en auditoría tiene un sentido de recopilación y síntesis de información específica sobre una actividad u operación, que ha sido analizada y evaluada y, que se considera de interés para los funcionarios a cargo de la entidad examinada. Usualmente, se utiliza en un sentido crítico, dado que se refiere a deficiencias que son presentadas en el informe de auditoría. Dentro del proceso de ejecución de la auditoría, el auditor brinda a los funcionarios y servidores de la entidad examinada, que están o podrían estar afectados por el informe, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita (u oral) sobre los hallazgos identificados antes de presentar el informe. Estos comentarios y cualquier revelación importante que se presenten, deben reconocerse y discutirse en el informe en forma apropiada y objetiva. Ningún informe de auditoría debe emitirse sin escuchar a los funcionarios responsables de la entidad examinada, quienes tienen la oportunidad de presentar sus comentarios sobre los hechos que se observan. Un aspecto importante del desarrollo de las observaciones que en esencia, involucran los elementos propios del hallazgo de auditoría (Condición y Criterio), es la identificación de las causas y efectos actuales o posibles de las deficiencias detectadas durante la fase de ejecución. La identificación oportuna de las razones que ocasionaron la situación negativa y porqué se mantiene (Causa), así como la cuantificación de las consecuencias reales o potenciales (Efecto) en términos financieros, constituyen una manera efectiva para interesar a los funcionarios de la entidad responsables de adoptar correctivos en forma oportuna. En base a la evidencia de auditoría reunida y a través de la evaluación de las opiniones vertidas por los funcionarios de la entidad, el auditor puede arribar a conclusiones concretas sobre las deficiencias identificadas durante la fase de ejecución. Las observaciones y conclusiones, deben estar acompañadas de recomendaciones para los funcionarios a cargo de la entidad examinada, a fin de corregir las deficiencias identificadas y evitar en el futuro su repetición. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe. Los papeles de trabajo son revisados por el auditor encargado y el supervisor responsable, con el objeto de establecer si son pertinentes a la auditoría, documenta en forma adecuada la evidencia obtenida y guardan consistencia internamente.
Según Arriagada (2002), la auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos. La auditoría de gestión tiene como objetivos primordiales: Evaluar los objetivos y planes organizacionales; Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento; Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles; Verificar la existencia de métodos adecuados de operación; Comprobar la correcta utilización de los recursos. En este tipo de auditoría, el desarrollo de un programa de trabajo depende de las circunstancias de cada entidad auditada.
TEORIAS DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Analizando a la Contraloría General de la República (1998), para llevar a cabo la evaluación del desempeño del Gobierno Local de la Provincia de Angaraes- Lircay, Región Huancavelica, tienen que aplicarse los procedimientos y técnicas de auditoría de gestión. Durante la fase ejecución, el equipo de auditoría se aboca a la obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y técnicas de auditoría, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplican en una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias. Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión. Las prácticas de auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor como parte del examen. Las técnicas de auditoría más utilizadas para reunir evidencia son: Técnicas de Verificación ocular, Técnicas de verificación oral, Técnicas de verificación escrita, Técnicas de verificación documental, Técnicas de verificación física. Técnicas de verificación ocular: i) Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos. Dentro de la fase de ejecución se efectúa la comparación de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones y recomendaciones; ii) Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorará de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones. Técnicas de verificación oral: i) Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se examinan áreas específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados por si solos no constituyen evidencia suficiente; ii) Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o proyectos. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona entrevistada; iii) Las Encuestas pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore. Técnicas de verificación escrita: i) Analizar, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para hacer inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la información recolectada. Las técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoría; ii) Confirmación, es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmación interna), por lo que están en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la denominada confirmación externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización auditada (terceros), información de interés que sólo ella puede suministrar; iii) Tabulación, es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados obtenidos como consecuencia de las respuestas efectuadas en una encuesta por los beneficios de algún programa o proyecto; iv) Conciliación, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operación o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre si y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo examinados. Técnicas de verificación documental: i) Comprobación, se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican; ii) Computación, se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de los datos que forman parte de una operación; iii) Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Esta técnica puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total o parcial de ésta; y, b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial; iv) Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar un análisis profundo. Técnicas de verificación física: i) Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes. Generalmente, se acostumbra a calificarla como una técnica combinada, dado que en su aplicación utiliza la indagación, observación, comparación, rastreo, tabulación y comprobación. Otras prácticas de auditoría: Las prácticas de auditoría son las operaciones o labores específicas que se realizan como parte del examen y no son consideradas como técnicas. Sirven a las labores de auditoría como elemento de apoyo muy importantes. Existen también otros elementos que contribuyen efectivamente a seleccionar las técnicas o prácticas de auditoría que deben aplicarse; éstos son: los síntomas y la intuición: i) Síntomas: Son definidos como los indicios de una cosa que está sucediendo o va a suceder. En el campo de la auditoría constituyen las señales de alerta temprana que se detectan en el curso del examen. En su ejemplo más elemental, es el humo que presagia la presencia del fuego. La identificación de síntomas como práctica de auditoría puede ser de mucha entidad para el auditor experto que está en capacidad de percibirlos, por cuanto le permite seleccionar las técnicas más apropiadas para obtener evidencia o para profundizar el análisis de algún asunto. ii) Intuición: La intuición es entendida como la facultad para comprender las cosas en forma instantánea, tal como si se tuviera a la vista. En el campo de la auditoría gubernamental, la intuición puede ser aplicada en algunas situaciones, sin que ésta deba considerarse como una práctica común a utilizarse. A lo largo de su carrera los auditores pueden desarrollar un "sexto sentido" que es la intuición, la que viene a ser el resultado de su capacidad de reacción ante señales que otros auditores con menos experiencia podrían no detectar.
Según la Contraloría General de la República (1998), la evaluación de la efectividad de programas es realizada por el auditor, con la finalidad de informar sobre la conducción, autorización, financiamiento y ejecución de los programas o actividades, en torno a su desempeño (rendimiento) obtenido por los programas en comparación con lo planeado. Este enfoque evalúa los resultados o beneficios logrados y determina si el programa viene logrando las metas previstas, así como identifica los problemas que requieren corregirse para mejorar su efectividad. Algunos de los aspectos a considerar en una auditoría con enfoque de efectividad son los siguientes: Establecimiento de objetivos del programa en forma clara y precisa; Identificación de todos los objetivos del programa que sean materia de evaluación; Razonabilidad de los procedimientos para la evaluación de la efectividad del programa en cuanto su realización y costo; Retroalimentación de la efectividad del programa. La evaluación de la efectividad de los programas o actividades, tiene relación directa con la evaluación de la eficiencia y economía en la aplicación de los recursos; por este motivo el auditor puede incluir ambos componentes en forma conjunta al desarrollar su trabajo. Esto es un aspecto a considerar durante la fase de planeamiento de la auditoría, en vista que una entidad puede alcanzar sus objetivos y metas en un período determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o falta de economía en la aplicación de los recursos; o también, la misma entidad podría obtener niveles adecuados de eficiencia y economía en sus operaciones, sin que por ello logre sus objetivos y metas planeados. Los auditores asignados para realizar una auditoría de gestión que incluya el enfoque de efectividad, deben contar con cierta experiencia en la evaluación de programas, así como determinados conocimientos respecto del ente que será materia de examen. Además, tales profesionales deben haber recibido entrenamiento o tener experiencia en la ejecución de la auditoría de gestión.
Según la Contraloría General de la República (1998), la auditoría de gestión con enfoque en la eficiencia y economía, tiene el propósito de determinar si la entidad auditada utiliza sus recursos financieros, humanos y materiales de manera eficiente y económica. Por esta razón, el auditor debe detectar las causas de cualquier práctica ineficiente o anti-económica, incluyendo deficiencias en los sistemas de información gerencial, procedimientos administrativos o estructura organizacional. La eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, en comparación con un estándar de desempeño establecido. En la auditoría de gestión, dar consideración apropiada a la eficiencia significa maximizar las salidas (Outputs) generadas por cualquier tipo de ingreso (inputs) o, producir un nivel dado de salidas a menor costo. Este aspecto puede ser fácilmente apreciado en programas que involucran la producción o generación de algún bien o servicio en forma repetitiva. Por ejemplo, el número de vacunas aplicadas por un centro de salud pública o, el número de documentos ingresados a un sistema de trámite documentario. La comprensión del significado de la eficiencia, es necesaria para entender el sentido de los términos: entradas/salidas, productividad, cantidad y calidad y nivel del servicio. Las entradas están representadas, principalmente, los recursos, sean éstos financieros, materiales, físicos o de información, los cuales son utilizados para producir salidas. Las salidas pueden comprender bienes o servicios producidos para atender la demanda del público, y son definidos en términos de cantidad y calidad que se relacionan con el nivel de servicio brindado. La productividad se refiere al monto aceptable de bienes o servicios producidos (salidas) y los recursos utilizados (entradas) para producirlos, generalmente, la productividad puede expresarse en forma de relación , costo o tiempo por unidad de salida producida. Las normas relativas al nivel de servicio a alcanzar pueden estar definidas por las políticas, regulaciones u otras disposiciones y, en algunos casos, tales normas pueden incidir en la calidad, así como en el costo del servicio. La eficiencia por su naturaleza es un concepto relativo. Ella es posible medirla si comparamos la productividad obtenida con un estándar o norma establecida. La cantidad o calidad de las salidas y el nivel de servicio brindado, pueden también ser comparadas contra los estándares de desempeño, con el propósito de determinar si fueron ocasionados algunos cambios en la eficiencia, Por lo tanto, se admite que la eficiencia es incrementada cuando se produce con calidad un número mayor de salidas con menores recursos de entrada, o cuando con el mismo monto de salidas son producidas con menos recursos. La eficiencia es un componente importante dentro de la auditoría de gestión; por ello el auditor debe incluirla en las evaluaciones relacionadas con la efectividad y economía que lleva a cabo. Debido a que la eficiencia tiene relación con las entradas y salidas de recursos y, la economía cautela la obtención de recursos en cantidad y calidad apropiada y al menor costo, puede afirmarse que entre ambos conceptos existe un factor de endeudamiento. Existe igualmente una íntima vinculación entre la eficiencia y efectividad, por cuanto la primera constituye un factor para determinar el menor costo posible o la mejor manera para lograr los objetivos y metas establecidos. La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales se adquiere recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (Sistema de Información Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. De no tenerse en cuenta estos factores, podría resultar en bienes o servicios a costos mayores, de menor calidad u obtenidos a destiempo. Una operación económica adquiere tales recursos en calidad y cantidad apropiada y al menor costo posible. La distinción entre economía y eficiencia es a menudo poco clara. Por ejemplo, si se obtiene los recursos pagando sobreprecios, ello tendrá un impacto directo sobre el costo unitario de las salidas. Pero, esta situación es un asunto relacionado con la economía, no con la eficiencia, que tiene que ver con el empleo de los bienes en las operaciones de la entidad. Una auditoría que comprenda la eficiencia y economía de los programas o actividades tiene como objetivos: Determinar si la entidad, programa o actividad adquiere, protege y utiliza los recursos de manera eficiente y económica; Establecer las causas de ineficiencias o prácticas anti-económicas; Determinar si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía; Establecer la razonabilidad de los controles gerenciales para mantener la eficiencia y calidad del servicio a un nivel satisfactorio, Determinar la confiabilidad de los procedimientos establecidos para medir y reportar su rendimiento; Identificar los esfuerzos para mejorar la eficiencia en el programa o actividad auditado y los resultados alcanzados. La eficiencia de una operación puede expresarse como un porcentaje del estándar de desempeño con relación a la información actual. Un índice que representa la relación salida/entrada (productividad), puede ser expresado de diferentes formas para determinar el nivel de eficiencia.
Analizando a Castellanos; Pineda; y, Sánchez (2009), el control de Gestión es el examen de la eficiencia, eficacia, economía y equidad en la administración de los recursos públicos por medio de información tanto interna como externa de tipo contable, comercial, estadístico y operativo. Esta información, al ser analizada, permite evaluar resultados históricos, detectar desviaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. De otra parte, evalúa el cumplimiento de objetivos y metas establecidos por las Entidades del Sector público. El resultado obtenido del Control de Gestión sirve de herramienta en la toma de decisiones y su buen uso garantiza la efectividad en la consecución de los recursos, la eficiencia en su utilización y la Eficacia en su orientación. Con el propósito de analizar la eficiencia en la utilización de los recursos, se parte de los indicadores de rentabilidad y excedente público, generados por las entidades productoras de Bienes y Servicios y la distribución de los mismos entre los diferentes agentes económicos que intervienen en el proceso productivo. El objetivo de la evaluación del desempeño es: i) Producir un informe integral sobre la gestión efectuada por la administración, en términos de eficiencia, eficacia, economía y equidad, durante un período de tiempo determinado; ii) Identificar plenamente el objetivo social de la Entidad con el fin de establecer la orientación y cumplimiento de la actividad, midiendo el grado de cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para cada entidad, en las cuales los resultados obtenidos se logren de manera oportuna en términos de cantidad y calidad. (Eficacia); iii) Establecer quienes fueron los receptores de la acción económica, y cómo fueron distribuidos los costos y beneficios de dicha acción entre los distintos agentes Económicos. (Equidad); iv) Verificar si la asignación de los recursos (humanos, físicos y financieros) fue la correcta para maximizar los resultados. (Economía); v) Determinar si los costos incurridos por la Entidades fueron mínimos, al alcanzar sus objetivos en igualdad de condiciones tanto de calidad como de cantidad: es decir, el costo mínimo con el cual la Entidad produce un bien o servicio. (Eficiencia). Para efectuar la evaluación del desempeño se parte de un contexto general para determinar resultados específicos al integrar los diferentes factores que intervienen en el proceso y cuales repercuten en la Gestión de la Entidad, se corrobora el cumplimiento de los planes y programa un período de tiempo determinado, se concentra el esfuerzo hacia la actividad productiva, contraste con la actividad especulativa que no genera riqueza para la sociedad. Se Identifica las potencialidades de la Empresa Pública para generar riqueza, mide la contribución Económica y social de la Entidad al detectar los puntos críticos de Gestión. Se calculan índices específicos con el fin de determinar la incidencia de las variaciones endógenas de la Gestión. Se lleva a cabo el diseño de indicadores y tableros de diagnósticos complementarios al indicador principal: Rentabilidad pública; para evaluar la Gestión desde una perspectiva del mediano y largo plazo. Se configura la metodología flexible y cambiante la cual permite ajustarse a los diferentes cambios internos y externos. La evaluación del desempeño se enmarca en los siguientes principios: Verifica tendencias y desviaciones, así como las acciones correctivas, para que el administrador al tomar decisiones, tenga todos los elementos de juicio en forma objetiva, clara y oportuna; La búsqueda permanente de una mayor eficacia y eficiencia en la ejecución del control; Mide el grado de cumplimiento de objetivos y metas predeterminados para cada Entidad; Contribuye a que las entidades mejoren la eficiencia financiera y administrativa en el manejo de los recursos públicos; Corrobora a que las entidades cumplan con la misión para la cual fueron constituidas; Vela para que la delegación que hace el Estado de las funciones, se cumpla y llegue a los beneficiarios del bien o servicio; Verifica que el máximo de productividad se logre con el mínimo de costo, al hacer un uso adecuado de la capacidad. Las normas para el control de gestión en las entidades públicas están basadas en los principios que rigen y orientan los trabajos de auditoria, en los cuales se establece un marco conceptual para el análisis de los estados financieros, estadísticas, actividades económicas y administrativas y la acción del gerente en un período determinado. El control de gestión en las pretende establecer un control integral, a partir de la evaluación de los estados de resultados de las actividades administrativas y operativas, su proyección hacia el futuro, y la evaluación de sus resultados históricos para detectar variaciones y tendencias, con el propósito de determinar la eficiencia y eficacia. El control de gestión se efectúa sobre los estados financieros, información presupuestal y complementaria interna y externa, permitiendo un análisis de lo general a lo particular. Las normas personales hacen referencia a las cualidades que el auditor debe tener para realizar este tipo de trabajo, dentro de las cualidades que el carácter profesional del control de gestión lo exige. El personal asignado para realizar el control de gestión debe tener capacidad y preparación en áreas afines, así como la más alta formación ética y moral que le permita realizar un análisis eficiente. El entrenamiento técnico permanente implica la adquisición de habilidades y conocimientos necesarios para la realización del trabajo. Los juicios emitidos deben basarse en resultados objetivos, determinados por los resultados del trabajo, independientes de cualquier opinión personal que desvíe la realidad de la entidad. En el desarrollo del trabajo el profesional debe tener una visión analítica y creativa, la cual le permita efectuar un análisis crítico en áreas estratégicas y establecer las herramientas necesarias para la toma de decisiones. Estas normas hacen relación al desarrollo del trabajo con criterios de planeación, análisis de estados financieros, metas y programas, beneficiarios de su acción y análisis de los costos mínimos. La Planeación hace referencia al conjunto de actividades programadas secuencialmente antes de ejecutar un análisis, con el fin de establecer la metodología de trabajo. La Supervisión en el control de gestión debe ser oportuna, técnica y profesional, de manera que coadyuve en el desarrollo del trabajo, esto con el propósito de garantizar la calidad de la evaluación. Como resultado del control de gestión se redacta un informe con el resultado del análisis financiero, rentabilidad pública, excedente público y global, valor agregado, costos mínimos, beneficiarios y cumplimiento de metas y objetivos enmarcados dentro de las estrategias.
ETAPAS DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO:
En la ejecución del Control de Gestión se establece la aplicación de diferentes metodologías complementarias, las cuales permiten la cuantificación de Análisis Financiero, Excedente público, Indicadores de Gestión y de resultados. Excedente de productividad o Surplus. Análisis Costo-Beneficio (Evaluación de proyectos Económica y social.
ETAPA DE PLANEACIÓN:
En esta etapa se busca obtener información general sobre la entidad en relación a su normatividad, antecedentes, organización, misión, objetivos, funciones, recursos y políticas generales, procedimientos operativos y diagnósticos o estudios existentes sobre la misma. Así mismo se determina los procedimientos a seguir para la ejecución del control de gestión como la cobertura, el periodo de análisis y la elaboración de los papeles de trabajo (formatos, base y anexos) en los que se reclasificará la información financiera. Esta información permite apreciar las áreas críticas de la entidad, sirviendo de apoyo para la elaboración de las diferentes metodologías aplicables en el control de gestión, el cronograma de actividades, distribución del trabajo y el tiempo de ejecución.
Primera fase: Inducción y Conocimiento de la Entidad. Con el fin de establecer el objeto social, funciones y contexto macroeconómico de las entidades, se debe recopilar información, tanto de la Entidad como complementaria, mediante entrevistas, inspección ocular, consulta de archivos, recopilando la siguiente información: Normas de creación, modificaciones y reglamentación, Naturaleza Jurídica, Estructura organizacional, Manuales de funcionamiento y procedimientos, Normatividad interna y externa, Objetivos, Reglamentos internos. Financiera (balance, estado de pérdidas y ganancias con sus respectivas notas y anexos), Presupuestal (inicial y ejecutado), Técnica, Estadística, Plan de desarrollo con programas y subprogramas, Plantas de personal discriminada en: número total de empleados operativos y administrativos, número de pensionados, Características y especificaciones en precios y cantidades de los bienes o servicios prestados. De acuerdo al tipo de actividad desarrollada por la entidad se solicita la información que considere necesarias: encuestas, entrevistas, visitas, pruebas de recorrido, verificación de registros, cálculos y diseños (indicadores): información que debe ser reclasificada y analizada. Informe de Gerencia, Control Interno y de Revisoría.
Segunda Fase: Manejo de la información. Una vez determinado el objeto social y funciones de la entidad, se procede a la reclasificación de la información financiera en los formatos bases y anexos. El objeto de reclasificar la información financiera y establecer anexos, es disponer de información depurada, para lograr un mejor análisis en los diferentes rubros que compone los estados financieros (balance y estado de pérdida y ganancia), detectar áreas críticas: Establecer tendencias y desviaciones. En el desarrollo del control de gestión es importante aclarar el criterio de evaluación de las entidades públicas, el cual difiere sustancialmente frente a las empresas privadas, puesto que en estas últimas la razón principal es la búsqueda de utilidades, mientras que en la entidad pública influyen factores de diferentes índole, que impiden analizarlas bajo la óptica del análisis financiero tradicional, como: Su función es social; las políticas de gobierno inciden en su gestión, por medio de múltiples mecanismos directos e indirectos; contablemente algunos rubros que para la empresa privada representan costos, para la pública corresponden a mecanismos de distribución del superávit (impuestos, transferencias, pago de intereses y donaciones); Parte de los ingresos registrados en los estados financieros no corresponden al producto del desarrollo de su objeto social, por lo tanto se excluyen como: los dividendos y participaciones en otras sociedades, ganancias de capital, transferencias presupuéstales y utilidades en operaciones cambiarias; el capital de trabajo se evalúa en términos de costos de oportunidad; El denominador del indicador principal sólo tiene en cuenta los activos en operación.
ETAPA DE EJECUCIÓN
A la información recopilada y procesada, se le aplican las metodologías determinadas para la medición de la Eficiencia, Eficacia, Economía y Equidad.
Eficiencia: Análisis financiero, Examen de los costos, Rentabilidad Pública, Índice de productividad
Economía: Indicadores de asignación de recursos, Indicadores Financieros, Análisis de las variables del excedente Público, Evaluación económica
Eficacia: Indicadores Específicos, Indicadores complementarios
Equidad: Valor agregado, Distribución del excedente total, Resultados de operación frente a los usuarios.
ELABORACIÓN DEL INFORME
En el informe sobre control de gestión se plasman los resultados obtenidos en cada uno de los parámetros mencionados, con el fin de entregar un dictamen de la gestión de la administración de un período determinado. El informe deberá contener: Índice del contenido, identificando los capítulos y títulos de la información, Introducción (finalidad del trabajo y referencia de los puntos tratados); Reseña histórica de la Entidad (breve descripción de la entidad); Análisis por capitulo (Eficiencia, Eficacia, Economía y Equidad); Conclusiones; Observaciones y recomendaciones
EFICIENCIA
Se entiende por Eficiencia el examen de los costos –costo mínimo- con los cuales la entidad alcanza sus objetivos y resultados en igualdad de condiciones de calidad. Son objetivos de la eficiencia: Establecer el indicador principal de eficiencia (Rentabilidad pública): El cual permite valorar los costos y beneficios de la entidad a la sociedad; Medir la eficiencia de la Empresa pública a partir del índice de productividad el cual relaciona el volumen de producción frente al volumen de insumos; Implantación de indicadores complementarios y financieros para evaluar la entidad en el mediano y largo plazo; Análisis de los costos para establecer si realmente se tiene el concepto del costo mínimo. Se pueden aplicar las siguientes metodologías par medir le eficiencia: Análisis Financiero, Examen de los costos, Rentabilidad pública, Índice de productividad.
El análisis financiero, tiene como objetivo determinar la eficiencia de la administración de la entidad; establecer los cambios operados al comprar los resultados alcanzados en la ejecución de las diferentes actividades; mostrar una serie de indicadores financieros los cuales reflejen la verdadera situación económica y a su vez sirvan de apoyo para la toma de decisiones. Para un mejor análisis de los indicadores establecidos éstos deben calcularse en términos nominales y reales (deflactados por índices generales acordes al sector y específicos para cada ítem que se requiera analizar, con el fin de aislar el efecto inflación).
El análisis de los costos, como la mayoría de las entidades públicas no llevan contabilidad de costos, es difícil determinar los verdaderos costos, incurridos en el proceso productivo; los cuales en algunas entidades se pueden identificar mientras que en otras estos se deben manejar por medio de los denominados gastos operacionales. Aquí los objetivos son: Analizar detalladamente costos y gastos de mayor incidencia, con el fin de determinar causa y efecto; Calcular el costo unitario de producción, del bien o servicio, para determinar si se está trabajando a costo mínimo; Establecer indicadores para control de los mismos.
La rentabilidad publica, es importante tener en claro un criterio diferente al estrictamente financiero, pues estas poseen características diferentes y su finalidad no es la de producir utilidad sino la de prestar un servicio o bien social. La entidad se analiza en función de su contribución a la conformación de riqueza a la sociedad (Excedente Público), y así mismo, dentro de este ámbito, se mide la eficiencia (Rentabilidad Pública). Se establece un modelo de clasificación para las cuentas de los estados financieros tradicionales, adaptándolo a las entidades públicas. Clasificación que permite de una parte separar las cuentas de ingresos y gastos, que no se ajusten a la actividad normal de la empresa, con el fin de cuantificar los beneficios y costos asociados a actividades no comerciales; de otra parte, es necesario aislar los efectos de las variaciones sobre los precios de los bienes e insumos, directamente relacionados con la actividad de la empresa mediante la utilización de números índices.
El índice de productividad, se fundamenta en la medición de la eficiencia de la entidad Pública a partir de indicadores que relacionan el volumen de producción frente al volumen de insumos requeridos. Tiene como base la Metodología del Surplus desarrollada por el Centro De Rendimientos Y Costos (CERC) de Francia, y los trabajos realizados por Vicent (La mesure de la Productivité) sobre la productividad global de los factores, y de Massé (Les dividendes du progrés) sobre la distribución de los excedentes de productividad, denominada los "dividendos del progreso". El indicador de eficiencia lo constituye el índice de productividad, el cual corresponde a la relación entre el índice de volumen de producción frente al volumen de insumos requeridos.
ECONOMÍA
En el estudio de la asignación de los recursos humanos, físicos y financieros hecho por las entidades públicas entre las diferentes actividades, con el fin de determinar si dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados. Objetivos: Establecer si la asignación de recursos es la más conveniente para maximizar los resultados; Analizar los diferentes agentes Económicos que interactúan en la Entidades, y determinar las variables cuantitativas y cualitativas que sirvan de apoyo en la toma de decisiones; Evaluar beneficio/costo en la realización de los diferentes proyectos que contribuyen a alcanzar los objetivos sociales predeterminados por el Gobierno en pro del desarrollo de la comunidad y del sector al cual pertenece cada entidad. El desarrollo de la evaluación de la economía parte de la información procesada, del análisis de la relación entre los recursos asignados y de los resultados obtenidos, con el fin de establecer indicadores de rendimiento (por: actividad, producto, usuario, activo, etc.), con los cuales se determina si dicha asignación fue la más conveniente en la maximización de los recursos. Son Metodologías para medir la Economía: Indicadores de asignación de recursos o eficiencia; Indicadores financieros; Excedente pública, (análisis de las variables), Evaluación Económica (aplicación evaluación de proyectos).
EFICACIA
Es el resultado del cumplimiento de las metas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y/o servicios producidos. Objetivos: Determinar el cumplimiento de planes y programas de la entidad, tanto a nivel micro como a nivel macroeconómico con respecto a los planes y programas determinados por los diferentes sectores y por la política económica; Evaluar la oportunidad (cumplimiento de la meta en el plazo estipulado), así como la cantidad (volumen de bienes y servicios generados en el tiempo); En las empresas productoras de bienes y servicios intervienen tres agentes: La comunidad: Como receptora y sustentadora del servicio, por medio de sus pagos. El estado: como representante de los intereses de la comunidad, en el presente y en el futuro. La empresa como organización y como conjunto de personas, con intereses individuales y de grupo, necesario de compatibilizar a corto y largo plazo. La eficacia del aparato administrativo Estatal está dada por la proporción, en la cual sus productos se adecuen a la calidad y cantidad presentada por el gobierno., con respecto a cada una de las necesidades establecidas; y estas deben tener características de oportunidad y eficiencia. Al analizar la eficacia es importante aislar los efectos internos de los externos, estos últimos, son aquellos que afectan la entidad sin estar a su alcance como la disponibilidad de recurso, su racionalidad técnica y la utilidad de sus productos, por ejemplo: Cambios en las prioridades del gobierno, los cuales influyen en la asignación presupuestal y en los créditos.
Cambio de organización. Préstamos suspendidos
EVALUACIÓN:
Para Poder evaluar la gestión en término de eficacia es necesario tener preestablecido unos objetivos y unas metas dentro de la misma empresa como en el contorno en el que ella se desenvuelve; para estos se utilizan indicadores, generales y específicos, con las siguientes características:
Cantidades. Cantidades programadas de bienes y servicios frente a las cantidades obtenidas, están dadas por unidades especiales para cada entidad (km/h, pacientes, kw/h, etc.) y éstas deben plasmarse en los planes de cada una.
Oportunidad. Coeficiente entre el tiempo programado versus tiempo realizado, se mide en términos de cumplimiento de las programaciones y cronogramas del las Instituciones, por medio delas fechas de entrega comparadas con los plazos estipulados en los planes.
Calidad. Se entiende como la satisfacción de cliente por el bien o servicio recibido. Los indicadores se deben establecer mediante especificaciones que contienen los planes por precisiones de las Instituciones, y por normas técnicas; otra herramienta para este análisis son las encuestas.
Ingresos propios. Un aspecto que permite medir la eficacia de una Entidad se encuentra en los ingresos netos de producción (bienes o servicios) por el cumplimiento de su objeto social.
Egresos. En la medida en que su erogación definitiva sea inferior a la presupuestada, se puede considerar como una medida de eficacia, siempre y cuando, no se hayan sacrificado algunos, o partes de los programas planeados.
EQUIDAD
Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su actuación económica con el propósito de determinar cómo la distribución de los costos y beneficios se da entre los diferentes agentes económicos que intervienen en su acción. Objetivos: Que los costos y beneficios de la actividad económica sean asumidos, con un carácter redistributivo para favorecer a sectores o grupos de población específicos; Establecer la distribución tanto del excedente total, como del valor agregado (entre los factores productivos), y la identificación de los beneficiarios; Los parámetros de mediación de la equidad están dados por: Precios, o tarifas, de cobro del servicio o bien producido, frente a la capacidad de pago del usuario, Sector o grupo social beneficiario del bien o servicio, Remuneración de los diferentes factores productivos que intervienen en el proceso productivo. Cobertura del servicio (regiones, sectores, grupos sociales): Metodologías para medir la equidad: Valor agregado; Distribución del Excedente total; resultado de la operación frente a usuarios.
EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE LOS RECURSOS HUMANOS
Unidad De Personal: La Unidad de Personal es un órgano que depende de la Oficina de Administración de una Municipalidad, esta a cargo de un Funcionario y le competen las siguientes funciones:
Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las siguientes actividades del sistema de personal de la municipalidad.
Preparar el Plan anual de acción del Personal, que comprenda diagnóstico, políticas, objetos, metas y programación de actividades de las acciones de personal.
Programar y ejecutar los procedimientos de reclutamiento, selección, calificación, evaluación, promoción, ascenso, reasignación y relación del personal en concordancia con las normas técnicas y los dispositiva legales vigentes.
Organizar y actualizar la información de los legajos de personal, Escalafón y Registro de Funcionarios y servidores de la Municipalidad.
Diseñar y mantener actualizado el Cuadro de Asignación de personal (CÁP.) de la Municipalidad.
Diseñar y publicitar el reglamento interno de trabajo.
Procesar y tramitar las resoluciones de contratos ascensos y destaques, reasignaciones, becas, ceses, etc., propuesta del alcalde en concordancia con lo dispuesto en el Articulo N° de la Ley orgánica de municipalidades.
Velar por la correcta aplicación y cumplimiento de las disposiciones legales en materia de personal.
Propiciar el desarrollo del personal realizando acciones de capacitación en forma selectiva a fin de mejorar su formación profesional o técnica que conlleven a un mejor y cabal desempeño de sus funciones.
Ejecutar los procesos de Registro y Control de Asistencias, Puntualidad y Permanencia del Personal, así como establecer el Rol de goce vacacional, de conformidad con las normas establecidas para tal efecto.
Elaborar y mantener actualizados el Reglamento Interno de Trabajo, y el Reglamento de Control, Asistencia, Puntualidad y permanencia.
Aplicar la evaluación de puestos, proponiendo las escalas saláriales en función a los grupos ocupacionales existentes.
Expedir certificados de trabajo y constancias de haberes.
Establecer el Sistema de Evaluación de Personal velando por su ejecución en forma semestral, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Elaborar, implementar y actualizar el cuadro de Asignación de Personal (CÁP.) y Presupuesto Nominativo de Personal.
Participar en las negociaciones colectivas salvaguardando los intereses de la municipalidad.
Conducir y supervisar las actividades relacionadas con al confección de planillas de remuneraciones y liquidación de los beneficios sociales en los términos que señala la Ley.
Ejecutar la política de remuneraciones e incentivos de acuerdo a los lineamientos aprobados por la autoridad.
Organizar, dirigir y ejecutar las acciones relacionadas con el bienestar social del personal y sus familiares, desarrollando acciones de asistencia preventiva de salud, recreación e integración.
Mantener los registros estadísticos del área.
Formular y proponer el Plan de Trabajo Anual de su Dependencia.
Dar trámite correcto a los expedientes que corresponden a su responsabilidad.
Otras funciones propias de su competencia que le fueran asignadas por el Superior Jerárquico
Analizando a Reyes (2005), los auditores tienen que aplicar programas con objetivos y procedimientos, orientados a examinar la necesidad del potencial humano, requerimiento del personal, reclutamiento de personal, selección del personal, capacitación previa, socialización, evaluación del desempeño, administración de sueldos y salarios, desarrollo del personal y control del personal.
Analizando a Chiavenato (2005), los auditores deben determinar si las municipalidades tienen elaborado un plan de personal, determinar las actividades para el logro del Plan, determinar las funciones y/o tareas, examinar a las personas idóneas que ejecuten las funciones y/o tareas y se logre el plan organizacional. Los auditores deben examinar si los requerimientos de personal, se encuentra enfocado en los siguientes pasos; las unidades orgánicas solicitan personal a la Gerencia General para lograr los objetivos y metas determinar en el Plan; examinar si la unidad de racionalización u organización y métodos analiza, verifica y determina la cantidad de personal que necesita cada unidad orgánica para el logro del plan; examinar si la Gerencia General decide si se aumenta, disminuye o se mantiene los mismos niveles del personal; el área de Presupuesto cuantifica el monto económico que requiere el personal nuevo vía presupuesto. Los auditores deben identificar si el reclutamiento del personal, se realiza a través de las fuentes: Internas y Externas. El medio interno se realiza a través del movimiento vertical, horizontal y Diagonal. Los medios externos son: el archivo de datos, presentación por funcionarios, avisos o carteles, contactos, anuncios es la televisión, diarios y agencias de reclutamiento. Al examinar el proceso de reclutamiento se determinar el perfil del personal (necesidad); medios (Convocatoria); recepción de candidatos (Curriculum vitae con exigencias mínimas).
Selección del Personal:
Los auditores, deben examinar el proceso de selección del personal, consistente en escoger a la persona adecuada para el cargo adecuado; escoger entre los candidatos reclutados al más idóneo para ocupar los cargos vacantes en la empresa. Los auditores deben estar en condiciones de identificar los problemas que se presentan en la selección, como: Adecuar al hombre al cargo, Eficiencia del hombre en el cargo. Los auditores deben analizar la recepción de documentos (Curriculum vitae), Selección inicial (verificación del Curriculum vitae en las especificaciones del cargo), Formulario de solicitud de empleo, Entrevista inicial, Aplicación de pruebas (depende del cargo vacante), Entrevista final, Selección final, Verificación de documentos, Examen médico y psicológico, Publicación del ganador. Los auditores deben analizar las Técnicas de selección del personal utilizadas por la entidad, como: Entrevistas de selección (dirigidas y no dirigidas); Pruebas de conocimientos (Generales y Específicas); Pruebas psicométricas (capacidad, aptitud, interés del candidato al puesto vacante); Pruebas de personalidad (Genéricas, revelar rasgos generales de personalidad. Los auditores deben estar en capacidad de examinar si los trabajadores expresan un determinado rasgo de personalidad tales como: agresividad, ansiedad, motivación, equilibrio emocional, etc., Los auditores deben examinar y si fuera el caso aplicar técnicas de simulación, psicodrama (papel del candidato en el cargo en grupo), dramatización (drama de acción de un acontecimiento del cargo vacante).
Inducción o socialización:
Los auditores deben examinar si al nuevo miembro seleccionado, en realidad se le informa: La visión, misión, propósito y objetivos de la organización para que este en condiciones adecuadas de prestar sus servicios; También, se debe identificar si la entidad facilita los medios para lograr los objetivos; asimismo se debe identificar si los trabajadores comprenden las responsabilidades inherentes al cargo a desempeñar y las normas de comportamiento para el desempeño del cargo; También se debe examinar si los trabajadores conocen, comprender y saben utilizar los demás documentos de gestión de las municipalidades.
El cargo del personal:
Los auditores deberán llevar a cabo un Análisis del cargo que desempeñan los trabajadores y dentro de ello verificar los requisitos intelectuales; requisitos físicos; responsabilidades; condiciones de trabajo; etc. Los auditores deben estar en total conocimiento que el diseño de cargos implica: Contenido del cargo, como el conjunto de tareas que el seleccionado al cargo deberá cumplir; Métodos y proceso de trabajo, es decir cómo debe desempeñar el conjunto de tareas; Definir la responsabilidad del ocupante al cargo; Definir la línea de autoridad. Los auditores deben examinar los métodos de descripción y análisis de cargos que aplica la entidad; o, si fuera el caso estar en condiciones de aplicar dichos métodos como la observación directa, cuestionario; entrevista; mixtos.
Evaluación del desempeño:
Los auditores deben estar en condiciones de examinar la evaluación que realiza la entidad y en segunda instancia llevar a cabo la evaluación propiamente dicha. Dentro de este contexto los auditores pueden medir el desempeño potencial humano, identificar si el potencial humano se orienta al logro de la productividad; evaluar si el potencial humano se orienta hacia el logro de los objetivos empresariales e individuales. Los auditores deben estar en condiciones de aplicar métodos de evaluación del desempeño, siendo los más utilizados: escala gráfica, elección forzada, investigación del campo, incidentes críticos, frases descriptivas, comparación por pares, autoevaluación, evaluación por resultados.
Administración de sueldos:
Los auditores deben examinar la forma como se administra las remuneraciones de la entidad; dicha administración, es un conjunto de normas y procedimientos que tienden a establecer y mantener estructuras de salarios juntos y equitativos en la organización. Los auditores deben comprender los factores que inciden en las remuneraciones de los trabajadores, como: Contenidos y nivel del cargo; Política salarial; Capacidad financiara de la organización; Posición de la empresa en el mercado; Solución económica del país; Negociaciones colectivas; Leyes legales vigentes.
Desarrollo del personal
Los auditores deben examinar si la entidad lleva a cabo la capacitación, adiestramiento, entrenamiento, formación.
Analizando a la Contraloría General de la República (1998), durante la fase de la ejecución de la auditoria de gestión, en esencia el auditor reúne la evidencia para informar sobre los recursos humanos de la entidad, las aseveraciones de la administración relacionadas con la efectividad de dichos recursos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que tienen incidencia en los recursos humanos. Las pruebas a realizar son: Prueba de controles: son efectuadas para obtener seguridad de control, mediante la confirmación de que los controles han operado efectivamente durante el período examinado. Pruebas de controles de cumplimiento: son realizadas para obtener evidencia y sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. Pruebas sustantivas: son realizadas para obtener evidencia de auditoría, con respecto a si las aseveraciones de los recursos humanos carecen de errores significativos. Dentro de ellas, se aplican las pruebas sustantivas de detalle y procedimientos analíticos sustantivos.
Según Reyes (2005), en el desarrollo de la auditoría de gestión el auditor obtiene evidencia sobre si los informes de la entidad sobre recursos humanos, carecen de errores significativos, para lo cual considera las leyes y reglamentos aplicables. En caso de evidenciarse situaciones que denotan la existencia de actos ilegales, de acuerdo con las normas, el auditor debe emitir un informe especial, sin perjuicio de continuar con su examen.
De acuerdo con Yoder (2005), durante la fase de ejecución el auditor lleva a cabo las siguientes actividades: considera la naturaleza y alcance de las pruebas, diseña pruebas efectivas y eficientes; realiza las pruebas, identifica los errores o irregularidades de importancia relativa y las debilidades en la estructura de control interno (hallazgos de auditoría); evalúa los resultados.
Interpretando a Chiavenato (2005), coincidente con Reyes (2005), para cada objetivo de control el auditor debe identificar los controles, o la combinación de ellos, que tenga posibilidades de: (a) lograr los objetivos de control y (b) optimizar la eficiencia de las pruebas de control. Al hacerlo, el auditor debe tomar en cuenta el alcance de cualquier riesgo inherente, (las aseveraciones tienen un alto riesgo inherente que requiere controles más fuertes o extensos para prevenir o detectar errores) y debilidades en el ambiente de control. Las debilidades en el ambiente de control pueden ser consecuencia de controles ineficientes. De ser así, el auditor debe identificar y probar los controles específicos, pero el alcance de tal prueba debe estar limitado. El auditor debe documentar los controles de personal a ser probados en las cédulas de trabajo correspondientes. Los controles que satisfagan más de un objetivo de control pueden ser evaluados solamente una vez y cuando sea aplicable, en ocasiones subsiguientes. Para obtener evidencia sobre la efectividad de los controles específicos, el auditor debe seleccionar las pruebas de controles y determinar su oportunidad. Ninguna prueba de control específica es siempre necesaria, aplicable, o igualmente efectiva en cada circunstancia. En realidad, una combinación de este tipo de pruebas de controles usualmente es necesaria para proveer el grado de seguridad requerida. Generalmente, las pruebas de controles comprenden una combinación de observación, indagación y examen de documentos.
Un aspecto muy importante durante la ejecución de la auditoria, es la observación del funcionamiento de los procesos y procedimientos que llevan a cabo los trabajadores. Este mecanismo proporciona evidencia sustancial sobre su efectividad. Por ejemplo, es posible obtener seguridad acerca de la efectividad de los procedimientos prestación de servicios, observando que los empleados, sigan las instrucciones escritas impartidas por la administración. La observación provee una evidencia confiable de que un control se aplica apropiadamente, cuando el auditor está allí para observarla; sin embargo, no provee evidencia de que el control estuvo en operación en cualquier otra oportunidad. Consecuentemente, las pruebas de observación deben ser complementadas con evidencia obtenida por otras pruebas.
Otro aspecto importante en la ejecución de la auditoria es la indagación, que consiste en entrevistas que conduce el auditor para obtener evidencia acerca de la efectividad de los controles de personal. Esta puede ser directa o indirecta. La indagación directa implica formular preguntas a los empleados. Tales indagaciones se siguen preparando cuestionarios para el personal de la entidad, para determinar que hacen ellos o cómo lo realizan sus actividades. Dichos cuestionarios son preguntas con libertad de respuesta. Generalmente, la evidencia obtenida durante tal procedimiento es la evidencia menos confiable en la auditoría de recursos humanos y debe ser corroborada, mediante otro tipo de pruebas de controles. La precisión de la evidencia obtenida depende de varios factores, tales como: competencia, experiencia, conocimiento, independencia, e integridad de la persona a quien se le solicita responder el cuestionario.
Según Chiavenato (2005), sin duda, un aspecto importante en la ejecución de la auditoria es el examen de documentos, el auditor conduce las pruebas examinando documentos y registros (tal como el cuadro de asignación de personal, contratos, reglamentos, manuales, files, etc.) y también los controles aplicados para los documentos y registros del personal. Los manuales de organización y funciones y flujogramas pueden proveer evidencia acerca del diseño de los controles de personal; pero no proveen la evidencia de que están operando y se aplican consistentemente. El examen de documentos es una fuente confiable de evidencia en la auditoría de recursos humanos y se usa frecuentemente en pruebas de doble propósito. La evidencia previamente obtenida mediante (a) examen de documentos en una extensión menor que en las pruebas de controles; y, (b) la observación de pruebas de indagación pueden suministrar evidencia suficiente de la efectividad de determinados controles. Puesto que los documentos no suministran la evidencia concerniente al grado de eficiencia con que fue aplicado el control, el auditor debe complementar el examen de documentos con la observación y/o consultando a las personas a cargo de los controles.
Para Yoder (2003), en la ejecución de la auditoria, el auditor deberá reunirse con los empleados que van a tener una participación directa en la auditoría. Se trata de exponerles el objetivo y resaltar la importancia de su colaboración en la facilitación de información. Resultará fundamental la presencia y el apoyo del Responsable de Recursos Humanos de la entidad en esta labor de concienciación y de solicitud de colaboración. A continuación se deberá analizar los sistemas establecidos por la entidad para garantizar la eficacia y eficiencia de sus prácticas de recursos humanos, es decir, el grado en que la empresa tiene control de sus actividades de recursos humanos. Este control comprenderá la evaluación de cuatro procesos diferentes:
Establecimiento de Patrones:
¿La entidad tiene establecidos patrones para saber si sus prácticas de recursos humanos son buenas o no? ¿Sabe a dónde debe ir en materia de RR.HH?
Observación de las acciones:
¿La entidad obtiene información sobre sus acciones? ¿Cómo? ¿Sabe a dónde está yendo en materia de RR.HH?
Comparación de las acciones con el patrón:
¿La entidad realiza comparaciones entre sus acciones y los patrones establecidos? ¿Sabe cuánto le falta para llegar a los patrones correctos en RR.HH?
Acciones correctivas:
¿A partir de esas comparaciones la entidad emprende acciones correctivas? ¿Ha planeado para recorrer la distancia que le separa de las prácticas óptimas en RR.HH?
Interpretando a Reyes (2005), en la ejecución de la auditoría, es normal el desarrollo de cuestionarios que de una manera directa y objetiva que van a proporcionar información a cerca de variables cualitativas, como puede ser la satisfacción con las prácticas de Recursos Humanos de la entidad y de variables cuantitativas, como pueden ser el número de cursos de formación que han realizado los empleados a lo largo del año o el número de veces que se les ha pasado el cuestionario de evaluación del desempeño o el de análisis de clima laboral. El pase de cuestionarios nos va a permitir obtener información de forma rápida y de una gran cantidad de gente, además permite el tratamiento estadístico y computarizado de la información, así como el tratamiento diferencial por categorías (departamentos, género, edad, antigüedad, puesto, etc…). También, en la fase de ejecución se aplica la hoja de chequeo (Check List) en la que, a través de una serie de ítems que el auditor se encargará de complementar a partir de la información que los empleados faciliten, se obtendrán unos datos numéricos que permitirán el cálculo de diferentes ratios relacionados con cada una de las áreas de Recursos Humanos y que permitirán su posterior valoración. En el caso de que en el sistema de control interno de la entidad ya estén calculados estos ratios, se procederá a la verificación y el análisis de los mismos.
Interpretando a Reyes (2005), para llevar a cabo la ejecución de la auditoria, es necesario que las evaluaciones de desempeño tengan niveles de medición o estándares, completamente verificables. Los sistemas de evaluación deben estar directamente relacionados con el puesto, si no lo hace, carece de validez. Un sistema estandarizado para toda la organización es muy útil porque permite prácticas iguales y comparables. Este sistema es de gran utilidad porque corresponde al principio de "igual remuneración por igual trabajo. Los elementos a tener en cuenta en la evaluación de desempeño son los estándares de desempeño, las mediciones de desempeño y la aparición de elementos subjetivos del desempeño. Los estándares de desempeño, son parámetros que permiten una medición más objetiva, Para ser efectivos deben guardar relación con los resultados que se desean en cada puesto. Se desprenden del análisis de puesto. Basándose en las responsabilidades y labores listadas en la descripción del puesto, el analista puede decidir que elementos son esenciales y deben ser evaluados en todos los casos. La medición del desempeño, se llevará a cabo con los sistemas de calificación de cada labor. Deben ser de uso fácil, ser confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el desempeño. Las observaciones del desempeño pueden llevarse a cabo en forma directa o indirecta. La observación directa ocurre cuando quien califica el desempeño lo ve en persona. La observación indirecta ocurre cuando el evaluador debe basarse en otros elementos o situaciones hipotéticas. Dentro de las mediciones del desempeño podemos encontrar dos aspectos que pueden hacer variar el resultado de la medición estos son la objetividad y subjetividad: Las mediciones objetivas son las que resultan verificables por otras personas. Por lo general tienden a ser de índole cuantitativa, se basan en aspectos tales como el número de unidades producidas, el número de unidades que resultan defectuosas, etc. Las mediciones subjetivas del desempeño son las calificaciones no verificables, que pueden considerarse opiniones del evaluador.
Según Reyes (2005), el resultado final de la auditoria, debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa: La indicación de aquella fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar. La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal. La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc., indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior. La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron. Esto con el propósito que el informe sea lo más viable y verdadero ya que es información muy valiosa y sobre todo útil para las empresa ya que de esto dependen las mejoras que se implementen. Es importante señalar que siempre que se vayan a realizar auditorias, las cuales realmente sean benéficas para las organizaciones.
Analizando a Chiavenato (2005), la fase informe de la auditora es iniciada, formalmente, luego que han sido remitido a la entidad los hallazgos de auditoria para su conocimiento y la formulación de los descargos a que hubiera lugar. Para esa oportunidad el auditor habrá concluido las pruebas de campo y dispondrá de sus papeles de trabajo debidamente organizados y revisados. Durante esta fase el auditor debe ejecutar una serie de procedimientos y la obtención de la carta de representación de la Gerencia de la entidad. Concluidos tales procedimientos, el auditor está en condiciones de formular su informe. En el informe de auditoria la parte más importante es la opinión del auditor. Es también parte importante las principales observaciones determinadas en relación a la misma. Asimismo, se incluyen en el informe las recomendaciones formuladas por el auditor, tendentes a fortalecer la administración de los recursos humanos.
Finalidad del Informe:
Describir las prácticas de RR.HH. de las municipalidades.
Valorar las prácticas: indicar cuáles son las correctas y cuáles son las incorrectas.
Proponer sugerencias y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias detectadas.
Estructura del informe:
Objetivos y alcance de la auditoría.
Procedimientos de auditoría y aspectos metodológicos generales aplicados.
Presentación de resultados.
Resumen de las conclusiones.
Informe del auditor.
Recomendaciones del auditor.
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