Legalizaciones de apertura de libros de asociaciones (página 2)

Nos explicamos mejor. Pensamos que la legalización de apertura de los Libros de Asociaciones, deben ser realizadas por los Registros Públicos y posteriormente cualquier inscripción debe simplemente realizarse a través de copias fedateadas por un Fedatario de la entidad registral, es decir se puede prescindir al 100% de los servicios del Notario Público, pues el documento ingresado al Registro, sería un documento certificado por personal propio de las oficinas registrales, quienes darían fé que los mismos han sido extraídos de un Libro de Actas u otro, cuya legalización de apertura ha sido realizada por la propia oficina registral.

1.5.- Algunas experiencias que sugieren cambios: Los Sindicatos y Las Organizaciones Sociales de Base

En el Perú, de acuerdo con el art. 10º del D. L. 25593 (ley de Relaciones Colectivas de Trabajo) modificado por el artículo 1º de la Ley 27912, publicado en el Diario El peruano el 08 de Enero del 2003, "son obligaciones de las organizaciones sindicales llevar libros de actas, de registro de afiliación y contabilidad debidamente sellados por la autoridad de trabajo"

Por tanto los Libros de Actas y de registro de afiliados, no necesitan de una legalización de apertura ante Notario Público, por lo que esta norma constituye una excepción al artículo 112º y 113º de la Ley del Notariado.

Consideramos que el mismo criterio debe emplearse en el caso de los Libros de Asociaciones, es decir la SUNARP (Registros Públicos), debe ser la entidad encargada de legalizar la apertura de los Libros de Asociaciones.

Por otro lado, en materia de inscripciones de organizaciones sin fines de lucro, denominadas ORGANIZACIONES SOCIALES DE BASE, ya no se necesita acudir al Notario Público para certificar actas de asamblea, tal como se acredita de una revisión de la Ley 25307, su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 041-2002-PCM y de la Resolución de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos Nº 373-2003-SUNARP/SN, la cual establece en su artículo 5.4º, lo siguiente:

"De la primera inscripción de las Organizaciones Sociales de Base inscritas en el Registro del Gobierno Local

Para la primera inscripción en el Registro de Personas Jurídicas de las Organizaciones Sociales de Base que se encuentren inscritas en el Registro del Gobierno Local, se presentará la siguiente documentación:

a) Copia autenticada por el funcionario competente de la municipalidad, de la Resolución municipal que autoriza su registro, con carácter ejecutable. De autorizarse por silencio administrativo positivo la inscripción municipal, se acompañará copia autenticada por fedatario de la Oficina Registral respectiva o certificada por Notario del cargo del escrito o formato presentado conteniendo el sello oficial de recepción e indicando el número de registro de la solicitud, fecha, hora y firma del agente receptor, sin observaciones, y la declaración jurada, con firma legalizada notarialmente o certificada ante fedatario de la Oficina Registral respectiva, del Presidente del Consejo Directivo o representante autorizado en el sentido que ha transcurrido el plazo, a que se refiere el artículo 11° del Decreto Supremo N° 041-2002-PCM, sin que se notifique pronunciamiento.

b) Copia autenticada por fedatario de la Oficina Registral respectiva o certificada por Notario del acta de asamblea general de constitución, de la aprobación del estatuto que incluya el texto completo del mismo, y de la elección del primer consejo directivo. Declaración jurada con firma legalizada notarialmente o certificada ante fedatario de la Oficina Registral repectiva del Presidente del Consejo Directivo o representante autorizado, señalando que los documentos son de igual contenido respecto a los presentados ante el Registro del Gobierno Local para su inscripción administrativa."

Como se puede apreciar, para solicitar inscripciones de actos referidos a Organizaciones Sociales de Base, no se requiere hoy en día acudir a realizar trámites ante los Notarios Públicos, pues tan sólo es necesario, realizar los trámites directamente en los Registros Públicos, por lo que se puede afirmar que todas las Asociaciones sin fines de lucro podrían seguir el mismo derrotero, pues todas ellas parten del mismo principio de ser Personas Jurídicas sin fines societarios y sin fines de lucro.

CAPITULO II

Calificación registral: observaciones sobre legalizaciones de apertura de libros de asociaciones

2.1. Calificación registral.-

La calificación registral, como tal es: "es la evaluación integral de los títulos presentados al registro que tiene por objeto determinar la procedencia de su inscripción. Está a cargo del Registrador y Tribunal Registral, en primera y en segunda instancia respectivamente, quienes actúan de manera independiente, personal e indelegable, en los términos y con los límites establecidos en este Reglamento y en las demás normas registrales.

En el marco de la calificación registral, el Registrador y el Tribunal Registral propiciarán y facilitarán las inscripciones de los títulos ingresados al registro."[10]

"El Registrador y el Tribunal Registral, en sus respectivas instancias, al calificar y evaluar los títulos ingresados para su inscripción, deberán:

a) Confrontar la adecuación de los títulos con los asientos de inscripción de la partida registral en la que se habrá de practicar la inscripción, y, complementariamente, con los antecedentes registrales referidos a la misma, sin perjuicio de la legitimación de aquéllos. En caso de existir discrepancia en los datos de identificación del titular registral y del sujeto otorgante del acto, el Registrador, siempre que exista un convenio de interconexión vigente, deberá ingresar a la base de datos del RENIEC, a fin de verificar que se trata de la misma persona;(…)

e) Verificar la competencia del funcionario administrativo o Notario que autorice o certifique el título;(…)"[11]

Al momento de calificar actos jurídicos referidos a Asociaciones, el registrador Público, continuamente se encuentra con detalles poco claros, sobre los Libros de asociaciones.

Por ejemplo:

Los Libros de las Asociaciones contienen número de registro, fechas de legalización, nombre del Notario, distinto al de los Libros que dieron origen a los últimos asientos de inscripción.

En otros casos, se tiene que la Asociación se ha constituido por ejemplo en el año 2000, sin embargo el Libro Padrón de asociados, es el Tomo I, legalizado en el año 2007.

En determinadas ocasiones, se tiene que se legaliza la apertura de un nuevo Libro de Actas, por pérdida del anterior (según lo indicado falsamente por el Presidente inscrito), sin embargo lo que acontecía es que éste directivo, no quería hacer entrega de los Libros, por ello se origina la existencia de dos Libros de Actas, los mismos que son utilizados por dos bandos o facciones dentro de la organización. En muchos casos los propios directivos refieren que la denuncia policial por pérdida o robo y la apertura de nuevos Libros de Actas o padrón de Asociados, lo puede realizar cualquier miembro de la asociación, pues tanto el personal policial como los trabajadores de las Notarías, no toman debida atención, de quién es la persona autorizada para denunciar la pérdida de los libros y la legalización de apertura de un nuevo libro.

En otros casos, para los directivos corruptos es mucho más sencillo, hacer caer en error al Juez de Paz competente, pues desconocen con frecuencia de la legislación notarial como registral.

Antes los registradores Públicos, inclusive eran más estrictos con la verificación de los Libros de Actas y padrón utilizados para inscribir determinados actos referidos a Asociaciones.

2.2. Precedente de observancia obligatoria.-

Sin embargo en materia registral, se ha avanzado un tramo largo sobre el tema materia de investigación. Así tenemos dentro de la Jurisprudencia Vinculante del Tribunal Registral, el Décimo Precedente del X Pleno Registral, el cual establece lo siguiente: "La persona jurídica debe acreditar ante el notario y no ante el registro la conclusión o pérdida del libro anterior para que proceda la legalización de un segundo y subsiguientes libros.

A efectos de verificar la concordancia entre el libro de la persona jurídica obrante en el título cuya inscripción se solicita y el antecedente registral, se debe tomar en cuenta el libro correspondiente contenido en el antecedente registral inmediato."[12]

Para el especialista en materia registral y además Vocal del Tribunal Registral, Luis Aliaga Huaripata, "(…) la verificación del cumplimiento de los requisitos para la apertura de un nuevo libro corresponderá exclusivamente al notario y al Juez de Paz Letrado, en cuanto éste último, si bien el precedente no lo menciona, conforme al artículo 1 de la Ley Nº 26501[13]se entendería comprendido"[14]

Sin embargo los problemas en la calificación registral, con relación a la legalización de Apertura de los Libros de Asociaciones, seguirán sucediendo, por cuanto existe un desfase técnico entre los Notarios Públicos (y Jueces de Paz Letrado) por un lado y los Registradores Públicos del Registro de Personas Jurídicas, puesto que estos últimos debido a sus propias funciones tienen un alto grado de especialización en temas asociativos, mientras que los Notarios Públicos y los Jueces de Paz Letrado, debido al amplio espectro de sus funciones, muchas veces cometen errores -creemos involuntarios al momento de legalizar la apertura de los Libros de Asociaciones.

Por ello el presente trabajo de investigación apunta a reafirmar que todo trámite referido a la Legalización de apertura de los Libros de Asociación y adicionalmente las copias certificadas de las actas de asamblea que se desean inscribir deben ser realizadas ante la SUNARP (Registros Públicos) y no ante los Notarios o Jueces de Paz Letrados.

Los usuarios de las notarías públicas, reportan una demora innecesaria en los trámites notariales, debido a que la Legalización de Apertura de los Libros de Asociaciones, implica la espera de por lo menos dos o tres días en sede notarial, pues es bien conocido que los trámites notariales no están sujetos a plazo perentorio alguno.

Así mismo es bien conocido que los costos notariales por Legalización de Apertura de Libros de Asociaciones, es muy elevado, puesto que las tasas notariales, son manejadas de acuerdo a las leyes de la oferta y la demanda.

Por último, el Notario no verifica con criterios técnicos si las personas que solicitan la legalización de apertura de los Libros de asociaciones, efectivamente tiene facultades para realizar dichos trámites.

Si la legalización de Apertura de Libros de Asociaciones, estuviera a cargo de la SUNARP (Registros Públicos), ello implicaría:

Mayor Celeridad en los trámites registrales, pues los mismos, están sujetos a plazos perentorios de calificación.

Abaratamiento de los costos de transacción, pues los montos como trámite registral, serían mucho menores a los costos notariales por Legalización de Apertura de Libros. Téngase presente que los costos registrales responden a límites en los derechos de tramitación (Artículo 45º de la ley 27444): " El monto del derecho de tramitación es determinado en función al importe del costo que su ejecución genera para la entidad por el servicio prestado durante toda su tramitación y, en su caso, por el costo real de producción de documentos que expida la entidad."

Verificación -como parte de la calificación registral- de que la persona que solicita la legalización de apertura de los Libros de Asociaciones, efectivamente posean facultades para poder solicitar la atención de dichas solicitudes.

Es necesario realizar algunas modificaciones legislativas, en el Código Civil, así como en las normas registrales y el TUPA de SUNARP, que permitan la presentación de las legalizaciones de Aperturas de Libros de Asociaciones ante los Registros Públicos.

2.3. Propuesta de modificación del Código Civil .-

Artículo 83º: "Toda asociación debe tener un libro de registro actualizado en que consten el nombre, actividad, domicilio y fecha de admisión de cada uno de sus miembros, con indicación de los que ejerzan cargos de administración o representación.

La asociación debe contar, asimismo, con libros de actas de las sesiones de asamblea general y de consejo directivo en los que constaran los acuerdos adoptados.

Los libros a que se refiere el presente articulo serán legalizados ante la autoridad registral, bajo responsabilidad del presidente del consejo directivo de la asociación y de conformidad con los requisitos que fije el estatuto."

Articulo 2028º.- "La constitución de la persona jurídica se inscribe en el registro correspondiente a su domicilio.

No se requiere el otorgamiento de escritura pública para la inscripción de la constitución, del nombramiento de representantes, mandatarios y otorgamiento de poderes. Para su inscripción basta la presentación de copia fedateada de la parte pertinente del acta en que consta el respectivo acuerdo.

En la constitución de personas jurídicas, modificación de estatutos o reglamento que importe un cambio de nombre, el derecho a la reserva de preferencia registral de nombre es aplicable por un plazo de 30 días hábiles, vencido el cual caduca de pleno derecho "

No se podrá adoptar un nombre igual al de una persona jurídica en formación que goce del derecho de reserva o este inscrita en el Registro correspondiente.

Conclusiones y recomendaciones

• 1. La conclusión que hasta aquí se puede dilucidar es que los Notarios no asumen ninguna responsabilidad civil, ni administrativa, menos penal, por una legalización de apertura de Libros. Por ello, se puede afirmar que la legalización notarial de apertura de Libros, no tiene una función de seguridad documentaria, pues en caso de advertir ilícitos en la apertura de Libros, la responsabilidad recae directamente en las personas que realizaron actas y acuerdos en dichos Libros.

• 2. La legalización de apertura de Libros referidos a Asociaciones, la debe asumir el Estado (a través de la SUNARP), a fin de poder realizar un mejor control de los actos jurídicos materia de inscripción Registral, tal como sucede en España.

• 3. Si es que no se deciden por una modificación legislativa, los problemas en la calificación registral, con relación a la legalización de Apertura de los Libros de Asociaciones, seguirán sucediendo, por cuanto existe un desfase técnico entre los Notarios Públicos (y Jueces de Paz Letrado) por un lado y los Registradores Públicos del Registro de Personas Jurídicas, puesto que estos últimos debido a sus propias funciones tienen un alto grado de especialización en temas asociativos, mientras que los Notarios Públicos y los Jueces de Paz Letrado, debido al amplio espectro de sus funciones, muchas veces cometen errores -creemos involuntarios al momento de legalizar la apertura de los Libros de Asociaciones.

• 4. Los usuarios de las notarías públicas, reportan una demora innecesaria en los trámites notariales, debido a que la Legalización de Apertura de los Libros de Asociaciones, implica la espera de por lo menos dos o tres días en sede notarial, pues es bien conocido que los trámites notariales no están sujetos a plazo perentorio alguno.

• 5. Así mismo es bien conocido que los costos notariales por Legalización de Apertura de Libros de Asociaciones, es muy elevado, puesto que las tasas notariales, son manejadas de acuerdo a las leyes de la oferta y la demanda.

• 6. Por último, el Notario no verifica con criterios técnicos si las personas que solicitan la legalización de apertura de los Libros de asociaciones, efectivamente tiene facultades para realizar dichos trámites.

• 7. Si la legalización de Apertura de Libros de Asociaciones, estuviera a cargo de la SUNARP (Registros Públicos), ello implicaría: Mayor Celeridad en los trámites registrales, pues los mismos, están sujetos a plazos perentorios de calificación.

• 8. Abaratamiento de los costos de transacción, pues los montos como trámite registral, serían mucho menores a los costos notariales por Legalización de Apertura de Libros. Téngase presente que los costos registrales responden a límites en los derechos de tramitación (Artículo 45º de la ley 27444): " El monto del derecho de tramitación es determinado en función al importe del costo que su ejecución genera para la entidad por el servicio prestado durante toda su tramitación y, en su caso, por el costo real de producción de documentos que expida la entidad."

• 9. Implicaría además una verificación -como parte de la calificación registral- de que la persona que solicita la legalización de apertura de los Libros de Asociaciones, efectivamente posee facultades para poder solicitar la atención de dichas solicitudes.

• 10. Es necesario realizar algunas modificaciones legislativas, en el Código Civil (art. 83º, 2028º), así como en las normas registrales y el TUPA de SUNARP, que permitan la presentación de las legalizaciones de Aperturas de Libros de Asociaciones ante los Registros Públicos.

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• 45. Ley que declara de prioritario interés nacional la labor que realizan los clubes de madres, comités de vaso de leche, comedores populares autogestioriarios, cocinas familiares, centros familiares, centros materno infantiles y demás organizaciones sociales de base, en lo referido al servicio de apoyo alimentario que brindan a las familias de menores recursos, Ley No. 25307, su reglamento y normas afines al tema.

Autor:

Fernando I Rafael Chavez Guibovich

Abogado

Pontificia Universidad Católica del Perú

Registrador Público

[1] POMA MORALES, Walter, “Código Civil Comentado por los 100 mejores especialistas. Tomo I . Gaceta Jurídica S.A., Lima, Marzo 2003. P. 412

[2] ESQUIVEL OVIEDO Juan Carlos; “Guía Operativa de Jurisprudencia Registral”. Guía sistematizada de Resoluciones del Tribunal Registral. Diálogo con la JurisprudenciaGaceta Jurídica 1ª edición. Lima, Octubre 2007, P.95

[3] GUTIERREZ CAMACHO, Walter. “Diálogo con la Jurisprudencia” Nº 30. Gaceta Jurídica, Lima, Marzo 2001, Página 49-50.

[4] Artículo 22.- 1. Se reconoce el derecho de asociación. 2. Las asociaciones que persigan fines o utilicen medios tipificados como delito son ilegales.3. Las asociaciones constituidas al amparo de este artículo deberán inscribirse en un registro a los solos efectos de publicidad. 4. Las asociaciones solo podrán ser disueltas o suspendidas en sus actividades en virtud de resolución judicial motivada. 5. Se prohiben las asociaciones secretas y las de carácter paramilitar.

[5] Artículo 20.- 1. Toda persona tiene derecho a la libertad de reunión y de asociación pacíficas. 2. Nadie podrá ser obligado a pertenecer a una asociación. Artículo 21. 1. Toda persona tiene derecho a participar en el gobierno de su país, directamente o por medio de representantes libremente escogidos. 2. Toda persona tiene el derecho de acceso, en condiciones de igualdad, a las funciones públicas de su país. 3. La voluntad del pueblo es la base de la autoridad del poder público; esta voluntad se expresará mediante elecciones auténticas, que habrán de celebrarse periódicamente, por sufragio universal e igual y por voto secreto u otro procedimiento equivalente que garantice la libertad de voto.

[6] Artículo 11º. 1. Toda persona tiene derecho a la libertad de reunión pacifica y a la libertad de asociación, incluido el derecho de fundar, con otras, sindicatos y de afiliarse a los mismos para la defensa de sus intereses. 2. El ejercicio de estos derechos no podrá ser objeto de otras restricciones que aquéllas que, previstas por la ley, constituyan medidas necesarias, en una sociedad democrática, para la seguridad nacional, la seguridad pública, la defensa del orden y la prevención del delito, la protección de la salud o de la moral, o la protección de los derechos y libertades ajenos. El presente artículo no prohíbe que se impongan restricciones legítimas al ejercicio de estos derechos para los miembros de las Fuerzas Armadas, de la Policía o de la Administración del Estado.

[7] Artículo 35º Son personas jurídicas: 1. Las corporaciones, asociaciones y fundaciones, de interés público reconocidas por la ley. Su personalidad empieza desde el instante mismo en que, con arreglo a derecho, hubiesen quedado válidamente constituidas. 2. Las asociaciones de interés particular, sean civiles, mercantiles o industriales, a las que la ley conceda personalidad propia, e independiente de la de cada uno de los asociados. Artículo 36. Las asociaciones a que se refiere el número 2 del artículo anterior se regirán por las disposiciones relativas al contrato de sociedad según la naturaleza de éste. Artículo 37. La capacidad civil de las corporaciones se regularán por las leyes que las hayan creado o reconocido; la de las asociaciones por sus estatutos; y las de las funciones por las reglas de su institución, debidamente aprobadas por disposición administrativa, cuando este requisito fuere necesario. Artículo 38. Las personas jurídicas pueden adquirir y poseer bienes de todas clases, así como contraer obligaciones y ejercitar acciones civiles o criminales, conforme a las leyes y reglas de su constitución. La Iglesia se regirá en este punto por lo concordado entre ambas. Artículo 39. Si por haber expirado el plazo durante el cual funcionaba legalmente, o por haber realizado el fin para el cual se constituyeron, o por ser ya imposible aplicar a ésta la actividad y los medios de que disponían, dejasen de funcionar las corporaciones, asociaciones y fundaciones, se dará a sus bienes la aplicación que las leyes, o los estatutos, o las cláusulas fundaciones, les hubiesen en esta previsión asignado. Si nada se hubiese establecido previamente, se aplicarán esos bienes a la realización de fines análogos, en interés de la región, provincia o municipio que principalmente debieran recoger los beneficios de las instituciones extinguidas. TÍTULO III: "Del domicilio" Artículo 41. Cuando ni la ley que las haya creado o reconocido, ni los estatutos o las reglas de la fundación fijasen el domicilio de las personas jurídicas, se entenderá que lo tienen en el lugar en que se halle establecida su representación legal, o donde ejerzan las principales funciones de su instituto.

[8] “1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme alas normas específicas que les resulten de aplicación. 2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. 3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.

[9] Para mayor información visitar el siguiente link: http://www.mir.es/SGACAVT/asociaciones/, Página web oficial del Ministerio del Interior de España.

[10] ARTÍCULO 31º del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado mediante RESOLUCION DEL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE LOS REGISTROS PUBLICOS Nº 079-2005-SUNARP/SN

[11] ARTÍCULO 32º del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado mediante RESOLUCION DEL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE LOS REGISTROS PUBLICOS Nº 079-2005-SUNARP/SN

[12] 10º Precedente de observancia obligatoria aprobado en el X Pleno Registral, publicado en el Diario Oficial El Peruano del 09/06/2005 y sustentado en las Resoluciones Nº 55-2001-ORLC/TR del 06/02/2001, 416-2000-ORLC/TR del 28/11/2000, 26-2002-ORLC/TR del 18/01/2002 y 256-2002/ORLC/TR del 16/05/2002.

[13] Artículo 1º.- La legalización de apertura de libros contables y otros que la ley señale, es competencia tanto de los jueces de paz letrados como de los notarios, a elección del usuario.

[14] ALIAGA HUARIPATA, Luis. “Acuerdos de la Asamblea General Eleccionaria” En: “Diálogo con la Jurisprudencia” Nº 107. Gaceta Jurídica, Lima, Agosto 2007, Página 298.