Organizaciones administrativas -recopilación general-

Concepto de organizaciones

La primera motivación del hombre ha sido siempre procurar la satisfacción de sus necesidades. Las necesidades son sensaciones de apetencia, para cuya satisfacción debe recurrir al mundo exterior. Son necesidades primarias las que han de ser cubiertas imprescindiblemente para la conservación de la vida: beber cuando se tiene sed, comer cuando se tiene hambre, abrigarse para no tener frío, etc. Las necesidades secundarias son las que aspiran a elevar el nivel de vida del individuo: necesidades culturales, de acceder a la propiedad privada, etc. La insatisfacción de estas necesidades no compromete la vida, sino que genera desequilibrios de diverso orden, no vinculados a niveles básicos.

El hombre ha sentido que, para mejor atender sus necesidades, es conveniente su integración en grupos. Estos grupos de individuos constituyen organizaciones, cuyos objetivos son la resultante de los objetivos particulares de cada uno de los integrantes y de su poder relativo para imponerlos a los demás.

La creciente complejidad de la vida en sociedad ha incidido en el aumento del tamaño de las organizaciones y complicado su manejo. El manejo de una organización que nuclea centenares o miles de participantes, no puede ser efectuado conjuntamente con todos ellos y se impone que las gestiones queden a cargo de uno o más de ellos, o de terceros no pertenecientes al grupo. A su vez, los objetivos de la organización difícilmente se adecúan por igual a los intereses u objetivos de los participantes.

LAS ORGANIZACIONES SON INSTITUCIONES SOCIALES, constituidas y estructuradas deliberadamente con la finalidad de alcanzar determinados objetivos y metas, cuyo logro constituye el principal elemento que justifica la razón de las mismas.

Según Amitai Etzioni : Las organizaciones son formaciones sociales en las que se combinan personal y recursos hacia diferentes fines en forma racional consciente.

Según Talcon Parsons : Formaciones sociales orientadas al logro de cierto tipo de metas y ese logro implica el desempeño de una función (misión).

Diremos que las organizaciones son unidades sociales, deliberadamente formadas, capaces de armar un sistema de normas que regulen el comportamiento, para el logro de un fin determinado.

Características: conjunto de personas, unidas en forma consciente, inteligente, deliberada, que elaboren un sistema normativo, con la finalidad de alcanzar un fin previamente determinado. Provienen de grupos.

Clasificación de Grupos

• Biológicos son agrupaciones por rasgos comunes, como el color de la piel, etc., razón por la cual se hallan ligados.

• Geográficos tienen relación con razones de vecindad, barrio, ciudad, departamento, etc.

• Sociales son aquellos que se están fundados en la comunidad de acción, de operación, de ocupación; están formados por grupos que persiguen un mismo fin.-

De estos últimos grupos es que provienen las organizaciones, las que se reconocen comúnmente como empresas, instituciones, clubes, escuelas, naciones, ya que reúnen las características antes mencionadas.

Es por lo antedicho que fundamentamos la acepción del término "organizaciones" como INSTITUCIONES SOCIALES, es decir, un conjunto de seres humanos que adoptan su actuación a un patrón de conducta a veces formal y otras veces informal, para alcanzar determinados objetivos.

Obviamente, estos grupos sociales llamados organizaciones adoptan una determinada estructura, métodos y procedimientos, (adoptan una organización1) por medio de los cuales hacen posible la consecución de los fines propuestos

1 -En este caso el término organización adopta otro significado que luego veremos en el desarrollo del curso)

Elementos de la Organización

En toda organización se observan diferentes elementos:

• Recursos humanos: Un número de participantes o integrantes.

• Recursos materiales, financieros y tecnológicos.

• Uno o más objetivos básicos.

• Metas específicas derivadas de los objetivos básicos.

• El ejercicio de una actividad que conduzca al logro de los objetivos y metas.

Clasificación de las Organizaciones

Se consideran las siguientes pautas para su clasificación:

1.- SEGÚN LOS FINES DE LA ORGANIZACIÓN

• a) Organizaciones de producción.

• b) Organizaciones de erogación.

• a) Organizaciones de producción: El fin lo constituye la obtención de ganancia. Los recursos son un medio para la obtención de nuevos recursos y, al mismo tiempo un fin para la organización, cuyo propósito básico es el lucro, siendo la actividad desarrollada de índole económica. Estas organizaciones se denominan empresas. Ej. Empresas comerciales, industriales, de transporte, de servicios, bancarias, etc

• b) Organizaciones de erogación: El fin básico no es obtener ganancias. Los recursos son solamente medios para atender a las especiales finalidades de la organización. Se incluyen: entidades deportivas, culturales, recreativas, artísticas, de beneficencia, de asistencia social y también las municipales y el Estado, cuyos fines se canalizan por medio de servicios públicos.

Según la fuente de recursos, las organizaciones de erogación se clasifican:

• Cuyos ingresos provienen exclusivamente de un fondo patrimonial.

• Cuyos ingresos provienen parte de un fondo patrimonial y parte por fruto del trabajo.

• Cuyos ingresos provienen exclusivamente del trabajo.

• Cuyos ingresos proviene de subsidios y contribuciones (entidades culturales)

• Cuyos ingresos provienen de un fondo patrimonial y de contribuciones voluntarias o impuestas coercitivamente a la comunidad (Estado, Municipios)

2.- SEGÚN LA CONDICIÓN JURÍDICA DEL SUJETO.

• a) Organizaciones privadas

• b) Organizaciones públicas

• c) Organizaciones semipúblicas

• a) Organizaciones privadas: El sujeto es una persona natural o una unión de personas libremente asociadas y que podrán separarse cuando así lo resuelvan y de acuerdo con las condiciones pactadas.

• b) Organizaciones públicas: El sujeto, en que se ejercen los derechos patrimoniales inherentes a estas entidades, es una persona ideal, de derecho público, reconocido y regulado por leyes especiales.

• c) Organizaciones semipúblicas: Se aplica a las entidades formadas por la coparticipación del Estado y los particulares en la formación y gestión de determinadas empresas (bancarias, de transporte, de comunicaciones). Se las conoce también como sociedades de economía mixta.

3.- SEGÚN LA COMPOSICIÓN DE LOS ÓRGANOS VOLITIVOS Y DIRECTIVOS.

• a) Organizaciones autónomas o independientes

• b) Organizaciones dependientes

• a) Organizaciones autónomas: El órgano volitivo (el que señala las grandes líneas de políticas a seguir) y el directivo (el que dirige la empresa siguiendo esas líneas de política) residen en el sujeto de la organización. Es el caso de los pequeños negocios y sociedades en las que hay intervención directa del dueño o dueños en el manejo de las operaciones.

• b) Organizaciones dependientes: El órgano volitivo y directivo corresponden a personas distintas. Existe separación entre la autoridad eminente, atributo del sujeto de la organización y la acción directa, a cargo del administrador propiamente dicha.

SEGÚN LA EXTENSIÓN Y LA DIVISIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO

• a) Organizaciones simples

• b) Organizaciones complejas

• a) Organizaciones simples: Sus integrantes realizan personalmente todas las tareas de la administración, asumiendo el triple rol de órgano volitivo, directivo y ejecutivo. Ej.: pequeñas organizaciones autónomas (domésticas, negocios ambulantes, quioscos, etc.)

• b) Organizaciones complejas: La acción ejecutiva está confiada a personas distintas de las que componen los otros órganos, por lo que existe una marcada división del trabajo.

Esta cuádruple clasificación de las organizaciones o haciendas interesa para los estudios de Contabilidad en la medida que éstos, dentro de los principios generales, deben formular normas y preceptos especiales para cada tipo de organización.

La Empresa

CONCEPTO:

"La empresa es una unidad económica organizada con la finalidad de alcanzar determinados objetivos que la justifican y son los orientadores de la actividad que realizan. Es un conjunto de actividades humanas estructuradas con la finalidad de producir bienes de todo tipo o prestar servicios"

Esta unidad económica persigue una doble finalidad: búsqueda de ganancia y satisfacción de necesidades, y para ello realiza una actividad económica combinando recursos materiales, humanos, tecnológicos y financieros.

CARACTERÍSTICAS:

Podemos mencionar que la empresa se caracteriza por los siguientes elementos:

• Se relacionan con el contexto por medio de la actividad que desarrollan, la cual está supeditada a:

• Los objetivos, metas, fines o propósitos

• Los recursos disponibles (humanos, materiales, tecnológicos y financieros)

• Los agentes (grupos o individuos)

• Son organizaciones que se dedican a negociar. Comercializan bienes y servicios con el fin de satisfacer las necesidades de los consumidores.

• Desarrollan sus actividades a partir de los recursos que disponen: humanos, materiales, financieros, energéticos, informáticos.

Características desde el punto de vista económico:

INCERTIDUMBRE: es imposible prever con exactitud lo que ocurrirá en el futuro.

RIESGO: ocurre porque la incertidumbre puede provocar pérdidas imprevistas.

ESPECULACIÓN: se da en la empresa y significa el esfuerzo que se cumple para que el total de los ingresos, que resulta de la actividad productiva, sea superior al costo.

PRODUCCIÓN PARA EL MERCADO: implica que no produce sólo para su consumo sino que sus productos están destinados a atender necesidades de terceros, por medio del cambio.

OBJETO: le da sentido a toda la actividad que desarrolla.

AUTONOMÍA: su actividad no está limitada, sino solamente por propia capacidad y por las disposiciones que el Estado impone, por razones de interés público, a las empresas.

RETRIBUCIÓN DE LA PRODUCCIÓN: el trabajo, el capital y su propia naturaleza se combinan para obtener una retribución económica de esos factores.

Características desde el punto de vista jurídico:

La empresa debe ser una UNIDAD, una individualidad que la diferencia y que la distingue de todas las demás.

PERSONALIDAD: que es la facultad de tener capacidad jurídica (asumir derechos y obligaciones) y poseer nombre propio.

RESPONSABILIDAD: es consecuencia directa de la personalidad. Por las relaciones entre sus elementos, su responsabilidad será interna. Por las relaciones con el ambiente externo, aparece su responsabilidad externa.

DOMICILIO: su sede o local que ocupa, debe fijarse para que allí se le requiera el cumplimiento de sus obligaciones.

Características desde el punto de vista administrativo:

ESTRUCTURA FORMAL: cada empresa adopta una estructura: diseña sus órganos y establece las relaciones entre ellos.

UNIDAD DE DIRECCIÓN Y MANDO: es imprescindible para la conducción de las empresas y la coordinación del aporte de cada uno de los elementos que la integran.

CLASIFICACIÓN DE EMPRESAS

Según los fines perseguidos en relación a sí misma:

• ADMINISTRATIVAS PURAS: Son las que no realizan tráfico de bienes con los medios con idea de lucro.

• ESPECULATIVAS: son las que realizan tráfico de bienes y su finalidad es obtener lucro.

Según la condición jurídica del titular:

• PÚBLICAS: Estatales o paraestatales. Se extinguen por su fracaso.

• PRIVADAS: Civiles (familias, culturales, recreativas) o comerciales, industriales, mercantiles, bancarias, etc.

• MIXTAS: el Estado coparticipa con particulares en la gestión.

Según la extensión y división de trabajo administrativo:

• SIMPLES: son aquellas en que el propietario realiza personalmente todas las tareas.

• COMPLEJAS: Aquí las tareas ejecutivas recaen en personas diferentes a las que componen los niveles volitivos y directivos.

Según el elemento predominante en el patrimonio:

• MATERIALES: cuando el patrimonio se manifiesta ante terceros por signos materiales de fácil exteriorización.

• DE RELACIONES JURÍDICO-ECONÓMICAS: En este caso lo material es subsidiario de un patrimonio constituido fundamentalmente por relaciones jurídico-económicas..

Según su actividad:

• INDUSTRIALES: extractivas, manufactureras, agrícolas-ganaderas..

• COMERCIALES: que según su objeto se clasifican a su vez en vestimenta, alimentación, etc. y según el lugar, en comercio interno y comercio internacional de exportación o importación.

• SERVICIOS: Transporte, comunicaciones, seguros, limpieza.

• AGRÍCOLAS: siembran y cosechan productos de reino vegetal.

Según la forma jurídica que se adopte:

• EMPRESA UNIPERSONAL

• SOCIEDADES COLECTIVAS

• SOCIEDADES EN COMANDITA SIMPLE

• SOCIEDADES DE CAPITAL E INDUSTRIA

• SOCIEDADES COOPERATIVAS

• SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

• SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES

• SOCIEDADES ANÓNIMAS

• CORPORACIONES

Según el ámbito geográfico en que actúan:

• LOCALES – son las empresas cuyo asentamiento físico y ámbito de actuación se restringe a una localidad determinada

• NACIONALES – son las empresas cuya actuación se circunscribe a un país determinado

• INTERNACIONALES son las empresas que actúan en más de un país. Existen empresas que tienen presencia a través de sus productos, sus marcas o mediante el establecimiento de locales en más de un país. En este caso el primer paso que realizan es exportar productos (serían empresas nacionales exportadoras), que pueden tener un representante en el exterior, que se ocupe de su emprendimiento.

• Otra situación que se puede observar, son las empresas que obtienen la FRANQUICIA de otra, existe una amplia variedad de situación en lo que hace al régimen de franquicias, y se pueden distinguir los siguiente aspectos:

• La empresa matriz autoriza el uso de la marca por ella registrada, y la empresa establecerá una serie de condiciones más o menos estrictas para regular el uso de su marca

• La empresa matriz brinda a la empresa franquicia de no sólo el uso de la marca, sino todo el know-how, o sea, el conocimiento de la actividad.

• Otras extienden su alcance al ámbito internacional mediante el establecimiento de filiales o sucursales en el exterior. Estas filiales o sucursales dependen en todos sus aspectos de la casa matriz. En todos los aspectos referidos a su gestión y planificación. Aquí se trata de empresas multinacionales pero se administran desde una base en el país de origen.

• Otras empresas optan por establecer sucursales o filiales y no otorgan a éstas un amplio margen de independencia para la fijación de sus políticas. Es una empresa que mantiene operaciones importantes en más de un país de manera simultánea y descentraliza la toma de decisiones de cada organización al país local.

Según su tamaño

• GRANDES

• MEDIANAS

• PEQUEÑAS

• MICRO

Para clasificar a una empresa por su tamaño, se recurren en general a variables como:

• Cantidad de personal ocupado.

• El monto de sus activos o patrimonio

• El volumen de sus ventas.

• El monto de sus utilidades

OBJETIVOS, MISIÓN, VISIÓN, Y ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA

El mercado actual se encuentra caracterizado por ser competitivo, estar en permanente cambio, su entorno internacional y globalizado, además de estar formado en áreas específicas como ser económicas o empresariales, estar orientado y preparado para la innovación y los cambios que se dan en forma permanente.

Todos estos conceptos que veremos a continuación son la base fundamental del planeamiento estratégico que un empresario deberá hoy día, llevar adelante para propiciar el éxito de su negocio.

OBJETIVOS

Los objetivos son las aspiraciones que tiene el empresario, expresan los logros que el mismo quiera conseguir en el futuro.

Cuando se definan los objetivos se pensará en

OBJETIVOS GENERALES o ESTRATÉGICOS: Constituyen el nivel de aspiración sobre el desempeño de la empresa y se caracterizan por:

• se definen con un alcance de cinco años y mínimo de tres (largo plazo)

• Para lograrlos se sirven de uno o varios objetivos organizacionales.

• los define la Alta Dirección quienes son los encargados en señalar la línea de acción de la empresa en el futuro y también son responsables de cambiar esta dirección, antes de que la empresa fracase en el mercado.

• Sirven para definir el futuro de los negocios

• No se expresan en valores sino en pautas de conducta de la organización.

• Son resultados o atributos que se quieren lograr como: Rentabilidad, Mejorar la tecnología, crecer en el mercado sostenidamente, incrementar el capital de la empresa, ampliar la cantidad de clientes, tener un personal calificado, satisfacción de los clientes.

• OBJETIVOS ORGANIZACIONALES o METAS: Son objetivos expresados en términos específicos, mensurados y acotados en el tiempo. Por lo tanto citamos sus características:

• Se diseñan para un plazo de un año (corto plazo)

• Facilitan el logro de los objetivos estratégicos

• los definen los mandos medios de la empresa (jefes, encargados) pues son los encargados de delinear el accionar de cada área de la empresa.

• son expresados en términos específicos (cuantificables)

• son expresados en términos mensurables (se pueden medir los resultados)

• Se refieren a puntos de avance o a la terminación de un proyecto como ser: realización de un programa de ventas promocional, obtener mejores precios de costo, lograr mejor presentación del producto en comodidad y variedad.

Después de haber diseñado los objetivos y definido los recursos para lograrlos la dirección debe colocar en cada área clave a los ejecutivos capaces de obtener resultados, aquellos que saben dirigir y motivar a su personal.

MISIÓN:

La misión es el establecimiento de una necesidad o conjunto de necesidades que la empresa desea satisfacer mejor que otros (creando más valor) desarrollando para ello una ventaja competitiva.

La misión expresa la razón de existir de la empresa. Debe ser lo suficientemente específica para constituir una línea directriz, pero también lo suficientemente amplia para no sofocar el crecimiento creativo. Debe servir para distinguir a la empresa de las demás.

La misión de la empresa es definir la naturaleza del negocio, describir la empresa tal como es en el presente.

Peter Drucker, expresa que para formularse la misión de la empresa, hay un solo foco, un punto de partida: el cliente. EL CLIENTE DEFINE A LA EMPRESA, ya que de él depende su éxito o fracaso. Por lo tanto sostiene que:

"Satisfacer al cliente es la misión y el propósito de toda empresa".

COMPONENTES DE UNA DECLARACIÓN DE MISIÓN:

• 1. MERCADO DE CONSUMIDORES: definir a qué clientes voy a atender en forma responsable.

• 2. PRODUCTO O SERVICIO: Indicar específicamente qué productos voy a ofrecer a mis clientes

• 3. DOMINIO GEOGRÁFICO: Hacia qué mercado nos dirigimos: Nacional, Regional, Mundial.

• 4. TECNOLOGÍA: Cuáles son los recursos tecnológicos con los que cuento.

• 5. PREOCUPACIÓN POR LA SUPERVIVENCIA:

• 6. FILOSOFÍA: Principios en los que se basan para promover desarrollo de algunos valores que se consideren prioritarios (Ej. Desarrollo humano como meta más valiosa de la civilización)

• 7. CONCEPTO DE SI MISMA: Tener un conocimiento cabal de las característica de la empresa.

• 8. PREOCUPACIÓN POR SU IMAGEN PUBLICA: No sólo debemos ser buenos sino parecerlo.

La misión está condicionada por valores que se determinen en la empresa. Estos son pautas de conducta a optar y respetar. Son los principios fundamentales que guían el comportamiento de la organización y la búsqueda de la excelencia que la empresa persigue.

Para determinar la misión de la empresa debemos fijarnos primero los objetivos y las metas para alcanzar esos objetivos.

VISIÓN:

La visión de la empresa es lograr la proyección de la misma con vistas al futuro, teniendo en cuenta los cambios que se producen en las tendencias del mercado, la evolución que sufre la empresa en su funcionamiento y buscar su posicionamiento en el futuro.

Abarca diferentes proyecciones en aspectos tales como:

• posicionamiento en el mercado.

• niveles de calidad y atención.

• reconocimiento en el mercado.

• valores y actitudes de la empresa que se consideren claves.

ESTRATEGIAS

Se entiende por estrategia al curso de acción elegido frente a un planteo de varios cursos de acción alternativos. Las estrategias se relacionarán sobre cuestiones estratégicas claves, donde la elección de uno otro curso de acción habrá de tener un impacto significativo sobre el rumbo de la organización.

CARACTERISTICAS DE LAS ESTRATEGIAS

• Es la determinación de las metas y objetivos

• Es la adopción de los cursos de acción y toma de decisiones.

• La asignación de recursos necesarios para alcanzar las metas.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN LA ESTRATEGIA

• Cursos de acción para alcanzar objetivos

• Proceso de búsqueda de ideas.

DOS ENFOQUES DE LA EMPRESA

• ENFOQUE TRADICIONAL: De acuerdo a este enfoque, se pueden agrupar las distintas actividades de acuerdo a un criterio funcional, que se basa en dos conceptos:

• La división de trabajo

• La especialización

La asignación de tareas se realiza teniendo en cuenta las habilidades de las personas con las que cuenta la empresa para desempeñar las distintas actividades.

Con este criterio se pueden agrupar las personas que realizan actividades y tareas similares o relacionadas, en sectores funcionales que a veces se denominan Departamentos, Divisiones o Secciones. En el Departamento de Producción por ejemplo se encuentran los ingenieros de fábrica, los jefes de taller, los operarios que ponen en funcionamiento las máquinas; en el Departamento de Comercialización actúan el Gerente de ventas, el cuerpo de vendedores, el personal que recopila y elabora datos referentes al mercado, etc. y así sucede algo similar con los Departamentos de Finanzas, Contabilidad y Personal.

• ENFOQUE DE SISTEMAS: Considera a la empresa como un sistema con objetivos determinados, para el logro de los cuales necesita de:

• Recursos

• Un proceso de transformación

• El resultado o producto terminado

ENFOQUE DE SISTEMAS

El enfoque de sistemas trata de ver la organización como un sistema unificado que tiene un propósito y se compone de partes relacionadas entre sí. En vez de tratar cada parte por separado, da a los gerentes una manera de ver la organización como un todo y como parte del ambiente externo. Al proceder en esta forma, la teoría de sistemas nos dice que la actividad de cualquier parte de la organización afecta la actividad de todas las demás partes.

CONCEPTO: Un sistema puede conceptualizarse como un conjunto de elementos o partes relacionadas entre sí, que interactúan en forma permanente con el propósito de alcanzar objetivos o fines comunes El alcance de un sistema es relativo; lo que en una determinada situación de análisis puede representar un sistema, en una situación de análisis diferente, puede constituir un suprasistema, -es decir un sistema mayor-, o un subsistema, -o sea, un sistema menor-.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA

Analizaremos cada uno de sus elementos:

• 1) INSUMOS Y DEMANDANTES (a los demandantes también se les llama grupos de interés o reclamantes.

Los INSUMOS están representados básicamente por los recursos con que cuenta un sistema para poder operar en condiciones normales a fin de realizar las tareas que le son propias para alcanzar sus objetivos. Estos recursos son de naturaleza diversa y pueden ser:

• HUMANOS: es el personal necesario para el buen desempeño de las funciones de la empresa.

• CAPITAL: son los bienes materiales necesarios (muebles, útiles, herramientas, etc.) y medios financieros que permitan la adquisición y procesamiento de los insumos.

• TECNOLOGICOS: son los métodos y técnicas de producción.

• ADMINISTRATIVOS: habilidades para el buen manejo de los recursos.

Los insumos del ambiente externo pueden incluir, como vemos, personas, capital y habilidades administrativas, así como conocimientos y habilidades técnicas. Adicionalmente varios grupos de personas, DEMANDAN ciertas cosas de las empresas. Así por ejemplo:

• Los EMPLEADOS desean un salario más alto, más prestaciones y seguridad en el empleo.

• Los CONSUMIDORES demandan productos seguros y confiables a precios razonables.

• Los PROVEEDORES desean seguridades de que se comprarán sus productos.

• Los ACCIONISTAS no sólo desean altos rendimientos de su inversión, sino también la seguridad de su dinero.

• Los GOBIERNOS federales, estatales y locales dependen de los impuestos que pagan las empresas, pero también esperan que éstas cumplan las leyes.

• De igual forma la COMUNIDAD demanda que las empresas sean "buenas ciudadanas" y que por lo tanto, ofrezcan la máxima cantidad de fuentes de trabajo con un mínimo de contaminación.

• Otros demandantes pueden ser las INSTITUCIONES FINANCIERAS y los SINDICATOS, e incluso los COMPETIDORES, quienes hacen un legítimo reclamo de juego limpio.

Muchas de estas demandas son incongruentes entre sí, de modo que es labor del administrador, integrar los objetivos legítimos de los demandantes, lo que implica una serie de negociaciones, disyuntivas y concesiones del ego de los administradores.

• 2) PROCESO ADMINISTRATIVO DE TRANSFORMACIÓN

Este constituye el elemento intermedio del sistema que recibe los insumos en su estado original y los procesa para luego obtener cierto producto o productos.

Es tarea de los administradores transformar, eficaz y eficientemente, los insumos en productos.

La organización y características de este proceso variará según la relación que guarde con el sistema del cual forma parte: por ejemplo si se trata de una empresa automotriz, financiera, de servicios, etc.

El proceso de transformación se puede ver desde diversas perspectivas. No obstante, el enfoque más vasto y útil para la exposición de las labores de los administradores, es el basado en las funciones administrativas de:

• PLANEACION

• ORGANIZACIÓN

• INTEGRACION DEL PERSONAL

• DIRECCION

• CONTROL

La estructura administrativa de esta unidad está integrada por sub-unidades o unidades menores a cada una de las cuales se les asignan funciones específicas. El cumplimiento de estas funciones requiere el desarrollo de diversas actividades y tareas, todas ellas reguladas por una serie de normas y procedimientos.

• 3) PRODUCTOS

Representan el resultado final del tratamiento y conversión que los insumos reciben en el proceso de transformación, que constituyen la expresión material de los objetivos o fines con los que el sistema fue creado. Los productos podrán constituir bienes o productos terminados, o servicios. Estos pueden diferenciarse de acuerdo al momento en que se obtienen en:

• productos a CORTO PLAZO (se alcanzan inmediatamente luego de haber culminado su proceso de transformación

• productos a MEDIANO PLAZO (se alcanzan en forma mediata

• productos a LARGO PLAZO (inversiones que se realizan con las ganancias obtenidas por la venta de los productos)

Además de los bienes, servicios y utilidades, debemos destacar que existen otros dos productos que merecen su explicación. Ellos son:

• SATISFACCIONES: Las empresas deben ofrecer satisfacciones si desean retener y suscitar contribuciones de sus miembros. Deben hacer posible la satisfacción no sólo de necesidades materiales básicas (ej. Necesidad de los empleados de la obtención de dinero para su alimento y vivienda), sino también de necesidades de asociación, aceptación, estimación y autorrealización, de modo de lograr que el empleado alcance su máximo potencial en el desempeño laboral.

• INTEGRACION DE METAS: Consiste en que los administradores deben resolver los conflictos e integrar los objetivos de los reclamantes de las empresas, que como ya vimos, son divergentes entre sí.

• 4) CONTROL

Permite comparar lo efectivamente realizado o por realizar con lo que inicialmente fue previsto. Este control puede efectuarse sobre:

• a) los INSUMOS: previamente a su ingreso al proceso de transformación.

• b) Las ACTIVIDADES DEL PROCESADOR: controles e inspecciones durante el proceso de transformación.

• c) Los PRODUCTOS: una vez que salen del proceso de transformación.

Para poder llevar a cabo el control debemos contar con criterios, patrones o estándares, o normas que expliciten claramente los requisitos o características que deben reunir los insumos. El control surgirá a través de la comparación de esos estándares con las actividades realizadas y evaluándose así, la eficiencia del sistema.

Cabe destacar que no siempre resulta fácil fijar esos criterios cuando se trata de sistemas cuyo producto final son servicios, por ejemplo (hospitalario, transporte), y en el caso que se fijen, resulta difícil su aplicación.

• 5) RETROALIMENTACIÓN O REVITALIZACIÓN DEL SISTEMA

Este elemento está representado por los canales de comunicación y portadores que proporcionan información sobre los resultados del proceso de control luego de comparar los hechos o logros reales con los inicialmente previstos. En caso de detectar diferencias entre ambos, la retroalimentación puede constituirse, si la información que proporciona es oportuna y confiable, en un instrumento básico de corrección de errores que asegure la supervivencia y desarrollo del sistema.

• 6) SISTEMAS DE COMUNICACIÓN (RETROALIMENTACIÓN)

La comunicación es escencial para todas las fases del proceso administrativo, por dos razones:

• INTEGRA LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: Los objetivos establecidos en la planeación deben ser comunicados a los demás sub-sistemas de tal manera de idear la estructura organizacional indicada. También se resalta el papel de la comunicación en la selección, evaluación y capacitación de los administradores que desempeñarán los cargos previstos en la estructura. Una vez obtenido el producto final, es por medio de la comunicación que se determina si los hechos responden a lo planeado.

La administración es posible por la comunicación.

• ENLAZA A LA EMPRESA CON SU AMBIENTE EXTERNO, en el cual se encuentran muchos de los reclamantes. (ejemplo: 1) conocer las necesidades de los clientes, lo que reportará al sistema brindar productos, servicios y obtener ganancias; 2)estar al tanto de la competencia y otras posibles amenazas)

ALGUNOS CONCEPTOS A SABER QUE APORTA LA TEORÍA DE SISTEMAS

SUB-SISTEMA y SUPRA-SISTEMA: Las partes que componen un sistema se llaman "sub-sistemas", y cada sistema puede ser un subsistema de un todo más amplio o "supra-sistema".

SINERGIA: El todo mayor es mayor que la suma de sus partes. Es decir que al cooperar e interactuar los distintos departamentos entre sí en una empresa, se hacen más productivos que si cada uno actuara separadamente.

SISTEMAS ABIERTOS Y CERRADOS: Es "abierto" si interactúa con el medio ambiente, y "cerrado" si no lo hace.

FRONTERAS O LÍMITES DEL SISTEMA: Cada sistema tiene una frontera que lo separa de su ambiente. En un sistema cerrado esta frontera es rígida, mientras que en un sistema abierto se flexibiliza.

ENTROPIA: Es la tendencia al caos, a la disolución de la armonía entre las partes. Es una fuerza de efectos permanentes. Se deben aplicar fuerzas opuestas (sinergia) para evitar el mal funcionamiento (falta de coordinación entre subsistemas) lo que puede conducir a la desaparición del mismo.

Medio ambiente

El medio ambiente de un sistema puede analizarse teniendo en cuenta:

• a) los sistemas institucionales externos con los que el sistema se relaciona para el cumplimiento de sus funciones y el logro de sus objetivos.

• b) La naturaleza de los factores externos, cuya evolución y desarrollo puede repercutir sobre la marcha y funcionamiento del sistema.

• a) De acuerdo al enfoque tradicional, el medio ambiente de un sistema está integrado por todos aquellos otros sistemas, ya sea del sector público o privado, con los que se relaciona para desarrollar normalmente las actividades que le son propias.

El medio ambiente del sistema Escuela está integrado por un conjunto de sistemas externos tales como, en el Sector Público, la Administración Nacional de Educación Pública (ANEP), Ministerio de Educación y Cultura, Ministerio de Economía y Finanzas, otras escuelas, y en el Sector Privado, Asociación de Padres y Ex – alumnos, Comisión de Fomento, Establecimientos comerciales de la zona, etc.

Cada uno de los sistemas referidos pueden influenciar o alterar las actividades del sistema Escuela, ya sea retardándolas (por ej.: si se dispone de recursos que permitan contar con un mayor número de docentes altamente calificados) o incluso modificando su orientación o dirección (por Ej.: si se suprime o incluye la enseñanza de idiomas en el ciclo primario)

• b) Teniendo en cuenta los factores del medio ambiente que pueden incidir sobre el sistema y alterar su marcha, estos pueden agruparse, de acuerdo a su naturaleza, en los siguientes grupos:

1 – Económicos

2 – Políticos

3 – Socio-culturales

4 – Tecnológicos

1.- El contexto económico está determinado por aquellos factores de orden económico que pueden originar cambios o ajustes en el sistema: esos cambios o repercusiones en el sistema no necesariamente deben ser de carácter económico sino que por el contrario pueden ser de tipo financiero, político y social.

Son diversos los factores que pueden tipificar el contexto económico:

• a) factores de orden nacional: nivel de desarrollo económico, grado de industrialización del país, disponibilidad de materia prima dentro del país.

• b)  factores de orden internacional: el precio internacional de los productos de importación; la competencia externa para la exportación de los productos nacionales o la disponibilidad de divisas en los países compradores de los productos nacionales.

2.- El contexto político de un sistema está representado por factores derivados de políticas formuladas por el gobierno nacional de otros países, -cuando las decisiones de éstos puedan afectar directamente el funcionamiento y dirección de ese sistema. En la medida que estos factores reflejan la voluntad deliberada de hombres públicos, cuando se producen cambios totales o parciales en los equipos de gobierno, pueden producirse también cambios en los factores políticos.

Factores políticos nacionales:

• Estabilidad política del país, que puede tener incidencia favorable sobre el volumen de inversiones extranjeras o nacionales o puedan asegurar normalidad en el trabajo.

• La política de sustitución de importaciones, que puede estar orientada al fomento y desarrollo de la industria nacional.

• La política de vivienda, que puede estar orientada a la construcción masiva de unidades destinadas a sectores de bajos ingresos.

Factores políticos internacionales:

• Los tratados y acuerdos políticos o comerciales entre países, que pueden promover el intercambio de productos o el desarrollo industrial de determinados sectores.

• Las políticas de otros países en materia de importaciones y exportaciones, movimientos migratorios, empleo, etc.

• Las relaciones del país con otros países, que pueden favorecer u obstaculizar la colocación de productos o la adquisición de materiales y bienes de capital.

3.- El contexto socio-cultural de un sistema está determinado por las tradiciones culturales y los valores sociales de la comunidad en la cual está inserta el sistema.

Las tradiciones culturales están reflejadas, entre otros, en la religión y en la educación.

Los valores sociales pueden estar reflejados en:

• a) La importancia dada a la familia, la unidad social más relevante;

• b) La actitud de los individuos respecto al trabajo, que puede repercutir considerablemente en la calidad y cantidad de los productos o servicios.

• c) La actitud frente a las diferencias raciales o lingüísticas que puede incidir sobre las oportunidades de empleo, ascensos, remuneraciones, etc.

4.- El contexto tecnológico de un sistema está integrado por aquellos factores que directa o indirectamente, pueden introducir innovaciones en su funcionamiento interno; esos cambios pueden afectar:

• a) La producción de bienes o la prestación de servicios del sistema.(tecnologías sustantivas o ingenieriles/industriales)

• b) La organización, métodos y procedimientos de las unidades del sistema y del propio sistema considerado en su conjunto (tecnologías adjetivas o administrativas)

El desarrollo y perfeccionamiento de las técnicas industriales y administrativas han permitido introducir un ritmo muy acelerado y notables adelantos en el funcionamiento de los sistemas y elevar el nivel de eficiencia en que éstos operan.

Comunicaciones[1]

La comunicación se aplica a todas las fases de la administración y la podemos definir como la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla.

ES EL FLUIDO VITAL DE UNA ORGANIZACIÓN:

En las empresas de hoy las comunicaciones deben fluir más velozmente que antes. Incluso una breve interrupción en una línea de producción de movimiento acelerado, puede resultar muy costosa en términos de pérdida de producción. Por lo tanto, es necesario que los problemas de producción sean comunicados rápidamente para que sea posible aplicar medidas correctivas.

Debido a que la cantidad de información ha aumentado enormemente en el transcurso del tiempo, lo que se requiere por lo general, no es más información sino información pertinente.

Es preciso determinar el tipo de información que un administrador necesita para una eficaz toma de decisiones, los administradores deben discriminar en la selección de la información, para lo cual se deberían preguntar:

• ¿Qué es lo que realmente debo saber para hacer mi trabajo?

• ¿Qué sucedería si no obtengo esa información con regularidad?

Como no existe un sistema de comunicación universal, por lo que todo sistema de comunicación debe hacerse a la medida de las necesidades del administrador.

FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

En una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones: